R A C H U N K O W O Ś Ć WYKŁAD

Transkrypt

1 Literatura -Podstawy rachunkowości Messer - Rachunkowość od podstaw Matuszewicz - Ustawa o rachunkowości R A C H U N K O W O Ś Ć WYKŁAD RACHUNKOWOŚĆ PEŁNA UPROSZCZONA ZWOLNIONA Z EWIDENCJI ODPROWADZENIE PODATKU W FORMIE RYCZAŁTU I. AKTYWA TRWAŁE 1. Wartości niematerialne i prawne niematerialne składniki majątku i zrównane z nimi np. licencje, koncesje, zezwolenia (logo firmy). 2. Rzeczowe aktywa trwałe a) środki trwałe maszyny, urządzenia, środki służące celom produkcyjnym, handlowym, usługowym. Warunki: sprawne do użytku muszą stanowić własność lub współwłasność jednostki muszą być użytkowane dłużej niż rok muszą być użytkowane na potrzeby jednostki ( wypożyczone, dzierżawione, leasing, na podstawie umowy) b) inwestycje rozpoczęte wszelkie nakłady poniesione na zakup, albo ulepszenie środka trwałego sytuacji, gdy inwestycja ta nie został zakończony odbiór jakiegoś środka trwałego. 3. Inwestycje długoterminowe należą wszelkie nakłady inwestycyjne papiery wartościowe o czasie dłuższym niż 1 rok (akcje i obligacje) 4. Należności długoterminowe wszelkie wierzytelności od odbiorców wyrobów gotowych, towarów, usług. II. AKTYWA OBROTOWE 1. Rzeczowe aktywa obrotowe (można zważyć, zmierzyć) a) materiały służą do jednorazowego zużycia produkcji i przenoszą całą swoją wartość na nowo wytworzone produkty. Zapasy surowców, które stanowią istotę produkowanego wyrobu, Które nadają pewne cechy, Które są źródłem energii, Służą celom ogólnogospodarczym i administracyjnym. b) produkty gotowe są to wszelkie produkty zakończone przyjęte przez kontrolę techniczną, wszelkiego rodzaju: wyroby, roboty, usługi przeznaczone do sprzedaży. 1

2 c) produkty niezakończone wytworzone przez inne jednostki gosp. wyroby nabywane przez jednostkę i przeznaczone do odsprzedaży w niezmienionej postaci. d) towary e) produkcja niezakończona w zależności od stopnia ich zaawansowania w procesie produkcji przybierają postać: produkcja w toku, półfabrykaty mogą stanowić przedmiot sprzedaży. 2. Należności Krótkoterminowe sumy należnej wierzytelności od innych jednostek lub osób fizycznych krótszy niż rok, z tytułu sprzedaży i towarów. 3. Papiery wartościowe przeznaczone do obrotu Akcje, obligacje oraz inne papiery wartościowe, nabyte głównie w celach handlowych (kupno-sprzedaż w krótkim czasie krótszym niż rok, w celu zysku). 4. Środki pieniężne wszystkie kwoty pieniężne, którymi w danej chwili może dysponować jednostka gospodarcza. Dzielimy (wg płynności): Gotówka w kasie najbardziej płynne Środki pieniężne w banku Czeki i weksle obce Waluty: Obce (zagraniczne) Krajowe ŹRÓDŁA POCHODZENIA ŚRODKÓW GOSPODARCZYCH I. Fundusze (kapitały) własne a) Fundusze (kapitały) powierzone wniesione przez właściciela, stanowią równowartość środków gospodarczych wniesionych na stałe do jednostki przez właściciela(i). b) Fundusze (kapitały) samofinansowania środki wypracowane, wygospodarowane przez daną jednostkę toku jej działania. II. Fundusze obce a) kredyty bankowe i inne pożyczki kredyty w oparciu o prawo bankowe przez firmy posiadające koncesje. (szereg ograniczeń) pożyczki w oparciu o kodeks cywilny (sam ustala oprocentowanie) b) zobowiązania W zależności od formy prawnej jednostki: Rodzaj funduszu (kapitału) Kapitał powierzony Kapitał samofinansowania Przedsiębiorstwa państwowe Fundusz założycielski Fundusz przedsiębiorstwa Spółdzielnia S.A. Sp. z o.o. Fundusz udziałowy Fundusz zasobowy Kapitał akcyjny Kapitał zapasowy Kapitał rezerwowy Kapitał udziałowy Kapitał zapasowy Kapitał rezerwowy Sp.J. Komandytowa Cywilna Kapitał wspólników *sami decydują co zrobią z majątkiem 2

3 Kapitał obcy jest to równowartość tej części środków, która została wniesiona czasowo do majątku jednostki gospodarczej.(te środki, które wniesiono czasowo musimy zwrócić po określonym czasie osoby fizyczne jak i prawne) WADY ZALETY * koszt pozyskiwania kapitałów obcych *korzystanie z funduszy obcych * konieczność zwrotu środków przedsiębiorstwo nabywa kapitał * czasowość użytkowania tych środków lecz przekazujący te środki nie przyjmuje kontroli nad przedsięb. Kredyty i pożyczki Są to zobowiązania z tytułu pożyczonych przez jednostkę gosp. środków pieniężnych na określony cel. Wg czasu: długoterminowe na zakup lub modernizację aktywów trwałych krótkoterminowe na pokrycie krótkoterminowego zapotrzebowania na środki (np. w wyniku sezonowości, przejściowe trudności w zakupie uregulowań prawnych) Zobowiązania (kredyt towarowy) 1. Wobec dostawców powstają na wskutek przejściowego nieuregulowania dostawcą ich należności za dostarczone przez nich materiały i usługi. 2. ZUS 3. Publiczno-prawne 4. Inne zobowiązania Długoterminowe powyżej roku Krótkoterminowe do roku Składniki majątku AKTYWA Źródła pochodzenia majątku PASYWA BILANS Dokument sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) 3

4 BILANS 1. Nazwa jednostki 2. Data Wykaz ogólny majątku Wartość liczbowa Źródło pochodzenia Wartość liczbowa wg płynności zł wg wymagalności zł od najmniej do najbardziej płynnej DATA sporządzenia bilansu Sporządził. Podpis Kierownik Suma bilansowa = Suma bilansowa Bilans sporządzany jest na (ostatni dzień roku kalendarzowego) Wyjątki: * upadłość firmy * kiedy przedsiębiorstwa łączą się BZ i wspólny BO Płynność- zdolność do spieniężenia składników majątku Wymagalność wymusza ustawienia składników wg terminów ich zwrotu. Bilans w bankach na odwrót. GAAP w Ameryce rachunkowości WYKŁAD II RACHUNKOWOŚĆ System ciągłego w czasie ujmowania, grupowania, prezentowania i interpretowania wyrażonych w pieniądzu i bilansujących się ogólnych i szczegółowych danych liczbowych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowej jednostki gospodarczej. W związku z tym: Rachunkowość jest określonym systemem, a więc całościowym i zwartym zbiorem (układem) metod, zasad i reguł postępowania umożliwiających osiągnięcie celu, dla którego jest prowadzona. Rachunkowość nie ogranicza się jedynie do rejestracji suchych faktów, lecz odpowiednio przetwarza zaobserwowane zjawiska i następnie przedstawia kierownictwu jednostki w celu dalszego ich wykorzystania w procesie zarządzania Przedmiot ewidencji rachunkowej nie może być rozpatrywana w sposób zawężony. Inne definicje rachunkowości: *Rachunkowość jest działalnością usługową. Jej funkcją jest dostarczanie informacji kwantytatywnych, głównie finansowych w jednostkach gospodarczych. Informacje te służą do podejmowania decyzji ekonomicznych, dokonywaniu racjonalnych wyborów. *Rachunkowość system informacyjny realizujący funkcję zarządcze. 4

5 STRUKTURA RACHUNKOWOŚCI Trzy zasadnicze człony: Księgowość Rachunek kosztów z kalkulacją Sprawozdawczość finansowa Biorąc pod uwagę funkcję rachunkowości, jej zadania i odbiorców dzieli się na: Finansową urząd skarbowy, banki, przedsiębiorstwa. Zarządczą informacje do celów zarządzania FUNKCJE RACHUNKOWOŚCI: 1. Informacyjna tworzy zbiory informacji 2. Kontroli wewnętrznej ma na celu sprawdzenie zgodności określonych działań z przepisami lub z planami 3. Sprawozdawcza polega na tworzeniu syntetycznych sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne. 4. Analityczno interpretacyjna 5. Statystyczna 6. Ekonomiczna rachunkowość zajmuje się pomiarem wielkości ekonomicznych 7. Homeostatyczna polega na wykrywalności realności działania przedsiębiorstwa 8. Podatkowa w oparciu o dane z ewidencji jest pobierany podatek. 9. Dowodowa wszelkie zdarzenia muszą być udokumentowane. Każdy proces kontroli obejmuje: Rozpoznawanie zamierzeń gospodarczych i wymaganych norm prawnych Przekazywanie informacji na temat stopnia realizacji zamierzonych celów Odbieranie informacji przez ośrodki kontrolujące (zarządzające) i porównywanie otrzymanych wyników z ustalonym (wyznaczonym) celom. Postulowanie korekt działalności w razie stwierdzenia odchyleń od wyznaczonego celu. Proces kontroli dzieli się na dwie zasadnicze fazy: Informacyjno rozpoznawczą Regulacyjno - korekcyjną ZASADY RACHUNKOWOŚCI Ogólne zasady rachunkowości jest to zbiór określonych obowiązujących reguł, procedur, norm, które znajdują zastosowanie w praktyce w celu dostarczaniu informacji pełnych, rzetelnych, jasnych i użytecznych w sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa oraz jego działalności gospodarczej i osiąganych wynikach finansowych. Zasady: Uniwersalne 1. Podstawowe nadrzędne 2. Szczegółowe podrzędne (zwyczajowe) Do zasad uniwersalnych, podstawowych zalicza się: Zasada (podwójnego) dwustronnego zapisu każdej (pojedynczej) operacji gospodarczej, Zasada periodyzacji, czyli okresowych sprawozdań finansowych 5

6 ZASADY NADRZĘDNE: Kontynuacji lub ciągłości działania, należy księgowość prowadzić w taki sposób jakby przedsiębiorstwo miało działać dalej Memoriały * współmierności (koszty poniesione w luty księgujemy w lutym), * kasowa ( księgujemy z chwilą, kiedy pieniądz wpłynął) Ciągłości tworząc sprawozdania powinniśmy trzymać się określonych zasad Ostrożności (ostrożnej wyceny) musimy zachować równowagę przy wycenie majątku Przewagi treści nad formą Istotności prezentujemy informacje istotne dla odbiorcy, które to informacje mają ważne znaczenie dla podjęcia decyzji Zasada prawdziwego i rzetelnego obrazu rachunkowości powinna odzwierciedlać rzeczywisty i wiarygodny stan przedsiębiorstwa a) Zasada dokumentacji, wszelkie zdarzenia, jakie wystąpiły w przedsiębiorstwie muszą być udokumentowane b) Kompletności, pełna dokumentacja c) Jakości (przejrzystości) ZASADY PODRZĘDNE: Terminowość Aktualność Wiarygodność sprawozdania wiarygodne, wolne od uprzedzeń Bezstronność dane nie mogą być selekcjonowane W każdej operacji gosp. występuje kilka istotnych elementów * nazwa podmiotu gosp. * moment powstania operacji gosp. * treść operacji gosp. * rozmiary operacji gosp. * podpisy osób upoważnionych i odpowiedzialnych za sporządzenie dokumentu Zasada wyceny majątku w oparciu o koszt historyczny. Reasumując rozważania na temat istoty zadań i funkcji rachunkowości warto zwrócić uwagę na szczególne cechy rachunkowości takie jak: 1. Wszystkie zdarzenia gospodarcze będące przedmiotem ewidencji wymagają udokumentowania tj. ujęcie w formie prawidłowo sporządzonych pisemnych dowodów. 2. Rachunkowość dokonuje pomiaru zdarzeń gospodarczych i majątku posługując się w tym celu głównie miernikiem pieniężnym 3. Zdarzenia gospodarcze są ujmowane w odpowiednich urządzeniach (zwykle na kontach) 4. Ewidencja zdarzeń gosp. w systemie kont jest dokonywana przy zastosowaniu metody bilansowej 5. Rachunkowość cechuje kompletność i ciągłość ewidencji 6. Rachunkowość odznacza się dużą rzetelnością dostarczanych danych liczbowych 6

7 7. Cechą szczególną rachunkowości jest znaczny stopień jej sformalizowania znajdujący wyraz w tym, że zarówno zasady dokumentacji i sprawozdawczości są regulowane odpowiednimi aktami normatywnymi (ustawa o rachunkowości). WYKŁAD III DOWÓD KSIĘGOWY Jest to pisemne stwierdzenie zaistnienia operacji gospodarczej. Każda ewidencja musi być podparta dowodem księgowym. Dowód księgowy powinien zawierać: 1. Nazwa przedsiębiorstwa 2. Moment powstania operacji gospodarczej 3. Rozmiary operacji gospodarczej ( ile wyrobu kupiliśmy, sprzedaliśmy) 4. Dane identyfikujące treść operacji gospodarczej. FAKTURA Symbol dowodu księgowego FA Strony transakcji sprzedający, kupujący dane Treść operacji gospodarczej Rozmiar operacji Data sporządzenia Data sprzedaży Sposób płatności Termin płatności Podpisy obydwu stron Własny numer ewidencyjny faktury KLASYFIKACJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH I. Ze względu na jednostkę wystawiającą (miejsce powstania dokumentu) 1) Dowody obce Dowody, dokumenty, które zostały sporządzone przez obce jednostki, otrzymujemy w oryginale. 2) Dowody własne Dowody, dokumenty, które zostały wystawione przez daną jednostkę (przez nas), które podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie. II. Ze względu na ich przeznaczenie (odbiorcę) 1) Dowody wewnętrzne dowody wystawione na potrzeby wewnętrzne jednostki np. RW 2) Dowody zewnętrzne dowody wystawione przez daną jednostkę (przez nas) przeznaczone dla kontrahentów. III. Ze względu na etapy sporządzania 1) Dowody źródłowe Są one zwane dowodami pierwotnymi. Opracowane na podstawie danych pierwotnych (obserwacja, pomiar) 2) Dowody wtórne Zostały sporządzone na podstawie dowodów pierwotnych np. RK IV. Ze względu na cel ich wystawienia 1) Dowody dyspozycyjne rodzaje dowodów, które przekazują dyspozycje, polecenia (polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty) Charakter dynamiczny. 2) Dowody wykonawcze stwierdzają fakt powstania, wykonania jakiejś operacji gospodarczej (faktura, lista plac). Charakter statyczny. 7

8 3) Dowody pośrednie Dowody dyspozycyjno- wykonawcze mają charakter dyspozycji jak i potwierdzenia faktu operacji gospodarczej (np. potwierdzenie przelewu). Inne podziały: 1. Gotówkowe związane z obrotem pieniądza 2. Bezgotówkowe a) materiałowe b) płacowe c) kosztowe d) sprzedaży BŁĘDY W ZAPISACH KSIĘGOWYCH ORAZ SPOSOBY ICH POPRAWIENIA 1. Błędy naruszające równowagę bilansową np. jedna operacja po tej samej stronie albo zapis tylko jeden raz. 2. Błędy nienaruszające równowagi bilansowej (trudniejsze do wykrycia) np. zapisujemy prawidłowo, ale po odwrotnych stronach, pomyłki cen netto-brutto. POPRAWIANIE BŁĘDÓW ZAPISU MOŻE BYĆ DOKONANE W FORMIE: 1) Skreślenie błędnej treści lub kwoty ( tak, aby je można było odczytać) i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej; obok zapisy poprawionego osoba dokonująca poprawki powinna zamieścić swój podpis (skrót podpisu) oraz datę dokonanej poprawki. 2) Wniesienie zapisu korygującego (storno) stosuje się wtedy, gdy błąd księgowy zostanie spostrzeżony po pewnym czasie i gdy nie można go już poprawić przez skreślenie ze względu na przeprowadzone zapisy, sumowanie itp. Storno czarne Storno czerwone ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH Księgi rachunkowe otwieramy: Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej Na początek okresu rachunkowego ( 1 styczeń każdego roku) Zmiana formy prawnej jednostki (np. fuzje) Zamykanie analogiczne: Na koniec okresu rachunkowego W przypadku zamknięcia przedsiębiorstwa Zmiana formy SKŁAD KSIĄG RACHUNKOWYCH 1. Dziennik (ewidencjonuje operacje gospodarcze w układzie chronologicznym wg. dat) 2. Księga główna (wykaz kont syntetycznych) 3. Księgi pomocnicze ( z kontami analitycznymi) 8

9 4. Inwentarz (zestawienie składników majątku i źródła pochodzenia w przedsiębiorstwie) 5. Zestawienie obrotów i sald. Ad1) Data operacja ilość itp. Ad2) Służy do systematycznego zapisu operacji gosp. (gdzie wystąpiły poszczególne operacje) Łączenie księgi głównej z księgami pomocniczymi 1. Suma sald początkowych na kontach analitycznych powinna być równa saldom początkowym na kontach syntetycznych. 2. Suma obrotów powinna być równa: konta analityczne = konta syntetyczne 3. Suma sald końcowych na kontach analitycznych powinna być równa saldom końcowym na kontach syntetycznych. Ad3) Konta analityczne szczegółowe operacje. Stosowanie kont analitycznych: 1. Środki trwałe wartości niematerialne i prawne, opisy amortyzacyjne. 2. Rozrachunki z kontrahentami 3. Rozrachunki z pracownikami 4. Sprzedaż użyteczne dla rachunkowości zarządczej. 5. Operacje zakupu musimy znać źródła pozyskiwania surowców. 6. Koszty źródła kosztów. Ad4) Inwentarz zestawienie wszelkich składników, jakie przedsiębiorstwo posiada wraz z ich numerem wewnętrznym w przedsiębiorstwie. Tworzony dla przedsiębiorstw, które dotychczas nie prowadziły działalności gospodarczej. Jedyny dokument gdzie można ewidencjonować w innych jednostkach niż w pieniądzu. Ad5) Zwykle jest ono sporządzane na koniec miesiąca. Zestawienie powinno zawierać: Symbole Nazwy kont Salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych Obroty za jakiś okres sprawozdawczy Suma sald na koniec okresu sprawozdawczego FORMY I TECHNIKI STOSOWANE W RACHUNKOWOŚCI 1. FORMA TABELARYCZNA Połączenie dziennika i księgi głównej w formie jednej tabeli. Najstarsza forma, jaka istnieje. (np. w uproszczonej rachunkowości) Lp Data Nr Treść Suma Kasa Materiały Wyroby gotowe dowodu Wn Ma Wn Ma Wn Ma 9

10 /05 Wiertarka 1 000, , ,00 Dziennik Księga główna * Dziennik - główna Każda operacja jest zapisywana trzykrotnie: w rubryce suma ogólna dziennika, po stronie Wn odpowiedniego konta księgi głównej, po stronie Ma korespondującego z nim konta księgi głównej. ZALETY TABELARYCZNEJ FORMY KSIĘGOWOŚCI 1.Przejrzystość zapisów przez umożliwienie dokonywania zapisów w porządku chronologicznym i systematycznym na jednym arkuszu ( w dzienniki głównej) 2.Łatwość dokonywania i uzgodnienia zapisów w dzienniku głównej oraz urządzeniach analitycznych. 3.Łatwość wykrywania błędów księgowych. WADY TABELARYCZNEJ FORMY KSIĘGOWOŚCI 1. Możliwość stosowania tej metody księgowości tylko w małych przedsiębiorstwach na skutek ograniczonej liczby kont syntetycznych prowadzonych w księdze głównej. 2. Duże utrudnienie w przeprowadzeniu podziału pracy w księgowości 3. Brak możliwości wprowadzenia i wykorzystania maszyn do księgowania. 2. FORMA PRZEBITKOWA Do prowadzenia ewidencji w formie przebitkowej potrzebne są następujące środki techniczne: a) karty kontowe b) dziennik c) kalki kopiujące d) aparat do księgowania, tak zwana kątownica e) skrzynki do przechowywania kart kontowych (kartoteki, kontoteki) ZALETY 1. Możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont 2. Możliwość przeprowadzenia racjonalnego podziału pracy 3. Ograniczenie możliwości popełnienia błędów 4. Umożliwienie wprowadzenia mechanizacji prac księgowych WADY 1. Mała przejrzystość z uwagi na trudną do odczytania korespondencji kont 2. Trudność kontrolowania przebiegu całokształtu oddzielnych operacji np. przebiegu operacji od sprzedaży towaru do otrzymania należności 3. Dwukrotne księgowanie każdej operacji i strata czasu na wyszukiwanie kont w kartotece i zakładanie ich na aparat 4. FORMA REJESTROWA 5. RACHUNKOWOŚĆ INFORMATYCZNA Zgodnie z przepisami, aby stosować komputery do zapisów i przetwarzania danych w rachunkowości należy spełnić warunki: A) W dzienniku mogą być ujmowane tylko operacje (zapisy) sprawdzone. 10

11 B) Musi być sprawdzona pełna korelacja dokonywanych zapisów w księdze głównej i w dzienniku C) Zbiór zapisów (danych i informacji) musi być niedostępny dla modyfikacji nie kontrolowanej i nie udokumentowanej D) Musi być zapewniona automatyczna kontrola zachowania ciągłości zapisów i przenoszenia sumy obrotów E) Księgi rachunkowe powinny być przeniesione na wydruk lub inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisów informacji nie później niż na koniec roku obrotowego F) Inne warunki warunki uniwersalne Musi zostać zachowana zasada podwójnego zapisu każdej operacji gosp. Zasada równowagi bilansowej Zasada ciągłości bilansowej Prawidłowe udokumentowanie przebiegu przetwarzania danych przez poszczególne podsystemy rachunkowości informatycznej, a więc oprogramowanie i wdrożenie wykazu zbiorów, programów i ich opisu oraz ochrona zbiorów Zgodność wydruków z wymogami ustawy o rachunkowości w zakresie dokumentacji księgowej Programy księgowe dla uproszczonej i pełnej rachunkowości. WYKŁAD IV KONTO Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu, który, został mu nadany w planie kont. Otwarcie konta następuje w momencie zaksięgowania stanu początkowego z bilansu otwarcia. Stan ten nosi nazwę salda początkowego i w zależności od charakteru konta może wystąpić na stronie Wn lub Ma. Jeżeli konto nie jest ujęte w bilansie otwarcia, a więc gdy nie wykazuje salda początkowego, jego otwarcie następuje w momencie zaksięgowania pierwszej związanej. Zapisy księgowe na stronie Wn Obciążenie konta, ciężar konta, księgowanie na stronie Wn, debetowanie konta Zapisy na stronie Ma Uznaniem konta, zapisaniem na dobro konta, księgowaniem na stronie Ma konta, kredytowaniem konta. Operacje gospodarcze zaksięgowane na stronie Wn: Obroty debetowe Operacje gospodarcze zaksięgowane na stronie Ma: Obroty kredytowe Zapisy operacji gospodarczych powinien zawierać: 1) datę operacji gospodarczej 2) numer i symbol obrotu księgowego dokumentującego dane operacje 11

12 3) treść zapisu (operacji) 4) dane liczbowe dotyczące określonej operacji gospodarczej (wartość i ewentualnie ilość) Do księgowania operacji gospodarczych stosuje się zasadę podwójnego zapisu, z której wynika konieczność ujęcia każdej operacji: 1. Na co najmniej 2 kontach (podwójny zapis) 2. Na przeciwnych stronach kont (dwustronny zapis) Jeżeli na jednym koncie zapis został umieszczony na stronie Wn to na drugim koncie musi nastąpić po stronie Ma. 3. W tej samej kwocie (jednakowy zapis) Konsekwencją stosowania zasady podwójnego zapisu jest ściśle powiązanie kont przez operacje gospodarcze. Powiązanie to określa się mianem korespondencji kont. Może ona przyjmować postać zapisów prostych (pojedynczych) lub złożonych. Zapis prosty jest dokonywany na dwóch kontach: na jednym na stronie Wn, a na drugim - na stronie Ma. W praktyce w celu zmniejszenia liczby zapisów stosuje się niekiedy zapisy złożone. Mogą one przyjąć postać jednego z następujących wariantów: 1) Zaksięgowanie na stronie Wn jednego konta i na stronie Ma kilku innych kont. 2) Ewidencja na stronie Wn kilku kont i na stronie Ma jednego konta. 3) Ujęcie operacji jako obciążające różne konta (na stronie Wn) w korespondencji ze stroną Ma innych kont. KONTA a) analityczne konta pomocnicze b) syntetyczne konta przenoszone do bilansu. Saldo końcowe może być: Debetowe gdy suma zapisów na stronie Wn danego konta jest większa od sumy zapisów na jego stronie Ma. Kredytowe gdy suma zapisów na stronie Ma danego konta jest większa od sumy zapisów na jego stronie Wn. KONTA 1) Bilansowe stan i pochodzenie majątku Aktywne Pasywne Rozrachunkowe 2) Korygujące odchylenia wszelkiego rodzaju, nie mogą istnieć bez kont podstawowych. 3) Wynikowe wszystko na temat przychodów i kosztów. 12

13 4) Rozliczeniowe charakteryzują się tym, że nie mają sald (wszelkiego rodzaju rozrachunki) 5) Pozabilansowe nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu (występują tylko w inwentarzu, gdzie mamy spis środków będących do dyspozycji przedsiębiorstwa) ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD Zestawienie obrotów i sald jest też nazywane bilansem brutto, bilansem próbnym lub bilansem surowym. Zestawienie obrotów i sald obejmuje wykaz wszystkich kont syntetycznych (symbole, nazwy) ich salda początkowego, obroty debetowe i kredytowe oraz salda końcowe. Podstawą sporządzenia zestawów obrotów i sald jest ewidencja księgowa, zawierająca zapisy, które odzwierciedlają kompletnie ujęte operacje gospodarcze z pewnego okresu sprawozdawczego. Zestawienie obrotów i sald może występować w dwóch wersjach, a mianowicie: Rozwiniętej Uproszczonej W uproszczonej wersji zestawienia salda początkowe są ujmowane łącznie z obrotami. W praktyce sporządza się również zestawienie obrotów i sald kont analitycznych. Nazywa się obrotówką. Zawarte w nim sumy muszą wykazywać zgodność z odnośnymi obrotami i saldami kont syntetycznych, co umożliwia kontrolę prawidłowości ustaleń. Zestawienie obrotów i sald kont analitycznych ujmuje dane dotyczące tych kont na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji oraz na dzień kończący rok obrotowy. Zestawienie obrotów i sald spełnia dwie funkcje: 1) Funkcja kontrolna 2) Funkcja informacyjna Realizując funkcję kontrolną, zestawienie umożliwia stwierdzenie, czy: Łączna suma obrotów kredytowych i debetowych jest sobie równa, Łączna suma sald kredytowych i debetowych jest sobie równa. Ze stwierdzeń tych wynikają następujące wnioski: a) W powiązaniu z dziennikiem można dojść do przeświadczenia, że wszystkie dokonane zapisy mają kompletny charakter, b) Dokonane zapisy zostały przeprowadzone zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, c) Nie mają błędów arytmetycznych w wartości ustalonych sald Zestawienie obrotów i sald sprawdza się również dla określonej i przypisanej do danego konta syntetycznego grupy kont analitycznych. INWENTARYZACJA 13

14 Spis z natury zmierzonych (tj. przeliczonych, przeważonych, pomierzonych) składników majątku dokonany na ściśle określony dzień. Inwentaryzacja jest elementem umożliwiającym zweryfikowanie wykazanych w księgach i w sprawozdaniach finansowych składników aktywów i pasywów. Inwentaryzacja obejmuje także składniki majątku ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, na kontach pozabilansowych, a także stanowiące własność innych jednostek. Celem inwentaryzacji jest: skorygowanie danych ewidencji księgowej rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie. Terminy i częstość przeprowadzanych inwentaryzacji ustala kierownik jednostki gospodarczej przy przestrzeganiu określonych w prawie następujących zasad: 1) Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku trwałego powinna być przeprowadzona przynajmniej raz na 4 lata. 2) Inwentaryzacja materiałów, towarów, półfabrykatów, produktów gotowych a także należności i zobowiązań powinna być przeprowadzona w ostatnim kwartale roku obrotowego. 3) Inwentaryzacja środków pieniężnych, finansowych składników majątku trwałego, krótkoterminowych papierów wartościowych, produkcji w toku, materiałów wydanych do produkcji, lecz nie zużytych, powinna być dokonana na ostatni dzień roku obrotowego. Od rodzaju składników majątku zależy także sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, a mianowicie: a) w zakresie sald rozrachunków i kapitałów (funduszy) inwentaryzacja polega: uzgodnieniu sald rozrachunków i kapitałów (funduszy) oraz weryfikacja sald odpisaniu ewentualnych różnic b) w zakresie pozostałych składników majątku inwentaryzacja polega na: o spisie w jednostkach naturalnych, o wycenie spisowych składników w mierniku pieniężnym, o ustalaniu ewentualnych różnic. Rezultaty spisu z natury są zarejestrowane w arkuszach spisu. Arkusze te muszą spełnić wymagania stawiane dowodom księgowym a w związku z tym powinny zawierać: 1. Numer arkuszu pozwalający na stwierdzenie kompletności, 2. Dane osób przeprowadzających spis (zespół spisowy), 3. Datę spisu oraz datę, na którą przeprowadza się spis, jeżeli nie pokrywa się ona z datą spisu, 4. Określenie efektów pomiaru, 5. Określenie spisanego składnika (nazwa, symbol), 6. Własnoręczne podpisy osób dokonujących spisu, 7. Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, obecnej przy spisie. 14

15 PLAN KONT Do ważnych elementów organizacji rachunkowości zalicza się opracowanie zakładowego planu kont. Zadaniem planu kont jest zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, z równoczesnym uwzględnieniem charakterystycznych cech działalności danej jednostki oraz potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych. W szczególności zakładowy plan kont powinien być tak ustalony, aby można było jasno, rzetelnie przedstawić stan i sytuacje finansową jednostki, sporządzając: 1) Sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, a także zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych) według obowiązującego wzoru 2) Statystyczne sprawozdanie finansowe ustalone w przepisach Głównego Urzędu Statystycznego Departament Rachunkowości Ministerstwa Finansów opracował, a Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wydało tzw. wzorcowy plan kont. Zawiera on wykaz kont syntetycznych oznaczonych symbolami dwucyfrowymi i ogólnej zasady ich funkcjonowania oraz określa podstawowe wymagania w zakresie ewidencji analitycznej. Zakładowy plan kont ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik ( dyrektor, prezes) jednostki gospodarczej. Plan ten powinien zwierać: 1) Wykaz kont syntetycznych 2) Zasady tworzenia im prowadzenia kont analitycznych do określonych kont syntetycznych. Przy formułowaniu tych zasad należy podać kryterium, według którego dane liczbowe konta syntetycznego mają być dzielone przy ujmowaniu ich na kontach analitycznych, a także wskazać do ewidencji, jakich danych mają służyć konta analityczne danych wartościowych, ilościowowartościowych, ilościowych. Jeżeli kierownik jednostki wyraża zgodę to dozwolone są rozwiązania upraszczające prowadzenie analityki. 3) Zasady (sposoby) rozliczenia odchyleń od cen ewidencyjnych oraz zasady rachunku kosztów. 4) Określenie towarów i materiałów, których wartość podlega zaliczeniu do kosztów bezpośrednio po zakupie lub wytworzeniu we własnym zakładzie, a także produktów gotowych, których wartość podlega wliczeniu do kosztów sprzedaży bezpośrednio po ich wyprodukowaniu, jednak pod warunkiem, że na koniec każdego okresu sprawozdawczego, a przy produkcji rolnej na dzień bilansowy zostanie ustalony stan tych składników majątkowych drogą spisu z 15

16 natury, będzie dokonana jego wycena oraz korekta (zmniejszenie) kosztów o wartość tego stanu. 5) Ustalenie czy ze względu na krótki cykl produkcyjny, niewielką wartość i stałość zapasów produkcji pomocniczej, produkcji podstawowej w toku oraz zakończonych prac projektowych można je uznać za koszt osiągnięcia przychodów w roku obrotowym. 6) Określenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o niskie jednostki wartości początkowych, dla których odpisy amortyzacyjne będą dokonywane w sposób uproszczony tj. zbiorczo dla grup środków trwałych zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem, lub w formie jednorazowego odpisania ich wartości. 7) Ustalenie operacji gospodarczych, które będą dokumentowane za pomocą dowodów zastępczych, a także sposobu sporządzania rachunku zysków i strat w postaci porównawczej lub kalkulacyjnej oraz rachunku przepływów pieniężnych sporządzonego metodą bezpośrednią lub pośrednią. Plan kont jest podzielony na 9 zespołów od 0 do 8. KONTA WYNIKOWE W jednostce gospodarczej oprócz operacji bilansowych, występują operacje wynikowe. Zrozumienie ich istoty wymaga wyjaśnienia takich kategorii ekonomicznych jak: koszt, przychód, strata i zysk. KOSZTY Wyrażają w mierniku pieniężnym zużycie rzeczowych składników majątku, wynagrodzenie za pracę i nakłady czysto pieniężne występujące w pewnym okresie w związku z realizacją normalnej działalności eksploatacyjnej przez jednostkę gospodarczą. P K = Z/S PRZYCHODY Są to uprawdopodobnione korzyści ekonomiczne powstałe w okresie sprawozdawczym mające wiarygodnie określić wartość. Występują one w formie zwiększenia wartości aktywów albo zmniejszenia zobowiązań i powodują wzrost kapitału własnego lub spadek jego niedoboru inaczej niż wskutek wniesienia środków przez właścicieli lub udziałowców. 16