Księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe - dziennik KSIĘGI RACHUNKOWE

Transkrypt

1 Księgi rachunkowe KSIĘGI RACHUNKOWE Autor: mgr inż. Agata Łuczak Księgi rachunkowe prowadzi się w języku i w walucie polskiej Księgi rachunkowe należy prowadzić w siedzibie jednostki(lub oddziału jednostki w przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego) Prowadzenie ksiąg poza siedzibą jednostki jest możliwe jedynie w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej do świadczenia takich usług. 1 2 Księgi rachunkowe W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki jej kierownik jest zobowiązany do: - powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę zarządu jednostki; -zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie zarządu. 3 Księgi rachunkowe Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: 1) Dziennik, 2) Księgę główną, 3) Księgi pomocnicze, 4) Zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 4 Księgi rachunkowe - dziennik 1) Dziennik - zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi Księgi rachunkowe księga główna 2) Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej

2 Księgi rachunkowe księgi pomocnicze 3) Konta ksiąg pomocniczych obejmują uzupełnione zapisy księgi głównej w ujęciu systematycznym. Są prowadzone w szczególności dla: - środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, - rozrachunków z kontrahentami, Księgi rachunkowe księgi pomocnicze 3) Konta ksiąg pomocniczych cd. - rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia; - operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych); - operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędna do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych); - kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów; - operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. 7 8 Księgi rachunkowe -zestawienie sald i obrotów 4) Zestawienie obrotów i saldsporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego miesiąca i obejmuje ono: a) symbole i/lub nazwy kont; b) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego; c) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego; 9 Lp. Symbol i nazwa konta Suma Księgi rachunkowe zestawienie sald obrotów Bilansotwarcia Obroty w miesiącu BO + obroty Salda Wn Ma Wn Ma Wn Ma Wn Ma Funkcja kontrolna zestawienia obrotów i sald umożliwia stwierdzenie, że: - łączna suma obrotów kredytowych i debetowych jest sobie równa, - łączna suma sald debetowych i kredytowych jest sobie równa. Z powyższego wynikają dwa wnioski: - wszystkieksięgowania zostały dokonane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, - księgowania są kompletne. Zestawienie obrotów i sald nie wykryje takich błędów jak: księgowanie po prawidłowych stronach kont, lecz w nieprawidłowych choć równych kwotach; księgowaniana niewłaściwych kontach. 10 Księgi rachunkowe zestawienie sald i obrotów Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątku sporządza się na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Księgi rachunkowe - inwentarz 5) Inwentarzto wykaz aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją. Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły ksiąg rachunkowych. W pozostałych jednostkach inwentarzem jest zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych

3 Księgi rachunkowe - otwarcie Księgi rachunkowe otwiera się: 1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym; 2) na początek każdego następnego roku obrotowego; 3) na dzień zmiany formy prawnej; 4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek); 5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego -w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń. 13 Księgi rachunkowe - zamnięcie Księgi rachunkowe zamyka się: 1) na dzień kończący rok obrotowy; 2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego; 3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej; 4) w jednostce przejmowanej na dzień przejęcia jednostki przez inną jednostkę; 5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku połączenia powstaje nowa jednostka; 6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości - nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń 14 Księgi rachunkowe zasady prowadzenia Księgi rachunkowe powinny być prowadzone: 1. rzetelnie, co oznacza, że dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, 2. bezbłędnie, o ile wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur, 3. sprawdzalnie, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, 4. bieżąco tzn.: - umożliwiają terminowe sporządzanie sprawozdań, deklaracji podatkowych, rozliczeń finansowych; - sporządzenia zestawienia sald i obrotów za poszczególne okresy sprawozdawcze ( nie rzadziej niżna koniec miesiąca, a na koniec roku obrotowego do 85 dni po dniu bilansowym); - ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe. Każdy dowód powinien zawierać co najmniej: 1) Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) Określenie stron(nazwy, adresy) dokonujących operacji, 3) Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych z pkt. 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,oraz z pkt. 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych Dowody księgowe sporządzane przez polskie jednostki, tj. jednostki utworzone i zarejestrowane na podstawie przepisów prawa polskiego, niezależnie od miejsca pochodzenia ich właściciela, powinny być wystawiane w języku polskim. Nie jest dozwolone wystawianie przez polskie jednostki dowodów księgowych wyłącznie w obcej wersji językowej. Mogą natomiast być one wystawiane w dwóch językach. Dowody otrzymane w języku obcym nie muszą być tłumaczone na język polski, chyba że jest to wyraźne żądanie organów kontroli skarbowej lub biegłego rewidenta. Dowody źródłowe dzielą się na: zewnętrzne obce otrzymane od kontrahenta, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki

4 Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów kwalifikacyjnych. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr Błędy stwierdzone w księgach rachunkowych wolno poprawiać: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki te muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, tzn. stornem czarnym lub stornem czerwonym. Niedopuszczalne jest stosowanie zapisów czarnoczerwonych. Storno czarne częściowe używa się: - przy uzupełnieniu zapisu o brakującą kwotę, - przy zmniejszeniu błędnej kwoty przez zapis po przeciwnej stronie kont. Przykład 1 Przyjęto do magazynu materiały na podstawie dowodu Pz, wycenione na 500 zł. Zaksięgowano wartość 50 zł Storno czarne częściowe cd. Przykład 2 Przyjęto do magazynu materiały na podstawie dowodu Pz, wycenione na 500 zł. Przyjęte materiały zaksięgowano błędnie na koncie Towary. Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu na przeciwległych stronach kont w porównaniu z zapisem błędnym. Ilustracja do przykładu

5 Storno czerwone polega na dokonaniu ujemnego zapisu po tej samej stronie konta, po której wystąpił błąd. Ilustracja do przykładu 2 Konto księgowe jest urządzeniem ewidencyjnym służącym do bieżącego ewidencjonowania jednorodnych operacji gospodarczych w celu odzwierciedlenia stanu i zmian składnika bilansowego i wyniku finansowego. Podstawowymi elementami konta są: nazwa i symbol konta, dwie przeciwstawne strony (strona lewa Winien/Debet, strona prawa Ma/Kredyt), saldo początkowe zapisy operacji gospodarczych, saldo końcowe Dokonanie zapisu po lewej stronie konta określa się jako: - obciążenie konta, - zapisanie po stronie Winien(Debet) konta, - zapisanie w ciężar konta. Dokonanie zapisu po prawej stronie określa się jako: - uznanie konta, - zapisanie po stronie Ma(Kredyt) konta, - zapisanie na dobro konta. 27 Zapisanie po obu stronach konta kwoty operacji gospodarczych, podlegają okresowemu sumowaniu tworząc tzw. obroty konta. SumazapisówpostronieWnto: - obroty strony Wnlub - obroty debetowe. SumazapisówpostronieMato: - Obroty strony Ma, - Obroty kredytowe. 28 Różnica między obrotami stron konta to saldo. W zależności od większej strony obrotów wyróżniamy: - saldo debetowe(saldo strony Wn) - saldo kredytowe(saldo strony Ma) obroty debetowe > obroty kredytowe = saldo debetowe obroty debetowe < obroty kredytowe = saldo kredytowe obroty debetowe = obroty kredytowe = 0 (saldo 0) Księgi rachunkowe rodzaje kont Ze względu na ekonomiczną treść dokonywanych na kocie zapisów wyróżnia się: a) konta korygujące, służące jako urządzenie ewidencyjne o charakterze pomocniczym do konta bilansowego, b) konta rozliczeniowe, służące do rozliczenia zmian ujmowanych na innych kontach w ciągu roku, c) konta pozabilansowe, służce do zapisywania informacji gospodarczych, które nie zostały zakwalifikowane do operacji gospodarczych ponieważ nie wywołują podwójnego skutku ekonomicznego w majątku jednostki

6 Księgi rachunkowe rodzaje kont Biorąc pod uwagę stopień szczegółowości ewidencji konta wyróżnia się: a) konta syntetyczne, b) konta analityczne. Ze względu na powiązanie z bilansem i wynikiem finansowym: a) konta bilansowe b) konta wynikowe Księgi rachunkowe rodzaje kont a) Bilansowe przedstawiają stan i zmiany w stanie składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów). b) Wynikowe odzwierciedlają realizowane w przedsiębiorstwie procesy gospodarcze kształtujące wynik finansowy Księgi rachunkowe konta bilansowe Konta bilansowe dzieli się na: a) Konta aktywne służące do odzwierciedlenia stanów i zmian w stanie aktywów. Po stronie debetowej konta aktywnego wpisujemy saldo początkowe (z bilansu otwarcia), jak również wszelkie zwiększenia stanu początkowego danego składnika aktywów. Wszelkie zmniejszenia tego składnika aktywów zapisujemy po stronie kredytowej. Konta aktywne mogą mieć saldo końcowe debetowe lub saldo zerowe. b) Konta pasywne służą do wykazywania stanu i zmian w stanie składników pasywów. Po stronie kredytowej konta pasywnego wpisujemy saldo początkowe danego składnika z bilansu otwarcia, jak również wszelkie zwiększenia tego stanu. Po stronie debetowej zapisujemy wszelkie zmniejszenia danego składnika pasywów. Konta pasywne mogą wykazywać saldo końcowe kredytowe lub zerowe Salda końcowe kont bilansowych wprowadza się odpowiednio do aktywów i pasywów bilansu zamknięcia. Księgi rachunkowe konta bilansowe Schemat funkcjonowania kont bilansowych Księgi rachunkowe konta bilansowe Schemat funkcjonowania kont bilansowych Księgi rachunkowe konta wynikowe W ramach kont wynikowych wyróżnia się konta: a) kosztów i strat nadzwyczajnych - po stronie debetowej ujmuje się wszelkie zwiększenia kosztów i strat, a po stronie kredytowej wszelkie zmniejszenia oraz przeniesienia na wynik finansowy b) przychodów i zysków nadzwyczajnych - po stronie kredytowej ujmuje się wszelkie zwiększenia przychodów i zysków, a po stronie debetowej wszelkie zmniejszenia oraz przeniesienia na wynik finansowy. Konta wynikowe nie wykazują sald końcowych

7 Księgi rachunkowe konta wynikowe Schemat funkcjonowania kont wynikowych Księgi rachunkowe zasada podwójnego zapisu Księgowania na kontach dokonuje się zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, która oznacza, że każda operacja musi być zaksięgowana: 1. naconajmniejdwóchkontach, 2. po przeciwstawnych stronach, 3. wtejsamejkwocie. Powiązanie kont w wyniku zastosowania podwójnego zapisu to tzw. korespondencja kont Księgi rachunkowe Zakładowy Plan Kont Zakładowy Plan Kont - to połączony z opisem funkcjonowania, usystematyzowany wykaz kont (nazwa i symbol) przeznaczony do grupowania operacji gospodarczych. ZKP tworzą przedsiębiorstwa w dostosowaniu do swoich potrzeb ewidencyjnych i informacyjnych. Głównym elementem konstrukcyjnym ZPK jest wykaz kont syntetycznych. Jego podstawą jest wzorcowy plan kont opracowany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce i zaakceptowany przez Ministra finansów. Wzorcowy plan kont: Grupa 0 Aktywa trwałe Księgi rachunkowe Zakładowy Plan Kont Grupa 1 Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe Grupa 2 Rozrachunki i roszczenia Grupa 3 Materiałyitowary Grupa 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczenie Grupa 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie Grupa 6 Produkty i rozliczenia międzyokresowe bierne i czynne Grupa 7 Przychody i koszty ich osiągnięcia Wzorcowy wykaz kont składa się z 9 zespołów grupujących konta o tej samej treści ekonomicznej. 39 Grupa 8 Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy 40 7