MATERIAŁY Z KURSU KWALIFIKACYJNEGO

Transkrypt

1 Wszystkie materiały tworzone i przekazywane przez Wykładowców NPDN PROTOTO są chronione prawem autorskim i przeznaczone wyłącznie do użytku prywatnego. MATERIAŁY Z KURSU KWALIFIKACYJNEGO

2 Zarządzanie w ujęciu klasycznym rozumiemy jako proces: planowania, organizowania, przewodzenia(motywowania), kontrolowania działalności członków organizacji oraz wykorzystania wszystkich jej zasobów dla osiągnięcia ustalonych celów. Grabowski 2

3 Zadania zarządzania ( Archer) 1. Planowanie (Planning) - określenie celów dla firmy/ przedsiębiorstwa 2. Organizowanie (Organizing) -określenie różnych stanowisk, zakres kompetencji i ich odpowiedzialności oraz relacje czy też powiązania pomiędzy nimi 3. Kierowanie (Directing) - wydawanie odpowiednich poleceń, 4. Kontrolowanie (Controlling) - sprawdzanie poprzez kontrole budżetów, raportów, wizytacje oraz przegląd sytuacji obejmującej wykonywanie wydawanych poleceń służbowych i osiąganych wytyczonych wcześniej celów 5. Zatrudnianie (Staffing) -rekrutacja i szkolenie personelu Grabowski 3

4 Istota zarządzania wg Folleta: Menedżerowie osiągają cele organizacji powodując wykonanie potrzebnych zadań przez innych, nie zaś drogą wykonania ich przez nich samych Grabowski 4

5 Zarządzanie w ogólnym wymiarze proces osiągania c e l ó w organizacyjnych z ludźmi, poprzez ludzi i dla ludzi Grabowski 5

6 Zarządzanie jest to sztuka wytwarzenia towarów i usług za pomocą zasobów ludzkich i materialnych. Henry M. Boettinger: zarządzanie jest sztuką, porządkowaniem chaosu. Według niego, malarstwo czy poezja (albo jakakolwiek inna dziedzina sztuki i literatury) wymaga trzech składników: wizji artysty, znajomości rzemiosła, skutecznego komunikowania się. Pod tymi względami zarządzanie jest sztuką, gdyż wymaga tych samych składników. Grabowski 6

7 Zarządzanie to: umiejętności tworzenia tzw. wartości dodanej. To co stanowi o istocie pojęcia zarządzanie biznesem jest to działalność tworząca wartość dodaną, zysk. Inaczej, różne przejawy ludzkiej działalności w społeczeństwie wytwarzałyby znacznie mniej niż to co uzyskujemy obecnie. Grabowski 7

8 dla cybernetyka zarządzanie to sterowanie procesami zachodzącymi w organizacji dla socjologa - to przede wszystkim władza nad osobami wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, urzędu itp. w klasycznej teorii organizacji zarządzanie widziane jest jako zbiór funkcji kierowniczych, spośród których najczęściej wymienianymi są: planowanie, organizowanie, koordynacja, motywowanie i kontrola. Grabowski 8

9 Prawo Socjologia Ekonomia Teoria organizacji i zarządzania Psychologia Prakseologia Fizjologia i ergonomia Matematyka Teoria systemów icybernetyka Technika Grabowski 9

10 W prakseologii (nauka o sprawnym działaniu) określamy zarządzanie jako działanie umożliwiające człowiekowi gospodarowanie zgodnie z zasadą efektywności i skuteczności. Zarządzanie organizacją stanowi proces decyzyjny występujący zawsze w warunkach pewności, ryzyka i niepewności. Grabowski 10

11 Prekursorzy nauk o organizacji Frideric Taylor ( ) specjalizacja pracy kierowniczej i podział pomiędzy 8 mistrzów funkcjonalnych, wprowadził system stawek akordowych i podniósł wydajność pracy Henry Gant - autor czasowopremiowego systemu prac i sporządzenia karty instrukcyjnej. Na przełomie wieków opracował dla fabryki Bethlehem Steel System premiowania. Grabowski 11

12 Za pomocą wykresu Gantta można nie tylko planować czy kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania. W przypadku wykresu wydajności pracy analizę przeprowadza się na podstawie zapisów rzeczywistych uzupełnionych o oznaczenia zakłóceń (np. brak pracownika, brak materiałów, brak instrukcji, remont maszyny, brak energii, brak narzędzi, brak doświadczenia wykonawcy, święta, narady, strajki, braki w kwalifikacjach wykonawcy, brak zlecenia). Wykres jest też graficznym sposobem planowania i kontrolowania.

13 Wykresy Gantta dały podstawę sporządzania wykresów, służących do planowania, zarządzania i kontrolowania złożonych organizacji: metoda ścieżki krytycznej (CPM Critical Path Method) opracowana w koncernie DuPonta, metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique technika oceny i kontroli programów) opracowana przez Marynarkę Wojenną USA. Arkusz kalkulacyjny Lotus to także twórcze zastosowanie wykresu Gantta Grabowski 13

14 Henri Fayol ( ) Założyciel klasycznej szkoły zarządzania usystematyzował pracę kierowników, zajmował się całą organizacją oraz jej funkcjami organizacyjnymi. twierdził, że kierowanie to umiejętność, której można się nauczyć, o ile zna się zasady leżące u jej podstaw. ZASADY ZARZĄDZANIA H. FAYOLA 1. Podział pracy 2. Autorytet 3. Dyscyplina 4. Jedność rozkazodawstwa 5. Jednolitość kierowania Grabowski 14

15 6.Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu 7. Wynagrodzenie Grabowski 15

16 8. Centralizacja 9. Hierarchia Grabowski 16

17 10. Ład 11. Odpowiednie traktowanie pracowników 12. Stabilność personelu 13. Inicjatywa Grabowski 17

18 Zasady wydajności Emersona ( 1912) 1. Jasno określony cel, 2. Zdrowy osąd, 3. Kompetentna rada, 4. Dyscyplina, 5. Sprawiedliwe postępowanie 6. Dokładne sprawozdanie 7. Porządek w przebiegu działania, 8. Wzorce i normy, 9. Warunki przystosowane, 10. Wzorcowe sposoby działania, 11. Instrukcje pisemne, 12. Nagrody za wydajność Grabowski 18

19 Klasyczne teorie i początki zarządzania: Henry Ford + Model T = symbol nowoczesnej ery przemysłowej. Wizjoner Model T samochód dla mas. Koncentracja na: wydajności, mechanizacji, rozłożeniu każdego zadania na najdrobniejsze elementy. Wyprodukowanie pierwszego Modelu T (1908 r.) 12,5 h. W 1920 r. samochód co 5min. Grabowski 19

20 W 1925 r. firma produkuje 1 samochód co 5 sekund. Aby utrzymać ciągłą produkcję Ford musiał zatrudniać dziesięciokrotnie więcej pracowników, niż wynikało z obsady linii produkcyjnej. Co robi Henry Ford? decyzję o podwojeniu płac i zyskuje wystarczającą liczbę pracowników Grabowski 20

21 Ludzie od wieków działają w organizacjach można tutaj wymienić takie przykłady, jak: armia grecka i rzymska, kościół rzymsko-katolicki, Kompania Wschodnioindyjska, Grabowski 21

22 Sun Zi ( p.n.e.) Sztuka wojny: 1. kiedy nieprzyjaciel atakuje, cofamy się, 2. kiedy nieprzyjaciel zatrzymuje się, nękamy go, 3. kiedy nieprzyjaciel chce uniknąć bitwy, atakujemy, 4. kiedy nieprzyjaciel uchodzi, następujemy za nim. Chociaż zasady te miały służyć strategii wojskowej, znalazły zastosowanie do planowania strategii walki z konkurencją gospodarczą. Dziś Sztuka wojny jest reinterpretowana w odniesieniu do innych dziedzin, które wymagają stosowania strategii Grabowski 22

23 Machiavelli a zarządzanie Niccolo Machiavelli( ), w utworze Rozważania nad pierwszym dziesięcioksięgiem historii Liwiusza sformułował w utworze zasady, które można dostosować do współczesnego zarządzania organizacjami: 1. organizacja jest trwalsza, jeżeli jej członkowie mają prawo do wyrażania swoich różnorodnych poglądów i rozstrzygania swoich sporów wewnątrz niej, 2. jeden człowiek może zapoczątkować organizację, ale jest ona trwalsza, jeżeli powierza się ją trosce wielu i kiedy wielu pragnie jej utrzymania, 3. utrzymać władzę może słaby przywódca następujący po silnym, ale nie słaby po słabym, 4. przywódca dążący do zmiany w istniejącej organizacji powinien zachować przynajmniej cień dawnych obyczajów Grabowski 23

24 Karol Adamiecki( ) Obok F. W. Taylora i Henriego Fayola jeden z twórców nauki o organizacji i kierowaniu. Karol Adamiecki sformułował prawa: harmonii doboru, harmonii działania organów pracy zbiorowej, optymalnej produkcji. Stały się one obok praw podziału pracy i koncentracji teoretycznymi podstawami nauki organizacji i kierownictwa. Grabowski 24

25 Funkcja kontroli: K. Adamiecki określił następująco: kontrola powinna być: dokładna, wystarczająca, nieustanna, zrównoważona. Grabowski 25

26 Karol Adamiecki W 1924 r. przewodniczył polskiej delegacji na I Międzynarodowy Kongres Naukowej Organizacji w Pradze. Wygłosił tam referat Harmonizacja jako jedna z głównych podstaw organizacji naukowej, który przyniósł mu międzynarodowe uznanie. Na IV Kongresie Międzynarodowego Komitetu Naukowej Organizacji w 1929 r. w Paryżu Karol Adamiecki został wybrany wiceprzewodniczącym MKNO z siedzibą w Genewie. Grabowski 26

27 WSPÓŁCZESNE KIERUNKI ZARZĄDZANIA: 1. kierunek systemowy, 2. kierunek sytuacyjny, 3. kierunek dynamicznego zaangażowania. Grabowski 27

28 KIERUNEK SYSTEMOWY: W kierunku systemowym organizacja traktowana się jako jednolity celowy system złożony z wzajemnie powiązanych części. Działalność dowolnego segmentu systemu w mniejszym czy większym stopniu wpływa na działalność każdego innego elementu systemu. Grabowski 28

29 KIERUNEK SYTUACYJNY: dąży do zintegrowania różnych szkół teorii zarządzania poprzez skupienie uwagi na współzależnościach między wieloma różnymi czynnikami związanymi z sytuacją kierowniczą. pogląd, że technika kierownicza, najlepiej przyczyniająca się do osiągania celów organizacji, może być różna w różnych sytuacjach Grabowski 29

30 Dwa spojrzenia: STARE MYŚLENIE 1. przedsiębiorstwo = maszyna, 2. myślenie technokratyczne, 3. myślenie zorientowane na funkcje i możliwości, 4. perfekcyjna organizacja, NOWE MYŚLENIE 1. przedsiębiorstwo = organizm, 2. myślenie systemowe, 3. myślenie zorientowane na proces i zadowolenie klienta oraz służenie mu, 4. samoorganizowanie i odpowiedzialność na możliwie najniższym szczeblu Grabowski 30

31 STARE MYŚLENIE 5. racjonalizacja Techniczno-ekonomiczna, 6. Taylorowskie spojrzenie na człowieka, 7. człowiek jako obsługa systemu, NOWE MYŚLENIE 5. racjonalizacja Ekonomiczno ekologicznohumanistyczna, 6. zarządzanie zorientowane na człowieka, 7. człowiek jako decydent, Grabowski 31

32 STARE: każdy pracownik otrzymuje tylko te informacje, których bezwzględnie potrzebuje, preferowana wysoka jakość danych, ścieżki kariery: kierownicza lub specjalistyczna, zmiana niszczy dotychczasowy status. NOWE: każdy pracownik powinien mieć dostęp do szerokiego spektrum informacji, umiejętność pracy na bazie danych rozmytych lub zmiennych, ścieżki kariery: kierownicza, fachowa, projektowa, procesowa, zmiana poprawia dynamiczność przedsiębiorstwa. Grabowski 32

33 Zarządzanie w oświacie: Zarządzanie działania wytyczone przez dyrektora, zmierzające do efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich i środków materialnych w celu osiągnięcia wcześniej sformułowanych celów i planów W centrum zarządzania oświatą osoba zdobywająca wiedzę. Grabowski 33

34 Planowanie Planowanie to opracowywanie celów organizacji i działania. Biorąc pod uwagę misję, dyrektor szkoły określa cele, które umożliwiają przyjęcie odpowiednich strategii działania. Planowanie obejmuje okres: długi ( powyżej 5 lat), średni(3-5 lat) oraz krótki( 1 roku) Grabowski 34

35 ETAPY PLANOWANIA Określenie celów Ocena sytuacji Ustalenie procedury Harmonogram pracy Przypisanie odpowiedzialności Sprawdzenie wykonania planów - ewaluacja Sprawdzenie kosztów Grabowski 35

36 Funkcje planowania: określenie celów, kierunki rozwoju, wpływ na kształt przyszłości, oszczędne gospodarowanie zasobami, przygotowanie do przetrwania kryzysów. Grabowski 36

37 Prawidłowo ułożone plany określają przynajmniej 10 czynników: ostateczne określenie celu lub celów związanych z planem, zadania, które muszą być wykonane, zasoby wielkość, struktura i zapotrzebowanie w czasie, osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań, miejsce, w którym planowane zadania mają się odbyć, metody, procesy i procedury, które będą zastosowane, procedury i porządek, które należy zachować, wiążące terminy, rozkłady i harmonogram, wyznaczenie miar do oceny i weryfikacji osiągnięć, punkty i czas sprawdzania wykonania. Grabowski 37

38 Organizowanie Jej wynikiem jest spełnienie oczekiwań rodziców oraz wzajemna współpraca, Dokumenty potwierdzające współpracę Dyrekcji, nauczycieli i rodziców: - Statut, - Szkolne plany wychowawcze, - Klasowe programy. Grabowski 38

39 Usprawnienie procesów organizowania w oświacie przez Tworzenia zespołów wewnętrznych Opracowywanie lepszych kryteriów oceny, tworzenie opinii, ocen nowych programów nauczania Grabowski 39

40 Motywacja Jest to psychologiczny proces, który steruje czynnościami i zachowaniami ludzi, tak, aby prowadziły do osiągnięcia celu. Motywacja to próba pogodzenia potrzeb pracowników, jak i organizacji. Przeciętnego pracownika charakteryzuje niechęć do pracy, który podejmuje ją wyłącznie ze względu na konieczność zdobycia środków utrzymania(szczepański J.) Grabowski 40

41 Narzędzia motywacji Nagradzanie (premie, dodatki funkcyjne, nagrody zawsze w sposób czytelny uzasadnione ich przyznanie), Kary ( ustalenie rodzajów negatywnych zachowań, które kwalifikują się do nadania kary) Grabowski 41

42 Role decyzyjne role decyzyjne menedżera uważa się za najważniejsze. Występują one przed rolami informowania (komunikowania) i rolami interpersonalnymi. Nowoczesne zarządzanie można więc bez większego uproszczenia rozpatrywać jako jeden ciąg decydowania i tworzenia warunków skutecznej realizacji decyzji Grabowski 42

43 Decydowanie jest istotną powinnością każdego kierownika. Często wręcz utożsamia się je z zarządzaniem. (Herbert Simon, Laureat Nagrody Nobla w 1978 r.) Podejmowanie decyzji należy zdefiniować jako: wybór jednej z co najmniej dwu możliwości, dwu rozwiązań (wariantów), dróg czy kierunków postępowania, pożądanych z punktu widzenia interesu (potrzeb) systemu, w ramach którego wybór ten jest dokonywany. Grabowski 43

44 Menedżerowi nigdy nie uda się ustalić wszystkich faktów, które powinien znać. Większość decyzji musi opierać się na wiedzy niepełnej: albo z powodu niedostępności informacji, albo dlatego, że jej zdobycie wymagałoby za dużo czasu i pieniędzy. P. Drucker Grabowski 44

45 Proces decyzyjny: 1. Rozpoznanie problemu (P), 2. Ustalenie wariantów rozwiązania problemu (wariantów wyboru) (W) oraz rozwiązań alternatywnych (A), 3. Przewidywanie i ocenę ewentualnych wyników każdego z wariantów (O), 4. Wybór ostatecznej decyzji (D), 5. Wydanie decyzji. Grabowski 45

46 P problem, W wybór, A alternatywa, O wynik każdego z wariantów, D - decyzja Grabowski 46

47 Proces podejmowania decyzji: 1. Obserwacja Proces decyzyjny zaczyna się w momencie uświadomienia sobie potrzeb, które trzeba zaspokoić. Może to być wynik intuicji, szczęśliwego zbiegu okoliczności lub żmudnej pracy analitycznej czy badawczej. 2. Formalne rozpoznanie Sformułowanie zadania lub celu, który ma być osiągnięty. Jest to wynik uświadomienia sobie, że problem nie może być zignorowany. 3. Interpretacja-diagnoza Sformułowanie zadania lub celu, który ma być osiągnięty. Jest to wynik uświadomienia sobie, że problem może być zignorowany. 4. Definiowanie Na tym etapie następuje wyjaśnienie wszystkich niejasności, określenie ograniczeń i próba formalizacji opisu sytuacji decyzyjnej. Grabowski 47

48 5. Określenie celu(ów) Ustalenie, co ma zostać osiągnięte w wyniku realizacji decyzji. 6. Określenie wariantów Rozważenie różnych sposobów podejścia do rozwiązywania sytuacji problemowej. 7. Oszacowanie poszczególnych wariantów Dokonuje się tego pod kątem stopnia osiągnięcia celu i wynikającej stąd satysfakcji Grabowski 48

49 8. Wybór wariantu Proces oparty na indywidualnym, często subiektywnym wartościowaniu. W przypadku podmiotu decyzyjnego wybór wariantu jest rezultatem dyskusji, 9. Realizacja Etap decydujący o ostatecznym powodzeniu wdrożenia; jego skuteczność zależy przede wszystkim od umiejętności i możliwości decyzyjnych decydenta. Grabowski 49

50 10. Monitorowanie Pozwala ocenić trafność podjętych decyzji i ewentualne bieżące ich korygowanie, a w przypadku niedostatecznych wyników wycofanie się Ewaluacja. Grabowski 50

51 Wybrane decyzje władzy samorządowej dot. funkcjonowania oświaty Grabowski 51

52 Kontrola Porównywanie informacji z realizacji planu z wynikami jego wdrożenia, Plan w wyniku kontroli powinien być na bieżąco zmieniany i dostosowywany do sytuacji panującej na rynku, Proces kontroli: 1. Określenie norm i celów, 2. Ustalenie pożądanego stanu, 3. Podjęcie działań korygujących. Kontrola zapewnia takie warunki, aby organizacja zmierzała do określonych celów. Grabowski 52

53 Rodzaje kontroli: Prospektywna sprawdzenie poprawności ustalania wzorów działania, Bieżąca obserwacja procesu wykonawczego, Retrospektywna po zakończeniu zaplanowanych działań. Grabowski 53

54 - -Funkcje informacyjno diagnostyczna, - Funkcja wzmacniająca, - Funkcja kontrolna

55 Zadania dyrektora w procesie kontroli: Dokonuje pomiaru jakości pracy ustalając sposób jej wykonania, Planuje, organizuje i przeprowadza kontrolę, Inspiruje i wspomaga nauczycieli w celu dokonania ich pracy, Opracowuje program rozwoju szkoły wykorzystując wyniki mierzenia jakości pracy szkoły Grabowski 55

56 System kontroli menedżerskiej System kontroli menedżerskiej Procesy Procesy MISJA (cele) MISJA (cele) PLAN strategiczny PLAN strategiczny Kształtowanie kultury zmian Struktura Struktura Kształtowanie kultury zmian Otoczenie prawne, kulturowe, techniczne Otoczenie prawne, kulturowe, techniczne Grabowski 56

57 Misja jest ukonkretnieniem pomysłu na przedsiębiorstwo. Powinna odpowiadać na pytania: po co istnieje przedsiębiorstwo/instytucja/szkoła? do czego dąży? określenie zbioru klientów, jakie zaspokaja potrzeby? Zasady formułowania misji: Zwięzłość (lakoniczność) Elastyczność (możliwość zmian) Oryginalność Grabowski 57

58 Funkcje dobrej misji: ukierunkowanie - wizja jako punkt odniesienia - umożliwia weryfikację zgodności bieżących działań z długofalowymi zamierzeniami i wartościami, uwiarygodnienie - wizja jako deklaracja intencji - stanowi narzędzie marketingu i Public Relations, w tym w kontaktach z akcjonariuszami; dotyczy wizji w formie publikowanej, integrowanie - wizja jako wartość wspólna - stanowi wartość, wokół której ogniskują się emocje i wartości wyznawane pracowników, inspirowanie - wizja jako źródło natchnienia - zachęca do innowacji zmierzających do szybszego, lepszego, tańszego wcielenia w życie zamierzeń zawartych w wizji, stabilizacja - wizja jako obietnica przyszłości - daje, szczególnie pracownikom niższych szczebli poczucie trwałości układu, w którym się znaleźli (ang. company identity) Grabowski 58

59 1. Klienci Kim są klienci firmy? 2. Wyroby lub usługi Jakie są główne wyroby i usługi firmy? 3. Lokalizacja Gdzie firma konkuruje? 4. Technologia Jaka jest podstawowa technologia przedsiębiorstwa? 5. Sposób na przetrwanie Jakie jest zaangażowanie firmy w osiąganie celów ekonomicznych? 6. Filozofia Jakie są podstawowe przekonania, wartości, aspiracje i priorytety firmy? 7. Własna koncepcja rozwoju Jakie są główne atuty i przewaga konkurencyjna firmy? 8. Publiczny wizerunek Jaka jest społeczna odpowiedzialność firmy i jaki jest jej pożądany wizerunek? 9. Stosunek do pracowników Jaki jest stosunek przedsiębiorstwa do pracowników? Grabowski 59

60 Zelmer: Naszym celem jest wytwarzanie najlepszych w kraju wyrobów zasilanych prądem elektrycznym, służących do utrzymania czystości w mieszkaniu oraz wyrobów ułatwiających przygotowanie posiłków. Dążymy do utrwalenia pozycji znaczącego w świecie eksportera tych wyrobów" Grabowski 60

61 Proszę o stworzenie projektu misji szkoły idealnej Grabowski 61