Protokół nr 2/2013 z zebrania dyrektora i przedstawicieli działów merytorycznych Miejskiej Biblioteki Publicznej w dniu r.

Transkrypt

1 Szczecin Protokół nr 2/2013 z zebrania dyrektora i przedstawicieli działów merytorycznych Miejskiej Biblioteki Publicznej w dniu r. W dniu r. odbyło się zebranie kierowników działów MBP, w którym udział wzięli: 1. Dyrektor - Krzysztof Marcinowski 2. Zastępca dyrektora - Wiktor Czuba 3. Główna Księgowa Magdalena Piotrowska 4. w zastępstwie kierownika Działu Opracowania Zbiorów Magdalena Małachowska- Woźniak 5. Kierownik Działu Gromadzenia Zbiorów Michał Polasik 6. Kierownik Działu Instrukcyjno-Metodycznego Anita Czajkowicz-Lebiedziew 7. Kierownik Działu Promocji Marcin Wilczyński, 8. Kierownik Działu Obsługi Administracyjnej Magdalena Prociak 9. Kierownik Działu Kadr i Płac Aldona Jastrzębska 10. Kierownik Działu Informatyzacji Tomasz Bednarek 11. Kierownik Działu Technicznego Stanisław Zalewski 12. Kierownik Kancelarii Ewa Krukowska Celem zebrania było poinformowanie kierowników o zmianach w dwóch regulaminach, nad którymi prace trwały w ostatnim czasie: w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz w regulaminie pracy. 22 stycznia br., po konsultacji ze związkami i zaaprobowaniu regulaminu w obecnym kształcie w drodze zarządzenia nr 3/2013 wszedł w życie zmieniony regulamin gospodarowania środkami ZFŚS. Ewa Krukowska pokrótce przedstawiła najistotniejsze zmiany, z których część była już omawiana na poprzednich zebraniach. Najnowsze z przyjętych zmian dotyczyły: uzgadniania decyzji o przyznaniu indywidualnego świadczenia ze związkami zawodowymi każdy ubiegający się o takie świadczenie jak pożyczka, zapomoga, dofinansowanie, musi mieć świadomość, że przewodniczący 1

2 związków zawodowych zostaną poinformowani o kwocie i celu przyznawanego świadczenia; możliwości dofinansowania wypoczynku pracowników i ich dzieci w wysokości nawet do 90% poniesionych kosztów dla osób, których przychód na członka rodziny nie przekracza 70% minimalnego wynagrodzenia (w 2013 r. jest to kwota 1120 zł brutto) możliwości dofinansowania dojazdu związanego z wypoczynkiem; zmiany w rozdysponowaniu kwoty przeznaczonej na świadczenia świąteczne, tzw. bony wyróżniono grupę osób o najniższych, nie przekraczających 75% minimalnego wynagrodzenia, przychodach i ustalono dla nich kwotę świadczenia świątecznego na poziomie 35% minimalnego wynagrodzenia (560 zł w roku bieżącym). Pozostałe progi pozostają bez zmian. zmiany w częstotliwości przyznawania pożyczek mieszkaniowych z co 3 na co 5 lat. zmiany w liczbie żyrantów niezbędnych do poręczenia pożyczki mieszkaniowej do trzykrotności minimalnego wynagrodzenia (4 800 zł w 2013 r.) nie wymaga się poręczycieli; od trzykrotności do siedmiokrotności (4.800 zł zł) wymagany jest jeden poręczyciel, powyżej siedmiokrotności dwóch poręczycieli. konieczności przedstawienia dokumentów uwiarygodniających przeznaczenie pożyczki zgodnie z celem zapisanym w ustawie, zgodnie z deklaracją złożoną we wniosku o udzielenie tejże pożyczki. Anita Czajkowicz zgłosiła trzy wątpliwości do nowego regulaminu: 1. Czy regulamin przewiduje możliwość pożyczki zwrotnej, nie będącej zapomogą, na cele zdrowotne? Dyrektor odpowiedział, że nie ma takiej możliwości, ponieważ po zaostrzeniu Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych katalog świadczeń celowych został zawężony: prócz świadczeń i usług finansowanych z zfśś przez pracodawców, ustawa wymienia jako pożyczkę jedynie zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2) 2. Czy regulamin przewiduje dofinansowanie wyłącznie dojazdu na wypoczynek, bez dofinansowania samego wypoczynku? 2

3 Dyrektor wyjaśnił, że nie jest to możliwe. O ile koszt pobytu w połączeniu z dojazdem możemy uznać za organizację wypoczynku, o tyle sam dojazd trudno pod takie rozumienie podciągnąć. 3. Do kiedy trzeba będzie przedstawić faktury dokumentujące zasadność przyznania pożyczki remontowej? Czy jest w tym względzie jakieś ograniczenie czasowe? Zgodnie z wnioskiem, który świadczeniobiorca musi złożyć przed przyznanym świadczeniem, faktury będą przedstawiane do wglądu w terminie zadeklarowanym przez pracownika. Regulaminowo nie określamy granicy czasowej, ponieważ każda sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie, jednakże termin deklarowany musi być prawdopodobny i adekwatny do rodzaju podejmowanych działań remontowych. Kolejnym punktem zebrania było omówienie projektu zmian w Regulaminie pracy, które w części są konsekwencją zmiany Regulaminu organizacyjnego. Obecny projekt został rozesłany do kierowników działów znajdujących się w Dyrekcji MBP, ponieważ najistotniejsze zmiany dotyczyć będą przede wszystkim pracowników z centrali. Dokument nie został jeszcze skonsultowany ze związkami zawodowymi, dyrektor Marcinowski chciałby najpierw poznać uwagi kierowników działów, aby można było opracować wersję ostateczną. W odpowiedzi na wniosek M. Wilczyńskiego o więcej czasu na zapoznanie się ze zmienionym regulaminem, dyrektor wyjaśnił, że zmiany dotyczą jedynie niewielkiej części regulaminu, który obowiązuje już od sierpnia 2009 r., i który w części niezmienionej pracownicy winni znać. M. Prociak zwróciła uwagę, że p. Bułatowicz powtórzyła błąd dotyczący zaopatrzenia filii w ręczniki nie we wszystkich filiach w toaletach jest zamontowana suszarka do rąk i tam należałoby przekazać ręczniki. Ponadto cennik na asortyment odzieży roboczej nie został zwaloryzowany, ceny nie przystają do aktualnych realiów i nie sposób zmieścić się w zapisanych regulaminowo granicach. Na tę kwestię zwrócił uwagę również S. Zalewski. M. Polasik poprosił o wyjaśnienie kwestii przydziału rękawiczek na skontra, ponieważ, wbrew zapewnieniom, w praktyce sprawa ta jest sporna. M. Prociak wyjaśniła, że zawsze w takich sytuacjach prosi o kontakt, ponieważ z jej strony nie ma żadnych przeszkód, by członkowie komisji skontrowej otrzymali rękawiczki. Dyrektor podkreślił, że to przewodniczący komisji powinien zadbać o właściwe zabezpieczenie w tym względzie. 3

4 M. Prociak zwróciła ponadto uwagę na zapis dotyczący przydziału 1 l. wody w dni, w które temperatura przekracza 28 C, podczas gdy rozporządzenie mówi o ilości dostosowanej do potrzeb. Dyrektor Marcinowski zadeklarował rozpatrzenie tej kwestii. S. Zalewski zwrócił się z prośbą o ponowne rozważenie zaopatrzenia pracowników działu technicznego w odzież ochronną. Pracownicy generalnie pracujący w pomieszczeniach bywają odsyłani do prac poza budynkami (np. odśnieżanie dachu). W takich przypadkach nie mają w czym pracować. Dyrektor Marcinowski zgodził się, że niezbędna jest dyskusja na temat sortów, z zastrzeżeniem, że w dyskusji tej powinien zostać również poruszony temat realnego wykorzystania przysługującej pracownikom odzieży. Do tej pory zestawienia asortymentu obejmowały również pozycje zupełnie pracownikom nieprzydatne, ponieważ warunki pracy zmieniają się. To co kiedyś wykonywaliśmy we własnym zakresie i co uzasadniało potrzebą zaopatrzenia w określony sprzęt, dziś nie ma już racji bytu. A. Czajkowicz zwróciła się z pytaniem czego dotyczy korekta 9, dotycząca zmiany ram czasowych pracy m.in. w filiach. A. Jastrzębska wyjaśniła, że chodziło tutaj o wykreślenie Działu Gromadzenia, który wcześniej również podlegał pracy zmianowej. Na pytanie M. Wilczyńskiego, dlaczego zostały zmienione godziny rozpoczynania i kończenia pracy w działach, dyrektor Marcinowski odpowiedział, że celem było ujednolicenie czasu pracy pracowników centrali. Dotychczas część pracowników pracowała w godz , część zaś w godz Taka sytuacja rodziła utrudnienia w komunikacji między działami, a także komplikacje organizacyjne w sytuacji, np. nieobecności pracowników gospodarczych. M. Wilczyński zgłaszał również liczne zastrzeżenia co do przesunięcia godzin pracy w Dziale Promocji w związku z finalizacją wdrażanego projektu, proponując m.in., by spotkania tego typu organizować do godz oraz sygnalizując problem w przypadku konieczności zapewnienia pomocy zapraszanym przez nas literatom np. we wczesnych godzinach porannych.. Dyrektor Marcinowski wyjaśnił, że nie ma potrzeby angażowania całego działu do tego typu obowiązków, wystarczy oddelegowanie jednego z czworga pracowników. M. Polasik zwrócił się z pytaniem, czy w tym przypadku nie dochodzi do naruszenia doby pracowniczej. Dyrektor wyjaśnił, że zgodnie z Kodeksem pracy, za obopólną zgodą pracownika i pracodawcy możliwe jest zaburzenie doby pracowniczej, za co pracownik otrzymuje rekompensatę finansową. Takie rozwiązanie jest dla nas mniej szkodliwe niż zezwolenie na pracę powyżej 8 godzin w ciągu dnia. A. Czajkowicz zwróciła się z prośbą o doprecyzowanie zapisu dotyczącego podawania do wiadomości pracownika informacji o zatwierdzeniu jego planu urlopowego. Dyrektor zaznaczył, że taki zapis ma za zadanie podkreślenie formalnego charakteru akceptacji planów 4

5 urlopowych. A. Jastrzębska zwróciła uwagę, że zgodnie z kodeksem pracy pracownik musi otrzymać jednoznaczną informację, czy jego plan urlopowy został przyjęty w całości, w części, czy tez został odrzucony. A. Czajkowicz zapytała także o zgłoszenia urlopów na żądanie czy należy przekazywać je jedynie bezpośredniemu przełożonemu, czy też do Działu Kadr i Płac. Dyrektor wyjaśnił, że zawsze taki urlop winien być zgłoszony w pierwszej kolejności przełożonemu, ten zaś powinien poinformować kadry. Praktyka w tym zakresie była dotąd dobra, dlatego nie zapisywaliśmy szczegółowych instrukcji w regulaminie, być może jednak, skoro nie jest to jednoznaczne, taki zapis warto rozważyć. W przypadku tego unormowania nacisk położono jednak przede wszystkim na słowo niezwłocznie, co oznacza, że tego typu informacja nie może dotrzeć do przełożonego w połowie dnia. Zwłaszcza w przypadku filii zbyt późne informowanie o urlopach na żądanie dezorganizuje grafiki pracy, a w filiach jednoosobowych dodatkowo komplikuje kwestię poinformowania czytelników o zamknięciu biblioteki (naniesienia informacji na stronę internetową, umieszczenia tabliczki z informacją na drzwiach filii itp.) Ponieważ więcej pytań nie było, dyrektor zakończył zebranie. 5