MATERIAŁY SZKOLENIOWE EXCEL ZAAWANSOWANY

Transkrypt

1 MATERIAŁY SZKOLENIOWE EXCEL ZAAWANSOWANY 2013

2 1. Arkusze Praca z arkuszami w skoroszycie Wstawianie nowego arkusza do skoroszytu. Kliknij na zakładce arkusza, przed którym chcesz wstawić nowy arkusz Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Arkusz. Nowy arkusz danych jest wstawiany zawsze przed arkuszem zaznaczonym. Domyślnie nowy arkusz posiada nazwę ArkuszX, gdzie X to kolejny, wolny numer arkusza. Zmiana nazwy arkusza. Kliknij na zakładce arkusza, którego nazwę chcesz zmienić. Z menu głównego wybierz polecenie Format Arkusz Zmień nazwę lub po prostu dwukrotnie kliknij na wybranej zakładce. Nazwa zakładki zostanie podświetlona. Wpisz nową nazwę zakładki i naciśnij klawisz Enter. Rysunek 3-1 Zaznaczona nazwa arkusza (teraz można ją zmienić) Nazwa zakładki zostanie zmodyfikowana. Nazwa zakładki arkusza może zawierać maksymalnie 31 znaków i składać się z dowolnych znaków z wyjątkiem dwukropka (:) oraz operatorów matematycznych. Usuwanie arkusza ze skoroszytu. Kliknij na zakładce arkusza, który chcesz usunąć. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Usuń arkusz. Na ekranie pojawi się okno z ostrzeżeniem. Jeżeli jesteś pewny, że chcesz usunąć arkusz, naciśnij przycisk Usuń. Rysunek 3-2 Menu Edycja. str. 2

3 Rysunek 3-3 Przy próbie usunięcia arkusza Excel wyświetla okno z ostrzeżeniem. Wygląd menu Edycja zmienia się w zależności od rodzaju arkusza. Zgodnie z ostrzeżeniem usunięcie arkusza jest trwałe, co oznacza, że nie można tej operacji wycofać poleceniem Cofnij. Jeżeli na innych arkuszach znajdują się komórki odwołujące się do komórek usuniętego arkusza, to pojawi się w nich błąd #ADR! W takiej sytuacji będziesz musiał ręcznie zmodyfikować takie formuły. Kopiowanie lub przenoszenie arkusza w obrębie jednego skoroszytu i pomiędzy otwartymi skoroszytami. Zaznacz zakładkę arkusza, który chcesz przenieść bądź skopiować. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Przenieś lub kopiuj arkusz - na ekranie pojawi się okno dialogowe Przenieś lub kopiuj arkusz. Rysunek 3-4 Okno Przenieś lub kopiuj arkusz Z listy Do skoroszytu wybierz arkusz docelowy. Z listy Przed arkuszem wybierz arkusze, przed którymi zostanie umieszczony przenoszony (kopiowany) arkusz. Jeżeli zamiast przenoszenia chcesz utworzyć duplikat arkusza, powinieneś zaznaczyć opcję Utwórz kopię. Naciśnij przycisk OK. Arkusze możesz przenosić bądź kopiować przy użyciu metody przeciągnij i upuść. Aby przenieść arkusz wystarczy złapać jego zakładkę i przeciągnąć w wybrane miejsce, natomiast aby skopiować arkusz wystarczy podczas przeciągania trzymać wciśnięty klawisz CTRL. Rysunek 3-5 Przenoszenie arkusza w obrębie jednego skoroszytu str. 3

4 Operacje przenoszenia bądź kopiowania arkusza do innego skoroszytu przebiega podobnie. Jednak zanim wybierzesz polecenie Przenieś lub kopiuj arkusz musisz się upewnić, że skoroszyt docelowy jest otwarty (nie może być aktywny) - w przeciwnym wypadku nie znajdziesz takiego skoroszytu na liście Do skoroszytu. Jeżeli z listy Do skoroszytu wybierzesz opcję (nowy skoroszyt), to Excel utworzy nowy, pusty skoroszyt i umieści w nim przenoszone (kopiowane) arkusze. Polecenia Przenieś lub kopiuj arkusz możesz również używać do zmiany kolejności zakładek reprezentujących arkusze. W tym celu powinieneś z listy Do skoroszytu wybrać bieżący arkusz a następnie wybrać odpowiednie arkusze z listy Przed arkuszem, bądź też wybrać opcję (przenieś na koniec). Rysunek 3-6 Rozwijana lista Do skoroszytu (zawiera nazwy wszystkich aktualnie otwartych skoroszytów) 2. Formuły i funkcje Formuła to ciąg odwołań do komórek, liczb, funkcji, rozdzielonych operatorami. Formuła służy do obliczenia konkretnej wartości liczbowej. W dużym uproszczeniu można stwierdzić, iż formuła to wzór matematyczny przełożony na język Excela. Przykład: =c2/d2*100 Formuła spowoduje podzielenie przez siebie wartości liczbowych zawartych w komórkach c2 i d2, iloraz zostanie pomnożony przez 100. Rysunek 3-7 Formuła musi być zawsze poprzedzona znakiem = Funkcje są wstępnie zdefiniowanymi formułami wykonującymi obliczenia z wykorzystaniem określonych wartości nazywanych argumentami i w konkretnym porządku nazywanym składnią. str. 4

5 Kategorie funkcji (wybrane) Funkcje matematyczne LN(liczba) - logarytmu naturalnego LOG(liczba, podstawa) logarytm liczby przy zadanej podstawie. LOG10(liczba) logarytm przy podstawie 10 PIERWIASTEK(liczba) - Zwraca wartość pierwiastka kwadratowego z liczby. SILNIA(liczba) - Zwraca wartość silni argumentu liczba. SUMA.ILOCZYNÓW(tablica1;tablica2; tablica3...) - Mnoży odpowiadające sobie elementy dwóch lub więcej tablic, a następnie zwraca wartość sumy iloczynów. SUMA.KWADRATÓW(zakres) zwraca sumę kwadratów dla podanych argumentów. SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; zakres_suma) - Sumuje komórki z zakresu_suma, jeśli odpowiadające im komórki z zakresu spełniają podane kryteria Funkcje trygonometryczne COS(kąt) - cosinus kąta. SIN(kąt) - sinus kąta Funkcje statystyczne ŚREDNIA(liczba1,liczba2...) średnia SUMA(liczba1;liczba2...) suma ODCH.STANDARDOWE(x2:xn) odchylenie standardowe MAX(liczba1;liczba2...) wartość maksymalna MIN(liczba1; liczba2...) wartość minimalna MEDIANA(liczba1; liczba2...) mediana Funkcje finansowe IPMT(stopa; okres; liczba_rat; wa; wp; typ) Oblicza wartość odsetek od pożyczonej sumy do zapłacenia w podanym okresie. NPER(stopa; rata; wa; wp; typ) Podaje liczbę rat potrzebnych do spłaty inwestycji przy stałych wpłatach i stałej stopie oprocentowania. stopa stopa oprocentowania dla okresu rata płatność okresowa, jest stała dla całego okresu, obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki wa (pv) wartość bieżąca lokaty, teraźniejsza wartość wszystkich przyszłych rat łącznie wp (fv) wartość przyszła, saldo jakie chcemy uzyskać po płatności ostatniej raty. Jeżeli jest pominięta, używane jest zero przyszła wartość pożyczki wynosi 0. typ wartość logiczna, płatność na początku okresu = 1, płatność na końcu okresu = 0 lub pominięta Funkcje logiczne Funkcje logiczne służą do wykonywania operacji związanych z wartościami logicznymi PRAWDA i FAŁSZ. Do funkcji logicznych zaliczamy funkcje LUB, ORAZ, NIE, PRAWDA, FAŁSZ oraz JEŻELI. str. 5

6 LUB(wartość_logiczna1; wartość_logiczna2;...) lub(b2>c3;b3=d4) Jest ona alternatywą (sumą logiczną) podanych argumentów. Zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeżeli przynajmniej jeden z argumentów na wartość PRAWDA. Natomiast gdy wszystkie argumenty (może ich być 30) mają wartość FAŁSZ funkcja zwraca wartość FAŁSZ. Argumentami tej funkcji powinny być wartości logiczne lub adresy zawierające wartości logiczne. ORAZ(wartość_logiczna1; wartość_logiczna2;... ) oraz(b8>=b5;b8<=c5) podobna do funkcji ORAZ jest koniunkcją (iloczynem logicznym) podanych argumentów, które powinny być wartościami logicznymi lub adresami zawierającymi wartości logiczne. Jako wynik zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeżeli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA natomiast FAŁSZ jeżeli przynajmniej jeden argument przyjmuje wartość FAŁSZ. JEŻELI(warunek; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz). Funkcja daje w wyniku jedną wartość zależną od warunku (jest to warunek logiczny który może przyjąć wartość PRAWDA lub wartość FAŁSZ). Jeżeli argument warunek jest prawdziwy (przyjmuje wartość PRAWDA) funkcja JEŻELI zwraca wartość ustaloną przez drugi argument wartość_jeżeli_prawda. Jeżeli argument warunek nie jest spełniony (przyjmuje wartość FAŁSZ) to funkcja JEŻELI zwraca ustaloną przez trzeci argument wartość_jeżeli_fałsz. Argumenty wartość_jeżeli_prawda i wartość_jeżeli_fałsz mogą być liczbą, tekstem ujętym w podwójne cudzysłowie, wartością logiczną lub formułą. Składnia funkcji: zaczyna się od nazwy funkcji, po której występuje otwierający nawias, argumenty funkcji oddzielone przecinkami i na końcu nawias zamykający. Jeśli funkcja zaczyna się od formuły, przed nazwą funkcji należy wpisać znak równości (=). Przykład: =suma(b2:b17) Powyższa funkcja oblicza sumę elementów z zakresu b2:b17 Argumenty - liczby, tekst, wartości logiczne takie, jak PRAWDA lub FAŁSZ, tablice, wartości błędów takie, jak #N/D lub odwołania do komórek. Mogą także być stałe, formuły lub inne funkcje. Wyznaczony argument musi mieć prawidłową wartość dla tego typu argumentu, Przykład: (b2:b17); (10) str. 6

7 Wprowadzanie funkcji Z klawiatury, tj. całe polecenie wprowadzane jest z klawiatury Poprzez kreatora funkcji: Przykłady funkcji: Rysunek 3-8 Funkcja =SUMA() jest z całą pewnością najczęściej używaną funkcją. Jej składnia to: =SUMA(liczba1;liczba2;liczba3...). Oczywiście zwykle sumujemy (podsumowujemy) liczby znajdujące się w kolumnie, w takim przypadku podajemy sumowany zakres zamiast kolejnych liczb, np.: =SUMA(A1:A10 Aby wprowadzić funkcję suma możemy oprócz metod standardowych użyć przycisku 'autosumowanie' z paska standardowego ( w office xp, przycisk ten został wzbogacony o opcje wstawienia innych funkcji: średnia, licznik, maksimum i minimum. Drugą, bardzo wygodną dla lubiących używać klawiatury możliwościa szybkiego wprowadzenia funkcji suma jest wciśnięcie kombinacji klawiszy 'Alt+=' i zaznaczenie obszaru za pomocą klawiszy ze strzałkami str. 7

8 Tabela 3-1 Funkcja =SUMA.JEŻELI() umożliwia zsumowanie wartości spełniających zadane kryteria, tak jak na zdjęciu obok. Formuła w komórce B14 to: =SUMA.JEŻELI($A$2:$B$11;A14;$B$2:$B$11) skopiowana została do komórek B15 i B16. Składnia tej funkcji to: zakres - zakres zawierający kolumnę z wartościami spełniającymi kryteria kryteria - sumowane kryterium suma_zakres - sumowane wartości Jeżeli zakres pokrywa się z suma_zakres ostatnie kryterium możemy pominąć. Nadanie komórce formatu wyświetlającego dwa miejsca po przecinku to nie to samo co zaokrąglenie liczby do dwu miejsc po przecinku. Nie zrozumienie tego rodzi jeden z częściej powtarzanych błędów i komentarze 'excel źle liczy!'. Tabela 3-2 Jeżeli komórkom został nadany format 'dwa miejsca po przecinku' może się wydawać, że dodajemy dwie liczby 1.44 i suma powinna wynosić Tymczasem komórki B1 i B2 na rysunku obok zawierają wartości Stąd ich suma to 2.888, a ponieważ format to dwa miejsca po przecinku suma wyświetlona jest jako tutaj niejako zaokrąglony jest tylko wyświetlany format. Aby uniknąć tej niedprawidłowości musimy użyć funkcji =ZAOKR(liczba;liczba_miejsc), gdzie liczba to zaokrąglana liczba, a liczba_miejsc to liczba miejsc po przecinku do jakiej chcemy zaokrąglić. Tak więc =ZAOKR(1.444;2) da nam w rezultacie 1.44 i wtedy uzyskamy sumę Rysunek 3-9 Jeżeli teraz zmienimy format komórki na 'trzy miejsca po przecinku' to okaże się, że w komórce A1 mamy wartość Oczywiście oba argumenty funkcji =ZAOKR() to mogą być odwołania do innych komórek zawierających wartości liczbowe. Funkcja =ZAOKR() zaokrągla liczby w sposób ogólnie przyjęty: w dół do 0.4 i w górę od 0.5. Jeżeli chcemy zaokrąglać tylko w dół lub tylko w górę użyjemy funkcji, odpowiednio: =ZAOKR.DÓŁ() =ZAOKR.GÓRA() Funkcje te mają takie same argumenty jak =ZAOKR(). Funkcja =WARTOŚĆ() pozwala na szybkie skonwertowanie liczb traktowanych przez excela jako tekst, w tym także liczb poprzedzonych apostrofem, na liczby: str. 8

9 Rysunek 3-10 Funkcje =LEWY(), =PRAWY(), =FRAGMENT.TEKSTU() są funkcjami umożliwiającymi wycięcie z ciągu znaków określonej liczby znaków odpowiednio od lewej strony ciągu, prawej i środka. Przykład 1: Jeżeli chcemy wyciąć z ciągu znaków znajdującego się w komórce A1: Adam Kowalski imię, czyli ciąg znaków 'Adam', to funkcja będzie wyglądać następująco: =LEWY(A1,5), gdzie '5' to liczba wycinanych znaków. Przykład 2: Z zestawienia zawierającego kod pocztowy i nazwę miasta chcemy wyciąć nazwy miast (odrzucić kody pocztowe): komórka A1: komórka A2: Lublin. itd. Posłużymy się funkcją =PRAWY(), jednakże liczba znaków jaką należy wyciąć jest zmienna. Do określenia liczby wycinanych znaków użyjemy funkcji =DŁ() zwaracającej długość ciągu: =DŁ(A1) da nam w wyniku 15, a więc musimy wyciąć z prawej strony 15 minus 7 znaków (7 to długość kodu pocztowego plus spacja). W rezultacie nasz formuła zwracająca miasta to: =PRAWY(A1;DŁ(A1)-7)) Przykład 3: Otrzymaliśmy zestawienie, w którym w pojedynczych komórkach mamy imię, nazwisko i adres. Aby wyciąć nazwisko posłużymy się funkcją =FRAGENT.TEKSTU(), oraz =ZNAJDŹ(). Funkcja =ZNAJDŹ() umożliwi nam znalezienie pozycji na której znajduje się spacja oddzielająca imię od nazwiska, oraz przecinek znajdujący się po nazwisku: komórka A1: Adam Kowalski, ul. Podleśna 3 Pozycja od której będziemy wycinać tekst: =ZNAJDŹ(" ";A1;1)+1 jedynka (trzeci argument funkcji) określa znak, od którego przeszukujemy ciąg znaków, rezultat fomuły: 6. Pozycja na której zakończymy wycinanie: =ZNAJDŹ(",";A1;1) rezultat formuły: 14, a zatem powinniśmy wyciąć 14 minus 6 znaków poczynając od znaku 6-go. Czyli nasza formuła przyjmie postać: =FRAGMENT.TEKSTU(A1;ZNAJDŹ(" ";A1;1)+1;ZNAJDŹ(",";A1;1)-ZNAJDŹ(" ";A1;1)-1). str. 9

10 Dwie pokrewne funkcje =TERAZ() i =DZIŚ() w wyniku zwracają, odpowiednio, aktualną datę i czas oraz aktualną datę. Należy zwrócić uwagę, iż obie funkcje nie mają argumentów. Funkcje są uaktualniane w momencie przeliczenia arkusza, tzn. gdy zmieniana jest wartość jakiejś komórki, gdy naciskamy klawisz F9 oraz przy otwarciu zeszytu. Użycie obu funkcji skutkujące otrzymaniem w wyniku daty i/lub czasu powoduje automatyczne sformatowanie komórki do formatu daty i/lub czasu. Przykładowy wynik funkcji: =TERAZ() /05/11 11:09 =DZIŚ() /05/11 Funkcja =DATA() umożliwia utworzenie daty z kopenentów reprezentujących rok, miesiąc i dzień. Rok, miesiąc i dzień to arguemnty funkcji: =DATA(rok;miesiąc;dzień). Najprostszym, choć mało, użytecznym przykładem jest: =DATA(2004;5;18) - w rezultacie otrzymujemy datę: 2004/05/18. Uwaga, funkcja =DATA() ma tę miłą cechę, iż argument 'miesiąc' nie musi być liczbą z przedziału 1-12; a 'dzień' z przedziału 1-liczba_dni_w_miesiącu. Proszę sobie sprawdzić jaką datę otrzymamy w przypadku: =DATA(2003;14;1) lub =DATA(2004;3;-1) Funkcja =DATA() staje się niezwykle przydatna w połączeniu z innymi funkcjami: 1, aby skonwertować ciąg tekstowy, np. typu: na datę możemy wykorzystać funkcję =DATA() w połączeniu z funkcjami wycinającymi fragment tekstu (patrz 'fragment tekstu'). Jeżeli nasz ciąg znajduje się w komórce A1 formuła: =DATA(LEWY(A1;4);FRAGMENT.TEKSTU(A1;5;2);PRAWY(A1;2)) skonwertuje ciąg na datę 2004/05/18 2, zwrócenie na podstawie danej daty ostatniego dnia miesiąca Poniższa formuła zwraca ostatni dzień miesiąca (w komórce 'A1' wpisana jest data): =DATA(ROK(A1);MIESIĄC(A1)+1;0) 3, pierwszy dzień tygodnia: Formuła zwracająca pierwszy dzień tygodnia danego miesiąca (chyba nie bardzo jest to zrozumiale, najlepiej na przykładzie, a wiec np.: "pierwszy poniedziałek miesiąca"): =DATA(A2;A3;1)+WYBIERZ(DZIEŃ.TYG(DATA(A2;A3;1);2);0;6;5;4;3;2;1) gdzie A2 to rok, a A3 to miesiąc. DATA(A2;A3;1) zwraca pierwszy dzień miesiąca, DZIEŃ.TYG(DATA(A2;A3;1);2) zwraca numer dnia, zaś funkcja WYBIERZ na jego podstawie dodaje odpowiednią liczbę dni. Bardziej uniwersalna jest następująca formuła: =DATA(A2;A3;1)+WYSZUKAJ.PIONOWO(DZIEŃ.TYG(DATA(A2;A3;1);2);{1;0;1;2;3;4;5;6\2;6;0;1;2; 3;4;5\3;5;6;0;1;2;3;4\4;4;5;6;0;1;2;3\5;3;4;5;6;0;1;2\6;2;3;4;5;6;0;1\7;1;2;3;4;5;6;0};A4+1) zwraca ona date dowolnego pierwszego w miesiącu dnia tygodnia. W komórkę A4 powinniśmy wpisać numer poszukiwanego dnia tygodnia (1 - poniedziałek, 7 - niedziela). Jedna z bardziej pożytecznych funkcji jest =WYSZUKAJ.PIONOWO(). Wyobraźmy sobie takie zadanie: mamy liste artykułów z danymi w kolejnych kolumnach: symbol artykułu, nazwa artykułu, cena artykułu. Drugie zestawienie to rejestr sprzedaży, w którym mamy zawarty symbol artykułu i ilość sprzedanych sztuk. Jak każdemu artykułowi z rejestru sprzedaży przypisać cenę z listy artykułów? Całą pracę wykona za nas właśnie funkcja =WYSZUKAJ.PIONOWO(). str. 10

11 Składnia tej funkcji: =WYSZUKAJ.PIONOWO(co;gdzie;w_której_kolumnie;prawda/fałsz), ostatni argument: fałsz - zostanie wyszukany w tabeli 'gdzie' dokładnie element 'co', prawda lub pominięty argument - zostanie wyszukany, w przypadku braku dokładnie takiego samego elementu, największy element mniejszy od 'co' (wykorzystać to można do przypisania np. ocen: dla p-któw z przedziału x-y ocena z), tabela 'gdzie' musi być posortowana rosnąco według pierwszej jej kolumny. Rysunek 3-11 Formuła w G2 to: =WYSZUKAJ.PIONOWO(F2,$A$2:$C$5,3,FALSZ) Funkcja =ZŁĄCZ.TEKSTY() umożliwia połączenie wielu ciągów tekstowych w jeden. Tę samą operację można także wykonać za pomocą operatora '&'. Rysunek 3-12 Funkcja ADRES.POŚR Wyświetla zawartość komórki, której adres zostaje obliczony. Składnia: =ADRES.POŚR(adres) =ADRES.POŚR(adres;sposób_adresowania) gdzie: - adres - to ciąg znaków określający nazwę, lub adres komórki - sposób_adresowania - jeżeli jest pominięty, lub ma wartość PRAWDA argument ADRES jest interpretowany jako adres typu A1. Jeżeli na wartość FAŁSZ, argument ADRES będzie zinterpretowany jako sposób adresowania W1K1. Funkcja ADRES.POŚR pozwala ci znajdować adresy komórek w obu stylach adresowania (A1 i W1K1) mimo że nie zmieniasz stylu dla arkusza. str. 11

12 Funkcja HIPERŁĄCZE Tworzy skrót lub skok do innego miejsca w tym samym, bądź innym skoroszycie, dysku, lub w Sieci. Klikając komórkę zawierającą funkcję HIPERŁĄCZE przenosisz się do miejsca określonego argumentem funkcji. Hiperłącze nie wyświetla wartości komórek do których się odwołuje. Jego zadaniem jest przeniesienie użytkownika w odpowiednie miejsce. Składnia: =HIPERŁĄCZE(łącze; nazwa_wyświetlana) gdzie: - łącze określa ścieżkę dostępu i nazwę pliku, lub adres komórki do której zostaniesz przeniesiony; - nazwa_wyświetlana - jest tekstem lub wartością, wyświetlaną w komórce, w której jest umieszczona funkcja. Aby zaznaczyć komórkę z hiperłączem nie uruchamiając go kliknij komórkę obok i przenieś zaznaczenie klawiszem strzałki lub kliknij w hiperłącze prawym przyciskiem myszy i anuluj wyświetlenie podręcznego menu klawiszem Esc. Funkcje ILE.WIERSZY i LICZBA.KOLUMN Podają liczbę wierszy lub kolumn w podanym zakresie. Składnia: =ILE.WIERSZY(zakres) =LICZBA.KOLUMN(zakres) gdzie: - zakres to adres zakresu komórek z których ma zostać zliczona ilość wierszy. Funkcja INDEKS Zwraca wartość komórki wskazanej za pomocą współrzędnych. Składnia: =INDEKS(zakres;wiersz;kolumna;obszar) gdzie: - zakres to tablica z danymi na których pracujesz; - wiersz numer wiersza w zakresie licząc od góry; - kolumna numer kolumny licząc od lewej; - obszar (opcjonalnie) to numer obszaru w przypadku, gdy zastosowałeś nazwę do kilku grup nieprzystających komórek (czyli kilka obszarów ma tą samą nazwę). Jeżeli twoją tabelą danych jest jedna kolumna, lub wiersz składnię funkcji można uprościć: =INDEKS(zakres;współrzędna) gdzie: - zakres to zbiór komórek z jednego wiersza, lub jednej kolumny; - współrzędna to numer komórki w zakresie licząc od góry (dla kolumny), lub od lewej (dla wiersza). str. 12

13 Funkcja PODAJ.POZYCJĘ Podaje położenie elementu w tablicy jednowymiarowej (to znaczy składającej się z jednej kolumny lub wiersza), który spełnia określone wymagania. Składnia: =PODAJ.POZYCJĘ(szukany_element;przeszukiwana_tabl;wymagania) =PODAJ.POZYCJĘ(szukany_element;przeszukiwana_tabl) gdzie: - szukany_element to wartość, której szukamy; - przeszukiwana_tabl to miejsce gdzie szukamy (kolumna lub wiersz); - wymagania to rodzaj dopasowania. Rozróżniamy tu: dopasowanie dokładne zostanie znaleziony element identyczny z wyszukiwanym. Jeżeli tablica zawiera więcej elementów identycznych z wyszukiwanym, wskazany zostanie pierwszy element licząc od góry, lub od lewej strony przeszukiwanej tabeli. Dla takiego dopasowania wartość wymagania jest równa 0. wyszukiwanie największej wartości, która jest mniejsza lub równa wartości szukany_element. Dla takiego dopasowania wartość wymagania jest równa 1. W tym przypadku przeszukiwana tablica musi być posortowana rosnąco. wyszukiwanie najmniejszej wartości, która jest większa lub równa wartości szukany_element.. Aby wybrać ten sposób dopasowania ustaw wartość wymagania równą -1. Musisz także posortować przeszukiwaną tablicę malejąco. Jeśli pominiesz argument wymagania, Excel zakłada się, że jest równy 1. Funkcja PRZESUNIĘCIE Funkcja pozwala na odwołanie się do jednej lub więcej komórek które są przesunięte wobec adresu odniesienia. Składnia: =PRZESUNIĘCIE(adres;wiersz;kolumna;wysokość;szerokość) =PRZESUNIĘCIE(adres;wiersz;kolumna) gdzie: - adres jest adresem pojedynczej komórki, stanowiącej punkt wyjścia do przeszukiwania arkusza, lub zakresu komórek. W takim wypadku punktem wyjścia jest lewa górna komórka zakresu; - wiersz to przesunięcie w pionie od wskazanego adresu mierzone w wierszach; - kolumna to przesunięcie w poziomie mierzone w kolumnach; - wysokość to liczba wierszy jaką zajmuje wskazany obszar; - szerokość to liczba kolumn jaką będzie zajmował wskazany obszar; Parametry wysokość i szerokość możesz pominąć. Excel w ich miejsce przyjmie liczbę wierszy i kolumn taką jaką ma adres. Używając funkcji przesunięcie i indeks zwróć uwagę na sposób interpretowania przez nie parametrów wiersz i kolumna: INDEKS(A1:B2;1;1) zwróci wartość z komórki A1 PRZESUNIĘCIE(A1:B2;1;1;1;1) zwróci wartość komórki B2 str. 13

14 Jak widać w przypadku przesunięcia, parametr 1;1 spowoduje przesunięcie zaznaczenia o 1 wiersz i 1 kolumnę. W przypadku funkcji indeks, parametr 1;1 spowoduje zaznaczenie komórki z pierwszego wiersza i pierwszej kolumny zakresu. Funkcja WYSZUKAJ Przeszukuje wskazaną tablicę jednowymiarową (czyli jedną kolumnę, lub wiersz) w poszukiwaniu wartości szukanej, a jej wynikiem jest zawartość odpowiedniej komórki z innej tablicy. Składnia: =WYSZUKAJ(szukana_wartość;tablica_przeszukiwana;tablica_wynikowa) gdzie: - Szukana_wartość jest wartością, której funkcja poszukuje w tablicy_przeszukiwanej. - Tablica_przeszukiwana - jest tablicą jednowymiarową, czyli zakresem zawierającym tylko jeden wiersz lub jedną kolumnę. - Wartości w niej powinny być uporządkowane rosnąco. - Tablica_wynikowa - jest tablicą jednowymiarową, zakresem zawierającym tylko jeden wiersz lub jedną kolumnę i powinna mieć tyle samo komórek co tablica_przeszukiwana. str. 14

15 3. Formatowanie Formatowanie dat. Excel musi rozpoznać, że to co wpisujemy do komórki jest DATĄ a nie TEKSTEM gdyż każdego z tych typów wartości dotyczą inne operacje, funkcje i sposoby formatowania. Aby Excel prawidłowo rozpoznawał wpisywane do komórek daty - najlepiej wpisywać te daty w postaci: rrrr-mm-dd na przykład: Inne sposoby wpisywania mogą spowodować, że Excel potraktuje datę jako tekst co uniemożliwi operowanie na tych datach i wyświetlanie ich w różnych możliwych postaciach (formatach). Rysunek 3-1 Formatowania używamy, aby dane wyświetlane były w żądany przez nas sposób. Do zmiany formatu służy polecenie menu Format, Komórki. Polecenie zmiany formatu komórki możemy także wywołać przez naciśnięcie prawego przycisku myszki i wybranie polecenia Format komórki. Można także formatować zaznaczone zakresy postępując tak samo. Aby zmienić format wszystkich komórek w kolumnie lub wierszu klikamy myszką na etykietę kolumny lub wiersza co zaznaczy wszystkie komórki. Kliknięcie na puste pole leżące na przecięciu lini etykiet kolumn i wierszy spowoduje zaznaczenie całego arkusza. Polecenie formatowania wywołuje następującą tabelkę. Tabelka składa się z sześciu zakładek z których teraz omówię zakładkę "Liczby". Zakładka ta pozwala na zmianę sposobu wyświetlania danych. Składa się z listy "Kategoria", Przykładu oraz ewentualnych formatów. Zmiana formatu komórki (-ek) polega na wybraniu odpowiedniego formatu z danej kategorii. Przykład: w komórce D1 wcześniej była wpisana data, co zmieniło format na daty. Jeśli teraz wpiszemy 1, to wyświetli się Komórka posiadająca format daty zmieni automatycznie liczbę reprezentującą dzień na datę. Kalendarz Excela zaczyna się od więc 1 oznacza tą datę, itd. Dlatego wpisanie liczby wymaga zmiany formatu z dat na ogólny lub lepiej liczbowy. Jak to zrobić? Jak wcześniej wspomniałem najpierw wybieramy kategorię. W naszym str. 15

16 przypadku - Liczbowe. Po prawej stronie wyświetli się nam lista dostępnych formatów oraz opcje dodatkowe. Standardowo wybierany jest format z dwoma miejscami po przecinku, a liczby minusowe są czarne. Teraz zmieniamy miejsca dziesiętne na 0 aby nie wyświetlał liczb po przecinku i dodajemy separator, który odzieli setki od tysięcy itd. W ramce Przykład: pojawia się forma liczby, która będzie wyświetlona. Po wykonaniu tych czynności powinno być i klikamy OK. Tak samo postępujemy z każdą kategorią. Jeśli nie zmienimy formatu komórki, w której jest suma komórek E1 i E2 to pokaże nam się 01:20, bo standardowo format godzin wyświetla do 0:00 do 23:59. Jeśli chcemy, aby wyświetlił sumę 25:20 to zmieniamy format na 37:30:55. Jeszcze kilka uwag na temat formatu czas. Excel jest tak skonstruowany, że doba=dzień=1. Dlatego 0,5 liczbowo oznacza 12:00 godzin, a każda godzina to 1/24 i proporcjonalnie minuta to 1/1440 (bo 1/24/60). Jest to ważna informacja bo do formuł nie wolno wpisywać innych formatów jak liczbowe, mimo odpowiednich formatów komórek. Na przykład aby dodać do komórki 6 godzin piszemy formułę =A1+0,25, a nie wolno =A1+6:00. Ważne jest także, aby komórka z formułą miała format czasu. Czas na coś trudniejszego! Oprócz zwykłych formatów są jeszcze formaty niestandardowe - na samym końcu. Pokażę jak je wykorzystać na przykładzie z zadania. W Excelu nie ma formatu standardowego, który po wpisaniu daty wpisze odpowiedni dzień tygodnia. Dlatego musimy sami stworzyć taki format, korzystając z opcji formatów niestandardowych. Format jest złożony ze składowych: d - wyświetla liczbę dnia bez zera z przodu czyli 1 zamiast 01 dd - wyświetla liczbę dnia z zerem (odwrotnie do d) ddd - wyświetla skrót nazwy dnia np. Pt dddd - wyświetla nazwę dnia np. Piątek Dla składowej miesiąca jest tak samo, tylko m zamiast d np. mmm dla skrótu. Natomiast r jest składową roku. Możemy stosować rr lub rrrr. Ta wiedza wystarczy do utworzenia niestandardowego formatu, który wyświetli to co będziemy chcieli. Rysunek 3-2 str. 16

17 Jeśli chcemy, aby wyświetlana była tylko nazwa dnia to wybieramy jako kategorię Niestandardowe. Następnie do pola Typ: wpisujemy dddd. W polu Przykład powinna być odpowiednia nazwa dnia. Dodać można jeszcze, że można łączyć składowe np. dddd dd-mmmm-rrrr. Taki format wyświetli np. wtorek 09 lipca Tabela 3-1 Aby wyświetlić: Miesiące jako 1-12 Miesiące jako Miesiące jako Sty-Gru Miesiące jako Styczeń-Grudzień Miesiące jako pierwszą literę miesiąca Dni jako 1-31 Dni jako Dni jako Nie-Sob Dni jako Niedziela-Sobota Lata jako Użyj formatu: m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd rr Lata jako Przykłady: Znamy daty urodzenia pewnych osób (swoje, rodziny) i chcemy się przekonać jakie to były dni tygodnia. rrrr Wystarczy w tym celu wpisać odpowiednią datę a po zakończeniu jej wpisywania ustawić format niestandardowy uwzględniający nazwę dnia tygodnia na przykład: rrrr-mmm-dd-dddd str. 17

18 Aby wyświetlić godziny, minuty i sekundy można użyć opisanych niżej formatów niestandardowych Tabela 3-2 Aby wyświetlić: Godziny jako 0-23 Godziny jako Minuty jako 0-59 Minuty jako Sekundy jako 0-59 Sekundy jako Godziny jako 4 AM Czas jako 4:36 pm Czas jako 4:36:03 p Upływający czas w godzinach; na przykład, Upływający czas w minutach; na przykład, 63:46 Upływający czas w sekundach Ułamki sekund Użyj formatu: g gg m mm s ss g AM/PM g:mm am/pm g:mm:ss a/p [g]:mm [mm]:ss [ss] g:mm:ss.00 "AM, am, A lub a wskazuje czas 12-to godzinny od północy do południa. PM, pm, P, p wskazuje czas 12-to godzinny od południa do północy. W innym przypadku godziny są oparte na zegarze dwudziestoczterogodzinnym. Kod m lub mm musi pojawić się zaraz za kodem formatu g lub gg lub zaraz przed kodem ss albo program Ms Excel wyświetli miesiąc zamiast minut. pierwszy dzień bieżącego miesiąca ostatni dzień bieżącego miesiąca =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ());1) =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ())+1;1)-1 pierwszy poniedziałek miesiąca dla daty z komórki A2 =DATA(ROK(A2);MIESIĄC(A2);WYBIERZ(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(A2);MIESIĄC(A2);1));2;1;7;6; 5;4;3)) UWAGA KŁOPOT: Czasem może się zdarzyć, że wpisujemy do komórek liczby a po wpisaniu pojawiają się jakieś idiotyczne daty. Tak będzie jeśli przed wpisaniem liczby pusta komórka ma już ustawiony format daty lub jeśli poprzednio była tam wpisana data. Wystarczy wtedy zaznaczyć komórki do których będą wpisywane liczby i ustawić (przed lub po wpisaniu) odpowiedni format liczbowy. znak (znaki), których formatowanie chcesz zmodyfikować a następnie zastosować wybrane opcje formatowania. str. 18

19 4. Pojęcie baz danych o Baza danych (lista) w programie Excel jest to dowolna grupa danych umieszczonych w skoroszycie, której pierwszy wiersz zawiera nagłówki definiujące znaczenie poszczególnych kolumn danych. Musi to być zwarta tabela, czyli zwarty zakres danych. Nie mogą występować puste wiersze lub kolumny, ponieważ program potraktowałby dane jako oddzielne zakresy danych (różne tabele). o Pole jest to kategoria informacji. Poszczególne pola rekordów zawsze odpowiadają poszczególnym kolumnom bazy danych (listy), natomiast poszczególne rekordy są zawsze reprezentowane przez kolejne wiersze bazy danych (listy). Rysunek 3-3 Przykład bazy danych o Rekord jest to zbiór poszczególnych pól opisujący jeden element danych. Przykładowo, na rysunku wiersz 2 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie DBF166U, a wiersz 3 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie BZX72F. o Nazwy pól to etykiety kolumn (nagłówki). Powinny być unikatowe i muszą znajdować się w pojedynczych komórkach arkusza. Tworzenie baz danych o Krok 1: wprowadź unikalne nagłówki (nazwy) poszczególnych pól (kolumn) tworzonej bazy danych. Rysunek 3-4 W pierwszym wierszu bazy danych wprowadź unikalne nazwy pól danych (nazwy kolumn). o Krok 2: rozpocznij wprowadzanie danych począwszy od wiersza znajdującego się bezpośrednio pod wierszem zawierającym nazwy pól bazy danych. Upewnij się, że w poszczególnych kolumnach wprowadzasz odpowiednie dane. Rysunek 3-5 W kolejnych wierszach wprowadź poszczególne rekordy bazy danych (jeden rekord = jeden wiersz). str. 19

20 o Wprowadzając informacje staraj się unikać pomijania wierszy - pozostawiony pusty wiersz oznacza koniec bazy danych Upewnij się, że w poszczególnych kolumnach wprowadzasz odpowiednie dane. o Wprowadzone informacje mogą być sformatowane w dowolny sposób - formatowanie nie ma żadnego wpływu na to, jak Excel traktuje bazy danych. o W poszczególnych polach bazy danych możesz również umieszczać formuły. Wyniki działania formuł są traktowane przez Excela tak samo jak pola zawierające normalne wartości. Autouzupełnianie o Jeżeli pierwszych kilka znaków zawartości wprowadzanego pola będzie odpowiadało zawartości któregoś z wcześniej wprowadzonych pól, to Excel automatycznie wypełni resztę pola taką zawartością, aby zatwierdzić sugerowaną zawartość pola naciśnij klawisz Enter. o Możesz skorzystać z listy zawartości pól - kliknij prawym przyciskiem myszki, zostanie wyświetlone menu podręczne, z którego powinieneś wybrać polecenie Wybierz z listy, a następnie z listy rozwijanej wybrać żądaną zawartość pola. Sortowanie Według jednej kolumny Do szybkiego sortowania służą przyciski znajdujące się na standardowym pasku narzędzi: Sortuj rosnąco ; Sortuj malejąco. Według więcej niż jednego kryterium Z menu głównego wybierz polecenie Dane Sortuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie. Rysunek 3-6 Okno dialogowe Sortowanie str. 20

21 Z list Sortuj według wybierz główny klucz sortowania. Wybierz porządek sortowania: Rosnąco lub Malejąco Powtórz czynności dla drugiego i trzeciego klucza sortowania (następnie według). Jeżeli sortowana lista posiada nagłówki kolumn, to sprawdź zaznaczenie w sekcji zakres danych (Ma wiersz nagłówka; lub Nie ma wiersza nagłówka). Naciśnij przycisk OK. Lista zostanie posortowana zgodnie z wybranymi ustawieniami. Sortowaniu może podlegać cała lista, lista filtrowana bądź lista utworzona za pomocą polecenia Filtr zaawansowany (więcej informacji w dalszej części). Jeżeli sortowana lista posiada nagłówki kolumn, a Ty omyłkowo zaznaczysz opcję Nie ma wiersza nagłówka, to lista zostanie posortowana łącznie z nagłówkami. W takiej sytuacji nie pozostaje Ci nic innego, jak tylko wycofać całą operację i wykonać ją (poprawnie!) raz jeszcze. Jeżeli w kolumnie, według której chcesz posortować listę zaznaczysz dowolną komórkę, to po otwarciu okna dialogowego Sortowanie odwołanie do tej kolumny automatycznie pojawi się w odpowiednim polu. Aby posortować listę według czterech i więcej kolumn, powinieneś najpierw posortować listę według najmniej znaczących kluczy i przechodzić poprzez kolejne klucze aż do tych najbardziej znaczących. Według listy niestandardowej W oknie dialogowym Sortowanie wybierz opcje wskaż właściwą listę. Własną listę możesz utworzyć z menu Narzędzia, Listy niestandardowe, Importuj. str. 21

22 5. Formularze Formularz jest to specjalne okno dialogowe, tworzone na podstawie nagłówków pól danych, którego zadaniem jest ułatwienie wprowadzania, edycji, usuwania i wyszukiwania rekordów bazy danych. Rysunek 3-7 Formularze są wygodnym mechanizmem pozwalającym na wprowadzanie, edycję, usuwanie i wyszukiwanie rekordów. Tworzenie formularza danych Zaznacz dowolną komórkę w obrębie bazy danych. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Formularz. Przeglądanie rekordów bazy danych. Za pomocą paska przewijania możesz przeglądać wszystkie rekordy bazy danych: Aby obejrzeć następny rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na dole paska przewijania. Aby obejrzeć poprzedni rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na górze paska przewijania. Możesz przeskoczyć o 10 rekordów do przodu - kliknij na pasku poniżej uchwytu przewijania. By przeskoczyć o 10 rekordów do tyłu, kliknij na pasku powyżej uchwytu przewijania. Wprowadzanie, edytowanie i usuwanie danych. Nowy rekord - naciśnij przycisk Nowy a następnie wprowadź odpowiednie informacje do poszczególnych (teraz pustych) pól formularza, reprezentujących poszczególne pola rekordu. Edytowanie rekordu - odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie wprowadź potrzebne modyfikacje w odpowiednich polach formularza. str. 22

23 Usuwanie rekordu - odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie naciśnij przycisk Usuń. Excel zapisuje zmiany wprowadzone w bieżącym rekordzie w momencie, kiedy przejdziesz do następnego rekordu bądź naciśniesz przycisk Zamknij powodujący zamknięcie formularza. Jeżeli dane pole zawiera formułę, to Excel pobiera ją z poprzedniego rekordu i wykonuje niezbędne obliczenia. Wyszukiwanie rekordu W oknie formularza naciśnij przycisk Kryteria na ekranie pojawi się okno dialogowe kryteriów wyszukiwania. W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania. Rysunek 3-8 W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania. Naciśnij przycisk Znajdź następny, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania lub wybierz przycisk Znajdź poprzedni, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania. Kiedy Excel odnajdzie ostatni rekord spełniający kryteria wyszukiwania, powiadomi Cię o tym krótkim sygnałem dźwiękowym. Wiele kryteriów wyszukiwania Kryteria wyszukiwania możesz wprowadzać w dowolnej kombinacji pól. Jeżeli wprowadzisz więcej niż jeden warunek, to Excel będzie wyświetlał tylko rekordy spełniające wszystkie kryteria wyszukiwania. Im więcej wprowadzisz kryteriów wyszukiwania, tym dokładniejsze będą jego rezultaty i tym mniejsza ilość otrzymanych w odpowiedzi rekordów. Podając kryteria wyszukiwania możesz używać operatorów porównania oraz symboli wieloznacznych. Przykładowo, wprowadzenie warunku >100 spowoduje wyświetlenie tylko tych rekordów, które w określonym polu posiadają wartość większą niż 100. Tabela 3-3 Operatory porównania Operator Funkcja = Równy <> Nierówny > Większy niż >= Większy lub równy < Mniejszy niż <= Mniejszy lub równy str. 23

24 Tabela 3-4 Symbole wieloznaczne Symbol Funkcja? Zastępuje dowolny pojedynczy znak * Zastępuje dowolny ciąg znaków 6. Filtrowanie danych Autofiltr o Po wywołaniu polecenia Autofiltr obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawi się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania. Po wybraniu określonej opcji wyświetlane tylko rekordy spełniające wybrane kryterium. Zaznacz dowolną komórkę w bazie danych. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Autofiltr. Dla każdej kolumny utworzy się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania. Rysunek 3-9 Autofiltr - obok nagłówków poszczególnych kolumn wyświetlana jest lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania. Dla wybranej kolumny rozwiń listę dostępnych kryteriów i zaznacz żądany warunek wyszukiwania. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium. Aby wyświetlić wszystkie rekordy bazy, z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Pokaż wszystko bądź właściwe polecenie z listy rozwijanej kryteriów wyszukiwania. Aby filtrować dane na podstawie kryteriów wyszukiwania dla więcej niż jednej kolumny wybierz odpowiednie kryteria dla poszczególnych kolumn. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające wszystkie zadane kryteria. str. 24

25 o 10 pierwszych rekordów spełniających zadane kryterium Dla wybranej kolumny z listy rozwijanej Autofiltr wybierz opcję (10 pierwszych) Rysunek 3-10 Okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych o Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych określ czy będą wyświetlane pierwsze czy ostatnie rekordy spełniające kryterium, zdefiniuj ilość wyświetlanych rekordów, zdecyduj czy będzie wyświetlana określona ilość czy też określony procent wszystkich rekordów spełniających dane kryterium. o Naciśnij przycisk OK. Autofiltr niestandardowy Dla wybranej kolumny, z listy rozwijanej Autofiltr wybierz polecenie Niestandardowe. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofiltr niestandardowy. Rysunek 3-11 Okno dialogowe Autofiltr niestandardowy. o Za pomocą list rozwijanych wybierz jeden lub dwa operatory porównania. o Za pomocą list rozwijanych bądź pól tekstowych wprowadź jeden lub dwa kryteria wyszukiwania. o Zaznacz opcję I albo LUB, aby poinformować Excela, czy wyszukiwane rekordy będą spełniały jeden (LUB) czy też dwa (I) podane warunki. o Naciśnij przycisk OK. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium. Wprowadzając kryteria wyszukiwania możesz używać symboli wieloznacznych (Tabela 3-4 Symbole wieloznaczne). Aby zastosować wiele kryteriów autofiltrowania wybierz odpowiednie kryterium filtrowania dla wszystkich kolumn, które tego wymagają. str. 25

26 Filtr zaawansowany Filtr zaawansowany jest często nazywany filtrem z zakresem kryteriów. Zakres kryteriów to pewien zakres komórek, które definiują filtr bazy danych. o Utwórz obszar kryteriów wyszukiwania: o o skopiuj w inne miejsce arkusza wiersz nagłówków bazy danych, wpisz poszczególne kryteria wyszukiwania w komórkach leżących bezpośrednio pod nim skopiowanym wierszem nagłówkowym. o Z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Filtr zaawansowany. o W oknie dialogowym Filtr Zaawansowany - zaznacz odpowiednie opcje określające, czy rekordy spełniające warunek będą wyświetlane zamiast oryginalnej zawartości arkusza (opcja Filtruj listę na miejscu), bądź w innym miejscu arkusza (opcja Kopiuj w inne miejsce). o Upewnij się, że w polu tekstowym Zakres listy znajduje się prawidłowy zakres komórek, obejmujący całą bazę danych. o W polu tekstowym Zakres kryteriów wprowadź zakres komórek, w których znajdują się warunki wyszukiwania (łącznie z nazwami poszczególnych pól). o Jeżeli zaznaczyłeś opcję Kopiuj w inne miejsce, to w polu Kopiuj do musisz wprowadzić adres pierwszej komórki nowej listy. o Jeżeli chcesz wykluczyć wyświetlanie duplikatów rekordów spełniających warunki wyszukiwania, zaznacz opcję Tylko unikatowe rekordy. o Naciśnij przycisk OK. Excel wyszuka rekordy spełniające zadane kryteria i je wyświetli. 7. Sumy pośrednie Korzystanie z sum pośrednich Po posortowaniu danych w tabeli Excel może obliczyć sumy pośrednie dla pewnych fragmentów danych. Na przykład policzyć minimum dla sprzedaży jednego z handlowców. o Posortuj listę według pola, dla którego chcesz obliczyć sumę częściową, a następnie zaznacz dowolną komórkę z listy. o Z menu głównego wybierz polecenie Dane Sumy częściowe. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sumy pośrednie. Rysunek 3-12 Okno dialogowe Sumy pośrednie. o Z listy Dla każdej zmiany w: wybierz nazwę pola, dla którego mają być obliczane sumy pośrednie. Wybrane pole będzie prawdopodobnie jednym z pól, według których posortowałeś listę. o Z listy rozwijanej Użyj funkcji wybierz funkcję, której należy użyć do obliczenia sum częściowych. str. 26

27 o Na liście Dodaj sumę pośrednią do: zaznacz pola, dla których ma zostać obliczana suma częściowa. o Jeżeli to konieczne, to zaznacz odpowiednie opcje spośród opcji znajdujących się na dole okna dialogowego. o Naciśnij przycisk OK. Excel zamieni listę w konspekt oraz umieści na nim odpowiednie nagłówki oraz obliczone sumy pośrednie. Aby usunąć wygenerowane sumy pośrednie, naciśnij przycisk Usuń wszystko znajdujący się w oknie dialogowym Sumy pośrednie. Konspekt sum pośrednich grupuje informacje na kilku różnych poziomach - w zależności od potrzeb możesz je wyświetlać lub ukrywać. Funkcje wykorzystywane w sumach pośrednich funkcja_nr Nazwa funkcji 1 ŚREDNIA 2 ILE.LICZB 3 ILE.NIEPUSTYCH 4 MAX 5 MIN 6 ILOCZYN 7 ODCH.STANDARDOWE 8 ODCH.STANDARDOWE.POPUL 9 SUMA 10 WARIANCJA 11 WARIANCJA.POPUL Tabela 3-5. Dopuszczalne wartości argumentu funkcja_nr wraz z opisem. str. 27

28 8. Zalety konspektu Rysunek 3-13 Fragment listy po wygenerowaniu sum pośrednich. Aby ukryć (zwinąć) daną sekcję konspektu naciśnij przycisk minus. Aby wyświetlić (rozwinąć) daną sekcję konspektu naciśnij przycisk plus. Aby wyświetlić bądź ukryć wybrany poziom konspektu kliknij na przycisk z numerem konspektu. 9. Kryteria poprawności Excel daje możliwość zabezpieczenia arkusza przed wprowadzeniem błędnych danych. By zabezpieczyć kolumnę A przed wpisywaniem innych wartości niż większe od zera wartości liczbowe: Zaznacz kolumnę A W menu Dane wybierz Sprawdzanie poprawności Kliknij na zakładkę Ustawienia W polu Dozwolone wybierz Dziesiętne W polu Dane wybierz większa niż W polu Minimum wpisz 0 str. 28