Organizacja pracy pielęgniarskiej

Transkrypt

1 1 Organizacja pracy pielęgniarskiej Planowanie i gospodarowanie czasem. 1. Łapanie złodziei czasu eliminowanie zakłóceń, które przeszkadzają w realizacji planu; zakłócenia, które sami powodujemy lub za które odpowiedzialne jest otoczenie. Czynniki zakłócające: telefon częste dzwonienie, zbyt długie rozmowy interesanci - ciągłe przyjmowanie ludzi z zewnątrz lub z firmy = brak czasu na zrealizowanie własnej pracy posiedzenia za długi czas trwania rozmów chroniczne odkładanie zadań na później często dot. spraw trudnych lub takich, które ciężko doprowadzić do końca priorytety brak koncentracji na sprawach najważniejszych, załatwianie na raz zbyt wielu spraw presja czasu realizacja terminów pod presją czasu: nieprzewidziane sytuacja, za wiele spraw na głowie papierkowa robota bałagan na biurku, za dużo czasu przeznaczonego na czytanie i korespondencję zlecanie załatwianie spraw na własną rękę (które mógłby wykonać ktoś inny) odmawianie trudno powiedzieć nie mimo tego, że jest dużo swoich obowiązków do zrealizowania ustalanie celów brak jasno ustalonych celów (osobistych i zawodowych), co należy zrobić konkretnego dnia samodyscyplina brak motywacji i zdyscyplinowania do realizacji zaplanowanych przedsięwzięć 2. Zasada funkcjonowania i korzystania z terminarza. terminarz zawiera katalog zadań na dany dzień/tydzień/miesiąc należy zapisywać sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia telefony i korespondencja do załatwienia są w połączeniu z kontaktami zapisywanie okresowo powtarzających się zajęć plan dnia powinien zajmować max. 60% czasu 20% pozostawić na sprawy nieoczekiwane (złodziei czasu) 20% pozostawić na działania spontaniczne ustalić priorytety 3. Zasada priorytetów - ustalenie priorytetów oznacza podejmowanie decyzji, jakimi zadaniami należy się zająć w pierwszej kolejności, a jakie zadania są drugoplanowe i mogą być załatwione później. Zasada wyznaczania priorytetów powinna być stosowana świadomie, konsekwentnie i systematycznie, wtedy można upewnić się, że osoba: pracuje tylko nad zadaniami ważnymi rozwiązuje problemy pilne,

2 2 koncentruje się na jednym zadaniu zapewnia terminową realizację tego zadania, monitoruje tzw. kontekst decyzyjny (atmosfera spokoju, likwidacja konfliktu, satysfakcja itp. 4. Zarządzanie przez cele u podstaw tej metody leży założenie, że do najcenniejszych i najmniej wykorzystywanych zasobów przedsiębiorstwa, decydujących o jego wynikach należy: motywacja, inicjatywa i aktywność załogi, a zwłaszcza kadry kierowniczej. Filozofia ZPC skoncentrowana jest na wspólnym (tj. przełożeni i podwładni) określaniu i negocjowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów. Koncepcję wysnuł Peter F.Drucker. Zarządzanie przez cele zakłada, że: wszyscy ludzie włączeni w proces wspólnego ustalania celów będą później prawdopodobnie silniej zaangażowani w ich realizację współuczestnictwo podnosi prawdopodobieństwo akceptacji celów, a cele akceptowane mają większą szansę realizacji kierownicy wyższych szczebli nie narzucają celów przedsiębiorstwa kierownikom niższych szczebli, lecz wspólnie ustalają a następnie negocjują i konkretyzują zestaw celów koniecznych do osiągnięcia podwładni, którzy sami określają własne cele, albo uczestniczą w ich ustalaniu, uzyskują lepsze wyniki od tych, którym cele te są narzucone. 5. Analiza ABC - zasada ta oparta jest na doświadczeniu, że procentowy udział zdań ważnych i mniej ważnych w ogólnej liczbie zadań do wykonania jest zawsze taki sam. ( ABC to ranga znaczenie zadań) Zadania A (65% ważności, 15% nakładu czasu) najważniejsze zadania; zadań tych nie można zlecić, można ewentualnie wykonać w zespole. Zadania B (20% ważności, 20% nakładu czasu) mniej ważne, można komuś zlecić Zadania C (15% ważności, 65% nakładu czasu) mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, jednak ich wykonanie zabiera dużo czasu (np. prace rutynowe, czytanie, telefonowanie, korespondencja itp.) 6. Zasada Pareto (20/80) - 20% przyczyn decyduje o 80% skutków, tzn. że skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem (20%) można osiągnąć większe efekty (80%). Zasadę odkrył Vilfred Pareto (1897 r.), ekonomista włoski; w XIX wieku odkrył metodą statystyczną, że 20% społeczeństwa posiada 80% majątku i odwrotnie 80% społeczeństwa posiada resztę, czyli 20% dóbr. Przykłady: 20% produktów firmy daje jej 80% zysków 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw

3 3 20% kierowców powoduje 80% wypadków 20% ubrań nosimy przez 80% czasu Zastosowanie reguły Pareto w zarządzaniu czasem: należy skoncentrować się na niewielu, ale za to ważnych życiowo sprawach zasada ułatwia organizację czasu: osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym czasie, przez co osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym czasie 7. Zasada Eisenhowera - podzielenie zadań (które mamy wykonać) na 4 kategorie, poprzez podzielenie kartki papieru na 4 części i wpisanie w nich odpowiednio stopniowanych zadań. A - Rzeczy ważne i pilne, wymagają natychmiastowego działania lub wykonania w najbliższej przyszłości np. przysłowiowy cieknący kaloryfer, w tej kategorii nie ma jak oszczędzić czasu. B - Zadania ważne i mało pilne, zaliczamy tu działania istotne, ale takie które możemy odłożyć na potem, przeważnie są to nasze osobiste "chęci", np. nauka języka. C - Rzeczy nieważne a pilne, zaliczymy tu czynności drugorzędne pod względem ważności, które w pewnym momencie stały się rzeczami pilnymi. Ze względu na swą pilność trzeba się nimi zająć kosztem działań ważnych, np. ostatni termin mało ważnego spotkania. D - Nieważne i mało pilne - rutynowe. Zaliczymy tu np. oglądanie telewizji, słuchanie muzyki nie jest to rzecz ani ważna, ani pilna. Lecz ze względu na charakter poświęcamy na te czynności swój czas. 8. Krzywa aktywności zegar biologiczny (skowronek i sowa) wydajność pora dnia

4 4

5 5 SKOWRONEK SOWA Wstaje wcześnie rano Wstaje późno Rozbudza się szybko Rozbudzanie zajmuje dużo czasu Wyspany Śpiąca, niewyspana (do ) Największa aktywność w ciągu dnia Największa aktywność popołudniu i wieczorem i wczesna nocą Fatalnie znoszą odstępstwa od ustalonego rytmu Szybko dochodzą do siebie po ciężkiej pracy do późna Spadek aktywności wieczorem Spadek aktywności rano Kładzie się spać wcześnie Kładzie się spać późno w nocy 9. Złota godzina czas w ciągu dnia, który powinien być przeznaczony na max. koncentrację lub na max. odpoczynek. 10. Efekt piły dochodzi do niego, gdy ktoś komuś stale przeszkadza w pracy: wtedy człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy. W ten sposób marnujemy do 28% naszego czasu. Moment oderwania od wykonywanego zadania Poziom wydajności Czas pracy 11. Zasada ostrożności 50% czasu, przeznaczonego na wykonanie zadania, powinno być w rezerwie, w razie zajścia niespodziewanych zmian w planach. 12. Prawo Parkinsona - praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie, np. jeżeli na wykonanie ofert przeznaczysz trzy godziny, to dokładnie tyle czasu ci to zajmie, a jeżeli jednak zaplanujesz, ze zrobisz to w 1,5 godziny - to także na pewno dążysz. Im mniej czasu przeznaczymy na kolejne zadania, tym szybciej będziemy musieli je wykonać.

6 6 13. Prawa Murphy'ego - zbiór popularnych, często humorystycznych powiedzeń, sprowadzających się do założenia, że rzeczy pójdą tak źle, jak to tylko możliwe Ogólne prawa Murphy'ego (wybrane: dot. zarządzania czasem) Jeżeli coś może się nie udać - nie uda się na pewno. Nie uda się nawet wtedy, gdy jednak nie powinno się nie udać. Wszystko wali się naraz. Jeżeli myślisz, że idzie dobrze - na pewno nie wiesz wszystkiego. Trudne problemy zostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze. Jeżeli udoskonalasz coś dostatecznie długo - na pewno to zepsujesz. To, czego szukasz, znajdziesz zawsze w ostatnim z przeszukiwanych miejsc. Wniosek to punkt, w którym nie masz już siły dalej myśleć. Złota zasada Murphy'ego: Zasady określa ten, kto ma złoto. Prawo Wylera: Nie ma rzeczy niemożliwych dla kogoś, kto nie musi ich zrobić sam. Prawo Balaniego: Jak długo trwa minuta, zależy od tego, po której stronie drzwi toalety się znajdujesz. Prawo Liebermana: Aby oszacować czas potrzebny na wykonanie jakiegoś zadania należy przewidywany czas pomnożyć razy dwa i przyjąć jednostkę o rząd wyższą. Prawo Greena: Wszystko jest możliwe pod warunkiem, że nie wiesz o czym mówisz. Zasada Tsara: Przy dziesięciu priorytetowych sprawach, któraś na pewno będzie wykonana jako pierwsza. 14. Efekt halo - tendencja do automatycznego przypisywania cech osobowościowych na podstawie pozytywnego lub negatywnego wrażenia; przypisanie jednej ważnej pozytywnej lub negatywnej właściwości wpływa na skłonność do przypisywania innych, niezaobserwowanych właściwości, które są zgodne ze znakiem emocjonalnym pierwszego przypisanego atrybutu efekt aureoli pozytywny, np. punktualność jest dla mnie ważną wartością. Spotykam nową osobę i zauważam, że jest ona punktualna, więc będę skłonny myśleć, że jest też inteligentna, przyjazna, uczciwa etc. szatański efekt halo negatywny, np. spotykam osobę, którą oceniam jako niekulturalną i agresywną. Będę skłonny myśleć o tym człowieku, że jest także np. leniem i ma zaściankowe poglądy.