Delegowanie uprawnień

Transkrypt

1

2 Delegowanie uprawnień Nie przekazując swoim podwładnym uprawnień do decydowania, nie uczymy ich odpowiedzialności, nie przygotowujemy do ewentualnego przejęcia naszej roli. To największa strata, gdyż w ten sposób zmniejszamy potencjał twórczy i wykonawczy w naszej firmie. Tym samym niweczymy również szansę na rozwój, na osiąganie kolejnych szczebli kariery czy na wypoczynek. (Iwona Majewska Opiełka) 1 Znam wielu dyrektorów ambitnych, który cały swój czas poświęcają szkole. Równie wiele, jak od siebie, wymagają od swoich współpracowników. Popełniają jednak często błąd polegający na jednoosobowym zarządzaniu szkołą. Powodów takiego zarządzania jest wiele: brak zaufania do tego, że nasi zastępcy podejmą właściwe decyzje, brak wiary, że te decyzje będą optymalne, a zadania należycie wykonane. Dyrektor, który w ten sposób postępuje na każdym kroku włącza się nawet w najdrobniejsze sprawy szkoły, zapominając, że ma od tego kierowników, liderów szkolnych zespołów, czy nauczycieli cieszących się autorytetem, którym można powierzyć odpowiedzialne zadania. Brak możliwości podejmowania decyzji przez te osoby powoduje, iż nie biorą oni własności za wykonywane zadania. W konsekwencji przestają wykazywać się kreatywnością i pomysłami na rozwój szkoły. Często popełnianym w tej sytuacji błędem jest przydzielenie zadania do wykonania, bez jasno sprecyzowanych oczekiwań: W jednej ze szkół dyrektor powołał zespół do spraw organizacji akademii z okazji święta szkoły. Nakazał przygotowanie uroczystości i wyznaczył próbę generalną. Nauczyciele pod przewodnictwem odpowiedzialnego nauczyciela muzyki poświęcali cały wolny czas na próby z uczniami, tworzenie dekoracji, odpowiednie stroje oraz przygotowanie zaproszeń na uroczystość. W dniu wyznaczonym na próbę generalną (dwa dni przed uroczystością) pojawił się dyrektor. Po obejrzeniu tego, co przygotowali nauczyciele wraz z uczniami dyrektor przedstawił cały szereg zarzutów: - że dekoracja w nieodpowiednich kolorach i zbyt skromna, - że zbyt mało pieśni, a za dużo wierszy, - że zaproszenia powinny być na papierze czerpanym z inną treścią, 1 Majewska Opiełka I. Sukces firmy s. 111.

3 - że (!) jeden z uczniów nie może wystąpić, ponieważ ma zbyt dużą wadę wymowy (uczeń z klasy integracyjnej). Oczywiście nauczyciele siedzieli nocami przez dwa dni, tak by sprostać oczekiwaniom dyrektora. Analizując powyższy, autentyczny przykład szybko można uzmysłowić sobie, że dyrektor tylko utwierdził się w tym, że nie ma sensu powierzać zadania organizacji uroczystości innej osobie. Lepiej doglądać wszystkiego samemu. Nie wziął jednak pod uwagę, że swoim postępowaniem zniechęcił nauczycieli, którzy z poświęceniem pracowali przez kilkanaście dni, by przygotować w ich mniemaniu jak najlepszą uroczystość. W tym wypadku dyrektor popełnił błąd podstawowy. Nie sprecyzował w konkretnie, jakie są jego oczekiwania, co do poszczególnych elementów uroczystości. W konsekwencji nauczyciele przygotowali ją tak, jak umieli najlepiej. Delegując uprawnienia pamiętajmy o sprecyzowaniu naszych oczekiwań W powyższym przypadku dyrektor powinien zaprosić odpowiedzialny za organizację uroczystości zespół nauczycieli i przedstawić pracownikom swoją wizję imprezy. Szczególnie powinien zwrócić uwagę na rzeczy, na których szczególnie mu zależy: - jaka powinna być kolorystyka dekoracji? - jakie treści powinny znaleźć się w zaproszeniach? - ilość pieśni podczas akademii itd. Nauczyciele znając oczekiwania, mogą je w pełni realizować. W efekcie zarówno dyrektor, jak i grono pedagogiczne będzie zadowolone z pracy. No i oczywiście uroczystość szkolna zakończy się sukcesem! 2

4 Polityka otwartych drzwi W jednej ze szkół rodzice mogą się skontaktować z dyrektorem dwa razy w miesiącu w czwartek w godzinach Drzwi do gabinetu dyrektora są zamknięte. Sekretarka jak mantrę powtarza Pan dyrektor jest zajęty, nie można mu przeszkadzać. Dyrektor rzadko pokazuje się publicznie, uczniowie widzą go w zasadzie tylko podczas uroczystości i akademii. Warto uzmysłowić sobie, że nauczyciele i pracownicy szkoły potrzebują codziennego kontaktu ze swym przełożonym, tak jak dzieci potrzebują kontaktu ze swymi rodzicami. Zwłaszcza w pierwszych tygodniach naszej obecności w szkole dobrze jest pokazać się, jako osoba otwarta na problemy rodziców, pracowników czy uczniów. Skutecznym narzędziem w tym celu może być metoda zarządzania nazwana polityką otwartych drzwi, która przyjęła się w świecie biznesu i z powodzeniem wykorzystywana jest w firmach czy korporacjach. Polega na możliwości bezpośredniego kontaktu z przełożonym. Efektem stosowania polityki otwartych drzwi będzie możliwość uzyskiwania bezpośredniej informacji, w jaki sposób funkcjonuje szkoła, jakie są bieżące problemy całego środowiska szkolnego. W ten sposób uczymy też naszych podwładnych, jak można być otwartym na kontakty z uczniami i rodzicami. Myślę tu o pokoju nauczycielskim twierdzy, do której, jak często się okazuje, nikt poza wybranymi nie ma dostępu. Ta metoda zafascynowała mnie, i z tego powodu z przyjemnością z Państwem się nią dzielę. Namiastką tej metody są tzw. Dni Otwarte w szkole. Problem polega tutaj na tym, że Otwarte Dni są w sposób formalny wpisane do systemu komunikacji z rodzicami. Organizowane kilka razy w roku nie dają możliwości kontaktu powszechnego. Nie wszyscy rodzice mogą pojawić się w szkole o godzinie Wynika to z faktu, że cały system kontaktowania się z rodzicami oparty został na założeniach z przed lat, kiedy większość społeczeństwa pracowała w godzinach Obecna sytuacja na rynku pracy wymaga, aby pracownicy wykonywali swą pracę często w innych godzinach (także wieczornych) niż powszechnie byliśmy do tego przyzwyczajeni. To zmusza szkołę do wysiłku, by szukać nowej formy kontaktowania się z naszymi partnerami, jakimi są rodzice. 3

5 Dlatego zgodnie z polityką otwartych drzwi warto pochylić się nad tym problemem. Efektem wprowadzenia tego modelu zarządzania jest poprawa atmosfery w szkole, lepsze relacje pracowników miedzy sobą oraz bardziej efektywna współpraca z rodzicami. Zmniejsza się w szkole liczba konfliktów, ponieważ wszyscy są bardziej dostępni szybciej mogą zareagować na dany problem i rozwiązać go. Polityka otwartych drzwi sprzyja pracy zespołowej poprzez wyrobienie nawyków poprawnej komunikacji i umiejętności interpersonalnych. Idzie to w parze z zapisami prawa oświatowego, które mówią wprost o organizacji zespołów nauczycielskich. 4

6 Brak hierarchii w załatwianiu spraw służbowych. W jednej ze szkół podczas zebrań otwartych z rodzicami zaobserwowałem przedziwną sytuację: Przy ławkach na korytarzu siedzieli nauczyciele dyżurujący. W pojedynczych przypadkach rozmawiali z rodzicami. Niektórzy z nauczycieli siedzieli razem i prowadzili towarzyskie rozmowy. Natomiast przed gabinetem dyrektora ustawiona była spora kolejka rodziców. Dlaczego? Otóż ten dyrektor przyzwyczaił zarówno swoich nauczycieli, jak i rodziców, że decyzje w prawie wszystkich sprawach podejmuje osobiście. W związku z tym nauczyciele poczuli się zwolnieni z obowiązku rozwiązywania problemów wynikających ze współpracy z rodzicami. Rodzice wiedząc, że w konsekwencji i tak o wszystkim decyduje dyrektor po prostu pomijali wychowawców i udawali się wprost do jego gabinetu. W dobrze zorganizowanym systemie zarządzania zarówno pracownicy szkoły, jak i rodzice oraz uczniowie wiedzą, do kogo mogą się zwrócić w konkretnej sytuacji. Dyrektor z racji swojej odpowiedzialności i wielu różnorodnych zadań nie może, i nie jest w stanie rozwiązywać szczegółowe problemy szkoły oraz pochylać się nad indywidualnymi sprawami uczniów, czy rodziców. Tak naprawdę wiele problemów powinni rozwiązywać nauczyciele uczący w danej klasie, wychowawcy klas oraz pedagog czy zastępca dyrektora. Warto przygotować taką swoistą instrukcję załatwiania takich spraw. Można sprawy, które mamy do załatwienia podzielić np. na takie kategorie: b. ważne b. pilne b. ważne m. pilne m. ważne b. pilne m. ważne m. pilne. 5