Budżet zadaniowy dobre praktyki Urząd Miasta Kraków

Transkrypt

1 Budżet zadaniowy dobre praktyki Urząd Miasta Kraków Kompetentna Gmina Białystok, 30 marzec 2011

2 Istota i funkcje budżetu zadaniowego Realizacja zadań publicznych przy pomocy budżetu zadaniowego jest elementem zarządzania strategicznego ukierunkowanego na osiąganie dalekosiężnych, zapisanych i zwymiarowanych celów. Zastosowanie budżetu zadaniowego wymaga nakładów finansowych i zaangażowania w poznaniu potrzeb klienta, parametrów dziedziny (narzędzia informatyczne, pracochłonność własna, tworzenie odpowiednich baz danych) Budżet zadaniowy nie może spełniać swojej funkcji bez stałego monitoringu realizacji celów i mierzenia efektywności ponoszonych wydatków(proces planowania i monitorowania zadań budżetowych (ISO) narzędzie do monitorowania czasu pracy pracowników (System Zarządzania Kosztami Zadań)) Efektem stosowania budżetu zadaniowego jest posiadanie danych i informacje niezbędne do zarządzania - zwłaszcza o całkowitych kosztach świadczenia poszczególnych usług.

3 Proces planowanie zadań budżetowych Dane wejściowe z wyników monitorowania zadań z lat ubiegłych, zasoby Dane makro i mikro ekonomiczne WPF zasoby, limity wydatków Strategia, wizja miasta propozycja akceptacja weryfikacja akceptacja Wydział Budżetu Miasta Dyrektorzy komórek organizacyjnych Kierownik Pionu SWBZ P-1, P2-P3, KMW PREZYDENT, SKARBNIK procedura uchwalania budżetu Zadanie budżetowe Wydział Organizacji i Nadzoru Referat Monitorowania Procesów i Zadań Projekt budżetu

4 Dobrze zaplanowane zadanie budżetowe powinno zawierać: Dane (parametry) o stanie dziedziny związanej z zadaniem oraz rzetelne zestawienie stopnia realizacji potrzeb w porównaniu z zakresem rzeczowym zadania Odwołanie do celów strategii, programów sektorowych, wizji miasta Poprawnie sformułowany cel zadania (deklaracje wyników) Plan finansowo rzeczowy spójny z celem zadania (skala działań, zasoby, koszt jednostkowy produktów i usług) Kartę Mierników i Wskaźników spójną z celem zadania (adekwatność wskaźników i mierników do celu określonego po słowach tak, aby w celu zadania).

5 Dokumentacja planistyczna zadań budżetowych w Urzędzie Miasta Kraków ZPMK nr 2368/2010 P-1 Charakterystyka zadania cel, opis potrzeb, działania i produkty P2-P3 Plan finansowo-rzeczowy zadania działania, produkty wraz z ilością i kosztem jednostkowym i całkowitym P2+N Zestawienie działań o charakterze przedsięwzięć wieloletnich dla zadania budżetowego P-3+N Wykaz przedsięwzięć o charakterze wieloletnim dla zadania budżetowego KMW Karta Mierników i Wskaźników + R definicje mierników i wskaźników, arkusze do cyklicznego gromadzenia wartości mierników i wskaźników zadań, procesów i programów, rejestr ryzyk dla produktów zadania (R) P-26 Zestawienie Wybranych Wskaźników dla zadań ujętych w Budżecie Miasta.

6 Cel zadania budżetowego = deklaracja wyników I. Dlaczego? W jakim celu? Określenie najważniejszego rezultatu, powodu, dla którego podejmujemy wysiłek tj. zrealizowanej potrzebie, zmianie jaka zajdzie w sytuacji klienta lub dziedzinie zadania. II. Jak? W jaki sposób? Określenie najważniejszych działań ukierunkowanych na dostarczanie usług i produktów. Identyfikacja procesów. III. Jak dobrze? lub niekiedy Ile? Określenie istoty i skali dobra publicznego uzyskanego w postaci rezultatu zadania oraz listy wymagań jakie powinny spełniać wytwarzane w ramach zadania produkty i usługi. Struktura celu: Celem zadania jest Element I, poprzez Element II, tak, aby Element III.

7 I. Celem zadania jest: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dofinansowanie do wydatków mieszkaniowych ponoszonych przez mieszkańców Gminy Miejskiej Kraków w związku z zajmowaniem lokali mieszkalnych II. Poprzez: 1) Wydawanie decyzji w sprawie dodatków mieszkaniowych (GR ), 2) Realizację dodatków mieszkaniowych (GZ 1.4), 3) Rozpatrywanie odwołań (GR ). III. Tak, aby: SO/01 Dodatki mieszkaniowe 1) Terminowość i prawidłowość wydawanych decyzji poprawiła się w stosunku do roku poprzedniego - w1 GR , w2 GR , 2) Terminowość wypłacanych świadczeń utrzymana została na dotychczasowym poziomie 100%- wz 1, 3) Ilość odwołań zasadnych utrzymana została na poziomie 15% - wz 2, 4) Poziom satysfakcji klientów był możliwie wysoki - wz 5, 5) Wskaźnik efektywności kosztowej był 100% - wz 6, wz 7 6) Czas pracy poświęcony na działania związane z produktami był możliwie duży ( 90%)- wz 8 7) Wskaźnik realizacji planu wydatków rzeczowych był najbliższy 100% - wz 9

8 Elementy wpływające na określenie rezultatu zadań

9 Monitorowanie zadań budżetowych KMW zadań budżetowych miesięcznie SZKZ czas pracy pracowników miesięcznie Zadanie budżetowe sprawozdanie KMW Kierownik zadania akceptacja Dyrektor Komórki Organizacyjnej SWBZ KMW Karta Mierników i Wskaźników co miesiąc analiza i ocena wykorzystanie informacji zarządczej Referat Monitorowania Procesów i Zadań Qsystem Raporty oceny zadań Dyrektor Magistratu Wyższa kadra zarządzająca Raport oceny zadań - kwartalny

10 Rodzaje wskaźników zadao Wskaźniki skuteczności(mierzą zdolnośd/ jakośd osiągnięcia celu) Wskaźniki formalne zgodności i poprawności np. wobec wymagao formalnych (mierzą produkty, które spełniły lub nie spełniły określonych wymogów) Wskaźniki procesowe (wskazane w procesach horyzontalnych ISO 9001:2008) Wskaźniki klienta (mierzą procent produktów, które spełniły standard uznany za ważny dla klienta) Wskaźniki satysfakcji ( mierzy bezpośrednie zadowolenie klienta wyrażone najczęściej w formie ankiety) Wskaźniki strategiczne Strategia Rozwoju Krakowa (wynikające z celów strategicznych, priorytetów) Wskaźniki efektywności kosztowej/pracochłonności (koszty zadao) Wskaźniki ryzyk operacyjnych (dla których dotychczasowa wartośd wskazuje prawdopodobieostwo ich materializacji w przyszłości )

11 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego SO/01/10 Dodatki mieszkaniowe Cel zadania P-1 Kryterium celu Wskaźnik Wykonanie 2009 Wykonanie 2010 Terminowość wydawanych decyzji poprawiła się w formalne stosunku do roku poprzedniego - w1 GR 3.3 ryzyko zadania terminowość wydawanych decyzji 99,24% 99,25% Prawidłowość wydawanych decyzji poprawiła się w stopień prawidłowości wydawanych formalne stosunku do roku poprzedniego - w2 GR 3.3 decyzji 0,13% 0,11% Terminowość wypłacanych świadczeń utrzymana została formalne na dotychczasowym poziomie - wz 1 terminowość wypłacanych świadczeń 100,0% 100,0% Ilość odwołań zasadnych utrzymana została na poziomie skuteczność/jakość nieprzekraczającym 15% - wz 2 stopień zasadności składanych odwołań 12,12% 11,63% 5 Poziom satysfakcji klientów był możliwie wysoki - wz Wskaźnik efektywności kosztowej był 100% - wz 6 (czas jednostkowy dla produktu decyzja) Wskaźnik efektywności kosztowej był 100% - wz 7 (czas jednostkowy dla produktu odwołanie) Czas pracy poświęcony na działania związane z produktami był możliwie duży ( 90%)- wz 8 Wskaźnik realizacji planu wydatków rzeczowych był najbliższy 100% - wz 10 Zapewnić wystarczającą wysokość środków finansowych na wypłatę świadczeń - wz 9 Ilość wypłacanych dodatków wz3 RMK NR V/51/07 (wskaźnik poza deklaracją wyników) Średnia kwota dodatku [zł] wz4 (wskaźnik poza deklaracją wyników) wymagania klienta / jego satysfakcji wyniki ankiety satysfakcji 82,8% 85,25% efektywność kosztowa czas jednostkowy na wydanie decyzji [h] 1,65 1,43 efektywność kosztowa czasu pracy związanego z realizacją działań zasadniczych wykonania wydatków rzeczowych ryzyko zadania czas jednostkowy na rozpatrzenie odwołania [h] udział procentowy czasu pracy działań produkcyjnych wskaźnik realizacji planu wydatków rzeczowych liczba niewypłaconych świadczeń w związku z brakiem środków finansowych 0,68 0,37 98,23% 96,85% 99,6% 99,98% skuteczność/jakość ilość wypłacanych dodatków wymagania klienta / jego satysfakcji / cele wieloletnie lub średnia kwota dodatku [zł] 188,1 204,7 jakości życia

12 Budżet zadaniowy pozwala odpowiedzied na pytanie: Czy osiągnęliśmy zamierzony rezultat? Czy dostarczyliśmy produkty/usługi jak planowaliśmy? Czy wydatki nie przekroczyły alokowanych środków?

13 Ryzyka operacyjne mierzone na poziomie zadao Lp. Nr działania (wg P-2) Nazwa działania (wg P-2) budżetowych mapa ryzyka SO/01/10 Nazwa produktu wg P-2 Ryzyko Miara, wskaźnik niepożądane dla zdarzenie lub monitorowania okoliczność zagrażająca celowi zadania Ocena ryzyka dokonana przez właściciela w skali 1-7 ** Wynik ostatniego badania audytu wewnętrznego lub auditu ISO Działania podjęte przez właściciela* Wydawanie decyzja nierozpatrzenie w1 GR Audyt wewnętrzny stałe monitorowanie 2008 r. - w okresie terminowości decyzji w sprawie wniosku w terminowość I-VI.2008 r. 1% rozpatrywania wniosków dodatków ustawowym wydawania decyzji decyzji zostało (opracowano odpowiednie mieszkaniowych terminie wydanych po raporty w systemie DOCZ), terminie doskonalenie organizacji i 2 2 Realizacja dodatków mieszkaniowych świadczenie niewystarczająca wysokość środków finansowych na wypłatę świadczeń wz 10 liczba niewypłaconych świadczeń w związku z brakiem środków finansowych podziału pracy 4 nie badano stałe monitorowanie wysokości środków finansowych, występowanie o zwiększenie planu RYZYKO KRYTYCZNE (ocena 7) - wymaga możliwie szybkiej reakcji, podjęcie działań nie powinno być odkładane RYZYKO POWAŻNE (ocena 5 lub 6) - wymaga reakcji kierownictwa, sposób przeciwdziałania ryzyku zależy od możliwości kadrowych, finansowych itp. RYZYKO UMIARKOWANE (ocena 3 lub 4) - przeciwdziałanie wskazane RYZYKO NISKIE (ocena 1 lub 2) nie wymaga działań ze strony kierownictwa Uwagi ryzyko zewnętrzne, zależne od przyznanych środków finansowych oraz liczby osób, które złożyły wnioski

14 Obiekty kosztowe w strukturze budżetu STRATEGIA CELE OPERACYJNE PROGRAMY SEKTOROWE I. Agregacja danych na zidentyfikowanych poziomach generacji kosztów. II. Realizacja zadań budżetowych w ścisłym powiązaniu z celami strategicznymi miasta i procesami. ZADANIA BUDŻETOWE DZIAŁANIA PRODUKTY Zadania ciągłe Zadania cykliczne Projekty Przedsięwzięcia wieloletnie Projekty międzywydziałowe Przedsięwzięcia wieloletnie Procesy (ISO) Procedury środki UE umowy wieloletnie PPP umowy utrzymania gwarancje, poręczenia

15 Dziękuje za uwagę Prezentacja przygotowana na podstawie materiałów Referatu Monitorowania Procesów i Zadań Wydział Organizacji i Nadzoru Urząd Miasta Kraków Małgorzata Chlebda