INSTRUKCJA PLANOWANIA ZADAŃ BUDŻETOWYCH przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Poznania

Transkrypt

1 INSTRUKCJA PLANOWANIA ZADAŃ BUDŻETOWYCH przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Poznania Instrukcja jest dokumentem zawierającym szczegółowe zasady opracowania projektu budżetu zadaniowego wraz ze wskazówkami dotyczącymi przygotowania tego projektu w systemie KSAT przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta 1. Instrukcja zawiera następujące części: Ogólne zasady opracowania budżetu zadaniowego, Definiowanie zadań Etapy planowania, Zasady wypełniania formularzy i przygotowania projektu budżetu w systemie KSAT (Załącznik Nr 1), Formularze służące do prezentacji zamierzeń planistycznych. OGÓLNE ZASADY Mając na względzie pełniejsze wykorzystanie narzędzia, jakim jest budżet zadaniowy dla celów zarządczych, wskazane jest położenie akcentu na to, aby zasoby, działania zaangażowane w zadaniach, były ukierunkowane na realizację celów organizacji oraz poprawę jakości usług publicznych świadczonych na rzecz mieszkańców. Kluczowe jest zatem zapewnienie powiązania zadań budżetowych: z dziedzinami zarządzania, obejmującymi jednorodny merytorycznie zakres usług publicznych (w kontekście usług), ze Strategią organizacji (w kontekście celów) oraz ściślejsze powiązanie ich celów z wyznaczonymi w dokumentach strategicznych. A zatem dobrze wykorzystana metoda budżetowania zadaniowego winna poprawiać zarówno strategiczną skuteczność (realizacja wyznaczonych celów długoterminowych i dostarczanie dobrych usług są przedmiotem pomiarów i ocen) jak i efektywność wykorzystania zasobów (koszty jednostkowe są przedmiotem pomiarów i ocen). Istotą budżetu zadaniowego jest zarządzanie działalnością jednostek organizacyjnych ujętą w zadaniach. Dotyczy to wykonywanych przez Miasto zadań, w tym między innymi: zadań własnych jak i zadań zleconych w zakresie działania gminy i powiatu, zadań wynikających z priorytetów określonych w Strategii Rozwoju Miasta, zadań realizowanych przy współudziale środków z budżetu UE i innych źródeł zagranicznych. Zadania budżetowe dzielimy na: zadania typu P - projektowe realizowane zgodnie z metodyką zarządzania projektami, zadania typu B - nieprojektowe zadania procesowe: 1 w rozumieniu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (z wyłączeniem Biura Rady Miasta) 1

2 ciągłe - wykonywane rokrocznie polegające najczęściej na dostarczaniu społeczności lokalnej rozmaitego rodzaju usług lub na standardowych pracach, cykliczne - powtarzalne, inne niemożliwe do ww. zakwalifikowania. DEFINIOWANIE ZADAŃ W zakresie zadań należy określić następujące elementy: 1. Diagnoza, analiza potrzeb w obszarze zadania Przed zaplanowaniem zadania na kolejny rok budżetowy należy zgromadzić ważne dla planu dane i informacje. Źródłem ich powinny być: strategia i programy wieloletnie, Wieloletnia Prognoza Finansowa, aktualne wartości wskaźników kontekstowych, strategicznych, zadań itp. analiza potrzeb i wskazówki kierownictwa dotyczące priorytetów, wyniki monitorowania zadań, analizy ryzyka, wnioski z audytów. 2. Odpowiedzialność Określenie szczegółowego sposobu planowania zadań budżetowych w ramach jednostki organizacyjnej należy do jej kierownika. Jednak do każdego zadania budżetowego powinien zostać wyznaczony koordynator. Jest to pracownik, który przygotowuje plan zadania: gromadzi dane i przeprowadza diagnozę, określa cel i wskaźniki zadania, sposób realizacji celu zadania, zakres rzeczowy, plan finansowy w ramach ustalonego limitu. Koordynator zadania powinien gromadzić informacje (zarówno finansowe jak i rzeczowe) niezbędne do kontroli stopnia realizacji celu i podejmować działania, aby skutecznie osiągać cele zadania. 3. Cel zadania Każde zadanie budżetowe posiada zapis celu (można go nazwać deklaracją wyniku ). Definiując cel należy określić: ogólną prezentację celu określającą zmianę, pożytek lub konkretne dobro (może być związane z zapewnieniem usługi publicznej), działania przewidziane do wykonania (ogólnie lub przedstawiając ilościowo zakres rzeczowy), konkretne rezultaty w postaci efektów bezpośrednich (produktów) zapisane tak, aby można je zmierzyć (zgodne z zasadą smart). Dla zadań, których celem głównym lub jednym z rezultatów jest gromadzenie dochodów (lub przychodów) wielkości przewidywanych z tego tytułu środków winny być przedstawione w planie zadania. 4. Mierniki i wskaźniki Przedstawione wyżej wymagania dotyczące zapisu celu zadania służą odpowiedniemu zdefiniowaniu miar do zadań. Wykonanie celu będzie mierzone przy pomocy mierników lub wskaźników, które należy zdefiniować jak niżej: 2

3 Miernik to wartość lub cecha wykorzystywana do mierzenia wyniku lub skutku; parametr określający w jakim stopniu dana jednostka osiąga swoje cele. Termin miernik (np. liczba załatwionych spraw) i wskaźnik (przyjęty stosunek wielkości np. stosunek liczby zatrudnianych do liczby etatów) używany jest zamiennie i traktowany jako sposób pomiaru wykonania zadania. Gdy celem zadania jest gromadzenie środków ważnym wskaźnikiem będzie efektywność (stosunek wpływów do kosztu). Dobrze zdefiniowane cele dla podstawowych produktów (usług) zwykle są podstawą określenia wskaźników skuteczności i efektywności kosztowej. 5. Zakres rzeczowy zadania Po zdefiniowaniu celu i wskaźników należy zaplanować zakres rzeczowy zadania. Równocześnie należy zweryfikować czy przyjęte w deklaracji oczekiwane konkretne rezultaty (produkty) są możliwe do osiągnięcia przy dostępnych (wyznaczonych wstępnie) dla zadania zasobach i środkach. Konstrukcja planu finansowo- rzeczowego zadania budżetowego zależy od jego rodzaju. I. Dla zadania typu B (nieprojektowego) Przy planowaniu wymienić należy kolejno działania, konieczne do jego zrealizowania oraz ewentualnie zdefiniować najważniejsze produkty. II. Dla zadania typu P (projektowego) plan finansowy przedstawiony winien być w podziale na etapy, przy czym dla każdego etapu przypisano tzw. kamienie milowe (odbiory). Etapy i kamienie milowe winny być zgodne z przewidywanym harmonogramem realizacji. Zadania budżetowe realizowane w cyklu wieloletnim, co do których istnieje potrzeba zaciągania zobowiązań wieloletnich spełniające wymogi art. 226 ust. 4 ustawy o finansach publicznych stanowią przedsięwzięcia wieloletnie w ramach wieloletniej prognozy finansowej. Koordynatorzy zadań definiując i planując je na dany rok budżetowy zwracają szczególną uwagę na określenie horyzontu czasowego oraz potrzeby zaciągnięcia zobowiązań na kolejne lata. 6. Powiązania zadań z elementami i obiektami zarządzania strategicznego oraz usługami publicznymi (zgodnie z formularzem F-7) Wszystkie zadania budżetowe są przyporządkowane do dziedzin zarządzania. Dziedziny zarządzania są obszarami aktywności gminy, obejmującymi jednorodny merytorycznie zakres (w tym zakres usług publicznych), dostarczanych przez jednostki publiczne funkcjonujące w różnych formach organizacyjno-prawnych. Wykaz w załączeniu. Wiele zadań typu B służy bezpośrednio realizacji konkretnych usług publicznych i wtedy powiązanie to także należy odpowiednio oznaczyć. Usługa publiczna jest punktem odniesienia dla zasobów i produktów jednego lub wielu zadań. Często koszty zgrupowane dla kilku/kilkunastu różnych produktów składają się na konkretną usługę publiczną (ponieważ rzadko kiedy usługa publiczna jest wytworem tylko jednego produktu, - przykładem może być wydana decyzja - produkt końcowy, dla jej dostarczenia konieczna jest realizacja szeregu drobnych produktów częściowych, jak opinia, analiza, ekspertyza, ), impreza może być produktem jednej jednostki organizacyjnej lub efektem współpracy kilku komórek organizacyjnych i jednostek miejskich... Wykaz usług w załączeniu. 3

4 Zadanie niezależnie od typu (typu B, typu P) może być powiązane ze Strategią Rozwoju poprzez przynależność do programu strategicznego, który przyjęto do realizacji dla osiągnięcia celów strategicznych, więc i to przyporządkowanie musi być oznaczone. Dla każdego zadania związanego ze Strategią Rozwoju wybieramy jeden Program strategiczny, Cel operacyjny i Działanie strategiczne zgodnie z zasadami stosowanymi w systemie monitoringu Strategii Rozwoju. Wykaz w załączeniu zawiera: listę celów strategicznych, programów strategicznych (w ich obrębie listę celów operacyjnych i działań strategicznych) oraz listę osób z Wydziałów zajmujących się monitoringiem Strategii Rozwoju. 7. Zarządzanie ryzykiem Proces zarządzania ryzykiem reguluje zarządzenie nr 520/2013/P Prezydenta Miasta z 22 lipca 2013 r., w którym wskazano, że do każdego zadania budżetowego identyfikowane jest ryzyko. 8. Procesy - system zarządzania Sposób realizacji zadań typu B może być opisany procesami w rozumieniu systemu zarządzania przyjętego w jednostce/wydziale. 4

5 ETAPY PLANOWANIA I. PLANOWANIE WYDATKÓW POŚREDNICH URZĘDU A. KOSZTY OGÓLNE URZĘDU (KOU) 1. Wydział Organizacyjny planuje m.in. wydatki: osobowe (usługi zdrowotne, wpłaty na rzecz PFRON, szkolenia wewnętrzne) na ubezpieczenia, związane z certyfikacją i audytem systemu zarządzania w Urzędzie Miasta. 2. Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu planuje wydatki związane z funkcjonowaniem Urzędu Miasta, w tym m.in. koszty: utrzymania powierzchni zajmowanej przez Urząd Miasta, zaopatrzenia materiałowego, publikacji ogłoszeń, usług pocztowych i telekomunikacyjnych, usług kserograficznych, introligatorskich i transportowych. 3. Wydział Finansowy planuje wydatki związane m.in. z: zakupem usług geodezyjnokartograficznych (dla potrzeb różnych jednostek organizacyjnych UM), wypłatą zasądzonych odszkodowań w ciężar Miasta (nie przypisanych innym jednostkom organizacyjnym) oraz kosztów postępowań sądowych (nie przypisanych innym jednostkom organizacyjnym). B. KOSZTY OGÓLNE WYDZIAŁÓW (KOW) 1. Wydział Organizacyjny planuje wydatki administracyjne związane z funkcjonowaniem Urzędu Miasta, w tym m.in. koszty: osobowe (wynagrodzeń i pochodne od wynagrodzeń, staże studenckie, doskonalenie zawodowe pracowników), delegacji krajowych (bez Prezydenta, Zastępców, Skarbnika i Sekretarza, pracowników Biura Prezydenta) z wyłączeniem ryczałtów. 2. Biuro Prezydenta planuje wydatki związane z: tłumaczeniami, delegacjami krajowymi (Prezydenta, Zastępców, Skarbnika i Sekretarza oraz pracowników Biura Prezydenta), delegacjami zagranicznymi 2 oraz przyjmowaniem gości zagranicznych. 3. Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu planuje bilety MPK, karty SOP oraz parkingowe, wydatki związane z ryczałtami samochodowymi pracowników Urzędu Miasta. 2 nie dotyczy Biura Koordynacji Projektów, Biura Promocji Miasta, Biura Obsługi Inwestorów, Wydziału Oświaty, Wydziału Rozwoju Miasta oraz Wydziału Sportu, które to jednostki planują środki na te cele we własnym zakresie w ramach wydatków bezpośrednich 5

6 Sposób i terminy pozyskania informacji niezbędnych do zaplanowania kosztów ogólnych urzędu i kosztów ogólnych wydziałów określają jednostki organizacyjne urzędu odpowiedzialne za ich zbiorcze zaplanowanie. II. PLANOWANIE WYDATKÓW BEZPOŚREDNICH 1. Zadania powinny być planowane w oparciu o obowiązujący w Urzędzie Miasta Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Poznania. 2. Funkcją budżetu zadaniowego nie jest ewidencjonowanie czasu pracy, lecz pokazanie jej efektów, który ostatecznie trafia na zewnątrz. W związku z tym nie mogą być planowane zadania lub przedsięwzięcia opisujące wewnętrzne procedury funkcjonowania jednostki np. działania organizacyjno-administracyjne, obsługa sekretariatu, obieg korespondencji, audyt wewnętrzny, system zarządzania, szkolenia itp. Pracochłonność związana z tymi czynnościami powinna być rozliczona na pozostałe zadania merytoryczne np. parytetem pracochłonności tych zadań. 3. Planując zadania budżetowe należy dążyć do zachowania spójności z systemem zarządzania, jeżeli jest on wprowadzony w jednostce. 4. Bezwzględnie obowiązuje zasada ciągłości zadań budżetowych. Oznacza to, że zarówno zakres merytoryczny zadań jak i ich numeracja oraz nazewnictwo powinny w latach następnych pozostawać niezmienne. Nieprzestrzeganie tej zasady uniemożliwi porównywalność parametrów finansowych i rzeczowych zadań w ujęciu dynamicznym. Odstępstwa od tej zasady są możliwe (w tym w okresie związanym z wdrożeniem nowych rozwiązań) jedynie po wcześniejszym uzyskaniu akceptacji w tym zakresie od Wydziału Budżetu i Analiz. 5. Suma wydatków na wszystkie planowane zadania musi się mieścić w ramach określonego przez Prezydenta limitu środków. Jeżeli wydatki w danym zadaniu przekraczają wielkość zapewniającą zbilansowanie budżetu jednostki w ramach przyznanej kwoty zaleca się wystosowanie dodatkowego pisma z prośbą i uzasadnieniem zwiększenia środków. 6. Zadania typu P (projektowe-dofinansowane ze środków z UE) powinny być zaplanowane jako odrębne zadania. Etaty wraz z wynagrodzeniami mogą być uwzględnione w zadaniu bezpośrednim. Istnieje konieczność wyłączenia zadań bezpośrednich z automatycznego mechanizmu doliczania do niego kosztów ogólnych jednostki. W tym celu należy na formularzu F1 odznaczyć pole Koszty pośrednie, którego ustawienie domyślnie powoduje automatycznie doliczanie kosztów ogólnych jednostki do zadań bezpośrednich. 6

7 W celu sporządzenia dokumentacji planistycznej danego zadania, osoba za nie odpowiedzialna powinna wykonać następujące czynności 3 : 1. Sporządzić charakterystykę zadania (formularz F-1). Poprawne sporządzenie charakterystyki zadania ma przede wszystkim związek z jego właściwym zdefiniowaniem. Wraz ze zdefiniowaniem zadania należy określić cel realizacji zadania oraz wskazać mierniki/wskaźniki przy pomocy których będzie mierzone wykonanie tego celu. 2. Opracować plan działania do zadania budżetowego (formularz F-2) w oparciu o następujące dane: - koszt jednej godziny roboczej w Urzędzie zostanie ustalony w systemie komputerowym, - wskaźniki zawarte w założeniach do budżetu. 3 Szczegółowe zasady wypełnienia formularzy w załączniku nr 1 do instrukcji 7

8 Sposób postępowania przy planowaniu zadania budżetowego wymienić kolejno przedsięwzięcia (działania/etapy) konieczne do zrealizowania określić pracochłonność tj. liczbę godzin niezbędną do realizacji poszczególnych przedsięwzięć (działań), które przewiduje się wykonać we własnym zakresie (siły własne- SW) obliczyć koszty przewidywane dla poszczególnych przedsięwzięć (działań/etapów) w zadaniu w oparciu o: koszt godziny roboczej i niezbędną liczbę godzin w przypadku realizacji określonych przedsięwzięć (działań/etapów) potencjałem obcym o ceny dóbr i usług na podstawie skalkulowanej liczby godzin ustalić ilość etatów niezbędną do realizacji zadania pamiętając, iż jedna osoba może w roku przepracować w regulaminowym czasie 1760 godzin wymogiem koniecznym do spełnienia po dokonaniu wszystkich kalkulacji jest zdefiniowanie i obliczenie planowanych wskaźników zadania przypisać do dochodów i wydatków odpowiednie symbole klasyfikacji budżetowej 8

9 III. PLANOWANIE DOCHODÓW Dochody realizowane przez Urząd Miasta planowane są odpowiednio przez jednostki realizujące zadania, przy czym podstawą do zaplanowania poszczególnych tytułów dochodowych przez jednostki organizacyjne UM nie jest właściwość jednostki księgującej lecz właściwość kompetencyjna jednostki ustalającej wymiar dochodu. Dochody realizowane przez Urząd Miasta, a będące dochodami przypisanymi organowi (dotacje, subwencja, środki zagraniczne, podatki pobierane przez Urzędy Skarbowe itp.) planowane są w Wydziale Finansowym w ramach kategorii pozostałe dochody nie związane z realizacją zadań. Zwroty dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości jako wpływy od jednostek otrzymujących w latach ubiegłych dotacje z budżetu miasta (np. organizacje pozarządowe, zakłady budżetowe), planowane są w zadaniach bezpośrednich Wydziału Finansowego w 2910, natomiast odsetki od tych dotacji w Zwroty środków na zadania finansowane w latach ubiegłych z dotacji z budżetu państwa, realizowane przez jednostki budżetowe, planowane są przez te jednostki w ramach zadań bezpośrednich w 0970, natomiast odsetki od tych dotacji w Wraz ze składanymi dokumentami budżetu zadaniowego należy załączyć szczegółowe uzasadnienie z jakich tytułów zostały zaplanowane dochody. IV. TRYB PRAC NAD BUDŻETEM ZADANIOWYM 1) Jednostki UM planują zadania na kolejny rok budżetowy w module Planowanie i monitorowanie budżetu w systemie KSAT. 2) Po wprowadzeniu zmian do projektu budżetu wynikających z przyjętej autopoprawki jednostki UM aktualizują zadania w systemie KSAT w celu ustalenia ostatecznego wariantu planu jednostki. 3) Zmian budżetu zadaniowego w trakcie roku w systemie KSAT dokonuje Wydział Budżetu i Analiz. Jednostki wnioskujące o zmiany określają parametry ze szczegółowością zawartą w formularzach (F1 F6) wraz z uzasadnieniem. Przykład: Wniosek o zmianę budżetu polegający na zwiększeniu/zmniejszeniu planu jednostki lub zmianie planu w ramach posiadanych środków, winien zawierać następujące elementy: 1. Wykonujący zadanie. 2. Nazwa i numer zadania. 3. Nazwa przedsięwzięcia: 4. Pozostałe parametry podlegające korekcie: sposób realizacji przedsięwzięcia, jednostka miary, ilość, koszt jednostkowy, rodzaj budżetu, klasyfikacja, kwota, źródło finansowania itp. 9

10 V. PLANOWANIE ZADAŃ JEDNOSTEK POMOCNICZYCH - OSIEDLI 1) W przypadku planowania zadań przez jednostki pomocnicze, przyjęto metodę uproszczoną polegającą na sformułowaniu jednego zadania przez każdą jednostkę pomocniczą. W ramach zadania powinny być zaplanowane 2 przedsięwzięcia - działania (Wspieranie inicjatyw lokalnych, Administracja) Przykład: (dla os. Górczyn) Numer zadania: 01GR_GOR2014 Nazwa zadania: Osiedle Górczyn Cel szczegółowy: Zaspokojenie potrzeb mieszkańców w dziedzinie kultury, oświaty,sportu, rekreacji, pomocy społecznej, porządku, czystości, bezpieczeństwa. Nazwa przedsięwzięcia (działania): Wspieranie inicjatyw lokalnych/administracja 2) Wydział Wspierania Jednostek Pomocniczych wprowadza do modułu Planowanie i monitorowanie budżetu w systemie KSAT: - projekty planów jednostek pomocniczych osiedli w układzie zadaniowym, - zmiany wynikające z autopoprawki do projektu budżetu, - aktualizację planów w trakcie roku budżetowego. 10