Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców?

Transkrypt

1 Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców? Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP Krótka prezentacja Produktu innowacyjnego projektu partnerskiego Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne Lider projektu: Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu: Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania Warszawa, listopada 2015 r. 1

2 Cel ogólny projektu sformułowaliśmy w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów: 1. Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatamiklientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian 2. Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst. 2

3 Najważniejsze elementy Produktu finalnego: 1. Zestaw zasad ogólnych (wymagań i zaleceń) dla JST wynikających z Modelu zarządzania zintegrowanego. 2. Przykłady aktów kierowania wdrażających ww. zasady. 3. Koncepcja budowy Katalogu wskaźników jakości życia i usług publicznych, metody i narzędzia prowadzenia badań społecznych oraz przykładowy Katalog, zawierający m.in. wyniki badań opinii mieszkańców. 4. System informatyczny STRADOM wspomagający: planowanie i realizację celów oraz zadań, monitorowanie na poziomie strategicznym i operacyjnym, zarządzanie ryzykiem, audyt i kontrolę oraz oferujący bieżące raporty o zaangażowaniu środków, wydatkach, kosztach i zobowiązaniach w szczegółowości zadań i działań 5. Podręcznik zarządzania strategicznego JST przy wykorzystaniu systemu STRADOM 3

4 Koncepcja i katalog wskaźników strategicznych; jakości życia (JŻ) & jakości usług publicznych (JUP) Koncepcja Dziedzin życia/ zarządzania usług publicznych wskaźników JŻ & JUP Kluczowe kroki do opracowani lokalnego Katalogu wskaźników JŻ & JUP Katalog wskaźników JŻ & JUP: kontekstowych strategicznych obiektywnych subiektywnych Przykłady wdrożenia katalogu wskaźników JŻ & JUP w administracji w celu poprawy procesu decyzyjnego 4

5 Różne typy i źródła wskaźników JŻ & JUP Katalog wskaźników JŻ & JUP Zestaw miar zdefiniowany dla każdej dziedziny zarządzania w celu zdiagnozowania jej sytuacji i oceny podejmowanych działań Kontekstowe wskaźniki wpływ administracji jest mały Strategiczne wskaźniki administracja ma na nie wpływ Obiektywne wskaźniki bazują na publicznych rejestrach i statystykach Subiektywne wskaźniki pochodzące z badań społecznych 5

6 W jaki sposób wskaźniki JŻ & JUP mogą poprawić samopoczucie mieszkańców Wskaźniki JŻ & JUP mogą być użyte do: Diagnozy bieżącej sytuacji dziedzin zarządzania / życia, kierunki zmian i działań, identyfikacja ryzyk & wyzwań Mierzenia rezultatów na poziomie celów Strategii Rozwoju Mierzenia rezultatów programów strategicznych, tak, aby... Mierzenia jakości usług publicznych na poziomie strategicznym Raporty dla decydentów i obywateli na temat stanu miasta, oceny programów i usług publicznych 6

7 Wpływ działań administracji publicznej na zadowolenie i jakość życia Ogólne zadowolenie Zadowolenie z życia w mieście Zadowolenie z życia w ramach dziedzin zarządzania Wskaźniki strategiczne pokazują rezultaty programu & jakość usług publicznych Subiektywne wskaźniki pokazują poziom satysfakcji z usług we wszystkich dziedzinach oraz wagę każdej z nich Zadowolenie z życia w ramach dziedzin wpływa na ogólne zadowolenie z życia w mieście Rezultaty programów Usługi publiczne 4 Zadowolenie z życia w mieście jest ważną częścią ogólnego zadowolenia z życia 7

8 ważność (w górę większa) Ocena istotności i satysfakcji mieszkańców dla dziedzin zarządzania / życia w mieście Kraków % mniejsze zadowolenie, większa ważność większe zadowolenie, większa ważność transport warunki mieszkaniowe 75% środowisko naturalne bezpieczeństwo rynek pracy usługi medyczne edukacja usługi komunalne wygląd miasta 65% dialog z władzami tereny zielone administracja kultura pomoc społeczna rozrywka sport i rekreacja mniejsze zadowolenie, mniejsza ważność większe zadowolenie, mniejsza ważność 55% 25% 35% 45% 55% 65% zadowolenie (na prawo większe) 8

9 System STRADOM wspomaga: wieloletnie & roczne planowanie działań + planowanie finansowe Monitoring + ewaluacja na poziomach: strategiczny m & operacyjnym Zarządzanie ryzykiem + audyt wewnętrzny + audyt bezpieczeństwa informacji hurtownia powyższych danych + dane księgowe + zestaw raportów 9

10 System STRADOM: Produkt = co zostało osiągnięte (więcej szczegółów) Połączenie twardych danych oraz wyników badań opinii publicznej zaprezentowanych w katalogu wskaźników JŻ i JUP Planowanie i monitorowanie rezultatów (mierzonych przez wskaźniki JŻ & JUP) oraz kosztów w programach Możliwość oceny produktów zadań budżetowych (poprzez wskaźniki efektywności oraz skuteczności) oraz kamieni milowych w zadaniach projektowych, Identyfikacja oraz ocena ryzyk m.in. dla programów, produktów zadań oraz zasobów informacyjnych, Opracowanie planów audytu, w tym audytów bezpieczeństwa informacji w oparciu o mapę ryzyka oraz wdrażanie wydanych rekomendacji + ocena ich realizacji Zestaw standardowych statycznych i dynamicznych raportów Integruje dane finansowe & niefinansowe, poprawia jakość informacji Pokazuje jak zasoby i działania wpływają na wyniki i rezultaty Wyjaśnia kluczowe ryzyka na wszystkich poziomach zarzadzania 10

11 Produkt i rezultat projektu (w skrócie) PRODUKT Nowe narzędzia informacyjne wspierające zintegrowany system zarządzania JST REZULTAT Administracja publiczna posiadająca lepszy wgląd w preferencje interesariuszy oraz narzędzia aby działać bardziej profesjonalnie, tzn. efektywniej, skuteczniej i transparentnie 11

12 Wśród kluczowych narzędzi umożliwiających wgląd w preferencje interesariuszy oraz w potrzeby rozwojowe JST, a także skuteczne, efektywne i bardziej transparentne działania jednostki wymienić należy raporty dostępne w Systemie STRADOM System STRADOM zawiera następujące grupy raportów zasilanych z Hurtowni Danych: raporty predefiniowane i przestawne - zestaw standardowych raportów dla dziedzin, programów, zadań i procesów, zestaw raportów OLAP, w formie tabel przestawnych w celu tworzenia raportów na żądanie. 12

13 Raporty predefiniowane Raporty predefiniowane dostępne są w formach: gotowych szablonów, dla których zakres danych wybiera się za pomocą określonych filtrów, umożliwiających m.in. analizę ocenę realizacji celów i zakresów zadań budżetowych czy ocenę zakresu realizacji zakresu rzeczowo finansowego zadań. tabeli przestawnych w układzie domyślnym z możliwością elastycznego kształtowania zakresu informacji przez użytkowników za pomocą specjalnego menu obiektowego, Wszystkie raporty dostępne są dla jednej lub wielu jednostek realizujących, wybranego okresu z dokładnością do dnia. Wszystkie raporty można eksportować w wybranym formacie. 13

14 Raporty OLAP Raporty OLAP (OnLine Analytical Processing) przeznaczone są do analiz opartych na wielowymiarowych widokach i hierarchiach. Raporty OLAP pełnią rolę raportów uzupełniających zakres informacyjny raportów predefiniowanych, wspomagając proces podejmowania decyzji na różnych poziomach zarządzania, np. dziedzin, usług publicznych, programów, jednostek organizacyjnych, zadań, działań / etapów, planu budżetu, analiz finansowych (planu, wykonania, zaangażowania, zobowiązań, kosztów). Raporty OLAP można tworzyć i konfigurować w Systemie lub w arkuszu Excela po podłączeniu się do serwera bazy danych. 14

15 Raport wskaźników dziedzinowych ocena osiągnięcia wyniku wskaźnika (0:2) 15

16 Raport wskaźników dziedzinowych przestawny OLAP 16

17 Raport wskaźników dziedziny dla Koordynatora dziedziny lub Kierownika Pionu (OLAP) 17

18 Raport dla Programu deklaracja wyniku i dane o zadaniach związanych z programem 18

19 Raport dla Programu deklaracja wyniku: cel ogólny i kluczowe działania dla realizacji programu (po słowie poprzez ) 19

20 Raport dla Programu deklaracja wyniku: cele szczegółowe programu (po słowach tak, aby ) oraz wskaźniki do oceny realizacji celów 20

21 Raport dla Programu dane o planie i wykonaniu wydatków oraz limitach wydatków (WPF) dla zadań i działań związanych z programem 21

22 Wykaz przedsięwzięć wieloletnich 22

23 Wykaz przedsięwzięć wieloletnich - podsumowanie 23

24 Wykaz przedsięwzięć wieloletnich możliwości analityczne przez elastyczne kształtowanie zakresu informacyjnego raportu 24

25 Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać w układzie programów strategicznych 25

26 Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać wg cech, np. JP (jakość powietrza) mimo, że powiązane są z różnymi dziedzinami : O, E, Z, T lub programami 26

27 Cechą może być ZIT, umożliwia to przegląd i porównanie przedsięwzięć w różnych JST należących do Obszaru Funkcjonalnego - np. zadania dotyczącego budowy przystanków wzdłuż linii 94 w Krakowie i Skawinie WPF Kraków oraz Plan zrównoważonego rozwoju transportu, zadania ZIT WPF Skawina oraz Plan Mobilności dla Gminy Skawina 27

28 Raport wskaźników zadaniowych w układzie zadań i produktów prezentuje wszystkie monitorowane wskaźniki zadań 28

29 Raport umożliwia przeglądanie wskaźników zadań wg procesów zdefiniowanych w Urzędzie - poniżej wybrane wskaźniki monitorowane dla decyzji administracyjnych wydawanych w UMK 29

30 Raport finansowy OLAP przedstawia plan budżetu, wykonanie wydatków, zaangażowanie i koszty w układzie jednostek, zadań, działań, dziedzin, usług publicznych, programów, cech 30

31 Raport OLAP dla czasu pracy związanego z realizacją zadań w UMK pracochłonność planowana i wykonana w szczegółowości działań 31

32 Wielopoziomowy raport realizacji zakresu finansowo rzeczowego zadań obejmuje wymiary dziedzin, usług publicznych, zadań, działań (produktów głównych) i poddziałań (pod produktów) oraz ich parametry 32

33 Raporty oceny celów zadań budżetowych umożliwia ocenę rezultatów zadań 33

34 Dziękuję za uwagę 34