Budżet zadaniowy jako narzędzie kierownictwa urzędu do skutecznego zarządzania realizacją zadań, celów strategicznych oraz poprawy jakości

Transkrypt

1 Budżet zadaniowy jako narzędzie kierownictwa urzędu do skutecznego zarządzania realizacją zadań, celów strategicznych oraz poprawy jakości Kraków 11 październik 2007 Piotr Wierzchosławski Urząd Miasta Krakowa

2 Czy zgadzacie się Państwo z twierdzeniem, że: Większość programów publicznych ponosi porażkę, a tylko niewiele tworzy prawdziwą wartość społeczną.? Integracja planowania długoterminowego z wieloletnim planowaniem finansowym oraz budżetem zadaniowym daje pewność, że skromne zasoby zostały użyte do realizacji właściwych rzeczy. Bez takiej integracji jest bardzo prawdopodobne, że będziemy bardzo skutecznie realizować rzeczy niewłaściwe i niepotrzebne?

3 Brak powiązania strategii z codziennością działań administracji

4 Cykl wyników trzy zasadnicze elementy zarządzania zorientowanego na wyniki Planowanie długoterminowe Lepsze usługi Ocena i wnioski Planowanie krótkoterminowe

5 Zarządzanie ukierunkowane na realizację strategii

6 Elementy zarządzania strategicznego wprowadzane w Krakowie: 1. Strategia Rozwoju Miasta. 2. Wieloletni plan inwestycyjny wraz z prognozą przepływów finansowych uwzględniającą obsługę zadłużenia. 3. System Zarządzania Jakością 4. System rejestracji i rozliczania kosztów na komórki organizacyjne. 5. Wynikający z planu budżet roczny w układzie zadań służących zaspokojeniu poszczególnych potrzeb i dostarczaniu rozmaitych usług, modernizacji i rozwojowi miasta. 6. Odpowiedni do planowania system monitoringu i sprawozdania, w tym: System monitorowania zadań (bieżących i inwestycyjnych) System rejestracji czasu pracy 7. Integracja elementów systemu zarządzania.

7 Narzędzia zarządzania UMK - wprowadzenie Strategia Rozwoju Krakowa Cele ogólne Priorytety Wieloletni Plan Inwestycyjny Cele szczegółowe Zadania bieżące Mierniki i wskaźniki Instrukcja budżetowa SWBZ System RCP QSystem KMW System Zarządzania Jakością, w tym Procesy Procedury Mierniki i wskaźniki Projekt Budżetu Budżet zadaniowy Układ wykonawczy

8 Istota i funkcje budżetu zadaniowego Budżet zdaniowy jest rozszerzoną i udoskonaloną wersją tradycyjnego budżetu ujmującego poszczególne wydatki w odpowiednich działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej. Zarządzanie przy pomocy budżetu zadaniowego jest elementem zarządzania strategicznego ukierunkowanego na osiąganie dalekosiężnych, zapisanych i wyrażonych ilościowo celów. Dzięki budżetowaniu zadaniowemu decydent może posiadać dane i informacje niezbędne do zarządzania - zwłaszcza o całkowitych kosztach świadczenia poszczególnych usług. Budżet zadaniowy nie może spełniać swojej funkcji bez stałego monitoringu realizacji celów i mierzenia efektywności ponoszonych wydatków.

9 Realizacja zadań Miasta Kraków oznacza konieczność zarządzania m.in.: 498 zadaniami bieżącymi, w tym: 239 zadaniami objętymi metodologią budżetowania zadaniowego, 65 procesami (UMK), 156 podprocesami (UMK), 660 procedurami, 59 programami sektorowymi, 295 zadaniami inwestycyjnymi.

10 Aplikacja informatyczna wspierająca planowanie i monitorowanie zadań budżetowych w powiązaniu z procesami i programami sektorowymi Aplikacja System wspomagający planowanie, realizację i monitorowanie zadań bieżących budżetu zadaniowego Miasta Krakowa (w skrócie SWBZ) służy do prowadzenia w formie elektronicznej rejestrów formularzy i pism związanych z: planowaniem, realizacją monitorowaniem zadań bieżących budżetu Miasta Krakowa.

11 System Wspomagania Budżetowania Zadaniowego: powiązanie zadań bieżących ze strategią i procesami SZJ

12 Zaplanowane zadanie zawiera: parametry charakteryzujące potrzeby zw. z zadaniem, ilościowo wyrażony cel (rezultat), nazwę (ew. symbol) oraz osobę odpowiedzialną, działania (przedsięwzięcia) przewidziane do wykonania, ich produkty z właściwymi parametrami ilościowymi, Ilość, koszt jednostkowy, kwota wydatków bezpośrednich (zlecenia zewnętrzne, zakupy); Ilość, czas jednostkowy, pracochłonność łączna tzw. Siły Własne harmonogram realizacji działań i wydatków, klasyfikację budżetową wydatków, wskaźniki efektywności np. koszt jednostkowy usługi, wskaźniki skuteczności (np. terminowość,% wadliwych produktów, wskaźnik dostępności do Systemu Informatycznego).

13 Formularz planistyczny P-1 zawiera: Cel zadania spójny z celami wieloletnimi wg trójczłonowej formuły (rezultat, poprzez, tak aby...) Parametry charakteryzujące dziedzinę związaną z zadaniem, zwłaszcza dane dotyczące potrzeb (np. z wykorzystaniem danych z Raportu o Stanie Miasta), Działania zasadnicze oraz właściwe im produkty końcowe + parametry ilościowe; Stopień realizacji potrzeb, jeśli jest możliwy do określenia.

14 Formularz P2-P3 powiązany makrami plik Excela zawierający: Zestawienie działań zasadniczych i właściwych im produktów końcowych; Dane o planowanym sposobie realizacji SW siły własne, ZZ zlecenia zewnętrzne; Dane o planowanej ilości produktów; Dane o kosztach jednostkowych i łącznych poszczególnych produktów; Klasyfikację budżetową i osobę odpowiedzialną za realizację zadania.

15 Formularz KMW powiązany formułami plik Excela zawierający: Definicje mierników zadania oraz mierników procesów i programów powiązanych z zadaniem, Roczną kartę mierników, w której dokonuje się zapisów wartości mierników dla działań i produktów dla każdego miesiąca lub wyznaczonych kamieni milowych. Definicje i wartości docelowe wskaźników obliczanych na podstawie mierników (dla zadania, procesów i programów) Roczną kartę wskaźników, w której wyliczana jest wartość wskaźników.

16 Rejestracja czasu pracy w rozliczeniu na produkty zadań

17 Słynne zdanie - metoda budowania celów procesów i zadań, ich wzajemna integracja Rezultat Sposoby osiągnięcia rezultatu, po słowie poprzez. Planowane efekty, po słowach tak, aby.

18 Zastosowanie metody słynnego zdania do określenia celu programu sektorowego Strategii Rozwoju Deklaracja wyników Programu rozwoju ekonomii społecznej, przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizacji zawodowej na krakowskim rynku pracy * oraz celu zadania rocznego realizującego ten program *uchwała nr LXXV/742/05 RMK z dnia r.

19 Rezultat programu: Rozwój ekonomii społecznej, przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizacji zawodowej na krakowskim rynku pracy

20 Poprzez: 1. Stworzenie instrumentów wspierających wzrost aktywności wśród osób bezrobotnych w poszukiwaniu pracy. 2. Rozwój kwalifikacji zawodowych monitoring zawodów nadwyżkowych i deficytowych na lokalnym rynku pracy, organizacja szkoleń zawodowych. 3. Wspieranie w tworzeniu nowych miejsc pracy organizowanie staży zawodowych, prac interwencyjnych, przygotowań zawodowych. 4. Przybliżenie usług GUP do bezrobotnych mieszkańców Krakowa. 5. Dążenie do zapewnienia równości szans na rynku pracy realizacja programów (roboty publiczne, prace społecznie użyteczne), refundowanie kosztów opieki nad dzieckiem, warsztaty i poradnictwo zawodowe. 6. Prowadzenie działań osłonowych. 7. Promocja postaw przedsiębiorczych wśród osób bezrobotnych.

21 Tak, aby: Co najmniej 10% uczestników warsztatów zostanie wyłączonych z ewidencji. 1% średnio rocznej liczby bezrobotnych uczestniczy w programach realizowanych przez MOPS. Szkoleniami objęte jest do 5% bezrobotnych stopa ponownego zatrudnienia wynosi 30% około 50% uczestników szkoleń z przedsiębiorczości otworzy własną działalność gospodarczą. Prowadzony jest stały monitoring zawodów deficytowych i nadwyżkowych na lokalnym rynku pracy Raport diagnostyczny i prognostyczny opracowywany jest dwa razy do roku. Staże, prace interwencyjne i przygotowanie zawodowe obejmuje 4% bezrobotnych, a stopa ponownego zatrudnienia wynosi odpowiednio: 60% dla staży zawodowych, 80% dla prac interwencyjnych, 40% dla przygotowania zawodowego. Liczba uczestników programów (roboty publiczne, prace społecznie użyteczne) wynosi 1% średniej rocznej bezrobotnych. Liczba miejsc pracy nie jest mniejsza niż średnia z 3 poprzedzających lat. Liczba osób korzystających z pomocy doradcy zawodowego jest nie mniejsza niż średnia z ostatnich 2 lat. Stopa bezrobocia w Krakowie jest mniejsza o 6 punktów procentowych w Małopolsce. Każdego roku powstają dwa nowe punkty NON-STOP praca na terenie dzielnic. Refundacja kosztów opieki nad dzieckiem obejmuje 100% uprawnionych.

22 Cel zadania BP/01/2007 rezultat zadania i sposób realizacji: a. Planowane rezultaty zadania: Przyrost powierzchni Miasta objętej miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego o 2 278,0 ha, co stanowi 7,0 % powierzchni miasta. b. Poprzez: 1) sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego (GZ 2.3.1) 2) sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego (GZ 2.3.2) 3) wydawanie zaświadczeń, postanowień oraz opinii (GR )

23 Cel zadania BP/01/2007 deklaracja wyniku: c. tak, aby: 1) Zapewnić prowadzenie prac nad co najmniej 32 planami miejscowymi (siłami własnymi i zleconymi); 2) Skierować do uchwalenia 14 planów miejscowych (6zz, 8sw); 3) Uzyskać postęp w objęciu miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego o co najmniej 7,0 punktów procentowych r., tj. z poziomu 3 502,9 ha, co stanowi 10,7% powierzchni miasta, do poziomu 5 780,9 co stanowi 17,7% powierzchni miasta ogółem; 4) Zrealizować I etap aktualizacji studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego; 5) Zapewnić 100% terminowość udzielania informacji na temat studium i miejscowych planów oraz utrzymać 100% terminowość dla wydawanych zaświadczeń i opinii, a terminowość postanowień > 96%;

24 Plan finansowo-rzeczowy zadania BP/01/07 (P2-P3)

25 Roczna karta mierników zadania BP/01/07 (KMW)

26 Definicje wybranych wskaźników zadania BP/01/07 (KMW) Symbol Nazwa Wzór Wz1 Wz4 Wskaźnik wykonania wydatków rzeczowych ( ) Wskaźnik terminowości rozpatrywania wniosków o sporządzenie planu miejscowego Wz1= mz3/mz2 Wz4= mz15/mz14 w 3 GR 3.3 terminowość wydawania postanowień m 5 GR 3.3 / m 4 GR 3.3 w 4 GR 3.3 terminowość wydawania zaświadczeń m 7 GR 3.3 / m 6 GR 3.3 w 5 GR 3.3 terminowość wydawania opinii m 9 GR 3.3 / m 8 GR 3.3 Wz6 Wz9 Wz10 Wz11a Wz11b Wz12 Wskaźnik terminowości zakończenia I-ego etapu aktualizacji studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania ( ) Wskaźnik wykonania opracowań projektów planów siłami własnymi Wskaźnik wykonania opracowań projektów planów siłami zewnętrznymi Wskaźnik akceptacji projektów planów miejscowych przez RMK (zz) Wskaźnik akceptacji projektów planów miejscowych przez RMK (sw) Wskaźnik objęcia planami miejscowymi zagospodarowania przestrzennego KM I etap - 1) analiza i synteza uwarunkowań; 2) rozpatrzenie wniosków do aktualizacji studium 3) opracowania specjalistyczne; Wz9 = mz24/ plan 2007 Wz10= mz23 / plan 2007 Wz11a= mz26a/mz25a Wz11b = mz26b/mz25b Wz12= mz29/ ha

27 Okresy rejestracji styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec Roczna karta wskaźników zadania BP/01/07 w I półroczu 2007 (KMW) Roczna karta WSKAŹNIKÓW Wskaźniki gromadzone w zadaniu Symbol wartości wskaźników w poszczególnych miesiącach Wskaźnik wykonania wydatków rzeczowych wz 1 co miesiąc 0,25% 1,17% 4,79% 6,01% 10,84% 20,60% Wskaźnik zaangażowania wydatków rzeczowych Wskaźnik terminowości udzielania informacji o studium i miejscowych planach Wskaźnik terminowości rozpatrywania wniosków o sporządzenie planu miejscowego Wz 2 co miesiąc 0,98% 21,09% 23,25% 25,90% 30,45% 45,41% Wz 3 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% Wz 4 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% terminowość wydawania postanowień w 3 GR 3.3 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% terminowość wydawania zaświadczeń w 4 GR 3.3 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% terminowość wydawania opinii w 5 GR 3.3 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% Wskaźnik pokrycia planami miejscowymi zagosp. przestrz. Miasta Krakowa Wz12 co miesiąc 10,72% 10,77% 10,77% 11,15% 11,15% 11,15% stopień wykonania (BIP) wz13 co miesiąc 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% stopień termninowego wykonania prac w systemie informacji przestrzennej wz 14 co miesiąc 87,80% 79,96% 98,04% 85,75% 93,55% 99,55%

28 Wkaźniki zadań, procesów i programów: to przede wszystkim: - wskaźnik skuteczności (mierzy jakość osiągania celu) - wskaźnik efektywności (mierzy ilościowe relacje efektów do nakładów lub nakładów do efektów nakładów np. koszt jednostkowy usługi) - wskaźnik wykorzystania środków (mierzy relację między planem a wykonaniem wydatków) - wskaźnik satysfakcji odbiorcy (np. wskaźnik zadowolenia przedsiębiorców korzystających z usług POP-u) Dla całościowej oceny zadania można budować zagregowane wskaźniki, w których z różnymi wagami można uwzględnić powyższe. Wybór wag zależy od rodzaju zadania oraz opinii polityków i profesjonalistów

29 Możliwość gromadzenia pełnych danych o produktach wg modelu trójkąta - kategorie zakresu, jakości i kosztu Okres 2006 r. cj - czas jednostkowy w godz. Ilość wydanych decyzji Ilość wydanych w terminie styczeń 9, luty 13, marzec 8, kwiecień 9, maj 8, czerwiec 8, lipiec 16, sierpień 9, wrzesień 10, październik 12, listopad 12, grudzień 15,

30 Wyjaśnienia wymagają wartości cj w lutym i lipcu. W 2006 r. rosła pracochłonność wydawania decyzji o pozwoleniu na budowę, zwiększeniu ilości w IV kw. możliwe było dzięki zwiększeniu ilości etatów realizujących zadania, cj jednak nie zmniejszał się. Należy poprawić efektywność i terminowość wydawania decyzji oraz wyjaśnić czynniki, które miały wpływ na niezadowalającą wartość wskaźników jakości (terminowość) i efektywności, zwłaszcza w II półroczu. System Związek wspomagania między efektywnością, zakresem i jakością zadania budżetowania wydanie zadaniowego pozwolenia na budowę 2006 r. Czas jednostkowy Ilość i terminowość decyzji 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień styczeń luty marzec kwiecień Ilość decyzji ogółem maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik Ilość decyzji w terminie do 65 dni listopad grudzień

31 godziny Przebieg procesów w zadaniu SA/06/07 wg absorpcji czasu pracy I połowa 2007r miesiące 2007 GR GR GR 5.1 pozostałe procesy w-z GR 3.3 GR Organizacja i prowadzenie targowisk GR Prowadzenie działalności gospodarczej GR 3.3 Wydawanie decyzji administracyjnych, pozwoleń kończących sprawę, zaświadczeń i opinii GR 5.1 Wspieranie rozwoju gospodarczego GZ Planowanie strategiczne rozwoju miasta

32 ABC rachunek kosztów działań Wydawanie praw jazdy w I połowie 2007 Kategoria Czas pracy (godziny) Średni koszt rbh w UMK Suma wydatków rzeczowych, Ilość produktów Koszt bezpośredni Koszt pośredni: Koszt jednostkowy całkowity Plan Wyk I półrocze % , , ,88% ,18 43,76 99,05% 27,10 39,73 146,57% 71,28 83,48 117,12%

33

34 Karta Celów i Wyników jako narzędzie zarządzania: przykład poprawy wartości wskaźników procesu pomimo zwiększenia ilości pracy Ilość iterpelacji i interwencji przekazana do realizacji w I poł 2006 i 2007 terminowość interpelacji sty lut mar kwi maj cze I poł 2006 I poł % 100% 95% 90% 85% 110% 90% 70% 50% 98,59% 90,80% 92,98% 100,00% 97,99% 98,95% II III IV I II terminowość interwencji 100,00% 78,79% 84,85% 95,74% 80,70% 54,55% II III IV I II

35 Wdrażanie budżetu zadaniowego w Krakowie i jego integracja z innymi narzędziami zarządzania Budżet zadaniowy został wdrożony w Krakowie jako pierwszym mieście Polski w latach 1994/95 (WPF, strategia). Koniec 2004 rozpoczęcie prac nad systemem monitorowania zdań i wprowadzeniem rachunku działań rozpoczęcie wdrażania Systemu Zarządzania Jakością, opracowanie nowej Strategii Rozwoju Krakowa na lata Lata integracja budżetu zadaniowego z SZJ i SRK. W chwili obecnej trwają prace nad opracowaniem wzorów raportów na bazie danych z omawianych systemów dla: Prezydenta Miasta Krakowa, Zastępców Prezydenta, Dyrektora Magistratu, Skarbnika Miasta, Sekretarza Miasta, Pełnomocnika ds. Turystyki, Pełnomocnika ds. Kultury. Trwają prace nad doskonaleniem systemu ocen pracowników w oparciu o osiągane wyniki pracy.

36 Strategiczna Karta Wyników w samorządzie terytorialnym 80% 60% 40% 20% 0% Realizacja dochodów 61,00% 53,64% 45,01% 39,59% 49,28% 57,10% 35,27% 21,68% 31,45% 11,44% 17,64% 8,89% I II III IV V VI Misja Klienci (Mieszkańcy podatnicy) 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Terminowość postanowień 92,45% 97,23% 97,66% 99,80% 99,67% II III IV I II Finanse (budżet) Strategia Pracownicy i zdolność organizacyjna wskaźnik udziału w szkoleniach 140% 131,6% 131,4% 0,04 0,03 0,02 0,01 0,00-0,01 Dostępność serwerów Procesy wewnętrzne 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% W W1 III II ,0% W1 II 2007

37 Korzyści wynikające z wdrożenia i doskonalenia budżetu zadaniowego: Lepiej i prościej nazywamy to, co robimy, wiemy kim jest nasz odbiorca i jaki produkt mamy mu dostarczyć (staramy się poznać jego potrzeby), Formułując cele pytamy, czy możemy wykonać zadania lepiej za tę samą lub niższą cenę, Dzięki analizie tego, co jest (mierników i wskaźników) w zakresie zadań i procesów, odkrywamy i lepiej rozumiemy to, co powinno się robić oraz to, co byłoby możliwe... Wizja i misja miasta / urzędu przestają być czymś mglistym, polityczną akcją, ale przekładają się na konkretne i wymierne cele i efekty na każdym stanowisku pracy, Poszerzenie roli kierowników, włączenie ich w proces budżetowania, co pobudza do osobistego zaangażowania i odpowiedzialności za osiągane wyniki; Dobra wartość wskaźnika nadwyżki operacyjnej zapewniającej finansowanie wydatków inwestycyjnych i odpowiednią jakość usług finansowanych z wydatków bieżących; Zwiększenie wiarygodności urzędu w oczach mieszkańców, instytucji finansowych, partnerów w realizacji zadań publicznych.