Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej dokonana przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie.

Transkrypt

1 Zał. Nr 2 do Sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta Siemianowice Śląskie w 2015 roku. Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej dokonana przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie. Lp. Środowisko wewnętrzne * Czy istnieje kodeks etyki w jednostce? Czy istnieją procedury rekrutacji pracowników? Nie Ocena 5-32 k (91%) 4-2 k (6%) 5-32 k (91%) 4-3 k (9%) Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI Czy istnieją procedury zapewniające rozwój zawodowy pracowników? 5-27 k (77%) 4-7 k (20%) Czy jednostka posiada regulamin organizacyjny? 5-31k(89%) 4-4 k (11%) Czy jednostka posiada schemat organizacyjny 5-33 k (94%) 4-2 k (6%)

2 Czy każdy pracownik posiada zakres czynności, praw i odpowiedzialności? 3! Nie Ocena 5-35 j (100%) Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI Czy określono organizację i zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej? 5-32 k (91%) 4-2 k (6%) Cele i zarządzanie ryzykiem ** Czy Statut wyraźnie wskazuje misję jednostki?*** 5-32 k (91%) 4-3 k (9%) Czy określono cele i zadania przypisując im mierniki? Czy jest dokonywana ocena realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności? k (54%) 4-13 k (37%) 3 komórki, tj. 9% nie dokonało 5-15 k (43%) 4-16 k (45%) 3 komórki, tj. 9% nie dokonało Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na specyfikę komórki organizacyjnej. Referat Egzekucji Administracyjnej, Referat Finansowo Księgowy - Strategiczne Kierunki Rozwoju Miasta na lata z perspektywą na lata nie przypisano mierników. Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na specyfikę komórki organizacyjnej. Referat Egzekucji Administracyjnej, Referat Finansowo Księgowy - wyłącznie w sprawozdaniu z wykonania budżetu.

3 Czy przynajmniej raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów i zadań? M Nie 4. Ocena k (48,5%) 4-17 k (48,5%) l komórka, tj. 3% nie dokonała Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na specyfikę komórki organizacyjnej. Czy do zidentyfikowanych ryzyk określono prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oraz akceptowalny poziom ryzyka? Czy do każdego istotnego ryzyka określono rodzaj reakcji na ryzyko? Mechanizmy kontroli Czy procedury wewnętrzne, instrukcje, element samo zakresy obowiązków, uprawnień i dotyczy komórki** odpowiedzialności są spójne i dostępne dla osób, którym jest to niezbędne? Czy jest prowadzony nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji? 35 J k (43%) Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na 4-18 k (51%) specyfikę komórki organizacyjnej. 1 komórka, tj. 3% nie dokonała ; 5-12 k (34%) 4-20 k (57%) 2 komórki, tj. 6% nie dokonało 5-27 k (77%) 4-8 k (23%) 5-24 k (69%) 4-11 k (31%) Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na specyfikę komórki organizacyjnej. Biuro Obsługi Inwestora - nie zidentyfikowano istotnego ryzyka... L

4 Nie Ocena Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI Czy przyjęte mechanizmy kontroli służą utrzymaniu ciągłości działalności jednostki? k (69%) 4-11 k (31%) Czy zapewniono dostęp do zasobów wyłącznie upoważnionym osobom? 5-19 k (54%) 4-16 k (46%) Czy przypisano określonym osobom odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów, również informatycznych? 5-19 k (54%) 4-16 k (46%) J

5 Czy istnieją mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, Nie Ocena 5. Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI Pełnomocnik do Spraw Rodziny, Miejski Rzecznik Konsumentów, Biuro Obsługi Inwestora, Biuro Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, Biuro Zamówień Publicznych, Radca Prawny, Główny Specjalista ds. Organizacyjnych - komórki nie są dysponentami budżetu. Wydział Organizacji i Zarządzania - Zarządzenie Nr 5-20 k (57%) 703/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: wprowadzenia 4-8 k (23%) zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta 7 komórek, tj. 20%... f.... Siemianowic Śląskich z późniejszymi zmianami. Zarządzenie Nr 646/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: procedury dokonywania zmian budżetu, w budżecie, wieloletniej prognozie finansowej oraz w palach rachunku dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek oświatowych. b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, 10 Biuro Budownictwa - w komórce organizacyjnej nie są prowadzone operacje finansowe i gospodarcze k (49%) Pełnomocnik do Spraw Rodziny, Miejski Rzecznik 4-11 k (31%) Konsumentów, Biuro Obsługi Inwestora, Biuro Kontroli i 7 komórek, tj. 20%IMadzoru Właścicielskiego, Biuro Zamówień Publicznych, nie dokonało Radca Prawny, Główny Specjalista ds. Organizacyjnych - komórki nie są dysponentami budżetu. Biuro Doradców Prezydenta - wynikający z zakresu czynności. system zastępst

6 Nie 4. Ocena Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI 5. Wydział Organizacji i Zarządzania - Zarządzenie Nr 703/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowic Śląskich z późniejszymi zmianami. Zarządzenie Nr 646/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: procedury dokonywania zmian budżetu, w budżecie, wieloletniej prognozie finansowej oraz w palach rachunku dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek oświatowych. c) podział kluczowych obowiązków, 2 : 10 Biuro Budownictwa - w komórce organizacyjnej nie są prowadzone operacje finansowe i gospodarcze k (40%) Pełnomocnik do Spraw Rodziny, Miejski Rzecznik 5-14 k (40%) Konsumentów, Biuro Obsługi Inwestora, Biuro Kontroli i 7 komórek, tj. 20%Nadzoru Właścicielskiego, Biuro Zamówień Publicznych, nie dokonało Radca Prawny, Główny Specjalista ds. Organizacyjnych - komórki nie są dysponentami budżetu. Biuro Doradców Prezydenta - wynikający z zakresu czynności. system zastępstw Wydział Organizacji i Zarządzania - Zarządzenie Nr 703/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowic Śląskich z późniejszymi zmianami. Zarządzenie Nr 646/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: procedury dokonywania zmian budżetu, w budżecie

7 Nie Ocena Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI wieloletniej prognozie finansowej oraz w palach rachunku dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek oświatowych. d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji? Biuro Budownictwa - w komórce organizacyjnej nie są prowadzone operacje finansowe i gospodarcze. Pełnomocnik do Spraw Rodziny, Miejski Rzecznik Konsumentów, Biuro Obsługi Inwestora, Biuro Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, Biuro Zamówień Publicznych, Radca Prawny, Główny Specjalista ds. Organizacyjnych - komórki nie są dysponentami budżetu, wynikający z zakresu czynności j 5-16 k (46%) 4-12 k (34%) 7 komórek, tj. nie dokonało Wydział Organizacji i Zarządzania - Zarządzenie Nr 703/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowic Śląskich z późniejszymi zmianami. Zarządzenie Nr 646/2012 Prezydenta Miasta w sprawie: procedury dokonywania zmian budżetu, w budżecie, wieloletniej prognozie finansowej oraz w palach rachunku dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek oświatowych. Biuro Budownictwa - w komórce organizacyjnej nie sąj prowadzone operacie finansowe i gospodarcze, i

8 4. Informacja i komunikacja** Czy przekazywane informacje są właściwie zrozumiane przez odbiorców? Nie Ocena 5-17 k (49%) 4-18 k (51%) Uzasadnienie odpowiedzi NIE Inne UWAGI 5. Monitorowanie i ocena ** Czy mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie komórki są efektywne? Czy system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań jest efektywny? Czy udokumentowano monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów kontroli zarządczej? Czy przeprowadzono i udokumentowano przeprowadzenie samo systemu kontroli zarządczej zarówno przez pracowników jak i osoby zarządzające? 35 5 i 5-24 k (68%) 4-10 k (29%) 5-15 k (43%) 4-20 k (57%) 5-9 k (26%) Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na 4-21 k (60%) specyfikę komórki organizacyjnej. 3-4 k (11%) L komórka, tj. 3% nie dokonała k (51%) Biuro Doradców Prezydenta - nie dotyczy ze wzglęu na 4-13 k (37%) specyfikę komórki organizacyjnej. 3-3 k (9%) L komórka, tj. 3% nie dokonała Legenda: * standard należy ocenić w szczególności z punktu widzenia działalności całego Urzędu. ** standard należy ocenić w szczególności w odniesieniu do działań zarządzanej komórki za wyjątkiem pytania pkt 2 kolumna 2 oznaczonego symbolem ** * * * * pytanie należy ocenić w szczególności z punktu widzenia działalności całego Urzędu.