Instrukcja do programu FESTUS SPRZEDAŻ

Transkrypt

1 Instrukcja do programu FESTUS SPRZEDAŻ ver 1.10 opracowanie : mgr inż. Marcin Cegielski dystrybucja :FESTUS - elektronika informatyka Łódź, Plac Wolności 2, (0-42)

2 2

3 I. Zasady ogólne poruszania się po programie. I-1 Ogólne znaczenie klawiszy w programie. Klawisze ruchu kursorem ESC ENTER Home End Insert Delete Bksp PgUp PgDn Ctrl+Home Ctrl+End - wyjście z bierzącej opcji, zaniechanie danej operacji; - potwierdzenie, akceptacja danej operacji; - przesunięcie kursora o pozycję w górę; - przesunięcie kursora o pozycję w dół; - przesunięcie kursora o pozycję w prawo; - przesunięcie kursora o pozycję w lewo; - przejście na początek wiersza; - przejście na koniec wiersza; - zmiana trybu wstawianie / nadpisywanie; - kasowanie znaku nad kursorem; - (backspace)przejście na początek wiersza; - cofnięcie danych o jedną stronę ekranu; - przewinięcie danych do przodu o jedną stronę ekranu; - przewinięcie danych na pierwszą pozycję w bazie; - przewinięcie danych na ostatnią pozycję w bazie; Klawisze funkcyjne F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 - pomoc kontekstowa na dany temat; - zmiana indeksu sortowania w bazie danych, lub zmiana wyświetlania zawartości tabeli; - podgląd zawartości danego dokumentu; - edycja danych danego dokumentu; - wprowadzenie nowego dokumentu do bazy danych; - różne funkcje do wykorzystania przez dane moduły; - różne funkcje do wykorzystania przez dane moduły; - wydruk zawartości danego dokumentu; - skasowanie pustego dokumentu; - różne funkcje do wykorzystania przez dane moduły; 3

4 4 I-2 Ogólny wygląd ekranu programu. Pierwsza linia ekranu zawiera od lewej : nazwę posiadacza sytemu, nazwę systemu, aktywny magazyn aktualny rok obliczeniowy/ miesiąc i datę sytemu Ostatnia linia ekranu wskazuje na użytkownika systemu, stan drukarki fiskalnej i port drukarki. Jest to ogólny wygląd ekranu systemowego.

5 5 II. Instalacja programu. Należy przekopiować dane z dyskietki dystrybucyjnej na odpowiedni dysk twardy, następnie przejść na ten dysk i uruchomić program pisząc install i wciskając klawisz <ENTER>. Program instalacyjny rozpakuje wszystkie kompletne pliki i utworzy odpowiednią strukturę katalogów. Na przykład przy instalacji na dysk c: zostaną utworzone odpowiednie katalogi : W katalogu festus zostaną umieszczone odpowiednie pliki uruchomieniowe systemu. Fs.bat fscs.bat - do uruchomienia w środowisku DOS - do uruchomienia w środowisku CLIENT/SERVER Novell NetWare lub MS Windows NT Serwer/Worstation (lub OS/2) W katalogach data znajdują się katalogi odpowiednich lat obliczeniowych a dopiero w nich właściwe dane. Praca w systemie Client/Server wymaga odpowiedniej konfiguracji serverów danych.

6 6 III. Założenia ogólne systemu. Program FESTUS SPRZEDAŻ jest narzędziem wspomagającym pracę i zarządzanie średniej firmy handlowo-usługowej opartej na sprzedaży hurtowej i detalicznej. System obsługuje główną siedzibę firmy i połączone z nią oddziały sprzęgając ją w jednolity organizm finansowy. Zasada połączeń danych pomiędzy oddziałami opiera się na prostym eksporcie i imporcie danych za pomącą zewnętrznych zbiorów danych o zminimalizowanej wielkości. Zasady wymiany danych pozwalają na swobodny przepływ informacji o kontrahentach, operacjach magazynowych, fakturach sprzedaży i zakupu. W bardzo łatwy i szybki sposób można rozsyłać aktualizacje cen i towarów wraz ze stanami magazynowymi. Wszystkie analizy generowane przez program można wydrukować lub przesłać do sformatowanego pliku tekstowego, który można przetworzyć na potrzeby arkusza kalkulacyjnego. Rozrachunki w stosunku do poprzednich wersji zostały całkowicie zmodernizowane i nabrały nowego wyglądu. Zapłaty za faktury sprzedaży i zakupu można wystawiać do poprzednich okresów obliczeniowych, także część analiz odnosi się do poprzednich okresów obliczeniowych. Kompensata dokumentów nierozliczonych może się odbywać tylko poprzez kartotekę not i odpowiednie adnotacje w na obrotach kontrahenta. Wystawianie dokumentów sprzedaży odbywa się na zasadzie podziału faktura vat, rachunek uproszczony, paragon, które mogą być zamieniane ze sobą w obrębie własnej numeracji. Można wprowadzić dowolny rodzaj numerowania dokumentów sprzedaży. Każda operacja wykonywana w programie stanowi oddzielną transakcję z kontrolą poprawności wykonania. Istnieje też możliwość podejrzenia kto utworzył daną pozycję w dokumencie i kto ostatnio dokonał na niej poprawek. Od strony technicznej program opiera się na systemie obsługi baz danych Btrieve firmy Pervasive co gwarantuje dużą szybkość działania i niezawodność w środowisku sieciowym.

7 7 IV. Opis programu. 1.Obsługa sprzedaży i magazynu 1.1. Wystawienie faktury Podstawowa funkcja programu jest wystawianie faktur VAT, rachunków uproszczonych i paragonów z możliwością automatycznego rozchodowywania magazynu. Dla uproszczenia słowo faktura będzie odnosić się do jakiegokolwiek dokumentu sprzedaży (FVAT,RU,PARAGON). Wystawianie faktur jest podzielone na trzy etapy. Pierwszy etap to wybranie klienta z kartoteki kontrahentów. Jeżeli go nie ma to mamy możliwość dopisania nowego lub poprawy danych już istniejącego. Klawisz <ENTER> powoduje wybranie klienta i przejście do kartoteki wystawionych mu faktur. Jeżeli pole nazwa u wybranego klienta będzie puste to system poprosi o wpisanie lub ewentualną korektę danych klienta na daną sesję wystawiania faktur dla tego symbolu. Operacja ta ma na celu kumulowanie jednorazowo wystawianych dokumentów na jednym kontrahencie. Drugi etap to wciśnięcie klawisza <F5> oznaczające rozpoczęcie wystawiania nowej faktury. Należy wybrać typ dokumentu VAT (Faktura VAT, Rachunek uproszczony, Faktura VAT korygująca, Rachunek uproszczony korygujący, Paragon, Zwrot paragonowy). Może się zdarzyć, że pojawi się tylko pole z wyborem rachunków i paragonów bez faktur VAT spowodowane to jest nie wpisanym numerem NIP. Jeżeli pole ograniczone jest tylko do pozycji Paragon, Protokół zwrotu to znaczy, że dane klienta nie zostały uzupełnione o pola Nazwa, ulica miasto. Wtedy pojawia się właściwy formularz dokumentu. Do wyboru mamy trzy pola oznaczające nazwę i symbol klienta, numer i datę wystawienia dokumentu. Tabulatorem możemy ponownie wybrać nowego klienta z kartoteki klientów. Po przejściu tych linii możemy przystąpić do właściwej sprzedaży towarów i usług. Jednak przed właściwą sprzedażą należy się zastanowić czy dokument będzie fiskalizowany (wprowadzony do urządzenia fiskalnego), czy też nie. Jeżeli chcemy zachować zgodność kwot wystawianych w programie z wydrukiem drukarki fiskalnej musimy pamiętać o sprawdzeniu czy dokument będziemy wystawiać w kwotach netto czy też w kwotach brutto. Program w ustawieniach wie, który dokument ma być wystawiany w kwotach brutto, a który w kwotach netto. Aby dokonać odpowiednie korekty lub zmienić dane nabywcy w dokumencie należy wcisnąć klawisz <F2>. Okno, które się pojawi pozwoli nam zmienić te dane, łącznie z systemem naliczania podatku VAT, ustaleniem typu i kursu waluty przy eksporcie. Klawiszem <ESC> możemy opuścić to okno i przejść dalej do wystawiania dokumentu VAT.

8 8 Podstawowymi klawiszem jest klawisz <F5> dopisujący nowe pozycje do faktury VAT z wybranej pozycji magazynowej. Po wybraniu towaru pojawia się ramka, w której wpisujemy ilość i cenę sprzedaży netto lub brutto w zależności od opcji wyliczania podatku VAT. Tak jak to widać na rysunku. Jeżeli nie jest zablokowane w konfiguracji systemu to możemy wybierać towary <Tabulacją> korzystając z opcji wybierania z dowolnych przychodów. Klawisz <F9> kasuje całą linię. <Enter> powoduje przejście w pozycję poprawy danych bieżącej linii. Należy uważać aby przy poprawianiu ilości towaru liczba nie zmieniła się ilość na zero. Oznaczałoby to, że w przychodzie nie ma już takiej ilość towaru aby zwiększyć ją na fakturze. Aby móc dokładnie manewrować ceną sprzedaży towarów można skorzystać z klawisza <F6> dzięki któremu możemy zmieniać procentowo cenę przy jednoczesnej zmianie rabatu drukowanego na dokumencie. Kombinacja <Shift+F6> pozwala na zastosowanie rabatu dodatkowego gdzie ceną wejściową jest cena jednostkowa w pozycji dokumentu VAT.

9 9 Innym udogodnieniem jest funkcja dostępna za pomocą klawisza <F7>. Przywołuje ona wszystkie informacje dotyczące cen zakupu z dokumentu przychodowego i kartoteki podstawowej z jednoczesnym wyliczenie marży i zysku netto w konkretnych przypadkach : cena katalogowa do ostatniej ceny zakupu cena katalogowa do ceny porównawczej cena jedn. miary do ceny zakupu z przychodu Inną ważną funkcją wystawiania faktur jest przywołanie kartoteki zamówień klientów i wybranie zamówienia w celu przeniesienia go do faktury. Jeżeli jakiegoś towaru brakuje w magazynie lub jest jego mniej niż w magazynie to z zamówienia będzie ściągnięte tylko tyle ile jest w magazynie. Możemy to osiągnąć używając kombinacji klawiszy <Shift+F5>. Jeżeli kończymy wystawianie faktury klawiszem <ESC> przechodzimy do ostatniego etapu wystawiania faktury to znaczy do ustalenia formy zapłaty. Rodzaj zapłaty ustalamy klawiszem <TAB> z pomocniczej tablicy. Opis txt. To trzy linie dopisywane na koniec druku faktury. W polu akwizytor wpisujemy symbol akwizytora w celu późniejszego jego rozliczenia.

10 10 Wciśnięcie klawisza <ESC> powoduje zadanie pytania o zatwierdzeniu faktury i po potwierdzeniu klawiszem <T> jej zapisanie. Ostatnim elementem jest pytanie o drukowaniu faktury na drukarce. Jeżeli data wystawienia i zapłaty dokumentu jest taka sama i forma zapłaty jest gotówkowa to następuje wystawienie kwitu kasowego KP. Ewentualnie możemy zmienić kwotę na kwicie i wychodząc klawiszem <ESC> jesteśmy pytani o zatwierdzeniu dokumentu kasowego, który możemy wprowadzić lub nie. Tak samo wystawiane są dokumenty Faktury VAT, rachunki Uproszczone i paragony. Jedyną różnicą pomiędzy nimi jest to, że rachunek uproszczony, który w danych klienta nie posiada wpisanego numeru REGON i paragon automatycznie będą zafiskalizowane na drukarce fiskalnej jeżeli program jest do niej podłączony. Jeżeli rachunek uproszczony będzie posiadał numer REGON to system zapyta się czy ten dokument ma być fiskalizowany. Numer REGON oznacza, że kontrahentem jest firma, a nie osoba fizyczna czyli może nie podlegać fiskalizacji. Inne zasady obowiązują przy edycji lub poprawianiu dokumentów VAT korygujących. Jeżeli wystawiamy korektę (faktura VAT korygująca, rachunek korygujący lub protokół zwrotu), to przed rozpoczęciem pracy z właściwym formularzem następuje pytanie o rok wystawienia dokumentu korygowanego zwanego dalej źródłowym. Po podaniu właściwego roku ukazuje się na ekranie kartoteka dokumentów VAT, z której wybieramy klawiszem <ENTER> właściwy dokument źródłowy. Po jego wybraniu pojawia się podgląd wybranego dokumentu VAT, w którym możemy za pomocą klawisza <SPACJA> zaznaczać odpowiednie pozycje. Konsekwencją tej operacji jest utworzenie nowego dokumentu korygującego z wpisanymi zaznaczonymi pozycjami ze źródła z cenami sprzedaży i ilościami ze znakiem minus. W

11 11 takiej sytuacji wystarczy tylko ewentualnie skorygować ilości lub ceny. Wybieranie pozycji magazynowych do faktury VAT możliwe jest za pomocą klawisza <TAB>. Jest to konieczne w przypadku kiedy nie posiadamy w ewidencji komputerowej dokumentu źródłowego. Wychodząc klawiszem <ESC> lub uruchamiając klawiszem <F3> uaktywniamy okno dotyczące formy zapłaty rozszerzone o dane dotyczące dokumentu korygowanego. W tych polach musimy uzupełnić dane dokumentu źródłowego. Formularz Rodzaj płatności jest wyposażony w dodatkowe pola służące do wpisania koniecznych informacji o dokumencie źródłowym i rodzaju korekty. Jeżeli wybierzemy pole rodzaj korekty zmniejszenie - zwrot towaru to zostanie wystawiony dokument magazynowy WZ dopiero po zakończeniu pracy z dokumentem korygującym. Jeżeli to była korekta typu zwiększenie dodanie towaru to dokument WZ wystawia się automatycznie. Należy nadmienić, że nie można zmienić rodzaju korekty ze zwiększenie dodanie towaru na inny lub odwrotnie podczas gdy są już wpisane jakieś pozycje w dokumencie. Jeżeli chcemy zmienić rodzaj na zwiększenie dodanie towaru należy najpierw skasować wszystkie pozycje, a później wpisać ponownie na zasadach ogólnych wystawiania dokumentów sprzedaży. Podsumowując wystawienie dokumentu sprzedaży powoduje generowanie w tle dokumentu magazynowego WZ. Jeżeli chodzi o wystawiane korekty w systemie to tylko w dwóch wyżej wymienionych przypadkach system po zakończeniu edycji wygeneruje dokument magazynowy. Jeżeli powodem wystawienia korekty będzie zwrot towaru, to dokument wygenerowany zostanie WZ-minus oznaczający przychód do magazynu (odwrotność WZ ). Ceny jednostkowe towarów zostaną przywołane z faktury źródłowej jeżeli była w systemie jeżeli jej nie było to ceny będą zerowe, które należy poprawić na właściwe. Dodanie towaru spowoduje wygenerowanie normalnego dokumentu WZ. Zmiany w pozycjach dokumentu korygującego zmniejszenie zwrot towaru nie powodują zmian w skojarzonych z nimi dokumentami WZ. Dlatego należy po poprawie korekty VAT poprawić dokument magazynowy WZ znajdujący się w systemie Wystawianie Faktur eksportowych W systemie FESTUS SPRZEDAŻ istnieje łatwa możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży związanych z eksportem. Podczas wystawiania normalnego dokumentu sprzedaży (w wypadku eksportu rachunku uproszczonego) przy pobieraniu cen z kartoteki magazynowocenowej następuje wpisanie do faktury ceny walutowej pomniejszonej o rabat i ceny złotówkowej wyliczonej po kursie z programu. Jeżeli rabatujemy ceny za pomocą funkcji z klawiszy <F6> i <shift+f6> to automatycznie zmienia się cena walutowa. Jeżeli zmieniamy je ręcznie lub <klawiszem <F7> to cena walutowa pozostaje nie zmieniona. Za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+ENTER> możemy dokonać dowolnej edycji ceny walutowej, po

12 12 której zostanie automatycznie przeliczona cena złotówkowa w oparciu o kurs z dokumentu VAT (dostępnej w opcji <F2> edycja danych klienta). Administrator ma do dyspozycji dodatkowe dwie przydatne funkcje. Zamiast poprawiać dokument możemy użyć prostej kombinacji klawiszy <Alt+F6> z poziomu kartoteki wystawiania dokumentów sprzedaży, aby nastąpiło ponowne przeliczenie cen złotówkowych z cen walutowych przeliczonych po kursie z faktury w pozycjach ze stawką VAT eksport. Po zastosowaniu tej operacji konieczne jest powtórne uruchomienie poprawy dokumentu <F4>. Inna pomocna funkcja jest dostępna za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+F6> z poziomu kartoteki wystawiania dokumentów sprzedaży. Wykorzystywana jest ona w przypadku gdy cennik walutowy jest zrobiony w innej walucie niż eksport, to możemy wygenerować ceny walutowe przeliczone z cen złotówkowych przeliczonych po kursie z faktury w pozycjach ze stawką VAT eksport. Po zastosowaniu tej operacji konieczne jest powtórne uruchomienie poprawy dokumentu <F4>. Opcję <Alt+F6> może wykorzystać w momencie kiedy po wystawieniu dokumentu eksportowego nastąpi zmiana kursu odprawy celnej. 1.3 OBSŁUGA DRUKARKI FISKALNEJ Element, który jest często konieczny przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Z punktu widzenia przepisów o kasach fiskalnych powinno się rejestrować na urządzeniu fiskalnym obrót z osobami nie prowadzącymi działalności gospodarczej. Jeżeli program jest podłączony do drukarki fiskalnej to w momencie uruchomienia próbuje nawiązać komunikację z urządzeniem fiskalnym co się objawia odpowiednim okienkiem w programie i na dolnym pasku napisem DF=. Jeżeli próba komunikacji zostanie prawidłowo wykonana to napis na dole zmieni się na DF=ON lub w przeciwnym wypadku (brak połaczenia, drukarki itp.) na DF=OFF. Rejestracji na drukarce fiskalnej podlegają wszystkie paragony i rachunki uproszczone. Jeżeli kontrahent posiada wpisany nr REGON to fiskalizacja jest poprzedzona pytaniem o jej przeprowadzenie. Regon oznacza, że dany podmiot prowadzi działalnośc gospodarczą i nie musi być rejestrowany na drukarce fiskalnej. Rok 2000 przynosi zmianę zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży. Rachunki uproszczone przestają istnieć a faktury mogą być wystawiane wszystkim. Fiskalizacja na drukarkach wygląda tak samo jak wyglądała w przypadku rachunków uproszczonych. Poniżej jest przedstawione menu do testowania i kontroli pracy drukarki fiskalnej, które aktywne jest tylko podczas pracy fiskalnej urządzenia.

13 13 odczytanie czasu zegara kasowego odczytuje czas na zegarze drukarki; ustawienie czasu zegara kasowego ustawia czas na zegarze drukarki ale tyko nie więcej niż 30 minut. Jeżeli chcemy zmienić czas z letniego na zimowy to musimy trzy razy ustawić zmianę co 20 minut. Wyłącza / włącza komunikat dziękujemy zapraszamy. Wyświetla na ekranie stan gotówki w kasie fiskalnej. Inicjuje raport zmianowy kasjera Uruchamia raport okresowy taki jak za pomocą przycisku RO. Uruchamia raport dobowy taki jak za pomocą przycisku RD. Anuluje rozpoczęty paragon na skutek awarii sprzętowej. Kontrola bazy danych pokazuje ile razy został sprzedany dany towar. Testowanie kasy fiskalnej pokazuje nr unikatowy, status, stan totalizerów itp. Wyjście do menu programu. Program współpracuje z drukarką fiskalną DF-300;DF-3001; Thermal firmy Posnet s.c. i kompatybilnymi z nimi. 1.4 Prowadzenie magazynu Magazyn jest integralną częścią systemu prowadzenia sprzedaży. Główną i jedyną zasadą prowadzenia gospodarki magazynowej jest metoda FIFO (pierwsze weszło pierwsze wyszło). Opiera się ona na zasadzie, że dany towar wraz z jego ceną zakupu jest wprowadzany dokumentem przychodowym i pozostaje na magazynie do momentu jego wyprowadzenia. Wyprowadzany jest wtedy kiedy towary ze starszej dostawy zostaną wyzerowane, System przy generowaniu dokumentu rozchodowanego odwołuje się do przychodu, z którego pobiera cenę zakupu i wprowadza ją do rozchodu. Jeżeli rozchodem jest przesunięcie magazynowe do innego magazynu to cena zakupu (pierwotna) przechodzi do dokumentu MM+ w innym magazynie, w którym automatycznie staje się przychodem. Jeżeli są to magazyny zdalne to i wprowadzanie dokumentu MM+ jest ręczne to trzeba wpisać cenę widniejącą na dokumencie MM-. Jeżeli wystawiamy korektę sprzedaży to system automatycznie generuje dokument WZwprowadzając ceny zakupu jakie były na dokumencie WZ z dokumentu źródłowego jeżeli był w systemie. Podstawową bazą danych o towarach w systemie jest kartoteka podstawowa za pomocą, której wprowadzamy nowe towary poprawiamy ich dane lub je kasujemy. Poniżej widzimy ogólny widok kartoteki z dostępnymi klawiszami funkcyjnymi.

14 14 Klawiszem F2 zmieniamy układ sortowania alfabetycznie na wg nazwy owaru, symbolu towaru,grupy i indeksu. Funkcja F7 pozwoli nam wyszukać dowolny ciąg znaków w bazie. Klawiszem F5 możemy wprowadzić nową pozycję do kartoteki. Pola do wprowadzania pozycji magazynowej to : Nazwa towaru 60 znaków (maksymalne pole widzialne przy przeglądaniu to 47 znaków) Symbol towaru NIEZMIENIALNY 20 znaków Grupa towarowa - dzieli towary na grupy 10 znaków Indeks towarowy - 13 znakowy dodatkowy wyróżnik towaru np. dla kodu paskowego Opis dodatkowy - 60 znaków do swobodnego wykorzystania S.W.W. - symbol SWW/KU 10 znaków jednostka miary - 5 znaków ilość minimalna - najmniejsza ilość jaka powinna być na magazynie stan wolny - stan modyfikowany przez użytkownika (wartość pomocnicza) cena zak. - ostatnia cena zakupu towaru. cena por. - cena porównawcza (zakupu) walutowa wprowadzana przez użytkownika narzut - narzut do ceny porównawczej waluta - do wyboru symbol waluty 1,2,3,4,5

15 15 stawka VAT - klawisz <TAB> pozwala na wybór z tabeli cena minimalna sprzedaży w walucie cena A sprzedaży w walucie cena B sprzedaży w walucie cena C sprzedaży w walucie cena D sprzedaży w walucie cena detaliczna. Cena porównawcza służy do ustalenia ceny sprzedaży. Jeżeli zostanie zmieniony narzut lub cena porównawcza to spowoduje to wyliczenie nowej ceny sprzedaży tak aby cena brutto złotówkowa była zaokrąglona do 5 zł brutto w górę lub żeby tylko była wyliczona według wzoru narzut * cena porównawcza. Klawiszem F3 możemy podejrzeć obroty magazynowe narastająco i w danym miesiącu obliczeniowym tak jak poniżej. Klawiszem F9 możemy skasować daną pozycję z kartoteki. Kartoteka magazynowo-cenowa jest kartoteką podstawową widzianą z pozycji handlowca. ilości jakie są wyświetlane to stan magazynowy faktyczny pomniejszony o ilości towarów widniejące jako niezrealizowane w kartotece zamówień klientów. Klucze sortowania są takie same jedyne zmiany to brak możliwości dopisywania i kasowania i ograniczona możliwość edycji towaru tylko do samej ceny. Pod klawiszem F3 możemy podejrzeć ceny i ilości na magazynie. W tabeli na stanie poszczególne rubryki to : faktycznie - stan kartotekowy wynikający z magazynu; zablokowane - ilość objęta zamówieniami klientów;

16 zamówione na sprzedaż 16 - ilość objęta zamówieniami do dostawców; - ilość wynikająca z odjęcia pozycji zablokowane od faktycznie pod kombinacją klawiszy Shift+F4 istnieje możliwość edycji cen sprzedaży. Zasada wyznaczanie cen przy fakturowaniu polega na tym, że system pobiera z kartoteki podstawowej cenę A, B, C lub D w zależności od wybranego klienta odejmuje mu przypisany rabat. Jeżeli tak otrzymana cena jest mniejsza od minimalnej to następuje pobranie ceny minimalnej. Jako najmniejszej możliwej ceny sprzedaży. Dodatkową zaletą jest możliwość zaznaczania pozycji towarowych w kartotece magazynowo-cenowej i kartotece podstawowej, które to później można wydrukować kombinacją klawiszy <Shift+F8> jako etykiety lub przenieść do zamówienia klienta lud dostawcy. Aby zaznaczyć pozycję z ilością pojedyńczą należy ustawić się na danym towarze i wcisnąc klawisz <Tab>. Powtórne wcisnięcie klawisza <Tab> powoduje anulowanie zaznaczonej pozycji. Jeżeli chcemy zaznaczyć towar o większej ilości niż jedna to korzystamy z kombinacji klawiszy <Shift+Tab>, która daje nam możliwość wstawienia odpowiedniej wartości. Jeżeli tą wartością będzie 0 to pozycja zostanie odznaczona. Inną możliwą operacją do wykonania z listą zaznaczonych towarów jest przeniesienie jej do zamówienia klienta lub dostawcy za pomocą odpowiedniej opcji programu opisanej w rozdziale o zamówieniach. Kolejnymi elementami prowadzenia magazynu są kartoteki dokumentów PZ, WZ i inne. Osoba prowadząca magazyn ma do dyspozycji dwie grupy dokumentów magazynowych. Dokumenty przychodowe takie jak PZ, WZ-, PR+, PW, ZW, MM+, BO i dokumenty rozchodowe powiązane z przychodowymi takie jak WZ, PZ-, PR-, PL, ZW, MM-. Dla uproszczenia zostaną omówione tylko kartoteka dokumentów przychodowych PZ i MM+ i kartoteka dokumentów rozchodowych WZ i MM-. Pozostałe kartoteki wyglądają i działają tak samo. Na początek jeszcze krótki opis przeznaczenia dokumentów magazynowych. Kartoteka PZ PZWZ WZPL PR+ PRRW PW ZW BO MM+ MMWZ rodzaj opis przeznaczenia przychód wprowadzenie na magazyn towarów na podstawie dokumentu zakupu faktura VAT, faktura zagraniczna. rozchód Wyprowadzenie z magazynu towarów na podstawie dokumentu korygującego zakup (faktura korygująca, decyzja celna) rozchód wyprowadzenie na podstawie dokumentu sprzedaży (faktura VAT, rachunek, paragon), W systemie FESTUS SPRZEDAŻ te dokumenty są generowane automatycznie podczas wystawiania rachunków. przychód wprowadzenie na stan na postawie dokumentu korygującego oznaczającego zwrot towaru. W systemie dzieje się to półautomatycznie. rozchód wyprowadzenie z magazynu towarów wadliwych (protokół likwidacji) Wprowadzenie do magazynu towarów, które po przeprowadzonym remanencie stanowią nadwyżkę rozchód wyprowadzenie z magazynu towarów, które po przeprowadzonym remanencie stanowią niedobór. rozchód wyprowadzenie z magazynu towarów do produkcji lub na własne zużycie. przychód wprowadzenie na magazyn towarów z produkcji lub inne źródła przychodu przychód wprowadzenie na magazyn towarów pozostałych z produkcji przychód wprowadzenie na magazyn towarów na bilans otwarcia przychód wprowadzenie na magazyn towarów z innego magazynu rozchód wyprowadzenie z magazynu towarów do innego magazynu przychód wprowadzenie na magazyn towarów na podstawie dokumentu zakupu Edycja dokumentów magazynowych na przykładzie PZ W niej są rejestrowane wszystkie przychody do magazynu z jednoczesnym generowaniem dokumentów zakupowych KPiR lub FK. Wprowadzanie nowego dokumentu odbywa się za pomocą klawisza <F5>, podgląd PZ -ty <F3>, jej poprawa <F4>. Wydruk dokumentu z ceną zakupu możliwy jest za pomocą klawisza <F8>. Kombinacją <Alt+F8> osiągamy wydruk, gdzie zamiast ceny i wartości są miejsca do wpisania uwag. Inny wydruk to

17 17 druk etykiet samoprzylepnych za pomocą <Shift+F8>. Funkcja <Ctrl+F8> pozwala na zapis danych do pliku w postaci tekstowej. Poniżej jest przedstawiony widok kartoteki przychodów PZ. Przy edycji dokumentu PZ należy wpisać nr dokumentu zakupowego, datę zakupu lub wprowadzenia do magazynu i symbol dostawcy. Pozycje z kartoteki podstawowej wprowadzamy za pomocą klawisza <TAB> lub dopisując na koniec dokumentu klawiszem <F5> podobnie jak przy wystawianiu faktur VAT. Klawiszem <F6> możemy podejrzeć nazwę, grupę i indeks towaru. Dodatkową opcją przy edycji dokumentu MM+ jest możliwość zmiany magazynu źródłowego i docelowego za pomocą klawisza <F7>. Dodatkowymi czynnościami wykonywanymi przez system przy edytowaniu przesunięć między magazynami jest generowanie w sposób automatyczny druków MM+ w magazynie docelowym. 1.5 Prowadzenie zamówień klientów Kartoteka zamówień klientów jest podstawowym dokumentem przy prowadzeniu działalności handlowej. Klient składa zamówienie na towar w magazynie. Sprzedawca wystawia dokument zamówienia podając datę przyjęcia zamówienia, datę realizacji, dodatkowy opis, symbol klienta i wypisuje listę towarów wstawiając je z kartoteki magazynowo-cenowej za

18 18 pomocą klawisza <F5>. Towary zamawiane są blokowane w kartotece i stan widoczny na ekranie to faktyczny stan pomniejszony o ilość zablokowaną przez zamówienia, dlatego możliwe jest pojawienie się minusów w kartotece podstawowej. Ilość niezrealizowana w kartotece zamówień to ilość jaka pozostała po wybraniu zamówienia i wstawieniu go do faktury VAT, rachunku uproszczonego lub paragonu. Możemy wydrukować zamówienie normalnie jako druk zamówienia <F8> lub jako Fakturę pro forma <Alt+F8>. Kombinacja <Ctrl+F8> generuje plik tekstowy ASCI do importu do arkuszy kalkulacyjnych. Możemy zablokować w konfiguracji programu zamawianie towaru, którego nie ma w magazynie (zamawianie do stanu zerowego). Klawiszem <F7> możemy wyliczyć rabat dla danej pozycji. Inną opcją zamówień jest podgląd zamówionych towarów w formie kartoteki i generowanie zamówienia z listy zaznaczonych pozycji towarowych. Wystarczy uruchomić tą opcję wpisać datę wystawienia datę realizacji, opis dodatkowy i wybrać kontrachenta aby towary z listy zostały przelane do zamówienia. Jeżeli jest uruchomiona opcja niedopuszczania do przekroczenia zamówieniami stanu magazynowego to ilości zostaną okrojone do możliwej wartości. Ceny zostaną wygenerowane z odpowiedniej rubryki cennika dla kontrahenta i pomniejszone o odpowiedni przysługujący mu rabat rabat (oczywiście do ceny minimalnej). 1.6 Prowadzenie zamówień towarów u dostawców Kartoteka zamówień u dostawców jest bardzo podobna do zamówień klientów. Jedynym wyjątkiem jest możliwość wprowadzenia w sposób automatyczny danych z kartoteki podstawowej.

19 19 Możemy zaimportować stan mniejszy od minimalnego, ilość wolną od minimalnej, stan lub ilość wolną z odjętymi zamówieniami mniejszy od zera lub tylko towary zamówione przez klientów. Z wydruków mamy tylko możliwość wydrukowania zamówienia. W kolejnej opcji programu znajduje się procedura, która umożliwia przenoszenie zamówienia do dokumentu PZ. Ostatnią opcją jest przeniesienie do zamówienia listy zaznaczonych pozycji towarowych z odpowiednimi ilościami i cenami ostatnimi zakupu. 1.7 Kontrola rozliczeń w systemie (rozrachunki) System posiada możliwość prowadzenia pełnej kartoteki kasowej i bankowej za pomocą, której prowadzi się rozliczenia z kontrahentami zarówno od strony dostawców jak i odbiorców. Zasadą przyjętą przy wystawianiu dokumentów rozrachunkowych jest to aby te dokumenty jednocześnie zawierały dane potrzebne do importu w systemie księgowym. Kartoteka Kasowa jest główną bazą danych dla operacji kasowych. W niej są wystawiane i przechowywane dokumenty KP i KW. Klawisze dostępne do wyboru to : <F3> - podgląd dokumentu, <F4> poprawa dokumentu, <F5> wystawienie nowego dokumentu, <F8> drukowanie kwitu i kasowanie z pozycji administratora <F9>. Poniżej przedstawiony jest wygląd kartoteki kasowej w wybraną opcja wystawiania nowego dokumentu. Po wybraniu odpowiedniej druku pojawia się właściwy formularz dokumentu kasowego. Poszczególne pola opisują następujące parametry.

20 20 Nr KP lub Nr KW numer kolejny, data wystawienia, nazwa kontrahenta, opis operacji, kwota w złotych i powiązanie. Powiązanie to możliwość skojarzenia dokumentu kasowego z odpowiednią fakturą lub zakupem. Ostatnie pola to wstępna dekretacja dla systemu F-K. Bardzo podobny wygląd posiada kartoteka bankowa, w której jedyną zmianą jest wpisanie po stronie przychodu i lub rozchodu kwoty w złotych i walucie obcej. Kwoty z drugiej linii są dodawane do obrotów bankowych danego kontrahenta. W kartotece kasowej kwota dokumentu jest dodawana do obrotów Ma z kwitu KP i odwrotnie. Kartoteka not jest tak samo zbudowana jak kartoteka bankowa jedynie posiada pojedynczą numerację. Powiązania pomiędzy dokumentami wystawianymi w systemie są następujące. Dokumentami pierwotnymi są kartoteki faktur poszczególnych magazynów i kartoteka zakupów. Powiązanymi z nimi są kartoteki kasowa, bankowa i not. Wiązać dokumenty można wstecz, to znaczy możemy rozliczyć kwitem kasowym dokument z poprzedniego roku lub jeszcze późniejszy.

21 21 2.Opis poszczególnych opcji programu 2.1 Sprzedaż Wystawienie FVAT/RU/PARAG. Opcja omówiona w punkcie Kartoteka faktur VAT Kartoteka faktur VAT i rachunków uproszczonych posortowanych według kluczy : numeracja + numer dokumentu identyfikator kth + numer identyfikator + data wystawienia symbol klienta + numer dokumentu data wystawienia identyfikator dokumentu Możemy poprawiać dokumenty klawiszem <F4> drukować kopie faktur klawiszem <F8>. Zmiana rubryk wartość netto / wartość brutto na rubryki wartość brutto / wartość nie rozliczona zmieniamy klawiszem <F6> Wystawienie WZ do... Opcja służąca do wystawiania dokumentów WZ do wystawionych dokumentów sprzedaży (faktur i paragonów). Przyczyną użycia tej funkcji jest konieczność poprawy dokumentu magazynowego, który został skasowany lub nie był wystawiony. Jeżeli wybierzemy dokument korygujący to podstawą jego wystawienia musi być zwrot towaru lub jego dodanie. Jeżeli to była korekta zwrot towaru to dokumentem będzie WZ minus Wystaw KP/KW do...(kasa) Wystawienie KP do faktury VAT Należy wybrać fakturę z kartoteki faktur. Wciśnięcie klawisza <ENTER> powoduje wystawienie dokumentu kasowego KP. Jeżeli to była korekta dająca w wartości brutto kwotę ujemną to dokumentem kasowym będzie kwit KW. Wartości jakie proponuje komputer to kwoty z pozycji faktury kwota nie rozliczona. Wystawienie KW do ZAKUPU Należy wybrać dokument zakupu z kartoteki KPiR lub FK. Wciśnięcie klawisza <ENTER> powoduje wystawienie dokumentu kasowego KP lub KW. Jeżeli w polu dokumentu wartość nie rozliczona jest wartość dodatnia to będzie wystawiony kwit KP jeżeli ujemna to będzie wystawiony kwit KW Wprowadź zapłatę BANKOWĄ Wystawienie wyciągów bankowych do odpowiednich faktur lub zakupów. Umożliwia automatyczne wystawianie wyciągów bankowych dla konkretnych dokumentów. Wprowadź BANK do faktury VAT Należy wybrać fakturę z kartoteki faktur. Wciśnięcie klawisza <ENTER> powoduje wystawienie dokumentu bankowego z kwotą po stronie WN. Jeżeli to była korekta dająca w wartości brutto kwotę ujemną to dokumentem bankowym będzie kwota po stronie MA. Wartości jakie proponuje komputer to kwoty z pozycji faktury kwota nie rozliczona. Wprowadź BANK do ZAKUPU Należy wybrać dokument zakupu z kartoteki KPiR lub FK. Wciśnięcie klawisza <ENTER> powoduje wystawienie dokumentu bankowego z kwotą po stronie WN lub MA w zależności od wartości na dokumencie (dodatnia / ujemna).

22 Wprowadź NOTĘ rozlicz. Analogiczna sytuacja jak w opcji powyżej Kartoteka Kasowa Kartoteka kasowa została opisana w punkcie Kartoteka Bankowa Kartoteka bankowa została opisana w punkcie Kartoteka NOT i Korelacji Kartoteka bankowa została opisana w punkcie OBSŁUGA DRUKARKI FISKALNEJ Element, który jest często konieczny przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Z punktu widzenia przepisów o kasach fiskalnych powinno się rejestrować na urządzeniu fiskalnym obrót z osobami nie prowadzącymi działalności gospodarczej. Jeżeli program jest podłączony do drukarki fiskalnej i działa w trybie fiskalnym to możemy rejestrować sprzedaż na urządzeniu fiskalnym. System fiskalizuje wszystkie paragony i rachunki uproszczone. Jeżeli rachunki uproszczone posiadają wpisany w danych kontrahenta numer REGON to program pyta czy dany dokument ma być fiskalizowany (REGON posiadają jedynie osoby i firmy prowadzące działalność gospodarczą). Podczas uruchamiania się programu następuje próba nawiązania komunikacji z drukarką fiskalną jeżeli wszystko przebiegnie prawidłowo to na ekranie pojawi się komunikat z numerem błędu 0 i statusem drukarki. Brak połączenia sygnalizuje się z reguły komunikatem błędu 2 - przekroczony limit Program współpracuje z drukarką fiskalną DF-300;DF-301; DFThermal. Firmy PosNet Buduj cennik towarowy Generacja cen sprzedaży w kartotece podstawowej dla danej grupy towarowej. cena D = cena porównywalna + narz wyliczenie ceny D poprzez dodanie narzutu do ceny porównywanej cena D = (cena por+narz.) do 5zł wyliczenie ceny D poprzez dodanie narzutu do ceny porównywanej i zaokrąglenie do 5 zł brutto w górę. Cena D = cena min.+/- % zysku wyliczenie ceny D poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny minimalnej cena D = cena zak+/-%/kurs waluty wyliczenie ceny D poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny ostatniej zakupu podzielonej przez kurs waluty z tabeli Cena D = cena D +/- % zysku wyliczenie ceny D poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny tej samej ceny Cena C = cena D +/- % zysku wyliczenie ceny C poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny D Cena B = cena D +/- % zysku wyliczenie ceny B poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny D Cena A = cena D +/- % zysku wyliczenie ceny A poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny D wpisz ostatnią cenę zakupu do por. wyliczenie ceny porównywalnej z ceny ostatniej zakupu

23 23 wpisz narzut dla ceny porównawczej wpisanie narzutu dla danej grupy towarowej Cena min = cena porównywalna + % wyliczenie ceny minimalnej poprzez dodanie procentu do ceny porównywanej Cena min = +/- % od ceny D walut. wyliczenie ceny minimalnej poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny D Cena min = +/- % od ceny D zakupu. wyliczenie ceny minimalnej poprzez dodanie / odjęcie procentowe od ceny ostatniej zakupu przy jednoczesnym przeliczeniu przez kurs waluty. Zmiana numeru waluty w grupie zmiana numeru waluty w danej grupie Wyjście do menu programu Operacje na ilości wolnej Ilość wolna to parametr, którego zadaniem jest informowanie o stanie magazynowym niekoniecznie wynikającym z dokumentów ale potrzebnym z punktu widzenia prowadzenia sprzedaży. Takie sytuacje to kiedy potrzebujemy znać stan z kilku odległych magazynów łącznie lub znać stan magazynowy łącznie ze stanem składu celnego. Do tego służą odpowiednie opcje programu : Wyrównywanie do stanu Ilość wolna jest wyrównywana ze stanem faktycznym. Wyrówn. do stanu + Zabl Ilość wolna jest wyrównywana ze stanem faktycznym minus stany zablokowane. Sumowanie magazynów do ilości wolnej jest dodawany stan faktyczny innego magazynu Sumowanie SC+SS do ilości wolnej jest dodawany stan składu celnego. Wyjście do menu programu Wyjście do menu programu 2.2 Bazy danych Kartoteka odbiorców Kartoteka odbiorców (element kartoteki kontrahentów) to główny zbiór danych o naszych klientach. Dostępne menu to <F2> zmiana indeksu, <F3> podgląd obrotów z klientem, <F4> edycja danych klienta, <F5> dopisanie nowego i <F9> kasowanie. Klawiszem <F6> możemy zmieniać dane ostatniej kolumny na obroty netto narastająco sprzedaży, obroty netto narastająco zakupu i saldo rozliczeniowe. Ogólny widok kartoteki znajduje się poniżej.

24 24 Wygląd okna edycji danych kontrahenta przedstawiony jest niżej: Poszczególne pola to : Nazwa opis nazwy kontrahenta 60 znaków Nazwa 2 opis dodatkowy kontrahenta 60 znaków Symbol identyfikator kontrahenta 10 znaków Ulica ulica siedziby firmy 60 znaków Kod/Miasto kod pocztowy/ miasto siedziby firmy 6/40 znaków NIP/REGON NIP / REGON siedziby firmy 13/10 znaków Konto FK konto finansowo-księgowe 13 znaków Tel/FAX telefon / fax siedziby firmy 40/40 znaków adres internetowy Bank nazwa banku kontrahenta nr konta numer konta bankowego Odbiorca jednostka odbierająca lub docelowa Grupa cen grupa cenowa A,B,C,D do jakiej należy rabat % rabat przysługujący w grupie Handlowiec oznaczenie handlowca obsługującego kontrahenta 2.2. Kartoteka magazynowo-cenowa Kartoteka magazynowo-cenowa została opisana w punkcie Kartoteka podstawowa Kartoteka podstawowa została opisana w punkcie Kartoteka cen usług Kartoteka skatalogowanych usług. Wprowadzanie nowej usługi odbywa się za pomocą klawisza <F5>, poprawa danych <F4>, podgląd <F3>, kasowanie <F9>.

25 25 Dane jakie się wypełnia podczas wpisywania lub poprawy pozycji to : Nazwa usługi Symbol usługi jednostka miary KU - katalog usług SWW/KU stawka VAT - wybór klawiszem <TAB> z tabeli waluta - wybór klawiszem <TAB> z tabeli walut cena minimalna w walucie za jaką można sprzedawać cena sprzedaży w walucie odpowiednik ceny D Zamówienia klientów Zamówienia zostały opisane w punkcie Zamówienia u dostawców Zamówienia zostały opisane w punkcie Kartoteka przychodów (PZ) Kartoteka podstawowa została opisana w punkcie 1.4 Kartoteka dokumentów PZ w niej są rejestrowane wszystkie przychody do magazynu z jednoczesnym generowaniem dokumentów zakupowych KPiR lub FK. Jeżeli w zakupie data zapłaty jest równa dacie wystawienia to proponowane jest wystawienie dokumentu kasowego KW lub KP. Wprowadzanie nowego dokumentu odbywa się za pomocą klawisza <F5>, podgląd PZ -ty <F3>, jej poprawa <F4>. Kartoteka PZ została opisana w punkcie Kartoteka rozchodów (WZ) Kartoteka WZ została opisana w punkcie Operacje na magazynie Pozostałe kartoteki dokumentów magazynowych, które są używane sporadycznie. Obsługa tych kartotek odbywa się analogicznie tak jak kartoteki PZ czy WZ. Opis w punkcie Zestaw walut i kursów Tabela walut i ich kursów. Wartości kursów z tej tabeli są brane do wyznaczenia odpowiedniej ceny sprzedaży wyliczanej na bieżąco.

26 Kartoteka kontrahentów Działanie analogiczne jak w kartotece odbiorców. Dodatkową funkcją jest możliwość wyboru grupy kontrahentów lub zmiana jej przypisania Import danych do systemu Procedury wewnętrznej wymiany danych pomiędzy systemami działającymi niezależnie. Wszystkie możliwe dane i powiązania są przenoszone automatycznie. Pobierz PZ z innej bazy system pobiera dane z pliku tekstowego sformatowanego. Pobierz KP i ceny z... pobierany jest cennik i nowe pozycje z wyeksportowanego innego magazynu. Dopisz nowe KP i ceny z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanego innego magazynu. Pobierz tylko cennik z... pobierany jest cennik z wyeksportowanego innego magazynu. Aktualizuj cennik z... pobierany jest cennik z wyeksportowanej opcji Wyslij aktualne ceny.... Aktualizowane są tylko ceny A,B,C,D, Min i ilość wolna. Pobierz kart. usług z... pobierany jest cennik usług z wyeksportowanego innego systemu. Pobierz kontrahentów z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki kontrahentów. Pobierz FVAT/RU/PA z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki dokumentów sprzedaży. Pobierz ZAKUPY z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki dokumentów zakupu. Pobierz Magazyn z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki dokumentów magazynowych.

27 27 Należy sprawdzić importowaną numerację dokumentów MM lub skasować wszystkie dokumenty MM z okresu importowanego. Pobierz MM+ z MM- z... automatyczne dopisanie dokumentu MM plus z wyeksportowanego dokumentu MMinnego magazynu. Pobierz KASĘ z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki kasowej. Pobierz BANK z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki bankowej. Pobierz NOTY z... dopisywane są pozycje z nowymi numerami z wyeksportowanej kartoteki not. Pobierz opisy zakupów z... dopisywane są nowe pozycje z wyeksportowanej kartoteki opisów zakupu Eksport danych do systemu Procedury wewnętrznej wymiany danych pomiędzy systemami działającymi niezależnie. Opcja powiązana z importem danych. Jeżeli firma posiada odległe filie możliwa jest wymiana danych pomiędzy nimi za pomocą plików wymiany. Żeby przenieść cennik lub inne dane do odległego systemu należy dokonać eksportu odpowiednich kartotek. Wyślij KP i ceny do... Wysyła do pliku wymiany pozycje magazynowe z wybranej grupy towarowej, cennik i dane księgowe w formie ceny ewidencyjnej i ostatniej zakupu. Wyślij tylko cennik do... Wysyła do pliku wymiany pozycje magazynowe z wybranej grupy towarowej ograniczone tylko do nazwy towaru, stawki Vat i cennika. Wyślij aktualne ceny do... Wysyła do pliku wymiany pozycje magazynowe z wybranej grupy towarowej ograniczone tylko do cen A,B,C,D i Min. Jako ilość wolną możemy importować bezpośrednio bierzący stan lub ilość wolną. Wyślij kart. usług do... Wysyła do pliku wymiany pozycje z kartoteki usług. Wyślij kontrahentów do... Wysyła do pliku wymiany pozycje z kartoteki kontrahentów. Wyślij FVAT/RU/PA do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki faktur. Wyślij Główki FVAT do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki faktur dla systemu PR. Wyślij ZAKUPY do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki zakupów. Wyślij Magazyn do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty magazynowe z danego okresu.

28 28 Wyślij MM- do... Wysyła do pliku wymiany dokument MM- do pobrania w innym magazynie i wygenerowania MM+. Wyślij KASĘ do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki kasowej. Wyślij BANK do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki bankowej. Wyślij NOTY do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki not i korelacji. Wyślij Opisy zakupów do... Wysyła do pliku wymiany dokumenty z kartoteki opisów zakupów Ewidencja zakupów KPiR lub F.K. Kartoteka ewidencjonowania dokumentów zakupu. Zbierane są w niej informacje potrzebne do rozliczenia dostawców, zrobienia ewidencji VAT zakupu i korekt zakupu i wypełniania Książki Przychodów i Rozchodów. Jeżeli system sprzedaży jest połączony z systemem FK lub firma znajduje się na pełnej księgowości to zamiast pozycji z książki KPiR jest statystyka zakupów. Dodatkowym klawiszem w kartotece zakupów jest klawisz <F6> powoduje on przestawienie kartoteki zakupów w tryb rozliczania dokumentów. Wygląd formularza zakupu dla opcji KPiR jest następujący :

29 Wygląd formularza zakupu dla opcji FK : Dane podatku VAT są rozbite na poszczególne stawki. 2.3 Raporty Ewidencje księgowe i VAT Zestawienia ewidencji VAT wydruk Zestawienie VAT od.. do.. wydruk ewidencji VAT za dany okres Zestawienie mies. z dzienn. wydruk ewidencji VAT za m-c z zestawień dziennych Raport fiskalny VAT od.. do.. wydruk ewidencji VAT z dokumentów zafiskalizowanych Podsumowanie rejestru VAT wydruk samego podsumowania VAT Podsumowanie ZBIORCZE VAT wydruk podsumowania VAT ze wszystkich numeracji Zest. globalne ZBIORCZE VAT wydruk podsumowania VAT ze wszystkich numeracji i magazynów Zest. od..do.. towar/usługa wydruk listy w/g kryterium towar/usługa Zest. od..do.. towar/usł. ZB. wydruk listy w/g kryterium towar/usługa zbiorówki Raporty magazynowe w/g cen zakupu Zestawienie obrotów za m-c wydruk tabulogramu obrotów magazynu za m-c 29

30 Stan magazynu na dzień... Zbiorcze zest. obrotów za m-c Zbior. z wszystkich magazynów 30 wydruk stanu magazynu obowiązujący na dany dzień wydruk podsumowania obrotów mag. za m-c wydruk podsumowania wszystkich mag za m-c Lista dokumentów od daty do daty Lista PZ od daty do daty wydruk listy dokumentów PZ od daty do daty Lista WZ od daty do daty wydruk listy dokumentów WZ od daty do daty Lista PW od daty do daty wydruk listy dokumentów PW od daty do daty Lista RW od daty do daty wydruk listy dokumentów RW od daty do daty Lista ZW od daty do daty wydruk listy dokumentów ZW od daty do daty Lista PL od daty do daty wydruk listy dokumentów PL od daty do daty Lista PR od daty do daty wydruk listy dokumentów PR od daty do daty Lista MM od daty do daty wydruk listy dokumentów MM od daty do daty Lista BO od daty do daty wydruk listy dokumentów BO od daty do daty Raporty kasowe i bankowe Wydruk raportu dziennego KASY Wydruk raportu dowolnego KASY Wydruk raportu dziennego BANKU Wydruk raportu dowolnego BANKU Wydruk rap. dziennego BANKU wal Wydruk rap. dowolnego BANKU wal wydruk raportu kasowego na dany dzień wydruk raportu kasowego od daty do daty wydruk raportu bankowego na dany dzień wydruk raportu bankowego od daty do daty wydruk raportu bankowego z walutą na dany dzień wydruk raportu bankowego z walutą od daty do daty Stany magazynowe Wydruki kontrolne kartoteki podstawowej po wybraniu grupy towarowej kierowane są bezpośrednio do drukarki lub do pliku. Ilość wolna inaczej nazywana stanem wolnym jest parametrem pomocniczym, który możemy wykorzystać do podglądu na łączną ilość towaru z kilku magazynów lub łączną sumę kilku magazynów i składu celnego. Pozycje mogą być posortowane według następujących kluczy :nazwa, symbol, grupa towarowa, indeks Wydruk kartoteki podstawowej Wylistowanie całej kartoteki podstawowej ograniczonej tylko grupą towarową Wydruk stanu ilościowego > 0 Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową i znajdującą się na stanie magazynu (stan większy od zera) Wydruk stanów < minimalnych Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową i ilością na stanie mniejszą od wprowadzonej ilości minimalnej Wydruk stanów z zablok >0 Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową ilością na stanie pomniejszoną o zamówienia klientów Wydruk ilości wolnej Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową ilości jakie się pojawiają na wydruku to stan faktyczny i stan wolny Wydruk ilości wolnej > 0 Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową i ilością (stanem) wolną większą od zera Wydruk stanu wolnego < min Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową i ilością (stanem) wolną mniejszą od ilości minimalnej Wydruk ilości minimalnej > 0 Wylistowanie pozycji z kartoteki podstawowej ograniczonej grupą towarową i ilością minimalną, która jest większa od zera Wydruk remanentu Wydruk stanów końcowych większych od zera z podziałem na ilości i ceny zakupu. Wyliczenie remanentowe z wartoscią netto i brutto Arkusz spisu z natury Wydruk ilości większej od zera z wolnymi rubrykami do wpisania ilości i cen towarów. Forma wydruku jest zgodna z typowym arkuszem spisu z natury.

31 Wydruk stanu zapasów na dni Wydruk poprzedzony analizą jaki był rozchód w poprzednim roku i bieżącym i wyliczający na ile dni starczy danego towaru, który jest w magazynie. Dla kontroli jest podawana ilość dni dla stanu wolnego i z odjętymi zamówieniami Wyjście do menu programu Skok do menu głównego programu Zestawienia VAT i salda W tej części programu znajdują się odpowiednie kartoteki przechowujące posumowania dzienne i miesięczne odpowiednich kartotek systemu. Zbiorcze zestawienia nie są aktualizowane w trakcie działania systemu. Wszelkie uaktualnienia są przeprowadzane przez użytkownika w dowolnym momencie Zestawienia dzienne VAT Zbiorówka ewidencji VAT sprzedaży na dany dzień z wartością sprzedaży według cen zakupu. Klawiszem <F5> dopisujemy nowe zestawienie dzienne. Klawiszem <F4> możemy wyliczyć ponownie istniejące zestawienie. Dla każdej numeracji dokumentów są prowadzone oddzielne statystyki. Poniżej przedstawiony jest podgląd statystyki jednego dnia Zestawienia miesięczne VAT Zbiorówka ewidencji VAT sprzedaży w danym miesiącu z wartością sprzedaży według cen zakupu. Wciśnięcie klawisza <F4> powoduje wyliczenie zbiorówki VAT za dany miesiąc bezpośrednio z dokumentów. Natomiast klawiszem <F6> wyliczymy zbiorówkę z zestawień dziennych. Oczywiście kwoty wyliczone obiema metodami powinny być takie same jeżeli nie to możliwe, że zestawienia dzienne nie zaktualizowane.

32 Stany dzienne KASY Stany dzienne kasy z wyliczonymi saldami z poprzedniego dnia. Klawiszem <F5> dopisujemy nową zbiorówkę dzienną. Klawiszem <F4> możemy wyliczyć ponownie istniejące zestawienie Stany miesięczne KASY Stany miesięczne kasy z wyliczonymi saldami z poprzednich miesięcy. Wciśnięcie klawisza <F4> powoduje wyliczenie zbiorówki za dany miesiąc bezpośrednio z dokumentów. Natomiast klawiszem <F6> wyliczymy zbiorówkę z zestawień dziennych. Oczywiście kwoty wyliczone obiema metodami powinny być takie same Stany dzienne BANKOWE Salda dzienne bankowe wyliczone w taki sam sposób co kasowe. Analogiczna zbiorówka jak w zestawieniach kasowych, ale dotycząca rejestru bankowego. Przed wejściem do kartoteki dziennej należy wybrać z tabeli wybrane konto bankowe Stany miesięczne BANKOWE Salda miesięczne bankowe wyliczone w taki sam sposób co kasowe miesięczne. Analogiczna zbiorówka jak w zestawieniach kasowych, ale dotycząca rejestru bankowego. Przed wejściem do kartoteki dziennej należy wybrać z tabeli wybrane konto bankowe Stany dzienne BANKOWE W To samo co salda bankowe dzienne tylko dla operacji walutowych Stany miesięczne BANKOWE W To samo co salda bankowe miesięczne tylko dla operacji walutowych Zestawienia m-czne ZAKUPU Zbiorówka ewidencji VAT zakupu w danym miesiącu. Wciśnięcie klawisza <F4> powoduje wyliczenie zbiorówki VAT za dany miesiąc bezpośrednio z dokumentów. Poniżej widać polać jakie są sumowane w zakupie.