Założenia dotyczące naboru i realizacji projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej i Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie na lata

Transkrypt

1 Założenia dotyczące naboru i realizacji projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej i Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie na lata W RAMACH PRIORYTETU VII PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI DZIAŁANIE 7.1 ROZWÓJ I UPOWSZECHNIENIE AKTYWNEJ INTEGRACJI Poddziałanie Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej Poddziałanie Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez powiatowe centra pomocy rodzinie NABÓR OGŁOSZONY DNIA 17 SIERPNIA 2012 ROKU Z TERMINEM SKŁADANIA DO 17 WRZEŚNIA 2012 ROKU ZATWIERDZONO: ANDRZEJ MARTYNUSKA DYREKTOR WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W KRAKOWIE Kraków, dnia... WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY w KRAKOWIE Plac Na Stawach 1, Kraków (012) , fax. (012) , efs@wup-krakow.pl Program jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 SPIS TREŚCI Wprowadzenie Informacje ogólne Uprawnieni beneficjenci Beneficjenci i odbiorcy projektu (grupy docelowe) Sposób przygotowania wniosku oraz dokumenty dostarczane przez beneficjentów Miejsce, termin i tryb składania wniosków Ocena formalna wniosków Ocena merytoryczna wniosków Umowa o dofinansowanie projektu Dodatkowe informacje Załączniki

3 WPROWADZENIE Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie pełniący w województwie małopolskim rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) zaprasza wszystkie Ośrodki Pomocy Społecznej oraz Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie z terenu województwa małopolskiego do składania wniosków o dofinansowanie projektów systemowych w ramach Priorytetu VII POKL. Zasady realizacji projektów systemowych przez OPS szczegółowo określa dokument pt. Zasady przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. Z uwagi na fakt, iż dokumenty dotyczące Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) podlegają zmianom, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie zastrzega sobie prawo do wprowadzania uzupełnień w niniejszych Założeniach w trakcie trwania naboru w sytuacji, gdy zostaną wprowadzone zmiany do dokumentów programowych bądź zasad ustalanych przez instytucje nadrzędne. W związku z powyższym zaleca się, aby jednostki zainteresowane aplikowaniem o środki w ramach niniejszego naboru na bieżąco zapoznawały się z informacjami zamieszczanymi na stronie internetowej WUP Kraków: na stronie poświęconej Programowi Operacyjnemu Kapitał Ludzki: oraz na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego: 3

4 Stosowane w Założeniach terminy oznaczają: Instytucja Zarządzająca (IZ) instytucja odpowiedzialna za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki rolę Instytucji Zarządzającej pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, Warszawa. Instytucja Pośrednicząca (IP) jednostka, której Instytucja Zarządzającą powierzyła część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego. W województwie małopolskim rolę IP w ramach komponentu regionalnego PO KL pełni Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Polityki Regionalnej, z siedzibą w Krakowie, ul. Wielicka 72, Kraków. Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca 2 stopnia (IW/IP2) - jednostka odpowiedzialna m.in. za nabór, ocenę wniosków, zlecanie realizacji projektu oraz nadzór nad realizacją projektów. W Małopolsce w przypadku Działania 7.1 PO KL Instytucją Wdrażającą jest Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Pl. Na Stawach 1, Kraków. Wnioskodawca/Projektodawca podmiot ubiegający się o dofinansowanie realizacji projektu. Beneficjent podmiot realizujący projekt finansowany z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Grupa docelowa (Uczestnicy Projektu) adresaci pomocy udzielanej w ramach projektu, tj. osoby, instytucje, grupy społeczne, bezpośrednio korzystające z usług zakontraktowanych w ramach projektu. Niniejsze Założenia zostały opracowane w oparciu o: Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL z dnia 1 lipca 2012 r. (dalej: SzOP PO KL); 4

5 Plan działania dla Priorytetu VII PO KL na rok 2012 przyjęty Uchwałą Nr 14/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 10 stycznia 2012 r. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 grudnia 2011 r.; Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 22 grudnia 2011 r. wraz z erratą; Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2012 r. z aktualizacją z lipca 2012 r; Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2012 r.; Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. Ustawę z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U.06. nr 227, poz z późn. zm.); 5

6 1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1 Podstawowe informacje na temat naboru Celem Działania 7.1 Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji- jest rozwijanie aktywnych form integracji społecznej i umożliwianie dostępu do nich osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym, oraz poprawa skuteczności funkcjonowania instytucji pomocy społecznej w regionie. Kwota przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej w latach wynosi , 64 PLN. Kwota przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów systemowych Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie w latach wynosi ,64 PLN. Szczegółowy podział środków pomiędzy jednostki samorządu terytorialnego na realizację projektów systemowych w ramach Priorytetu VII POKL został dokonany Uchwałą Nr 1011/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 14 sierpnia 2012 r. (załącznik nr 1 do niniejszych Założeń). 1.2 Typy projektów W ramach Poddziałania oraz Poddziałania POKL można realizować następujący typ projektów: Rozwój form aktywnej integracji oraz upowszechnianie aktywnej integracji i pracy socjalnej Wsparcie realizowane zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów 6

7 Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Okres realizacji projektów Wnioski o dofinansowanie realizacji projektów systemowych OPS i PCPR w latach realizowane będą w okresie r r. Wskazany przez Beneficjenta w pkt. 1.8 wniosku okres realizacji projektu jest zarówno rzeczowym, jak i finansowym okresem realizacji. Informacje na temat okresu realizacji projektu zawarte w pkt. 1.8 wniosku powinny pokrywać się z analogicznymi informacjami zawartymi w Harmonogramie realizacji projektu. 1.4 Zasady finansowania Zasady związane z finansowaniem projektu określa Umowa o dofinansowanie realizacji projektu systemowego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wydatki kwalifikowalne projektu są finansowane maksymalnie w 85% z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz maksymalnie w 15% z krajowych środków publicznych. Ośrodki Pomocy Społecznej zobowiązane są do zapewnienia wkładu własnego w wysokości 13,51 % wartości projektu. Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie nie wnoszą wkładu własnego. Szczegółowy podział środków pomiędzy jednostki samorządu terytorialnego na realizację projektów systemowych w ramach Priorytetu VII POKL został dokonany Uchwałą Nr 1011/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 14 sierpnia 2012 r. (załącznik nr 1 do niniejszych Założeń). Zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy 7

8 Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. projekty systemowe ośrodków pomocy społecznej oraz powiatowych centrów pomocy rodzinie mogą być finansowane z następujących źródeł: a) w ramach dofinansowania projektu ze środków budżetu państwa przekazanych w formie płatności i dotacji celowej przez podmiot, o którym mowa w przepisach o finansach publicznych na zasadach określonych w Zasadach finansowania PO KL; b) w ramach wkładu własnego: I. ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego, przy czym środki na zasiłki i pomoc w naturze zawsze stanowią wkład własny; II. z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na finansowanie rehabilitacji społecznej z wyjątkiem art. 35a ust. 1 pkt 7 ppkt d) ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych; III. z Funduszu Pracy na finansowanie prac społecznie użytecznych. Nie wniesienie wymaganego wkładu własnego bądź wniesienie wyższego wkładu własnego spowoduje skierowanie wniosku do korekty. Środki na realizację projektu są przekazywane za pośrednictwem rachunku transferowego jednostki samorządu terytorialnego na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu/aneksie do umowy ramowej. Płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. Wypłaty są dokonywane transzami zgodnie z zapisami Umowy ramowej//aneksu do umowy ramowej. Pierwsza transza środków na realizację projektów (zaliczka) jest wypłacana w wysokości i terminie, określonych w harmonogramie płatności. 8

9 Warunkiem przekazania drugiej transzy (n+1) jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę (n), jego zweryfikowanie przez właściwą IP / IW (IP2) oraz spełnienie następujących warunków: wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. W związku z powyższym, przekazanie kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków, o których mowa powyżej. Przekazanie kolejnej transzy zaliczki (n+2) jest możliwe po spełnieniu następujących warunków: zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę (n); złożenie przez beneficjenta i zweryfikowanie przez właściwą IP / IW (IP2) pierwszej wersji wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę (n+1), w którym wykazano wydatki kwalifikowalne w wysokości co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. Kolejne transze dofinansowania są przekazywane z odpowiednim uwzględnieniem powyższego schematu. 9

10 Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu. Przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu wykazywane są we wniosku o płatność. Przychód podlega zwrotowi przez beneficjenta na wskazany przez Instytucję Pośredniczącą/Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) rachunek bankowy, przy czym zwrot dokonywany jest w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do osiągnięcia przychodu przyczynił się projekt. Zwrot uzyskanego przychodu dokonywany jest na koniec roku budżetowego (wraz ze zwrotem niewykorzystanej dotacji). Niemniej jednak, Instytucja Pośrednicząca/Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) może wezwać do zwrotu przychodu w innym terminie, jeżeli stwierdzi na podstawie wniosków o płatność, że beneficjent osiągnął przychód w znaczącej wysokości. Od uzyskanego przychodu nie są naliczane odsetki. Szczegółowe informacje na temat sposobu finansowania projektów, przekazywania środków finansowych oraz rozliczania poniesionych wydatków określają Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępne na stronach internetowych: oraz 2. UPRAWNIENI BENEFICJENCI W ramach Działania PO KL o dofinansowanie realizacji projektu mogą ubiegać się Ośrodki Pomocy Społecznej w Województwie Małopolskim 1 (zapis we wniosku powinien brzmieć Gmina X / Ośrodek Pomocy Społecznej w X ; pozostałe dane jednostki dotyczą organu prowadzącego Gminy lub Powiatu. 1 Nabór na projekty 2,5 letnie (realizowane w latach ) pod warunkiem przedłużenia umów ramowych. Gminy, które nie przystąpią do realizacji projektu w 2013 r. będą miały możliwość złożenia wniosku o dofinansowanie w roku 2014, przy czym okres realizacji projektu złożonego w roku 2014 nie może być dłuższy niż 1,5 roku. 10

11 W ramach Działania PO KL o dofinansowanie realizacji projektu mogą ubiegać się Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie w Województwie Małopolskim 2 (zapis we wniosku powinien brzmieć Powiat X Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w X, pozostałe dane jednostki dotyczą PCPR). O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty, które podlegają wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz z późn. zm.) tj. podmioty, które w ciągu 3 ostatnich lat dopuściły się wykorzystania środków publicznych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystania z naruszeniem właściwych procedur lub pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości. 3. BENEFICJENCI I ODBIORCY PROJEKTU (GRUPY DOCELOWE) Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL w ramach Poddziałania i PO KL grupę docelową stanowią: osoby spełniające łącznie trzy warunki: korzystanie ze świadczeń pomocy społecznej wiek aktywności zawodowej (15-64 lata) 3 niezatrudnieni lub zatrudnieni zagrożeni wykluczeniem społecznym z co najmniej jednego powodu spośród wskazanych w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2004 r. Nr 64 poz. 593 z późn. zm.) 4 2 Nabór na projekty 2,5 - letnie (realizowane w latach ) pod warunkiem przedłużenia umów ramowych. Powiaty, które nie przystąpią do realizacji projektu w 2013 r. będą miały możliwość złożenia wniosku o dofinansowanie w roku 2014, przy czym okres realizacji projektu złożonego w roku 2014 nie może być dłuższy niż 1,5 roku. 3 Do wsparcia kwalifikują się również osoby w wieku powyżej 64 roku życia, o ile wsparcie adresowane do tej grupy osób jest ściśle powiązane z przygotowaniem tych osób do podjęcia zatrudnienia, a osoby te zadeklarują gotowość podjęcia zatrudnienia po zakończeniu udziału w projekcie. 4 W przypadku uchodźców, cudzoziemców posiadających zgodę na pobyt tolerowany, oraz cudzoziemców posiadających zezwolenie na osiedlenie się, zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego WE lub objętych ochroną uzupełniającą, warunkiem zakwalifikowania jako uczestnika projektu jest złożenie oświadczenia o jednoczesnym niekorzystaniu z tych samych form wsparcia w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców. 11

12 otoczenie osób wykluczonych społecznie (w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne dla wsparcia osób wykluczonych społecznie objętych wsparciem w ramach projektu) jednostki organizacyjne pomocy społecznej i ich pracownicy, w tym asystenci rodziny (w zakresie upowszechniania pracy socjalnej). Zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Beneficjentami projektu, czyli jednostkami realizującymi projekt są następujące podmioty: W Poddziałaniu gminne jednostki organizacyjne ośrodki pomocy społecznej, o których mowa w art. 110 ustawy o pomocy społecznej, zaś w Poddziałaniu powiatowe jednostki organizacyjne - powiatowe centra pomocy rodzinie, o których mowa w art. 112 ustawy o pomocy społecznej oraz art. 182 ust 2 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, działające na rzecz aktywizacji osób: a) bezrobotnych i/lub b) nieaktywnych zawodowo i/lub c) zatrudnionych, 5 zagrożonych wykluczeniem społecznym z co najmniej jednego z powodów określonych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej które jednocześnie są osobami w wieku aktywności zawodowej (15 64 lata 6 ), korzystającymi ze świadczeń pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej 7, 5 Osoby zatrudnione mogą być uczestnikami projektu pod warunkiem, że stanowią nie więcej niż 50 % grupy docelowej w projekcie. 6 Do wsparcia kwalifikują się również osoby w wieku powyżej 64 roku życia, o ile wsparcie adresowane do tej grupy osób jest ściśle powiązane z przygotowaniem tych osób do podjęcia zatrudnienia, a osoby te zadeklarują gotowość podjęcia zatrudnienia po zakończeniu udziału w projekcie. Poprzez wsparcie powiązane z przygotowaniem do podjęcia zatrudnienia należy rozumieć zastosowanie wobec danej osoby instrumentu aktywizacji zawodowej. 7 Przez osoby korzystające ze świadczeń pomocy społecznej rozumie się osoby otrzymujące zarówno świadczenia pieniężne i/lub niepieniężne z OPS (np. praca socjalna), a także osoby korzystające ze świadczeń (usług) PCPR, w tym realizowanych finansowanych na podstawie przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Okres korzystania ze świadczeń nie jest 12

13 (d) osób traktowanych, jako otoczenie osób wykluczonych społecznie, o których mowa w ppkt (a) - (c), przez co rozumie się osoby mieszkające we wspólnym gospodarstwie domowym, w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej oraz osoby zamieszkujące w środowisku osób wykluczonych społecznie. Osoby będące otoczeniem mogą występować w projektach wyłącznie w powiązaniu z osobami, o których mowa w ppkt (a) - (c) i uzyskać wsparcie w takim zakresie w jakim jest to niezbędne dla wsparcia (włączenia społecznego) osób wykluczonych społecznie. Zgodnie z Planem Działania w ramach Poddziałania PO KL projekt realizowany przez OPS, którego właściwość terytorialna obejmuje gminę miejsko-wiejską, w grupie docelowej ma co najmniej 30% mieszkańców obszarów wiejskich. Zgodnie z Planem Działania w ramach Poddziałania PO KL projekt skierowany jest do osób niepełnosprawnych w proporcji co najmniej takiej samej jak proporcja osób niepełnosprawnych będących klientami danego PCPR w stosunku do ogólnej liczby wszystkich klientów danego PCPR (wg stanu na dzień przygotowania wniosku o dofinansowanie). Kryteria rekrutacji (w tym selekcji) uczestników projektu należy określić w sposób przejrzysty i jednoznaczny, bez możliwości ich szerokiej interpretacji. Sposób rekrutacji zależy od wielu czynników, m.in. profilu grupy docelowej i musi być dostosowany do jej potrzeb i możliwości. Należy opisać sposób rekrutacji, odnosząc się do planu rekrutacji z opisem działań informacyjno-promocyjnych, procedurą rekrutacyjną, dodatkowym naborem, selekcją oraz katalogiem dostępnych i przejrzystych kryteriów rekrutacji ze wskazaniem sposobu, w jaki w rekrutacji została uwzględniona zasada równych szans, w tym zasada równości szans płci. Kryteria muszą być spójne z diagnozą sytuacji problemowej przedstawioną we wniosku oraz charakterystyką grupy docelowej. określony - decyzję w zakresie wyboru osób do projektu podejmuje beneficjent (może to być zatem trwałe korzystanie ze świadczeń pomocy społecznej jak również korzystanie na okoliczność projektu). 13

14 Wsparcie oferowane Uczestnikom Projektu musi być zindywidualizowane, kompleksowe oraz ukierunkowane na aktywizację społeczną i zawodową klientów OPS i PCPR. Należy pamiętać, iż projekty mają przeciwdziałać wykluczeniu społecznemu uczestników projektów. 4. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKU ORAZ DOKUMENTY DOSTARCZANE PRZEZ BENEFICJENTÓW 4.1 Podstawowe dokumenty niezbędne do przygotowania projektu W celu poprawnego przygotowania projektu i wypełnienia wniosku o dofinansowanie, Beneficjent powinien zapoznać się z następującymi dokumentami: Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL - zawierający opis poszczególnych Priorytetów, Działań, Poddziałań, uprawnionych Beneficjentów, Grup docelowych i inne ważne dla projektodawców informacje; System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki obejmujący m.in. szczegółowe wytyczne MRR dotyczące zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. oraz zasad finansowania PO KL, systemu sprawozdawczości oraz kontroli; Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu systemowego OPS, PCPR, ROPS stanowiące załącznik 3 do Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. 14

15 Instrukcja do wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki r.; Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Wyżej wymienione materiały dostępne są na stronie internetowej WUP Kraków: oraz na stronach: i Podczas wypełniania wniosku w niniejszym naborze należy korzystać z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu systemowego OPS, PCPR, ROPS (załącznik nr 3 do Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. 4.2 Formularz wniosku Projekty będą przyjmowane na formularzu Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu - PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI (dalej: Wniosek o dofinansowanie). Wniosek o dofinansowanie należy przygotować przy użyciu aktualnej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych (dalej: Generator Wniosków). Generator Wniosków dostępny jest na stronach: D))/default.aspx 15

16 Wniosek należy przygotować zgodnie z aktualną Instrukcją wypełniania wniosku oraz wskazówkami dot. korzystania z Generatora Wniosków Aplikacyjnych oraz Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu systemowego OPS, PCPR, ROPS stanowiącą Załącznik nr 3 do Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. po erracie z dnia 10 stycznia 2012 r. Generator Wniosków wraz z dokumentami pomocniczymi (tj. m.in. wzór wniosku aplikacyjnego, Instrukcja wypełniania wniosku, wskazówki dot. korzystania z Generatora Wniosków) zamieszczone są na stronie: Wersja papierowa i elektroniczna wniosku Wniosek o dofinansowanie należy przygotować w dwóch zgodnych ze sobą wersjach: papierowej oraz elektronicznej. Wersja papierowa wniosku musi zostać dostarczona do WUP Kraków w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (tj. 2 oryginały albo oryginał i kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). Wniosek powinien być czytelnie podpisany i opatrzony pieczęciami (pieczęcią Projektodawcy oraz imienną pieczęcią osoby/ób upoważnionej/ych do podejmowania decyzji wiążących w jego imieniu (zgodnie z zasadami zawartymi w punkcie 4.5 niniejszej Dokumentacji). W przypadku braku imiennej pieczęci należy dodatkowo wpisać drukowanymi literami imię i nazwisko ww. osoby/ób. Osoba/y podpisująca/e Oświadczenie (w V części wniosku) musi/muszą być wskazana/e w punkcie 2.6 tego wniosku. W przypadków projektów, które realizowane są w partnerstwie krajowym w części V wniosku wymagane jest ponadto podpisanie i opieczętowanie Oświadczenia przez wszystkich partnerów projektu, na zasadach analogicznych do zasad podpisywania/pieczętowania wniosku przez 16

17 Beneficjenta. W punkcie 2.6 wniosku nie należy wskazywać przedstawicieli Partnera/ów krajowych. UWAGA!!! Wnioski niespełniające powyższego wymogu będą kierowane do poprawy/uzupełnienia. Wersję elektroniczną wniosku należy zapisać na nośniku elektronicznym CD lub DVD w formacie XML (dane zapisywane są do pliku z rozszerzeniem zip_pokl). UWAGA!!! Niezłożenie wniosku w formacie XML lub złożenie wersji elektronicznej w postaci pliku niemożliwego do odczytania będzie skutkowało skierowaniem wniosku do poprawy/uzupełnienia. WUP Kraków rekomenduje również zapisanie wniosku w pliku PDF, stanowiącym element pomocniczy. Z pliku PDF realizowany jest wydruk formularza wniosku. Nośnik elektroniczny zawierający wypełniony formularz wniosku (w formatach: XML oraz PDF) należy dołączyć do oryginału papierowej wersji wniosku. Nośnik elektroniczny powinien być opatrzony następującymi informacjami: - Pełna nazwa Beneficjenta, - Tytuł projektu, - Konkurs 7.1.1/ Suma kontrolna. Przed zapisaniem wniosku na nośniku elektronicznym i wydrukowaniem jego wersji papierowej należy sprawdzić, czy wszystkie obowiązkowe pola wniosku zostały wypełnione (dokonać walidacji wniosku przyciskiem Sprawdź w Generatorze Wniosków). UWAGA!!! Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez Generator Wniosków. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy wszystkie pola 17

18 wymagane Instrukcją wypełniania wniosku (przy uwzględnieniu specyfiki projektu) zostały wypełnione. Wnioski, które nie przeszły pomyślnie walidacji, są opatrzone w nagłówku sformułowaniem Wydruk próbny. Wersja papierowa wniosku musi być zgodna z jego wersją elektroniczną. Zgodność wersji rozstrzygana jest w oparciu o sumy kontrolne 8, nadawane automatycznie przez Generator Wniosków. UWAGA!!! Wnioski niespełniające powyższego kryterium zostaną zwrócone do poprawy z przyczyn formalnych. W celu uniknięcia niezgodności wersji papierowej z elektroniczną, po zapisaniu wersji elektronicznej wniosku i wydrukowaniu jego wersji papierowej we wniosku nie należy dokonywać już żadnych zmian. Wszelkie zmiany w treści wniosku powodują bowiem zmianę sumy kontrolnej. W takiej sytuacji konieczne jest wydrukowanie całego wniosku jeszcze raz i dołączenie do niego wersji elektronicznej, z której został wydrukowany. Wniosek zapisany w formacie XML nie powinien być otwierany i modyfikowany w innych aplikacjach (np. MS Word, Internet Explorer itp.). polskim. Formularz wniosku należy wypełnić wyłącznie elektronicznie, w języku 4.4 Załączniki dostarczane wraz z wnioskiem Na etapie składania wniosku nie są wymagane żadne dodatkowe załączniki. Beneficjent, na etapie podpisywania umowy/aneksu do umowy ramowej zostanie wezwany do złożenia w terminie wyznaczonym przez WUP w Krakowie załączników wskazanych w punkcie 8.1 Dokumentacji Konkursowej. 8 Suma kontrolna ciąg znaków (liter i cyfr), wygenerowany na podstawie treści dokumentu. Zmiana dowolnego znaku w tekście, na podstawie którego generuje się suma kontrolna, powoduje zmianę tej sumy. Suma kontrolna umożliwia porównanie wersji dokumentów (np. wersji elektronicznej i wersji papierowej) pod kątem ich identyczności. 18

19 4.5 Sposób przygotowania dokumentów Komplety dokumentów w wersji papierowej powinny być przygotowane w następujący sposób: a) Aby ograniczyć objętość składanej do WUP w Krakowie dokumentacji, wersje papierowe wniosku należy wydrukować dwustronnie. b) Nie należy umieszczać pojedynczych kartek dokumentów w osobnych koszulkach. c) Złożona dokumentacja oraz nośnik elektroniczny (dołączany do oryginału wniosku) powinny być trwale spięte. Każdy egzemplarz wniosku wraz z załącznikami (oryginał i kopia) powinien być trwale spięty w odrębny, kompletny dokument. d) Wnioski musi być czytelnie podpisany i opieczętowany (pieczęcią Projektodawcy oraz imienną pieczęcią osoby/ób upoważnionej/ych do podejmowania decyzji wiążących w jego imieniu) w miejscu do tego przeznaczonym - przez osobę/y upoważnioną/e do podejmowania decyzji wiążących w stosunku do Beneficjenta. W przypadku braku imiennej pieczęci należy wpisać dodatkowo drukowanymi literami imię i nazwisko w/w osoby/ób. Osoba/y podpisująca/e Oświadczenie (w V części wniosku) musi/muszą być wskazana/e w punkcie 2.6 tego wniosku. WUP Kraków zaleca, aby w polu 2.6 wskazać sposób reprezentacji Beneficjenta (np. jednoosobowo, reprezentacja rozłączna). Brak ww. informacji będzie skutkował stwierdzeniem reprezentacji łącznej wszystkich osób wskazanych w polu 2.6 w odniesieniu do złożonego wniosku. W przypadków projektów, które realizowane są w partnerstwie krajowym w części V wniosku wymagane jest podpisanie i opieczętowanie oświadczenia przez wszystkich Partnerów projektu na zasadach analogicznych do zasad podpisywania/pieczętowania wniosku przez Projektodawcę; 19

20 e) W przypadku składania wersji papierowej wniosku w formie oryginału i kopii, kopia wniosku musi być poświadczona przez Beneficjenta za zgodność z oryginałem. Dopuszcza się dwojaki sposób poświadczenia za zgodność z oryginałem: 1) opatrzenie pierwszej strony kopii dokumentu: klauzulą za zgodność z oryginałem od strony... do strony... ; pieczęcią Beneficjenta; aktualną datą; własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej/własnoręcznymi podpisami osób uprawnionych do reprezentowania Beneficjenta oraz parafowanie każdej strony kopii dokumentu przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Beneficjenta; 2) opatrzenie każdej strony kopii dokumentu: klauzulą za zgodność z oryginałem; pieczęcią Beneficjenta; aktualną datą; własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej/własnoręcznymi podpisami osób uprawnionych do reprezentowania Beneficjenta. UWAGA!!! Brak potwierdzenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem lub potwierdzenie ich w sposób niezgodny z powyższymi zasadami skutkuje skierowaniem wniosku do poprawy/uzupełnienia. 4.6 Zgodność projektu z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych Wszyscy Beneficjenci są zobowiązani do wydatkowania środków publicznych (do których zalicza się m.in. środki UE) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Na etapie przygotowywania projektu zaleca się, aby Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) zwrócili 20

21 szczególną uwagę na zgodność projektu z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych. Informacje zawarte we wniosku są niezbędne do stwierdzenia zgodności projektu z przepisami ustawy PZP. 4.7 Kwalifikowalność wydatków Wszystkie wydatki w ramach projektu muszą spełniać wymóg kwalifikowalności, tj. możliwość pokrycia danego wydatku ze środków publicznych. Pozycje zawarte we wniosku (w Tabeli Szczegółowy budżet projektu) powinny zawierać szczegółową kalkulację budżetu. Szczegółowe informacje na temat zasad kwalifikowalności wydatków, kalkulacji budżetu projektu, zasad stosowania cross-financingu oraz kosztów pośrednich zawarte są w: - Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , - Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Powyższe dokumenty dostępne są na stronie internetowej WUP Kraków: oraz na stronach: i Podatek VAT Beneficjenci, którzy nie mają możliwości odzyskiwania/odliczania podatku VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa, wykazują kwoty w poszczególnych pozycjach budżetu (IV cz. wniosku) w oparciu o ceny brutto. Podatek VAT w tym przypadku jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie. 21

22 Beneficjenci, którzy na zasadach obowiązującego w Polsce prawa mają możliwość odzyskiwania/odliczania podatku VAT, wykazują kwoty w poszczególnych pozycjach budżetu (IV cz. wniosku) w oparciu o ceny netto. Podatek VAT w tym przypadku jest wydatkiem niekwalifikowalnym w projekcie. Jeżeli podatek VAT może być częściowo odzyskany przez Beneficjenta, wydatkiem kwalifikowanym jest ta część podatku VAT, która nie może zostać odzyskana. Podatek od towarów i usług (VAT) jest niekwalifikowalny w ramach projektu w całości w stosunku do wydatków, dla których Beneficjent odlicza przedmiotowy podatek częściowo wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Beneficjent składa w punkcie 4.4 wniosku oświadczenie dotyczące kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu. W razie wątpliwości, co do kwalifikowalności VAT Wnioskodawca powinien zwrócić się do właściwego Urzędu Skarbowego z prośbą o interpretację. WUP Kraków zwraca uwagę Wnioskodawców na załącznik nr 4 do niniejszej Dokumentacji Konkursowej Interpretacje dotyczące opodatkowania podatkiem VAT usług w zakresie edukacji, kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego. W przypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w interpretacji VAT nie powinien być naliczany i tym samym nie może zostać uznany za wydatek kwalifikowany. W związku z tym, iż w Generatorze Wniosków pola dotyczące cen brutto/netto oraz kwalifikowalności VAT nie są logicznie powiązane i blokowane, WUP Kraków zaleca zachowanie szczególnej uwagi przy ich wypełnianiu. W przypadku, gdy projekt jest realizowany w partnerstwie, podatek VAT powinien być ujęty w budżecie projektu jedynie w części odpowiadającej kosztowi podatku VAT poniesionego przez tych Partnerów, którzy nie mają prawa jego 22

23 odzyskania. Natomiast w stosunku do Partnerów, którzy mają prawo odzyskiwania VAT, podatek ten nie powinien być wykazywany. 4.9 Efekty projektu Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w punkcie oraz należy opisać cel główny oraz cele szczegółowe projektu. W punkcie wniosku należy wskazać cel główny projektu, który powinien wynikać bezpośrednio z zdiagnozowanego/ych problemu/ów, jaki/e projektodawca chce rozwiązać lub złagodzić dzięki realizacji projektu. Musi on być ściśle powiązany z przedstawionym we wniosku uzasadnieniem i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zostały opisane. Wpisana przez projektodawcę nazwa celu głównego projektu liczona jest w ramach limitu liczby znaków. W punkcie wniosku należy wskazać cele szczegółowe projektu (maksymalnie pięć). Cele szczegółowe muszą być spójne z celem głównym wskazanym w punkcie w kontekście problemu/ów, do rozwiązania którego/których przyczyni się (który/które złagodzi) realizacja projektu i w bezpośredni sposób wpływać na osiągnięcie celu głównego. Cele szczegółowe stanowią rozbicie celu głównego na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu głównego. Cele szczegółowe powinny opisywać stan docelowy, a nie zadania jako takie i stanowić odzwierciedlenie pożądanej sytuacji w przyszłości. W kolumnie drugiej punktów i wniosku należy określić, w jaki sposób mierzona będzie realizacja celów poprzez ustalenie wskaźników pomiaru celu. Dla każdego celu należy określić co najmniej jeden podstawowy i mierzalny wskaźnik, który w sposób precyzyjny umożliwi weryfikację stopnia realizacji tego celu (odpowiednio dla celu głównego i celów szczegółowych). Projektodawca może również określić większą liczbę wskaźników do celu głównego i celów szczegółowych (maksymalnie pięć dla każdego z celów). 23

24 Wskaźniki monitorowania projektu należy określić na podstawie Podręcznika wskaźników PO KL Dodatkowo, należy określić samodzielnie wskaźniki zgodne ze specyfiką projektu. Obowiązkowymi wskaźnikami dla Poddziałania i PO KL, które należy uwzględnić we wniosku o dofinansowanie są: - Liczba klientów instytucji pomocy społecznej, którzy zakończyli udział w projektach dotyczących aktywnej integracji (ogółem/k/m), - Liczba klientów instytucji pomocy społecznej z terenów wiejskich, którzy zakończyli udział w projektach dotyczących aktywnej integracji (ogółem/k/m), - Liczba klientów instytucji pomocy społecznej objętych kontraktami socjalnymi w ramach realizowanych projektów (ogółem/k/m). Mierzalność i realność osiągnięcia wskaźników oraz sposób ich pomiaru podlega ocenie. Główną funkcją wskaźników jest zmierzenie, na ile cel główny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane, tj. kiedy można uznać, że problem został rozwiązany/złagodzony, a projekt zakończył się sukcesem. W trakcie realizacji projektu wskaźniki powinny umożliwiać mierzenie jego postępu względem celów projektu. Dla każdego wskaźnika należy określić na podstawie przeprowadzonej analizy problemów jego wartość obecną, czyli przed rozpoczęciem realizacji projektu (w kolumnie trzeciej punktów i 3.1.3) oraz wartość docelową, której osiągnięcie będzie uznane za zrealizowanie danego celu (w kolumnie czwartej punktów i 3.1.3). Wartość obecna i docelowa wskaźników powinny odnosić się do projektu i dotyczyć zakresu wsparcia projektowego. Wartość obecna i wartość docelowa wskaźnika podawane są w ujęciu ogółem (O) oraz jeżeli dane, którymi dysponuje projektodawca na to pozwalają w podziale na kobiety (K) i mężczyzn (M). Kolumna O ( ogółem ) wylicza się wtedy automatycznie. Jednocześnie, jeżeli projektodawca na etapie przygotowywania wniosku nie wie w jakich proporcjach uczestniczyć będą w projekcie kobiety i mężczyźni, należy zaznaczyć pole wyboru (tzw. checkbox ) 24

25 znajdujące się obok pola Ogółem, w celu odblokowania kolumny O ( ogółem ). Umożliwi to ręczne wpisanie planowanej liczby uczestników projektu bez konieczności podawania ich liczby w podziale na płeć. Należy jednak podkreślić, że pozostawienie przy każdym wskaźniku wartości liczbowej 0 w kolumnach dotyczących kobiet (K) i mężczyzn (M) może skutkować niemożnością uzyskania pozytywnej odpowiedzi w pytaniu nr 5 standardu minimum. W zależności od potrzeb oraz charakteru wskaźnika jego wartość obecna i wartość docelowa mogą być określone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W kolumnie piątej punktów oraz należy określić, w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów poprzez ustalenie źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwości pomiaru. Dlatego przy określaniu wskaźników należy wziąć pod uwagę dostępność i wiarygodność danych niezbędnych do pomiaru danego wskaźnika. Techniki i metody mierzenia osiągnięcia celów powinny zostać opisane, o ile to możliwe, dla każdego celu osobno. W przypadku, gdy charakter kilku celów umożliwi jednolity sposób pozyskiwania informacji na temat wskaźników ich pomiaru, należy opisać go tylko przy pierwszym z celów, natomiast przy pozostałych należy wskazać, że sposób jest tożsamy ze sposobem opisanym wcześniej. Częstotliwość pomiaru wskaźnika uzależniona jest przede wszystkim od okresu realizacji projektu i zakończenia poszczególnych zadań. W związku z powyższym częstotliwość pomiaru wskaźnika w zależności od jego specyfiki można podawać w jednostkach czasu (np. co tydzień, co miesiąc) lub można określić ją w odniesieniu do terminu zakończenia danego działania (np. dwa dni po przeprowadzeniu szkolenia). W kolumnie drugiej Nazwa zadania punktu 3.3 wniosku należy wskazać poszczególne zadania, które będą realizowane w ramach projektu, zgodnie z przewidywaną kolejnością ich realizacji (nie dotyczy to zadania Współpraca ponadnarodowa oraz zadania Zarządzanie projektem ). W kolumnie trzeciej punktu 3.3 wniosku Szczegółowy opis zadania i produktów, które będą wytworzone w ramach jego realizacji należy szczegółowo opisać poszczególne zadania projektu. W ramach opisu zadań powinna znaleźć się informacja dotycząca rodzaju 25

26 i charakteru udzielanego wsparcia ze wskazaniem liczby osób jakie otrzymają dane wsparcie w ramach projektu. Na podstawie punktu 3.3 wniosku oceniany jest sposób osiągania celów szczegółowych i tym samym celu głównego projektu. Dodatkowo w pkt. 3.5 wniosku projektodawca zawiera opis, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu i realizowanych w jego ramach zadań przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji Priorytetu PO KL. Wnioskodawca w tej części wniosku wykazuje zgodność z celami PO KL oraz innych dokumentów strategicznych. W punkcie 3.5 wniosku należy także wskazać wartość dodaną projektu, która wynika z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związana jest z osiągnięciem dodatkowych wskaźników lub produktów, niewynikających bezpośrednio z celów projektu i z realizowanych w jego ramach zadań. Wartość dodana powinna wiązać się z osiągnięciem zakładanych efektów realizacji PO KL. Jej charakter zależny jest ściśle od projektu i środowiska, w jakim ma być on realizowany Partnerstwo WUP Kraków zachęca do realizacji projektów systemowych w ramach Działania 7.1 POKL w partnerstwie. Beneficjenci mogą realizować działania z zakresu projektu systemowego: a) samodzielnie, b) w partnerstwie jednostek samorządu terytorialnego, c) w partnerstwie jednostek samorządu terytorialnego z jednostkami spoza sektora finansów publicznych lub należącymi do sektora finansów publicznych (innymi niż JST). Szczegółowe informacje dotyczące zawierania partnerstwa w ramach POKL zawarte są w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2012 r. Realizacja projektu w partnerstwie stanowi odmienny sposób realizacji zadania niż zlecenie zadania publicznego innym podmiotom spoza sektora 26

27 finansów publicznych, jak również zakup towarów lub usług. Aby projekt mógł zostać uznany za partnerski, musi spełnić wymagania określone ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz musi być zgodny z zasadami zawartymi w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą PO KL z dnia 1 stycznia 2012 r. Zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju partnerzy w projekcie to: podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt. Podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów. Podmiot ten zobowiązany jest w szczególności do: - ogłoszenia otwartego naboru Partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. W ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie Partnerów; - uwzględnienia przy wyborze Partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego Partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenia w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracy z Beneficjentem w trakcie przygotowania projektu; - podania do publicznej wiadomości (poprzez Biuletyn Informacji Publicznej) informacji o stronach umowy partnerstwa oraz zakresu zadań Partnerów. 9 Realizacja projektów partnerskich w ramach PO KL wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie Beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie 9 Art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U r. Nr 84, poz. 712). 27

28 projektu oraz wspólne zarządzanie projektem, przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie; adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami oraz precyzyjne zasady zarządzania finansami, w tym przepływy finansowe i rozliczanie środków partnera. Istotą odróżniającą partnerstwo od przekazania realizacji zadań lub zakupu usług jest wspólne zarządzanie projektem, co oznacza powołanie w poszanowaniu zasady równości szans płci Grupy Sterującej, która na zasadzie konsensusu podejmuje decyzje o zasadniczych kwestiach związanych z realizacją projektu. Grupa Sterująca 10 jest organem wspierającym Beneficjenta w jego działaniu. Dotyczy to głównie podejmowania strategicznych decyzji. Powinna być ona odpowiedzialna za długoterminowe zarządzanie projektem i jego monitoring. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi Beneficjent (lider partnerstwa) jako strona umowy o dofinansowanie. Dlatego też struktura zarządzania powinna wyraźnie oddzielać zarządzanie strategiczne (realizowane przez wszystkich partnerów) oraz zarządzanie administracyjne (administrowanie projektem przez Beneficjenta). Przed zawarciem umowy lub wydaniem decyzji o dofinansowaniu projektu, dokumentem wymaganym przez Instytucję Oceniającą Projekt, jest umowa partnerska (porozumienie), szczegółowo określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu (beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. 10 Gremium to może mieć inną nazwę zgodnie z decyzją partnerów. 28

29 Umowa taka powinna zawierać uzgodnienia dotyczące co najmniej: celu partnerstwa; odpowiedzialności lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa; zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu; plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez Beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu); zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie; zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania); pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez beneficjenta; sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu. Umowa partnerstwa stanowi jeden z załączników niezbędnych do zawarcia umowy o dofinansowanie. Partner zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych w zakresie tej części projektu, za której realizację odpowiada. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją projektu pomiędzy Beneficjentem a Partnerem bądź pomiędzy Partnerami powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego Beneficjenta. Szczegółowe informacje dotyczące partnerstwa w ramach PO KL oraz minimalny zakres Umowy partnerskiej zawarte są w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2012 r. 29

30 4.11 Zlecanie usług Drugą formą realizacji projektu przy udziale innych podmiotów jest przekazanie realizacji zadań w projekcie lub zakup usług w ramach projektu co oznacza zlecenie części zadań podmiotom z sektora lub spoza sektora finansów publicznych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publicznoprywatnym. W tych przypadkach przepisy dopuszczają możliwość realizacji zlecenia zadania w projekcie, pod warunkiem wskazania we wniosku o dofinansowanie, które zadania i dlaczego projektodawca zamierza powierzyć wykonawcom oraz w jaki sposób i według jakich kryteriów będzie ich wyłaniał. W przypadku przekazania realizacji zadań w projekcie lub zakupu usług w ramach projektu stosowane są właściwe - wymienione wcześniej - przepisy prawne, zaś we wniosku nie wykazuje się imiennie wykonawców. Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wydatki związane ze zlecaniem zadań merytorycznych lub istotnej ich części w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że Beneficjent wskaże we wniosku o dofinansowanie projektu zadania, które zamierza zlecać wykonawcom i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez WUP Kraków. Ponadto zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL przyczyny zlecania części projektu do realizacji przez podwykonawców powinny zostać opisane w sposób wyczerpujący. W budżecie szczegółowym projektu należy także zaznaczyć, czy dana pozycja będzie zlecana (kolumna Zadanie zlecone). Dotyczy to jedynie zadań merytorycznych lub ich części zlecanych zgodnie z podrozdziałem 4.12 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zadania merytoryczne należy rozumieć jako powiązane ze sobą działania zmierzające bezpośrednio do realizacji celu projektu. 30