Oznaczenie sprawy: ZA Załącznik nr 5 OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ

Transkrypt

1 Oznaczenie sprawy: ZA Załącznik nr 5 OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego Systemu do zarządzania finansami miasta z dostępem do realizacji usług publicznych przez mieszkańców i pozostałych kontrahentów miasta Gliwice wraz z przekazaniem Zamawiającemu majątkowych praw autorskich do wdrożonego Systemu, Przewidywany zakres prac obejmuje w szczególności: 1.1. Dostarczenie, pełną instalację i konfigurację platformy sprzętowej, dedykowanej dla wdrażanego systemu spełniającego wszystkie oczekiwania Zamawiającego; 1.2. Stworzenie internetowego portalu dla mieszkańców i pozostałych kontrahentów miasta Gliwice z dostępem m.in.: do spersonalizowanych informacji o charakterze finansowym z możliwością realizacji przez mieszkańców i pozostałych kontrahentów określonych usług publicznych oraz portalu dla kierownika j.s.t. i kadry kierowniczej z dostępem do kompleksowych informacji o charakterze finansowym dotyczących całej j.s.t niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych poprzez dostarczenie, pełną instalację i konfigurację oraz dostosowanie do potrzeb Zamawiającego wszystkich elementów systemowych zintegrowanego systemu do zarządzania finansami miasta spełniającymi oczekiwania Zamawiającego; 1.3. Kompleksowe napełnienie baz danych wdrażanego oprogramowania danymi zapewniającymi ciągłość przetwarzanych danych dla wszystkich procesów z obszarów działalności Zamawiającego określonych w punkcie 3 niniejszego dokumentu oraz danymi ewentualnie wskazanymi dodatkowo przez Zamawiającego. Proces napełniania danymi musi zapewniać ewentualną konwersję migrowanych danych oraz weryfikację ich poprawności, spójności i kompletności. Proces napełniania danych powinien również zwiększyć poziom jakości aktualnie posiadanych przez Zamawiającego danych; Str. 1 / 9

2 1.4. Przeszkolenie administratorów oraz użytkowników systemu w zakresie poprawnej eksploatacji i użytkowania; 1.5. Przekazanie Zamawiającemu dokumentacji technicznej oraz użytkowej oprogramowania, którego wdrożenie stanowi przedmiot niniejszego postępowania; 1.6. Świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług wsparcia po startowego oraz innych usług serwisowych niezbędnych dla skutecznego wdrożenia, nadzoru i eksploatacji Systemu. 2. Na potrzeby redakcji niniejszego Opisu potrzeb i wymagań zdefiniowano następujące pojęcia: 2.1. System - zintegrowany system do zarządzania finansami miasta, o którym mowa w punkcie 1 niniejszego dokumentu; 2.2. PIM - Portal Intranetowy Miasta; 2.3. RS Repozytorium Systemu - baza referencyjna dla Systemu, wytworzona siłami własnymi Zamawiającego, zawierająca następujące grupy danych słownikowych: CKK Centralna Kartoteka Kontrahentów baza zawierająca kompleksowe dane o wszystkich kontrahentach Zamawiającego; PT - baza podziału terytorialnego (baza krajów, miejscowości, kodów pocztowych i terytorialnych, ulic); US baza użytkowników Systemu; SF baza danych słowników finansowych; 2.4. Hurtownia Danych baza danych Systemu, działająca w sposób niezależny od podstawowej bazy Systemu i służąca do generowania złożonych zestawień, analiz, statystyk, raportów itp. wykorzystywanych w procesie zarządczym oraz w ramach przygotowywania informacji dla mieszkańców i pozostałych kontrahentów miasta Gliwice, 2.5. Integrator mechanizm aplikacyjny zapewniający kompleksową wymianę niezbędnych do prawidłowego działania Systemu wszelkich informacji i danych pomiędzy poszczególnymi elementami (modułami) systemu oraz aplikacjami zewnętrznymi. 3. Zakres funkcjonalny Systemu dostosowane do potrzeb, dostarczone i wdrożone w ramach niniejszego postępowania oprogramowanie musi Str. 2 / 9

3 kompleksowo wspierać w szczególności następujące obszary działalności Zamawiającego: 3.1. Udostępnianie, modyfikację oraz definiowanie i uruchamianie nowych e-usług publicznych w Systemie dla mieszkańców i pozostałych kontrahentów miasta Gliwice, 3.2. Zapewnienie integracji z elektroniczną platformą usług administracji publicznej (epuap) w zakresie związanym z realizowanymi w Systemie e-usługami publicznymi, 3.3. Budżet i Wieloletnia Prognoza Finansowa; 3.4. Księgowość jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek budżetowych, w tym sporządzanie sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego; 3.5. Rozliczanie kontrahentów; 3.6. Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne; 3.7. Magazyn; 3.8. Fakturowanie i rozliczanie podatku VAT; 3.9. Zarządzanie nieruchomościami; Podatki i opłaty lokalne; Gospodarowanie odpadami komunalnymi; Egzekucja; Kadry; Płace; Ewidencja Ludności wraz z Informacją Adresową; Wybory, Referenda; Centralny Rejestr Umów; Rozliczanie mandatów karnych nakładanych przez Straż Miejską; Zezwolenia na sprzedaż alkoholu; Zarządzanie płynnością finansową; Zarządzanie funduszami europejskimi; Zarządzanie oświatą, w szczególności: Arkusz organizacyjny, Sekretariat, Plan lekcji, Zastępstwa, Dziennik elektroniczny, Str. 3 / 9

4 e-biblioteka, Intendent (opłaty za żywienie, pobyt), Stołówka, Matura, Świadectwa, arkusze ocen, Egzaminy wewnętrzne Analizowanie i dowolne raportowanie wszelkich danych zawartych w Systemie dla każdej jednostki organizacyjnej objętej wdrożeniem Systemu odrębnie, jak również dla dowolnie wybranych lub wszystkich jednostek organizacyjnych; System musi uwzględniać specyfikę działalności jednostki samorządu terytorialnego oraz zapewniać pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym także w zakresie gromadzenia oraz przetwarzania danych za jego pośrednictwem. 4. Zakres eksploatacji Systemu - dostarczone i wdrożone w ramach niniejszego postępowania oprogramowanie musi umożliwiać wydajną, bezpieczną i niezawodną jego eksploatację w pełnym zakresie funkcjonalnym określonym w punkcie 3 dla jednoczesnej pracy ponad 100 jednostek organizacyjnych i około 1500 użytkowników końcowych. 5. Oczekiwania techniczne Zamawiającego względem Systemu - dostarczone i wdrożone w ramach niniejszego postępowania oprogramowanie musi : 5.1. Zapewniać jednokrotne wprowadzania danych źródłowych do Systemu; 5.2. Zapewniać bezpieczne przetwarzanie danych, tj. posiadać mechanizmy zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi oraz atakom zewnętrznym; 5.3. Przechowywać pełną historię zdarzeń oraz wszelkich zmian wszystkich danych, możliwość wyszukiwania zdarzeń i zmian danych historycznych; 5.4. Posiadać mechanizmy zarządzania uprawnieniami w Systemie poprzez jednolity, zintegrowany moduł umożliwiający w sposób kompleksowy: nadawanie i odbieranie praw dostępu do danych i ról w Systemie, budowanie szablonów uprawnień dla konkretnych użytkowników końcowych oraz określonych grup użytkowników; Str. 4 / 9

5 System musi posiadać funkcjonalność polegającą na możliwości udostępnienia uprawnionym użytkownikom tylko do odczytu wybranych w ramach określonej grupy danych z jednoczesnym udostępnieniem do edycji innych danych dla tej grupy użytkowników; 5.5. Wspomagać obsługę wielozakładową (w rozumieniu jednoczesnej obsługi ponad 100 miejskich jednostek organizacyjnych) z zachowaniem możliwości przepływu wszelkiej informacji i danych pomiędzy jednostkami (rozumianymi, jak wyżej) zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami; 5.6. Gwarantować wysoką niezawodność działania i dostępność 24/7/365 wdrożone rozwiązania techniczne w zakresie bezpieczeństwa i ciągłości działania muszą gwarantować czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu po awarii nie dłuższy niż 2 godziny. Przy czym dopuszcza się maksymalny czas niedostępności Systemu z powodu awarii w ciągu roku nie dłuższy niż 2 godziny; 5.7. Zapewniać integrację na poziomie danych i procesów, w tym przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi modułami Systemu oraz zachowanie wymogu braku redundancji danych; 5.8. Posiadać mechanizm pojedynczego logowania (single sign on) do Systemu, polegające na możliwości uzyskania przez użytkownika końcowego Systemu dostępu do wszystkich autoryzowanych jego zasobów, po jego uwierzytelnieniu na podstawie danych autoryzacyjnych z PIM; 5.9. Posiadać narzędzia do realizowania zadań klasy BI (Bussiness Inteligence), w tym funkcjonalność do tworzenia przez użytkownika końcowego Systemu dowolnych zestawień, generowania i dystrybucji zdefiniowanych oraz tworzonych adhoc raportów w postaci plików PDF, raportów w formie graficznej, eksportowania raportowanych danych, np. do formatów RTF, XLS oraz CSV a także seryjnego drukowania dokumentów Realizować za pośrednictwem Integratora integrację Systemu na poziomie procesów i danych ze wszystkimi jego elementami oraz aplikacjami zewnętrznymi; Posiadać niezależne wydajnościowo od obciążenia bazy podstawowej Systemu mechanizm analizowania, raportowania danych Systemu Str. 5 / 9

6 oraz udostępniania on-line rzeczywistych danych analitycznych i syntetycznych (skonsolidowane raporty finansowe) w całym obszarze objętym wdrożeniem Systemu; Współpracować oraz wymieniać dane z dostarczonymi przez Zamawiającego bazami RS. W przypadku uzasadnionej okoliczności Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji posiadanej bazy RS pod kątem realizowanego wdrożenia Sytemu Posiadać jednolitą konsolę dostępu do zasobów Systemu uruchamianą z poziomu PIM, stanowiącą równocześnie miejsce uruchamiania wszystkich modułów funkcjonalnych Systemu dostępnych dla danego użytkownika końcowego; Zawierać narzędzia umożliwiające pełną kontrolę, definiowanie, uruchamianie i sterowanie procesami realizowanych w Systemie z wykorzystaniem narzędzi workflow Zamawiający oczekuje, aby wdrożone w ramach niniejszego postępowania oprogramowanie skutkowało: Ujednoliceniem informatycznego wsparcia procesów wszystkich jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem Systemu; Powiązaniem wszystkich jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem Systemu w jeden organizm, w którym zapewnione są mechanizmy wysoce efektywnego zarządzania miastem; Ujednoliceniem wymagań technicznych na stacjach roboczych związanych z eksploatacją Systemu. Dla uruchomienia konsoli użytkownika Systemu na stacjach roboczych musi wystarczyć przeglądarka internetowa (technologia thin ethernet) bez konieczności instalowania dodatkowych komponentów na komputerze klienta; Dostarczeniem przez Wykonawcę wraz z Systemem mechanizmu świadczenia on-line usług wsparcia HelpDesk oraz wsparcia serwisowego na rzecz Zamawiającego Pozyskaniem przez Zamawiającego rozwiązania informatycznego posiadającego cechy: Str. 6 / 9

7 Systemu otwartego, tzn. zapewniającego możliwość jego rozbudowy, dokonywania zmian oraz współpracy z systemem obiegu dokumentów oraz innymi oprogramowaniami, eksploatowanymi przez Zamawiającego oraz pozyskanymi w przyszłości. Ponadto umożliwiającemu Zamawiającemu modyfikowanie parametrów Systemu, raportów, itp. we własnym zakresie; Wysokowydajnego systemu o co najmniej architekturze trójwarstwowej, umożliwiającej jego obsługę poprzez przeglądarki stron WWW, jak również wyposażonego w mechanizmy umożliwiające realizację dostępu do jego zasobów poprzez urządzenia mobilne w szczególności w zakresie świadczonych e-usług. 6. Oczekiwania Zamawiającego w zakresie wsparcia wdrożeniowego oraz usług po wdrożeniowych. Zamawiający oczekuje, aby w trakcie wdrożenia Systemu oraz po jego eksploatacyjnym uruchomieniu Wykonawca świadczył następujące usługi wsparcia na rzecz Zamawiającego : 6.1. Usługi wsparcia wdrożeniowego, realizowanego w całym okresie wdrożenia; 6.2. Usługi wsparcia po startowego, realizowanego w okresie co najmniej 6 miesięcy licząc od daty oddania systemu do eksploatacji; 6.3. Usługi gwarancyjne, realizowane w okresie co najmniej 60 miesięcy licząc od daty oddania systemu do eksploatacji; 6.4. Usługi wsparcia serwisowego oraz pomocy HelpDesk, realizowane w okresie 10 lat licząc od daty oddania systemu do eksploatacji; 6.5. Usługi konsultacyjne, w celu najbardziej efektywnego utrzymania i rozwoju wdrożonego oprogramowania, realizowane w okresie co najmniej 72 miesięcy licząc od daty oddania systemu do eksploatacji. 7. Oczekiwania Zamawiającego w zakresie dostaw sprzętu i aplikacji. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca w ramach realizacji wdrożenia dostarczy Zamawiającemu wszystkie elementy składowe platformy Str. 7 / 9

8 sprzętowej, systemowej i aplikacyjnej (w tym wymagane licencje) niezbędnej do wdrożenia i eksploatacji Systemu. 8. Opis sposobu dokonania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu Zasady punktacji będą następujące: Punkty zostaną przyznane w oparciu o dodatkowe informacje zawarte odpowiednio w wykazie dostaw oraz w wykazie osób. Dla dostaw: Zamawiający przyzna 3 (trzy) punkty za każde udokumentowane wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania finansami w sektorze finansów publicznych i całkowitej wartości nie mniejszej niż ,00 PLN brutto ponad wymaganie Zamawiającego określone w punkcie dla wykazania posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia. W wykazie dostaw musi być wskazany podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, wartość dostaw, przedmiot wykonanej dostawy oraz data wykonania, tj. informacje potwierdzające spełnienie warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia. Do wykazu muszą być dołączone dowody potwierdzające, że wymienione dostawy zostały wykonane należycie tj. poświadczenia lub oświadczenia Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia. W przypadku złożenia oświadczenia Wykonawcy, wymagane jest wskazanie uzasadnienia powyższych okoliczności. Brak jakichkolwiek powyższych informacji lub dokumentu spowoduje nieprzyznanie punktu w tym zakresie. Dla osób: Zamawiający przyzna 1 (jeden) punkt za każdą osobę ponad wymagania Zamawiającego określone w punkcie dotyczącym wykazania się osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (maksymalna punktowana w tym kryterium przez Zamawiającego liczba osób wynosi 10). W wykazie osób należy wskazać imię i nazwisko osoby zdolnej do wykonania zamówienia, opis posiadanych kwalifikacji i wykształcenia, opis posiadanego doświadczenia, zakres wykonywanych czynności w zamówieniu oraz Str. 8 / 9

9 dostępność gdzie należy wpisać podstawę do dysponowania osobą np. pracownik firmy, pracownik podwykonawcy, tj. informacje potwierdzające spełnienie warunku w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Brak jakichkolwiek powyższych informacji spowoduje nieprzyznanie punktu w tym zakresie. Str. 9 / 9