Białystok, r. AF ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Białystok, r. AF ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usługi cateringowej dla Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach Szanowni Państwo Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie całodniowej usługi cateringowej w Regionalnej Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, na rok Zamawiający: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku ul. Kombatantów Białystok NIP Przedmiot zamówienia: Zamówienie obejmuje świadczenie usługi cateringowej w zakresie przygotowania i dostarczenia do siedziby Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, całodziennego wyżywienia dla dzieci w różnym wieku umieszczonych w tej Placówce. Rodzaj zamówienia: usługa. Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres, według Kodów Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): usługa przygotowania posiłków usługa dostarczania posiłków Zakres usługi obejmuje: a. Przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków dla grupy maksymalnie 21 dzieci w różnym wieku, także niemowląt, przebywających w Regionalnej Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, w terminie od momentu pojawienia się w Placówce pierwszego dziecka, o czym Wykonawca zostanie poinformowany, drogą telefoniczną lub mailową, najpóźniej 2 dni przed planowanym rozpoczęciem okresu obowiązywania umowy.

2 b. Należy uwzględnić fakt, ze liczba dzieci może się zmieniać, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej dzień przed planowaną zmianą ilości zamawianych posiłków. W związku z tym, iż Placówka dopiero rozpoczyna swoją działalność należy wziąć pod uwagę fakt, że początkowa ilość zamawianych posiłków może być niewielka i dotyczyć np. tylko 1-3 dzieci. Ilość dzieci umieszczanych w Placówce będzie się sukcesywnie zwiększać, a w związku z tym będzie zwiększać się również ilość zamawianych pakietów całodziennego wyżywienia. W Placówce maksymalnie przebywać będzie 21 dzieci w wieku od 0 do 12 lat. c. Przygotowanie diety ogólnej oraz diet specjalnych, w tym diety uzupełniającej dla niemowląt i małych dzieci, jeśli zaistnieje taka potrzeba, zgodnie z zaleceniami intendenta Placówki i wcześniejszymi ustaleniami z upoważnionym przedstawicielem Wykonawcy. Przez dietę specjalną rozumie się modyfikacje głównego jadłospisu zależnie od potrzeb dziecka, np. wykluczenie produktów alergizujących dla uczulonego dziecka lub dieta bezglutenowa dla dziecka z celiakią. Placówka nie jest placówką oświatową, w związku z tym nie jest wymagane przestrzeganie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 sierpnia 2015 r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach. Jadłospis w diecie ogólnej obejmować będzie 3 główne posiłki (śniadanie, obiad, kolację) i 2 dodatkowe (II śniadanie, podwieczorek). Jadłospis ustalany będzie na okres 14 dni i dostarczany Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed okresem jego obowiązywania. d. Zapewnienie świeżości użytych produktów i najwyższej jakości oraz estetyki posiłków, a także transportu wyporcjowanych posiłków w odpowiednich, jednorazowych opakowaniach przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Transport posiłków powinien odbywać się z zachowaniem zasad higieny i odpowiedniej do rodzaju posiłku temperatury w celu utrzymania wysokiej jakości posiłków. Posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów. e. Dostarczenie posiłków własnym transportem 2 razy dziennie (pierwszy transport: śniadanie + II śniadanie, drugi transport: obiad, podwieczorek i kolacja) każdego dnia w tygodniu (od poniedziałku do niedzieli) w godzinach ustalonych z Zamawiającym (pierwszy transport około godziny , drugi transport około godziny ) oraz dołączenie do każdego posiłku zestawu niezbędnych sztućców jednorazowych. f. W przypadku, gdy Wykonawca nie jest w stanie dostarczać posiłków 2 razy dziennie dopuszcza się ich dostarczanie raz dziennie po wcześniejszym ustaleniu tego faktu z Zamawiającym. g. Zachowanie norm bezpieczeństwa zgodnych ze standardami Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP), Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) oraz systemu Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli (HACCP). Wykonawca jest zobowiązany do przechowywania próbek posiłków do celów

3 sanitarno-epidemiologicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. h. Do obowiązków Zamawiającego, realizowanych za pomocą personelu własnego, należeć będzie wydawanie posiłków, sprzątanie oraz ponoszenie kosztów środków czystości i higienicznych zużywanych do sprzątania po posiłku. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zabieranie z Placówki odpadów pokonsumpcyjnych oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z Zamawiającym za dostarczone posiłki. Rozliczenia finansowe Wykonawcy z Zamawiającym odbywać się będą na podstawie faktycznie dostarczonych posiłków i ceny brutto jednodniowego pakietu wyżywienia dla jednego dziecka. i. Wykonawca nie ma prawa do dokonywania jakichkolwiek zmian w ustalonym jadłospisie bez wcześniejszego skontaktowania się z osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą. j. Szczegóły i decyzje dotyczące wykonania przedmiotu zamówienia określane będą przez Zamawiającego z ustalonym przedstawicielem Wykonawcy. k. Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość i bezpieczeństwo przygotowywanych i dostarczanych przez niego posiłków. l. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. m. W przypadku awarii lub nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca jest zobowiązany zapewnić posiłki o tej samej jakości na swój koszt z innych źródeł. Oferta powinna zawierać: a. Informacje o Wykonawcy (nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela oraz osoby upoważnionej do kontaktu z Zamawiającym, adres, nr telefonu, ) oraz przedstawienie wyceny usługi cateringowej, dokonanej w oparciu o dołączony do oferty przykładowy jadłospis proponowany przez Wykonawcę. Oferta powinna zostać złożona poprzez wypełnienie Formularza Oferty oraz załączonych tabel (Załącznik nr 1 i 2). b. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania usługi cateringowej, w tym usługi skierowanej do dzieci, oraz o posiadaniu potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia zgodnie ze specyfikacją opisaną w Zapytaniu Ofertowym (Załącznik nr 3) c. Oświadczenie o przestrzeganiu zasad GHP, GMP oraz HACCP na terenie zakładu Wykonawcy (Załącznik nr 4) d. Oświadczenie o wykorzystywaniu jednorazowych pojemników na posiłki oraz sztućców dopuszczonych do kontaktu z żywnością oraz o wykorzystywaniu do przewozu posiłków środków transportu odpowiednio do tego przystosowanych (Załącznik nr 5). e. Referencje potwierdzające posiadanie doświadczenia w przygotowywaniu posiłków dla dzieci oraz świadczeniu usługi cateringowej obejmującej żywienie całodniowe.

4 f. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku lub Regionalną Placówką Opiekuńczo-Terapeutyczną w Ignatkach (Załącznik nr 6). Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania miedzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik części cywilnej lub spółki osobowej posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika pozostawaniu w związku małżeńskich, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3. Miejsce i termin realizacji zamówienia: a. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku Regionalna Placówka Opiekuńczo-Terapeutyczna Ul. Jeździecka Ignatki Osiedle gm. Juchnowiec Kościelny b. Usługa realizowana będzie od dnia podpisania umowy do r. c. Wymagany minimalny czas związania ofertą to 30 dni. d. Okres wypowiedzenia po podpisaniu umowy o świadczenie usługi cateringowej to dwa tygodnie. 4. Okres gwarancji: Wykonawca oświadcza, że produkty spożywcze, z których będą przygotowywane posiłki, będą najwyższej jakości oraz świeże, tzn. posiadające aktualny termin przydatności do spożycia, a w przypadku produktów nie posiadających terminu przydatności do spożycia (warzywa, owoce, pieczywo) nie będą one wykazywały cech zepsucia, gnicia, wyschnięcia czy czerstwienia w dniu, w którym będą spożywane. 5. Miejsce i termin złożenia oferty: Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej, faksu, kuriera lub dostarczona osobiście do siedziby Zamawiającego:

5 Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, Białystok Faks: rops@rops-bialystok.pl w terminie do dnia r. (decyduje data wpływu) do godziny 15:00. Z dopiskiem: Oferta na świadczenie usługi cateringowej w Regionalnej Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach. 6. Termin rozstrzygnięcia zapytania: Zapytanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w terminie 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą telefoniczną lub poczty elektronicznej. 7. Warunki płatności: Płatność przelewem z uwzględnieniem szczegółowych postanowień umowy. Rozliczenie za świadczoną usługę cateringową odbywać się będzie na podstawie comiesięcznej faktury VAT, wystawianej przez Wykonawcę, na wskazany w fakturze numer rachunku bankowego. Faktura VAT powinna określać ilość faktycznie dostarczonych posiłków oraz kwoty za dostarczone posiłki zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w ofercie. Zamawiający zobowiązuje się do dokonania przelewu za zrealizowaną usługę w terminie 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT przez Wykonawcę 8. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami: Katarzyna Renczyńska, katarzyna.renczynska@rops-bialystok.pl, (85) wew.419 Natalia Wasilewska, natalia.wasilewska@rops-bialystok.pl, (85) wew Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. a. Ceny należy podać w kwotach netto oraz brutto w walucie PLN. b. Ceny powinny być określone na podstawie jadłospisu, który Wykonawca dołącza do oferty oraz zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym poprzez wypełnienie Formularza Oferty oraz załączonych tabel

6 (Załącznik nr 1 i 2). Ceny powinny obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Wykonawców w zakresie każdego kryterium. Oferta spełniająca w najwyższym stopniu wymagania określonego kryterium, otrzyma maksymalną ilość punktów. Pozostałym Wykonawcom, spełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba punktów. Kryteria wyboru oferty: Cena 85% Doświadczenie 15% a) sposób punktowania w zakresie pierwszego kryterium cena ofertowa (C): - oferta może uzyskać max. 85 punktów. - ocena punktowa dokonana zostanie zgodnie z formułą: C min. (C) = x 85 pkt., C of. gdzie: C min. - najniższa oferowana cena, spośród badanych ofert C of. - oferowana cena oferty badanej b) sposób punktowania w zakresie drugiego kryterium doświadczenie: - oferta może uzyskać max. 15 punktów - oferta zostanie oceniona wg poniższego schematu: Posiadane doświadczenie Ilość punktów (ilość dostarczonych referencji) 5 i więcej 15 Od 3 do i mniej 5 Zamawiający przyzna odpowiednią ilość punktów za dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie, tj. referencji świadczących o realizacji usług cateringowych, wystawionych na podmiot, który będzie wykonywał zlecenie. Referencja powinna zawierać pozytywną opinię o wykonanej usłudze cateringowej. Referencja musi być wystawiona przez niezależny podmiot zewnętrzny. Różne referencje wystawione przez ten sam podmiot zewnętrzny będą liczone jako jedna referencja. Referencje które nie spełnią powyższych warunków będą odrzucone.

7 Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. Oferta może uzyskać max. 100 pkt. 10. Informacje dodatkowe: a. Procedura wyboru Wykonawcy przeprowadzona zostanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. b. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymagania określone w Zapytaniu Ofertowym, posiadają odpowiednie doświadczenie oraz przedstawią wszystkie wymagane oświadczenia. c. Ceny podane przez Wykonawcę obowiązują przez cały rok 2016, tj. do r. d. Wykonawca, nadsyłając swoją ofertę, jednocześnie zobowiązuje się do ustalania wszelkich szczegółów dotyczących jadłospisu z wyznaczonym przedstawicielem Zamawiającego. e. Ewentualne zmiany w przedmiocie zamówienia możliwe są tylko po wcześniejszym uzgodnieniu ich z przedstawicielem Zamawiającego. f. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków poprzez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. g. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z oferentami. Ostateczny wybór oferenta, z którym Zamawiający podpisze umowę, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji. h. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zapytania. 11. Formularz Oferty: 1. Nazwa Wykonawcy: Adres Wykonawcy: NIP: 4. Regon: Nr rachunku bankowego: Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę netto zł (słownie.....złotych) co stanowi wartość brutto zł (słownie....złotych). 7. Szczegółowy opis oferty wykonania usługi zgodnej z przedmiotem zamówienia wg kryteriów zamieszczonych w Załączniku 1 i 2 do Zapytania ofertowego.

8 8. Określone w załączniku nr 1 i 2 ilości zostały podane szacunkowo. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej lub większej ilości przedmiotu zamówienia z zachowaniem cen jednostkowych i z tego powodu Wykonawcy nie przysługuje żadne dodatkowe roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. 1) Oświadczam, że zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 2) Termin realizacji zamówienia:... 3) Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia... 4) Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu ofertowym. 5) Wyrażam zgodę na podpisanie umowy według wzoru, który stanowi Załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego..., dnia.. Podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej Pieczątka Wykonawcy