Protokół nr 3/2015 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka 24 z marca 2015 r.

Transkrypt

1 Protokół nr 3/2015 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka 24 z marca 2015 r. Zebranie odbyło się w pomieszczeniu administracyjnym znajdującym się w budynku przy ul. Zabłocińskiej 2 w Warszawie. Obecni: Obecni członkowie Rady Nadzorczej pp.: Stanisława Bazylko Mleczko, Joanna Boreczek, Monika Grzegorek, Małgorzata Hankawyska, Barbara Narecka, Stefan Pruszkowski, Katarzyna Szeliga Radwańska, Lucyna Wyhowska (poprzednio Czajkowski) oraz Janusz Składowski. Obecne osoby zaproszone pp.: Prezes Zarządu Jerzy Kabala, główna księgowa Żanetta Urbanik. Lista obecności (oryginał) stanowi zał. nr 1 do niniejszego protokołu. Ad 1. Otwarcie obrad. Posiedzenie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 24 marca 2015 r. otworzył przewodniczący Rady pan Janusz Składowski. Powitał wszystkich członków Rady oraz osoby zaproszone. Poinformował, że zebranie zostało zwołane zgodnie z postanowieniami Statutu Spółdzielni oraz Regulaminu Rady Nadzorczej i w związku z tym, że na sali jest quorum Rada Nadzorcza ma zdolność do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. Ad 2. Przyjęcie porządku obrad. Proponowany porządek obrad (oryginał) stanowi zał. nr 2 do niniejszego protokołu. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 8 głosów za (w głosowaniu brało udział 8 członków RN) przyjęła następujący porządek obrad zebrania: 1. Otwarcie posiedzenia. 2. Przyjęcie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN Nr 2/2015 z r. 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. 5. Informacja Przewodniczącego RN o sprawach bieżących. 6. Omówienie spraw związanych z organizacją WZ członków Spółdzielni, w tym: - Sprawozdanie Zarządu z działalności w roku Sprawozdanie finansowego Spółdzielni za okres

2 7. Sprawy wniesione. 8. Zamknięcie posiedzenia. Ad 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN Nr 2/2015 z r. Zgłoszono następujące uwagi do protokołu: Pani Katarzyna Radwańska wskazała błąd literowy na str. 5 jest: rok 200 należy wpisać: rok Pan Janusz Składowski zgłosił następujące uwagi: 1. Str. 3 w drugim tiret należy wykreślić zapis w nawiasie tzn. mieszkańcy spółdzielni. 2. Str. 3 w trzecim tiret w ostatnim zdaniu wyraz: w temacie należy zamienić na: w sprawie. 3. Str. 7 przy ustaleniach Rady Nadzorczej dotyczących zmian w statucie Spółdzielni należy wykreślić pkt 2 tzn. możliwość tworzenia funduszu na przebudowę i modernizację infrastruktury zewnętrznej i wewnętrznej Spółdzielni, a także pkt 4 tzn. możliwość tworzenia funduszu budowy budynków o przeznaczeniu użytkowym. 4. Str. 8 w pkt 8 porządku obrad ostatnie zdanie wypowiedzi p. J. Składowskiego powinno otrzymać brzmienie: Pan Składowski stwierdził, że nie widzi potrzeby podejmowania uchwały w tym punkcie porządku obrad, ponieważ sprawa nie wymaga zmiany planu gospodarczo finansowego Spółdzielni na rok Innych uwag do protokołu nie zgłoszono. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 8 głosów za, bez głosów przeciwnych i wstrzymujących się przyjęła z poprawkami protokół nr 2/2015 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej w dniu 19 marca 2015 r. Ad 4. Informacja Zarządu w sprawach bieżących. Prezes Zarządu p. Jerzy Kabala przedstawił następujące informacje: 1. W dniu 19 marca br. odbył się przetarg na wybór wykonawcy remontu placu pomiędzy budynkami Zabłocińska 2, 4 i Smoleńskiego 27A. Zarząd wystosował 15 zaproszeń do wzięcia udziału w przetargach, a także zamieścił ogłoszenie w prasie. Materiały przetargowe pobrały 4 firmy, a do przetargu stanęło trzech oferentów, spośród których Komisja Przetargowa wybrała firmę, która zaproponowała kwotę za roboty w wysokości zł. Pomimo tego, że nie była to najniższa oferta, Komisja Przetargowa uznała, iż dokonując wyboru należy wziąć pod uwagę, że w latach poprzednich firma realizowała na rzecz spółdzielni zadania o podobnym charakterze, posiada duży potencjał wykonawczy i może zrealizować powierzone jej zadania w terminie. Pan Janusz Składowski w uzupełnieniu informacji p. J. Kabali poinformował, że uczestniczył w tym przetargu i Rada Nadzorcza powinna mieć wiedzę, iż po odczytaniu warunków finansowych zaproponowanych przez wykonawców, przedstawiciel firmy, która została odrzucona poinformował, że nie ma uprawnień do prowadzenia negocjacji i wykonał telefon do osoby, która posiadała stosowne uprawnienia. Osoba ta w rozmowie 2

3 z prezesem Kabalą zapytała o ostateczną kwotę i obniżyła swoją ofertę aż o zł. Ten incydent spowodował, że członkowie Komisji Przetargowej uznali, iż nie można traktować jako wiarygodnej firmy, która w tak krótkim czasie, tak drastycznie obniża swoją ofertę. Pan Jerzy Kabala poinformował, że firma wybrana przez Komisję Przetargową istnieje na rynku ponad 20 lat, wykonywała dla spółdzielni 9 miejsc postojowych dla samochodów osób niepełnosprawnych przy budynku Zabłocińska 6. Firma zakończy prace w terminie 50 dni od daty podpisania umowy roboty muszą zakończyć się do 30 maja br. 2. Trwają prace projektowe dotyczące remontu budynków. 3. Trwają prace remontowe zsypów. W trakcie demontażu rury zsypowej w jednym budynku okazało się, że rura zamontowana równolegle do rury zsypowej jest rurą wentylacyjną odpowietrzającą pion zsypowy, a wykonana jest z azbestu i cementu. Konstrukcja azbestowo cementowa była dla wszystkich dużym zaskoczeniem, ponieważ fakt użycia azbestu nie wynika z żadnych dokumentów będących w posiadaniu Spółdzielni. Inspektor nadzoru, który prowadzi nadzór nad tymi robotami uznał, że rura wentylacyjna musi zostać wymieniona. W związku z tym Zarząd zawarł dodatkową umowę z wykonawcą na ww. roboty na kwotę zł netto. Ponadto zostanie aneksowana zawarta umowa na remont zsypu, ponieważ w pierwszej kolejności należało podjąć prace związane z usunięciem uszkodzonej rury wentylacyjnej termin zakończenia remontu zsypu przesunie się o 7 dni. 4. Zarząd przygotował projekt sprawozdania z działalności Spółdzielni w roku 2014 i przesłał go członkom Rady Nadzorczej do zaopiniowania. 5. Główna księgowa przygotowała dla Komisji Rewizyjnej informację nt. finansów Spółdzielni. Ad 5. Informacja Przewodniczącego RN o sprawach bieżących. Pan Janusz Składowski poinformował, że w pierwszy poniedziałek miesiąca na dyżurze Przewodniczącego nie było interesantów, co pozwoliło na przygotowanie ostatecznej redakcji wniosku do Prezydent Warszawy p. Hanny Gronkiewicz Waltz o sprzedaż gruntów. Poinformował, że trzy osoby tzn. p. Narecka, p. Radwańska i p. Składowski pracowali na materiale przygotowanym przez radcę prawnego p. M. Bodek. Pan Jerzy Kabala poinformował, że wniosek został przez Zarząd podpisany i wysłany. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej p. B. Narecka wykonała olbrzymią i mrówczą pracę dokonując przeglądu dokumentów finansowych z roku 2014, za co należy się jej uznanie i podziękowanie. Ad 6. Omówienie spraw związanych z organizacją WZ członków Spółdzielni, w tym: - Sprawozdanie Zarządu z działalności w roku Sprawozdanie finansowego Spółdzielni za okres

4 Pan Janusz Składowski przekazał głos Barbarze Nareckiej i poprosił o informacje nt. badania dokumentów finansowych Spółdzielni. Pani Barbara Narecka przedstawiła członkom Rady szczegółową informację nt. przeprowadzonej przez siebie kontroli dokumentacji księgowej Spółdzielni. Z przekazanych informacji wynika, że w związku z zakończeniem roku finansowego dokonała przeglądu dokumentów finansowych Spółdzielni tzn. faktur, wyciągów bankowych, raportów kasowych, KP, KW, dokumentów dotyczących wypłaty wynagrodzeń osobowego i bezosobowego funduszu płac. Jako osoba sprawdzająca te dokumenty może stwierdzić, iż dokumentacja powadzona jest prawidłowo, dokumenty roku 2014 były opisane w sposób zgodny z przepisami, a należności uiszczane w terminie. Pani Narecka poinformowała, że w trakcie przeprowadzanej kontroli w razie jakichkolwiek wątpliwości lub pytań mogła liczyć na wyjaśnienia głównej księgowej. Pan Janusz Składowski poinformował, że Komisja Rewizyjna zajmowała się także propozycją Zarządu dotyczącą rozwiązania rezerwy finansowej w wysokości zł, utworzonej na ewentualne roszczenia wynikające z podziału Nauczycielskiej Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej dotyczy to roszczeń Spółdzielni Mieszkaniowej Zachód. Zwrócił uwagę, że przedawnienie roszczeń następuje po 10 latach, a minęło dopiero 8 lat. Stwierdził, że w jego ocenie rezerwę tę należy utrzymać. Stanowisko p. J. Składowskiego poparła p. B. Narecka, która dodatkowo zwróciła uwagę, że w przypadku utrzymania rezerwy, pomimo ujemnego wyniku na GZM nie zaistnieje konieczność podwyższania opłat eksploatacyjnych, ponieważ aby temu zapobiec możliwe jest np. zmniejszenie funduszu celowego o zł i przeniesienie tych środków na GZM. Po dyskusji na temat ewentualnego rozwiązania rezerwy, w której udział wzięli wszyscy członkowie Rady, prezes Zarządu i główna księgowa, Rada Nadzorcza zdecydowaną większością głosów uznała, że rozwiązanie rezerwy jest posunięciem niebezpiecznym i działanie to w chwili obecnej uznała za niecelowe. Zwróciła jednak uwagę, że ostateczna decyzja w tej sprawie należy do Zarządu Spółdzielni. Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia w sprawie organizacji Walnego Zgromadzenia: 1. Wstępnie ustalono termin Walnego Zgromadzenia na 18 czerwca 2015 r. 2. Po wniesieniu drobnych poprawek, Rada Nadzorcza pozytywnie zaopiniowała proponowany porządek obrad Walnego Zgromadzenia. 3. Rada ustaliła, że na następnym zebraniu wstępnie zostanie omówione sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej. 4. Sprawy związane ze zmianami statutu zostały omówione na poprzednim zebraniu Zarząd przekazał radcy prawnemu ustalenia Rady Nadzorczej i prace nad tymi zmianami są w toku. 5. Omówienie sprawozdania z działalności Spółdzielni, jak również sprawozdania finansowego zostało przełożone na następne zebranie Rady Nadzorczej. 4

5 Ad 7. Sprawy wniesione. 1. Pan Janusz Składowski poinformował, że do Rady Nadzorczej wpłynęło pismo członkini Spółdzielni p. Jadwigi Szczegielniak dotyczące indywidualnych kont bankowych mieszkańców. Rada Nadzorcza postanowiła wrócić do sprawy po zasięgnięciu opinii prawnej. 2. Pan Janusz Składowski poinformował, że do Rady wpłynęło pismo p. Bogdana Probe w sprawie wynajęcia pomieszczenia po maszynowni dźwigu w budynku Zabłocińska 2. Pan Probe występował z prośbą o wynajem tego pomieszczenia w styczniu 2012 r., Rada Nadzorcza wyraziła zgodę, ale zainteresowany nie podpisał umowy. W chwili obecnej członek Spółdzielni zwraca się do Rady z tą samą prośbą. Pan Jerzy Kabala zwrócił uwagę, że w chwili obecnej Spółdzielnia wynajmuje trzy takie pomieszczenia, z tym tylko, że czynsz miesięczny wynosi 150 zł, a nie 100 zł tak, jak było na początku. Rada Nadzorcza jednogłośnie wyraziła zgodę na wynajęcie pomieszczenia po maszynowni dźwigu w budynku Zabłocińska 2 za kwotę 150 zł miesięcznie. 3. Pani Katarzyna Radwańska zwróciła uwagę, że przed budynkiem Smoleńskiego 27A jest zapadnięta kratka ściekowa, która stwarza zagrożenie dla mieszkańców. Prezes Kabala poinformował, że wydał już odpowiednie polecenia kratka zostanie podniesiona. 4. Pani Katarzyna Radwańska zapytała, czy wymieniany jest piasek w piaskownicy i czy istnieje możliwość jakiegokolwiek zabezpieczenia piaskownic przed zanieczyszczaniem piasku przez kocie odchody np. poprzez wykonanie zamykanej klapy? Prezes Kabala odpowiedział, że piasek wymieniany jest dwa razy w roku, a w chwili obecnej na piaskownicę naciąga się plandekę. Zwrócił uwagę, że zamykana klapa może stwarzać niebezpieczeństwo dla dzieci i być może lepszym rozwiązaniem byłaby zmiana piasku w piaskownicach pięć razy do roku. Poinformował, że spróbuje rozwiązać sprawę w sposób najbezpieczniejszy z możliwych. 5. Ustalono, że następne posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się pod koniec kwietnia 2015 r. 6. Innych spraw wniesionych nie było. 5

6 Ad 9. Zakończenie zebrania. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Janusz Składowski podziękował wszystkim obecnym za udział i zakończył zebranie plenarne Rady Nadzorczej. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Joanna Boreczek Przewodniczący Rady Nadzorczej Janusz Składowski Załączniki do protokołu: 2 szt.: 1. Lista obecności 2. Proponowany porządek obrad zebrania. 6