Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia oznaczonego numerem 22/05/ADM/2018, na organizację i przeprowadzenie kursu języka angielskiego.

Transkrypt

1 SPÓŁKA AKCYJNA Biuro Zakupów Warszawa Al. Jerozolimskie 142 A BFZ /2018 Warszawa, Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia oznaczonego numerem 22/05/ADM/2018, na organizację i przeprowadzenie kursu języka angielskiego. Przekazanie treści pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami Do Zamawiającego, we wskazanym w Zapytaniu ofertowym terminie, zostały wniesione pytania, na które Zamawiający udziela poniższych odpowiedzi. Pytanie 1 (pisownia oryginalna): W nawiązaniu do ogłoszonego przetargu dotyczącego kursów języka angielskiego dla pracowników PKP Intercity SA chcielibyśmy zapytać czy w związku z tym,że prowadzimy zajęcia języka angielskiego metodą Blended Learning dla firm instytucji w całej Polsce ( platforma etutor + konwersacje z lektorem) możemy również złożyć Państwu ofertę? Nie wyceniamy podręczników tylko dostęp do Kursu na platformie etutor Angielski + Business English+ Travel English, który zastępuje podręcznik. W załączeniu krótka informacja o metodzie nauczania Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający ma doświadczenie z metodą Blended Learning, ale przy realizacji aktualnego projektu nie jest nią zainteresowany. Zajęcia głównie powinny odbywać się stacjonarnie (za wyjątkiem osób, dla których nie udało się stworzyć grup stacjonarnych). Pytanie 2 (pisownia oryginalna): Odnośnie referencji, mamy Klienta który nie udziela pisemnych referencji. Uczymy go wiele lat i na bardzo szeroką skalę. Czy jest szansa przekazania Państwu kontaktu , telefonu do osoby bezpośrednio zajmującej się szkoleniami w celu potwierdzenia współpracy? Czy to będą dla Państwa wystarczające referencje? Ceny: w związku, że stawki szkoleń, zatrudnienia lektorów z roku na rok się zwiększają, czy możemy zaproponować ceny gradacyjne z podziałem na każdy rok? Czy musi być to koniecznie jedna stawka? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający dopuszcza inną formę potwierdzającą prawidłowo wykonaną umowę np. oświadczenie, protokół etc. Ceny muszą być stałe. Pytanie 3 (pisownia oryginalna): zgodnie z treścią przedmiotu umowy terminy zajęć danej grupy mogą się zmieniać i będą wskazywane przez Zleceniodawcę. Czy to oznacza, że grupy nie będą miały stałego harmonogramu zajęć? Odpowiedź Zamawiającego: Harmonogram zajęć będzie ustalany na cały miesiąc przed jego rozpoczęciem. Nie oznacza to jednak, że konkretna grupa będzie miała zawsze zajęcia co tydzień tego samego dnia, o tej samej godzinie. Przykładowo: w pierwszym tygodniu grupa będzie odbywać zajęcia w poniedziałek o godz. 13:00, natomiast w następnym tygodniu zajęcia mogą być zaplanowane dla tej www. intercity. pl NIP REGON Kapitał zakładowy: ,00 - PLN Kapitał wpłacony: ,00 - PLN KRS Sąd Rejonowy dla m. st. W-wy / XII Wydz. Gosp.

2 grupy na środę na godz. 9:00. Przy czym wykonawca będzie o tym wiedział przed rozpoczęciem danego miesiąca. Przewiduje się, że będą to raczej sporadyczne przypadki. Pytanie 4 (pisownia oryginalna): Z jakim wyprzedzeniem czasowym Wykonawca będzie poinformowany o zmianie harmonogramu zajęć i jak często takie zmiany mogą wystąpić? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie jest w stanie określić ile zmian oraz jak wcześnie będzie mógł o nich informować Wykonawcę. Jednakże przewiduje się, że zmiany będą dot. pojedynczych zajęć dla danej grupy. Ponadto zmiany dokonywane w trakcie miesiąca musza być (zgodnie z umową) uzgadniane z Wykonawcą. Pytanie 5 (pisownia oryginalna): czy zapis należy zwrócić szczególną uwagę aby podczas realizacji szkoleń w danym tygodniu we wszystkich lokalizacjach określone grupy zaawansowania realizowały te same tematy, oznacza, że wszystkie grupy będą uruchomione w tym samym tygodniu? Odpowiedź Zamawiającego: Wszystkie grupy nie będą uruchomione w tym samym tygodniu, niemniej jednak, program grup uruchomionych na danym poziomie w jednym terminie powinien być realizowany równolegle. Pytanie 6 (pisownia oryginalna): czy mają Państwo informacje ile grup będzie uruchomionych w pierwszym, drugim i trzecim roku trwania szkoleń i czy harmonogram zajęć oraz wszelkie jego zmiany są uzgadniane i akceptowane przez Wykonawcę? Odpowiedź Zamawiającego: Na chwilę obecna Zamawiający nie posiada informacji ile grup będzie uruchamianych w poszczególnych latach. Miesięczny harmonogram przesyłany Wykonawcy przed rozpoczęciem danego miesiąca nie będzie podlegał uzgodnieniom, ale Zamawiający będzie analizował oraz w miarę możliwości starał się uwzględniać wnioski wykonawcy w tym zakresie. W przypadku wystąpienia zmian w harmonogramie w trakcie miesiąca, będą one dokonywane po wspólnych uzgodnieniach. Na chwilę obecną Zamawiający przewiduje że większość grup zostanie uruchomiona w początkowym okresie trwania umowy, nie może jednak tego zagwarantować, z uwagi na to że udział w kursie jest dobrowolny dla pracowników (nie ma wiec gwarancji że wszystkie osoby które się zgłosiły do niego ostatecznie przystąpią). Pytanie 7 (pisownia oryginalna): odnosząc się do raportów tygodniowych jakie informacje mają być w nich zawarte, jeżeli zajęcia będą raz w tygodniu? Odpowiedź Zamawiającego: Zgodnie z zapisami umowy, raporty tygodniowe powinny obejmować informację nt. obecności uczestników na zajęciach, ich aktywności oraz wyników sprawdzianów jeżeli takowe były przeprowadzone w danym tygodniu. Pytanie 8 (pisownia oryginalna): jeżeli chodzi o Wirtualne klasy, czy oprócz słuchawek i mikrofonów zapewniacie Państwo również komputer, odpowiednie oprogramowanie i odpowiednio szybkie łącze internetowe? Odpowiedź Zamawiającego: Zleceniodawca zapewnia jedynie słuchawki oraz mikrofony. Komputer, a wraz z nim oprogramowanie oraz łącze internetowe uczestnicy muszą zapewnić sobie sami (nauka odbywać się będzie z miejsc zamieszkania pracowników). Pytanie 9 (pisownia oryginalna): Oferent jest zobligowany do przedstawienia programów nauczania na 4 poziomach. Z reguły programy nauczania są przygotowywane na podstawie konkretnych 2

3 podręczników. Jednocześnie Zamawiający wymaga przedstawienia co najmniej dwóch propozycji podręczników wraz z zeszytami ćwiczeń, z których jeden (wybrany przez Zamawiającego) będzie wykorzystywany podczas realizacji szkolenia. Czy to oznacza, że powinny zostać przygotowane po 2 wersje programów na każdy poziom? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający dopuszcza zamiast podręcznika dedykowany skrypt tematyczny. Program powinien składać się z 3 bloków tematycznych (Obsługa Klienta, Podróże, Sprzedaż). Podręcznik ma być wsparciem programu. Celem programu ma być realizacja celów Zamawiającego, a nie realizacja podręcznika. Pytanie 10 (pisownia oryginalna): Czy program dla każdego poziomu powinien zawierać w sobie (oprócz tematów ogólnych) 3 moduły tematyczne, czyli Podróże, Sprzedaż, Obsługa Podróżnego? Czy to powinny być 3 osobne kursy na 4 poziomach zaawansowania? Odpowiedź Zamawiającego: Kurs jest 60 godzinny i składa się z 3 modułów tematycznych:( Podróże, Sprzedaż, Obsługa Podróżnego ) na każdym poziomie zaawansowania. Należy przygotować program na każdy z 4 poziomów zaawansowania dla 60h nauki uwzględniających 3 moduły. Pytanie 11 (pisownia oryginalna): Czy możemy zaproponować tego samego lektora do szkoleń stacjonarnych i wirtualnych? Odpowiedź Zamawiającego: Tak Pytanie 12 (pisownia oryginalna): odnośnie programu szkoleniowego. Czy ma on być rozpisany na 60h? Czy te 60h jest na jeden rok czy 3 lata? Wtedy należałoby przygotować taki, który będzie obejmował 3x60h? Odpowiedź Zamawiającego: 60 godzin 1 cykl szkoleniowy z tematyki: Podróże, Sprzedaż, Obsługa Podróżnego. Fakt że umowa jest zawierana na 3 lata nie oznacza że każdy z uczestników będzie uczył się na tym samym poziomie zaawansowania przez 3 lata. Po 60h nauki uczestnik albo zakończy naukę, albo będzie kontynuował na wyższym poziomie. Ponadto w ciągu trzech lat mogą dochodzić także nowi uczestnicy (zależeć to będzie w dużym stopniu od atrakcyjności kursu). Pytanie 13 (pisywania oryginalna):.. II. Zasad składania ofert pkt 5g - czy wymagają Państwo opis podręczników każdy poziom osobno, czy może być przykładowo na zasadzie jednego poziomu zaawansowania? Odpowiedź Zamawiającego: Minimum 2 propozycje podręcznika bądź skrypt, wystarczający będzie opis 1- go poziomu zaawansowania. Pytanie 14 (pisownia oryginalna):..czy podana w umowie liczba 60 lekcji (rozumiem tutaj godzin lekcyjnych, 45-minutowych) przypada na cały trzyletni okres trwania umowy? Moje pytanie wynika z faktu, że podana liczba 60 godzin lekcyjnych przypada zwyczajowo na semestr nauki, co potwierdza przedstawiony przez Państwa harmonogram (2x45min. tygodniowo). W trybie rozłożenia 60 godzin na 360 miesięcy również cotygodniowe raporty tracą sens, ponieważ zajęcia będą raz w miesiącu. Odpowiedź Zamawiającego: Zajęcie odbywać się będą w cyklu tygodniowym 2x45min, dla jednej grupy przewidziane jest 60 godzin lekcyjnych i to jest kluczowe dla Zamawiającego.. W trakcie trwania 3 letniej Umowy każdy kurs jest możliwy do uruchomienia. Fakt że umowa jest zawierana na 3 lata nie oznacza że każdy z uczestników będzie uczył się na tym samym poziomie zaawansowania przez 3 lata. 3

4 Po 60h nauki uczestnik albo zakończy naukę, albo będzie kontynuował na wyższym poziomie. Ponadto w ciągu trzech lat mogą dochodzić także nowi uczestnicy (zależeć to będzie w dużym stopniu od atrakcyjności kursu). Pytanie 15 (pisownia oryginalna): w specyfikacji zamówienia jest informacja, że dopiero na 1 zajęciach będzie ustalony poziom zaawansowania poszczególnych kursantów. W takim przypadku w jaki sposób chcą Państwo przeprowadzić podział na grupy? Na jakim etapie? Zazwyczaj na początku szkolenia jest audyt językowy, który składa się z 2 części i na tej podstawie tworzymy podział na grupy+ew. preferencje godzinowe uczestników. Odpowiedź Zamawiającego: Poziom znajomości języka angielskiego kursantów jest już ustalony i na tej podstawie będzie dokonany podział na grupy. Nie mniej jednak, zgodnie z zapisami w umowie na pierwszej lekcji we wszystkich grupach bez względu na rodzaj kursu (stacjonarny bądź wirtualny), jak również poziom zaawansowania, przeprowadzony będzie test sprawdzający znajomość języka angielskiego (tzw. pre test), a po zakończeniu kursu post test. Testy mają służyć weryfikacji efektywności kursu. Powinny one składać się z części ustnej oraz pisemnej. Pytanie 16 (pisownia oryginalna): Czy oferta wariantowa ujmująca kwestię podręczników będzie akceptowana? (Kilka opcji dla określonego poziomu językowego dla Państwa do wyboru)? Odpowiedź Zamawiającego: Tak, Zamawiający prosił o przedstawienie minimum 2 podręczników do wyboru. Pytanie 17 (pisownia oryginalna): Czy Oferent powinien różnicować cenę podręczników w formularzu ofertowym z uwagi na różną cenę podręczników na rynku, czy przyjąć jedną cenę dla wszystkich książek? Odpowiedź Zamawiającego: Cena za podręcznik musi być jedna. Pytanie 18 (pisownia oryginalna): Czy jeżeli komplet z danego zagadnienia (np. obsługa klienta) składa się z trzech części, ale nie zawiera odrębnego zeszytu ćwiczeń (ćwiczenia są włączone w książkę i zestaw nie posiada takiego komponentu), to taka propozycja nie ulegnie odrzuceniu? Odpowiedź Zamawiającego: Dopuszczamy ćwiczenia włączone w książkę tzw. 2w1. Pytanie 19 (pisownia oryginalna): W opisie przedmiotu zamówienia (dalej OPZ) widnieje zapis: Na obecną chwilę nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy termin spotkań, jak również skład grup szkoleniowych będzie stały. Proszę o informację na jakim etapie realizacji zamówienie zostanie ustalony stały harmonogram realizacji zajęć? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający odsyła do &2 Przedmiot Umowy pkt.11 Umowy. Pytanie 20 (pisownia oryginalna): OPZ: W przypadku braku możliwości uczestnictwa pracownika w zajęciach w danym tygodniu, musi on mieć stworzoną możliwość nadrobienia materiału w trybie indywidualnym (np. za pomocą wirtualnej klasy). Co oznacza możliwość nadrobienia materiałów w trybie indywidualnym? Czy nadrobieniem materiałów mogłaby być wersja on-line, odtworzenie nagrania z kursu lub rozpiska z przerobionych stron z podręcznika lub materiały dodatkowe przerabiane na zajęciach? Dodatkowo, proszę o informację ile razy pracownik może opuścić kurs w trakcie trwania projektu? Jest to niezbędne do prawidłowej kalkulacji oferty. 4

5 Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający dopuszcza możliwości odrobienia lekcji wskazane przez oferenta w pytaniu, ale należy ją poszerzyć o wsparcie lektora, jeśli uczestnik będzie miał problem ze zrozumieniem materiału. Straconą lekcję będzie można odpracować indywidualnie w systemie on-line. Odtwarzanie nagrań z lekcji wirtualnych może odbywać się za zgodą uczestników takich lekcji. Dopuszczalna nieobecność na zajęciach wynosi maksymalnie 20%. Pytanie 21 (pisownia oryginalna): OPZ Raportowanie: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia przygotowywał raport tygodniowy (podsumowanie z każdego tygodnia), który powinien zawierać dane dot. każdego uczestnika, tzn.: przydział do grupy, obecność na zajęciach informacja z postępów w nauce, tworzona na podstawie wyników z przeprowadzonych testów wiedzy oraz/lub aktywności na zajęciach stacjonarnych lub na wirtualnej klasie informacja ze zrealizowanego materiału (zakresu tematycznego) a. z uwagi na złożoność projektu oraz duże prawdopodobieństwo, że przykładowo w danym tygodniu odbędą się zajęcia dla jednej grupy lub wcale zwracamy się z prośbą o zmianę powyższego na raporty kwartalne, bądź raporty miesięczne z frekwencji na zajęciach, oraz ze zrealizowanego materiału, a kwartalne z informacją z postępów w nauce, tworzoną na podstawie wyników z przeprowadzonych testów wiedzy oraz/ lub aktywności na zajęciach stacjonarnych lub na wirtualnej klasie b. Przydział do grupy danego uczestnika zostanie przeprowadzony na podstawie testu poziomującego jeszcze przed rozpoczęciem realizacji zajęć. Czy Wykonawca w każdym tygodniu ma przeprowadzać test poziomujący i przeprowadzać relokację uczestników, którzy zostaną przypisani w fazie początkowej do konkretnej grupy? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający podtrzymuje swoje stanowisko raporty powinny być dostarczane w cyklu tygodniowym. Zamawiający musi na bieżąco mieć informację o obecności uczestników oraz materiale (temacie) zrealizowanym w danym tygodniu. W tygodniach gdzie nie ma testów wiedzy, oczywiście ich wyniki nie będą podawane. Pytanie 22 (pisownia oryginalna): OPZ Liczba godzin oraz poziomów kursów Zamawiający przewiduje 60 godzin lekcyjnych na każdego pracownika, wstępne zapotrzebowanie na grupy to ok 54 grupy stacjonarne oraz ok 15 grup wirtualnych. 1) Czy wszystkie grupy na każdym poziomie mają ruszyć w tym samym czasie? 2) Czy podręcznik z ćwiczeniami ma być przewidziany na 60 godzin nauki? 3) Czy 60 godzin ma być zrealizowane w jednym semestrze, biorąc również pod uwagę nieobecność uczestników kursu na zajęciach? Odpowiedź Zamawiającego: Nie wszystkie grupy mogą być uruchomione w tym samym czasie, ale Wykonawca musi być przygotowany na to, że w sytuacji gdy do kursu przystąpią wszystkie osoby, które zgłosiły się obecnie (łącznie 69 grup), ich kursy będą ruszać stopniowo w okresie 2 pierwszych miesięcy obowiązywania umowy. Podręcznik z ćwiczeniami są jedynie wsparciem nauki, a materiał może być realizowany zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego programem kursu oraz potrzebami kursantów. Semestr jest tutaj pojęciem umownym, może się on nieco rozciągnąć w czasie w zależności od tego kiedy zostanie wykorzystana liczba 60 godzin przeznaczonych na kurs na jednym poziomie zaawansowania. 5

6 Pytanie 23 (pisownia oryginalna): Czy przewidują Państwo organizację zajęć w cyklu usystematyzowanym, tj. dana grupa robi w tym samym terminie dany unit szkoleń? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający wymaga usystematyzowania zajęć w taki sposób, by były one jak najbardziej przystępne i efektywne. Pytanie 24 (pisownia oryginalna): OPZ Lekcje stacjonarne w zależności od możliwości logistycznych Spółki będą odbywać się w salach Zamawiającego bądź w przypadku ich braku, w salach Wykonawcy. Ze względu na specyfikę zamówienia oraz wpływ powyższego punktu na kalkulację zamówienia zwracamy się z prośbą o doprecyzowanie, ile kursów będzie odbywać się w salach zewnętrznych i w jakich lokalizacjach. Odpowiedź Zamawiającego: Nie możemy podać takich danych, w chwili obecnej zamawiający nie ma wiedzy w tym zakresie (tj. posiada sale we wszystkich wskazanych lokalizacjach, ale nie może zapewnić że nie będzie ich potrzebował także do innych celów okresowo lub na stałe). Pytanie 25 (pisownia oryginalna): OPZ: Każdy blok tematyczny (sprzedaż, obsługa, podróże) powinien zakończyć się również sprawdzianem wiedzy, całość kursu post testem i egzaminem (w ramach jednego testu). Czy egzaminem będzie post test zawierający elementy języka branżowego, po którym uczestnik otrzyma dyplom ukończenia kursu zawierającego elementy kursu branżowego? Odpowiedź Zamawiającego: Post test powinien być taki sam jak pre test (cześć ustna i pisemna). Egzamin natomiast musi zawierać elementy języka branżowego, może być poszerzony także o dodatkowe zadania. Ważne by składał się on także z części ustnej oraz pisemnej (z naciskiem na część ustną). Zdany egzamin powinien być podstawą do wystawienia Zaświadczenia po zakończonym kursie potwierdzającego znajomość języka branżowego na danym poziomie. Oferenci ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do uwzględnienia w ofercie treści udzielonych odpowiedzi. Treść odpowiedzi na pytania Zamawiający umieszcza ponadto na stronie internetowej Z poważaniem Katarzyna Karczewska 6