Modelowanie procesów w przedsiębiorstwie

Transkrypt

1 Modelowanie procesów w przedsiębiorstwie Istota zintegrowanego zarządzania logistycznego opiera się na koncepcji podejścia procesowego do organizacji. W tym miejscu wyjaśnię pojęcie procesu. Proces jest zdarzeniem trwającym w czasie. Obiekty wchodzące do procesu jako wejścia, zostają zmienione przez sekwencyjne i/lub równoległe składniki procesu (tj. funkcje). Funkcje przed opuszczeniem procesu, przemieszczają obiekty w pewien stan. Podczas procesu obiekty mogą znajdować się w różnym stanie. Wynik jednej funkcji powoduje uruchomienie innych funkcji. Pomiędzy funkcjami zachodzą zależności treści i czasu. Proces jest transformacją wejść w wartość wyjść i dlatego procesy mogą być jednoznacznie opisywane przez ich wejścia i wyjścia. Łańcuch procesu może być rozumiany jako celowo uporządkowane powiązania pomiędzy procesami. Sieć łańcuchów procesów może być zdekomponowana na poszczególne procesy, a procesy mogą być dalej dekomponowane na funkcje. Te tak zwane funkcje podstawowe nie mogą być już dzielone dalej, gdyż reprezentują one najniższy poziom Podstawowe funkcje realizowane w poszczególnych fazach łańcucha logistycznego, logistycznego. Zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji są ze sobą powiązane w taki sposób, że aby realizować zadania wynikające z potrzeb rynku i przedsiębiorstwa, trzeba uzyskać optymalny efekt w skali całego systemu. W latach 90 pojawiła się koncepcja wnosząca nowy porządek organizacyjny w przedsiębiorstwach. Jej celem było uzyskanie maksymalnej efektywności rynkowej przedsiębiorstwa poprzez integrację wszystkich funkcji realizowanych w przedsiębiorstwie przedsiębiorstwie poza nim. Koncepcja ta nazwana reengineering, czyli projektowanie procesów przedsiębiorstwa (Business Process Reengineering) stała się nowym paradygmatem dla wszystkich firm z całego świata. Podczas gdy Tayloryzm skupiał się na strukturalizacji funkcjonalnej opartej na wymaganym nakładzie pracy, BPR bada efekty połączenia pomiędzy funkcjonalnością poszczególnych procedur. Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie procesów należy osiągnąć najwyższe standardy kwalifikacji pracowników. Przedsiębiorstwa zawsze realizowały swe cele rynkowe wykonując podstawowe funkcje logistyczne, takie jak: transport, magazynowanie czy sterowanie zapasami. Właściwym podejściem do tych funkcji jest ich integracja i traktowanie jak łańcuch działający na zasadzie naczyń połączonych. Solidną podstawę w zarządzaniu logistycznym w powiązaniu z metodami Reengineeringu tworzy opis przedsiębiorstwa i zachodzących w nim procesów. Wobec tego ważne jest zintegrowanie projektowania i zarządzania procesami ekonomicznymi i produkcyjnymi w przedsiębiorstwie. Po pierwsze opis, w jaki sposób reguły przetwarzania przetwarzają dane wejściowe w dane wyjściowe. Tego typu funkcje realizowane są w biurze należąc do opisu procesu ekonomicznego czy sfery rachunkowości, zaopatrzenia czy sprzedaży, lub stanowią czynności pomocnicze procesów odnosząc się do tworzonych kosztów pośrednich związanych z realizacją funkcji logistycznych we wszystkich fazach łańcucha logistycznego. Drugi typ funkcji to te, które przyczyniają się do transformacji materiału wejściowego w materiał wyjściowy. Proces ten nosi miano wytwarzania (produkcji). W zarządzaniu logistycznym konieczna jest

2 integracja obu tych rodzajów funkcji zrealizowana po przez stworzenie właściwego opisu mapy przedsiębiorstwa umożliwiającego zarówno sterowanie tym procesem, jak i ciągłą jego poprawę. RYSUNEK 1 mapa przedsiębiorstwa Mapa przedsiębiorstwa Modelowanie procesów i narzędzia Reengineeringu Działalność każdego przedsiębiorstwa składa się z procesów gospodarczych może być rozpatrywana z różnych punktów widzenia. Po pierwsze, każde przedsiębiorstwo ma strukturę organizacyjną mniej lub bardziej rozbudowaną i o różnym stopniu spłaszczenia. Po drugie, w każdym przedsiębiorstwie są dane czy to w postaci skoroszytów w księgowości, czy jako schematy montażowe w dziale technologicznym lib informatyczne bazy danych. Po trzecie, jak już mówiłem, działanie wszystkich jednostek organizacyjnych składa się z wykonywanych przez siebie funkcji. Te trzy elementy powiązane w całość tworzą wspomniany wcześniej proces, opisując szczegółowo całość działań przedsiębiorstwa, jak również umożliwiając sterownie i pomiar całego procesu, począwszy od przyjęcia zamówienia od klienta, przez skierowanie do produkcji, podziałania marketingowe, finansowe i administracyjne. METODY BADAŃ. ARIS Spośród wielu metod opisu procesów wyróżnia się koncepcja stworzona przez prof. Augusta Wilhelma Scheera z Uniwersytetu Saarbrucken, który od wielu lat pracuje nad opisem metod umożliwiających mapowanie, analizę i reorganizację procesów gospodarczych. Na stworzonej przez niego koncepcji oparte jest jedno z wiodących narzędzi, służących mapowaniu i reorganizacji procesów pakiet programów ARIS. Podstawy swojej metodologii prof. Scheer zawarł w książce Architektur Intergrieter Inforamtionssysteme, wydanej w 1991 roku. Koncepcja stworzona przez prof. Scheera i zaimplementowana w ARISie zakłada, że model procesów może być przedstawiony w czterech perspektywach: organizacji (organization view), w której ukazane są elementy struktury organizacyjnej organizacji danych (data view), przedstawiająca system informacyjny organizacji funkcji (function view), ukazująca występujące w procesie funkcje i powiązania między nimi sterowania (control view), łącząca wydarzenia, funkcje i wszystkie pozostałe elementy występujące w poprzednich trzech perspektywach; umożliwia na przedstawienie wzajemnych powiązań pomiędzy pozostałymi perspektywami RYSUNEK 2 ARIS

3 Perspektywa (model) danych przedstawia i opisuje wszystkie specyficzne obiekty informacyjne, dotyczące przedsiębiorstwa oraz ich powiązania jaką jednolitą, spójną i dopasowaną strukturę informacyjną. Model danych to zorientowany na dane obraz rzeczywistości przedsiębiorstwa, zawierający istotne dla funkcjonowania tego przedsiębiorstwa obiekty i relacje między nimi, ukazuje powiązania miedzy różnymi obszarami funkcjonowania przedsiębiorstwa, umożliwia optymalizację przepływu informacji. RYSUNEK 3 Fragment modelu danych Perspektywa (model) funkcji przedsiębiorstwa to statyczne przedstawienie wszystkich zadań i funkcji realizowanych w przedsiębiorstwie dla osiągnięcia wyznaczonych celów. Funkcje te mogą być zdefiniowane na różnych poziomach zarządzania i dowolnym stopniu szczegółowości, np. dla poszczególnych działów, pionów, grup i osób. Funkcja jest tym elementem procesu, któremu można przypisać najwięcej atrybutów biorąc pod uwagę czas, jak również rodzaje kosztów. Z punktu widzenia pomiaru i optymalizacji procesu stanowi ona najważniejszy element. RYSUNEK 4 Model funkcji OPIS Funkcja jest zadaniem lub czynnością realizowaną przez daną jednostkę ukierunkowaną na określenie konkretnego celu. Funkcja elementarna to funkcja która z punktu widzenia realizacji procesu nie może być podzielona na funkcje niższego szczebla. Perspektywa (model) organizacji przedsiębiorstwa to statyczne przedstawienie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa wyodrębnionej według różnych kryteriów. Kryterium takie może stanowić poziom zarządzania: strategiczny, taktyczny lub operacyjny, lub też rodzaj specjalizacji : funkcjonalny, technologiczny, według wyboru klientów lub regionalny. W diagramach hierarchii struktur organizacyjnych mogą być uwzględnione stanowiska pracy i osoby je zajmujące, natomiast powiązania z tymi modelami umożliwiają np. określenie, kto jest odpowiedzialny za wykonanie konkretnej funkcji. RYSUNEK 5 OPIS Jednostki organizacyjne są obiektami ukierunkowanym na realizacje określonych funkcji. Perspektywa (model) sterowania przedsiębiorstwa to spójne przedstawienie i opis wszystkich zadań przedsiębiorstwa w zależności od czasu i treści. Połączenie zadań odbywa się po przez wywołujące je lub wywoływane przez nie zdarzenia. Modele procesów mogą być zdefiniowane, podobnie jak modele funkcji, na różnych poziomach abstrakcji i stopniach szczegółowości. Opis procesów przedsiębiorstwa wymienionymi elementami może być uzupełniony o obiekty z innych perspektyw, czyli dane konieczne do realizacji tych funkcji, jak również o różnego rodzaju operatory logiczne, dające możliwość wybory różnych ścieżek przebiegu procesu. Podstawowe obiekty graficzne wykorzystywane w opisie perspektywy sterowania to: Do sporządzenia modelu przedsiębiorstwa w perspektywie sterowania jest niezbędne jest wykonanie następujących kroków: 1.Utworzenie zbioru danych to identyfikacja podstawowych elementów składających się na proces, czyli funkcji, zdarzeń je wywołujących oraz ścieżek przebiegu procesu wynikających z naturalnych czynności realizowanych w przedsiębiorstwie. 2.Opracowanie graficznego modelu procesu to tworzenie modelu graficznego procesu w perspektywie sterowania z wykorzystaniem zaprezentowanej wcześniej symboliki. W ramach każdej z czterech perspektyw wyróżnić można trzy poziomy (descriptive levels) opisujące przejście od problemu biznesowego do technologii informacyjnej: 1.Zdefiniowanie wymagań (requirements definition) na poziomie tym określa się wymagania dla technologii informacyjnych 2.Specyfikacja projektowa (design specification) na tym poziomie powstaje specyfikacja systemu informacyjnego, który spełni postawione na pierwszym poziomie wymagania 3.Opis implementacji (implementation description) w ramach tego poziomu specyfikacja przekształcana jest we wdrożenie odpowiedniego sprzętu komputerowego i oprogramowania.

4 Metodologia prof. Scheera wyróżnia jeszcze jedną perspektywę zasobów informacyjnych (resource view), która zawarta jest w poziomach specyfikacji projektowej (design specification) i implementacji (implementation description), i przez to nie występuje jako osobna perspektywa, tak jak pozostałe cztery wcześniej przedstawione perspektywy. PRZYKŁAD Opierając się na fragmencie procesu logistycznego dotyczącego zamawiania materiałów sporządzono model w perspektywie sterowania. Krok 1 Przystępując do opisu procesu, najistotniejszą czynnością jest identyfikacja podstawowych elementów składających się na proces, czyli funkcji, zdarzeń je wywołujących oraz ścieżek przebiegu procesu wynikających z możliwości wybory (łączniki logiczne). funkcje, zdarzenia, łączniki logiczne W momencie pojawienia się potrzeby zamówienia materiału do produkcji pierwszą czynnością, którą wykonuje dział zaopatrzenia, jest sprawdzenie czy materiał był już zamawiany, niestety firma nie dysponuje odpowiednim programem komputerowym i czynność ta trwa około 0,5 godz. Po wykonaniu tej czynności automatycznie zostaje uruchomiony proces rozpoznania rynku dostawców, którym zajmuje się komórka marketingowa działu zaopatrzenia i średnio zajmuje jej to 3 godziny. Po dokonaniu rozpoznania następuje przygotowanie procedury określenia dostawców. Jeżeli materiał był już zamawiany, to bezpośrednio w ciągu 0,2 godziny przygotowuje się procedurę określenia dostawców pod kątem autoryzacji i prowadzonej oceny dostawców. Jeżeli dostawca jest autoryzowany, w ciągu 0.3 godziny sprawdza się liczbę tego rodzaju dostawców, jeżeli mamy do czynienia z jednym dostawcą autoryzowanym, w ciągu 2 godzin weryfikuje się zawartą wcześniej umowę z dostawcą, a następnie w czasie 3 godzin podpisuje się porozumienie i w ciągu godziny składa zamówienie. Jeżeli mamy do czynienia z kilkoma dostawcami, pierwszą czynnością, której dokonujemy, jest analiza warunków dostaw, która trwa zwykle 0.5 godziny. Po rozpatrzeniu warunków dostaw decydujemy się na kilku dostawców i wtedy weryfikowana jest w ciągu 3 godzin zawarta z dostawcami umowa, a następnie w czasie 1 godziny składa się zamówienie. Jeżeli dostawca nie jest autoryzowany w ciągu godziny zbiera się informacje o warunkach dostawy, a po ich otrzymaniu zespół w czsie 2 godzin ocenia informacje. Po dokonaniu oceny informacji składane jest zamówienie na próbną partię trwa to średnio 1 godziną 1 godzinę. Po otrzymanej partii próbnej dział kontroli jakości sprawdza jakość przyjętych wyrobów i po godzinie składa się zamówienie. KROK 2. Opracowanie modelu graficznego procesu. Tworzenie modelu graficznego rozpoczynamy od określenia zdarzenia początkowego w naszym przypadku jest to: potrzeba zamówienia materiału, które to wywołuje funkcję sprawdzić, czy materiał już był zamawiany. Podstawową zasadą przy budowie modelu z wykorzystaniem opisanej metodyki jest na przemienne stosowanie zdarzeń i funkcji, dlatego np. funkcja przygotowanie procedury określania dostawców jest zakończona jest dwoma zdarzeniami zależnymi od wyboru ścieżki procesu, tj. dostawca nie jest autoryzowany albo dostawca jest autoryzowany, te z kolei są zdarzeniami początkowymi kolejnych funkcji. W przypadku gdy z treści wynika, jakie zdarzenie zamyka funkcję, jest ono określenie jako zdarzenie potwierdzające jej wykonanie, czyli funkcja: ocenić informację zdarzenie zamykające: informacje ocenione. Tak stworzony opis procesu zamówienia przełożony na język symboli stanowi bazę do dalszych działań związanych z usprawnieniem całego przedsiębiorstwa i integracją funkcji logistycznych. METODA CPM Metoda Mpc zwana inaczej metodą ścieżki krytycznej (Critical Path Method). Powstała w 1957 roku. Pierwotnym jej celem było planowanie przeglądów i napraw instalacji aparatury chemicznej w amerykańskim koncernie Du Ponta, w której pomimo zapewnienia najbardziej nowoczesnych środków technicznych terminy remontów nie były dotrzymywane, ponieważ nie nadążały za nimi techniki planowania i kierowania pracami. W celu rozwiązania tego problemu opracowano projekt nowej metody, nazwanej początkowo Critical Path Planning and Scheduling (CPPS), PPS następnie przekształconej na CPM. Metoda ta

5 pozwoliła skrócić czas remontu następnej fabryki należącej do wspomnianego koncernu o około 1,5 roku. Usprawnianie procesów może nie dotyczyć wszystkich możliwych ścieżek procesów przystępując do optymalizacji procesów, należy zdecydować się na wybór kierunku usprawnień. Można uwzględnić kryteria w postaci kosztu, czasu lub dysfunkcjonalności. Należy podjąć decyzję, który to proces powinien być usprawniany jako pierwszy, którego usprawnienie jako pierwszego może przynieść największe efekty we współpracy z klientem lub, który z procesów jest w danym momencie najbardziej podatny na przeprojektowanie. Niestety, żadna firma nie jest w stanie usprawnić wszystkich swoich procesów jednocześnie. Metoda MPC jest jedną z najbardziej rozpowszechnionych metod sieciowych, rozwijając równocześnie sprawny instrument zarządzania. Podobnie jak metodyce tworzenia opisu procesów w przedsiębiorstwie elementami sieci powiązań są: 1.Zdarzenia; 2.Czynności funkcje. NORMY IDEF RYSUNEK 6 - Wykres przebiegu procesu wg normy IDEF0 Od wielu lat prowadzone są przedsięwzięcia mające na celu standaryzację metod opisu procesów i sposobów pozyskiwania informacji potrzebnych do budowy modelu. Departament obrony USA opracował w latach 70. normę tworzenia przebiegu procesu IDEF0 (Integration DEFinition language 0). Stosowana była ona jako narzędzie tworzenia programów komputerowych wspomagających procesy produkcyjne, później przyjęła się jako narzędzie umożliwiające sporządzenie wykresów procesów w firmach usługowych i produkcyjnych. Norma IDEF0 pomóc ma ustaleniu zakresu analizy oraz zbudowaniu relacji pomiędzy analitykiem i jego klientem. IDEF0 może być pojmowane zarówno jako narzędzie komunikacji za sprawą znormalizowanych symboli graficznych, jak i jako narzędzie analizy, ukazujące jakie czynności mają być wykonane w celu prawidłowego wymodelowania procesu. Norma IDEF0 pomaga również w ustaleniu słabych i mocnych stron modelowanego systemu. Podstawowym założeniem IDEF0 jest umieszczanie poszczególnych funkcji wchodzących w skład procesu w prostokątnych ramkach, w sposób przestawiony na rysunku. Strzałki wchodzące z lewej strony oznaczają wejścia funkcji nakłady materiałowe i informacyjne, strzałki wychodzące z prawej strony reprezentują wyjście funkcji czyli materialne i niematerialne efekty jej wykonania. Strzałki wchodzące z góry symbolizują mechanizmy sterowania funkcją (np. wewnętrzna politykę firmy lub czynniki zewnętrzne), zaś strzałki wchodzące od dołu mechanizmy niezbędne do wykonania funkcji np. narzędzia, pojazdy, wykonawców. Modele zbudowane mogą być z wielu funkcji połączonych sobą za pomocą strzałek w taki sposób, że wyjścia jednej funkcji są wejściami lub mechanizmami sterowania dla innych funkcji. Norma uwzględnia również możliwość współbieżnego wykonywania dwóch lub więcej funkcji w sytuacji, gdy wyjście jednej funkcji jest wejściem dla wielu innych funkcji. Każda funkcja opisana może być przez osobny, podrzędny model. RYSUNEK Norma IDEF0 szczegółowo i precyzyjnie opisuje sposób umieszczania funkcji, strzałek i ich opisów. Każda funkcja, strzałka i model opisane są przez nadany zgodnie z normą identyfikator. Zgodnie z normą IDEF0 model główny oznaczony jest symbolem A-0 (A minus 0) i znajduje się w nim jedna, nadrzędna funkcja A0. Opisana może być ona przez model A0, a funkcje w nim się znajdujące nosić będą oznaczenia A1, A2, A3, itd. Model podrzędny opisujący funkcję A1 nosić będzie również oznaczenie A1, a funkcje w nim się znajdujące symbole A11, A12, A13, itd. Ten usystematyzowany sposób opisu umożliwia szybsze stworzenie spisu poszczególnych modeli i funkcji. Zależności między modelami podrzędnymi i nadrzędnymi ukazać można też graficznie za pomocą drzewa hierarchii funkcji. Norma IDEF0 ogranicza do sześciu ilość funkcji, które znajdować mogą się w modelu podrzędnym. Rozwinięcie i uzupełnienie normy IDEF0 stanowią kolejne normy IDEF. Norma IDEF1 umożliwia zbudowanie modelu ukazującego strukturę przepływu informacji w systemie. Norma IDEF2 ukazuje sposób

6 zbudowania dynamicznego modelu pokazującego zależności czasowe pomiędzy funkcjami. Rozwinięciem normy IDEF1 jest norma IDEF1X, służąca do projektowania relacyjnych baz danych. Norma IDEF3 jest kompleksową metodą modelowania procesów. Została stworzona pod kątem zobrazowania łańcucha następujących po sobie działań. Zawiera opis mechanizmów, umożliwiających zebranie odpowiednich do opisu procesu informacji. Norma IDEF3 używa definicji procesu według Davenporta i Shorta, zgodnie z którą proces biznesowy to uporządkowany ciąg wydarzeń angażujących osoby, surowce, energię i wyposażenie, który to ciąg zaprojektowany jest dla osiągnięcia określonego rezultatu. Przesłankami do stworzenia normy IDEF3 były czynniki takie jak zwiększenie wydajności analizy systemów biznesowych, ułatwienie zbudowania opisu wymagań systemu, wspieranie procesu zarządzania projektami. Norma IDEF3 jest zbudowana w sposób, który umożliwia zrozumienie metody opisu przez osoby nie zajmujące się modelowaniem procesów, ma też ułatwić łatwe poznanie różnic pomiędzy różnymi, alternatywnymi wersjami procesu. Norma IDEF3 ukazuje też kolejność przeprowadzania reorganizacji procesów, dzieląc ją na następujące etapy: 1.Udokumentowanie istniejącego procesu 2.Zidentyfikowanie zebrania najważniejszych dla procesu danych 3.Przeanalizowanie istniejącego procesu 4.Zaprojektowanie nowego procesu 5.Wyznaczenie alternatyw i wyboru konkretnej alternatywy 6.Opracowanie projektu biznesowego 7.Uzyskanie zgody na implementację zmian 8.Zaplanowanie i wdrożenie zmian 9.Ciągłe ulepszanie procesu Normy IDEF stanowią więc nie tylko zbiór metod opisu procesów i systemów informacyjnych, ale zawierają też sposoby zbierania danych i metody przeprowadzania zmian. Wsparte odpowiednimi narzędziami informatycznymi stanowić mogą więc podstawę dla przedsięwzięć z zakresu zmian procesów w organizacjach gospodarczych.