ZAPYTANIE OFERTOWE. Oferty prosimy składać na adres do dnia 15 czerwca 2015 r. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dalej NFOŚiGW), zaprasza do złożenia oferty na przeprowadzenie szkolenia dla pracowników NFOŚiGW na temat: Warsztaty szkoleniowe doskonalące kompetencje pracowników NFOŚiGW, w tym Liderów EFQM. Oferty prosimy składać na adres joanna.kanabus@nfosigw.gov.pl do dnia 15 czerwca 2015 r. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie Warsztatów szkoleniowych doskonalących kompetencje pracowników NFOŚiGW, w tym Liderów EFQM. 1. TEMATYKA WARSZTATÓW Proponowany zakres merytoryczny warsztatów szkoleniowych zawierający m. in.: Warsztaty z zakresu zarządzania zespołem - 5 grup Planowanie strategiczne - stawianie i uzgadnianie celów Liderowanie zespołem projektowym Skuteczne delegowanie i egzekwowanie zadań Fazy rozwoju zespołu Dopasowanie stylu kierowania do poziomu kompetencji członków zespołu i ich osobowości, Potencjał członków zespołu projektowego Role zespołowe rozpoznawanie i efektywne wykorzystywanie Zjawiska blokujące efektywność zespołową Warsztaty z zakresu komunikacji - 4 grupy Trening komunikacji asertywnej dla lidera zespołu projektowego Komunikacyjne techniki liderskie Techniki wywierania wpływu w praktyce oraz antymanipulacja Odważne rozmowy Wystąpienia publiczne Asertywność Warsztaty coachingowe 3 grupy Diagnoza osobistego potencjału lidera Samoświadomości Kierowanie własnym rozwojem Rozwój coachingowego stylu przywódczego Mentoring Rozwój twórczość

2 Narzędzia coachingowe dla lidera zespołu Metody zwiększania zaangażowania i motywowania pracowników Warsztaty z zakresu wystąpień publicznych 2 grupy Komunikacja werbalna Komunikacja niewerbalna Przygotowanie i prowadzenie prezentacji Warsztat z kamerą - ćwiczenia Praca nad wizerunkiem prowadzącego prezentację Szczegółowy zakres merytoryczny zostanie opracowany z wybranym Wykonawcą Poprzez warsztaty szkoleniowe Zamawiający rozumie przeprowadzenie przez Wykonawcę łącznie 14 dwudniowych warsztatów, z których każdy trwać będzie łącznie 16 godzin szkoleniowych (14 warsztatów x 2 dni x 8 h, gdzie 1 godzina szkoleniowa = 45 minut), uwzględniających wykorzystanie metod opartych na zadaniach praktycznych typu case study, dyskusjach, zadaniach interaktywnych, zadaniach grupowych, ćwiczeniach Wykonawca przedstawi szczegółowy zakres merytoryczny warsztatów Zamawiającemu do akceptacji, nie później niż 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. W terminie 2 dni roboczych od otrzymania propozycji szczegółowego zakresu merytorycznego, Wykonawca zostanie powiadomiony o jego zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia. Dni robocze dni tygodnia od poniedziałku do piątku. Dzień roboczy Zamawiającego trwa od godziny 07:30 do 15: UCZESTNICY WARSZTATÓW Uczestnikami warsztatów będą pracownicy NFOŚiGW, w tym Liderzy EFQM oraz kadra kierująca Zamawiający określa zamówienie na łącznie 14 grup warsztatowych w zakresie 4 tematów określonych w pkt. 1, liczących maksymalnie ok. 10 osób każda. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby uczestników w ramach każdej z grup warsztatowych z zastrzeżeniem, że w ramach każdej grupy liczba uczestników nie będzie mniejsza niż 5 osób Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby realizowanych grup w ramach danego tematu warsztatu z zastrzeżeniem, że w ramach każdego z nich zostaną zrealizowane przynajmniej dwie grupy warsztatowe. 3. TERMINY WARSZTATÓW Termin realizacji zamówienia: czerwiec - październik 2015 r Termin realizacji pierwszego warsztatu nie będzie dłuższy niż 15 dni roboczych od daty podpisania umowy. 4. MIEJSCE WARSZTATÓW Wszystkie warsztaty szkoleniowe odbywać się będą w Warszawie w miejscu, do którego można dogodnie dojechać korzystając z transportu publicznego (czas podróży nie powinien być dłuższy niż 30 minut jazdy komunikacją miejską od siedziby NFOŚiGW, ul. Konstruktorska 3a, Warszawa lub z centrum Warszawy). 2

3 4.2. Wykonawca zapewni sale szkoleniowe wyposażone w urządzenia i zasoby niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem ergonomicznych, bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i nauki Propozycja miejsca warsztatów winna zostać przekazana do Zamawiającego, nie później niż 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. W terminie 2 dni roboczych od otrzymania propozycji miejsca warsztatów, Wykonawca zostanie powiadomiony o jej zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia. W przypadku braku zatwierdzenia Wykonawca przedstawi inną propozycję miejsca warsztatu Zamawiający zastrzega realizację wszystkich warsztatów w tym samym miejscu W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwa będzie zmiana miejsca warsztatów objętego harmonogramem, o zmianach tych Strony winny informować się wzajemnie nie później niż 5 dni roboczych przed realizacją danego warsztatu. Zmianę miejsca zatwierdza Zamawiający. 5. WYKŁADOWCA / WCY Do przeprowadzenia warsztatów, Wykonawca zapewni, Wykładowcę/ców posiadającego/ych doświadczenie w prowadzeniu szkoleń lub warsztatów z zakresu kompetencji miękkich np.: komunikacji, współpracy, zarządzania, wystąpień publicznych itp Wymagane doświadczenie Wykładowcy/ców rozumiane jest jako przeprowadzenie przez niego/ich co najmniej 10 szkoleń lub warsztatów z powyższego zakresu w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania/publikacji zapytania ofertowego W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany Wykładowcy, Wykonawca zapewnia zastępstwo osoby o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym nie gorszych, niż Wykładowcy zastępowanego, przedstawiając Zamawiającemu potwierdzenie jego kwalifikacji i doświadczenia Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia warsztatów przez więcej niż jednego Wykładowcę pod warunkiem, że osoby te zostały zgłoszone do prowadzenia warsztatów w ofercie i spełniają warunki udziału w postępowaniu (bez dodatkowych kosztów cena za 1 h warsztatu bez względu na liczbę Wykładowców). 6. PROGRAM I HARMONOGRAM WARSZTATÓW W terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu Harmonogram warsztatów zgodnie, z którym realizowany będzie przedmiot Umowy. Harmonogram winien zawierać w szczególności: terminy oraz realizowane tematy. Harmonogram wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia w jednym dniu warsztatów z różnych tematów opisanych w pkt W terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu szczegółowe programy warsztatów, zgodnie z którymi realizowany będzie przedmiot Umowy. Programy warsztatów winny zawierać w szczególności: zakres merytoryczny każdego warsztatu i jego wymiar godzinowy W terminie 2 dni roboczych od otrzymania propozycji harmonogramów warsztatów oraz szczegółowych programów warsztatów, o których mowa w pkt 6.1., 6.2. Wykonawca zostanie powiadomiony o ich zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia. 3

4 7. MATERIAŁY Wykonawca przygotuje komplet materiałów dla każdego uczestnika warsztatów składający się z materiałów merytorycznych w formie papierowej i reminderów (przypominaczy specjalnie przygotowanych arkuszy zawierających najważniejsze elementy warsztatów w formie skondensowanej, w celu łatwiejszego wykorzystania ich w codziennej pracy) oraz materiałów dodatkowych, tj. notatnika, teczki, długopisu, zakreślacza Wykonawca przekaże Zamawiającemu, na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem pierwszego warsztatu w ramach każdego tematu, komplet materiałów do zatwierdzenia. W terminie 2 dni roboczych od otrzymania kompletu materiałów, Wykonawca zostanie powiadomiony o ich zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia Zatwierdzone materiały Zamawiający przekaże każdemu uczestnikowi pierwszego dnia warsztatów Wykonawca przekaże jeden komplet materiałów z danego bloku warsztatów, w formie papierowej i elektronicznej (płyta CD) dla Zamawiającego, jako załącznik do protokołu odbioru każdego warsztatu. Materiały te zostaną załączone do dokumentacji warsztatów Wykonawca poniesie pełny koszt przygotowania materiałów określonych w pkt bez dodatkowych roszczeń w stosunku do Zamawiającego związanych ze zwrotem kosztów zakupu, czy ich przygotowania. 8. BADANIE EFEKTYWNOŚCI WARSZTATÓW W celu zbadania efektywności warsztatów, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia pre i post testów wśród wszystkich uczestników warsztatów. Pre test będzie przeprowadzany przed rozpoczęciem danego warsztatu a post test w ostatnim dniu warsztatu Analiza testów i ich oryginały oraz test z prawidłowymi odpowiedziami stanowić będą załączniki do Protokołów odbioru każdego warsztatu Wykonawca poniesie pełny koszt przygotowania pre i post testów określonych w pkt. 8.1., 8.2. bez dodatkowych roszczeń w stosunku do Zamawiającego związanych ze zwrotem kosztów zakupu, czy ich przygotowania. 9. CERTYFIKATY Wykonawca przygotuje certyfikaty o ukończeniu danego warsztatu na podstawie listy obecności uczestników Ostatniego dnia warsztatu Wykonawca przekaże uczestnikom oryginały certyfikatów o ukończeniu, a ich 2 kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, przekaże Zamawiającemu jako załącznik do protokołu odbioru Wykonawca poniesie pełny koszt przygotowania certyfikatów określonych w pkt. 9.1., 9.2. bez dodatkowych roszczeń w stosunku do Zamawiającego związanych ze zwrotem kosztów zakupu, czy ich przygotowania. 10. ORGANIZACJA WARSZTATÓW OD STRONY LOGISTYKI Listę uczestników danego warsztatu dostarcza Zamawiający, na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego warsztatu z zastrzeżeniem możliwości jej modyfikacji w celu zapewnienia pełnego wykorzystania miejsc na warsztacie, która może być dokonana nie później niż 1 dzień przed terminem danego warsztatu Na podstawie listy, o której mowa w pkt Wykonawca sporządzi alfabetyczną listę obecności i prowadzić ją będzie w każdym dniu warsztatu. 4

5 10.3. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym w zakresie maksymalnego wykorzystania miejsc zaplanowanych na warsztatach Wykonawca prowadzić będzie warsztaty zgodnie z ramowym planem: I dzień rejestracja uczestników zajęcia merytoryczne z przerwą jednogodzinną na obiad i dwoma półgodzinnymi przerwami kawowymi II dzień zajęcia merytoryczne z przerwą jednogodzinną na obiad i dwoma półgodzinnymi przerwami kawowymi Wykonawca, każdego dnia warsztatu, zapewni jego uczestnikom spożywanie posiłków w restauracji lub innym lokalu odpowiadającym co najmniej restauracji trzygwiazdkowej, znajdującym się w budynku realizacji warsztatu. Przerwa kawowa ma składać się z kawy, herbaty, słodyczy (np. ciasta, ciasteczka, cukierki), mleka, cukru, cytryny, soków, wody i owoców (np. banany, jabłka, mandarynki). Wykonawca zapewni dostęp do poczęstunku składającego się na przerwę kawową, w ciągu całego czasu trwania warsztatu. Obiad ma się składać z dwóch dań (zupa: min. 200 ml/porcja, drugie danie: ziemniaki z wody, pieczone lub frytki lub ryż min. 150 g/porcja, sztuka mięsa min. 130 g/porcja lub ryba min g/porcja, zestaw surówek warzywnych min g/porcja, a w przypadku dań wegetariańskich: porcja dania wegetariańskiego min. 400 g/porcja) i deseru (np. ciasto: sernik, szarlotka, piernik, makowiec itp. min. 100g/porcja), z możliwością wyboru wersji wegetariańskiej Wykonawca pokryje wszystkie koszty wynikające z przygotowania, zorganizowania i przeprowadzenia warsztatów opisanych w niniejszym OPZ Wykonawca będzie opracowywał i przedkładał Zamawiającemu Protokoły odbioru po zakończeniu każdego warsztatu. Płatność za fakturę wystawioną za realizację danego warsztatu nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru potwierdzającego prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy przez obie Strony Protokół odbioru warsztatu winien zawierać między innymi: imiona i nazwiska pracowników, którzy ukończyli warsztat, imię i nazwisko trenera, który prowadził warsztat, termin i temat warsztatu, informację o przebiegu warsztatu (opis nabytych przez uczestników kwalifikacji, liczba godzin zajęć wraz z opisem realizowanej na zajęciach tematyki), komplet materiałów opisanych w pkt. 7, oryginał listy obecności, kserokopie zaświadczeń poświadczone za zgodność z oryginałem, zdjęcia z warsztatu (płyta CD + kolorowy wydruk), analizę testów badających efektywność warsztatu i ich oryginały oraz prawidłowo wypełniony test Po przeprowadzeniu wszystkich warsztatów, Wykonawca przekaże Zamawiającemu Raport podsumowujący pełną realizację przedmiotu umowy. 5

6 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. 11. OSOBA DO KONTAKTU ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO: Joanna Kanabus doradca Zespół Zarządzania Personelem Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A Warszawa, Polska tel.: (+48 22) tel. kom. (+48) fax: (+48 22) joanna.kanabus@nfosigw.gov.pl 12. INFORMACJE DODATKOWE: Zamawiający nie określił wzoru formularza ofertowego. 6