Pan Mirosiaw Belina Starosta Powiatu Skiemiewickiego ul. Konstytucji 3 Maja nr Skiemiewice ! 2014 : Szanowny Panic Starosto,

Transkrypt

1 ARCHIWUM PANSTWOWE W WARSZAWIE % ul. Krzywe Koto 7, Warszawa, tel.: (22) /43 fax: , P Oddziat IV - Nadzoru Archiwalnego tel.: (22) /43 wew. 105, kii nadzor@warszawa.ap.gov.pi A RC H 1 WA PANSTWOWE! 2014 : Pan Mirosiaw Belina Starosta Powiatu Skiemiewickiego ul. Konstytucji 3 Maja nr Skiemiewice Wasze pismo z dnia: Znak: Nasz znak: Data: _^ ^., 2014 ^ ^ ^ ^ Szanowny Panic Starosto, Zgodnie z art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2011, Nr 123, poz. 698 z pozn. zm.) w dniach maja 2014 r. zostaia przeprowadzona przez Elzbiet? P^delsk^, archiwist?, kontrola ogolna archiwum zakladowego Panstwa jednostki organizacyjnej, w wyniku ktorej stwierdzono, cz^sciowe wykonanie zalecen pokontrolnych z ostatniej kontroli w zakresie przekazania materialow archiwalnych dotycz^cych podzialow i rozgraniczeri gruntow, zwrotu dzialek siedliskowych, scalen i wymiany gruntow do Oddzialu w Grodzisku Mazowieckim. Ponadto wygospodarowano pomieszczenie z przeznaczeniem na archiwum zakladowe i wymieniono regaty z drewnianych na metalowe. W dniu kontroli stwierdzono takze, ze komorki organizacyjne zacz^ty z wi^ksz^ cz^stotliwosci^ przekazywac dokumentacji do archiwum zakladowego, ale stosowane niewlasciwe formularze spisow zdawczo-odbiorczych, ktore generuje program Arch-Sys. Komorki nie zawsze stosuja przepisy kancelaryjne w zakresie umieszczania na pismie pozostaj^cym ad acta informacji co do sposobu wysylki, zdarzaj^ si^ tez bl^dy w kwalifikacji akt przekazywanych do archiwum zakladowego. Nie wykonano pkt 3 ostatnich zalecen pokontrolnych w zakresie przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zasobu archiwum zgodniem z nowym Rozporz^dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 i Dz.U. Nr 27, poz. 140). Przedstawiaj^c ponizsze zalecenia wynikaj^ce z przeprowadzonej kontroli ogolnej, wst^pnie omowione w dniu kontroli z Panem Marcinem Szymariskim, Sekretarzem w Starostwie Powiatowym, zwracamy si? o podj^cie dziatari w celu ich realizacji: 1. Nalezy przeprowadzic weryfikacj? kwalifikacji archiwalnej zasobu archiwum, zgodnie z 6 punkt 3 Rozporz^dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie Biuro Obstugi Klienta tel. (22) ; (22) /43 wew. 119, fax: (22) , archiwum@warszawa.ap.gov.pl Pracownia Naukowa tel.: (22) /43 wew. 114, informacja@warszawa.ap.gov.pl

2 organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 i Dz.U. Nr 27, poz. 140). Przy wartosciowaniu dokumentacji nalezy pami^tac, ze zgodnie z 15 ust^p 4 instrukcji archiwalnej dokumentacji, ktorej okres przechowywania jest dhizszy niz 10 lat nalezy uporz^dkowac tak jak materiaty archiwalne. W zwi^zku z powyzszym nalezy poprawic uporz^dkowanie wszystkich list plac i akt osobowych. 2. Nalezy zobowi^zac komorki do przestrzegania Rozporz^dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz.U. Nr 27, poz. 140). Paragraf 60 instrukcji kancelaryjnej stanowi, iz na egzemplarzu pisma przeznaczonym do wt^czenia do akt sprawy zamieszcza si? informacje co do sposobu wysylki, potwierdzenie dokonania wysylki lub jej osobistego dor^czenia. 3. Nalezy poprawic spisy zdawczo-odbiorcze o nr 288, 290, 291 wprowadzajac poprawn^ kwalifikacji archiwaln^, zgodnie z obowi^zuj^cym jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz naniesc poprawn^ kwalifikacji teczki aktowe. 4. Nalezy zobowi^zac poszczegolne komorki organizacyjne do przestrzegania Rozporzqdzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz.U. Nr 27, poz. 140) w zakresie systematycznego porz^dkowania, ewidencjonowania oraz przekazywania dokumentacji do archiwum zakladowego. Zgromadzon^ dokumentacji kat. B50 (listy piac) przechowywan^ w komorce organizacyjnej, zbidn^ do biez^cej pracy uporz^dkowac w oparciu o obowi^zuj^ce przepisy kancelaryjno-archiwalne i przekazac do archiwum zakladowego. Teczki aktowe przechowuje si^ w komorkach organizacyjnych przez 2 lata zgodnie z 63.1 instrukcji kancelaryjnej. ^yf- /\^., ^/^-^ ij 5. Przechowywane w Wydziale Geodezji Katastru i Gospodarki Nieruchomosciami rejestry gruntow, ktore maj^ uszkodzone opraw>' ksi^g nalezy systematycznie poddawac naprawom introligatorskim. 6. Nalezy zobowi^zac poszczegolne komorki organizacyjne do przekazywania materialow archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na wlasciwych drukach spisow zgodnych z obowi^zuj^cym rozporz^dzeniem zatem uzupeinionych o kolumny takie jak data zalozenia teczki, data najwczesniejszego pisma w teczce i data najstarszego pisma w teczce. Materialy archiwalne nalezy przekazywac na odribnych spisach w 4 egzemplarzach, natomiast dokumentacji niearchiwaln^ w 3 egzemplarzach. Biuro Obslugi Klienta tel. (22) ; (22) /43 wew. 119, fax: (22) , archiwum@warszawa.ap.gov.pl Pracownia Naukowa tel.: (22) /43 wew. 114, informacja@warszawa.ap.gov.pl

3 Termin wykonania zalecen pokontrolnych - pkt. 3 do 30 czerwca 2015 r., pkt. 2, 4, 6 niezwlocznie, pkt. 1 - do 30 grudnia2015 r. W terminie 14 dni od daty otrzymania zalecen pokontrolnych, jednostce kontrolowanej przysluguje prawo wniesienia zastrzezen do ich tresci. O wykonaniu zaleceh prosimy powiadomic nas na pismie. z powazaniem Do wiadomosci: Archiwum Panstwowe w Warszawie Oddzial w Grodzisku Maz. ul. Poniatowskiego Grodzisk Mazowiecki Biuro Obstugi Klienta tel. (22) ; (22) /43 wew. 119, fax: (22) , archiwum@warszawa.ap.gov.pl Pracownia Naukowa tel.: (22) /43 wew. 114, informacja@warszawa.ap.gov.pl

4 :^Him;MPA iwowe w Warszawie -'^0 Warszawa, ul. Krzywe Koto 7 ^-1 Sekretariat (22) p^n.,, m 92 42, fax (22) (piecz^c archiwum p^stwowego) Znak sprawy: PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Starostwa Powiatowego w Skierniewicach ul. Konstytucji 3 Maja nr 6, Skierniewice Podstaw? prawnji przeprowadzanej kontroli stanowiq^: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z pozn. zm.) I. Informacje wst^pne: 1. Kontxol? przeprowadziia w dniach maja 2014 r. Elzbieta P^delska - archiwista, pracownik Oddzialu w Grodzisku Mazowieckim Archiwum Panstwowego w Warszawie, nr upowaznienia do kontroli 01/14, w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej Pani Renaty Pejskiej - specjalisty w Wydziale Administracyjno-Organizacyjnym. 2. Jednostka kontrolowana zostaia utworzona 1 stycznia 1999 r. na podstawie ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorz^dzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z pozn. zm.) Obecnie jednostk^ kieruje Pan Miroslaw Belina - Starosta Skierniewicki. Organem nadzoruj^cym jednostki jest Rada Powiatu oraz Wojewoda, zgodnie z art. 7 pkt. 3 w polq^czeniu z art. 25 ustawy z dnia r. o administracji rzqdowej w wojewodztwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872). 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki: Stamt - Uchwala Nr XXI/100/04 Rady Powiatu w Skierniewicach z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Skierniewickiego ze zmianami, ostatnia zmiana Uchwalq. Nr IV/30/11 Rady Powiatu w Skierniewicach z dnia 28 stycznia 2011 r. w sprawie zmiany Statutu Powiatu Skierniewickiego. Regulamin Organizacyjny - zal^cznik do Uchwaty Nr XI/53/07 Rady Powiatu w Skierniewicach z dnia 27 czerwca 2007 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skierniewicach - ze zmianami, Uchwala Nr XXXII/173/09 Rady Powiatu w Skierniewicach z dnia 28 kwietnia 2009 r. oraz Uchwala Nr XLVI/253/10 Rady Powiatu w Skierniewicach z dnia 28 wrzesnia 2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego. REGON Zmiany organizacyjne w przeszlosci: nie bylo 5. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie Hkwidacji, upadlosci, przeksztalcenia. 6. Ostatni^ kontrol? Archiwum Paiistwowe przeprowadziio w dniach pazdziernika 2011 r. 7. Archiwiom zakladowe nie bylo kontrolowane przez inne jednostki kontrolne. 8. W jednostce kontrolowanej obowiq.zuj^ przepisy kancelaryjno-archiwalne:

5 a) instrukcja kancelaryjna: Rozporz^dzenie Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. sprawie instrukcji kancelarjjnej, jednolit}'ch rzeczowych wy^kazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych zal. Nr 1 (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27 poz. 140) b) jednolity rzeczowy wykaz akt: Rozporzj^dzenie Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolit}xh rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych - zal. Nr 3 (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27 poz. 140) c) instrukcja archiwalna: Rozporzi^dzenie Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych - zal. Nr 6 (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27 poz. 140) d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz z pozn. zm). Rozporzq.dzenie Ministra Spraw Wewn^trznych i Administracji z 9 Hstopada 2011 r. w sprawie standardow technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarow sytuacyjnych i wysokosciowych oraz opracowywania i przekazywania wynikow tych pomiarow do paiistwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Rozporz^dzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porz^dkowania materialow archiwalnych wyl^czonych z paristwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 74, poz.796). Rozporz^dzenie Ministra Administracji I Cyfiyzacji z dnia 14 lutego 2012 r. w sprawie osn6w geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych (Dz. U. Nr 0, poz. 352). Rozporz^dzenie Ministra Administraqi i Cyfiyzacji z dnia 5 wrzesnia 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia paristwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U ). II. Ustalenia kontroli. 1. Stosowanie przepisow kancelaryjno-archiwalnych, szczegolnie w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jej do archiwum zakladowego: Materialy archiwalne (kat.a) i dokumentacja niearchiwalna (kat.b) przekazywane systematycznie przez wi^kszosc komorek do archiwum zakladowego na podstawie spisow zdawczoodbiorczych. Spisy te tworzone s^ przy pomocy programu Arch-Sys, ktory generuje konkretny szablon spisu. Szablon ten nie zawiera kolumn wymaganych Rozporz^.dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 styxznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych. W szablonie nie ma kolumn takich jak data zalozenia teczki, data najwczesniejszego pisma w teczce i data najstarszego pisma w teczce, jest natomiast kolumna z oznaczeniem daty skrajne. Wi^kszosc zasobu archiwum zakladowego posiada prawidlowe oznaczenia i kwahfikacj? do kategorii archiwalnej, chociaz zdarzajq. si? bl^dy w kwalifikacji. Nie przeprowadzono jeszcze wer)^fikacji kwalifikacji archiwalnych zasobu archiwum ale kolejne doplywy uwzgl^dniaj^ nowsj^ kwaufikacj?. Archiwum zakladowe nie jest komork^ organizacyjne^ ani samodzielnym stanowiskiem pracy w rozumieniu 4 ust?p 3 zal^cznika nr 6 do w/w rozporzi}_dzenia. Archiwum zakladowe przypisane jest do zadari Wydzialu Administracyjno-Organizacyjnego Podstawowym sposobem rozstrzygania spraw w Starostwie jest system tradycyjny - Zarz^dzenie Nr 9/2011 Starosty Skierniewickiego z dnia 17 marca 2011 r. W podstawowym sposobie dokumentowania przebiegu zalatwiania i rozstrzygania spraw dopuszcza si? wykorzystanie Systemu Elektronicznego, ktory traktowany jest jako system pomocniczy. Obecnie w Starostwie fiinkcjonuje Elektroniczny System Zarz^dzania dokumentacj \ o nazwie SIDAS. Rejestr przesylek przychodz^cych prowadzony jest za pomocij, tego systemu w wersji elektronicznej, chociaz system umozuwia wygenerowanie

6 wydruku. Rejestr ten zawiera nast^puj^ce dane: Ip. kolejny numer z ksij^zki, nadawca- nazwa jednostki organizacyjnej, znak pisma, data otrzymania pisma, okreslenie rodzaju sprawy, komu pismo przydzielono znak komorki i podpis. Przesylki przychodze^ce przyjmowane S7( w Punkcie obslugi interesanta, w ktorym zostaj^ opatrzone piecz^ciq. wplywu i maj^ wygenerowany z systemu numer porz^dkowy wptywu pisma. Pisma te s^ rowniez skanowane do systemu, bowiem Starostwo prowadzi jednoczesnie teczki w systemic tradycyjnym jak i elektronicznie. W przypadku przesylek z duz^ ilosci^ stron skanowane jest tylko pierwsze pismo. Dekretacja nast^puje zarowno w systemic jak i w wersji tradycyjnej czyli na papierze. Sckretarz dokonuje dekretacji poszczegokiych pism na kierownikow a kierownicy wskazujq. konkretnych pracownikow do prowadzenia sprawy. Teczki spraw prowadzone w systemic tradycyjnym i posiadaj^ opracowane spisy spraw. Nie zawsze na egzemplarzu pozostaj^cym ad acta jest informacja o sposobie zalatwienia sprawy. Natomiast w wersji elektronicznej zawsze ten sposob jest wskazany. W wyrywkowo sprawdzonych aktach spraw figuruj^ metryczki spraw zgodnie z Rozporz^dzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki ( Dz. U. Nr 0 poz. 250) Funkcjonuj^cy system SIDAS pozwala takze wygenerowac Rejestr pocztowy zawicrajs^cy nast?pujq.ce dane: Ip, adresat, dokladne miejsce dor^czenia, kwota zadeklarowanej wartosci, masa, nr nadawczy, uwagi, oplata, kwota pobrania. Rejestr pism wychodzj^cych zawiera natomiast: Ip, numer z dziennika, przesylka oznaczenie komorki - znak pisma, adresat, wysylka status (np. odbior osobisty) i data wyplywu. Na koordynatora czynnosci kancelaryjnych wyznaczono Paniq. Renat? Pejsk^}^ - Zarz^dzenie Nr 8/2011 Starosty Skierniewickiego z dnia 17 marca 2011 r. Stosowany jest bezdziennikowy system kancelaryjny. 2. Zbior dokumentacji: ~" W archiwum zakladowym jest przechowywana: a) dokumentacja wlasna aktowa: kategorii A, w ilosci ok. 13 mb, z lat , tj. 472 j.a. kategorii B, w ilosci ok. 163 mb, z lat w tym: akta kategorii BE50 w ilosci ok. 0,80 mb z lat [1992] (akta osobowe pracownikow) akta kategoni B50 w ilosci ok. 0,70 mb (listy plac) w tym - techniczna: kategorii A w ilosci - mb, - jedn.inw., - jedn.arch., z lat - kategorii B, w ilosci ok. 63,5 mb, z lat Wydzial Architektury i Budownictwa - pozwolenia na budow^ z dokumentacja projektow^ nierozpoznana w ilosci - mb, - r^'sunkow, z lat - - elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych: kategorii A w ilosci - jedn.inw., z lat - kategorii B w ilosci - jedn.inw., z lat - nierozpoznana w ilosci - rysunkow, z lat - - kartograficzna: kategorii A w ilosci - jedn.inw., - jedn.arch. (arkuszy), z lat - kategorii B w ilosci - jedn.inw., - jedn.arch. (arkuszy), z lat - nierozpoznana w ilosci - arkuszy, z lat - - audiowizualna: nagrania: kategorii A w ilosci - jedn.inw., - czasu nagrah, z lat -

7 kategorii B w Oosci - jedn.inw. (nagrari), - czasu nagran, z lat - nierozpoznana w ilosci - pudelek, z lat - inne w ilosci - sztuk, z lat - fotografie kategorii A w ilosci - jedn.inw., - negatywow, - pozytywow, z lat - kategorii B w ilosci - jedn.inw., - sztuk, z lat - nierozpoznana w ilosci - sztuk, z lat - inne w ilosci - sztuk, z lat - filmy kategorii A w ilosci - tytulow (tematow), - sztuk, sztuk mat. wyjs, z lat - kategorii B w ilosci - tytulow (sztuk), - sztuk, z lat - nierozpoznana w ilosci - sztuk, z lat - inne w ilosci - sztuk, z lat - blizsze informacje o zbiorze dokumentacji: na zasob archiwum zakladowego sklada si? dokumentacja wlasna niearchiwalna (kat.b): z Wydzialu Finansowego, z Wydzialu Drog, z Wydzialu Rolnictwa i Ochrony Srodowiska, z Wydzialu Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomosciami, z Wydzialu Architektury i Budownictwa, z Wydzialu Rozwoju, Promocji i Wspolpracy, z Wydzialu Spraw Ob3rwatelskich, z Wydzialu Administracyjno- Organizacyjnego. Materialy archiwalne (kat.a) protokoly z posiedzeri Zarzq^du Powiatu, protokoly z Sesji Rady Powiatu, protokoly z posiedzeii Komisji, Zarz^dzenia, Statuty, sprawozdania roczne, ewidencja gruntow i budynkow, zmiany i aktualizacja gruntow rolnych, klasyfikacja gleboznawcza, budzety zbiorcze, kontrole wlasne jednostek podleglych, audyty. b) dokumentacja odziedziczona po: (namy.podac nazwy zespolow akt i daty skrajne, Hose mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategori? A i kategori? B, a takze - jesli zachodzi potrzeba rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a.) - Urz?dzie Rejonowym w Skierniewicach listy placy kat.bso z lat w Hosci ok. 0,50 mb pozwolenia na budow? wydane przez Urz^d Rejonowy w Skierniewicach z lat kat.b 10, w ilosci ok. 25 mb. c) dokumentacja zdeponowana (obca). (jak w punkcie II.2.b.) Zbior dokumentacji obejmuje ogotem ok. 201,50 mb w tym: - kategoria A w ilosci ok. 13 mb - kategotia B w ilosci ok. 188,50 mb w tym: - kategoria BE50 w ilosci ok. 0,80 mb - kategoria B50 w ilosci ok. 1,20 mb 4. Stan zbioru (skomentowac dane zawarte w punktach 2 i 3, w porownaniu ze stanem z poprzedniej kontroli okreslic stan fizyczny zbioru dokumentacji) - zbior znacznie powi?kszony zarowno materialy archiwalne jak i dokumentacja niearchiwalna, akta w dobrym stanie fizycznym. 5. Materialy archiwalne podlegaj^ce przej?ciu przez Archiwum Panstwowe (podac podstaw? prawnq. przej?cia) - na dzieri kontroli nie wyst^pujq,. 6. Stan uporzj^dkowania zbioru dokumentacji (w szczegolnosci uklad akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidlowosc zewidencjonowania i znakowania teczek sygnamrami

8 5 archiwalnymi, kompletnosc materialow archiwalnych) - zasob w podziale na komorki organizacyjne. Dokumentacja niearchiwalna posiada poprawne opisy i sygnatury archiwalne zgodne ze spisami zdawczo-odbiorczymi. Zbior ulozony systemem bibuotecznym. Kwalifikacja do kategorii archiwalnych dla wi^kszosci zasobu prawidlowa. Zdarzaj^ siq pomylki w kwalifikacji np. spis 290, 288 z Wydzialu Architekmry i Budownictwa (pozwolenia na budow? z zanizon^ kwalifikacja archiwalnj^) oraz spis 291 z Wydzialu Geodezji (wyl^czenia gruntow rolnych). Materialy archiwalne kompletne, wydzielone, prawidlowo klasyfikowane i kwalifikowane, teczki bezkwasowe opisane, uporz^dkowane wewn^trz, spaginowane, usuni?te cz?sci metalowe. Wyrywkowo sprawdzono teczki o syg. 82/8 klasyfikacja gleboznawcza gruntow gminy Gluchow z 2008 r. tom VIII oraz o syg. 78/23 realizacja uchwal Rady Powiatu w Skierniewicach z lat teczki zostaly prawidlowo opisane, spaginowane, wyj?to cz?sci metalowe, przywrocono chronologi?, akta szyte. Zasob oznakowany sygnaturami archiwalnymi zgodnie ze spisami zdawczo-odbiorczymi. Dokumentacja kat BE50 i B50 wymaga uporz \_dkowania zgodnie z nowym rozporz^dzeniem. Zasob wytworzony przed 2011 rokiem nie zostal przewartosciowany, ale obecnie przekazywana dokumentacja posiada zweryfikowan^ kwalifikacj? archiwaln^. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakladowym jest porz^dkowana przez pracownikow z poszczegokiych komorek organizacyjnych lub przez osob? zajmuj^ca si? archiwum zakladowym w sposob prawidlowy dla znacznej wi?kszosci zasobu. 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi nast?puj^ce srodki ewidencyjne: a) wykaz spisow zdawczo-odbiorczych tak b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak w podziale na kat.a i kat.b c) spisy materialow archiwalnych przekazywanych do Archiwum Paristwowego - tak (po Urz?dzie Rejonowym w Skierniewicach) d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak e) ewidencj? wypozyczeri - tak f) inne srodki ewidencyjne - nie ma 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Materialy archiwalne i dokumentacja niearchiwalna zostaly zewidencjonowane na oddzielnych spisach zdawczo-odbiorczych. Prowadzone s^ dwa zbiory spisow zdawczo-odbiorczych jeden wedlug numerow spisow, a drugi w podziale na komorki merytoryczne. Na spisach figuruj^ podpisy zarowno osob, ktore je sporz^dzily jak i osob, ktore je przekazaly oraz archiwisty. Adnotacje o wybrakowaniu lub wyl^czeniu z brakowania wprowadzane do ewidencji. Spisy posiadajq. takie informacje jak: liczba porz^dkowa, znak teczki, tytul teczki, duty skrajne, kategoria archiwalna, liczba teczek, zawierajij, takze kolumn? - miejsce przechowywania akt oraz data zniszczenia (ktore s^ systematycznie uzupelniane). Wyrywkowo sprawdzono spis akt przekazywanych przez Wydzial Komunikacji i Transportu o numerze 293 oraz spis przygotowany przez Wydzial Geodezji i Katastru Nr 291 z bl?dn^ kwalifikacja archiwalnjj^ tak jak spisy nr 290 i 288 z Wydzialu Architektury i Budownictwa. Opracowane spisy nie posiadajq_ kolumn wymaganych nowym rozporzi^dzeniem takich jak: data zalozenia teczki, data najwczesniejszego pisma w teczce i data najstarszego pisma w teczce. Natomiast opracowany wykaz spisow posiada wszystkie w)'magane kolumny tj. nr spisow, data przyj?cia, nazwa komorki, Hczba pozycji i teczek, kategoria archiwalna i uwagi. Na dzieri kontroli opracowano 387 spisy zdawczo-odbiorcze. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakladowego - w komorkach organizacyjnych: Wydzial Komunikacji i Transportu Wtasna dokumentacja niearchiwalna (kat.b) 324,00 mb,

9 Wydzial Komunikacji i Transporm - dokumentacja niearchiwalna (kat.b) (prawa jazdy, kan^ wyrejestrowane, kartoteki pojazdow, teczki akt ewidencyjnych kierowcy, potwierdzenia oraz" dokumentacja korespondencyjna) z lat , w ilosci ok. 234 mb dokumentacji dotycz^cej pojazdow i ok. 90 mb akt kierowcow. Odziedziczona dokumentacja niearchiwalna (kat.b) 53,00 mb, po Urz^dzie Rejonowym w Skierniewicach oraz po bylych terenowych organach administracji paristwowej z lat , w ilosci ok. 8 mb akt kierowcow i 45 mb akta pojazdow Wydziat Finansowy Listy ptacw ilosci ok. 3,00 mbz lat Wydzial Administracyjno-Organizacyjny Kadry Akta osobowe w ilosci 5,50 mb Wydzial Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomosciami kat. A - dokumentacja z lat , w ilosci ok. 250 mb dokumentacji i ok sztuk map w tym: - mapy zasadnicze, w ilosci ok sztuk (obecnie mapy prowadzone s^ tylko w formie cyfrowej) - mapy ewidencyjne, w ilosci ok. 600 sztuk - mapy sytuacyjno-wysokosciowe, w ilosci ok. 200 szmk - operaty techniczne, w ilosci ok. 167 mb - dowody zmian, rejestry gruntow z lat , w ilosci ok. 83 mb (cz?sc skladowa operatu ewidencji gruntu, gospodarka nieruchomosciami) - stan fizyczny niektorych rejestrow jest zly i wymaga napraw introligatorskich. Wydzial Geodezji prowadzi ewidencj?: EmiAPA - baza dla map, EWOPIS - cz?sc opisowa do map, BANK OSNOW- osnowy geodezyjne, caly rejestr prowadzony jest w programie OSRODEK. Dla dokumentacji geodezyjnej brak jest ewidencji wymaganej przy prowadzeniu tradycyjnego archiwum zakladowego. W ramach bazy Osrodek oprogramowania wspomagajq^cego obslug? zasobu prowadzone Si{ rejestry numeryczne dla prac geodezyjnych, wnioskow o udost?pnienie mapy zasadniczej i ewidencyjnej oraz uzgodnieri ZUD a takze zgloszeri o wypis z ewidencji gruntow. Rejestry te nadaj^ znaki zgodnie z obowi2j,zuji\ca instrukcja kancelaryjny i istnieje mozliwosc nadawania kwalifikacji archiwalnej. Wczesniejszy uklad operatow wedlug gmin nie jest mozliwy, obecnie operaty uklada si? wedlug numeru indentyfikacyjnego materialu zasobu. Archiwizacja danych prowadzonych w systemie informatycznym Osrodek odb)^a si? raz na kwartal na^^dyskach zewn?trznych. 11. Udost?pnianie akt (terminowosc zwrotow akt, stan fizyczny udost?pnianych akt) - akta udost?pniane i zwracane w dobrj^m stanie fizycznym na podstawie kart wypozyczeri. Ostatnie wypozyczenie z 14 lutego 2014 r. Prowadzona ewidencja wypozyczeri zawiera takie dane jak: Ip., sygnamra i znak teczki, wydzial wypozyczajycy, data wypozyczenia, data zwrotu, imi? i nazwisko osoby wypozyczajycej, uwagi. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si? regularnie, nieregulamie za zezwoleniem Archiwum Paristwowego - ostatnio zgoda nr 21/09 z dnia r. Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materialow archiwalnych do Archiwum Paristwowego ostatnio mialo miejsce w dniu 29 Hstopada 2013 r. i obj?lo zespol Urzii.d Rejonowy w Skierniewicach, w ilosci 185 ja. tj. 5,00 mb (podzialy i rozgraniczenia nieruchomosci, przekazywanie gruntow, pierwokupy i wywlaszczenia)

10 14. Osob^i odpowiedzialnq^ za prowadzenie archiwum zakladowego w ramach innych obowiyzkow jest Pani Renata Pejska zatrudniona na pelnym etacie, posiadajyca wyksztalcenie srednie, ukonczony kurs archiwalny I i II stopnia. 15. Warunki pracy personelu archiwum sq^ dose dobre, poniewaz: jest wydzielone miejsce do pracy dla archiwisty oraz dobra dost^pnosc do akt. Natomiast warunki przekazywania dokumentacji sy uciyzuwe, poniewaz lokal archiwum zakladowego jest usytuowany w duzej odleglosci od siedziby Starostwa 16. Lokal archiwum zakladowego (usytuowanie, Hose pomieszczeri, powierzchnia, wyposazenie, zabezpieczenie przed kradziezy, pozarem, i innym ujemnymi czynnikami) - usytuowany jest w budynku biurowym na poziomie zerowym przy ulicy Kaczyiiskiego 9, sklada si? z 1 pomieszczenia o pow. ok. 52 m^, oswiedenie elektryczne i dzienne, regaly metalowe, biurko, krzesla, termometr, higromet, zabezpieczone p.poz., dozor calodobowy. Prowadzone s^_ takze, zgodnie z 8 ust. 3 pkt. 6 dzienne rejestry pomiarow temperatury i wilgotnosci. Na dzieri kontrou temperatura wynosila 20,50 C i 43Rh. Regaly opisano zgodnie z instrukcji^. archiwalny. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oswiadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) - w Urz?dzie funkcjonuje pomocniczo Elektroniczny System Zarzydzania Dokumentacja SIDAS Ponadto stosuje si? nast?pu)yce systemy lub bazy danych: CEPiK- Centrakia Ewidencja Pojazdow i Kierowcow GROSZEK- program do obslugi w zakresie ksi?gowosci BESTIA- program do wspolpracy z Regionalny Izby Obrachunkowy Platnik i Symfonia- obsluga Kadr i Plac SIO - System Informacji Oswiatowej EDOS- ewidencja danych o srodowisku SIBVIEW5 system zarzydzania drogami Wydzial Geodezji prowadzi ewidencj?: EWMAPA - baza dla map, EWOPIS - cz?sc opisowa do map, BANK OSNOW- osnowy geodezyjne, caly rejestr prowadzony jest w programie OSRODEK. E-Arch-Sys - program do obslugi archiwum zakladowego. 18. Wykonanie zaleceri pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontrou przez archiwum paristwowe - wykonano cz?sciowo. Wykonano pkt. 1 - przekazano do Oddzialu w Grodzisku Mazowieckim materialy archiwalne po Urz?dzie Rejonowym w Skierniewicach w ilosci ok. 5,00 mb. Wykonano pkt. 2 - wymieniono szafy w archiwum zakladowym z drewnianych na metalowe i zapewniono lokal spelniajycy wymogi rozporzydzenia. Nie wykonano pkt. 3 nie przeprowadzono weryfikacji kwalifikacji archiwalnej zasobu archiwum zakladowego. III. Zalecenia wynikaj^ce z ustaleri biez^cej kontroli zostan^ nadeslane odr^bnym pismem w ci^u 14 dni od daty przekazania protokolu. Protokol podpis ali:

11 ST^mOSTA Miroslaw Belina (kierownik jednostki kontrolowanej) (archiwista zakladowy) Elzbi^ P?dels a (przeprowadzajycy kontrol?) Protokol sporz^dzono w 3 egz. egz. nr 1 - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - Archiwum Paiistwowe w Warszawie egz. nr 3 - AP w Warszawie Oddzial w Grodzisku Mazowieckim EP Spr. MG