PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO"

Leszek Pluta
8 lat temu
Przeglądów:

1 1 Znak sprawy: OŁ /07 PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO POWIA TOWY URZĄD PRACY w ŁOMŻY ul. Nowogrodzka ŁOMŻA (nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej) Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach {tekstjednolity- Dz. U. Nr 97 z 2006 r, poz. 673). I. Informacje wstępne 5 grudnia mgr Danuta Bzura 1. Kontrolę przeprowadził dnia 2007 roku kustosz (imię i nazwisko) pracownik Archiwum Państwowego w Białymstoku Oddział w (stanowisko służbowe) 4/2007 Łomży, nr upoważnienia do kontroli, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej Jana Zawadzkiego - inspektora powiatowego (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) r. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona Ustawa z dnia 13 października 1998 r. Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną" (Dz.U. Nr 133 z dnia r. t poz.872) (data i pełna nazwa aktu prawnego) obecnie kieruje nią: mgr Mieczysław Bieniek - Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży (imię i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska) organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Starosta Łomżyński

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach {tekstjednolity- Dz. U. Nr 97 z 2006 r, poz. 673). I. Informacje wstępne 5 grudnia mgr Danuta Bzura 1.

2 2 Uchwała Nr XXXVI/208/06 Rady Powiatu Łomżyńskiego 3. Statut, regulamin organizacyjny jednostki kontrolowanej z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie nadania Statutu Powiatowemu Urzędowi Pracy w Łomży Uchwała Nr 42/46/2000 Zarządu Powiatu Łomżyńskiego z dnia 27 kwietnia 2000 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży (daty i pełne nazwy aktów prawnych) Urząd Wojewódzki w Łomży Biuro Pracy w Łomży 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości OL Urząd Rejonowy w Łomży Rejonowe Biuro Pracy w Łomży Rejonowy Urząd Pracy w Łomży jednostka administracji rządowej, od r. -jednostka samorządowa 5. Jednostka kontrolowana jest od (data i nazwa aktu prawnego) w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia) - tak, nie) 6. Ostatnią kontrolę Archiwum Państwowe przeprowadziło w dniu r. 7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach przez 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno - archiwalne (uzgodnione, nie uzgodnione z archiwum państwowym)* Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem 18 grudnia 1998 w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz- U. Nr 160, poz.1074) zpóźn. zmianami (data i pełny tytuł) Nr 12/06 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem z dnia 03 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży (data i pełny tytuł) projekt instrukcji archiwalnej wysłany został w dniu c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem 12 grudnia 2003 r. do Archiwum Państwowego w Białymstoku celem uzgodnienia - do chwili obecnej brak odpowiedzi (data i pełny tytuł) d/ inne normatywy kancelaryjno - archiwalne : (nazwa, data i tytuł normatywu)

w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży (daty i pełne nazwy aktów prawnych) 01.04.1990-31.08.1990 Urząd Wojewódzki w Łomży Biuro Pracy w Łomży 4.

3 3 II. Ustalenia kontroli: 1. Stosowanie_przepisów kancelaryjno - archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego : Akta klasyfikowane i kwalifikowane są zgodnie z obowiązującymi w danym okresie przepisami Przejrzano następujące teczki akt: - Statystyczne opracowania końcowe własne " teczka oznakowana jest symbolem PUP.OK i zakwalifikowana do kat. A, - Analizy i oceny skarg i wniosków " teczka oznakowana jest symbolem: PUP. OK i zakwalifikowana do kat. A; - Kontrole zewnętrzne urzędu własnego " teczka oznakowana jest symbolem PUP.OK.0911 i zakwalifikowana do kat. A - akta bezrobotnych kwalifikowane są do kat. B50. Dokumentacja powstała w PUP w Łomty jest systematycznie przekazywana do archiwum zakładowego. Do chwili obecnej przekazano komplet dokumentacji wytworzonej do roku 2005 włącznie. 2. Zbiór dokumentacji **) W archiwum zakładowym jest przechowywana: a/ dokumentacja własna: aktowa: 1,90 [ J kategorii A w ilości 480,00 fi j kategorii B w ilości ok. 250,00 [ J w tym akta kategorii BE50" lub B-50" nierozpoznana w ilości techniczna: - nie występuje elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych - nie występuje kartograficzna: - nie występuje audiowizualna: nagrania - nie występują fotografie: - nie występują filmy: - nie występują bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: - materiały archiwalne tworzą akta dot. organizacji urzędu, analizy i sprawozdania z działalności, bilanse siły roboczej b/ dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także -jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach IL2.a nie występuje c/ dokumentacja zdeponowana / obca/, (jak w punkcie II.2.b): nie występuje

zakładowego : Akta klasyfikowane i kwalifikowane są zgodnie z obowiązującymi w danym okresie przepisami Przejrzano następujące teczki akt: - Statystyczne opracowania końcowe własne 2001-2002.

4 4 481,90 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem mb, w tym**) 1,90 - kategoria A mb 480,00 - kategoria B mb w tym: 250,00 - kategoria BE 50 mb 4. Stan zbioru ( skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji : W okresie od ostatniej kontroli do archiwum zakładowego przekazane zostały materiały archiwalne o rozmiarze ok. 1,90 mb. Zwiększyła się również Ilość dokumentacji niearchiwalnej kat. B50, a szczególnie akt osobowych bezrobotnych, których obecnie jest teczek. Stan fizyczny akt jest dobry. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia nie występują obejmują 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji ( w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i oznakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych : Akta, w podziale na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, ułożone są chronologicznie. Teczki opisane są Zgodnie z wymogami Instrukcji kancelaryjne l oznakowane sygnaturami archiwalnymi. Materiały archiwalne oddzielone są od dokumentacji niearchiwalnej l uporządkowane w sposób prawidłowy, gdyż dokumenty wewnątrz teczek ułożone są chronologicznie, karty są ponumerowane, usunięto części metalowe. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w roku, po zasięgnięciu nie byty porządkowane przez firmę zewnętrzną opinii archiwum państwowego - tak - nie* przez: w sposób (prawidłowy Ł nieprawidłowy) 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: A/ wykaz spisów zdawczo - odbiorczych: tak - nie *) B/ spisy zdawczo - odbiorcze -tak- nie*), w podziale na kat.a i kat.b - tak- nie*) C/ spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego - tak - nie D/ spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak- nie *) E/ ewidencję wypożyczeń - tak - nie*) F/ inne środki ewidencyjne: - ewidencja bezrobotnych 9. Ocena prowadzenia ewidencji: - dobra

zakładowego przekazane zostały materiały archiwalne o rozmiarze ok. 1,90 mb. Zwiększyła się również Ilość dokumentacji niearchiwalnej kat.

5 5 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) - według oświadczenia archiwisty zakładowego nie praktykuje się wypożyczania akt, 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nieregularnie *), za zezwoleniem, bez zezwolenia *) r. archiwum państwowego, ostatnio (data) Jednostka kontrolowana ma, nie ma*) zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w roku i objęło nie były przekazywane 14._Kierownikiem archiwum zakładowego, osoba odpowiedzialna za jego prowadzenie jest: Jan Zawadzki - inspektor, posiadająca wykształcenie średnie oraz ukończony w 1996 roku, kurs archiwalny I stopnia. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym sa dobre, uciążliwe, bardzo trudne*), ponieważ: pomieszczenia czyste i stosunkowo duże, istnieje moiłiwość wykonywania prac porządkowych na miejscu. 16. Lokal archiwum zakładowego ( usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami) Archiwum zakładowe znajduje się piwnicy budynku Urzędu, gdzie zajmuje 3 pomieszczenia: jedno opow. 41 m 2, dwa o powierzchni 12m 2 każde. Oświetlenie elektryczne, centralne ogrzewanie. Na wyposażeniu znajduje się gaśnica proszkowa. Lokal jest właściwie zabezpieczony przed dostępem osób postronnych, gdyż drzwi wejściowe i okna są zabezpieczone kratą. Składnica podręczna akt bezrobotnych znajduje się na piętrze, gdzie zajmuje 1 pomieszczenie o powierzchni 12m 2, wyposażone w regały drewniane. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe: nie było

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nieregularnie *), za zezwoleniem, bez zezwolenia *) 31.01.2007r.

6 6 III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Załączniki: Protokół sporządzono w 2 egz. Egz. nr 1 -jednostka kontrolowana Egz. nr 2 - AP w Łomży

Podobne dokumenty

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Stanu Cywilnego w Lubsku Plac Wolności 1, 68-300 Lubsko

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Stanu Cywilnego w Lubsku Plac Wolności 1, 68-300 Lubsko ARCHIWUM PAŃSTWOWE W ZIELONEJ GÓRZE Aleja Wojska Polskiego 67a URZĄD MIEJSKI W LUBSKU m^a^ósmsa^uat 65-762 ZIELONA GÓRA IL^^^5cYvKlo,CH W pieczęć archiwum państwowego Znak sprawy: 01.421.41.2015 PROTOKÓŁ