ARCHIWUM PANSTWOWE W OLSZTYNIE

Transkrypt

1 ARCHIWUM PANSTWOWE W OLSZTYNIE ul. Partyzantow Olsztyn Pismo z dnia Znak Nasz znak Data Wojewodzka Stacja Sanitarno- Epidemiologiczna w Olsztynie ul. Zolnierska Olsztyn Sprawa: kontrola archiwum zakladowego. STACJA Skierowano do wolsztynle Archiwum Paristwowe w Olsztynie przesyla w zalaczeniu dwa egzemplarze protokolu kontroli archiwum zakladowego, z uprzejm^ prosbq o podpisanie, postawienie piecz^ci i zwrot jednego egzemplarza. zal. 2 egz. protokolu DR ul. Partyzantow Olsztyn tel. (89) fax (89) sekretariat@olsztyn.ap.gov.pl NIP Strona 1 z 1

2 ARCHIWUM PANSTWOWE W OLSZTYNIE ul. Partyzantow Olsztyn tel. (089) fax (089) olsztyn.archiwa.gov.pl znak sprawy: PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Wojewodzkiej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej w Olsztynie ul. Zolnierskal Olsztyn Podstaw? prawna. przeprowadzonej kontroli stanowiaj art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z 2011 r. Dz.U. nr 123, poz. 698). I. Informacje wst^pne 1. Kontrole przeprowadzila w dniu 11 grudnia 2014 r. Dominika Ruciriska, pracownik Archiwum Paristwowego w Olsztynie, upowaznienie nr 3/14 do przeprowadzania kontroli archiwow zakladowych. Kontrole przeprowadzono w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej Hanny Jabloriskiej, starszego referenta administracyjnego. 2. Jednostka kontrolowana zostala utworzona w 1945 r. Dziala na podstawie ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Panstwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U ). Obecnie jednostka_ kieruje Janusz Dzisko - Dyrektor. Organem nadrz^dnym jest Warmirisko - Mazurski Urza.d Wojewodzki w Olsztynie. 3. Statut, regulamin organizacyjny jednostki kontrolowanej: - Statut wprowadzony Zarza_dzeniem nr 218 Wojewody Warminsko - Mazurskiego z dnia 14 sierpnia 2012 r. zmieniaja.ce zarza.dzenie w sprawie nadania Statutu Wojewodzkiej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej w Olsztynie; - Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarza.dzeniem nr 2/2012 Warminsko - Mazurskiego Panstwowego Wojewodzkiego Inspektora Sanitarnego w Olsztynie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Wojewodzkiej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznego w Olsztynie. 4. Zmiany organizacyjne w przeszlosci: nie bylo zmian. 5. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie likwidacji, upadlosci, przeksztalcenia. 6. Ostatnia. kontrole Archiwum Panstwowe w Olsztynie przeprowadzilo w dniu 26 pazdziernika 2011 r. 7. Archiwum zakladowe nie bylo kontrolowane przez inne organy kontroluja.ce. Strona 1 z 6

3 8. W jednostce kontrolowanej obowia^zuja. przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione z archiwum paristwowym: a) Instrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporz^dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakiadowych (Dz.U ); b) Jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporza.dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakiadowych (Dz.U ); c) Instrukcja archiwalna, wprowadzona rozporzadzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakiadowych (Dz.U ); d) inne normatywy kancelaryjno - archiwalne: nie wystepuja^ II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisow kancelaryjno-archiwalnych, szczegolnie w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jej do archiwum zakladowego: w jednostce obowiazuje bezdziennikowy system kancelaryjny. Akta do archiwum zakladowego przekazywane sa. regularnie, po wczesniejszym umowieniu terminu. Dokumentacja przekazywana jest w stanie uporzaxlkowanym, na podstawie spisow zdawczo - odbiorczych, ktore tworza. referenci. Akta s% prawidlowo klasyfikowane i kwalifikowane. 2. Zbior dokumentacji. W archiwum jest przechowywana: a) dokumentacja wlasna: - aktowa: kat. A w ilosci -21,40 mb. z lat ; kat. B w ilosci -190 mb. z lat ; w tym akta kat. B50-17,85 mb. z lat ; kat. BE50-1,60 mb. - techniczna: kategorii B w ilosci 1 mb. z lat (dokumentacja aktowa i plany budynku); - elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych: nie wystepuje; - kartograficzna: nie wystepuje; - audiowizualna: nie wystepuje; b) blizsze informacje o zbiorze dokumentacji: materialy archiwalne to: plany i sprawozdania roczne, bilanse, regulaminy pracy, akta dotycz^ce organizacji WSSE, kontrole, meldunki dla Wojewody, oceny i analizy dotyczace stanu sanitarnego w wojewodztwie, zestawienia dotycza.ce zachorowah na choroby zakazne, dokumentacja dotyczaca szczepieh. Dokumentacja niearchiwalna to: listy plac, akta osobowe zwolnionych pracownikow WSSE, rejestry osobowe chorych (kat. B30), dokumentacja dotyczaca Strona 2 z 6

4 higieny pracy (kat. B30), dzienniki laboratoryjne (kat. B20) oraz dokumentacja z dzialu kadr i dzialu finansowego. b) dokumentacja odziedziczona: nie wystepuje; c) dokumentacja zdeponowana: akta dwoch zlikwidowanych gospodarstw pomocniczych w ilosci 24,50 mb.: Punkt Szczepieri Profilaktycznych z lat oraz CHEMIX z lat Zbior dokumentacji obejmuje ogolem 235,90 mb., w tym: - kat. A w ilosci ~ 21,40 mb.; - kat. B w ilosci ~ 214,50 mb. 4. Stan zbioru: stan fizyczny zasobu jest bardzo dobry. Materialy archiwalne to poszyty przesznurowane w dwoch lub czterech miejscach, zaopatrzone w okladki z grzbietami, usunieto z nich elementy metalowe. Dokumentacja niearchiwalna zostala zszyta i zaopatrzona w okladki. Calosc materialow archiwalnych i wieksza czesc dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest w pudiach archiwalnych. Nie stwierdzono uszkodzeri mechanicznych ani zagrzybienia akt. 5. Materialy archiwalne podlegaja.ee przejeciu przez archiwum pahstwowe: materialy archiwalne wytworzone do kohca 1990 r. 6. Stan uporza_dkowania zasobu: calosc zasobu zostaia zewidencjonowana i zaopatrzona w sygnatury archiwalne. Materialy archiwalne przechowywane sa. na wydzielonych polkach. Akta znajduja. sie w ukladzie strukturalnym (wedlug dzialow i laboratoriow). Czesc akt kat. B z powodu braku miejsca skladowana jest na podlodze oraz w pomieszczeniu przyleglym do archiwum zakladowego na regalach. Zastany uklad akt jest tymczasowy. Obecnie trwaj^ prace remontowe w nowym lokalu, ktory rowniez zostanie przeznaczony na archiwum zakladowe. W trakcie kontroli sprawdzono nastepuja.ce jednostki aktowe kat. A: -Sytuacja epidemiologiczna na terenie wojewodztwa olsztyhskiego, , sygn. 5/9 - poszyt, przesznurowany w czterech miejscach, w okladce z grzbietem, z opisem: piecza_tka jednostki organizacyjnej (u gory na srodku), znak teczki (lewy gorny rog), kwalifikacja archiwalna (prawy gorny rog), tytul i daty skrajne (na srodku), sygnatura archiwalna (lewy dolny rog). Jednostka uporza_dkowana wewnetrznie, sprawy ulozone chronologicznie, usunieto elementy metalowe, naniesiono paginacje olowkiem. Jednostka zawiera sprawozdania i zestawienia dotycza.ce sytuacji epidemiologicznej w latach ; - Sprawozdania z realizacji planu pracy z zakresu epidemiologii, , sygn. 5/8 -- poszyt z grzbietem, przesznurowany w czterech miejscach, z opisem jw. Uporzaxikowany wewnetrznie, ze spisem spraw, bez elementow metalowych, paginowany; - Bilanse, 1987, sygn. 1/114 - poszyt z grzbietem, przesznurowany w czterech miejscach, z opisem jw. Uporzaxlkowany wewnetrznie, bez elementow metalowych, paginowany; - Analizy i zestawienia wynagrodzeh ze Stacji, , sygn. 117/56 - poszyt bez grzbietu, przesznurowany w trzech miejscach, z opisem: nazwa jednostki organizacyjnej u gory na srodku, kwalifikacja archiwalna (prawy gorny rog), tytul i daty skrajne (na srodku), sygnatura archiwalna (lewy dolny rog), liczba kart (prawy dolny rog). Jednostka uporza.dkowana wewnetrznie, pozbawiona elementow metalowych, paginowana. Strona 3 z 6

5 Materialy archiwalne dla lepszego zabezpieczenia przechowywane sa. w pudlach archiwalnych, na ktore naniesiono opis: kwalifikacja archiwalna, nazwa dzialu, tytul teczek, daty skrajne, sygnatury archiwalne. Na czesci pudel zrezygnowano z niektorych elementow opisu, m.in. z tytulow teczek i dat skrajnych, co nie wplywa negatywnie na poszukiwania akt w zasobie. Listy plac przechowywane sa. w pudlach archiwalnych, na ktore naniesiono opis: kwalifikacja archiwalna, nazwa dzialu, tytul, daty skrajne (miesieczne), sygnatury archiwalne. Jednostki wystepuja. w forrnie poszytu, przesznurowanego w dwoch miejscach, z pelnym opisem w postaci: piecza.tki jednostki organizacyjnej, kwalifikacji archiwalnej, tytulu, dat skrajnych miesiecznych, sygnatury archiwalnej. Akta osobowe stanowia. szare koperty o formacie A4, z opisem: imie i nazwisko pracownika, daty skrajne, numer ewidencyjny. Koperty przechowywane sa. w pudlach archiwalnych, na ktore rowniez naniesiono opis: nazwa dzialu (Kadry), tytul (Akta) i numery ewidencyjne. W zasobie znajduje si? rowniez dokumentacja techniczna dotyczaca budynku. Dokumentacja ta stanowi dokumentacje aktowa. w postaci wia.zek oraz planow/map nierozpoznanych, zwiniete w rulonach, zapewne w postaci wielu kopii. Plany wykonane sa. na folii i papierze przebitkowym, przechowywane sa, na czterech polkach. Dokumentacje niearchiwalna. o dlugich okresach przechowywania stanowia dzienniki laboratoryjne (kat. B20), rejestry osobowe chorych (kat. B30) oraz dokumentacja dotyczaca higieny pracy (kat. B30), ktore wystepuja. zazwyczaj w formic ksiag w sztywnych oprawach, z pelnym opisem. Akta te przechowywane sa na regalach w ukladzie bibliotecznym. Dokumentacja o krotkim okresie przechowywania to glownie dokumentacja finansowo-ksiegowa, w duzej czesci przelozona do pudel archiwalnych, przeszyta w dwoch miejscach, z prawidlowym opisem. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakladowym od kilku lat jest obslugiwana przez Adama Jablonowskiego, ktory prowadzi prywatna. dzialalnosc archiwalna.. Akta kategorii A i B sa. starannie uporz^dkowane, zgodnie z obowi^zuj^cymi normatywami kancelaryjno-archiwalnymi. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nastepujace srodki ewidencyjne: a) wykaz spisow zdawczo - odbiorczych: tak; b) spisy zdawczo - odbiorcze: tak; c) spisy materialow archiwalnych przekazywanych do archiwum pahstwowego: nie; d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej: tak; e) ewidencje wypozyczeh: tak; f) inne srodki ewidencyjne: nie. 9. Ocena prowadzenia ewidencji: istnieja.ca ewidencja obejmuje calosc zasobu znajduja.cego sie w archiwum zakladowym, Wykaz spisow zdawczo - odbiorczych jest wypelniony poprawnie, nalezy uzupelnic jednak pola dotycza.ce ilosci pozycji na spisie i ilosci teczek. W chwili przeprowadzania kontroli w wykazie zarejestrowanych bylo 157 spisow zdawczo - odbiorczych. Ww. spisy wystepuja. w dwoch egzemplarzach, w ukladzie numerycznym i wedlug komorek Strona 4 z 6

6 organizacyjnych Stacji. Wszystkie kolumny spisow zdawczo odbiorczych sa poprawie wypelnione. Spisy podpisuje osoba zdajaca akta, kierownik komorki organizacyjnej i archiwista. Zaznaczany jest fakt brakowania akt. Ewidencja wypozyczen prowadzona jest w formic zeszytu wypozyczen. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakladowego: calosc zasobu archiwum zakladowego znajduje sie w jego pomieszczeniach magazynowych. 11. Udostepnianie akt: akta udostepniane sa. na podstawie ewidencji wypozyczen. Nie zanotowano problemow z terminowosci^ zwrotu oraz kompletnoscia^ wypozyczonych akt. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa sie nieregularnie, za zezwoleniem archiwum pahstwowego, ostatnio w 2013 r. (Zgoda nr 141/13). Jednostka kontrolowana nie posiada zezwolenia generalnego na brakowanie akt. 13. Przekazywanie materialow archiwalnych do archiwum pahstwowego: akt nie przekazywano. 14. Osoba^ odpowiedzialna za prowadzenia archiwum zakladowego jest Hanna Jablonska, starszy referent administracyjny, zatrudniona na po} etatu, zajmujaca sie archiwum zakladowym w ramach obowiazkow. Posiada wyksztalcenie srednie oraz ukohczony kurs kancelaryjno - archiwalny. 15. Warunki pracy w archiwum zakladowym sa, dobre. W lokalu znajduje si? stol i krzeslo, w pomieszczeniu przyleglym do archiwum zostalo zorganizowane dodatkowe miejsce do pracy archiwisty. Pomieszczenie jest czyste i zadbane. Mankamentem lokalu jest brak rezerwy magazynowej, jednak w roku 2015 ma sie to zmienic, poniewaz obecnie trwaja. prace remontowe w nowym pomieszczeniu, ktore zostanie przeznaczone na archiwum zakladowe. 16. Lokal archiwum zakladowego sklada sie z dwoch pomieszczeh usytuowanych na 9 pietrze budynku o lacznej powierzchni ok. 50 m2. Jedno z tych pomieszczeh jest pomieszczeniem przechodnim. Lokal jest dobrze zabezpieczony przed dostepem osob nieupowaznionych. Prowadza^ do niego podwojne drzwi antydymne oraz podwojne drzwi drewniane z zamkami. W lokalu wystepuja okna, ktore zaslonieto roletami, a na podlodze wylozono plytki PCV. Na wyposazenie archiwum skladaj^ sie regaly metalowe z drewnianymi polkami, meble biurowe, sprzet p.poz., czujka dymna, termometr (temperatura odnotowana w czasie kontroli 17 C). Oswietlenie jest wystarczajace, chociaz czesciowo wystepuje nad regalami. Lokal jest ogrzewany systemem centralnego ogrzewania. Na szczycie regalow zaprowadzono topografie. Budynek objety jest calodobow^ ochron^. IT.Inne ustalenia kontroli: archiwum zakladowe wystepuje w ramach Oddzialu Organizacyj nego. Strona 5 z 6

7 IS.Wykonanie zalecen z poprzedniej kontroli: zalecenia zostaly czesciowo zrealizowane. Zrealizowano zalecenie dotycza.ce zamontowania w oknach rolet, aby zabezpieczyc akta przed operowaniem promieni slonecznych. Zalecenie dotycza.ce zatwierdzenia instrukcji archiwalnej okazalo sie nieaktualne wobec wprowadzenia w 2011 r. nowych normatywow kancelaryjno -- archiwalnych. Nie Zrealizowano zalecenia dotycza.cego przekazania do Archiwum Pahstwowego w Olsztynie materialow archiwalnych. Ill Zalecenia wynikaja.ce z ustaleh biezqcej kontroli zostana^ przekazane odrebnym pismem. Protokol podpisali: Z upowaznienia Dyrektora WSSE w Olsztynie ria Mindrow eero (kierownik jednostki kontrolowanej) nwp««6i% SanJUrnego ^ ST. R1 RENT (archiwist^zkkladowy) Hanna Jaolonska STARSZYARCHIWISTA TJominika RuciAska (przeprowadzajacy kontrole) Protokol sporzadzono w 2 egz. Egz. nr 1 - jednostka kontrolowana Egz. nr 2 - Archiwum Paristwowe w Olsztynie Strona 6 z 6

8 ARCHIWUM PANSTWOWE W OLSZTYNIE WOJEWODZKA smh^partyzantow Olsztyn SANITARNQ-EPIDEMIOLOGICZMA " w OLSZTYNIE Skierowano do... Ji n -r -rx i Pismo z dma - v/^-pan Janusz Dzisko L-dz... podpis.../.. Dyrektor Wojewodzkiej Stacji Sanitarno ^ - i/ pz $t* *"-? * * - Epidemiologicznej w Olsztynie Nasz znak , r, / & : p ^.. / ul. Zolmerska 16 Data 14 stycznia 2015 r Olsztyn Sprawa: zalecenia pokontrolne. W zwiajzku z kontrol^ archiwum zakladowego przeprowadzon^ w dniu 11 grudnia 2014 r. przez Dominik Rucinska^ pracownika Archiwum Panstwowego w Olsztynie, dzialajac na mocy art. 28 p. 4 i art. 33 i 34 Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011, Nr 123 poz. 698), zalecam, co nastej>uje: i. Przekazac do Archiwum Panstwowego w Olsztynie materialy archiwalne wytworzone do konca 1990 r.; 2.Wyposazyc lokal archiwum zakladowego w higrometr oraz prowadzic regularne pomiary warunkow klimatycznych panujacych w archiwum. Jako termin realizacji zalecen pokontrolnych wyznaczam dla punktu: -i-dzien 31 grudnia 2015 r.; < /, - / <> " dzien 31 marca 2015 r. D Y K TOR prof, dr haffiforbert KaspcmK - DR ul. Partyzantow 18 tel. (89) NIP Olsztyn fax (89) sekretariat@olsztyn.ap.gov.pl Strona 1 z 1