PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Transkrypt

1 ,.... i,.».i ; ci i *' 4- Anonimizacji treści chronionych dokonał Maciej Krzętowski na podstawie art. 36 ust. 1 w związku z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póżn. zm.) (pieczęć archiwum państwowego) 1. Znak sprawy: NVI /12! f ii'] '[ii,.' PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Skarbowe20 Kraków-Sródmieście Kraków, ul. Krowoderskich Zuchów 2 (nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej) Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 123 z 2011 r., poz. 698 z późn. zm.). I. Informacje wstępne 1. Kontrolę przeprowadził(a) w dniach 17 i 24 kwietnia 2012 r., Agnieszka Kupiec - młodszy (imię 1 nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego) archiwista Archiwum Państwowego w Krakowie, nr upoważnienia do kontroli DN /12, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej p. Macieja Krzętowskiego - kierownika (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) Działu Organizacji i Logistyki orazp. Witolda Gajewskiego - st. inspektora. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona 1 stycznia 1997 r. na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 31 grudnia 1996 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie terytorialnego zasiągu działania oraz siedzib urzędów skarbowych i izb skarbowych (Dz. U. Nr 158 z 1996 r., poz. 812). (data 1 pełna nazwa aktu prawnego) obecnie kieruje nią Rafał Juśkiewicz - Naczelnik Urzędu Skarbowego (imię 1 nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska) organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie, Kraków, ul. Wiślna 7 (nazwa i adres) 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki - Statut Urzędu Skarbowego" wprowadzony Zarządzeniem Nr 39 Ministra Finansów z dnia 21 września 2010 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 10, poz. 45), - Regulamin organizacyjny Urzędu Skarbowego Kraków-Śródmieście" wprowadzony Zarządzeniem Nr 17 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków- Śródmieście z dn. 29 grudnia 2010 r. w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Skarbowego Kraków-Sródmieście. (daty 1 pełne nazwy aktów prawnych) *

2 Strona nr 3 W Urzędzie stosowany jest bezdziennikowy system kancelaryjny. Używany jest system informatyczny POLTAXz różnymi aplikacjami (m.in. EGAPOLTAX, Poltax2B, Analizator) dostosowanymi do pracy poszczególnych merytorycznych komórek organizacyjnych. Służy on do ewidencjonowania i przetwarzania danych o podatnikach, jest obsługiwany przez Ministerstwo Finansów i używany przez urzędy skarbowe. Do rejestracji pism wpływających i wychodzących oraz do rejestrowania spraw i ich dekretacji służy system Biblioteka Akt" (BA). Działa on odrębnie od POLTAX, ale korzysta z jego bazy danych. Korespondencja wpływająca do Urzędu za pośrednictwem poczty, przyjmowana jest przez pracowników Działu Organizacji i Logistyki, gdzie odbijana jest pieczęć wpływu i ewidencjonowana jest w Bibliotece Akt. Dokumentacja składana przez podatników osobiście, przyjmowana jest przez pracowników Referatu Obsługi Bieżącej, gdzie również odbijana jest pieczęć wpływu, a pisma ewidencjonowane są w Bibliotece Akt. Następnie pisma wpływające przekazywane są do poszczególnych komórek organizacyjnych lub do sekretariatu Naczelnika Urzędu, a po dekretacji oddawane są pracownikom do załatwienia. Zarządzeniem nr 2 Naczelnika Urzędu z 3 stycznia 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Skarbowym Kraków-Śródmieście ustalono symbole nazw komórek organizacyjnych, korespondencję wpływającą zastrzeżoną do dekretacji przez Naczelnika oraz wyciąg z wykazu akt z wprowadzonymi do niego zmianami (rozbudowa klas trzeciego i czwartego rzędu). Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zakładają teczki rzeczowe, w oparciu o wykaz akt. Nie zawsze sprawy są prawidłowo zaklasyfikowane (sprawa OL/ /11), zdarzają się nieprawidłowe znaki spraw (KP/073-1/11/BS/5063/2011), teczki rzeczowe są nieprawidłowo opisane, brak na nich wymaganych elementów (np. 2011, 074, 073"), nie na każdym piśmie w sprawie znajdują się znaki spraw, a jedynie na pismach wysyłanych. Formularz spisu spraw nie jest prawidłowy. Przykładowym przeglądem objęto następujące teczki opisane: Dział Organizacji i Logistyki: - teczka: OG/ /11, Współpraca w pozostałym zakresie", wewnątrz spis spraw wydrukowany z BA, z danymi: nr sprawy, znak sprawy, prowadzący, opis sprawy. Maile oraz wniosek o udzielenie informacji publicznej wystosowany przez Spółkę do kiłku urzędów skarbowych bez znaku sprawy, odpowiedź US ze znakiem OL/ /11, pismo spółki w sprawie uzupełnienia wniosku o udostępnienie informacji publicznej bez znaku, odmowa US udzielenia informacji z tym samym znakiem, przesłanie przez US wyjaśnień odmowy do IS z tym samym znakiem, pismo z IS do US o podtrzymaniu decyzji bez znaku sprawy. Pismo z IS o podanie liczby przekazów pocztowych zagranicznych zrealizowanych przez urząd w latach , brak znaku sprawy, na mailach od pracowników także brak znaku sprawy, odpowiedź do IS ze znakiem OL/ /11. Mail od studentki z prośbą o dane do pracy magisterskiej, bez znaku sprawy, pismo z Działu Postępowań Podatkowych do Działu Organizacji i Logistyki bez znaku sprawy, pismo do studentki ze znakiem OL/ /11, na mailach brak znaku, - teczka: OL/ /li, Współpraca z pozostałymi instytucjami", wewnątrz wydrukowany spis spraw oraz sprawy: pismo z UM Krakowa o udzielenie informacji w sprawie charakterystyki energetycznej budynków urzędu bez znaku sprawy, pismo do UM ze znakiem OL/ /11. Pismo z Poczty Polskiej przesyłające jeden egzemplarz umowy bez znaku, umowa ma nr OL/ /11. - teczka: OL/ J2011, Zarządzenia, decyzje Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Sródmieście, 2011 rok", wewnątrz spis spraw prowadzony ręcznie na prawidłowym formularzu oraz kolejno zarządzenia ze znakami, np. Zarządzenie nr NDAPI Ł

3 Strona nr 5 kategorii B w ilości jedn. inw., z lat.. - kartograficzna: jedn. inw., z lat kategorii A w ilości jedn. inw., jedn. arch, (arkuszy), z lat kategorii B w ilości jedn. inw.,..- jedn. arch, (arkuszy), z lat - audiowizualna: nagrania: arkuszy, z lat.. kategorii A w ilości.-.jedn. inw.,,- czasu nagrań, z lat kategorii B w ilości jedn. inw. (nagrań), czasu nagrań, z lat inne w ilości fotografie: pudełek, z lat kategorii A w ilości jedn. inw., negatywów, pozytywów z lat kategorii B w ilości jedn. inw., :...-. inne w ilości filmy: kategorii A w ilości tytułów (tematów), sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat kategorii B w ilości tytułów (tematów), inne w ilości - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: Dokumentacja NIP-ów z łat stanowi 20,25 mb akt kat. B50. Ilość dokumentacji kat. B podano ze sprawozdania sporządzonego przez archiwistę na koniec 2011 roku. b) dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a) Wydziale Finansowym Urzędu Dzielnicowego Kraków-Sródmieście w Krakowie oraz po Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Krakowie - aktowa: kategorii A w ilości ok. 26,15 mb, z lat kategorii B w ilości ok. 1,20 mb, z lat NDAPl

4 Strona nr 7 (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych) Dokumentacja została złożona w 3 magazynach archiwalnych, znajdujących się w pokoju nr 805 i P5 budynku Urzędu oraz w magazynie w Nowej Hucie w większości na regałach kompaktowych, część w szafach wnękowych, a akta osobowe w szafie pancernej. Zasób archiwum zakładowego ułożono chronologicznie (wg roczników wytworzenia) systemem bibliotecznym. W magazynie część dokumentacji (do brakowania) została ułożona w stosach na podłodze pod ścianą oraz na regałach pod sufitem. Materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną o dłuższym okresie przechowywania złożono na odrębnych regałach, jedynie część list płac znajduje się wśród pozostałej dokumentacji niearchiwalnej. Nie rozdzielono dokumentacji przejętej po Wydziale Finansowym Urzędu Dzielnicowego Kraków-Sródmieście w Krakowie i po Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Krakowie. Dokumentacja przechowywana jest w teczkach tekturowych łączonych w fascykuły. Materiały archiwalne nie zostały prawidłowo uporządkowane, pozostawiono części metalowe, sygnatury są niepełne, daty skrajne odnotowane na teczce nie zawsze odpowiadają datom skrajnym dokumentacji w niej zawartej, aktom nie nadano prawidłowego (chronologicznego) układu. Część akt osobowych nie została prawidłowo opisana (brak wymaganych elementów), pozostawiono części metalowe oraz nadano im nieprawidłową kategorię B50 zamiast BE50. Podobnie listy płac opisano kategorią BI2 zamiast B50 i pozostawiono części metalowe. Przeglądem objęto następujące teczki archiwalne: - fascykuł [pieczątka Urzędu], I US-I, P-74, kat. A, Akta b/pierwszego Urz. Skarb. Kraków-Sródmieście, Dział I, Referat Przemysłu P.P., 1989 r.,.../16, 1-3", wewnątrz akta w teczkach, opisane np. [pieczątka I US], I USI-P2-74/310/89, B10 (przekreślone i wpisano: przeklasyfikowano), 1989, 74, adres, 1989 r., 16-2", wewnątrz akta podzielone okładkami papierowymi wg rodzajów dokumentów, akta też z 1990 r., układ kancelaryjny, części metalowe, -fascykuł US 86/1, [pieczątka Urzędu], kat. A, Dokumenty przeklasyfikowane do kategorii A, Dział ds. Podatków Pośrednich VAT, , /l T1-T4", wewnątrz teczki opisane 1/V, [pieczątka Urzędu], I USI-1/74/2122/1996, kat. A, NIP, Dział Podatków Pośrednich VAT, nazwa podatnika - firma, 1996, 1997, /l T3", układ kancelaryjny lub mieszany, nie usunięto części metalowych, -fascykuł opakowany w teczkę tekturowa IV, B-50, akta osobowe, 16/6-43", wewnątrz akta w kopertach szarych, opisane np. Dz IV, Kadry, nazwisko, imię, daty zatrudnienia, B-50, wtórniki akt os., 15/18", akta z częściami metałowymi, luźno, - fascykuł: KK/170, [pieczątka Urzędu], B-50, Jednoosobowe stanowisko pracy ds. kadr i szkoleń, Akta osobowe, , nazwiska i imiona, 5 T1-T5", wewnątrz akta w teczkach opisane np.: KK-.../ , B-50, [pieczątka Urzędu], nazwisko, imię, data urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, ostatnie stanowisko, daty zatrudnienia, daty skrajne, Jednoosobowe stanowisko pracy ds. kadr i szkoleń, akta osobowe, ,.../5, T5", wewnątrz akta luźne bez części metalowych, -fascykuł US 333, [pieczątka ksero I US], B-12, Księgowość budżetu, rok 1996, 71/15", wewnątrz teczki opisane np.: 1/XV, IUS VI 33/333, B-12, Listy wynagrodzeń, Listy płac wypłacone, fundusz płac 11, od 1 I III 1996", wewnątrz akta w metalowych wąsach, -fascykuł Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Sródmieście, EP/40, B-50, Referat Ewidencji i Identyfikacji Podatników i Płatników, Organizacje (ustanie bytu prawnego), NIP-NIP, Rok 1998,.../l, Tl-Tl 6", wewnątrz akta w teczkach opisane np. US/40, [pieczątka naczelnika i Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników oraz NDAPl

5 Strona nr 9 archiwalna dokumentacji (tylko kategoria A) oraz daty skrajne akt ujętych w spisie. Ostatni wpis do wykazu spisów miał miejsce w 2002 r. dla dokumentacji z 1999 r. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzane są przez pracowników przekazujących akta lub przez archiwistę, ale często w sposób nieprawidłowy. W nagłówku spisów często brakuje nazwy komórki organizacyjnej, która przekazała dokumentację, zdarza się, ze zamiast nazwy wpisywane jest np. Dokumenty przeklasyfikowane do kat. A" (i analogicznie tak jest uzupełniana rubryka nr 3 wykazu spisów - np. spis nr 159), lub nazwa umieszczana jest w rubryce nr 3 na początku spisu (np. spis nr 168). W spisach brakuje pełnego znaku teczki oraz daty sporządzenia spisu (np. spis nr 84, 166). Większość spisów zdawczo-odbiorczych nie została zarejestrowana w wykazie, co skutkuje brakiem numerów spisów oraz sygnatur na dokumentacji. Zdarza się, ze daty skrajne podane w wykazie nie odpowiadają datom ujętym w spisie (np. spis nr 1, 2, 6). W tytułach teczek brak pełnej informacji o rodzaju akt i spraw zawartych w teczkach (np. sprawy wolne", w spisie nr 159, 203 brak w ogóle rodzaju akt). Ponadto w niektórych spisach wprowadzono dodatkową rubrykę, w której numerowane są poszczególne fascykuły (np. spis nr 203), gdyż w pozycjach rubryki nr 1 wpisywane są pojedyncze tytuły wykonawcze (co jest nieprawidłowe), wówczas podsumowanie spisu brzmi: Spis zakończono ogółem 12/375 teczek akt", gdzie 12 oznacza liczbę fascykułów, a 375 liczbę teczek. Brak zbioru ewidencyjnego na spisy zdawczo-odbiorcze poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego W magazynie archiwalnym Urzędu Skarbowego Kraków-Kr owo dr za nr 328 na jednym regałe kompaktowym przechowywana jest dokumentacja niearchiwałna Urzędu Skarbowego Kraków-Sródmieście w ilości 48,00 mb z lat ze względu na brak miejsca we własnych magazynach archiwalnych. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) Dokumentacja udostępniana jest pracownikom na podstawie kart udostępniania. Dokumentacja wypożyczana jest również innym zewnętrznym instytucjom. Akta zwracane są do miesiąca (zewnętrzne instytucje później). Stan fizyczny udostępnianych akt jest dobry. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nieregularnie"^, za zezwoleniem, bez zezwolenia^ archiwum państwowego, ostatnio 28 kwietnia 2010 na podstawie zgody nr 143/2010. (data) Jednostka kontrolowana ma, nie ma* } zezwolenia generalnego na brakowanie Kolejny wniosek o zgodę na brakowanie Urząd przesłał do Archiwum Państwowego 1 lipca 2011 r. 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w roku i objęło mb, zespołu akt z lat 14. Kierownikiem archiwum zakładowego, osobą odpowiedzialną za jego prowadzenie jest: NDAPl

6 Strona nr Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe Zalecenia pokontrolne w większości nie zostały wykonane. Magazyn archiwałny znajdujący się w Nowej Hucie wyposażono w gaśnicę proszkową z aktualnym atestem. Pracownicy stosują instrukcję kancelaryjną ale jeszcze nie zawsze prawidłowo (por. pkt II. 1 protokołu kontroli). Mimo zapewnień ze strony Urzędu, że zlikwidował zaległości w przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego, zalecenie to nie zostało wykonane. Materiały archiwalne oraz dokumentacja o dłuższym okresie przechowywania nie zostały prawidłowo uporządkowane (por. pkt 11.6 protokołu kontroli). Nie wprowadzono korekt i uzupełnień w prowadzonej ewidencji archiwum zakładowego. Nie przekazano materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Krakowie. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Protokół podpisali: LNIK <\ń ł r^2 ' Archiwum Paastwowe w Krakowie Młodszy Archiwista Agnieszka Kupiec (archiwista zakładowy) (przeprowadzający kontrolę) Protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr 1 -jednostka kontrolowana egz. nr 2 - AP w Krakowie * J niepotrzebne skreślić **' wpisać znak, jeżeli brak jest danych NDAP1 4c