Zarzijdzenie Nr &12013 Starosty Bialskiego z dnia.j..m<a(6fl 2013 r.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zarzijdzenie Nr &12013 Starosty Bialskiego z dnia.j..m<a(6fl 2013 r."

Nadzieja Chrzanowska
8 lat temu
Przeglądów:

1 Zarzijdzenie Nr &12013 Starosty Bialskiego z dnia.j..m<a(6fl 2013 r. w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Biatej Podlaskiej Elektronicznego Obiegu Dokumentow w ramach aplikacji e-obieg Na podstawie art. 34 ust. 1 i 35 ust 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorz^dzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z pozn. zm.) w zwiqzku z rozporzadzeniem Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z pozn. zm.) zarz^dzam, co nast$puje: jn^ Wprowadza si? w Starostwie Powiatowym w Bialej Podlaskiej system Elektronicznego v Obiegu Dokumentow e-obieg, jako system wspomagaj^cy wykonywanie czynnosci kancelaryjnych w zakresiekorespondencji przychodz^cej, wychodz^cej, wewn^trznej. i 1. System e - Obieg jest obowi^zkowy dla wszystkich pracownikow Starostwa zgodnie z nadanymi uprawnieniami za wyj^tkiem spraw opisanych w ust System e - Obieg nie ma zastosowania do spraw dotycz^cych: a) stosunku pracy - za wyjqtkiem ofert skladanych przez osoby fizyczne, b) Centralnej Ewidencji Pojazdow i Kierowcow c) systemu Informacji Oswiatowej - SIO d) zadan Kancelarii Tajnej e) ochrony informacji niejawnych f) systemu do prowadzenia ewidencji gruntow i budynkow EWOPIS - za wyj^tkiem odpowiedzi udzielanych, a system EWOPIS shizy jako baza do czerpania informacji. ^ 3. System e - Obieg shizy do: a) rejestracji, ewidencji i obiegu korespondencji przychodz^cej, wychodz^cej i wewn^trznej niezaleznie od formy wniosku, w jakiej zostal zlozony (elektroniczna, papierowa), b) zakladania, prowadzenia spraw i sledzenia stanu zalatwienia sprawy, c) prowadzenia rejestrow, ktorych obowi^zek prowadzenia wynika z odr^bnych przepisow Do zadan wszystkich pracownikow Starostwa Powiatowego w Bialej Podlaskiej obshiguj^cych poszczegolne elementy systemu e-obieg nalezy: a) logowanie si? codziennie do systemu e - Obieg i sprawdzanie stanu korespondencji przychodz^cej, b) zglaszanie usterek i sugestii poprzez strong producenta systemu pod adresem: zakladka Help Desk lub przez wybranie w menu Narz^dzia opcji Zglos uwag? o programie.

o samorz^dzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z pozn. zm.) w zwiqzku z rozporzadzeniem Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r.

2 2. Do zadan: 1) pracownikowkancelarii Ogolnej nalezy: a) elektroniczne rejestrowanie korespondencji, b) skanowanie dokumentow, c) wydawanie na z^danie skladaj^cego przesylk? potwierdzeniajej otrzymania, d) wprowadzanie korespondencji oraz zapisywanie jej w systemie, e) rejestrowanie korespondencji zlozonej drog^ papierowq, f) rejestrowanie korespondencji z poczty elektronicznej starostwo@,powiatbialski.ph g) weryfikowanie podpisu elektronicznego dokumentow podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, 2) Sekretarza Powiatu nalezy: a) kontrola rejestru spraw przeterminowanych, b) kontrola wielopoziomowa korespondencji, 3) dyrektorow wydzialow StarostwaPowiatowego w Bialej Podlaskiej nalezy: a) przyjmowanie korespondencji przeslanej przez Kancelari? Ogoln% analizowanie jej i dekretowanie poszczegolnym pracownikom, b) przegl^danie rejestrow, ^ c) sprawowanie nadzoru nad dotrzymaniem terminow zalatwianych spraw, d) sledzeniena biez^codrogi dokumentow przy pomocy historii sprawy Wprowadzam obowiqzek skanowania korespondencji przychodz^cej w Kancelarii Ogolnej (co najmniej wniosku) i zal^czania przez pracownikow przygotowanych pism do sprawy (dotyczy pism juz zweryfikowanych i podpisanych; w stosunku do tych pism istnieje obowiqzek ewidencjonowania ich w elektronicznych aktach sprawy korzystaj^c z fiinkcji systemu). 2. Nie skanuje si?: 1) przesylek, ktorych forma lub postac uniemozliwia zeskanowanie, np.: trwale zszyte akta, opracowania, dokumentacje itp., 2) przesylek o rozmiarze strony powyzej formatu A4. 5 /f^ System e - Obieg jest zintegrowany ze strong (menu: starostwo > stan spraw) i stanowi podstawowe zrodlo w zakresie informacji o stanie zalatwienia sprawy. 6 Na administratorow elektronicznego obiegu dokumentow w Starostwie Powiatowym w Bialej Podlaskiej wyznaczam pracownikow Powiatowego Centrum Informatycznego. 7 Do zadan administratora nalezy: 1) dbanie o nalezyte zabezpieczenie dost^pu do serwera zarowno fizycznie (odpowiednie zabezpieczenie miejsca przechowywania serwera) jak i technicznie (odpowiednie zabezpieczenie dost?pu do serwera poprzez siec), 2) kontrola stanu technicznego serwera i jego konserwacja w zakresie dopuszczanym warunkami gwarancji dostarczonej wraz ze sprz^tem, 3) wykonywanie regulamych kopii bezpieczenstwa danych przechowywanych w bazie danych jak rowniez danych konfiguracyjnych serwera,

elektronicznej starostwo@,powiatbialski.

3 4) wlasciwe przechowywanie w/w kopii w celu ich jak najdluzszej przydatnosci w wypadku awarii, 5) odtwarzanie bazy danych systemu e - obieg w razie awarii, 6) utrzymywanie kontaktu z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja dzialan serwisu i uzytkownikow w wypadku awarii, 7) zglaszanie producentowi systemu propozycji zmian w celu zwi^kszenia funkcjonalnosci elektronicznego obiegu dokumentow, 8) utworzenie oraz ci^gle administrowanie struktury urz?du w systemie (stworzenie wydzialow, referatow, stanowisk, kont pracownikow, stworzenie sciezek proceduralnych) zgodnie z instrukcji kancelaryjn^ Starostwa. 9) nadawanie oraz odbieranie uprawnien uzytkownikom systemu. 10)przyjmowanie od pracownikow zgloszen usterek oraz przekazywanie ich producentowi systemu. 11) eksportowanie stanu zalatwiania spraw do Biuletynu Informacji Publicznej. ^ 1. Dyrektor wydziahi z uwzgl^dnieniem 7 wyst^puje z wykorzystaniem systemu e-obieg do Sekretarza Powiatu o nadanie uprawnien formalnych dla pracownikow wydziahi w celu nadania statusu uzytkownika elektronicznegoobiegu dokumentow. Dyrektor wydziahi przesyla nast^puj^ceinformacje: - Propozycja loginu uzytkownika - Imi$: - Nazwisko: - Propozycj? Symbolu literowego - Wydzial: 8 - Stanowisko - Zakres uprawnien: Obsluga spraw/kancelaria/administracja - W przypadku wybrania modulu Obsluga spraw" nalezy okreslic, do ktorych z ponizej wymienionych opcji pracownik ma miec dost^p: Obsluga spraw Kierownik Naczelnik P Koordynator Zatwierdzanie Dekretowanie Ocr Podpisywanie dokumentow w ramach: o globalnie o wydziahi 2. Wniosek rozpatrzony pozytywnie, sekretarz przekazuje pracownikom Powiatowego Centrum Informatycznego. 3. Administrator nadaje pracownikowi identyfikator i haslo dost?pu, informuje dyrektora wlasciwego wydziahi onadaniu statusu uzytkownika elektronicznego obiegu dokumentow. 4. W przypadku rozwi^zania umowy o prac? b^dz zmiany wydzialu, dyrektor wydziahi, wktorym pracownik wykonywal dotychczas swoje obowi^zki, wyst^puje z wykorzystaniem systemu e-obieg do Sekretarza Powiatu ocofhi^cie pracownikowi uprawnien dost?pu do systemu. Dyrektor wydzialu przesyla nast^puj^ce informacje:

dokumentow, 8) utworzenie oraz ci^gle administrowanie struktury urz?

4 - Imie, - Nazwisko, - Symbol literowy, - Nazw? wydziahi. 9 Wykonanie zarzadzenia powierzam dyrektorom wydzialow Starostwa Powiatowego w Bialej Podlaskiej. 10 Nadzor nad wykonaniem niniejszego zarzadzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu. 11 Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania. Tadeusz Lazowski rtaiglu

5 o

Podobne dokumenty

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 17 sierpnia 2015r.

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 17 sierpnia 2015r. Zarządzenie wewnętrzne Nr OR.120.13.2015 Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 17 sierpnia 2015r. w sprawie wprowadzenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne przy