II. Ustalenia kontroli

Transkrypt

1 Archiwum Panstwowe w Gdansku u1. Wafewa 5, rel /64, fax Ragon , NIP "9 ~ Gdansk SO, skr. pont. 401 (1) Znak sprawy: Protok61 Kontroli Archiwum Zakladowego Starostwo Powiatowe w Koscierzynie Koscierzyna, ul. 3-go Maja 9 / nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej / Podstaw~ prawn~ przeprowadzanej kontroli stanowi~: art. 21 ust.1 pkt.1 i 4, ust.2 oraz art. 28 pkt.4 w zwi~zku z art. 22 i 23 ustawy z dnia 141ipca 1983 r. 0 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Oz. U. Nr 38, poz. 173 z p6zn. Zmianami ) I. Informacje wst~pne : 1.Kontrol~ przeprowadzit w dniu rok, mgr Dominik Zetobowski - archiwista / imi~ i nazwisko / / stanowisko slutbowe / pracownik Archiwum Panstwowego w Gdansku, nr upowatnienia do kontroli DA , w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej: Pan Krzysztof Staniszewski - referent ds. komunikacji spotecznej i archiwum. / imi~ i nazwisko,stanowisko slutbowe / Jednostka kontrolowana zostafa utworzona: 1999r. obecnie jej kierownikiem jest:.. Pan Piotr Lizakowski - starosta. / imi~ i nazwisko / organem nadrz~dnym jednostki jest: W zakresie zadan powierzonych Wojewoda Pomorski... / nazwa i adres / 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki: Statut: Uchwata Nr VI/10/2007 Rady Powiatu Koscierskiego z dnia 30 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia statutu Starostwa Powiatowego w Koscierzynie. Regulamin Organizacyjny: Uchwata nr V/39/2011 Rady Powiatu Koscierskiego z dnia 25 marca 2011 r. 'IV sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Koscierzynie. /data i peine nazwy akt6w prawnych/ 4. Zmiany organizacyjne w przeszfosci:. / poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych / 5. Jednostka kontrolowana jest od:. / data i nazwa aktu prawn ego / w stanie likwidacji, upadfosci, przeksztafcenia tak* - nie* 6. Ostatniq kontrol~ Archiwum Panstwowe przeprowadzho w dniu: r 7. Archiwum zakfadowe byfo takte kontrolowane w dniach. przez:. / nazwa organ6w kontrolujqcych / 8. W jednostce kontrolowanej obowiqzujq przepisy kancelaryjno - archiwalne ( uzgodnione, nie uzgodnione z archiwum panstwowym )* : a/ instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarzqdzeniem: Zatctcznik nr 1 do Rozporzctdzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow zaktadowych (Dz. U. Nr 14, Poz. 67). b/ jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarzqdzeniem: Zat~cznik nr 3 do Rozporz~dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow zaktadowych (Dz. U. Nr 14, Poz. 67): c/ instrukcja archiwalna, wprowadzona zarzqdzeniem: Zat~cznik nr 6 do Rozporzctdzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow zaktadowych (Dz. U. Nr 14, Poz. 67).

2 II. Ustalenia kontroli 1.Stosowanie przepis6w kancelaryjno - archiwalnych, szczeg61nie w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacli dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jej do archiwum zak~adowego: Dokumentacja jest przekazywana do archiwum zaktadowego na podstawie spisow zdawczo - odbiorczych, klasyfikacja i kwalifikacja akt zgodna z obowi~zuj~cym jednolitym rzeczowym wykazem akt. Przepisy kancelaryjno - archiwalne stosowane s~ poprawnie i Urz~d pracuje na nowych normatywach kancelaryjno - archiwalnych wprowadzonych Rozporz~dzeniem Prezesa Rady Ministrow dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow zaktadowych. Materiaty archiwalne z komorek organizacyjnych sptywaj~ do archiwum zaktadowego regularnie i s~ kompletne. Dokumentacja z poprzedniej kadencji jest juz zarchiwizowana i przekazana do archiwum zaktadowego. 2. Zbior dokumentacji **) W archiwum zak~adowym jest przechowywana: at dokumentacja w~asna: - aktowa: kategorii A w ilosci 14,50 mb, z lat kategorii B w ilosci 141 mb, z lat w tym akta kategorii BE 50 lub B 50 4 mb, z lat nierozpoznana w ilosci mb, z lat.. - techniczna: kategorii A w ilosci mb, jedn. inw jedn. arch., z lat.... kategorii B w ilosci mb, jedn. inw., jedn. arch., z lat.. nierozpo~nana w ilosci mb, rysunk6w, z lat.. - elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych kategorii A w ilosci - jedn. inw., z lat.... kategorii B w ilosci.... jedn. inw., z lat.... nierozpoznana w ilosci - jedn. inw., z lat kartograficzna kategorii A w ilosci jedn. inw., jedn. arch.( arkuszy ), z lat. kategorii B w ilosci jedn. inw., arch. ( arkuszy ), z lat.... nierozpoznana w ilosci jedn. inw., z lat... - audiowizualna nagrania kategorii A w ilosci. jedn. inw., czasu nagran, z lat.... kategorii B w ilosci jedn. inw., czasu nagran, z lat.... nierozpoznana w ilosci pude~ek, z lat.... inne w ilosci sztuk, z lat.. fotografie kategorii A w ilosci jedn. inw., negatyw6w, z lat.... kategorii B w ilosci jedn. inw., sztuk, z lat.... nierozpoznana w ilosci sztuk, z lat.. inne w ilosci.... sztuk, z lat.. filmy kategorii A w ilosci tytu~6w (temat6w), sztuk, sztuk mat. wyjs. z lat... kategorii'b w ilosci. tytu~6w (temat6w), sztuk, z lat.... nierozpoznana w ilosci sztuk, z lat.. inne w ilosci sztuk, z lat..

3 - blii:sze informacje 0 zbiorze dokumentacji: w archiwum przechowywana jest dokumentacja przedstawiaj~ca dziafalnosc jednostki oraz dokumentacja przej~ta po Urz~dzie Rejonowym w Koscierzynie z lat stanowi~ca 120 teczek i zajmuj~ca ok 12 mb pozwolen na budow~. b) dokumentacja odziedziczona po: ( nalezy podae nazwy zespot6w akt i daty skrajne, ilose mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych w podziale na kategori~ A i kategori~ B, a takze - jesli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach 11.2.a) po Urz~dzie Rejonowym w Koscierzynie z lat stanowi~ca 120 teczek i zajmuj~ca ok 12 mb pozwolen na budow~ oraz z lat po Urz~dzie Rejonowym w ilosci 0, 30 akt osobowo - pfacowych ( BE50) c) dokumentacja zdeponowana / obca /, (jak w punkcie 11.2.b.) 3. Zbi6r dokumentacji obejmuje og6tem 159,50 mb w tym **) - kategoria A 14,50 mb - kategoria B 141 mb wtym: - kategoria BE mb 4.Stan zbioru ( skomentowae dane zawarte w punktach 2 i 3, w por6wnaniu ze stanem z poprzedniej kontroli okreslie stan fizyczny zbioru dokumentacji ) Akta s~ w bardzo dobrym stanie. Materiafy archiwalne przechowywane s~ w odpowiednich warunkach, w wydzielonym zamykanym na klucz pomieszczeniu. Stan fizyczny materiaf6w archiwalnych jak pozostafych akt nie budzi zadnych zastrzezen i w por6wnaniu do poprzedniej kontroli nie ulegf pogorszeniu. Brak slad6w wilgotnosci i zagrzybien. Zdecydowanie zwi~kszyfa si~ obj~tosc metrazowa akt, ze wzgl~du na zmian~ przepis6w z 18 stycznia 2011 roku, gdzie w wi~kszosci przypadk6w zostaf zwi~kszony okres przechowywania dokumentacji. 5.Materiaty archiwalne podlegajqce przej~ciu przez archiwa panstwowe (na podstawie Ustawy 0 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - Oz. U. Nr 38, poz.173 z p6zniejszymi zmianami ) 6. Stan uporzqdkowania zbioru dokumentacji ( w szczeg61nosci uktad akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidtowose zewidencjonowania i znakowania teczek sy~naturami' archiwalnymi, kompletnose materiat6w archiwalnych ) Klasyfikacja i kwalifikacja jest zgodna z jednolitym rzeczowym wykazem akt, porz~dkowanie materiaf6w archiwalnych przechowywanych w archiwum zakfadowym zostafo przeprowadzone prawidfowo - opis teczek prawidfowy, akta uporz",dkowano w ukfadzie rzeczowo- chronologicznym, spaginowano i oprawiono w bezkwasowe teczki z lektury litej. Elementy metalowe zostafy usuni~te. Materiafy archiwalne (kat. A) s~ uporz",dkowane, zewidencjonowane i przekazane do archiwum zakfadowego. Akta oprawione w wi~kszosci introligatorsko. Dokumentacja powstafa przed dniem wprowadzenia w zycie Rozporz~dzenia Prezesa Rady Ministr6w z 18 stycznia 2011 roku, posiadaj~ca kategori~ archiwaln~ nizsz~ niz w obecnym jednolitym rzeczowym wykazie akt jest w trakcie przekwalifikowywania do kategorii wyzszej. 7. Ookumentacja przechowywana w archiwum zaktadowym byta porzqdkowana w: na biez~co r. - po zasi~gni~ciu opinii archiwum panstwowego - tak - nie *, przez: personel kom6rek organizacyjnych. w spos6b prawidfowy,nieprawidtowy)*,. 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi nast~pujqce srodki ewidencyjne : a/ wykaz spis6w zdawczo- odbiorczych - tak, nie *, b/ spisy zdawczo- odbiorcze - tak, nie*, w podziale na kat "A" i kat "B"-, nie tak * c/ spisy materiat6w archiwalnych przekazanych do archiwum panstwowego - tak,_nie*, d/ spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak, nie*, e/ ewidencj~ wypozyczen - tak, nie*,

4 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja prowadzona jest prawidfowo. W archiwum zakfadowym znajduj~ si~ kompletne spisy zdawczo - odbiorcze zarowno dla materiafow. archiwalnych( Kat. A) jak i dla dokumentacji niearchiwalnej (Kat. B). Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si~ tylko i wyf~cznie za zgod~ Archiwum Panstwowego w Gdansku. 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zaktadowego w komorkach organizacyjnych 11. Udost~pnianie akt ( terminowose zwrot6w akt, stan fizyczny udost~pnianych akt ) W archiwum zakfadowym znajduje si~ ewidencja wypozyczen. W wi~kszosci przypadkow akta udost~pniane s~ na miejscu bez wypozyczania poza archiwum. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si~ regularnie, nieregularnie*, za zezwoleniem, bez zezwolenia * Archiwum Panstwowego, ostatnio ( data) Jednostka kontrolowana ma, nie ma* zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materiat6w archiwalnych do Archiwum Panstwowego miato miejsce w r. i obj~to, mb, zespotu akt...akt jeszcze nie przekazywano.... z lat Kierownikiem archiwum zaktadowego, osob~ odpowiedzialn~ za jego prowadzenie* jest...pan Roman Winszewski - specjalista ds. archiwum, zatrudniony lal na pefnym etacie, na p6t etatu, w innej formie, posiadajqcy la I wyksztakenie podstawowe, srednie, wyzsze* oraz ukonczony w -, nieukonczony* kurs archiwalny stopnia..-..ii W archiwum zatrudnieni Sq takze: na petnym etacie osoba/yl, na p6t etatu... osoba/y/, w innej formie osoba/yl posiadajqca/el ukonczony, nieukonczony* w r. kurs archiwalny stopnia :. 15. Warunki pracy personelu archiwum Sq dobre, uciqzliwe, bardzo trudne*, poniewaz: pomieszczenia s~ suche, schludne, ogrzewane, dobrze oswietlone. 16. Lokal archiwum zaktadowego ( usytuowanie, ilose pomieszczen, powierzchnia, wyposazenie, zabezpieczenie przed kradziezq, pozarem i innymi ujemnymi czynnikami): Zmienit si~ lokal archiwum. Obecnie archiwum zakfadowe skfada si~ z 2 pomieszczen. Zajmuj~ one f~czn~ powierzchni~ ok 40 m 2 W pomieszczeniach wyposazenie stanowi~ regafy metalowe, Lokale s~ odpowiednio zabezpieczone przed wfamaniem (zamek patentowy) oraz pozarem (gasnice, czujki ppoz, drzwi ppoz obite blach~ antywfamaniowe). Oswietlenie dzienne ( kraty w oknach i rolety chroni~ce przed dziafaniem promieni UV) i elektryczne, ogrzewane, drzwi wzmacniane antywfamaniowe zamykane na zamki. Czujki antywfamaniowe, dodatkowo wydzielono miejsce z biurkiem do pracy. W dwoch pomieszczeniach znajduje si~ higrometr i termometr. Materiafy archiwalne ( kat A) s~ wydzielone na osobnych regafach, tak jak akta osobowo - pfacowe. 18. Wykonanie zalecen pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum panstwowe... wykonane w cafosci.. III. Zalecenia wynikaj~ce z ustalen biei:~cej kontroli zostan~ przekazane odr~bnym pismem.

5 ST,l\ROST Pi~~ Arc:ftllrum P.I\1twowt Gdll\Uu Oddzlet,V j)ovvl'y1,1t, 2e:iObvvos (,,:. DomUdIr z.oowdl Zat czniki: Protok6t sporzqdzono Egz. Nr 1 Egz. Nr 2 w 2 egz. * niepotrzebne skreslic - jednostka kontrolowana - AP w Gdansku wpisac znak " - ", jezeli brak danych