Rys. 1. Okno programu Excel. Wyświetla nazwę bieżącego dokumentu. Za pomocą tego paska możemy przesuwać okno aplikacji po całym ekranie.

Transkrypt

1 Kurs Excel Poziom I SPIS TREŚCI I. PODSTAWOWE INFORMACJE O PROGRAMIE 1. Postać dokumentu, wygląd ekranu 2. Poruszanie się po arkuszu, adresowanie komórek 3. Menu programu (pełne, podręczne), paski narzędzi (standardowy, formatowanie) 4. Postać wskaźnika myszy II. ARKUSZ PROGRAMU EXCEL 1. Wstawianie i używanie arkuszy 2. Formatowanie danych (czcionki, wyrównanie, format, kolory, ramki) 3. Formatowanie kolumn, wierszy, komórek III.OPERACJE WYKONYWANE NA ARKUSZU 1.Wpisywanie i kopiowanie danych 2. Przenoszenie i kopiowanie formuł oraz funkcji 3. Wypełnianie obszarów seriami danych 4. Przycisk Autosuma i proste funkcje 5. Operacje na danych w formatach daty i czasu IV.TWORZENIE I FORMATOWANIE PROSTYCH WYKRESÓW

2 I. PODSTAWOWE INFORMACJE O PROGRAMIE 1. Postać dokumentu, wygląd ekranu Microsoft Excel jest arkuszem kalkulacyjnym, pozwalającym na tworzenie skoroszytów, wykresów, list a nawet stron sieci Web. Interfejs Excela jest oparty o standardowe środowisko graficzne systemu Windows, a dodatkowo oferuje swoje własne elementy, takie jak nowe przyciski, polecenia i elementy sterujące. Rys. 1. Okno programu Excel. Opis elementów ekranu programu Excel 1. Pasek tytułowy Wyświetla nazwę bieżącego dokumentu. Za pomocą tego paska możemy przesuwać okno aplikacji po całym ekranie. 2. Pasek menu Pasek menu pojawia się zawsze na górze ekranu - udostępnia użytkownikowi poszczególne polecenia programu Excel. 3. Pasek formuły Wyświetla zawartość aktywnej komórki arkusza, jak również jej adres. 2

3 4. Standardowy pasek narzędzi Zawiera przyciski umożliwiające skorzystanie z podstawowych poleceń programu Excel. Podobny pasek znajduje się we wszystkich aplikacjach pakietu Office. 5. Pasek narzędzi formatowania Zawiera przyciski umożliwiające skorzystanie z poleceń formatujących. 6. Okno zadań Umożliwia użytkownikowi prosty i szybki dostęp do najczęściej wykonywanych operacji. 7. Wskaźnik aktywnej komórki Wskaźnik aktywnej komórki ma postać pogrubionego, obramowania komórki. Komórka aktywna jest to komórka, do której w danym momencie wprowadzasz dane. 8. Okno skoroszytu Okno skoroszytu jest to obszar, w którym podczas pracy z Excelem wykonujemy większość operacji. Jest ono podzielone na kolumny i wiersze, na przecięciu, których znajdują się poszczególne komórki. Tworząc arkusz wprowadzamy do komórek dane lub formuły. 9. Wskaźnik myszki Jeżeli wskaźnik myszy zostanie umieszczony w obszarze okna skoroszytu, to przyjmuje on postać pogrubionego znaku plus. Przy pomocy wskaźnika myszki można zaznaczać komórki, wprowadzać dane, wybierać polecenia z menu oraz korzystać z różnych przycisków. 10. Nagłówki kolumn Są to uszeregowane alfabetycznie etykiety kolumn arkusza. 11. Nagłówki wierszy Są to ponumerowane kolejno etykiety wierszy arkusza. 12. Zakładki arkusza Każdy skoroszyt utworzony w programie Excel składa się z jednego lub więcej arkuszy. Zakładki pozwalają na szybkie przełączanie się pomiędzy poszczególnymi arkuszami skoroszytu. Aby skorzystać z danej zakładki, ustawiamy na niej wskaźnik myszki a następnie klikamy lewym przyciskiem myszki. 13. Pasek stanu W pasku statusu wyświetlane są różnego rodzaju informacje dotyczące bieżącego arkusza. Uruchamianie programu Excel Uruchamianie Excela z paska zadań Wybranie z paska zadań polecenia Start Programy Microsoft Excel, powoduje otwarcie nowego pustego skoroszytu o nazwie Zeszyt1 oraz okna zadań (Rys. 2). 3

4 Rys. 2. Uruchomienie Excela z paska zadań. Uruchamianie Excela poprzez otwieranie istniejącego pliku 1. Wyszukujemy na dysku dokument, który chcemy uruchomić (Rys. 3). 2. Dwukrotnie klikamy na ikonie pliku, w oknie aplikacji pojawi się otwierany dokument. Zamykanie programu Excel Rys. 3. Otwarcie istniejącego dokumentu. Po napisaniu dokumentu wybieramy z menu głównego polecenie Plik Zakończ, co powoduje zamknięcie otwartych i zapisanych dokumentów, a dokumenty nie zachowane, można będzie zapisać na dysku, po ukazaniu się na ekranie okna dialogowego (Rys. 4). Rys. 4 Zamykanie programu. 4

5 Tworzenie nowych dokumentów Dokumenty tworzone i zapisywane przy użyciu programu Excel nazywane są skoroszytami. Excel udostępnia dwie metody tworzenia skoroszytów: Pusty plik skoroszytu jest to pusty plik utworzony w oparciu o domyślne ustawienia Excela. Użytkownik musi ręcznie wpisać wartości, formuły oraz sformatować poszczególne komórki arkusza. Plik skoroszytu utworzony na podstawie szablonu dokumentu jest to plik, który może zawierać szereg danych, formuł, sposobów formatowania, pasków narzędzi zdefiniowanych przez użytkownika oraz makropoleceń; zapisanych i pobieranych z danego szablonu. Tworzenie pustego skoroszytu 1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne, to należy wybrać z menu głównego polecenie Plik Nowy, bądź nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+N. 2. W sekcji Nowy okienka zadań odszukać i nacisnąć łącze Pusty skoroszyt (Rys. 5) lub nacisnąć przycisk Nowy znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Tworzenie skoroszytu w oparciu o szablon Rys. 5. Sekcja Nowy skoroszyt okienka zadań. 1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne na ekranie, wybieramy z menu głównego polecenie Plik Nowy. 2. W sekcji Nowy z szablonu okienka zadań (Rys. 5) wybieramy łącze Szablony ogólne. 3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Szablony. Jeżeli to konieczne, to przechodzimy na zakładkę Arkusze kalkulacyjne - znajdziemy tam dodatkowe szablony arkuszy. 4. Wybieramy żądany szablon (Rys. 6). W obszarze podglądu może się pojawić miniaturowy widok wybranego szablonu. 5. Naciskamy przycisk OK. 5

6 Na ekranie pojawi się skoroszyt utworzony w oparciu o wybrany szablon. Aby wprowadzić nowe wartości postępujemy zgodnie z informacjami umieszczonymi na szablonie. Rys. 6. Zakładka Arkusze kalkulacyjne okna dialogowego Szablony. 2. Poruszanie się po arkuszu, adresowanie komórek Uaktywnianie i zaznaczanie komórek Informacje skoroszytu są wprowadzane do komórek. Komórka jest to obszar znajdujący się na przecięciu danego wiersza i kolumny. Każda komórka posiada swój unikalny adres (odwołanie do komórki). Adres komórki składa się z litery (liter) odpowiadających danej kolumnie oraz numeru wiersza. Przykładowo, komórka o adresie B6 znajduje się na przecięciu kolumny B oraz wiersza numer 6. Adres zaznaczonej komórki pojawia się w Polu nazwy znajdującym się po lewej stronie paska formuły (Rys. 7). Rys.7. Adres aktywnej komórki pojawia się w Polu nazwy paska formuł. Aby wprowadzić dane do komórki należy ją najpierw uaktywnić. Komórka aktywna jest wyróżniona czarnym lub kolorowym obramowaniem nazywanym wskaźnikiem aktywnej komórki. Kiedy komórka jest aktywna można wprowadzać do niej dane. W razie potrzeby można zaznaczyć wiele komórek lub zakres komórek. Dzięki temu można wykonać daną operację na wielu komórkach jednocześnie. Zakres komórek (Rys. 8) jest prostokątnym obszarem zaznaczonych komórek zdefiniowanym przez dwie komórki: lewą górną i prawą dolną komórkę obszaru. 6

7 Rys. 8. Zaznaczony zakres A3:B8. Klawisze służące do przemieszczania wskaźnika aktywnej komórki: Klawisz Tab Shift+Tab Home Page Up Page Down Ctrl+Home Ctrl+End W górę o jedną komórkę W dół o jedną komórkę W prawo o jedną komórkę W lewo o jedną komórkę W prawo o jedną komórkę W lewo o jedną komórkę Działanie klawiszy Do pierwszej komórki w bieżącym wierszu W górę o jeden ekran W dół o jeden ekran Do komórki A1 Do komórki znajdującej się na przecięciu ostatniej kolumny i ostatniego wiersza zawierającego dane Uaktywnienie komórki Klikamy kursorem myszki na komórce, która ma być aktywna lub korzystając z klawiszy przesuwamy wskaźnik aktywnej komórki w żądane miejsce. Zaznaczanie zakresu komórek przy pomocy myszki 1. Ustawiamy wskaźnik myszki w pierwszej komórce, którą chcemy zaznaczyć. 2. Wciskamy i przytrzymujemy lewy przycisk myszki a następnie przeciągamy myszkę tak, by zaznaczyć żądany obszar komórek lub 1. Ustawiamy wskaźnik myszki w pierwszej komórce, którą chcemy zaznaczyć. 2. Naciskamy i przytrzymujemy klawisz Shift, a następnie klikamy w ostatniej komórce wybranego zakresu - wszystkie komórki pomiędzy nimi zostaną zaznaczone. Przechodzenie do wybranej komórki bądź zakresu komórek 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Przechodzimy do, naciskamy kombinację klawiszy CTRL+G lub klawisz F5, a na ekranie pojawi się okno dialogowe Przejdź do (Rys. 9). 7

8 Rys. 9. Okno dialogowe Przejdź do. 2. W polu Odwołanie wpisujemy adres komórki, do której chcemy przenieść wskaźnik aktywnej komórki lub zakres komórek, który chcemy zaznaczyć. Naciskamy przycisk OK. Jeżeli podaliśmy adres pojedynczej komórki, to zostanie ona uaktywniona; jeżeli wpisaliśmy zakres komórek, to zostanie on zaznaczony. Zaznaczanie całej kolumny 1. Ustawiamy wskaźnik myszki na nagłówku kolumny, którą chcemy zaznaczyć. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną, skierowaną w dół strzałkę. 2. Klikamy lewym przyciskiem myszki - zostanie zaznaczona cała kolumna. Zaznaczanie całego wiersza 1. Ustawiamy wskaźnik myszki na nagłówku wiersza, który chcemy zaznaczyć. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną, skierowaną w prawo strzałkę. 2. Klikamy lewym przyciskiem myszki - zostanie zaznaczony cały wiersz. Zaznaczanie kilku kolumn lub wierszy 1. Ustawiamy wskaźnik myszki na nagłówku pierwszej kolumny lub wiersza. 2. Wciskamy lewy przycisk i przeciągamy myszkę wzdłuż kolejnych nagłówków dopóty, dopóki nie zostaną zaznaczone wszystkie żądane wiersze/kolumny. Zaznaczanie całego arkusza 1. Ustawiamy wskaźnik myszki na przycisku Zaznaczamy wszystko, znajdującym się w prawym górnym rogu okna skoroszytu. Wskaźnik myszki zmieni kształt na pogrubiony znak plus. 2. Klikamy lewym przyciskiem myszki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL+A. Cały arkusz zostanie zaznaczony. Jednoczesne zaznaczanie wielu zakresów 1. Zaznaczamy wybraną komórkę (zakres komórek) przy pomocy dowolnie wybranej metody. 8

9 2. Wciskamy i przytrzymujemy klawisz CTRL a następnie zaznaczamy kolejny zakres komórek. 3. Powtarzamy krok 2 dotąd, aż zaznaczymy wszystkie żądane zakresy. Usuwanie zaznaczenia Klikamy w dowolnym miejscu skoroszytu lub naciskamy dowolny klawisz służący do przemieszczania wskaźnika aktywnej komórki Wprowadzanie wartości i formuł Aby wprowadzić wartość lub formułę do wybranej komórki musimy ją najpierw uaktywnić. Wpisywana informacja będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i na pasku formuły. Po zakończeniu naciskamy klawisz Enter bądź naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły. Podczas wprowadzania informacji do komórki pasek formuły jest aktywny. Pole nazw paska formuł zamienia się wtedy w Listę funkcji oraz na pasku formuł pojawiają się dwa dodatkowe przyciski. Wartości Wartością może być dowolny tekst, liczba, data lub czas - czyli niemal wszystko, co jest wprowadzane do komórki. Wartości są stałe - nie zmieniają się tak długo, jak długo użytkownik ich nie zmodyfikuje. Wprowadzanie wartości do komórki 1. Uaktywniamy komórkę, do której chcemy wprowadzić nową wartość. 2. Wpisujemy żądaną wartość - w trakcie wpisywania informacja będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i w aktywnym pasku formuł. 3. Aby zakończyć wprowadzanie wartości naciskamy klawisz Enter bądź naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuł. Podstawy tworzenia formuł Excel dokonuje obliczeń w oparciu o formuły wprowadzane do komórek. Po zakończeniu wprowadzania formuły Excel wyświetla rezultaty jej działania, a nie samą formułę. Tworząc formuły należy pamiętać o kilku sprawach: Jeżeli formuła wykorzystuje odwołania do innych komórek i ich zawartość się zmieni, to zmieni się również wynik obliczenia danej formuły. Wszystkie formuły rozpoczynają się od znaku równości = dzięki temu Excel rozpoznaje, że w danej komórce jest wpisana formuła a nie wartość. Formuły mogą zawierać dowolną kombinację wartości, odwołań, operatorów oraz funkcji. W formułach małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że zapis formuły =A1+B10 jest tożsamy z zapisem =a1+b10. Podczas dokonywania obliczeń Excel wykorzystuje następującą kolejność wykonywania operacji: 9

10 1. Negacja 2. Wyrażenia w nawiasach 3. Procentowanie 4. Potęgowanie 5. Mnożenie lub dzielenie 6. Dodawanie lub odejmowanie Podstawowe operatory matematyczne używane przez Excel: Operator Opis Przykład zastosowania + Dodawanie =A1+B10 - Odejmowanie =A1-B10 - Negacja =-A1 * Mnożenie =A1*B10 / Dzielenie =A1/B10 ^ Potęgowanie =A1^3 % Procentowanie =20% W przypadku popełnienia błędu Excel natychmiast Cię o tym poinformuje i dostarczy informacji ułatwiających lokalizację błędu: W wielu przypadkach Excel może zaproponować automatyczną korektę błędu: Wpisywanie formuł z klawiatury 1. Uaktywniamy komórkę, do której chcemy wpisać formułę. 2. Wpisujemy żądaną formułę - w trakcie wpisywania formuła będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i na pasku formuł. 3. Aby zatwierdzić formułę naciskamy klawisz Enter lub naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuł. Wprowadzanie formuł za pomocą myszki 1. Uaktywniamy komórkę, do której chcemy wprowadzić formułę. 10

11 2. Wpisujemy znak równości = rozpoczynający wprowadzanie formuły. 3. Aby wprowadzić odwołanie do danej komórki klika-my na niej lewym przyciskiem myszki lub wpisujemy je z klawiatury. 4. Powtarzamy krok 3 dopóty, dopóki nie zostanie wpisana cała formuła. 5. Aby zatwierdzić formułę naciskamy klawisz Enter lub naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuł. 3. Menu programu (pełne, menu podręczne), paski narzędzi (standardowy, formatowanie), 1. Menu Wszystkie polecenia Excela są dostępne poprzez odpowiednie menu. Excel posiada trzy rodzaje menu: Menu personalizowane (Rys. 10) - pojawiają się tylko w menu głównym. Menu personalizowane pokazują tylko najczęściej używane polecenia. Rys. 10. Personalizowana wersja menu Edycja. Pełne menu (Rys. 11) - pojawia się w menu głównym po dwukrotnym kliknięciu jego nazwy, po otworzeniu menu personalizowanego i odczekaniu krótkiej chwili lub też po kliknięciu na małą podwójną strzałkę zlokalizowaną na dole każdego menu personalizowanego. Rys. 11. Pełna wersja menu Edycja. 11

12 Podmenu (Rys. 12) pojawia się po kliknięciu na rozwijalną opcję menu (na końcu linii w menu znajduje się wtedy znak ). Rys. 12. Podmenu Wypełnij menu Edycja. Menu podręczne (Rys. 13) - pojawia się w pobliżu wskaźnika myszki w sytuacji, kiedy klikniemy prawym przyciskiem myszki na wybranym elemencie. Rys. 13. Przykład menu podręcznego dla wybranej komórki. Poniżej przedstawiono kilka zasad, o których powinieneś pamiętać pracując z systemem menu: Polecenia menu wyróżnione kolorem szarym nie są aktywne i w związku z tym nie mogą być wybierane. Jeżeli w menu po nazwie polecenia występuje wielokropek ( ) to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone okno dialogowe. Jeżeli w menu po nazwie polecenia znajduje się mały, czarny, trójkątny symbol ( ), to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone podmenu zawierające dodatkowe polecenia. Jeżeli w menu po nazwie polecenia umieszczono nazwę kombinacji klawiszy to oznacza to, że takie polecenie może być wybrane za pomocą skrótu klawiszowego. Jeżeli w menu przed nazwą polecenia znajduje się znaczek to oznacza to, że dana opcja jest włączona. Aby włączyć/wyłączyć daną opcję, wybieramy ją z menu. 12

13 2. Paski narzędzi Excel udostępnia wiele różnych pasków narzędzi przeznaczonych do realizacji różnorodnych zadań. Każdy z nich posiada odpowiedni zestaw przycisków bądź poleceń menu umożliwiających wykonywanie określonych operacji. Domyślnie, po uruchomieniu Excel wyświetla dwa paski narzędzi. Pasek Standardowy (Rys. 14) - udostępnia najczęściej wykonywane polecenia. Rys. 14. Pasek narzędzi Standardowy - z wyświetlonymi wszystkimi przyciskami. Pasek Formatowanie (Rys. 15) - udostępnia polecenia formatujące wybrane elementy arkusza. Rys. 15. Pasek narzędzi Formatowanie - z wyświetlonymi wszystkimi przyciskami. Wyświetlanie lub ukrywanie pasków narzędzi W menu Widok klikamy opcję Paski narzędzi a następnie z listy wybieramy nazwę paska, który powinien zostać wyświetlony/ukryty. Jeżeli obok nazwy paska znajduje się symbol to oznacza to, że pasek jest aktualnie wyświetlany i zostanie ukryty lub, jeżeli takiego znaku nie ma, to dany pasek jest ukryty i zostanie wyświetlony. 4. Postać wskaźnika myszy Wygląd wskaźnika myszki zależy od jego położenia w oknie Excela oraz elementu, na który wskazuje. Poniżej przedstawiono kilka przykładów: W oknie dokumentu wskaźnik myszki zazwyczaj przybiera postać pogrubionego znaku plus. Jeżeli wskaźnik myszki zostanie ustawiony nad dowolną opcją menu programu to przyjmuje on postać strzałki skierowanej w lewo. 13

14 Na pasku formuły albo, kiedy umieścimy wskaźnik myszki nad aktualnie edytowaną komórką to przyjmie on postać litery I. Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu. Jeżeli umieścimy wskaźnik na linii pionowej między etykietami kolumn, przyjmuje on postać dwóch poziomych strzałek skierowanych w dwóch przeciwnych kierunkach. Jeżeli umieścimy wskaźnik na linii poziomej między numerami wierszy, przyjmuje on postać dwóch pionowych strzałek skierowanych w dwóch przeciwnych kierunkach. Jeżeli umieścimy wskaźnik w prawym dolnym rogu zaznaczonego obszaru to przyjmuje on postać czarnego krzyżyka. Jeżeli umieścimy wskaźnik w prawym dolnym rogu zaznaczonego obszaru i wciśniemy klawisz CTRL, to przyjmuje on postać dużego czarnego krzyżyka i drugiego małego czarnego krzyżyka. Jeżeli wciśniemy przycisk malarza formatów i chcemy nadać wybrany format jakiemuś obszarowi, to w czasie nadawania go wskaźnik przyjmuje następującą postać. Jeżeli umieścimy wskaźnik w polu nagłówka kolumny, wskaźnik przyjmuje postać czarnej strzałki skierowanej w dół. Jeżeli umieścimy wskaźnik w polu nagłówka wiersza, wskaźnik przyjmuje postać czarnej strzałki skierowanej w prawo II. ARKUSZ PROGRAMU EXCEL 1. Wstawienie i używanie arkuszy Pliki programu Excel Dokumenty programu Microsoft Excel nazywane są skoroszytami. Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy. Skoroszyty pojawiają się w oknie dokumentu programu Excel. Skoroszyty mogą być zapisywane na dysku, a następnie ponownie otwierane, edytowane i drukowane. Arkusze skoroszytu Skoroszyty programu Excel mogą zawierać do 255 indywidualnych arkuszy, które tworzą swego rodzaju kolejne strony skoroszytu. Domyślnie każdy skoroszyt składa się z trzech arkuszy o nazwach odpowiednio Arkusz1, Arkusz2 oraz Arkusz3 (Rys. 16). 14

15 Rys. 16. Przykładowy arkusz danych. Przeglądanie arkuszy Odszukujemy zakładkę z nazwą żądanego arkusza (znajdują się na dole okna skoroszytu) a następnie klikamy na niej lewym przyciskiem myszki, jeżeli żądana zakładka nie jest widoczna na ekranie powinieneś skorzystać z przycisków przewijania lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL-Page Up bądź CTRL-Page Down, aby przełączać się pomiędzy kolejnymi arkuszami skoroszytu. Zaznaczanie kilku arkuszy jednocześnie 1. Kliknij na zakładce pierwszego arkusza, który chcemy zaznaczyć. 2. Naciskamy i przytrzymaj klawisz CTRL a następnie klikaj kolejno na zakładkach pozostałych arkuszy, które chcemy zaznaczyć. Zakładki zaznaczonych arkuszy zmieniają kolor na biały. Wstawianie nowych arkusz danych 1. Klikamy na zakładce arkusza, przed którym chcemy wstawić nowy arkusz. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wstaw Arkusz. Nowy arkusz danych jest wstawiany zawsze przed arkuszem zaznaczonym Usuwanie arkusza. 1. Klikamy na zakładce arkusza, który chcemy usunąć. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Usuń arkusz. 3. Na ekranie pojawi się okno z ostrzeżeniem. Jeżeli jesteśmy pewni, że chcemy usunąć arkusz, naciskamy przycisk Usuń. Zmiana nazwy zakładki wybranego arkusza 1. Klikamy na zakładce, której nazwę chcemy zmienić. 15

16 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Arkusz Zmień nazwę lub dwukrotnie klikamy na wybranej zakładce. 3. Nazwa zakładki zostanie podświetlona wpisujemy nową nazwę zakładki i wciskamy klawisz Enter. Ukrycie arkusza 1. Zaznaczamy arkusz(e), które chcemy ukryć. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Arkusz Ukryj. 3. Arkusz oraz reprezentująca go zakładka znikną z ekranu, tak jakby arkusz został usunięty jednak arkusz nadal istnieje w skoroszycie. Odkrycie (wyświetlenie) arkusza 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Arkusz Odkryj. 2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Odkryj- zaznacz nazwę arkusza, który chcemy odkryć (Rys. 17). Rys. 17. okno dialogowe Odkryj. 3. Naciskamy przycisk OK. Przeniesienie lub skopiowanie arkusza 1. Zaznaczamy zakładkę arkusza, który chcemy przenieść bądź skopiować. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Przenieś lub kopiuj arkusz na ekranie pojawi się okno dialogowe Przenieś lub kopiuj arkusz (Rys. 18). Rys. 18. Okno Przenieś lub kopiuj arkusz. 3. Z listy Do skoroszytu wybieramy arkusz docelowy. 16

17 4. Z listy Przed arkuszem wybieramy arkusze, przed którymi zostanie umieszczony przenoszony (kopiowany) arkusz. 5. Jeżeli zamiast przenoszenia chcemy utworzyć duplikat arkusza, powinieneś zaznaczyć opcję Utwórz kopię. 6. Naciskamy przycisk OK. 2. Formatowanie danych (czcionki, wyrównanie, format, kolory, ramki) Podstawy formatowania Excel oferuje cały szereg opcji formatowania, które można zastosować w swoich skoroszytach. Uwaga! Przed zmianą formatu komórek zawsze należy zaznaczyć obszar, którego dotyczą zmiany. 1. Formatowanie czcionek - pozwala na zmianę wyglądu czcionek, za pomocą, których są prezentowane teksty i liczby. W każdej chwili możemy zmienić sposób formatowania czcionek w dowolnym obszarze arkusza. Zmiany formatowania czcionek możemy dokonać za pomocą paska narzędzi formatowania, skrótów klawiszowych oraz okna dialogowego Formatuj komórki Zmiana sposobu formatowania czcionki za pomocą paska narzędzi formatowania lub klawiszy skrótu 1. Zaznaczamy komórki lub znaki, w których chcemy zmienić sposób formatowania czcionki. 2. Aby zmienić krój czcionki wybieramy odpowiedni krój z listy rozwijanej Czcionka. 3. Aby zmienić rozmiar czcionki wybieramy odpowiednią opcję z listy rozwijanej Rozmiar czcionki. 4. Aby zmienić styl czcionki naciskamy dowolną kombinację przycisków stylów czcionki lub naciskamy odpowiadające im kombinacje klawiszy: Przycisk Pogrubienie lub kombinacja klawiszy CTRL-B powoduje pogrubienie zaznaczonego tekstu Przycisk Kursywa zaznaczonego tekstu. lub kombinacja klawiszy CTRL-I powoduje pochylenie Przycisk Podkreślenie lub kombinacja klawiszy CTRL-U powoduje podkreślenie zaznaczonego tekstu. 17

18 5. Aby zmienić kolor zaznaczonych znaków, wybieramy odpowiednią opcję z menu podręcznego Kolor czcionki 1.2. Zmiana sposobu formatowania czcionki za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Zaznaczamy komórki lub znaki, dla których chcemy zmienić sposób formatowania czcionki. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki przechodzimy na zakładkę Czcionka (Rys. 19). 4. Wybieramy odpowiednie opcje: Wybieramy krój czcionki z listy Czcionka lub wpisujemy nazwę wybranej czcionki w polu tekstowym powyżej listy czcionek. Wybieramy styl czcionki z listy Styl czcionki lub wpisujemy nazwę wybranego stylu w polu tekstowym powyżej listy stylów. Wybieramy rozmiar czcionki z listy Rozmiar lub wpisujemy wybrany rozmiar czcionki w polu tekstowym powyżej listy rozmiarów czcionek. Wybieramy sposób podkreślenia z listy rozwijanej Podkreślenie. Wybieramy kolor czcionki z listy rozwijanej Kolor. Zaznaczamy wybrane opcje z grupy Efekty. 5. Kiedy tekst w polu Podgląd będzie odpowiadał Twoim potrzebom, naciskamy przycisk OK. Rys. 19. Zakładka Czcionka okna dialogowego Formatuj komórki. 18

19 2. Wyrównywanie pozwala na zmianę sposobu wyrównywania danych wyświetlanych w poszczególnych komórkach. Excel oferuje szereg opcji umożliwiających zmianę sposobu wyrównywania danych zapisanych w komórkach (Rys. 20): Opcje wyrównywania tekstu pozwalają na zmianę położenia tekstu w obrębie komórki. Opcje orientacji pozwalają na modyfikację kąta, o jaki obrócony będzie tekst wyświetlany w komórkach. Opcje kontroli wyświetlania pozwalają na modyfikację sposobu wyświetlania tekstu w komórce. Opcje kierunku tekstu pozwalają na zmianę kierunku wyświetlania tekstu (opcje te są szczególnie użytecznie w przypadku używania języków, w których słowa zapisywane są od prawej do lewej). Sposób wyrównywania dla zaznaczonych komórek może być modyfikowany za pomocą paska narzędzi formatowania, bądź opcji zlokalizowanych na zakładce Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki. Rys. 20. Przykłady komórek sformatowanych przy użyciu różnych opcji wyrównywania Zmiana sposobu wyrównywania komórki za pomocą paska narzędzi formatowania W celu nadania wybranym komórkom jedenego z predefiniowanych sposobów wyrównywania udostępnionych na pasku narzędzi formatowania wystarczy kliknąć na ikonie reprezentującej dany format: Przycisk Wyrównaj do lewej powoduje wyrównanie zawartości komórki do lewego marginesu. Przycisk Wyśrodkuj Przycisk Wyrównaj do prawej prawego marginesu. ustawia zawartość dokładnie po środku komórki. powoduje wyrównanie zawartości komórki do 2.2. Zmiana sposobu formatowania komórki za pomocą opcji okna dialogowego Formatuj komórki 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki (Rys. 21) lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL-1. 19

20 2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Wyrównanie. 3. Wybieramy odpowiednie opcje z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo. Opcja wyrównania Ogólne Lewa (Wcięcie) Środek Prawa (Wcięcie) Wypełnienie Wyjustuj Wyrównaj do środka Rozłożone (Wcięcie) Wynik działania opcji Nadanie komórce formatu ogólnego Wyrównanie zawartości komórki do lewego marginesu, jak również umożliwienie dokonywania wcięć tekstu Ustawienie zawartości po środku komórki Wyrównanie zawartości komórki do prawego marginesu, jak również umożliwienie dokonywania wcięć tekstu Powielenie zawartości danej komórki aż do jej całkowitego wypełnienia Takie formatowanie komórki, by wpisana zawartość z wyjątkiem ostatniego wiersza została wyrównana do obydwu marginesów Wycentrowanie zawartości aktywnej komórki w całym obszarze zaznaczonych komórek Rozmieszczenie tekstu poziomo w komórce 4. Wybieramy odpowiednie opcje z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Pionowo: Opcja wyrównania Górne Środek Dolne Wyjustuj Rozłożone Wynik działania opcji Wyrównanie zawartości do górnej krawędzi komórki Wyrównanie zawartości na środku komórki pomiędzy jej górną i dolną krawędzią. Wyrównanie zawartości do dolnej krawędzi komórki Wyrównanie zawartości do środka komórki Wyrównanie zawartości komórki w pionie symetrycznie w całej komórce. 5. Naciskamy przycisk OK. 20

21 Rys. 21. Zakładka Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki Definiowanie wcięcia zawartości komórki za pomocą paska narzędzi formatowania Aby nadać wybranym komórkom żądane wcięcie wystarczy kliknąć na przycisku reprezentującym dany rodzaj wcięcia: Przycisk Zmniejsz wcięcie - zmniejsza wielkość wcięcia zawartości komórki. Przycisk Zwiększ wcięcie - zwiększa wielkość wcięcia zawartości komórki Definiowanie wcięcia zawartości komórki za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Wyrównanie (Rys. 21). 3. Z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo wybieramy opcję Lewa (Wcięcie) 4. W polu Wcięcie wpisz żądaną wielkość wcięcia. 5. Naciskamy przycisk OK Ustawianie opcji sterowania tekstem za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki (zawijanie tekstu, dopasowanie tekstu, scalanie komórek) 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Wyrównanie (Rys. 21). 3. Ustawiamy żądane opcje z grupy Sterowanie tekstem. 21

22 4. Naciskamy przycisk OK Scalanie i wyśrodkowanie komórki za pomocą paska narzędzi formatowania 1. Zaznaczamy komórkę(ki), której zawartość chcemy wyśrodkować, łącznie z sąsiednimi scalanymi komórkami. 2. Naciskamy przycisk Scal i wyśrodkuj znajdujący się na pasku narzędzi formatowania. Zawartość zaznaczonej komórki zostanie przesunięta i umieszczona pośrodku zaznaczonego obszaru Scalanie i wyśrodkowanie komórki za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Zaznaczamy komórkę(ki), której zawartość chcemy wyśrodkować, łącznie z sąsiednimi komórkami. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Wyrównanie. Z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo wybieramy opcję Środek. 4. Zaznaczamy opcję Scalaj komórki. 5. Naciskamy przycisk OK Zmiana orientacji komórki za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki (Rys. 21) lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Wyrównanie. 3. Ustaw odpowiednie opcje w obszarze Orientacja, używając jednej z poniższych metod: Aby zawartość komórki była wyświetlana w pionie powinieneś nacisnąć przycisk Orientacja pionowa. Aby zawartość komórki była obrócona o określony kąt przeciągnij ramię oznaczone czerwonym rombem tak, by ustawić żądany kąt obrotu tekstu. Aby zawartość komórki była obrócona o określony kąt wpisz wartość wybranego kąta w polu Stopnie. 4. Naciskamy przycisk OK. 3. Formatowanie liczb pozwala na modyfikację sposobu wyświetlania liczb, dat i czasu. Domyślnie Excel nadaje wszystkim komórkom arkusza format Ogólny, który powoduje wyświetlanie liczb w komórkach w taki sposób, w jaki zostały wprowadzone. Excel oferuje cały szereg predefiniowanych rodzajów formatowania liczb, przeznaczonych do różnych zastosowań: 22

23 Format Liczbowy Walutowy Księgowy Data Czasu Procentowy Ułamkowy Naukowy Tekstowy Specjalny Służy do wyświetlania liczb Zastosowanie Służy do wyświetlania wartości pieniężnych Powoduje, że przecinek dziesiętny i symbole waluty są wyświetlane za liczbą Służy do wyświetlania danych w formacie dat Służy do wyświetlania danych w formacie czasu Służy do wyświetlania wartości procentowych liczb Służy do wyświetlania wartości dziesiętnych jako ułamków Służy do wyświetlania liczb w formacie naukowym Służy do wyświetlania zawartości komórek w postaci tekstu, niezależnie od tego, jaki rodzaj danych zawierają Udostępnia kilka specjalnych opcji formatowania Niestandardowy Pozwala na utworzenie swojego własnego sposobu formatowania Sposób formatowania komórek możemy zmienić za pomocą opcji dostępnych na pasku narzędzi formatowania bądź za pomocą opcji zlokalizowanych za zakładce Liczby okna dialogowego Formatuj komórki Formatowanie liczb w zaznaczonym obszarze przy użyciu paska narzędzi formatowania W celu nadania wybranym komórkom jednego z predefiniowanych formatów liczbowych udostępnionych na pasku narzędzi formatowania (Rys. 22) należy kliknąć na ikonie reprezentującej dany format: Przycisk Waluta - powoduje wyświetlenie liczby w zapisie walutowym; w zależności od ustawień, przed lub po liczbie dodawany jest symbol waluty; liczba jest wyświetlana z dwoma miejscami dziesiętnymi. Przycisk Zapis procentowy - przedstawia liczbę w zapisie procentowym; obok liczby wyświetlany jest znak procentu; liczba jest wyświetlana z dwoma miejscami dziesiętnymi. Przycisk Zapis dziesiętny - powoduje wyświetlenie liczby w zapisie dziesiętnym, z dwoma miejscami po przecinku Zmiana liczby miejsc dziesiętnych Rys. 22. Pasek narzędzi formatowania. W celu zmiany liczby miejsc dziesiętnych (po przecinku), po podświetleniu wybranego obszaru, naciskamy jeden z przycisków Zwiększ dziesiętne lub Zmniejsz dziesiętne znajdujących się na pasku narzędzi formatowania. 23

24 Przycisk Zwiększ dziesiętne dziesiętnych. Przycisk Zmniejsz dziesiętne miejsc dziesiętnych. - powoduje zwiększanie liczby wyświetlanych miejsc - powoduje zmniejszenie liczby wyświetlanych 3.2. Formatowanie obszaru przy pomocy okna dialogowego Formatuj komórki 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Liczby (Rys. 23). Rys. 23. Okno dialogowe Formatuj komórki. 3. Z listy Kategoria wybieramy żądany sposób formatowania. 4. Jeżeli to konieczne, ustaw dodatkowe opcje formatowania. Dostępne opcje różnią się w zależności od wybranej kategorii. W polu Przykład wyświetlany jest wygląd aktywnej komórki po wybraniu danego sposobu formatowania. 5. Naciskamy przycisk OK. 4. Obramowania pozwalają na tworzenie ramek dookoła poszczególnych komórek. Do zmiany obramowania komórek możemy wykorzystać pasek narzędzi formatowania bądź odpowiednie opcje okna dialogowego Formatuj komórki Dodanie obramowania za pomocą paska narzędzi formatowania 1. Zaznaczamy komórkę(ki), do których chcemy dodać obramowanie. 2. Z menu podręcznego przycisku Obramowanie wybieramy odpowiednią opcję Dodanie obramowania za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Zaznaczamy komórkę(ki), do których chcemy dodać obramowanie. 24

25 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Obramowanie (Rys. 24). Rys. 24 Zakładka Obramowanie okna dialogowego Formatuj komórki. 4. W grupie opcji Linia wybieramy odpowiedni styl linii obramowania. 5. Jeżeli to konieczne, z listy rozwijanej Kolor wybieramy odpowiedni kolor linii obramowania. 6. Ustaw rodzaj obramowania korzystając z jednej z poniższych metod: Aby wybrać jeden z predefiniowanych rodzajów obramowania naciskamy wybrany przycisk z grupy Ustawienia wstępne (naciśnięcie przycisku Brak spowoduje usunięcie obramowania). Aby dodać obramowanie wybranej krawędzi naciskamy odpowiadający jej przycisk z grupy Obramowanie. 7. Powtarzamy kroki 4, 5 i 6 aż do uzyskania żądanego wyglądu obramowania. 8. Naciskamy przycisk OK. 5. Cieniowanie komórek pozwala na wypełnianie tła komórek kolorami, cieniowanie komórek oraz dodawanie różnego rodzaju kreskowania. Mechanizm cieniowania komórek pozwala na wypełnianie tła komórek wybranym kolorem i/lub deseniem. Operacji takiej możemy dokonać za pomocą paska narzędzi formatowania bądź opcji okna dialogowego Formatuj komórki Dodanie cieniowania komórek za pomocą paska narzędzi formatowania 1. Zaznaczamy komórkę(ki), do których chcemy dodać cieniowanie. 2. Wybieramy odpowiedni kolor z menu podręcznego przycisku Kolor wypełnienia. 25

26 5.2. Dodanie cieniowania za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki 1. Zaznaczamy komórkę(ki), do których chcemy dodać cieniowanie. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Komórki lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przechodzimy na zakładkę Desenie (Rys. 25). 4. Wybieramy odpowiedni kolor z palety kolorów w obszarze Cieniowanie komórki: Kolor - opcja ta ustawia kolor tła komórki. 5. Z listy rozwijanej Deseń wybieramy deseń, który zostanie tłem komórki. 6. Jeśli rezultat widoczny w polu Przykład jest zadowalający, naciskamy przycisk OK. Rys. 25. Zakładka Desenie okna dialogowego Formatuj komórki. 6. Malarz formatów pozwala na kopiowanie formatu komórki do innych komórek. Korzystanie z malarza formatów 1. Zaznaczamy komórkę, której sposób formatowania chcemy przenieść do innej komórki. 2. Naciskamy przycisk Malarz formatów znajdujący się na pasku narzędzi formatowania. Wskaźnik myszki zmieni kształt na coś w rodzaju pędzla a dookoła zaznaczonej komórki pojawi się animowane obramowanie. 26

27 3. Korzystając z myszki zaznaczamy komórki, do których chcemy skopiować sposób formatowania komórki źródłowej. Po zwolnieniu przycisku myszki wybrane komórki zostaną sformatowane na wzór komórki źródłowej. 7. Usuwanie formatowania 1. Zaznaczamy komórki, z których chcemy usunąć formatowanie. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wyczyść Formaty. Formatowanie zostaje usunięte, ale zawartość komórek pozostaje nienaruszona. 3. Formatowanie kolumn, wierszy, komórek Formatowanie kolumn i wierszy - pozwala na zmianę szerokości kolumn oraz wysokości wierszy, co umożliwia dopasowanie rozmiarów komórek do rozmiarów zapisanych w nich informacji. Istnieje wiele sposobów formatowania komórek: możemy skorzystać z przycisków paska narzędzi formatowania, klawiszy skrótów, poleceń menu lub też mechanizmów formatowania warunkowego lub autoformatowania. Dobieranie szerokości kolumn i wysokości wierszy Jeżeli wprowadzone do komórki dane przekraczają jej rozmiar, to możemy tak powiększyć szerokość kolumny, by odpowiednio dopasować rozmiar komórki. Oczywiście w razie potrzeby można zmniejszać szerokość kolumn - mamy wtedy możliwość umieszczenia na ekranie/wydruku większej ilości danych. Wysokość wierszy jest dobierana automatycznie, ale można również ręcznie wprowadzić niezbędne modyfikacje. Excel oferuje dwa sposoby modyfikacji szerokości kolumn i wysokości wierszy: za pomocą myszki bądź przy użyciu poleceń menu Format. Zmiana szerokości kolumny lub wysokość wiersza przy użyciu myszki 1. Ustawiamy wskaźnik myszki na linii dzielącej nagłówki kolumn lub wierszy, których szerokość/wysokość chcemy zmodyfikować. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną belkę z dwiema małymi strzałkami. 2. Wciskamy i przytrzymujemy wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągając go w następujący sposób: by zmniejszyć szerokość kolumny przeciągamy myszkę w lewo. by zwiększyć szerokość kolumny przeciągamy myszkę w prawo. by zmniejszyć wysokość wiersza przeciągamy myszkę w górę. by zwiększyć wysokość wiersza przeciągamy myszkę w dół. 3. Zwalniamy przycisk myszki - szerokość kolumny/wysokość wiersza zostanie zmodyfikowana. 27

28 Zmiana szerokości kolumny lub wysokości wiersza przy pomocy polecenia Format 1. Zaznaczamy kolumny/wiersze, których szerokość/wysokość chcemy zmodyfikować. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Kolumna Szerokość (lub Format Wiersz Wysokość). 3. W oknie dialogowym Szerokość kolumn lub Wysokość wierszy Ukrywanie kolumn lub wierszy wprowadzamy nowe wartości. Naciskamy przycisk OK. 1. Zaznaczamy kolumnę/kolumny lub wiersz/wiersze, które chcemy ukryć. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Kolumna Ukryj lub Format Wiersz Ukryj. Odkrywanie kolumn lub wierszy 1. Zaznaczamy sąsiednie kolumny/wiersze ukrytej kolumny/wiersza. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Kolumna Odkryj lub Format Wiersz Odkryj. Autodopasowanie Mechanizm Autodopasowania pozwala na automatyczne dobranie szerokości kolumny/wysokości wiersza do rozmiaru zapisanych w nich danych. Korzystanie z mechanizmu Autodopasowania 1. Zaznaczamy kolumny/wiersze, których szerokość/wysokość chcemy zmodyfikować. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Kolumna Autodopasowanie obszaru lub Format Wiersz Autodopasowanie lub dwukrotnie klikamy na prawej krawędzi nagłówka danej kolumny lub dolnej krawędzi nagłówka wiersza. Rozmiary kolumny/wiersza zostaną automatycznie dopasowane do zawartości. Autoformatowanie Mechanizm Autoformatowania umożliwia szybkie nadanie tworzonemu arkuszowi bardziej atrakcyjnego i przejrzystego wyglądu w podany poniżej sposób: 1. Zaznaczamy obszar arkusza, który chcemy sformatować. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Format Autoformatowanie. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autoformatowanie (Rys. 26). 3. Wybieramy z listy odpowiedni styl formatowania arkusza. 28

29 4. Naciskamy przycisk OK. Rys. 26. Okno dialogowe Autoformatowanie. III. OPERACJE WYKONYWANE NA ARKUSZU 1. Wpisywanie i kopiowanie danych Edytowanie zawartości komórki podczas wprowadzania danych i formuł 1. Jeżeli zmieniamy zawartość komórki, ustawiamy punkt wstawiania w odpowiednim miejscu komórki lub paska formuł. 2. Za pomocą klawisza Backspace kasujemy znaki znajdujące się po lewej stronie punktu wstawiania (kursora) lub klawiszem Delete kasujemy znaki ustawione za migającym wskaźnikiem kursora, następnie wpisujemy nową zawartość w miejscu wstawiania. Edytowanie istniejącej zawartości komórki 1. Dwukrotnie klikamy lewym przyciskiem myszki w wybranej komórce, co spowoduje włączenie trybu edycji zawartości komórki. 2. Jeżeli komórka zawiera wartość to postępujemy zgodnie z poleceniami podanymi powyżej, a jeżeli komórka zawiera formułę, to Excel przy użyciu kolorowych obramowań oznaczy komórki, do których odwołuje się dana formuła. Istnieją trzy sposoby modyfikacji odwołań do komórek: 1. Możemy zmodyfikować istniejące odwołania w sposób już opisany. 2. Ustawiamy mysz na obramowaniu wybranej komórki i przeciągamy ją w żądane miejsce - podczas przeciągania wskaźnik myszki wygląda jak strzałka. 3. Ustawiamy mysz na obramowaniu komórki, a następnie przeciągamy tak, by zmniejszyć bądź powiększyć zakres zaznaczonych komórek podczas przeciągania wskaźnik myszki wygląda jak dwustronna, czarna strzałka. 29

30 Usuwanie zawartości komórki 1. Zaznaczamy zakres komórek, których zawartość chcemy usunąć. 2. Z menu głównego lub podręcznego wybieramy polecenie Edycja Wyczyść Zawartość lub naciskamy klawisz Delete. Wstawianie i usuwanie komórek Przy pomocy poleceń menu Wstaw i Edycja możemy dodawać bądź usuwać z arkusza komórki, kolumny i wiersze. Wstawienie nowych komórek do arkusza powoduje przesunięcie istniejących komórek w dół lub w prawo tak, by zrobić miejsce dla nowych komórek. Usunięcie istniejących komórek powoduje przesunięcie pozostałych komórek w górę lub w lewo tak, by wypełnić powstałą lukę. Wstawianie kolumny lub wiersza 1. Zaznaczamy kolumnę lub wiersz. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wstaw Kolumny, Wstaw Wiersze lub Wstaw Komórki. Na arkuszu pojawi się nowa kolumna lub wiersz oraz przycisk opcji wstawiania. 3. W razie potrzeby korzystamy z podręcznego menu opcji wstawiania i wybieramy odpowiednie opcje formatowania wstawionej kolumny lub wiersza. Usuwanie wierszy lub kolumn 1. Zaznaczamy wybrany wiersz lub kolumnę. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Usuń. 3. Z menu podręcznego wybieramy polecenie Usuń. Wstawianie komórek 1. Zaznaczamy komórkę bądź kilka komórek. Z menu głównego lub podręcznego wybieramy polecenie Wstaw Komórki. 2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstaw (Rys. 27). Wybieramy odpowiednią opcję (Przesuń komórki w prawo lub Przesuń komórki w dół) by określić sposób, w jaki Excel przesunie pozostałe komórki arkusza. 3. Naciskamy przycisk OK. Rys. 27. Okno dialogowe Wstaw. 30

31 Usuwanie komórek 1. Zaznaczamy komórkę (komórki), które mają być usunięte z arkusza. 2. Z menu głównego lub podręcznego wybieramy polecenie Edycja Usuń. 3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Usuń (Rys. 28). Wybieramy odpowiednią opcję (Przesuń komórki w lewo lub Przesuń komórki do góry) by określić sposób, w jaki Excel przesunie pozostałe komórki arkusza. 4. Naciskamy przycisk OK. Kopiowanie komórek Rys. 28. Okno dialogowe Usuń. Microsoft Excel udostępnia kilka sposobów kopiowania zawartości komórek: polecenia Kopiuj i Wklej, wykorzystanie uchwytu wypełniania oraz polecenia Wypełnij. Sposób kopiowania komórek zależy nie tylko od zastosowanej metody, ale również od zawartości kopiowanych komórek. Podczas kopiowania komórek za pomocą kombinacji poleceń Kopiuj i Wklej, Excel tworzy dokładną kopię takich komórek, włączając w to sposób formatowania. Jeżeli do kopiowania komórek zawierających wartości wykorzystujesz uchwyt wypełniania lub polecenie Wypełnij, to Excel może utworzyć albo dokładną kopię zawartości komórek (włączając w to sposób formatowania) bądź utworzyć serię danych opartą na zawartości komórek źródłowych (Rys. 29). Jeżeli kopiujesz komórki zawierające formuły, to Excel kopiuje formuły oraz modyfikuje wszystkie odwołania względne znajdujące się w tych formułach tak, by odpowiadały nowej lokalizacji. Rys. 29. Kopiowanie komórki zawierającej słowo Poniedziałek za pomocą uchwytu kopiowania powoduje utworzenie serii danych odpowiadającej kolejnym nazwom dni tygodnia. Polecenia Kopiuj i Wklej W programie Microsoft Excel polecenia Kopiuj i Wklej działają w bardzo podobny sposób jak w innych programach pracujących pod kontrolą systemu Windows. Aby skorzystać z tych poleceń powinieneś najpierw zaznaczyć wybraną komórkę(ki), skopiować je do schowka systemu Windows poleceniem Kopiuj a następnie zaznaczyć komórkę(ki) docelową i wstawić zawartość schowka poleceniem Wklej. 31

32 Kopiowanie zawartości komórki za pomocą poleceń Kopiuj i Wklej 1. Zaznaczamy komórkę(ki), którą chcemy skopiować. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Kopiuj - zamiast tego możemy również nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+C albo nacisnąć przycisk Kopiuj znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Dokoła zaznaczonego obszaru pojawi się animowane obramowanie Zaznaczamy komórkę(ki), do której chcemy skopiować zawartość komórki źródłowej. Jeżeli kopiujesz kilka komórek naraz, możemy zaznaczyć albo pierwszą komórkę obszaru docelowego bądź też cały obszar docelowy. 3. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wklej - zamiast tego możemy również nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-V, nacisnąć klawisz Enter albo nacisnąć przycisk Wklej znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Komórki źródłowe zostaną skopiowane do nowej lokalizacji i obok pojawi się przycisk opcji wklejania. Jeżeli to konieczne wybieramy z menu podręcznego opcji wklejania żądane opcje. Przenoszenie komórek Excel udostępnia dwa sposoby przenoszenia zawartości komórek w inne miejsce arkusza: za pomocą kombinacji poleceń Wytnij i Wklej oraz za pomocą standardowej techniki przeciągnij i upuść. Przenoszenie komórki za pomocą kombinacji poleceń Wytnij i Wklej 1. Zaznaczamy komórki, które chcemy przenieść w inne miejsce arkusza. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wytnij - zamiast tego można nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+X bądź też nacisnąć przycisk Wytnij znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Dookoła zaznaczonego obszaru pojawi się animowane obramowanie. 3. Zaznaczamy komórki docelowe, do których chcemy przenieść zawartość zaznaczonych komórek. 4. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wklej - zamiast tego można również nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-V, nacisnąć klawisz Enter albo nacisnąć przycisk Wklej znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Zawartość zaznaczonych wcześniej komórek zostanie przeniesiona w wybrane miejsce. Przenoszenie komórki przy użyciu metody przeciągnij i upuść 1. Zaznaczamy komórki, które chcemy przenieść w inne miejsce arkusza. 2. Ustawiamy wskaźnik myszki na obramowaniu zaznaczonego obszaru. Na górze wskaźnika myszki pojawią się czarne, skrzyżowane strzałki. 32

33 3. Wciskamy i trzymamy lewy przycisk myszki a następnie przeciągamy myszkę tak, aby przenieść zaznaczone komórki w żądane miejsce. Podczas przeciągania na ekranie pojawi się szare obramowanie o takim samym kształcie, co zaznaczony wcześniej obszar oraz żółty prostokącik zawierający informację o bieżącej lokalizacji przeciąganego obszaru 4. Zwalniamy przycisk myszki - zaznaczone komórki zostaną przeniesione w nowe miejsce arkusza 2. Przenoszenie i kopiowanie formuł oraz funkcji Kopiowanie formuł Komórki zawierające formuły mogą być kopiowane dokładnie w ten sam sposób, jak to ma miejsce w przypadku innych komórek arkusza: możemy skorzystać z kombinacji poleceń Kopiuj i Wklej, posłużyć się uchwytem wypełniania bądź też poleceniem Wypełnij. Wszystkie trzy metody zostały już omówione w poprzednich podrozdziałach. Excel podczas kopiowania nie tworzy dokładnej kopii danej formuły - w rzeczywistości sposób kopiowania jest uzależniony od rodzaju odwołań do innych komórek użytych w danej formule. Jeżeli formuła korzysta z odwołań względnych, to podczas kopiowania Excel modyfikuje je tak, aby odpowiadały lokalizacji docelowej. Przykład takiego kopiowania formuł przedstawiono na rysunkach 30 i 31. Rys. 30. Na rysunku przedstawiono tworzenie formuły obliczającej procentowy narzut dla poszczególnych produktów. Wyobraźmy sobie teraz sytuację, w której firma posiada w asortymencie 763 pozycje towarów - raczej nie byli byśmy zadowoleni z konieczności ręcznego przepisywania tej formuły jeszcze 762 razy. Rys. 31. Kopiowanie formuł może zaoszczędzić naprawdę sporą ilość czasu. Jeżeli pierwsza formuła zostanie prawidłowo zapisana, to również po skopiowaniu da poprawne wyniki w innych komórkach. Rys. 32. Rysunek przedstawia sytuację, w której formuła z komórki C11 została skopiowana do komórki o adresie F7. Niestety, skopiowana formuła nie będzie działała zgodnie z intencją użytkownika, gdyż w tych dwóch przypadkach sumowaniu podlegają zupełnie inne zakresy komórek - formułę dla komórki F7 musimy 33

34 napisać ręcznie, a później możemy ją wykorzystać dodatkowo w komórkach od F8 do F10. Więcej informacji na temat sumowania znajduje się w rozdziale Wypełnianie obszaru seriami danych Uchwyt wypełniania Uchwyt wypełniania jest to mały, czarny (lub czasem kolorowy) kwadracik zlokalizowany w prawym, dolnym narożniku wskaźnika aktywnej komórki lub zaznaczonego obszaru. Korzystając z uchwytu wypełniania możemy skopiować zawartość wybranych komórek do komórek sąsiednich. Korzystanie z uchwytu wypełniania 1. Zaznaczamy komórkę(ki), której zawartość chcemy skopiować. 2. Ustaw wskaźnik myszki na uchwycie wypełniania. Wskaźnik myszki zmieni kształt na mały, czarny znak + 3. Naciskamy i trzymamy lewy przycisk myszki a następnie przeciągamy myszkę do sąsiednich komórek. Dokoła zaznaczonego obszaru pojawi się szare obramowanie. 4. Po zaznaczeniu żądanego obszaru zwalniamy przycisk myszki - komórki docelowe zostaną wypełnione skopiowaną zawartością i obok pojawi się przycisk opcji wypełniania 5. Jeżeli to konieczne, wybieramy z menu podręcznego opcji wypełniania żądane opcje. Polecenie Wypełnij Polecenie Wypełnij działa dosyć podobnie do uchwytu wypełniania - pozwala na kopiowanie informacji do komórek sąsiednich. Aby z niego skorzystać powinniśmy zaznaczyć od razu obszary źródłowy i docelowy a następnie wybrać z menu głównego polecenie Edycja Wypełnij. Podmenu polecenia Wypełnij udostępnia dodatkowe opcje kopiowania informacji do komórek sąsiednich: Opcja W dół - powoduje skopiowanie górnych komórek zaznaczonego obszaru do komórek leżących poniżej. Opcja W prawo - powoduje skopiowanie komórek leżących po lewej stronie zaznaczonego obszaru do komórek leżących po jego prawej stronie. Opcja W górę - powoduje skopiowanie dolnych komórek zaznaczonego obszaru do komórek leżących powyżej. Opcja W lewo - powoduje skopiowanie komórek leżących po prawej stronie zaznaczonego obszaru do komórek leżących po jego lewej stronie. Korzystanie z polecenia Wypełnij 1. Zaznaczamy komórki, które chcemy skopiować oraz sąsiednie komórki docelowe. 34

35 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wypełnij a następnie odpowiednią opcję z podmenu polecenia Wypełnij (W dół, W prawo, W górę lub W lewo) - komórki docelowe zostaną wypełnione zgodnie z wybraną opcją lub, jeżeli chcemy wypełniać w dół możemy od razu nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-D lub, jeżeli chcemy wypełniać w prawo możemy od razu naciskamy kombinację klawiszy CTRL-R. Serie danych i opcja Autowypełnianie Rys. 33. Podmenu Wypełnij polecenia Edycja. Seria danych jest to szereg komórek, których kolejne zawartości tworzą logicznie uporządkowaną całość. Excel udostępnia opcję Autowypełnianie, która umożliwia automatyczne generowanie serii liczb, nazw miesięcy, nazw dni tygodnia, dat itp. Tworzenie serii danych za pomocą uchwytu wypełniania 1. Wpisujemy w danej komórce pierwszy element serii, a następnie naciskamy klawisz Enter bądź przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuł. 2. Ustawiamy wskaźnik myszki na uchwycie wypełniania, wciskamy lewy przycisk myszki, trzymamy go i przeciągamy w żądanym kierunku. Zakres komórek, w którym zostanie wygenerowana seria danych zostanie otoczony szarym obramowaniem, a obok w małym, żółtym prostokącie pojawi się ostatnia wartość generowanej serii danych. 3. Zwalniamy przycisk myszki - w zaznaczonym obszarze zostanie wygenerowana odpowiednia seria danych. Tworzenie serii danych za pomocą polecenia Serie danych 1. Wpisujemy w danej komórce pierwszy element serii. 2. Zaznaczamy zakres komórek, w którym powinna zostać wygenerowana seria danych, włączając w to komórkę zawierającą pierwszy element serii. 3. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wypełnij Serie danych. 4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Serie odszukaj i zaznaczamy w nim opcję Autowypełnianie. 35

36 5. Naciskamy przycisk OK, co spowoduje zamknięcie okna dialogowego oraz wygenerowanie w zaznaczonym zakresie komórek żądanej serii danych. Rys. 34. W oknie dialogowym Serie odszukaj i zaznacz opcję Autowypełnianie. 4. Przycisk Autosuma i proste funkcje Funkcje Funkcja jest to predefiniowana formuła, która realizuje ściśle określony rodzaj obliczeń. Korzystanie z funkcji zdecydowanie przyspiesza tworzenie nawet bardzo skomplikowanych formuł. Na przykład, jeżeli chcemy podsumować kolumnę liczb przedstawioną na rysunku 35 za pomocą operatora dodawania (+) można utworzyć np. taką formułę: =C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 Powyższa formuła nie jest skomplikowana, ale zamiast czasochłonnego wpisywania kolejnych adresów sumowanych komórek możemy posłużyć się prostą funkcją SUMA: =SUMA(C4:C11) Funkcja SUMA jest tylko jedną z ponad 200 funkcji dostępnych w programie Excel. Anatomia funkcji, części składowe funkcji Rys. 35. Zastosowanie funkcji SUMA. Każda funkcja składa się z 2 głównych części: nazwy i argumentów. Czcionką wytłuszczoną wyróżniono elementy, które funkcja musi posiadać. 1. Nazwa funkcji - określa rolę, jaką spełnia dana funkcja. 2. Argumenty funkcji - określają wartości bądź odwołania do komórek, które mają być wykorzystywane w obliczeniach. Argumenty funkcji podawane są w nawiasach okrągłych a kolejne argumenty są od siebie oddzielane średnikami. np. SUMA(liczba1; liczba2; ) 36

37 Argumenty funkcji Argumentami funkcji mogą być następujące elementy: Liczby - podobnie jak w przypadku formuł, rezultat działania funkcji, której argumentami są podane bezpośrednio liczby nie ulegnie zmianie tak długo, jak długo wartości liczbowe będące jej argumentami pozostaną niezmienione. Łańcuchy tekstowe Odwołania do komórek - jest to najczęściej używany typ argumentów funkcji. Korzystanie z odwołań powoduje, że jeżeli zawartość danej komórki ulegnie zmianie to rezultat działania funkcji, która się do takiej komórki odwołuje zostanie automatycznie uaktualniony. Formuły - zastosowanie formuł jako argumentów funkcji pozwala na tworzenie bardzo złożonych formuł, wykonujących całe serie obliczeń. Funkcje - jeżeli argumentem funkcji jest inna funkcja, to mówimy wtedy o tzw. zagnieżdżeniu funkcji. Wartości błędów- użycie wartości błędów jako argumentów odpowiednich funkcji często umożliwia zlokalizowanie błędu bądź informacji, których brakuje na arkuszu danych. Wartości logiczne - niektóre funkcje wymagają podania jako argumentów wartości logicznych PRAWDA bądź FAŁSZ. Wprowadzanie funkcji Excel pozwala na wprowadzanie funkcji na kilka sposobów: wpisywanie z klawiatury wpisywanie z klawiatury i wprowadzanie przy użyciu myszki wykorzystanie okna dialogowego Wstawianie funkcji. Wpisywanie funkcji z klawiatury 1. Wprowadzanie formuły rozpoczynamy od wpisania znaku równości =. 2. Wpisujemy nazwę funkcji. 3. Wpisujemy nawias otwierający listę argumentów. 4. Wpisujemy pierwszy argument funkcji. 5. Jeżeli funkcja będzie posiadała więcej argumentów, to powinniśmy je od siebie oddzielać znakami średnika. 6. Wpisujemy nawias zamykający listę argumentów. 7. Naciskamy klawisz Enter lub naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły. W danej komórce zostanie wyświetlony wynik działania funkcji. Tworzenie funkcji przy pomocy klawiatury i myszki 1. Wprowadzanie formuły rozpocznij od wpisania znaku równości =. 37

38 2. Wpisujemy nazwę funkcji. 3. Wpisujemy nawias otwierający listę argumentów. 4. Wpisujemy pierwszy argument funkcji lub klikamy na komórce, do której odwołanie będzie pierwszym argumentem funkcji. 5. Jeżeli funkcja będzie posiadała więcej argumentów, wpisujemy znak średnika, a następnie wpisujemy kolejny argument lub klikamy na komórce, do której odwołanie będzie kolejnym argumentem funkcji. Krok ten powtarzamy dopóty, dopóki nie zostaną wprowadzone wszystkie niezbędne argumenty funkcji. 6. Wpisujemy nawias zamykający listę argumentów. 7. Naciskamy klawisz Enter lub naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły. W danej komórce zostanie wyświetlony wynik działania funkcji. Wykorzystywanie okna dialogowego Wstawianie funkcji 1. Z menu głównego wybieramy polecenie Wstaw Funkcja lub naciskamy przycisk Wstaw funkcję znajdujący się na pasku formuły. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie funkcji (Rys. 36). 2. Z listy rozwijanej wybieramy kategorię, do jakiej należy dana funkcja. 3. Odszukujemy i wybieramy z listy żądaną funkcję - w razie potrzeby skorzystaj z pasków przewijania. 4. Naciskamy przycisk OK. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Argumenty funkcji (Rys. 37). Znajdziesz dodatkowe informacje o wybranej funkcji oraz pola, w których możemy podać argumenty funkcji. 5. W poszczególnych polach wpisz wartości poszczególnych argumentów funkcji. 6. Po zakończeniu wprowadzania argumentów naciskamy przycisk OK. Okno dialogowe Argumenty funkcji zniknie z ekranu, a w komórce zawierającej funkcję pojawi się wynik jej działania. Rys. 36. Okno dialogowe Wstawianie funkcji. 38

39 Rys. 37. Okno dialogowe Argumenty funkcji. Funkcje matematyczne i trygonometryczne Funkcje matematyczne i trygonometryczne dostępne w programie Microsoft Excel wykonują standardowe obliczenia matematyczne i trygonometryczne. Poniżej omówimy najczęściej używane funkcje. Funkcja SUMA Funkcja SUMA pozwala na sumowanie liczb. Składnia funkcji jest następująca: SUMA(liczba1; liczba2; ) Pomimo, że funkcja SUMA może mieć do 30 argumentów (oddzielonych od siebie średnikami), to wymaga posiadania, co najmniej jednego. Korzystanie z przycisku Autosumowania 1. Ustawiamy wskaźnik aktywnej komórki w komórce poniżej kolumny lub po prawej stronie wiersza liczb, które chcemy zsumować. 2. Naciskamy przycisk Autosumowanie znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Excel sprawdzi arkusz i podpowiada, które komórki chcemy zsumować. W aktywnej komórce pojawi się odpowiednio zapisana formuła a odgadnięty obszar zostanie otoczony animowanym obramowaniem (Rys. 38). 3. Jeżeli zakres odgadniętych komórek nie jest prawidłowy, to powinniśmy albo wpisać nową formułę albo skorygować sugerowany przez Excela zakres. Ponieważ odwołanie do zakresu komórek w formule jest już podświetlone, to zostanie od razu zastąpione wpisywanym tekstem. 4. Jeżeli formuła jest poprawna, naciskamy klawisz Enter albo naciskamy przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły lub też naciskamy powtórnie przycisk Autosumowanie. Rezultat działania formuły pojawi się w wybranej komórce. Rys. 38. Po naciśnięciu przycisku Autosumowanie, Excel podpowiada, jaki zakres komórek chcemy zsumować. 39

40 Korzystanie z przycisku Autosumowania dla wielu komórek 1. Zaznaczamy zakres komórek sąsiadujący z kolumnami lub wierszami, które chcemy podsumować. 2. Naciskamy przycisk Autosumowanie. Excel zapisze odpowiednie formuły w zaznaczonych komórkach. lub 1. Zaznaczamy zakres komórek, które chcemy podsumować. 2. Naciskamy przycisk Autosumowanie. Excel zapisze odpowiednie formuły w komórkach leżących bezpośrednio pod zaznaczonym obszarem. lub 1. Zaznaczamy obszar komórek, który chcemy zsumować łącznie z jednym pustym wierszem pod tym obszarem oraz jedną pustą kolumną po prawej stronie tego obszaru. 2. Naciskamy przycisk Autosumowanie. Excel zapisuje odpowiednie formuły w dolnym wierszu oraz prawej kolumnie zaznaczonego obszaru. 5. Operacje na danych w formatach daty i czasu Funkcje daty i czasu Excel udostępnia szereg funkcji operujących na danych w formacie daty i czasu. Poniżej omówimy kilka najczęściej używanych funkcji. Funkcja DATA Funkcja DATA oblicza liczbę reprezentującą określoną datę. Składnia funkcji jest następująca: DATA(rok;miesiąc;dzień) Funkcja wymaga podania wszystkich trzech argumentów, reprezentujących kolejno rok, miesiąc i dzień wybranej daty. Przykłady interpretacji dat i godzin w programie Excel: Funkcja DATA Wprowadzamy Interpretacja w formacie ogólnym :45 0, :02:56 0, :00:00 (północ) Funkcja DATA pozwala obliczyć ilość dni pomiędzy dwiema datami 0 40

41 Wprowadzamy dwie daty w dwóch osobnych komórkach arkusza, a następnie wykorzystując operator odejmowania (-) w kolejnej komórce zapisujemy formułę odejmującą datę wcześniejszą od daty późniejszej Składnia funkcji jest następująca: DATA() lub w wybranej komórce arkusza wpisujemy formułę, wykorzystującą funkcję DATA =DATA(01;10;15)-DATA(01;5;8) Funkcje TERAZ i DZIŚ Funkcje TERAZ i DZIŚ obliczają liczbę kolejną bieżącej daty i godziny (funkcja TERAZ) lub liczbę kolejną bieżącej daty (funkcja DZIŚ). Wyniki działania są automatycznie formatowane i automatycznie aktualizowane za każdym razem, kiedy arkusz jest przeliczany lub otwierany. Składnia funkcji jest następująca: TERAZ() DZIŚ() Mimo, że zarówno pierwsza jak i druga funkcja nie posiadają żadnych argumentów, to jednak umieszczenie pustych nawiasów jest wymagane. Funkcje DZIEŃ, DZIEŃ.TYG, MIESIĄC i ROK Funkcje DZIEŃ, DZIEŃ.TYG, MIESIĄC i ROK obliczają odpowiednio dzień miesiąca, numer dnia tygodnia, numer miesiąca lub rok dla podanego argumentu. Składnia funkcji jest następująca: DZIEŃ(liczba_kolejna) DZIEŃ.TYG(liczba_kolejna) MIESIĄC(liczba_kolejna) ROK(liczba_kolejna) Argument liczba_kolejna może być odwołaniem do komórki, liczbą lub datą zapisaną w postaci tekstowej, jak np czy 17 luty IV. TWORZENIE I FORMATOWANIE PROSTYCH WYKRESÓW Wykres jest graficzną reprezentacją danych. Wykres może być narysowany bezpośrednio na arkuszu danych bądź może zostać umieszczony na osobnym arkuszu wykresów. Microsoft Excel pozwala na tworzenie całego szeregu różnorodnych typów wykresów. Kreator wykresów Kreator wykresów przeprowadza użytkownika krok po kroku przez cały proces tworzenia wykresu. Każdy kolejny etap jest reprezentowany przez osobne okna dialogowe, które pozwalają na obserwowanie wyglądu wykresu na każdym etapie jego tworzenia. W dowolnym momencie pracy z kreatorem możemy powrócić do wcześniejszych okien i zmodyfikować żądane elementy. Po zakończeniu pracy z kreatorem i umieszczeniu wykresu na arkuszu zawsze istnieje możliwość ponownej edycji i formatowania wykresu. 41

42 Korzystanie z kreatora wykresów 1. Zaznaczamy serie danych, które chcemy umieścić na wykresie. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wstaw Wykres lub naciskamy przycisk Kreator wykresów znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. 3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Kreator wykresów (Rys. 39) Krok 1 z 4 Typ wykresu. Z listy Typ wykresu wybieramy żądany rodzaj wykresu a następnie wybieramy podtyp wykresu i naciskamy przycisk Dalej. 4. Na ekranie pojawi się kolejne okno dialogowe Kreator wykresów krok 2 z 4 Źródło danych (Rys. 40). Upewnij się, że zakres komórek widoczny w polu Zakres danych odpowiada zakresowi, który powinien zostać przedstawiony na wykresie. Jeżeli analiza zakresu sprawia trudność, to możemy nacisnąć przycisk minimalizacji okna kreatora wykresu, dzięki czemu można obejrzeć arkusz danych łącznie z zaznaczonym zakresem komórek (Rys. 41). Jeżeli okaże się, że zakres nie jest prawidłowy, to możemy teraz go poprawić. Aby powrócić do okna dialogowego kreatora wykresu, powinniśmy nacisnąć przycisk rozwijania okna kreatora wykresu. Jeżeli chcemy zmienić układ prezentowanych na wykresie danych wybieramy jedną z opcji Serie w, a następnie naciskamy przycisk Dalej. Rys. 39. Pierwsze okno kreatora wykresów pozwala na wybranie rodzaju tworzonego wykresu. 42

43 Rys. 40. Kolejne okno kreatora wykresów daje możliwość sprawdzenia zakresu danych prezentowanych na wykresie i modyfikacji tego zakresu. Rys. 41. Po zminimalizowaniu okna kreatora wykresów można sprawdzić zaznaczony zakres danych bezpośrednio na arkuszu danych. 5. Na ekranie pojawi się kolejne okno dialogowe: Kreator wykresów Krok 3 z 4 Opcje wykresu (Rys. 42). Za pomocą zakładek umiejscowionych na górze tego okna możemy ustawiać modyfikować szereg opcji formatowania wykresu: Zakładka Tytuły - pozwala na nadanie nazw poszczególnym osiom wykresu oraz zdefiniowanie tytułu całego wykresu. Zakładka Osie - pozwala na zdefiniowanie osi, które pojawią się na wykresie. Zakładka Linie siatki - pozwala na zdefiniowanie podziałek poszczególnych osi wykresu. Zakładka Legenda - pozwala na określenie lokalizacji legendy wykresu oraz zdefiniowanie, czy legenda będzie wyświetlana. Zakładka Etykiety danych - pozwala na zdefiniowanie opcji etykiet danych wykresu. Zakładka Tabela danych - umożliwia dołączenie tabeli danych do wykresu. Powyższe opcje mogą być ustawiane wedle upodobań użytkownika - efekt zmian opcji będzie automatycznie wyświetlany w oknie podglądu kreatora wykresów. Po zakończeniu ustawiania opcji wykresu naciskamy przycisk Dalej. 43

44 Rys. 42. Zakładka Tytuły. 6. Na ekranie pojawi się kolejne okno dialogowe: Kreator wykresów krok 4 z 4 Położenie wykresu (Rys. 43), pozwalające na określenie docelowej lokalizacji wykresu: Opcja Jako nowy arkusz - powoduje umieszczenie wykresu na osobnym arkuszu. W polu tekstowym znajdującym się obok możemy podać nazwę tworzonego arkusza wykresu. Opcja Jako obiekt w - powoduje osadzenie wykresu na istniejącym arkuszu danych. Arkusz docelowy możemy wybrać z listy rozwijanej znajdującej się obok. Rys. 43. Ostatnie okno kreatora wykresów. 7. Naciskamy przycisk Zakończ. Wykres zostanie utworzony i umieszczony w wybranej lokalizacji. Ponowne korzystanie z kreatora wykresów 1. Przechodzimy na arkusz wykresu bądź klikamy na wykresie osadzonym na arkuszu danych. 2. Naciskamy przycisk Kreator wykresów znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. 3. Wprowadzamy żądane zmiany postępując zgodnie z opisanymi wcześniej instrukcjami. 44

45 Powiązania arkusza danych z wykresem Po utworzeniu wykresu w oparciu o dane arkusza następuje automatyczne połączenie tych elementów. Excel dokładnie wie, które komórki arkusza zostały przedstawione na wykresie i dzięki temu, jeżeli zawartość danej komórki zostanie zmodyfikowana, to powiązany z nią element wykresu również zostanie automatycznie zmieniony. Serie i punkty danych Seria danych jest to inaczej mówiąc grupa danych połączonych ze sobą na wykresie. Serie danych zazwyczaj odpowiadają wartościom kolejnych komórek danej kolumny lub wiersza. Na wykresie każda seria danych prezentowana jest za pomocą innego koloru lub desenia. Poszczególne komórki serii danych są nazywane punktami danych. Punkty danych są indywidualnie zaznaczane na wykresie. Serie danych mogą być modyfikowane za pomocą jednej z czterech poniższych metod: 1. Modyfikowanie serii danych za pomocą uchwytów wypełnienia 1. Klikamy na wybranym wykresie. Dookoła poszczególnych serii danych przedstawionych na wykresie pojawi się kolorowe obramowanie. 2. Ustawiamy wskaźnik myszki na uchwycie serii danych, którą chcemy zmodyfikować. Wskaźnik myszki zmienia kształt na strzałkę z dwoma grotami. 3. Naciskamy lewy przycisk myszki i przeciągamy tak, aby zaznaczyć wybrany zakres serii. 4. Po zwolnieniu przycisku myszki zakres serii zostanie zmodyfikowany i jednocześnie zmieni się powiązany z nią wykres. 2. Modyfikowanie serii danych za pomocą okna dialogowego Kreator wykresów krok 2 z 4 Źródło danych: Serie 1. Otwieramy arkusz wykresu lub klikamy na wykresie osadzonym w arkuszu. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wykres Dane źródłowe- na ekranie pojawi się okno dialogowe Kreator wykresów krok 2 z 4 Źródło danych. 3. Przechodzimy na zakładkę Zakres danych (Rys. 44): Aby zmienić zakres danych przedstawionych na wykresie zaznaczamy nowy zakres danych - spowoduje to automatyczne wpisanie zaznaczonego zakresu w polu Zakres danych. 45

46 Rys. 44. Zakładka Zakres danych okna dialogowego Dane źródłowe. Aby zmienić układ danych (kolumny/wiersze) wybieramy odpowiednią opcję w grupie Serie w lub Przechodzimy na zakładkę Serie (Rys. 45): Rys. 45. Zakładka Serie okna dialogowego Dane źródłowe. Aby dodać serię danych naciskamy przycisk Dodaj, a następnie w polach Nazwa i Wartości wprowadzamy informacje o wybranym zakresie danych. Aby zmodyfikować wybraną serię danych zaznaczamy nazwę serii, a następnie modyfikujemy w polach Nazwa i Wartości informacje o wybranym zakresie danych. Aby usunąć wybraną serię danych zaznaczamy nazwę serii, a następnie naciskamy przycisk Usuń. 4. W oknie podglądu możemy na bieżąco obserwować efekty wprowadzanych zmian. Po zakończeniu modyfikacji zakresu naciskamy przycisk OK. 46

47 4. Dodanie serii danych za pomocą poleceń Kopiuj i Wklej 1. Zaznaczamy na arkuszu serię danych, którą chcemy dołączyć do wykresu. 2. Zaznaczamy nagłówki kolumny lub wiersza, które mają pełnić rolę etykiet. 3. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Kopiuj, naciskamy kombinację klawiszy CTRL-C lub naciskamy przycisk Kopiuj znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Dookoła zaznaczonych komórek pojawi się animowane obramowanie. 4. Uaktywniamy wykres, do którego chcemy dołączyć nową serię danych. 5. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wklej lub naciskamy kombinację klawiszy CTRL-V lub naciskamy przycisk Wklej znajdujący się na standardowym pasku narzędzi. Nowa seria danych zostanie dodana do arkusza. 4. Dodawanie serii danych za pomocą metody przeciągnij i upuść 1. Zaznaczamy na arkuszu serię danych, którą chcemy dołączyć do wykresu. 2. Zaznaczamy nagłówków kolumny lub wiersza, które mają pełnić rolę etykiet. 3. Ustawiamy wskaźnik myszki na obramowaniu zaznaczonego obszaru. Obok wskaźnika myszki pojawi się czterogrotowa strzałka. 4. Wciskamy i trzymamy lewy przycisk myszki a następnie przeciągamy zaznaczony zakres na obszar wykresu - obok wskaźnika myszki pojawi się mały znaczek plus a obramowanie wykresu ulegnie zmianie (Rys. 46). 5. Zwalniamy przycisk myszki. Wykres zostanie automatycznie zmodyfikowany (Rys. 47). Rys. 46. Przeciągnij zaznaczony zakres na obszar wykresu. 47

48 Rys. 47. Po zwolnieniu przycisku myszki nowa seria danych zostanie umieszczona na wykresie. Usuwanie serii danych 1. Zaznaczamy na wykresie serię danych, którą chcemy usunąć. Na poszczególnych punktach wybranej serii danych pojawią się uchwyty zaznaczenia. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Edycja Wyczyść Serie danych lub naciskamy klawisz Delete. Zaznaczona seria danych zostanie usunięta z wykresu. Jeżeli wykres posiada legendę, to jej zawartość zostanie automatycznie zaktualizowana. Elementy wykresu Każdy wykres składa się z wielu elementów, z których każdy może być niezależnie zaznaczany, modyfikowany i formatowany zgodnie z potrzebami użytkownika. Identyfikowanie elementu wykresu Ustawiamy wskaźnik myszki na elemencie, który chcemy zidentyfikować. Excel wyświetla nazwę elementu (w niektórych przypadkach również wartości) w małym, żółtym prostokącie etykietki ekranowej. Zaznaczanie wybranego elementu wykresu Klikamy na element wykresu, który chcemy zaznaczyć. Dookoła zaznaczonego elementu pojawią się uchwyty zaznaczenia lub obramowanie (a czasami obydwa) - (Rys. 48). 48

49 Rys. 48. Excel wyświetla nazwę elementu (a w niektórych przypadkach również wartości) w małym, żółtym prostokącie etykietki ekranowej. Typy wykresów Microsoft Excel oferuje cały szereg różnego rodzaju typów wykresów. Wyboru rodzaju wykresu możemy dokonać podczas pracy z kreatorem wykresów, aczkolwiek później w dowolnym momencie możemy go zmienić. Istnieje również możliwość dodania sformatowanego wykresu do galerii wykresów tak, by można z niego skorzystać w przyszłości. Zmiana typu wykresu 1. Otwieramy arkusz wykresu bądź zaznaczamy wykres osadzony na arkuszu danych. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wykres Typ wykresu. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Typ wykresu. 3. Przechodzimy na zakładkę Standardowe typy (Rys. 49): By wybrać standardowy typ wykresu korzystamy z opcji Typ wykresu a następnie Podtyp wykresu. By zaaplikować wybrany typ wykresu do zaznaczonej serii danych zaznaczamy opcję Zastosuj do zaznaczenia. By usunąć formatowanie wykresu zaznaczamy opcję Formatowanie domyślne. lub przechodzimy na zakładkę Typy niestandardowe: By wybrać wbudowany typ wykresu zaznaczamy opcję Wbudowany a następnie zaznaczamy wybrany Typ wykresu. By wybrać wykres zdefiniowany przez użytkownika zaznaczamy opcję Użytkownika a następnie zaznaczamy wybrany Typ wykresu. 4. Naciskamy przycisk OK. 49

50 Opcje wykresów Rys. 49. Zakładka Standardowe typy okna dialogowego Typ wykresu. Opcje wykresów pozwalają na dodawanie i formatowanie takich elementów wykresu jak tytuły, osie, linie siatki, legenda etykiety danych czy tabele danych. Wspomniane opcje dostępne są w oknie dialogowym Opcje wykresu. Korzystanie z okna dialogowego Opcje wykresu 1. Otwieramy arkusz wykresu bądź zaznaczamy wykres osadzony na arkuszu danych. 2. Z menu głównego wybieramy polecenie Wykres Opcje wykresu. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Opcje wykresu (Rys. 50). 3. Przechodzimy na odpowiednią zakładkę okna dialogowego. 4. Ustawiamy żądane opcje. 5. Powtarzamy kroki 3 i 4 dla każdego zestawu opcji, który chcemy zmodyfikować. 6. Po zakończeniu naciskamy przycisk OK. Rys. 50. Zakładka Tytuły okna dialogowego Opcje wykresu. 50

51 Tytuły Tytuł wykresu jest to tekstowa etykieta wykresu, która pojawia się w określonym miejscu wykresu. Definiowanie tytułu wykresu 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Tytuły (Rys. 50). 2. Wprowadzamy odpowiednie tytuły w poszczególnych polach tekstowych: Tytuł wykresu - pozwala na wpisanie tytułu całego wykresu, który pojawia się na górze okna wykresu. Oś kategorii (X) - pozwala na wpisanie tytułu kategorii osi X. Opcja ta jest dostępna dla większości wykresów dwu- i trójwymiarowych. Opis pojawia się wzdłuż osi. Oś serii (Y) - pozwala na wpisanie tytułu osi serii. Opcja ta jest dostępna dla większości wykresów dwu- i trójwymiarowych. Opis pojawia się po lewej stronie wykresów dwuwymiarowych lub na dole (z tyłu) wykresów trójwymiarowych. Oś wartości (Z) - pozwala na wpisanie tytułu osi wartości. Opcja jest dostępna tylko dla wykresów trójwymiarowych. Opis pojawia się na dole po lewej stronie wykresu. Usuwanie tytułu wykresu Osie 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Tytuły. 2. Usuwamy zawartość pól tekstowych odpowiadających tytułom, które chcemy usunąć. Osie są liniami otaczającymi wykresy dwu- i trójwymiarowe, przedstawiającymi wartości danych wykresu. Wykresy dwuwymiarowe posiadają dwie osie: X i Y; wykresy trójwymiarowe posiadają trzy osie: X, Y i Z; natomiast wykresy kołowe i pierścieniowe nie posiadają osi w ogóle. Ustawianie opcji osi wykresu 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Osie (Rys. 51). 2. Zaznaczamy odpowiednie opcje dla osi, które powinny być wyświetlane: Oś kategorii (X) - oś biegnąca na dole wykresu. Oś serii (Y) - oś biegnąca po lewej stronie wykresów dwuwymiarowych lub na dole (z tyłu) wykresów trójwymiarowych. Oś wartości (Z) - oś jest dostępna tylko dla wykresów trójwymiarowych; biegnie na dole po lewej stronie wykresu. 3. Jeżeli włączymy opcję Oś kategorii (X) (punkt 2) to możemy wybrać dla niej jedną z dodatkowych opcji: 51

52 Automatyczna - Excel analizuje odpowiedni zakres danych i automatycznie decyduje, czy oś powinna być wyskalowana jako skala czasu lub jako kategorie danych. Kategoria - oś zostaje wyskalowana jako kategorie danych. Skala czasu - oś zostaje wyskalowana jako skala czasu. Linie siatki Rys. 51. Zakładka Osie okna dialogowego Opcje wykresu. Linie siatki są liniami wyznaczającymi główne i pomocnicze punkty osi wykresu. Głównym zadaniem linii siatki jest ułatwienie odczytywania wartości poszczególnych punktów danych. Wykresy kołowe oraz pierścieniowe nie posiadają linii siatki. Ustawianie parametrów linii siatki 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Linie siatki (Rys. 52). 2. Włączamy odpowiednie opcje siatki dla poszczególnych osi wykresu: Główne linie siatki - odpowiadają podstawowym odstępom jednostek wyskalowania osi. Pomocnicze linie siatki - odpowiadają pomocniczym odstępom jednostek wyskalowania osi. 3. Aby nadać trójwymiarowemu wykresowi wygląd wykresu dwuwymiarowego włączamy opcję Ściany 2-W - linie siatki. Opcja ta jest dostępna tylko dla niektórych typów wykresów. 52

53 Rys. 52. Zakładka Linie siatki okna dialogowego Opcje wykresu. Legenda Legenda wykresu to prostokątne pole, w którym znajdują się kolorowe etykiety identyfikujące poszczególne serie danych. Istnieje możliwość definiowania położenia legendy wykresu jak również całkowitego jej usuwania. Dodawanie legendy do wykresu Rys. 53. Zakładka Legenda okna dialogowego Opcje wykresu. 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Legenda (Rys. 53). 2. Włączamy opcję Pokazuj legendę. 3. Wybieramy jedną z dostępnych opcji lokalizacji legendy wykresu: Wybrane położenie legendy Na dole W rogu Na górze Z prawej Z lewej Wynik działania wybranej opcji lokalizacji legendy na środku, pod wykresem w prawym, górnym narożniku wykresu na środku wiersza, nad wykresem na środku kolumny, po prawej stronie wykresu na środku kolumny, po lewej stronie wykresu 53

54 Usuwanie legendy z wykresu 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Legenda. 2. Wyłączamy opcję Pokazuj legendę. Etykiety danych Etykiety danych dostarczają dodatkowych informacji na temat poszczególnych punktów wykresu. Dodawanie etykiet danych 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Etykiety danych (Rys. 54). 2. Zaznaczamy dowolną dozwoloną kombinację opcji etykiet: Nazwa serii Nazwa kategorii Wartość Wartość procentowa Rozmiar bąbelka Wyświetla nazwy poszczególnych serii danych Wyświetla nazwy poszczególnych kategorii danych Wyświetla wartości poszczególnych punktów danych Wyświetla procentowy udział poszczególnych punktów w całej serii danych. Opcja ta jest dostępna tylko dla wykresów kołowych i pierścieniowych Wyświetla rozmiary poszczególnych bąbelków na wykresie bąbelkowym 3. Aby określić typ separatora etykiet wybieramy odpowiednią opcję z listy rozwijanej Separator. 4. Aby obok etykiet były wyświetlane kolorowe klucze legendy zaznaczamy opcję Klucz legendy. 5. Aby dla wykresów kołowych i pierścieniowych wyświetlić linię łączącą punkty danych z etykietami zaznaczamy opcję Pokazuj linie wiodące. Usuwanie etykiet danych 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Etykiety danych. 2. Wyłączamy wszystkie opcje grupy Etykieta zawiera. 54

55 Rys. 54. Zakładka Etykiety danych okna dialogowego Opcje wykresu. Tabela danych Tabela danych jest to umieszczona na wykresie tabelaryczna prezentacja danych liczbowych poszczególnych serii. Dodawanie tabeli danych 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Tabela danych (Rys. 55). 2. Zaznaczamy opcję Pokaż tabelę danych. 3. Aby w tabeli danych były wyświetlane kolorowe klucze legendy zaznaczamy opcję Pokaż klawisze legendy. Usuwanie tabeli danych 1. W oknie dialogowym Opcje wykresu przechodzimy na zakładkę Tabela danych. 2. Wyłączamy opcję Pokaż tabelę danych. Rys. 55. Zakładka Tabele danych okna dialogowego Opcje wykresu. 55