System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Finanse-Księgowość

Transkrypt

1 System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Finanse-Księgowość Instrukcja Użytkownika

2 Spis treści Rozdział 1 Wstęp Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje... techniczne 2-2 Architektura... systemu i wymagania sprzętowe 2-2 Program... a system operacyjny 2-3 Integracja... ze środowiskiem Wondows 2-3 Zabezpieczenie... i składowanie danych 2-4 Rozpoczęcie... pracy 2-4 Komunikacja... z użytkownikiem 2-5 Elementy... systemu Windows 2-9 Okna w... programie 2-12 Koncepcja... menu 2-23 Znaczenie... klawiszy klawiatury 2-24 Rozdział 3 System Wybór... ksiąg rachunkowych 3-27 Rejestry... dokumentów 3-28 Konta... dla stawek VAT 3-31 Definicje... podpowiedzi w dokumentach 3-32 Budowa... planu kont 3-33 Rejestry... Not Odsetkowych 3-36 Otwarcie... ksiąg rachunkowych 3-37 Otwarcie... roku 3-42 Zamknięcie... miesiąca 3-44 Przeniesienie... bilansu 3-44 Powiązanie... kont 3-46 Otwarcie... miesiąca po bilansie 3-48 Rozdział 4 Księga główna I Konta Stan... konta 4-53 Stan konta... w układzie miesięcznym 4-55 Kartoteki... konta 4-56 Rozrachunki... konta Dekrety... konta 4-58 Cechy... konta 4-59 Grupy... kont 4-59 Przegląd Stan grupy Stan grupy... w układzie miesięcznym 4-63 Kartoteki... grupy kont 4-64 Rozrachunki... grupy kont 4-64 Zawartość... Grupy 4-65 Dekrety... grupy kont 4-66

3 Spis treści Wydruk Wydruki... definiowane 4-67 Kartoteki... w układzie miesięcznym 4-69 Kontrola... przypisania kont 4-70 Sprawozdania Wykaz... stanu kont 4-71 Wykaz... obrotów i sald 4-73 Definiowane... wykazy 4-75 Wykaz... stanu kont na dzień 4-76 Kartoteki... w układzie miesięcznym 4-77 Zestawienia Zestawienia... z dokumentami 4-80 Sprawozdania... roczne 4-82 Pola sprawozdania Sposób... liczenia 4-87 Kontrola Rozdział 5 Dziennik Dokumenty Nagłówek Wprowadzanie... nowego dokumentu 5-96 Wprowadzanie... pozycji dokumentu 5-98 Pasek... narzędzi Dekretowanie... schematami Przeksięguj... 5 na Rozlicz... rozrachunek Zbiorcze... rozliczanie transakcji kontrahentów Zbiorcze... rozliczanie transakcji pracowników Kopiuj... dekret Koszty Rejestr... VAT Zamknij... konta Przeksięguj Rozksięguj Transakcja Raty rozrachunku Przeksięgowanie... sprzedaży wewnętrznej Wydruk... noty Uzgadnianie... kartoteki IKP z syntetyką FK Papierowe Wydruki... dokumentów Wydruk... dokumentów Grupowanie... pozycji Księgowanie Księgowanie... obrotów Księgowanie... BO Wydruki Dziennik... obrotów Wykaz... dziennika obrotów II

4 Dokumenty... zbiorczo Wykaz... dokumentów Raport... kasowy Porównanie... kont Parametry Typy... stóp odsetkowych Stopy... odsetkowe Dni... wolne Waluty Klucze Klucze... podziału Wartości... kluczy dla OPK Globalna... aktualizacja kluczy Schematy... księgowe Rodzaje... dokumentów źródłowych Schematy... księgowań Definicja... schematu dekretowania Deklaracja... schematu VAT Definicja... kwot Definicja... formularza Schemat... - kontrola użytkownika Powiązanie... schematów ksiegowania Budowa... symbolu transakcji Dokumenty... źródłowe Dokumenty... źródłowe - przenieś Dokumenty... źródłowe - przepisz Import Wczytywanie... danych Import... dokumentów Rozliczenia... międzyokresowe kosztów Rozdział 6 Kartoteki systemu FK III Kontrahenci Kartoteka Stan kartoteki Stan... kartoteki w układzie miesięcznym Transakcje Konta... związane z kartoteką kontrahenta Dekrety... kontrahenta Wystawione... Noty Katalog Cechy Organy... założycielskie Rodzaje... kontrahentów Obroty... i salda Kartoteki... w układzie miesięcznym Wykaz... stanu kartoteki Grupy... kartotek Stan_grupy

5 Spis treści Stan_grupy_miesiecznie Dekrety_grupy kontrahenci_w_grupie Pisma Potwierdzenie... sald Wezwanie... do zapłaty Cesje... wierzytelności Rejestr... cesji Przeksięgowanie... wierzytelności Szablony... podpowiedzi Typy cesji Wykaz... rejestru cesji Wykaz Transakcje Wykaz Rezerwy... dla transakcji Księgowanie... rezerw Rozwiązywanie... rezerw Przegląd... rezerw dla transakcji Historia... transakcji Przeksięgowanie... transakcji Odsetki Nota... odsetkowa Symulacja... spłat należności Pracownicy Rozrachunki OPK Kartoteki... OPK Stan kartoteki Stan... kartoteki w układzie miesięcznym Dekrety... OPK Lista... ośrodków Dane ośrodka Rodzaje... świadczeń dla ośrodka Plan... rzeczowo finansowy dla opk Obroty... i salda Kartoteki... w układzie miesięcznym Grupy... kartotek Rodzaje... kosztów dla ośrodków Pozycja... rodzaju kosztów dla ośrodka Generowanie... kosztów szczegółowych dla ośrodków Stan kartoteki Kartoteka... kosztu szczegółowego dla ośrodka w układzie miesięcznym Przypisanie... kont zespołu 4 dla kosztów szczegółowych dla ośrodków Obroty... kartoteki Umowy Rozdział 7 Budzet 7.1 Zbiorczy... plan budżetu kont IV

6 Zbiorczy... plan budżetu OPK Zbiorczy... plan budżetu placówek Plan... budżetu OPK Plan... budżetu placówek Grupy... planu budżetowego kont Dokumenty... budżetowe Zatwierdzanie... planów budżetowych Kontrola... zgodności planów Rozdział 8 Słowniki Placówki Magazyny Grupy... środków trwałych Komórki... orgnizacyjne Rodzaje... kosztów Plan... finansowy Kody... ewidencyjne usług Źródła... finansowania Obrotówki Grupy... analityczne Stawki... VAT Deklaracje... VAT Deklaracje... VAT - sprzedaż Deklaracje... VAT - zakup Rodzaje... atrybutów Atrybuty Analityka... rodzajów kosztów Grupy... kosztów dla kluczy Banki... użytkownika Wydruki Eksport... słowników Rozdział 9 Pomoc V Spis treści O programie Licencja Zmiana... hasła 9-284

7 Wstęp Rozdział 1 Wstęp Celem Systemu Finansowo-Księgowo-Kosztowego jest: prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotu, szczegółowa analiza kosztów w układzie rodzajowym, w układzie miejsc ich powstawania oraz według jednostek kalkulacyjnych. System zgodny jest z: Ustawą o rachunkowości z dnia Dz. U. Nr 121 z r. par. 591 z późniejszymi zmianami, Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej Dz.U. Nr 164 z 31 grudnia par System dostosowany jest do wymogów ewidencyjnych i sprawozdawczych Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej. Jest doskonałym narzędziem dla kadry menedżerskiej wspierającym podejmowanie decyzji w dziedzinie ochrony zdrowia. Umożliwia opracowanie wskaźników i informacji będących podstawą negocjowania kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia. 1-1

8 Informacje ogólne Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje o wymaganiach sprzętowych systemu FKK, środowisku pracy, koncepcji systemu, komunikacji z użytkownikiem. 2.1 Informacje techniczne Architektura systemu i wymagania sprzętowe Oprogramowanie jest napisane w architekturze klient serwer. Różne są więc wymagania sprzętowe komputera klienta i serwera bazy danych. Wymagania stawiane stacjom roboczym Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego, jednak nie zawsze zapewniają one komfort pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: Intel PIV lub wyżej pamięć RAM: 256 MB dysk twardy: 2 GB grafika: SVGA 800x600 karta sieciowa: 100 Mbps Wymagania systemowe System operacyjny MS Windows 98 SE, Windows 2000 Professional lub Windows XP Professional. Wymagania stawiane serwerom zarządzającym bazami danych Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego i bazy danych, jednak nie zawsze zapewnią one komfortu pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: (SQL BASE) PIV 1,6 GHz, (ORACLE) 2xPIII 1,3 GHz pamięć: (SQL BASE) 512 MB, (ORACLE) 1 GB z opcją rozszerzenia do 4 GB karta sieciowa: (SQL BASE) 100 Mbps, (ORACLE) 100 Mbps dysk twardy: (SQL BASE) UWSCSII RAID 0+1, (ORACLE) UWSCSII RAID 0+1 Wymagania systemowe System operacyjny Windows NT 4.0 Serwer, Windows 2000 Serwer, Windows 2003 Server lub inny zgodny z wersją serwera bazy danych. Motor Bazy Danych ORACLE wersja 8i ORACLE wersja 9i ORACLE wersja 10g SQL BASE wersja 6.1.2PTF11 SQL BASE wersja 7.5.1PTF3 2-2

9 Informacje ogólne Program a system operacyjny Program działa w środowisku MS Windows. Sposób poruszania się po systemie właściwy jest dla standardu pracy w tym środowisku. Dokumentacja systemu nie zawiera opisu zasad pracy w środowisku Windows. Użytkownik systemu powinien posiadać podstawowe umiejętności w tym zakresie, jak uruchamianie systemu, przełączanie się pomiędzy oknami, posługiwanie się myszką. System jest w pełni zintegrowany ze środowiskiem Windows. 2.2 Integracja ze środowiskiem Wondows Środowisko Windows umożliwia szeroki wachlarz metod wymiany danych miedzy aplikacjami pracującymi w tym środowisku. Do mechanizmów przesyłania danych wykorzystywanych przez program należą: schowek (clipboard), automatyzacja OLE zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF Schowek Schowek jest najprostszą metodą wymiany informacji pomiędzy programem, a inną aplikacją w środowisku Windows np. edytorem tekstów Word, arkuszem kalkulacyjnym Excel. Ulokowanie w schowku nowej porcji danych powoduje usunięcie poprzedniej zawartości. W systemie istnieje możliwość umieszczenia w schowku zawartości tabeli elementów. Maksymalna ilość danych przenoszonych w jednej porcji przy pomocy schowka może być ograniczona możliwościami przyjęcia tych danych w programie docelowym np. maksymalną wielkością arkusza w programie Excel. Także zbyt mała ilość wolnej pamięci w komputerze może uniemożliwić wykonanie operacji dla zbyt dużej ilości danych. Automatyzacja OLE Automatyzacja OLE zapewnia integrację aplikacji przy pomocy komend interaplikacyjnych. Aplikacje mogą oddziaływać na siebie bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika. W przypadku programu mechanizm ten pozwala załadować dane programu do arkusza MS Excel oraz OO Calc, a także na wykonanie niektórych funkcji tego arkusza jak utworzenie nowego arkusza. Integracja programu ze środowiskiem Windows pozwala na automatyzacje prac związanych ze sporządzaniem różnorodnego typu zestawień raportów, którym bez większego wysiłku można nadać ciekawą szatę graficzną, wykorzystując szeroką gamę formatów i stylów programów Word i Excel oraz Writer i Calc. Warunkiem poprawnego działania automatyzacji OLE jest fakt zainstalowania pakietu biurowego (MS Office, Open Office) na stacji roboczej. Automatyzację OLE w przypadku pakietu Open Office testowano na wersji 2.4, dlatego zaleca się instalacje pakietu w tej lub nowszej wersji. Przy wspólpracy z pakietem MS Office, dla poprawnego dzialania pism (wspólpraca z programem MS Word) nalezy dla programu MS Word zaznaczyc opcje: 'Ufaj dostepowi do programu Visual Basic Project', 'Ufaj wszystkim zainstalowanym dodatkom i szablonom' w ustawieniach zabezpieczen dla makr (opcje opisane na przykladzie MS Word w innych wersjach programu MS Word dostep do opisanych opcji moze byc inny). Zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf Wydruki programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.rtf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w edytorze Word i poddawane indywidualnej edycji. Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.csv. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie 2-3

10 Informacje ogólne Excel i poddawane indywidualnej edycji 2.3 Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.pdf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie Acrobat Reader. Zabezpieczenie i składowanie danych Zabezpieczenie danych polega na zapewnieniu ochrony zarówno przed dostępem osób niepowołanych jak i przed ich utratą z przyczyn losowych bądź technicznych. Zastosowane w systemie mechanizmy bazy danych SQL, takich jak transakcje, więzy integralności, procedury storowane, zapewniają spójność danych oraz wysoką odporność danych na zdarzenia typu zaniki zasilania, awarie techniczne. Uwaga: ZE WZGLĘDU NA KONIECZNOŚĆ ZABEZPIECZENIA DANYCH PRZED USZKODZENIAMI TAKIMI JAK NP. FIZYCZNE USZKODZENIE NOŚNIKÓW, KONIECZNE JEST OKRESOWE SKŁADOWANIE DANYCH NP. NA STREAMER. JEST TO OBOWIĄZKIEM ADMINISTRATORA SYSTEMU. Zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych realizowane jest przez definiowanie identyfikatorów operatorów uprawnionych do uruchamiania systemu oraz przez nadanie im odpowiednich uprawnień do wykonywania określonych funkcji programu. W systemie zdefiniowano kilka profili użytkowników, z którymi związane są zestawy uprawnień. Lista uprawnień wynikających z przypisania operatorowi wybranego profilu może być dodatkowo indywidualnie modyfikowana. Każdy operator powinien posiadać sobie tylko znane hasło, które podaje uruchamiając system i którego nie powinien udostępniać innym osobom. Dotyczy to także administratora systemu, który bezpośrednio po zainstalowaniu programu powinien zmienić standardowe hasło (SYSADM). Możliwe jest również śledzenie wykonywania wybranych funkcji systemu. Odpowiednie raporty umożliwiają sprawdzenie kto i kiedy wykonał daną funkcję programu. Dokładny opis funkcji związanych z definiowaniem użytkowników i ich uprawnień opisany jest w dokumentacji modułu DBAP. 2.4 Rozpoczęcie pracy Po uruchomieniu modułu systemu FKK według zasad właściwych dla środowiska klient-serwer użytkownik musi połączyć się z bazą danych. Służy do tego okno dialogowe (dialog logujący), które pojawia się na ekranie tuż po uruchomieniu programu. Należy w nim podać nazwę bazy danych, swój identyfikator oraz hasło. W chwili połączenia się z bazą danych, sprawdzane są prawa użytkownika do wykonywania funkcji systemu. Po zainstalowaniu programu administrator systemu powinien wprowadzić w module DBAP identyfikatory osób uprawnionych do uruchamiania programu oraz nadać im odpowiednie uprawnienia oraz zmienić hasło dla użytkownika SYSADM. W celu umożliwienia uruchomienia wersji demonstracyjnej zaleca się wprowadzenie bezpośrednio po instalacji identyfikatora SYSADM z hasłem SYSADM posiadającego uprawnienia do wykonywania wszystkich funkcji wersji demonstracyjnej. W takim przypadku uruchomienie programu wymaga wypełnienia pól dialogu logującego w następujący sposób: nazwa bazy FKKDEMO identyfikator użytkownika SYSADM hasło SYSADM (wpisane w sposób niewidoczny, znakami *) 2-4

11 Informacje ogólne Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia powyższych danych (Zatwierdź) lub zakończenia pracy (Odwołaj ). Przy pierwszym poprawnym logowaniu do systemu FKK użytkownik wybiera księgi rachunkowe, z którymi chce pracować. Wybór ksiąg rachunkowych zostaje dla użytkownika zapamiętany w bazie i kolejne logowanie automatycznie uruchamia system z poprzednio wybranymi księgami rachunkowymi. W uruchomionym systemie parametry te można zmieniać w funkcji Wybór ksiąg rachunkowych 27. Baza instalacyjna programu zawiera ogólne i niezbędne do pracy programu słowniki oraz otwarty jeden układ bilansowy. Układ ten może być wykorzystany podczas rzeczywistej pracy użytkownika. W tym celu należy w module FK w funkcji otworzenie układu bilansowego, zmienić nazwę na nazwę jednostki. Uwaga: Jeżeli podczas próby połączenia z bazą zostanie podany błędny identyfikator lub błędne hasło, pojawi się odpowiedni komunikat i użytkownik może w tym momencie zakończyć pracę lub poprawić błąd i dokonać ponownej próby połączenia z bazą. 2.5 Komunikacja z użytkownikiem Programy komunikują się z użytkownikiem w formie interaktywnej, tzn. realizują na bieżąco polecenia użytkownika. Urządzeniami umożliwiającymi komunikację użytkownika z programem są klawiatura, myszka i monitor ekranowy. Kursorem nazywamy ruchomy znacznik pozycji na ekranie monitora, w której aktualnie znajduje się użytkownik. Może to być podświetlenie pozycji, migający punkt w polu wprowadzanych danych, czy znaczek graficzny podążający za ruchem myszki. Kursor określa punkt, w którym pojawią się znaki wpisane z klawiatury, bądź miejsce, w którym wystąpi akcja wykonana za pomocą myszki (np. wciśnięcie lewego przycisku myszki w przypadku, gdy kursor o kształcie strzałki znajduje się nad pozycją menu spowoduje wybranie funkcji z nią skojarzonej). Operacje wykonywane na klawiaturze dotyczą, elementu, w którym aktualnie znajduje się fokus. Jest to, w przypadku pól edycyjnych, pole wyróżnione migającym kursorem w kształcie (jak w polu Identyfikator na rysunku), 2-5

12 Informacje ogólne a w przypadku tabelki, wiersz wyróżniony (jak w przypadku wiersza o Identyfikatorze 02 jak na rysunku). Fokus określa obiekt, do którego będą się odnosić akcje wywoływane za pomocą myszki bądź klawiatury. Kursor określa bieżące miejsce fokusa. W danej chwili tylko jeden obiekt na formatce może posiadać fokus. Dopisywanie, usuwanie, modyfikacja danych. Z oknami programu związany jest zestaw standardowych operacji. Dopisywanie, Modyfikacja czy Usuwanie danych we wszystkich oknach wygląda podobnie. Operacje te zostaną przedstawione na przykładzie słownika Banki użytkownika. Standardowe elementy powyższej tabeli to: Wyszukiwanie pole pozwala ograniczyć zakres wyświetlanych wierszy. Wzorzec wpisywany w tym polu dotyczy kolumny, wg której jest ustawiony porządek wyświetlania (wykorzystanie zostało opisane w punkcie Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). 2-6

13 Informacje ogólne Kolejność pole pozwala wybrać porządek wg którego mają być wyświetlane wiersze. Na rysunku powyżej pozycje zostały uporządkowane Wg Symbolu OPK. Kolumna, wg której ma być ustawiony porządek, jest ustawiana jako pierwsza. Przyciski przyciski umożliwiające wykonanie standardowych operacji na tabeli Banki użytkownika jak dopisywanie nowego banku, podgląd pełnych danych banku, modyfikacja i usuwanie banku. Z powyższymi przyciskami związane są odpowiednie akceleratory: Nowy F5, Edycja F6, Usuń F8, Wyjście Alt + F4. Podgląd Enter. Znaczenie klawiszy zostało opisane w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24. Standardowo okna po uruchomieniu są w stanie prezentacji danych. W stanie tym aktywne są wszystkie przyciski z wyjątkiem przycisku Zatwierdź. Przycisk ten jest aktywny tylko w okienkach, w których bezpośrednio przeprowadzana jest edycja danych. W stanie prezentacji danych nie jest możliwa edycja wiersza tabeli czy dialogu. Wszelkie korekty danych muszą być wykonywane w momencie, gdy okno znajduje się w stanie edycji. W programie istnieją dwa sposoby edycji danych: w tabeli, w dialogu. Podczas edycji w tabeli, możliwa jest bezpośrednia modyfikacja wyświetlanych wierszy. Tryb ten stosowany jest jednak bardzo rzadko. Najczęstszym sposobem edycji danych w programie jest edycja w dialogu. W tym przypadku dla edytowanego wiersza danych otwierane jest dodatkowe okno typu dialog, zawierające informacje, dotyczące wybranego wiersza danych. Po ustawieniu tego okna w stanie edycji możliwa jest modyfikacja danych. Przejście do stanu edycji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Edycja. W przypadku modyfikacji danych (tryb edycji), pola dialogu są wypełnione wartościami odczytanymi z bazy danych dla wybranego wiersza tabeli. Aktywne są tylko przyciski Zatwierdź, którym zatwierdzamy wprowadzone zmiany, i Zamknij, którym zamykamy dialog. Jeśli chcemy zrezygnować z wprowadzonych zmian zamykamy dialog bez zatwierdzania a na pytanie programu 2-7

14 Informacje ogólne klikamy przycisk Nie. (Znaczenie odpowiedzi na zadane pytanie jest następujące: Tak - zatwierdzenie zmian i zamknięcie dialogu. Nie - zamknięcie dialogu bez zatwierdzenia zmian. Anuluj - powrót do trybu edycji.) W przypadku dopisywania zawartość pól dialogu jest pusta. Wypełnienie pól odpowiednimi danymi polega na kliknięciu w wybranym polu (na rysunku powyżej są to białe prostokąty) i wpisaniu z klawiatury odpowiedniego łańcucha znaków (na rysunku są to np. pola Identyfikator, Nazwa). Niektóre pola, do których wprowadza się dane mogą być słownikowane. Oznacza to, że podczas wprowadzania danych do pola możliwe jest skorzystanie z odpowiedniego słownika zdefiniowanego w systemie. Słownik dla takiego pola zostaje wyświetlony jeśli w polu znajduje się migający kursor i zostanie naciśnięty klawisz F2. Z wyświetlonego słownika odpowiednią pozycję wybieramy dwukrotnym kliknięciem myszy. Po wypełnieniu wszystkich koniecznych pól, w celu zapamiętania zmian w bazie danych należy je zatwierdzić przyciskiem Zatwierdź. Jeżeli wszystkie wprowadzone informacje były poprawne, dialog przejdzie w tryb prezentacji danych. W tym trybie nieaktywny jest tylko klawisz Zatwierdź. W przypadku operacji podglądu otwierany dialog jest w trybie prezentacji danych (wszystkie pola są nieaktywne). Można łatwo przejść w tryb edycji poprzez naciśnięcie klawisza Edycja. Po dokonaniu edycji i powrocie do tabeli zawartość tabeli jest odświeżana, w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian. Możliwe jest wielokrotne dopisywanie danych bez powracania do tabeli (i w związku z tym bez każdorazowego odświeżania tabeli). Należy w tym celu po zatwierdzeniu zmian przyciskiem Zatwierdź ponownie wybrać przycisk Nowy tym razem na dialogu. W tym momencie dialog jest przygotowany do wprowadzenia nowego wiersza. W przypadku operacji kasowania dialog otwierany jest w trybie prezentacji danych, jednocześnie system prosi o potwierdzenie operacji kasowania. 2-8

15 Informacje ogólne Potwierdzenie tej operacji (OK.) spowoduje usunięcie wiersza i powrót do tabeli. Rezygnacja (Anuluj) spowoduje pozostanie okna dialogu w trybie prezentacji danych. Usuwanie wywołane bezpośrednio na dialogu prezentującym dane wykonuje usuwanie danych bez pytania o potwierdzenie operacji. 2.6 Elementy systemu Windows Okno programu składa się z następujących elementów: Belka tytułowa, Linia statusu, Pasek narzędzi, Menu systemowe, Menu, Elementy sterujące Okna. Belka tytułowa znajduje się w górnym wierszu okna. Zawiera nazwę wybranej funkcji. W przypadku okna głównego dla systemu FKK zawiera ona następujące informacje: nazwa modułu, bieżący miesiąc, bieżący rok obrotowy, nazwa układu bilansowego. Linia statusu znajduje się w dolnym wierszu okna. W lewym rogu linii statusu wyświetlane są krótkie informacje na temat wybranych funkcji programu np. przy wyborze operacji z menu. W prawym rogu linii statusu wyświetlana jest nazwa bazy danych oraz identyfikator zalogowanego użytkownika oraz stan klawiszy Caps Lock, Num Lock i Scroll Lock. Pasek narzędzi znajduje się zazwyczaj w górnej części formatki. Zawiera on elementy sterujące zawartością całego okna np. porządek wyświetlanych wierszy, przycisk zamykający dialog (Szczegółowo pasek narzędzi programu został opisany w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). Menu systemowe znajduje się w prawym górnym rogu okienka obok belki tytułowej. Zebrane 2-9

16 Informacje ogólne zostały tam podstawowe operacje jakie mogą być wykonywane na oknie: Przywróć przywraca poprzedni stan okna, Przenieś przesunięcie okna na ekranie monitora, Rozmiar zmiana rozmiaru okna, Minimalizuj zwinięcie okna do ikony, Maksymalizuj rozwinięcie okna na cały ekran Zamknij zamknięcie okna. Dla niektórych okien pewne z tych operacji mogą być zablokowane, co sygnalizowane jest poprzez wyszarzenie odpowiedniej pozycji menu systemowego. Menu znajduje się zawsze w górnej części okna pomiędzy belką tytułową a paskiem narzędzi. Zgrupowane są w nim operacje dostępne w oknie. Istnieją dwa typy menu: poziome i pionowe. Menu poziome jest najwyższe w hierarchii. Z każdą pozycją menu poziomego może być związane menu pionowe, którego pozycje mogą z kolei posiadać następne menu pionowe. Szczegółowo menu programu zostało opisane w rozdziale Koncepcja menu 23. Do komunikacji z użytkownikiem w środowisku Windows dostępne są następujące Elementy sterujące: Przyciski, Przełączniki, Znaczniki, Listy wielowariantowe, Listy jednowariantowe. Przyciski pełnią w programie podobną funkcję jak menu. Służą do wykonywania różnych operacji. Często te same funkcje są możliwe do uruchomienia z poziomu menu jak i przy pomocy przycisków. Przycisk można włączyć na wiele sposobów: poprzez kliknięcie myszką, naciśnięcie akceleratora odpowiedniego dla tego przycisku, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku, gdy fokus znajduje się na przycisku. Fokus na przycisku sygnalizowany jest poprzez obwódkę pojawiającą się na przycisku (na rysunku przedstawiono przycisk, na którym jest fokus i te bez fokusa). Przełączniki służą do wyboru jednego z kilku wariantów. W danej chwili z danej grupy przełączników można włączyć tylko jeden. Włączenie przełącznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go czarnym punktem. Przełączniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, przesuwanie po nich fokusa klawiszami Ç i È Znaczniki służą do włączenia lub wyłączenia danej opcji. Każdy ze znaczników może być w dwóch stanach. W przypadku cech oznaczają jej posiadanie lub brak. Włączenie znacznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go znakiem. Znaczniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. 2-10

17 Informacje ogólne Listy wielowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. Istnieje możliwość wyboru dowolnej liczby opcji przedstawionych w liście. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie jej zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niepotrzebny a więc niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È Listy jednowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. W odróżnieniu do listy wielowariantowej istnieje tu możliwość wybrania tylko jednej opcji. Po wybraniu odpowiedniej wartości lista jest zwijana. Rozwinięcie listy następuje poprzez kliknięcie myszką na strzałce po prawej stronie zwiniętej listy. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È 2-11

18 Informacje ogólne 2.7 Okna w programie W programie mamy do czynienia z dwoma typami okien: Dialogi Tabelki Definicje wykazów tabelarycznych Dialogi są to okna, w których użytkownik wprowadza dane do systemu z klawiatury, wybierając pozycje z list rozwijanych, wybierając przełączniki i znaczniki, wstawiając dane z innych tabel. Dialogi są też używane do przedstawienia szczegółowych informacji o danym rekordzie danych w przejrzystej formie graficznej. Tabelki prezentują poszczególne rekordy bazy danych w formie wierszy. Każdy wiersz reprezentuje główne informacje dotyczące jednego rekordu danych np. dane kontrahenta. Z boku tabelek znajdują się dwa suwaki: pionowy i poziomy. Służą one do przesuwania zawartości tabeli. W przypadku, gdy cała zawartość tabeli mieści się na ekranie, suwaki są niewidoczne. Wykonując operacje kursorem można wpłynąć na wygląd tabeli. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy nagłówkami dwóch kolumn kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić szerokość wyświetlanych kolumn. 2-12

19 Informacje ogólne Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy dwoma wierszami na lewym brzegu tabeli kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w górę lub w dół, możemy zmienić wysokość wyświetlanych wierszy. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy wierszami tabeli a nagłówkiem kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić położenie kolumny, w której znajduje się kursor, względem innych kolumn. definicje wykazów tabelarycznych są specyficznym rodzajem okien, w których użytkownik definiuje wygląd raportów. Poniżej przykładowe okna definicji raportu. Dane raport opartego na powyższym formularzu mogą być wyświetlane bezpośrednio w tabeli - dostępny przycisk, którego naciśnięcie powoduje wypełnienie tabeli zgodnie z założonymi warunkami lub wyłącznie w postaci wydruku (brak przycisku ). Funkcje raportowe oparte na tego rodzaju oknie posiadają następujące grupy funkcjonalne: Wykaz tworzenie, zapis oraz wybór zdefiniowanego raportu. Zapisanie nowego wykazu powinno nastąpić na początku tworzenia kryterium. Naciskamy przycisk (Dodaj), klikamy pole Nazwa i nadajemy nazwę definiowanemu raportowi. Następnie definiujemy raport. Po zdefiniowaniu klikamy przycisk (Zapisz). Od tego momentu użytkownik może wykorzystywać zdefiniowany wykaz wybierając go z listy Nazwa. Przycisk Usuń pozwala usuwać z bazy definicje raportów. Zapis definicji powoduje zapamiętanie ustawień następujących grup opcji: Kryteria Kolumny Kolejność wg 2-13

20 Informacje ogólne Kolumny wybór kolumn, jakie mają zostać umieszczone na raporcie. Wyboru dokonujemy klikając po lewej stronie nazwy kolumny gdzie zostanie wyświetlony znacznik (powtórne kliknięcie na znaczniku spowoduje odznaczenie kolumny i nie będzie ona uwzględniona w raporcie). Możliwa jest również zmiana nazwy kolumny (nie zmieni to wartości przyporządkowanej dla tego pola). Kliknięciem ustawiamy fokus w dowolnym miejscu nazwy kolumny i zmieniamy ją. (zmiany będą bezpośrednio widoczne w nazwie kolumny). W niektórych przypadkach możliwe jest zdefiniowanie sposobu wydruku kolumn na raporcie. Wtedy obok kolumny w której znajdują się nazwy pól do wyboru znajdują się dwie dodatkowe kolumny: Sumuj, Grupuj, Poz.gr.. Zaznaczenie znacznika w kolumnie Sumuj pozwala na wstawienie do raportu podsumowania dla zaznaczonych kolumn (znacznik można ustawiać wyłącznie dla kolumn zawierających dane numeryczne). Zaznaczenie znacznika Grupuj spowoduje wydrukowanie na raporcie podsum dla określonych grup pozycji zgodnie z ustalonym poziomem grupowania w kolumnie Poz.gr.. Kolumna Funkcja pozwala na określenie funkcji, której wynik ma być zwracany jako wartość kolumny. Zestaw funkcji dostępnych do wyboru jest uzależniony od konkretnego wykazu definiowanego (tylko niektóre z wykazów definiowanych w systemie mają możliwość określenia wartości kolumny na podstawie funkcji). W dolnej części dialogu znajduje się tabelka, w której program wyświetla zaznaczone przez użytkownika (lub zaznaczone standardowo jak w przykładzie) kolumny. Jeśli na podglądzie wydruku dane zawarte w kolumnach nie są wyświetlane w całości lub zamiast liczb wyświetlone są znaki #, należy anulować wydruk i poszerzyć kolumny w opisywanej tabelce. Jeśli wszystkie kolumny nie mieszczą się na wydruku można zmienić orientację strony na poziomą. Kryteria definicja warunków jakie spełniać mają dane umieszczane w raporcie. Kryteria buduje użytkownik w oparciu o pola, które możemy wykorzystać przy tworzeniu raportu (dla każdego definiowanego raportu mogą one być inne), operatory warunkowe i spójniki. Pole- lista zawiera kolumny dla których przewidziano możliwość zakładania kryteriów. Operatory porównania: Dla pól tekstowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), zawiera (wpisany ciąg znaków powinien występować w wybranym polu), nie zawiera (wpisany ciąg znaków nie powinien występować w wybranym polu), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Dla zmiennych liczbowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Spójniki wykorzystywane przy definiowaniu kryteriów: i - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których oba łączone kryteria są 2-14

21 Informacje ogólne spełnione lub - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których przynajmniej jedno z łączonych kryteriów jest spełnione Schemat budowy warunku w kryterium jest następujący: [Pole] [Oprator porównania] [Wartość] [Spójnik] [Pole] [Operator porównania] [Wartość] np.: Konto-Symbol = 100 i BO Wn >= 100 (co należy tłumaczyć: znajdź dane w których konto ma symbol 100 i wartość BO Wn jest większa lub równa 100 zł) Podczas tworzenia kryteriów wybrane elementy kryterium pojawiają się w polu Podgląd budowy kryterium pod przyciskiem Wyczyść. Każdy następny krok składania kryterium powoduje przejście do następnego pola. W każdym momencie tworzenia warunku aktywne jest tylko jedno pole w grupie pól Kryteria, to które ma być następnie wybrane. Wyczyść - przycisk służy do usunięcia ostatniego warunku w kryterium lub całego kryterium. Naciśnięcie przycisku w przypadku kilku określonych warunków powoduje wyświetlenie komunikatu: Aby utworzyć kryterium należy wykonać poniższe kroki: 1. Wybrać z listy Pole, dla którego zakładamy warunek w kryterium (nazwa pola pojawi się w polu Podglądu budowy kryterium). 2. Następnie należy wybrać operator. 3. Teraz należy wpisać wartość wzorca, z którą ma być porównywany wybrane pole i zatwierdzić klawiszem Enter. 2-15

22 Informacje ogólne W przypadku użycia operatora Zawiera (Nie zawiera) dla atrybutów tekstowych można stosować następujące znaki zastępcze (maski): ( % ) zastępuje dowolną ilość znaków np. kryterium: Konto-Symbol zawiera 5% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynające się od 5 i dalej zawierające dowolne znaki, ( _ ) zastępuje dowolny jeden znak np. kryterium: Konto-symbol zawiera 5_1% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynającą się od 5 o dowolnym drugim znaku, trzecim znaku 1 i dowolnych pozostałych znakach. 4. Po określeniu wartości dla warunku możliwe jest wykonanie wykazu (przycisk lub chcemy kontynuować tworzenie kryterium złożonego należy przejść do punktu Wstawiamy Spójnik który ma połączyć utworzone kryterium z następnym. ). Jeżeli 6. Przechodzimy następnie do punktu 1 w celu utworzenia następnego warunku w kryterium złożonym. 7. Usuwanie warunków kryterium realizowana jest przyciskiem Wyczyść. Kolejność wg opcja pozwala wybrać sposób sortowania wyświetlonych dokumentów Oprócz opisanych wyżej grup w okna mogą zawierać dodatkowe kontrolki umożliwiające zakładanie dodatkowych warunków specyficznych dla danych, które mają być prezentowane w postaci raportu. Pamiętać należy że specyficzne warunki i filtry nie są zapamiętywane w bazie wraz z definicją raportu. Dialog wyboru przeznaczenia raportu - dialog umożliwia użytkownikowi wybór gdzie trafić wykonywany raport. Standardowo na formatce wybrane jest przeznaczenie Drukarka, dlatego dodatkowo wyświetlone są listy, na których użytkownik dokonuje wyboru: drukarki zainstalowanej w systemie, na której będzie 2-16

23 Informacje ogólne wydrukowany raport; orientacji strony Wydruk w poziomie lub w pionie;czcionki (nieaktywna dla niektórych raportów); Rozmiaru czcionki. v Wybór opcji Drukarka i zatwierdzenie wyboru spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku. W menu Plik dostępne są następujące podmenu: Pierwsza strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi tt, Następna strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi u, Poprzednia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi t, Ostatnia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi uu, Koniec. W menu Format wyświetlania dostępne są następujące podmenu: Normalny - sposób wyświetlania w którym widać szczegóły raportu Dopasowany do kona - wyświetla wygląd całej strony. Opcje można również przełączać przyciskiem na pasku narzędzi o wyglądzie jak na rysunku obok:. W menu Wydruk dostępne są następujące pozycje: Drukowanie Ustawienia Drukarki Ustawienia Drukarki Wybór opcji spowoduje wyświetlenie okienka systemowego (wygląd okienka uzależniony jest od systemu operacyjnego w przykładzie wygląd okna z systemu Windows 2000): 2-17

24 Informacje ogólne w którym wybieramy Drukarkę (ustawienia wyświetlamy naciskając przycisk Właściwości opis tej funkcji wykracza poza ramy niniejszego opracowania), ustawiamy znacznik Drukuj do pliku ( Uwaga!!! To jest plik z kodami sterującymi drukarki i nie jest przeznaczony do eksportu do innych programów) Zakres wydruku, Liczbę kopii. Wybór opcji zatwierdzamy przyciskiem OK. Zatwierdzenie wyboru nie spowoduje jeszcze wysłania raportu na drukarkę i jego wydruk, lecz jest to konfiguracja drukowania. Drukowanie Wybranie tej pozycji menu spowoduje wyświetlenie takiego samego dialogu jak przy opisie poprzedniej opcji (zmiana ustawień drukarki nie ma znaczenia, ponieważ zostały one już wybrane w opcji Ustawienie drukarki) i zatwierdzenie przyciskiem OK., co spowoduje wysłanie raportu na drukarkę i jego wydruk. Wybór opcji Do programu Excel i zatwierdzenie wyboru spowoduje uruchomienie programu Microsoft Excel dla Windows 95/98/2000/NT i wprowadzenie wybranych danych do arkusza lub stworzenie wykresu. Wybór opcji Do pliku spowoduje dodanie do wyświetlonego okienka dodatkowych pól: Należy w nich określić w jakim formacie zostanie zapisany plik (do wyboru Tekstowy lub plik Formatowany RTF), nazwę pliku, do którego zostanie wyeksportowany wydruk oraz folder w którym się znajdzie (pole nieaktywne). Naciśnięcie przycisku spowoduje otwarcie okienka, w którym wybieramy 2-18

25 Informacje ogólne folder docelowy. W okienku, w którym wyświetlone są urządzenia, na których możliwy jest zapis raportu (dysk lokalny C:, dyskietka A:, dyski sieciowe) wybieramy odpowiednią z pozycji a w okienku, w którym wyświetlone jest drzewo katalogów klikamy wybrany katalog. Klikamy przycisk Wybierz (wybrane możliwości zostaną wyświetlone w nieaktywnym polu ze ścieżką dostępu na poprzednim rysunku kliknięcie przycisku Zatwierdź spowoduje zapis raportu do pliku) lub Anuluj anulując wybór. Dialog techniczny uruchamiany poprzez kliknięcie w lewym górnym rogu tabelki. W dialogu tym oraz przyciski: dostępne są opisane już elementy jak pole Kolejność wierszy i pole Warunki selekcji Zapamiętywanie ustawień tabelki Kopiowanie tabeli do Schowka, Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls Zapis danych do html a Generator zestawień Kolor tła Kolor tekstu Kolory systemowe Zatwierdź, Anuluj. 2-19

26 Informacje ogólne Kopiowanie tabeli do Schowka - po naciśnięciu tego przycisku zawartość całej tabeli jest kopiowana do systemowego schowka. Umożliwia to przesłanie jej do innego dowolnego programu pracującego w środowisku Windows i obsługującego schowek. Przykładem takiego programu jest MS Excel. Po uruchomieniu arkusza kalkulacyjnego należy przejść do menu Edycja i wybrać opcję Wklej. Jeżeli uprzednio przesłaliśmy tabelę do schowka, jej zawartość pojawi się w programie MS Excel. Podobnie należy postąpić w przypadku innych programów jak Word czy Access. Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls, Zapis danych do html a po naciśnięciu tych przycisków zostanie wyświetlony dialog jak na rysunku: W tym standardowym okienku systemowym należy wybrać miejsce do którego chcemy zapisać plik, nadać 2-20

27 Informacje ogólne mu nazwę oraz Kliknąć przycisk Zapisz (format w jakim zostanie zapisany plik to w zależności od naciśniętego przycisku: tekst ASCI, arkusz xls, plik html). Generator zestawień po naciśnięciu tego przycisku otwierany jest dialog na którym definiuje się wygląd zestawienia. Kolor tła, kolor tekstu po naciśnięciu tych przycisków pojawia się dialog umożliwiający użytkownikowi wybór koloru z dostępnej palety 2-21

28 Informacje ogólne Uruchom MS Excel /IExplorer zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne uruchamianie programów Ms Excel lub IExplorer w przypadku zapisu danych do pliku xls lub html. Automatyczne formatowanie zaznaczenie opcji powoduje dopasowanie kolumn arkusza Excel do danych w przypadku zapisu danych do pliku xls. Wypełnianie tabelki na starcie opcja umożliwia ustalenie przez użytkownika czy tabelka ma przy starcie być wypełniana wartościami (Automatycznie / Włączone) lub nie (Wyłączone).W przypadku wyboru opcji Wyłączone tabelka jest wypełniana dopiero po włączeniu przez użytkownika odświeżania (przycisk ) Zapamiętanie ustawień kolumn opcja umożliwia użytkownikowi decydowanie czy ustawienia kolumn w tabeli (położenie, szerokość) mają być zapamiętywane (Automatycznie / Włączone) czy nie (Wyłączone) Zatwierdź kliknięcie przycisku zatwierdza kryteria wybrane w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji, Anuluj naciśnięcie przycisku anuluje wybór kryteriów w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji. W tabelkach kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji wyświetlanych danych spowoduje wyświetlenie następującego Menu podręcznego: Działanie pozycji Kopiowanie danych do schowka, Kopiowanie danych do pliku, Kopiowanie danych do pliku xls, Kopiowanie danych do pliku html a zostało opisane powyżej przy omówieniu Dialogu technicznego. Wybór pozycji Uporządkowanie oraz kryteria spowoduje wyświetlenie Dialogu technicznego, który został opisany powyżej. Opcja Odśwież dane spowoduje odczytanie danych z tabeli (np. jeśli kilku operatorów korzysta w tym samym momencie ze słownika OPK i dodaje do niego nowe pozycje to nie zostaną one automatycznie wyświetlone u wszystkich operatorów jednocześnie lecz dopiero po wyborze opisywanej opcji lub przycisku 2-22

29 Informacje ogólne ). Wybranie pozycji Wyjście spowoduje zamknięcie wyświetlonej tabelki. 2.8 Koncepcja menu Zestaw funkcji, spośród których użytkownik może wybrać jedną do realizacji, określono nazwą menu. System zawiera cały szereg różnych menu, tworzących hierarchiczną strukturę, zbliżoną w formie do drzewa, którego pniem jest menu główne. Oznacza to, że np. po wybraniu pozycji danego menu pojawia się menu niższego poziomu (jeśli przy tej pozycji menu znajduje się charakterystyczny trójkącik u), w którym dokonuje się kolejnego wyboru, i tak dalej, aż do ostatecznego określenia zadania dla systemu i polecenia jego realizacji. Z każdym oknem systemu związane są operacje wykonywane na jego zawartości. Operacje te są zgrupowane w menu danego okna. Główne funkcje programu znajdują się w menu okna głównego, które pojawia się zaraz po uruchomieniu modułu. Menu główne jest stale wyświetlane w ramce w górnej części okna, jego pozycje umieszczone są obok siebie (poziomo), a jedna z nich - wybrana - jest podświetlona. Jest to funkcja, która może być przez użytkownika zlecona systemowi do wykonania. Jeżeli z daną pozycją związana jest większa ilość funkcji są one zgrupowane w menu niższego poziomu, zawierając wykaz dostępnych opcji. Wszystkie menu, na poziomie niższym niż główne, wyświetlane są w ramkach w układzie pionowym. Menu niższego poziomu zawiera zazwyczaj funkcje związane tematycznie z menu głównym. Do każdej wybranej pozycji menu w dole okna pojawia się komentarz, dotyczący wybranej funkcji (na powyższym rysunku zaznaczone strzałką). 2-23

30 Informacje ogólne 2.9 Znaczenie klawiszy klawiatury Głównym narzędziem do konwersacji z użytkownikiem jest klawiatura. Oprócz wpisywania tekstów klawiatura służy też do wydawania poleceń (stosowane są w tym celu kombinacje różnych klawiszy). Klawisze Ctrl i Alt są używane zawsze w połączeniu z innymi klawiszami. Ctrl służy głównie do wprowadzania znaków sterujących. Klawisz Lewy Alt oraz Prawy Alt, mają różne znaczenia. Klawisz Prawy Alt pozwala wprowadzać z klawiatury znaki specjalne, niedostępne przez pojedyncze wciśnięcie klawisza np. polskie litery (kombinacja klawiszy Prawy Alt + e = ę, Prawy Alt + o = ó, Prawy Alt + x = ź...). Klawisz Lewy Alt połączony z klawiszem określającym dowolny znak jest tzw. akceleratorem. Pozwala on na szybki dostęp do elementów menu, bądź innych obiektów na ekranie bez użycia myszki. Znak, którego dla danego elementu należy użyć z klawiszem Lewy Alt oznaczony jest przez podkreślenie. W poniższym menu szybki dostęp do funkcji System można uzyskać poprzez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Lewy Alt + S. Dwanaście klawiszy funkcyjnych oznaczonych F1 - F12 służy do wywoływania typowych, często powtarzających się czynności. Klawisz F1 używany jest tradycyjnie do wywoływania suflera (podpowiedzi systemu). Klawisz funkcyjny F2 powoduje wyświetlenie słownika i umożliwia wybór jednej z jego pozycji. W programie przyjęto pewien zakres klawiszy standardowych obowiązujących na wszystkich formularzach do przeglądu i wprowadzania danych. Każdy z tych klawiszy posiada swój odpowiednik graficzny. Po wskazaniu go kursorem myszki w dole okienka pojawia się krótka informacja o skojarzonej z klawiszem funkcji (na rysunku poniżej zaznaczona strzałką). Klawisz F5 lub naciśnięcie przycisku (Nowy) wywołuje funkcję do wprowadzania danych. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję wprowadzania danych wywołuje także klawisz Insert. W tabelkach umożliwiających edycję danych klawisza F5 (dla tabelki będącej elementem dialogu klawisz F7) lub naciśnięcie przycisku powoduje wstawienie nowego wiersza. Klawisz F10 lub kliknięciem na przycisku (Zatwierdź) powoduje zatwierdzenie danych i ich zapis do bazy danych. Po zatwierdzeniu zmian klawisz ten zmienia stan na nieaktywny. W przypadku, gdy z pewnych powodów nie uda się zapisać danych, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, po którym klawisz zatwierdzający dane pozostaje w dalszym ciągu aktywny. Klawisz F6 lub naciśnięcie przycisku (Edycja) służy do wywołania funkcji do edycji danych. Klawisz F8 lub kliknięcie na przycisku (Usuń) wywołuje funkcję do usuwania danych. Usuwane dane (z wyjątkiem przypadku usuwania grupowego) są wyświetlane w osobnym oknie dialogowym. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję usuwania danych wywołuje także klawisz Delete. Klawisz F3 wywołuje funkcję szybkiego wyszukiwania. Powoduje on przeniesienie fokusa do pola oznaczonego napisem Wyszukiwanie. W polu tym należy wpisać tekst ograniczający ilość możliwych 2-24

31 Informacje ogólne rozwiązań. Wpisany tekst jest zawsze kojarzony z elementami kolumny danych wg której ustawiony jest porządek wyświetlanych wierszy (czyli że na rysunku poniżej możemy wyszukiwać dane po Kodzie). W polu tym można korzystać ze znaków specjalnych: % - oznacza dowolną ilość dowolnych znaków, _ - oznacza pojedynczy dowolny znak. W polu Wyszukiwanie wpisuje się wzorzec, który muszą spełniać wyświetlane wiersze danych np. wpisanie tekstu Bank% spowoduje wyświetlenie tylko elementów zaczynających się od wyrazu Bank. Wyszukiwanie następuje po wpisaniu wzorca i naciśnięciu klawisza ENTER lub kliknięciu klawisza oznaczonego rysunkiem Naciśnięcie kombinacji klawiszy Lewy Alt + F4 lub naciśnięcie przycisku (Zamknij) powoduje zamknięcie bieżącego okna. W przypadku, gdy w zamykanym oknie znajdują się aktualnie edytowane dane, program przed zamknięciem okna otwiera dodatkowe okno z pytaniem czy zatwierdzić zmiany: Wybranie odpowiedzi Tak zatwierdza zmiany w bazie danych i zamyka bieżące okno. W przypadku wybrania odpowiedzi Nie program zamyka okno bez zatwierdzania zmian. W przypadku wybrania odpowiedzi Anuluj program anuluje naciśnięcie klawisza Zamknij. Ten sam efekt co klawisz Lewy Alt + F4 powoduje klawisz Esc. W niektórych oknach dostępny jest przycisk (Podgląd). Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu z podglądem danych szczegółowych. Za pomocą przycisku (Drukuj) możliwy jest wydruk wybranych danych. Klawisz F2, w przypadku pól słownikowanych, powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika (wpisanie pozycji której nie ma w słowniku i zatwierdzenie jej przyciskiem Enter spowoduje taką samą akcję można dopisać tę pozycję). W przypadku kont czy kartotek wpisanie początku danego kodu i naciśnięcie klawisza F2 powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika z jednoczesnym przepisaniem wpisanej wartości do pola wyszukiwanie w słowniku. Takie działanie znacznie przyśpiesza wybór wartości ze słownika. Powrót do formularza nadrzędnego następuje poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Wybrana wartość jest przepisywana do odpowiedniego pola na formularzu. Na jednym formularzu może być umieszczonych wiele pól słownikowanych. Klawisz F2 dotyczy pola, w którym w danym momencie znajduje się kursor. Wszelkie zdarzenia wykonywane na klawiaturze (z wyjątkiem wyboru klawiszy będących akceleratorami) są związane z polem, w którym znajduje się fokus. W systemie Windows dostępne są klawisze, które pozwalają przenosić fokus pomiędzy elementami okna: TabF Shift + TabF przejście do następnego pola, przejście do poprzedniego pola. W programie zakończenie edycji w wybranym polu, sygnalizowane naciśnięciem klawisza Enter także powoduje przeniesienie fokusa na następne pole (jest równoważne naciśnięciu klawisza TabF). Dla elementu ekranu, w którym znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È przesunięcie kursora o jedną pozycję w górę przesunięcie kursora o jedną pozycję w dół 2-25

32 Informacje ogólne Æ Å Home End Page Up Page Down Delete Backspace przesunięcie kursora o jedną pozycję w prawo przesunięcie kursora o jedną pozycję w lewo przesunięcie kursora na początek przesunięcie kursora na koniec przesunięcie fokusa na początek tabelki przesunięcie fokusa na koniec tabelki usunięcie znaku pod kursorem usunięcie znaku na lewo od kursora Dla tabeli, w której znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È Home End Page Up Page Down przesunięcie przesunięcie przesunięcie przesunięcie przewinięcie przewinięcie kursora o jeden wiersz w górę kursora o jeden wiersz w dół kursora na początek tabeli kursora na koniec tabeli tabeli o jedną stronę w górę tabeli o jedną stronę w dół Poszczególne klawisze klawiatury mogą mieć kilka znaczeń w zależności od funkcji aktualnie realizowanej przez program: tryb edycji danych, wybór opcji z menu, wyszukiwanie pozycji z listy itd. Sposób wykorzystania poszczególnych klawiszy dla realizowanej funkcji opisany jest w dolnej części okna, a bardziej szczegółowo po naciśnięciu klawisza F

33 System Rozdział 3 System W menu System są zgrupowane funkcje sterujące pracą systemu FKK. 3.1 Wybór ksiąg rachunkowych Funkcja umożliwia wybór układu bilansowego poprzez określenie następujących cech: Rok Nazwę układu bilansowego Zatwierdzenie wyboru powoduje przełączenie systemu na wybrane księgi rachunkowe. 3-27

34 System 3.2 Rejestry dokumentów Funkcja ta umożliwia podgląd, edycję oraz definiowanie rejestrowego układu dokumentów właściwego dla aktualnego układu bilansowego. W tabelce wyświetlonej na formatce znajdują się informacje dotyczące istniejących rejestrów. Opis kolumn, w których znajdują się informacje o rejestrach został przedstawiony poniżej: Kod maksymalnie 3 znakowe oznaczenie rejestru, Nazwa nazwa rejestru (maksymalnie 40 znaków) Sposób numeracji Roczny dokumenty w ramach będą automatycznie numerowanie narastająco w ciągu roku, Miesięczny dokumenty w ramach rejestru będą automatycznie numerowane narastająco w miesiącach (pierwsze dwa znaki wykorzystane zostaną na numer miesiąca, pozostałe będą stanowić numer kolejny dokumentu w tym rejestrze i miesiącu) Typ rejestru Sprzedaż VAT dekrety powstają automatycznie po wprowadzeniu dokumentu do rejestru sprzedaży VAT (znaczenie informacyjne), Zakup VAT dekrety powstają automatycznie po wprowadzeniu dokumentu do rejestru zakupu VAT (znaczenie informacyjne), Wprowadzenie nowego rejestru polega na wypełnieniu odpowiednimi informacjami dialogu, który zostanie wyświetlony w wyniku naciśnięcia przycisku Dodaj. 3-28

35 System Opis pól dialogu, które powinien wypełnić użytkownik znajduje się poniżej. I tak pole: Kod należy uzupełnić trójznakowym oznaczeniem rejestru, Nazwa należy uzupełnić nazwą rejestru, Sposób numeracji z listy rozwijanej należy wybrać sposób numeracji: - Roczny dokumenty w ramach rejestru będą automatycznie numerowanie narastająco w ciągu roku, - Miesięczny dokumenty w ramach rejestru będą automatycznie numerowane narastająco w miesiącach, Długość numeru standardowo na formatce wyświetlana jest liczba 5 oznacza to, że dla definiowanego rejestru numer dokumentu będzie pięciocyfrowy. Jeśli będzie to dokument Miesięczny (pozycja wybrana z listy Sposób numeracji) to dwie pierwsze cyfry numeru będą oznaczały miesiąc, w którym zadekretowano dokument a trzy kolejne numer dokumentu w miesiącu w definiowanym rejestrze czyli będzie można zadekretować 999 dokumenty. Jeśli będzie to dokument Roczny wszystkie cyfry będą oznaczały numer dokumentu w rejestrze czyli będzie można zadekretować dokumenty. Typ rejestru - Sprzedaż VAT dekrety powstają automatycznie po wprowadzeniu dokumentu do rejestru sprzedaży VAT, jeśli będą zdefiniowane odpowiednie konta (znaczenie informacyjne), - Zakup VAT dekrety powstają automatycznie po wprowadzeniu dokumentu do rejestru zakupu VAT, jeśli będą zdefiniowane odpowiednie konta (znaczenie informacyjne), Pozostałe typy niewykorzystywane w tym module: - Obroty wprowadzanie dokumentów odbywa się w sposób bezpośredni przez użytkownika, - Kasa dokumenty typu raport kasowy (znaczenie informacyjne), - Bank dokumenty typu raport bankowy (znaczenie informacyjne), Podczas księgowania dokumentów istnieje możliwość automatycznego wypełnienia niektórych pól 3-29

36 System dokumentu wartościami zdefiniowanymi przez użytkownika. Zwalnia to użytkownika od wykonywania często powtarzającej się czynności polegającej na wprowadzaniu nazwy nowego dokumentu i opisu jego pozycji. Do definiowania składników opisu służy grupa Definicje_podpowiedzi 32. Użytkownik ma możliwość określania wyznaczania terminu płatności wg dat z w rejestrach dokumentów za pomocą wybrania z pola Data płatności obliczana wg, odpowiedniej wartości: - data operacji - data wystawienia - data wpływu Dodatkowo użytkownik ma możliwość określenia domyślnej kartoteki, z którą związany jest wprowadzany dokument do dziennika FK, poprzez wybranie odpowiedniej opcji z pola wyboru kartoteka: - pozostawienie pustej - Kontrahent - Pracownik Użytkownik może zdefiniować tekst, który będzie pojawiał się w polu Nazwa dokumentu oraz Opis pozycji. Definicję buduje się wstawiając do pola (Nazwa dokumentu/opis pozycji) odpowiednie sekcje, które wybieramy z listy (znajdującej się pod polem), oddzielając je separatorami (np. /, itp.) lub nawet dodając dowolne łańcuchy znaków. Przykład: jeśli pole Nazwa dokumentu na formatce definiującej rejestr o symbolu "BS" zdefiniujemy jako: [rejestr-symbol]/[kontrahent-symbol]/przykład to przy wprowadzaniu dokumentu 96 do rejestru z którym związany jest kontrahent o symbolu np. D001 w polu Nazwa dokumentu zostanie wyświetlona następująca wartość: BS/D001/PRZYKŁAD Aby dodać do definicji sekcję należy za pomocą listy jednowariantowej wybrać odpowiednią sekcję a następnie nacisnąć przycisk Sekcje, które można wykorzystać przy budowie definicji dla pola Nazwa dokumentu: rejestr symbol rejestr nazwa kontrahent-symbol kontrahent-nazwa katalog pracowników-nazwa miesiąc symbol zewnętrzny kontrahent- nazwa skrót numer odręczny komentarz rejestr rs/rz-kod (kod rejestru sprzedaży/zakupu określany na podstawie symbolu zewnętrznego) rejestr rs/rz-nazwa (nazwa rejestru sprzedaży/zakupu określany na podstawie symbolu zewnętrznego) Dok. RS/RZ - nazwa nabywcy (nazwa nabywcy wyświetlana automatycznie na pozycji dokumentu na podstawie symbolu zewnętrznego) Dok. RS/RZ - nazwa odbiorcy / płatnika (nazwa odbiorcy/płatnika wyświetlana automatycznie na pozycji dokumentu na podstawie symbolu zewnętrznego). Sekcje, które można wykorzystać przy budowie definicji dla pola Opis pozycji: Rejestr-symbol Rejestr-nazwa Kontrahent-symbol Kontrahent-nazwa Katalog pracowników-nazwa Miesiąc Symbol zewnętrzny Kontrahent-nazwa skrót numer odręczny komentarz rejestr rs/rz-kod rejestr rs/rz-nazwa nazwa dokumentu oraz kod i nazwy grup analitycznych, które można wykorzystać do budowy kont księgi głównej 3-30

37 System Obok definicji podpowiedzi dla opisów istnieje możliwość ustalenia wartości pewnych pól na dokumencie. Służą do tego znaczniki i jednowariantowe listy znajdujące się pod polami służącymi do definicji podpowiedzi i zatytułowane Ustawienia domyślnych wartości: R opis (wg definicji) jeśli znacznik jest włączony to przy dopisywaniu kolejnej pozycji dokumentu w polu Opis zostanie podpowiedziana wartość zdefiniowana, jeśli jest wyłączony wartością podpowiedzianą będzie wartość pola ostatnio wprowadzanej pozycji, R data (wg nagłówka) przy włączonym znaczniku daty w nowej pozycji dokumentu 98 będą podpowiadane na podstawie nagłówka dokumentu 94, jeśli przeciwnie to podpowiadane będą wartość z ostatnio wprowadzonej pozycji, R kwota (0) jeśli znacznik jest włączony podpowiadaną kwotą w pozycji dokumentu będzie 0 (zero) w przeciwnym wypadku będzie to wartość z ostatnio wprowadzonej pozycji. R Waluta wybrana waluta będzie domyślną walutą w pozycjach dokumentu R Naliczenie/zapłata wybrana wartość będzie domyślną w polu Naliczenie/Zapłata w pozycji dokumentu. R Dni do zapłaty wg - wybrana wartość będzie określać sposób podpowiedzi dni do zapłaty w dekretach. Możliwe wartości do wybrania to: - nagłówek dokumentu - katalog kontrahentów Konta dla stawek VAT Dla rejestrów zdefiniowanych jako Sprzedaż VAT lub Zakup VAT możliwe jest określenie szablonów księgowania kwot wynikających z dokumentów VAT na odpowiednie konta w planie kont. Szablony księgowania definiuje się klikając przycisk Konta VAT. Zostaje wyświetlona formatka: Struktura tabeli znajdująca się na formatce jest następująca: Stawka VAT jedna ze stawek zdefiniowanych w słowniku Stawki VAT 270, Konto Netto konto zdefiniowane w Księdze głównej 49, na które będzie trafiała kwota netto, Konto VAT konto, na które będzie trafiała kwota VAT, Konto Brutto konto, na które będzie trafiała kwota brutto, Sprzedaż dla dokumentu sprzedaży pole określa deklarację VAT korzystając ze słownika Pola deklaracji VAT: Sprzedaż Deklaracja VAT sprzedaż pole określa symbol deklaracji VAT dla dokumentu sprzedaży Zakupy dla dokumentu zakupu pole określa deklarację VAT korzystając ze słownika Pola deklaracji VAT: Zakup Deklaracja VAT zakupy pole określa symbol deklaracji VAT dla dokumentu zakupu. Naciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie formatki służącej do wprowadzenia nowego szablonu księgowania. 3-31

38 System Pola tego dialogu odpowiadają kolumnom tabeli opisanej powyżej. Każde pole słownikowane jest odpowiednią odpowiadającą mu tabelą. I tak pole: Stawka VAT słownikowane jest tabelą zdefiniowanych Stawek VAT 270, Konto Netto słownikowane jest tabelą kont w Księdze głównej 49 Konto VAT słownikowane jest tabelą kont w Księdze głównej 49 Konto Brutto słownikowane jest tabelą kont w Księdze głównej 49 Sprzedaż słownikowane jest tabelą Pola deklaracji VAT: Sprzedaż, Zakupy słownikowane jest tabelą Pola deklaracji VAT: Zakupy. Zdefiniowanie szablonu pozwoli na automatyczne tworzenie dekretów dla dokumentów VAT Definicje podpowiedzi w dokumentach Podczas wprowadzania dokumentów system udostępnia szereg możliwości automatycznego wypełnienia pól dokumentu wartościami zdefiniowanymi przez użytkownika. Definicje podpowiedzi, bo tak nazywane są w programie można podzielić na następujące grupy: podpowiedź na podstawie rejestru - definicje tworzone podczas tworzenia/edycji rejestru dokumentów 28. W danych rejestru można określić sposób wypełniania pól podczas wprowadzania nowego dokumentu (nazwa dokumentu, opis pozycji itd.) podpowiedź na podstawie kontrahenta - definicje tworzone podczas tworzenia/edycji kontrahenta 170. W danych kontrahenta można zdefiniować ilość dni do zapłaty. Standardowo jest to 14 dni, ale użytkownik może zdefiniować dowolną ich ilość. Wartość ta będzie uwzględniana podczas określania terminu płatności dla dokumentu. podpowiedź na podstawie syntetyki konta tworzona podczas definiowania syntetyki do zespołu kont rozrachunkowych (popularnie dwójki 2**). Podczas tworzenia nowego konta syntetycznego dla zespołu kont rozrachunkowych (2**) budujemy definicję symbolu transakcji. Tworzymy ją w analogiczny sposób jak definiowanie opisów w rejestrach dokumentów

39 System 3.3 Budowa planu kont Podstawowym wymogiem instalacyjnym dla programu FK jest ustalenie budowy Zakładowego Planu Kont oraz roku i miesiąca rozpoczęcia pracy z programem. Konta występujące w planie kont zebrane są w zespoły planu kont, i oznaczone nazwą oraz kodem (od 0 do 9, np. zespół 0 majątek trwały). W poszczególnych zespołach występują konta syntetyczne (zbiorcze) oraz analityczne. Dla kont analitycznych dopuszcza się dowolne symbole (złożone z cyfr i liter) w poszczególnych segmentach (grupach analitycznych), w zależności od przyjętej wcześniej struktury. Segmenty (grupy analityczne) w symbolu konta oddzielone są znakiem kreski poziomej, z wyjątkiem pierwszej grupy jednoznakowej (Zespołu). Struktura Zakładowego Planu Kont (podział na grupy analityczne, ustalenie długości grup i rodzaju znaków w grupach) jest określana w momencie instalacji systemu i nie ma możliwości jej zmiany w trakcie pracy programu. Wyjątkiem od tej reguły jest otwarcie nowego roku w programie. Konta można tworzyć tylko zgodnie z zadeklarowaną strukturą. Symbol konta syntetycznego musi zawierać znak *, na pozycjach objętych agregacją, począwszy od pierwszego znaku w grupie. Przykład: konto analityczne konto analityczne konto analityczne ** konto syntetyczne - suma trzech powyższych kont konto analityczne konto analityczne konto analityczne ** konto syntetyczne - suma trzech powyższych kont 201-**-** konto syntetyczne suma wszystkich kont analitycznych Przez sumę rozumie się sumę stanów kont. Warto zauważyć, że termin konto syntetyczne używany jest dla wszystkich kont zawierających znaki *. Nie zawsze jest to konto syntetyczne układu bilansowego. Często jest po prostu odpowiednią grupą agregacji. W dalszej części dokumentacji przyjęto zasadę, że termin konto syntetyczne układu bilansowego oznacza konto zawierające 3 cyfry i znaki * na pozostałych pozycjach np **-**-**, a termin konto syntetyczne oznacza dowolne konto zawierające znaki * np **. Szczególnym rodzajem konta jest konto ***. Jest to syntetyka dla wszystkich kont z tym, że w zależności od ustawień może sumować: Wszystkie konta (ustawienie parametru g_fk_nobrsldkontsum=0 w module Administrator) Konta zgodnie z wybraną cechą bilansowości (ustawienie parametru g_fk_nobrsldkontsum=1 w module Administrator) w zależności od cechy bilansowości sumuje tylko konta bilansowe lub tylko konta pozabilansowe. Szczegółowy sposób tworzenia konta w programie FK jest opisany w rozdziale Księga główna dopisywanie_konta 50 Schemat kont można definiować na dwóch poziomach: definicja na poziomie zespołu, definicja na poziomie konta syntetycznego układu bilansowego. Standardowo przy instalacji systemu zdefiniowane są segmenty dla wszystkich zespołów. Definicja na poziomie konta syntetycznego układu bilansowego zawsze likwiduje dla tego konta definicję na poziomie zespołu. Oznacza to, że np. dla konta **** obowiązuje definicja segmentów wg opisu konta 130 a nie opisu zespołu 1. Wybranie funkcji powoduje ukazanie się na ekranie tabeli z zespołami kont. 3-33

40 System Opis zespołu składa się z dwóch informacji: Symbol zespołu może być dowolnym jednoznakowym symbolem Nazwa może liczyć do 40 znaków Na formatce tej, oprócz standardowych funkcji dostępnych dzięki paskowi narzędzi, dostępne są następujące funkcje osiągalne po naciśnięciu przycisków: Segmenty 35 Operacje na segmentach zespołu Konta 34 Operacje na kontach zespołu Operacje na kontach zespołu. Dla każdego zespołu można zdefiniować konta syntetyczne układu bilansowego. Należy w tym celu nacisnąć przycisk Konta 34. Spowoduje to wyświetlenie tabelki z kontami syntetycznymi wybranego zespołu. Dla wybranego zespołu powinny być zdefiniowane konta syntetyczne układu bilansowego. Nie można dopisać do Księgi Głównej 49 kont, które nie mają odpowiedniej syntetyki układu bilansowego (nie posiadają zdefiniowanych odpowiednio kont syntetycznych). Formatka do dopisywania kont syntetycznych wygląda następująco: 3-34

41 System Opis konta składa się z trzech informacji: Kod konta syntetycznego może być dowolnym trzyznakowym symbolem, Nazwa konta może liczyć do 40 znaków. Definicja podpowiedzi dla pola Identyfikator transakcji rozrachunku dla wprowadzanej pozycji dokumentu (dotyczy tylko kont rozrachunkowych 2**) tworzenie definicji zostało opisane w rozdziale Definicje podpowiedzi w dokumentach 32. Dla każdego wprowadzonego za pomocą powyższej formatki konta można zdefiniować segmenty konta (przycisk Segmenty 35 ). W przypadku braku takiego opisu zostanie wykorzystany opis segmentów zespołu. Zmieniając Warunek wyświetlanych danych na Posiadające opis zobaczymy tylko te konta, dla których zostały zdefiniowane segmenty. Nie można modyfikować segmentów konta syntetycznego w przypadku, gdy zostały utworzone konta wykorzystujące te segmenty. Funkcje: dopisywanie i usuwanie konta, modyfikacja nazwy konta, realizowane są przy pomocy standardowych klawiszy opisanych w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 24 Operacje na segmentach kont zespołu. Dla każdego konta zespołu istnieje możliwość zdefiniowania struktury segmentów dla tego konta. Należy w tym celu nacisnąć przycisk Segmenty 35. Spowoduje to przejście do funkcji Definiowanie Segmentów. Tworząc nowy segment (przycisk ) należy podać następujące informacje: Numer segmentu numer kolejny segmentu, Słownikowanie nazwa grupy analitycznej (słownika), którą ma być słownikowany dany segment konta (pole to może zostać pozostawione puste). Wyboru grupy analitycznej dokonuje się klawiszem F2. Początek kodu liczony od 0 numer znaku w elemencie słownika (od lewej strony), od którego ma być wycięta wartość zapamiętana w segmencie konta, Długość kodu ilość znaków, która ma być wycięta do zapamiętana w segmencie konta. Ilość znaków może być mniejsza (program wstawi wtedy tylko część kodu która została zdefiniowana w polu Początek kodu), ale nie może być większa od długości kodu pozycji słownika grupy analitycznej (nie będzie możliwe stworzenie konta w Księdze Głównej 49 ). Ilość segmentów powinna być taka, aby suma ich długości nie była większa od maksymalnej długości konta, która wynosi 30. Użytkownik może skojarzyć dowolny segment z jedną z grup analitycznych. Wyboru 3-35

42 System grup analitycznych dokonuje się ze słownika Nazw Grup Analitycznych 270, którego zawartość prezentowana jest poniżej. ANALI_RODZA Analityka rodzaju kosztów DZIAL_BUDZE Działy budżetowe GRUPA_ANALI1 Grupa analityczna 1 użytkownika GRUPA_ANALI2 Grupa analityczna 2 użytkownika GRUPA_ANALI3 Grupa analityczna 3 użytkownika GRUPA_ANALI4 Grupa analityczna 4 użytkownika GRUPA_ANALI5 Grupa analityczna 5 użytkownika KOMOR_ORGAN Komórki organizacyjne wyodrębnione w strukturze jednostki KONTR_KATAL Katalog kontrahentów KRST Grupa GUS LECZE_POBYT Leczenie - pobyt MAGAZ Lista magazynów OBROT Obrotówki OPK_KATAL Katalog Ośrodków Powstawania Kosztów PLACO Placówki PRACO_KATAL Katalog pracowników REJES_DOKUM Rejestr dokumentów RODZA_KOSZT Rodzaje kosztów struktura ewidencji rodzajowej kosztów jednostki RODZA_WOJEW Kody wojewódzkie ROZDZ_BUDZE Plan finansowy STALE_ZMIEN Koszty stałe / zmienne znaczniki ewidencji kosztów STAWK_VAT Stawki VAT ZRODL_FINAN Źródła finansowania działalności W przypadku skojarzenia segmentu z wybraną grupą analityczną, podczas tworzenia konta system nie pozwoli wpisać do tego segmentu wartości spoza słownika. Słowniki oznaczone jako Grupy Analityczne od 1 do 5 służą do wykorzystania przez użytkownika systemu w celu wprowadzenia własnej klasyfikacji. Uwaga: Segmenty można dowolnie modyfikować, dopóki do Księgi Głównej 49 nie wprowadzono kont, dla których opis ten obowiązuje. Pierwszy segment jest zawsze kodem konta syntetycznego układu bilansowego 3.4 Rejestry Not Odsetkowych Funkcjonalność ta dostępna będzie po ustawieniu rocznego parametru g_fk_brejestrnot na wartość 1 (domyślna wartość 0) w module Administrator. Rejestry Not Odsetkowych umożliwia podgląd, edycję oraz ponowny wydruk wystawionej noty. 3-36

43 System W tabelce wyświetlonej na formatce znajdują się informacje dotyczące istniejących rejestrów. Opis kolumn, w których znajdują się informacje o rejestrach został przedstawiony poniżej: Kod maksymalnie 3 znakowe oznaczenie rejestru, Typ typ rejestru nota odsetkowa nota księgowa Opis - pole przeznaczone na opis słowny danego rejestru Budowa numeru kont Wprowadzenie nowego rejestru polega na wypełnieniu odpowiednimi informacjami dialogu, który zostanie wyświetlony w wyniku naciśnięcia przycisku Dodaj. W oknie widocznym na rysunku powyżej powinny zostać uzupełnione następujące pola: Kod Typ rejestru - należy wybrań z rozwijalnej listy właściwy typ rejestru: Nota odsetkowa, Nota księgowa. Nazwa - pole tekstowe, które przeznaczone jest na opis słowny rejestru. Budowa numery - [nr kolejny] Numer kolejny - pole, w którym użytkownik powinien wpisać numer kolejny 3.5 Otwarcie ksiąg rachunkowych Funkcja umożliwia otwarcie nowego układu bilansowego poprzez określenie następujących cech: Nazwa układu bilansowego nazwa użytkownika/jednostki, którego księgi rachunkowe są prowadzone przy pomocy systemu FK. System FK jest systemem wielozakładowym tzn., że jednocześnie może być prowadzonych wiele układów bilansowych. Przykładem może być wydzielenie odrębnej podjednostki organizacyjnej sporządzającej własne sprawozdania roczne np. Gospodarstwo Pomocnicze, Oddział I, Oddział II. Opis układu Ulica, nr domu Kod pocztowy Miasto Województwo Telefon Fax NIP REGON dla jednostki służby zdrowia kod związany z organem finansującym zakład (wojewoda, prezydent, gmina), 3-37

44 System Identyfikator jednostki kod jednostki identyfikujący ją w procesie zbierania danych na poziomie wojewódzkim. Kod resortowy dla jednostki służby zdrowia kod określony w momencie rejestracji zakładu, Rok bieżący rok obrotowy dla układu bilansowego. Ten sam układ bilansowy może się powtarzać w kolejnych latach obrotowych Bieżący miesiąc bieżący miesiąc obrotowy dla układu bilansowego. Dla okresu począwszy od miesiąca bieżącego do końca roku można wprowadzać dokumenty. Księgować można dokumenty tylko w miesiącu bieżącym. W zakładce Kody Resortowe możemy wprowadzić dane niezbędne do zbudowania kodów resortowych: Kod resortowy 3 poziomy najstarszy identyfikator resortowy Kod resortowy 2000 stary identyfikator resortowy Część I Regon Część II Kod terytorialny Część III - Podmiot Część IV - Struktura Kod resortowy 2004 aktualny identyfikator resortowy Część I Nr księgi rejestrowej Część II Kod terytorialny Część III - Podmiot Część IV - Forma gospodarki finansowej 3-38

45 System. W zakładce Okresy możemy zdefiniować ilość miesięcy które będą w danym roku rozliczeniowym oraz określić który miesiąc będzie początkiem okresu. Liczba okresów rozliczeniowych może być od 1 do 23 (nie wliczając miesiąca Po bilansie). Standardowo lista wypełniona jest 12 miesiącami od stycznia do grudnia. Chcąc ustawić pierwszy miesiąc na inny niż styczeń należy wykasować wszystkie miesiące zostawiając pierwszy, co pozwoli na edycje pola Miesiąc kalendarzowy. Po zmianie pierwszego miesiąca należy dodawać kolejne aż do miesiąca który ma być ostatnim w wybranym okresie bilansowym. 3-39

46 System Na formatce dostępny jest również przycisk Przeniesienie danych odpowiedzialny za przeniesienie układu bilansowego z poprzedniego roku. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. 3-40

47 System Układ bilansowy wybór układu bilansowego, z którego użytkownik dokona wyboru słowników i kont, Przepisywane słowniki wybór przenoszonych słowników do nowego układu bilansowego. Wyboru słownika dokonuje się klikając po lewej stronie jego nazwy w wyniku czego zostaje wyświetlony znacznik ( ). Jeśli słownik został pogrupowany (np. słownik Grupy kontrahentów zaznaczony w programie niebieskim kolorem, w instrukcji kolorem jasnoszarym) to możliwe jest przeniesienie również tych grup zaznaczając słownik znacznikiem w kolumnie Grupy. Przepisywane konta wyboru kont, które program ma przenieść do nowego układu bilansowego dokonujemy z Księgi głównej wybranego układu bilansowego. Klikając przycisk (Dodaj) wyświetlona zostaje tabelka z kontami. Naciśnięcie przycisku (Edycja) pozwoli (podobnie jak w przypadku słowników) zaznaczyć konta do przeniesienia (znacznik ). Zatwierdzenie wyboru (przycisk Zatwierdź) i zamknięcie okna Księgi głównej spowoduje przeniesienie wybranych kont na formatkę Przeniesienie danych. Zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje rozpoczęcie tworzenia nowego układu bilansowego. W systemie FK istnieje możliwość wyboru sposobu księgowania dokumentów (parametr g_nsposobksieg) 1. Księgowanie wg numeru kolejnego dokumentu podczas rejestrowania dokumentu zostaje automatycznie nadany obok numeru dokumentu w rejestrze liczba dziennika.(wartość parametru =1) 2. Księgowanie wg dzienników częściowych (rejestrów) podczas rejestrowania dokumentu tworzony jest tylko numer dokumentu w rejestrze, natomiast liczba dziennika zostaje nadana podczas zaksięgowywania dokumentów księgowanie odbywa się dla każdego rejestru osobno. (wartość parametru =2) 3. Księgowanie wg daty wprowadzenia dokumentu podczas rejestrowania dokumentu tworzony jest tylko numer dokumentu w rejestrze, natomiast liczba dziennika zostaje nadana podczas zaksięgowywania dokumentów bez rozróżnienia rejestrów. (wartość parametru =0) 3-41

48 System Uwaga: Sposób księgowania należy wybrać w momencie instalacji programu, lub na przełomie roku. Nigdy w trakcie. 3.6 Otwarcie roku Funkcja umożliwia otwarcie kolejnego roku obrotowego dla wybranego układu bilansowego. W trakcie normalnej eksploatacji wykonywana jest w chwili, gdy pojawia się konieczność prowadzenia pracy w nowym układzie bilansowym, zwykle na początku stycznia kolejnego roku obrotowego. Może być jednak wykonana także w innym terminie np. w listopadzie, jeżeli użytkownik chce z wyprzedzeniem wykonać czynności przygotowawcze dla nowego roku np. wprowadzić zmodyfikowany plan kont. Podczas otwarcia nowego roku obrotowego zakładane są księgi nowego roku: Księga Główna początkowo pusta, użytkownik może wypełnić ja automatycznie wskazując konta, które należy przepisać z bieżącej Księgi Głównej. Bilans otwarcia kont może być wprowadzony automatycznie w funkcji Przeniesienie Bilansu Dziennik pusty, Kartoteka Kontrahentów zawierająca kartoteki tych samych kontrahentów, którzy występowali w kartotece poprzedniego roku, z zerowymi obrotami. Bilans otwarcia kartotek może być wprowadzony automatycznie w funkcji Przeniesienie Bilansu Kartoteka Pracowników zawierająca kartoteki tych samych pracowników, którzy występowali w kartotece poprzedniego roku, z zerowymi obrotami. Bilans otwarcia kartotek może być wprowadzony automatycznie w funkcji Przeniesienie Bilansu Kartoteka OPK zawierająca kartoteki tych samych ośrodków, które występowały w kartotece poprzedniego roku, z zerowymi obrotami Wybranie opisywanej pozycji spowoduje otwarcie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Realizację otwarcia nowego roku obrotowego uzyskuje się przez kliknięcie przycisku Otwórz. Zanim jednak użytkownik dokona otwarcia nowego roku obrotowego musi określić konta, które mają zostać przepisane z Księgi Głównej 49 bieżącego roku do Księgi Głównej 49 nowego roku obrotowego. W tym celu należy kliknąć przycisk dopisywania nowego elementu, co spowoduje udostępnienie do wyboru tabeli Księgi Głównej 49, w której należy zaznaczyć żądane konta (w szczególności wszystkie - przycisk Wszystkie). Po wyborze kont należy dokonać otwarcia nowego roku obrotowego (przycisk Otwórz). 3-42

49 System Otwarcie roku może być wykonywane wielokrotnie, pod warunkiem, że do dziennika nowego roku obrotowego nie został wprowadzony jeszcze żaden dokument. Powtórne otwarcie roku może trwać dość długo ze względu na konieczność usunięcia wszystkich danych wpisanych poprzednio dla otwieranego roku (słowniki, kartoteki, konta). Przycisk Przepisz Funkcja pozwala na przepisanie kont Księgi Głównej 49 do wcześniej otwartego roku obrotowego. Uwaga: Funkcja "Przepisz" może być wykonywana wielokrotnie dla wybranych kont. Przycisk Słowniki Wybranie funkcji "słowniki" spowoduje otwarcie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Funkcja udostępnia możliwość wyboru przez operatora jednego lub kilku słowników, które będą przepisane do otwieranego roku obrotowego. Standardowo zaznaczone są wszystkie niezbędne słowniki systemu. 3-43

50 System 3.7 Zamknięcie miesiąca Funkcja powoduje zamknięcie bieżącego miesiąca księgowego dla aktualnego układu bilansowego. Dalsze wprowadzanie dokumentów do tego miesiąca będzie niemożliwe. Jednocześnie bieżącym miesiącem staje się miesiąc kolejny - w tym miesiącu możliwe będzie księgowanie dokumentów. Naciśnięcie przycisku Wykonaj spowoduje rozpoczęcie zamykania miesiąca. W polu Raport program wyświetla informację o przeprowadzanych operacjach. 3.8 Przeniesienie bilansu Funkcja umożliwia automatyczne wygenerowanie dokumentu Bilansu otwarcia w dzienniku nowego roku obrotowego. Dokument ten tworzony jest na podstawie Bilansu zamknięcia Księgi Głównej, Kartoteki Kontrahentów i Kartoteki Pracowników. Funkcję należy wykonać po uprzednim otwarciu nowego roku obrotowego 37. Przeniesienie Bilansu wykonywane jest w nowootwartym roku obrotowym i powoduje wygenerowanie dokumentu BO w dzienniku tego roku na podstawie sald kont roku poprzedniego. Dokument ten jest dostępny w Dzienniku (po wybraniu na liście Miesiące wartości BO lub wybraniu rejestru BO). Do przeniesienia możemy wybrać dowolne konta wybierając je z Księgi głównej (konta do przeniesienia 3-44

51 System wybierane są z Księgi Głównej, z poprzedniego roku) ( ). Operacja przeniesienie bilansu uwzględnia zdefiniowane powiązania dla kont 46. Kliknięcie przycisku Przenieś BO spowoduje rozpoczęcie tworzenia Bilansu otwarcia. Podczas przeniesienia bilansu otwarcia możliwe jest przeniesienie transakcji obrotami (opcja ustawiana w parametrach systemu). Operacja ta jest możliwa tylko wtedy, gdy analityka kont rozrachunkowych jest zbudowana w oparciu o słownik kontrahentów. Należy jednak zaznaczyć że przy takim przeniesieniu bilansu otwarcia nie będziemy mieli rozbicia na transakcje i w związku z tym nie będzie możliwe liczenie odsetek dla transakcji przeterminowanych. W przypadku powtórnego przenoszenia bilansu otwarcia możliwe jest automatyczne usunięcie wcześniej wprowadzonych dokumentów BO (opcja Usuń istniejące dokumenty BO). Ponownie wykonanie funkcji Przeniesienie BO przenosi BO przyrostowo (tylko różnice), a dane tworzone podczas operacji przenoszenie BO tworzone są w ostatnim niezaksięgowanym dokumencie BO. Program umożliwia wymuszenie zakładania dokumentu BO dla operacji przenoszenia BO - opcja Załóż dokument BO. Zaznaczenie tej opcji powoduje utworzenie nowego dokumentu BO, do którego trafią przeniesione dane. Opcja wymuszania zakładania dokumentu BO może być wykorzystana aby bilans otwarcia dla kont danej syntetyki lub zespołu był w osobnym dokumencie. Wykonanie funkcji BO spowoduje ustawienie parametru 'Automatyczna aktualizacja BO' z jednoczesnym zablokowaniem ręcznej modyfikacji dokumentu BO w nowym roku. Przy funkcji księgowania dokumentów w starym roku będzie wykonywana aktualizacji zapisów BO w nowym roku dla kont, na których były księgowania (krótszy czas niż dla całego planu kont). Aktualizacja dokumentu BO będzie więc wykonywana automatycznie i nie ma potrzeby wprowadzania na nich zmian przez użytkownika. Ręczne nanoszenie zmian w BO możliwe jest tylko w ramach czynności serwisowych i wiąże się z wyłączeniem automatycznej aktualizacji BO. Ręczna modyfikacja BO zostanie wpisana do logu operacji serwisowych. Od tego czasu program nie będzie zapewniać automatycznej aktualizacji BO. Ponowne wykonanie funkcji Przeniesienie BO dla tego samego zakresu kont spowoduje ponowne ustawienie parametru 'Automatyczna aktualizacja BO'. Przed przeniesieniem bilansu otwarcia sprawdzane jest, czy w wybranych kontach są konta wynikowe lub z zespołu 5, które nie są zamknięte (mają saldo różne od 0). W przypadku wystąpienia takich kont wyświetlany jest komunikat o tym fakcie z pytaniem, czy kontynuować przenoszenie bilansu. Dla kont zespołu 5 musi być zdefiniowane przekodowanie na konto niekartotekowe, w przypadku braku przekodowania przeniesieni BO jest blokowane. 3-45

52 System 3.9 Powiązanie kont Funkcja powiązania kont analitycznych pozwala na automatyczne przenoszenie bilansu otwarcia 44 nie tylko pomiędzy kontami, których symbol konta nie uległ zmianie, lecz również pomiędzy kontami, które mają różne symbole, co jest przydatne przy zmianie planu kont w nowo otwartym roku. Po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawi się formatka jak na rysunku poniżej. Formatka jest podzielona na cztery części. Dwie górne tabelki przedstawiają plan kont odpowiednio dla roku poprzedniego i dla roku nowo otwartego. W przypadku zaznaczonego znacznika Pokaż różnice w tabelkach tych widoczne są konta, które różnią się nazwą lub nie mają odpowiadających sobie symboli. W przypadku, gdy znacznik ten nie jest zaznaczony widoczne są wszystkie konta z planu kont dla poszczególnych lat. Konta, dla których istnieje powiązanie są oznaczone kolorem czerwonym. Jeśli chcemy podejrzeć w jaki sposób jest powiązane jedno z tych kont należy ustawić na nim aktywny fokus. Wtedy w dolnych tabelkach pojawi się nam powiązanie pomiędzy kontami dla wskazanego przez nas konta. Aby wprowadzić powiązanie należy zaznaczyć konta, dla których ma ono obowiązywać. Możliwe jest to poprzez dwukrotne kliknięcie na kontach, które mają być powiązane. Następnie poprzez wciśnięcie klawisza Powiąż konta powiązanie to zostaje zatwierdzone. Poprzez klawisz Anuluj powiązanie możliwe jest również usunięcie wcześniej wprowadzonego powiązania. Dodatkowo istnieje możliwość Funkcja pozwala na przypisanie kont według następujących warunków i założeń: 1. Przypisywanie odbywa się z dokładnością do analityk 2. Przypisanie kont jeden do jednego (przypadek, gdy zmieniany jest symbol konta): 3. konto proste (nie związane z kartoteką bez określonych transakcji) może być powiązane tylko i wyłącznie z kontem prostym 4. konto kartotekowe bez określonych rozrachunków konto może być przepisane w konto proste a z dekretów usuwana jest informacja o kartotece, konto może być przepisane w konto kartotekowe, konto może być przepisane w konto kartotekowe rozrachunkowe w dekretach zostanie dopisany identyfikator rozrachunku o budowie identyfikator kontrahenta/bo 3-46

53 System 5. konto złożone rozrachunkowe (konto związane z kartoteką z określonymi rozrachunkami) konto może być przepisane w konto proste - z dekretów usuwana jest informacja o kartotece i rozrachunku, konto może być przepisane w konto kartotekowe a z dekretów usuwana jest informacja o rozrachunku, konto może być przepisane w konto rozrachunkowe a w dekretach informacje o kartotece i rozrachunku są przenoszone bez zmian 6. Przypisanie kont N do 1 (wiele kont zastępowanych jest jednym kontem): 7. konto proste (nie związane z kartoteką bez określania rozrachunków) może być przepisane wyłącznie w inne konto proste 8. konto złożone kartotekowe (konto związane z kartoteką bez określania rozrachunków) konto może być przepisanie w konto proste z dekretów usuwana jest informacja o kartotece konto może być przepisane w konto złożone kartotekowe konto może być przepisane w konto złożone rozrachunkowe - w dekretach zostanie dopisany identyfikator rozrachunku o budowie Identyfikator kartoteki/bo 9. konto złożone rozrachunkowe (konto związane z kartoteką z określonymi rozrachunkami) konto może być przepisane w konto proste - z dekretów usuwana jest informacja o kartotece i rozrachunku konto może być przepisane w konto złożone kartotekowe z dekretów usuwana jest informacja o rozrachunku konto może być przepisane w konto złożone rozrachunkowe w dekretach informacje o kartotece i rozrachunku są przenoszone bez zmian 10. Przypisanie kont 1 do N (rozszerzamy analitykę konta): 11. konto proste (konto nie związane z kartoteką bez określania rozrachunków) nie daje się przepisać w wiele kont. Brak jest możliwość określenia rozdziału kwot na wiele kont. 12. konto złożone kartotekowe (konto związane z kartoteką bez określania rozrachunków) konto może być przepisane w konto złożone kartotekowe z założeniem że nowe konto jest rozszerzone tylko i wyłącznie o identyfikator kartoteki (rozszerzenie o jeden segment) Np. Sytuacja poprawna: 200 -> gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki Sytuacja niepoprawna: 200 -> lub gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki konto może być przepisane w konto złożone rozrachunkowe z założeniem że nowe konto jest rozszerzone tylko i wyłącznie o identyfikator kartoteki (rozszerzenie o jeden segment) Np. Sytuacja poprawna: 200 -> gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki Sytuacja niepoprawna: 200 -> lub gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki. W dekretach zostanie dopisany identyfikator rozrachunku o budowie: [Identyfikator kartoteki]/bo np /BO gdzie to identyfikator kartoteki a. konto złożone rozrachunkowe (konto związane z kartoteką z określonymi rozrachunkami) konto może być przepisane w konto złożone kartotekowe z założeniem że nowe konto jest rozszerzone tylko i wyłącznie o identyfikator kartoteki (rozszerzenie o jeden segment) Np. Sytuacja poprawna: 200 -> gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki Sytuacja niepoprawna: 200 -> lub gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki konto może być przepisane w konto złożone rozrachunkowe z założeniem że nowe konto jest rozszerzone tylko i wyłącznie o identyfikator kartoteki (rozszerzenie o jeden segment) Np. Sytuacja poprawna: 200 -> gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki Sytuacja niepoprawna: 200 -> lub gdzie 0001 jest identyfikatorem kartoteki. W dekretach informacje o kartotece i rozrachunku są przenoszone bez zmian. 3-47

54 System Istnieje możliwość wydrukowania porównania planów kont roku poprzedniego z rokiem bieżącym poprzez klawisz Drukuj, a także zawężenie tego wydruku do kont powiązanych, poprzez zaznaczenie pola wyboru tylko powiązane. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury) Otwarcie miesiąca po bilansie Opcja pozwala na otwarcie dodatkowego miesiąca Po bilansie, w którym można wprowadzić niezbędne korekty wynikające np. ze stwierdzonych przez organy kontrolujące nieprawidłowości bilansu otwarcia. Funkcja ta jest aktywna tylko po zamknięciu wszystkich miesięcy roku. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się poniższa formatka: Wciśnięcie klawisza (Zatwierdź) spowoduje otwarcie dodatkowego miesiąca. Dodatkowy miesiąc podlega takim samym operacjom jak pozostałe miesiące księgowe. 3-48

55 Księga główna Rozdział 4 Księga główna W tej pozycji menu zgrupowano funkcje umozliwiajace tworzenie i uzupelnianie planu kont oraz wykonywanie analiz stanów i obrotów kont. Znajduja sie tu takze funkcje umozliwiajace tworzenie grup kont oraz wykonywanie analiz stanów i obrotów tych grup. Zakładowy plan kont wraz z zestawieniem obrotów i sald, zakładany jest na okres jednego roku obrotowego dla każdego układu bilansowego. 4.1 Konta Po wybraniu pozycji menu Konta na ekranie pojawia się lista kont w postaci wierszy zawierających symbol konta i jego nazwę. Na tej liście operator może wyszukać interesujące go konto i uzyskać o nim szczegółowe informacje poprzez otwarcie okna dialogu wybranego konta. Metody wyszukiwania pozycji na liście opisano w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 5. Konta można oglądać w Kolejności: wg symbolu konta i nazwy konta (domyślnie wyświetlana), wg nazwy konta, wg symbolu. W polu Warunki dostępne są następujące warianty wyświetlania listy kont: wszystkie wszystkie konta, analityczne tylko konta analityczne, syntetyczne tylko konta syntetyczne, rozrachunkowe tylko konta ze znacznikiem konto rozrachunkowe, wynikowe tylko konta ze znacznikiem wynikowe, kartotekowe analityczne tylko konta analityczne ze znacznikiem kartotekowe, kartotekowe syntetyczne tylko konta syntetyczne ze znacznikiem kartotekowe, pozabilansowe tylko konta ze znacznikiem pozabilansowe, syntetyczne układu bilansowego- tylko konta o długości trzech znaków lub konta o długości 4-49

56 Księga główna większej niż trzy znaki ze znaczącymi pierwszymi trzema znakami uzupełnione do końca znakami *, bez dekretów tylko konta na których nie wprowadzono dekretów. W polu wyszukiwanie można nałożyć dodatkowe ograniczenie na elementy kolumny, wg której odbywa się wyświetlanie listy. Dodatkowe informacje o każdym koncie można uzyskać wybierając jedną z funkcji: Stan konta 53 Dekrety konta 58 Cechy konta 59 Tworzenie nowego, modyfikacja i usuwanie istniejącego konta realizowane jest przy pomocy standardowych klawiszy opisanych w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem 5. Konto dopisuje się zawsze wg schematu zdefiniowanego w menu w pozycji System Budowa Planu Kont 33. Formatkę, na której wpisuje się nowe konto przedstawia poniższy rysunek: Na formatce powyższej znajdują się następujące pola do tworzenia symbolu: konto syntetyczne, konto, wartość w segmencie, segmenty konta, Po wpisaniu w polu Konto syntetyczne wartości (lub wybraniu z listy kont syntetycznych, F2) i naciśnięciu klawisza ENTER, program odczytuje schemat budowy konta i wypełnia nim listę Segmenty 4-50

57 Księga główna konta. Do pola Nazwa konta przepisywana jest nazwa wybranego konta syntetycznego. Tworzenie symbolu konta polega na wypełnianiu poszczególnych jego segmentów oddzielonych od siebie znakami myślnika. Każdy z segmentów wpisujemy do pola Wartość w segmencie. Lista Segmenty konta wskazuje bieżący wypełniany segment. Pełny symbol konta widoczny jest w polu Konto, znaki? wskazują bieżący wypełniany segment. Po wypełnieniu segmentu i naciśnięciu klawisza ENTER, automatycznie przechodzimy do edycji następnego segmentu (znaki? przesuwają się na następny segment, lista Wartość w segmencie wskazuje następną wartość). W przypadku gdy dana część konta jest słownikowana jedną z wybranych grup analitycznych (opisanych w rozdziale Budowa Planu Kont), nazwa tego słownika pojawia się dla wybranego segmentu na liście Segmenty konta. Wartość wpisana do danego segmentu musi odpowiadać jednej pozycji z tego słownika. Wpisanie złej wartości spowoduje automatyczne wyświetlenie słownika związanego z segmentem. Słownik można wyświetlić także naciskając klawisz F2 gdy fokus znajduje się w polu Wartość w segmencie. Do segmentu nie posiadającego w polu opisu żadnej grupy analitycznej można wpisywać dowolną wartość. Należy pamiętać, że nie zawsze cała wartość ze słownika jest zapamiętana w symbolu konta. Znaki, które mają być zapamiętane w danym segmencie są określone podczas definiowania schematu konta (patrz opis w rozdziale Budowa Planu Kont). Wyjątkiem od zasady zgodności segmentu z przypisanym słownikiem jest przypadek konta syntetycznego. Dla znaków * nie jest sprawdzana zgodność z wybraną grupą analityczną. Ograniczeniem dla kont syntetycznych jest to, iż można wpisywać znaki * tylko dla całego wybranego segmentu. Nie można tworzyć syntetyki na połowie segmentu. Jeżeli segment ma zawierać cztery znaki, wtedy syntetyka dla tego segmentu musi zawierać cztery znaki *. Zdarzają się przypadki, w których występuje konieczność wpisania do wybranego segmentu umownej wartości spoza przypisanej grupy analitycznej. W systemie Finansowo-Księgowo-Kosztowym dla takich przypadków zarezerwowano wartość 0. Oznacza to, iż wpisane wartości 00 na pozycjach zapamiętanych w symbolu konta nie spowoduje sprawdzenia zgodności z zawartością słownika. Standardowo przy tworzeniu konta wszystkie segmenty są wypełnione gwiazdkami (*). W każdej chwili można wrócić do edycji dowolnego segmentu poprzez wybranie go na liście Segmenty konta. Wartość wybranego segmentu ukaże się w polu Wartość w segmencie. Po edycji ostatniego segmentu, w przypadku gdy pole Nazwa konta jest pusta, system odczytuje odpowiednie pozycje z grup analitycznych danego konta i na ich podstawie proponuje nazwę konta. W przypadku, gdy jednym z segmentów jest kod kontrahenta, wtedy jego nazwa jest podpowiadana w nazwie konta. Należy pamiętać, że system podpowiada nazwę konta już po wybraniu konta syntetycznego. Jeżeli chcemy, aby system podpowiedział nazwę utworzoną z nazw grup analitycznych, musimy usunąć zawartość pola Nazwa konta. Może się zdarzyć, że zaproponowana nazwa będzie dłuższa niż 100 znaków (co zostanie zasygnalizowane przez system). W tym przypadku użytkownik powinien tę nazwę skrócić. Cechy konta Podczas dopisywania konta syntetycznego określa się znaczniki, które obowiązują wszystkie konta analityczne danej syntetyki, w wyniku czego konta analityczne muszą mieć te same znaczniki co ich konto syntetyczne. Jedynym znacznikiem odnoszącym się tylko do konta syntetycznego i nie dotyczącym analityk tego konta jest znacznik Saldo syntetyk rozwarte. Konto może posiadać następujące cechy: Saldo syntetyk rozwarte znacznik pozwala decydować czy saldo konta syntetycznego liczone z sald jednostronnych analityk może mieć saldo dwustronne. Saldo dwustronne istotne dla kont syntetycznych. Saldo dwustronne obliczane jest jako suma sald kont analitycznych oddzielnie dla salda Wn i salda Ma każdego konta analitycznego. Saldo jednostronne obliczane jest jako suma sald jednostronnych kont analitycznych. Pozabilansowe konta pozabilansowe standardowo nie wchodzą do zestawień sporządzanych dla Księgi Głównej i Dziennika (zestawienie obrotów i sald, wydruk dziennika). Kwoty dekretowane na tych kontach nie są poddawane weryfikacji zgodności obrotów Wn i Ma dla dokumentów wprowadzanych do dziennika. Rozrachunkowe konto rozrachunkowe oznacza, że zapisy tego konta łączone są w rozrachunki (transakcje) zaznaczenie tego znacznika spowoduje zaznaczenie również cechy Kartotekowe. Saldo z dokładnością do kartotek znacznik pozwala decydować czy saldo konta rozrachunkowego 4-51

58 Księga główna ma być liczone jako suma sald transakcji czy też jako suma sald kartotek. Kartotekowe konta posiadające kartotekę stanowią syntetykę, której zapisy są wnoszone jednocześnie na analitykę w formie przypisanych do konta kartotek. W polu Kartoteka należy określić, z jaką kartoteką konto jest związane. W systemie FKK dostępne są trzy kartoteki: Kartoteka Kontrahentów, Kartoteka Pracowników, Kartoteka Ośrodków Powstawania Kosztów (w skrócie zwana OPK). Wynikowe jeśli konto jest wynikowe oznacza to, że konto to podlega okresowemu zamknięciu np. w celu ustalenia wyniku finansowego. W polu Konto docelowe należy określić, z jakim jest ono związane (wybór konta z Księgi głównej klawiszem F2). Uwaga: Należy poprawnie określić cechy, w przeciwnym wypadku dla źle określonego konta mogą być niedostępne wybrane funkcje. Dopisane konto można modyfikować (poprzez wybranie go i naciśnięcie klawisza edycja), ale tylko do momentu zaksięgowania na nim pierwszego obrotu. Potem można już tylko zmieniać cechy i nazwę konta na formatce Cechy Konta 59. Nie można modyfikować konta syntetycznego. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, należy je najpierw usunąć i następnie dopisać zmodyfikowaną wartość. Dodatkowo istnieje możliwość dopisania do wybranej grupy kont, nowo założonej kartoteki konta. Po zatwierdzeniu nowo założonej kartoteki konta (jeżeli użytkownik posiada prawo do modyfikacji zawartości grup), system wyświetla komunikat: Jeżeli użytkownik potwierdzi chęć dopisania do grup poprzez naciśnięcie przycisku Tak na wyświetlonym komunikacie, zostanie otwarty nowy formularz z listą grup kartotek: W formularzu tym znajdują się wskazania, do których grup ma zostać dopisana kartoteka. 4-52

59 Księga główna Stan konta Formularz przedstawia stan kartoteki danego konta wynikający z księgowanych na nim dokumentów. Stan konta można oglądać narastająco od początku roku do dowolnie wybranego miesiąca. Wyboru miesiąca dokonuje się na liście oznaczonej Miesiąc, na której standardowo podpowiadany jest bieżący miesiąc księgowy. Istnieje możliwość wydrukowania stanu wybranego konta poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Aby podejrzeć we wszystkich polach kwotowych aż do pola Zamknięcie konta sumy obrotów i sald wynikające z dokumentów obrotowych tzn. takich, które nie są oznaczone znacznikiem wynikowe należy wybrać znacznik Bez dok. wynikowych. W przypadku nie zaznaczenia tego znacznika pola kwotowe będą zawierały sumy obrotów i sald wynikające z wszystkich dokumentów. Na formatce Stan Konta dostępne są następujące informacje: Symbol symbol konta, Nazwa nazwa konta, Bilans otwarcia Wn i Ma bilans otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty BO Wn i Ma obroty bilansu otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty poprzednie Wn i Ma obroty konta po stronie Wn i po stronie Ma, od początku roku do miesiąca poprzedzającego wybrany miesiąc dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Obroty miesiąca Wn i Ma obroty konta po stronie Wn i po stronie Ma z wybranego miesiąca dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Niezaksięgowane Wn i Ma w przypadku włączenia przełącznika Obroty Łącznie z niezaksięgowanymi pole to zawiera wszystkie obroty po stronie Wn i po stronie Ma z niezaksięgowanych dokumentów od początku roku do wybranego miesiąca włącznie, w przeciwnym wypadku pole to zawiera wartość zero, Obroty narastająco Wn i Ma pole to zawiera sumę obrotów po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Obroty narastająco Wn = obr poprzednie Wn + obr m-ca Wn + niezaksięgowane Wn, Obroty narastająco Ma = obr poprzednie Ma + obr mca Ma + niezaksięgowane Ma, 4-53

60 Księga główna Stan Wn i Ma pole to zawiera stan konta po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Stan Wn = Obroty BO Wn + Obroty narastająco Wn, Stan Ma = Obroty BO Ma + Obroty narastająco Ma, Zamknięcie konta Wn i Ma pole to zawiera obroty konta po stronie Wn i po stronie Ma wynikające z dokumentów wynikowych (zamykających konta), Saldo Wn i Ma pole to zawiera saldo konta. W przypadku kont rozrachunkowych saldo liczone jest na podstawie rozrachunków związanych z wybranym kontem bądź z kartotek związanych z danym kontem (w zależności od znacznika ustawionego w cechach danego konta, Per saldo różnica pomiędzy Saldem Wn i Saldem Ma. Zarówno dla obrotów jak i bilansu otwarcia dostępny jest na formatce przełącznik pozwalający oglądać stan konta w dwóch wariantach: z uwzględnieniem dokumentów niezaksięgowanych, bez uwzględnienia dokumentów niezaksięgowanych, Na formatce dostępny jest znacznik: R Bez dokumentów wynikowych znacznik, kiedy jest włączony pozwala liczyć salda bez uwzględniania dokumentów wynikowych. Na formatce Stan Konta znajdują się przyciski Poprzedni i Następny pozwalające swobodnie nawigować po liście wyświetlonych kont. Dzięki nim bez zamykania bieżącego okna możemy zmienić konto, dla którego oglądamy dialog Stan Konta. Na opisywanej formatce dostępne przyciski wywołujące następujące funkcje: Przycisk Miesięcznie - pozwala oglądać obroty stron Wn oraz Ma konta w rozbiciu na miesiące (szczegółowy opis w rozdziale Stan Konta Miesięcznie 55 ), Przycisk Dekrety konta umożliwia wyświetlenie dokumentów związanych z wybranym kontem (szczegółowy opis w rozdziale Dekrety Konta 58 ), Przycisk Cechy konta umożliwia wyświetlenie i zmodyfikowanie cech wybranego konta (szczegółowy opis w rozdziale Cechy Konta 59 ). 4-54

61 Księga główna Przycisk Kartoteki, aktywny dla kont posiadających cechę Kartotekowe, umożliwia wyświetlenie kartotek związanych poprzez dokumenty z danym kontem (szczegółowy opis w rozdziale Kartoteki Konta 56 ), Przycisk Rozrachunki, aktywny dla kont posiadających cechę konto rozrachunkowe, pozwala podejrzeć rozrachunki związane z wybranym kontem (szczegółowy opis w rozdziale Rozrachunki Konta 57 ) Stan konta w układzie miesięcznym Funkcja stan konta Miesięcznie pozwala oglądać obroty stron Wn oraz Ma konta w rozbiciu na miesiące. Stan konta można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/łącznie z niezaksięgowanymi. Istnieje możliwość wydrukowania stanu wybranego konta w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Wydruk. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ): 4-55

62 Księga główna Kartoteki konta Funkcja Kartoteki Konta pozwala wyświetlić stan kartotek związanych poprzez dokumenty z wybranym kontem. Dane są przedstawione w formie tabelki, w której w poszczególnych wierszach wyświetlane są kartoteki. W przypadku wybrania konta syntetycznego wyświetlane są kartoteki związane z kontami analitycznymi mieszczącymi się w zakresie określonym syntetyką. Stan kartotek można wyświetlić narastająco od początku roku do dowolnie wybranego miesiąca. Wyboru miesiąca dokonuje się na liście oznaczonej Miesiąc, na której standardowo podpowiadany jest bieżący miesiąc księgowy. Istnieje możliwość wydrukowania stanu kartotek dla wybranego konta poprzez naciśnięcie klawisza Wydruk. Znacznik Obr. bież z niezaksięgowanymi pozwala uwzględnić przy liczeniu stanu kartotek dokumenty niezaksięgowane. Znacznik Saldo dwustronne (z rozrachunków) pozwala na dwustronne przedstawienie salda rozrachunku. Dla każdej kartoteki dostępne są następujące informacje: BO Wn i Ma BO kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma, wynikający z dokumentów bilansu otwarcia, Obr. BO Wn i Ma obroty BO kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma, wynikające z dokumentów bilansu otwarcia, Obr poprz. Wn i Ma obroty po stronie Wn i po stronie Ma dla danej kartoteki z dokumentów dla miesięcy od początku roku do miesiąca poprzedzającego wybrany miesiąc, Obr bież Wn i Ma obroty kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma dla dokumentów z wybranego miesiąca, Saldo Wn i Ma saldo obrotów kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma, [Saldo Wn Saldo Ma] różnica salda Wn i salda Ma kartoteki. Jeżeli nie jesteśmy zainteresowani wydrukiem wszystkich kolumn mamy możliwość odznaczenia niektórych z nich. Na wydruku dostępne będą wtedy tylko kolumny zaznaczone w wykazie. Stan kartotek konta jest liczony z dokumentów księgowanych na danym koncie. Jeżeli nie księgowano żadnych dokumentów na danym koncie, nie będzie wyświetlona żadna kartoteka. Istnieje możliwość wyświetlenia kartotek w porządku: wg kodu kontrahenta/pracownika, wg nazwy kontrahenta/pracownika. wg nazwy skróconej (wyłącznie dla kartotek kontrahentów) Można też ograniczyć zakres wyświetlanych kartotek przyjmując kryterium: należności - tylko kartoteki wykazujące [saldo Wn] [saldo Ma] > 0, zobowiązania - tylko kartoteki wykazujące [saldo Wn] [saldo Ma] < 0. Obsługa formularza opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem

63 Księga główna Rozrachunki konta Funkcja Rozrachunki Konta pozwala wyświetlić rozrachunki związane z danym kontem. Funkcja Rozrachunki Konta pozwala wyświetlić rozrachunki związane z danym kontem. W przypadku wybrania konta syntetycznego, wyświetlane są rozrachunki związane z kontami analitycznymi mieszczącymi się w zakresie określonym syntetyką. Saldo rozrachunków prezentowane jest wg miesiąca w którym wprowadzone zostały dokumenty dla danego rozrachunku czyli gdy dany kontrahent miał założony rozrachunek (naliczenie) w styczniu, zapłata była dokonana w marcu, a wydruk robiony jest dla miesiąca lutego, transakcja taka będzie nierozliczona, gdyż będzie uwzględniony tylko dokument styczniowy czyli naliczenie. Możliwa jest zmiana porządku, w jakim są wyświetlane rozrachunki: wg kontrahenta/pracownika, wg transakcji, wg daty wpływu, wg daty wystawienia, wg daty operacji, wg daty płatności. Po wybraniu tej funkcji domyślnie wyświetlane są rozrachunki z przyjętym kryterium nierozliczone. Możliwe są następujące kryteria wyświetlania rozrachunków: nierozliczone tylko rozrachunki wykazujące saldo <> 0, zobowiązania tylko rozrachunki wykazujące saldo < 0, należności tylko rozrachunki wykazujące saldo > 0, rozliczone tylko rozrachunki wykazujące saldo = 0, wszystkie, Jeżeli nie jesteśmy zainteresowani wydrukiem wszystkich kolumn mamy możliwość odznaczenia niektórych z nich. Na wydruku dostępne będą wtedy tylko kolumny zaznaczone w wykazie. (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem)

64 Księga główna Dekrety konta Funkcja pozwala wyświetlić dekrety związane z wybranym kontem. Dzięki systemowi definiowanych wykazów użytkownik sam może definiować warunki, jakie mają spełniać wybierane przez niego pozycje dokumentów. Zdefiniowane warunki można następnie zapisać pod dowolną nazwą. Rysunek poniżej przedstawia formularz, który pojawi się po wybraniu tej funkcji. Definiowanie dodatkowych warunków sekcji Kryteria zostało opisane w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13. Po otwarciu okna, jego zawartość jest pusta. Aby wyświetlić listę dokumentów dla wybranego konta, należy ustalić warunki, jakie mają one spełniać a następnie kliknąć przycisk ( Wyświetl) Dokumenty, które spełniają warunki nałożone przez użytkownika można przesłać na drukarkę i wydrukować, zapisać do pliku lub wysłać do arkusza kalkulacyjnego Excel. Realizuje to przycisk. Opis sposobu obsługi wydruku został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem

65 Księga główna Cechy konta Funkcja cechy konta pozwala edytować wybrane parametry konta: Nazwę konta, Cechy konta znaczniki opisujące cechy konta mają tu to samo znaczenie, jak w przypadku formatki Dopisywanie Konta 50 opisanej w rozdziale Konta 49. Znaczenie poszczególnych cech kont opisane jest szerzej w rozdziale Konta - Cechy konta 51 Uwaga: Zmiana cech kont dostępna jest wyłącznie dla kont syntetycznych układu bilansowego, które nie posiadają w księdze głównej uzupełnionych kont analitycznych. Dla kont analitycznych zmiana cech kont dostępna jest wyłącznie z poziomu Administratora. 4.2 Grupy kont Funkcja Grupy kont pozwala stworzyć szereg grup kont, których nie można objąć syntetyką, identyfikowanych podobnie jak konta, poprzez symbol grupy oraz jej nazwę. Każda z grup kont może zawierać dowolnie wybrane konta z Planu Kont (analityczne i syntetyczne). To samo konto może również występować jednocześnie w kilku grupach. Na stan grupy (strona Wn, Ma, Saldo) składa się suma stanów wszystkich kont należących do danej grupy. Wszelkie operacje dotyczące kont (księgowanie dokumentu, korekty dokumentów, usunięcie konta), znajdują natychmiastowe odbicie w stanie grup, do których należą te konta. Odpowiednie pogrupowanie kont, np. z podziałem na aktywa i pasywa, może stanowić dobry wstęp do definiowania bilansu. 4-59

66 Księga główna Przegląd Po wywołaniu funkcji Grupy Kont-Przegląd na ekranie pojawia się lista istniejących już grup kont. Na formatce wyświetlone są następujące informacje o grupach: Symbol grupy Nazwa grupy Modyfikacja nazw grup, dodawanie nowych grup kont realizowana jest przy pomocy standardowych przycisków opisanych w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem 5. Możliwe jest wydrukowanie stanu księgowego grupy, na której znajduje się fokus. Wydruk grupy kont opisano w rozdziale Wydruk grupy kont 66 Dostępne są następujące funkcje związane z obsługa grup kont: Stan grupy 61 Miesięcznie 63 Obroty grupy 66 Zawartość grupy 65 Uwaga: Tworzenie grupy kont jest realizowane w dwóch krokach: 1. Zdefiniowanie kodu grupy oraz jej nazwy realizowane przez funkcję uruchamianą przyciskiem (Dopisz). Dopisanie nowej grupy sprowadza się do uzupełnienia kodu grupy (max 10 znaków) oraz jej nazwy (max 40 znaków). 2. Zdefiniowanie zawartości grupy kont wchodzących w jej skład realizowane przez funkcję uruchamianą przyciskiem Zawartość grupy

67 Księga główna Stan grupy Wybranie tej funkcji powoduje pojawienie się dialogu zatytułowanego Kartoteka Grupy. Przedstawia on aktualny stan danej grupy kont wynikający z księgowanych na nich dokumentów. Stan grupy kont można oglądać narastająco od początku roku do dowolnie wybranego miesiąca. Wyboru miesiąca dokonuje się na liście oznaczonej Miesiąc, na której standardowo podpowiadany jest bieżący miesiąc księgowy. Aby podejrzeć we wszystkich polach kwotowych aż do pola zamknięcie konta sumy obrotów i sald wynikające z dokumentów obrotowych tzn. takich, które nie są oznaczone znacznikiem wynikowe należy wybrać znacznik Bez dok. wynikowych. W przypadku nie zaznaczenia tego znacznika pola kwotowe będą zawierały sumy obrotów i sald wynikające z wszystkich dokumentów. Na * * * * * * * * * * formatce Kartoteka grupy dostępne są następujące informacje: Symbol symbol grupy kont, Nazwa nazwa grupy kont, Bilans otwarcia Wn i Ma bilans otwarcia grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty BO Wn i Ma obroty bilansu otwarcia grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty poprzednie Wn i Ma obroty grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma, od początku roku do miesiąca poprzedzającego wybrany miesiąc dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Obroty miesiąca Wn i Ma obroty grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma z wybranego miesiąca dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Niezaksięgowane Wn i Ma w przypadku włączenia przełącznika Obroty Łącznie z niezaksięgowanymi pole to zawiera wszystkie obroty po stronie Wn i po stronie Ma z niezaksięgowanych dokumentów od początku roku do wybranego miesiąca włącznie, w przeciwnym wypadku pole to zawiera wartość zero, Obroty narastająco Wn i Ma pole to zawiera sumę obrotów po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Obroty narastająco Wn = obr poprzednie Wn + obr m-ca Wn + niezaksięgowane Wn, Obroty narastająco Ma = obr poprzednie Ma + obr mca Ma + niezaksięgowane Ma, 4-61

68 Księga główna * * * * * * Stan Wn i Ma pole to zawiera stan grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Stan Wn = Obroty BO Wn + Obroty narastająco Wn, Stan Ma = Obroty BO Ma + Obroty narastająco Ma, Zamknięcie konta Wn i Ma pole to zawiera obroty grupy kont po stronie Wn i po stronie Ma wynikające z dokumentów wynikowych (zamykających konta), Saldo Wn i Ma pole to zawiera saldo grupy kont. Per saldo różnica pomiędzy Saldem Wn i Saldem Ma. Zarówno dla obrotów jak i bilansu otwarcia dostępny jest na formatce przełącznik pozwalający oglądać stan grupy kont w dwóch wariantach: - z uwzględnieniem dokumentów niezaksięgowanych, - bez uwzględnienia dokumentów niezaksięgowanych, Na formatce Stan Konta znajdują się przyciski Poprzedni i Następny pozwalające swobodnie nawigować po liście wyświetlonych grup. Dzięki nim bez zamykania bieżącego okna możemy zmienić grupę, dla której oglądamy dialog Stan Konta. Istnieje możliwość wydrukowania stanu wybranej grupy poprzez klawisz Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury). Na opisywanej formatce dostępne są dodatkowe funkcje: q podgląd obrotów grupy kont przycisk Dekrety grupy umożliwia wyświetlenie dokumentów związanych z wybraną grupą (szczegółowy opis w rozdziale Dekrety grupy kont 66 ), q podgląd stanu grupy kont w układzie miesięcznym przycisk Grupa miesięcznie pozwala wyświetlić obroty grupy kont w rozbiciu na kolejne miesiące (szczegółowy opis w rozdziale Stan grupy kont miesięcznie 63 ), q podgląd kartoteki przycisk Kartoteki umożliwia wyświetlenie kartotek Kontrahentów, Pracowników lub Ośrodków Powstawania kosztów związanych z daną grupą kont (szczegółowy opis w rozdziale Kartoteki grupy kont 64 ), podgląd transakcji przycisk Rozrachunki umożliwia obejrzenie rozrachunków Kontrahentów i Pracowników związanych z daną grupą kont (szczegółowy opis w rozdziale Rozrachunki grupy kont 64 ). 4-62

69 Księga główna Stan grupy w układzie miesięcznym Funkcja stan grupy kont Miesięcznie pozwala oglądać grupy w rozbiciu na miesiące. Stan grupy można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/ Łącznie z niezaksięgowanymi. Istnieje możliwość wydrukowania stanu wybranej grupy w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza (Drukuj). Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Okna w programie 12 ). 4-63

70 Księga główna Kartoteki grupy kont Funkcja Kartoteki Grupy Kont pozwala wyświetlić stan kartotek grupy kont związanych poprzez dokumenty z wybraną grupą kont. Obsługa formularza jest analogiczna jak obsługa formularza Kartoteki konta Rozrachunki grupy kont Funkcja Rozrachunki Grupy Kont pozwala wyświetlić rozrachunki związane z daną grupą kont. Obsługa formularza jest analogiczna jak obsługa formularza Rozrachunki konta

71 Księga główna Zawartość Grupy Przegląd i modyfikacje zawartości grupy kont realizowane są przez funkcje uruchamiane przyciskiem Zawartość grupy. Dopisywanie kont do grupy realizuje się poprzez ich wybór z listy wszystkich kont zdefiniowanych dla danego układu bilansowego. W celu ułatwienia wyboru właściwych kont, można ograniczyć zakres wyświetlanych kont na dwa sposoby: 1. Wybór kryterium w polu Warunki. Do wyboru mamy następujące ograniczenia listy wyświetlanych kont: wszystkie, analityczne, syntetyczne, rozrachunkowe, wynikowe kartotekowe analityczne, kartotekowe syntetyczne, pozabilansowe. 1. Wpisanie wzorca w polu wyszukiwanie. Wzorzec porównywany jest z polem, wg którego ustawiony jest porządek wyświetlania. Pole wyszukiwanie jest standardowym polem opisanym w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem 5. Dopisanie konta do danej grupy następuje po naciśnięciu przycisku (Dodaj). Wyboru kont, które program ma dodać do grupy dokonujemy z Księgi głównej 49 wybranego układu bilansowego. Klikając przycisk (Dodaj) wyświetlona zostaje tabelka z kontami. Naciśnięcie przycisku (Edycja) pozwoli zaznaczyć konta do przeniesienia. Zaznaczenie konta odbywa się przez dwukrotne kliknięcie na wybranym koncie lub jednokrotne po lewej stronie kolumny Symbol pojawi się znacznik. Korzystając z paska narzędzi (Wyszukiwanie, Kolejność, Warunki) możemy ograniczyć ilość wyświetlanych pozycji. Przyciski Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwala zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie pozycje spełniające warunki określone na pasku narzędzi. Zatwierdzenie wyboru (przycisk Zatwierdź) i zamknięcie okna Księgi głównej 49 spowoduje przeniesienie wybranych kont na formatkę Konta w grupie

72 Księga główna Dekrety grupy kont Naciśnięcie przycisku Dekrety grupy kont spowoduje wyświetlenie formatki którą pokazano na rysunku poniżej. Obsługa formularza jest analogiczna jak obsługa formularza Dekrety Konta Wydruk Wybranie funkcji Wydruk spowoduje otwarcie okna Wydruk grupy kont. Należy dokonać na nim zaznaczenia grup o których chcemy wydrukować informacje, poprzez podwójne kliknięcie myszką na wybranym wierszu tabeli lub jednokrotnym po prawej stronie identyfikatora wybranej grupy (zostanie wyświetlony znacznik ). Można również zaznaczyć wszystkie grupy przyciskiem Zaznacz wszystkie. Dla każdej grupy można wydrukować następujące informacje: sumy stanów kont grupy, zawartość grupy (włączony znacznik Zawartość grupy 65 ), zawartość grupy wraz z dokumentami z bieżącego miesiąca (włączony znacznik Dokumenty 66 - tylko przy włączonym znaczniku Zawartość grupy 65 ), zawartość grupy wraz ze wszystkimi dokumentami (włączony znacznik Miesiące poprz. - tylko przy włączonym znaczniku Dokumenty 66 ). 4-66

73 Księga główna Na liście Miesiąc należy dokonać wyboru, jakiego miesiąca ma dotyczyć wydruk. Dodatkowo, poprzez włączenie znacznika Z niezaksięgowanymi, możliwe jest wydrukowanie informacji o grupie z uwzględnieniem dokumentów niezaksięgowanych. W przypadku zaznaczenia znacznika Obroty BO na wydruku dla kolumn bilansu otwarcia uzyskamy kwoty będące obrotami z dokumentów BO. Wybranie jakiejkolwiek grupy spowoduje uaktywnienie przycisku Naciśnięcie tego przycisku spowoduje otwarcie okna z poglądem wydruku drukowanego raportu obsługa okna została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem Wydruki definiowane Dzięki tej opcji możliwe jest samodzielne zdefiniowanie przez użytkownika wyglądu raportów, których definicje można zapisać i wielokrotnie wykorzystywać lub wykorzystywać jednorazowo bez zapisywania. Definiowanie raportu należy przeprowadzić w czterech krokach: I krok nadanie nazwy tworzonemu wykazowi. Naciśnięcie przycisku (Dodaj) i kliknięcie na polu Nazwa spowoduje przejście kursora do tego pola należy wpisać unikalną nazwę wykazu. II krok wybór opcji i definiowanie warunków. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie, dla jakiej grupy/grup definiuje się wykaz wyboru grupy dokonuje się klikając dwukrotnie na nazwie danej grupy (lub jednokrotnie po lewej stronie Kodu grupy). Zaznaczona grupa charakteryzuje się występowaniem znacznika ( ) po lewej stronie kolumny Kod. Następnie należy określić, jakie kolumny zostaną zawarte na wykazie zaznaczanie i odznaczanie kolumn odbywa się tak samo jak zaznaczanie Grup kont. Dodatkowo można zaznaczyć: w kolumnie Sumuj czy dana kolumna ma być podsumowywana na końcu wykazu, w kolumnie Grupuj czy konta dla których wartości zaznaczonych pól są takie same np. równe 0 mają być zgrupowane i ma być dla nich liczona podsuma. W tej samej tabelce można zmienić nazwy wybranych kolumn. W tym celu klikamy w polu nazwa Kolumny i zmieniamy zgodnie z własnymi potrzebami. W dolnej części dialogu znajduje się tabelka (na początku pusta), która w trakcie wyboru kolumn 4-67

74 Księga główna zostaje wypełniona ich nazwami (również zmienionymi) zmiana szerokości kolumn jak i zmiana ich kolejności została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem. Kolejną czynnością może być zdefiniowanie kryteriów (grupa Kryteria), którymi ma się kierować program przy tworzeniu wykazów (definiowanie warunków zostało opisane w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem). W grupie Konta wybiera się: o przedział kont (Konto od Konto do) dla których ma się drukować wykaz biorąc pod uwagę konta które znajdują się w grupie (wybór konta z Księgi głównej naciskając klawisz F2). o Poziom syntetyki należy wpisać cyfrę oznaczającą ilość miejsc w symbolu konta które będą brane pod uwagę podczas tworzenia wykazu dla kont syntetycznych (np. jeśli wpiszemy cyfrę 5 to zostaną wzięte tylko konta syntetyczne o pierwszych pięciu miejscach jednoznacznie określonych, o jakie rodzaje kont mają się znajdować na wykazie Analityczne, Syntetyczne, Wszystkie, o przełączniki: Bilansowe, Pozabilansowe pozwala ująć w wykazie konta bilansowe albo pozabilansowe. Z listy Miesiąc wybieramy interesujący użytkownika miesiąc dla którego tworzony ma być wydruk. W grupie Pozostałe warunki można wybrać: znaczniki Dokumenty poprzednich miesięcy brane są również dokumenty z poprzednich miesięcy od początku roku obrotowego, Razem z niezaksięgowanymi, wybór pozycji z listy Kolejność według spowoduje że konta należące do grupy zostaną posortowane wg Symbolu konta lub Nazwy konta. III krok zapis wykazu. Jeśli zdefiniowane zostały wszystkie potrzebne warunki można zapisać tak zdefiniowany wykaz przycisk (Zapisz). Uwaga: Zapisywane są tylko niektóre ustawienia definiowanego wykazu: wszystkie w grupie Definicja (łącznie ze zmianą kolejności kolumn i zmianą nazwy kolumny), w grupie Pozostałe warunki Kolejność wg. Do zapisanych wykazów można wprowadzać zmiany które można zapisać pod tą samą lub zmienioną nazwą (dotyczy tylko ustawień które zostają zapamiętane). IV krok wydruk wykazu Wydruk wykazu realizuje się klikając przycisk (Drukuj). Na pojawiającym się dialogu należy wybrać miejsce przeznaczenia (Drukuj, Do pliku, Do programu Excel) i zatwierdzić. W zależności od wyboru miejsca przeznaczenia program otworzy odpowiednie okno (opis w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ). 4-68

75 Księga główna Kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja stan grupy kont w układzie Miesięcznym pozwala oglądać obroty wszystkich grup kont w rozbiciu na miesiące, kwartały, półrocza lub dla całego roku w kolumnach z rozbiciem na obroty strony Wn i Ma. Możliwy jest dowolny wybór okresów poprzez definiowany wybór kolumn. Stan grupy można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/łącznie z niezaksięgowanymi. Dodatkowo możliwe jest określenie kolejności prezentowanych grup kont na wydruku według: Identyfikatora grupy kont Nazwy grupy kont Istnieje możliwość wydrukowania stanu wszystkich grup w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ). 4-69

76 Księga główna Kontrola przypisania kont Funkcja kontroli przypisania kont do grup pozwala na wygenerowanie raportu o błędnych przypisaniach kont do grup kont. Pozwala ona na wyszukanie kont powtarzających się w ramach jednej lub kilku grup, na znalezienie brakujących kont w ramach wybranej przez nas syntetyki dla jednej lub kilku grup, lub połączenia obu tych wyszukiwań na jednym raporcie. Po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawi się formatka przedstawiona na poniższym rysunku. W polu Raport do wykonania mamy możliwość wyboru metody sprawdzania przypisania kont do grup. Dostępne są opcje wyszukiwania brakujących kont, powtarzających się kont lub obie te metody. W polu grupy kont widoczna jest lista stworzonych przez nas grup kont. Klawisze zaznacz i odznacz pozwalają odpowiednio na zaznaczenie lub odznaczenie wszystkich grup. Możliwy jest również ręczny wybór grup przez dwukrotne kliknięcie na wiersz w tabelce (obsługa została opisana w rozdziale Znaczenie_klawiszy 24 ). Po zaznaczeniu jednej lub kilku grup kont tabelka Syntetyki z wybranych grup zostanie wypełniona kontami syntetycznymi układu bilansowego odpowiadającymi kontom analitycznym występującym we wskazanych grupach. Ich odznaczanie lub zaznaczanie możliwe jest również w analogiczny sposób jak wybór grup kont. Kontrola przypisania kont do grup jest przeprowadzana w ramach kont syntetycznych zaznaczonych w tabeli Syntetyki z wybranych grup. Ponadto w przypadku, gdy chcemy uściślić kontrole przypisania kont do podsyntetyk możemy określić własne konta syntetyczne, dla których chcemy wygenerować raport, poprzez wpisanie ich w tabeli Dodatkowe syntetyki. Aby wygenerować raport przypisania kont do grup konieczny jest jego wydruk. Wydruk wykonujemy poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ). 4-70

77 Księga główna 4.3 Sprawozdania Ostatnią pozycją w menu Księga Główna są sprawozdania. Wszystkie wymienione wyżej funkcje korzystają z informacji zapisanych na kontach systemu FKK Wykaz stanu kont Funkcja pozwala wydrukować stany kont, przy czym użytkownik sam definiuje wygląd raportu, który zapisany, może być następnie wielokrotnie wykorzystywany. Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na poniższym rysunku. Definiowanie raportu należy przeprowadzić w czterech krokach: I krok nadanie nazwy tworzonemu raportowi. Naciśnięcie przycisku (Dodaj) i kliknięcie na polu Nazwa spowoduje przejście kursora do tego pola należy wpisać unikalną nazwę wykazu. II krok wybór opcji i definiowanie warunków. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie, dla jakiego konta lub przedziału kont definiuje się wykaz do pól Zakres kont wpisuje się symbole kont (wybór z Księgi głównej klawisz F2). Następnie należy określić, jakie kolumny zostaną zawarte na wykazie wyboru kolumn dokonuje się klikając dwukrotnie na nazwie danej grupy (lub jednokrotnie po lewej stronie Kodu grupy). Zaznaczona kolumna charakteryzuje się występowaniem znacznika ( ) po lewej stronie jej nazwy. W tej samej tabelce można zmienić nazwy wybranych kolumn. W tym celu klikamy w polu nazwa Kolumny i zmieniamy zgodnie z własnymi potrzebami. W dolnej części dialogu znajduje się tabelka (na początku pusta), która w trakcie wyboru kolumn zostaje wypełniona ich nazwami (również zmienionymi) zmiana szerokości kolumn jak i zmiana ich kolejności została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem. Z listy Miesiąc dokonujemy wyboru miesiąca, dla którego ma być wydrukowany raport. Znaczniki 4-71

78 Księga główna Miesiące poprzednie zaznaczenie spowoduje wydruk miesięcy poprzednich od miesiąca zaznaczonego w polu Od: do miesiąca wybranego z listy Miesiąc. Podsumy po miesiącach program będzie wstawiał podsumy po każdym wydrukowanym miesiącu (tylko dla zaznaczonego znacznika Miesiące poprzednie) Dokumenty drukowane będą dokumenty zaksięgowane na wybranych kontach, Z niezaksięgowanymi drukowane będą również dokumenty niezaksięgowane dla wybranych kont Tylko konta niezerowe drukowane są konta o stanie niezerowym, Konta bilansowe drukowane są tylko konta bilansowe. Konta pozabilansowe drukowane są tylko konta pozabilansowe. Przełączniki Typ konta pozwala wybrać, jakie konta znajdą się na wydruku: Konta analityczne i syntetyczne, Tylko analityczne, Syntetyczne układu bilansowego, Tylko syntetyczne. III krok zapis wykazu. Jeśli zdefiniowane zostały wszystkie potrzebne warunki można zapisać tak zdefiniowany wykaz przycisk (Zapisz). Uwaga: Zapisywane są tylko definicje kolumn wykazu w grupie Definicja (łącznie ze zmianą kolejności kolumn i zmianą nazwy kolumny) Do zapisanych wykazów można wprowadzać zmiany, które można zapisać pod tą samą lub zmienioną nazwą (dotyczy tylko ustawień które zostają zapamiętane). IV krok wydruk wykazu Wydruk wykazu realizuje się klikając przycisk (Drukuj). Na pojawiającym się dialogu należy wybrać miejsce przeznaczenia (Drukuj, Do pliku, Do programu Excel) i zatwierdzić. W zależności od wyboru miejsca przeznaczenia program otworzy odpowiednie okno (opis w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ). 4-72

79 Księga główna Wykaz obrotów i sald Funkcja pozwala prezentuje obroty i salda wybranych kont. Do określenia dodatkowych kryteriów służą następujące grupy filtrów: wybór zakresu kont - w dwóch polach można określić zakres kont dla których mają być wyświetlone obroty (naciskając klawisz F2 można z Księgi głównej wybrać dwukrotnym kliknięciem konto), wybór Grupy kont 59 zdefiniowanych przez użytkownika (naciskając klawisz F2 wyświetlamy słownik grupy kont z którego należy dokonać wyboru grupy), znacznik Wydruk analityk syntetycznie - pozwala na wydruk syntetyczny na podstawie wybranych kont analitycznych. znacznik Drukuj tylko podsumy wybór kont Analitycznych lub Syntetycznych układu bilansowego konta Bilansowe, Pozabilansowe Kolejność - ustawienie kolejności wyświetlanych kont - według symbolu lub nazwy konta (odpowiednia wartość w rozwijanej liście). wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone obroty kont (odpowiedni miesiąca w rozwijanej liście Miesiąc). Razem z niezaksięgowanymi - czy wyświetlać obroty wynikające z dokumentów o statusie " Niezaksiegowany" Bez dokumentów wynikowych - czy wyświetlone obroty wynikające z dokumentów o statusie " Wynikowy" Tablica Kolumny pozwala użytkownikowi na określenie, które z kolumn mają się znaleźć na wydruku. Grupa Kryteria umożliwia wyszukiwanie informacji przez nadawanie warunków na każdą kolumnę. Sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13. Wyświetlone informacje o obrotach kont można wydrukować naciskając przycisk Wydruk. Rysunek poniżej prezentuje typowy wydruk wykazu obrotów i sald 4-73

80 Księga główna 4-74

81 Księga główna Definiowane wykazy Funkcja umożliwia definiowanie wykazów dla kont przez użytkownika. Możliwość zapisania definicji pozwala wykorzystywać wykaz wielokrotnie. Wykorzystując grupy opcji można określić warunki dla drukowanej listy kont poprzez: wybór zakresu kont - w dwóch polach można określić zakres kont, lista Analityczne, Syntetyczne, Wszystkie wybór opcji określi jakie konta będą brane do wydruku, Poziom syntetyki należy wpisać cyfrę oznaczającą ilość miejsc w symbolu konta, które będą brane pod uwagę podczas tworzenia wykazu dla kont syntetycznych (np. jeśli wpiszemy cyfrę 5 to zostaną wzięte tylko konta syntetyczne o pierwszych pięciu miejscach jednoznacznie określonych **-**), przełączniki Bilansowe, Pozabilansowe będą brane pod uwagę konta bilansowe lub pozabilansowe, Miesiąc wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone konta (wybór odpowiedniego miesiąca na rozwijanej liście Miesiąc), rozwijana lista umożliwia określenie wyświetlanych kont (Wszystkie, Posiadające dekrety, Bez dekretów) Dokumenty poprzednich miesięcy znacznik informuje program czy ma brać pod uwagę dokumenty z poprzednich miesięcy od początku roku obrotowego, Razem z niezaksięgowanymi znacznik informuje program czy ma brać pod uwagę dokumenty niezaksięgowane, Tylko salda niezerowe zaznaczenie tego znacznika spowoduje wyświetlenie tylko pozycji o niezerowych saldach, Sumuj tylko konta układu bilansowego zaznaczenie tej opcji spowoduje że na wydruku w podsumach nie będą zwielokrotniane kwoty wynikające z kont sumujących brane będą pod uwagę tylko kwoty wynikające z kont układu bilansowego. Kolumny sposób wyboru kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem

82 Księga główna Kryteria sposób budowy kryteriów został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 Kolejność wg ustawienie kolejności wyświetlanych kont - według symbolu lub nazwy konta (odpowiednia wartość w rozwijanej liście), Istnieje możliwość określenia poziomów sumowania na wydruku. Możliwe jest to dzięki kolumnie poziomów grupowania, w której istnieje możliwość określenia do pięciu poziomów grupowania danych. Dla przykładu wybór dla zespołu kont pierwszego poziomu grupowania a dla konta syntetycznego poziomu drugiego pozwoli nam na uzyskanie podsum dla każdego konta syntetycznego w ramach zespołu oraz końcowego podsumowania dla całego zespołu. Zdefiniowany wykaz można zapisać i wielokrotnie wykorzystywać (zapamiętane zostaną tylko warunki zgrupowane w grupie Definicja: Kolumny, Kryteria, Kolejność wg). Druk formularza następuje po naciśnięciu przycisku Wydruk Wykaz stanu kont na dzień Funkcja umożliwia definiowanie wykazów dla kont według dokumentów. Możliwość zapisania definicji pozwala wykorzystywać wykaz wielokrotnie. Wykorzystując grupy opcji można określić warunki dla wydruku poprzez: wybór zakresu kont - w dwóch polach można określić zakres kont, lista Analityczne, Syntetyczne, Wszystkie wybór opcji określi jakie konta będą brane do wydruku, Poziom syntetyki należy wpisać cyfrę oznaczającą ilość miejsc w symbolu konta, które będą brane pod uwagę podczas tworzenia wykazu dla kont syntetycznych (np. jeśli wpiszemy cyfrę 5 to zostaną wzięte tylko konta syntetyczne o pierwszych pięciu miejscach jednoznacznie określonych **-**), 4-76

83 Księga główna przełączniki Bilansowe, Pozabilansowe będą brane pod uwagę konta bilansowe lub pozabilansowe, Kolejność wg ustawienie kolejności wyświetlanych kont - według symbolu lub nazwy konta (odpowiednia wartość w rozwijanej liście), Miesiąc wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone konta (wybór odpowiedniego miesiąca na rozwijanej liście Miesiąc), Data wpływu, wystawienia, operacji wpisanie daty w polu sąsiadującym z listą wyboru dat pozwala na zawężenie wykazu do dokumentów których odpowiednio data wpływu, wystawienia lub operacji nie przekroczyły wpisanej daty, Dokumenty z poprzednich miesięcy znacznik informuje program czy ma brać pod uwagę dokumenty z poprzednich miesięcy od początku roku obrotowego, Rejestr pole słownikowane, pozwala na zawężenie informacji tylko do dokumentów z wybranego rejestru, Razem z niezaksięgowanymi znacznik informuje program czy ma brać pod uwagę dokumenty niezaksięgowane, Tylko salda niezerowe zaznaczenie tego znacznika spowoduje wyświetlenie tylko pozycji o niezerowych saldach, Kolumny sposób wyboru kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 Zdefiniowany wykaz można zapisać i wielokrotnie wykorzystywać. Druk formularza następuje po naciśnięciu przycisku Wydruk Kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja stan kont w układzie Miesięcznym pozwala oglądać obroty wszystkich kont w rozbiciu na miesiące, kwartały, półrocza lub dla całego roku w kolumnach z rozbiciem na obroty strony winien i ma. Możliwy jest dowolny wybór okresów poprzez definiowany wybór kolumn. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/łącznie z niezaksięgowanymi. Istnieje możliwość wydrukowania stanu wszystkich kont w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale 4-77

84 Księga główna Komunikacja z użytkownikiem ) Zestawienia Wybierając te funkcję z menu otrzymujemy formatką Słownik Zestawień z listą definiowalnych zestawień. Możemy wybrać jedno z nich lub zdefiniować własne w zależności od potrzeb. Na wybrane zestawienie możemy nałożyć określone dodatkowe warunki takie jak: okres, jaki jest brany pod uwagę (domyślnie bieżący miesiąc księgowy) czy rozpatrujemy obroty na kontach tylko zaksięgowane czy wszystkie czy uwzględniamy Bilans Otwarcia na wydruku. Po czym możemy je wydrukować funkcją Drukuj. Tworzenie nowego, modyfikacja i usuwanie istniejącego odbywa się przez dialog Zestawienia. 4-78

85 Księga główna Mechanizm tworzenia zestawień jest mocnym narzędziem, jeżeli chodzi o dowolność definiowanych zestawień. Jednak muszą być spełnione pewne warunki dotyczące budowy planu kont, opisu segmentów i słownikowania odpowiednich segmentów zawartością grup analitycznych (patrz Plan Kont). W przypadku, gdy segmenty nie są słownikowane definiowanie zestawień jest niemożliwe. Tworząc nowe zestawienie musimy: nadać mu kod i nazwę, nazwa drukowana jest następnie jako tytuł zestawienia, wybrać przynajmniej jedną a maksymalnie siedem grup analitycznych dla których będzie wykonywane zestawienie, określić jaka ma być kolejność grupowania (kolejność jest taka jaka jest kolejność wybranych grup) określić jakie konta mają być uwzględnione w zestawieniu (mogą być dwie kolumny z kontami np. 130 i 400, a w ramach kolumny np , 13002) wprowadzamy wzorzec konta czyli dla 130 będą dane dla wszystkich kont analitycznych zaczynających się od 130, Wzorzec konta budowany jest dowolnie, tzn. możemy wprowadzić tyle znaków ile chcemy w sposób ciągły lub pomijając któryś w środku. Za każdy znak który ma być dowolny we wzorcu wprowadzamy znak podkreślenia _ np. 130_1, będą to wszystkie konta analityczne zaczynające się od 130 i mające jako piąty znak jedynkę. jak ma być liczone saldo dla konta 1 i saldo dla konta 2, czy to ma być wydruk planu czy zestawienia Aby wykonać wszystkie powyższe czynność na dialogu Zestawienia mamy do dyspozycji następujące elementy: dwa pola edycyjne kod i nazwa zestawienia, tabelkę z dostępnymi grupami analitycznymi, tabelkę z wybranymi grupami analitycznymi, listy rozwijalne ze sposobem liczenia salda dla konta 1 i 2, 4-79

86 Księga główna tabelkę z symbolami konta jakie mają być na zestawieniu, włącznik plan czy zestawienie, przycisk > wstawienie podświetlonego wiersza z dostępnych grup analitycznych do wybranych grup analitycznych przycisk < usunięcie podświetlonego wiersza z wybranych grup analitycznych przycisk << usunięcie wszystkich wiersza z wybranych grup analitycznych przycisk - zmiana kolejności grupowania przycisk zmiana kolejności grupowania nowy wiersz w tabeli z kontami usunięcie wiesza z tabeli z kontami tryb edycji tabeli z kontami przycisk Konta otwiera formatkę z dostępnymi kontami dla wybranych grup analitycznych (dane informacyjne) Zestawienia z dokumentami Wybierając te funkcję z menu otrzymujemy formatką Słownik Zestawień z listą definiowalnych zestawień. Możemy wybrać jedno z nich lub zdefiniować własne w zależności od potrzeb. Na wybrane zestawienie możemy nałożyć określone dodatkowe warunki takie jak: okres, jaki jest brany pod uwagę (domyślnie bieżący miesiąc księgowy) czy rozpatrujemy obroty na kontach tylko zaksięgowane czy wszystkie czy uwzględniamy Bilans Otwarcia na wydruku. Po czym możemy je wydrukować funkcją Drukuj. Tworzenie nowego, modyfikacja i usuwanie istniejącego odbywa się przez dialog Zestawienia. 4-80

87 Księga główna Mechanizm tworzenia zestawień jest mocnym narzędziem, jeżeli chodzi o dowolność definiowanych zestawień. Jednak muszą być spełnione pewne warunki dotyczące budowy planu kont, opisu segmentów i słownikowania odpowiednich segmentów zawartością grup analitycznych (patrz Plan Kont). W przypadku, gdy segmenty nie są słownikowane definiowanie zestawień jest niemożliwe. Tworząc nowe zestawienie musimy: nadać mu kod i nazwę, Przy zaznaczonym znaczniku Wydruk z nazwą nazwa drukowana jest jako tytuł zestawienia, wybrać przynajmniej jedną a maksymalnie siedem grup analitycznych dla których będzie wykonywane zestawienie, określić jaka ma być kolejność grupowania (kolejność jest taka jaka jest kolejność wybranych grup) określić jakie konto ma być uwzględnione w zestawieniu (może być kolumna z kontem np. 130, a w ramach kolumny np , 13002) wprowadzamy wzorzec konta czyli dla 130 będą dane dla wszystkich kont analitycznych zaczynających się od 130, Wzorzec konta budowany jest dowolnie, tzn. możemy wprowadzić tyle znaków ile chcemy w sposób ciągły lub pomijając któryś w środku. Za każdy znak który ma być dowolny we wzorcu wprowadzamy znak podkreślenia _ np. 130_1, będą to wszystkie konta analityczne zaczynające się od 130 i mające jako piąty znak jedynkę. określić kolumny jakie mają być drukowane dla dokumentów określić kolumny jakie mają być drukowane dla konta Aby wykonać wszystkie powyższe czynność na dialogu Zestawienia mamy do dyspozycji następujące elementy: dwa pola edycyjne kod i nazwa zestawienia, tabelkę z dostępnymi grupami analitycznymi, tabelkę z wybranymi grupami analitycznymi, tabelkę z wybranymi kontami, tabelkę z kolumnami dokumentów, tabelkę z kolumnami kont, przycisk > wstawienie podświetlonego wiersza z dostępnych grup analitycznych do wybranych grup analitycznych przycisk < usunięcie podświetlonego wiersza z wybranych grup analitycznych przycisk << usunięcie wszystkich wiersza z wybranych grup analitycznych 4-81

88 Księga główna przycisk - zmiana kolejności grupowania przycisk zmiana kolejności grupowania nowy wiersz w tabeli z kontem usunięcie wiesza z tabeli z kontem tryb edycji tabeli z kontem przycisk Konta otwiera formatkę z dostępnymi kontami dla wybranych grup analitycznych (dane informacyjne) Sprawozdania roczne System FK oferuje ogromne możliwości analityczne nie tylko pracownikom działu księgowych, ale także menadżerom i zarządowi jednostki. Podstawę rzetelnej i precyzyjnej, wyrażonej syntetycznie informacji zarządczej są prowadzone na bieżąco sprawozdania roczne, dostępne w dowolnie wybranym momencie, a nie tylko jak to ma miejsce w tradycyjnych technikach prowadzenia ksiąg rachunkowych na moment bilansowy (zwykle na koniec roku obrotowego). Podstawowe dokumenty zarządcze (sprawozdania roczne) monitorujące na bieżąco kondycję finansową jednostki, rentowność prowadzonej działalności, sprawność wykorzystywanych instrumentów finansowych, politykę inwestycyjną to Bilans, Rachunek zysków i strat, Sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Aktualność danych prezentowanych za pomocą tych zestawień uzyskano dzięki możliwości skojarzenia poszczególnych ich pozycji wprost z Księgą Główną systemu FK. Każda operacja gospodarcza zarejestrowana w systemie znajduje natychmiastowe odzwierciedlenie w dokumencie zarządczym. A zatem warunkiem zastosowania sprawozdań do monitorowania sytuacji ekonomiczno finansowej jednostki jest jedynie bieżące ujmowanie operacji księgowych w księgach rachunkowych jednostki. Księgi rachunkowe sprzężone z syntetyzującymi sprawozdaniami rocznymi wspierają proces informacyjno decyzyjny rachunkowości zarządczej. W wersji systemu FKK wprowadzono zmiany w sprawozdaniach rocznych mające umożliwić ich wydruk zgodnie z obowiązującą od 2002 roku ustawą o rachunkowości. W związku z występującymi w sprawozdaniu Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym pozycjami określanymi przez użytkownika oraz w celu umożliwienia dowolnego konstruowania sprawozdań, wprowadzono możliwość kompletnego definiowania ich z poziomu programu. Istnieje możliwość definiowania sposobu obliczania pól sprawozdań z wykorzystaniem kont z poprzedniego roku dla początku okresu (wartości na koniec poprzedniego roku) a kont z bieżącego roku dla końca okresu (wykorzystywane np. dla Rachunku zysków i strat). Wybór funkcji Sprawozdania roczne z głównego menu systemu FKK wywołuje poniższą formatkę. 4-82

89 Księga główna Z jej poziomu można: edytować i dopisywać podstawowe dane sprawozdania, usuwać całość definicji sprawozdania, drukować sprawozdanie roczne dla wybranego miesiąca (z/bez dokumentów niezaksięgowanych) definiować sposób liczenia dla pól w układzie jak na wydruku (przycisk Definicja 83 ), definiować pola sprawozdania (przycisk Pola 85 ), kontrolować poprawność definicji sposobu liczenia (przycisk Kontrola 89 ). Kontrola jest dostępna tylko dla sprawozdań, w których określono rodzaj funkcji kontrolnej w danych podstawowych. Sprawozdania zdefiniowane przez producenta oprogramowania wyróżnione są kolorem czerwonym. Definicje sprawozdań utworzonych przez producenta oprogramowania jak i przez użytkowników systemu w latach poprzednich są oznaczane w nazwie tekstem (obowiązujący do 2001 roku). Edycja (dopisywanie) podstawowych danych sprawozdania dostępna jest przez klawisz edycji danych lub klawisz funkcyjny F6. Powoduje to wywołanie poniższej formatki. 4-83

90 Księga główna Znaczenie pól: Tytuł okna 1..4 nazwy okien służących do podglądu definicji pól sprawozdania w układzie wydruku, Nagłówek 1..4 nagłówki stron wydruku sprawozdania, przy definicji pól możemy określić, że pole ma być drukowane od nowej strony, która będzie miała nagłówek wybrany z 1..4, Nagłówek kolumn kwotowych wspólny dla kolumn kwotowych nagłówek, Nagłówek początku okresu nagłówek kolumny zawierającej kwoty dla początku okresu, Nagłówek końca okresu nagłówek kolumny zawierającej kwoty dla końca okresu, jeśli pole to zawiera tekst miesiąc zostaje on podczas wydruku uzupełniony nazwą wybranego miesiąca Liczba kolumn (1..2) liczba kolumn kwotowych Początek okresu to koniec poprzedniego roku pierwsza kolumna kwotowa dotyczy końca poprzedniego roku Plan Funkcja kontrolna (brak kontroli, bilans, rachunek zysków i strat, przypisanie nowych kont) funkcja która zostanie użyta do kontroli definicji Precyzja kwot - pozwala określić czy kwoty w sprawozdaniu mają być wyrażone z dokładnością do groszy lub tysięcy 4-84

91 Księga główna Uwaga: Edycja pól: Liczba kolumn i Początek okresu to koniec poprzedniego roku dostępna jest tylko jeśli nie określono jeszcze sposobu liczenia (nie podpięto kont) do żadnego z pól sprawozdania Pola sprawozdania Poniższa tabelka wyświetlana jest po wciśnięciu przycisku Pola z głównej tabelki Sprawozdań rocznych 82. Umożliwia ona: dopisywanie i edycję danych pola sprawozdania, usuwanie pól wraz z określonym sposobem liczenia, jeśli pole nie zostało użyte w definicji innego pola (np. sumującego) zmianę kolejności pól na sprawozdaniu (strzałki góra, dół) określenie sposobu liczenia wartości wybranego pola (przycisk Sposób liczenia ) przez wybór kont i funkcji obliczających. Funkcja ta dostępna jest dla pól, które w definicji nie mają określonego sposobu liczenia (pole definicja). w przypadku gdy pole 'Sposób liczenia w definicji' jest nie zaznaczone w kolumnie Definicja wyświetlany jest sposób wyliczenia zależny od innych pól, po zaznaczeniu tego pola aplikacja dodatkowo wyswietla wzór wyliczający wartośc dla wierszów które mają określoną formułę za pomocą przycisku ' Sposób liczenia'. Przycisk Edycja wartości pól pozwala dla pól sprawozdań rocznych, w których zdefiniowano wartość stałą na modyfikację tejże wartości w postaci tabelarycznej W formularzu do edycji wartości pól umożliwiono również po przełączeniu w tryb edycji dzięki przyciskowi zaimportować wartości z pliku tekstowego, w którym dane zapisane są w formacie: KOD_POLA;STATUS_POLA;WARTOSC_POLA. Definiowanie nowej pozycji oraz edycja pola sprawozdania dostępna jest przez poniższy dialog: 4-85

92 Księga główna Znaczenie pól: Id pola identyfikator pola, nadawany automatycznie, Kolejność kolejność na wydruku, może być zmieniona z poziomu tabelki za pomocą przycisków strzałek, Kod kod pola, nadawany automatycznie, Status określa typ pola, wykorzystywane tylko i wyłącznie przez NFZ do definicji faktów, które są eksportowane do Centrali NFZ za pomocą aplikacji SMZ Opis drukowany opis pola, Definicja sposób liczenia wartości pola. Jeśli pole to pozostanie puste, użytkownik będzie mógł zdefiniować sposób liczenia przez podpięcie kont wraz z odpowiednimi funkcjami. Dla pól sumujących możemy podać, które pola wchodzą w skład tej sumy, częśći skłądowe sumy uzyskamy wybierając funkcje i pola przyciskiem [...]. Do budowania definicji możemy wykorzystać standardowe operatory arytmetyczne, oraz dodatkowe funkcje: - JesliDodatnie(parametr) zwracająca parametr jeśli jest dodatni, a w przeciwnym wypadku 0, - JesliUjemne_Abs(parametr) zwracająca wartość bezwzględną parametru jeśli jest ujemny, a w przeciwnym wypadku 0. Warunek wyświetlania możemy zdefiniować warunek wyświetlenia wartości danego pola zależnie od warunku który zdefiniujemy. Do budowania warunku możemy wykorzystać standardowe operacje arytmetyczne Okno (1..4) numer okna w którym widoczne będzie pole podczas definiowania sposobu liczenia w układzie wydruku, Nowa strona nr nagłówka jeśli wartość niepusta, to pole drukowane będzie od nowej strony, z nagłówkiem o wybranym numerze (zdefiniowanym w danych podstawowych sprawozdania), Poziom (1..5) określa poziom zagnieżdżenia pola w sprawozdaniu, 4-86

93 Księga główna Sposób liczenia Powyższa tabelka dostępna jest po wciśnięciu przycisku Sposób liczenia na tabelce zawierającej listę pól sprawozdania, lub w oknie zawierającym podgląd układu sprawozdania. Umożliwia ona podpięcie do pola sprawozdania kont wraz z funkcją zwracającą odpowiednią wartość. Podpięcie konta dla początku okresu powoduje przypisanie tego konta także dla końca okresu (i odwrotnie). Z poziomu tabelek możliwa jest zmiana funkcji i znaku przy przypisanym koncie. Jeżeli w danych podstawowych sprawozdania wybrano opcję Początek okresu to koniec poprzedniego roku wybór kont dla początku okresu odbywać się będzie z księgi głównej roku poprzedniego, a do tabelki koniec okresu konto zostanie przepisane tylko wtedy, jeśli jego symbol występuje także w roku bieżącym. W programie mamy dostępne funkcje zwracających wartości dla wybranych kont: BO po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla saldo po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w dokumentach BO, BO po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla saldo po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w dokumentach BO, Persaldo BO - funkcja dla podanego konta wyświetla persaldo wynikające z dekretów wprowadzonych w dokumentach BO, Obroty BO po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w dokumentach BO, Obroty BO po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w dokumentach BO, Zobowiązania BO do 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Zobowiązania wymagalne BO - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań wymagalnych wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności mieści się w określonym przez użytkowniuka zakresie dni (od... do...). Jeśli zakres będzie pusty, zostaną 4-87

94 Księga główna wyświetlone wszystkie transakcje - zobowiązania wymagalne wprowadzone w dokumentach BO. Zobowiazania nie wym. BO do 12 miesiecy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań nie wymagalnych wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Zobowiązania BO pow. 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności przekracza 12 miesięcy, Należności BO do 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Należności wymagalne BO - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności wymagalnych wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności mieści się w określonym przez użytkownika zakresie dni (od... do...). Jeśli zakres będzie pusty, zostaną wyświetlone wszystkie transakcje - należności wymagalne wprowadzone w dokumentach BO. Należności nie wym. BO do 12 miesiecy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności niewymagalnych wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy. Należności BO pow. 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności wprowadzonych w dokumentach BO, których termin płatności przekracza 12 miesięcy. Saldo po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla saldo po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym, Saldo po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla saldo po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym, Obroty miesiąca po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w danym miesiącu księgowym, Obroty miesiąca po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w danym miesiącu księgowym, Obroty miesiąca bez wynik. po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w danym miesiącu księgowym. Funkcja nie bierze pod uwagę dekretów wprowadzonych w dokumentach wynikowych. Obroty miesiąca bez wynik. po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w danym miesiącu księgowym. Funkcja nie bierze pod uwagę dekretów wprowadzonych w dokumentach wynikowych. Persaldo - funkcja dla podanego konta wyświetla persaldo wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Obroty narastające po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty narastająco po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Obroty narastające po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla obroty narastająco po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Obroty narastające bez wynik. po stronie WN - funkcja dla podanego konta wyświetla narastające obroty po stronie WN wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Funkcja nie bierze pod uwagę dekretów wprowadzonych w dokumentach wynikowych. Obroty narastające bez wynik. po stronie MA - funkcja dla podanego konta wyświetla narastające obroty po stronie MA wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Funkcja nie bierze pod uwagę dekretów wprowadzonych w dokumentach wynikowych. Persaldo bez wyn. - funkcja dla podanego konta wyświetla persaldo wynikające z dekretów wprowadzonych w danym roku księgowym. Funkcja nie bierze pod uwagę dekretów wprowadzonych w dokumentach wynikowych. Zobowiązania do 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Zobowiązania wymagalne - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań wymagalnych wprowadzonych w danym roku księgowym, których termin płatności mieści się w określonym przez użytkownika zakresie dni (od... do...). Jeśli zakres będzie pusty, zostaną wyświetlone wszystkie transakcje - zobowiązania wymagalne wprowadzone w danym roku księgowym. Zobowiązania nie wymagalne do 12 mies. - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań nie wymagalnych, których termin płatności nie przekracza

95 Księga główna miesięcy, Zobowiązania pow. 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji zobowiązań, których termin płatności przekracza 12 miesięcy, Należności do 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Należności wymagalne - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności wymagalnych wprowadzonych w danym roku księgowym, których termin płatności mieści się w określonym przez użytkownika zakresie dni (od... do...). Jeśli zakres będzie pusty, zostaną wyświetlone wszystkie transakcje - należności wymagalne wprowadzone w danym roku księgowym. Należności nie wymagalne do 12 mies. - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności wymagalnych, których termin płatności nie przekracza 12 miesięcy, Należności pow. 12 miesięcy - funkcja dla podanego konta sumuje wartości poszczególnych transakcji należności, których termin płatności przekracza 12 miesięcy. W programie istnieją również funkcje liczące wartości planowe: Plan Obr Wn - planowane obroty po stronie Wn, Plan Obr Ma - planowane obroty po stronie Ma, Plan Saldo Wn - planowane saldo po stronie Wn, Plan Saldo Ma - planowane saldo po stronie Ma, Plan Persaldo - planowane persaldo, Plan Obr Wn - planowane obroty po stronie Wn, Plan Obr Ma - planowane obroty po stronie Ma, Plan Saldo Wn - planowane saldo po stronie Wn, Plan Saldo Ma - planowane saldo po stronie Ma, Plan Persaldo - planowane persaldo. Przyciski oraz pozwalają na modyfikację listy kont. Przycisk Zaznacz/Odznacz pozwala na zaznaczenie lub odznaczenie wierszy w tabeli zawierającej konta. Naciśnięcie przycisku w przypadku zaznaczonych wierszy wyświetla komunikat o potwierdzeniu przez użytkownika zamiaru usunięcia zaznaczonych kont (Czy usunąć zaznaczone konta? Tak/Nie). Odpowiedź twierdząca skutkuje usunięciem zaznaczonych wierszy (kont) z listy, odpowiedź negatywna nie wywołuje jakiejkolwiek akcji. Naciśnięcie przycisku w przypadku braku w tabeli zaznaczonych (V) wierszy usuwa wyłącznie 1 podświetlony przez użytkownika wiersz. Jeśli podane konto jest kontem sumującym lub syntetycznym to sumowanie odbywa się dla wszystkich odpowiednich analityk. 12 miesięcy liczone jest od końca miesiąca na który wykonujemy sprawozdanie ( jeżeli początek okresu dotyczy końca poprzedniego roku to liczymy od tego roku, jeżeli początek okresu dotyczy początku bieżącego roku to liczymy od 31.01, dla końca okresu liczymy od ostatniego dnia wybranego miesiąca ). Przy ustalaniu tego, czy transakcja jest zobowiązaniem czy należnością brany jest pod uwagę parametr g_bsaldotrmnzero modułu Administrator. Aby zapisać wybrane konta należy po zakończeniu dopisywania wcisnąć przycisk Zatwierdź Kontrola W danych podstawowych sprawozdania możemy określić za pomocą jakiej funkcji przebiegać będzie kontrola definicji sprawozdania. Dostępne są następujące funkcje kontrolujące: Bilans, Rachunek zysków i strat i Przypisanie nowych kont, które zostały opisane poniżej: Bilans kontrola przebiega dwuetapowo, oddzielnie dla początku i końca okresu. W pierwszym etapie sprawdzane jest, czy wszystkie konta bilansowe niewynikowe zostały użyte w definicji sposób liczenia pól sprawozdania. Do raportu trafiają konta, które nie znalazły się w definicji. Podpięcie konta syntetycznego lub sumującego traktowane jest jak podpięcie odpowiadających im kont analitycznych. Drugi etap kontroli sprawdza czy dane konto zostało tylko raz podpięte do sprawozdania ( z uwzględnieniem kont synt. i sumujących j.w.). Wyjątkiem są konta podpięte poprzez funkcje: Zobowiązania do 12 mies., Zobowiązania pow. 12 mies., Należności do 12 mies., Należności pow. 12 mies., które mogą pojawić się w sprawozdaniu w połączeniu z każdą z tych funkcji raz (max 4 razy). Rachunek zysków i strat kontrola przebiega oddzielnie dla początku i końca okresu. W pierwszym etapie sprawdzane jest, czy wszystkie konta bilansowe wynikowe zostały użyte w definicji sposób liczenia pól sprawozdania. Do raportu trafiają konta, które nie znalazły się w definicji. Podpięcie konta 4-89

96 Księga główna syntetycznego lub sumującego traktowane jest jak podpięcie odpowiadających im kont analitycznych. Wciśnięcie przycisku Kontrola z tabelki podstawowej sprawozdań powoduje wyświetlenie powyższego dialogu i rozpoczęcie kontroli (sygnalizowane kursorem klepsydrą). Przypisanie nowych kont - Wybranie tej funkcji i zatwierdzenie danych dla sprawozdania pozwala po uruchomieniu funkcji Kontrola na określenie parametrów raportu - okresu dla którego system ma sprawdzać dopisane konta. 4-90

97 Księga główna Określenie okresu jest możliwe po podanie miesiąca lub określeniu zakresu dat. Dodatkowo jest możliwość umieszczenia w raporcie wyłącznie kont dopisanych w zadanym okresie czasu i nie przypisanych do sprawozdania (znacznik Tylko nieprzypisane). Po naciśnięciu przycisku Zatwierdź zostanie wygenerowany raport. Wciśnięcie przycisku Kontrola z tabelki podstawowej sprawozdań powoduje wyświetlenie powyższego dialogu i rozpoczęcie kontroli (sygnalizowane kursorem klepsydrą). 4-91

98 Dziennik Rozdział 5 Dziennik W tej pozycji menu głównego znajdują się funkcje dotyczące operacji związanych z dokumentami księgowymi. 5.1 Dokumenty Funkcja Dokumenty umożliwia przeglądanie dokumentów zarejestrowanych w programie w dowolnie wybranym miesiącu jak i wprowadzanie nowych dokumentów w miesiącu, który nie został zamknięty. Przeglądana kartoteka dokumentów pełni tutaj rolę dziennika. Po wybraniu opcji wyświetlona tabelka jest pusta. Wybór miesiąca lub kryteriów wyświetlania dla dokumentów i naciśnięcie przycisku (Znajdź) spowoduje wypełnienie jej wprowadzonymi dokumentami (Wyświetlanie dokumentów bezpośrednio po wyborze funkcji jest uzależnione od ustawienia parametru g_bautoodswiez, którego ustawienie dostępne jest w module Administrator). Każda pozycja listy dokumentów zawiera następujące informacje o dokumencie: symbol Rejestru, Numer dokumentu w rejestrze Liczba dziennika, Nazwa dowodu, Status dokumentu (Zaksięgowany/Zatwierdzony/Wprowadzony), wskaźnik Kompletności (Kompletny/Niekompletny), Miesiąc wprowadzenia dokumentu, Numer odręczny. 5-92

99 Dziennik Standardowo lista dokumentów jest wyświetlana w kolejności alfabetycznej rejestrów, a w ramach każdego rejestru w kolejności wynikającej z numeru w rejestrze. Porządek wyświetlania można zmienić za pomocą listy Kolejność. Przesuwając kursor po liście dokumentów można wyszukać odpowiedni dokument. Zakres wyświetlonych dokumentów można ograniczyć wybierając odpowiednie kryterium wyświetlania: Zakres wg daty podajemy w polu od daty datę początkową, a w polu do daty datę końcową (dotyczy daty wpływu, księgowania i operacji dokumentu), Miesiąc miesiąc wprowadzenia dokumentu, standardowo podpowiadany jest bieżący miesiąc księgowy, Rejestr wybieramy symbol rejestru, którego dokumenty mają być wyświetlone (wybór rejestru spowoduje również to, że przy wprowadzaniu nowego dokumentu system automatycznie wybierze ten rejestr jako domyślny), Wyszukiwanie w polu tym wpisujemy wzorzec wg zasad opisanych w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem. Podany wzorzec porównywany jest z zawartością kolumny wybranej na liście Kolejność, Warunki z listy dokonuje się wyboru dodatkowych kryteriów, które można nałożyć na wyświetlane dokumenty: Wszystkie, Wprowadzone Do zatwierdzenia Zatwierdzone Zaksięgowane, Niezaksięgowane, Kompletne, Niekompletne, Bez pozycji, Wynikowe. Bardziej szczegółowe informacje na temat wybranego dokumentu można uzyskać po naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu na wybranym dokumencie. 5-93

100 Dziennik Przedstawiony na rysunku dialog z pozycjami dokumentu składa się z: Nagłówka 94 Paska narzędzi 100 z przyciskami wywołującymi dostępne dla dokumentu funkcje wśród nich dostępne są funkcje automatycznej dekretacji, Listy pozycji dokumentu Na liście wyświetlone są zadekretowane pozycje dokumentu. Wyświetlona zostaje informacja o kontach, kartotekach, transakcjach oraz opis pozycji. Opis operacji dostępnych dla dekretów znajduje się w rozdziale Wprowadzanie pozycji dokumentu 98. Wprowadzanie nowego dokumentu do dziennika dokumentów realizowane jest przez wybór przycisku ( Nowy) lub za pośrednictwem funkcji "Dekretowanie schematami" Szczegółowy opis wprowadzania dokumentów znajduje się w rozdziale Wprowadzanie nowego dokumentu 96. Przycisk Zatwierdzenie/Wycofanie pozwala na grupową zmianę statusu dokumentów zatwierdzenie wprowadzonych dokumentów bądź wycofanie zatwierdzenia dokumentów. Przycisk dostępny jest dla warunków: Do Zatwierdzenia/Zatwierdzone. Naciśnięcie przycisku powoduje zmianę statusu wszystkich wyświetlonych w tabeli dokumentów. Zmianę statusu pojedynczego dokumentu dostępna jest również na formularzu wyświetlającym szczegółowe dane o dokumencie Nagłówek W nagłówku dokumentu umieszczone są informacje wspólne dla wszystkich pozycji dekretowanego dokumentu, co eliminuje konieczność wprowadzania ich dla każdej pozycji. W skład nagłówka wchodzi: symbol dokumentu, składający się z dwóch części: symbolu rejestru, numeru kolejnego w ramach rodzaju (rejestru) budowanego zgodnie z definicją w rejestrze dokumentu, Data wpływu dokumentu (do jednostki), Liczba dziennika, składająca się z dwóch części: dwucyfrowego numeru miesiąca, numeru kolejnego będącego w zależności od wybranej metody księgowania: numerem kolejnego dokumentu w miesiącu niezależnie od rodzaju (rejestru), numerem kolejnego księgowanego dokumentu w miesiącu, Data księgowania Wprowadzony w systemie oznaczenie źródła dokumentu, zawiera nazwę systemu w którym wprowadzono dokument np.: FK-KOSZTY WINDOWS dokument wprowadzony w systemie FKK w wersji dla Windows, FK KOSZTY DOS - dokument wprowadzony w systemie FKK w wersji dla DOS. Gospodarka materiałowa dokument importowany z programu Gospodarka materiałowa itp., Kontrahent - symbol kontrahenta, którego dotyczy dana operacja, Symbol zewnętrzny - w przypadku rejestracji dokumentu wystawionego przez obcego kontrahenta (np. faktura), jest to symbol dokumentu umieszczony przez niego na dokumencie, Data operacji - data dokonania danej operacji gospodarczej (np. data faktury, wypłacenia należności, dokonania przelewu, itp.), Data płatności podpowiadana wg zależności: data płatności = data operacji + dni do zapłaty, może być modyfikowana dowolnie przez użytkownika, Dni do zapłaty - ilość dni od daty operacji do daty płatności, Numer odręczny umożliwia wprowadzenie innej niż rejestrowa numeracja dokumentów, 5-94

101 Dziennik Nazwa dokumentu dowolny tekst identyfikujący dokument (jeśli dla wybranego rejestru zostanie stworzona definicja podpowiedzi dla nazwy, to pole zostanie wypełnione odpowiednim tekstem sposób definiowania podpowiedzi został opisany w rozdziale Rejestry dokumentów: Definicje podpowiedzi dukumentach), znacznik kompletności znacznik potwierdzający kompletność dowodu, umożliwiający jego zaksięgowanie. Znacznik kompletności jest ustawiany automatycznie wówczas, gdy wprowadzone pozycje spełniają następujące warunki: dokument jest zbilansowany, tzn. suma kwot zadekretowanych po stronie Wn równa się sumie kwot zadekretowanych po stronie Ma, wszystkie pozycje zawierające konto kartotekowe mają wypełnione pole kartoteka dokument musi zawierać pozycje, wszystkie pozycje zawierające konto rozrachunkowe mają wypełniony symbol rozrachunku. Użytkownik może samodzielnie zaznaczyć dokument jako niekompletny, uniemożliwiając tym samym jego zaksięgowanie. Nie uda się go jednak zaznaczyć jako kompletny, jeżeli dokument nie spełnia podanych wcześniej warunków. znacznik określający czy dokument jest Wynikowy (zamykający konta wynikowe na koniec okresu sprawozdawczego). Po prawej stronie pozycji nagłówka znajduje się grupa przycisków odpowiedzialna za operacje na polach nagłówka oraz wyświetlająca dodatkowe informacje. Są to: Grupowanie pozycji funkcja umożliwia pogrupowanie pozycji dokumentu według kont syntetycznych układu bilansowego i przedstawienie w postaci wydruku podsumowania stron Wn i Ma. Nowy użytkownik wprowadzając dokumenty nie musi po każdym dopisaniu zamykać formatki z pozycjami dokumentu i klikać przycisku (Dodaj) aby rozpocząć dopisywanie nowego. Zatwierdzenie przyciskiem Zatwierdź wprowadzonych danych do nagłówka oraz pozycji dokumentu spowoduje wyświetlenie pustej formatki za pomocą której możemy dopisać nowy dokument. Edycja kliknięcie tego przycisku spowoduje przejście pól nagłówka dokumentu w tryb edycji. Dzięki temu użytkownik będzie mógł edytować niektóre dane nagłówka z wyjątkiem rejestru, numeru dokumentu w rejestrze, Liczby dziennika, Daty księgowania oraz informacji gdzie dokument został wprowadzony. Operatorzy kliknięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu z informacją, którzy użytkownicy systemu wykonywali operacje w wybranym dokumencie. Na formatce tej dostępne są następujące informacje: identyfikator użytkownika, który wprowadził dokument do systemu, data wprowadzenia dokumentu, identyfikator użytkownika, który zatwierdził dokument, data zatwierdzenia dokumentu, identyfikator użytkownika, który zaksięgował dokument, data zaksięgowania dokumentu, identyfikator użytkownika, który ostatnio modyfikował dokument, data ostatniej modyfikacji dokumentu. 5-95

102 Dziennik Powyższe informacje pozwalają określić kiedy i kto dokonał ostatniej modyfikacji nagłówka lub którejś z pozycji dokumentu. Zatwierdź przycisk służy do zatwierdzenia informacji wprowadzonych do pól nagłówka księgowanego dokumentu jak i zatwierdzania zamian wprowadzonych do nagłówka w trybie edycji. Dopiero naciśnięcie tego przycisku pozwoli wprowadzać pozycje dokumentu. Aktualizuj pozycje wprowadzenie zmian w nagłówku dokumentu pociąga za sobą konieczność aktualizacji danych w pozycjach dokumentu. Naciśnięcie opisywanego przycisku spowoduje aktualizację tych danych dla wszystkich pozycji księgowanego dokumentu. Program wykonuje aktualizację dla takich pól pozycji dokumentu jak: Data wpływu Data operacji Data płatności Dni do zapłaty Numer odręczny Symbol zewnętrzny Kontrahent program aktualizuje kartotekę transakcji dla kontrahenta wybranego w nagłówku. Zatwierdzenie/Wycofanie - przycisk pozwala na zatwierdzenie lub wycofanie zatwierdzenia dokumentu (dokument zatwierdzony nie podlega modyfikacjom) Wprowadzanie nowego dokumentu Wprowadzanie nagłówka dokumentu odbywa sie za pośrednictwem formularza przedstawionego na rysunku poniżej: System automatycznie uzupełni niektóre pola aktualnymi danymi (Daty..., Wprowadzony w systemie) natomiast resztę pól uzupełnia użytkownik danymi z wprowadzanego dokumentu: Rejestr pole słownikowe Rejestrem dokumentów zdefiniowanych w systemie (naciśnięcie klawisz F2), wyboru dokonujemy dwukrotnym kliknięciem na danym rejestrze, Kontrahent/pracownik pole słownikowa, z rozwijalną listą, z której wybrać można kontrahenta lub pracownika. Kursor w polu poniżej i naciśnięcie klawisza F2 uruchamia słownik kontrahentów lub pracowników (zależy co użytkownik wybrał z rozwijalnej listy), z którego wyboru pozycji dokonujemy dwukrotnym kliknięciem na danym kontrahencie/pracowniku, Symbol zewnętrzny Dni do zapłaty jeśli dla wybranego kontrahenta zostały określone dni do zapłaty to system 5-96

103 Dziennik wstawi pobraną ze słownika kontrahentów ilość dni, jednocześnie zmieni zawartość pola Data płatności na odpowiednią. Numer odręczny Nazwa dokumentu pole zostanie uzupełnione automatycznie tekstem definiowanym przez użytkownika w Rejestrze dokumentów. Zatwierdzenie wprowadzonych danych pozwoli na wprowadzanie pozycji do dokumentu. Uwaga: Dekrety związane ze sprzedażą lub zakupem VAT należy wprowadzać poprzez przycisk Rejestr VAT 110 lub Dekretowanie schematami 101. Tylko tak wprowadzane dokumenty są uwzględniane w wydruku Rejestru VAT. Pasek narzędzi związany z pozycjami dokumentu prezentowany jest na rysunku poniżej: Umożliwia on realizowanie następujących funkcji: 1. Wprowadzanie pozycji dokumentu - przycisk (Nowy) Dodawanie pozycji do dokumentu zostało opisane w rozdziale Wprowadzanie pozycji dokumentu 2. Podgląd wybranej pozycji dokumentu - przycisk (Przegląd) 3. Edycja wybranej pozycji dokumentu - przycisk (Edycja) 4. Skasowanie wybranej pozycji dokumentu - przycisk (Edycja) 5. Zmiana numeru kolejnego wybranej pozycji w dokumencie - przyciski i 98. oraz Uwaga: Wprowadzanie pozycji dokumentu może odbywać się automatycznie - za pośrednictwem funkcji "Dekretowanie schematami" na Pasku narzędzi

104 Dziennik Wprowadzanie pozycji dokumentu Wprowadzając pozycje dokumentu do dziennika FK użytkownik określa operacje księgowe, na formularzu przedstawionym poniżej: Podczas dopisywania pozycji dokumentu należy wprowadzić następujące informacje: Kwotę operacji, Symbol konta po stronie Wn lub po stronie Ma (dekret może być dwustronny), Uwaga: Jednoczesny zapis na konta rozrachunkowe po stronie Wn i Ma w jednej pozycji dokumentu jest niedozwolony. W takim przypadku zapis należy dokonać w osobnych pozycjach dokumentu. Kartoteka po stronie Wn lub po stronie Ma, z którą dekretowana pozycja jest związana, Opis - pole przeznaczone na opis słowny dekretowanej pozycji (jeśli została zdefiniowana podpowiedź dla tego pola to po wybraniu konta program wstawi odpowiedni komentarz opis tworzenia podpowiedzi znajduje się w rozdziale Rejestry dokumentów: Definicje podpowiedzi w dokumentach), symbol zewnętrzny, identyfikator transakcji/rozrachunku - pole istotne dla pozycji dekretowanych na konta rozrachunkowe, typ pozycji (Naliczenie, Zapłata), pozycja pole istotne dla dokumentów związanych z odsetkami: Saldo zasadnicze, Rezygnacja z odsetek, Inwentaryzacja odsetek, Nota odsetkowa. Data wpływu, Data operacji, Data płatności daty te odpowiadają datom w nagłówku księgowanego dokumentu 5-98

105 Dziennik Uwaga: Data płatności dla dekretów związanych z kontrahentem / pracownikiem może być podpowiadana na podstawie wpisanej wartości pola Dni do zapłaty w katalogu kontrahenta 171 / pracownika 216 W takim przypadku pole Dni do zapłaty okna Pozycja dokumentu zostanie automatycznie uzupełnione. Dni do zapłaty Nr odręczny. Przycisk Skopiuj opis z poprzedniej pozycji pozwala na skopiowanie do wprowadzanej pozycji opisu z ostatniej pozycji w dokumencie. Przycisk ten dostępny jest wyłącznie podczas wprowadzania nowej pozycji. Zatwierdzenie i zamknięcie okna Pozycja Dokumentu powoduje odświeżenie informacji na liście pozycji. Dopisanie kilku pozycji dokumentu nie wymaga zamykania po każdym dekrecie bieżącego okna. Poprzez wybór na przemian przycisków Nowy i Zatwierdźmożemy szybko dopisać wiele pozycji na tej samej formatce. Gdy zakończymy dopisywanie pozycji do bieżącego dokumentu naciskamy klawisz Zamknij. Pola Kartoteki Wn i Ma są aktywne w przypadku wybrania, po odpowiedniej stronie, konta z ustawioną w Księdze Głównej 49 cechą Konto kartotekowe 51. W zależności od typu kartoteki (kontrahenta, pracownika, OPK) pole to jest słownikowane odpowiednią kartoteką (po naciśnięciu klawisza F2 w momencie, gdy fokus będzie znajdował się w tym polu). Po wyborze odpowiedniej wartości ze słownika w polu kartoteki zostanie wyświetlony identyfikator pracownika lub kontrahenta dla kont kartotekowanych tymi słownikami, lub symbol ośrodka powstawania kosztów wraz z kosztem szczegółowym dla kont kartotekowanych OPK. W przypadku, gdy wybrane konto ma w jednym z segmentów odpowiednią kartotekę i informacja ta będzie zawarta w opisie konta (patrz rozdział Budowa Planu Kont 33 ), w polu kartoteka zostanie podpowiedziana odpowiednia dla wybranego konta wartość. Pola konta i kartoteki są słownikowane. Wpisanie w tych polach początku szukanej wartości i naciśnięcie klawisza F2 automatycznie ogranicza liczbę wyświetlanych w słowniku wierszy, znacznie przyśpieszając w ten sposób pracę. System FK pozwala wprowadzać do systemu dekrety dwustronne. W tym celu na pozycji dokumentu znajdują się podwójne pola konto oraz kartoteka (dla na strony Wn i Ma). Po wyborze konta i kartoteki ze słownika pod polami wyświetlone zostaną nazwy kont i kartotek. Dla konta zostanie wyświetlona nazwa konta. W przypadku pola kartoteki przy wyborze kontrahenta pojawi się nazwa kontrahenta, dla pracownika wyświetlony zostanie identyfikator pracownika, jego imię i nazwisko, a w przypadku kartoteki rodzaju kosztów dla ośrodka powstawania kosztów nazwa ośrodka powstawania kosztów oraz nazwa rodzaju kosztu. Pole identyfikator Transakcji/rozrachunku jest aktywne tylko w przypadku wybrania dla danej pozycji kartoteki kontrahenta lub pracownika. Łącząc symbol kartoteki oraz symbol zewnętrzny dokumentu system proponuje kod transakcji. Naciśnięcie w tym polu klawisza F2 spowoduje wyświetlenie słownika transakcji 168 już zapisanych w systemie. W przypadku wprowadzania dla transakcji identyfikowanej przez konto, kartotekę i symbol rozrachunku dekretu oznaczonego jako naliczenie system wyświetla informacje o występowaniu takiej transakcji w systemie i pyta czy pobrać datę operacji i płatności z istniejącego rozrachunku. 5-99

106 Dziennik Naciśnięcie przycisku OK powoduje ściągnięcie dat, przycisk Anuluj powoduje wyłączenie ściągania dat z rozrachunku. Podpowiedziane daty operacji oraz płatności mogą być modyfikowane przez operatora. Pole Pozycja określa charakter pozycji ze względu na funkcję liczącą odsetki. Standardowo przyjmuje ono wartość Saldo zasadnicze. Jeżeli dana pozycja ma nie mieć wpływu na wartość odsetek liczonych dla związanej z nią transakcji, należy wybrać dla niej wartość Rezygnacja z odsetek. Wybranie wartości Inwentaryzacja odsetek, spowoduje traktowanie tej pozycji jako progu, od którego startuje naliczanie odsetek. Dla takiej transakcji odsetki będą liczone od daty operacji tej pozycji, a ich wartość zostanie zwiększona o kwotę wpisaną w tym dokumencie. Wartość Nota odsetkowa ma podobne znaczenie jak wartość Inwentaryzacja odsetek, odnosi się jednak do pozycji związanych z faktyczną notą odsetkową wystawioną wybranemu kontrahentowi. Pole Naliczenie/zapłata należy pozostawić puste w przypadku pozycji dokumentu nie związanej z transakcjami. W przeciwnym przypadku należy wybrać jedną z wartości (naliczenie lub zapłata). Dla dekretów kosztowych, przycisk Koszty staje się aktywny. Tym samym możliwa jest zmiana dodatkowych znaczników kosztów związanych z wybraną kartoteką Pasek narzędzi W formularzu wyświetlającym dokument dziennika FK pomiędzy nagłówkiem a pozycjami dokumentu znajdują się przyciski, umożliwiające wykonanie funkcji wspomagających automatyczne generowanie pozycji dokumentów. Uwaga: Aby uzyskać pomoc dotyczącą konkretnej funkcji Paska Narzędzi kliknij przycisk z nazwą funkcji na rysunku poniżej Z przyciskami na pasku narzędzi związane są funkcje opisane w następnych rozdziałach. Część z tych funkcji jest nieaktywna dla dokumentu zaksięgowanego. Przyciski opatrzone ikonami pozwalają na wykonanie standardowych operacji na pozycjach dokumentu: (Dodaj) - dopisanie pozycji, (Edycja) - modyfikacja pozycji, (Usuń) - usunięcie pozycji, możliwe jest zaznaczenie i usunięcie kilku pozycji po włączeniu znacznika Usuwanie grupowe. Zaznaczenie pozycji polega na kliknięciu po lewej stronie kolumny Nr poz. gdzie pojawi się znacznik (Podgląd) - podgląd informacji związanych z pozycją. Przyciski Przycisk - pozwala na zmianę numeru kolejnego wybranej pozycji poprzez podanie żądanego dla pozycji numeru kolejnego.naciśniecie przycisku powoduje wyświetlenie formularza: i - zmiana numeru kolejnego wybranej pozycji w dokumencie.

107 Dziennik Dekretowanie schematami Jeśli w programie zostały stworzone schematy księgowania to można skorzystać z nich podczas księgowania pozycji dokumentu. Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyglądającego jak na poniższym rysunku. Z tabelki wybieramy odpowiedni schemat księgowania i zatwierdzamy wybór (na formatce tej możemy również dokonać modyfikacji: definicji schematu dekretowania, deklaracji schematu VAT jeśli jest to sprzedaż lub zakup VAT, definicji kwot jeśli nie jest to operacja związana z podatkiem VAT oraz definicji formularza ale tylko wtedy jeśli za pomocą tego schematu nie były dekretowane jakieś dokumenty opis modyfikacji schematów jak i definicji formularza został opisany w rozdziale Schematy księgowania 144 ). Program wyświetla dialog, który może wyglądać inaczej dla każdego schematu księgowego - pokazany na rysunku poniżej dotyczy zakupu/sprzedaży VAT i na jego przykładzie zostanie opisany sposób księgowania za pomocą schematów dekretowania

108 Dziennik Program automatycznie wprowadza wartości niektórych pól (w szczególności te, które zostały wcześniej wprowadzone w nagłówku dokumentu). W dolnej części tego dialogu znajduje się tabelka, do której wprowadza się kwoty do zaksięgowania. Wprowadzenie nowej pozycji realizuje się klikając przycisk ( Dodaj). Stawkę VAT można wybrać ze słownika naciskając klawisz F2 migający kursor powinien znajdować się w tym polu. Użytkownik wprowadza w tabelce stawkę VAT i Kwotę Netto, Kwotę Brutto program oblicza sam. Możliwe jest wprowadzenie kilku pozycji, które będą zaksięgowane za pomocą tego samego schematu. Wprowadzenie i zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje przejście programu do formatki Dekretowanie wg schematów księgowych. Jeśli użytkownik stworzył kontrolę poprawności dla schematu dekretowania i jeśli warunek tam zdefiniowany będzie spełniony, zostanie wyświetlony komunikat a zatwierdzenie wprowadzonych pozycji będzie niemożliwe (sposób tworzenia kontroli poprawności został opisany w rozdziale Schematy księgowania: Schemat kontrola użytkownika). Zamknięcie jej spowoduje wygenerowanie dekretów w oparciu o schemat i dopisanie ich do pozycji księgowanego dokumentu (dzieje się tak tylko w przypadku, jeśli schemat dekretowania został zdefiniowany dla Dziennika, jeśli został wybrany Rejestr bankowy to taki dekret zostanie automatycznie przeniesiony do Rejestru bankowego i nie zostanie wyświetlony jako pozycja dokumentu). Jeśli konieczne jest wprowadzenie do dokumentu kolejnej pozycji dekretowanej za pomocą schematu księgowania to nie trzeba zamykać formatki tylko wybrać odpowiedni schemat i zatwierdzić wybór sposób postępowania jest taki sam jak opisywany powyżej

109 Dziennik Przeksięguj 5 na 7 Funkcja wykonuje operację rozksięgowania kosztów na Ośrodki Powstawania Kosztów. Uwaga: Funkcja dostępna wyłącznie dla typu dokumentu "Wynikowy" 1. Warunki konieczne do poprawnego przeksięgowania 5 na 7: Wszystkie ośrodki posiadające znacznik Ośrodek usług finalnych mają stworzone konta 711 lub 712 (system sprawdza stan wyboru na liście Ośrodek Usług Finalnych, jeśli wybrano pozycję Usługi świadczone na zewnątrz tylko dla takich OPK sprawdzane jest istnienie kont). Jeśli istnieje więcej niż jedno konto 711 lub 712 dla OPK system wyświetli komunikat o błędzie. Koszty rozdzieliły się poprawnie (wszystkie koszty zostały rozdzielone w etapach I do V). System umożliwia wykonanie przeksięgowania 5 na 7 w dwóch wariantach (wybór realizowany jest poprzez ustawienie parametru g_fk_nmetoda5na7 w administratorze) w układzie porównawczym (parametr=0) (z założeniem że nie ma zmiany stanu produktu zespół 4=zespół 5) w układzie kalkulacyjnym (parametr=1) 1. Program podczas wykonywania przeksięgowania dla układu porównawczego wykonuje następujące czynności: Sprawdza istnienie kont - Musi być po jednym koncie 711 lub 712 dla każdego ośrodka ze znacznikiem Ośrodek usług finalnych, - Brak konta lub istnienie zarówno 711 jak i 712 jest sygnalizowane jako niepoprawne. Przeksięgowuje 5 na 5 - wyksięgowuje działalność pomocniczą z kont 5, - księguje narzut działalności pomocniczej (narzut I i II etapu) na ośrodki występujące w planie rozdziału na konta zespołu 5 (Z-Zadaniowe, A-Zarząd) Przeksięgowuje 5 na 7 - zaksięgowanie kosztów procedur medycznych na konta zespołu 7, Przeksięgowuje 5 na 7 b - wyksięgowanie kosztów całkowitych z ośrodków z kont zespołu 5, Przeksięgowuje 5 na 7 V - wyksięgowanie kosztów zarządu z kont zespołu 5, Przeksięgowuje 5 na 7 Vb - zaksięgowanie narzutu zarządu na konta zespołu 7. Kolejność działań przy przeksięgowaniu 5 na 7 Dokument, w którym robimy przeksięgowanie musi mieć znacznik Wynikowy. Wybieramy rodzaj kosztu, z którego wyksięgowujemy. Wybieramy rodzaj koszty, na który księgujemy. Wybieramy miesiąc, za który robimy przeksięgowanie. Wykonujemy przeksięgowanie. Wybór opcji powoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku (dla parametru=0.) 5-103

110 Dziennik W układzie kalkulacyjnym wyksięgowujemy wszystkie koszty z OPK z wyjątkiem kosztów zarządu (Status OPK=Administracja) i księgujemy je na odpowiednie 711, 712. Następnie wyksięgowujemy koszty Zarządu i koszty własne sprzedaży (711,712) i księgujemy je na wybrane konto Wyniku finansowego 860. Zakładamy że konto 860 nie jest kontem kartotekowym, tak jak i konta 711,712 Dla parametru g_fk_nmetoda5na7 ustawionego na 1 formularz przeksięgowania 5 na 7 wygląda następująco: 5-104

111 Dziennik Na formularzu użytkownik określa, które z ośrodków przeksięgowuje (Działalność pomocnicza/ Zarząd) oraz ma możliwość określenia konta wyniku finansowego. Wydruk naciśnięcie przycisku spowoduje wygenerowanie wykazu brakujących kont 7 dla OPK dla wybranych miesięcy. Miesiące wybór miesięcy, dla których ma zostać przeprowadzone przeksięgowanie Konta zespołu 7 standardowo wybrane są konta 711 i 712 ale istnieje możliwość dodania lub usunięcia odpowiednich kont, Rodzaj kosztu dla wyksięgowania ze słownika Rodzaje kosztów szczegółowych należy wybrać odpowiedni symbol kosztu, Rodzaj kosztu dla narzutu ze słownika Rodzaje kosztów szczegółowych należy wybrać odpowiedni symbol kosztu, Daty dokumentu pola zostają uzupełnione datami pochodzącymi z nagłówka księgowanego dokumentu, użytkownik może dokonać korekty tych dat. Naciśnięcie przycisku Zatwierdź spowoduje rozpoczęcie przeksięgowania. W oknie Raport zostaną wyświetlone informacje o przeprowadzanych operacjach. Poprawne wykonanie wszystkich operacji spowoduje wygenerowanie odpowiednich dekretów dla pozycji księgowanego dokumentu

112 Dziennik Rozlicz rozrachunek Funkcja Rozliczenie rozrachunku pozwala wygenerować dekret będący rozliczeniem wybranej transakcji. Wybranie funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Na formatce tej użytkownik powinien wypełnić następujące informacje: Kontrahent / Pracownik symbol kontrahenta lub pracownika, z którym transakcję chcemy rozliczyć (naciśnięcie w tym polu klawisza F2 pozwoli nam dokonać wyboru kontrahenta lub pracownika z kartoteki), Id transakcji identyfikator transakcji, którą chcemy rozliczyć (klawisz F2 pozwoli wybrać transakcję z kartoteki transakcji), Kwota zostanie podpowiedziana na podstawie salda uprzednio wybranej transakcji, Operacja użytkownik ma do wyboru: Wn, Ma, Storno Wn, Storno Ma. Konto przeciwstawne w przypadku wypełnienia tego pola, zostanie wygenerowany pełny dekret dwustronny rozliczanej transakcji. Za co opis generowanego dekretu, Daty dokumentu program automatycznie wstawia daty z nagłówka księgowanego dokumentu, ale można je zmienić. Wybranie przycisku Zatwierdź, rozpocznie generowanie dekretów, które zostaną wstawione jako pozycje dokumentu

113 Dziennik Zbiorcze rozliczanie transakcji kontrahentów Funkcja pozwala na automatyczne wygenerowanie dekretu potwierdzenie przelewu dla wybranych transakcji. Jej wybranie powoduje uruchomienie okna Rozliczanie rozrachunków Na formatce tej dokonuje się wyboru transakcji, dla których chcemy wygenerować dekret potwierdzenie przelewu. Transakcje zaznaczamy przy pomocy myszki klikając dwukrotnie na wybranej pozycji (pojawi się znacznik ). W polu Suma wybranych znajduje się suma sald wybranych transakcji. Naciśnięcie przycisku Generuj pozycje powoduje wygenerowanie dekretów rozliczających wybrane transakcje Zbiorcze rozliczanie transakcji pracowników Funkcja działa tak samo jak funkcja Zbiorcze rozliczanie transakcji kontrahenta pracownika. 107 tylko w odniesieniu do Kopiuj dekret Funkcja ta umożliwia skopiowanie do dokumentu wszystkich pozycji wybranego innego dokumentu. Po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawia się okno z listą dokumentów

114 Dziennik Wybranie jednego z nich i naciśnięcie klawisza Kopiuj spowoduje powielenie wszystkich jego pozycji do otwartego w danej chwili dokumentu. Dwukrotne kliknięcie na wybranym dokumencie spowoduje wyświetlenie podglądu jego pozycji. Dodatkowo przy kopiowaniu do dokumentu wszystkich pozycji wybranego innego dokumentu, jest możliwość zachowania tych samych dat, jakie są w pozycji dokumentu, ale tylko w przypadku wybrania bieżącego miesiąca. Aby skorzystać z tej możliwości należy przed kopiowaniem zaznaczyć pole wybory Razem z datami. Pojawi się komunikat widoczny poniżej: Dalsza procedura kopiowania wygląda tak samo jak opisano powyżej. Uwaga: Funkcja kopiuje wyłącznie dekrety dziennika FK, nie kopiuje pozycji z rejestru VAT 5-108

115 Dziennik Koszty Funkcja ta służy do wprowadzania dekretów związanych z kosztami do kartotek OPK funkcji spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej Wybranie tej Dekretowanie kosztów rozpoczyna się od wprowadzenia Symbolu Ośrodka Powstawania Kosztów 222 oraz określenia kosztu szczegółowego (rodzaju kosztu, tzn. 4 i 5 ). Wybór ośrodka OPK spowoduje automatyczne wstawienie symbolu Kosztu szczegółowego przyporządkowanego do danego OPK ale można go zmienić. Następnie podaje się kwotę dekretu oraz stronę operacji (Wn, Ma). Pole Konto rozliczenia podpowiadane jest pierwszym kontem rozpoczynającym się ciągiem 490 istniejącym w Księdze głównej 49, a pole Syntetyka jest wypełniane zgodnie z przypisaną wartością w katalogu wybranego ośrodka powstawania kosztów. Użytkownik ma możliwość zmiany przypisanych znaczników kosztów, takich jak Koszty bezpośrednie oraz Stałe/Zmienne. Daty dokumentu zostają wstawione automatycznie z nagłówka księgowanego dokumentu (można je zmienić). Znacznik Pozycja kręgu kosztowego pozwala wygenerować drugą pozycję dekretu na konta zespołu '4'. Znacznik ten domyślnie jest zaznaczony. Jeżeli użytkownik nie chce aby znacznik Pozycje kręgu kosztowego był domyślnie zaznaczany wystarczy parametr g_fk_nkragkosztowy zmienić z wartości "1" na wartość "0", który powoduje domyślne odznaczenie opcji generowania pozycji kręgu kosztowego. Struktura ewidencji kosztów wyszczególniona na tej formatce jest trójstopniowa: rodzaj kosztu analityka kosztu 5-109

116 Dziennik koszt szczegółowy Dekretowanie dokumentu rozpoczyna się od określenia kosztu szczegółowego. Analityka kosztu i rodzaj kosztu mogą wynikać z kosztu szczegółowego, jeżeli określono takie powiązanie w Systemie KOSZTY lub być od siebie niezależne, jeżeli takiego powiązania nie określono. W strukturze ewidencji kosztów rodzaj kosztu jako klucz podziału kosztów bezpośrednich (np. koszty osobowe) odpowiada analityce kosztu Rejestr VAT Funkcja umożliwia wprowadzanie wpisów do Rejestru VAT dla danego dokumentu z wyszczególnieniem na stawki. Dla wpisu do rejestru VAT wprowadzonego funkcją Rejestry VAT możemy wyszczególnić poszczególne kwoty (netto, brutto, VAT) oraz przyporządkować odpowiednio konta dla danej kwoty. Dopisywanie nowej jak i edycja istniejącej już pozycji związanej z VAT realizowane jest za pośrednictwem formularza zbliżonego do wyglądu faktury (nagłówek oraz pozycje). Dodatkowo użytkownik ma możliwość określenia dodatkowych księgowań. W księgowaniach tych użytkownik określa, którą z kwot dokumentu (netto, vat, brutto itd.) oraz dla jakich pozycji dokumentu (wszystkie pozycje lub dla wybranej) system ma zadekretować na określone przez użytkownika konta (dla strony Wn i Ma). Zachowana jest przy tym kolejność wprowadzania dekretów w dokumentach dziennika FK

117 Dziennik Uwaga: W celu automatycznej generacji dekretów VAT należy korzystać z funkcji Dekretowanie schematami. 101 Umożliwia automatyczne dekretowanie dokumentów sprzedaży i zakupów VAT. Przygotowany schemat księgowy pozwala automatycznie generować dekrety i wpisy do rejestru VAT 5-111

118 Dziennik Zamknij konta Funkcja umożliwia ona przeksięgowanie stanów kont wynikowych na przypisane im konta docelowe. Funkcja wykonywana jest na koniec okresu sprawozdawczego. Uwaga: Funkcja dostępna wyłącznie dla typu dokumentu "Wynikowy" Dla określonego w polu Konto syntetyczne konta syntetycznego układu bilansowego, w tabeli powyższej wyświetlane są konta posiadające cechę Konto wynikowe 51. Przewijając zawartość tabeli można przejrzeć salda konta po stronie Wn i Ma oraz bilans otwarcia Wn i Ma. Spośród tych pozycji należy wybrać te, dla których chcemy wygenerować dekrety przeksięgowujące. Konta wybiera się klikając po lewej stronie symbolu konta gdzie pojawia się znacznik (dla wybranego konta syntetycznego konta wynikowe są zaznaczane automatycznie). Przeksięgowane będą obroty dotyczące wybranych miesięcy (standardowo wybrane są wszystkie miesiące). Istnieje możliwość przeksięgowania również obrotów niezaksięgowanych (znacznik z niezaksięgowanymi) a także przeksięgowanie obrotów saldem (znacznik przeksięgowanie saldem). Daty operacji zostają wypełnione automatycznie danymi z nagłówka dokumentu (z takimi datami pozycje zostaną zadekretowane). Wybranie przycisku Zatwierdź rozpoczyna proces generacji dekretów

119 Dziennik Przeksięguj Funkcja Przeksięguj umożliwia przeksięgowanie obrotów wskazanego zakresu kont analitycznych na wskazane jedno konto analityczne. W wyniku takiego wskazania nastąpi automatyczne wygenerowanie pozycji opisujących to przeksięgowanie w formie odpowiednich dekretów. W polu Konto docelowe wpisuje się konto analityczne, na które ma być wykonane przeksięgowanie. Pole to jest słownikowane listą kont z Księgi głównej 49. W polu Obroty za miesiące można określić, z jakich miesięcy mają być brane pod uwagę obroty kont. Można określić czy mają to być również dokumenty niezaksięgowane (znacznik z niezaksięgowanymi) oraz czy księgowanie ma się odbywać saldem (znacznik przeksięgowanie saldem). Pola Daty operacji zostają automatycznie wypełnione danymi zawartymi w nagłówku dokumentu (dekrety zostaną stworzone biorąc pod uwagę te właśnie daty). Na dole ekranu znajduje się lista kont, z których będą przeksięgowane obroty. Konta dopisuje się poprzez wpisanie wzorca (wg zasad opisanych przy opisie pola Wyszukiwanie w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 24 ) i naciśnięcie przycisku Dodaj konta. Podobnie naciśnięcie klawisza Usuń konta powoduje usunięcie kont z listy wg wzorca. Istnieje możliwość usuwania pojedynczych kont poprzez zaznaczenie myszką z lewej strony symbolu konta (znacznik ) i naciśnięcie klawisza Usuń konto. Wykonanie operacji następuje poprzez naciśnięcie klawisza Zatwierdź

120 Dziennik Rozksięguj Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość rozpisania pozycji dokumentu na konta wybranych ośrodków kosztów. Jest to wygodne, w sytuacjach, gdy na dokumencie występuje tylko jedna kwota łączna (np. rachunek za energię elektryczną), dotycząca całej jednostki, natomiast na kontach zespołu piątego kwota ta musi być rozpisana na poszczególne ośrodki kosztów. Na formatce znajdują się następujące pola: Rodzaj kosztów Z dostępnej w tej funkcji listy rodzajów kosztów należy wybrać ten rodzaj, który dotyczy rozksięgowywanej kwoty. Aby wyświetlić listę należy kliknąć na pole i nacisnąć klawisz F2 z wyświetlonej listy wybieramy pozycję dwukrotnym kliknięciem myszy lub kliknięciem na wybraną pozycję i naciśnięciem klawisza Enter. Klucz podziału Określona przez użytkownika kwota będzie rozpisana na wybrane ośrodki kosztów proporcjonalnie do określonego klucza podziału. W tym miejscu programu określany jest właśnie ten klucz. Z dostępnego w tej 5-114

121 Dziennik funkcji słownika kluczy podziału należy wybrać ten, według którego będzie dokonywany rozdział kwoty na wybrane ośrodki. W tym wypadku mogą się okazać szczególnie przydatne wszelkiego rodzaju stałe wskaźniki (np. poboru energii, zużycia wody itp.). Należy jednak pamiętać, że podział według wskazanego klucza będzie mieć sens tylko wówczas, gdy wartości tego kryterium będą wcześniej określone dla każdego wybranego ośrodka kosztów. Wyboru dokonujemy w ten sam sposób jak w poprzedniej pozycji. Z miesiąca Wybieramy miesiąc, dla którego mają być rozpisane pozycje. Konto rozliczenia Jest to konto przeciwstawne dla kont zespołu 5. Pole to może pozostać puste (dekret będzie jednostronny). Jeżeli zostanie wypełnione istnieją dwie opcje: dekret na konto przeciwstawne w każdym dekrecie dla zespołu 5, jeden dekret na łączną sumę (zaznaczona opcja Księgowanie na konto rozliczenia jednym dekretem. Kwota do rozdziału Użytkownik ma możliwość wpisania kwoty, jaką należy rozdzielić na Ośrodki Powstawania Kosztów. Wstępnie ustawiona jest kwota z tej pozycji dokumentu, na której ustawiony jest kursor (podświetlenie pola). Operacja Funkcja umożliwia zdecydowanie po jakiej stronie konta mają być dopisane pozycje dekretu (z listy która się pojawi możliwy jest wybór jednej z możliwości: Wn, Ma, St.Wn, St.Ma, wstępnie wybrana jest operacja Wn). Opis Pole opis pozwala na wpisanie opisu dla dekretów które zostaną wygenerowane podczas operacji Rozksięguj. Istnieją trzy warianty wypełniania opisu dekretów: poprzez wpisanie ręczne opisu gdy opis jest wypelniony pozostałe opcje uzupełniania opisu nie są brane pod uwagę opis wg definicji w rejestrze znacznik ten zaznaczany jest standardowo nie zaznaczony znacznik opis wg definicji i nie wypełnione pole opis w takim przypadku zostanie stworzony opis wg schematu Nazwa OPK Nazwa kosztu szczegółowego. Odręczna modyfikacja kwot Można ręcznie modyfikować kwoty rozpisane na poszczególne ośrodki. Należy w tym celu włączyć ten znacznik. Pozycje kręgu kosztowego W przypadku, gdy ośrodki kosztów mają zdefiniowane konto kręgu kosztowego, włączenie opisywanego znacznika umożliwi automatyczne przeniesienie dekretów księgowych z kont grupy 5 na konta gr. 4. Sens wykorzystania tej funkcji jest silnie związany z organizacją pracy działu finansowo-księgowego. Jeżeli całość dekretów związanych z dokumentem np. fakturę zakupu wprowadza jedna osoba to może wybrać dogodną dla siebie kolejność tych dekretów począwszy od kont zespołu 5, 4 aż do dekretu na koncie zespołu 2. Ośrodki kosztów Przy użyciu tej funkcji należy ustalić, na jakie ośrodki kosztów będzie rozdzielona wybrana kwota. Program automatycznie zaznacza wszystkie ośrodki (znacznik ) ale użytkownik może sam zaznaczyć lub odznaczyć wybrane ośrodki. Dodatkowym ułatwieniem w tym przypadku będzie podzielenie ośrodków kosztów na grupy ośrodków i placówki. Mając w ten sposób pogrupowane ośrodki, możliwe jest wybranie wszystkich ośrodków z danej grupy (pole Uwzględniaj tylko OPK należące do a Grupy OPK) lub danej placówki (pole Uwzględniaj tylko OPK należące do a Placówki). Przewijając zawartość tabeli można dodatkowo określić Znaczniki kosztów. Ośrodki wyświetlone kolorem czerwonym, to te dla których data operacji nie mieści się w zakresie dat obowiązywania

122 Dziennik Daty operacji Zostają wygenerowane na podstawie nagłówka księgowanego dokumentu. Po ustaleniu parametrów operacji może nastąpić rozdzielenie kosztów i wygenerowanie dekretów. Klawisz Zatwierdź powoduje rozdzielenie kwoty dokumentu na poszczególne ośrodki kosztów Transakcja Jeśli pozycja dokumentu związana jest z transakcją to wybierając tę funkcję można podglądnąć dokumenty transakcji związane z danym kontrahentem. Wybór tej funkcji spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej: Możliwy jest wydruk wyświetlonych pozycji przycisk Wydruk

123 Dziennik Raty rozrachunku Jeśli konieczny jest podział rozrachunku na wiele rat można skorzystać z funkcji podziału płatności rozrachunków na raty. Po wyborze klawisza Raty rozrachunku zostanie wyświetlona formatka wyglądająca jak na rysunku poniżej: Funkcja umożliwia określenie okresu płatności oraz ilości rat dla wybranego rozrachunku. Naciśnięcie przycisku (Nowy) powoduje udostępnienie pól formularza do wprowadzania danych. Po wyborze kontrahenta lub pracownika oraz wskazaniu rozrachunku podajemy liczbę rat oraz okresy ich płatności. Po zatwierdzeniu zostaną wygenerowane dekrety pozwalające na ratalny system rozliczenia rozrachunku. Dla przykładowo wypełnionego formularza prezentowanego na rysunku powyżej, wygenerowane zostaną następujące dekrety: 5-117

124 Dziennik Przeksięgowanie sprzedaży wewnętrznej Wybór tej funkcji spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej: 5-118

125 Dziennik Wydruk noty Wybór tej funkcji dla wybranej pozycji dokumentu prezentuje wydruk następującej postaci: 5-119

126 Dziennik Uzgadnianie kartoteki IKP z syntetyką FK Wybór tej funkcji spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej: 5-120

127 Dziennik Papierowe Funkcja umożliwia zaksięgowanie w dzienniku FK wyciągów bankowych w postaci papierowej zawierających operacje nie realizowane przez moduł Rejestru bankowego. Wybór tej funkcji powoduje wyświetlenie okna dialogowego Księgowanie wyciągów bankowych. W oknie tym określić należy dokument modułu FK, w którym mają być stworzone dekrety znajdujące się w wyciągu. W przypadku wywołania opcji z dokumentu FK identyfikacja dokumentu jest wypełniona i zablokowana przed modyfikacją (pola wyszarzone) oraz ukryty zostaje przycisk Nowy umożliwiający zakładanie nowego dokumentu w dzienniku FK. Na zamieszczonym poniżej rysunku przedstawiono sekcję Dokumenty formularza po wywołaniu z dokumentu FK: Konto bankowe należy określić konto obsługujące rachunki bankowe. Jeśli zostanie kreślone takie konto to w wyniku importu wyciągu zostaną stworzone dekrety dwustronne dla operacji wyciągu (dekrety na konta określone w przelewach bankowych i w tabelce Operacje w wyciągu oraz na Konto bankowe). W przeciwnym wypadku powstaną dekrety jednostronne tylko na konta określone w tabelce Operacje w wyciągu. Opis generowanych dekretów wykorzystuje definicje opisów pozycji dokumentów określone w rejestrach dokumentów dziennika FK. W tabeli tej użytkownik może określić informacje potrzebne do prawidłowego zaksięgowania operacji w module FK. By operacja z wyciągu została zaksięgowana w module FK niezbędną informacją jest konto księgowe, które należy uzupełnić w kolumnie Konto wpisując symbol konta ręcznie lub naciskając klawisz F2 uruchamiający słownik kont. Dodatkowo można określić kontrahenta, rodzaj świadczenia oraz symbol transakcji jeżeli operacja dotyczyła transakcji z kontrahentem. W przypadku, gdy w module FK segmenty symbolu konta są słownikowane katalogiem kontrahentów lub/i słownikiem rodzajów świadczeń, w trakcie uzupełniania konta użytkownik może skorzystać z mechanizmu wykorzystującego budowę kont. W tym celu należy w wierszach uzupełnić informacje będące składnikami symbolu konta (kontrahent, świadczenie) podając te informacje ręcznie lub korzystając ze słowników dostępnych po naciśnięciu klawisza F2, następnie podświetlić wiersze, w których program ma uzupełnić konto na podstawie jego budowy oraz określić budowę konta w polu Konto np. dla kont 202-[kontrahent]-[świadczenie] należy w polu konto podać wartość 202 i z rozwijanej listy dodać wartość Kontrahent (w polu konto dopisany zostanie tekst 5-121

128 Dziennik [Kontrahent]) i Świadczenie (w polu konto dopisany zostanie tekst [Świadczenie]) po tej operacji pole Konto zawierać będzie tekst 202[Kontrahent][Świadczenie]. Naciśnięcie przycisku Uzupełnij konta spowoduje uzupełnienie kont dla wszystkich podświetlonych (wybranych) wierszy, dla których podane wartości kontrahenta i świadczenie umożliwiają zbudowanie prawidłowego symbolu konta księgowego, które jest wprowadzone w module FK. Dla każdego wiersza operacji można wyłączyć kontrolę powtórnego księgowania (kontrola na poziomie kwoty, konta, kartoteki i transakcji). Zbiorczo kontrolę można włączać lub wyłączać przy pomocy znacznika Brak kontroli powtórnego księgowania. Przycisk Zatwierdź powoduje zaksięgowanie w module FK wyciągu - wierszy z wypełnionym kontem księgowym z tabeli Operacje w wyciągu Wydruki dokumentów Dla dokumentów zarejestrowanych w dzienniku FK, system umożliwia wykonanie różnych wydruków. Wybór rodzaju wydruku dostępny jest w formularzu otwieranym po naciśnięciu przycisku dokumentów. na liście Wydruk dokumentów Opcja umożliwia wydruk dokumentów zarejestrowanych w dzienniku FK. Wybór opcji powoduje wyświetlenie formularza pozwalającego na określenie zakresu danych. Użytkownik może wybrać następujące kryteria, którymi będzie się kierował program przy wyborze dokumentów do druku: - Dokumenty: - Wszystkie - Zaksięgowane - Niezaksięgowane - Kompletne - Niekompletne - Dokumenty z rejestru: - Wszystkie 5-122

129 Dziennik lub z wybranego rejestru Dokumenty z miesiąca Zakres wg daty: - wpływu - operacji - księgowania Kolejność wydruku wybór pozycji brany jest pod uwagę podczas definiowania wzorca w polu Wyszukiwanie Wyszukiwanie do pola wpisuje się wzorzec np. Ośrodek% a program kierując się wyborem pozycji z listy Kolejność wydruku (domyślnie została wybrana pozycja wg Nazwy) wybierze tylko te dokumenty, których nazwa zaczyna się od słowa Ośrodek. Zapisy dokumentu: - Wszystkie - Bilansowe - Pozabilansowe Dokument na nowej stronie - po zaznaczeniu tego pola istnieje możliwość drukowania każdego dokumentu na osobnej stronie. Zatwierdzenie wybranych kryteriów dla dokumentów spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku dla stworzonego raportu oraz możliwość jego wydrukowania (obsługa podglądu wydruku została opisana w rozdziale Okna w programie 16 ) Grupowanie pozycji Funkcja umożliwia pogrupowanie pozycji dokumentu według kont syntetycznych układu bilansowego i przedstawienie w postaci wydruku podsumowania stron Wn i Ma. Wybranie funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Użytkownik może określić na dialogu dowolny poziom syntetyki zadając odpowiedni wzorzec w polu Wzorzec dla konta. Symbol? oznacza dowolny pojedynczy znak (podobnie jak symbol _ przy wyszukiwaniu), np.???* określi syntetykę na trzech znakach. Można też przy jego pomocy zmniejszyć zakres kont wyświetlanych na ekranie np. 5?? spowoduje wyświetlenie syntetyk na trzech znakach z ograniczeniem tylko do kont zespołu 5. Można stosować przy tworzeniu wzorca znaków % oraz _ stosowanych dla pola wyszukiwanie (patrz rozdział Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). Poprzez wpisanie wzorca kartoteki w polu Wzorzec dla kartoteki, można dodatkowo pogrupować pozycje dokumentów wg zadanej syntetyki kartoteki. W tym wypadku należy, poprzez wybranie przełącznika 5-123

130 Dziennik Typ kartoteki określić, jakie kartoteki mają być brane pod uwagę: o Kontrahentów, o Pracowników, o OPK. W polu Rejestr określamy rejestr dokumentów, z którego mają pochodzić grupowane pozycje dokumentów. W polach Numer w rejestrze od... do.. określamy zakres dokumentów z wybranego rejestru a z listy Miesiąc miesiąc i/lub Bilans Otwarcia. Dla określonego tylko wzorca konta otrzymamy poniższy wydruk Dla określonego tylko wzorca kartoteki otrzymamy poniższy wydruk Można jednocześnie określić wzorzec konta i kartoteki, wtedy otrzymamy poniższy wydruk

131 Dziennik 5.2 Księgowanie Opcja pozwala na wprowadzenie (zaksięgowanie) do dziennika (dzienników częściowych) zarejestrowanych i zatwierdzonych dokumentów. W systemie FK rozdzielono księgowanie dokumentów BO (bilansu otwarcia) od księgowania pozostałych dokumentów. Księgowanie BO pozwala zaksięgować tylko dokumenty rejestru BO Księgowanie BO. Pozostałe dokumenty należy księgować funkcją Księgowanie obrotów. W przypadku księgowania dokumentów konieczne jest aby dokumenty księgowane były kompletne (zawierały pozycje, były zbilansowane) i zatwierdzone. W przypadku dokumentów, które nie spełniają tego warunku funkcja księgowania zatrzyma się na pierwszym napotkanym pustym dokumencie. Uwaga: Księgowanie dokumentów może następować tylko w trybie wyłączności do danych w tym samym czasie do bazy może być zalogowany tylko jeden użytkownik w przeciwnym wypadku system wyświetli odpowiedni komunikat a księgowanie będzie niemożliwe. W systemie FK istnieje możliwość wyboru sposobu księgowania dokumentów (określany w parametrach w module Administrator): 1. Księgowanie wg daty wprowadzenia dokumentu Księgowanie wg numeru kolejnego dokumentu Księgowanie wg dzienników częściowych (rejestrów). 127 Uwaga: Sposób księgowania należy wybrać w momencie instalacji programu, lub na przełomie roku, nigdy w trakcie

132 Dziennik Księgowanie obrotów Księgowanie wg daty wprowadzenia Jeśli na początku roku została wybrana opcja Sposób księgowania: księgowanie wg daty wprowadzenia to podczas wprowadzania dokumentu przez użytkownika program automatycznie nadaje numer dokumentu w rejestrze natomiast liczbę dziennika nadaje podczas księgowania dokumentu. Numer dziennika jest nadawany według daty fizycznego wprowadzenia dokumentu do dziennika. Księgowaniu podlegają dokumenty pod warunkiem, że są kompletne. Jeżeli podczas księgowania dokumentów program stwierdzi, że kolejny dokument jest niekompletny, proces księgowania zostaje wstrzymany. Kliknięcie przycisku Księguj spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów a w polu Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach. Księgowanie wg numeru kolejnego dokumentu. Jeśli na początku roku została wybrana opcja Sposób księgowania: wg numeru kolejnego dokumentu to podczas wprowadzania dokumentu przez użytkownika program automatycznie nadaje numer kolejny dla wprowadzanego dokumentu (obok numeru dokumentu w rejestrze). Księgowaniu podlegają dokumenty pod warunkiem, że są kompletne, a także pod warunkiem, że zaksięgowano wcześniej wszystkie dokumenty o mniejszym numerze kolejnym dokumentu. Jeżeli podczas księgowania dokumentów program stwierdzi, że kolejny dokument jest niekompletny, proces księgowania zostaje wstrzymany. Jeżeli istnieją niezaksięgowane dokumenty o mniejszej liczbie dziennika - księgowanie nie nastąpi, o czym użytkownik zostanie powiadomiony stosownym komunikatem. Kliknięcie przycisku Księguj spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów a w polu Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach

133 Dziennik Księgowanie wg rejestrów Jeśli na początku roku została wybrana opcja Sposób księgowania: księgowanie wg rejestrów częściowych to podczas wprowadzania dokumentu przez użytkownika program automatycznie nadaje numer dokumentu w rejestrze natomiast liczbę dziennika nadaje podczas księgowania dokumentu. Sposób ten umożliwia zaksięgowanie dokumentów tylko dla niektórych rejestrów w przeciwieństwie do sposobu pierwszego i drugiego, podczas którego księgowane są wszystkie dokumenty bez względu na to, do jakiego rejestru należą i jaki numer posiadają. Wyboru rejestru, dla którego chcemy zaksięgować dokumenty dokonuje się klikając na jego nazwie. Na formatce Księgowanie według rejestru system pokazuje tylko te rejestry, w których znajdują się dokumenty niezaksięgowane. Użytkownik ma możliwość wyboru rejestrów, których dokumenty chce księgować. Przycisk Zaznacz wszystkie powoduje wybranie wszystkich wyświetlonych rejestrów do księgowania. Księgowane są tylko dokumenty niezaksięgowane z danego rejestru. Księgowaniu podlegają dokumenty z wybranych przez użytkownika rejestrów pod warunkiem, że są kompletne. Jeżeli podczas księgowania paczki dokumentów program stwierdzi, że kolejny dokument jest niekompletny, proces księgowania zostaje wstrzymany. Numer dziennika nadawany jest w ramach poszczególnych rejestrów. W ramach konkretnego rejestru numeracja dziennika jest rozdzielna od innych rejestrów. Kliknięcie przycisku Zaksięguj wybrane rejestry spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów a w polu Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach

134 Dziennik Księgowanie BO Księgowanie dokumentów bilansu otwarcia możliwe jest po wybraniu funkcji Księgowanie BO. Na poniższych rysunkach przedstawiono dialogi, które zostaną wyświetlone w zależności od tego, jaki sposób księgowania został wybrany. Kliknięcie na przycisku Księguj spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów bilansu otwarcia (w polu 5-128

135 Dziennik Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach). Kliknięcie na przycisku Księguj spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów bilansu otwarcia (w polu Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach). Kliknięcie na przyciskach Zaznacz wszystkie i Zaksięguj wybrane rejestry spowoduje rozpoczęcie księgowania dokumentów wybranych rejestrów (w polu Raport system będzie wyświetlał informacje o przeprowadzanych operacjach

136 Dziennik 5.3 Wydruki W menu zlokalizowane są funkcje tworzące raporty na podstawie Dziennika dokumentów Dziennik obrotów Wybór pozycji Dziennik obrotów wyświetla jedną z formatek przedstawionych na rysunku poniżej. Formatka przedstawiona po lewej stronie wyświetla się jeśli parametr określający sposób księgowania jest ustawiony na księgowanie wg numeru kolejnego 126 lub według daty wprowadzenia 126. Formatka przedstawiona po prawej stronie wyświetla się przy wyborze metody księgowania w ramach rejestrów częściowych 127. Rozwijana lista operator dokumentu pozwala określić dane, którego z operatorów (wprowadzający, zatwierdzający, księgujący) mają zostać umieszczone na wydruku. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu wyboru urządzenia, na które ma zostać wysłany raport (sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 12 ) i wydruk raportu. Na wydruku znajdują się zaksięgowane zapisy wprowadzone do dziennika w danym miesiącu według kolejności księgowania, czyli według nadanej liczby dziennika. Na ostatniej stronie wydruku dostępny jest zbiorczy podgląd podsumowania sald BO, obrotów BO, obrotów poprzednich miesięcy i obrotów miesiąca, który pozwala uzgodnić wydruk z zestawieniem obrotów i sald księgi głównej

137 Dziennik Wykaz dziennika obrotów Wybór tej pozycji menu spowoduje wyświetlenie formatki pokazanej na rysunku poniżej. Użytkownik sam definiuje wygląd raportu np. jakie kolumny się na nim znajdą, które dokumenty zostaną wydrukowane i za jaki miesiąc. Istnieje możliwość zapisania i wielokrotnego wykorzystywania raz zdefiniowanego raportu. Sposób definiowania i zapis raportu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 24 Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu wyboru urządzenia, na które ma zostać wysłany raport (sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ) i wydruk raportu. Na końcu zdefiniowanego zestawienia drukowane są zbiorczo dane o saldach BO, obrotach BO, obrotach poprzednich miesięcy i obrotach miesiąca, który pozwala uzgodnić wydruk z zestawieniem obrotów i sald księgi głównej Dokumenty zbiorczo Wybór pozycji Dokumenty zbiorczo wyświetla formatkę przedstawioną na rysunku poniżej. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu wyboru urządzenia, na które ma zostać wysłany raport (sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ) i wydruk raportu. Na wydruku uzyskujemy sumy zapisów po stronie Wn i Ma dla zaksięgowanych dokumentów. Na ostatniej stronie wydruku dostępny jest zbiorczy podgląd podsumowania sald BO, obrotów BO, obrotów poprzednich miesięcy i obrotów miesiąca. Znacznik Drukuj obroty pozabilansowe pozwala na wydruk dokumentów z uwzględnieniem tylko 5-131

138 Dziennik obrotów Wn i Ma bilansowych lub łącznie z z pozabilansowymi. Gdy znacznik jest odznaczony otrzymujemy tylko obroty bilansowe (Obroty Wn oraz Obroty Ma). Gdy znacznik jest zaznaczony otrzymujemy obroty bilansowe i pozabilansowe drukowane w osobnych kolumnach (Bilansowe Obroty Wn, Bilansowe Obroty Ma, Pozabilansowe Obroty Wn, Pozabilansowe Obroty Ma). Domyślnie znacznik Drukuj obroty pozabilansowe jest odznaczony Wykaz dokumentów Wybór tej pozycji menu spowoduje wyświetlenie formatki pokazanej na rysunku poniżej. Użytkownik sam definiuje wygląd raportu np. jakie kolumny się na nim znajdą, które dokumenty zostaną wydrukowane i za jaki miesiąc. Istnieje możliwość zapisania i wielokrotnego wykorzystywania raz zdefiniowanego raportu. Sposób definiowania i zapis raportu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 24. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu wyboru urządzenia, na które ma zostać wysłany raport (sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ) i wydruk raportu. W wykazie dokumentów umieszczony jest również zbiorczy podgląd podsumowania obrotów BO, obrotów poprzednich miesięcy i obrotów miesiąca, który znajduje się na końcu raportu Raport kasowy Opcja umożliwia wydruk raportu kasowego na podstawie dokumentów dziennika. Wybór podmenu spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Należy wybrać określić Rejestr (pole słownikowane Rejestrem dokumentów 28 klawisz F2), numer dokumentu w rejestrze (jednowariantowa lista rozwijana) oraz Konto kasy (pole słownikowane kontami Księgi głównej 49 ). Zatwierdzenie wyboru spowoduje wyświetlenie standardowej formatki z możliwością 5-132

139 Dziennik wyboru urządzenia, na które zostanie wysłany raport Porównanie kont Funkcja menu umożliwia wygenerowanie raportu za pomocą, którego możliwe jest porównywanie zawartości do trzech wybranych kont ze względu na ich budowę i cechę (konto Kartotekowe) oraz znajdowanie określonych kwot. Możliwe jest również dodanie nowej kolumny, której wartości będą wynikiem operacji arytmetycznych przeprowadzonych na wybranych wcześniej kontach. Definicja zestawienia może być zapisana a następnie wielokrotnie wykorzystywana przez użytkownika. Porównanie przeprowadzone jest z dokładnością do pozycji dokumentów. Wybranie pozycji menu spowoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej. Z pierwszej rozwijanej listy możliwy jest wybór wcześniej zdefiniowanego i zapisanego przez użytkownika zestawienia. Z drugiej listy możliwy jest wybór miesiąca, w którym zostały wprowadzone lub zaksięgowane dokumenty. Lista trzecia służy do wyboru rejestru, którego dokumenty mają być brane pod uwagę podczas realizacji definicji zestawienia. Przycisk Wydruk pozwala na wybranie urządzenia, na które ma zostać wysłany raport do wyboru jest Drukarka lub Plik (RTF/TXT) natomiast przycisk Definicja umożliwia wyświetlenie grup elementów służących do budowy definicji zestawienia. Jak wspomniano na początku definicję zestawienia można zapisać i użytkować wielokrotnie. Naciśnięcie przycisku Definicja spowoduje wyświetlenie dodatkowych elementów umożliwiających definicję zestawienia elementy te przedstawia rysunek poniżej. Grupa Definicja kolumn służy do wprowadzenia symboli kont oraz dodatkowych informacji, które mogą zostać użyte podczas wykonywania zestawienia. Elementy, które występują w tej grupie to: - Zapisy na konta z rozwijanych list określić obliczaną wartość dla konta (PerSaldo, Obroty Wn, Obroty Ma) do pól definiowanych kolumn raportu (Kolumna 1, Kolumna 2, Kolumna 3) należy wprowadzić symbole porównywanych kont (bez separatorów segmentów konta, czyli znaków ). Wprowadzany symbol konta może się składać z dowolnej ilości istniejących znaków wchodzących w skład symbolu konta. Może to być np. tylko pierwsza cyfra oznaczająca symbol zespołu kont lub 5-133

140 Dziennik pierwsze znaki symbolu konta. Długość wpisanego istniejącego symbolu konta (lub jego części) zależy od sposobu porównania kont. Kartoteka zaznaczenie znaczników umożliwia wzięcie pod uwagę tylko kartotek porównywanych kont. Zaznaczenie znacznika dla kont nie posiadających cechy Kartotekowe nie będzie miało znaczenia dla zawartości zestawienia. Znacznik ma duże znaczenie dla dwóch następnych pól. Od, Ilość znaków pola te służą do zdefiniowania części symbolów kont (lub kartotek), które będą brane pod uwagę podczas realizacji definicji zestawienia. Do pola Od wpisuje się liczbę informującą program, od którego znaku składającego się na symbol konta (lub kartoteki dla zaznaczonego znacznika Kartoteka) będzie pobierany wzorzec do porównań, natomiast do pola Ilość znaków wpisuje się liczbę, która stanowi informację o długości pobieranego wzorca. Prócz zapisów na konta dla każdego z porównywanych kont możliwe jest podanie informacji o kontach, które nie będą brane pod uwagę podczas realizacji zestawienia po jednym dla każdej kolumny. Obok trzech kolumn reprezentujących wybrane konta możliwe jest dodanie kolumny czwartej, która będzie zawierała wartości będące wynikiem operacji arytmetycznych przeprowadzonych na wartościach wcześniej zdefiniowanych kolumn. Definiowanie operacji jest możliwe za pomocą elementów znajdujących się w grupie elementów o nazwie Definicja dodatkowej kolumny. Poniżej znajduje się opis tych elementów: - Opis kolumny do pola można wpisać dowolny komentarz dotyczący dodatkowej kolumny, który będzie jej opisem na zestawieniu. - Wartość kolumny z list wybiera się kolumny (listy pierwsza, trzecia i piąta) oraz operatory arytmetyczne +, -, *, / (listy druga i czwarta) i za ich pomocą buduje się odpowiednie wyrażenie, którego wynik zostanie wyświetlony w dodatkowej kolumnie. Jeśli wyrażenie będzie przeprowadzało operacje tylko na dwóch kolumnach to należy wybierać kolumny z dwóch pierwszych list dotyczących składników wyrażenia (lista pierwsza i trzecia) łącząc je oczywiście odpowiednim operatorem. - Użyj dodatkowej kolumny zaznaczenie znacznika spowoduje dodanie definiowanej kolumny do zestawienia. Na zdefiniowane trzy pierwsze kolumny możliwe jest nałożenie warunku. Zbudowanie warunku możliwe jest za pomocą list znajdujących się w grupie Warunki wydruku. Warunek buduje się podobnie jak w wypadku czwartej dodatkowej kolumny za pomocą list rozwijanych. Listy oznaczone na rysunku cyfrą l służą do wyboru kolumn, na których będą przeprowadzane operacje i które będą porównywane do kolumny wybranej z listy oznaczonej na rysunku cyfrą m lub wartości wpisanej do pola oznaczonego na rysunku cyfrą n (aby wpisać do tego pola dowolną wartość należy z listy oznaczonej na rysunku cyfrą m wybrać pozycję Dowolna liczba). Listy oznaczone na rysunku cyfrą j służą do wyboru operatorów arytmetycznych (+,, *, /) będących składnikami wyrażenia spełniającego rolę kryterium. Lista oznaczona na rysunku cyfrą k służy do wyboru operatora porównania (<, >, <>, =) za pomocą którego wartości budowanych wyrażeń będą porównywane do wartości wybranej z 5-134

141 Dziennik listy oznaczonej na rysunku cyfrą m. Warunek może być zbudowany z operacji arytmetycznych przeprowadzanych na wszystkich kolumnach (Rys. 4), tylko na niektórych lub może porównywać wartości tylko dwóch kolumn. Należy zwrócić uwagę na to, aby podczas budowy kryterium porównującego tylko dwie kolumny dokonać wyboru pierwszej kolumny do porównania ze skrajnie lewej listy. W wypadku porównania wyniku operacji, która jest rezultatem przeprowadzenia obliczeń na dwóch kolumnach odpowiednie pozycje należy wybrać z list od pierwszej do trzeciej, operator porównania z listy szóstej natomiast wynik operacji porównuje się do pozycji z listy siódmej. Ewentualnie po wyborze z tej listy pozycji Dowolna liczba można porównać do wartości wpisanej do zaktywizowanego w wyniku tej czynności pola oznaczonego na rysunku 4 cyfrą n. Aby zbudowany warunek był użyty został podczas wykonywania definicji zestawienia należy zaznaczyć znacznik Użyj definicji. Na wydruku kwoty ujemne znajdujące się w trzech pierwszych kolumnach określają dekrety po stronie Ma odpowiednich kont natomiast kwoty dodatnie po stronie Wn. Przykład zastosowania: porównanie zawartości kont 4, 5, 640. Założenia: 1. Konta zespołu 5 (Koszty działalności) posiadają cechę Kartotekowe (kartoteka OPK) a w symbolu kartoteki zawarty jest kod analityki rodzaju kosztu. Przykład kartoteki z wyróżnionym kodem analityki kosztu: Konta zespołu 4 (Koszty według rodzajów) posiadają w symbolu kod analityki rodzaju kosztu. Przykład konta zespołu 4 zawierającego kod analityki kosztu odpowiadającego kartotece konta zespołu 5: Na konto 640 (Rozliczenia międzyokresowe) trafiają koszty, które będą rozliczone w przyszłym okresie rozliczeniowym a nie zostały rozliczone za pomocą dekretu na konto zespołu 4 w bieżącym okresie rozliczeniowym. Do pola Kolumna 1 należy wpisać cyfrę 5 oznaczającą konta zespołu 5. W związku z tym, że konta tego zespołu posiadają cechę Kartotekowe należy zaznaczyć znacznik Kartoteka a w polach definiujących wzorzec do porównań odpowiednie parametry wzorcem do porównań będzie w tym wypadku kod analityki kosztu, który zawarty jest w symbolu kartoteki dla kont zespołu 5. Do pola Od należy wpisać liczbę 8 (ponieważ od ósmego znaku rozpoczyna się symbol analityki kosztu) a do pola Ilość znaków liczbę 6 (z tylu znaków składa się symbol analityki kosztu). Do pola Kolumna 2 należy wpisać symbol 4 zespołu kont a w polach definiujących wzorzec do porównań należy określić parametry, które będą określały symbol analityki kosztu. Do pola Od należy wpisać liczbę 2 (ponieważ od drugiego znaku rozpoczyna się symbol analityki kosztu) a do pola Ilość znaków liczbę 6 (z tylu znaków składa się symbol analityki kosztu). Do pola Kolumna 3 wpisuje się symbol konta 640. W wyniku realizacji definicji zestawienia powstanie raport, który będzie stanowił zestawienie dekretów na wybrane wcześniej konta z wyszczególnieniem zapisów na poszczególne analityki rodzaju kosztu. Można dodać czwartą kolumnę, której wartości, które będą wynikiem operacji na trzech pozostałych kolumnach. Operacje te powinny być określone wzorem: Kolumna1 Kolumn2 Kolumna3 Wszystkie składniki i operatory należy wybrać z odpowiednich list grupy Definicja dodatkowej kolumny. Należy założyć warunek na wybrane dane o następującej definicji: Kolumna1 Kolumna2 Kolumna3 <> Dowolna liczba 0 Wszystkie składniki i operatory należy wybrać z odpowiednich list grupy Warunki wydruku. Możliwe jest zapisanie utworzonej definicji (nie będzie zapisany symbol rejestru i miesiąc do którego 5-135

142 Dziennik wprowadzono dokumenty). W tym celu należy nadać nazwę nowemu zestawieniu (na rysunku jest to pierwsza lista od góry, na której widnieje napis: Definicja pierwsza) a następnie nacisnąć przycisk Dodaj i w tym momencie definicja zostanie zapisana i może być wielokrotnie wykorzystywana. Możliwe jest również zapisanie modyfikacji istniejącej definicji. W tym celu wystarczy nacisnąć przycisk Dodaj na formatce a modyfikacja zostanie zapisana. Usunięcie zestawienia możliwe tylko po wyborze zestawienia do usunięcia oraz naciśnięciu przycisku Usuń. Naciśnięcie przycisku Wydruk powoduje otwarcie standardowego dialogu z możliwością wyboru przeznaczenia raportu. 5.4 Parametry W funkcji parametry zgrupowano słowniki wpływające na pracę niektórych elementów systemu Typy stóp odsetkowych Formularz udostępnia możliwość przeglądu oraz edycji typów stóp odsetkowych Zdefiniowane za pośrednictwem tego słownika typy stóp odsetkowych będą użyte podczas definicji słownika stóp odsetkowych Stopy odsetkowe Funkcja powoduje wyświetlenie słownika stóp odsetkowych, wykorzystywanych w systemie podczas obliczania odsetek. W celu prawidłowego liczenia odsetek konieczne jest zachowanie ciągłości okresów, tzn. że kolejny okres musi mieć datę początkową o jeden dzień większą od daty zakończenia poprzedniego okresu. Wprowadzenie nowej stopy odsetkowej pociąga za sobą określenie od i do kiedy obowiązywała stopa 5-136

143 Dziennik procentowa, jej wysokość oraz sposób naliczania. Aby mieć pewność, że okresy zostały wprowadzone prawidłowo można skorzystać z funkcji dostępnej pod klawiszem Ciągłość okresów. Funkcja zwróci następujący komunikat jeśli wprowadzone okresy obowiązywania stóp odsetkowych są poprawne: Dni wolne Funkcja prezentuje formularz pozwalający na zdefiniowanie przez użytkownika słownika dni wolnych. Zdefiniowane w słowniku dni wolne są uwzględniane przy liczeniu odsetek (jeżeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny to odsetki naliczane są dopiero od pierwszego dnia roboczego następującego po terminie płatności) W słowniku nie ma konieczności rejestrowania niedziel, rejestrujemy tylko święta "ruchome". Dopisanie nowej pozycji do słownika realizowane jest za pośrednictwem formularza przedstawionego poniżej: 5-137

144 Dziennik Waluty Słownik walut umożliwia zarejestrowanie walut w których będą rejestrowane operacje w systemie i określenie dla nich kursów. Słownik jest wstępnie wypełniony walutami na podstawie danych z NBP. Wprowadzenie nowej waluty wiąże się z określeniem tabeli kursów dla niej. Dla waluty podstawowej (określanej w parametrach systemu) nie jest konieczne wypełnianie tabeli kursów. Podczas wprowadzania operacji w walucie innej niż waluta podstawowa powoduje konieczność określenia kursu. Definiowanie tabeli kursów polega na podaniu daty obowiązywania, kursu kupna, sprzedaży i kursu średniego oraz banku, w którym dane kursy obowiązywały

145 Dziennik Klucze W menu klucze zgrupowano funkcje związane z obsługą kluczy podziału Klucze podziału Słownik umożliwia zdefiniowanie kluczy, według których automatycznie rozdzielić można całkowitą kwotę z dokumentu na ośrodki powstawania kosztów np. współczynnik zużycia energii elektrycznej. Jest to wspólny słownik modułów FK i KOSZTY, dlatego w przypadku użytkowników modułu FK nie posiadających modułu KOSZTY część atrybutów tego słownika jest nieistotna. Dla takich atrybutów należy pozostawić ustawienia domyślne. Struktura słownika: Identyfikator - kod klucza podziału np. 02, 10 Nazwa - nazwa klucza podziału np. powierzchnia, koszty osobowe, współczynnik zużycia energii Status - rodzaj klucza podziału: Jedynka Wartość podstawowa Importowane z FK Statystyka (lecznictwo zamknięte) Statystyka (lecznictwo otwarte) Statystyka (pogotowie ratunkowe) Koszty całkowite Koszty wytworzenia Dla użytkowników modułu FK, nie posiadających modułu KOSZTY możliwe jest używanie kluczy podziału o statusie Wartość podstawowa i Importowane z FK. Status Wartość podstawowa oznacza klucze nie zmieniające się w każdym miesiącu np. powierzchnia, wskaźnik zużycia energii elektrycznej itp. Status Importowane z FK oznacza klucze zmieniające swoją wartość zgodnie z wielkościami księgowanymi na kontach w kolejnych miesiącach np. koszty osobowe, koszty materiałów itp. Klucze o statusie Importowane z FK muszą mieć przypisaną grupę kosztów, która wyznacza aktualną wartość klucza (pole Grupa kosztów). Suma - sposób sumowania wartości klucza w operacjach zbiorczych (dotyczących kilku miesięcy) modułu KOSZTY. Dla użytkowników nie posiadających modułu KOSZTY atrybut ten jest nieistotny, należy pozostawić ustawienie domyślne. Z listy jednowariantowej możemy wybrać sposób sumowania: Suma Średnia miesięczna Wartość z ostatniego miesiąca Wartość minimalna Wartość maksymalna 5-139

146 Dziennik Grupa kosztów atrybut istotny dla kluczy o statusie Importowane z FK, określa grupę kosztów wyznaczającą aktualną wartość klucza. Po naciśnięciu klawisza F2 można wybrać istniejącą lub utworzyć nową grupę kosztów. Rodzaje kosztów wchodzące w skład danej grupy określane są po naciśnięciu klawisza Zawartość Grupy. Rodzaje te muszą być wcześniej zdefiniowane w słowniku Rodzaje Kosztów dla Kluczy Wartości kluczy dla OPK Funkcja służy do wprowadzania wartości kluczy podziału dla OPK w wybranym miesiącu. Po jej wybraniu na ekranie pojawia się formatka Wartości Kluczy dla Ośrodków Powstawania Kosztów z danymi podstawowymi o ośrodkach. Klucze podziału dla ośrodka wykorzystywane są w planach rozdziału ośrodków usługowych wykonujących usługi na jego rzecz. Przeniesienie kosztów ośrodka usługowego następuje proporcjonalnie do wartości kluczy podziału (np. wybranego rodzaju) ośrodków występujących w jego planie rozdziału. Klucze podziału wykorzystywane są również do automatycznego rozdziału kwoty dokumentu (np. faktury za energię) na wybrane ośrodki (np. według klucza wskaźnik zużycia energii elektrycznej ). Wybranie ośrodka i kliknięcie na pasku narzędzie przycisku (Podgląd) udostępnia formatkę Wartości Kluczy dla Wybranego Ośrodka zawierającej klucze przypisane do wybranego ośrodka w danym miesiącu i ich wartości

147 Dziennik Z tego poziomu mamy możliwość dopisania dowolnego klucza do dowolnego miesiąca z wymaganą wartością. Dopisywanie i edycja wartości klucza odbywa się na tej samej formatce po przejściu do trybu e dycji - Przycisk (Edytuj), w którym to kolumna Wartość Klucza jest dostępna do edycji, a lista kluczy pełna. Zaznaczenie znacznika Usuwanie grupowe pozwala na zaznaczenie więcej niż jednej pozycji z listy i ich usuniecie za pomocą przycisku (Usuń). Zmiana kolejności wyświetlania i zawężenie zakresu wyświetlanych ośrodków odbywa się tak jak na Liście Globalna aktualizacja kluczy Funkcja umożliwia przepisanie wartości kluczy z jednego z poprzednich miesięcy rozliczeniowych. Po jej wybraniu na ekranie pojawia się dialog Wartości klucza z wybranego miesiąca wstecz, na którym ustalany jest wzorcowy miesiąc i typy kluczy do przepisania. Istnieje możliwość przeniesienia kluczy o statusie: Wartość Podstawowa Statystyka Importowane z FK Wartość sprzedaży Dla kluczy o statusie Wartość Podstawowa i Statystyki miesiącem wzorcowym jest poprzedni miesiąc rozliczeniowy, a dla kluczy o statusie Importowane z FK miesiącem wzorcowym jest bieżący miesiąc. Przykład użycia funkcji automatycznej aktualizacji kluczy: Klucze takie jak wskaźniki stałe, powierzchnia (Wartość Podstawowa) są przepisywane z miesiąca na miesiąc w niezmienionej postaci. Dopuszczalne jest modyfikowanie kluczy w razie zmian. Klucze takie jak liczba łóżek (Statystyka), mogą być wstępnie przepisane z wybranego miesiąca wstecz, po czym zmodyfikowane lub nie przepisane wtedy wymagają aktualizacji ręcznej (indywidualnej). Klucze takie jak koszty osobowe, koszty leków (Importowane z FK) są naliczane w oparciu o dokumenty księgowe w bieżącym miesiącu rozliczeniowym

148 Dziennik Każda aktualizacja klucza, posiadającego jakieś wartości, poprzedzana będzie zapytaniem systemu o modyfikację. Kliknięcie przycisku Tak spowoduje aktualizację klucza, kliknięcie przycisku Nie brak aktualizacji natomiast kliknięcie przycisku Anuluj przerwanie aktualizacji. 5.5 Schematy księgowe W tej pozycji menu głównego znajdują się funkcje dotyczące operacji związanych z obsługą schematów księgowań. Schematy księgowań są rodzajem definiowanych przez użytkownika szablonów, mających na celu wspomaganie oraz zautomatyzowanie procesu tworzenia dokumentów księgowych w dzienniku dokumentów

149 Dziennik Rodzaje dokumentów źródłowych Opcja ta służy do wpisywania i przeglądania rodzajów dokumentów, które przychodzą do modułu FK z innych modułów systemu informatycznego, np. modułu Rejestr sprzedaży. Centralną część okna Rodzaje dokumentów źródłowych zajmuje tabela o kolumnach: Rodzaj (dokumentu źródłowego), Rejestr FK (jest to rejestr Dziennika FK, do którego powinien trafić przetworzony dokument źródłowy), Opis (dokumentu źródłowego), Źródło (z którego pochodzi dokument moduł systemu), Schemat księgowania 144 (przy pomocy którego zostanie przetworzony). Dla każdego rodzaju dokumentu, który chcemy przetwarzać, musi być przypisany rejestr FK i schemat księgowania. Chcąc dopisać nowy rodzaj dokumentu źródłowego wybieramy przycisk umożliwiający dodanie nowego rekordu (standardowy przycisk ). Na ekranie wyświetla się formatka umożliwiająca wprowadzenie nowego dokumentu Rodzaje dokumentów źródłowych. Uzupełniamy pola: Rodzaj rodzaj dokumentu jest zawsze rodzajem w ramach danego źródła, co oznacza, że dokumenty posiadające inne źródła mogą posiadać takie samo oznaczenie w polu Rodzaj), Źródło na chwilę obecną możliwe jest (z jednowariantowej listy wybieramy opis źródła pochodzenia dokumentu), Opis wprowadzamy własny opis dokumentu, Rejestr FK na ten rejestr trafi dokument po wykonaniu eksportu do modułu FK, pole słownikowane tabelą Rejestry dokumentów modułu FK, 5-143

150 Dziennik Schemat księgowania 144 przy pomocy tego schematu powstaną odpowiednie dekrety w dzienniku modułu FK oraz odpowiednie pozycje zostaną wyeksportowane do innych modułów, pole słownikowane tabelą Schematy księgowania 144 Aby zdefiniowany rejestr wykorzystywać podczas pracy z programem wprowadzone dane należy zatwierdzić Schematy księgowań Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie tabeli ze zdefiniowanymi schematami księgowania według których księgowane są dokumenty stworzone w innych programach i/lub wysyłane do Rejestru bankowego. Na formatce znajduje się tabelka z wyszczególnionymi schematami. Wiersz tabeli, reprezentujący schemat księgowania, zawiera informacje podstawowe o schemacie, czyli: Kod schematu, Nazwa schematu, Rodzaj te informacje zostaną wyświetlone podczas księgowania dokumentu i nimi kieruje się użytkownik podczas księgowania. Pierwszym krokiem podczas tworzenia nowego schematu księgowania jest wprowadzenie nowego wiersza w opisywanej tabelce. Naciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie dialogu do pól którego wprowadzamy dane identyfikujące nowy schemat Kod i Nazwę. Jeśli schemat będzie dotyczył operacji związanych z podatkiem VAT należy zaznaczyć znacznik 5-144

151 Dziennik Księgowanie VAT i wybrać z listy odpowiednią pozycję Sprzedaż lub Zakup (będzie to miało znaczenie podczas definiowania samego schematu możliwe będzie wybranie odpowiednich kont dla wartości Netto, Brutto, VAT). Dla schematów związanych z księgowaniem dekretów kasowych należy zaznaczyć znacznik Schemat kasowy i wybrać z listy odpowiednią pozycję Wpłata, Wypłata lub dla rozliczeń bezgotówkowych Rozliczenie bezgotówkowe - przychód lub Rozliczenie bezgotówkowe - rozchód Istnieje możliwość powiązanie schematu księgowego z rodzajem klienta (kontrahent, pracownik). Powiązanie schematu dokonywane jest w pozycji Księgowanie dla poprzez wybór z listy pozycji: Kontrahent, Pracownik lub Inny Dodatkowo do każdego z definiowanych schematów można przypisać domyślny atrybut wraz z rodzajem, sekcja: Domyślny atrybut Kolejnymi krokami które należy wykonać podczas tworzenia nowego schematu będą operacje związane z funkcjami wykonywanymi przez przyciski znajdujące się na formatce z wyświetlonymi nazwami schematów. Są to: 1. Definicja schematu dekretowania Deklaracja schematu VAT 147 (tylko dla operacji związanych z podatkiem VAT). 3. Definicja kwot 148 (tylko dla operacji nie związanych z podatkiem VAT). 4. Definicja formularza Schemat kontrola użytkownika Definicja schematu dekretowania Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie definicji księgowania dla podświetlonego schematu dekretowania. Dla zupełnie nowego schematu tabela znajdująca się na dialogu będzie pusta. Edycja schematu księgowania (zmiana kont, statusu kwot itd.) możliwa jest tylko w sytuacji, kiedy za pomocą danego schematu nie przeprowadzono już jakiejś dekretacji. Centralną częścią okna jest tabela o kolumnach: Mnożnik, Kwota, Konto Wn, Konta Ma, Transakcja, Naliczenie/Zapłata, Przeznaczenie. Znaczenie poszczególnych kolumn opisano poniżej: Mnożnik w polu tym określamy, z jakim współczynnikiem kwota z dokumentu źródłowego ma być przeliczana w systemie FK. Kwota określamy, które pole dokumentu źródłowego zostanie uwzględnione w danej pozycji schematu. Konto Wn i Konto Ma zawierają opisy kont księgowych, na które zostanie dokonane księgowanie. Opis jest symboliczny, według zdefiniowanego w FK opisu zespołów i kont syntetycznych części zmienne kont są ujęte w nawiasy kwadratowe i opisane zrozumiałym dla użytkownika tekstem. Części stałe, czyli numery kont są zgodne z tymi z księgi głównej. Możliwe jest wstawienie na przemian części stałych i zmiennych np. 702-[Katalog OPK]-20-[Stawki VAT] czyli pozycja będzie dekretowana na konto 702 dla dowolnego OPK, dla źródła finansowania o kodzie 20 i dowolnej stawki VAT. Transakcja zawiera informację o sposobie, w jaki dla danej pozycji schematu będzie budowany identyfikator transakcji rozrachunku. Części zmienne są ujęte w nawiasy kwadratowe, pozostałe dane są częścią stałą. Naliczenie/Zapłata pole informuje o tym, czy na podstawie danej pozycji schematu zostanie dopisana pozycja Dziennika systemu FK oznaczona jako naliczenie, zapłata czy bez oznaczenia. Przeznaczenie określa, czy przeznaczeniem danej pozycji jest Rejestr bankowy czy Dziennik dokumentów w FK. Jeśli przeznaczeniem pozycji jest Rejestr bankowy należy określić konto na które zarejestrowany zostanie dekret dotyczący potwierdzenia rozliczenia przelewu przez bank do którego 5-145

152 Dziennik wysłany został przelew. Dodanie nowej pozycji do schematu księgowania realizuje standardowy przycisk naciśnięciu którego zostanie wyświetlony dialog pokazany na rysunku poniżej. Dodaj po Przeznaczenie dekretu użytkownik określa gdzie trafić ma dekret: Dziennik systemu FK lub Rejestr bankowy. Jeśli przeznaczeniem pozycji jest Rejestr bankowy należy określić konto na które zarejestrowany zostanie dekret dotyczący potwierdzenia rozliczenia przelewu przez bank do którego wysłany został przelew. Jeżeli schemat dotyczy księgowania VAT dostępna jest dodatkowa opcja Dziennik VAT. Opcja ta umożliwia prawidłowe prowadzenie rejestru VAT, w przypadku gdy do dziennika systemu FK księgowane są wyłącznie kwoty sum bądź odchyleń.. Dla tak zdefiniowanego schematu system nie ma określonego sposobu księgowania kwot netto, VAT oraz brutto w związku z tym w brak możliwości określenia zapisów w rejestrze VAT. Rejestr VAT - pozwala dla schematów związanych VAT określić rodzaj rejestru (Sprzeda,Zakup), rozwijana lista jest dostępna dla schematów rejestrujących nabycie wewnątrzwspólnotowe, Dodatkowe księgowania - znacznik określający czy definicja dekretowania jest traktowana jako dodatkowe księgowania dla rejestru VAT 110 (znacznik dostępny dla schematów związanych z VAT) Nr pozycji numer dekretu w dokumencie, Mnożnik w polu określamy z jakim współczynnikiem kwota z dokumentu źródłowego ma być przeliczana w systemie FK przy wartości pola równej 2 np. kwota z pola do zapłaty z dokumentu źródłowego będzie przemnożona przez 2 (mnożnik może przyjmować różne wartości 0,5; -1 w zależności od potrzeb użytkownika). Kwota użytkownik definiuje, jaką kwotę: Netto, Brutto, VAT powinien system wziąć pod uwagę podczas dekretacji pozycji. Dla schematów, które biorą udział w operacjach związanych z rozliczaniem podatku VAT (znacznik Księgowanie VAT podczas wprowadzania nowego schematu) do wyboru istnieją pozycje: Kwota Netto Suma Netto Odchylenie Netto Kwota VAT Suma VAT Odchylenie VAT Kwota Brutto Suma Brutto Odchylenie Brutto Pozycja Kwota Netto/VAT/Brutto odnosi się do kwoty Netto/VAT/Brutto dla pozycji dekretowanej za pomocą schematu. Pozycja Suma Netto/VAT/Brutto odnosi się do sumy kwot Netto/VAT/Brutto dla wszystkich pozycji dekretowanych za pomocą schematu. Pozycja Odchylenie Netto/VAT/Brutto odnosi się do różnic, które mogą wystąpić podczas księgowania dokumentów, które wynikają z zaokrągleń dla kwot Netto/VAT/Brutto. Dla schematów, które nie biorą udziału w operacjach związanych z rozliczaniem podatku VAT należy wybrać z listy pozycje, które mogą zostać zdefiniowane przez użytkownika. Standardowo wpisane są 5-146

153 Dziennik tam pozycje: Kwota, Kwota odchylenia, Kwota netto, Kwota vat, Kwota brutto, Kwota 5. Ich nazwy nie mają takiego znaczenia jak w przypadku poprzednim, ponieważ nie zostały przypisane do konkretnych kwot. Można wykorzystać pozycje standardowe, ale można je zdefiniować naciskając przycisk Definicja kwot (patrz rozdział). Konto Wn na jakie konto zostanie zaksięgowana kwota Wn pole słownikowane kontami z Księgi głównej po naciśnięciu przycisku, Konto Ma na jakie konto zostanie zaksięgowana kwota Ma pole słownikowane kontami z Księgi głównej po naciśnięciu przycisku, Sposób budowy identyfikatora transakcji pole słownikowane, migający kursor w tym polu i naciśnięcie klawisza F2 spowoduje wyświetlenie tabelki ze zdefiniowanymi identyfikatorami transakcji, wyboru dokonuje się dwukrotnym kliknięciem na wybranym wierszu tabelki, pole służy do ustalania sposobu budowy symboli rozrachunków. Naliczenie/Zapłata wybór z listy jednowariantowej którejś z wymienionych pozycji spowoduje potraktowanie dekretowanej pozycji jako naliczenie lub zapłata Deklaracja schematu VAT Deklaracja VAT ma na celu zgrupowanie kwot dla określonych stawek VAT, co jest pomocne przy rozliczaniu podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie tabelki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Struktura tabeli: Stawka VAT wybierana ze słownika, zdefiniowana przez użytkownika, Deklaracja deklaracja VAT dla określonej stawki, zdefiniowana wcześniej przez użytkownika, Deklaracja Opis. Dodanie nowej pozycji dla schematu księgowania odbywa się po naciśnięciu przycisku Dodaj. Pola okna dialogowego, które zostanie wyświetlone należy wypełnić istniejącą stawką VAT oraz zdefiniowaną deklarację oba pola są słownikowane

154 Dziennik Definicja kwot Dla schematów, które nie biorą udziału w rozliczaniu Księgowanie VAT podczas dopisywania nowej pozycji do zdefiniowanie nazw kwot, które będą wykorzystywane podczas rozdział Definicja schematu dekretowania). Naciśnięcie tego wyglądającej jak na rysunku poniżej. podatku VAT (nie zaznaczony znacznik schematów księgowych) możliwe jest budowania schematu księgowania (patrz przycisku spowoduje wyświetlenie tabelki Dla nowego schematu księgowania tabelka jest pusta (na rysunku została wypełniona przykładowymi definicjami). Użytkownik deklaruje nazwę kwot, które później będą wykorzystywane podczas definiowania pozycji schematu dekretowania (rozdział Definicje schematu dekretowania). Użytkownik może zdefiniować do 6 elementów (od numeru 0 do 5). Będą one wyświetlane w liście Kwota na formatce dodawania nowej pozycji do schematu dekretowania (rysunek obok). Podczas dodawania nowej pozycji możliwe jest skorzystanie z definicji zadeklarowanych w systemie, są to: 0 Kwota, 1 Kwota netto, 2 Kwota vat, 3 Kwota brutto, 4 Kwota odchylenia, 5 Kwota 5. Mimo nazwy definicje te nie są związane bezpośrednio z odpowiednimi kwotami jak ma to miejsce w przypadku definicji kwot dla schematów biorących udział w rozliczaniu podatku VAT. Wpisanie do pola Numer kwoty jednej z wymienionych cyfr i przejście do pola Nazwa kwoty spowoduje wypełnienie tego pola zadeklarowaną nazwą (jw.). W tym momencie użytkownik może zmienić nazwę kwoty

155 Dziennik Definicja formularza Jeśli zostały wykonane operacje opisane w poprzednich punktach należy teraz zdefiniować wygląd formularza służącego do wprowadzania danych za pomocą schematu. Jest to konieczne, ponieważ w przeciwnym wypadku podczas wyboru schematu księgowania dla wprowadzanego dokumentu schemat taki nie będzie widoczny na formatce służącej do wyboru schematu. W zależności od tego czy schemat bierze udział w rozliczaniu podatku VAT czy też nie, wygląd wyświetlonej formatki po naciśnięciu przycisku będzie inny. Dla pierwszego przypadku na formatce będą widoczne pola niezbędne dla tego typu schematu i tych pól nie da się ich modyfikować. W drugim przypadku natomiast formularz jest pusty i niezbędne jest uzupełnienie go o niezbędne pola (rozwijając oczywiście w tym wypadku najpierw formularz). Na rysunkach poniżej przedstawiono wygląd dla obu wersji. Sposób budowy formularza jest taki sam w obu przypadkach. W lewej części wyświetlonego powyżej 5-149

156 Dziennik okienka, znajduje się lista pól opcjonalnych (okienko Pola dialogu), które mogą zostać umieszczone na formatce wprowadzanego dokumentu (okienko Dokument VAT/Pozycja dokumentu). Na liście pól opcjonalnych znajdują się również zdefiniowane przez użytkownika Kwoty utworzone dla schematów, które nie biorą udziału w rozliczaniu podatku VAT. Aby umieścić któreś z pól na formatce należy, zaznaczyć je w lewym oknie w polu Aktywne ( ) i nacisnąć przycisk Odśwież dialog. Spowoduje to pojawienie się tego pola w prawym okienku w określonym przez parametry Lewo, Prawo miejscu i o określonych przez parametry Długość, Szerokość wymiarach (parametrów pól standardowych związanych z podatkiem VAT nie da się modyfikować). Następnie należy, przeciągnąć to pole w odpowiednie miejsce na formatce lub zmienić odpowiednie wartości w lewym okienku w kolumnach Lewo i Góra (wartości oznaczają odległość pola od lewego i górnego brzegu okna). Można również zmienić wielkość pola, które będzie umieszczone na formatce zmieniając odpowiednie wartości w lewym okienku (Szerokość i Długość). Jeśli dodane do formularza pola nie mieszczą się w okienku formularza, należy powiększyć odpowiednio okienko (oczywiście obowiązuje zasada która mówi że okienko formularza powinno mieści się na ekranie komputera dla rozdzielczości 800x600 punktów) Po zdefiniowaniu wyglądu formularza należy nacisnąć przycisk Zapisz Uwaga: definiowanie formatki może polegać tylko na zapisaniu standardowych ustawień zapisanych w programie, bez wstawiania dodatkowych pól i jakiejkolwiek ingerencji w formatce) Schemat - kontrola użytkownika Opcja ta pozwala na wprowadzenie definiowanej przez użytkownika kontroli wprowadzanych do dziennika danych podczas wykorzystywania schematów dekretowania. Możliwe jest takie zdefiniowanie warunków dotyczących pozycji dokumentu, aby system wyświetlał komunikat jeśli dany warunek został spełniony a generowanie dekretów zostało wstrzymane. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. W tabelce wyświetlona jest stworzona przykładowo definicja kontroli dla dokumentów. W pierwszej kolumnie znajduje się Opis dotyczący konkretnej sytuacji, która może zajść podczas księgowania schematami natomiast w kolumnie Komunikat o błędzie znajduje się ciąg znaków, który zostanie wyświetlony, jeśli zajdzie sytuacja opisana w pierwszej kolumnie. Wprowadzenie nowej pozycji realizuje standardowy przycisk Dodaj. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu przeznaczonego do definiowania warunków dla kontroli

157 Dziennik Opis pól dialogu: - Nr kolejny nadawany automatycznie przez system, - Nazwa pole zawierające opis konkretnej sytuacji zaistniałej podczas księgowania schematami, równoważne polu Opis, - Opis błędu pole, do którego należy wpisać treść komunikatu, który zostanie wyświetlony, jeśli zostanie spełniony zdefiniowany Warunek, równoważne polu Komunikat o błędzie, - Warunek na liście rozwijanej możemy określić, dla którego składnika będziemy definiować warunek a na polu pod listą buduje się warunek korzystając z tabeli ze zmiennymi i funkcjami, - Tabela ze Zmiennymi pierwsza kolumna zawiera jednoznacznie określoną nazwę zmiennej, z których należy korzystać podczas definiowania warunków (zmienne odpowiadają nazwom pól dialogu, które znajdują się na dialogu podczas definiowania wyglądu formularza patrz rozdział Definicja formularza Tabela z Funkcjami zawiera funkcje zdefiniowane w systemie wykorzystywane do budowania warunków. Występują tam funkcje jednoparametrowe np. Puste(strZmienna1) gdzie zamiast łańcucha strzmienna1 wstawić należy nazwę zmiennej z tabelki lub dwuparametrowe np. SalStrLeftX(strZmienna1,nLiczba) gdzie nazwę zmiennej traktujemy jak w przypadku funkcji jednoparametrowej a łańcuch nliczba zastępujemy liczbą. Znaczenie wszystkich funkcji znajduje się w kolumnie Opis. Możliwe jest również korzystanie ze standardowych operatorów (+,, /, *, <, >, <>, >=, <=, =, AND, OR). Zasady którymi powinien kierować się użytkownik podczas definiowania warunków: 1. Budując warunki musimy korzystać z nazw zmiennych zawartych w tabeli ze zmiennymi. Dwukrotne kliknięcie na nazwie zmiennej spowoduje wstawienie jej do okna budowania warunku nie jest 5-151

158 Dziennik zalecane ręczne wpisywanie nazw zmiennych.. 2. Klikając dwukrotnie na nazwie funkcji jednowariantowej wstawiamy ją do pola budowy warunku. Klikając następnie na nazwie zmiennej wstawiamy ją do funkcji w miejsce parametru. 3. Budując warunek korzystając z funkcji dwuparametrowych lub jednoparametrowych nazwę zmiennej musimy umieścić w cudzysłowach. Bez cudzysłowów używamy nazw zmiennych wtedy, kiedy używamy operatorów +,, /, *, <, >, <>, >=, <=, =, AND, OR. 4. Jeśli budujemy warunek, który będzie szukał określonego ciągu znaków dla pola tekstowego (takiego jak np. Kontrahent) szukaną wartość podajemy w cudzysłowach. 5. Jeśli w zbudowanym warunku wystąpi jakikolwiek błąd próba zatwierdzenia wprowadzonych danych zakończy się wyświetleniem odpowiedniego komunikatu. 6. Jeśli użytkownik zdefiniuje warunki dla dwóch lub więcej składników to system połączy zdefiniowane warunki w jeden za pomocą łącznika AND. 7. Przykłady definiowanych warunków: - psdanepozdokzrodl.nkwota_0 >10000 System sprawdza czy kwota netto jest większa od zł, jeśli jest, wyświetla komunikat zdefiniowany przez użytkownika, a generacja dekretów zostaje przerwana. - psdanepozdokzrodl.nkwota_0+psdanepozdokzrodl.nkwota_1<>psdanepozdokzrodl.nkwota _2 System sprawdza czy suma Netto + VAT = Brutto, jeśli są różnice wynikające z zaokrągleń system wyświetli komunikat, a generacja dekretów zostaje przerwana. - SalStrLeftX("psDanePozDokZrodl.strEkspo_Opis",6)="Zakład" System sprawdza czy w opisie dekretowanej pozycji na pierwszych 6 miejscach znajduje się ciąg znaków Zakład Powiązanie schematów ksiegowania Funkcja umożliwia powiązanie istniejących schematów księgowań sprzedaży ze schematami kasowymi. Funkcja stanowi przygotowanie do możliwości zawężania dostępnych schematów przy rozliczaniu faktury z rejestru sprzedaży

159 Dziennik Budowa symbolu transakcji Identyfikator transakcji służy do wyróżnienia przez użytkownika grupy dekretów, zazwyczaj skojarzonych z tymi samymi operacjami kupna i sprzedaży. Wybrane pozycje z zarejestrowanych w programie dokumentów można pogrupować w ramach określonego rozrachunku (np. faktura i kolejne zapłaty tej faktury, zarejestrowane w kilku różnych dokumentach mogą utworzyć jeden rozrachunek). Identyfikator transakcji służy do rozróżnienia rozrachunków z kontrahentem. Wybór pozycji menu spowoduje wyświetlenie tabelki ze zdefiniowanymi identyfikatorami transakcji. W kolumnie Schemat zostają wyświetlone zbudowane przez użytkownika schematy. Dodanie nowego identyfikatora realizuje standardowy przycisk Dodaj. Na wyświetlonym dialogu pole Schemat uzupełniamy za pomocą gotowych sekcji oddzielając je w miarę potrzeb odpowiednimi separatorami. Aby dodać do schematu nowy człon należy za pomocą listy jednowariantowej wybrać odpowiednią sekcję a następnie przycisnąć przycisk Aby dodać separator należy dopisać go w polu schematu z klawiatury. Nie zaleca się ręcznego dopisywania sekcji schematu, ponieważ istnieje możliwości pomyłki i w konsekwencji błędne budowanie identyfikatora transakcji. Należy również zwrócić uwagę, aby zbudowany schemat umożliwiał tworzenie niepowtarzalnych identyfikatorów transakcji. Nie dopełnienie tego warunku spowoduje błędy przy próbie zapisu dokumentu posiadającego identyfikator zbudowany w oparciu o taki schemat. Pole Opis powinno zawierać zrozumiałą dla innych użytkowników informację o budowanym identyfikatorze

160 Dziennik Dokumenty źródłowe Po wybraniu tej opcji wyświetlona zostaje tabelka z dokumentami zaimportowanymi z innych modułów oraz systemów. W górnej części okna znajdują się standardowe przyciski służące do przeprowadzania operacji na wierszach tabeli Dodaj, Podgląd, Edycja, Usuń, Drukuj, Zamknij, oraz pola umożliwiające wyszukiwanie według zadanych kryteriów: Wyszukiwanie standardowe pole służące do wyszukiwania określonych wartości w wyświetlanej tabelce z dokumentami Warunki za pomocą tej listy zostaną wyświetlone dokumenty przetworzone rozksięgowane za pomocą schematów, nieprzetworzone oraz oba rodzaje dokumentów, Miesiąc wybór pozycji z listy pozwoli wyświetlić dokumenty z danego miesiąca, Źródło lista zawiera nazwy programów z których możliwy eksport dokumentów do dziennika Modułu FK oraz Rejestru bankowego, wybór pozycji z listy spowoduje wyświetlenie dokumentów pochodzących z wybranego programu Kolejność wybór pozycji z listy spowoduje posortowanie listy dokumentów wg zgodnie z wybraną pozycją, Rodzaj na liście zawarte są rejestry dokumentów źródłowych i wybór pozycji z listy spowoduje wyświetlenie dokumentów tylko dla tego rejestru. Kolejne kolumny tabeli oznaczają: Nr kolejny tworzony jako numer miesiąca i numer kolejny w ramach miesiąca (tworzony w sposób automatyczny przez program importujący dane); Źródło określa pochodzenie dokumentu źródłowego, Rodzaj rodzaj dokumentu źródłowego w ramach źródła pochodzenia dokumentu, Nazwa opis dokumentu (dowolny); Miesiąc miesiąc z którego pochodzi dany dokument, Nr manualny numer nadany ręcznie w nagłówku dokumentu; Symbol zewnętrzny symbol pochodzący z modułu źródłowego, Data operacji data wystawienia faktury, Data wpływu - data wpływu faktury, Kontrahent symbol kontrahenta w systemie FKK, Rejestr FK rejestr, do którego wpłynął dokument, Numer rejestru (oba pola mają znaczenie dla dokumentów przetworzonych dokument nie przetworzony nie ma wypełnionych tych pól), Data aktualizacji wpisywana jest data dopisania dokumentu do bufora (data i godzina), pole o charakterze technicznym; Source pole o charakterze technicznym identyfikator paczki dokumentów, który zostały zaimportowane z systemu zewnętrznego. Suma kwoty 0,...,Suma kwoty 5, Suma Netto, Suma VAT, Suma Brutto - zawierają sumę 5-154

161 Dziennik odpowiednich kwot z pozycji dokumentu Dodawanie nowych dokumentów Dodawanie nowych dokumentów źródłowych możliwe jest zarówno automatycznie (tzn. jeśli operator z innego programu wyeksportuje dokument do systemu FK to pojawi się on właśnie w dokumenta źródłowych) lub rejestrując nowy dokument ręcznie. Naciśnięcie przycisku (Dodaj) spowoduje wyświetlenie formatki, której wygląd uzależniony jest od zdefiniowanego dla tego rodzaju dokumentów formularza i rodzaju programu źródłowego (wyboru którego dokonujemy za pomocą list Rodzaj i Źródło). Poniżej kolejno przedstawione są formularze dla różnych rodzajów dokumentów i programów źródłowych. Dla dokumentów źródłowych nie związanych ze schematami księgującymi VAT wprowadzanie podobne jest do rejestrowania dokumentów w dzienniku FK. W pierwszej kolejności wprowadzany jest nagłówek dokumentu: Po zatwierdzeniu danych nagłówka wprowadza się pozycje dokumentu. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie formatki zdefiniowanej dla schematu księgowego, którą należy uzupełnić odpowiednimi danymi przykładowy formularz został przestawiony poniżej. Dla dokumentów źródłowych związanych ze schematami księgującymi VAT wprowadzanie odbywa się na formularzu również zdefiniowanym dla schematu księgowego: 5-155

162 Dziennik Dodawanie pozycje faktury następuje po naciśnięciu przycisku (Dodaj) spowoduje dodanie nowego wiersza pozycji faktury. W wierszu należy wpisać wartości do pól Stawka VAT, Kwota netto, Symbol OPK (słownikowany tabelą Ośrodków Powstawania Kosztów). Uzupełnienie wszystkich wymaganych pól, zatwierdzenie i zamknięcie formatki spowoduje wyświetlenie dokumentu w oknie dokumentów importowych. Podgląd/Edycja istniejącego dokumentu Podglądu/edycji wybranego dokumentu dokonujemy zaznaczając wybraną pozycję tabelki i klikając przycisk Podgląd / Edycja. W zależności od tego z jakiego rejestru i programu pochodzi wybrany dokument wygląd formatki wyświetlonej w wyniku naciśnięcia przycisku przedstawiają rysunki które ilustrują dodawanie nowej pozycji (powyżej). Dokument będący w stanie poglądu można edytować naciskając przycisk Edycja. Sposób postępowania z polami i pozycjami dokumentu jest taki sam jak podczas dodawania nowego dokumentu. Zatwierdzenie modyfikowanych pozycji dokumentu realizuje standardowy przycisk Zatwierdź. Dla każdego dokumentu z listy o statusie Nie przetworzone dostępne są dodatkowe funkcje: Przenieś dokumenty 157 Przepisz

163 Dziennik Dokumenty źródłowe - przenieś Funkcja umożliwia przeniesienie dokumentów importowych w ramach źródła pochodzenia dokumentu, rejestrów dokumentów importowych, miesiąca i roku księgowania. Dla wybranego dokumentu naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. W grupie pól Dokumenty źródłowe program wyświetla informację o jednym rodzaju dokumentów importowych pochodzących z konkretnego programu źródłowego z danego miesiąca księgowego, które zostaną przeniesione według zawartości grupy pól Przenieś do (wybór wartości dla pól za pomocą jednowariantowych list rozwijanych). Naciśnięcie przycisku Zatwierdź spowoduje rozpoczęcie operacji przepisywania. W polu Raport zostaną wyświetlone informacje o przeprowadzanych operacjach

164 Dziennik Dokumenty źródłowe - przepisz Chcąc przepisać dokument do Dziennika bądź Rejestru bankowego (przetworzyć przy pomocy schematów księgowych) w oknie Dokumenty wybieramy właściwy dokument i naciskamy przycisk Przepisz. Wyświetlona zostaje formatka przedstawiona na rysunku poniżej. Pola Źródło i Rodzaj dokumentu nie są dostępne do modyfikacji i wyświetlają się zgodnie z wybranymi pozycjami z list o takich samych nazwach na formatce grupującej dokumenty. Grupa elementów Zakres przetwarzania służy do określenia Od.../Do... jakiego numeru będą przetwarzane dokumenty. Zakres podpowiada się zawsze domyślnie od pierwszego dokumentu w danym miesiącu do dokumentu wybranego i zaznaczonego przez użytkownika. W polu Przepisanie do miesiąca innego niż miesiąc dokumentu źródłowego, korzystając z załączonej listy słownikowej, możemy ustawić miesiąc, do którego ma być dopisany dokument; domyślnie ustawiony jest miesiąc z którego dokument pochodzi. Jeśli w przetwarzanych dokumentach wystąpią błędy, np. brak będzie konta do którego wprowadzony ma być przetwarzany dekret to w polu Raport zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat a przetwarzanie dokumentów zostanie wstrzymane. Zaznaczenie znacznika Pomijaj błędy przy przetwarzaniu pozwoli na pomijanie dokumentów zawierających błędy (pozostaną nieprzetworzone) natomiast dokumenty o poprawnie zdefiniowanych dekretach zostaną przetworzone. Przetwarzanie dokumentów uruchamiamy przyciskiem Wykonaj. Po zakończonym przetwarzaniu naciskamy przycisk Zamknij. 5.6 Import Funkcja Import umożliwia zaimportowanie dokumentów z poprzednich znakowych wersji systemów takich jak Płace, Środki Trwałe, Gospodarka Materiałowa, Apteka. Wybranie pozycji menu spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku. Import dokumentów wykonuje się w dwóch etapach: 5-158

165 Dziennik 1. Wczytywanie danych 159 wciągnięcie danych do bufora systemu FK. 2. Import dokumentów 160 wciągnięcie danych z bufora systemu FK do dziennika dokumentów. Istnieje możliwość, że użytkownik nie będzie miał praw do modyfikacji dokumentów importu oraz do wczytywania danych. Wynika to z faktu iż wprowadzone są dodatkowe prawa do modyfikacji dokumentów importowych (dla dokumentów importowanych w formacie DBF) w systemie FK. UWAGA!!! Uprawnienie do importu z DBF: wyłącznie import z DBF - dotyczy przycisku Wczytywanie danych. Jeśli użytkownik nie posiada tego uprawnienia, wtedy przycisk ten jest nieaktywny przegląd danych zaimportowanych z DBF - uprawnienie dotyczące możliwości przeglądania importowanych dokumentów modyfikacja danych zaimportowanych z DBF - uprawnienie dotyczące możliwości modyfikacji importowanych dokumentów przepisanie danych zaimportowanych z DBF do Dziennika systemu FK - uprawnienie dotyczące możliwości procesu przenoszenia dokumentów do Dziennika systemu FK Wczytywanie danych Wybranie funkcji Wczytywanie danych uruchamia formatkę z wyborem źródła danych. Zawartość tej formatki jest określona w pliku FKK.INI w trakcie instalacji programu. Należy wybrać odpowiednią pozycję w tabeli i wybrać przycisk Wykonaj. W tym momencie zostaną wciągnięte dane do bufora. W przypadku wybrania wiersza Wskazana lokalizacja, na ekranie pojawi się formatka z możliwością wskazania położenia źródła danych. Na formatce powyższej należy określić dysk, na którym znajdują się dane (pole u dołu formatki).w lewej części okna widoczna jest struktura katalogów wybranego napędu. Na niej należy myszką wybrać odpowiedni katalog i następnie nacisnąć przycisk Wybierz

166 Dziennik Import dokumentów W funkcji Import dokumentów realizuje się faktyczne przepisanie importowanych dokumentów do dziennika programu FK. W powyższej tabeli należy wybrać dokumenty, które podlegają importowi. Należy także określić miesiąc, z którym mają być one związane w dzienniku systemu FK. Wybranie przycisku Importuj wybrane do miesiąca rozpocznie proces przenoszenia dokumentów do Dziennika systemu FK. Importowane dokumenty otrzymują w dzienniku FK kolejny numer w rejestrze. W polu Raport system wyświetla aktualnie przetwarzany dokument wskazując jednocześnie jaki numer w rejestrze zostanie mu nadany w systemie FK. Istnieje możliwość korekty importowanych dokumentów. Wybranie dokumentu i naciśnięcie klawisza Enter, umożliwia podgląd i modyfikację jego pozycji

167 Dziennik Aby modyfikować pozycje dokumentu należy nacisnąć przycisk (Edycja). Formatka zostanie przełączona wtedy w tryb edycji. Umożliwia to wprowadzanie zmian bezpośrednio w tabeli. Po zakończeniu modyfikacji należy wybrać przycisk (Zatwierdź). Uwaga: System nie pozwala wpisać w pozycjach dokumentu wartości nieobecnych w słownikach. Dlatego, jeżeli dla danej pozycji pewna wartość np. konto nie jest obecna w systemie FK, taka pozycja w dzienniku będzie miała wartość pustą. Zapis taki jest zatem możliwy, ale nie podlega zaksięgowaniu do momentu uzupełnienia. 5.7 Rozliczenia międzyokresowe kosztów Funkcja Rozliczenia międzyokresowe kosztów umożliwia przeglądanie oraz wprowadzanie nowych planów rozliczeń międzyokresowych oraz automatyczną generację dekretów przeksięgowujących te rozliczenia. Wybór podmenu spowoduje wyświetlenie poniższej formatki. Każda pozycja listy zawiera następujące informacje z nagłówka planu rozliczenia: symbol Planu rozliczenia międzyokresowego, Tytuł planu, Łączna Kwota do rozliczenia, Symbol konta 6, Symbol OPK, Koszt szczegółowy. W celu stworzenia nowego planu rozliczenia międzyokresowego wciskamy klawisz Nowy lub klawisz funkcyjny F5. Na ekranie pojawi się poniższa formatka

168 Dziennik Po wprowadzeniu kwoty, którą będziemy rozliczać, konta 6 oraz kartoteki OPK wraz z kosztem szczegółowym możemy przejść do ustalenia planu rozliczenia. Możliwa jest ręczna lub automatyczna generacja rat. W przypadku generacji automatycznej ustalamy, od jakiego miesiąca raty będą rozliczane (możliwy wybór tylko otwartego miesiąca księgowego), co ile miesięcy ma być generowana rata, łączna ilość rat oraz ewentualnie symbol zewnętrzny. Po wciśnięciu klawisza rozdziel zostanie wygenerowany pełny plan rozliczenia. Po wygenerowaniu rat możemy przejść do generacji dekretów rozliczeń międzyokresowych. W polu Dekrety wybieramy poprzez słownik lub wpisujemy z klawiatury rejestr dokumentów, w którym ewidencjonujemy rozliczenia. Jeśli chcemy stworzyć nowy dokument, w którym wygenerujemy rozliczenie możemy wcisnąć klawisz Nowy i utworzyć nagłówek dokumentu. Po wyborze rejestru w rozwijanej liście dostępne będą niezaksięgowane dokumenty danego rejestru. Wybierając właściwy dokument naciskamy klawisz Generuj. Po naciśnięciu klawisza w wybranym dokumencie pojawią się dekrety przeksięgowań międzyokresowych dla miesiąca, w którym wprowadzony był dokument. W momencie wykonywania generacji dekretów dla planów biorących udział w generacji ustawiany jest status Rozliczone dla pozycji, które zostały przeksięgowane, co zabezpiecza przed ponownym przypadkowym wykonaniem automatycznej generacji dekretów. W przypadku planów rozliczanych w okresie przekraczającym rok kalendarzowy istnieje możliwość zaimportowania planów do nowego roku księgowego. Służy do tego klawisz Import. Po wciśnięciu klawisza do nowo otwartego roku zostaną przeniesione raty planu przewidziane na tenże rok

169 Kartoteki systemu FK Rozdział 6 Kartoteki systemu FK Pod pozycja menu kartoteki znajduja sie wszystkie kartoteki systemu, a takze funkcje zwiazane transakcjami i rozrachunkami zwiazanymi z tymi kartotekami. W programie FK znajduja sie nastepujace kartoteki: Kartoteka kontrahentów analityka konta Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zakladana na okres jednego roku obrotowego dla kazdego ukladu bilansowego. Kartoteka pracowników analityka konta Pozostale rozrachunki z pracownikami, zakladana na okres jednego roku obrotowego dla kazdego ukladu bilansowego. Kartoteka osrodków powstawania kosztów (OPK) analityka kont Koszty wedlug typów dzialalnosci, zakladana na okres jednego roku obrotowego dla kazdego ukladu bilansowego. 6.1 Kontrahenci Z kontrahentami w systemie FK związane są następujące funkcje: 6-163

170 Kartoteki systemu FK Kartoteka Wszelkie operacje związane z kontrahentem są odwzorowane w jego kartotece. Kartoteki kontrahentów są prowadzone rocznie. Jeżeli w danym roku nie ma żadnych dokumentów związanych z danym klientem, nie musi być dla niego zakładana kartoteka. Wybór funkcji powoduje wyświetlenie tabelki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Lista wyświetlanych Kontrahentów może być zawężona poprzez zakładanie ograniczeń na 3 poziomach wyszukiwania. W każdym polu wyszukiwania można wybrać jedną z kolumn wg której chcemy ograniczyć wyświetlanie: Identyfikator, Nazwa, NIP, Miejscowość, Adres, Kod pocztowy, PESEL, Województwo, Kraj, Telefon, Fax, Konto bankowe, Cecha, Nazwa skrócona. Dodatkowo lista kartotek kontrahentów może być zawężona do kartotek z wybranej grupy kontrahentów (pole wyboru: Grupa kontrahentów) Ponadto zaznaczenie pola wyboru Pokaż przypisanie do grup widoczne na formatce, spowoduje, że w kolumnie Grupy kontrahentów wyświetlą się symbole grup, do których należą kartoteki kontrahentów. Z poziomu formatki Kartoteka Kontrahentów można uzyskać szczegółowe informacje dla wybranej z listy kartoteki. Realizowane jest to za pomocą przycisków: Stan kartoteki pozwala na przegląd bilansu otwarcia, obrotów oraz sald danej kartoteki. Dekrety kartoteki pozwala na przegląd dekretów wprowadzonych na kartotekę. Dane kontrahenta pozwala na podgląd danych katalogowych kontrahenta. Wystawione Noty pozwala na podgląd wystawionych not danej kartoteki. Przycisk ten aktywny jest tylko w momencie gdy parametr g_fk_brejestrnot ustawiony zostanie w module Administrator na wartość "1" co powoduje odnotowanie wystawionych not odsetkowych

171 Kartoteki systemu FK Dopisywanie nowej kartoteki kontrahenta Podczas tworzenia kartoteki kontrahenta, należy podać tylko dwie informacje: identyfikator kontrahenta z katalogu kontrahentów 170 dla którego zakładamy kartotekę, konto z księgi głownej 49 z którym ma być związana dana kartoteka. W obu przypadkach można się posłużyć słownikiem uruchamianym klawiszem F2. Wpisanie początku symbolu przed naciśnięciem klawisza F2 ograniczy ilość wyświetlanych wierszy, przyśpieszając wyszukiwanie właściwej informacji (podobnie jak wpisanie wartości w polu Szukaj patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ). W kartotece kontrahenta można znaleźć ślady wszelkich operacji, jakie są związane z wybranym kontrahentem w danym roku obrotowym Stan kartoteki Formularz na rysunku poniżej przedstawia stan kartoteki danego kontrahenta wynikający z księgowanych na nim dokumentów

172 Kartoteki systemu FK Stan kartoteki można oglądać narastająco od początku roku do dowolnego miesiąca (wybór z listy miesiąc). Na formularzu poza informacjami identyfikującymi kontrahenta przedstawione są następujące dane: Identyfikator oraz nazwa kontrahenta Bilans otwarcia Wn i Ma bilans otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty BO Wn i Ma obroty bilansu otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty poprzednie Wn i Ma obroty po stronie Wn i po stronie Ma, od początku roku do miesiąca poprzedzającego wybrany miesiąc dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Obroty miesiąca Wn i Ma obroty po stronie Wn i po stronie Ma z wybranego miesiąca dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Niezaksięgowane Wn i Ma w przypadku włączenia przełącznika Obroty Łącznie z niezaksięgowanymi pole to zawiera wszystkie obroty po stronie Wn i po stronie Ma z niezaksięgowanych dokumentów od początku roku do wybranego miesiąca włącznie, w przeciwnym wypadku pole to zawiera wartość zero, Obroty narastająco Wn i Ma pole to zawiera sumę obrotów po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Obroty narastająco Wn = obr poprzednie Wn + obr m-ca Wn + niezaksięgowane Wn, Obroty narastająco Ma = obr poprzednie Ma + obr mca Ma + niezaksięgowane Ma, Stan Wn i Ma pole to zawiera stan kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Stan Wn = Obroty BO Wn + Obroty narastająco Wn, Stan Ma = Obroty BO Ma + Obroty narastająco Ma, Saldo Wn i Ma pole to zawiera saldo kartoteki. Saldo dwustronne (z rozrach.) pozwala na przedstawienie salda kartoteki dwustronnie na podstawie sald rozrachunków., Zamknięcie konta Wn i Ma pole to zawiera obroty po stronie Wn i po stronie Ma wynikające z dokumentów wynikowych (zamykających konta), Zarówno dla obrotów jak i bilansu otwarcia dostępny jest na formatce przełącznik pozwalający oglądać stan kartoteki kontrahenta w dwóch wariantach: z uwzględnieniem dokumentów niezaksięgowanych, bez uwzględnienia dokumentów niezaksięgowanych, Na formatce przedstawiającej stan kartoteki dostępne są dodatkowo następujące funkcje: Kartoteka miesięcznie podgląd stanu kartoteki w układzie miesięcznym Dekrety kartoteki podgląd dokumentów związanych z daną kartoteką Transakcje kontrahenta podgląd transakcji związanych z daną kartoteką Księga główna 168 podgląd kont związanych z wybranym kontrahentem. Wystawione Noty podgląd wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych związanych z daną kartoteką kontrahenta

173 Kartoteki systemu FK Stan kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja ta pozwala wyświetlić stan kartoteki w rozbiciu na poszczególne miesiące. Poprzez wybranie przełącznika Łącznie z niezaksięgowanymi zostaną uwzględnione także obroty z dokumentów niezaksięgowanych. Z poziomu formularza możliwe jest wydrukowanie stanu kartoteki w układzie miesięcznym przycisk 6-167

174 Kartoteki systemu FK Transakcje Funkcja ta umożliwia podgląd wszystkich transakcji (rozrachunków) kontrahenta. Jej obsługa jest podobna jak w przypadku funkcji Transakcje 196 z tym, że wszystkie wiersze na tej formatce związane są z jedną konkretną kartoteką kontrahenta Konta związane z kartoteką kontrahenta Po użyciu przycisku Kartoteka Główna otwiera się formularz przedstawiający obroty i salda kont, na których były księgowania, związane z dana kartoteką. Obsługa tej funkcji jest podobna jak w przypadku funkcji Kartoteki konta

175 Kartoteki systemu FK Dekrety kontrahenta Funkcja ta pozwala wyświetlić wszystkie dokumenty związane z wybraną kartoteką. Jej obsługa jest identyczna jak w przypadku funkcji Obroty Konta Wystawione Noty Funkcja ta umożliwia przeglądanie wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych z poziomu wybranej kartoteki kontrahenta Dodatkowo z tego miejsca, dzięki przyciskowi Dekretacja jest możliwość generacji dekretów not odsetkowych, co powodować będzie wygenerowanie not w formacie pdf w rejestrze not w celu umożliwienia ich wydrukowania

176 Kartoteki systemu FK Katalog Lista wszystkich kontrahentów jest ciągła w latach i jest przechowywana w katalogu kontrahentów. Każda pozycja związana jest z jednym klientem i zawiera szczegółowe informacje na jego temat. Każdemu kontrahentowi nadawany jest unikalny identyfikator. Uwaga: Kontrahenta w systemie FK wprowadza się tylko raz w ciągu całej pracy z systemem. Lista wyświetlanych Kontrahentów może być zawężona poprzez zakładanie ograniczeń na 3 poziomach wyszukiwania. W każdym polu wyszukiwania można wybrać jedną z kolumn wg której chcemy ograniczyć wyświetlanie: Identyfikator, Nazwa, NIP, Miejscowość, Adres, Kod pocztowy, PESEL, Województwo, Kraj, Telefon, Fax, Konto bankowe, Cecha, Nazwa skrócona. Modyfikację katalogu realizuje się przy pomocy standardowych przycisków opisanych w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem

177 Kartoteki systemu FK Opis kolumn: Identyfikator unikalny identyfikator kontrahenta, generowany automatycznie przy dopisywaniu klienta do katalogu. System podpowiada zawsze ostatni numer kontrahenta w ramach danej cechy, Nazwa nawa kontrahenta, Adres, Miejscowość, Kod pocztowy, Województwo, Kraj informacje o adresie siedziby kontrahenta, NIP numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, PESEL numer identyfikacyjny kontrahenta będącego osobą fizyczną, Telefon, Fax numery kontaktowe, Kod banku, Nazwa banku, Konto bankowe w związku z tym, że system obsługuje kilka rachunków bankowych dla jednego kontrahenta system wyświetla kod banku, nazwę banku oraz konto bankowe zaznaczone dla danego kontrahenta jako główne (patrz wprowadzenie nowego kontrahenta), Cecha kod przypisanej kontrahentowi cechy np. dostawca, odbiorca itp. Kod cechy wybierany jest ze słownika cech kontrahentów 174 Dni do zapłaty liczba dni, o jaką standardowo odracza się płatność dla danego kontrahenta (dana wykorzystywana do podpowiedzi na dokumencie 32 przy wyliczaniu terminu płatności faktury). Wprowadzanie do systemu nowego kontrahenta realizowane jest przyciskiem wyświetlenie formatki przedstawionej na poniższym rysunku (Nowy). Spowoduje to 6-171

178 Kartoteki systemu FK Do wyświetlonych pół wprowadzamy: Cecha kod kod przypisanej kontrahentowi cechy, np. dostawca, odbiorca itp., Cechę można wybrać ze słownika cech kontrahentów 174 zdefiniowanego przez użytkownika klawisz F2 przy obecnym w tym polu fokusie, Uwaga: W przypadku określenia w parametrach systemu FK sposobu nadawania numeru kontrahenta/pracownika w ramach cechy system podczas dopisywania nowego kontrahenta/pracownika do katalogu, po wybraniu cechy automatycznie generuje następny numer kolejny w ramach wybranej cechy. Cecha opis pole automatycznie wypełniane po wyborze cechy kontrahenta, Identyfikator niepowtarzalny ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący danego kontrahenta, Nazwa nawa kontrahenta, Nazwa skrócona nazwa skrócona kontrahenta, Ulica nr, Kod pocztowy, Miejscowość, Województwo, Kraj informacje o adresie siedziby kontrahenta, Telefon, Fax numery kontaktowe, NIP PESEL REGON Rodzaj dokumentu, Numer dokumentu, Wydany przez, Data wydania dokument kontrahenta (dowód osobisty, paszport), Dni do zapłaty liczba dni, o jaką standardowo odracza się płatność dla danego kontrahenta, wartość wykorzystywana jest do określania terminu płatności dla dokumentów, Oświadczenie o fakturach bez podpisu dowolny tekst służący do wpisania oświadczenia o wystawieniu faktury bez podpisu na podstawie umowy z kontrahentem. Tekst ten jest wyświetlany w stopce faktury modułu Rejestr Sprzedaży Organ założycielski - pole pozwala przypisać kod oddziału założycielskiego ze słownika organów 6-172

179 Kartoteki systemu FK założycielskich (przypisanie wykorzystywane może być podczas definiowania grup kontrahentów) Rodzaj kontrahenta - pole pozwala przypisać rodzaj kontrahenta ze słownika rodzajów kontrahentów (przypisanie wykorzystywane może być podczas definiowania grup kontrahentów) Utwórz kartotekę kliknięcie na tej opcji spowoduje wyświetlenie znacznika, który informuje system o tym, że dla tego kontrahenta ma zostać stworzona kartoteka kontrahenta 164 w systemie FKK w której odwzorowane będą wszystkie operacje z nim związane, Opis dowolny komentarz dotyczący kontrahenta. Rachunki bankowe do tej tabelki wprowadzamy numery kont bankowych kontrahenta. Tabelka ma postać taką jak na rysunku poniżej. Dodawanie nowych kont bankowych realizuje się za pomocą przycisku (Dodaj). Wprowadzamy dane banku rozpoczynając od pola LK (liczba kontrolna). Następnie fokus przechodzi do pola Bank kod, w którym wpisujemy oddział banku (lub naciskając klawisz F2 wybieramy z wyświetlonej tabelki dwukrotnym kliknięciem). W polu Nr rachunku dopisujemy numer rachunku do wstawionego na początku tego pola oddziału banku. Pole Nazwa rach zostaje domyślnie wypełnione nazwą kontrahenta, którą można zmienić klikając na to pole. Pole Rodzaj kosztu umożliwia określenie struktury ewidencji rodzajowej kosztów w ujęciu syntetycznym. Pole Główny informuje system, że zdefiniowane konto jest głównym dla danego kontrahenta, jeżeli określono tylko jeden rachunek bankowy system automatycznie przy zatwierdzaniu danych kontrahenta ustawia ten rachunek jako rachunek główny

180 Kartoteki systemu FK Uwaga: System sprawdza poprawność numerów rachunków ze standardem IBAN. W przypadku gdy rachunek zostanie wprowadzony z błędem system wyświetli komunikat "Nieprawidłowy numer rachunku" Dodatkowo istnieje możliwość dopisania do wybranej grupy kontrahentów, nowo założonej kartoteki kontrahenta. Po zatwierdzeniu nowo założonej kartoteki kontrahenta (jeżeli użytkownik posiada prawo do modyfikacji zawartości grup), system wyświetla komunikat: Jeżeli użytkownik potwierdzi chęć dopisania do grup poprzez naciśnięcie przycisku Tak na wyświetlonym komunikacie, zostanie otwarty nowy formularz z listą grup kartotek: W formularzu tym znajdują się wskazania, do których grup ma zostać dopisana kartoteka Cechy Funkcja umożliwia edycję oraz przegląd słownika cech kontrahentów oraz pracowników 216.

181 Kartoteki systemu FK Słownik cech kontrahentów/pracowników pozwala podzielić klientów wg określonego kryterium np. dostawcy, odbiorcy, lub kontrahenci zewnętrzni, kontrahenci wewnętrzni itp. W przypadku określenia w parametrach nadawania numeru kontrahenta/pracownika w ramach cechy system FK podczas dopisywania nowego kontrahenta/pracownika do katalogu, po wybraniu cechy automatycznie generuje następny numer w ramach wybranej cechy. Dopisywanie nowej cechy odbywa się za pośrednictwem przycisku (Nowy) Nową cechę wyróżnia: Identyfikator - Unikalny symbol cechy Nazwa cechy - Dowolna zdefiniowana przez użytkownika nazwa Organy założycielskie Opcja pozwala na wprowadzanie i modyfikację organów założycielskich. Wpisy wykorzystać do dodatkowego opisu kontrahentów. Przypisanie w kontrahencie wykorzystane może być podczas definiowania grup kontrahentów Dialog do definiowania organów założycielskich

182 Kartoteki systemu FK Rodzaje kontrahentów Opcja pozwala na wprowadzanie i modyfikację rodzajów kontrahentów. Wpisy wykorzystać do dodatkowego opisu kontrahentów. Przypisanie w kontrahencie wykorzystane może być podczas definiowania grup kontrahentów Dialog do definiowania rodzajów kontrahentów

183 Kartoteki systemu FK Obroty i salda Funkcja ta wyświetla wszystkie kartoteki kontrahentów wraz z informacjami o ich stanie. Stan kartotek przedstawiony jest narastająco od początku roku do dowolnie wybranego miesiąca. Wszystkie informacje wyświetlone są w kolumnach tabeli. Grupa opcji Kontrahenci umożliwia wyświetlenie informacji tylko dla wybranych kontrahentów do pól Od, Do wprowadzamy numer kontrahenta wybierany z katalogu kontrahentów (klawisz F2). Grupa opcji Obroty pozwala wybrać Miesiąc, do którego mają być wyświetlone stany kartotek. Znacznik Razem z niezaksięgowanymi pozwala wyświetlić stan kartotek razem z dokumentami niezaksięgowanymi. Znacznik Saldo dwustronne (z rozrach.) pozwala na przedstawienie salda kartoteki dwustronnie na podstawie sald rozrachunków. Z listy Warunek użytkownik dokonuje wyboru jakie transakcje mają dotyczyć stanu kartotek: Zobowiązania, Należności, Wszystkie. Kolumny użytkownik może określić, jakie kolumny zostaną wyświetlone na formatce i wydrukowane w raporcie (obsługa listy kolumn została zawarta w rozdziale Okna w programie 13 ) Kryteria za pomocą odpowiednio zdefiniowanych kryteriów można dodatkowo zawęzić obszar poszukiwań (sposób budowania kryteriów opisany został w rozdziale Okna w programie 13 ) Wybranie przycisku Drukuj spowoduje wyświetlenie dialogu na którym użytkownik dokonuje wyboru na jakie urządzenie zostanie przesłany raport opis obsługi dialogu został zawarty w rozdziale Okna w programie

184 Kartoteki systemu FK Kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja stan kartotek kontrahentów w układzie Miesięcznym pozwala oglądać obroty wszystkich kartotek kontrahentów w rozbiciu na miesiące, kwartały, półrocza lub dla całego roku w kolumnach z rozbiciem na obroty strony winien i ma. Możliwy jest dowolny wybór okresów poprzez definiowany wybór kolumn. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/ Łącznie z niezaksięgowanymi. Dodatkowo istnieje wybór kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ). Istnieje możliwość wydrukowania stanu wszystkich kartotek kontrahentów w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 )

185 Kartoteki systemu FK Wykaz stanu kartoteki Funkcja wykaz stanu kartotek pozwala wydrukować zapisy analityczne na kartotekach z podziałem na miesiące z rozbiciem na obroty strony winien i ma.. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/łącznie z niezaksięgowanymi. Wydruk stanu kartotek można definiować, tzn. można określić dla jakiego miesiąca ma być wykonany, czy uwzględniać miesiące poprzedni i czy robić podsumy po miesiącach. Można również określić czy mają być drukowane informacje o dokumentach, czy saldo kartotek ma być dwustronne oraz czy mają być podsumy po kontach. Dodatkowo wydruk można zawęzić do określonych kartotek (od -do). Definicję wydruku można zapisać używając standardowej ikony Dodaj, podając nazwę zestawienia oraz naciskając przycisk Zatwierdź. Chcąc wydrukować stan kartotek należy skorzystać ze standardowej ikony Drukuj

186 Kartoteki systemu FK Grupy kartotek Formularz przedstawia listę zdefiniowanych przez użytkownika grup kontrahentów. Funkcja Grupy kontrahentów umożliwia użytkownikowi w dowolny sposób pogrupowanie istniejących już w systemie kartotek kontrahentów 164. W przykładowym oknie na rysunku powyżej utworzono dwie grupy: Odbiorcy oraz Dostawcy. Z poziomu formatki Słownik Grup Kontrahentów można uzyskać szczegółowe informacje dla wybranej z listy grupy. Realizowane jest to za pomocą przycisków: Stan Grupy pozwala na przegląd bilansu otwarcia, obrotów oraz sald danej grupy. Miesięcznie podgląd stanu grupy w układzie miesięcznym. Obroty grupy pozwala na przegląd dekretów grupy. Kontrahenci w grupie - pozwala na podgląd oraz edycję kartotek wchodzących w skład danej grupy. Definiowanie nowej grupy kontrahentów realizowane jest poprzez przycisk (Nowy)

187 Kartoteki systemu FK Nową grupę kontrahentów wyróżnia: Identyfikator - Unikalny symbol grupy Nazwa grupy - Dowolna zdefiniowana przez użytkownika nazwa Stan_grupy Formularz na rysunku poniżej przedstawia stan grupy kartotek wynikający z księgowanych na niej dokumentów. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku formularza Stan kartoteki kontrahenta

188 Kartoteki systemu FK Stan_grupy_miesiecznie Funkcja ta pozwala wyświetlić stan grupy kartotek w rozbiciu na poszczególne miesiące. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku formularza Stan kartoteki w układzie miesięcznym Dekrety_grupy Funkcja ta pozwala wyświetlić wszystkie dokumenty związane z wybraną grupą kartotek. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku okna Dekrety kartoteki kontrahenta

189 Kartoteki systemu FK kontrahenci_w_grupie Przegląd i modyfikacje zawartości grupy kartotek realizowane są przez funkcje uruchamiane przyciskiem Kontrahenci w grupie Dopisywanie kartotek do grupy realizuje się poprzez ich wybór z listy wszystkich kartotek zdefiniowanych dla danego układu bilansowego. Dopisanie kontrahenta do danej grupy następuje po naciśnięciu przycisku (Dodaj). Wybór kartoteki, którą program ma dodać do grupy dokonujemy z Kartoteki kontrahentów 164 wybranego układu bilansowego. Klikając przycisk (Dodaj) wyświetlona zostaje tabelka z kartotekami. Naciśnięcie przycisku (Edycja) pozwoli zaznaczyć kartoteki do przeniesienia. Zaznaczenie odbywa się przez dwukrotne kliknięcie na wybranej kartotece (po lewej stronie kolumny Symbol pojawi się znacznik. Korzystając z paska narzędzi (Wyszukiwanie, Kolejność, Warunki) możemy ograniczyć ilość wyświetlanych pozycji. Przyciski Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwala zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie pozycje spełniające warunki określone na pasku narzędzi. Zatwierdzenie wyboru (przycisk Zatwierdź) i zamknięcie okna Wybór kontrahentów do grupy Kontrahentów spowoduje przeniesienie wybranych kont na formatkę Przynależność Kontrahentów do grupy Pisma W systemie FK istnieje możliwość drukowania dwóch typów pism wysyłanych do kontrahentów/pracowników związanych z prowadzonymi rozrachunkami: 1. Potwierdzenie sald 2. Wezwanie do zapłaty 6-183

190 Kartoteki systemu FK Potwierdzenie sald Za pomocą tej funkcji użytkownik może zredagować pisma Potwierdzenie sald. Wybór opcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej Grupa pól Kontrahenci służy do określenia, dla jakich kontrahentów zostaną wydrukowane wezwania przedział od...do. W zależności od wyboru pozycji na liście Kolejność (wg kodu, wg nazwy) do pól Zakres od...do wstawia się nazwy lub kody kontrahentów (wybór kontrahentów za pomocą klawisza F2). Znacznik Salda zerowe pozwala wydrukować dokument potwierdzenia salda dla kontrahentów z którymi nie było obrotów. Grupa pól Saldo służy do określenia, na jaki dzień będzie obliczone saldo (na dzień), jaka data ma być brana pod uwagę przy obliczaniu salda (wg daty: wpływu, operacji, miesiąca zaksięgowania). Pole Podstawa prawna służy do wpisania odpowiedniego komentarza. Znacznik Czy z podziałem na miesiące pozwala wydrukować dokumenty podzielone na miesiące. Grupa Opcje wydruku służy do określenia, w jaki sposób mają być drukowane odcinki: jeden odcinek na stronę / dwa odcinki na stronę. Znaczniki Drukuj jeden odcinek i Wydruk dwustronny są aktywne tylko przy wyborze opcji Jeden odcinek na stronie. Znacznik Drukuj jeden odcinek pozwala na drukowanie tylko odcinka A potwierdzenia salda. Znacznik Wydruk dwustronny pozwala na dwustronne drukowanie potwierdzenia sald, jednak wydruk taki możliwy jest tylko na drukarce posiadającej opcje wydruku dwustronnego. Znacznik Dopasuj szablon pozwala na przeformatowanie wydruku i dopasowanie go do rodzaju papieru, na którym wykonujemy wydruk (kartka A4 lub papier składanka). Dla konta pole słownikowane kontami z księgi głównej, program wydrukuje dokumenty tylko dla wybranego konta (jeśli pole pozostanie puste wydrukują się wszystkie dokumenty dla wcześniej określonych kontrahentów), Grupa Szczegółowość wydruku pozwala wydrukować dokumenty z wyszczególnieniem: transakcji do transakcji dokumentów do dokumentów lub obroty razem (dla tej opcji jest możliwość wydrukowania wyłącznie salda - opcja Tylko saldo)

191 Kartoteki systemu FK Grupa Transakcje pozwala ustalić, dla jakich transakcji będzie liczone saldo Warunki: nierozliczone, rozliczone, wszystkie; wg jakiej kolejności będą drukowane Kolejność: wg identyfikatora, wg daty faktury, Znacznik Z podziałem na konta pozwala drukować potwierdzenia bez podziału na konta. Grupa Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wydruk potwierdzenia sald dla rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas co pozwala np. na wydruk tylko dla rozrachunków związanych z zapisami na konta bilansowe z wyłączeniem rozrachunków związanych z zapisami na konta pozabilansowe. Grupa Komentarz/stopka służy do określenia, komentarze pojawią się na potwierdzeniu, znacznik Stopka informuje system czy użytkownik życzy sobie umieścić stopkę w potwierdzeniu czy też nie. Lista Drukuj nr faktury z służy do określenia, jaki symbol będzie obecny na wydruku: Numer odręczny, Symbol zewnętrzny. Pola Komentarz i Stopka mogą być dowolnie formatowane. Aby przejść do kolejnej linii zestawienia należy nacisnąć klawisze Ctrl+Enter. W przypadku zmiany podstawy prawnej, komentarza lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu na którym użytkownik dokonuje wyboru miejsca przeznaczenia wydruku. Przykładowy wydruk potwierdzenia sald ma postać: UWAGA!!! Dodatkowo istnieje możliwość opcjonalnego przestawienia na odcinku B kwot w potwierdzeniu sald (by kwota Wn stała się kwotą Ma, a kwota Ma kwotą Wn). Możliwe jest to, gdy wartość domyślna ("0") parametru g_fk_bpsldodcbkwodwr, zostanie zmieniona na wartość "1". Zmiana wartości parametru 6-185

192 Kartoteki systemu FK powoduje odwrócenia kwot na odcinku B potwierdzenia sald. Przykładowy wydruk odwrócenia kwot na odcinku B potwierdzenia sald ma postać: Wezwanie do zapłaty Za pomocą tej opcji użytkownik może zredagować Wezwanie do zapłaty, Przedsądowe wezwanie do zapłaty, Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty. Wybór jednej z funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej (formularz dla Wezwania do zapłaty obsługa dla pozostałych opcji jest identyczna). W przypadku zmiany nagłówka lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Możliwe jest również drukowanie wezwań do zapłaty tylko dla transakcji, których termin płatności jest większy lub równy od ustalonego przez nas terminu. Możliwe jest to przez wpisanie ilości dni w polu Dni po terminie >=

193 Kartoteki systemu FK Grupa opcji Kontrahenci służy do określenia, dla jakich kontrahentów zostaną wydrukowane wezwania przedział od...do. W zależności od wyboru pozycji na liście Kolejność (wg kodu, wg nazwy) do pól Zakres od...do wstawia się nazwy lub kody kontrahentów

194 Kartoteki systemu FK Grupa pól Saldo służy do określenia, na jaki dzień będzie obliczone saldo (na dzień), jaka data ma być brana pod uwagę przy obliczaniu salda (wg daty: wpływu, operacji, miesiąca zaksięgowania). Znacznik Z odsetkami spowoduje wydrukowanie wezwania razem z naliczonymi odsetkami na wydruku osobna kolumna. Grupa Opis kwot służy do zmiany standardowych opisów kwot Wn oraz MA na wydruku wezwania do zapłaty. Grupa Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wydruk wezwania do zapłaty dla rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas co pozwala np. na wydruk tylko dla rozrachunków związanych z zapisami na konta bilansowe z wyłączeniem rozrachunków związanych z zapisami na konta pozabilansowe. Grupa Opcje wydruku służy do określenia, w jaki sposób mają być drukowane odcinki: jeden odcinek na stronę / dwa odcinki na stronę. Znacznik Dopasuj szablon pozwala na przeformatowanie wydruku i dopasowanie go do rodzaju papieru, na którym wykonujemy wydruk (kartka A4 lub papier składanka). Znacznik Drukuj szczegóły pozwala na wydruk wezwania do zapłaty bez szczegółów w postaci listy transakcji. Lista Drukuj nr faktury z służy do określenia, jaki symbol będzie obecny na wydruku: Numer odręczny, Symbol zewnętrzny. Grupa Transakcje pozwala ustalić, dla jakich transakcji będzie liczone saldo Warunki nierozliczone, rozliczone, wszystkie; wg jakiej kolejności będą drukowane Kolejność: wg identyfikatora, wg daty faktury. Grupa Drukowane daty pozwala określić jakie daty mają być uwzględnione na wydruku. Do pola Konto bankowe należy wprowadzić konto, na które powinna wpłynąć należność wybór konta ze słownika Banki użytkownika. Dla konta pole słownikowane kontami z księgi głównej, program wydrukuje dokumenty tylko dla wybranego konta (jeśli pole pozostanie puste wydrukują się wszystkie dokumenty dla wcześniej określonych kontrahentów), Nagłówek tekst znajdujący się w polu znajdzie się w nagłówku wezwania. Uwaga!!! W nagłówku okna Wezwanie do zapłaty, użytkownik ma możliwość użycia następujących zmiennych: <<NR_RACH>> - numer rachunku bankowego użytkownika <<JEDN_NAZWA>> - nazwa jednostki (układu bilansowego) <<KWOTA_WEZW>> - kwota wezwania dla kontrahenta <<KWOTA_WEZW_SLOWNIE>> - kwota wezwania słownie <<ODSETKI_DATA>> - data wg której naliczane odsetki <<KWOTA_ODSET>> - kwota odsetek Zmienne dla windykacji <<WYROK_DATA>> - data wyroku <<WYROK_SYGN_AKT>> - sygnatura akt dla wyroku <<WYROK_SAD>> - nazwa sądu <<WYROK_KOSZT_PROCES>> - koszty procesu <<KL_WYKON_DATA>> - data klauzuli wymagalności Stopka tekst znajdujący się w polu znajdzie się w stopce wezwania. Odsetki - tekst dołączany do stopki w przypadku wydruku wraz z odsetkami. W przypadku zmiany nagłówka lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Pola Stopka i Nagłówek mogą być dowolnie formatowane. Aby przejść do kolejnej linii zestawienia należy nacisnąć klawisze Ctrl+Enter. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź

195 Kartoteki systemu FK Wydruk Wezwanie do zapłaty może być wykonany z dokładnością do konkretnych transakcji kontrahentów. Aby umożliwić wybór transakcji należy w oknie Wezwanie do zapłaty zaznaczyć opcję Ręczny Wybór Transakcji Aktywna staje się zakładka Lista transakcji przedstawiona na rysunku poniżej. Wyboru transakcji dokonuje się przez dwukrotne kliknięcie na wybranej pozycji listy (po lewej stronie kolumny Identyfikator pojawi się znacznik.) Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik dokonuje wyboru miejsca przeznaczenia wydruku Cesje wierzytelności W systemie FK istnieje możliwość prowadzenia rejestru cesji oraz wykonywania ich przeksięgowań Rejestr cesji W programie cesje wierzytelności są dostępne w rejestrze cesji. Aby wprowadzić do systemu dane o nowej cesji należy przycisnąć przycisk wyświetlenie formatki przedstawionej na poniższym rysunku. (Nowy). Spowoduje to 6-189

196 Kartoteki systemu FK Należy wypełnić numer cesji oraz z rozwijanej listy ustalić Rodzaj cesji (jednokrotna, stała, do kwoty) Ze słownika (klawisz F2) należy określić dane cedenta i cesjonariusza. Istnieje również możliwość automatycznego tworzenia podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Ponadto można skonfigurować identyfikator transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję oraz ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Opis dekretu pozwala na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję. W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi 193, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych należy cesję zatwierdzić. Dla wprowadzonej cesji możemy wykonać przeksięgowanie wierzytelności. Możliwe jest to poprzez wciśnięcie klawisza Przeksięguj wierzytelności 192. Dla takiego przeksięgowania ściągane są bezpośrednio dane cedenta i cesjonariusza. Wprowadzenie pozostałych danych został opisany w rozdziale Przeksięgowanie wierzytelności 192. Po opuszczeniu powyższej formatki możemy podejrzeć dokumenty przeksięgowań w ramach wybranej cesji. Należy w tym celu skorzystać z klawisza Przeksięgowania. Na ekranie pojawi nam się poniższa formatka

197 Kartoteki systemu FK Przyciski,, umożliwiają podgląd, edycję i usuwanie danych przyciski wywołują nowy formularz (dialog), na którym dostępne są przyciski edycji danych, usuwania, zatwierdzenia i wyjście. Edycja lub usuwanie danych możliwe jest wyłącznie dla użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienie (nowe prawa) oraz wyłącznie dla przeksięgowań zarejestrowanych w dokumentach dziennika FK o statusie wprowadzony (zatwierdzony dokument lub dokument zaksięgowany wyklucza możliwość wykonania operacji) Edycja dotyczy wyłącznie kwoty (kwota większa od zera a mniejsza od pierwotnej kwoty przeksięgowania)

198 Kartoteki systemu FK Przeksięgowanie wierzytelności Podczas wprowadzania nowych przeksięgowań na ekranie pojawia nam się formatka pozwalająca na wybór kontrahenta przekazującego wierzytelności. Ilość wyświetlanych kontrahentów możemy za pomocą pola Warunki zawęzić do tych, którzy posiadają aktywne cesje. Wybór kontrahenta z listy powoduje wyświetlenie poniższej formatki. Pole Opis dekretu pozwalają na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję W przypadku aktywnych cesji możliwe jest ściągnięcie opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta pod warunkiem wcześniejszego wprowadzenia tych danych do rejestru cesji. Ściągane są również dane cesjonariusza. W polu Dokument przeksięgowujący należy wybrać rejestr dokumentów oraz numer dokumentu, w którym zapisane zostaną dekrety przeksięgowujące. W przypadku gdy chcemy wprowadzić nowy dokument, w którym dokonane zostanie przeksięgowanie możemy skorzystać z klawisza Nowy. W przypadku ręcznego wprowadzania opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta możliwe jest podglądanie na bieżąco wprowadzanych danych poprzez klawisz Uzupełnij dane. Zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje wygenerowanie dekretów przeksięgowujących. Chcąc wybrać wszystkie transakcje możemy skorzystać przycisku Zaznacz/Odznacz. Suma wybranych transakcji widoczna jest w polu Suma

199 Kartoteki systemu FK Szablony podpowiedzi W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po wybraniu z listy menu pozycji Szablony podpowiedzi na ekranie pojawi się nam poniższa formatka. Wprowadzenie nowego szablonu możliwe jest poprzez wciśnięcie klawisza funkcyjnego F5 lub wciśnięcie klawisza Nowy co spowoduje pojawienie się poniższej formatki. Pole Opis dekretu pozwalają na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję

200 Kartoteki systemu FK Typy cesji Słownik Typów cesji pozwala na dowolne klasyfikowanie cesji w zależności od przyjętych przez nas kryteriów. Po wyborze tej funkcji na ekranie pojawi się formatka jak na poniższym rysunku. Dodanie nowej pozycji do słownika możliwe jest przez klawisz funkcyjny F5. Na ekranie pojawi się poniższa formatka, na której wprowadzamy kod typu cesji, jej nazwę oraz opis

201 Kartoteki systemu FK Wykaz rejestru cesji Funkcja Wykaz rejestru cesji pozwala na przegląd informacji wprowadzonych w rejestrze cesji wykonanych w ramach cesji przeksięgowań wierzytelności oraz Istnieje możliwość wyboru kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ). Wydruk przygotowanego wykazu wykonuje sie poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ) Wykaz Funkcja pozwala wydrukować zdefiniowany przez użytkownika wykaz kontrahentów zapisanych w systemie. Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Wyboru kontrahentów można dokonać bezpośrednio z listy (dla pól Kontrahenci Od...Do) lub budując odpowiednie kryteria. Dodatkowo istnieje wybór kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 )

202 Kartoteki systemu FK 6.2 Transakcje Transakcją nazywa się w programie wyróżnione przez użytkownika grupy dekretów, zazwyczaj skojarzonych z tymi samymi operacjami kupna i sprzedaży. Wybrane pozycje z zarejestrowanych w programie dokumentów można pogrupować w ramach określonego rozrachunku (np. faktura i kolejne zapłaty tej faktury, zarejestrowane w kilku różnych dokumentach mogą utworzyć jeden rozrachunek). Rozrachunek jest tworzony automatycznie w momencie, kiedy zostanie wprowadzona pierwsza pozycja nowego dokumentu, w którym wyróżniono konto z włączoną cechą kartotekowe i rozrachunkowe 51, oraz w którym określono odpowiednią kartotekę kontrahenta i identyfikator transakcji. Również dopisywanie kolejnych pozycji do istniejącego już rozrachunku następuje automatycznie poprzez wskazanie w pozycji tworzonego dokumentu identyfikatora transakcji, której ma on dotyczyć. Kojarzenie pozycji do rozrachunków dotyczy wszystkich dokumentów zarejestrowanych w programie - zaksięgowanych i niezaksięgowanych, bieżących i zadekretowanych do przodu a także z dokumentów BO. Każda zmiana w pozycji dokumentu umieszczonej w rozrachunku (poprawienie kwoty, konta, usunięcie pozycji) ma natychmiastowe odzwierciedlenie w stanie rozrachunku. Kolejny rozrachunek powstaje w momencie rejestracji pierwszego dokumentu związanego z danym rozrachunkiem (np. faktury, która będzie rozliczana przy pomocy rozrachunku). Wyróżnikiem rozrachunku jest identyfikator i konto, którego dotyczy rozrachunek W systemie FK przegląd transakcji podzielono wg funkcji na nich wykonywanych. Wybór któregoś z trzech pierwszych pozycji menu tzn. Zobowiązania, Należności, Wszystkie, spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Wybór którejś z wymienionych opcji menu spowoduje automatyczny wybór odpowiedniej pozycji listy Transakcje i wyświetlenie rozrachunków z uwzględnieniem tego kryterium. Po uruchomieniu funkcji na ekranie ukazuje się lista wprowadzonych dotychczas rozrachunków. Podczas przeglądania listy rozrachunków mamy udostępnione następujące informacje: 6-196

203 Kartoteki systemu FK Kod kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Kod transakcji, Konto rozrachunku, Kwota Wn, Kwota Ma, Saldo rozrachunku Wn-Ma, Data wpływu, Data wystawienia, Data operacji, Data płatności, Data zapłaty Na liście tej można wyszukać interesujący nas rozrachunek kierując się odpowiednimi kryteriami: Pola Kontrahent od...do służą do określenie dla jakich kontrahentów należy wyświetlić rozrachunki (wybór kontrahentów ze słownika kontrahentów klawiszem F2), lista Transakcje pozwala wybrać określone rozrachunki: Nierozliczone, Rozliczone, Zobowiązania, Należności, Wszystkie wybranie pozycji spowoduje wyświetlenie wszystkich rozrachunków. Dodatkowo istnieje możliwość określenia okresu jakiego dotyczą transakcje: Wszystkie Z bieżacego roku Z poprzednich lat (BO) Kolejność wybierając odpowiednią pozycję na liście spowoduje uszeregowanie tabelki według wybranej pozycji, Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wybór rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas. Miesiąc zaznaczenie określonych pozycji spowoduje wybór tylko transakcji wprowadzonych w wybranych miesiącach księgowych. Kryterium Zakres wg dat pozwala określić górną i dolną granicę następujących dat: Daty wpływu, Daty faktury, Daty płatności. Daty zapłaty Wymagane na dzień wprowadzenie daty spowoduje wyświetlenie tylko tych rozrachunków, dla których data płatności jest mniejsza od wpisanej, Saldo końcowe transakcji zaznaczenie znacznika spowoduje uwzględnienie wpływu kryterium dat na saldo wyświetlanych transakcji. Umożliwia to różnego rodzaju symulacje np. dowolny wstecz stan rozrachunków. Nie zostaną uwzględnione w tym przypadku pozycje wprowadzone po zadanej wstecz dacie i rozliczające już istniejące transakcje. Włączenie znacznika spowoduje uwzględnienie zapłat dokonanych po tej dacie. Dni po terminie >= - możliwe jest również drukowanie transakcji przeterminowanych, których termin płatności przekroczył określoną ilość dni. Sekcja Wydruk przy zaznaczonej opcji Suma wg kolejności pozwala na tworzenie podsum w zależności od ustawienia kolejności w polu Kolejność. W rozwijanej liście Podsuma wg: dostępne są filtry dostępne również w polu Kolejność bez aktualnie wybranego w tym polu

204 Kartoteki systemu FK Przykład: Aby uzyskać wydruk transakcji w kolejności wg kontrahenta z podsumami wg identyfikatora transakcji związanej z danym kontrahentem należy w polu Kolejność wybrać wg Kontrahenta i po zaznaczeniu znacznika Suma wg kolejności należy z listy Podsuma wg wybrać pozycję wg transakcji. Wybranie znacznika Tylko sumy pozwala na wydrukowanie tylko i wyłącznie podsumowań dla wybranego w liście Kolejność filtru. Wybranie znacznika Tylko wybrane pozwala na wydrukowanie tylko i wyłącznie tych danych, które zostaną wybrane przez użytkownika w tabeli danych. Wybranie któregokolwiek z kryteriów należy zatwierdzić przyciskiem Wykonaj lub (Znajdź). Każda pozycja rozrachunku odpowiada pewnej pozycji dokumentu dziennika. Dokument opisany jest przez rok, miesiąc i symbol dowodu. Bardziej szczegółowe informacje o rozrachunku możemy uzyskać, ustawiając kursor na pozycji wybranego rozrachunku i naciskając przycisk Dokumenty transakcji. Prezentowane są wówczas pozycje dokumentów skojarzone z danym rozrachunkiem. Informacje o dokumentach transakcji można wydrukować klikając przycisk Wydruk. Spowoduje to wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik wybiera miejsce przeznaczenia dla raportu. Przycisk Dokument pozwala na wyświetlenie całego dokumentu zawierającego wskazaną pozycję. Przycisk Rezerwy dostępny dla należności pozwala określać oraz księgować rezerwy dla transakcji

205 Kartoteki systemu FK Wykaz Opcja pozwala użytkownikowi zdefiniować zapisać i wykorzystywać wielokrotnie raz zdefiniowany raport dla rozrachunków. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Sposób definiowania raportu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 5. W kolumnach wykazu transakcji jest możliwość użycia następujących funkcji: Funkcja Opis nfprocent15(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej do 15 dni (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprocent30(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 15 do 30 dni (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprocent3m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 30 dni do 3 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprocent6m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej do 6 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprocent12m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 6 do 12 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprocentpo12m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej powyżej 12miesięcy (Rezerwy dla transakcji 200 ) nfprzetermimn(nod,ndo) Funkcja zwraca saldo transakcji, jeżeli transakcja przeterminowana w zakresie dni podanych jako parametry funkcji: nod - dolna granica zakres przeterminowania wyrażona w dniach ndo - górna granica zakresu przeterminowania wyrażona w dniach nfrezerwa(nod,ndo,nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej w zakresie dni określonych parametrami nod, ndo 6-199

206 Kartoteki systemu FK Rezerwy dla transakcji System umożliwia podział należności wymagalnych na progi wymagalności określone definiowanym dla każdego progu przedziałem dni przeterminowania spłaty należności. Wymaga to odpowiedniej konstrukcji wykazu definiowanego z należności, np. tak, jak przedstawiono poniżej: W wykazie tym korzystać można z predefiniowanych kolumn podziału (tak jak na formatce powyżej) lub korzystać z dostepnych dla wykazu transakcji funkcji 199. Prawidłowy podział należności na odpowiednie przedziały wymaga podania odpowiedniej daty w polu Przeterminowane na dzień. Ilość dni przeterminowania jest liczona od daty płatności należności do daty podanej w tym polu, w szczególności może to być data bieżąca, jeśli taka zostanie wpisana, może to być również dowolna data wstecz lub wprzód. Do każdego przedziału należności wymagalnych można przypisać procentowy wskaźnik naliczania rezerw na wypadek nieściągalności rezerwy w celu przedstawienia prawidłowego obrazu bilansowego należności. Takie przypisanie możliwe jest do uzyskania w tym samym miejscu systemu co wiekowanie należności czyli w wykazach definiowanych z należności. Podobnie jak dla wykazu wiekowania należności w polu Przeterminowane na dzień należy podać datę, w stosunku do której ma być liczona ilość dni przeterminowania, a co jest z tym związane naliczana rezerwa

207 Kartoteki systemu FK W tym przypadku korzystać należy z funkcji dostępnych dla kolumn wykazu (funkcji dla predefiniowanego podziału lub funkcji dla dowolnego podziału). Mechanizm naliczania rezerw dostępny jest nie tylko w formie odpowiedniego wykazu, ale także jako mechanizm automatycznego tworzenia dokumentu księgowego, w którym naliczone rezerwy mogą być księgowane na kontach wg zdefiniowanego wzorca. Analogicznie, w przypadku spłaty należności przez klienta określona rezerwa może zostać rozwiązana. Odpowiedzialne są za to funkcje naliczania 202 i rozwiązywania rezerw 203. Funkcje te działają w oparciu o aktualne stany transakcji (należności) z kontrahentami dostępne są po wybraniu opcji Rezerwy na formularzu transakcji. Naliczenie rezerw i zaksięgowanie rezerw wymaga wykonania kolejno odpowiednich czynności: wybranie i zaznaczenie na liście należności tych, dla których mają być naliczone rezerwy zdefiniowanie wzorca naliczania rezerw oraz wygenerowanie dekretów (funkcja Księgowanie rezerw 202 ) ewentualna modyfikacja w dzienniku FK i zaksięgowanie utworzonego automatycznie dokumentu dekretującego naliczone rezerwy. Modyfikacje w tym dokumencie są automatycznie synchronizowane z zapisami w tabeli rezerw bieżących

208 Kartoteki systemu FK Księgowanie rezerw Opcja pozwala na tworzenie dokumentu księgowego, w którym naliczone rezerwy mogą być księgowane na kontach wg zdefiniowanego wzorca. Wybranie opcji powoduje wyświetlenie formularza na którym można określić sposób (wzorzec) księgowania. Każdy zdefiniowany wzorzec może zostać zapisany pod odpowiednia nazwą jako zestawienie do wielokrotnego używania. Wygenerowanie dokumentu przy użyciu mechanizmu Generuj powoduje zadekretownanie rezerw zgodnie z określonym wzorcem. Mechanizm ten działa analogicznie jak w przypadku automatycznego generowania not odsetkowych. Powoduje on, że po wybraniu utworzonego wcześniej dokumentu w dzienniku systemu Finansowo Księgowego (lub utworzonego za pomocą funkcji Nowy) w dokumencie tym pojawią się księgowe zapisy uwzględniające naliczenie rezerw dla wybranych na liście transakcji należności. Generacja zapisów księgowych odbywa się zgodnie z przedstawionym poniżej schematem: Dla wszystkich należności związanych z kontem podanych we wzorcu w polu Konto (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ), w pierwszej kolejności rozwiązywane są założone wcześniej rezerwy (zgodnie z opisem Rozwiązanie rezerw 203 ), a następne zakładane są nowe. Rezerwy te dekretowane są automatycznie po stronie MA na konto podane we wzorcu w polu Konto Rezerw (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ). Jednocześnie zapis przeciwstawny powstanie na koncie podanym we wzorcu jako Konto WN (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ). We wzorcu można podawać wiele kont związanych z saldem głównym transakcji i wiele kont, na których należy tworzyć rezerwy dla tych transakcji. Dla podanego powyżej przykładu dla każdej należności powstanie więc zapis księgowy: 1. naliczona kwota rezerwy MA konto: 280 (dodatkowo: transakcja dla odpowiedniego kontrahenta) 2. naliczona kwota rezerwy WN konto: 762 W przypadku prowadzenia zbiorczych kont rozrachunków z kontrahentami istotne jest, że jednocześnie z dekretem na Koncie Rezerw powstaje odpowiedni rozrachunek na tym koncie związany z konkretnym kontrahentem. W przypadku prowadzenia kont rozrachunkowych oddzielnie dla każdego kontrahenta możliwe jest podanie we wzorcu schematu związanego z budową konta, np <kod kontrahenta>. Ponieważ na koncie rezerw również powstają rozrachunki zmniejszające bilansowo saldo należności (czyli po przeciwnej stronie niż należności) niezwykle istotny staje się taki przegląd listy transakcji, aby osoby zajmujące się obsługą zobowiązań nie musiały oglądać w liście zobowiązań do obsłużenia (np. w formie 6-202

209 Kartoteki systemu FK realizacji przelewów bankowych) pseudozobowiązań wynikających z naliczonych rezerw. Dlatego też zaleca się, aby dla tych osób utworzyć niezależny widok listy transakcji w formie odpowiedniego zestawienia, wykorzystującego możliwość odfiltrowania rezerw poprzez wyeliminowanie z widoku transakcji tych, które dotyczą konta rezerw. Jednocześnie z zapisami w dzienniku FK i na liście transakcji powstają tzw. zapisy rezerw bieżących w tabeli rezerw bieżących dostępnej w opcji Przegląd rezerw 204. Wszystkie modyfikacje wykonywane w dokumencie dziennika FK są automatycznie przenoszone do tabeli rezerw bieżących, a więc zapisy w dzienniku FK są nadrzędne i spójne z zapisami w tej tabeli. W tabeli rezerw bieżących nie ma możliwości modyfikacji zapisów, jest natomiast możliwe realizowanie wydruków i wykazów do arkusza kalkulacyjnego Excel Rozwiązywanie rezerw Opcja pozwala na rozwiązanie rezerw i zaksięgowanie dekretów opisujących rozwiązanie rezerwy. Wygenerowanie dokumentu przy użyciu mechanizmu Generuj, dostępnego na formatce przedstawionej powyżej. Mechanizm ten działa analogicznie jak w przypadku automatycznego naliczania rezerw. Powoduje on, że po wybraniu utworzonego wcześniej dokumentu w dzienniku systemu Finansowo Księgowego (lub utworzonego za pomocą funkcji Nowy) w dokumencie tym pojawią się księgowe zapisy uwzględniające rozwiązanie rezerw dla należności, dla których zostały naliczone rezerwy (znajdują się w tabeli rezerw bieżących 204 ), a w momencie wykonania funkcji rozwiązania rezerw są już rozliczone. Dla przykładu związanego z opisywanym powyżej sposobem naliczania rezerw 202 generacja zapisów księgowych odbywa się zgodnie z przedstawionym poniżej schematem: 1. naliczona kwota rezerwy St Ma konto: 280 (dodatkowo: transakcja dla odpowiedniego kontrahenta) 2. naliczona kwota rezerwy St WN konto: 762 co oznacza wyzerowanie naliczonej uprzednio rezerwy. Jednocześnie z zapisami zerującymi odpowiednie rezerwy w dokumencie dziennika FK rozwiązywane rezerwy są usuwane z tabeli rezerw bieżących 204. Możliwa jest również ewentualna modyfikacja w dzienniku FK i zaksięgowanie utworzonego automatycznie dokumentu dekretującego rozwiązane rezerwy. Modyfikacje w tym dokumencie są automatycznie synchronizowane z zapisami w tabeli rezerw bieżących

210 Kartoteki systemu FK Przegląd rezerw dla transakcji Opcja pozwala na przegląd rezerw bieżących założonych dla danej należności. Przycisk Wykaz pozwala na wykonanie definiowanego raportu, sposób definicji opisane w rozdziale komunikacji z użytkownikiem Historia transakcji Opcja ta pozwala przeglądać oraz drukować transakcje kontrahenta bez warunku na rok. Oprócz standardowych kolumn istnieje możliwość wybrania kolumny rok. Obsługa dialogu Historia transakcji jest analogiczna do obsługi Wykazu definiowanego transakcji

211 Kartoteki systemu FK 6.4 Przeksięgowanie transakcji Opcja ta pozwala przeksięgowywać transakcje w ramach jednego kontrahenta na różne konta, dla tego samego kontrahenta i konta na inną transakcję jak również pomiędzy różnymi kontrahentami. Transakcje są wyświetlane wg wybranych ustawień. Użytkownik może wybrać czy mają być wyświetlane zobowiązania czy należności, poprzez pole wyszukaj może zawęzić przedstawiane dane, dodatkowo może wyświetlić listę transakcji wg identyfikatora cedenta, konta cedenta lub transakcji cedenta. Aby przeksięgować transakcje należy w dolnym oknie zaznaczyć, te które mają być przeksięgowane oraz uzupełnić: Opis dekretu rozliczających transakcje cedenta istnieje możliwość wstawienia wartości zmiennej pochodzącej z dokumentu np. identyfikator cedenta lub cesjonariusza (z rozwijanej listy należy wybrać rodzaj zmiennej a następnie nacisnąć przycisk + ) lub też wpisanie z klawiatury dowolnego tekstu, Rejestr oraz symbol dokumentu przeksięgowującego można wybrać już istniejący dokument lub korzystając z przycisku Nowy dodać nowy dokument, Dane dekretów zakładających transakcje dla cesjonariusza: identyfikator cesjonariusza (jeśli przeksięgowanie jest robione w obrębie jednego kontrahenta należy zaznaczyć znacznik Cedent jest cesjonariuszem konto na którym ma być zaksięgowana nowa transakcja identyfikator transakcji opis dekretu jeden dekret (z możliwością ustawienia dat dekretu: wpływu, wystawienia, operacji i płatności), 6-205

212 Kartoteki systemu FK z możliwością nadania symbolu zewnętrznego Uwaga: W przypadku konta, transakcji oraz opis istnieje możliwość wstawienia wartości zmiennej pochodzącej z dokumentu np. identyfikator cedenta lub cesjonariusza (z rozwijanej listy należy wybrać rodzaj zmiennej a następnie nacisnąć przycisk też wpisanie z klawiatury dowolnego tekstu. lub W przypadku ręcznego wprowadzania opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta możliwe jest podglądanie na bieżąco wprowadzanych danych poprzez klawisz Uzupełnij dane. W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po uzupełnianiu danych możemy zatwierdzić dane co spowoduje wygenerowanie dekretu przeksięgowującego. 6.5 Odsetki Wybranie pozycji menu spowoduje wyświetlenie okna Obsługa Odsetkowa, w której zgrupowane są funkcje dotyczące rozliczania i księgowania odsetek. Program rozlicza odsetki dla rozrachunków niezapłaconych lub rozrachunków, dla których upłynął termin płatności. Odsetki obliczane są według stóp odsetkowych zdefiniowanych przez użytkownika (Stopy odsetkowe 136 ). Na liście tej można wyszukać interesujący nas rozrachunek kierując się odpowiednimi kryteriami: Pola Kontrahent od...do służą do określenie dla jakich kontrahentów należy wyświetlić rozrachunki (wybór kontrahentów ze słownika kontrahentów klawiszem F2), Pole Grupa Kontrahentów służą do określenia grupy kontrahentów 180 dla jakiej należy wyświetlić rozrachunki (wybór grupy ze słownika klawiszem F2), Z podziałem na konta, Konto lista Transakcje pozwala wybrać określone pozycje rozrachunku: Nierozliczone, Rozliczone, Zobowiązania, Należności, 6-206

213 Kartoteki systemu FK Wszystkie, Kolejność wybierając odpowiednią pozycję na liście spowoduje uszeregowanie tabelki według wybranej pozycji, W grupie Odsetki można określić, na jaki dzień należy obliczyć odsetki (pole Odsetki na dzień i przycisk Wykonaj),zaznaczenie znacznika Wyświetl odsetki spowoduje dodanie do wyświetlanej tabelki dwóch kolumn Odsetki i Dni zwłoki, w kolumnie Odsetki znajdują się wartości wyliczane na podstawie daty znajdującej się w polu Odsetki na dzień, Przycisk Wydruk w grupie Nota odsetkowa pozwala wydrukować noty dla zaznaczonych rozrachunków (zaznaczenie rozrachunku polega na kliknięciu po lewej stronie pozycji w tabelce pojawi się znacznik, można zaznaczyć wszystkie rozrachunki naciskając przycisk Zaznacz wszystkie), w polu Suma sald program oblicza sumę sald dla zaznaczonych wierszy tabeli rozrachunków. Zaznaczenie większej ilości wierszy i naciśnięcie opisywanego przycisku spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku raportu. Na notach odsetkowych drukowanych zbiorczo, transakcje zostaną zgrupowane według kontrahentów. Kliknięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu pokazanego na rysunku poniżej. Na wyświetlonym dialogu możliwa jest zmiana Konta użytkownika oraz edycja Stopki. Uwaga!!! W stopce okna Wydruk noty odsetkowej jest możliwość umieszczenia kwoty odsetek oraz kwoty odsetek słownie. Użytkownik ma możliwość umieszczenia w stopce zmiennych (tekstów ograniczanych znakami << i >> ): <<KWOTA_ODSET>> - kwota noty odsetkowej (odsetek) <<KWOTA_ODSET_SLOWNIE>> - kwota noty odsetkowej (odsetek) słownie Możliwość ta działa zarówno dla wydruku pojedyńczej noty jak i dla zbiorczego drukowania. Po zmianie parametrów możliwe jest zapisanie nowych ustawień, wpisując w polu Nazwa Zestawu nazwę pod jaką chcemy to zestawienie zapisać i naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Zapisane zestawienia będzie można wybierać korzystając z listy Nazwa zestawu. Chcąc wydrukować Notę odsetkową z wybranymi parametrami należy wykorzystać standardowy przycisk Drukuj. W zależności od zaznaczenia drukowane mogą być drukowane odsetki łączne (Należne) lub w rozbiciu (na dzień, bieżące, należne). UWAGA!!! W momencie ustawienia parametru g_fk_brejestrnot na wartość 1, który odnotowuje wystawienie not w rejestrze not odsetkowych - zmienia się wygląd okna wydruku not odsetkowych: 6-207

214 Kartoteki systemu FK W dolnej części tego okna widoczna dodatkowo jest grupa opcji - Dokumenty, która opisana została niżej w tym rozdziale oraz grupa opcji - Rejestr Not, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru właściwego rejestru, który wcześniej został zdefiniowany w oknie rejestrów not odsetkowych. Jeśli wiersz reprezentujący rozrachunek nie jest zaznaczony natomiast znajduje się w tym wierszu fokus kliknięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu pokazanego na rysunku poniżej

215 Kartoteki systemu FK Na wyświetlonym dialogu możliwa jest zmiana Konta użytkownika, Banku Kontrahenta oraz edycja Stopki. Po zmianie parametrów możliwe jest zapisanie nowych ustawień, wpisując w polu Nazwa Zestawu nazwę pod jaką chcemy to zestawienie zapisać i naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Zapisane zestawienia będzie można wybierać korzystając z listy Nazwa zestawu. Na dole dialogu znajduje się lista składowych odsetek które system oblicza na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika Stóp odsetkowych. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie okna z podglądem wydruku noty. UWAGA!!! Parametr g_fk_brejestrnot ustawiony na wartość 1, w tym wypadku również uzupełnia okno wydruku not odsetkowych o grupę opcji: Dokumenty oraz Rejestr Not

216 Kartoteki systemu FK W oknie po prawej stronie widoczna dodatkowo jest grupa opcji - Dokumenty, która opisana została niżej w tym rozdziale oraz grupa opcji - Rejestr Not, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru właściwego rejestru, który wcześniej został zdefiniowany w oknie rejestrów not odsetkowych. Dokumenty naciśnięcie przycisku dla wybranego rozrachunku (znacznik dokumentami związanymi z tym rozrachunkiem. ) wyświetla tabelkę z Istnieje możliwość wydrukowania dokumentów rozrachunku, kliknięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik dokonuje wyboru urządzenia do wydruku. Wydruk naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej

217 Kartoteki systemu FK Wybranie przełącznika Wydruk tabeli pozwoli na wydruk tabeli, której zawartość została określona przez użytkownika za pomocą odpowiednich kryteriów wyświetlania wymienionych powyżej. Wybranie przełącznika Wydruk definiowany pozwoli użytkownikowi na samodzielne zdefiniowanie wyglądu raportu. Dialog, który zostanie wyświetlony po zatwierdzeniu wybranego przełącznika został przedstawiony poniżej (jego obsługa została opisana w rozdziale Okna w programie 13 ) Naciśnięcie w obu przypadkach przycisku Zatwierdź spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu do obsługi wydruków. Dla każdej wybranej pozycji istnieje możliwość wyświetlenia szczegółów dotyczących odsetek. Należy w tym celu nacisnąć przycisk Odsetki. Odsetki są liczone tylko dla pozycji dokumentów posiadających znacznik Saldo zasadnicze. W funkcji Odsetki w tabeli są wyświetlone wszystkie pozycje dokumentów związanych z wybraną transakcją. Naciśnięcie opisywanego przycisku spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej

218 Kartoteki systemu FK Na ekranie 'Obsługa odsetkowa' odsetki podzielone są następująco: Odsetki wpisane w 'Stan na dzień', Odsetki naliczone - suma pozycji dokumentów o statusie znaczników 'naliczenie' i 'nota odsetkowa', Odsetki bieżące - odsetki wyliczone od ostatniej noty odsetkowej (suma dokumentów o statusie znaczników 'naliczenie' oraz 'nota odsetkowa') czyli różnica odsetek należnych oraz odsetek naliczonych, Odsetki należne - policzone odsetki (uwzględnia BO) Odsetki zapłacone - suma pozycji dokumentów o statusie znaczników 'zapłata' i 'nota odsetkowa'. Przycisk Zmiana znacznika pozwala zmienić wartość kolumny Znacznik odsetek dla dokumentu związanego z danym rozrachunkiem na wymagany. Dostępne są następujące znaczniki: saldo zasadnicze znacznik dla dokumentów faktur lub wyciągów bankowych, rezygnacja z odsetek nie bierze udziału w wyliczaniu odsetek, nota odsetkowa znacznik dla wystawionej noty odsetkowej. Pozycja z tym znacznikiem nie bierze udziału w liczeniu odsetek, nota odsetkowa odsetki - znacznik dla wystawionej noty odsetkowej. Pozycja z tym znacznikiem bierze udział w liczeniu odsetek powodując naliczenie odsetek od odsetek. Przycisk Zmiana Zn. Nal. / Zapł. pozwala zmienić wartość kolumny Nal. / Zapł. dla dokumentu związanego z danym rozrachunkiem na wymagany. Dla rozrachunku można wprowadzić wartość odsetek wyliczoną na określony dzień - 'stan na dzień'. Wprowadzona taka wartość ma znaczenie nadrzędne, tzn. przyjmowana jest wartość podana przez użytkownika, a nie wynikająca z dokumentów i algorytmu naliczania odsetek. Jest to również konieczne w przypadku ręcznego przenoszenia BO, gdyż w tym przypadku brak jest historii rozrachunków, na podstawie której możliwe będzie prawidłowe obliczenie odsetek. Program wylicza odsetki od stanu na dzień do podanego terminu i dodaje je do wartości podanej przez użytkownika na dzień. Wprowadzenie stanu na dzień odsetek jest niezbędne dla rozrachunków 6-212

219 Kartoteki systemu FK założonych wcześniej. Dla policzenia odsetek program korzysta z historii rozrachunków z lat poprzednich. Nie pozwalamy wpisać więcej niż 1 pozycję stanu na dzień (jeśli by były, to istotna będzie tylko ta z największą datą - z wcześniejszymi będą ignorowane). Dokumenty oraz wszystkie korekty i noty odsetkowe należy wprowadzić jako jeden rozrachunek (aby nie było podwajania odsetek - ponownego naliczania). Ważne są znaczniki naliczenia i zapłaty. Nota odsetkowa powinna mieć znacznik naliczenie, jeśli jest zaksięgowaniem wystawionej noty odsetkowej oraz znacznik zapłata, jeśli jest zapłatą naliczonych odsetek. Identycznie jest w przypadku gdy użytkownik dostanie notę odsetkową od swojego wierzyciela. Wprowadza ją wtedy ze znacznikiem naliczenie, a zapłatę za nią ze znacznikiem zapłata. Odsetki liczone są w następujący sposób (założenia liczenia odsetek): 1. Transakcje mogą być prowadzone na 2 sposoby: transakcja odpowiada jednej fakturze ze wszystkimi korektami, wystawionymi notami i zapłatami (jest to szczególny przypadek drugiego sposobu; dla programu transakcja jest odpowiednikiem faktury, jeśli wszystkie pozycje naliczenia posiadają ten sam termin płatności). Wtedy transakcja ma 1 termin płatności, inne naliczenia są odnoszone do pierwszej pozycji naliczenia (są traktowane jako korekta faktury) a zapłaty po terminie płatności (częściowe) są uwzględniane przy liczeniu odsetek; transakcja jest tworem zbiorczym, na którym ewidencjonuje się wiele faktur. Występuje wtedy brak powiązania faktury z zapłatą, występuje wiele terminów płatności zgodnie z wprowadzonymi naliczeniami, korekty odnosi się do naliczeń poprzez termin płatności, w przypadku niezgodności terminu płatności do pierwszego naliczenia, zapłaty spłacają kolejno najwcześniejsze naliczenia, obsługiwana jest kompensata (jako zapłata wystawioną przez kontrahenta fakturą); kompensata odbywa z datą operacji dokumentu; 2. Jeśli transakcja występuje na przełomie lat i w bazie jest cała historia transakcji, to pozycje BO powinny mieć znacznik rezygnacja z odsetek. Jeśli nie ma w bazie historii, to transakcja powinna być wprowadzona na BO jako saldo zasadnicze. 3. Zmiana terminu płatności realizowana jest tylko poprzez dekrety (dla zaksięgowanych dokumentów należy wprowadzić nowy dokument storno oraz dekrety). Wykazy transakcji powinny pokazywać tę samą datę płatności. Naciśniecie klawisza Naliczenie odsetek spowoduje wyświetlenie poniższej formatki. Wciśniecie klawisza Zatwierdź spowoduje naliczenie odsetek na 31 grudnia roku poprzedzającego ten, w którym aktualnie się znajdujemy. Wykonanie tej funkcji pozwala na prawidłowe naliczenie odsetek w roku, w którym aktualnie się znajdujemy, i należy ją wykonać przynajmniej raz po zamknięciu roku w celu zaktualizowania danych odsetkowych. Dokumenty (grupa opcji) służy do automatycznej generacji pozycji dokumentów not odsetkowych. Korzystając z tej grupy należy określić rodzaj rejestru dokumentów oraz numer dokumentu w rejestrze ( Noty Odsetkowe), konto przeciwstawne a następnie należy określić czy generowana pozycja ma być Naliczeniem czy Zapłatą oraz czy ma mieć znacznik Saldo Zasadnicze, Rezygnacja z Odsetek, Nota Odsetkowa czy Nota Odsetkowa Odsetki. Dodatkowo w momencie generowania not odsetkowych, jest możliwość określenia konta (budowy konta), na którym mają być zaksięgowane odsetki dla rozrachunków, czyli określenie konta dla odsetek. Jeżeli chcemy dodać nowy dokument dla noty odsetkowej należy nacisnąć przycisk Nowy co spowoduje przejście do dialogu Dokumenty, gdzie można dodać w sposób standardowy nowy dokument. Po określeniu wszystkich parametrów należy nacisnąć przycisk Generuj co spowoduje wygenerowanie 6-213

220 Kartoteki systemu FK pozycji w podanym dokumencie. 6.6 Nota odsetkowa Z poziomu kartotek obsługiwanych w systemie FKK użytkownik ma możliwość przeglądania wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych. 6.7 Symulacja spłat należności Funkcja pozwala na symulację spłat należności dla kontrahentów wraz z odsetkami. Parametrami wejściowymi dla przeprowadzanej symulacji są: Identyfikator kontrahenta wpisywany ręcznie, bądź wybierany z kartoteki kontrahentów 164 klawiszem F2 - pole Kontrahent Identyfikator transakcji (rozrachunku) - pole Id.transakcji lub symbol konta - pole Konto. Obydwa pola są słownikowane listą transakcji (rozrachunków) wybranego wcześniej kontrahenta Liczba spłat Data pierwszej spłaty - podpowiadana bieżąca. Okres zapłat - podany w dniach. Przycisk Generuj pozawala na podstawie wprowadzonych parametrów zasymulować kwoty oraz terminy spłat dla wybranej należności. Przykład działania funkcji prezentowany jest na rysunkach poniżej: 6-214

221 Kartoteki systemu FK Przycisk Zatwierdź pozwala na przejście na zakładkę Dane symulacji, na której możliwa jest edycja parametrów symulacji oraz wykonanie wydruku przeprowadzonej symulacji - przycisk 6-215

222 Kartoteki systemu FK 6.8 Pracownicy Funkcje kartoteki pracowników są analogiczne jak funkcje związane z kartotekami kontrahentów, które szczegółowo opisane są w rozdziale Kartoteki kontrahentów

223 Kartoteki systemu FK 6.9 Rozrachunki Funkcje rozrachunków z pracownikami są analogiczne jak funkcje związane z transakcjami kontrahentów, które szczegółowo opisane są w rozdziale Transakcje kontrahentów OPK Opcja menu udostępnia następujące funkcje związane z kartoteką OPK - Ośrodków Powstawania Kosztów: Kartoteki OPK Funkcja pozwala na przegląd kartotek zdefiniowanych wcześniej ośrodków powstawania kosztów. Po wybieraniu tej funkcji wyświetlana jest tabela Kartoteki ośrodków powstawania kosztów zawierająca kartoteki z obrotami ośrodków. Kartoteki ośrodków można wyświetlać w kolejności według: symbolu ośrodka nazwy ośrodka cechy ośrodka statusu ośrodka identyfikatora kosztowego ośrodka Zawartość listy kartotek można ograniczać również: przy pomocy rozwijanej listy Warunki, w której możliwe jest ustawienie wyświetlania wszystkich kartotek bądź też kartotek ośrodków posiadających określoną cechę, za pomocą rozwijanej listy Grupy OPK umożliwiającej wybór grupy ośrodków. Rozwijana lista Miesiąc pozwala na wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone obroty kartotek ośrodków. Jeżeli w module FK został otwarty miesiąc Po bilansie na wszystkich miesięcznych formatkach i listach miesięcy pojawi się ten dodatkowy miesiąc. Formularz udostępnia funkcje pozwalające uzyskać dodatkowe informacje o wybranej kartotece OPK: Stan kartoteki pozwala na przegląd bilansu otwarcia, obrotów oraz sald danej kartoteki OPK. Dekrety kartoteki pozwala na przegląd dekretów wprowadzonych na kartotekę. Dane OPK 217, można przejść do podstawowych danych OPK. Funkcja przeglądu pozwala na pełny przegląd kartoteki wybranego ośrodka: Funkcja edycji pozwala uzupełnić informacje kartoteki ośrodka o konto Księgi Głównej 49, z jakim jest ona związana. Po wybraniu trybu edycji w polu Konto można podać symbol konta, lub skorzystać z podpowiedzi i wywołać słownik kont przez naciśnięcie klawisza F

224 Kartoteki systemu FK Stan kartoteki Stan kartoteki danego kontrahenta wynikający z księgowanych na nim dokumentów. Dialog Kartoteka OPK wyświetla obroty kartoteki danego ośrodka. Rozwijana lista Miesiąc daje możliwość przeglądania obrotów na koniec wybranego miesiąca. Grupa przełączników Obroty pozwala na wybór rodzaju wyświetlanych obrotów: przełącznik Zaksięgowane powoduje wyświetlenie tylko obrotów zaksięgowanych ośrodka przełącznik Niezaksięgowane powoduje wyświetlenie w polach Niezaksięgowane niezaksięgowanych obrotów ośrodka. Wybór na rozwijanej liście Miesiąc miesięcy poprzednich spowoduje automatyczne ustawienie przełącznika Zaksięgowane i zablokowanie (wyszarzenie) przełącznika Niezaksięgowane. Wybór miesięcy następnych od miesiąca bieżącego powoduje ustawienie przełącznika Niezaksięgowane i zablokowanie przełącznika Zaksięgowane. Wybór miesiąca bieżącego umożliwia ręczny wybór przełącznika obrotów (Zaksięgowane, Niezaksięgowane). Możliwy jest również przegląd stanu kartoteki z uwzględnieniem kont (bilansowe, pozabilansowe, wszystkie) na jakich księgowane były dekrety

225 Kartoteki systemu FK Naciśnięcie klawisza drukarki pozwala na wydrukowanie stanu kartoteki OPK. Przyciski Następny i Poprzedni pozawalają na oglądanie kolejnych lub poprzednich kartotek. Formularz udostępnia następujące dodatkowe funkcje związane ze stanem kartoteki OPK: Kartoteka miesięcznie pozwala na przegląd kartoteki ośrodka w układzie miesięcznym. Dekrety kartoteki pozwala na przegląd dekretów wprowadzonych na kartotekę Stan kartoteki w układzie miesięcznym Dialog Kartoteka OPK w układzie miesięcznym pozwala na przegląd kartoteki wybranego ośrodka powstawania kosztów zbiorczo dla wszystkich miesięcy. Jeżeli w module FK został otwarty miesiąc po bilansie (otwarcie dodatkowego miesiąca pozwala wprowadzić niezbędnie noty korygujące w przypadku stwierdzenia niezgodności w zamkniętych wcześniej miesiącach), na wszystkich miesięcznych formatkach po miesiącu grudniu pojawi się miesiąc po bilansie. Przełączniki Tylko zaksięgowane oraz Łącznie z niezaksięgowanymi pozwalają na wybór rodzaju obrotów. Naciśnięcie przycisku pozwala na wydrukowanie stanu kartoteki OPK w układzie miesięcznym

226 Kartoteki systemu FK Dekrety OPK Przegląd i wydruk dokumentów związanych z ośrodkiem (elementy obsługi dialogu zostały opisane w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ) Lista ośrodków Opcja pozwala na przegląd i modyfikację informacji o wprowadzonych ośrodkach powstawania kosztów oraz usuwanie i dopisywanie ośrodków. Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie tabeli Ośrodki Powstawania Kosztów zawierającej listę ośrodków wprowadzonych w systemie. Kolumna Cecha i kolumna Status określają rodzaj ośrodka odpowiednio w myśl projektu nowego rozporządzenia o rachunku kosztów (Cecha) i rozporządzeniu aktualnie obowiązującego (Status). Pole cecha kwalifikuje ośrodek jako: APT apteka, ODS oddział szpitalny, OZD ośrodek zarządu (np. administracja), PDP ośrodek pozostałej działalności podstawowej (np. poradnie), POM ośrodek działalności pomocniczej medycznej (np. apteka, sterylizatornie), PON ośrodek działalności pomocniczej nie medycznej (np. kuchnia, pralnia), PRM procedurę medyczną. W zależności od cechy ośrodka są dla niego dostępne bądź też nie niektóre funkcje np. w funkcji procedury służącej do wprowadzania danych o wykonaniu procedur medycznych dla poszczególnych ośrodków, w liście ośrodków wykonujących wyświetlane są tylko ośrodki posiadające cechy PRM, a w liście ośrodków, dla których wykonywane są procedury wyświetlane są tylko ośrodki posiadające cechy ODS lub PDP

227 Kartoteki systemu FK Pole status kwalifikuje ośrodek jako ośrodek usługowy lub zadaniowy. Koszty bezpośrednie ośrodków usługowych są przenoszone do ośrodków zadaniowych w wyniku rozliczenia metodą podwójnego podziału (etap I i II). Jeżeli zatem ośrodki posiadające cechę PRM zostaną oznaczone statusem Usługowy, to koszty tych ośrodków będą przeniesione do ośrodków zadaniowych, powiększając w ten sposób ich koszty całkowite. Są to w takim układzie ośrodki działalności pomocniczej. Jeżeli natomiast ośrodki posiadające cechę PRM lub tylko niektóre z nich zostaną oznaczone statusem Zadaniowy, to ich koszty bezpośrednie pozostaną w tych ośrodkach. Są to w takim układzie ośrodki działalności podstawowej. W ośrodkach tych możliwe jest obliczenie kosztu wartości jednego punktu wynikającego z podzielenia kosztów całkowitych ośrodka przez sumę punktów wykonywanych procedur. Dla zapewnienia zgodności z poprzednim modelem rachunku kosztów można wybrać etap III, w którym koszty bezpośrednie ośrodków oznaczonych cechą PRM i posiadających status Zadaniowy przenoszone są do ośrodków, na rzecz których zostały wykonane. Wraz z kosztami całkowitymi (etap I i II) tworzą tzw. koszty łączne (etap III) Ośrodki można wyświetlać w kolejności według: symbolu ośrodka nazwy ośrodka cechy ośrodka statusu ośrodka Wyświetlaną listę ośrodków można ograniczać również przy pomocy rozwijanej listy Warunki, w której możliwe jest ustawienie wyświetlania wszystkich ośrodków bądź też tylko ośrodków posiadających określoną cechę: Wszystkie Oddziały szpitalne Pozostałe ośrodki działalności podstawowej Procedury medyczne Ośrodki działalności medycznej Ośrodki działalności nie medycznej Ośrodki zarządu. Na pasku narzędzi dostępne są również przyciski umożliwiające podgląd, modyfikację danych wprowadzonych ośrodków, usuwanie ośrodków nie posiadających obrotów oraz dopisywanie nowych ośrodków

228 Kartoteki systemu FK Dane ośrodka Formularz Komórka pozwala wyświetlić szczegółowe informacje o ośrodku powstawania kosztów. Formularz ten służy również do dopisania nowego ośrodka oraz modyfikacji danych dla istniejących ośrodków powstawania kosztów. Podczas dopisywania nowego ośrodka powstawania kosztów w formularzu należy wpisać następujące dane: Na zakładce Dane: Identyfikator -Identyfikator księgowy ośrodka. Sposób budowy identyfikatora ustalany jest na etapie instalacji w pliku konfiguracyjnym FKK.INI (parametr nidentopk) Może on mieć jedną z trzech form: 0. Identyfikator budowany w oparciu o konto syntetyczne. Identyfikator ośrodka jest zbudowany w następujący sposób: KKK KP NN gdzie: KKK- konto syntetyczne PP - placówka 6-222

229 Kartoteki systemu FK NN - numer kolejny w placówce (każdy symbol literowy umownie oznacza dowolną cyfrę) 1. Identyfikator budowany w oparciu o konto syntetyczne. Identyfikator ośrodka jest zbudowany w następujący sposób: KKK PP NN gdzie: KKK- konto syntetyczne PP - placówka NN - numer kolejny w placówce (każdy symbol literowy umownie oznacza dowolną cyfrę) 2. Identyfikator dowolny - wprowadzany ręcznie przez użytkownika. Identyfikator ośrodka jest zbudowany w następujący sposób: NNN NN NN gdzie każdy symbol literowy umownie oznacza dowolną cyfrę Status - Przy pomocy rozwijanej listy należy ustawić status: Usługowy, Zadaniowy bądź Zarząd, wprowadzanego ośrodka (domyślnie podpowiadany jest status Usługowy). Nazwa - Nazwa identyfikująca ośrodek Rodzaj działalności - Rodzaj działalności ośrodka. W tym polu należy wprowadzić kod rodzaju działalności ośrodka. Kod ten powinien być umieszczony w słowniku rodzajów działalności. Wypełniając to pole można również skorzystać z słownika zdefiniowanego wcześniej. Placówka - Numer placówki. W tym polu należy wpisać numer placówki, do której należy ośrodek. Numer tej placówki musi być umieszczony w słowniku placówek 265 utworzonym dla danej jednostki. Możliwe jest także posługiwanie się wcześniej zdefiniowanym słownikiem placówek. Numer w placówce - Numer kolejny ośrodka w danej placówce Cecha ośrodka - Cecha ośrodka. W polu tym należy określić cechę wprowadzanego ośrodka. Przy wypełnianiu tego pola można również skorzystać ze słownika cech ośrodków. Komórka organizacyjna -Komórka organizacyjna w ośrodku. Pole komórka organizacyjna jest polem informacyjnym, nie związanym ze strukturą ewidencji kosztów. Kod komórki powinien być umieszczony w słowniku komórek organizacyjnych. Wypełniając to pole można również skorzystać ze słownika. Poziom referencyjny - Poziom referencyjny ośrodka. Kod poziomu powinien być umieszczony w słowniku poziomów referencyjnych. Wypełniając to pole można również skorzystać ze słownika. III etap - Oznaczenie czy ośrodek bierze udział w III etapie rozliczania kosztów. Ośrodek usług finalnych - Oznaczenie czy ośrodek świadczy usługi na zewnątrz. Ośrodek kosztów - Określenie czy ośrodek może gromadzić koszty bezpośrednie, tylko dla takich ośrodków będzie można wygenerować koszty szczegółowe. Konto sprzedaży Określenie syntetyki konta sprzedaży, na podstawie której będzie można wyznaczać wartość klucza podziału o statusie Wartość sprzedaży Dawny identyfikator - Istotny dla użytkowników, którzy używali poprzednich wersji programu. Plan rzeczowo finansowy - Przycisk umożliwiający przypisanie do ośrodka zaplanowanej liczby usług danego rodzaju oraz ich wykonania. Identyfikator kosztowy - wprowadzany jest przez użytkownika według słownika rodzajów i typów jednostek funkcjonalnych. Identyfikator ten składa się z trzech segmentów: Kod resortowy trzeciego poziomu. Numer ośrodka w ramach placówki w kodzie resortowym trzeciego poziomu

230 Kartoteki systemu FK Placówka. Słownik ten można przywołać naciskając klawisz F2. Daty obowiązywania - Są to daty obowiązywania OPK, poza tym zakresem dat podczas wprowadzania dokumentów na OPK program będzie informował o księgowaniu na nieaktywny ośrodek. Komunikat oznacza to, że data operacji dekretu związanego z ośrodkiem nie mieści się w zakresie data obowiązywania OPK. Na zakładce Kody resortowe: Uwaga: Identyfikatory pełnią rolę wyłącznie informacyjną. W module Administrator, za pomocą parametru g_nidentresort można wyłączyć kontrole poprawności budowy identyfikatora resortowego (1-kontrolowany, 0-brak kontroli). Identyfikator resortowy (3 poziomy ) - W tym miejscu wpisywane są kolejne poziomy identyfikatora resortowego: I poziom jest charakterystyczny dla całej jednostki określony w programie przy jego instalacji. Podczas wypełniania danych o ośrodku wyświetla się automatycznie i użytkownik nie ma możliwości zmiany tej informacji. II poziom jest wprowadzany automatycznie, zgodnie z kodem podanym wcześniej dla placówki. Użytkownik nie ma możliwości zmiany tej informacji. III poziom identyfikator wybranego OPK Identyfikator Resortowy 2000 pierwsze cztery człony identyfikatora czyli REGON, Terytorium, Podmiot, Struktura, zostaną wypełnione automatycznie danymi zawartymi w Układzie bilansowym dla użytkownika/jednostki, którego księgi rachunkowe są prowadzone przy pomocy Systemu Finansowo-Księgowego. Pozostałe cztery wymagają ingerencji operatora: Jednostka wpisuje się numer resortowy jednostki, Charakter - wpisuje się numer charakter komórki, Komórka wpisuje się numer resortowy komórki, Specjalizacja wpisuje się specjalizację komórki. Identyfikator Resortowy 2004 pierwszych sześć składników identyfikatora wypełnianych jest na podstawie danych uzupełnionych w Układzie bilansowym oraz w Placówce. Zakładając OPK należy uzupełnić: Część VII Komórka - 3-znakowy kod resortowy, identyfikujący komórkę organizacyjną wykonującą świadczenia zdrowotne w ramach zakładu. Kod zawiera się w przedziale od 001 do 999 i pozostaje niezmienny, niezależnie od zmian organizacyjnychw zakładzie Część VIII Specjalność - 4-znakowy kod resortowy, charakteryzujący specjalność komórki organizacyjnej Część IX - kod resortowy charakteryzujący funkcję ochrony zdrowia Część X Dziedzina medyczna - zestaw 2-znakowych kodów resortowych, charakteryzujących dziedziny medyczne, w których specjalizuje się komórka organizacyjna. Równocześnie z zatwierdzeniem informacji podstawowych o ośrodku zakładana jest dla niego kartoteka, w której księgowane i przeglądane będą obroty danego ośrodka

231 Kartoteki systemu FK Dodatkowo istnieje możliwość dopisania do wybranej grupy OPK, nowo założonej kartoteki ośrodków powstawania kosztów. Po zatwierdzeniu nowo założonej kartoteki OPK (jeżeli użytkownik posiada prawo do modyfikacji zawartości grup), system wyświetla komunikat: Jeżeli użytkownik potwierdzi chęć dopisania do grup poprzez naciśnięcie przycisku Tak na wyświetlonym komunikacie, zostanie otwarty nowy formularz z listą grup kartotek: W formularzu tym znajdują się wskazania, do których grup ma zostać dopisana kartoteka Rodzaje świadczeń dla ośrodka Po naciśnięciu przycisku Rodzaje świadczeń wyświetlona zostaje formatka, na której program wyświetla świadczenia, które zostały przyporządkowane do danego OPK. Naciskając przycisk (Dodaj) możemy dodać nowy rodzaj świadczenia do wyświetlonej listy. Pojawia się formatka jak na rysunku poniżej

232 Kartoteki systemu FK Na wyświetlonej formatce możemy wybrać, które rodzaje świadczeń zostaną przyporządkowane danemu OPK. W tym celu naciskamy przycisk TrybWyboru. Aktywne stają się przyciski Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie oraz przycisk (Zatwierdź). Klikając po lewej stronie wybranej pozycji (przed kolumną Rodzaj) zaznaczamy ją ( ). Za pomocą aktywnych przycisków Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie zaznaczamy lub odznaczamy pozycje. Przyciskiem Zatwierdź zatwierdzamy dokonany wybór. Przyciskiem Zamknij zamykamy formatkę a wybrane pozycje przeniesione zostaną do formatki Rodzaje świadczeń dla ośrodka Plan rzeczowo finansowy dla opk W celu wprowadzenia planu rzeczowo finansowego związanego z ośrodkiem powstawania kosztów należy na dialogu służącym do przeglądu modyfikacji i wprowadzania danych o ośrodkach nacisnąć przycisk Plan rzeczowo finansowy. Operacja ta powoduje otwarcie tabeli Plan rzeczowo finansowy OPK, w której wyświetlane są usługi przypisane do ośrodka. Tabela posiada kolumny zawierające kod usługi medycznej, liczbę określająca zaplanowaną ilość wykonania danej usługi oraz liczbę określająca wykonanie usługi w miesiącu. Jeden ośrodek może wykonywać wiele usług medycznych. Na pasku narzędzi znajdują się przyciski umożliwiające dodanie nowej usługi medycznej, modyfikację i usuwanie istniejących. By dodać bądź zmodyfikować listę usług realizowanych przez ośrodek należy przyciskiem przełączyć tabelę w tryb edytowania danych. Naciśnięcie przycisku powoduje zablokowanie przycisku oraz uaktywnienie przycisków: - przycisk - przycisk - przycisk - przycisk pozwala dopisać nową usługę, umożliwia usuwanie wprowadzonych usług, zatwierdzający wprowadzone lub zmodyfikowane dane. umożliwia korzystanie ze słownika usług medycznych.

233 Kartoteki systemu FK Dodając nową usługę medyczną należy po przełączeniu tabeli w tryb edycji nacisnąć przycisk, co powoduje wstawienie na koniec tabeli nowego wiersza (oznaczonego w szarym polu symbolem ), w który należy wprowadzić w pierwszej kolumnie kod usługi medycznej zgodnego z zawartością słownika usług medycznych. Można również ustawiając kursor w kolumnie usługi nacisnąć przycisk, co powoduje otwarcie słownika usług medycznych i pozwala na wybór usługi medycznej ze słownika. Aby usunąć wprowadzoną usługę należy podświetlić wiersz zawierający daną usługę i nacisnąć przycisk. Jeżeli usuwany wiersz miał symbol zostanie natychmiast usunięty z tablicy, w przeciwnym przypadku wiersz taki zostanie oznaczony symbolem i usunięty po zatwierdzeniu danych. By zatwierdzić wprowadzone modyfikacje należy nacisnąć przycisk. Zatwierdzenie danych powoduje przełączenie tabeli w tryb przeglądania danych (zablokowane wszystkie przyciski oprócz przycisku ) Obroty i salda Funkcja pozwala prezentuje obroty i salda wybranych Ośrodków Powstawania Kosztów. Do określenia dodatkowych kryteriów służą następujące grupy filtrów: wybór zakresu ośrodków - w dwóch polach można określić zakres OPK dla których mają być wyświetlone obroty (naciskając klawisz F2 można z Katalogu OPK 220 wybrać dwukrotnym kliknięciem ośrodek), wybór Grupy OPK 230 zdefiniowanych przez użytkownika (naciskając klawisz F2 wyświetlamy słownik grupy ośrodków z którego należy dokonać wyboru grupy), Kolejność - ustawienie kolejności wyświetlanych OPK - według symbolu lub nazwy ośrodka (odpowiednia wartość w rozwijanej liście). wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone obroty (odpowiedni miesiąca w rozwijanej liście Miesiąc). Razem z niezaksięgowanymi - czy wyświetlać obroty wynikające z dokumentów o statusie " Niezaksiegowany" Tablica Kolumny pozwala użytkownikowi na określenie, które z kolumn mają się znaleźć na wydruku. Grupa Kryteria umożliwia wyszukiwanie informacji przez nadawanie warunków na każdą kolumnę. Sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13. Wyświetlone informacje o obrotach kont można wydrukować naciskając przycisk Wydruk. Rysunek poniżej prezentuje typowy wydruk wykazu obrotów i sald 6-227

234 Kartoteki systemu FK 6-228

235 Kartoteki systemu FK Kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja stan kartotek kontrahentów w układzie Miesięcznym pozwala oglądać obroty wszystkich kartotek OPK w rozbiciu na miesiące, kwartały, półrocza lub dla całego roku w kolumnach z rozbiciem na obroty strony winien i ma. Możliwy jest dowolny wybór okresów poprzez definiowany wybór kolumn. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/ Łącznie z niezaksięgowanymi. Dodatkowo istnieje wybór kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Okna w programie 13 ). Istnieje możliwość wydrukowania stanu wszystkich kartotek kontrahentów w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Okna w programie 16 )

236 Kartoteki systemu FK Grupy kartotek Po wybraniu funkcji Grupy Kartotek w opcji Ewidencja Struktury Kosztów otwierana jest tabela Słownik Grup OPK zawierająca grupy kartotek ośrodków powstawania kosztów. Tabela ta umożliwia przegląd i modyfikację informacji o wprowadzonych grupach oraz usuwanie i dopisywanie grup. Grupy ośrodków można wyświetlać w kolejności według: kodu grupy nazwy grupy Na pasku narzędzi oprócz standardowych przycisków pozwalających przeglądać, wprowadzać, modyfikować czy usuwać dane dostępne są również przyciski funkcyjne: Stan Grupy przycisk pozwalający przeglądać stan kartoteki dla wybranej grupy ośrodków. Miesięcznie przycisk pozwalający przeglądać stan kartoteki zbiorczo dla wszystkich miesięcy. Obroty Grupy przycisk pozwalający przeglądać dokumenty związane z grupą ośrodków. Ośrodki w Grupie przycisk umożliwiający modyfikację zawartości grupy ośrodków. Koszty Pośrednie miesięcznie - przycisk umożliwiający przegląd kosztów pośrednich oraz kosztów procedur dla wybranej grupy ośrodków

237 Kartoteki systemu FK Rodzaje kosztów dla ośrodków Nie wszystkie elementy ewidencji rodzajowej mają sens dla każdego miejsca powstawania kosztów np. W ośrodku pralnia, kuchnia czy administracja nigdy nie będą powstawały takie rodzaje kosztów jak leki, sprzęt jednorazowy itp. Istnieje zatem potrzeba ograniczenia rodzajów kosztów możliwych do wystąpienia dla poszczególnych ośrodków kosztów lub ich typów (ośrodki działalności podstawowej, ośrodki działalności pomocniczej itd.). Wybierając opcję Struktura / Koszty / Rodzaje kosztów dla ośrodków można przypisać rodzaje kosztów szczegółowych do poszczególnych ośrodków. Wyświetlana jest tabela Rodzaje kosztów dla ośrodków zawierająca przypisane rodzaje kosztów szczegółowych do ośrodków. W pasku narzędzi oprócz standardowych przycisków pozwalających przeglądać, wprowadzać, modyfikować czy usuwać dane dostępne są również przyciski funkcyjne: Stan Kartoteki 235 szczegółowego - przycisk pozwalający przeglądać stan kartoteki ośrodka dla wybranego kosztu Miesięcznie przycisk pozwalający przeglądać stan kartoteki ośrodka dla wybranego kosztu szczegółowego w układzie miesięcznym Obroty Kartoteki przycisk pozwalający przeglądać dokumenty związane z wybranym kosztem szczegółowym ośrodka Generacja rodzajów dla OPK przycisk pozwalający generować (dopisywać automatycznie) pozycje kosztów szczegółowych dla ośrodków 6-231

238 Kartoteki systemu FK Pozycja rodzaju kosztów dla ośrodka Wprowadzając jedno powiązanie kosztu szczegółowego z ośrodkiem powstawania kosztów należy wybrać w tabeli Rodzaje kosztów dla ośrodków opcję dopisywania danych. Operacja to powoduje otwarcie dialogu Rodzaje kosztów dla ośrodków, na którym znajduje się formularz do wprowadzania danych: Na formularzu tym należy wypełnić następujące informacje: Symbol OPK - identyfikator ośrodka powstawania kosztów zgodny z zawartością kartoteki ośrodków, można przy wypełnianiu pola skorzystać z podpowiedzi (nazwa ośrodka jest automatycznie przepisywania na podstawie wprowadzonego identyfikatora) Koszt szczegółowy - kod kosztu szczegółowego zgodny ze słownikiem kosztów szczegółowych, nazwa kosztu podpowiadana jest automatycznie na podstawie wprowadzonego kodu. Można skorzystać ze słownika kosztów szczegółowych. W przypadku korzystania ze słownika dodatkowo wypełnione zostają pola: Rodzaj kosztu, Analityka kosztu, Znacznik kosztów, Stałe/Zmienne, Źródło finansowania na podstawie informacji w słowniku kosztów szczegółowych. Pola te można modyfikować Rodzaj kosztu - kod rodzaju kosztów, powinien być zgodny z zawartością słownika rodzajów kosztów. Można wypełnić pole korzystając ze słownika. Wartość pola jest również podpowiadana w przypadku wyboru kosztu szczegółowego ze słownika Analityka kosztu - kod analityki kosztu, powinien być zgodny z zawartością słownika analityk kosztu. Można wypełnić pole korzystając ze słownika. Wartość pola jest również podpowiadana w przypadku wyboru kosztu szczegółowego ze słownika Znacznik kosztów - kod znacznika kosztów, powinien być zgodny z zawartością słownika znaczników kosztowych. Można wypełnić pole korzystając ze słownika. Wartość pola jest również podpowiadana w przypadku wyboru kosztu szczegółowego ze słownika. Słownik zawiera dwie wartości Bezpośrednie i Niebezpośrednie. Koszty niebezpośrednie to koszty które mają zostać na danym ośrodku po rozliczeniu kosztów a więc nie mają brać udziału w tym rozliczeniu. Należy pamiętać aby takie koszty były księgowane wyłącznie na ośrodki zadaniowe, nie PRM y, lub zadaniowe PRM y rozliczane w trzecim etapie rozdziału kosztów Stałe/Zmienne - znacznik kosztów: stały/zmienny. Można wypełnić pole korzystając ze słownika. Wartość pola jest również podpowiadana w przypadku wyboru kosztu szczegółowego ze słownika. Znacznik ten ma jedynie charakter informacyjny i może być wykorzystywany podczas analiz Konto 4 OPK - konto czwórkowe dla rodzaju kosztów dla ośrodka. Jest to konto zespołu 4, na które kopiowane są kwoty dekretowane na kartotekę OPK powiązaną z rodzajem kosztu w trakcie wprowadzania dokumentu do dziennika (system FK), czyli tzw. konto kręgu kosztowego. Kopiowanie to 6-232

239 Kartoteki systemu FK wykonywane jest automatycznie po wypełnieniu danych formularza automatu dekretującego (F7-Koszty), przy ustawieniu opcji krąg kosztowy. Kwoty kopiowane z odpowiedniej kartoteki powiązanej z rodzajem kosztu są dekretowane po tej samej stronie konta 4 jak dla kartoteki (zazwyczaj strona WN) oraz po przeciwnej stronie konta rozliczeniowego 490 (zazwyczaj strona Ma). Po wprowadzeniu danych należy je zatwierdzić naciskając przycisk Zatwierdź lub klawisz F10. Dodatkowo istnieje możliwość dopisania do wybranej grupy rodzajów kosztów dla ośrodka, nowo założonej kartoteki nowego rodzaju kosztu dla OPK. Po zatwierdzeniu nowo założonej kartoteki (jeżeli użytkownik posiada prawo do modyfikacji zawartości grup), system wyświetla komunikat: Jeżeli użytkownik potwierdzi chęć dopisania do grup poprzez naciśnięcie przycisku Tak na wyświetlonym komunikacie, zostanie otwarty nowy formularz z listą grup kartotek: W formularzu tym znajdują się wskazania, do których grup ma zostać dopisana kartoteka

240 Kartoteki systemu FK Generowanie kosztów szczegółowych dla ośrodków Wprowadzając kilka pozycji kosztów szczegółowych powiązanych z ośrodkami można skorzystać z funkcji automatycznej generacji rodzajów kosztów szczegółowych dla ośrodków powstawania kosztów. W tym celu należy w tabeli Rodzaje kosztów dla ośrodków nacisnąć przycisk Generacja rodzajów dla OPK. Operacja ta powoduje otwarcie dialogu Generacja rodzajów OPK pozwalającego wygenerować dowolną liczbę kosztów szczegółowych dla dowolnej liczby ośrodków powstawania kosztów. W celu wygenerowania rekordów kosztów szczegółowych dla ośrodków należy w tabeli Rodzaje kosztów szczegółowych zaznaczyć wiersze zawierające koszty szczegółowe, które mają zostać wygenerowane oraz w tabeli Ośrodki powstawania kosztów zaznaczyć wiersze zawierające ośrodki, dla których maja zostać wygenerowane rekordy kosztów szczegółowych. W tym celu w obu tabelach należy wskazać wiersze (w szarym polu wiersza naciskając lewy przycisk myszki lub wskazując wiersz dwukrotnie nacisnąć lewy przycisk myszki albo nacisnąć klawisz spacji, operacje te powodują pojawienia się w szarym polu wiersza symbolu oznaczającego wybór wiersza kosztu szczegółowego lub ośrodka). Powtórzenie czynności na wierszach posiadających symbol powoduje zlikwidowanie wyboru - usunięcie symbolu. W przypadku, gdy mają zostać wybrane wszystkie koszty szczegółowe lub wszystkie ośrodki należy ustawić fokus w odpowiedniej tabeli (Rodzaje kosztów szczegółowych lub Ośrodki powstawania kosztów) i nacisnąć przycisk Zaznacz Wszystkie. Przycisk Odznacz Wszystkie powoduje rezygnację z wybranych wierszy. Po wybraniu wierszy w obu tabelach należy nacisnąć przycisk w celu wygenerowania rekordów

241 Kartoteki systemu FK Stan kartoteki W celu podglądu obrotów kartoteki rodzaju kosztu szczegółowego dla ośrodka należy w tabeli Rodzaje kosztów dla ośrodków wybrać wiersz, z interesującą nas kartoteką i nacisnąć przycisk Stan Kartoteki. Operacja powoduje wyświetlenie dialogu Stan Kartoteki zawierającego informacje o obrotach kartoteki. Dialog wyświetla obroty kartoteki ośrodka dla wybranego danego kosztu szczegółowego. Rozwijana lista Miesiąc daje możliwość przeglądania obrotów na koniec wybranego miesiąca. Jeżeli w module FK został otwarty miesiąc Po bilansie na wszystkich miesięcznych formatkach i listach miesięcy pojawi się ten dodatkowy miesiąc. Grupa przełączników Obroty pozwala na wybór wyświetlanych obrotów: przełącznik Zaksięgowane powoduje wyświetlenie tylko obrotów zaksięgowanych ośrodka przełącznik Niezaksięgowane powoduje wyświetlenie w polach Niezaksięgowane niezaksięgowanych obrotów ośrodka z danego miesiąca przełącznik Niezaksięgowane w przód powoduje wyświetlenie w polach Niezaksięgowane niezaksięgowanych obrotów ośrodka łącznie z wybranego miesiąca oraz ze wszystkich następnych. Możliwy jest również przegląd stanu kartoteki z uwzględnieniem kont (bilansowe, pozabilansowe, wszystkie) na jakich księgowane były dekrety. Wybór w rozwijanej liście Miesiąc miesiąca w tył od miesiąca bieżącego powoduje automatyczne ustawienie przełącznika Zaksięgowane i zablokowanie (wyszarzenie) przełącznika obroty Niezaksięgowane. Wybór miesiąca w przód od miesiąca bieżącego powoduje ustawienie przełącznika Niezaksięgowane i zablokowanie przełącznika Zaksięgowane. Wybór miesiąca bieżącego pozwala na ręczny wybór przełącznika obrotów. Naciśnięcia przycisku Miesięcznie 236 pozwala na przegląd kartoteki ośrodka dla wybranego kosztu szczegółowego w układzie miesięcznym. Naciśnięcie przycisku Obroty grupy 238 umożliwia przegląd dokumentów związanych z kosztem szczegółowym ośrodka

242 Kartoteki systemu FK Kartoteka kosztu szczegółowego dla ośrodka w układzie miesięcznym Dialog Stan Kartoteki w układzie miesięcznym pozwala na przegląd kartoteki wybranego kosztu szczegółowego dla ośrodka powstawania kosztów zbiorczo dla wszystkich miesięcy. Jeżeli w module FK został otwarty miesiąc Po bilansie na wszystkich miesięcznych formatkach i listach miesięcy pojawi się ten dodatkowy miesiąc. Przełączniki Tylko zaksięgowane oraz Łącznie z niezaksięgowanymi pozwalają na wybór rodzaju obrotów. Naciśnięcie przycisku Drukuj pozwala na wydrukowanie stanu OPK w układzie miesięcznym

243 Kartoteki systemu FK Przypisanie kont zespołu 4 dla kosztów szczegółowych dla ośrodków Jeżeli podczas tworzenia słownika kosztów szczegółowych nie zostały przypisane konta zespołu 4, lub konta przypisane są nieaktualne mamy możliwość przypisania kont dla kosztów szczegółowych przypisanych do OPK. Służy do tego przycisk Krąg kosztowy. Po wybraniu tej funkcji pojawi się dialog Krąg kosztowy 5 na 4: Korzystając z tego dialogu możemy wydrukować te koszty szczegółowe które nie mają przypisanych kont ( Rodzaje bez Konta) lub te które mają (Rodzaje z Kontem). Przypisując konta możemy zawęzić zakres przetwarzanych danych wprowadzając maskę dla OPK i/lub kosztu szczegółowego. W polu konto przeciwstawne należy wprowadzić wzór konta zespołu 4. Kolejne litery alfabetu oznaczają kolejne cyfry z symbolu ośrodka (litery od a do g) oraz kosztu szczegółowego (litery od h do m), które mają być wykorzystane do budowy konta. Po zdefiniowaniu wzoru konta i naciśnięciu klawisza Zatwierdź zostaną przypisane konta dla kosztów szczegółowych. Drukując Raport z Aktualizacji możemy sprawdzić jakie konta zostały wygenerowane do odpowiednich kosztów oraz czy takie konta istnieją w Księdze Głównej

244 Kartoteki systemu FK Obroty kartoteki Wybierając funkcję Obroty grupy można przeglądać dokumenty grupy kosztów dla OPK. Na pasku narzędzi można określić warunki dla wyświetlanej listy poprzez: ustawienie kolejności wyświetlanych dokumentów według rejestru, nr kol. dok., nr odręcznego, symbolu zewnętrznego daty operacji lub daty płatności (odpowiednia wartość w rozwijanej liście Kolejność). wybór miesiąca, dla którego mają być wyświetlone dokumenty grupy (można zaznaczyć kilka miesięcy, jeżeli w module FK został otwarty miesiąc Po bilansie na wszystkich miesięcznych formatkach i listach miesięcy pojawi się ten dodatkowy miesiąc) lub według jednej z dat księgowania, wystawienia lub operacji ustalenie czy wyświetlać dokumenty zaksięgowane, niezaksięgowane lub wszystkie. Tablica Kolumny pozwala użytkownikowi na określenie, które z kolumn mają się znaleźć na wydruku. Grupa Kryteria umożliwia wyszukiwanie informacji przez nadawanie warunków na każdą kolumnę. Sposób obsługi elementów dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13. Wyświetlone informacje o obrotach grupy ośrodków można wydrukować naciskając przycisk Wydruk

245 Kartoteki systemu FK 6.11 Umowy Formularz udostępnia możliwość przeglądu oraz edycji umów długoterminowych z kontrahentami. Dostęp do funkcji wymaga osobnej licencji. Funkcję ewidencji umów długoterminowych można wykorzystać do rejestrowania miesięcznych rat np. za usługi serwisowe. Użytkownik podpisując umowę na świadczenie usług z kontrahentem, ustala że okresowo płacić będzie kontrahentowi odpowiednią kwotę. Dopisanie nowej umowy odbywa się poprzez naciśniecie przycisku (Nowy) 6-239

246 Kartoteki systemu FK Rejestrując umowę z kontrahentem należy uzupełnić następujące informacje: Pole Kod umowy - Unikalny kod umowy Pole Rodzaj - rodzaj umowy Zwykła Leasing Pole Data umowy - data zawarcia umowy Pola: Umowa od, Umowa do - Daty obowiązywania umowy Pole Nazwa Umowy Pole Kontrahent Skrót - identyfikator kartoteki kontrahenta, pole słownikowane katalogiem kontrahentów 170 Pole kwota umowy - pozwala na podanie łącznej kwoty umowy z kontrahentem, Termin płatności - pozwala na podanie terminu płatności faktur wyrażonych w dniach od daty wystawienia faktury Konto zobowiązań - numer konta z księgi głównej 49 Dla rodzaju umowy Leasing należy podać osobno konta zobowiązań krótko oraz długoterminowych. Z poziomu ewidencji umów długoterminowych dostępne są następujące funkcje: Przycisk Atrybuty - umożliwia definicje dekretów kosztowych związanych z daną umową. Dla przygotowanych umów w systemie należy ustalić harmonogram płatności (przycisk Harmonogram) poprzez określenie terminu płatności oraz kwoty. Istnieje możliwość skorzystania z mechanizmu generowania harmonogramu. Dla przygotowanych umów jest możliwość generowania dekretów podając okres (data od, data do). Program wybiera z harmonogramów umów te kwoty (raty) których termin płatności należy do wybranego okresu. Naciśnięcie przycisku Generuj powoduje utworzenie w określonym dokumencie dekretów oraz oznacza raty jako zadekretowane. Rata ze statusem zadekretowana nie będzie uwzględniana w ponownej generacji

247 Budzet Rozdział 7 Budzet Ta pozycja menu zawiera zestaw funkcji do tworzenia, modyfikacji przeglądu planów budżetowych, kontroli realizacji tych planów, wydruków z nimi związanymi itp Zbiorczy plan budżetu kont Formatka Plan Budżetu zawiera funkcje pozwalające wprowadzać, usuwać i modyfikować plany budżetowe poszczególnych kont oraz oblicza ich realizację. Plany budżetowe mogą być wyświetlone w Kolejności wg Symbolu Konta lub wg Nazwy Planu. Realizacja jest obliczana dla wybranych miesięcy. Domyślnie system podpowiada wszystkie miesiące od początku roku do bieżącego włącznie, ponadto istnieje możliwość wyboru czy realizacja obliczana jest ze wszystkich obrotów na koncie czy tylko zaksięgowanych. Po ustawieniu innych parametrów niż domyślne należy użyć funkcji Realizacja by ponownie została ona obliczona. W kolumnie Realizacja program wyświetla informację (wartość procentowa) o realizacji planu budżetowego na podstawie wprowadzonych dokumentów budżetowych (rozdział Dokumenty budżetowe) nad tabelką program wyświetla informację o porównywanych wartościach (Realizacja=...). Ponadto można dowolnie ustalać sposób obliczania realizacji. W tym celu z menu wybieramy Widok"Parametry i ustalamy algorytm obliczania

248 Budzet Obok podstawowego sposobu obliczania realizacji planu budżetu możliwe jest dodanie jeszcze jednego sposobu (znacznik Obliczanie realizacji 2). W zależności od ustawionych parametrów obliczania na formatce pojawi się jedna z następujących kolumn dla Planu Budżetowego i dla Konta: - Obroty Wn - Obroty Ma - Saldo Wn - Saldo Ma - Per Saldo W przypadku, gdy włączone jest obliczanie drugiej realizacji pojawią się jeszcze dwie kolumny po jednej dla Planu i Konta nie powtarzające się z już występującymi. Przycisk Wydruk realizuje tworzenie raportu dla planów, które zostały wybrane na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów wyboru. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wyboru urządzenia przeznaczenia wydruku. Tworzenie Planów Budżetowych Mamy dwie możliwości tworzenia planów budżetowych 1. Zbiorowe (Dopisywanie Zbiorcze ) 2. Indywidualne (Nowy F5) 1. Dopisywanie Zbiorcze polega na wybraniu z listy kont Księgi Głównej 49, dla których chcemy określić Plany Budżetowe (jak dla grupy kont). Dla wszystkich wybranych kont utworzone zostaną plany budżetowe z nazwą taką jak nazwa konta, a dla tych kont dla których drugi segment jest kodem rozdział budżetowego a trzeci rodzajem kosztów z nazwą zbudowaną z symbolu konta i rozdziału budżetowego i nazwy konta. 2. Dopisywanie Indywidualne oraz modyfikacja i usuwanie planu realizowane jest przez dialog Plan Budżetowy

249 Budzet Dialog posiada poza standardowym zestawem przycisków następujące pola edycyjne: Konto dla którego tworzymy plan budżetowy, słownikowane Księgą Główną 49, Nazwa Planu podpowiadana tak jak przy dopisywaniu zbiorczym, Pola informacyjne: Nazwa Konta Typ Planu przychodowy czy kosztowy, Stan na koncie po stronie Ma i Wn, Stan planu po stronie Ma i Wn, Obliczoną realizację jedną lub dwie (w zależności od parametrów realizacji) Za miesiące: pole wyboru miesięcy dla których jest obliczana realizacja i z uwzględnieniem obrotów tylko zaksięgowane lub wszystkich Przyciski Realizacja pozwalający przeliczyć realizację dla planu po wyborze innych miesięcy czy rodzaju obrotów Dokumenty pozwalający wyświetlić dokumenty związane z wprowadzeniem wartości planu budżetowego na poszczególne konto (Pozycje Dokumentu Planu Budżetowego)

250 Budzet 7.2 Zbiorczy plan budżetu OPK Formatka Plan Budżetu OPK zawiera funkcje pozwalające wprowadzać, usuwać i modyfikować plany budżetowe poszczególnych ośrodków powstawania kosztów wraz z kosztem szczegółowym oraz oblicza ich realizację. Plany budżetowe mogą być wyświetlone w Kolejności wg Symbolu OPK, wg Nazwy Planu lub Kosztu szczegółowego. Realizacja jest obliczana dla wybranych miesięcy. Domyślnie system podpowiada wszystkie miesiące od początku roku do bieżącego włącznie, ponadto istnieje możliwość wyboru czy realizacja obliczana jest ze wszystkich obrotów na koncie czy tylko zaksięgowanych. Po ustawieniu innych parametrów niż domyślne należy użyć funkcji Realizacja by ponownie została ona obliczona. W kolumnie Realizacja program wyświetla informację (wartość procentowa) o realizacji planu budżetowego na podstawie wprowadzonych dokumentów budżetowych (rozdział Dokumenty budżetowe) nad tabelką program wyświetla informację o porównywanych wartościach (Realizacja=...). Określanie sposobu obliczania realizacji oraz wybór jednego lub dwóch sposobów realizacji jest identyczny jak w zbiorczym planie budżetu dla kont. Przycisk Wydruk realizuje tworzenie raportu dla planów, które zostały wybrane na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów wyboru. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wyboru urządzenia przeznaczenia wydruku. Tworzenie Planów Budżetowych Mamy dwie możliwości tworzenia planów budżetowych 1. Zbiorowe (Dopisywanie Zbiorcze ) 2. Indywidualne (Nowy F5) 1. Dopisywanie Zbiorcze polega na zaznaczeniu z listy Rodzajów kosztów szczegółowych oraz 7-244

251 Budzet Ośrodków powstawania kosztów, dla których chcemy określić Plany Budżetowe OPK. 2. Dopisywanie Indywidualne oraz modyfikacja i usuwanie planu realizowane jest przez dialog Budżetowy Plan Kosztów OPK

252 Budzet Dialog posiada poza standardowym zestawem przycisków następujące pola edycyjne: Symbol OPK dla którego tworzymy plan budżetowy, słownikowane Katalogiem OPK, Koszt szczegółowy Nazwa Planu podpowiadana tak jak przy dopisywaniu zbiorczym, Pola informacyjne: Nazwa Konta Stan na kartotece po stronie Ma i Wn, Stan planu po stronie Ma i Wn, Obliczoną realizację jedną lub dwie (w zależności od parametrów realizacji) Za miesiące: pole wyboru miesięcy dla których jest obliczana realizacja i z uwzględnieniem obrotów tylko zaksięgowane lub wszystkich Przyciski Realizacja pozwalający przeliczyć realizację dla planu po wyborze innych miesięcy czy rodzaju obrotów Dokumenty pozwalający wyświetlić dokumenty związane z wprowadzeniem wartości planu budżetowego na poszczególne konto (Pozycje Dokumentu Planu Budżetowego)

253 Budzet 7.3 Zbiorczy plan budżetu placówek Formatka Plan Budżetu Placówek zawiera funkcje pozwalające wprowadzać, usuwać i modyfikować plany budżetowe poszczególnych placówek wraz z kosztem szczegółowym oraz oblicza ich realizację. Plany budżetowe mogą być wyświetlone w Kolejności wg Placówki, wg Nazwy Planu lub Kosztu szczegółowego. Realizacja jest obliczana dla wybranych miesięcy. Domyślnie system podpowiada wszystkie miesiące od początku roku do bieżącego włącznie, ponadto istnieje możliwość wyboru czy realizacja obliczana jest ze wszystkich obrotów na koncie czy tylko zaksięgowanych. Po ustawieniu innych parametrów niż domyślne należy użyć funkcji Realizacja by ponownie została ona obliczona. W kolumnie Realizacja program wyświetla informację (wartość procentowa) o realizacji planu budżetowego na podstawie wprowadzonych dokumentów budżetowych (rozdział Dokumenty budżetowe) nad tabelką program wyświetla informację o porównywanych wartościach (Realizacja=...). Określanie sposobu obliczania realizacji oraz wybór jednego lub dwóch sposobów realizacji jest identyczny jak w zbiorczym planie budżetu dla kont. Przycisk Wydruk realizuje tworzenie raportu dla planów, które zostały wybrane na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów wyboru. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wyboru urządzenia przeznaczenia wydruku. Tworzenie Planów Budżetowych Mamy dwie możliwości tworzenia planów budżetowych 1. Zbiorowe (Dopisywanie Zbiorcze ) 2. Indywidualne (Nowy F5) 1. Dopisywanie Zbiorcze polega na zaznaczeniu z listy Rodzajów kosztów szczegółowych oraz Placówek, dla których chcemy określić Plany Budżetowe Placówek

254 Budzet 2. Dopisywanie Indywidualne oraz modyfikacja i usuwanie planu realizowane jest przez dialog Budżetowy Plan Kosztów Placówki

255 Budzet Dialog posiada poza standardowym zestawem przycisków następujące pola edycyjne: Placówka dla której tworzymy plan budżetowy, Koszt szczegółowy Nazwa Planu podpowiadana tak jak przy dopisywaniu zbiorczym, Pola informacyjne: Nazwa Konta Stan na placówce po stronie Ma i Wn, Stan planu po stronie Ma i Wn, Obliczoną realizację jedną lub dwie (w zależności od parametrów realizacji) Za miesiące: pole wyboru miesięcy dla których jest obliczana realizacja i z uwzględnieniem obrotów tylko zaksięgowane lub wszystkich Przyciski Realizacja pozwalający przeliczyć realizację dla planu po wyborze innych miesięcy czy rodzaju obrotów Dokumenty pozwalający wyświetlić dokumenty związane z wprowadzeniem wartości planu budżetowego na poszczególne konto (Pozycje Dokumentu Planu Budżetowego)

256 Budzet 7.4 Plan budżetu OPK Formatka Plan Budżetu dla OPK pozwala na przegląd realizacji planu budżetowego przychodów i kosztów dla poszczególnych OPK na podstawie wprowadzonych dekretów księgowych oraz dokumentów budżetowych. Na formatce widoczne są ośrodki powstawania kosztów. Wciśnięcie klawisza Przychody spowoduje wyświetlenie kont grupy 7 zawierających w swojej budowie segment słownikowany katalogiem OPK, wprowadzonych do planu budżetowego kont. Aby właściwie obserwować realizację przychodów związanych ze wskazanym OPK konieczne jest ustawienie warunków selekcji w polu Warunki pozycji Przychody. Wciśnięcie klawisza Koszty spowoduje wyświetlenie planu budżetowego dla wybranego OPK z rozbiciem na wybrane w planie koszty szczegółowe. Wciśnięcie klawisza (wydruk) pozwoli nam na zbiorczy przegląd realizacji planu budżetowego z rozbiciem na zaplanowane oraz faktyczne przychody i koszty w ramach poszczególnych OPK

257 Budzet 7.5 Plan budżetu placówek Formatka Plan Budżetu dla Placówek pozwala na przegląd realizacji planu budżetowego przychodów i kosztów dla poszczególnych Placówek na podstawie wprowadzonych dekretów księgowych oraz dokumentów budżetowych. Na formatce widoczne są dane słownika placówek. Wciśnięcie klawisza Przychody spowoduje wyświetlenie kont grupy 7 zawierających w swojej budowie segment słownikowany Placówkami, wprowadzonych do 7-251

258 Budzet planu budżetowego kont. Aby właściwie obserwować realizację przychodów związanych ze wskazaną Placówką konieczne jest ustawienie warunków selekcji w polu Warunki pozycji Przychody. Wciśnięcie klawisza Koszty spowoduje wyświetlenie planu budżetowego dla wybranej Placówki z rozbiciem na wybrane w planie koszty szczegółowe. Wciśnięcie klawisza (wydruk) pozwoli nam na zbiorczy przegląd realizacji planu budżetowego z rozbiciem na zaplanowane oraz faktyczne przychody i koszty w ramach poszczególnych Placówek

259 Budzet 7-253

260 Budzet 7.6 Grupy planu budżetowego kont Funkcja Grupy planu budżetowego działa bardzo podobnie do funkcji Grupy kont. Natomiast algorytm obliczania realizacji jest taki sam dla Planów budżetowych jak i dla Grup planów budżetowych. Kolejność wyświetlania grup może być ustawiona: wg nazwy lub wg kodu grupy. Tworzenie, modyfikacja i usuwanie grupy odbywa się przy pomocy standardowego paska narzędzi, którego sposób użycia opisano w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 5. Podobnie jak ma to miejsce przy Grupach kont tworzenie grupy planu odbywa się w dwóch etapach. Po pierwsze trzeba utworzyć grupę tj. nadać jej kod i identyfikator (przycisk Dodaj) a następnie wypełnić jej zawartość wykorzystując zdefiniowane przez użytkownika plany budżetowe. Kliknięcie na przycisk Zawartość grupy spowoduje wyświetlenie tabelki z planami należącymi do wybranej grupy. Modyfikacja zawartości grupy (dodanie, usunięcie, wyszukiwanie, wyświetlanie według kryterium) możliwa jest za pomocą standardowego paska narzędzi. Dodanie nowego planu budżetowego za pomocą przycisku (Dodaj) spowoduje wyświetlenie formatki ze zdefiniowanymi w programie planami

261 Budzet Przejście w tryb edycji (przycisk ), zaznaczenie wybranej pozycji realizowane za pomocą kliknięcia po jej lewej stronie co spowoduje pojawienie się znacznika (rysunek powyżej), zatwierdzenie przyciskiem oraz zamknięcie okna spowoduje aktualizację grupy planów.dwukrotne kliknięcie na wybranej grupie planów spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Na dialogu zawarte są następujące pola informacyjne: symbol i nazwa Grupy planu, stan na koncie po stronie Ma i Wn, stan planu po stronie Ma i Wn, Obliczoną realizację jedną lub dwie (w zależności od parametrów realizacji), Za miesiące: pole wyboru miesięcy, dla których jest obliczana realizacja i z uwzględnieniem obrotów Tylko zaksięgowane lub Wszystkie. Przyciski: Realizacja pozwalający przeliczyć realizację dla planu po wyborze innych miesięcy czy rodzaju obrotów Dokumenty pozwalający wyświetlić dokumenty wprowadzone dla danego planu wchodzącego w skąd 7-255

262 Budzet danej grupy. Istnieje możliwość wydruku grupy planów funkcją Wydruk. W zależności od ustawienia przełącznika Z zawartością wydruk zawierał będzie grupy planów wraz z planami budżetowymi każdej z nich lub tylko same grupy bez ich planów. Ponadto dla wydruku z zawartością w zależności od ustawienia przełącznika Wybrane istnieje możliwość indywidualnego wyboru grup do wydruku. Zaznaczenie grupy do wydruku polega na kliknięciu po lewej stronie wybranego wiersza tabelki gdzie pojawi się znacznik. 7.7 Dokumenty budżetowe Tworzenie dokumentów planu budżetowego odbywa się podobnie jak zwykłych dokumentów obrotowych tzn. od stworzenia nagłówka przez wpisanie pozycji. Tworzenie dokumentów może odbywać się w ramach tych samych rejestrów, co rejestry obrotów, przy czym należy pamiętać, że numeracja w ramach rejestru jest miesięczna oraz rozłączna tzn. oddzielnie liczona dla dokumentów budżetowych i oddzielnie dla obrotowych oznacza to, że dokumenty budżetowe nie mają wpływu na rejestry obrotów Księgi głównej. Można również stworzyć osobny rejestr dla dokumentów budżetowych i wpisywać je tylko w nim. Wybierając tę pozycję z menu przechodzimy do formatki Dokumenty Planu Budżetowego zawierającą listę nagłówków dokumentów budżetowych. W tabelce wyświetlone są wszystkie dokumenty budżetowe wprowadzone przez użytkownika modyfikacja zawartości tabelki realizowana jest za pomocą paska narzędzi usunięcie dokumentu posiadającego Status Zatwierdzony jest niemożliwe. Dwukrotne kliknięcie na wierszu tabelki reprezentującym dokument budżetowy spowoduje wyświetlenie formatki zawierającej informację o nagłówku i tabelkę z pozycjami dokumentu

263 Budzet Formatka zawiera następujące informacje o nagłówku dokumentu: Rejestr i numer w rejestrze (nadawany automatycznie jako kolejny przy tworzeniu dokumentu), Data wprowadzenia data utworzenia dokumentu Symbol zewnętrzny, Numer odręczny, Rodzaj Konta, OPK lub Placówka Miesiąc wprowadzenia dokumentu, Nazwa dokumentu, oraz o jego pozycjach : Nr pozycji nr pozycji w dokumencie, Konto, Placówka, Symbol OPK, Koszt szczegółowy zależnie od planu budżetowego jakiego pozycja dotyczy, Operacja czy po stronie Wn czy Ma, Kwota kwota na pozycji, Status wartość podstawowa czy zmiana, Treść pole informacji dodatkowej, Podstawa pole informacji dodatkowej, Rodzaj Konto, OPK, Placówka. Na formatce znajduje się przycisk Operatorzy po którego naciśnięciu wyświetlany jest dialog z informacją o tym kto i kiedy Wprowadził, Zatwierdził i Modyfikował dokument

264 Budzet Pozycje mogą być wyświetlone w porządku wg Nr pozycji, Treści. Z dodatkowym ograniczeniem zakresu wg Warunku Wszystkie Wn Ma Wartość Podstawowa Zmiany Ponadto obliczane są dla pozycji: suma z operacji Wn, suma z operacji Ma, Per Saldo z operacji Wn i Ma. Powyżej tabeli danych, po prawej stronie znajdują się następując przyciski: Zbiorczo Wg roku - możliwość tworzenia dokumentów budżetowych na podstawie danych z wybranego roku. Dla kont uwzględnione jest przekodowanie konta miedzy latami, jeżeli tworzymy plan na podstawie roku poprzedniego, w innych wypadkach plan tworzony jest wg symbolu konta

265 Budzet Agregacja - możliwość generowania planu dla placówki na podstawie planu OPK Rejestrację nowego dokumentu budżetowego rozpoczynamy, podobnie jak w przypadku księgowań w Dzienniku, od uzupełnienia pól nagłówka dokumentu. Wprowadzając nagłówek dokumentu budżetowego wymagane jest wybranie rejestru, w ramach którego go tworzymy, numer w ramach rejestru nadawany jest automatycznie, Data wprowadzenia podpowiadana jest jako data bieżąca, rodzaj planu budżetowego, miesiąc dla którego wprowadzamy dokument, ponadto można wprowadzić informacje dodatkowe takie jak Symbol zewnętrzny, Numer odręczny czy Nazwa dokumentu. Po zatwierdzeniu wprowadzonego nagłówka (F10) możemy wprowadzić pozycje w tym dokumencie. Wprowadzanie nowej, poprawienie istniejącej, skasowanie istniejącej pozycji odbywa się przy pomocy standardowego paska narzędzi znajdującego się nad tabelką wyświetlającą pozycje dokumentu. Naciśnięcie przycisku (Dodaj) 7-259

266 Budzet spowoduje wyświetlenie jednego z trzech dialogów pozwalającego na wprowadzenie nowej pozycji. Wygląd formatki jest zależny od rodzaju wprowadzanego planu budżetowego (dla Kont, OPK lub Placówek)

267 Budzet Na dialogu Pozycje Planu Budżetowego przy wprowadzaniu należy wypełnić następujące pola: Symbol Konta, Symbol OPK wraz z kosztem szczegółowym, Placówka wraz z Kosztem szczegółowym słownikowany formatką Plan Budżetu dla Kont, OPK lub Placówek, zależnie od rodzaju planu budżetowego, Nr pozycji podpowiadany następny w dokumencie, Operacja na stronę Wn czy Ma, Kwota Status: Wartość Podstawowa wprowadzana w trybie normalnym Zmiany korekty planu budżetowego, Treść jako dodatkowe pola informacyjne. Podstawa jako dodatkowe pola informacyjne. Ponadto informacyjnie wyświetlany jest Rejestr i numer w ramach rejestru oraz Nazwa planu, którego dokument dotyczy

268 Budzet 7.8 Zatwierdzanie planów budżetowych Zatwierdzanie planów budżetowych powoduje zablokowanie możliwości ich edycji i usunięcia. Przeprowadzane jest w ramach wybranego rejestru. Celem zatwierdzenia dokumentu w ramach wybranych rejestrów należy wybrać rejestr (jeden, kilka lub wszystkie) a następnie wybrać funkcję Zatwierdź Wybrane Rejestry. W polu raport program wyświetla informację o wykonywanych operacjach. 7.9 Kontrola zgodności planów Kontrola zgodności planów powoduje zestawienie porównującego plany dla: Kont / OPK / Placówek, w celu wykrycia różnic. Przed wykonaniem raportu należy najpierw zdefiniować jego wygląd i sposób wydruku, określając: Porównanie - pole z listą wyboru, która zawiera: 7-262

269 Budzet - placówki z OPK - konta 4 z OPK Miesiąc - jest to pole wyboru z rozwijalną listą która zawiera wszystkie miesiące Zakres - jest to zakres w jakim zostanie wykonany raport i zawiera następujące pozycje w rozwijalnej liście: - Wszystkie - Zgodne - Różnice Po ustaleniu parametrów wydruku j.w. można wykonać wydruk za pomocą ikonki drukarki Naciśnięcie tego przycisku spowoduje otwarcie okna z poglądem wydruku drukowanego raportu obsługa okna została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16. Po zatwierdzeniu wydruku zestawienia, wydruk pojawi się na ekranie monitora, skąd można go dalej przesłać na drukarkę. Przykładowy podgląd wydruku Porównanie Planów Placówek i OPK - Grudzień 2007" 7-263

270 Słowniki Rozdział 8 Słowniki Słowniki wykorzystywane przez moduł FK zgrupowane zostały w menu Słowniki: Słowniki można podzielić na takie, które stanowić mogą grupy analityczne (segmenty) kont oraz inne. Słowniki, które stanowić mogą grupy analityczne (segmenty) kont: Placówki Magazyny Grupy Środków Trwałych Komórki Organizacyjne Rodzaje Kosztów Plan Finansowy Kody Ewidencyjne Usług Źródła Finansowania Obrotówki Grupy Analityczne Stawki VAT Analityka Rodzajów Kosztów 8-264

271 Słowniki 8.1 Placówki Słownik umożliwia określenie listy placówek jednostki. Słownik wypełniany samodzielnie przez użytkownika. Aby zdefiniować nową placówkę należy użyć opcji wstawiania nowego rekordu ( ). Operacja to powoduje otwarcie dialogu Placówki, na którym wyświetlony jest formularz przygotowany do wprowadzania informacji o placówce. W trakcie dopisywania lub modyfikacji pozycji słownika placówek użytkownik może wpisać następujące informacje: Na zakładce Dane wypełniane są podstawowe informacje o placówce Kod Kod placówki w obrębie jednostki. Nazwa Dowolna nazwa określająca placówkę. Kod pocztowy Kod pocztowy Miasto Nazwa miejscowości, w której się mieści placówka. Ulica i nr Dokładny adres placówki. Nr Kol Kolejny numer placówki danego typu w ramach jednostki. Status placówki Status placówki. Wartość powinna być zgodna z wcześniej zdefiniowanym 8-265

272 Słowniki słownikiem statusów placówek. Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać z słownika poprzez naciśnięcie klawisza F2. Opis - dowolne uwagi o placówce. Na zakładce Kody resortowe Kod resortowy 3 poziomy najstarszy identyfikator resortowy Kod resortowy 2000 stary identyfikator resortowy Część V Jednostka Numer resortowy jednostki. Część VI Charakter Charakter Kod resortowy 2004 aktualny identyfikator resortowy Część V Jednostka 2004 Numer resortowy jednostki. Część VI Rodzaj jednostki organizacyjnej - Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać z słownika poprzez naciśnięcie klawisza F2. Na zakładce Inne Rodzaj Placówki - rodzaj placówki Region - region 8.2 Magazyny Słownik ten umożliwia odwzorowanie struktury magazynów funkcjonującego w jednostce okodowania magazynów. jednostki. Zaleca się stosowanie Struktura słownika: Identyfikator - kod magazynu według schematu organizacyjnego Nazwa Cecha - pole wykorzystywane przez program Gospodarka Materiałowa, Apteka. Podczas tworzenia nowej pozycji pole może przybrać wartości: Osobno rozliczany, Rozliczany w ramach, Nie rozliczany. 8.3 Grupy środków trwałych Słownik ten umożliwia podział środków trwałych na grupy określone przez GUS w klasyfikacji rodzajowej środków trwałych. Struktura słownika: 8-266

273 Słowniki Identyfikator symbol grupy według GUS np. 0, 1, 2 itd. Nazwa nazwa grupy według GUS np. Grunty i melioracje szczegółowe, Budynki, Budowle itd. 8.4 Komórki orgnizacyjne Słownik ten umożliwia określenie struktury organizacyjnej jednostki - bardziej szczegółowo niż w słowniku Placówki oraz przypisanie każdej komórce organizacyjnej nazwiska osoby odpowiedzialnej lub kierownika. Struktura słownika: Identyfikator symbol komórki organizacyjnej według schematu organizacyjnego Nazwa Nazwisko kierownika 8.5 Rodzaje kosztów Program udostępnia trzy przekroje ewidencji rodzajów kosztów: rodzaj kosztu, jego analitykę i koszt szczegółowy. Są one od siebie niezależne, choć możliwe jest także ich hierarchiczne uszeregowanie, tak jat to ma miejsce w większości prowadzonych ewidencji kosztowych. Dla jednostek budżetowych układ rodzajowy kosztów odpowiada układowi paragrafowemu struktury wydatków i kosztów. Są to tzw. 4 w 5. W jednostkach samodzielnych układ ten może zostać zastąpiony innym zdefiniowanym przekrojem ewidencji rodzajowej. W szczególności może być użyta ta sama symbolika paragrafowa lub dowolna symbolika własna. Symbolika ta nie jest związana z układem ewidencji prowadzonej na rzecz Wojewódzkich Zespołów Opieki Zdrowotnej prowadzących zbiorcze analizy kosztów na podstawie danych przekazanych z programu kosztowego w jednostce (funkcja Eksport kosztów do MKP). Informacje w liście rodzajów kosztów można wyświetlać w kolejności według: kodu nazwy 8-267

274 Słowniki W pasku narzędzi dostępne są również przyciski umożliwiające podgląd, modyfikację informacji, usuwanie oraz dopisywanie danych. 8.6 Plan finansowy Słownik ten umożliwia wprowadzenie kodów planu finansowego i późniejszego wykorzystania go do słownikowania segmentów konta. Struktura słownika: Kod kod planu finansowego Nazwa nazwa planu finansowego 8.7 Kody ewidencyjne usług Słownik ten umożliwia wprowadzenie kodu rejestrowego usługi medycznej podlegającej rejestracji. Struktura słownika: Identyfikator kod ewidencyjny usługi Nazwa nazwa ewidencyjna usługi 8-268

275 Słowniki 8.8 Źródła finansowania Słownik ten umożliwia określenie źródeł finansowania, czyli rodzajów płatników jednostki. Struktura słownika: Identyfikator kod źródła finansowania np. 01, 02 Nazwa nazwa źródła finansowania np. Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakłady Opieki Społecznej, Zakłady Pracy i Instytucje, itp. 8.9 Obrotówki Słownik wykorzystywany jest podczas definiowania segmentów kont. Struktura słownika: identyfikator nazwa 8-269

276 Słowniki 8.10 Grupy analityczne Grupy analityczne są słownikami w pełni definiowanymi przez użytkownika. Elementy tych słowników mogą stanowić grupy analityczne (segmenty) symbolu konta. System udostępnia użytkownik możliwość zdefiniowania 5 własnych grup analitycznych. Na rysunku pokazano jedną z grup analitycznych. Struktura słownika: Kod Nazwa 8.11 Stawki VAT Słownik ten umożliwia definiowanie obowiązujących w danym okresie sprawozdawczym stawek VAT. Są to parametry wykorzystywane przy automatycznym dekretowaniu dokumentów VAT oraz przy wykonywaniu rejestrów i deklaracji VAT. Stawka VAT może być wyrażona liczbowo lub tekstowo. Wybór stawki VAT wyrażonej liczbowo w trakcie automatycznego dekretowania dokumentu VAT powoduje naliczenie kwoty VAT od podanej kwoty netto. Wybór stawki VAT wyrażonej tekstowo wymaga wprowadzenia zarówno kwoty netto jak i kwoty VAT. Struktura słownika: Stawka stawka VAT wyrażona liczbowo np. 7, 22 lub tekstowo np. razem 8-270

277 Słowniki Słownie - opis opis stawki VAT np. VAT 7%, VAT 22%, razem VAT 8.12 Deklaracje VAT Podczas wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT (co możliwe również w dzienniku Modułu Finansowo-Księgowego) możliwe jest przypisanie deklaracji VAT (sprzedaż lub zakup) dla pozycji dokumentu. Przypisanie takie umożliwia następnie zsumowanie kwot VAT odpowiadających stawkom VAT zdefiniowanym w systemie, ich podgląd oraz wydruk Deklaracje VAT - sprzedaż Słownik Deklaracja VAT Sprzedaż umożliwia zdefiniowanie postaci deklaracji VAT obowiązującej w danym okresie sprawozdawczym w części dotyczącej sprzedaży. Z pozycji słownika można obejrzeć kartotekę obrotów w poszczególnych polach deklaracji VAT w kolejnych miesiącach (Kartoteka) oraz sporządzić wydruk tych obrotów (Wydruk). Struktura słownika: Identyfikator kod pola deklaracji VAT w części dotyczącej sprzedaży np. C1, C8, Nazwa nazwa pola deklaracji VAT w części dotyczącej sprzedaży np. Korekta sprzedaży opodatkowanej, Sprzedaż opodatkowana 22%. Wybranie deklaracji i naciśnięcie przycisku Kartoteka spowoduje wyświetlenie dialogu, na którym zostaną wyświetlone w formie tabelki wartości kwot netto, VAT, brutto dla wybranej deklaracji. Wyboru miesięcy, dla których mają zostać obliczone wartości operacji, dokonuje się zaznaczając 8-271

278 Słowniki odpowiednie pozycje na liście wielowariantowej Miesiąc. Naciśnięcie przycisku Wykonaj spowoduje obliczenie i wyświetlenie obrotów dla wybranych miesięcy natomiast naciśnięcie przycisku Drukuj podglądu raportu dla wybranych miesięcy i jego wydruk. Naciśnięcie przycisku Wydruk na głównej formatce opisywanego słownika powoduje wyświetlenie dialogu za pomocą którego możliwy jest wydruk dowolnych kartotek deklaracji sprzedaży dla dowolnie wybranych miesięcy. Z list wielowariantowych wybiera się miesiące (Lista miesięcy) i deklarację (Identyfikatory deklaracji). Zatwierdzenie (przycisk ) wyboru spowoduje wyświetlenie standardowego okna podglądu wydruku i możliwość wydruku raportu Deklaracje VAT - zakup Słownik Deklaracja VAT Zakupy umożliwia zdefiniowanie postaci deklaracji VAT obowiązującej w danym okresie sprawozdawczym w części dotyczącej zakupu. Z pozycji słownika można obejrzeć kartotekę obrotów w poszczególnych polach deklaracji VAT w kolejnych miesiącach (Kartoteki) oraz sporządzić wydruk tych obrotów (Wydruk). Struktura słownika: Identyfikator kod pola deklaracji VAT w części dotyczącej zakupu np. D31, D34, Nazwa nazwa pola deklaracji VAT w części dotyczącej zakupu np. Zakupy pozostałe itp. Sposób modyfikacji danych jest standardowy dla systemu FKK i opisany jest w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 5. Wybranie deklaracji i naciśnięcie przycisku Kartoteka spowoduje wyświetlenie dialogu, na którym zostaną 8-272

279 Słowniki wyświetlone w formie tabelki wartości kwot netto, VAT, brutto dla wybranej deklaracji. Wyboru miesięcy, dla których mają zostać obliczone wartości operacji, dokonuje się zaznaczając odpowiednie pozycje na liście wielowariantowej Miesiąc. Naciśnięcie przycisku Wykonaj spowoduje obliczenie i wyświetlenie obrotów dla wybranych miesięcy natomiast naciśnięcie przycisku Drukuj podglądu raportu dla wybranych miesięcy i jego wydruk. Naciśnięcie przycisku Wydruk na głównej formatce opisywanego słownika spowoduje wyświetlenie dialogu za pomocą którego możliwy jest wydruk dowolnych kartotek deklaracji zakupu dla dowolnie wybranych miesięcy. Z list wielowariantowych wybiera się miesiące (Lista Miesięcy) i deklarację (Identyfikatory deklaracji). Zatwierdzenie (przycisk ) wyboru powoduje wyświetlenie standardowego okna podglądu wydruku i możliwość wydruku raportu

280 Słowniki 8.13 Rodzaje atrybutów Słownik rodzajów atrybutów Atrybuty Funkcja udostępnia Słownik Atrybutów. W celu umożliwienia dodatkowego oznaczania dekretów w dzienniku FK wprowadzono słownik atybutów. W słowniku tym użytkownik może zdefiniować dodatkowe znaczniki opisowe dla dekretów dziennika. Atrybuty przypisane do dekretów mogą być wykorzystywane do wykonania zestawień dokumentów oraz transakcji (możliwość ograniczania dekretów z dokładnością do atrybutów). Przykładem wykorzystania atrybutów jest rejestrowanie faktur za paliwo samochodowe kupowane przez pracowników. Rejestrując fakturę tworzony jest rozrachunek na stację paliw i jednocześnie można dla dekretu wprowadzić atrybut będący kodem pracownika. Takie oznaczenie pozwala kontrolować ilość kupowanego paliwa przez pracowników Analityka rodzajów kosztów Słownik ten umożliwia zdefiniowanie rodzajów kosztów. Są to uszczegółowienia zdefiniowanych wcześniej rodzajów kosztów. Analityka rodzaju kosztu wykorzystywana jest do sporządzania analiz kosztowych, bardziej szczegółowych niż analizy według rodzaju. Przykładem zastosowania analityki rodzaju może być podział kosztów leków na leki pochodzące z apteki szpitalnej i leki pochodzące np. z darów. Ten poziom uszczegółowienia rodzaju kosztu wykorzystywany jest również do określenia kluczy podziału o statusie importowane z FK. Dla poprzedniego przykładu rozbicie kosztów leków możliwe jest, zatem przeniesienie kosztów apteki szpitalnej na oddziały na podstawie zużycia leków wydanych przez aptekę, a nie leków zużytych globalnie na oddziałach.w trakcie księgowania dokumentów dokumenty kosztowe wprowadzane są przez formularz ekranowy Koszty w Dzienniku Dokumentów 109. Struktura ewidencji kosztów wyszczególniona na tym formularzu jest trójstopniowa: rodzaj kosztu analityka kosztu koszt szczegółowy Dekretowanie dokumentu rozpoczyna się od określenia kosztu szczegółowego. Analityka kosztu i rodzaj kosztu mogą wynikać z kosztu szczegółowego, jeżeli określono takie powiązanie w systemie KOSZTY lub być od siebie niezależne, jeżeli takiego powiązania nie określono. W strukturze ewidencji kosztów rodzaj kosztu dla klucza odpowiada analityce kosztu

281 Słowniki Dla użytkowników nie posiadających systemu KOSZTY struktura ewidencji kosztów oraz struktura Ośrodków Powstawania Kosztów może być zdefiniowana poprzez dopisywanie kolejnych elementów w polach formularza Koszty w Dzienniku Dokumentów 109. Struktura słownika: identyfikator kod rodzaju kosztu np nazwa nazwa rodzaju kosztu np. Leki, Materiały stomatologiczne 8.16 Grupy kosztów dla kluczy Słownik ten umożliwia zdefiniowanie grup kluczy kosztów dla wcześniej zdefiniowanych analityk rodzajów kosztów. Struktura słownika: Kod kod grupy kosztów dla kluczy np.10 Nazwa nazwa grupy kosztów dla kluczy np. koszty osobowe Do każdej grupy kosztów może należeć dowolna ilość kosztów analitycznych. Zawartość danej grupy kosztów możemy przejrzeć klikając przycisk Rodzaje kosztów w grupie

282 Słowniki Włączenie znacznika Usuwanie grupowe daje możliwość usuwania większej ilości pozycji kosztów analitycznych. W polach Grupa kosztów wyświetlona jest informacja która grupa kosztów jest obecnie przeglądana. Dodanie nowego kosztu w grupie realizuje się naciskając przycisk (Dodaj). Aby z wyświetlonej tabelki wybrać koszt analityczny należy kliknąć przycisk Tryb wyboru (aktywny staje się przycisk - Zatwierdź). Klikając po lewej stronie wybranej pozycji (strzałka) dokonujemy jej wyboru zostaje wyświetlony znacznik (możliwy jest oczywiście wybór większej ilości pozycji). Odznaczenie pozycji realizuje się klikając na znacznik. Przyciski Zaznacz Wszystkie, Odznacz Wszystkie służą do zaznaczania wszystkich pozycji lub odznaczania wszystkich wybranych pozycji. Zatwierdzenie wyboru nowych pozycji realizuje przycisk (Zatwierdź). Zamknięcie okna spowoduje powrót do tabelki z należącymi do danej grupy kosztami analitycznymi łącznie z dodanymi

283 Słowniki 8.17 Banki użytkownika Słownik ten umożliwia zdefiniowanie listy rachunków bankowych, które posiada użytkownik systemu. Rachunki te wykorzystywane są w trakcie wykonywania przelewów bankowych oraz drukowania faktur. Wprowadzając nowy rachunek należy wypełnić formularz przedstawiony na rysunku poniżej. Do pól formularza należy odpowiednio wpisać: - Identyfikator unikalny identyfikator rachunku np. 01, 02, - Kraj - pole słownikowe, które zawiera tabelę z kodami i nazwami krajów. Okno Słownik Krajów przedstawiony został na rysunku poniżej: 8-277

284 Słowniki Jeśli któregoś kraju zabraknie w tabeli, istnieje możliwość dodania nowej pozycji w tabeli. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej: Obecne na formatce pola należy uzupełnić zgodnie z ich nazwą. - Oddział banku pole słownikowe z tabelą oddziałów banków dostarczaną wraz z wersją instalacyjną systemu. Na rysunku poniżej przedstawiono wygląd tabeli oddziałów banków. Jeśli oddziału banku nie będzie w tabeli, istnieje możliwość dodania nowej pozycji w tabeli. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej

285 Słowniki Obecne na formatce pola należy uzupełnić zgodnie z ich nazwą. Pole BIC umożliwia podanie dla oddziału banku identyfikatora dla transakcji transgranicznych. Identyfikator BIC może być użyty podczas definiowania formatu przelewu elektronicznego podczas eksportu przelewów.(patrz rozdział Rejestr bankowy - formaty przelewów) Wyjątek stanowi pole Kod banku które jest słownikowane tabelą Banki przedstawioną na rysunku poniżej. Słownik ten jest standardowo dostarczany wraz z systemem. Istnieje możliwość dodania nowej pozycji do słownika nowego banku który nie występuje w słowniku (naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu do którego pól należy wpisać kod banku i jego nazwę). Numer rachunku pełny numer rachunku rachunek wprowadzany jest poprzez wypełnienie trzech segmentów: LK liczba kontrolna rachunku wypełniana na rachunków w nowym formacie Oddział banku numer rozliczeniowy oddziału bankowego Numer porządkowy rachunku - numer rachunku w ramach oddziału bankowego, Wartości z tych trzech pól są automatycznie scalane i wyświetlane w dodatkowym polu w którym można dokonać dodatkowego formatowania (wprowadzanie separatorów itp.) Zaleca się by dla rachunków zawierających liczba kontrolna (nowy format rachunków) nie wprowadzana jakiegokolwiek formatowania tzn rachunek ma mieć postać ciągu cyfr. Nazwa banku nazwa banku, w którym jest rachunek, Format przelewu elektronicznego kod formatu elektronicznego przelewu obsługiwanego przez aplikacje banku, w którym jest rachunek pole słownikowane tabelą zdefiniowanych formatów 8-279

286 Słowniki przelewów w systemie. Zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje dodanie nowej pozycji do słownika Banki użytkownika i umożliwi wykorzystanie wprowadzonej pozycji podczas definiowania nowego Oddziału banku. Zdefiniowanie tego z kolei pozwoli na dodanie nowego Banku użytkownika Wydruki Funkcja pozwala na wydruk wybranego słownika. Wybranie dowolnej pozycji spowoduje wyświetlenie standardowego dla systemu podglądu wydruku, którego obsługa opisana jest w rozdziale Okna w programie Eksport słowników Funkcja ta pozwala wyeksportować słowniki: Kontrahenci, Ośrodki Powstawania Kosztów, Cechy, Placówki do poprzednich (znakowych wersji programów. Naciśnięcie przycisku Wykonaj spowoduje rozpoczęcie konwersji słowników do plików tekstowych oraz aktualizacji słowników wersji tekstowej programu FK. Jeśli nie istnieje ścieżka wyświetlona w polu Zapisz plik eksportowy do katalogu: program wyświetli komunikat Nie można utworzyć pliku: [ścieżka]\plik.txt. W takim wypadku należy wskazać istniejący katalog, do którego skopiowane zostaną pliki eksportowanych słowników (w innych programach można je importować. Jeśli użytkownik nie korzysta z tekstowej wersji systemu FK (program nie jest zainstalowany) wtedy program nie przeprowadzi aktualizacji słowników, wyświetli komunikat: Brak dostępu do słownika kontrahentów!, Brak obsługi indeksów słownika kontrahentów!, Aktualizacja nie powiodła się! O poprawnym wykonaniu eksportu słowników program informuje użytkownika komunikatem: Eksport 8-280

287 Słowniki zakończony poprawnie! 8-281

288 Pomoc Rozdział 9 Pomoc 9.1 Spis treści Wyświetlenie okna pomocy dla modułu. Sposób obsługi pomocy jest identyczny jak w systemie Windows

289 Pomoc 9.2 O programie Wyświetlenie informacji o systemie, module oraz licencji. Przycisk Informacje o systemie pozwala wyświetlić informacje techniczne: ustawienie zmiennych środowiskowych oraz wykorzystywanych modułów przez program

290 Pomoc 9.3 Licencja Wyświetlenie informacji o aktualnie zarejestrowanych kluczach licencyjnych. Opcja pozwala aktywować załadowane klucze oraz załadować nowe klucze licencyjne do bazy. 9.4 Zmiana hasła Opcja umożliwia zmianę hasła dla zalogowanego użytkownika. Wybranie opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym użytkownik musi podać bieżące hasło (konieczność podania bieżącego hasła podyktowana jest względami bezpieczeństwa. Zabezpieczenie przez możliwością zmiany hasła przez inną osobę) Podanie prawidłowego hasła powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego podanie nowego hasła

291 Pomoc Poprawna zmiana hasła sygnalizowana jest wyświetleniem komunikatu: 9-285