System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Windykacja

Transkrypt

1 System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Windykacja Instrukcja Użytkownika

2 Spis treści Rozdział 1 Wstęp Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje... techniczne 2-2 Architektura... systemu i wymagania sprzętowe 2-2 Program... a system operacyjny 2-3 Integracja... ze środowiskiem Wondows 2-3 Zabezpieczenie... i składowanie danych 2-4 Rozpoczęcie... pracy 2-4 Komunikacja... z użytkownikiem 2-5 Elementy... systemu Windows 2-9 Okna w... programie 2-12 Koncepcja... menu 2-23 Znaczenie... klawiszy klawiatury 2-24 Rozdział 3 Wnioski windykacyjne Rejestracja Procedura... windykacji 3-29 Rozdział 4 Dokumenty Dokumenty... sprzedaży 4-31 Dokumenty... zakupu 4-42 Rozdział 5 Kartoteki I Kontrahenci Kartoteka Stan kartoteki Stan kartoteki... w układzie miesięcznym 5-54 Transakcje Konta... związane z kartoteką kontrahenta 5-55 Dekrety... kontrahenta 5-56 Wystawione... Noty Katalog Cechy Organy... założycielskie 5-62 Rodzaje... kontrahentów 5-63 Obroty... i salda 5-64 Kartoteki... w układzie miesięcznym 5-65 Wykaz... stanu kartoteki 5-66 Grupy... kartotek 5-67 Stan_grupy Stan_grupy_miesiecznie Dekrety_grupy kontrahenci_w_grupie Pisma Potwierdzenie... sald 5-71

3 Spis treści Wezwanie... do zapłaty Cesje... wierzytelności 5-76 Rejestr... cesji 5-76 Przeksięgowanie... wierzytelności 5-79 Szablony... podpowiedzi 5-80 Typy cesji Wykaz rejestru... cesji Wykaz Transakcje Wykaz Rezerwy... dla transakcji 5-87 Księgowanie... rezerw 5-89 Rozwiązywanie... rezerw 5-90 Przegląd... rezerw dla transakcji Historia... transakcji 5-91 Przeksięgowanie... transakcji 5-92 Odsetki Nota... odsetkowa Symulacja... spłat należności Pracownicy Rozrachunki Rozdział 6 Kontakty windykatorskie Lista... kontaktów Rodzaj... kontaktów Dokumenty... pomocnicze Rozdział 7 Raporty Raporty... odchyleń Płatności Kontakty Wykaz... należności podlegających windykacji Rozdział 8 Słowniki Placówki Grupy... analityczne Definicja... budowy numeru wniosku Komórki... wnioskujące Procesy... windykacyjne Rozdział 9 Pomoc Spis treści O programie Licencja Zmiana... hasła II

4 Wstęp Rozdział 1 Wstęp Moduł wspomaga pracę windykatora. Moduł umożliwia rejestrowanie kontaktów windykatora z kontrahentami zalegającymi ze spłatą należności oraz pozwala na wykonywanie zestawień i raportów ułatwiających pracę windykatora. 1-1

5 Informacje ogólne Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje o wymaganiach sprzętowych systemu FKK, środowisku pracy, koncepcji systemu, komunikacji z użytkownikiem. 2.1 Informacje techniczne Architektura systemu i wymagania sprzętowe Oprogramowanie jest napisane w architekturze klient serwer. Różne są więc wymagania sprzętowe komputera klienta i serwera bazy danych. Wymagania stawiane stacjom roboczym Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego, jednak nie zawsze zapewniają one komfort pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: Intel PIV lub wyżej pamięć RAM: 256 MB dysk twardy: 2 GB grafika: SVGA 800x600 karta sieciowa: 100 Mbps Wymagania systemowe System operacyjny MS Windows 98 SE, Windows 2000 Professional lub Windows XP Professional. Wymagania stawiane serwerom zarządzającym bazami danych Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego i bazy danych, jednak nie zawsze zapewnią one komfortu pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: (SQL BASE) PIV 1,6 GHz, (ORACLE) 2xPIII 1,3 GHz pamięć: (SQL BASE) 512 MB, (ORACLE) 1 GB z opcją rozszerzenia do 4 GB karta sieciowa: (SQL BASE) 100 Mbps, (ORACLE) 100 Mbps dysk twardy: (SQL BASE) UWSCSII RAID 0+1, (ORACLE) UWSCSII RAID 0+1 Wymagania systemowe System operacyjny Windows NT 4.0 Serwer, Windows 2000 Serwer, Windows 2003 Server lub inny zgodny z wersją serwera bazy danych. Motor Bazy Danych ORACLE wersja 8i ORACLE wersja 9i ORACLE wersja 10g SQL BASE wersja 6.1.2PTF11 SQL BASE wersja 7.5.1PTF3 2-2

6 Informacje ogólne Program a system operacyjny Program działa w środowisku MS Windows. Sposób poruszania się po systemie właściwy jest dla standardu pracy w tym środowisku. Dokumentacja systemu nie zawiera opisu zasad pracy w środowisku Windows. Użytkownik systemu powinien posiadać podstawowe umiejętności w tym zakresie, jak uruchamianie systemu, przełączanie się pomiędzy oknami, posługiwanie się myszką. System jest w pełni zintegrowany ze środowiskiem Windows. 2.2 Integracja ze środowiskiem Wondows Środowisko Windows umożliwia szeroki wachlarz metod wymiany danych miedzy aplikacjami pracującymi w tym środowisku. Do mechanizmów przesyłania danych wykorzystywanych przez program należą: schowek (clipboard), automatyzacja OLE zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF 2-3 Schowek Schowek jest najprostszą metodą wymiany informacji pomiędzy programem, a inną aplikacją w środowisku Windows np. edytorem tekstów Word, arkuszem kalkulacyjnym Excel. Ulokowanie w schowku nowej porcji danych powoduje usunięcie poprzedniej zawartości. W systemie istnieje możliwość umieszczenia w schowku zawartości tabeli elementów. Maksymalna ilość danych przenoszonych w jednej porcji przy pomocy schowka może być ograniczona możliwościami przyjęcia tych danych w programie docelowym np. maksymalną wielkością arkusza w programie Excel. Także zbyt mała ilość wolnej pamięci w komputerze może uniemożliwić wykonanie operacji dla zbyt dużej ilości danych. Automatyzacja OLE Automatyzacja OLE zapewnia integrację aplikacji przy pomocy komend interaplikacyjnych. Aplikacje mogą oddziaływać na siebie bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika. W przypadku programu mechanizm ten pozwala załadować dane programu do arkusza MS Excel oraz OO Calc, a także na wykonanie niektórych funkcji tego arkusza jak utworzenie nowego arkusza. Integracja programu ze środowiskiem Windows pozwala na automatyzacje prac związanych ze sporządzaniem różnorodnego typu zestawień raportów, którym bez większego wysiłku można nadać ciekawą szatę graficzną, wykorzystując szeroką gamę formatów i stylów programów Word i Excel oraz Writer i Calc. Warunkiem poprawnego działania automatyzacji OLE jest fakt zainstalowania pakietu biurowego (MS Office, Open Office) na stacji roboczej. Automatyzację OLE w przypadku pakietu Open Office testowano na wersji 2.4, dlatego zaleca się instalacje pakietu w tej lub nowszej wersji. Przy wspólpracy z pakietem MS Office, dla poprawnego dzialania pism (wspólpraca z programem MS Word) nalezy dla programu MS Word zaznaczyc opcje: 'Ufaj dostepowi do programu Visual Basic Project', 'Ufaj wszystkim zainstalowanym dodatkom i szablonom' w ustawieniach zabezpieczen dla makr (opcje opisane na przykladzie MS Word w innych wersjach programu MS Word dostep do opisanych opcji moze byc inny). Zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf Wydruki programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.rtf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w edytorze Word i poddawane indywidualnej edycji. Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.csv. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie

7 Informacje ogólne Excel i poddawane indywidualnej edycji 2.3 Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.pdf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie Acrobat Reader. Zabezpieczenie i składowanie danych Zabezpieczenie danych polega na zapewnieniu ochrony zarówno przed dostępem osób niepowołanych jak i przed ich utratą z przyczyn losowych bądź technicznych. Zastosowane w systemie mechanizmy bazy danych SQL, takich jak transakcje, więzy integralności, procedury storowane, zapewniają spójność danych oraz wysoką odporność danych na zdarzenia typu zaniki zasilania, awarie techniczne. Uwaga: ZE WZGLĘDU NA KONIECZNOŚĆ ZABEZPIECZENIA DANYCH PRZED USZKODZENIAMI TAKIMI JAK NP. FIZYCZNE USZKODZENIE NOŚNIKÓW, KONIECZNE JEST OKRESOWE SKŁADOWANIE DANYCH NP. NA STREAMER. JEST TO OBOWIĄZKIEM ADMINISTRATORA SYSTEMU. Zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych realizowane jest przez definiowanie identyfikatorów operatorów uprawnionych do uruchamiania systemu oraz przez nadanie im odpowiednich uprawnień do wykonywania określonych funkcji programu. W systemie zdefiniowano kilka profili użytkowników, z którymi związane są zestawy uprawnień. Lista uprawnień wynikających z przypisania operatorowi wybranego profilu może być dodatkowo indywidualnie modyfikowana. Każdy operator powinien posiadać sobie tylko znane hasło, które podaje uruchamiając system i którego nie powinien udostępniać innym osobom. Dotyczy to także administratora systemu, który bezpośrednio po zainstalowaniu programu powinien zmienić standardowe hasło (SYSADM). Możliwe jest również śledzenie wykonywania wybranych funkcji systemu. Odpowiednie raporty umożliwiają sprawdzenie kto i kiedy wykonał daną funkcję programu. Dokładny opis funkcji związanych z definiowaniem użytkowników i ich uprawnień opisany jest w dokumentacji modułu DBAP. 2.4 Rozpoczęcie pracy Po uruchomieniu modułu systemu FKK według zasad właściwych dla środowiska klient-serwer użytkownik musi połączyć się z bazą danych. Służy do tego okno dialogowe (dialog logujący), które pojawia się na ekranie tuż po uruchomieniu programu. Należy w nim podać nazwę bazy danych, swój identyfikator oraz hasło. W chwili połączenia się z bazą danych, sprawdzane są prawa użytkownika do wykonywania funkcji systemu. Po zainstalowaniu programu administrator systemu powinien wprowadzić w module DBAP identyfikatory osób uprawnionych do uruchamiania programu oraz nadać im odpowiednie uprawnienia oraz zmienić hasło dla użytkownika SYSADM. W celu umożliwienia uruchomienia wersji demonstracyjnej zaleca się wprowadzenie bezpośrednio po instalacji identyfikatora SYSADM z hasłem SYSADM posiadającego uprawnienia do wykonywania wszystkich funkcji wersji demonstracyjnej. W takim przypadku uruchomienie programu wymaga wypełnienia pól dialogu logującego w następujący sposób: nazwa bazy FKKDEMO identyfikator użytkownika SYSADM hasło SYSADM (wpisane w sposób niewidoczny, znakami *) 2-4

8 Informacje ogólne Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia powyższych danych (Zatwierdź) lub zakończenia pracy (Odwołaj ). Przy pierwszym poprawnym logowaniu do systemu FKK użytkownik wybiera księgi rachunkowe, z którymi chce pracować. Wybór ksiąg rachunkowych zostaje dla użytkownika zapamiętany w bazie i kolejne logowanie automatycznie uruchamia system z poprzednio wybranymi księgami rachunkowymi. W uruchomionym systemie parametry te można zmieniać w funkcji Wybór ksiąg rachunkowych. Baza instalacyjna programu zawiera ogólne i niezbędne do pracy programu słowniki oraz otwarty jeden układ bilansowy. Układ ten może być wykorzystany podczas rzeczywistej pracy użytkownika. W tym celu należy w module FK w funkcji otworzenie układu bilansowego, zmienić nazwę na nazwę jednostki. Uwaga: Jeżeli podczas próby połączenia z bazą zostanie podany błędny identyfikator lub błędne hasło, pojawi się odpowiedni komunikat i użytkownik może w tym momencie zakończyć pracę lub poprawić błąd i dokonać ponownej próby połączenia z bazą. 2.5 Komunikacja z użytkownikiem Programy komunikują się z użytkownikiem w formie interaktywnej, tzn. realizują na bieżąco polecenia użytkownika. Urządzeniami umożliwiającymi komunikację użytkownika z programem są klawiatura, myszka i monitor ekranowy. Kursorem nazywamy ruchomy znacznik pozycji na ekranie monitora, w której aktualnie znajduje się użytkownik. Może to być podświetlenie pozycji, migający punkt w polu wprowadzanych danych, czy znaczek graficzny podążający za ruchem myszki. Kursor określa punkt, w którym pojawią się znaki wpisane z klawiatury, bądź miejsce, w którym wystąpi akcja wykonana za pomocą myszki (np. wciśnięcie lewego przycisku myszki w przypadku, gdy kursor o kształcie strzałki znajduje się nad pozycją menu spowoduje wybranie funkcji z nią skojarzonej). Operacje wykonywane na klawiaturze dotyczą, elementu, w którym aktualnie znajduje się fokus. Jest to, w przypadku pól edycyjnych, pole wyróżnione migającym kursorem w kształcie (jak w polu Identyfikator na rysunku), 2-5

9 Informacje ogólne a w przypadku tabelki, wiersz wyróżniony (jak w przypadku wiersza o Identyfikatorze 02 jak na rysunku). Fokus określa obiekt, do którego będą się odnosić akcje wywoływane za pomocą myszki bądź klawiatury. Kursor określa bieżące miejsce fokusa. W danej chwili tylko jeden obiekt na formatce może posiadać fokus. Dopisywanie, usuwanie, modyfikacja danych. Z oknami programu związany jest zestaw standardowych operacji. Dopisywanie, Modyfikacja czy Usuwanie danych we wszystkich oknach wygląda podobnie. Operacje te zostaną przedstawione na przykładzie słownika Banki użytkownika. Standardowe elementy powyższej tabeli to: Wyszukiwanie pole pozwala ograniczyć zakres wyświetlanych wierszy. Wzorzec wpisywany w tym polu dotyczy kolumny, wg której jest ustawiony porządek wyświetlania (wykorzystanie zostało opisane w punkcie Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). 2-6

10 Informacje ogólne Kolejność pole pozwala wybrać porządek wg którego mają być wyświetlane wiersze. Na rysunku powyżej pozycje zostały uporządkowane Wg Symbolu OPK. Kolumna, wg której ma być ustawiony porządek, jest ustawiana jako pierwsza. Przyciski przyciski umożliwiające wykonanie standardowych operacji na tabeli Banki użytkownika jak dopisywanie nowego banku, podgląd pełnych danych banku, modyfikacja i usuwanie banku. Z powyższymi przyciskami związane są odpowiednie akceleratory: Nowy F5, Edycja F6, Usuń F8, Wyjście Alt + F4. Podgląd Enter. Znaczenie klawiszy zostało opisane w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24. Standardowo okna po uruchomieniu są w stanie prezentacji danych. W stanie tym aktywne są wszystkie przyciski z wyjątkiem przycisku Zatwierdź. Przycisk ten jest aktywny tylko w okienkach, w których bezpośrednio przeprowadzana jest edycja danych. W stanie prezentacji danych nie jest możliwa edycja wiersza tabeli czy dialogu. Wszelkie korekty danych muszą być wykonywane w momencie, gdy okno znajduje się w stanie edycji. W programie istnieją dwa sposoby edycji danych: w tabeli, w dialogu. Podczas edycji w tabeli, możliwa jest bezpośrednia modyfikacja wyświetlanych wierszy. Tryb ten stosowany jest jednak bardzo rzadko. Najczęstszym sposobem edycji danych w programie jest edycja w dialogu. W tym przypadku dla edytowanego wiersza danych otwierane jest dodatkowe okno typu dialog, zawierające informacje, dotyczące wybranego wiersza danych. Po ustawieniu tego okna w stanie edycji możliwa jest modyfikacja danych. Przejście do stanu edycji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Edycja. W przypadku modyfikacji danych (tryb edycji), pola dialogu są wypełnione wartościami odczytanymi z bazy danych dla wybranego wiersza tabeli. Aktywne są tylko przyciski Zatwierdź, którym zatwierdzamy wprowadzone zmiany, i Zamknij, którym zamykamy dialog. Jeśli chcemy zrezygnować z wprowadzonych zmian zamykamy dialog bez zatwierdzania a na pytanie programu 2-7

11 Informacje ogólne klikamy przycisk Nie. (Znaczenie odpowiedzi na zadane pytanie jest następujące: Tak - zatwierdzenie zmian i zamknięcie dialogu. Nie - zamknięcie dialogu bez zatwierdzenia zmian. Anuluj - powrót do trybu edycji.) W przypadku dopisywania zawartość pól dialogu jest pusta. Wypełnienie pól odpowiednimi danymi polega na kliknięciu w wybranym polu (na rysunku powyżej są to białe prostokąty) i wpisaniu z klawiatury odpowiedniego łańcucha znaków (na rysunku są to np. pola Identyfikator, Nazwa). Niektóre pola, do których wprowadza się dane mogą być słownikowane. Oznacza to, że podczas wprowadzania danych do pola możliwe jest skorzystanie z odpowiedniego słownika zdefiniowanego w systemie. Słownik dla takiego pola zostaje wyświetlony jeśli w polu znajduje się migający kursor i zostanie naciśnięty klawisz F2. Z wyświetlonego słownika odpowiednią pozycję wybieramy dwukrotnym kliknięciem myszy. Po wypełnieniu wszystkich koniecznych pól, w celu zapamiętania zmian w bazie danych należy je zatwierdzić przyciskiem Zatwierdź. Jeżeli wszystkie wprowadzone informacje były poprawne, dialog przejdzie w tryb prezentacji danych. W tym trybie nieaktywny jest tylko klawisz Zatwierdź. W przypadku operacji podglądu otwierany dialog jest w trybie prezentacji danych (wszystkie pola są nieaktywne). Można łatwo przejść w tryb edycji poprzez naciśnięcie klawisza Edycja. Po dokonaniu edycji i powrocie do tabeli zawartość tabeli jest odświeżana, w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian. Możliwe jest wielokrotne dopisywanie danych bez powracania do tabeli (i w związku z tym bez każdorazowego odświeżania tabeli). Należy w tym celu po zatwierdzeniu zmian przyciskiem Zatwierdź ponownie wybrać przycisk Nowy tym razem na dialogu. W tym momencie dialog jest przygotowany do wprowadzenia nowego wiersza. W przypadku operacji kasowania dialog otwierany jest w trybie prezentacji danych, jednocześnie system prosi o potwierdzenie operacji kasowania. 2-8

12 Informacje ogólne Potwierdzenie tej operacji (OK.) spowoduje usunięcie wiersza i powrót do tabeli. Rezygnacja (Anuluj) spowoduje pozostanie okna dialogu w trybie prezentacji danych. Usuwanie wywołane bezpośrednio na dialogu prezentującym dane wykonuje usuwanie danych bez pytania o potwierdzenie operacji. 2.6 Elementy systemu Windows Okno programu składa się z następujących elementów: Belka tytułowa, Linia statusu, Pasek narzędzi, Menu systemowe, Menu, Elementy sterujące Okna. Belka tytułowa znajduje się w górnym wierszu okna. Zawiera nazwę wybranej funkcji. W przypadku okna głównego dla systemu FKK zawiera ona następujące informacje: nazwa modułu, bieżący miesiąc, bieżący rok obrotowy, nazwa układu bilansowego. Linia statusu znajduje się w dolnym wierszu okna. W lewym rogu linii statusu wyświetlane są krótkie informacje na temat wybranych funkcji programu np. przy wyborze operacji z menu. W prawym rogu linii statusu wyświetlana jest nazwa bazy danych oraz identyfikator zalogowanego użytkownika oraz stan klawiszy Caps Lock, Num Lock i Scroll Lock. Pasek narzędzi znajduje się zazwyczaj w górnej części formatki. Zawiera on elementy sterujące zawartością całego okna np. porządek wyświetlanych wierszy, przycisk zamykający dialog (Szczegółowo pasek narzędzi programu został opisany w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). Menu systemowe znajduje się w prawym górnym rogu okienka obok belki tytułowej. Zebrane 2-9

13 Informacje ogólne zostały tam podstawowe operacje jakie mogą być wykonywane na oknie: Przywróć przywraca poprzedni stan okna, Przenieś przesunięcie okna na ekranie monitora, Rozmiar zmiana rozmiaru okna, Minimalizuj zwinięcie okna do ikony, Maksymalizuj rozwinięcie okna na cały ekran Zamknij zamknięcie okna. Dla niektórych okien pewne z tych operacji mogą być zablokowane, co sygnalizowane jest poprzez wyszarzenie odpowiedniej pozycji menu systemowego. Menu znajduje się zawsze w górnej części okna pomiędzy belką tytułową a paskiem narzędzi. Zgrupowane są w nim operacje dostępne w oknie. Istnieją dwa typy menu: poziome i pionowe. Menu poziome jest najwyższe w hierarchii. Z każdą pozycją menu poziomego może być związane menu pionowe, którego pozycje mogą z kolei posiadać następne menu pionowe. Szczegółowo menu programu zostało opisane w rozdziale Koncepcja menu 23. Do komunikacji z użytkownikiem w środowisku Windows dostępne są następujące Elementy sterujące: Przyciski, Przełączniki, Znaczniki, Listy wielowariantowe, Listy jednowariantowe. Przyciski pełnią w programie podobną funkcję jak menu. Służą do wykonywania różnych operacji. Często te same funkcje są możliwe do uruchomienia z poziomu menu jak i przy pomocy przycisków. Przycisk można włączyć na wiele sposobów: poprzez kliknięcie myszką, naciśnięcie akceleratora odpowiedniego dla tego przycisku, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku, gdy fokus znajduje się na przycisku. Fokus na przycisku sygnalizowany jest poprzez obwódkę pojawiającą się na przycisku (na rysunku przedstawiono przycisk, na którym jest fokus i te bez fokusa). Przełączniki służą do wyboru jednego z kilku wariantów. W danej chwili z danej grupy przełączników można włączyć tylko jeden. Włączenie przełącznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go czarnym punktem. Przełączniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, przesuwanie po nich fokusa klawiszami Ç i È Znaczniki służą do włączenia lub wyłączenia danej opcji. Każdy ze znaczników może być w dwóch stanach. W przypadku cech oznaczają jej posiadanie lub brak. Włączenie znacznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go znakiem. Znaczniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. 2-10

14 Informacje ogólne Listy wielowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. Istnieje możliwość wyboru dowolnej liczby opcji przedstawionych w liście. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie jej zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niepotrzebny a więc niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È Listy jednowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. W odróżnieniu do listy wielowariantowej istnieje tu możliwość wybrania tylko jednej opcji. Po wybraniu odpowiedniej wartości lista jest zwijana. Rozwinięcie listy następuje poprzez kliknięcie myszką na strzałce po prawej stronie zwiniętej listy. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È 2-11

15 Informacje ogólne 2.7 Okna w programie W programie mamy do czynienia z dwoma typami okien: Dialogi Tabelki Definicje wykazów tabelarycznych Dialogi są to okna, w których użytkownik wprowadza dane do systemu z klawiatury, wybierając pozycje z list rozwijanych, wybierając przełączniki i znaczniki, wstawiając dane z innych tabel. Dialogi są też używane do przedstawienia szczegółowych informacji o danym rekordzie danych w przejrzystej formie graficznej. Tabelki prezentują poszczególne rekordy bazy danych w formie wierszy. Każdy wiersz reprezentuje główne informacje dotyczące jednego rekordu danych np. dane kontrahenta. Z boku tabelek znajdują się dwa suwaki: pionowy i poziomy. Służą one do przesuwania zawartości tabeli. W przypadku, gdy cała zawartość tabeli mieści się na ekranie, suwaki są niewidoczne. Wykonując operacje kursorem można wpłynąć na wygląd tabeli. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy nagłówkami dwóch kolumn kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić szerokość wyświetlanych kolumn. 2-12

16 Informacje ogólne Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy dwoma wierszami na lewym brzegu tabeli kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w górę lub w dół, możemy zmienić wysokość wyświetlanych wierszy. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy wierszami tabeli a nagłówkiem kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić położenie kolumny, w której znajduje się kursor, względem innych kolumn. definicje wykazów tabelarycznych są specyficznym rodzajem okien, w których użytkownik definiuje wygląd raportów. Poniżej przykładowe okna definicji raportu. Dane raport opartego na powyższym formularzu mogą być wyświetlane bezpośrednio w tabeli - dostępny przycisk, którego naciśnięcie powoduje wypełnienie tabeli zgodnie z założonymi warunkami lub wyłącznie w postaci wydruku (brak przycisku ). Funkcje raportowe oparte na tego rodzaju oknie posiadają następujące grupy funkcjonalne: Wykaz tworzenie, zapis oraz wybór zdefiniowanego raportu. Zapisanie nowego wykazu powinno nastąpić na początku tworzenia kryterium. Naciskamy przycisk (Dodaj), klikamy pole Nazwa i nadajemy nazwę definiowanemu raportowi. Następnie definiujemy raport. Po zdefiniowaniu klikamy przycisk (Zapisz). Od tego momentu użytkownik może wykorzystywać zdefiniowany wykaz wybierając go z listy Nazwa. Przycisk Usuń pozwala usuwać z bazy definicje raportów. Zapis definicji powoduje zapamiętanie ustawień następujących grup opcji: Kryteria Kolumny Kolejność wg 2-13

17 Informacje ogólne Kolumny wybór kolumn, jakie mają zostać umieszczone na raporcie. Wyboru dokonujemy klikając po lewej stronie nazwy kolumny gdzie zostanie wyświetlony znacznik (powtórne kliknięcie na znaczniku spowoduje odznaczenie kolumny i nie będzie ona uwzględniona w raporcie). Możliwa jest również zmiana nazwy kolumny (nie zmieni to wartości przyporządkowanej dla tego pola). Kliknięciem ustawiamy fokus w dowolnym miejscu nazwy kolumny i zmieniamy ją. (zmiany będą bezpośrednio widoczne w nazwie kolumny). W niektórych przypadkach możliwe jest zdefiniowanie sposobu wydruku kolumn na raporcie. Wtedy obok kolumny w której znajdują się nazwy pól do wyboru znajdują się dwie dodatkowe kolumny: Sumuj, Grupuj, Poz.gr.. Zaznaczenie znacznika w kolumnie Sumuj pozwala na wstawienie do raportu podsumowania dla zaznaczonych kolumn (znacznik można ustawiać wyłącznie dla kolumn zawierających dane numeryczne). Zaznaczenie znacznika Grupuj spowoduje wydrukowanie na raporcie podsum dla określonych grup pozycji zgodnie z ustalonym poziomem grupowania w kolumnie Poz.gr.. Kolumna Funkcja pozwala na określenie funkcji, której wynik ma być zwracany jako wartość kolumny. Zestaw funkcji dostępnych do wyboru jest uzależniony od konkretnego wykazu definiowanego (tylko niektóre z wykazów definiowanych w systemie mają możliwość określenia wartości kolumny na podstawie funkcji). W dolnej części dialogu znajduje się tabelka, w której program wyświetla zaznaczone przez użytkownika (lub zaznaczone standardowo jak w przykładzie) kolumny. Jeśli na podglądzie wydruku dane zawarte w kolumnach nie są wyświetlane w całości lub zamiast liczb wyświetlone są znaki #, należy anulować wydruk i poszerzyć kolumny w opisywanej tabelce. Jeśli wszystkie kolumny nie mieszczą się na wydruku można zmienić orientację strony na poziomą. Kryteria definicja warunków jakie spełniać mają dane umieszczane w raporcie. Kryteria buduje użytkownik w oparciu o pola, które możemy wykorzystać przy tworzeniu raportu (dla każdego definiowanego raportu mogą one być inne), operatory warunkowe i spójniki. Pole- lista zawiera kolumny dla których przewidziano możliwość zakładania kryteriów. Operatory porównania: Dla pól tekstowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), zawiera (wpisany ciąg znaków powinien występować w wybranym polu), nie zawiera (wpisany ciąg znaków nie powinien występować w wybranym polu), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Dla zmiennych liczbowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Spójniki wykorzystywane przy definiowaniu kryteriów: i - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których oba łączone kryteria są 2-14

18 Informacje ogólne spełnione lub - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których przynajmniej jedno z łączonych kryteriów jest spełnione Schemat budowy warunku w kryterium jest następujący: [Pole] [Oprator porównania] [Wartość] [Spójnik] [Pole] [Operator porównania] [Wartość] np.: Konto-Symbol = 100 i BO Wn >= 100 (co należy tłumaczyć: znajdź dane w których konto ma symbol 100 i wartość BO Wn jest większa lub równa 100 zł) Podczas tworzenia kryteriów wybrane elementy kryterium pojawiają się w polu Podgląd budowy kryterium pod przyciskiem Wyczyść. Każdy następny krok składania kryterium powoduje przejście do następnego pola. W każdym momencie tworzenia warunku aktywne jest tylko jedno pole w grupie pól Kryteria, to które ma być następnie wybrane. Wyczyść - przycisk służy do usunięcia ostatniego warunku w kryterium lub całego kryterium. Naciśnięcie przycisku w przypadku kilku określonych warunków powoduje wyświetlenie komunikatu: Aby utworzyć kryterium należy wykonać poniższe kroki: 1. Wybrać z listy Pole, dla którego zakładamy warunek w kryterium (nazwa pola pojawi się w polu Podglądu budowy kryterium). 2. Następnie należy wybrać operator. 3. Teraz należy wpisać wartość wzorca, z którą ma być porównywany wybrane pole i zatwierdzić klawiszem Enter. 2-15

19 Informacje ogólne W przypadku użycia operatora Zawiera (Nie zawiera) dla atrybutów tekstowych można stosować następujące znaki zastępcze (maski): ( % ) zastępuje dowolną ilość znaków np. kryterium: Konto-Symbol zawiera 5% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynające się od 5 i dalej zawierające dowolne znaki, ( _ ) zastępuje dowolny jeden znak np. kryterium: Konto-symbol zawiera 5_1% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynającą się od 5 o dowolnym drugim znaku, trzecim znaku 1 i dowolnych pozostałych znakach. 4. Po określeniu wartości dla warunku możliwe jest wykonanie wykazu (przycisk lub chcemy kontynuować tworzenie kryterium złożonego należy przejść do punktu Wstawiamy Spójnik który ma połączyć utworzone kryterium z następnym. ). Jeżeli 6. Przechodzimy następnie do punktu 1 w celu utworzenia następnego warunku w kryterium złożonym. 7. Usuwanie warunków kryterium realizowana jest przyciskiem Wyczyść. Kolejność wg opcja pozwala wybrać sposób sortowania wyświetlonych dokumentów Oprócz opisanych wyżej grup w okna mogą zawierać dodatkowe kontrolki umożliwiające zakładanie dodatkowych warunków specyficznych dla danych, które mają być prezentowane w postaci raportu. Pamiętać należy że specyficzne warunki i filtry nie są zapamiętywane w bazie wraz z definicją raportu. Dialog wyboru przeznaczenia raportu - dialog umożliwia użytkownikowi wybór gdzie trafić wykonywany raport. Standardowo na formatce wybrane jest przeznaczenie Drukarka, dlatego dodatkowo wyświetlone są listy, na których użytkownik dokonuje wyboru: drukarki zainstalowanej w systemie, na której będzie 2-16

20 Informacje ogólne wydrukowany raport; orientacji strony Wydruk w poziomie lub w pionie;czcionki (nieaktywna dla niektórych raportów); Rozmiaru czcionki. v Wybór opcji Drukarka i zatwierdzenie wyboru spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku. W menu Plik dostępne są następujące podmenu: Pierwsza strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi tt, Następna strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi u, Poprzednia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi t, Ostatnia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi uu, Koniec. W menu Format wyświetlania dostępne są następujące podmenu: Normalny - sposób wyświetlania w którym widać szczegóły raportu Dopasowany do kona - wyświetla wygląd całej strony. Opcje można również przełączać przyciskiem na pasku narzędzi o wyglądzie jak na rysunku obok:. W menu Wydruk dostępne są następujące pozycje: Drukowanie Ustawienia Drukarki Ustawienia Drukarki Wybór opcji spowoduje wyświetlenie okienka systemowego (wygląd okienka uzależniony jest od systemu operacyjnego w przykładzie wygląd okna z systemu Windows 2000): 2-17

21 Informacje ogólne w którym wybieramy Drukarkę (ustawienia wyświetlamy naciskając przycisk Właściwości opis tej funkcji wykracza poza ramy niniejszego opracowania), ustawiamy znacznik Drukuj do pliku ( Uwaga!!! To jest plik z kodami sterującymi drukarki i nie jest przeznaczony do eksportu do innych programów) Zakres wydruku, Liczbę kopii. Wybór opcji zatwierdzamy przyciskiem OK. Zatwierdzenie wyboru nie spowoduje jeszcze wysłania raportu na drukarkę i jego wydruk, lecz jest to konfiguracja drukowania. Drukowanie Wybranie tej pozycji menu spowoduje wyświetlenie takiego samego dialogu jak przy opisie poprzedniej opcji (zmiana ustawień drukarki nie ma znaczenia, ponieważ zostały one już wybrane w opcji Ustawienie drukarki) i zatwierdzenie przyciskiem OK., co spowoduje wysłanie raportu na drukarkę i jego wydruk. Wybór opcji Do programu Excel i zatwierdzenie wyboru spowoduje uruchomienie programu Microsoft Excel dla Windows 95/98/2000/NT i wprowadzenie wybranych danych do arkusza lub stworzenie wykresu. Wybór opcji Do pliku spowoduje dodanie do wyświetlonego okienka dodatkowych pól: Należy w nich określić w jakim formacie zostanie zapisany plik (do wyboru Tekstowy lub plik Formatowany RTF), nazwę pliku, do którego zostanie wyeksportowany wydruk oraz folder w którym się znajdzie (pole nieaktywne). Naciśnięcie przycisku spowoduje otwarcie okienka, w którym wybieramy 2-18

22 Informacje ogólne folder docelowy. W okienku, w którym wyświetlone są urządzenia, na których możliwy jest zapis raportu (dysk lokalny C:, dyskietka A:, dyski sieciowe) wybieramy odpowiednią z pozycji a w okienku, w którym wyświetlone jest drzewo katalogów klikamy wybrany katalog. Klikamy przycisk Wybierz (wybrane możliwości zostaną wyświetlone w nieaktywnym polu ze ścieżką dostępu na poprzednim rysunku kliknięcie przycisku Zatwierdź spowoduje zapis raportu do pliku) lub Anuluj anulując wybór. Dialog techniczny uruchamiany poprzez kliknięcie w lewym górnym rogu tabelki. W dialogu tym oraz przyciski: 2-19 dostępne są opisane już elementy jak pole Kolejność wierszy i pole Warunki selekcji Zapamiętywanie ustawień tabelki Kopiowanie tabeli do Schowka, Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls Zapis danych do html a Generator zestawień Kolor tła Kolor tekstu Kolory systemowe Zatwierdź, Anuluj.

23 Informacje ogólne Kopiowanie tabeli do Schowka - po naciśnięciu tego przycisku zawartość całej tabeli jest kopiowana do systemowego schowka. Umożliwia to przesłanie jej do innego dowolnego programu pracującego w środowisku Windows i obsługującego schowek. Przykładem takiego programu jest MS Excel. Po uruchomieniu arkusza kalkulacyjnego należy przejść do menu Edycja i wybrać opcję Wklej. Jeżeli uprzednio przesłaliśmy tabelę do schowka, jej zawartość pojawi się w programie MS Excel. Podobnie należy postąpić w przypadku innych programów jak Word czy Access. Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls, Zapis danych do html a po naciśnięciu tych przycisków zostanie wyświetlony dialog jak na rysunku: W tym standardowym okienku systemowym należy wybrać miejsce do którego chcemy zapisać plik, nadać 2-20

24 Informacje ogólne mu nazwę oraz Kliknąć przycisk Zapisz (format w jakim zostanie zapisany plik to w zależności od naciśniętego przycisku: tekst ASCI, arkusz xls, plik html). Generator zestawień po naciśnięciu tego przycisku otwierany jest dialog na którym definiuje się wygląd zestawienia. Kolor tła, kolor tekstu po naciśnięciu tych przycisków pojawia się dialog umożliwiający użytkownikowi wybór koloru z dostępnej palety 2-21

25 Informacje ogólne Uruchom MS Excel /IExplorer zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne uruchamianie programów Ms Excel lub IExplorer w przypadku zapisu danych do pliku xls lub html. Automatyczne formatowanie zaznaczenie opcji powoduje dopasowanie kolumn arkusza Excel do danych w przypadku zapisu danych do pliku xls. Wypełnianie tabelki na starcie opcja umożliwia ustalenie przez użytkownika czy tabelka ma przy starcie być wypełniana wartościami (Automatycznie / Włączone) lub nie (Wyłączone).W przypadku wyboru opcji Wyłączone tabelka jest wypełniana dopiero po włączeniu przez użytkownika odświeżania (przycisk ) Zapamiętanie ustawień kolumn opcja umożliwia użytkownikowi decydowanie czy ustawienia kolumn w tabeli (położenie, szerokość) mają być zapamiętywane (Automatycznie / Włączone) czy nie (Wyłączone) Zatwierdź kliknięcie przycisku zatwierdza kryteria wybrane w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji, Anuluj naciśnięcie przycisku anuluje wybór kryteriów w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji. W tabelkach kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji wyświetlanych danych spowoduje wyświetlenie następującego Menu podręcznego: Działanie pozycji Kopiowanie danych do schowka, Kopiowanie danych do pliku, Kopiowanie danych do pliku xls, Kopiowanie danych do pliku html a zostało opisane powyżej przy omówieniu Dialogu technicznego. Wybór pozycji Uporządkowanie oraz kryteria spowoduje wyświetlenie Dialogu technicznego, który został opisany powyżej. Opcja Odśwież dane spowoduje odczytanie danych z tabeli (np. jeśli kilku operatorów korzysta w tym samym momencie ze słownika OPK i dodaje do niego nowe pozycje to nie zostaną one automatycznie wyświetlone u wszystkich operatorów jednocześnie lecz dopiero po wyborze opisywanej opcji lub przycisku 2-22

26 Informacje ogólne ). Wybranie pozycji Wyjście spowoduje zamknięcie wyświetlonej tabelki. 2.8 Koncepcja menu Zestaw funkcji, spośród których użytkownik może wybrać jedną do realizacji, określono nazwą menu. System zawiera cały szereg różnych menu, tworzących hierarchiczną strukturę, zbliżoną w formie do drzewa, którego pniem jest menu główne. Oznacza to, że np. po wybraniu pozycji danego menu pojawia się menu niższego poziomu (jeśli przy tej pozycji menu znajduje się charakterystyczny trójkącik u), w którym dokonuje się kolejnego wyboru, i tak dalej, aż do ostatecznego określenia zadania dla systemu i polecenia jego realizacji. Z każdym oknem systemu związane są operacje wykonywane na jego zawartości. Operacje te są zgrupowane w menu danego okna. Główne funkcje programu znajdują się w menu okna głównego, które pojawia się zaraz po uruchomieniu modułu. Menu główne jest stale wyświetlane w ramce w górnej części okna, jego pozycje umieszczone są obok siebie (poziomo), a jedna z nich - wybrana - jest podświetlona. Jest to funkcja, która może być przez użytkownika zlecona systemowi do wykonania. Jeżeli z daną pozycją związana jest większa ilość funkcji są one zgrupowane w menu niższego poziomu, zawierając wykaz dostępnych opcji. Wszystkie menu, na poziomie niższym niż główne, wyświetlane są w ramkach w układzie pionowym. Menu niższego poziomu zawiera zazwyczaj funkcje związane tematycznie z menu głównym. Do każdej wybranej pozycji menu w dole okna pojawia się komentarz, dotyczący wybranej funkcji (na powyższym rysunku zaznaczone strzałką). 2-23

27 Informacje ogólne 2.9 Znaczenie klawiszy klawiatury Głównym narzędziem do konwersacji z użytkownikiem jest klawiatura. Oprócz wpisywania tekstów klawiatura służy też do wydawania poleceń (stosowane są w tym celu kombinacje różnych klawiszy). Klawisze Ctrl i Alt są używane zawsze w połączeniu z innymi klawiszami. Ctrl służy głównie do wprowadzania znaków sterujących. Klawisz Lewy Alt oraz Prawy Alt, mają różne znaczenia. Klawisz Prawy Alt pozwala wprowadzać z klawiatury znaki specjalne, niedostępne przez pojedyncze wciśnięcie klawisza np. polskie litery (kombinacja klawiszy Prawy Alt + e = ę, Prawy Alt + o = ó, Prawy Alt + x = ź...). Klawisz Lewy Alt połączony z klawiszem określającym dowolny znak jest tzw. akceleratorem. Pozwala on na szybki dostęp do elementów menu, bądź innych obiektów na ekranie bez użycia myszki. Znak, którego dla danego elementu należy użyć z klawiszem Lewy Alt oznaczony jest przez podkreślenie. W poniższym menu szybki dostęp do funkcji System można uzyskać poprzez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Lewy Alt + S. Dwanaście klawiszy funkcyjnych oznaczonych F1 - F12 służy do wywoływania typowych, często powtarzających się czynności. Klawisz F1 używany jest tradycyjnie do wywoływania suflera (podpowiedzi systemu). Klawisz funkcyjny F2 powoduje wyświetlenie słownika i umożliwia wybór jednej z jego pozycji. W programie przyjęto pewien zakres klawiszy standardowych obowiązujących na wszystkich formularzach do przeglądu i wprowadzania danych. Każdy z tych klawiszy posiada swój odpowiednik graficzny. Po wskazaniu go kursorem myszki w dole okienka pojawia się krótka informacja o skojarzonej z klawiszem funkcji (na rysunku poniżej zaznaczona strzałką). Klawisz F5 lub naciśnięcie przycisku (Nowy) wywołuje funkcję do wprowadzania danych. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję wprowadzania danych wywołuje także klawisz Insert. W tabelkach umożliwiających edycję danych klawisza F5 (dla tabelki będącej elementem dialogu klawisz F7) lub naciśnięcie przycisku powoduje wstawienie nowego wiersza. Klawisz F10 lub kliknięciem na przycisku (Zatwierdź) powoduje zatwierdzenie danych i ich zapis do bazy danych. Po zatwierdzeniu zmian klawisz ten zmienia stan na nieaktywny. W przypadku, gdy z pewnych powodów nie uda się zapisać danych, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, po którym klawisz zatwierdzający dane pozostaje w dalszym ciągu aktywny. Klawisz F6 lub naciśnięcie przycisku (Edycja) służy do wywołania funkcji do edycji danych. Klawisz F8 lub kliknięcie na przycisku (Usuń) wywołuje funkcję do usuwania danych. Usuwane dane (z wyjątkiem przypadku usuwania grupowego) są wyświetlane w osobnym oknie dialogowym. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję usuwania danych wywołuje także klawisz Delete. Klawisz F3 wywołuje funkcję szybkiego wyszukiwania. Powoduje on przeniesienie fokusa do pola oznaczonego napisem Wyszukiwanie. W polu tym należy wpisać tekst ograniczający ilość możliwych 2-24

28 Informacje ogólne rozwiązań. Wpisany tekst jest zawsze kojarzony z elementami kolumny danych wg której ustawiony jest porządek wyświetlanych wierszy (czyli że na rysunku poniżej możemy wyszukiwać dane po Kodzie). W polu tym można korzystać ze znaków specjalnych: % - oznacza dowolną ilość dowolnych znaków, _ - oznacza pojedynczy dowolny znak. W polu Wyszukiwanie wpisuje się wzorzec, który muszą spełniać wyświetlane wiersze danych np. wpisanie tekstu Bank% spowoduje wyświetlenie tylko elementów zaczynających się od wyrazu Bank. Wyszukiwanie następuje po wpisaniu wzorca i naciśnięciu klawisza ENTER lub kliknięciu klawisza oznaczonego rysunkiem Naciśnięcie kombinacji klawiszy Lewy Alt + F4 lub naciśnięcie przycisku (Zamknij) powoduje zamknięcie bieżącego okna. W przypadku, gdy w zamykanym oknie znajdują się aktualnie edytowane dane, program przed zamknięciem okna otwiera dodatkowe okno z pytaniem czy zatwierdzić zmiany: Wybranie odpowiedzi Tak zatwierdza zmiany w bazie danych i zamyka bieżące okno. W przypadku wybrania odpowiedzi Nie program zamyka okno bez zatwierdzania zmian. W przypadku wybrania odpowiedzi Anuluj program anuluje naciśnięcie klawisza Zamknij. Ten sam efekt co klawisz Lewy Alt + F4 powoduje klawisz Esc. W niektórych oknach dostępny jest przycisk (Podgląd). Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu z podglądem danych szczegółowych. Za pomocą przycisku (Drukuj) możliwy jest wydruk wybranych danych. Klawisz F2, w przypadku pól słownikowanych, powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika (wpisanie pozycji której nie ma w słowniku i zatwierdzenie jej przyciskiem Enter spowoduje taką samą akcję można dopisać tę pozycję). W przypadku kont czy kartotek wpisanie początku danego kodu i naciśnięcie klawisza F2 powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika z jednoczesnym przepisaniem wpisanej wartości do pola wyszukiwanie w słowniku. Takie działanie znacznie przyśpiesza wybór wartości ze słownika. Powrót do formularza nadrzędnego następuje poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Wybrana wartość jest przepisywana do odpowiedniego pola na formularzu. Na jednym formularzu może być umieszczonych wiele pól słownikowanych. Klawisz F2 dotyczy pola, w którym w danym momencie znajduje się kursor. Wszelkie zdarzenia wykonywane na klawiaturze (z wyjątkiem wyboru klawiszy będących akceleratorami) są związane z polem, w którym znajduje się fokus. W systemie Windows dostępne są klawisze, które pozwalają przenosić fokus pomiędzy elementami okna: TabF Shift + TabF przejście do następnego pola, przejście do poprzedniego pola. W programie zakończenie edycji w wybranym polu, sygnalizowane naciśnięciem klawisza Enter także powoduje przeniesienie fokusa na następne pole (jest równoważne naciśnięciu klawisza TabF). Dla elementu ekranu, w którym znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È 2-25 przesunięcie kursora o jedną pozycję w górę przesunięcie kursora o jedną pozycję w dół

29 Informacje ogólne Æ Å Home End Page Up Page Down Delete Backspace przesunięcie kursora o jedną pozycję w prawo przesunięcie kursora o jedną pozycję w lewo przesunięcie kursora na początek przesunięcie kursora na koniec przesunięcie fokusa na początek tabelki przesunięcie fokusa na koniec tabelki usunięcie znaku pod kursorem usunięcie znaku na lewo od kursora Dla tabeli, w której znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È Home End Page Up Page Down przesunięcie przesunięcie przesunięcie przesunięcie przewinięcie przewinięcie kursora o jeden wiersz w górę kursora o jeden wiersz w dół kursora na początek tabeli kursora na koniec tabeli tabeli o jedną stronę w górę tabeli o jedną stronę w dół Poszczególne klawisze klawiatury mogą mieć kilka znaczeń w zależności od funkcji aktualnie realizowanej przez program: tryb edycji danych, wybór opcji z menu, wyszukiwanie pozycji z listy itd. Sposób wykorzystania poszczególnych klawiszy dla realizowanej funkcji opisany jest w dolnej części okna, a bardziej szczegółowo po naciśnięciu klawisza F

30 Wnioski windykacyjne Rozdział 3 Wnioski windykacyjne System pozwala na rejestrację wniosków o rozpoczęcie procesu windykacji należności. 3.1 Rejestracja Procedura windykacji związana jest z zarejestrowanymi w systemie wnioskami o rozpoczęcie windykacji należności. Wybór opcji powoduje otwarcie formularza. Na formularzu wyświetlana jest lista zarejestrowanych wniosków. Dopisywanie nowego wniosku powoduje otwarcie formularza: 3-27

31 Wnioski windykacyjne Rejestrując wniosek określamy komórkę wnioskującą 113, numer wniosku oraz kartotekę (kontrahent/ pracownik), której dotyczy wniosek wraz z określeniem dochodzonej kwoty oraz termin płatności. Do wniosku można dołączyć dokumenty w formie elektroniczne (dokumenty programu Word, skany dokumentów papierowych itd). Z każdym wnioskiem windykacyjnym związana jest historia operacji wykonywanych na wniosku (rejestracja, wykonana czynność procesu windykacji). Naciśnięcie przycisku Historia powoduje otwarcie formularza zawierającego listę operacji związanych z wnioskiem. 3-28

32 Wnioski windykacyjne 3.2 Procedura windykacji Wybierając opcję wyświetlana jest lista zarejestrowanych wniosków windykacyjnych z dostępnym menu (budowanym indywidualnie dla wskazanego wniosku - opcje menu określane są na podstawie zdefiniowanego procesu windykacyjnego 114 oraz stanu wniosku - ostatnio wykonanej czynności w procesie.) Wybór opcji z menu dla wskazanego wniosku pozwala zarejestrować kolejną czynność procesu windykacji 114. Uwaga: Menu czynności dostępne jest wyłącznie dla wniosków w trakcie realizacji. Dla wniosków zamkniętych nie można wykonywać czynności procesu windykacji.. Uwaga: Jedynie w trybie serwisowym można zmienić status wniosku (z zamknięty na w trakcie realizacji). Przykładowy formularz rejestrujący wykonanie czynności (określona osoba wykonująca, data wykonania i ewentualne uwagi do wykonywanej czynności). Każda wykonywana czynność odnotowywana jest w historii 28 czynności związanej z wnioskiem. 3-29

33 Wnioski windykacyjne Uwaga: Wykonanie czynności bez określonych czynności następnych powoduje zamknięcie wniosku windykacyjnego. 3-30

34 Dokumenty Rozdział 4 Dokumenty 4.1 Dokumenty sprzedaży Wybranie funkcji Dokumenty Sprzedaży spowoduje wyświetlenie formularza, który umożliwia pracę z dokumentami sprz Na poniższym rysunku przedstawiono wygląd okienka Dokumenty Sprzedaży. W tabeli znajdują się wprowadzone dokumenty sprzedaży. Kolejne kolumny oznaczają: Numer numer dokumentu w obrębie rejestru sprzedaży. Symbol dokumentu symbol, pod jakim dokument sprzedaży występuje w obiegu. Jest on niezależny od rejestru sprzedaży. Spowodowane jest to faktem, że schemat księgowania jest przypisywany do konkretnego rejestru sprzedaży. Może to spowodować konieczność wprowadzenia kilku rejestrów sprzedaży, z których dokumenty zostaną zaksięgowane do jednego rejestru w systemie FK. W celu wprowadzenia numeracji dokumentów niezależnie od sposobu księgowania został wprowadzony symbol dokumentu. Jest on budowany w oparciu o schemat budowy symbolu dokumentu, który przypisywany jest do konkretnego rejestru sprzedaży. Zagadnienia związane z budową schematu symbolu dokumentu zostaną omówione w dalszej części dokumentacji. Rozdz. kolumna ta pełni rolę informacyjną. Jeśli w kolumnie wyświetlona jest literka R dla danego dokumentu to jest to informacja o tym, że w dokumencie, co najmniej jedna pozycja została podzielona na większą niż jedna ilość ośrodków powstawania kosztów. Płatność określa zdefiniowany dla danego dokumentu sposób płatności. Rodzaj oznacza typ danego dokumentu, a mogą to być: - Faktura VAT, - Rachunek, - Faktura VAT Korygująca, - Rachunek Korygujący, - Faktura VAT w cenach brutto, - Faktura VAT w cenach brutto - Korygująca, - Nota Korygująca, - Faktura VAT dost. wew. UE, 4-31

35 Dokumenty - Faktura VAT dost. wew. UE - Korygująca, - Paragon w cenach brutto, - Paragon w cenach brutto - anulowany Data wystawiania oraz Data sprzedaży zawierają odpowiednio datę wystawienia oraz datę sprzedaży dokumentu. Nabywca dane identyfikujące nabywcę. Data płatności oznacza datę, która określa termin płatności w przypadku dokumentów z odroczoną płatnością. Wystawił zawiera imię i nazwisko operatora (wprowadzone w module DBAP), który wprowadził dany dokument. Dokument korygowany kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera numer dokumentu korygowanego. Dokument korygowany symbol kolumna zawiera symbol korygowanego dokumentu, Numer korekty w kolumnie znajduje się liczba oznaczająca kolejny numer korekty dokumentu którego symbol znajduje się w poprzedniej kolumnie, Powód korekty kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera opis powodu wystawienia korekty, Eksport FKK w kolumnie znajduje się informacja o wykonaniu operacji eksportu dokumentu do modułu finansowo-księgowego, Numer zewnętrzny paragonu w kolumnie znajduje się numer zewnętrzny paragonu. Listę dokumentów można zawężać korzystając z dostępnych opcji w pasku narzędzi: lat księgowe, miesiące rejestry dokumentów rodzaje dokumentu zakres identyfikatorów kartotek (nabywców/odbiorców/płatników) pole wyszukiwania zsynchronizowanym z sortowaniem listy. Przycisk Historia udostępnia dostęp do funkcji przeglądu dokumentów związanych z wybraną fakturą. Użycie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna Dokumenty sprzedaży Historia. W górnej części okna wyświetlany jest dokument główny czyli pierwszy który został wprowadzony, natomiast w dolnej części wyświetlane są kolejne korekty do dokumentu głównego. Przegląd lub wydruk dokumentu głównego możliwy jest po naciśnięciu przycisku Dokument główny, natomiast przegląd (wydruk) dokumentów korygujących dostępny jest po dwukrotnym kliknięciu korekty lub ustawieniu się na wybranej korekcie i skorzystanie ze standardowego przycisku Przegląd (Wydruk). Poniżej przycisku Historia znajduje się sekcja Wypożyczył, gdzie użytkownik ma możliwość rejestrowania historii wypożyczeń dokumentów sprzedaży. Rejestr ten pozawala na odnotowanie historii obiegu wypożyczonego dokumentu wraz z możliwością dokonania zmiany osoby/jednostki odpowiedzialnej za dokument, czyli osoby/jednostki pobierającej dokument do wglądu lub analizy. Naciśnięcie klawisz otwiera formatkę widoczną poniżej. 4-32

36 Dokumenty Okno to umożliwia zmianę osoby wypożyczającej oraz przegląd historii wypożyczeń. Naciśnięcie przycisku Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialną powoduje otwarcie okna widocznego poniżej: Na formatce tej widoczne są następujące pola: Wypożyczający pole tekstowe, w którym po przyciśnięciu klawisz F2 wprowadza się osobę/jednostkę odpowiedzialną, wybieraną ze słownika osób odpowiedzialnych. Akceptacja pole tekstowe, z rozwijalną listą, w które informuje o ewentualnej akceptacji dokumentu lub jej braku. Status podpowiada się automatycznie, w momencie wyboru Wypożyczającego, który w słowniku osób odpowiedzialnych ma już przydzieloną odpowiednią Rolę (Status). Uwagi pole tekstowe, w którym użytkownik ma możliwość wpisania ewentualnych uwag. Przycisk Zamknij powoduje wyjście z bieżącego okna, natomiast przycisk Zatwierdź otwiera okienko autoryzacji z polem do wprowadzenia hasła, z klawiszem Anuluj wycofującym wprowadzone dane i zamykającym okienko autoryzacji oraz klawiszem Zatwierdź zatwierdzającym pozycję i zamykającym formatkę autoryzacji. Zamknięcie okienka będzie możliwe w momencie prawidłowego wpisania hasła, w przypadku błędnego hasła nastąpi powrót do okienka autoryzacji do pola hasłem. Prawidłowa autoryzacja pierwszego wypożyczenia spowoduje dodanie nowej pozycji do opisywanego okna Historia wypożyczeń dokumentu. W przypadku kolejnych pozycji wypożyczeń, otworzy się identyczne okno jak w przypadku wprowadzania 4-33

37 Dokumenty pierwszej pozycji, lecz z nazwą formatki Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialna zwracający. Po przyciśnięciu przycisku Zatwierdź pojawi się ponownie okienko z hasłem. Następnie po wprowadzeniu i zatwierdzeniu hasła automatycznie pojawi się ponownie okno zmiany osoby/jednostki, lecz tym razem z nazwa wypożyczający. Przycisk Zmień status/akceptacje ma na celu zmianę statusu osoby zwracającej dokument sprzedaży oraz zmianę akceptacji. UWAGA!!! Użytkownik może wskazać na liście dokumentów sprzedaży te dokumenty, które mają zostać obsłużone w dzienniku podawczym. Wybrane dokumenty sprzedaży wyświetlone są na nowym formularzu, na którym istnieje możliwość zmiany statusu/akceptacji oraz osobę odpowiedzialną zbiorczo dla wskazanych dokumentów. Operacje zbiorcze wykonywane mogą być dla dokumentów w ramach 1 osoby odpowiedzialnej. Aby wprowadzić nowy dokument należy przycisnąć przycisk nowy (klawisz F5) bądź z menu Operacje wybrać funkcję (Nowy). Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Z formatki należy wybrać rejestr sprzedaży, do którego wprowadzony zostanie dokument. Za pomocą tej formatki można również edytować definicję formularza przycisk Definicja formularza (opis w rozdziale Definicja Formularza). Po wybraniu rejestru program wyświetli formatkę służącą do wprowadzania dokumentu.(rysunek poniżej). 4-34

38 Dokumenty Wybranie na poprzedniej formatce rejestru sprzedaży spowoduje automatyczne uzupełnienie pól: Rejestr, Numer, Symbol dokumentu (oprócz rodzaju dokumentu Paragon dla którego symbol nadawany jest podczas wydruku faktury do paragonu) oraz Pomocniczy symbol transakcji w oparciu o dane z definicji rejestru sprzedaży. W polu Numer zostanie wprowadzony numer kolejny w obrębie wybranego rejestru sprzedaży, zgodnie ze zdefiniowanym sposobem numeracji (roczna lub miesięczna). W pole Symbol dokumentu zostanie wprowadzony symbol zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. W pole Pomocniczy symbol transakcji program wprowadzi symbol kolejny transakcji zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. Program nie pozwoli poprawić danych w polach Numer i Symbol dokumentu, dlatego w przypadku pomyłki przy wyborze rejestru należy zamknąć formatkę bez zatwierdzania i wybrać rejestr po raz kolejny. W polu Płatność będącym listą jednowariantową wybiera się spośród słownika typów płatności. Wartości, jakie wyświetlają się po rozwinięciu tego pola pochodzą ze słownika sposobów płatności opisanego w dalszej części niniejszego opracowania. W polu Rodzaj określa się typ wprowadzanego dokumentu. Możliwe do wybrania typy dokumentów to: Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku, Paragon, Paragon anulowany, Faktura VAT c. brutto, Faktura VAT c. brutto Kor, Nota korygująca. Przycisk służy do wyboru dowolnego dokumentu (ale tylko z rodzaju jaki został wybrany z listy Rodzaj) z którego pozycje można skopiować do nowo wprowadzonego dokumentu (dwukrotne kliknięcie na 4-35

39 Dokumenty dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku). Jeśli w rodzaju dokumentu został wybrany którykolwiek z dokumentów korygujących to przycisk ten służy do wyboru dokumentu który będzie korygowany. Dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku spowoduje wypełnienie pól nazwanych Korekta dokumentu numerem i symbolem korygowanego dokumentu a tabelka pozycji zostanie wypełniona pozycjami korygowanego dokumentu jeśli nie jest to pierwsza korekta do dokumentu to pozycje wyświetlane w tabelce będą uwzględniały wszystkie poprzednie korekty. W pole Powód korekty można wpisać tekst wyjaśniający potrzebę wystawienia dokumentu korygującego. Pole Nr kor. pełni rolę informacyjną i pokazuje która to już korekta do wybranego dokumentu który jest korygowany. Dla dokumentu sprzedaży istnieje dodatkowo możliwość określenia waluty, a po wyborze właściwej waluty z rozwijalnej listy, istnieje również możliwość określenia kursu dla wybranej waluty. Odpowiedzialne za tą funkcjonalność jest pole Waluta. Informacja jest wykorzystywana podczas wydruku (wystawiania) faktury: kwota do zapłaty jest przedstawiona w wybranej walucie i przeliczona wg wybranego kursu. W polu Wystawił(a)/Zatwierdził(a)/Wprowadził(a) system wyświetla imię i nazwisko operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument (jeśli zostało ono podane podczas wprowadzania operatora w module DBAP). Określając instytucję (osobę fizyczną) której wystawiany jest dokument sprzedaży można określić oprócz informacji o nabywcy dodatkowo dane o odbiorcy/płatniku faktury. W udostępnionych zakładkach Nabywca, Odbiorca/Płatnik przy pomocy listy jednowariantowej można określić typ nabywcy oraz odbiorcy/płatnika, dla którego wystawiany jest dokument. Nabywcą(Odbiorcą/Płatnikiem) może być: kontrahent, pracownik bądź inny. Jeśli zostanie wybrany typ nabywcy(odbiorcy/płatnika)-kontrahent bądź pracownik będzie można, po naciśnięciu klawisza F2, wybrać ich ze słownika zdefiniowanego w programie bądź wpisać. Jeśli wpisanego nabywcy nie będzie w słowniku program poinformuje użytkownika o tym i wyświetli słownik, do którego będzie można go dopisać. Jeśli natomiast zostanie wybrany inny to pojawią się dodatkowe pola na wpisanie nazwy nabywcy(odbiorcy/płatnika), jego adresu i numeru NIP (wypełnienie pól możliwe jest po kliknięciu odpowiedniej zakładki). Opcja inny służy do ewidencjonowania sprzedaży dla kontrahentów gotówkowych zwanych inaczej jednorazowymi. Tacy kontrahenci nie są ewidencjonowani w słowniku kontrahentów systemu FK, oznacza to również, że nie posiadają kartoteki rocznej do obsługi należności lub zobowiązań. Dane te zostaną wykorzystane do wydruku dokumentu oraz rejestru VAT, nie będą jednak pamiętane po eksporcie dokumentów do systemu FK. W przypadku nie wypełnienia danymi zakładki odbiorcy/płatnika program przyjmuje iż odbiorcą/płatnikiem jest podany nabywca i dane nabywcy są przepisywana na zakładkę odbiorcy. Zagadnienia związane z eksportem dokumentów do systemu FK zostały opisane w dalszej części niniejszego opracowania. Kolejne pola: Data wyst.(-awienia), Data sprze.(-daży), Data płat.(-ności) służą do umiejscowienia danego dokumentu w czasie. Dni do zapł.(-aty) różnica między polem Data sprzedaży a polem Data płatności. Program automatycznie wprowadza w pola Data sprzedaży i Data płatności datę wprowadzania dokumentu i wtedy opisywane pole przyjmuje wartość 0. Wprowadzenie innej wartości do tego pola spowoduje zmianę pola Data płatności o ilość wprowadzonych dni i odwrotnie, zmiana pola Data płatności spowoduje zmianę zawartości opisywanego pola. Zmiana pola Data sprzedaży spowoduje takie dopasowanie daty w polu Data płatności, aby różnica między nimi odpowiadała ilości Dni do zapłaty. VAT Mies. miesiąc, w którym dokument zostanie przypisany do rejestru VAT - ten sam co w dacie sprzedaży, któryś z następnych miesięcy ale nie z poprzednich. Jest to faktyczny miesiąc rozliczenia podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Pole Standardowy OPK służy do określenia ośrodka powstawania kosztów, na który zostaną standardowo rozdzielone wszystkie elementy dokumentu. Pola ma za zadanie ułatwić wprowadzania dokumentów gdzie nie występuje rozdział pozycji dokumentów na różne ośrodki powstawania kosztów. W pole Standardowy OPK należy wpisać, bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z kartoteki ośrodków powstawania kosztów odpowiednią pozycję. Po wprowadzeniu nowej pozycji dokumentu system automatycznie przyporządkuje całość wartości tej pozycji do standardowego ośrodku powstawania kosztów. Pole Źródło finansowania służy do przypisania do danego źródła finansowania wystawianego dokumentu sprzedaży. Przypisanie danego dokumentu do źródła finansowania może służyć celom sprawozdawczym, umożliwia sprawdzenie, jaka jest struktura sprzedaży w rozbiciu na źródła finansowania. W pole źródło finansowania należy wpisać bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z listy zdefiniowanych, w słowniku źródeł finansowania odpowiednią pozycję. Pozostałą część formatki wypełnia tabelka służąca do wprowadzania elementów dokumentów. Dodanie nowej pozycji dokumentu jest możliwe po naciśnięciu przycisku Rysunek poniżej przedstawia przykład dodanej nowej pozycji dokumentu: (Dodaj) 4-36

40 Dokumenty Kolejne kolumny w powyższej tabelce oznaczają: Lp. numer kolejny pozycji dokumentu. Program automatycznie nadaje kolejny numer pozycji w dokumencie. Nazwa towaru/usługi kolumna umożliwiająca na określenie przedmiotu sprzedaży. Wpisując nazwę towaru i naciskając klawisz TAB, w zależności od tego czy wpisana wartość występuje w słowniku cenników program zachowa się w różny sposób: Pozycja znajduje się tylko w jednym słowniku cena, jednostka miary, stawka VAT,itd. Pozycja znajduje się w kilku cennikach wyświetlony zostanie cennik, zawężony do wpisanej pozycji cennika, użytkownik poprzez dwukrotne kliknięcie wybiera odpowiadającą cenę. Wpisana wartość w ogóle nie występuje w cenniku program pozwala wprowadzić pozycję z poza cennika, należy uzupełnić jednostkę miary, cenę itd. Po wpisaniu początku nazwy naciskamy klawisz F2 - wyświetlony zostaje cennik. Rysunek poniżej prezentuje przykładowe pozycje cennika: 4-37 Dwukrotnym kliknięciem na wybranej pozycji ze słownika przenosimy ją do opisywanej kolumny. JM kolumna określająca jednostkę sprzedaży przypisaną do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. SWW w kolumnie tej znajduje się symbol SWW przypisany do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży. Należy ją uzupełnić. Cena netto w kolumnie tej podawana jest cena netto danego przedmiotu sprzedaży. Dla Usług kontraktowych cena zostanie wprowadzona automatycznie, ponieważ została zdefiniowana w tym

41 Dokumenty słowniku. Dla pozostałych opcji kolumnę należy uzupełnić. Dla rodzaju dokumentu Faktura VAT c. brutto (Korygująca) kolumna nie będzie występować. Rabat (%) do kolumny użytkownik wprowadza procentową wartość rabatu na podstawie której obliczane są pozostałe wartości dla tej pozycji towarowej. Dla rodzaju dokumentu Paragon ( anulowany) kolumna nie występuje. Dodatkowo podczas edycji definicji formularza, możliwe jest dodanie pola Rabat, dzięki któremu użytkownik ma możliwość określenia rabatu procentowego dla całej faktury, a nie tylko dla poszczególnych jej pozycji. W polu Rabat należy wpisać określoną sumę rabatu i potwierdzić lub odrzucić komunikat widoczny poniżej: Wartość netto do kolumny tej system wpisuje wartość netto pozycji dokumentu sprzedaży. VAT do tej kolumny wpisywana jest stawka podatku należnego, według której dokonuje się sprzedaży danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży. Wartość VAT w kolumnie tej znajduje się obliczona wartość podatku należnego danej pozycji dokumentu sprzedaży. Wartość brutto w tej kolumnie znajduje się obliczona wartość brutto danej pozycji dokumentu sprzedaży. W kolumnie Ilość OPK w kolumnie tej znajduje się identyfikator pierwszego (lub jedynego) z ośrodków powstawania kosztów, na które rozdzielona jest kwota danej pozycji dokumentu sprzedaży. Jeśli ośrodek powstawania kosztów jest jeden naciskamy klawisz F2 pojawia się tabelka ze słownikiem Ośrodki powstawania kosztów, z której wybieramy jeden z ośrodków. Aby rozdzielić daną pozycję dokumentu sprzedaży na większą niż jedna ilość pozycji OPK, należy nacisnąć klawisz F3. Zostanie wówczas wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku, umożliwiająca dokonanie rozdziału na ośrodki powstawania kosztów. W tabelce przedstawionej na powyższym rysunku kolumna Lp. zawiera kolejny numer rozdziału. Kolumna Symbol OPK zawiera symbol ośrodku powstawania kosztów. Przy wprowadzaniu nowej pozycji rozdziału w polu tym wpisuje się konkretny symbol ośrodka (można skorzystać ze słownika Ośrodki powstawania kosztów wciskając klawisz F2 i wybrać ośrodek klikając dwa razy na nim symbol zostanie automatycznie przeniesiony). Kolumna Nazwa OPK zostanie automatycznie wypełniona po wybraniu symbolu OPK. Ilość

42 Dokumenty kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży dla danego OPK. Kolumna % pozwala na określenie procentowego podziału na ośrodki. W szczególnych przypadkach mogą to być wartości niecałkowite. W kolumnę Netto program wpisuje kwotę netto. Jest ona iloczynem kolumny Ilość i ceny netto, która została określona w poprzedniej formatce wyborem pozycji w kolumnie Nazwa towaru/usługi. Zarówno kolumnę Ilość jak i Netto można wprowadzić ręcznie. Wprowadzenie jednej z nich spowoduje aktualizację drugiej. Kolumny VAT i Brutto wypełniane są w sposób automatyczny. W górnej części okienka znajduje grupa pól informacyjnych Pozostaje do rozdziału, która informuje użytkownika o pozostałej ilości przedmiotów sprzedaży do podziału. Jeśli ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK przekroczy ich ilość określoną w pozycji dokumentu to w polach zostaną wyświetlone wartości ujemne a próba zatwierdzenia wprowadzonych pozycji spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia: Nie można rozdzielić większej kwoty, niż kwota pozycji. W takiej sytuacji należy poprawić odpowiednie kwoty lub ilości. Może zajść również taka sytuacja, że ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK będzie mniejsza od ilości określonej w pozycji dokumentu. W takiej sytuacji da się zatwierdzić wprowadzone pozycje, ale podczas eksportu do programu FKK dokument z taką nie do końca rozdzieloną pozycją zostanie pominięty w eksporcie (opis eksportu dokumentów do programu FKK zostanie opisany w dalszej części niniejszego opracowania). Wszystkie prawidłowo wprowadzone pozycje zatwierdzamy przyciskiem (Zatwierdź), i przechodzimy do wprowadzania nowej pozycji w dokumencie lub po zatwierdzeniu całego dokumentu do wprowadzania nowego dokumentu. UWAGA!!! Po zatwierdzeniu prawidłowo wprowadzonych pozycji, możliwe jest ich przestawianie lub wstawianie w tabeli. Przykład 1 Pozycja 'xxx', jest jako pierwsza wyświetlana w tabeli, lecz dzięki użyciu przycisku pozycja ta zostanie przesunięta do wiersza drugiego. Jeśli chcemy aby pozycja 'xxx' znów znalazła się w pierwszym wierszu należy użyć przycisku. Przykład 2 Istnieje możliwość przesuwania pozycji między wierszami w tabeli nie tylko dzięki strzałką. Numer wiersza ajki ma zajmować wybrana pozycja można wpisać w oknie, który otworzy się po użyciu przycisku Okno to przedstawia rysunek poniżej. Po wpisaniu odpowiedniej wartości w oknie wystarczy nacisnąć OK(F12), a pozycja zostanie przesunięta do wybranego wiersza. Jeżeli adres kontrahent posiada adres do korespondencji inny niż podstawowy podczas wydruku program 4-39

43 Dokumenty poinformuje o takiej sytuacji. Dodatkowo listę dokumentów sprzedaży można zawęzić, poprzez zaznaczenie Dokumenty odbiorców o adresie do korespondencji innym niż podstawowy do tych dokumentów dla których występują różnice między adresem podstawowym i adresem do korespondencji Drukowanie duplikatu faktury odbywa się poprzez zaznaczenie pola Drukuj duplikat na oknie wydruku. Na wydruku takim do tekstu Faktura VAT nr... dołączany jest tekstem Duplikat z dnia... Zaznaczenie pola Bez podglądu powoduje wydruk dokumentu bezpośrednio na drukarkę, bez wyświetlania okna z podglądem wydruku. Uwaga!!! Jeżeli w funkcji Definicja formularza (patrz rozdział: Definicja formularza), po zaznaczeniu w oknie Pola dialogu i oknie Pola kolumny znacznika Umowy, pojawią się one jako pole w nagłówku oraz jako kolumna w pozycji okna. Pole oraz kolumna o nazwie Umowa istotne są podczas wydruku faktury: - W przypadku, gdy numer umowy wypełniony jest w nagłówku faktury, to wtedy na wydruku tej faktury, a dokładnie w jego nagłówku pojawi się tekst: "FAKTURA VAT nr... DO UMOWY nr..." - W przypadku, gdy numer umowy wypełniony jest w kolumnie tabeli (pozycji) faktury, to wtedy na w nagłówku tej faktury pojawi się tekst: "FAKTURA VAT nr...", natomiast w opisie pozycji zostanie dodany tekst: "Zgodnie z umową nr...". WYSTAWANIE PARAGONÓW Program możliwa współpracę z drukarką fiskalną Torell Duo-Plus firmy PTH Emar s. c. (oraz wszystkimi drukarkami fiskalnymi zgodnymi ze standardem POSNET). Drukarka ta została przetestowana z naszym produktem i spełnia warunki niezbędne do tej współpracy nasi Klienci wykorzystują wyżej wymienioną drukarkę fiskalną podczas pracy z naszym produktem. W przyszłości planowane jest przystosowanie naszego produktu do współpracy z innymi drukarkami fiskalnymi. Uwaga: W tej wersji programu obsługiwana jest tylko jedna drukarka fiskalna.. Aby rozpocząć korzystanie z możliwości współpracy modułu Rejestr sprzedaży z drukarką fiskalną 4-40

44 Dokumenty należy spełnić odpowiednie warunki: zapoznać się z rozporządzeniami: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 listopada 1999 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 1999 r. Nr 98, poz. 1143), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 1999 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. z 1999 r. Nr 109, poz. 1249), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2000 r. w sprawie kas rejestrujących, zakupić u lokalnego dystrybutora drukarkę fiskalną dystrybutor powinien zainstalować drukarkę przy stanowisku komputerowym które będzie ją wykorzystywało i przeszkolić pracowników w ramach obsługi drukarki fiskalnej, obsługa drukarki przez moduł Rejestr sprzedaży zawarta jest w niniejszym opracowaniu, zapoznać się z instrukcją obsługi drukarki fiskalnej, podłączyć drukarkę za pomocą dołączonego do drukarki kabla ze stanowiskiem komputerowym które będzie ją obsługiwało. Ze strony Systemu Finansowo-Księgowo-Kosztowego wymagane są następujące warunki: obecność parametru g_nrsfiscal_use (Patrz rozdział Parametry modułu Administrator), 0 dla takiej wartości parametru (lub braku parametru) obsługa drukarki fiskalnej jest niemożliwa, 1 dla takiej wartości parametru program obsługuje drukarkę fiskalną, obecność parametru g_nrscompport 1 drukarka podłączona jest do pierwszego portu szeregowego (COM1) w komputerze, 2 drukarka podłączona jest do drugiego portu szeregowego (COM2) w komputerze, oznaczenia literowe stawek VAT muszą być takie same dla programu jak i dla drukarki fiskalnej patrz rozporządzenia. Wprowadzanie nowego paragonu należy rozpocząć podobnie jak w przypadku zwykłego dokumentu od określenia rejestru, do którego zostanie wprowadzony paragon. Następnie należy wypełnić standardowe pola dokumentu Rodzaj dokumentu (Paragon), Sposób zapłaty (Gotówkowy), Rodzaj nabywcy, daty dokumentu, dni do zapłaty, VAT miesiąc, standardowy OPK, źródło finansowania, opis, oraz wprowadzić sprzedawane pozycje i rozdział na OPK. Zatwierdzenie wprowadzonych pozycji spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, do którego należy wprowadzić wpłaconą kwotę na podstawie której program obliczy resztę do wydania i która zostanie wydrukowana na paragonie. Jeśli sprzedawany był już określony przedmiot sprzedaży z określoną stawką VAT a następnie sprzedano ten sam przedmiot ze zmienianą stawką VAT to podczas fiskalizacji może zostać wyświetlony komunikat o błędzie stawka VAT może być zmieniana, ale zmniejszanie a następnie zwiększanie stawki spowoduje wyświetlenie błędu, ponieważ taka operacja jest niedozwolona. Jeśli we wprowadzonych danych do paragonu występować będzie błąd to program wyświetli komunikat o błędzie z podaniem jego numeru a na wyświetlaczu drukarki fiskalnej wyświetlona zostanie informacja Transakcja anulowana paragon nie zostanie zafiskalizowany, drukowanie paragonu zostanie zakończone napisem #PARAGON ANULOWANY#. Wpisanie do odpowiedniego pola kwoty zapłaconej przez nabywcę (nie mniejszej od kwoty należności w przeciwnym wypadku program wyświetli odpowiedni komunikat) spowoduje obliczenie reszty należności, która ma zostać wypłacona nabywcy. 4-41

45 Dokumenty Zafiskalizowanie wprowadzonego paragonu następuje po naciśnięciu przycisku TAK drukarka fiskalna wydrukuje paragon a program zablokuje możliwość zmiany pozycji paragonu na formatce. Pozostaje tylko możliwość wydrukowania faktury do paragonu i zmiana rozdziału na OPK. Usunięcie paragonu jest niemożliwe. Kliknięcie przycisku NIE spowoduje anulowanie fiskalizacji paragonu i przejście do formatki z pozycjami paragonu. Uwaga: Usunięcie paragonu z pamięci drukarki fiskalnej jak i z programu jest niemożliwe. 4.2 Dokumenty zakupu Wybranie funkcji Dokumenty Zakupu spowoduje wyświetlenie formularza, który umożliwia pracę z dokumentami zakupu. W górnej części okienka znajdują się standardowe przyciski: Dopisz, Podgląd, Edycja, Usuń i Wyjście oraz pola umożliwiające wyszukiwanie dokumentów i określenie warunków wyświetlania dokumentów. (Patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 5 ) a także przycisk Historia 32. W polu kolejność można określić kolumnę, według której będzie ustawiony porządek wyświetlania. Na poniższym rysunku przedstawiono wygląd okienka Dokumenty Zakupu. W tabeli znajdują się wprowadzone dokumenty sprzedaży. Kolejne kolumny oznaczają: Numer numer dokumentu w obrębie rejestru sprzedaży. Symbol dokumentu symbol, pod jakim dokument sprzedaży występuje w obiegu. Jest on niezależny od rejestru sprzedaży. Spowodowane jest to faktem, że schemat księgowania jest przypisywany do konkretnego rejestru sprzedaży. Może to spowodować konieczność wprowadzenia kilku rejestrów sprzedaży, z których dokumenty zostaną zaksięgowane do jednego rejestru w systemie FK. W celu wprowadzenia numeracji dokumentów niezależnie od sposobu księgowania 4-42

46 Dokumenty został wprowadzony symbol dokumentu. Jest on budowany w oparciu o schemat budowy symbolu dokumentu, który przypisywany jest do konkretnego rejestru sprzedaży. Zagadnienia związane z budową schematu symbolu dokumentu zostaną omówione w dalszej części dokumentacji. Rozdz. kolumna ta pełni rolę informacyjną. Jeśli w kolumnie wyświetlona jest literka R dla danego dokumentu to jest to informacja o tym, że w dokumencie, co najmniej jedna pozycja została podzielona na większą niż jedna ilość ośrodków powstawania kosztów. Płatność określa zdefiniowany dla danego dokumentu sposób płatności. Rodzaj oznacza typ danego dokumentu (Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku). Data wystawiania oraz Data sprzedaży zawierają odpowiednio datę wystawienia oraz datę sprzedaży dokumentu. Nabywca dane identyfikujące nabywcę. Data płatności oznacza datę, która określa termin płatności w przypadku dokumentów z odroczoną płatnością. Wystawił zawiera imię i nazwisko operatora (wprowadzone w module DBAP), który wprowadził dany dokument. Dokument korygowany kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera numer dokumentu korygowanego. Dokument korygowany symbol kolumna zawiera symbol korygowanego dokumentu, Numer korekty w kolumnie znajduje się liczba oznaczająca kolejny numer korekty dokumentu którego symbol znajduje się w poprzedniej kolumnie, Powód korekty kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera opis powodu wystawienia korekty, Eksport FKK w kolumnie znajduje się informacja o wykonaniu operacji eksportu dokumentu do modułu finansowo-księgowego, Numer zewnętrzny paragonu w kolumnie znajduje się numer zewnętrzny paragonu. Listę dokumentów można zawężać korzystając z dostępnych opcji w pasku narzędzi: lat księgowe, miesiące rejestry dokumentów rodzaje dokumentu zakres identyfikatorów kartotek (nabywców/odbiorców/płatników) pole wyszukiwania zsynchronizowanym z sortowaniem listy Przycisk Historia udostępnia dostęp do funkcji przeglądu dokumentów związanych z wybraną fakturą. Użycie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna Dokumenty zakupu Historia. W górnej części okna wyświetlany jest dokument główny czyli pierwszy który został wprowadzony, natomiast w dolnej części wyświetlane są kolejne korekty do dokumentu głównego. Przegląd lub wydruk dokumentu głównego możliwy jest po naciśnięciu przycisku Dokument główny, natomiast przegląd (wydruk) dokumentów korygujących dostępny jest po dwukrotnym kliknięciu korekty lub ustawieniu się na wybranej korekcie i skorzystanie ze standardowego przycisku Przegląd (Wydruk). Poniżej przycisku Historia znajduje się sekcja Wypożyczył, gdzie użytkownik ma możliwość rejestrowania historii wypożyczeń dokumentów zakupu. Rejestr ten pozawala na odnotowanie historii obiegu wypożyczonego dokumentu wraz z możliwością dokonania zmiany osoby/jednostki odpowiedzialnej za dokument, czyli osoby/jednostki pobierającej dokument do wglądu lub analizy. Naciśnięcie klawisz otwiera formatkę widoczną poniżej. 4-43

47 Dokumenty Okno to umożliwia zmianę osoby wypożyczającej oraz przegląd historii wypożyczeń. Naciśnięcie przycisku Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialną powoduje otwarcie okna widocznego poniżej: Na formatce tej widoczne są następujące pola: Wypożyczający pole tekstowe, w którym po przyciśnięciu klawisz F2 wprowadza się osobę/jednostkę odpowiedzialną, wybieraną ze słownika osób odpowiedzialnych. Akceptacja pole tekstowe, z rozwijalną listą, w które informuje o ewentualnej akceptacji dokumentu lub jej braku. Status podpowiada się automatycznie, w momencie wyboru Wypożyczającego, który w słowniku osób odpowiedzialnych ma już przydzieloną odpowiednią Rolę (Status). Uwagi pole tekstowe, w którym użytkownik ma możliwość wpisania ewentualnych uwag. Przycisk Zamknij powoduje wyjście z bieżącego okna, natomiast przycisk Zatwierdź otwiera okienko autoryzacji z polem do wprowadzenia hasła, z klawiszem Anuluj wycofującym wprowadzone dane i zamykającym okienko autoryzacji oraz klawiszem Zatwierdź zatwierdzającym pozycję i zamykającym formatkę autoryzacji. Zamknięcie okienka będzie możliwe w momencie prawidłowego wpisania hasła, w przypadku błędnego hasła nastąpi powrót do okienka autoryzacji do pola hasłem. Prawidłowa autoryzacja pierwszego wypożyczenia spowoduje dodanie nowej pozycji do opisywanego okna Historia wypożyczeń dokumentu. W przypadku kolejnych pozycji wypożyczeń, otworzy się identyczne okno jak w przypadku wprowadzania 4-44

48 Dokumenty pierwszej pozycji, lecz z nazwą formatki Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialna zwracający. Po przyciśnięciu przycisku Zatwierdź pojawi się ponownie okienko z hasłem. Następnie po wprowadzeniu i zatwierdzeniu hasła automatycznie pojawi się ponownie okno zmiany osoby/jednostki, lecz tym razem z nazwa wypożyczający. Przycisk Zmien status/akceptacje ma na celu zmiane statusu osoby zwracającej dokument zakupu oraz zmianę akceptacji. UWAGA!!! Użytkownik może wskazać na liście dokumentów zakupu te dokumenty, które mają zostać obsłużone w dzienniku podawczym. Wybrane dokumenty zakupu wyświetlone są na nowym formularzu, na którym istnieje możliwość zmiany statusu/akceptacji oraz osobę odpowiedzialną zbiorczo dla wskazanych dokumentów. Operacje zbiorcze wykonywane mogą być dla dokumentów w ramach 1 osoby odpowiedzialnej. Aby wprowadzić nowy dokument należy przycisnąć przycisk nowy (klawisz F5) bądź z menu Operacje wybrać funkcję (Nowy). Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Z formatki należy wybrać rejestr sprzedaży, do którego wprowadzony zostanie dokument. Za pomocą tej formatki można również edytować definicję formularza przycisk Definicja formularza (opis w rozdziale Definicja Formularza). Po wybraniu rejestru program wyświetli formatkę służącą do wprowadzania dokumentu.(rysunek poniżej). 4-45

49 Dokumenty Wybranie na poprzedniej formatce rejestru sprzedaży spowoduje automatyczne uzupełnienie pól: Rejestr, Numer, Symbol dokumentu (oprócz rodzaju dokumentu Paragon dla którego symbol nadawany jest podczas wydruku faktury do paragonu) oraz Pomocniczy symbol transakcji w oparciu o dane z definicji rejestru sprzedaży. W polu Numer zostanie wprowadzony numer kolejny w obrębie wybranego rejestru sprzedaży, zgodnie ze zdefiniowanym sposobem numeracji (roczna lub miesięczna). W pole Symbol dokumentu zostanie wprowadzony symbol zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. W pole Pomocniczy symbol transakcji program wprowadzi symbol kolejny transakcji zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. Program nie pozwoli poprawić danych w polach Numer i Symbol dokumentu, dlatego w przypadku pomyłki przy wyborze rejestru należy zamknąć formatkę bez zatwierdzania i wybrać rejestr po raz kolejny. W polu Płatność będącym listą jednowariantową wybiera się spośród słownika typów płatności. Wartości, jakie wyświetlają się po rozwinięciu tego pola pochodzą ze słownika sposobów płatności opisanego w dalszej części niniejszego opracowania. W polu Rodzaj określa się typ wprowadzanego dokumentu. Możliwe do wybrania typy dokumentów to: Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku, Faktura VAT c. brutto, Faktura VAT c. brutto Kor, Nota korygująca. Przycisk służy do wyboru dowolnego dokumentu (ale tylko z rodzaju jaki został wybrany z listy Rodzaj) z którego pozycje można skopiować do nowo wprowadzonego dokumentu (dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku). Jeśli w 4-46

50 Dokumenty rodzaju dokumentu został wybrany którykolwiek z dokumentów korygujących to przycisk ten służy do wyboru dokumentu który będzie korygowany. Dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku spowoduje wypełnienie pól nazwanych Korekta dokumentu numerem i symbolem korygowanego dokumentu a tabelka pozycji zostanie wypełniona pozycjami korygowanego dokumentu jeśli nie jest to pierwsza korekta do dokumentu to pozycje wyświetlane w tabelce będą uwzględniały wszystkie poprzednie korekty. W pole Powód korekty można wpisać tekst wyjaśniający potrzebę wystawienia dokumentu korygującego. Pole Nr kor. pełni rolę informacyjną i pokazuje która to już korekta do wybranego dokumentu który jest korygowany. Dla dokumentu zakupu istnieje dodatkowo możliwość określenia waluty, a po wyborze właściwej waluty z rozwijalnej listy, istnieje również możliwość określenia kursu dla wybranej waluty. Odpowiedzialne za tą funkcjonalność jest pole Waluta. Informacja jest wykorzystywana podczas wydruku (wystawiania) faktury: kwota do zapłaty jest przedstawiona w wybranej walucie i przeliczona wg wybranego kursu. W polu Wystawił(a)/Zatwierdził(a)/Wprowadził(a) system wyświetla imię i nazwisko operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument (jeśli zostało ono podane podczas wprowadzania operatora w module DBAP). Określając instytucję(osobę fizyczną) której wystawiany jest dokument sprzedaży można określić oprócz informacji o nabywcy dodatkowo dane o odbiorcy/płatniku faktury. W udostępnionych zakładkach Nabywca, Odbiorca/Płatnik przy pomocy listy jednowariantowej można określić typ nabywcy oraz odbiorcy/płatnika, dla którego wystawiany jest dokument. Nabywcą(Odbiorcą/Płatnikiem) może być: kontrahent, pracownik bądź inny. Jeśli zostanie wybrany typ nabywcy(odbiorcy/płatnika)-kontrahent bądź pracownik będzie można, po naciśnięciu klawisza F2, wybrać ich ze słownika zdefiniowanego w programie bądź wpisać. Jeśli wpisanego nabywcy nie będzie w słowniku program poinformuje użytkownika o tym i wyświetli słownik, do którego będzie można go dopisać. Jeśli natomiast zostanie wybrany inny to pojawią się dodatkowe pola na wpisanie nazwy nabywcy(odbiorcy/płatnika), jego adresu i numeru NIP (wypełnienie pól możliwe jest po kliknięciu odpowiedniej zakładki). Opcja inny służy do ewidencjonowania sprzedaży dla kontrahentów gotówkowych zwanych inaczej jednorazowymi. Tacy kontrahenci nie są ewidencjonowani w słowniku kontrahentów systemu FK, oznacza to również, że nie posiadają kartoteki rocznej do obsługi należności lub zobowiązań. Dane te zostaną wykorzystane do wydruku dokumentu oraz rejestru VAT, nie będą jednak pamiętane po eksporcie dokumentów do systemu FK. W przypadku nie wypełnienia danymi zakładki odbiorcy/płatnika program przyjmuje iż odbiorcą/płatnikiem jest podany nabywca i dane nabywcy są przepisywana na zakładkę odbiorcy. Zagadnienia związane z eksportem dokumentów do systemu FK zostały opisane w dalszej części niniejszego opracowania. Kolejne pola: Data wyst.(-awienia), Data sprze.(-daży), Data płat.(-ności) służą do umiejscowienia danego dokumentu w czasie. Dni do zapł.(-aty) różnica między polem Data sprzedaży a polem Data płatności. Program automatycznie wprowadza w pola Data sprzedaży i Data płatności datę wprowadzania dokumentu i wtedy opisywane pole przyjmuje wartość 0. Wprowadzenie innej wartości do tego pola spowoduje zmianę pola Data płatności o ilość wprowadzonych dni i odwrotnie, zmiana pola Data płatności spowoduje zmianę zawartości opisywanego pola. Zmiana pola Data sprzedaży spowoduje takie dopasowanie daty w polu Data płatności, aby różnica między nimi odpowiadała ilości Dni do zapłaty. VAT Mies. miesiąc, w którym dokument zostanie przypisany do rejestru VAT - ten sam co w dacie sprzedaży, któryś z następnych miesięcy ale nie z poprzednich. Jest to faktyczny miesiąc rozliczenia podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Pole Standardowy OPK służy do określenia ośrodka powstawania kosztów, na który zostaną standardowo rozdzielone wszystkie elementy dokumentu. Pola ma za zadanie ułatwić wprowadzania dokumentów gdzie nie występuje rozdział pozycji dokumentów na różne ośrodki powstawania kosztów. W pole Standardowy OPK należy wpisać, bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z kartoteki ośrodków powstawania kosztów odpowiednią pozycję. Po wprowadzeniu nowej pozycji dokumentu system automatycznie przyporządkuje całość wartości tej pozycji do standardowego ośrodku powstawania kosztów. Pole Źródło finansowania służy do przypisania do danego źródła finansowania wystawianego dokumentu sprzedaży. Przypisanie danego dokumentu do źródła finansowania może służyć celom sprawozdawczym, umożliwia sprawdzenie, jaka jest struktura sprzedaży w rozbiciu na źródła finansowania. W pole źródło finansowania należy wpisać bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z listy zdefiniowanych, w słowniku źródeł finansowania odpowiednią pozycję. Pozostałą część formatki wypełnia tabelka służąca do wprowadzania elementów dokumentów. Dodanie nowej pozycji dokumentu jest możliwe po naciśnięciu przycisku Rysunek poniżej przedstawia przykład dodanej nowej pozycji dokumentu: 4-47 (Dodaj)

51 Dokumenty Kolejne kolumny w powyższej tabelce oznaczają: Lp. numer kolejny pozycji dokumentu. Program automatycznie nadaje kolejny numer pozycji w dokumencie. Nazwa towaru/usługi kolumna umożliwiająca na określenie przedmiotu sprzedaży. JM kolumna określająca jednostkę sprzedaży przypisaną do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. SWW w kolumnie tej znajduje się symbol SWW przypisany do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży. Należy ją uzupełnić. Cena netto w kolumnie tej podawana jest cena netto danego przedmiotu sprzedaży. Dla Usług kontraktowych cena zostanie wprowadzona automatycznie, ponieważ została zdefiniowana w tym słowniku. Dla pozostałych opcji kolumnę należy uzupełnić. Dla rodzaju dokumentu Faktura VAT c. brutto (Korygująca) kolumna nie będzie występować. Rabat (%) do kolumny użytkownik wprowadza procentową wartość rabatu na podstawie której obliczane są pozostałe wartości dla tej pozycji towarowej. Dla rodzaju dokumentu Paragon ( anulowany) kolumna nie występuje. Wartość netto do kolumny tej system wpisuje wartość netto pozycji dokumentu sprzedaży. VAT do tej kolumny wpisywana jest stawka podatku należnego, według której dokonuje się sprzedaży danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży. Wartość VAT w kolumnie tej znajduje się obliczona wartość podatku należnego danej pozycji dokumentu sprzedaży. Wartość brutto w tej kolumnie znajduje się obliczona wartość brutto danej pozycji dokumentu sprzedaży. W kolumnie Ilość OPK w kolumnie tej znajduje się identyfikator pierwszego (lub jedynego) z ośrodków powstawania kosztów, na które rozdzielona jest kwota danej pozycji dokumentu sprzedaży. Jeśli ośrodek powstawania kosztów jest jeden naciskamy klawisz F2 pojawia się tabelka ze słownikiem Ośrodki powstawania kosztów, z której wybieramy jeden z ośrodków. Aby rozdzielić daną pozycję dokumentu sprzedaży na większą niż jedna ilość pozycji OPK, należy nacisnąć klawisz F3. Zostanie wówczas wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku, umożliwiająca dokonanie rozdziału na ośrodki powstawania kosztów. 4-48

52 Dokumenty W tabelce przedstawionej na powyższym rysunku kolumna Lp. zawiera kolejny numer rozdziału. Kolumna Symbol OPK zawiera symbol ośrodku powstawania kosztów. Przy wprowadzaniu nowej pozycji rozdziału w polu tym wpisuje się konkretny symbol ośrodka (można skorzystać ze słownika Ośrodki powstawania kosztów wciskając klawisz F2 i wybrać ośrodek klikając dwa razy na nim symbol zostanie automatycznie przeniesiony). Kolumna Nazwa OPK zostanie automatycznie wypełniona po wybraniu symbolu OPK. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży dla danego OPK. W szczególnych przypadkach mogą to być wartości niecałkowite. W kolumnę Netto program wpisuje kwotę netto. Jest ona iloczynem kolumny Ilość i ceny netto, która została określona w poprzedniej formatce wyborem pozycji w kolumnie Nazwa towaru/usługi. Zarówno kolumnę Ilość jak i Netto można wprowadzić ręcznie. Wprowadzenie jednej z nich spowoduje aktualizację drugiej. Kolumny VAT i Brutto wypełniane są w sposób automatyczny. W górnej części okienka znajduje grupa pól informacyjnych Pozostaje do rozdziału, która informuje użytkownika o pozostałej ilości przedmiotów sprzedaży do podziału. Jeśli ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK przekroczy ich ilość określoną w pozycji dokumentu to w polach zostaną wyświetlone wartości ujemne a próba zatwierdzenia wprowadzonych pozycji spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia: Nie można rozdzielić większej kwoty, niż kwota pozycji. W takiej sytuacji należy poprawić odpowiednie kwoty lub ilości. Może zajść również taka sytuacja, że ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK będzie mniejsza od ilości określonej w pozycji dokumentu. W takiej sytuacji da się zatwierdzić wprowadzone pozycje, ale podczas eksportu do programu FKK dokument z taką nie do końca rozdzieloną pozycją zostanie pominięty w eksporcie (opis eksportu dokumentów do programu FKK zostanie opisany w dalszej części niniejszego opracowania). Wszystkie prawidłowo wprowadzone pozycje zatwierdzamy przyciskiem (Zatwierdź), i przechodzimy do wprowadzania nowej pozycji w dokumencie lub po zatwierdzeniu całego dokumentu do wprowadzania nowego dokumentu. Drukowanie duplikatu faktury odbywa się poprzez zaznaczenie pola Drukuj duplikat na oknie wydruku. 4-49

53 Dokumenty Na wydruku takim do tekstu Faktura VAT nr... dołączany jest tekstem Duplikat z dnia... Zaznaczenie pola Bez podglądu powoduje wydruk dokumentu bezpośrednio na drukarkę, bez wyświetlania okna z podglądem wydruku. 4-50

54 Kartoteki Rozdział 5 Kartoteki 5.1 Kontrahenci Z kontrahentami w systemie FK związane są następujące funkcje: Kartoteka Wszelkie operacje związane z kontrahentem są odwzorowane w jego kartotece. Kartoteki kontrahentów są prowadzone rocznie. Jeżeli w danym roku nie ma żadnych dokumentów związanych z danym klientem, nie musi być dla niego zakładana kartoteka. Wybór funkcji powoduje wyświetlenie tabelki wyglądającej jak na rysunku poniżej. Lista wyświetlanych Kontrahentów może być zawężona poprzez zakładanie ograniczeń na 3 poziomach wyszukiwania. W każdym polu wyszukiwania można wybrać jedną z kolumn wg której chcemy ograniczyć wyświetlanie: Identyfikator, Nazwa, NIP, 5-51

55 Kartoteki Miejscowość, Adres, Kod pocztowy, PESEL, Województwo, Kraj, Telefon, Fax, Konto bankowe, Cecha, Nazwa skrócona. Dodatkowo lista kartotek kontrahentów może być zawężona do kartotek z wybranej grupy kontrahentów (pole wyboru: Grupa kontrahentów). 67. Ponadto zaznaczenie pola wyboru Pokaż przypisanie do grup widoczne na formatce, spowoduje, że w kolumnie Grupy kontrahentów wyświetlą się symbole grup, do których należą kartoteki kontrahentów. Z poziomu formatki Kartoteka Kontrahentów można uzyskać szczegółowe informacje dla wybranej z listy kartoteki. Realizowane jest to za pomocą przycisków: Stan kartoteki 53 - pozwala na przegląd bilansu otwarcia, obrotów oraz sald danej kartoteki. Dekrety kartoteki 56 - pozwala na przegląd dekretów wprowadzonych na kartotekę. Dane kontrahenta 57 - pozwala na podgląd danych katalogowych kontrahenta. Wystawione Noty 56 - pozwala na podgląd wystawionych not danej kartoteki. Przycisk ten aktywny jest tylko w momencie gdy parametr g_fk_brejestrnot ustawiony zostanie w module Administrator na wartość "1" co powoduje odnotowanie wystawionych not odsetkowych. Dopisywanie nowej kartoteki kontrahenta Podczas tworzenia kartoteki kontrahenta, należy podać tylko dwie informacje: identyfikator kontrahenta z katalogu kontrahentów 57 dla którego zakładamy kartotekę, konto z księgi głownej z którym ma być związana dana kartoteka. W obu przypadkach można się posłużyć słownikiem uruchamianym klawiszem F2. Wpisanie początku symbolu przed naciśnięciem klawisza F2 ograniczy ilość wyświetlanych wierszy, przyśpieszając wyszukiwanie właściwej informacji (podobnie jak wpisanie wartości w polu Szukaj patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ). W kartotece kontrahenta można znaleźć ślady wszelkich operacji, jakie są związane z wybranym kontrahentem w danym roku obrotowym. 5-52

56 Kartoteki Stan kartoteki Formularz na rysunku poniżej przedstawia stan kartoteki danego kontrahenta wynikający z księgowanych na nim dokumentów. Stan kartoteki można oglądać narastająco od początku roku do dowolnego miesiąca (wybór z listy miesiąc). Na formularzu poza informacjami identyfikującymi kontrahenta przedstawione są następujące dane: Identyfikator oraz nazwa kontrahenta Bilans otwarcia Wn i Ma bilans otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty BO Wn i Ma obroty bilansu otwarcia po stronie Wn i po stronie Ma, Obroty poprzednie Wn i Ma obroty po stronie Wn i po stronie Ma, od początku roku do miesiąca poprzedzającego wybrany miesiąc dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Obroty miesiąca Wn i Ma obroty po stronie Wn i po stronie Ma z wybranego miesiąca dotyczy tylko obrotów z dokumentów już zaksięgowanych, Niezaksięgowane Wn i Ma w przypadku włączenia przełącznika Obroty Łącznie z niezaksięgowanymi pole to zawiera wszystkie obroty po stronie Wn i po stronie Ma z niezaksięgowanych dokumentów od początku roku do wybranego miesiąca włącznie, w przeciwnym wypadku pole to zawiera wartość zero, Obroty narastająco Wn i Ma pole to zawiera sumę obrotów po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Obroty narastająco Wn = obr poprzednie Wn + obr m-ca Wn + niezaksięgowane Wn, Obroty narastająco Ma = obr poprzednie Ma + obr mca Ma + niezaksięgowane Ma, Stan Wn i Ma pole to zawiera stan kartoteki po stronie Wn i po stronie Ma wg zależności: Stan Wn = Obroty BO Wn + Obroty narastająco Wn, Stan Ma = Obroty BO Ma + Obroty narastająco Ma, Saldo Wn i Ma pole to zawiera saldo kartoteki. Saldo dwustronne (z rozrach.) pozwala na przedstawienie salda kartoteki dwustronnie na podstawie sald rozrachunków., Zamknięcie konta Wn i Ma pole to zawiera obroty po stronie Wn i po stronie Ma wynikające z dokumentów wynikowych (zamykających konta), 5-53

57 Kartoteki Zarówno dla obrotów jak i bilansu otwarcia dostępny jest na formatce przełącznik pozwalający oglądać stan kartoteki kontrahenta w dwóch wariantach: z uwzględnieniem dokumentów niezaksięgowanych, bez uwzględnienia dokumentów niezaksięgowanych, Na formatce przedstawiającej stan kartoteki dostępne są dodatkowo następujące funkcje: Kartoteka miesięcznie 54 - podgląd stanu kartoteki w układzie miesięcznym Dekrety kartoteki 56 - podgląd dokumentów związanych z daną kartoteką Transakcje kontrahenta 55 - podgląd transakcji związanych z daną kartoteką Księga główna 55 podgląd kont związanych z wybranym kontrahentem. Wystawione Noty 56 - podgląd wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych związanych z daną kartoteką kontrahenta Stan kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja ta pozwala wyświetlić stan kartoteki w rozbiciu na poszczególne miesiące. Poprzez wybranie przełącznika Łącznie z niezaksięgowanymi zostaną uwzględnione także obroty z dokumentów niezaksięgowanych. Z poziomu formularza możliwe jest wydrukowanie stanu kartoteki w układzie miesięcznym przycisk 5-54

58 Kartoteki Transakcje Funkcja ta umożliwia podgląd wszystkich transakcji (rozrachunków) kontrahenta. Jej obsługa jest podobna jak w przypadku funkcji Transakcje 83 z tym, że wszystkie wiersze na tej formatce związane są z jedną konkretną kartoteką kontrahenta Konta związane z kartoteką kontrahenta Po użyciu przycisku Kartoteka Główna otwiera się formularz przedstawiający obroty i salda kont, na których były księgowania, związane z dana kartoteką. Obsługa tej funkcji jest podobna jak w przypadku funkcji Kartoteki konta. 5-55

59 Kartoteki Dekrety kontrahenta Funkcja ta pozwala wyświetlić wszystkie dokumenty związane z wybraną kartoteką. Jej obsługa jest identyczna jak w przypadku funkcji Obroty Konta Wystawione Noty Funkcja ta umożliwia przeglądanie wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych z poziomu wybranej kartoteki kontrahenta Dodatkowo z tego miejsca, dzięki przyciskowi Dekretacja jest możliwość generacji dekretów not odsetkowych, co powodować będzie wygenerowanie not w formacie pdf w rejestrze not w celu umożliwienia ich wydrukowania. 5-56

60 Kartoteki Katalog Lista wszystkich kontrahentów jest ciągła w latach i jest przechowywana w katalogu kontrahentów. Każda pozycja związana jest z jednym klientem i zawiera szczegółowe informacje na jego temat. Każdemu kontrahentowi nadawany jest unikalny identyfikator. Uwaga: Kontrahenta w systemie FK wprowadza się tylko raz w ciągu całej pracy z systemem. Lista wyświetlanych Kontrahentów może być zawężona poprzez zakładanie ograniczeń na 3 poziomach wyszukiwania. W każdym polu wyszukiwania można wybrać jedną z kolumn wg której chcemy ograniczyć wyświetlanie: Identyfikator, Nazwa, NIP, Miejscowość, Adres, Kod pocztowy, PESEL, Województwo, Kraj, Telefon, Fax, Konto bankowe, Cecha, Nazwa skrócona. Modyfikację katalogu realizuje się przy pomocy standardowych przycisków opisanych w rozdziale Komunikacja z Użytkownikiem

61 Kartoteki Opis kolumn: Identyfikator unikalny identyfikator kontrahenta, generowany automatycznie przy dopisywaniu klienta do katalogu. System podpowiada zawsze ostatni numer kontrahenta w ramach danej cechy, Nazwa nawa kontrahenta, Adres, Miejscowość, Kod pocztowy, Województwo, Kraj informacje o adresie siedziby kontrahenta, NIP numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, PESEL numer identyfikacyjny kontrahenta będącego osobą fizyczną, Telefon, Fax numery kontaktowe, Kod banku, Nazwa banku, Konto bankowe w związku z tym, że system obsługuje kilka rachunków bankowych dla jednego kontrahenta system wyświetla kod banku, nazwę banku oraz konto bankowe zaznaczone dla danego kontrahenta jako główne (patrz wprowadzenie nowego kontrahenta), Cecha kod przypisanej kontrahentowi cechy np. dostawca, odbiorca itp. Kod cechy wybierany jest ze słownika cech kontrahentów 61 Dni do zapłaty liczba dni, o jaką standardowo odracza się płatność dla danego kontrahenta (dana wykorzystywana do podpowiedzi na dokumencie przy wyliczaniu terminu płatności faktury). Wprowadzanie do systemu nowego kontrahenta realizowane jest przyciskiem wyświetlenie formatki przedstawionej na poniższym rysunku (Nowy). Spowoduje to 5-58

62 Kartoteki Do wyświetlonych pół wprowadzamy: Cecha kod kod przypisanej kontrahentowi cechy, np. dostawca, odbiorca itp., Cechę można wybrać ze słownika cech kontrahentów 61 zdefiniowanego przez użytkownika klawisz F2 przy obecnym w tym polu fokusie, Uwaga: W przypadku określenia w parametrach systemu FK sposobu nadawania numeru kontrahenta/pracownika w ramach cechy system podczas dopisywania nowego kontrahenta/pracownika do katalogu, po wybraniu cechy automatycznie generuje następny numer kolejny w ramach wybranej cechy. Cecha opis pole automatycznie wypełniane po wyborze cechy kontrahenta, Identyfikator niepowtarzalny ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący danego kontrahenta, Nazwa nawa kontrahenta, Nazwa skrócona nazwa skrócona kontrahenta, Ulica nr, Kod pocztowy, Miejscowość, Województwo, Kraj informacje o adresie siedziby kontrahenta, Telefon, Fax numery kontaktowe, NIP PESEL REGON Rodzaj dokumentu, Numer dokumentu, Wydany przez, Data wydania dokument kontrahenta (dowód osobisty, paszport), Dni do zapłaty liczba dni, o jaką standardowo odracza się płatność dla danego kontrahenta, wartość wykorzystywana jest do określania terminu płatności dla dokumentów, Oświadczenie o fakturach bez podpisu dowolny tekst służący do wpisania oświadczenia o wystawieniu faktury bez podpisu na podstawie umowy z kontrahentem. Tekst ten jest wyświetlany w stopce faktury modułu Rejestr Sprzedaży Organ założycielski - pole pozwala przypisać kod oddziału założycielskiego ze słownika organów 5-59

63 Kartoteki założycielskich (przypisanie wykorzystywane może być podczas definiowania grup kontrahentów) Rodzaj kontrahenta - pole pozwala przypisać rodzaj kontrahenta ze słownika rodzajów kontrahentów (przypisanie wykorzystywane może być podczas definiowania grup kontrahentów) Utwórz kartotekę kliknięcie na tej opcji spowoduje wyświetlenie znacznika, który informuje system o tym, że dla tego kontrahenta ma zostać stworzona kartoteka kontrahenta 51 w systemie FKK w której odwzorowane będą wszystkie operacje z nim związane, Opis dowolny komentarz dotyczący kontrahenta. Rachunki bankowe do tej tabelki wprowadzamy numery kont bankowych kontrahenta. Tabelka ma postać taką jak na rysunku poniżej. Dodawanie nowych kont bankowych realizuje się za pomocą przycisku (Dodaj). Wprowadzamy dane banku rozpoczynając od pola LK (liczba kontrolna). Następnie fokus przechodzi do pola Bank kod, w którym wpisujemy oddział banku (lub naciskając klawisz F2 wybieramy z wyświetlonej tabelki dwukrotnym kliknięciem). W polu Nr rachunku dopisujemy numer rachunku do wstawionego na początku tego pola oddziału banku. Pole Nazwa rach zostaje domyślnie wypełnione nazwą kontrahenta, którą można zmienić klikając na to pole. Pole Rodzaj kosztu umożliwia określenie struktury ewidencji rodzajowej kosztów w ujęciu syntetycznym. Pole Główny informuje system, że zdefiniowane konto jest głównym dla danego kontrahenta, jeżeli określono tylko jeden rachunek bankowy system automatycznie przy zatwierdzaniu danych kontrahenta ustawia ten rachunek jako rachunek główny. 5-60

64 Kartoteki Uwaga: System sprawdza poprawność numerów rachunków ze standardem IBAN. W przypadku gdy rachunek zostanie wprowadzony z błędem system wyświetli komunikat "Nieprawidłowy numer rachunku" Dodatkowo istnieje możliwość dopisania do wybranej grupy kontrahentów, nowo założonej kartoteki kontrahenta. Po zatwierdzeniu nowo założonej kartoteki kontrahenta (jeżeli użytkownik posiada prawo do modyfikacji zawartości grup), system wyświetla komunikat: Jeżeli użytkownik potwierdzi chęć dopisania do grup poprzez naciśnięcie przycisku Tak na wyświetlonym komunikacie, zostanie otwarty nowy formularz z listą grup kartotek: W formularzu tym znajdują się wskazania, do których grup ma zostać dopisana kartoteka Cechy Funkcja umożliwia edycję oraz przegląd słownika cech kontrahentów oraz pracowników 103.

65 Kartoteki Słownik cech kontrahentów/pracowników pozwala podzielić klientów wg określonego kryterium np. dostawcy, odbiorcy, lub kontrahenci zewnętrzni, kontrahenci wewnętrzni itp. W przypadku określenia w parametrach nadawania numeru kontrahenta/pracownika w ramach cechy system FK podczas dopisywania nowego kontrahenta/pracownika do katalogu, po wybraniu cechy automatycznie generuje następny numer w ramach wybranej cechy. Dopisywanie nowej cechy odbywa się za pośrednictwem przycisku (Nowy) Nową cechę wyróżnia: Identyfikator - Unikalny symbol cechy Nazwa cechy - Dowolna zdefiniowana przez użytkownika nazwa Organy założycielskie Opcja pozwala na wprowadzanie i modyfikację organów założycielskich. Wpisy wykorzystać do dodatkowego opisu kontrahentów. Przypisanie w kontrahencie wykorzystane może być podczas definiowania grup kontrahentów Dialog do definiowania organów założycielskich. 5-62

66 Kartoteki Rodzaje kontrahentów Opcja pozwala na wprowadzanie i modyfikację rodzajów kontrahentów. Wpisy wykorzystać do dodatkowego opisu kontrahentów. Przypisanie w kontrahencie wykorzystane może być podczas definiowania grup kontrahentów Dialog do definiowania rodzajów kontrahentów. 5-63

67 Kartoteki Obroty i salda Funkcja ta wyświetla wszystkie kartoteki kontrahentów wraz z informacjami o ich stanie. Stan kartotek przedstawiony jest narastająco od początku roku do dowolnie wybranego miesiąca. Wszystkie informacje wyświetlone są w kolumnach tabeli. Grupa opcji Kontrahenci umożliwia wyświetlenie informacji tylko dla wybranych kontrahentów do pól Od, Do wprowadzamy numer kontrahenta wybierany z katalogu kontrahentów (klawisz F2). Grupa opcji Obroty pozwala wybrać Miesiąc, do którego mają być wyświetlone stany kartotek. Znacznik Razem z niezaksięgowanymi pozwala wyświetlić stan kartotek razem z dokumentami niezaksięgowanymi. Znacznik Saldo dwustronne (z rozrach.) pozwala na przedstawienie salda kartoteki dwustronnie na podstawie sald rozrachunków. Z listy Warunek użytkownik dokonuje wyboru jakie transakcje mają dotyczyć stanu kartotek: Zobowiązania, Należności, Wszystkie. Kolumny użytkownik może określić, jakie kolumny zostaną wyświetlone na formatce i wydrukowane w raporcie (obsługa listy kolumn została zawarta w rozdziale Okna w programie 13 ) Kryteria za pomocą odpowiednio zdefiniowanych kryteriów można dodatkowo zawęzić obszar poszukiwań (sposób budowania kryteriów opisany został w rozdziale Okna w programie 13 ) Wybranie przycisku Drukuj spowoduje wyświetlenie dialogu na którym użytkownik dokonuje wyboru na jakie urządzenie zostanie przesłany raport opis obsługi dialogu został zawarty w rozdziale Okna w programie

68 Kartoteki Kartoteki w układzie miesięcznym Funkcja stan kartotek kontrahentów w układzie Miesięcznym pozwala oglądać obroty wszystkich kartotek kontrahentów w rozbiciu na miesiące, kwartały, półrocza lub dla całego roku w kolumnach z rozbiciem na obroty strony winien i ma. Możliwy jest dowolny wybór okresów poprzez definiowany wybór kolumn. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/ Łącznie z niezaksięgowanymi. Dodatkowo istnieje wybór kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ). Istnieje możliwość wydrukowania stanu wszystkich kartotek kontrahentów w układzie miesięcznym poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ). 5-65

69 Kartoteki Wykaz stanu kartoteki Funkcja wykaz stanu kartotek pozwala wydrukować zapisy analityczne na kartotekach z podziałem na miesiące z rozbiciem na obroty strony winien i ma.. Stan można wyświetlić z uwzględnieniem tylko dokumentów zaksięgowanych lub włącznie z dokumentami niezaksięgowanymi. Zmianę trybu wyświetlania stanu konta umożliwia przełącznik Tylko zaksięgowane/łącznie z niezaksięgowanymi. Wydruk stanu kartotek można definiować, tzn. można określić dla jakiego miesiąca ma być wykonany, czy uwzględniać miesiące poprzedni i czy robić podsumy po miesiącach. Można również określić czy mają być drukowane informacje o dokumentach, czy saldo kartotek ma być dwustronne oraz czy mają być podsumy po kontach. Dodatkowo wydruk można zawęzić do określonych kartotek (od -do). Definicję wydruku można zapisać używając standardowej ikony Dodaj, podając nazwę zestawienia oraz naciskając przycisk Zatwierdź. Chcąc wydrukować stan kartotek należy skorzystać ze standardowej ikony Drukuj. 5-66

70 Kartoteki Grupy kartotek Formularz przedstawia listę zdefiniowanych przez użytkownika grup kontrahentów. Funkcja Grupy kontrahentów umożliwia użytkownikowi w dowolny sposób pogrupowanie istniejących już w systemie kartotek kontrahentów 51. W przykładowym oknie na rysunku powyżej utworzono dwie grupy: Odbiorcy oraz Dostawcy. Z poziomu formatki Słownik Grup Kontrahentów można uzyskać szczegółowe informacje dla wybranej z listy grupy. Realizowane jest to za pomocą przycisków: Stan Grupy 68 - pozwala na przegląd bilansu otwarcia, obrotów oraz sald danej grupy. Miesięcznie 69 - podgląd stanu grupy w układzie miesięcznym. Obroty grupy 69 - pozwala na przegląd dekretów grupy. Kontrahenci w grupie - pozwala na podgląd oraz edycję kartotek wchodzących w skład danej grupy. Definiowanie nowej grupy kontrahentów realizowane jest poprzez przycisk 5-67 (Nowy)

71 Kartoteki Nową grupę kontrahentów wyróżnia: Identyfikator - Unikalny symbol grupy Nazwa grupy - Dowolna zdefiniowana przez użytkownika nazwa Stan_grupy Formularz na rysunku poniżej przedstawia stan grupy kartotek wynikający z księgowanych na niej dokumentów. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku formularza Stan kartoteki kontrahenta

72 Kartoteki Stan_grupy_miesiecznie Funkcja ta pozwala wyświetlić stan grupy kartotek w rozbiciu na poszczególne miesiące. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku formularza Stan kartoteki w układzie miesięcznym Dekrety_grupy Funkcja ta pozwala wyświetlić wszystkie dokumenty związane z wybraną grupą kartotek. Obsługa formularza jest analogiczna jak w przypadku okna Dekrety kartoteki kontrahenta

73 Kartoteki kontrahenci_w_grupie Przegląd i modyfikacje zawartości grupy kartotek realizowane są przez funkcje uruchamiane przyciskiem Kontrahenci w grupie Dopisywanie kartotek do grupy realizuje się poprzez ich wybór z listy wszystkich kartotek zdefiniowanych dla danego układu bilansowego. Dopisanie kontrahenta do danej grupy następuje po naciśnięciu przycisku (Dodaj). Wybór kartoteki, którą program ma dodać do grupy dokonujemy z Kartoteki kontrahentów 51 wybranego układu bilansowego. Klikając przycisk (Dodaj) wyświetlona zostaje tabelka z kartotekami. Naciśnięcie przycisku (Edycja) pozwoli zaznaczyć kartoteki do przeniesienia. Zaznaczenie odbywa się przez dwukrotne kliknięcie na wybranej kartotece (po lewej stronie kolumny Symbol pojawi się znacznik. Korzystając z paska narzędzi (Wyszukiwanie, Kolejność, Warunki) możemy ograniczyć ilość wyświetlanych pozycji. Przyciski Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwala zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie pozycje spełniające warunki określone na pasku narzędzi. Zatwierdzenie wyboru (przycisk Zatwierdź) i zamknięcie okna Wybór kontrahentów do grupy Kontrahentów spowoduje przeniesienie wybranych kont na formatkę Przynależność Kontrahentów do grupy Pisma W systemie FK istnieje możliwość drukowania dwóch typów pism wysyłanych do kontrahentów/pracowników związanych z prowadzonymi rozrachunkami: 1. Potwierdzenie sald 2. Wezwanie do zapłaty 5-70

74 Kartoteki Potwierdzenie sald Za pomocą tej funkcji użytkownik może zredagować pisma Potwierdzenie sald. Wybór opcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej Grupa pól Kontrahenci służy do określenia, dla jakich kontrahentów zostaną wydrukowane wezwania przedział od...do. W zależności od wyboru pozycji na liście Kolejność (wg kodu, wg nazwy) do pól Zakres od...do wstawia się nazwy lub kody kontrahentów (wybór kontrahentów za pomocą klawisza F2). Znacznik Salda zerowe pozwala wydrukować dokument potwierdzenia salda dla kontrahentów z którymi nie było obrotów. Grupa pól Saldo służy do określenia, na jaki dzień będzie obliczone saldo (na dzień), jaka data ma być brana pod uwagę przy obliczaniu salda (wg daty: wpływu, operacji, miesiąca zaksięgowania). Pole Podstawa prawna służy do wpisania odpowiedniego komentarza. Znacznik Czy z podziałem na miesiące pozwala wydrukować dokumenty podzielone na miesiące. Grupa Opcje wydruku służy do określenia, w jaki sposób mają być drukowane odcinki: jeden odcinek na stronę / dwa odcinki na stronę. Znaczniki Drukuj jeden odcinek i Wydruk dwustronny są aktywne tylko przy wyborze opcji Jeden odcinek na stronie. Znacznik Drukuj jeden odcinek pozwala na drukowanie tylko odcinka A potwierdzenia salda. Znacznik Wydruk dwustronny pozwala na dwustronne drukowanie potwierdzenia sald, jednak wydruk taki możliwy jest tylko na drukarce posiadającej opcje wydruku dwustronnego. Znacznik Dopasuj szablon pozwala na przeformatowanie wydruku i dopasowanie go do rodzaju papieru, na którym wykonujemy wydruk (kartka A4 lub papier składanka). Dla konta pole słownikowane kontami z księgi głównej, program wydrukuje dokumenty tylko dla wybranego konta (jeśli pole pozostanie puste wydrukują się wszystkie dokumenty dla wcześniej określonych kontrahentów), Grupa Szczegółowość wydruku pozwala wydrukować dokumenty z wyszczególnieniem: transakcji do transakcji dokumentów do dokumentów lub obroty razem (dla tej opcji jest możliwość wydrukowania wyłącznie salda - opcja Tylko saldo)

75 Kartoteki Grupa Transakcje pozwala ustalić, dla jakich transakcji będzie liczone saldo Warunki: nierozliczone, rozliczone, wszystkie; wg jakiej kolejności będą drukowane Kolejność: wg identyfikatora, wg daty faktury, Znacznik Z podziałem na konta pozwala drukować potwierdzenia bez podziału na konta. Grupa Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wydruk potwierdzenia sald dla rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas co pozwala np. na wydruk tylko dla rozrachunków związanych z zapisami na konta bilansowe z wyłączeniem rozrachunków związanych z zapisami na konta pozabilansowe. Grupa Komentarz/stopka służy do określenia, komentarze pojawią się na potwierdzeniu, znacznik Stopka informuje system czy użytkownik życzy sobie umieścić stopkę w potwierdzeniu czy też nie. Lista Drukuj nr faktury z służy do określenia, jaki symbol będzie obecny na wydruku: Numer odręczny, Symbol zewnętrzny. Pola Komentarz i Stopka mogą być dowolnie formatowane. Aby przejść do kolejnej linii zestawienia należy nacisnąć klawisze Ctrl+Enter. W przypadku zmiany podstawy prawnej, komentarza lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu na którym użytkownik dokonuje wyboru miejsca przeznaczenia wydruku. Przykładowy wydruk potwierdzenia sald ma postać: UWAGA!!! Dodatkowo istnieje możliwość opcjonalnego przestawienia na odcinku B kwot w potwierdzeniu sald (by kwota Wn stała się kwotą Ma, a kwota Ma kwotą Wn). Możliwe jest to, gdy wartość domyślna ("0") parametru g_fk_bpsldodcbkwodwr, zostanie zmieniona na wartość "1". Zmiana wartości parametru 5-72

76 Kartoteki powoduje odwrócenia kwot na odcinku B potwierdzenia sald. Przykładowy wydruk odwrócenia kwot na odcinku B potwierdzenia sald ma postać: Wezwanie do zapłaty Za pomocą tej opcji użytkownik może zredagować Wezwanie do zapłaty, Przedsądowe wezwanie do zapłaty, Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty. Wybór jednej z funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej (formularz dla Wezwania do zapłaty obsługa dla pozostałych opcji jest identyczna). W przypadku zmiany nagłówka lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. Możliwe jest również drukowanie wezwań do zapłaty tylko dla transakcji, których termin płatności jest większy lub równy od ustalonego przez nas terminu. Możliwe jest to przez wpisanie ilości dni w polu Dni po terminie >=. 5-73

77 Kartoteki Grupa opcji Kontrahenci służy do określenia, dla jakich kontrahentów zostaną wydrukowane wezwania przedział od...do. W zależności od wyboru pozycji na liście Kolejność (wg kodu, wg nazwy) do pól Zakres od...do wstawia się nazwy lub kody kontrahentów. 5-74

78 Kartoteki Grupa pól Saldo służy do określenia, na jaki dzień będzie obliczone saldo (na dzień), jaka data ma być brana pod uwagę przy obliczaniu salda (wg daty: wpływu, operacji, miesiąca zaksięgowania). Znacznik Z odsetkami spowoduje wydrukowanie wezwania razem z naliczonymi odsetkami na wydruku osobna kolumna. Grupa Opis kwot służy do zmiany standardowych opisów kwot Wn oraz MA na wydruku wezwania do zapłaty. Grupa Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wydruk wezwania do zapłaty dla rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas co pozwala np. na wydruk tylko dla rozrachunków związanych z zapisami na konta bilansowe z wyłączeniem rozrachunków związanych z zapisami na konta pozabilansowe. Grupa Opcje wydruku służy do określenia, w jaki sposób mają być drukowane odcinki: jeden odcinek na stronę / dwa odcinki na stronę. Znacznik Dopasuj szablon pozwala na przeformatowanie wydruku i dopasowanie go do rodzaju papieru, na którym wykonujemy wydruk (kartka A4 lub papier składanka). Znacznik Drukuj szczegóły pozwala na wydruk wezwania do zapłaty bez szczegółów w postaci listy transakcji. Lista Drukuj nr faktury z służy do określenia, jaki symbol będzie obecny na wydruku: Numer odręczny, Symbol zewnętrzny. Grupa Transakcje pozwala ustalić, dla jakich transakcji będzie liczone saldo Warunki nierozliczone, rozliczone, wszystkie; wg jakiej kolejności będą drukowane Kolejność: wg identyfikatora, wg daty faktury. Grupa Drukowane daty pozwala określić jakie daty mają być uwzględnione na wydruku. Do pola Konto bankowe należy wprowadzić konto, na które powinna wpłynąć należność wybór konta ze słownika Banki użytkownika. Dla konta pole słownikowane kontami z księgi głównej, program wydrukuje dokumenty tylko dla wybranego konta (jeśli pole pozostanie puste wydrukują się wszystkie dokumenty dla wcześniej określonych kontrahentów), Nagłówek tekst znajdujący się w polu znajdzie się w nagłówku wezwania. Uwaga!!! W nagłówku okna Wezwanie do zapłaty, użytkownik ma możliwość użycia następujących zmiennych: <<NR_RACH>> - numer rachunku bankowego użytkownika <<JEDN_NAZWA>> - nazwa jednostki (układu bilansowego) <<KWOTA_WEZW>> - kwota wezwania dla kontrahenta <<KWOTA_WEZW_SLOWNIE>> - kwota wezwania słownie <<ODSETKI_DATA>> - data wg której naliczane odsetki <<KWOTA_ODSET>> - kwota odsetek Zmienne dla windykacji <<WYROK_DATA>> - data wyroku <<WYROK_SYGN_AKT>> - sygnatura akt dla wyroku <<WYROK_SAD>> - nazwa sądu <<WYROK_KOSZT_PROCES>> - koszty procesu <<KL_WYKON_DATA>> - data klauzuli wymagalności Stopka tekst znajdujący się w polu znajdzie się w stopce wezwania. Odsetki - tekst dołączany do stopki w przypadku wydruku wraz z odsetkami. W przypadku zmiany nagłówka lub stopki możliwa jest modyfikacja wydruku. W tym celu należy wcisnąć klawisz Nowy a następnie po wstawieniu właściwego tekstu w odpowiednich wierszach formatki wpisać nazwę zestawienia. Pola Stopka i Nagłówek mogą być dowolnie formatowane. Aby przejść do kolejnej linii zestawienia należy nacisnąć klawisze Ctrl+Enter. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zestawienie za pomocą klawisza Zatwierdź. 5-75

79 Kartoteki Wydruk Wezwanie do zapłaty może być wykonany z dokładnością do konkretnych transakcji kontrahentów. Aby umożliwić wybór transakcji należy w oknie Wezwanie do zapłaty zaznaczyć opcję Ręczny Wybór Transakcji Aktywna staje się zakładka Lista transakcji przedstawiona na rysunku poniżej. Wyboru transakcji dokonuje się przez dwukrotne kliknięcie na wybranej pozycji listy (po lewej stronie kolumny Identyfikator pojawi się znacznik.) Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik dokonuje wyboru miejsca przeznaczenia wydruku Cesje wierzytelności W systemie FK istnieje możliwość prowadzenia rejestru cesji oraz wykonywania ich przeksięgowań Rejestr cesji W programie cesje wierzytelności są dostępne w rejestrze cesji. Aby wprowadzić do systemu dane o nowej cesji należy przycisnąć przycisk wyświetlenie formatki przedstawionej na poniższym rysunku. (Nowy). Spowoduje to 5-76

80 Kartoteki Należy wypełnić numer cesji oraz z rozwijanej listy ustalić Rodzaj cesji (jednokrotna, stała, do kwoty) Ze słownika (klawisz F2) należy określić dane cedenta i cesjonariusza. Istnieje również możliwość automatycznego tworzenia podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Ponadto można skonfigurować identyfikator transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję oraz ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Opis dekretu pozwala na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję. W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi 80, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych należy cesję zatwierdzić. Dla wprowadzonej cesji możemy wykonać przeksięgowanie wierzytelności. Możliwe jest to poprzez wciśnięcie klawisza Przeksięguj wierzytelności 79. Dla takiego przeksięgowania ściągane są bezpośrednio dane cedenta i cesjonariusza. Wprowadzenie pozostałych danych został opisany w rozdziale Przeksięgowanie wierzytelności 79. Po opuszczeniu powyższej formatki możemy podejrzeć dokumenty przeksięgowań w ramach wybranej cesji. Należy w tym celu skorzystać z klawisza Przeksięgowania. Na ekranie pojawi nam się poniższa formatka. 5-77

81 Kartoteki Przyciski,, umożliwiają podgląd, edycję i usuwanie danych przyciski wywołują nowy formularz (dialog), na którym dostępne są przyciski edycji danych, usuwania, zatwierdzenia i wyjście. Edycja lub usuwanie danych możliwe jest wyłącznie dla użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienie (nowe prawa) oraz wyłącznie dla przeksięgowań zarejestrowanych w dokumentach dziennika FK o statusie wprowadzony (zatwierdzony dokument lub dokument zaksięgowany wyklucza możliwość wykonania operacji) Edycja dotyczy wyłącznie kwoty (kwota większa od zera a mniejsza od pierwotnej kwoty przeksięgowania). 5-78

82 Kartoteki Przeksięgowanie wierzytelności Podczas wprowadzania nowych przeksięgowań na ekranie pojawia nam się formatka pozwalająca na wybór kontrahenta przekazującego wierzytelności. Ilość wyświetlanych kontrahentów możemy za pomocą pola Warunki zawęzić do tych, którzy posiadają aktywne cesje. Wybór kontrahenta z listy powoduje wyświetlenie poniższej formatki. Pole Opis dekretu pozwalają na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję W przypadku aktywnych cesji możliwe jest ściągnięcie opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta pod warunkiem wcześniejszego wprowadzenia tych danych do rejestru cesji. Ściągane są również dane cesjonariusza. W polu Dokument przeksięgowujący należy wybrać rejestr dokumentów oraz numer dokumentu, w którym zapisane zostaną dekrety przeksięgowujące. W przypadku gdy chcemy wprowadzić nowy dokument, w którym dokonane zostanie przeksięgowanie możemy skorzystać z klawisza Nowy. W przypadku ręcznego wprowadzania opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta możliwe jest podglądanie na bieżąco wprowadzanych danych poprzez klawisz Uzupełnij dane. Zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje wygenerowanie dekretów przeksięgowujących. Chcąc wybrać wszystkie transakcje możemy skorzystać przycisku Zaznacz/Odznacz. Suma wybranych transakcji widoczna jest w polu Suma. 5-79

83 Kartoteki Szablony podpowiedzi W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po wybraniu z listy menu pozycji Szablony podpowiedzi na ekranie pojawi się nam poniższa formatka. Wprowadzenie nowego szablonu możliwe jest poprzez wciśnięcie klawisza funkcyjnego F5 lub wciśnięcie klawisza Nowy co spowoduje pojawienie się poniższej formatki. Pole Opis dekretu pozwalają na automatyczne tworzenie podpowiedzi dla pozycji dokumentu dotyczącej cedenta oraz cesjonariusza. Pole Transakcja służy do konfigurowania identyfikatora transakcji dla pozycji przeksięgowującej cesję a pole Konto pozwala ustalić na jakie konto mają trafić przeksięgowania. Pole Symbol zewn. służy do konfigurowania symbolu zewnętrznego dla pozycji przeksięgowującej cesję. 5-80

84 Kartoteki Typy cesji Słownik Typów cesji pozwala na dowolne klasyfikowanie cesji w zależności od przyjętych przez nas kryteriów. Po wyborze tej funkcji na ekranie pojawi się formatka jak na poniższym rysunku. Dodanie nowej pozycji do słownika możliwe jest przez klawisz funkcyjny F5. Na ekranie pojawi się poniższa formatka, na której wprowadzamy kod typu cesji, jej nazwę oraz opis. 5-81

85 Kartoteki Wykaz rejestru cesji Funkcja Wykaz rejestru cesji pozwala na przegląd informacji wprowadzonych w rejestrze cesji wykonanych w ramach cesji przeksięgowań wierzytelności oraz Istnieje możliwość wyboru kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ). Wydruk przygotowanego wykazu wykonuje sie poprzez naciśnięcie klawisza Drukuj. Zostanie wyświetlone okienko z podglądem wydruku (obsługa została opisana w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 16 ) Wykaz Funkcja pozwala wydrukować zdefiniowany przez użytkownika wykaz kontrahentów zapisanych w systemie. Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Wyboru kontrahentów można dokonać bezpośrednio z listy (dla pól Kontrahenci Od...Do) lub budując odpowiednie kryteria. Dodatkowo istnieje wybór kolumn, które pojawią się na wydruku (budowanie warunków jak i wybór kolumn został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ). 5-82

86 Kartoteki 5.2 Transakcje Transakcją nazywa się w programie wyróżnione przez użytkownika grupy dekretów, zazwyczaj skojarzonych z tymi samymi operacjami kupna i sprzedaży. Wybrane pozycje z zarejestrowanych w programie dokumentów można pogrupować w ramach określonego rozrachunku (np. faktura i kolejne zapłaty tej faktury, zarejestrowane w kilku różnych dokumentach mogą utworzyć jeden rozrachunek). Rozrachunek jest tworzony automatycznie w momencie, kiedy zostanie wprowadzona pierwsza pozycja nowego dokumentu, w którym wyróżniono konto z włączoną cechą kartotekowe i rozrachunkowe, oraz w którym określono odpowiednią kartotekę kontrahenta i identyfikator transakcji. Również dopisywanie kolejnych pozycji do istniejącego już rozrachunku następuje automatycznie poprzez wskazanie w pozycji tworzonego dokumentu identyfikatora transakcji, której ma on dotyczyć. Kojarzenie pozycji do rozrachunków dotyczy wszystkich dokumentów zarejestrowanych w programie - zaksięgowanych i niezaksięgowanych, bieżących i zadekretowanych do przodu a także z dokumentów BO. Każda zmiana w pozycji dokumentu umieszczonej w rozrachunku (poprawienie kwoty, konta, usunięcie pozycji) ma natychmiastowe odzwierciedlenie w stanie rozrachunku. Kolejny rozrachunek powstaje w momencie rejestracji pierwszego dokumentu związanego z danym rozrachunkiem (np. faktury, która będzie rozliczana przy pomocy rozrachunku). Wyróżnikiem rozrachunku jest identyfikator i konto, którego dotyczy rozrachunek W systemie FK przegląd transakcji podzielono wg funkcji na nich wykonywanych. Wybór któregoś z trzech pierwszych pozycji menu tzn. Zobowiązania, Należności, Wszystkie, spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Wybór którejś z wymienionych opcji menu spowoduje automatyczny wybór odpowiedniej pozycji listy Transakcje i wyświetlenie rozrachunków z uwzględnieniem tego kryterium. Po uruchomieniu funkcji na ekranie ukazuje się lista wprowadzonych dotychczas rozrachunków. Podczas przeglądania listy rozrachunków mamy udostępnione następujące informacje: 5-83

87 Kartoteki Kod kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Kod transakcji, Konto rozrachunku, Kwota Wn, Kwota Ma, Saldo rozrachunku Wn-Ma, Data wpływu, Data wystawienia, Data operacji, Data płatności, Data zapłaty Na liście tej można wyszukać interesujący nas rozrachunek kierując się odpowiednimi kryteriami: Pola Kontrahent od...do służą do określenie dla jakich kontrahentów należy wyświetlić rozrachunki (wybór kontrahentów ze słownika kontrahentów klawiszem F2), lista Transakcje pozwala wybrać określone rozrachunki: Nierozliczone, Rozliczone, Zobowiązania, Należności, Wszystkie wybranie pozycji spowoduje wyświetlenie wszystkich rozrachunków. Dodatkowo istnieje możliwość określenia okresu jakiego dotyczą transakcje: Wszystkie Z bieżacego roku Z poprzednich lat (BO) Kolejność wybierając odpowiednią pozycję na liście spowoduje uszeregowanie tabelki według wybranej pozycji, Zakres kont pozwala na określenie kryterium wyboru kont. Możliwy jest wybór rozrachunków związanych z wybranymi przez nas kontami lub dla wszystkich z wyjątkiem wskazanych przez nas. Miesiąc zaznaczenie określonych pozycji spowoduje wybór tylko transakcji wprowadzonych w wybranych miesiącach księgowych. Kryterium Zakres wg dat pozwala określić górną i dolną granicę następujących dat: Daty wpływu, Daty faktury, Daty płatności. Daty zapłaty Wymagane na dzień wprowadzenie daty spowoduje wyświetlenie tylko tych rozrachunków, dla których data płatności jest mniejsza od wpisanej, Saldo końcowe transakcji zaznaczenie znacznika spowoduje uwzględnienie wpływu kryterium dat na saldo wyświetlanych transakcji. Umożliwia to różnego rodzaju symulacje np. dowolny wstecz stan rozrachunków. Nie zostaną uwzględnione w tym przypadku pozycje wprowadzone po zadanej wstecz dacie i rozliczające już istniejące transakcje. Włączenie znacznika spowoduje uwzględnienie zapłat dokonanych po tej dacie. Dni po terminie >= - możliwe jest również drukowanie transakcji przeterminowanych, których termin płatności przekroczył określoną ilość dni. Sekcja Wydruk przy zaznaczonej opcji Suma wg kolejności pozwala na tworzenie podsum w zależności od ustawienia kolejności w polu Kolejność. W rozwijanej liście Podsuma wg: dostępne są filtry dostępne również w polu Kolejność bez aktualnie wybranego w tym polu. 5-84

88 Kartoteki Przykład: Aby uzyskać wydruk transakcji w kolejności wg kontrahenta z podsumami wg identyfikatora transakcji związanej z danym kontrahentem należy w polu Kolejność wybrać wg Kontrahenta i po zaznaczeniu znacznika Suma wg kolejności należy z listy Podsuma wg wybrać pozycję wg transakcji. Wybranie znacznika Tylko sumy pozwala na wydrukowanie tylko i wyłącznie podsumowań dla wybranego w liście Kolejność filtru. Wybranie znacznika Tylko wybrane pozwala na wydrukowanie tylko i wyłącznie tych danych, które zostaną wybrane przez użytkownika w tabeli danych. Wybranie któregokolwiek z kryteriów należy zatwierdzić przyciskiem Wykonaj lub (Znajdź). Każda pozycja rozrachunku odpowiada pewnej pozycji dokumentu dziennika. Dokument opisany jest przez rok, miesiąc i symbol dowodu. Bardziej szczegółowe informacje o rozrachunku możemy uzyskać, ustawiając kursor na pozycji wybranego rozrachunku i naciskając przycisk Dokumenty transakcji. Prezentowane są wówczas pozycje dokumentów skojarzone z danym rozrachunkiem. Informacje o dokumentach transakcji można wydrukować klikając przycisk Wydruk. Spowoduje to wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik wybiera miejsce przeznaczenia dla raportu. Przycisk Dokument pozwala na wyświetlenie całego dokumentu zawierającego wskazaną pozycję. Przycisk Rezerwy dostępny dla należności pozwala określać oraz księgować rezerwy dla transakcji

89 Kartoteki Wykaz Opcja pozwala użytkownikowi zdefiniować zapisać i wykorzystywać wielokrotnie raz zdefiniowany raport dla rozrachunków. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. Sposób definiowania raportu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 5. W kolumnach wykazu transakcji jest możliwość użycia następujących funkcji: Funkcja Opis nfprocent15(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej do 15 dni (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprocent30(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 15 do 30 dni (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprocent3m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 30 dni do 3 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprocent6m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej do 6 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprocent12m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej od 6 do 12 miesięcy (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprocentpo12m(nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej powyżej 12miesięcy (Rezerwy dla transakcji 87 ) nfprzetermimn(nod,ndo) Funkcja zwraca saldo transakcji, jeżeli transakcja przeterminowana w zakresie dni podanych jako parametry funkcji: nod - dolna granica zakres przeterminowania wyrażona w dniach ndo - górna granica zakresu przeterminowania wyrażona w dniach nfrezerwa(nod,ndo,nprc) Funkcja zwraca % podany jako parametr nprc z salda transakcji przeterminowanej w zakresie dni określonych parametrami nod, ndo 5-86

90 Kartoteki Rezerwy dla transakcji System umożliwia podział należności wymagalnych na progi wymagalności określone definiowanym dla każdego progu przedziałem dni przeterminowania spłaty należności. Wymaga to odpowiedniej konstrukcji wykazu definiowanego z należności, np. tak, jak przedstawiono poniżej: W wykazie tym korzystać można z predefiniowanych kolumn podziału (tak jak na formatce powyżej) lub korzystać z dostepnych dla wykazu transakcji funkcji 86. Prawidłowy podział należności na odpowiednie przedziały wymaga podania odpowiedniej daty w polu Przeterminowane na dzień. Ilość dni przeterminowania jest liczona od daty płatności należności do daty podanej w tym polu, w szczególności może to być data bieżąca, jeśli taka zostanie wpisana, może to być również dowolna data wstecz lub wprzód. Do każdego przedziału należności wymagalnych można przypisać procentowy wskaźnik naliczania rezerw na wypadek nieściągalności rezerwy w celu przedstawienia prawidłowego obrazu bilansowego należności. Takie przypisanie możliwe jest do uzyskania w tym samym miejscu systemu co wiekowanie należności czyli w wykazach definiowanych z należności. Podobnie jak dla wykazu wiekowania należności w polu Przeterminowane na dzień należy podać datę, w stosunku do której ma być liczona ilość dni przeterminowania, a co jest z tym związane naliczana rezerwa. 5-87

91 Kartoteki W tym przypadku korzystać należy z funkcji dostępnych dla kolumn wykazu (funkcji dla predefiniowanego podziału lub funkcji dla dowolnego podziału). Mechanizm naliczania rezerw dostępny jest nie tylko w formie odpowiedniego wykazu, ale także jako mechanizm automatycznego tworzenia dokumentu księgowego, w którym naliczone rezerwy mogą być księgowane na kontach wg zdefiniowanego wzorca. Analogicznie, w przypadku spłaty należności przez klienta określona rezerwa może zostać rozwiązana. Odpowiedzialne są za to funkcje naliczania 89 i rozwiązywania rezerw 90. Funkcje te działają w oparciu o aktualne stany transakcji (należności) z kontrahentami dostępne są po wybraniu opcji Rezerwy na formularzu transakcji. Naliczenie rezerw i zaksięgowanie rezerw wymaga wykonania kolejno odpowiednich czynności: wybranie i zaznaczenie na liście należności tych, dla których mają być naliczone rezerwy zdefiniowanie wzorca naliczania rezerw oraz wygenerowanie dekretów (funkcja Księgowanie rezerw 89 ) ewentualna modyfikacja w dzienniku FK i zaksięgowanie utworzonego automatycznie dokumentu dekretującego naliczone rezerwy. Modyfikacje w tym dokumencie są automatycznie synchronizowane z zapisami w tabeli rezerw bieżących

92 Kartoteki Księgowanie rezerw Opcja pozwala na tworzenie dokumentu księgowego, w którym naliczone rezerwy mogą być księgowane na kontach wg zdefiniowanego wzorca. Wybranie opcji powoduje wyświetlenie formularza na którym można określić sposób (wzorzec) księgowania. Każdy zdefiniowany wzorzec może zostać zapisany pod odpowiednia nazwą jako zestawienie do wielokrotnego używania. Wygenerowanie dokumentu przy użyciu mechanizmu Generuj powoduje zadekretownanie rezerw zgodnie z określonym wzorcem. Mechanizm ten działa analogicznie jak w przypadku automatycznego generowania not odsetkowych. Powoduje on, że po wybraniu utworzonego wcześniej dokumentu w dzienniku systemu Finansowo Księgowego (lub utworzonego za pomocą funkcji Nowy) w dokumencie tym pojawią się księgowe zapisy uwzględniające naliczenie rezerw dla wybranych na liście transakcji należności. Generacja zapisów księgowych odbywa się zgodnie z przedstawionym poniżej schematem: Dla wszystkich należności związanych z kontem podanych we wzorcu w polu Konto (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ), w pierwszej kolejności rozwiązywane są założone wcześniej rezerwy (zgodnie z opisem Rozwiązanie rezerw 90 ), a następne zakładane są nowe. Rezerwy te dekretowane są automatycznie po stronie MA na konto podane we wzorcu w polu Konto Rezerw (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ). Jednocześnie zapis przeciwstawny powstanie na koncie podanym we wzorcu jako Konto WN (w podanym powyżej przykładzie jest to konto ). We wzorcu można podawać wiele kont związanych z saldem głównym transakcji i wiele kont, na których należy tworzyć rezerwy dla tych transakcji. Dla podanego powyżej przykładu dla każdej należności powstanie więc zapis księgowy: 1. naliczona kwota rezerwy MA konto: 280 (dodatkowo: transakcja dla odpowiedniego kontrahenta) 2. naliczona kwota rezerwy WN konto: 762 W przypadku prowadzenia zbiorczych kont rozrachunków z kontrahentami istotne jest, że jednocześnie z dekretem na Koncie Rezerw powstaje odpowiedni rozrachunek na tym koncie związany z konkretnym kontrahentem. W przypadku prowadzenia kont rozrachunkowych oddzielnie dla każdego kontrahenta możliwe jest podanie we wzorcu schematu związanego z budową konta, np <kod kontrahenta>. Ponieważ na koncie rezerw również powstają rozrachunki zmniejszające bilansowo saldo należności (czyli po przeciwnej stronie niż należności) niezwykle istotny staje się taki przegląd listy transakcji, aby osoby zajmujące się obsługą zobowiązań nie musiały oglądać w liście zobowiązań do obsłużenia (np. w formie 5-89

93 Kartoteki realizacji przelewów bankowych) pseudozobowiązań wynikających z naliczonych rezerw. Dlatego też zaleca się, aby dla tych osób utworzyć niezależny widok listy transakcji w formie odpowiedniego zestawienia, wykorzystującego możliwość odfiltrowania rezerw poprzez wyeliminowanie z widoku transakcji tych, które dotyczą konta rezerw. Jednocześnie z zapisami w dzienniku FK i na liście transakcji powstają tzw. zapisy rezerw bieżących w tabeli rezerw bieżących dostępnej w opcji Przegląd rezerw 91. Wszystkie modyfikacje wykonywane w dokumencie dziennika FK są automatycznie przenoszone do tabeli rezerw bieżących, a więc zapisy w dzienniku FK są nadrzędne i spójne z zapisami w tej tabeli. W tabeli rezerw bieżących nie ma możliwości modyfikacji zapisów, jest natomiast możliwe realizowanie wydruków i wykazów do arkusza kalkulacyjnego Excel Rozwiązywanie rezerw Opcja pozwala na rozwiązanie rezerw i zaksięgowanie dekretów opisujących rozwiązanie rezerwy. Wygenerowanie dokumentu przy użyciu mechanizmu Generuj, dostępnego na formatce przedstawionej powyżej. Mechanizm ten działa analogicznie jak w przypadku automatycznego naliczania rezerw. Powoduje on, że po wybraniu utworzonego wcześniej dokumentu w dzienniku systemu Finansowo Księgowego (lub utworzonego za pomocą funkcji Nowy) w dokumencie tym pojawią się księgowe zapisy uwzględniające rozwiązanie rezerw dla należności, dla których zostały naliczone rezerwy (znajdują się w tabeli rezerw bieżących 91 ), a w momencie wykonania funkcji rozwiązania rezerw są już rozliczone. Dla przykładu związanego z opisywanym powyżej sposobem naliczania rezerw 89 generacja zapisów księgowych odbywa się zgodnie z przedstawionym poniżej schematem: 1. naliczona kwota rezerwy St Ma konto: 280 (dodatkowo: transakcja dla odpowiedniego kontrahenta) 2. naliczona kwota rezerwy St WN konto: 762 co oznacza wyzerowanie naliczonej uprzednio rezerwy. Jednocześnie z zapisami zerującymi odpowiednie rezerwy w dokumencie dziennika FK rozwiązywane rezerwy są usuwane z tabeli rezerw bieżących 91. Możliwa jest również ewentualna modyfikacja w dzienniku FK i zaksięgowanie utworzonego automatycznie dokumentu dekretującego rozwiązane rezerwy. Modyfikacje w tym dokumencie są automatycznie synchronizowane z zapisami w tabeli rezerw bieżących

94 Kartoteki Przegląd rezerw dla transakcji Opcja pozwala na przeglad rezerw biezacych zalozonych dla danej naleznosci. Przycisk Wykaz pozwala na wykonanie definiowanego raportu, sposób definicji opisane w rozdziale komunikacji z uzytkownikiem Historia transakcji Opcja ta pozwala przeglądać oraz drukować transakcje kontrahenta bez warunku na rok. Oprócz standardowych kolumn istnieje możliwość wybrania kolumny rok. Obsługa dialogu Historia transakcji jest analogiczna do obsługi Wykazu definiowanego transakcji

95 Kartoteki 5.4 Przeksięgowanie transakcji Opcja ta pozwala przeksięgowywać transakcje w ramach jednego kontrahenta na różne konta, dla tego samego kontrahenta i konta na inną transakcję jak również pomiędzy różnymi kontrahentami. Transakcje są wyświetlane wg wybranych ustawień. Użytkownik może wybrać czy mają być wyświetlane zobowiązania czy należności, poprzez pole wyszukaj może zawęzić przedstawiane dane, dodatkowo może wyświetlić listę transakcji wg identyfikatora cedenta, konta cedenta lub transakcji cedenta. Aby przeksięgować transakcje należy w dolnym oknie zaznaczyć, te które mają być przeksięgowane oraz uzupełnić: Opis dekretu rozliczających transakcje cedenta istnieje możliwość wstawienia wartości zmiennej pochodzącej z dokumentu np. identyfikator cedenta lub cesjonariusza (z rozwijanej listy należy wybrać rodzaj zmiennej a następnie nacisnąć przycisk + ) lub też wpisanie z klawiatury dowolnego tekstu, Rejestr oraz symbol dokumentu przeksięgowującego można wybrać już istniejący dokument lub korzystając z przycisku Nowy dodać nowy dokument, Dane dekretów zakładających transakcje dla cesjonariusza: identyfikator cesjonariusza (jeśli przeksięgowanie jest robione w obrębie jednego kontrahenta należy zaznaczyć znacznik Cedent jest cesjonariuszem konto na którym ma być zaksięgowana nowa transakcja identyfikator transakcji opis dekretu jeden dekret (z możliwością ustawienia dat dekretu: wpływu, wystawienia, operacji i płatności), 5-92

96 Kartoteki z możliwością nadania symbolu zewnętrznego Uwaga: W przypadku konta, transakcji oraz opis istnieje możliwość wstawienia wartości zmiennej pochodzącej z dokumentu np. identyfikator cedenta lub cesjonariusza (z rozwijanej listy należy wybrać rodzaj zmiennej a następnie nacisnąć przycisk też wpisanie z klawiatury dowolnego tekstu. lub W przypadku ręcznego wprowadzania opisu dekretów, identyfikatora transakcji oraz konta możliwe jest podglądanie na bieżąco wprowadzanych danych poprzez klawisz Uzupełnij dane. W celu zautomatyzowania i ułatwienia wprowadzania podpowiedzi podczas zakładania nowych cesji można skorzystać z funkcji Szablon podpowiedzi, która umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie definicji podpowiedzi. Po uzupełnianiu danych możemy zatwierdzić dane co spowoduje wygenerowanie dekretu przeksięgowującego. 5.5 Odsetki Wybranie pozycji menu spowoduje wyświetlenie okna Obsługa Odsetkowa, w której zgrupowane są funkcje dotyczące rozliczania i księgowania odsetek. Program rozlicza odsetki dla rozrachunków niezapłaconych lub rozrachunków, dla których upłynął termin płatności. Odsetki obliczane są według stóp odsetkowych zdefiniowanych przez użytkownika (Stopy odsetkowe). Na liście tej można wyszukać interesujący nas rozrachunek kierując się odpowiednimi kryteriami: Pola Kontrahent od...do służą do określenie dla jakich kontrahentów należy wyświetlić rozrachunki (wybór kontrahentów ze słownika kontrahentów klawiszem F2), Pole Grupa Kontrahentów służą do określenia grupy kontrahentów 67 dla jakiej należy wyświetlić rozrachunki (wybór grupy ze słownika klawiszem F2), Z podziałem na konta, Konto lista Transakcje pozwala wybrać określone pozycje rozrachunku: Nierozliczone, Rozliczone, Zobowiązania, Należności, 5-93

97 Kartoteki Wszystkie, Kolejność wybierając odpowiednią pozycję na liście spowoduje uszeregowanie tabelki według wybranej pozycji, W grupie Odsetki można określić, na jaki dzień należy obliczyć odsetki (pole Odsetki na dzień i przycisk Wykonaj),zaznaczenie znacznika Wyświetl odsetki spowoduje dodanie do wyświetlanej tabelki dwóch kolumn Odsetki i Dni zwłoki, w kolumnie Odsetki znajdują się wartości wyliczane na podstawie daty znajdującej się w polu Odsetki na dzień, Przycisk Wydruk w grupie Nota odsetkowa pozwala wydrukować noty dla zaznaczonych rozrachunków (zaznaczenie rozrachunku polega na kliknięciu po lewej stronie pozycji w tabelce pojawi się znacznik, można zaznaczyć wszystkie rozrachunki naciskając przycisk Zaznacz wszystkie), w polu Suma sald program oblicza sumę sald dla zaznaczonych wierszy tabeli rozrachunków. Zaznaczenie większej ilości wierszy i naciśnięcie opisywanego przycisku spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku raportu. Na notach odsetkowych drukowanych zbiorczo, transakcje zostaną zgrupowane według kontrahentów. Kliknięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie dialogu pokazanego na rysunku poniżej. Na wyświetlonym dialogu możliwa jest zmiana Konta użytkownika oraz edycja Stopki. Uwaga!!! W stopce okna Wydruk noty odsetkowej jest możliwość umieszczenia kwoty odsetek oraz kwoty odsetek słownie. Użytkownik ma możliwość umieszczenia w stopce zmiennych (tekstów ograniczanych znakami << i >> ): <<KWOTA_ODSET>> - kwota noty odsetkowej (odsetek) <<KWOTA_ODSET_SLOWNIE>> - kwota noty odsetkowej (odsetek) słownie Możliwość ta działa zarówno dla wydruku pojedyńczej noty jak i dla zbiorczego drukowania. Po zmianie parametrów możliwe jest zapisanie nowych ustawień, wpisując w polu Nazwa Zestawu nazwę pod jaką chcemy to zestawienie zapisać i naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Zapisane zestawienia będzie można wybierać korzystając z listy Nazwa zestawu. Chcąc wydrukować Notę odsetkową z wybranymi parametrami należy wykorzystać standardowy przycisk Drukuj. W zależności od zaznaczenia drukowane mogą być drukowane odsetki łączne (Należne) lub w rozbiciu (na dzień, bieżące, należne). UWAGA!!! W momencie ustawienia parametru g_fk_brejestrnot na wartość 1, który odnotowuje wystawienie not w rejestrze not odsetkowych - zmienia się wygląd okna wydruku not odsetkowych: 5-94

98 Kartoteki W dolnej części tego okna widoczna dodatkowo jest grupa opcji - Dokumenty, która opisana została niżej w tym rozdziale oraz grupa opcji - Rejestr Not, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru właściwego rejestru, który wcześniej został zdefiniowany w oknie rejestrów not odsetkowych. Jeśli wiersz reprezentujący rozrachunek nie jest zaznaczony natomiast znajduje się w tym wierszu fokus kliknięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu pokazanego na rysunku poniżej. 5-95

99 Kartoteki Na wyświetlonym dialogu możliwa jest zmiana Konta użytkownika, Banku Kontrahenta oraz edycja Stopki. Po zmianie parametrów możliwe jest zapisanie nowych ustawień, wpisując w polu Nazwa Zestawu nazwę pod jaką chcemy to zestawienie zapisać i naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Zapisane zestawienia będzie można wybierać korzystając z listy Nazwa zestawu. Na dole dialogu znajduje się lista składowych odsetek które system oblicza na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika Stóp odsetkowych. Naciśnięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie okna z podglądem wydruku noty. UWAGA!!! Parametr g_fk_brejestrnot ustawiony na wartość 1, w tym wypadku również uzupełnia okno wydruku not odsetkowych o grupę opcji: Dokumenty oraz Rejestr Not. 5-96

100 Kartoteki W oknie po prawej stronie widoczna dodatkowo jest grupa opcji - Dokumenty, która opisana została niżej w tym rozdziale oraz grupa opcji - Rejestr Not, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru właściwego rejestru, który wcześniej został zdefiniowany w oknie rejestrów not odsetkowych. Dokumenty naciśnięcie przycisku dla wybranego rozrachunku (znacznik dokumentami związanymi z tym rozrachunkiem. ) wyświetla tabelkę z Istnieje możliwość wydrukowania dokumentów rozrachunku, kliknięcie przycisku Wydruk spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu, na którym użytkownik dokonuje wyboru urządzenia do wydruku. Wydruk naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyglądającego jak na rysunku poniżej. 5-97

101 Kartoteki Wybranie przełącznika Wydruk tabeli pozwoli na wydruk tabeli, której zawartość została określona przez użytkownika za pomocą odpowiednich kryteriów wyświetlania wymienionych powyżej. Wybranie przełącznika Wydruk definiowany pozwoli użytkownikowi na samodzielne zdefiniowanie wyglądu raportu. Dialog, który zostanie wyświetlony po zatwierdzeniu wybranego przełącznika został przedstawiony poniżej (jego obsługa została opisana w rozdziale Okna w programie 13 ) Naciśnięcie w obu przypadkach przycisku Zatwierdź spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu do obsługi wydruków. Dla każdej wybranej pozycji istnieje możliwość wyświetlenia szczegółów dotyczących odsetek. Należy w tym celu nacisnąć przycisk Odsetki. Odsetki są liczone tylko dla pozycji dokumentów posiadających znacznik Saldo zasadnicze. W funkcji Odsetki w tabeli są wyświetlone wszystkie pozycje dokumentów związanych z wybraną transakcją. Naciśnięcie opisywanego przycisku spowoduje wyświetlenie formatki wyglądającej jak na rysunku poniżej. 5-98

102 Kartoteki Na ekranie 'Obsługa odsetkowa' odsetki podzielone są następująco: Odsetki wpisane w 'Stan na dzień', Odsetki naliczone - suma pozycji dokumentów o statusie znaczników 'naliczenie' i 'nota odsetkowa', Odsetki bieżące - odsetki wyliczone od ostatniej noty odsetkowej (suma dokumentów o statusie znaczników 'naliczenie' oraz 'nota odsetkowa') czyli różnica odsetek należnych oraz odsetek naliczonych, Odsetki należne - policzone odsetki (uwzględnia BO) Odsetki zapłacone - suma pozycji dokumentów o statusie znaczników 'zapłata' i 'nota odsetkowa'. Przycisk Zmiana znacznika pozwala zmienić wartość kolumny Znacznik odsetek dla dokumentu związanego z danym rozrachunkiem na wymagany. Dostępne są następujące znaczniki: saldo zasadnicze znacznik dla dokumentów faktur lub wyciągów bankowych, rezygnacja z odsetek nie bierze udziału w wyliczaniu odsetek, nota odsetkowa znacznik dla wystawionej noty odsetkowej. Pozycja z tym znacznikiem nie bierze udziału w liczeniu odsetek, nota odsetkowa odsetki - znacznik dla wystawionej noty odsetkowej. Pozycja z tym znacznikiem bierze udział w liczeniu odsetek powodując naliczenie odsetek od odsetek. Przycisk Zmiana Zn. Nal. / Zapł. pozwala zmienić wartość kolumny Nal. / Zapł. dla dokumentu związanego z danym rozrachunkiem na wymagany. Dla rozrachunku można wprowadzić wartość odsetek wyliczoną na określony dzień - 'stan na dzień'. Wprowadzona taka wartość ma znaczenie nadrzędne, tzn. przyjmowana jest wartość podana przez użytkownika, a nie wynikająca z dokumentów i algorytmu naliczania odsetek. Jest to również konieczne w przypadku ręcznego przenoszenia BO, gdyż w tym przypadku brak jest historii rozrachunków, na podstawie której możliwe będzie prawidłowe obliczenie odsetek. Program wylicza odsetki od stanu na dzień do podanego terminu i dodaje je do wartości podanej przez użytkownika na dzień. Wprowadzenie stanu na dzień odsetek jest niezbędne dla rozrachunków 5-99

103 Kartoteki założonych wcześniej. Dla policzenia odsetek program korzysta z historii rozrachunków z lat poprzednich. Nie pozwalamy wpisać więcej niż 1 pozycję stanu na dzień (jeśli by były, to istotna będzie tylko ta z największą datą - z wcześniejszymi będą ignorowane). Dokumenty oraz wszystkie korekty i noty odsetkowe należy wprowadzić jako jeden rozrachunek (aby nie było podwajania odsetek - ponownego naliczania). Ważne są znaczniki naliczenia i zapłaty. Nota odsetkowa powinna mieć znacznik naliczenie, jeśli jest zaksięgowaniem wystawionej noty odsetkowej oraz znacznik zapłata, jeśli jest zapłatą naliczonych odsetek. Identycznie jest w przypadku gdy użytkownik dostanie notę odsetkową od swojego wierzyciela. Wprowadza ją wtedy ze znacznikiem naliczenie, a zapłatę za nią ze znacznikiem zapłata. Odsetki liczone są w następujący sposób (założenia liczenia odsetek): 1. Transakcje mogą być prowadzone na 2 sposoby: transakcja odpowiada jednej fakturze ze wszystkimi korektami, wystawionymi notami i zapłatami (jest to szczególny przypadek drugiego sposobu; dla programu transakcja jest odpowiednikiem faktury, jeśli wszystkie pozycje naliczenia posiadają ten sam termin płatności). Wtedy transakcja ma 1 termin płatności, inne naliczenia są odnoszone do pierwszej pozycji naliczenia (są traktowane jako korekta faktury) a zapłaty po terminie płatności (częściowe) są uwzględniane przy liczeniu odsetek; transakcja jest tworem zbiorczym, na którym ewidencjonuje się wiele faktur. Występuje wtedy brak powiązania faktury z zapłatą, występuje wiele terminów płatności zgodnie z wprowadzonymi naliczeniami, korekty odnosi się do naliczeń poprzez termin płatności, w przypadku niezgodności terminu płatności do pierwszego naliczenia, zapłaty spłacają kolejno najwcześniejsze naliczenia, obsługiwana jest kompensata (jako zapłata wystawioną przez kontrahenta fakturą); kompensata odbywa z datą operacji dokumentu; 2. Jeśli transakcja występuje na przełomie lat i w bazie jest cała historia transakcji, to pozycje BO powinny mieć znacznik rezygnacja z odsetek. Jeśli nie ma w bazie historii, to transakcja powinna być wprowadzona na BO jako saldo zasadnicze. 3. Zmiana terminu płatności realizowana jest tylko poprzez dekrety (dla zaksięgowanych dokumentów należy wprowadzić nowy dokument storno oraz dekrety). Wykazy transakcji powinny pokazywać tę samą datę płatności. Naciśniecie klawisza Naliczenie odsetek spowoduje wyświetlenie poniższej formatki. Wciśniecie klawisza Zatwierdź spowoduje naliczenie odsetek na 31 grudnia roku poprzedzającego ten, w którym aktualnie się znajdujemy. Wykonanie tej funkcji pozwala na prawidłowe naliczenie odsetek w roku, w którym aktualnie się znajdujemy, i należy ją wykonać przynajmniej raz po zamknięciu roku w celu zaktualizowania danych odsetkowych. Dokumenty (grupa opcji) służy do automatycznej generacji pozycji dokumentów not odsetkowych. Korzystając z tej grupy należy określić rodzaj rejestru dokumentów oraz numer dokumentu w rejestrze ( Noty Odsetkowe), konto przeciwstawne a następnie należy określić czy generowana pozycja ma być Naliczeniem czy Zapłatą oraz czy ma mieć znacznik Saldo Zasadnicze, Rezygnacja z Odsetek, Nota Odsetkowa czy Nota Odsetkowa Odsetki. Dodatkowo w momencie generowania not odsetkowych, jest możliwość określenia konta (budowy konta), na którym mają być zaksięgowane odsetki dla rozrachunków, czyli określenie konta dla odsetek. Jeżeli chcemy dodać nowy dokument dla noty odsetkowej należy nacisnąć przycisk Nowy co spowoduje przejście do dialogu Dokumenty, gdzie można dodać w sposób standardowy nowy dokument. Po określeniu wszystkich parametrów należy nacisnąć przycisk Generuj co spowoduje wygenerowanie 5-100

104 Kartoteki pozycji w podanym dokumencie. 5.6 Nota odsetkowa Z poziomu kartotek obsługiwanych w systemie FKK użytkownik ma możliwość przeglądania wystawionych i zarejestrowanych w systemie not odsetkowych. 5.7 Symulacja spłat należności Funkcja pozwala na symulację spłat należności dla kontrahentów wraz z odsetkami. Parametrami wejściowymi dla przeprowadzanej symulacji są: Identyfikator kontrahenta wpisywany ręcznie, bądź wybierany z kartoteki kontrahentów 51 klawiszem F2 - pole Kontrahent Identyfikator transakcji (rozrachunku) - pole Id.transakcji lub symbol konta - pole Konto. Obydwa pola są słownikowane listą transakcji (rozrachunków) wybranego wcześniej kontrahenta Liczba spłat Data pierwszej spłaty - podpowiadana bieżąca. Okres zapłat - podany w dniach. Przycisk Generuj pozawala na podstawie wprowadzonych parametrów zasymulować kwoty oraz terminy spłat dla wybranej należności. Przykład działania funkcji prezentowany jest na rysunkach poniżej: 5-101

105 Kartoteki Przycisk Zatwierdź pozwala na przejście na zakładkę Dane symulacji, na której możliwa jest edycja parametrów symulacji oraz wykonanie wydruku przeprowadzonej symulacji - przycisk 5-102

106 Kartoteki 5.8 Pracownicy Funkcje kartoteki pracowników są analogiczne jak funkcje związane z kartotekami kontrahentów, które szczegółowo opisane są w rozdziale Kartoteki kontrahentów

107 Kartoteki 5.9 Rozrachunki Funkcje rozrachunków z pracownikami są analogiczne jak funkcje związane z transakcjami kontrahentów, które szczegółowo opisane są w rozdziale Transakcje kontrahentów

108 Kontakty windykatorskie Rozdział 6 Kontakty windykatorskie 6.1 Lista kontaktów Opcja zawiera listę kontaktów przeprowadzanych przez windykatora z kontrahentami. Formularz do wprowadzania i modyfikacji kontaktu windykatora

109 Kontakty windykatorskie 6.2 Rodzaj kontaktów Opcja pozwala na zdefiniowanie rodzajów kontaktów windykatora z kontrahentami. Formularz do rejestrowania i modyfikacji rodzaju kontaktu

110 Kontakty windykatorskie 6.3 Dokumenty pomocnicze Funkcja służy do przechowywania dokumentów wystawionych przed wdrożeniem systemu, wprowadzonych do systemu w celu wystawienia korekty. Obsługa wprowadzania dokumentów pomocniczych nie różni się od wprowadzania zwykłych dokumentów sprzedaży 31 jedyną różnicą jest brak możliwości wystawiania paragonów. Oprócz tego dokumenty takie nie będą drukowane na zestawieniach zbiorczych

111 Raporty Rozdział 7 Raporty 7.1 Raporty odchyleń Opcja pozwala na wykonanie zestawienie ilustrującego odchylenie terminu płatności (średnia różnica między data zapłaty a terminem płatności). 7.2 Płatności Opcja pozwala na wykonanie raportu średnich terminów płatności transakcji przez kontrahentów

112 Raporty 7.3 Kontakty Opcja pozwala na wykonanie raportu średniej liczby kontaktów windykatora z kontrahentem. 7.4 Wykaz należności podlegających windykacji Opcja pozwala na podgląd oraz wydruk należności, dla których zarejestrowano wnioski windykacyjne

113 Słowniki Rozdział 8 Słowniki 8.1 Placówki Słownik umożliwia określenie listy placówek jednostki. Słownik wypełniany samodzielnie przez użytkownika. Aby zdefiniować nową placówkę należy użyć opcji wstawiania nowego rekordu ( ). Operacja to powoduje otwarcie dialogu Placówki, na którym wyświetlony jest formularz przygotowany do wprowadzania informacji o placówce

114 Słowniki W trakcie dopisywania lub modyfikacji pozycji słownika placówek użytkownik może wpisać następujące informacje: Na zakładce Dane wypełniane są podstawowe informacje o placówce Kod Kod placówki w obrębie jednostki. Nazwa Dowolna nazwa określająca placówkę. Kod pocztowy Kod pocztowy Miasto Nazwa miejscowości, w której się mieści placówka. Ulica i nr Dokładny adres placówki. Nr Kol Kolejny numer placówki danego typu w ramach jednostki. Status placówki Status placówki. Wartość powinna być zgodna z wcześniej zdefiniowanym słownikiem statusów placówek. Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać z słownika poprzez naciśnięcie klawisza F2. Opis - dowolne uwagi o placówce. Na zakładce Kody resortowe Kod resortowy 3 poziomy najstarszy identyfikator resortowy Kod resortowy 2000 stary identyfikator resortowy Część V Jednostka Numer resortowy jednostki. Część VI Charakter Charakter Kod resortowy 2004 aktualny identyfikator resortowy Część V Jednostka 2004 Numer resortowy jednostki. Część VI Rodzaj jednostki organizacyjnej - Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać z słownika poprzez naciśnięcie klawisza F2. Na zakładce Inne Rodzaj Placówki - rodzaj placówki Region - region 8-111

115 Słowniki 8.2 Grupy analityczne Grupy analityczne są słownikami w pełni definiowanymi przez użytkownika. Elementy tych słowników mogą stanowić grupy analityczne (segmenty) symbolu konta. System udostępnia użytkownik możliwość zdefiniowania 5 własnych grup analitycznych. Na rysunku pokazano jedną z grup analitycznych. Struktura słownika: Kod Nazwa 8.3 Definicja budowy numeru wniosku Opcja pozwala określić budowę numeru wniosku windykacyjnego. Określając budowę numeru na formularzu: 8-112

116 Słowniki można 8.4 korzystać z predefiniowanych zmiennych: Numer kolejny numer kolejny dla komórki Komórka wnioskująca Identyfikator kartoteki Miesiąc Rok Komórki wnioskujące Opcja pozwala zdefiniować komórki, z które mogą wnioskować o rozpoczęcie procedury windykacji należności. Wybór opcji powoduje wyświetlenie formularza: Definiując komórkę wnioskującą określany jest jej kod, nazwa oraz sposób budowy numeru wniosku

117 Słowniki 8.5 Procesy windykacyjne Opcja pozwala zdefiniować procesy windykacji jakie są realizowane przez użytkownika w trakcie windykacji należności na podstawie wniosków windykacyjnych 27. Wybór opcji powoduje otwarcie formularza pozwalającego na dopisanie, modyfikację oraz usuwanie wprowadzonych procesów windykacji. Definicja procesu windykacji polega na podaniu kodu i opisu procesu oraz określeniu listy czynności jakie są wykonywane w danym procesie wraz z określeniem powiązań między czynnościami (określenie dla czynności listy możliwych następnych czynności). Definicja czynności dla procesu realizowana jest na formularzu: 8-114

118 Słowniki Określając czynność należy podać kod, opis oraz określić czynności następne (o ile istnieją). W przypadku czynności wymagającej uzupełnienia dodatkowych informacji (czynność wymaga niestandardowego formularza) należy określić w rozwijanej liście jakiego rodzaju jest definiowana czynność: Przyjęcie wniosku - określenie windykowanych należności - czynność pozwala na wybór należności które podlegają windykacji w ramach złożonego wniosku. Analiza stanu rozrachunków - czynność pozwala na kompensatę windykowanych należności zobowiązaniami (generowane są wstępne dekrety) Przygotowanie dokumentu PK - potrącenie wierzytelności - czynność pozwala na ustalenie dekretów potrącających wierzytelności Dekretacja potrącenia wierzytelności - czynność powoduje wprowadzenie do dziennika FK przygotowanych dekretów potrącających wierzytelności Sporządzenie oświadczenia o potrąceniu wierzytelności - czynność pozwala na przygotowanie wydruku oświadczenia o potrąceniu wierzytelności (potrącenie określone np w czynności Analiza stanu rozrachunków) Analiza opłacalności windykacji - czynność pozwala określić czy opłacalne jest kontynuowanie windykacji (czynność wymaga podania kosztu związanego z przesłaniem wezwania do zapłaty) Wezwanie do zapłaty - czynność pozwala wydrukować wezwanie do zapłaty Przedsądowe wezwanie do zapłaty - czynność pozwala wydrukować przedsądowe wezwanie do zapłaty Przedsądowa analiza opłacalności windykacji - czynność pozwala określić czy opłacalne jest kontynuowanie windykacji Otrzymanie tytułu egzekucyjnego - czynność pozwala na zarejestrowanie faktu otrzymania orzeczenia sądowego o egzekucji wierzytelności (możliwość podania informacji: data wyroku, koszty procesu, sygnatura akt, dane o organie orzekającym ( nazwa sądu) Otrzymanie klauzuli wykonalności - czynność pozwala na odnotowanie faktu otrzymanie klauzuli wykonywalności (podanie daty klauzuli) Przegegzekucyjne wezwanie do zapłaty - czynność pozwala wydrukować przedegzekucyjnego wezwanie do zapłaty Sporządzenie wniosku windykacyjnego Protokół odstąpienia - czynność pozwala przygotować oraz wydrukować protokół odstąpienia od windykacji Podział należności na raty - czynność pozwala na podział spłaty należności na raty 8-115

119 Słowniki Uwaga: Czynności bez określonych czynności następnych powodują zamknięcie wniosku windykacyjnego

120 Pomoc Rozdział 9 Pomoc 9.1 Spis treści Wyświetlenie okna pomocy dla modułu. Sposób obsługi pomocy jest identyczny jak w systemie Windows

121 Pomoc 9.2 O programie Wyświetlenie informacji o systemie, module oraz licencji. Przycisk Informacje o systemie pozwala wyświetlić informacje techniczne: ustawienie zmiennych środowiskowych oraz wykorzystywanych modułów przez program

122 Pomoc 9.3 Licencja Wyświetlenie informacji o aktualnie zarejestrowanych kluczach licencyjnych. Opcja pozwala aktywować załadowane klucze oraz załadować nowe klucze licencyjne do bazy. 9.4 Zmiana hasła Opcja umożliwia zmianę hasła dla zalogowanego użytkownika. Wybranie opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym użytkownik musi podać bieżące hasło (konieczność podania bieżącego hasła podyktowana jest względami bezpieczeństwa. Zabezpieczenie przez możliwością zmiany hasła przez inną osobę) Podanie prawidłowego hasła powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego podanie nowego hasła

123 Pomoc Poprawna zmiana hasła sygnalizowana jest wyświetleniem komunikatu: 9-120