System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Rejestr Zakupu

Transkrypt

1 System Finansowo-Księgowo-Kosztowy Rejestr Zakupu Instrukcja Użytkownika

2 Spis treści Rozdział 1 Wstęp Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje... techniczne 2-2 Architektura... systemu i wymagania sprzętowe 2-2 Program... a system operacyjny 2-3 Integracja... ze środowiskiem Wondows 2-3 Zabezpieczenie... i składowanie danych 2-4 Rozpoczęcie... pracy 2-4 Komunikacja... z użytkownikiem 2-5 Elementy... systemu Windows 2-9 Okna w... programie 2-12 Koncepcja... menu 2-23 Znaczenie... klawiszy klawiatury 2-24 Rozdział 3 System Wybór... ksiąg rachunkowych 3-27 Wybór... miesiąca dokumentów sprzedaży 3-27 Rozdział 4 Dziennik Dokumenty Dokumenty... zakupu 4-28 Faktury... RR 4-36 Dokumenty... pomocnicze 4-41 Rozdział 5 Słowniki Rejestry... dokumentów 5-42 Indeks... usług 5-45 Sposoby... budowy symbolu dokumentu sprzedaży 5-46 Sposoby... budowy pomocniczego symbolu transakcji 5-48 Indeks... usług medycznych 5-49 Poziomy... referencyjne 5-51 Usługi... kontraktowane 5-52 Materiały Składniki... majątku 5-55 Sposoby... płatności 5-56 Jednostki... miar 5-57 Jednostki... kalkulacyjne kontraktow 5-58 Stawki... VAT 5-59 Źródła... finansowania 5-59 Banki... użytkownika 5-60 Kontrahenci Pracownicy Upoważnieni... do wypożyczania dokumentów 5-63 Rozdział 6 Eksport I

3 Spis treści 6.1 Import... dokumentów 6-66 Rozdział 7 Zestawienia Dokumenty... zakupu 7-67 Rejestr... zakupu 7-68 Rejestr... zakupu zbiorczo 7-70 Lista... dokumentów zakupu 7-72 Zakupy... wg towarów 7-74 Zestawienie... zbiorczo wg sprzedawców 7-76 Faktury... RR 7-77 Wykaz... czasu oraz średnigo czasu wypożyczania faktur 7-78 Rozdział 8 Pomoc Spis treści O programie Licencja Zmiana... hasła 8-81 II

4 Wstęp Rozdział 1 Wstęp Rejestr sprzedaży ma za zadanie ułatwić wykonywanie ewidencjonowaniem sprzedaży. Moduł ten umożliwia: i księgowanie operacji związanych z definiowanie rejestrów, w których ewidencjonowane będą dokumenty sprzedaży, przypisanie do rejestru sprzedaży schematu księgowania, którym zostanie on zaksięgowany w systemie FKK, wprowadzenie dokumentów sprzedaży, rozdział pozycji dokumentów sprzedaży na ośrodki powstawania kosztów eksport dokumentów sprzedaży do systemu FKK, wydrukowanie rejestru sprzedaży za określony miesiąc, wydrukowanie zbiorczego podsumowania rejestrów sprzedaży z rozbiciem na typy dokumentów za określony miesiąc, wydrukowanie listy dokumentów w określonym miesiącu obsługa drukarki fiskalnej. 1-1

5 Informacje ogólne Rozdział 2 Informacje ogólne Informacje o wymaganiach sprzętowych systemu FKK, środowisku pracy, koncepcji systemu, komunikacji z użytkownikiem. 2.1 Informacje techniczne Architektura systemu i wymagania sprzętowe Oprogramowanie jest napisane w architekturze klient serwer. Różne są więc wymagania sprzętowe komputera klienta i serwera bazy danych. Wymagania stawiane stacjom roboczym Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego, jednak nie zawsze zapewniają one komfort pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: Intel PIV lub wyżej pamięć RAM: 256 MB dysk twardy: 2 GB grafika: SVGA 800x600 karta sieciowa: 100 Mbps Wymagania systemowe System operacyjny MS Windows 98 SE, Windows 2000 Professional lub Windows XP Professional. Wymagania stawiane serwerom zarządzającym bazami danych Wymagania sprzętowe Komputery Minimalne wymagania narzuca producent zainstalowanego systemu operacyjnego i bazy danych, jednak nie zawsze zapewnią one komfortu pracy. Zaleca się co najmniej: procesor: (SQL BASE) PIV 1,6 GHz, (ORACLE) 2xPIII 1,3 GHz pamięć: (SQL BASE) 512 MB, (ORACLE) 1 GB z opcją rozszerzenia do 4 GB karta sieciowa: (SQL BASE) 100 Mbps, (ORACLE) 100 Mbps dysk twardy: (SQL BASE) UWSCSII RAID 0+1, (ORACLE) UWSCSII RAID 0+1 Wymagania systemowe System operacyjny Windows NT 4.0 Serwer, Windows 2000 Serwer, Windows 2003 Server lub inny zgodny z wersją serwera bazy danych. Motor Bazy Danych ORACLE wersja 8i ORACLE wersja 9i ORACLE wersja 10g SQL BASE wersja 6.1.2PTF11 SQL BASE wersja 7.5.1PTF3 2-2

6 Informacje ogólne Program a system operacyjny Program działa w środowisku MS Windows. Sposób poruszania się po systemie właściwy jest dla standardu pracy w tym środowisku. Dokumentacja systemu nie zawiera opisu zasad pracy w środowisku Windows. Użytkownik systemu powinien posiadać podstawowe umiejętności w tym zakresie, jak uruchamianie systemu, przełączanie się pomiędzy oknami, posługiwanie się myszką. System jest w pełni zintegrowany ze środowiskiem Windows. 2.2 Integracja ze środowiskiem Wondows Środowisko Windows umożliwia szeroki wachlarz metod wymiany danych miedzy aplikacjami pracującymi w tym środowisku. Do mechanizmów przesyłania danych wykorzystywanych przez program należą: schowek (clipboard), automatyzacja OLE zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF 2-3 Schowek Schowek jest najprostszą metodą wymiany informacji pomiędzy programem, a inną aplikacją w środowisku Windows np. edytorem tekstów Word, arkuszem kalkulacyjnym Excel. Ulokowanie w schowku nowej porcji danych powoduje usunięcie poprzedniej zawartości. W systemie istnieje możliwość umieszczenia w schowku zawartości tabeli elementów. Maksymalna ilość danych przenoszonych w jednej porcji przy pomocy schowka może być ograniczona możliwościami przyjęcia tych danych w programie docelowym np. maksymalną wielkością arkusza w programie Excel. Także zbyt mała ilość wolnej pamięci w komputerze może uniemożliwić wykonanie operacji dla zbyt dużej ilości danych. Automatyzacja OLE Automatyzacja OLE zapewnia integrację aplikacji przy pomocy komend interaplikacyjnych. Aplikacje mogą oddziaływać na siebie bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika. W przypadku programu mechanizm ten pozwala załadować dane programu do arkusza MS Excel oraz OO Calc, a także na wykonanie niektórych funkcji tego arkusza jak utworzenie nowego arkusza. Integracja programu ze środowiskiem Windows pozwala na automatyzacje prac związanych ze sporządzaniem różnorodnego typu zestawień raportów, którym bez większego wysiłku można nadać ciekawą szatę graficzną, wykorzystując szeroką gamę formatów i stylów programów Word i Excel oraz Writer i Calc. Warunkiem poprawnego działania automatyzacji OLE jest fakt zainstalowania pakietu biurowego (MS Office, Open Office) na stacji roboczej. Automatyzację OLE w przypadku pakietu Open Office testowano na wersji 2.4, dlatego zaleca się instalacje pakietu w tej lub nowszej wersji. Przy wspólpracy z pakietem MS Office, dla poprawnego dzialania pism (wspólpraca z programem MS Word) nalezy dla programu MS Word zaznaczyc opcje: 'Ufaj dostepowi do programu Visual Basic Project', 'Ufaj wszystkim zainstalowanym dodatkom i szablonom' w ustawieniach zabezpieczen dla makr (opcje opisane na przykladzie MS Word w innych wersjach programu MS Word dostep do opisanych opcji moze byc inny). Zapisywanie raportów w plikach sformatowanych typu.rtf Wydruki programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.rtf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w edytorze Word i poddawane indywidualnej edycji. Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach CSV Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.csv. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie

7 Informacje ogólne Excel i poddawane indywidualnej edycji 2.3 Zapisywanie definiowanych wykazów tabelarycznych w plikach PDF Wykazy definiowane (tabelaryczne) programu mogą być realizowane bezpośrednio na drukarkę lub do pliku typu.pdf. Pliki takie następnie mogą być otwierane w programie Acrobat Reader. Zabezpieczenie i składowanie danych Zabezpieczenie danych polega na zapewnieniu ochrony zarówno przed dostępem osób niepowołanych jak i przed ich utratą z przyczyn losowych bądź technicznych. Zastosowane w systemie mechanizmy bazy danych SQL, takich jak transakcje, więzy integralności, procedury storowane, zapewniają spójność danych oraz wysoką odporność danych na zdarzenia typu zaniki zasilania, awarie techniczne. Uwaga: ZE WZGLĘDU NA KONIECZNOŚĆ ZABEZPIECZENIA DANYCH PRZED USZKODZENIAMI TAKIMI JAK NP. FIZYCZNE USZKODZENIE NOŚNIKÓW, KONIECZNE JEST OKRESOWE SKŁADOWANIE DANYCH NP. NA STREAMER. JEST TO OBOWIĄZKIEM ADMINISTRATORA SYSTEMU. Zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych realizowane jest przez definiowanie identyfikatorów operatorów uprawnionych do uruchamiania systemu oraz przez nadanie im odpowiednich uprawnień do wykonywania określonych funkcji programu. W systemie zdefiniowano kilka profili użytkowników, z którymi związane są zestawy uprawnień. Lista uprawnień wynikających z przypisania operatorowi wybranego profilu może być dodatkowo indywidualnie modyfikowana. Każdy operator powinien posiadać sobie tylko znane hasło, które podaje uruchamiając system i którego nie powinien udostępniać innym osobom. Dotyczy to także administratora systemu, który bezpośrednio po zainstalowaniu programu powinien zmienić standardowe hasło (SYSADM). Możliwe jest również śledzenie wykonywania wybranych funkcji systemu. Odpowiednie raporty umożliwiają sprawdzenie kto i kiedy wykonał daną funkcję programu. Dokładny opis funkcji związanych z definiowaniem użytkowników i ich uprawnień opisany jest w dokumentacji modułu DBAP. 2.4 Rozpoczęcie pracy Po uruchomieniu modułu systemu FKK według zasad właściwych dla środowiska klient-serwer użytkownik musi połączyć się z bazą danych. Służy do tego okno dialogowe (dialog logujący), które pojawia się na ekranie tuż po uruchomieniu programu. Należy w nim podać nazwę bazy danych, swój identyfikator oraz hasło. W chwili połączenia się z bazą danych, sprawdzane są prawa użytkownika do wykonywania funkcji systemu. Po zainstalowaniu programu administrator systemu powinien wprowadzić w module DBAP identyfikatory osób uprawnionych do uruchamiania programu oraz nadać im odpowiednie uprawnienia oraz zmienić hasło dla użytkownika SYSADM. W celu umożliwienia uruchomienia wersji demonstracyjnej zaleca się wprowadzenie bezpośrednio po instalacji identyfikatora SYSADM z hasłem SYSADM posiadającego uprawnienia do wykonywania wszystkich funkcji wersji demonstracyjnej. W takim przypadku uruchomienie programu wymaga wypełnienia pól dialogu logującego w następujący sposób: nazwa bazy FKKDEMO identyfikator użytkownika SYSADM hasło SYSADM (wpisane w sposób niewidoczny, znakami *) 2-4

8 Informacje ogólne Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia powyższych danych (Zatwierdź) lub zakończenia pracy (Odwołaj ). Przy pierwszym poprawnym logowaniu do systemu FKK użytkownik wybiera księgi rachunkowe, z którymi chce pracować. Wybór ksiąg rachunkowych zostaje dla użytkownika zapamiętany w bazie i kolejne logowanie automatycznie uruchamia system z poprzednio wybranymi księgami rachunkowymi. W uruchomionym systemie parametry te można zmieniać w funkcji Wybór ksiąg rachunkowych 27. Baza instalacyjna programu zawiera ogólne i niezbędne do pracy programu słowniki oraz otwarty jeden układ bilansowy. Układ ten może być wykorzystany podczas rzeczywistej pracy użytkownika. W tym celu należy w module FK w funkcji otworzenie układu bilansowego, zmienić nazwę na nazwę jednostki. Uwaga: Jeżeli podczas próby połączenia z bazą zostanie podany błędny identyfikator lub błędne hasło, pojawi się odpowiedni komunikat i użytkownik może w tym momencie zakończyć pracę lub poprawić błąd i dokonać ponownej próby połączenia z bazą. 2.5 Komunikacja z użytkownikiem Programy komunikują się z użytkownikiem w formie interaktywnej, tzn. realizują na bieżąco polecenia użytkownika. Urządzeniami umożliwiającymi komunikację użytkownika z programem są klawiatura, myszka i monitor ekranowy. Kursorem nazywamy ruchomy znacznik pozycji na ekranie monitora, w której aktualnie znajduje się użytkownik. Może to być podświetlenie pozycji, migający punkt w polu wprowadzanych danych, czy znaczek graficzny podążający za ruchem myszki. Kursor określa punkt, w którym pojawią się znaki wpisane z klawiatury, bądź miejsce, w którym wystąpi akcja wykonana za pomocą myszki (np. wciśnięcie lewego przycisku myszki w przypadku, gdy kursor o kształcie strzałki znajduje się nad pozycją menu spowoduje wybranie funkcji z nią skojarzonej). Operacje wykonywane na klawiaturze dotyczą, elementu, w którym aktualnie znajduje się fokus. Jest to, w przypadku pól edycyjnych, pole wyróżnione migającym kursorem w kształcie (jak w polu Identyfikator na rysunku), 2-5

9 Informacje ogólne a w przypadku tabelki, wiersz wyróżniony (jak w przypadku wiersza o Identyfikatorze 02 jak na rysunku). Fokus określa obiekt, do którego będą się odnosić akcje wywoływane za pomocą myszki bądź klawiatury. Kursor określa bieżące miejsce fokusa. W danej chwili tylko jeden obiekt na formatce może posiadać fokus. Dopisywanie, usuwanie, modyfikacja danych. Z oknami programu związany jest zestaw standardowych operacji. Dopisywanie, Modyfikacja czy Usuwanie danych we wszystkich oknach wygląda podobnie. Operacje te zostaną przedstawione na przykładzie słownika Banki użytkownika. Standardowe elementy powyższej tabeli to: Wyszukiwanie pole pozwala ograniczyć zakres wyświetlanych wierszy. Wzorzec wpisywany w tym polu dotyczy kolumny, wg której jest ustawiony porządek wyświetlania (wykorzystanie zostało opisane w punkcie Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). 2-6

10 Informacje ogólne Kolejność pole pozwala wybrać porządek wg którego mają być wyświetlane wiersze. Na rysunku powyżej pozycje zostały uporządkowane Wg Symbolu OPK. Kolumna, wg której ma być ustawiony porządek, jest ustawiana jako pierwsza. Przyciski przyciski umożliwiające wykonanie standardowych operacji na tabeli Banki użytkownika jak dopisywanie nowego banku, podgląd pełnych danych banku, modyfikacja i usuwanie banku. Z powyższymi przyciskami związane są odpowiednie akceleratory: Nowy F5, Edycja F6, Usuń F8, Wyjście Alt + F4. Podgląd Enter. Znaczenie klawiszy zostało opisane w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24. Standardowo okna po uruchomieniu są w stanie prezentacji danych. W stanie tym aktywne są wszystkie przyciski z wyjątkiem przycisku Zatwierdź. Przycisk ten jest aktywny tylko w okienkach, w których bezpośrednio przeprowadzana jest edycja danych. W stanie prezentacji danych nie jest możliwa edycja wiersza tabeli czy dialogu. Wszelkie korekty danych muszą być wykonywane w momencie, gdy okno znajduje się w stanie edycji. W programie istnieją dwa sposoby edycji danych: w tabeli, w dialogu. Podczas edycji w tabeli, możliwa jest bezpośrednia modyfikacja wyświetlanych wierszy. Tryb ten stosowany jest jednak bardzo rzadko. Najczęstszym sposobem edycji danych w programie jest edycja w dialogu. W tym przypadku dla edytowanego wiersza danych otwierane jest dodatkowe okno typu dialog, zawierające informacje, dotyczące wybranego wiersza danych. Po ustawieniu tego okna w stanie edycji możliwa jest modyfikacja danych. Przejście do stanu edycji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Edycja. W przypadku modyfikacji danych (tryb edycji), pola dialogu są wypełnione wartościami odczytanymi z bazy danych dla wybranego wiersza tabeli. Aktywne są tylko przyciski Zatwierdź, którym zatwierdzamy wprowadzone zmiany, i Zamknij, którym zamykamy dialog. Jeśli chcemy zrezygnować z wprowadzonych zmian zamykamy dialog bez zatwierdzania a na pytanie programu 2-7

11 Informacje ogólne klikamy przycisk Nie. (Znaczenie odpowiedzi na zadane pytanie jest następujące: Tak - zatwierdzenie zmian i zamknięcie dialogu. Nie - zamknięcie dialogu bez zatwierdzenia zmian. Anuluj - powrót do trybu edycji.) W przypadku dopisywania zawartość pól dialogu jest pusta. Wypełnienie pól odpowiednimi danymi polega na kliknięciu w wybranym polu (na rysunku powyżej są to białe prostokąty) i wpisaniu z klawiatury odpowiedniego łańcucha znaków (na rysunku są to np. pola Identyfikator, Nazwa). Niektóre pola, do których wprowadza się dane mogą być słownikowane. Oznacza to, że podczas wprowadzania danych do pola możliwe jest skorzystanie z odpowiedniego słownika zdefiniowanego w systemie. Słownik dla takiego pola zostaje wyświetlony jeśli w polu znajduje się migający kursor i zostanie naciśnięty klawisz F2. Z wyświetlonego słownika odpowiednią pozycję wybieramy dwukrotnym kliknięciem myszy. Po wypełnieniu wszystkich koniecznych pól, w celu zapamiętania zmian w bazie danych należy je zatwierdzić przyciskiem Zatwierdź. Jeżeli wszystkie wprowadzone informacje były poprawne, dialog przejdzie w tryb prezentacji danych. W tym trybie nieaktywny jest tylko klawisz Zatwierdź. W przypadku operacji podglądu otwierany dialog jest w trybie prezentacji danych (wszystkie pola są nieaktywne). Można łatwo przejść w tryb edycji poprzez naciśnięcie klawisza Edycja. Po dokonaniu edycji i powrocie do tabeli zawartość tabeli jest odświeżana, w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian. Możliwe jest wielokrotne dopisywanie danych bez powracania do tabeli (i w związku z tym bez każdorazowego odświeżania tabeli). Należy w tym celu po zatwierdzeniu zmian przyciskiem Zatwierdź ponownie wybrać przycisk Nowy tym razem na dialogu. W tym momencie dialog jest przygotowany do wprowadzenia nowego wiersza. W przypadku operacji kasowania dialog otwierany jest w trybie prezentacji danych, jednocześnie system prosi o potwierdzenie operacji kasowania. 2-8

12 Informacje ogólne Potwierdzenie tej operacji (OK.) spowoduje usunięcie wiersza i powrót do tabeli. Rezygnacja (Anuluj) spowoduje pozostanie okna dialogu w trybie prezentacji danych. Usuwanie wywołane bezpośrednio na dialogu prezentującym dane wykonuje usuwanie danych bez pytania o potwierdzenie operacji. 2.6 Elementy systemu Windows Okno programu składa się z następujących elementów: Belka tytułowa, Linia statusu, Pasek narzędzi, Menu systemowe, Menu, Elementy sterujące Okna. Belka tytułowa znajduje się w górnym wierszu okna. Zawiera nazwę wybranej funkcji. W przypadku okna głównego dla systemu FKK zawiera ona następujące informacje: nazwa modułu, bieżący miesiąc, bieżący rok obrotowy, nazwa układu bilansowego. Linia statusu znajduje się w dolnym wierszu okna. W lewym rogu linii statusu wyświetlane są krótkie informacje na temat wybranych funkcji programu np. przy wyborze operacji z menu. W prawym rogu linii statusu wyświetlana jest nazwa bazy danych oraz identyfikator zalogowanego użytkownika oraz stan klawiszy Caps Lock, Num Lock i Scroll Lock. Pasek narzędzi znajduje się zazwyczaj w górnej części formatki. Zawiera on elementy sterujące zawartością całego okna np. porządek wyświetlanych wierszy, przycisk zamykający dialog (Szczegółowo pasek narzędzi programu został opisany w rozdziale Znaczenie klawiszy klawiatury 24 ). Menu systemowe znajduje się w prawym górnym rogu okienka obok belki tytułowej. Zebrane 2-9

13 Informacje ogólne zostały tam podstawowe operacje jakie mogą być wykonywane na oknie: Przywróć przywraca poprzedni stan okna, Przenieś przesunięcie okna na ekranie monitora, Rozmiar zmiana rozmiaru okna, Minimalizuj zwinięcie okna do ikony, Maksymalizuj rozwinięcie okna na cały ekran Zamknij zamknięcie okna. Dla niektórych okien pewne z tych operacji mogą być zablokowane, co sygnalizowane jest poprzez wyszarzenie odpowiedniej pozycji menu systemowego. Menu znajduje się zawsze w górnej części okna pomiędzy belką tytułową a paskiem narzędzi. Zgrupowane są w nim operacje dostępne w oknie. Istnieją dwa typy menu: poziome i pionowe. Menu poziome jest najwyższe w hierarchii. Z każdą pozycją menu poziomego może być związane menu pionowe, którego pozycje mogą z kolei posiadać następne menu pionowe. Szczegółowo menu programu zostało opisane w rozdziale Koncepcja menu 23. Do komunikacji z użytkownikiem w środowisku Windows dostępne są następujące Elementy sterujące: Przyciski, Przełączniki, Znaczniki, Listy wielowariantowe, Listy jednowariantowe. Przyciski pełnią w programie podobną funkcję jak menu. Służą do wykonywania różnych operacji. Często te same funkcje są możliwe do uruchomienia z poziomu menu jak i przy pomocy przycisków. Przycisk można włączyć na wiele sposobów: poprzez kliknięcie myszką, naciśnięcie akceleratora odpowiedniego dla tego przycisku, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku, gdy fokus znajduje się na przycisku. Fokus na przycisku sygnalizowany jest poprzez obwódkę pojawiającą się na przycisku (na rysunku przedstawiono przycisk, na którym jest fokus i te bez fokusa). Przełączniki służą do wyboru jednego z kilku wariantów. W danej chwili z danej grupy przełączników można włączyć tylko jeden. Włączenie przełącznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go czarnym punktem. Przełączniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, przesuwanie po nich fokusa klawiszami Ç i È Znaczniki służą do włączenia lub wyłączenia danej opcji. Każdy ze znaczników może być w dwóch stanach. W przypadku cech oznaczają jej posiadanie lub brak. Włączenie znacznika sygnalizowane jest poprzez wypełnienie go znakiem. Znaczniki można włączać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie akceleratora związanego z daną opcją, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. 2-10

14 Informacje ogólne Listy wielowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. Istnieje możliwość wyboru dowolnej liczby opcji przedstawionych w liście. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie jej zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niepotrzebny a więc niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È Listy jednowariantowe służą do prezentacji kilku opcji w postaci listy. W odróżnieniu do listy wielowariantowej istnieje tu możliwość wybrania tylko jednej opcji. Po wybraniu odpowiedniej wartości lista jest zwijana. Rozwinięcie listy następuje poprzez kliknięcie myszką na strzałce po prawej stronie zwiniętej listy. Z prawej strony listy umieszczony jest suwak umożliwiający przewinięcie zawartości. W przypadku, gdy elementy listy nie wykraczają poza jej widoczny obszar, suwak jest niewidoczny. Elementy listy można zaznaczać na kilka sposobów: kliknięcie myszą, naciśnięcie klawisza spacji w przypadku gdy znajduje się na nim fokus. Po liście można się poruszać klawiszami Ç i È 2-11

15 Informacje ogólne 2.7 Okna w programie W programie mamy do czynienia z dwoma typami okien: Dialogi Tabelki Definicje wykazów tabelarycznych Dialogi są to okna, w których użytkownik wprowadza dane do systemu z klawiatury, wybierając pozycje z list rozwijanych, wybierając przełączniki i znaczniki, wstawiając dane z innych tabel. Dialogi są też używane do przedstawienia szczegółowych informacji o danym rekordzie danych w przejrzystej formie graficznej. Tabelki prezentują poszczególne rekordy bazy danych w formie wierszy. Każdy wiersz reprezentuje główne informacje dotyczące jednego rekordu danych np. dane kontrahenta. Z boku tabelek znajdują się dwa suwaki: pionowy i poziomy. Służą one do przesuwania zawartości tabeli. W przypadku, gdy cała zawartość tabeli mieści się na ekranie, suwaki są niewidoczne. Wykonując operacje kursorem można wpłynąć na wygląd tabeli. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy nagłówkami dwóch kolumn kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić szerokość wyświetlanych kolumn. 2-12

16 Informacje ogólne Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy dwoma wierszami na lewym brzegu tabeli kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w górę lub w dół, możemy zmienić wysokość wyświetlanych wierszy. Po skierowaniu kursora na granicę pomiędzy wierszami tabeli a nagłówkiem kursor przyjmuje kształt jak na poniższym rysunku: Przytrzymując w tym momencie lewy klawisz myszki i przesuwając kursor w lewo lub w prawo, możemy zmienić położenie kolumny, w której znajduje się kursor, względem innych kolumn. definicje wykazów tabelarycznych są specyficznym rodzajem okien, w których użytkownik definiuje wygląd raportów. Poniżej przykładowe okna definicji raportu. Dane raport opartego na powyższym formularzu mogą być wyświetlane bezpośrednio w tabeli - dostępny przycisk, którego naciśnięcie powoduje wypełnienie tabeli zgodnie z założonymi warunkami lub wyłącznie w postaci wydruku (brak przycisku ). Funkcje raportowe oparte na tego rodzaju oknie posiadają następujące grupy funkcjonalne: Wykaz tworzenie, zapis oraz wybór zdefiniowanego raportu. Zapisanie nowego wykazu powinno nastąpić na początku tworzenia kryterium. Naciskamy przycisk (Dodaj), klikamy pole Nazwa i nadajemy nazwę definiowanemu raportowi. Następnie definiujemy raport. Po zdefiniowaniu klikamy przycisk (Zapisz). Od tego momentu użytkownik może wykorzystywać zdefiniowany wykaz wybierając go z listy Nazwa. Przycisk Usuń pozwala usuwać z bazy definicje raportów. Zapis definicji powoduje zapamiętanie ustawień następujących grup opcji: Kryteria Kolumny Kolejność wg 2-13

17 Informacje ogólne Kolumny wybór kolumn, jakie mają zostać umieszczone na raporcie. Wyboru dokonujemy klikając po lewej stronie nazwy kolumny gdzie zostanie wyświetlony znacznik (powtórne kliknięcie na znaczniku spowoduje odznaczenie kolumny i nie będzie ona uwzględniona w raporcie). Możliwa jest również zmiana nazwy kolumny (nie zmieni to wartości przyporządkowanej dla tego pola). Kliknięciem ustawiamy fokus w dowolnym miejscu nazwy kolumny i zmieniamy ją. (zmiany będą bezpośrednio widoczne w nazwie kolumny). W niektórych przypadkach możliwe jest zdefiniowanie sposobu wydruku kolumn na raporcie. Wtedy obok kolumny w której znajdują się nazwy pól do wyboru znajdują się dwie dodatkowe kolumny: Sumuj, Grupuj, Poz.gr.. Zaznaczenie znacznika w kolumnie Sumuj pozwala na wstawienie do raportu podsumowania dla zaznaczonych kolumn (znacznik można ustawiać wyłącznie dla kolumn zawierających dane numeryczne). Zaznaczenie znacznika Grupuj spowoduje wydrukowanie na raporcie podsum dla określonych grup pozycji zgodnie z ustalonym poziomem grupowania w kolumnie Poz.gr.. Kolumna Funkcja pozwala na określenie funkcji, której wynik ma być zwracany jako wartość kolumny. Zestaw funkcji dostępnych do wyboru jest uzależniony od konkretnego wykazu definiowanego (tylko niektóre z wykazów definiowanych w systemie mają możliwość określenia wartości kolumny na podstawie funkcji). W dolnej części dialogu znajduje się tabelka, w której program wyświetla zaznaczone przez użytkownika (lub zaznaczone standardowo jak w przykładzie) kolumny. Jeśli na podglądzie wydruku dane zawarte w kolumnach nie są wyświetlane w całości lub zamiast liczb wyświetlone są znaki #, należy anulować wydruk i poszerzyć kolumny w opisywanej tabelce. Jeśli wszystkie kolumny nie mieszczą się na wydruku można zmienić orientację strony na poziomą. Kryteria definicja warunków jakie spełniać mają dane umieszczane w raporcie. Kryteria buduje użytkownik w oparciu o pola, które możemy wykorzystać przy tworzeniu raportu (dla każdego definiowanego raportu mogą one być inne), operatory warunkowe i spójniki. Pole- lista zawiera kolumny dla których przewidziano możliwość zakładania kryteriów. Operatory porównania: Dla pól tekstowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), zawiera (wpisany ciąg znaków powinien występować w wybranym polu), nie zawiera (wpisany ciąg znaków nie powinien występować w wybranym polu), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Dla zmiennych liczbowych dostępne następujące Operatory porównania: = (równy), <> (nierówny), < (mniejszy), > (większy), <= (mniejszy bądź równy), >= (większy bądź równy), puste (pole jest puste), nie puste (pole nie jest puste). Spójniki wykorzystywane przy definiowaniu kryteriów: i - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których oba łączone kryteria są 2-14

18 Informacje ogólne spełnione lub - spójnik powoduje że wyświetlane są dane, dla których przynajmniej jedno z łączonych kryteriów jest spełnione Schemat budowy warunku w kryterium jest następujący: [Pole] [Oprator porównania] [Wartość] [Spójnik] [Pole] [Operator porównania] [Wartość] np.: Konto-Symbol = 100 i BO Wn >= 100 (co należy tłumaczyć: znajdź dane w których konto ma symbol 100 i wartość BO Wn jest większa lub równa 100 zł) Podczas tworzenia kryteriów wybrane elementy kryterium pojawiają się w polu Podgląd budowy kryterium pod przyciskiem Wyczyść. Każdy następny krok składania kryterium powoduje przejście do następnego pola. W każdym momencie tworzenia warunku aktywne jest tylko jedno pole w grupie pól Kryteria, to które ma być następnie wybrane. Wyczyść - przycisk służy do usunięcia ostatniego warunku w kryterium lub całego kryterium. Naciśnięcie przycisku w przypadku kilku określonych warunków powoduje wyświetlenie komunikatu: Aby utworzyć kryterium należy wykonać poniższe kroki: 1. Wybrać z listy Pole, dla którego zakładamy warunek w kryterium (nazwa pola pojawi się w polu Podglądu budowy kryterium). 2. Następnie należy wybrać operator. 3. Teraz należy wpisać wartość wzorca, z którą ma być porównywany wybrane pole i zatwierdzić klawiszem Enter. 2-15

19 Informacje ogólne W przypadku użycia operatora Zawiera (Nie zawiera) dla atrybutów tekstowych można stosować następujące znaki zastępcze (maski): ( % ) zastępuje dowolną ilość znaków np. kryterium: Konto-Symbol zawiera 5% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynające się od 5 i dalej zawierające dowolne znaki, ( _ ) zastępuje dowolny jeden znak np. kryterium: Konto-symbol zawiera 5_1% spowoduje wyświetlenie danych zawierających konto zaczynającą się od 5 o dowolnym drugim znaku, trzecim znaku 1 i dowolnych pozostałych znakach. 4. Po określeniu wartości dla warunku możliwe jest wykonanie wykazu (przycisk lub chcemy kontynuować tworzenie kryterium złożonego należy przejść do punktu Wstawiamy Spójnik który ma połączyć utworzone kryterium z następnym. ). Jeżeli 6. Przechodzimy następnie do punktu 1 w celu utworzenia następnego warunku w kryterium złożonym. 7. Usuwanie warunków kryterium realizowana jest przyciskiem Wyczyść. Kolejność wg opcja pozwala wybrać sposób sortowania wyświetlonych dokumentów Oprócz opisanych wyżej grup w okna mogą zawierać dodatkowe kontrolki umożliwiające zakładanie dodatkowych warunków specyficznych dla danych, które mają być prezentowane w postaci raportu. Pamiętać należy że specyficzne warunki i filtry nie są zapamiętywane w bazie wraz z definicją raportu. Dialog wyboru przeznaczenia raportu - dialog umożliwia użytkownikowi wybór gdzie trafić wykonywany raport. Standardowo na formatce wybrane jest przeznaczenie Drukarka, dlatego dodatkowo wyświetlone są listy, na których użytkownik dokonuje wyboru: drukarki zainstalowanej w systemie, na której będzie 2-16

20 Informacje ogólne wydrukowany raport; orientacji strony Wydruk w poziomie lub w pionie;czcionki (nieaktywna dla niektórych raportów); Rozmiaru czcionki. v Wybór opcji Drukarka i zatwierdzenie wyboru spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku. W menu Plik dostępne są następujące podmenu: Pierwsza strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi tt, Następna strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi u, Poprzednia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi t, Ostatnia strona odpowiada mu przycisk na pasku narzędzi uu, Koniec. W menu Format wyświetlania dostępne są następujące podmenu: Normalny - sposób wyświetlania w którym widać szczegóły raportu Dopasowany do kona - wyświetla wygląd całej strony. Opcje można również przełączać przyciskiem na pasku narzędzi o wyglądzie jak na rysunku obok:. W menu Wydruk dostępne są następujące pozycje: Drukowanie Ustawienia Drukarki Ustawienia Drukarki Wybór opcji spowoduje wyświetlenie okienka systemowego (wygląd okienka uzależniony jest od systemu operacyjnego w przykładzie wygląd okna z systemu Windows 2000): 2-17

21 Informacje ogólne w którym wybieramy Drukarkę (ustawienia wyświetlamy naciskając przycisk Właściwości opis tej funkcji wykracza poza ramy niniejszego opracowania), ustawiamy znacznik Drukuj do pliku ( Uwaga!!! To jest plik z kodami sterującymi drukarki i nie jest przeznaczony do eksportu do innych programów) Zakres wydruku, Liczbę kopii. Wybór opcji zatwierdzamy przyciskiem OK. Zatwierdzenie wyboru nie spowoduje jeszcze wysłania raportu na drukarkę i jego wydruk, lecz jest to konfiguracja drukowania. Drukowanie Wybranie tej pozycji menu spowoduje wyświetlenie takiego samego dialogu jak przy opisie poprzedniej opcji (zmiana ustawień drukarki nie ma znaczenia, ponieważ zostały one już wybrane w opcji Ustawienie drukarki) i zatwierdzenie przyciskiem OK., co spowoduje wysłanie raportu na drukarkę i jego wydruk. Wybór opcji Do programu Excel i zatwierdzenie wyboru spowoduje uruchomienie programu Microsoft Excel dla Windows 95/98/2000/NT i wprowadzenie wybranych danych do arkusza lub stworzenie wykresu. Wybór opcji Do pliku spowoduje dodanie do wyświetlonego okienka dodatkowych pól: Należy w nich określić w jakim formacie zostanie zapisany plik (do wyboru Tekstowy lub plik Formatowany RTF), nazwę pliku, do którego zostanie wyeksportowany wydruk oraz folder w którym się znajdzie (pole nieaktywne). Naciśnięcie przycisku spowoduje otwarcie okienka, w którym wybieramy 2-18

22 Informacje ogólne folder docelowy. W okienku, w którym wyświetlone są urządzenia, na których możliwy jest zapis raportu (dysk lokalny C:, dyskietka A:, dyski sieciowe) wybieramy odpowiednią z pozycji a w okienku, w którym wyświetlone jest drzewo katalogów klikamy wybrany katalog. Klikamy przycisk Wybierz (wybrane możliwości zostaną wyświetlone w nieaktywnym polu ze ścieżką dostępu na poprzednim rysunku kliknięcie przycisku Zatwierdź spowoduje zapis raportu do pliku) lub Anuluj anulując wybór. Dialog techniczny uruchamiany poprzez kliknięcie w lewym górnym rogu tabelki. W dialogu tym oraz przyciski: 2-19 dostępne są opisane już elementy jak pole Kolejność wierszy i pole Warunki selekcji Zapamiętywanie ustawień tabelki Kopiowanie tabeli do Schowka, Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls Zapis danych do html a Generator zestawień Kolor tła Kolor tekstu Kolory systemowe Zatwierdź, Anuluj.

23 Informacje ogólne Kopiowanie tabeli do Schowka - po naciśnięciu tego przycisku zawartość całej tabeli jest kopiowana do systemowego schowka. Umożliwia to przesłanie jej do innego dowolnego programu pracującego w środowisku Windows i obsługującego schowek. Przykładem takiego programu jest MS Excel. Po uruchomieniu arkusza kalkulacyjnego należy przejść do menu Edycja i wybrać opcję Wklej. Jeżeli uprzednio przesłaliśmy tabelę do schowka, jej zawartość pojawi się w programie MS Excel. Podobnie należy postąpić w przypadku innych programów jak Word czy Access. Kopiowanie tabeli do pliku, Zapis danych do arkusza xls, Zapis danych do html a po naciśnięciu tych przycisków zostanie wyświetlony dialog jak na rysunku: W tym standardowym okienku systemowym należy wybrać miejsce do którego chcemy zapisać plik, nadać 2-20

24 Informacje ogólne mu nazwę oraz Kliknąć przycisk Zapisz (format w jakim zostanie zapisany plik to w zależności od naciśniętego przycisku: tekst ASCI, arkusz xls, plik html). Generator zestawień po naciśnięciu tego przycisku otwierany jest dialog na którym definiuje się wygląd zestawienia. Kolor tła, kolor tekstu po naciśnięciu tych przycisków pojawia się dialog umożliwiający użytkownikowi wybór koloru z dostępnej palety 2-21

25 Informacje ogólne Uruchom MS Excel /IExplorer zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne uruchamianie programów Ms Excel lub IExplorer w przypadku zapisu danych do pliku xls lub html. Automatyczne formatowanie zaznaczenie opcji powoduje dopasowanie kolumn arkusza Excel do danych w przypadku zapisu danych do pliku xls. Wypełnianie tabelki na starcie opcja umożliwia ustalenie przez użytkownika czy tabelka ma przy starcie być wypełniana wartościami (Automatycznie / Włączone) lub nie (Wyłączone).W przypadku wyboru opcji Wyłączone tabelka jest wypełniana dopiero po włączeniu przez użytkownika odświeżania (przycisk ) Zapamiętanie ustawień kolumn opcja umożliwia użytkownikowi decydowanie czy ustawienia kolumn w tabeli (położenie, szerokość) mają być zapamiętywane (Automatycznie / Włączone) czy nie (Wyłączone) Zatwierdź kliknięcie przycisku zatwierdza kryteria wybrane w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji, Anuluj naciśnięcie przycisku anuluje wybór kryteriów w polach Kolejność wierszy i Warunki selekcji. W tabelkach kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji wyświetlanych danych spowoduje wyświetlenie następującego Menu podręcznego: Działanie pozycji Kopiowanie danych do schowka, Kopiowanie danych do pliku, Kopiowanie danych do pliku xls, Kopiowanie danych do pliku html a zostało opisane powyżej przy omówieniu Dialogu technicznego. Wybór pozycji Uporządkowanie oraz kryteria spowoduje wyświetlenie Dialogu technicznego, który został opisany powyżej. Opcja Odśwież dane spowoduje odczytanie danych z tabeli (np. jeśli kilku operatorów korzysta w tym samym momencie ze słownika OPK i dodaje do niego nowe pozycje to nie zostaną one automatycznie wyświetlone u wszystkich operatorów jednocześnie lecz dopiero po wyborze opisywanej opcji lub przycisku 2-22

26 Informacje ogólne ). Wybranie pozycji Wyjście spowoduje zamknięcie wyświetlonej tabelki. 2.8 Koncepcja menu Zestaw funkcji, spośród których użytkownik może wybrać jedną do realizacji, określono nazwą menu. System zawiera cały szereg różnych menu, tworzących hierarchiczną strukturę, zbliżoną w formie do drzewa, którego pniem jest menu główne. Oznacza to, że np. po wybraniu pozycji danego menu pojawia się menu niższego poziomu (jeśli przy tej pozycji menu znajduje się charakterystyczny trójkącik u), w którym dokonuje się kolejnego wyboru, i tak dalej, aż do ostatecznego określenia zadania dla systemu i polecenia jego realizacji. Z każdym oknem systemu związane są operacje wykonywane na jego zawartości. Operacje te są zgrupowane w menu danego okna. Główne funkcje programu znajdują się w menu okna głównego, które pojawia się zaraz po uruchomieniu modułu. Menu główne jest stale wyświetlane w ramce w górnej części okna, jego pozycje umieszczone są obok siebie (poziomo), a jedna z nich - wybrana - jest podświetlona. Jest to funkcja, która może być przez użytkownika zlecona systemowi do wykonania. Jeżeli z daną pozycją związana jest większa ilość funkcji są one zgrupowane w menu niższego poziomu, zawierając wykaz dostępnych opcji. Wszystkie menu, na poziomie niższym niż główne, wyświetlane są w ramkach w układzie pionowym. Menu niższego poziomu zawiera zazwyczaj funkcje związane tematycznie z menu głównym. Do każdej wybranej pozycji menu w dole okna pojawia się komentarz, dotyczący wybranej funkcji (na powyższym rysunku zaznaczone strzałką). 2-23

27 Informacje ogólne 2.9 Znaczenie klawiszy klawiatury Głównym narzędziem do konwersacji z użytkownikiem jest klawiatura. Oprócz wpisywania tekstów klawiatura służy też do wydawania poleceń (stosowane są w tym celu kombinacje różnych klawiszy). Klawisze Ctrl i Alt są używane zawsze w połączeniu z innymi klawiszami. Ctrl służy głównie do wprowadzania znaków sterujących. Klawisz Lewy Alt oraz Prawy Alt, mają różne znaczenia. Klawisz Prawy Alt pozwala wprowadzać z klawiatury znaki specjalne, niedostępne przez pojedyncze wciśnięcie klawisza np. polskie litery (kombinacja klawiszy Prawy Alt + e = ę, Prawy Alt + o = ó, Prawy Alt + x = ź...). Klawisz Lewy Alt połączony z klawiszem określającym dowolny znak jest tzw. akceleratorem. Pozwala on na szybki dostęp do elementów menu, bądź innych obiektów na ekranie bez użycia myszki. Znak, którego dla danego elementu należy użyć z klawiszem Lewy Alt oznaczony jest przez podkreślenie. W poniższym menu szybki dostęp do funkcji System można uzyskać poprzez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Lewy Alt + S. Dwanaście klawiszy funkcyjnych oznaczonych F1 - F12 służy do wywoływania typowych, często powtarzających się czynności. Klawisz F1 używany jest tradycyjnie do wywoływania suflera (podpowiedzi systemu). Klawisz funkcyjny F2 powoduje wyświetlenie słownika i umożliwia wybór jednej z jego pozycji. W programie przyjęto pewien zakres klawiszy standardowych obowiązujących na wszystkich formularzach do przeglądu i wprowadzania danych. Każdy z tych klawiszy posiada swój odpowiednik graficzny. Po wskazaniu go kursorem myszki w dole okienka pojawia się krótka informacja o skojarzonej z klawiszem funkcji (na rysunku poniżej zaznaczona strzałką). Klawisz F5 lub naciśnięcie przycisku (Nowy) wywołuje funkcję do wprowadzania danych. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję wprowadzania danych wywołuje także klawisz Insert. W tabelkach umożliwiających edycję danych klawisza F5 (dla tabelki będącej elementem dialogu klawisz F7) lub naciśnięcie przycisku powoduje wstawienie nowego wiersza. Klawisz F10 lub kliknięciem na przycisku (Zatwierdź) powoduje zatwierdzenie danych i ich zapis do bazy danych. Po zatwierdzeniu zmian klawisz ten zmienia stan na nieaktywny. W przypadku, gdy z pewnych powodów nie uda się zapisać danych, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, po którym klawisz zatwierdzający dane pozostaje w dalszym ciągu aktywny. Klawisz F6 lub naciśnięcie przycisku (Edycja) służy do wywołania funkcji do edycji danych. Klawisz F8 lub kliknięcie na przycisku (Usuń) wywołuje funkcję do usuwania danych. Usuwane dane (z wyjątkiem przypadku usuwania grupowego) są wyświetlane w osobnym oknie dialogowym. W przypadku, gdy fokus znajduje się w tabelce z danymi funkcję usuwania danych wywołuje także klawisz Delete. Klawisz F3 wywołuje funkcję szybkiego wyszukiwania. Powoduje on przeniesienie fokusa do pola oznaczonego napisem Wyszukiwanie. W polu tym należy wpisać tekst ograniczający ilość możliwych 2-24

28 Informacje ogólne rozwiązań. Wpisany tekst jest zawsze kojarzony z elementami kolumny danych wg której ustawiony jest porządek wyświetlanych wierszy (czyli że na rysunku poniżej możemy wyszukiwać dane po Kodzie). W polu tym można korzystać ze znaków specjalnych: % - oznacza dowolną ilość dowolnych znaków, _ - oznacza pojedynczy dowolny znak. W polu Wyszukiwanie wpisuje się wzorzec, który muszą spełniać wyświetlane wiersze danych np. wpisanie tekstu Bank% spowoduje wyświetlenie tylko elementów zaczynających się od wyrazu Bank. Wyszukiwanie następuje po wpisaniu wzorca i naciśnięciu klawisza ENTER lub kliknięciu klawisza oznaczonego rysunkiem Naciśnięcie kombinacji klawiszy Lewy Alt + F4 lub naciśnięcie przycisku (Zamknij) powoduje zamknięcie bieżącego okna. W przypadku, gdy w zamykanym oknie znajdują się aktualnie edytowane dane, program przed zamknięciem okna otwiera dodatkowe okno z pytaniem czy zatwierdzić zmiany: Wybranie odpowiedzi Tak zatwierdza zmiany w bazie danych i zamyka bieżące okno. W przypadku wybrania odpowiedzi Nie program zamyka okno bez zatwierdzania zmian. W przypadku wybrania odpowiedzi Anuluj program anuluje naciśnięcie klawisza Zamknij. Ten sam efekt co klawisz Lewy Alt + F4 powoduje klawisz Esc. W niektórych oknach dostępny jest przycisk (Podgląd). Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu z podglądem danych szczegółowych. Za pomocą przycisku (Drukuj) możliwy jest wydruk wybranych danych. Klawisz F2, w przypadku pól słownikowanych, powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika (wpisanie pozycji której nie ma w słowniku i zatwierdzenie jej przyciskiem Enter spowoduje taką samą akcję można dopisać tę pozycję). W przypadku kont czy kartotek wpisanie początku danego kodu i naciśnięcie klawisza F2 powoduje uruchomienie odpowiedniego słownika z jednoczesnym przepisaniem wpisanej wartości do pola wyszukiwanie w słowniku. Takie działanie znacznie przyśpiesza wybór wartości ze słownika. Powrót do formularza nadrzędnego następuje poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Wybrana wartość jest przepisywana do odpowiedniego pola na formularzu. Na jednym formularzu może być umieszczonych wiele pól słownikowanych. Klawisz F2 dotyczy pola, w którym w danym momencie znajduje się kursor. Wszelkie zdarzenia wykonywane na klawiaturze (z wyjątkiem wyboru klawiszy będących akceleratorami) są związane z polem, w którym znajduje się fokus. W systemie Windows dostępne są klawisze, które pozwalają przenosić fokus pomiędzy elementami okna: TabF Shift + TabF przejście do następnego pola, przejście do poprzedniego pola. W programie zakończenie edycji w wybranym polu, sygnalizowane naciśnięciem klawisza Enter także powoduje przeniesienie fokusa na następne pole (jest równoważne naciśnięciu klawisza TabF). Dla elementu ekranu, w którym znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È 2-25 przesunięcie kursora o jedną pozycję w górę przesunięcie kursora o jedną pozycję w dół

29 Informacje ogólne Æ Å Home End Page Up Page Down Delete Backspace przesunięcie kursora o jedną pozycję w prawo przesunięcie kursora o jedną pozycję w lewo przesunięcie kursora na początek przesunięcie kursora na koniec przesunięcie fokusa na początek tabelki przesunięcie fokusa na koniec tabelki usunięcie znaku pod kursorem usunięcie znaku na lewo od kursora Dla tabeli, w której znajduje się fokus dostępne są następujące klawisze sterujące kursorem: Ç È Home End Page Up Page Down przesunięcie przesunięcie przesunięcie przesunięcie przewinięcie przewinięcie kursora o jeden wiersz w górę kursora o jeden wiersz w dół kursora na początek tabeli kursora na koniec tabeli tabeli o jedną stronę w górę tabeli o jedną stronę w dół Poszczególne klawisze klawiatury mogą mieć kilka znaczeń w zależności od funkcji aktualnie realizowanej przez program: tryb edycji danych, wybór opcji z menu, wyszukiwanie pozycji z listy itd. Sposób wykorzystania poszczególnych klawiszy dla realizowanej funkcji opisany jest w dolnej części okna, a bardziej szczegółowo po naciśnięciu klawisza F

30 System Rozdział 3 System Opcja System umożliwia zmianę parametrów pracy systemu oraz wyjście z programu. 3.1 Wybór ksiąg rachunkowych Funkcja umożliwia wybór układu bilansowego poprzez określenie następujących cech: Rok Nazwę układu bilansowego Zatwierdzenie wyboru powoduje przełączenie systemu na wybrane księgi rachunkowe. 3.2 Wybór miesiąca dokumentów sprzedaży Funkcja ta umożliwia wybranie miesiąca w którym dokonywane będą wszystkie operacje w systemie. Po jej wyborze zostanie wyświetlona formatka pokazana na poniższym rysunku: 3-27

31 Dziennik Rozdział 4 Dziennik Opcja Dziennik umożliwia wprowadzanie dokumentów sprzedaży, zakupu, wewnętrznych faktur, rachunków, paragonów, dokumentów korygujących oraz dokumentów pomocniczych (wystawionych przed wdrożeniem systemu, wprowadzonych do systemu w celu wystawienia korekty). Jeśli moduł współpracuje z drukarką fiskalną w menu znajduje się również funkcja służąca do rejestrowania i wydruku raportów dobowych na drukarce fiskalnej. 4.1 Dokumenty Opcja menu udostępnia dostęp do następujących funkcji związanych z ewidencją dokumentów: Dokumenty zakupu 28 Faktury RR Dokumenty zakupu Wybranie funkcji Dokumenty Zakupu spowoduje wyświetlenie formularza, który umożliwia pracę z dokumentami zakupu. W górnej części okienka znajdują się standardowe przyciski: Dopisz, Podgląd, Edycja, Usuń i Wyjście oraz pola umożliwiające wyszukiwanie dokumentów i określenie warunków wyświetlania dokumentów. (Patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 5 ) a także przycisk Historia. W polu kolejność można określić kolumnę, według której będzie ustawiony porządek wyświetlania. Na poniższym rysunku przedstawiono wygląd okienka Dokumenty Zakupu. W tabeli znajdują się wprowadzone dokumenty sprzedaży. Kolejne kolumny oznaczają: Numer numer dokumentu w obrębie rejestru sprzedaży. Symbol dokumentu symbol, pod jakim dokument sprzedaży występuje w obiegu. Jest on niezależny od rejestru sprzedaży. Spowodowane jest to faktem, że schemat księgowania jest 4-28

32 Dziennik przypisywany do konkretnego rejestru sprzedaży. Może to spowodować konieczność wprowadzenia kilku rejestrów sprzedaży, z których dokumenty zostaną zaksięgowane do jednego rejestru w systemie FK. W celu wprowadzenia numeracji dokumentów niezależnie od sposobu księgowania został wprowadzony symbol dokumentu. Jest on budowany w oparciu o schemat budowy symbolu dokumentu, który przypisywany jest do konkretnego rejestru sprzedaży. Zagadnienia związane z budową schematu symbolu dokumentu zostaną omówione w dalszej części dokumentacji. Rozdz. kolumna ta pełni rolę informacyjną. Jeśli w kolumnie wyświetlona jest literka R dla danego dokumentu to jest to informacja o tym, że w dokumencie, co najmniej jedna pozycja została podzielona na większą niż jedna ilość ośrodków powstawania kosztów. Płatność określa zdefiniowany dla danego dokumentu sposób płatności. Rodzaj oznacza typ danego dokumentu (Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku). Data wystawiania oraz Data sprzedaży zawierają odpowiednio datę wystawienia oraz datę sprzedaży dokumentu. Nabywca dane identyfikujące nabywcę. Data płatności oznacza datę, która określa termin płatności w przypadku dokumentów z odroczoną płatnością. Wystawił zawiera imię i nazwisko operatora (wprowadzone w module DBAP), który wprowadził dany dokument. Dokument korygowany kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera numer dokumentu korygowanego. Dokument korygowany symbol kolumna zawiera symbol korygowanego dokumentu, Numer korekty w kolumnie znajduje się liczba oznaczająca kolejny numer korekty dokumentu którego symbol znajduje się w poprzedniej kolumnie, Powód korekty kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera opis powodu wystawienia korekty, Eksport FKK w kolumnie znajduje się informacja o wykonaniu operacji eksportu dokumentu do modułu finansowo-księgowego, Numer zewnętrzny paragonu w kolumnie znajduje się numer zewnętrzny paragonu. Listę dokumentów można zawężać korzystając z dostępnych opcji w pasku narzędzi: lat księgowe, miesiące rejestry dokumentów rodzaje dokumentu zakres identyfikatorów kartotek (nabywców/odbiorców/płatników) pole wyszukiwania zsynchronizowanym z sortowaniem listy Przycisk Historia udostępnia dostęp do funkcji przeglądu dokumentów związanych z wybraną fakturą. Użycie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna Dokumenty zakupu Historia. W górnej części okna wyświetlany jest dokument główny czyli pierwszy który został wprowadzony, natomiast w dolnej części wyświetlane są kolejne korekty do dokumentu głównego. Przegląd lub wydruk dokumentu głównego możliwy jest po naciśnięciu przycisku Dokument główny, natomiast przegląd (wydruk) dokumentów korygujących dostępny jest po dwukrotnym kliknięciu korekty lub ustawieniu się na wybranej korekcie i skorzystanie ze standardowego przycisku Przegląd (Wydruk). Poniżej przycisku Historia znajduje się sekcja Wypożyczył, gdzie użytkownik ma możliwość rejestrowania historii wypożyczeń dokumentów zakupu. Rejestr ten pozawala na odnotowanie historii obiegu wypożyczonego dokumentu wraz z możliwością dokonania zmiany osoby/jednostki odpowiedzialnej za dokument, czyli osoby/jednostki pobierającej dokument do wglądu lub analizy. Naciśnięcie klawisz otwiera formatkę widoczną poniżej. 4-29

33 Dziennik Okno to umożliwia zmianę osoby wypożyczającej oraz przegląd historii wypożyczeń. Naciśnięcie przycisku Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialną powoduje otwarcie okna widocznego poniżej: Na formatce tej widoczne są następujące pola: Wypożyczający pole tekstowe, w którym po przyciśnięciu klawisz F2 wprowadza się osobę/jednostkę odpowiedzialną, wybieraną ze słownika osób odpowiedzialnych. Akceptacja pole tekstowe, z rozwijalną listą, w które informuje o ewentualnej akceptacji dokumentu lub jej braku. Status podpowiada się automatycznie, w momencie wyboru Wypożyczającego, który w słowniku osób odpowiedzialnych ma już przydzieloną odpowiednią Rolę (Status). Uwagi pole tekstowe, w którym użytkownik ma możliwość wpisania ewentualnych uwag. Przycisk Zamknij powoduje wyjście z bieżącego okna, natomiast przycisk Zatwierdź otwiera okienko autoryzacji z polem do wprowadzenia hasła, z klawiszem Anuluj wycofującym wprowadzone dane i zamykającym okienko autoryzacji oraz klawiszem Zatwierdź zatwierdzającym pozycję i zamykającym formatkę autoryzacji. Zamknięcie okienka będzie możliwe w momencie prawidłowego wpisania hasła, w przypadku błędnego hasła nastąpi powrót do okienka autoryzacji do pola hasłem. Prawidłowa autoryzacja pierwszego wypożyczenia spowoduje dodanie nowej pozycji do opisywanego okna Historia wypożyczeń dokumentu. W przypadku kolejnych pozycji wypożyczeń, otworzy się identyczne okno jak w przypadku wprowadzania 4-30

34 Dziennik pierwszej pozycji, lecz z nazwą formatki Zmień osobę/jednostkę odpowiedzialna zwracający. Po przyciśnięciu przycisku Zatwierdź pojawi się ponownie okienko z hasłem. Następnie po wprowadzeniu i zatwierdzeniu hasła automatycznie pojawi się ponownie okno zmiany osoby/jednostki, lecz tym razem z nazwa wypożyczający. Przycisk Zmien status/akceptacje ma na celu zmiane statusu osoby zwracającej dokument zakupu oraz zmianę akceptacji. UWAGA!!! Użytkownik może wskazać na liście dokumentów zakupu te dokumenty, które mają zostać obsłużone w dzienniku podawczym. Wybrane dokumenty zakupu wyświetlone są na nowym formularzu, na którym istnieje możliwość zmiany statusu/akceptacji oraz osobę odpowiedzialną zbiorczo dla wskazanych dokumentów. Operacje zbiorcze wykonywane mogą być dla dokumentów w ramach 1 osoby odpowiedzialnej. Aby wprowadzić nowy dokument należy przycisnąć przycisk nowy (klawisz F5) bądź z menu Operacje wybrać funkcję (Nowy). Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Z formatki należy wybrać rejestr sprzedaży, do którego wprowadzony zostanie dokument. Za pomocą tej formatki można również edytować definicję formularza przycisk Definicja formularza (opis w rozdziale Definicja Formularza 44 ). Po wybraniu rejestru program wyświetli formatkę służącą do wprowadzania dokumentu.(rysunek poniżej). 4-31

35 Dziennik Wybranie na poprzedniej formatce rejestru sprzedaży spowoduje automatyczne uzupełnienie pól: Rejestr, Numer, Symbol dokumentu (oprócz rodzaju dokumentu Paragon dla którego symbol nadawany jest podczas wydruku faktury do paragonu) oraz Pomocniczy symbol transakcji w oparciu o dane z definicji rejestru sprzedaży. W polu Numer zostanie wprowadzony numer kolejny w obrębie wybranego rejestru sprzedaży, zgodnie ze zdefiniowanym sposobem numeracji (roczna lub miesięczna). W pole Symbol dokumentu zostanie wprowadzony symbol zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. W pole Pomocniczy symbol transakcji program wprowadzi symbol kolejny transakcji zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. Program nie pozwoli poprawić danych w polach Numer i Symbol dokumentu, dlatego w przypadku pomyłki przy wyborze rejestru należy zamknąć formatkę bez zatwierdzania i wybrać rejestr po raz kolejny. W polu Płatność będącym listą jednowariantową wybiera się spośród słownika typów płatności 56. Wartości, jakie wyświetlają się po rozwinięciu tego pola pochodzą ze słownika sposobów płatności opisanego w dalszej części niniejszego opracowania. W polu Rodzaj określa się typ wprowadzanego dokumentu. Możliwe do wybrania typy dokumentów to: Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku, Faktura VAT c. brutto, Faktura VAT c. brutto Kor, Nota korygująca. Przycisk służy do wyboru dowolnego dokumentu (ale tylko z rodzaju jaki został wybrany z listy Rodzaj) z którego pozycje można skopiować do nowo wprowadzonego dokumentu (dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku). Jeśli w 4-32

36 Dziennik rodzaju dokumentu został wybrany którykolwiek z dokumentów korygujących to przycisk ten służy do wyboru dokumentu który będzie korygowany. Dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku spowoduje wypełnienie pól nazwanych Korekta dokumentu numerem i symbolem korygowanego dokumentu a tabelka pozycji zostanie wypełniona pozycjami korygowanego dokumentu jeśli nie jest to pierwsza korekta do dokumentu to pozycje wyświetlane w tabelce będą uwzględniały wszystkie poprzednie korekty. W pole Powód korekty można wpisać tekst wyjaśniający potrzebę wystawienia dokumentu korygującego. Pole Nr kor. pełni rolę informacyjną i pokazuje która to już korekta do wybranego dokumentu który jest korygowany. Dla dokumentu zakupu istnieje dodatkowo możliwość określenia waluty, a po wyborze właściwej waluty z rozwijalnej listy, istnieje również możliwość określenia kursu dla wybranej waluty. Odpowiedzialne za tą funkcjonalność jest pole Waluta. Informacja jest wykorzystywana podczas wydruku (wystawiania) faktury: kwota do zapłaty jest przedstawiona w wybranej walucie i przeliczona wg wybranego kursu. W polu Wystawił(a)/Zatwierdził(a)/Wprowadził(a) system wyświetla imię i nazwisko operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument (jeśli zostało ono podane podczas wprowadzania operatora w module DBAP). Określając instytucję(osobę fizyczną) której wystawiany jest dokument sprzedaży można określić oprócz informacji o nabywcy dodatkowo dane o odbiorcy/płatniku faktury. W udostępnionych zakładkach Nabywca, Odbiorca/Płatnik przy pomocy listy jednowariantowej można określić typ nabywcy oraz odbiorcy/płatnika, dla którego wystawiany jest dokument. Nabywcą(Odbiorcą/Płatnikiem) może być: kontrahent, pracownik bądź inny. Jeśli zostanie wybrany typ nabywcy(odbiorcy/płatnika)-kontrahent bądź pracownik będzie można, po naciśnięciu klawisza F2, wybrać ich ze słownika zdefiniowanego w programie bądź wpisać. Jeśli wpisanego nabywcy nie będzie w słowniku program poinformuje użytkownika o tym i wyświetli słownik, do którego będzie można go dopisać. Jeśli natomiast zostanie wybrany inny to pojawią się dodatkowe pola na wpisanie nazwy nabywcy(odbiorcy/płatnika), jego adresu i numeru NIP (wypełnienie pól możliwe jest po kliknięciu odpowiedniej zakładki). Opcja inny służy do ewidencjonowania sprzedaży dla kontrahentów gotówkowych zwanych inaczej jednorazowymi. Tacy kontrahenci nie są ewidencjonowani w słowniku kontrahentów systemu FK, oznacza to również, że nie posiadają kartoteki rocznej do obsługi należności lub zobowiązań. Dane te zostaną wykorzystane do wydruku dokumentu oraz rejestru VAT, nie będą jednak pamiętane po eksporcie dokumentów do systemu FK. W przypadku nie wypełnienia danymi zakładki odbiorcy/płatnika program przyjmuje iż odbiorcą/płatnikiem jest podany nabywca i dane nabywcy są przepisywana na zakładkę odbiorcy. Zagadnienia związane z eksportem dokumentów do systemu FK zostały opisane w dalszej części niniejszego opracowania. Kolejne pola: Data wyst.(-awienia), Data sprze.(-daży), Data płat.(-ności) służą do umiejscowienia danego dokumentu w czasie. Dni do zapł.(-aty) różnica między polem Data sprzedaży a polem Data płatności. Program automatycznie wprowadza w pola Data sprzedaży i Data płatności datę wprowadzania dokumentu i wtedy opisywane pole przyjmuje wartość 0. Wprowadzenie innej wartości do tego pola spowoduje zmianę pola Data płatności o ilość wprowadzonych dni i odwrotnie, zmiana pola Data płatności spowoduje zmianę zawartości opisywanego pola. Zmiana pola Data sprzedaży spowoduje takie dopasowanie daty w polu Data płatności, aby różnica między nimi odpowiadała ilości Dni do zapłaty. VAT Mies. miesiąc, w którym dokument zostanie przypisany do rejestru VAT - ten sam co w dacie sprzedaży, któryś z następnych miesięcy ale nie z poprzednich. Jest to faktyczny miesiąc rozliczenia podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Pole Standardowy OPK służy do określenia ośrodka powstawania kosztów, na który zostaną standardowo rozdzielone wszystkie elementy dokumentu. Pola ma za zadanie ułatwić wprowadzania dokumentów gdzie nie występuje rozdział pozycji dokumentów na różne ośrodki powstawania kosztów. W pole Standardowy OPK należy wpisać, bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z kartoteki ośrodków powstawania kosztów odpowiednią pozycję. Po wprowadzeniu nowej pozycji dokumentu system automatycznie przyporządkuje całość wartości tej pozycji do standardowego ośrodku powstawania kosztów. Pole Źródło finansowania służy do przypisania do danego źródła finansowania wystawianego dokumentu sprzedaży. Przypisanie danego dokumentu do źródła finansowania może służyć celom sprawozdawczym, umożliwia sprawdzenie, jaka jest struktura sprzedaży w rozbiciu na źródła finansowania. W pole źródło finansowania należy wpisać bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z listy zdefiniowanych, w słowniku źródeł finansowania odpowiednią pozycję. Pozostałą część formatki wypełnia tabelka służąca do wprowadzania elementów dokumentów. Dodanie nowej pozycji dokumentu jest możliwe po naciśnięciu przycisku Rysunek poniżej przedstawia przykład dodanej nowej pozycji dokumentu: 4-33 (Dodaj)

37 Dziennik Kolejne kolumny w powyższej tabelce oznaczają: Lp. numer kolejny pozycji dokumentu. Program automatycznie nadaje kolejny numer pozycji w dokumencie. Nazwa towaru/usługi kolumna umożliwiająca na określenie przedmiotu sprzedaży. JM kolumna określająca jednostkę sprzedaży przypisaną do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. SWW w kolumnie tej znajduje się symbol SWW przypisany do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży. Należy ją uzupełnić. Cena netto w kolumnie tej podawana jest cena netto danego przedmiotu sprzedaży. Dla Usług kontraktowych cena zostanie wprowadzona automatycznie, ponieważ została zdefiniowana w tym słowniku. Dla pozostałych opcji kolumnę należy uzupełnić. Dla rodzaju dokumentu Faktura VAT c. brutto (Korygująca) kolumna nie będzie występować. Rabat (%) do kolumny użytkownik wprowadza procentową wartość rabatu na podstawie której obliczane są pozostałe wartości dla tej pozycji towarowej. Dla rodzaju dokumentu Paragon ( anulowany) kolumna nie występuje. Wartość netto do kolumny tej system wpisuje wartość netto pozycji dokumentu sprzedaży. VAT do tej kolumny wpisywana jest stawka podatku należnego, według której dokonuje się sprzedaży danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży. Wartość VAT w kolumnie tej znajduje się obliczona wartość podatku należnego danej pozycji dokumentu sprzedaży. Wartość brutto w tej kolumnie znajduje się obliczona wartość brutto danej pozycji dokumentu sprzedaży. W kolumnie Ilość OPK w kolumnie tej znajduje się identyfikator pierwszego (lub jedynego) z ośrodków powstawania kosztów, na które rozdzielona jest kwota danej pozycji dokumentu sprzedaży. Jeśli ośrodek powstawania kosztów jest jeden naciskamy klawisz F2 pojawia się tabelka ze słownikiem Ośrodki powstawania kosztów, z której wybieramy jeden z ośrodków. Aby rozdzielić daną pozycję dokumentu sprzedaży na większą niż jedna ilość pozycji OPK, należy nacisnąć klawisz F3. Zostanie wówczas wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku, umożliwiająca dokonanie rozdziału na ośrodki powstawania kosztów. 4-34

38 Dziennik W tabelce przedstawionej na powyższym rysunku kolumna Lp. zawiera kolejny numer rozdziału. Kolumna Symbol OPK zawiera symbol ośrodku powstawania kosztów. Przy wprowadzaniu nowej pozycji rozdziału w polu tym wpisuje się konkretny symbol ośrodka (można skorzystać ze słownika Ośrodki powstawania kosztów wciskając klawisz F2 i wybrać ośrodek klikając dwa razy na nim symbol zostanie automatycznie przeniesiony). Kolumna Nazwa OPK zostanie automatycznie wypełniona po wybraniu symbolu OPK. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży dla danego OPK. W szczególnych przypadkach mogą to być wartości niecałkowite. W kolumnę Netto program wpisuje kwotę netto. Jest ona iloczynem kolumny Ilość i ceny netto, która została określona w poprzedniej formatce wyborem pozycji w kolumnie Nazwa towaru/usługi. Zarówno kolumnę Ilość jak i Netto można wprowadzić ręcznie. Wprowadzenie jednej z nich spowoduje aktualizację drugiej. Kolumny VAT i Brutto wypełniane są w sposób automatyczny. W górnej części okienka znajduje grupa pól informacyjnych Pozostaje do rozdziału, która informuje użytkownika o pozostałej ilości przedmiotów sprzedaży do podziału. Jeśli ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK przekroczy ich ilość określoną w pozycji dokumentu to w polach zostaną wyświetlone wartości ujemne a próba zatwierdzenia wprowadzonych pozycji spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia: Nie można rozdzielić większej kwoty, niż kwota pozycji. W takiej sytuacji należy poprawić odpowiednie kwoty lub ilości. Może zajść również taka sytuacja, że ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK będzie mniejsza od ilości określonej w pozycji dokumentu. W takiej sytuacji da się zatwierdzić wprowadzone pozycje, ale podczas eksportu do programu FKK dokument z taką nie do końca rozdzieloną pozycją zostanie pominięty w eksporcie (opis eksportu dokumentów do programu FKK zostanie opisany w dalszej części niniejszego opracowania). Wszystkie prawidłowo wprowadzone pozycje zatwierdzamy przyciskiem (Zatwierdź), i przechodzimy do wprowadzania nowej pozycji w dokumencie lub po zatwierdzeniu całego dokumentu do wprowadzania nowego dokumentu. Drukowanie duplikatu faktury odbywa się poprzez zaznaczenie pola Drukuj duplikat na oknie wydruku. 4-35

39 Dziennik Na wydruku takim do tekstu Faktura VAT nr... dołączany jest tekstem Duplikat z dnia... Zaznaczenie pola Bez podglądu powoduje wydruk dokumentu bezpośrednio na drukarkę, bez wyświetlania okna z podglądem wydruku Faktury RR Wybranie funkcji Faktury RR spowoduje wyświetlenie formularza, który umożliwia pracę z dokumentami zakupu - fakturami RR. W górnej części okienka znajdują się standardowe przyciski: Dopisz, Podgląd, Edycja, Usuń i Wyjście oraz pola umożliwiające wyszukiwanie dokumentów i określenie warunków wyświetlania dokumentów. (Patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 5 ) a także przycisk Historia. W polu kolejność można określić kolumnę, według której będzie ustawiony porządek wyświetlania. Na poniższym rysunku przedstawiono wygląd okienka Faktury RR. W tabeli znajdują się wprowadzone dokumenty sprzedaży. Kolejne kolumny oznaczają: Numer numer dokumentu w obrębie rejestru sprzedaży. Symbol dokumentu symbol, pod jakim dokument sprzedaży występuje w obiegu. Jest on niezależny od rejestru sprzedaży. Spowodowane jest to faktem, że schemat księgowania jest przypisywany do konkretnego rejestru sprzedaży. Może to spowodować konieczność wprowadzenia kilku rejestrów sprzedaży, z których dokumenty zostaną zaksięgowane do jednego rejestru w systemie FK. W celu wprowadzenia numeracji dokumentów niezależnie od sposobu księgowania został wprowadzony symbol dokumentu. Jest on budowany w oparciu o schemat budowy symbolu dokumentu, który przypisywany jest do konkretnego rejestru sprzedaży. Zagadnienia związane z budową schematu symbolu dokumentu zostaną omówione w dalszej części dokumentacji. Rozdz. kolumna ta pełni rolę informacyjną. Jeśli w kolumnie wyświetlona jest literka R dla danego dokumentu to jest to informacja o tym, że w dokumencie, co najmniej jedna pozycja została podzielona na większą niż jedna ilość ośrodków powstawania kosztów. Płatność określa zdefiniowany dla danego dokumentu sposób płatności. 4-36

40 Dziennik Rodzaj oznacza typ danego dokumentu (Faktura VAT, Korekta faktury VAT, Rachunek, Korekta rachunku). Data wystawiania oraz Data sprzedaży zawierają odpowiednio datę wystawienia oraz datę sprzedaży dokumentu. Nabywca dane identyfikujące nabywcę. Data płatności oznacza datę, która określa termin płatności w przypadku dokumentów z odroczoną płatnością. Wystawił zawiera imię i nazwisko operatora (wprowadzone w module DBAP), który wprowadził dany dokument. Dokument korygowany kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera numer dokumentu korygowanego. Dokument korygowany symbol kolumna zawiera symbol korygowanego dokumentu, Numer korekty w kolumnie znajduje się liczba oznaczająca kolejny numer korekty dokumentu którego symbol znajduje się w poprzedniej kolumnie, Powód korekty kolumna wypełniana w przypadku dokumentów korygujących, zawiera opis powodu wystawienia korekty, Eksport FKK w kolumnie znajduje się informacja o wykonaniu operacji eksportu dokumentu do modułu finansowo-księgowego, Numer zewnętrzny paragonu w kolumnie znajduje się numer zewnętrzny paragonu. Przycisk Historia udostępnia dostęp do funkcji przeglądu dokumentów związanych z wybraną fakturą. Użycie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna Dokumenty zakupu Historia. W górnej części okna wyświetlany jest dokument główny czyli pierwszy który został wprowadzony, natomiast w dolnej części wyświetlane są kolejne korekty do dokumentu głównego. Przegląd lub wydruk dokumentu głównego możliwy jest po naciśnięciu przycisku Dokument główny, natomiast przegląd (wydruk) dokumentów korygujących dostępny jest po dwukrotnym kliknięciu korekty lub ustawieniu się na wybranej korekcie i skorzystanie ze standardowego przycisku Przegląd (Wydruk). Aby wprowadzić nowy dokument należy przycisnąć przycisk nowy (klawisz F5) bądź z menu Operacje wybrać funkcję (Nowy). Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Z formatki należy wybrać rejestr sprzedaży, do którego wprowadzony zostanie dokument. Za pomocą tej 4-37

41 Dziennik formatki można również edytować definicję formularza przycisk Definicja formularza (opis w rozdziale Definicja Formularza 44 ). Po wybraniu rejestru program wyświetli formatkę służącą do wprowadzania dokumentu.(rysunek poniżej). Wybranie na poprzedniej formatce rejestru sprzedaży spowoduje automatyczne uzupełnienie pól: Rejestr, Numer, Symbol dokumentu (oprócz rodzaju dokumentu Paragon dla którego symbol nadawany jest podczas wydruku faktury do paragonu) oraz Pomocniczy symbol transakcji w oparciu o dane z definicji rejestru sprzedaży. W polu Numer zostanie wprowadzony numer kolejny w obrębie wybranego rejestru sprzedaży, zgodnie ze zdefiniowanym sposobem numeracji (roczna lub miesięczna). W pole Symbol dokumentu zostanie wprowadzony symbol zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. W pole Pomocniczy symbol transakcji program wprowadzi symbol kolejny transakcji zbudowany zgodnie ze schematem budowy, przyporządkowanym do wybranego rejestru sprzedaży. Program nie pozwoli poprawić danych w polach Numer i Symbol dokumentu, dlatego w przypadku pomyłki przy wyborze rejestru należy zamknąć formatkę bez zatwierdzania i wybrać rejestr po raz kolejny. W polu Płatność będącym listą jednowariantową wybiera się spośród słownika typów płatności 56. Wartości, jakie wyświetlają się po rozwinięciu tego pola pochodzą ze słownika sposobów płatności opisanego w dalszej części niniejszego opracowania. W polu Rodzaj określa się typ wprowadzanego dokumentu. Możliwe do wybrania typy dokumentów to: Faktura RR, Korekta faktury RR Przycisk służy do wyboru dowolnego dokumentu (ale tylko z rodzaju jaki został wybrany z listy Rodzaj) z którego pozycje można skopiować do nowowprowadzonego dokumentu (dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku). Jeśli w rodzaju dokumentu został wybrany którykolwiek z dokumentów korygujących to przycisk ten służy do wyboru dokumentu który będzie korygowany. Dwukrotne kliknięcie na dowolnej pozycji/dokumencie z tabeli która wyświetlona zostaje w wypadku kliknięcia przycisku spowoduje wypełnienie pól nazwanych Korekta dokumentu numerem i symbolem korygowanego dokumentu a tabelka pozycji zostanie wypełniona pozycjami korygowanego dokumentu jeśli nie jest to pierwsza korekta do dokumentu to pozycje 4-38

42 Dziennik wyświetlane w tabelce będą uwzględniały wszystkie poprzednie korekty. W pole Powód korekty można wpisać tekst wyjaśniający potrzebę wystawienia dokumentu korygującego. Pole Nr kor. pełni rolę informacyjną i pokazuje która to już korekta do wybranego dokumentu który jest korygowany. W polu Wystawił system wyświetla imię i nazwisko operatora wystawiającego dokument (jeśli zostało ono podane podczas wprowadzania operatora w module DBAP). Określając instytucję(osobę fizyczną), za którą wystawiany jest dokument (faktura RR) należy określić typ sprzedawcy: kontrahent, pracownik bądź inny. Jeśli zostanie wybrany typ kontrahent bądź pracownik będzie można, po naciśnięciu klawisza F2, wybrać ich ze słownika zdefiniowanego w programie bądź wpisać. Jeśli wpisanego sprzedawcy nie będzie w słowniku program poinformuje użytkownika o tym i wyświetli słownik, do którego będzie można go dopisać. Jeśli natomiast zostanie wybrany inny to pojawią się dodatkowe pola na wpisanie nazwy sprzedawcy, jego adresu i numeru NIP (wypełnienie pól możliwe jest po kliknięciu odpowiedniej zakładki). Opcja inny służy do ewidencjonowania sprzedaży dla kontrahentów gotówkowych zwanych inaczej jednorazowymi. Tacy kontrahenci nie są ewidencjonowani w słowniku kontrahentów systemu FK, oznacza to również, że nie posiadają kartoteki rocznej do obsługi należności lub zobowiązań. Dane te zostaną wykorzystane do wydruku dokumentu oraz rejestru VAT, nie będą jednak pamiętane po eksporcie dokumentów do systemu FK. Zagadnienia związane z eksportem dokumentów do systemu FK zostały opisane w dalszej części niniejszego opracowania. Kolejne pola: Dt. wpł. (-ywu), Dt. wyst.(-awienia), Data sprze.(-daży), Data płat.(-ności) służą do umiejscowienia danego dokumentu w czasie. Dni do zapł.(-aty) różnica między polem Data sprzedaży a polem Data płatności. Program automatycznie wprowadza w pola Data sprzedaży i Data płatności datę wprowadzania dokumentu i wtedy opisywane pole przyjmuje wartość 0. Wprowadzenie innej wartości do tego pola spowoduje zmianę pola Data płatności o ilość wprowadzonych dni i odwrotnie, zmiana pola Data płatności spowoduje zmianę zawartości opisywanego pola. Zmiana pola Data sprzedaży spowoduje takie dopasowanie daty w polu Data płatności, aby różnica między nimi odpowiadała ilości Dni do zapłaty. VAT Mies. miesiąc, w którym dokument zostanie przypisany do rejestru VAT - ten sam co w dacie sprzedaży, któryś z następnych miesięcy ale nie z poprzednich. Jest to faktyczny miesiąc rozliczenia podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Pole Standardowy OPK służy do określenia ośrodka powstawania kosztów, na który zostaną standardowo rozdzielone wszystkie elementy dokumentu. Pola ma za zadanie ułatwić wprowadzania dokumentów gdzie nie występuje rozdział pozycji dokumentów na różne ośrodki powstawania kosztów. W pole Standardowy OPK należy wpisać, bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z kartoteki ośrodków powstawania kosztów odpowiednią pozycję. Po wprowadzeniu nowej pozycji dokumentu system automatycznie przyporządkuje całość wartości tej pozycji do standardowego ośrodku powstawania kosztów. Pole Źródło finansowania służy do przypisania do danego źródła finansowania wystawianego dokumentu sprzedaży. Przypisanie danego dokumentu do źródła finansowania może służyć celom sprawozdawczym, umożliwia sprawdzenie, jaka jest struktura sprzedaży w rozbiciu na źródła finansowania. W pole źródło finansowania należy wpisać bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybrać z listy zdefiniowanych, w słowniku źródeł finansowania odpowiednią pozycję. Pozostałą część formatki wypełnia tabelka służąca do wprowadzania elementów dokumentów. Dodanie nowej pozycji dokumentu jest możliwe po naciśnięciu przycisku Rysunek poniżej przedstawia przykład dodanej nowej pozycji dokumentu: (Dodaj) Kolejne kolumny w powyższej tabelce oznaczają: Lp. numer kolejny pozycji dokumentu. Program automatycznie nadaje kolejny numer pozycji w dokumencie. Nazwa towaru/usługi kolumna umożliwiająca na określenie przedmiotu sprzedaży. JM kolumna określająca jednostkę sprzedaży przypisaną do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. 4-39

43 Dziennik SWW w kolumnie tej znajduje się symbol SWW przypisany do danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży o ile została zdefiniowana. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży. Należy ją uzupełnić. Cena netto w kolumnie tej podawana jest cena netto danego przedmiotu sprzedaży. Dla Usług kontraktowych cena zostanie wprowadzona automatycznie, ponieważ została zdefiniowana w tym słowniku. Dla pozostałych opcji kolumnę należy uzupełnić. Rabat (%) do kolumny użytkownik wprowadza procentową wartość rabatu na podstawie której obliczane są pozostałe wartości dla tej pozycji towarowej. Wartość netto do kolumny tej system wpisuje wartość netto pozycji dokumentu sprzedaży. VAT do tej kolumny wpisywana jest stawka podatku należnego, według której dokonuje się sprzedaży danego przedmiotu sprzedaży. Wartość zostanie wprowadzona automatycznie po określeniu przedmiotu sprzedaży. Wartość VAT w kolumnie tej znajduje się obliczona wartość podatku należnego danej pozycji dokumentu sprzedaży. Wartość brutto w tej kolumnie znajduje się obliczona wartość brutto danej pozycji dokumentu sprzedaży. W kolumnie Ilość OPK w kolumnie tej znajduje się identyfikator pierwszego (lub jedynego) z ośrodków powstawania kosztów, na które rozdzielona jest kwota danej pozycji dokumentu. Jeśli ośrodek powstawania kosztów jest jeden naciskamy klawisz F2 pojawia się tabelka ze słownikiem Ośrodki powstawania kosztów, z której wybieramy jeden z ośrodków. Aby rozdzielić daną pozycję dokumentu na większą niż jedna ilość pozycji OPK, należy nacisnąć klawisz F3. Zostanie wówczas wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku, umożliwiająca dokonanie rozdziału na ośrodki powstawania kosztów. W tabelce przedstawionej na powyższym rysunku kolumna Lp. zawiera kolejny numer rozdziału. Kolumna Symbol OPK zawiera symbol ośrodku powstawania kosztów. Przy wprowadzaniu nowej pozycji rozdziału w polu tym wpisuje się konkretny symbol ośrodka (można skorzystać ze słownika Ośrodki powstawania kosztów wciskając klawisz F2 i wybrać ośrodek klikając dwa razy na nim symbol zostanie automatycznie przeniesiony). Kolumna Nazwa OPK zostanie automatycznie wypełniona po wybraniu symbolu OPK. Ilość kolumna określa ilość sprzedanego przedmiotu sprzedaży dla danego OPK. W szczególnych przypadkach mogą to być wartości niecałkowite. W kolumnę Netto program wpisuje kwotę netto. Jest ona iloczynem kolumny Ilość i ceny netto, która została określona w poprzedniej formatce wyborem pozycji w kolumnie Nazwa towaru/usługi. Zarówno kolumnę Ilość jak i Netto można wprowadzić ręcznie. Wprowadzenie jednej z nich spowoduje aktualizację drugiej. Kolumny VAT i Brutto wypełniane są w sposób automatyczny. W górnej części okienka znajduje grupa pól informacyjnych Pozostaje do rozdziału, która informuje 4-40

44 Dziennik użytkownika o pozostałej ilości przedmiotów sprzedaży do podziału. Jeśli ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK przekroczy ich ilość określoną w pozycji dokumentu to w polach zostaną wyświetlone wartości ujemne a próba zatwierdzenia wprowadzonych pozycji spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia: Nie można rozdzielić większej kwoty, niż kwota pozycji. W takiej sytuacji należy poprawić odpowiednie kwoty lub ilości. Może zajść również taka sytuacja, że ilość przedmiotów sprzedaży rozdzielona na odpowiednie OPK będzie mniejsza od ilości określonej w pozycji dokumentu. W takiej sytuacji da się zatwierdzić wprowadzone pozycje, ale podczas eksportu do programu FKK dokument z taką nie do końca rozdzieloną pozycją zostanie pominięty w eksporcie (opis eksportu dokumentów do programu FKK zostanie opisany w dalszej części niniejszego opracowania). Wszystkie prawidłowo wprowadzone pozycje zatwierdzamy przyciskiem (Zatwierdź), i przechodzimy do wprowadzania nowej pozycji w dokumencie lub po zatwierdzeniu całego dokumentu do wprowadzania nowego dokumentu. Drukowanie duplikatu faktury odbywa się poprzez zaznaczenie pola Drukuj duplikat na oknie wydruku. Na wydruku takim do tekstu Faktura VAT nr... dołączany jest tekstem Duplikat z dnia... Zaznaczenie pola Bez podglądu powoduje wydruk dokumentu bezpośrednio na drukarkę, bez wyświetlania okna z podglądem wydruku. 4.2 Dokumenty pomocnicze Funkcja służy do przechowywania dokumentów wystawionych przed wdrożeniem systemu, wprowadzonych do systemu w celu wystawienia korekty. Obsługa wprowadzania dokumentów pomocniczych nie różni się od wprowadzania zwykłych dokumentów sprzedaży jedyną różnicą jest brak możliwości wystawiania paragonów. Oprócz tego dokumenty takie nie będą drukowane na zestawieniach zbiorczych. 4-41

45 Słowniki Rozdział 5 Słowniki Funkcja Słowniki obsługuje operacje takie jak dodawanie, modyfikowania oraz usuwanie danych na wszystkich wykorzystywanych przez program słownikach 5.1 Rejestry dokumentów Słownik umożliwia dodawanie, edytowanie parametrów, usuwanie rejestrów sprzedaży i modyfikację formatek za pomocą których wprowadzane będą dokumenty sprzedaży. Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Kolejne kolumny oznaczają: Kod unikalny kod, pod jakim będzie występować definiowany rejestr. Nazwa nazwa definiowanego rejestru. Sposób numeracji sposób, w jaki będą numerowane kolejne dokumenty w ramach rejestru. 5-42

46 Słowniki Istnieją dwie możliwości określenia sposobu numerowania (miesięcznie lub rocznie). Schemat symbolu kolumna ta zawiera definicję sposobu budowy symbolu dokumentu sprzedaży dla danego rejestru sprzedaży. Aby zdefiniować nowy rejestr sprzedaży należy nacisnąć przycisk (Nowy). Po jego naciśnięciu na ekranie pojawi się formatka przedstawiona poniżej: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø 5-43 Pola Kod oraz Nazwa odpowiadają kolumnom Kod oraz Nazwa na opisywanej poprzednio formatce prezentującej słownik. Pole Kod w FKK umożliwia pośrednio na przypisanie do rejestru sprzedaży schematu księgowania. W pole to wpisujemy, bądź po naciśnięciu klawisza F2 wybieramy z dostępnej listy zdefiniowanych dokumentów źródłowych, konkretny rodzaj dokumentu źródłowego, z którym związany jest schemat księgowania. Pole Sposób numeracji będące listą jednowariantową pozwala na określenie czy dokumenty wprowadzane do rejestru będą numerowane w ramach miesiąca czy też roku. W przypadku numerowania miesięcznego pierwsze dwie cyfry numeru będą oznaczać numer miesiąca, kolejne cyfry będą zaś tworzyć numer dokumentu w ramach miesiąca. W przypadku numerowania rocznego wszystkie cyfry przeznaczone będą do budowy numeru dokumentu w obrębie roku. Pole Długość numeru pozwala na określenie ilości cyfr, na których zapisany będzie numer dokumentu. Należy pamiętać, że w przypadku numeracji miesięcznej dwie pierwsze cyfry numeru zarezerwowane będą na numer miesiąca (np. jeśli Długość numeru będzie wynosić 5 to będzie można do danego rejestru wpisać max 999 dokumentów). Pole Schemat budowy symbolu faktury umożliwia wybranie (po naciśnięciu klawisza F2) ze słownika dostępnych schematów budowy symbolu dokumentu, schematu, według którego będzie budowany symbol dla dokumentów wprowadzanych do definiowanego rejestru. Pole Sposób budowy pomocniczego symbolu transakcji uzupełnia się za pomocą słownika (klawisz F2) wcześniej zdefiniowanym schematem budowania symbolu transakcjiď. Domyślny rodzaj dokumentu wybór pozycji z listy pozwala na określenie jaki domyślny rodzaj dokumentu będzie wybierany z listy podczas wprowadzania dokumentu sprzedaży do tego rejestru. Rejestr pomocniczy znacznik pozwalający na określenie czy dany rejestr będzie rejestrem pomocniczym czy też głównym.

47 Słowniki Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji zatwierdzamy je a następnie zamykamy formatkę. Utworzony przed chwilą rejestr pojawi się na formatce słownika. Dla każdego z rejestrów powinien zostać zdefiniowana formatka (definiowanie formatki może polegać tylko na zatwierdzeniu ustawień standardowych zawartych w programie). W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe wprowadzanie dokumentów do tego rejestru (nie będzie on wyświetlony na formatce, z której wybiera się rejestr sprzedaży podczas księgowania dokumentu). Po podświetleniu rejestru, dla którego chcemy zdefiniować formatkę należy nacisnąć przycisk Definicja formularza. Spowoduje to wyświetlenie okienka dialogowego pokazanego na poniższym rysunku: W lewej części wyświetlonego powyżej okienka, znajduje się lista pól opcjonalnych (okienko Pola dialogu i Opis kolumny( Pola dialogu wyświetlane są w nagłówku natomiast kolumny są przyporządkowane do pozycji dokumentu sprzedaży i mają znaczenie podczas przepisywania do dziennika FK (segmenty kont na które trafią kwoty dokumentów sprzedaży mogą być słownikowane wartościami które będą wprowadzone w tych polach).)), które mogą zostać umieszczone na formatce wprowadzanego dokumentu (okienko Definicja formularza do wprowadzania dokumentów sprzedaży). Aby umieścić któreś z tych pól na formatce należy, zaznaczyć je w lewym oknie w polu Aktywne ( ) i nacisnąć przycisk Odśwież dialog. Spowoduje to pojawienie się tego pola w prawym okienku w określonym przez parametry Lewo, Prawo miejscu i o określonych przez parametry Długość, Szerokość wymiarach (nowe pola pojawiają się pod ostatnim standardowym polem Opis, parametrów pól standardowych nie da się modyfikować). Następnie należy, przeciągnąć to pole w odpowiednie miejsce na formatce lub zmienić odpowiednie wartości w lewym okienku w kolumnach Lewo i Góra (wartości oznaczają odległość pola od lewego i górnego brzegu okna). Można również zmienić wielkość pola, które będzie umieszczone na formatce zmieniając odpowiednie wartości w lewym okienku (Szerokość i Długość). Po zdefiniowaniu wyglądu formularza należy nacisnąć przycisk Zapisz (definiowanie formatki może polegać tylko na zapisaniu standardowych ustawień zapisanych w programie, bez wstawiania dodatkowych pól i jakiejkolwiek ingerencji w formatce). Od tego momentu jest zdefiniowana formatka za pomocą której będą wprowadzane dokumenty. 5-44

48 Słowniki 5.2 Indeks usług Funkcja ta pozwala na ewidencjonowanie usług, jakie może sprzedawać jednostka. Po wybraniu ten funkcji zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Poszczególne kolumny oznaczają: Kod unikalny kod, pod jakim będzie występować dana usługa. Nazwa nazwa usługi. J.M. przyporządkowana do danej usługi jednostka miary. Stawka VAT zawiera zdefiniowaną dla danej usługi stawkę podatku VAT. Symbol SWW oznacza zdefiniowany dla danej usługi symbol SWW. Aby dodać nową usługę do słownika klikamy przycisk (Dodaj). Wyświetlona zostanie formatka wyglądająca jak poniżej. Do poszczególnych pól formatki wprowadzamy: Kod do tego pola użytkownik wprowadza unikalny kod dla nowej usługi (max 10 znaków). Nazwa użytkownik wpisuje nazwę nowej usługi. Jednostka miary użytkownik wpisuje jednostkę miary lub po naciśnięciu klawisza F2 wybiera jednostkę miary ze słownika. Stawka VAT użytkownik określa stawkę podatku VAT dla nowej usługi (naciskając klawisz F2 wybiera stawkę ze słownika). Symbol SWW użytkownik wprowadza symbol SWW dla nowej usługi. OPK pole może zawierać symbol OPK (pole jest słownikowane tabelą OPK) który następnie przypisany zostanie do pozycji w dokumencie. Słownik niniejszy umożliwia na pamiętanie cen dla poszczególnych usług w rozbiciu na miesiące w obrębie danego roku. Aby zdefiniować cenę dla określonej usługi należy dwukrotnie kliknąć myszką na danej usłudze. Spowoduje to wyświetlenie okienka przedstawionego na poniższym rysunku. 5-45

49 Słowniki Aby dodać nową cenę w miesiącu, w którym nie jest zdefiniowana cena usługi, należy kliknąć przycisk (Nowy). Po jego przyciśnięciu na ekranie pojawi się okienko przedstawione na poniższym rysunku: Wybieramy miesiąc, wpisujemy cenę usługi, zatwierdzamy. Aby zmienić już zdefiniowaną cenę należy przycisnąć klawisz 5.3 (Edycja). Sposoby budowy symbolu dokumentu sprzedaży Słownik ten umożliwia zdefiniowanie schematów budowy numeru dokumentów sprzedaży. Schematy te można następnie przyporządkować do rejestrów sprzedaży, określając w ten sposób budowy symbolu dokumentu dla wszystkich wprowadzonych do danego rejestru dokumentów sprzedaży. Zgodnie z tym schematem będą numerowane dokumenty sprzedaży wprowadzone do rejestru sprzedaży. Schemat budowy symbolu dokumentu jest parametrem rejestru sprzedaży. Po wybraniu tej opcji na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych schematów budowy symboli o wyglądzie przedstawionym na poniższym rysunku: Znaczenie poszczególnych kolumn: Schemat zawiera zdefiniowany niepowtarzalny schemat budowy symbolu dokumentu Nazwa zawiera nazwę danego schematu. Aby zdefiniować nowy schemat należy przycisnąć przycisk Nowy. Po jego przyciśnięciu na ekranie zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. 5-46

50 Słowniki Schemat budowy symbolu faktury budujemy wstawiając do pola odpowiednie sekcje, które wybieramy z listy jednowariantowej (patrz rysunek powyżej). Sekcje, które można wykorzystać przy budowie schematu: Rejestr z systemu FKK Rejestr z systemu RS Rok Miesiąc Numer kolejny Numer kolejny w miesiącu Sekcja Rejestr z systemu FKK odpowiada za umieszczenie w symbolu dokumentu, kodu rejestru, do którego dokument trafi po zaksięgowaniu. Aby sekcja ta działała prawidłowo muszą być spełnione następujące warunki: do danego rejestru sprzedaży musi być przypisany typ dokumentu źródłowego, w definicji dokumentu źródłowego musi być określony schemat księgowania dokumentów tego typu, jak również rejestr księgowy do którego trafią dekrety wynikowe. Sekcja Rejestr z systemu RS - Wybranie tej opcji spowoduje stworzenie symbolu dokumentu w oparciu o rejestr z systemu Rejestr sprzedaży oraz o numer dokumentu w ramach tego rejestru. Rok sekcja ta odpowiedzialna jest za umieszczenie w symbolu dokumentu aktualnego roku Miesiąc sekcja ta odpowiedzialna jest za umieszczenie w symbolu dokumentu numeru aktualnego miesiąca Numer kolejny sekcja ta jest odpowiedzialna za zapewnienie odpowiedniej numeracji dokumentów w obrębie rejestru z systemu FKK. Aby dodać do schematu nowy człon należy za pomocą listy jednowariantowej wybrać odpowiadającą nam sekcję a następnie przycisnąć przycisk. Aby dodać separator należy dopisać go w polu schematu. Nie zaleca się ręcznego dopisywania sekcji schematu z powodu na możliwości pomyłki i w konsekwencji błędnego budowania symbolu dokumentu. Należy również zwrócić uwagę aby zbudowany schemat umożliwiał tworzenie niepowtarzalnych symboli dokumentów. Nie dopełnienie tego warunku spowoduje błędy przy próbie zapisu dokumentu posiadającego symbol zbudowany w oparciu o taki schemat. Pole wybieralne Sposób numeracji pozwala na określenie formatu numeru nadanego przez sekcję Numer kolejny. Możliwa jest jedna z dwóch możliwości: numer może być nadawany w obrębie miesiąca w takim przypadku dwie pierwsze cyfry numeru oznaczają miesiąc w którym wystawiony był dokument numer może być również nadawany w obrębie roku. W polu Długość numeru możemy określić z ilu znaków będzie składał się numer. Należ nadmienić, że dla miesięcznego sposobu numeracji i dla długości numeru równej 5 ilość stworzonych numerów dokumentów sprzedaży wyniesie 999 (wg schematu: 2 miejsca na oznaczenia miesiąca + 3 miejsca na oznaczenie kolejnego numeru). 5-47

51 Słowniki Pole Opis pełni rolę informacyjną. 5.4 Sposoby budowy pomocniczego symbolu transakcji Słownik ten umożliwia zdefiniowanie schematów budowy pomocniczego symbolu transakcji sprzedaży. Schematy te można następnie przyporządkować do rejestrów sprzedaży, określając sposób budowy symbolu transakcji dla wszystkich wprowadzonych do danego rejestru dokumentów sprzedaży. Schemat budowy symbolu transakcji jest parametrem rejestru sprzedaży. Po wybraniu tej opcji na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych schematów budowy symboli o wyglądzie przedstawionym na poniższym rysunku: Znaczenie poszczególnych kolumn: Schemat zawiera zdefiniowany niepowtarzalny schemat budowy symbolu transakcji, Nazwa zawiera nazwę danego schematu. Aby zdefiniować nowy schemat należy przycisnąć przycisk Nowy. Po jego przyciśnięciu na ekranie zostanie wyświetlona formatka przedstawiona na poniższym rysunku. Schemat budowy pomocniczego symbolu transakcji budujemy wstawiając do pola odpowiednie sekcje (patrz rysunek powyżej), które wybieramy z listy oddzielając je separatorami (np. /, itp.). Sekcje, które można wykorzystać przy budowie schematu: Rok Miesiąc Symbol dokumentu Symbol dokumentu korygowanego Rok sekcja ta odpowiedzialna jest za umieszczenie w symbolu transakcji aktualnego roku, Miesiąc sekcja ta odpowiedzialna jest za umieszczenie w symbolu transakcji numeru aktualnego miesiąca, Symbol dokumentu sekcja ta odpowiedzialna jest za umieszczenie w symbolu transakcji numeru dokumentu. 5-48

52 Słowniki Aby dodać do schematu nowy człon należy za pomocą listy wybrać odpowiadającą nam sekcję a następnie przycisnąć przycisk. Aby dodać separator należy dopisać go w polu schematu. Nie zaleca się ręcznego dopisywania sekcji schematu z powodu na możliwości pomyłki i w konsekwencji błędnego budowania symbolu dokumentu. Należy również zwrócić uwagę, aby zbudowany schemat umożliwiał tworzenie niepowtarzalnych symboli transakcji. Nie dopełnienie tego warunku spowoduje błędy przy próbie zapisu dokumentu posiadającego symbol zbudowany w oparciu o taki schemat. Pole Opis pełni rolę informacyjną. 5.5 Indeks usług medycznych Słownik ten umożliwia zdefiniowanie zbioru sprzedawanych przez daną jednostkę usług medycznych, łącznie z określeniem planu finansowego usługi oraz działalności w ramach której prowadzi się daną usługę medyczna. Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych usług medycznych. Wygląd tej listy przedstawiony jest na poniższym rysunku. Kolejne kolumny tabelki oznaczają: Kod niepowtarzalny ciąg znaków identyfikujący jednoznacznie daną usługę Nazwa pełna nazwa usługi. Plan finansowy kod planu finansowego, do którego przypisano daną usługę. Działalność kod działalności, do której przyporządkowano daną usługę Poziom referencyjny kod poziomu referencyjnego, do którego przyporządkowano daną usługę J.M. jednostka miary zdefiniowana dla danej usługi Stawka VAT stawka podatku VAT, jakiej podlega dana usługa. Symbol SWW zdefiniowany dla danej usługi symbol SWW. OPK ośrodek powstawania kosztów, na który zostanie rozdzielony koszt usługi medycznej. Aby dodać nową pozycję należy przycisnąć przycisk Nowy. Po jego przyciśnięciu pojawi się na ekranie następująca formatka: 5-49

53 Słowniki Do poszczególnych pól wpisujemy: Kod pole uzupełniamy unikalnym symbolem składającym się zarówno z cyfr jak i z liter o długości do 15 znaków. Jeśli stworzony kod już istnieje program wyświetli komunikat informujący o tym, że kod się powtarza i należy go zmienić. Opis opis usługi medycznej. Plan finansowy do tego pola użytkownik wprowadza kod planu finansowego, do którego należy dana usługa, klawiszem F2 można wyświetlić słownik z którego dwukrotnym kliknięciem przenosi się wybraną pozycję do pola. Działalność użytkownik uzupełnia to pole rodzajem działalności, do którego przyporządkowana jest usługa medyczna, wypełniając to pole można skorzystać również ze słownika (klawisz F2). Poziom referencyjny do tego pola wprowadza się poziom referencyjny usługi medycznej (słownik z którego możemy skorzystać wyświetla się klawiszem F2, dwukrotnym kliknięciem przenosi się pozycję do pola). Jednostka miary w tym polu określamy jednostkę kalkulacyjną kontraktu. Klawiszem F2 można wyświetlić słownik Jednostek kalkulacyjnych kontraktu z którego dwukrotnym kliknięciem przenosi się wybraną pozycję do pola. Stawka VAT w tym polu określa się stawkę VAT dla usługi medycznej (klawisz F2 wyświetla słownik, z którego dwukrotnym kliknięciem, przenosi się wybraną pozycję do pola). Symbol PKWiU do pola wprowadza się kod usługi medycznej zgodny z Państwową Klasyfikacją Towarów i Usług OPK do pola wstawiamy związany z usługą medyczną ośrodek powstawania kosztów (klawiszem F2 wyświetlamy słownik z którego dwukrotnym kliknięciem przenosimy wybraną pozycję do pola). Wprowadzenie zdefiniowanej pozycji następuje po naciśnięciu przycisku (Zatwierdź). Edycję, usunięcie, podgląd, wyszukiwanie, sortowanie realizuje się za pomocą standardowych przycisków na pasku narzędzi. 5-50

54 Słowniki 5.6 Poziomy referencyjne Słownik ten umożliwia wprowadzenie poziomów referencyjnych wykorzystywanych między innymi w przypadku definiowania usług medycznych. Po wybraniu ten funkcji systemu, zostanie wyświetlona tabelka przedstawiona na poniższym rysunku: Struktura słownika: Kod niepowtarzalny identyfikator alfanumeryczny, jednoznacznie identyfikujący dany poziom referencyjny Nazwa nazwa danego poziomu referencyjnego Aby wprowadzić nowy poziom referencyjny należy przycisnąć przycisk (Nowy). Po jego przyciśnięciu pojawi się na ekranie następująca formatka: Do pola Kod wprowadza się unikalny kod dla nowego poziomu referencyjnego natomiast do pola Nazwa jego nazwę. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź. 5-51

55 Słowniki 5.7 Usługi kontraktowane Słownik ten służy do przechowywania informacji o zakontraktowanych usługach medycznych. Podczas wprowadzania pozycji słownika wykorzystywany jest Słownik usług, w którym powinny być wprowadzone usługi które zostaną zakontraktowane. Struktura słownika usług kontraktowych: Usługa kod alfanumeryczny jednoznacznie identyfikujący usługę medyczną. Nazwa usługi pełna nazwa usługi. Symbol SWW symbol SWW/PKWiU przyporządkowany danej usłudze medycznej. Stawka VAT stawka podatku VAT przyporządkowana danej usłudze medycznej, wybór stawki możliwy ze słownika Stawki VAT. Cena cena w danym miesiącu usługi medycznej. Źródło finansowania kod alfanumeryczny jednoznacznie identyfikujący źródło finansowania. Kontrakt nazwa definiowanego kontraktu. Plan finansowy kod alfanumeryczny jednoznacznie identyfikujący plan finansowy skojarzony z daną usługą. Działalność kod alfanumeryczny jednoznacznie definiujący działalność skojarzoną z daną usługą. Poziom referencyjny kod alfanumeryczny jednoznacznie definiujący poziom referencyjny przypisany do jednostki realizującą daną usługę. J.M. kod jednostki miary przyporządkowanej do danej usługi. OPK kolumnie tej znajduje się identyfikator ośrodka powstawania kosztów, do którego została przypisana usługa kontraktowana. Ponieważ cena poszczególnych usług może być zmienna w czasie, program umożliwia ustalenie cen miesięcznych dla danej usługi kontraktowej, z zapamiętaniem wszystkich cen pośrednich. Aby zdefiniować cenę dla danej usługi należy kliknąć na niej dwukrotnie myszką. Spowoduje to wyświetlenie następującej tabelki: Aby wpisać nową cenę należy w podanej wyżej formatce nacisnąć przycisk Nowy. Spowoduje to wyświetlenie następującej formatki. 5-52

56 Słowniki Do pola Identyfikator korekty wpisujemy alfanumeryczny kod korekty. Kod ten musi być unikalny w obrębie miesiąca (może być kilka korekt w miesiącu), ale w kilku miesiącach kod ten może się powtarzać (rysunek poniżej). Wybieramy miesiąc z listy Miesiąc, wpisujemy cenę usługi na ten miesiąc (pole Cena) i zatwierdzamy. Opcja ta pełni rolę wyłącznie informacyjną. Aby wprowadzić nową usługę kontraktową należy na liście usług kontraktowych nacisnąć przycisk Nowy. Spowoduje to wyświetlenie następującej formatki. Do odpowiednich pól należy wprowadzić: Źródło finansowania za pomocą słownika, który pojawia się po naciśnięciu klawisza F2 wybieramy odpowiednią pozycję i wstawiamy do pola klikając na nią dwukrotnie. Kontrakt pole informacyjne w którym powinien znaleźć się kod kontraktu. Usługa wybranie ze słownika Usług medycznych (klawisz F2 oraz dwukrotne kliknięcie na wybranej pozycji) spowoduje nie tylko wypełnienie opisywanego pola, ale również pól: Plan finansowy, Działalność, Poziom referencyjny, Symbol PKWiU, Jednostka miary, Stawka VAT, ponieważ dane te zostały przyporządkowane do wybranej usługi ze słownika Usług medycznych. Zmiana tych danych jest niemożliwa. 5-53

57 Słowniki Cena należy wpisać cenę netto zakontraktowanej usługi. OPK naciskając klawisz F2 należy określić, do jakiego ośrodka powstawania kosztów została przypisana zakontraktowana usługa. Zatwierdzenie wprowadzonych elementów spowoduje stworzenie kolejnej pozycji w słowniku i wykorzystywanie jej podczas operacji księgowania. 5.8 Materiały Słownik ten umożliwia wprowadzenie listy materiałów, jakie może sprzedawać jednostka. Dane w zawarte w tym słowniku są wykorzystywane podczas wprowadzania nowej pozycji dokumentu sprzedaży. Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wyświetlona formatka: Opis kolumn: Kod niepowtarzalny ciąg znaków identyfikujący dany materiał Nazwa nazwa materiału J.M. - kod jednostki miary, którą stosuje się w odniesieniu do danego materiału SWW symbol SWW przypisany do danego materiału. Klasa materiału klasa materiału przyporządkowana materiałowi. Stawka VAT stawka VAT określona dla materiału. Aby wprowadzić nowy materiał należy przycisnąć przycisk (Nowy). Po jego przyciśnięciu zostanie wyświetlona następująca formatka: Pole Kod należy uzupełnić unikalnym symbolem materiału, pole Nazwa nazwą materiału, pole Jednostka miary słownikowane jest tabelą jednostek miar, które można wybrać naciskając klawisz F2, pole Symbol SWW należy wypełnić symbolem materiału z Systematycznego Wykazu Wyrobów, pole Klasa materiału wypełnione zostaje klasą wprowadzonego materiału, pole Stawka VAT wypełniane jest jedną z pozycji tabeli Stawki VAT którą jest słownikowane. Po uzupełnieniu wszystkich pól należy je zatwierdzić przyciskiem (Zatwierdź) a następnie zamknąć 5-54

58 Słowniki dialog przyciskiem (Zamknij). Teraz należy zdefiniować jeszcze cenę dla wprowadzonego materiału. Dwukrotne kliknięcie na wybranej pozycji spowoduje wyświetlenie formatki, na której wyświetlone są ceny miesięczne materiału. Dla jednego miesiąca może być wprowadzona tylko jedna cena materiału. Aby wprowadzić cenę na nowy miesiąc, należy nacisnąć przycisk (Nowy). Zostaje wyświetlone okno dialogowe, na którym z listy jednowariantowej Miesiąc wybiera się aktualny miesiąc i wpisuje cenę aktualną dla tego miesiąca. Wprowadzone wartości zatwierdza się przyciskiem (Zatwierdź). Uwaga: W jednym miesiącu może być zdefiniowana tylko jedna cena materiału. Od tego momentu nowa pozycja w słowniku Materiały może być wykorzystywana przy wprowadzeniu pozycji do wprowadzanego dokumentu a cena, jaka zostanie wstawiona w polu Cena Netto dla materiału będzie zależeć od ceny, którą przypisano sprzedawanemu materiałowi w wybranym miesiącu sprzedaży. 5.9 Składniki majątku Słownik ten umożliwia wprowadzenie składników majątku danej jednostki. Słownik ten może być wykorzystywany przy wprowadzaniu nowej pozycji dokumentu sprzedaży. Opis kolumn: Nr inwentarza niepowtarzalny ciąg znaków identyfikujący jednoznacznie dany składnik majątku, Nazwa nazwa składnika majątku, Nazwa KRST nazwa według klasyfikacji rodzajowej środków trwałych, Wart. Pocz. wartość początkowa składnika majątku, 5-55

59 Słowniki Wart. Umorz. wartość umorzenia składnika majątku, SWW symbol SWW przypisany do danego składnika majątku. W celu wprowadzenie nowego składnika majątku należy nacisnąć przycisk pojawi się na ekranie następująca formatka: (Nowy). Po jego naciśnięciu Przy wprowadzaniu wartości do pola KRST można skorzystać ze słownika Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych. Obecność fokusa w polu i naciśnięcie klawisza F2 spowoduje wyświetlenie tego słownika. Dwukrotne kliknięcie na wybranej pozycji spowoduje przeniesienie kodu i nazwy pozycji do pola Nazwa. Wprowadzenie wartości do wszystkich pól i naciśnięcie przycisku Zatwierdź spowoduje dodanie nowej pozycji do opisywanego słownika i możliwość wykorzystania jej podczas dodawania nowej pozycji do wprowadzanego dokumentu. Wybranie jako pozycji sprzedaży składnika majątku spowoduje wstawienie do kolumny Cena Netto różnicy między wartością początkową a wartością umorzenia Sposoby płatności Słownik umożliwia zdefiniowanie obowiązujących w danej jednostce sposobów płatności. Dane z tego słownika są wykorzystywane w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży i są wyświetlane na liście Płatność w nagłówku dokumentu. Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wyświetlona następująca tabelka: Opis kolumn Kod niepowtarzalny ciąg znaków w sposób jednoznaczny identyfikujący dany sposób płatności, Nazwa nazwa sposobu płatności. W celu zdefiniowania nowego sposobu płatności należy przycisnąć przycisk (Nowy). Spowoduje to wyświetlenie następującego okienka: 5-56

60 Słowniki Pola należy uzupełnić wartościami wcześniej opisywanymi. Dodatkowo możliwe jest określenie liczby dni, które mogą upłynąć do czasu zapłaty należności przez kontrahenta do pola Dni zapłaty. W zależności od wartości tego pola oraz odpowiadającego mu pola w danych kontrahenta (patrz rozdział Katalog kontrahenta) w nagłówku dokumentu mogą być wyświetlone różne wartości. Jeśli: Dni do zapłaty dla kontrahenta =0 Dni do zapłaty dla sposobu płatności = 0 wtedy Dni do zapłaty w nagłówku dokumentu =0 Dni do zapłaty dla kontrahenta Dni do zapłaty dla sposobu płatności = 0 Dni do zapłaty w nagłówku dokumentu >0 wtedy =0 Dni do zapłaty dla kontrahenta Dni do zapłaty dla sposobu płatności > 0 Dni do zapłaty w nagłówku dokumentu =0 wtedy = Dni do zapłaty dla sposobu płatności Dni do zapłaty dla kontrahenta Dni do zapłaty dla sposobu płatności > 0 Dni do zapłaty w nagłówku dokumentu >0 wtedy = Dni do zapłaty dla kontrahenta Na liście Płatność w nagłówku wprowadzanego dokumentu znajduje się pole Opis słownika Sposoby płatności Jednostki miar Słownik Jednostek Miar jest słownikiem globalnym tzn. dla wszystkich układów bilansowych i przez wszystkie lata jego zawartość jest wspólna dla wszystkich. Sposób dodawania nowych pozycji, modyfikacja i usuwanie już istniejących został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem

61 Słowniki 5.12 Jednostki kalkulacyjne kontraktow Słownik ten umożliwia zdefiniowanie jednostek miar, którymi będzie się posługiwał program w odniesieniu do usług medycznych. Po wybraniu tej opcji program wyświetli na ekranie tabelkę pokazaną na poniższym rysunku: Opis kolumn: Kod niepowtarzalny ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący daną jednostkę kalkulacyjną kontraktów, Nazwa nazwa jednostki kalkulacyjnej. Aby wprowadzić nową jednostkę kalkulacyjną należy przycisnąć przycisk (Nowy).Spowoduje to wyświetlenie okienka pokazanego na poniższym rysunku: Do pola Kod powinien zostać wpisany kod jednostki i podobnie jak w wypadku Jednostek miar kod ten nie powinien zawierać innych znaków, oprócz liter alfabetu łacińskiego. Do pola Nazwa wprowadza się opis jednostki. Zatwierdzenie wprowadzonych wartości spowoduje możliwość korzystania z wprowadzonej jednostki podczas dodawania nowej pozycji do słownika Usługi medyczne. 5-58

62 Słowniki 5.13 Stawki VAT Słownik ten umożliwia definiowanie obowiązujących w danym okresie sprawozdawczym stawek VAT. Są to parametry wykorzystywane przy automatycznym dekretowaniu dokumentów VAT oraz przy wykonywaniu rejestrów i deklaracji VAT. Stawka VAT może być wyrażona liczbowo lub tekstowo. Wybór stawki VAT wyrażonej liczbowo w trakcie automatycznego dekretowania dokumentu VAT powoduje naliczenie kwoty VAT od podanej kwoty netto. Wybór stawki VAT wyrażonej tekstowo wymaga wprowadzenia zarówno kwoty netto jak i kwoty VAT. Struktura słownika: Stawka stawka VAT wyrażona liczbowo np. 7, 22 lub tekstowo np. razem Słownie - opis opis stawki VAT np. VAT 7%, VAT 22%, razem VAT 5.14 Źródła finansowania Słownik ten umożliwia określenie źródeł finansowania, czyli rodzajów płatników jednostki. Struktura słownika: Identyfikator kod źródła finansowania np. 01, 02 Nazwa nazwa źródła finansowania np. Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakłady Opieki Społecznej, Zakłady 5-59

63 Słowniki Pracy i Instytucje, itp Banki użytkownika Słownik ten umożliwia zdefiniowanie listy rachunków bankowych, które posiada użytkownik systemu. Rachunki te wykorzystywane są w trakcie wykonywania przelewów bankowych oraz drukowania faktur. Wprowadzając nowy rachunek należy wypełnić formularz przedstawiony na rysunku poniżej. Do pól formularza należy odpowiednio wpisać: - Identyfikator unikalny identyfikator rachunku np. 01, 02, - Kraj - pole słownikowe, które zawiera tabelę z kodami i nazwami krajów. Okno Słownik Krajów przedstawiony został na rysunku poniżej: 5-60

64 Słowniki Jeśli któregoś kraju zabraknie w tabeli, istnieje możliwość dodania nowej pozycji w tabeli. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej: Obecne na formatce pola należy uzupełnić zgodnie z ich nazwą. - Oddział banku pole słownikowe z tabelą oddziałów banków dostarczaną wraz z wersją instalacyjną systemu. Na rysunku poniżej przedstawiono wygląd tabeli oddziałów banków. Jeśli oddziału banku nie będzie w tabeli, istnieje możliwość dodania nowej pozycji w tabeli. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej. 5-61

65 Słowniki Obecne na formatce pola należy uzupełnić zgodnie z ich nazwą. Pole BIC umożliwia podanie dla oddziału banku identyfikatora dla transakcji transgranicznych. Identyfikator BIC może być użyty podczas definiowania formatu przelewu elektronicznego podczas eksportu przelewów.(patrz rozdział Rejestr bankowy - formaty przelewów) Wyjątek stanowi pole Kod banku które jest słownikowane tabelą Banki przedstawioną na rysunku poniżej. Słownik ten jest standardowo dostarczany wraz z systemem. Istnieje możliwość dodania nowej pozycji do słownika nowego banku który nie występuje w słowniku (naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu do którego pól należy wpisać kod banku i jego nazwę). Numer rachunku pełny numer rachunku rachunek wprowadzany jest poprzez wypełnienie trzech segmentów: LK liczba kontrolna rachunku wypełniana na rachunków w nowym formacie Oddział banku numer rozliczeniowy oddziału bankowego Numer porządkowy rachunku - numer rachunku w ramach oddziału bankowego, Wartości z tych trzech pól są automatycznie scalane i wyświetlane w dodatkowym polu w którym można dokonać dodatkowego formatowania (wprowadzanie separatorów itp.) Zaleca się by dla rachunków zawierających liczba kontrolna (nowy format rachunków) nie wprowadzana jakiegokolwiek formatowania tzn rachunek ma mieć postać ciągu cyfr. Nazwa banku nazwa banku, w którym jest rachunek, Format przelewu elektronicznego kod formatu elektronicznego przelewu obsługiwanego przez aplikacje banku, w którym jest rachunek pole słownikowane tabelą zdefiniowanych formatów 5-62

66 Słowniki przelewów w systemie. Zatwierdzenie wprowadzonych danych spowoduje dodanie nowej pozycji do słownika Banki użytkownika i umożliwi wykorzystanie wprowadzonej pozycji podczas definiowania nowego Oddziału banku. Zdefiniowanie tego z kolei pozwoli na dodanie nowego Banku użytkownika Kontrahenci Menu umożliwia dostęp do następujących słowników związanych z kontrahentami: Katalog kontrahentów Słownik Cech kontrahentów 5.17 Pracownicy Funkcje kartoteki pracowników są analogiczne jak funkcje związane z kartotekami kontrahentów, które szczegółowo opisane są w rozdziale Kartoteki kontrahentów Upoważnieni do wypożyczania dokumentów Słownik ten umożliwia definiowanie listy osób/jednostek organizacyjnych, mających upoważnienia do wypożyczania dokumentów zakupu. Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlona formatka przedstawiona poniżej. Kolejne kolumny tabelki oznaczają: Nazwa zawiera imię i nazwisko lun nazwę jednostki organizacyjnej upoważnionej do wypożyczania dokumentu. Rola informuje, jaką role pełni osoba wypożyczająca. Hasło informacja, czy zostało wprowadzone hasło autoryzujące wypożyczenie dokumentu. Aby zdefiniować nowa osobę/jednostkę, należy przycisnąć przycisk (Dopisanie nowego rekordu - F5 ). Po jego przyciśnięciu na ekranie zostanie wyświetlone okno, przedstawione poniżej. 5-63

67 Słowniki Ø Pola Nazwa oraz Rola odpowiadają kolumnom Nazwa i Rola na opisanej wcześniej formatce prezentującej słownik. Pole Rola jest polem z rozwijalną listą, z możliwością wyboru spośród następujących wartości: Koordynator Opiniujący Finanse Dyrekcja Księgowy Poniżej pól Nazwa i Rola, znajdują się pola, w których użytkownik ma możliwość ustawienia nowego hasła autoryzującego wypożyczenie dokumentu lub możliwość zmiany tego hasła. Stare hasło Pole aktywne jest tylko w momencie edytowania informacji wcześniej wprowadzonej pozycji do słownika. Z tego miejsca użytkownik ma możliwość zmiany wcześniej wprowadzonego hasła. Hasło pole przeznaczone do wpisania hasła autoryzującego wypożyczenie dokumentu. Powtórz hasło w polu tym użytkownik ma obowiązek powtórzyć hasło, które zostało wpisane w polu powyżej. Wprowadzenie wartości do wszystkich pól i naciśnięcie przycisku Zatwierdź spowoduje dodanie nowej pozycji do opisywanego słownika. 5-64

68 Eksport Rozdział 6 Eksport Funkcja ta umożliwia przeniesienie dokumentów z programu Rejestr sprzedaży do Systemu Finansowo-Księgowego gdzie mogą zostać zaksięgowane. Uwaga: Eksportowany dokument musi opierać się na odpowiednio zdefiniowanym Rodzaju dokumentów źródłowych, któremu został przypisany schemat księgowania podczas definiowania rodzaju dokumentu. Jeśli dokument nie będzie opierał się o taki rejestr to jego eksport będzie niemożliwy, program wyświetli komunikaty: Nie zostały wypełnione wszystkie konieczne pola (rozdział Rejestry dokumentów 42 ). Błąd przy eksporcie dokumentów: [symbol dokumentu]. Dokumenty sprzedaży można eksportować zarówno w postaci plików jak i bezpośrednio do struktur danych modułu FK. Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wyświetlona następująca formatka. W tabelce tej znajdują się wszystkie nie wyeksportowane dokumenty sprzedaży spełniające warunki określone za pomocą list jednowariantowych Miesiąc, Rejestr, Rodzaj, Nabywcy. W przypadku importu paragonów lub raportów dobowych możliwe jest wprowadzenie daty wykonania raportu co skutkuje wyborem tylko tych paragonów lub raportu dobowego które zostały wykonane na dzień wpisany w polu Data raportu. Lista elementów W przypadku innych kontrahentów obciążony zostanie służy do określenia pracownika bądź kontrahenta, który zostanie obciążony należnościami z dokumentów wystawionych dla nabywców gotówkowych. Bez dokonania tego określenia nie jest możliwe wyeksportowanie dokumentów wystawionych dla nabywców gotówkowych. Nie jest możliwe również wyeksportowanie dokumentów, w których dokonano niepełnego rozdziału pozycji dokumentów na ośrodki powstawania kosztów. Obydwie 6-65

69 Eksport przedstawione powyżej sytuacje awaryjne są wykrywane przez program i sygnalizowane użytkownikowi w okienku tekstowym obok przycisku Eksportuj. Zaznaczyć dokumenty przeznaczone do eksportu można dwojako: za pomocą przycisków: Zaznacz wszystkie, poprzez klikanie na szarej belce po lewej stronie numeru dokumentu w tabelce. Rozpoczęcie procesu eksportu następuje po naciśnięciu przycisku Eksport. Podczas trwania tego procesu program wyświetla informacje o jego przebiegu (rysunek poniżej). Aby sprawdzić czy dokumenty zostały przeniesione (w przypadku eksportu bezpośrednio do struktur danych modułu FK), w programie FK należy wybrać funkcję Dokumenty importowe, zostanie wyświetlona formatka, na której należy wybrać z list jednowariantowej Źródło - Rejestr sprzedaży, z listy jednowariantowej Miesiąc miesiąc, dla którego przeniesiono dokumenty, z listy Rejestry - symbol rejestru, dla którego przeniesiono dokumenty, z listy Warunki - Wszystkie). 6.1 Import dokumentów Możliwy jest również import dokumentów sprzedaży do struktur danych Rejestru sprzedaży. Import odbywa się za pomocą plików w formacie XML (uniwersalny format wymiany danych opracowany przez firmę Microsoft). Pliki importowane są do struktur danych rejestru sprzedaży z modułu IMP_EXP bezpośrednio do dziennika dokumentów. Możliwy jest import dokumentów z modułu Obsługa kontraktów oraz z programów innych producentów. 6-66

70 Zestawienia Rozdział 7 Zestawienia W menu zawarte są zestawienia i raporty które będą zawierały informację o dokumentach wprowadzonych do programu i pozycjach materiałowych zawartych w tych dokumentach. Zestawienia podzielone zostały tematycznie na zestawienia dotyczące: Dokumentów zakupu 67 Faktur RR Dokumenty zakupu Menu udostępnia dostęp do następujących zestawień dotyczących dokumentów zakupu: 7-67

71 Zestawienia Rejestr zakupu Funkcja ta umożliwia uzyskanie wydruku rejestru sprzedaży za określony miesiąc z uwzględnieniem informacji o symbolu dokumentu, kontrahencie, kwotach netto, brutto, i poszczególnych kwotach VAT. Możliwe jest założenie kryteriów jakie mają spełniać wydrukowane na zestawieniu dokumenty. Raz zdefiniowane zestawienie może być następnie zapisane i wielokrotnie wykorzystywane przez użytkownika. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona formatka umożliwiająca zdefiniowanie parametrów wydruku. Wygląd tej formatki został przedstawiony na poniższym rysunku: Definiowanie zestawienia Na formatce znajdują się pogrupowane elementy które można wykorzystywać do zdefiniowania zestawienia. Do grup należą: Miesiąc księgowy z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy w których zostały wprowadzone dokumenty sprzedaży a które mają się pojawić na wydruku. Rok / miesiąc rozliczenia VAT z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy rozliczenia podatku VAT do których zostały wprowadzone dokumenty. Data wystawienia/sprzedaży/płatności wprowadzając do pól Od: i Do: daty można określić z jakiego przedziału czasowego pochodzić powinny drukowane dokumenty (będą drukowane dokumenty tylko z wybranego roku księgowego). W grupie Dokumenty wyróżnić można listy: Rejestr za pomocą której dokonuje się wyboru rejestru zakupu 42 do którego wprowadzono dokumenty, Zakres według wybór z listy odpowiedniej pozycji (symbolu lub nr w rejestrze) umożliwia wpisanie do pól Od...Do symbolu dokumentu lub numeru w rejestrze od i do którego drukowane będą dokumenty. Jeśli z listy zostanie wybrany zakres według symbolu dokumentu to można wybrać początek i koniec zakresu z tabeli dokumentów sprzedaży. Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu sprzedaży (Faktura VAT, Rachunek, Faktura VAT 7-68

72 Zestawienia korygująca itp.) Płatność - wybór z listy właściwego sposobu płatności (przelew, gotówka, zaliczenie pocztowe, czek lub wszystkie) Wprowadził/Zatwierdził/Wystawił - możliwość wyboru z rozwijalnej listy operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument Za pomocą grupy elementów Nabywca można wybrać grupy nabywców dla których drukowane będą dokumenty. Wybór pozycji z listy Rodzaj decyduje o tym z jakiej grupy nabywców operator może wybrać pojedynczego nabywcę dla którego będzie drukowane zestawienie. Wybór z listy: Pracownika umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Kontrahenta umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu kontrahentów, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Inni umożliwia wybór dowolnego nabywcy kontrahenta gotówkowego nie ewidencjonowanego w katalogu kontrahentów i pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Wszyscy umożliwia wybór dowolnego nabywcy należącego do wymienionych wcześniej grup, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży. Dla każdego rodzaju z listy można dodatkowo określić konkretnego nabywcę z listy wielowariantowej. Grupa elementów Szereguj daty według wybór przełącznika powoduje szeregowanie pozycji na wydruku według daty operacji lub wystawienia dokumentu. Zapis zdefiniowanego zestawienia Zdefiniowane zestawienie można zapisać a następnie wielokrotnie wykorzystywać. Sposób zapamiętania definicji zestawienia jest następujący: po zdefiniowaniu zestawienia należy kliknąć przycisk Dodaj a następnie do pola Nazwa zestawu wpisać nazwę zestawienia. Kolejną czynnością jest kliknięcie przycisku Zatwierdź, który spowoduje zapisanie definicji zestawienia pod wpisaną nazwą zestawu. Z definicji zestawienia zapamiętywane są następujące ustawienia: dla grupy elementów Data wystawienia/sprzedaży/płatności zapamiętywane są wartości pól Od: i Do:, dla grupy Dokumenty zapamiętywane są wartości wszystkich pól i wybranych pozycji z list, dla grupy Nabywca zapamiętywane są wartości wybranych pozycji z list. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wydruku raportu (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ) 7-69

73 Zestawienia Rejestr zakupu zbiorczo Raport ten umożliwia uzyskanie zbiorczych informacji na temat sprzedaży w określonym miesiącu z rozbiciem na zdefiniowane rejestry oraz typy dokumentów (faktura VAT, rachunek, faktura VAT korygująca, rachunek korygujący, paragon, paragon korygujący). W raporcie zawarte są informacje o kwotach netto, brutto i poszczególnych kwotach VAT. Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wyświetlona formatka pokazana na poniższym rysunku: Na formatce znajdują się pogrupowane elementy które można wykorzystywać do zdefiniowania zestawienia. Do grup należą: Miesiąc księgowy z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy w których zostały wprowadzone dokumenty sprzedaży a które mają się pojawić na wydruku. Rok / miesiąc rozliczenia VAT z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy rozliczenia podatku VAT do których zostały wprowadzone dokumenty. Data wystawienia/sprzedaży/płatności wprowadzając do pól Od: i Do: daty można określić z jakiego przedziału czasowego pochodzić powinny drukowane dokumenty (będą drukowane dokumenty tylko z wybranego roku księgowego). W grupie Dokumenty wyróżnić można listy: Rejestr za pomocą której dokonuje się wyboru rejestru zakupu 42 do którego wprowadzono dokumenty, Zakres według wybór z listy odpowiedniej pozycji (symbolu lub nr w rejestrze) umożliwia wpisanie do pól Od...Do symbolu dokumentu lub numeru w rejestrze od i do którego drukowane będą dokumenty. Jeśli z listy zostanie wybrany zakres według symbolu dokumentu to można wybrać początek i koniec zakresu z tabeli dokumentów sprzedaży. Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu sprzedaży (Faktura VAT, Rachunek, Faktura VAT korygująca itp.) Płatność - wybór z listy właściwego sposobu płatności (przelew, gotówka, zaliczenie pocztowe, czek lub wszystkie) Wprowadził/Zatwierdził/Wystawił - możliwość wyboru z rozwijalnej listy operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument Za pomocą grup elementów Nabywca oraz Odbiorca/Płatnik można wybrać grupy nabywców dla których drukowane będą dokumenty. Wybór pozycji z listy Rodzaj decyduje o tym z jakiej grupy nabywców 7-70

74 Zestawienia operator może wybrać pojedynczego nabywcę dla którego będzie drukowane zestawienie, przy czym można wybrać np. nabywców wszystkich a Odbiorcę/Płatnika zawęzić do wybranego z listy. Wybór z listy: Pracownika umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Kontrahenta umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu kontrahentów, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Inni umożliwia wybór dowolnego nabywcy kontrahenta gotówkowego nie ewidencjonowanego w katalogu kontrahentów i pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Wszyscy umożliwia wybór dowolnego nabywcy należącego do wymienionych wcześniej grup, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży. Zapis zestawienia Zdefiniowane zestawienie można zapisać a następnie wielokrotnie wykorzystywać. Sposób zapamiętania definicji zestawienia jest następujący: po zdefiniowaniu zestawienia należy kliknąć przycisk Dodaj a następnie do pola Nazwa zestawu wpisać nazwę zestawienia. Kolejną czynnością jest kliknięcie przycisku Zatwierdź, który spowoduje zapisanie definicji zestawienia pod wpisaną nazwą zestawu. Z definicji zestawienia zapamiętywane są następujące ustawienia: dla grupy elementów Data wystawienia/sprzedaży/płatności zapamiętywane są wartości pól Od: i Do:, dla grupy Dokumenty zapamiętywane są wartości wszystkich pól i wybranych pozycji z list, dla grupy Nabywca zapamiętywane są wartości wybranych pozycji z list. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wydruku raportu (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ) 7-71

75 Zestawienia Lista dokumentów zakupu Raport ten umożliwia na uzyskanie informacji o wszystkich dokumentach sprzedaży z danego miesiąca wprowadzonych do wybranego rejestru w wybranym miesiącu biorąc pod uwagę nazwę kontrahenta, pracownika lub odbiorcy gotówkowego. Po wybraniu tej funkcji na ekranie monitora zostanie wyświetlona formatka pokazana na poniższym rysunku: Definiowanie zestawienia Na formatce znajdują się pogrupowane elementy które można wykorzystywać do zdefiniowania zestawienia. Do grup należą: Miesiąc księgowy z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy w których zostały wprowadzone dokumenty sprzedaży a które mają się pojawić na wydruku. Rok / miesiąc rozliczenia VAT z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy rozliczenia podatku VAT do których zostały wprowadzone dokumenty. Data wystawienia/sprzedaży/płatności wprowadzając do pól Od: i Do: daty można określić z jakiego przedziału czasowego pochodzić powinny drukowane dokumenty (będą drukowane dokumenty tylko z wybranego roku księgowego). W grupie Dokumenty wyróżnić można listy: Rejestr za pomocą której dokonuje się wyboru rejestru zakupu 42 do którego wprowadzono dokumenty, Zakres według wybór z listy odpowiedniej pozycji (symbolu lub nr w rejestrze) umożliwia wpisanie do pól Od...Do symbolu dokumentu lub numeru w rejestrze od i do którego drukowane będą dokumenty. Jeśli z listy zostanie wybrany zakres według symbolu dokumentu to można wybrać początek i koniec 7-72

76 Zestawienia zakresu z tabeli dokumentów sprzedaży. Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu sprzedaży (Faktura VAT, Rachunek, Faktura VAT korygująca itp.) Płatność - wybór z listy właściwego sposobu płatności (przelew, gotówka, zaliczenie pocztowe, czek lub wszystkie) Wprowadził/Zatwierdził/Wystawił - możliwość wyboru z rozwijalnej listy operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument Za pomocą grup elementów Nabywca oraz Odbiorca/Płatnik można wybrać grupy nabywców dla których drukowane będą dokumenty. Wybór pozycji z listy Rodzaj decyduje o tym z jakiej grupy nabywców operator może wybrać pojedynczego nabywcę dla którego będzie drukowane zestawienie, przy czym można wybrać np. nabywców wszystkich a Odbiorcę/Płatnika zawęzić do wybranego z listy. Wybór z listy: Pracownika umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Kontrahenta umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu kontrahentów, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Inni umożliwia wybór dowolnego nabywcy kontrahenta gotówkowego nie ewidencjonowanego w katalogu kontrahentów i pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Wszyscy umożliwia wybór dowolnego nabywcy należącego do wymienionych wcześniej grup, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży. Na wydruku Listy dokumentów zakupu jest możliwość grupowania po umowie, co umożliwia zawężenie danych dokumentów na wydruku do wybranej umowy. Dodatkowo po zaznaczeniu pola wyboru Tylko sumy, na danym wydruku będą widoczne tylko sumy kwot. Grupa elementów Szereguj daty według wybór przełącznika powoduje szeregowanie pozycji na wydruku według daty operacji lub wystawienia dokumentu. Zapis zdefiniowanego zestawienia Zdefiniowane zestawienie można zapisać a następnie wielokrotnie wykorzystywać. Sposób zapamiętania definicji zestawienia jest następujący: po zdefiniowaniu zestawienia należy kliknąć przycisk Dodaj a następnie do pola Nazwa zestawu wpisać nazwę zestawienia. Kolejną czynnością jest kliknięcie przycisku Zatwierdź, który spowoduje zapisanie definicji zestawienia pod wpisaną nazwą zestawu. Z definicji zestawienia zapamiętywane są następujące ustawienia: dla grupy elementów Data wystawienia/sprzedaży/płatności zapamiętywane są wartości pól Od: i Do:, dla grupy Dokumenty zapamiętywane są wartości wszystkich pól i wybranych pozycji z list, dla grupy Nabywca zapamiętywane są wartości wybranych pozycji z list. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wydruku raportu (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ) 7-73

77 Zestawienia Zakupy wg towarów Raport ten umożliwia uzyskanie informacji o sprzedanych usługach, materiałach środkach trwałych lub pozycjach nie występujących w słownikach przedmiotów sprzedaży dla danego miesiąca, z dokładnym określeniem rodzaju sprzedanego towaru. Po wybraniu tej funkcji z menu na ekranie monitora zostanie wyświetlona formatka pokazana na poniższym rysunku: Definiowanie zestawienia Na formatce znajdują się pogrupowane elementy które można wykorzystywać do zdefiniowania zestawienia. Do grup należą: Miesiąc księgowy z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy w których zostały wprowadzone dokumenty sprzedaży a które mają się pojawić na wydruku. Rok / miesiąc rozliczenia VAT z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy rozliczenia podatku VAT do których zostały wprowadzone dokumenty. Data wystawienia/sprzedaży/płatności wprowadzając do pól Od: i Do: daty można określić z jakiego przedziału czasowego pochodzić powinny drukowane dokumenty (będą drukowane dokumenty tylko z wybranego roku księgowego). W grupie Dokumenty wyróżnić można listy: Rejestr za pomocą której dokonuje się wyboru rejestru zakupu 42 do którego wprowadzono dokumenty, Zakres według wybór z listy odpowiedniej pozycji (symbolu lub nr w rejestrze) umożliwia wpisanie do pól Od...Do symbolu dokumentu lub numeru w rejestrze od i do którego drukowane będą dokumenty. 7-74

78 Zestawienia Jeśli z listy zostanie wybrany zakres według symbolu dokumentu to można wybrać początek i koniec zakresu z tabeli dokumentów sprzedaży. Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu sprzedaży (Faktura VAT, Rachunek, Faktura VAT korygująca itp.) Płatność - wybór z listy właściwego sposobu płatności (przelew, gotówka, zaliczenie pocztowe, czek lub wszystkie) Wprowadził/Zatwierdził/Wystawił - możliwość wyboru z rozwijalnej listy operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument Za pomocą grup elementów Nabywca oraz Odbiorca/Płatnik można wybrać grupy nabywców dla których drukowane będą dokumenty. Wybór pozycji z listy Rodzaj decyduje o tym z jakiej grupy nabywców operator może wybrać pojedynczego nabywcę dla którego będzie drukowane zestawienie, przy czym można wybrać np. nabywców wszystkich a Odbiorcę/Płatnika zawęzić do wybranego z listy. Wybór z listy: Pracownika umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Kontrahenta umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu kontrahentów, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Inni umożliwia wybór dowolnego nabywcy kontrahenta gotówkowego nie ewidencjonowanego w katalogu kontrahentów i pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Wszyscy umożliwia wybór dowolnego nabywcy należącego do wymienionych wcześniej grup, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży. Grupa jednowariantowych list Usługi służy do określenia przedziału towarów dla jakiego będzie tworzony wydruk. Na listach zostaną wyświetlone (w porządku alfabetycznym) wszystkie nazwy przedmiotów sprzedaży które wykorzystane zostały podczas wprowadzania dokumentów. Pod uwagę zostaną też wzięte nazwy przedmiotów sprzedaży nie występujące w standardowych słownikach. Pozycja pusta informuje program o tym że drukowane mają być wszystkie rodzaje usług ograniczone tylko wyborem rodzaju usługi z grupy Umieść na wydruku. Znaczniki znajdujące się w grupie Umieść na wydruku pozwalają na określenie jakiego rodzaju pozycje znajdą się w raporcie: zaznaczenie znacznika materiały spowoduje zawarcie na wydruku pozycji ze słownika Materiały, zaznaczenie znacznika usługi spowoduje zawarcie na wydruku pozycji ze słownika Usługi, zaznaczenie znacznika usługi medyczne spowoduje zawarcie na wydruku pozycji ze słownika Usługi medyczne, zaznaczenie znacznika środki trwałe spowoduje zawarcie na wydruku pozycji ze słownika Składniki majątku, zaznaczenie znacznika inne spowoduje zawarcie na wydruku pozycji z poza słowników. Poniżej znajduje się pole wyboru Nazwa Sprzedawcy. Zaznaczenie tej wartości spowoduje, że na wydruku pojawi się nazwa sprzedawcy. Dodatkowo poprzez wybranie z rozwijalnej listy dostępna jest możliwość Sortowania dokumentów wg: - numeru, - symbolu, - daty sprzedaży, - daty wystawienia. Zapis zdefiniowanego zestawienia Zdefiniowane zestawienie można zapisać a następnie wielokrotnie wykorzystywać. Sposób zapamiętania definicji zestawienia jest następujący: po zdefiniowaniu zestawienia należy kliknąć przycisk Dodaj a następnie do pola Nazwa zestawu wpisać nazwę zestawienia. Kolejną czynnością jest kliknięcie przycisku Zatwierdź, który spowoduje zapisanie definicji zestawienia pod wpisaną nazwą zestawu. Z definicji zestawienia zapamiętywane są następujące ustawienia: dla grupy elementów Data wystawienia/sprzedaży/płatności zapamiętywane są wartości pól Od: i Do:, dla grupy Dokumenty zapamiętywane są wartości wszystkich pól i wybranych pozycji z list, dla grupy Nabywca zapamiętywane są wartości wybranych pozycji z list. 7-75

79 Zestawienia Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wydruku raportu (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ) Zestawienie zbiorczo wg sprzedawców Funkcja umożliwia uzyskanie zestawienia na którym znajdują się informacje o wartości sprzedaży w rozbiciu na wartości Netto, Brutto i VAT dla kontrahenta. Definiowanie zestawienia Na formatce znajdują się pogrupowane elementy które można wykorzystywać do zdefiniowania zestawienia. Do grup należą: Miesiąc księgowy z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy w których zostały wprowadzone dokumenty sprzedaży a które mają się pojawić na wydruku. Rok / miesiąc rozliczenia VAT z listy wielowariantowej należy dokonać wyboru miesięcy rozliczenia podatku VAT do których zostały wprowadzone dokumenty. Data wystawienia/sprzedaży/płatności wprowadzając do pól Od: i Do: daty można określić z jakiego przedziału czasowego pochodzić powinny drukowane dokumenty (będą drukowane dokumenty tylko z wybranego roku księgowego). W grupie Dokumenty wyróżnić można listy: Rejestr za pomocą której dokonuje się wyboru rejestru zakupu 42 do którego wprowadzono dokumenty, Zakres według wybór z listy odpowiedniej pozycji (symbolu lub nr w rejestrze) umożliwia wpisanie do pól Od...Do symbolu dokumentu lub numeru w rejestrze od i do którego drukowane będą dokumenty. Jeśli z listy zostanie wybrany zakres według symbolu dokumentu to można wybrać początek i koniec zakresu z tabeli dokumentów sprzedaży. Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu sprzedaży (Faktura VAT, Rachunek, Faktura VAT korygująca itp.) Płatność - wybór z listy właściwego sposobu płatności (przelew, gotówka, zaliczenie pocztowe, czek lub wszystkie) 7-76

80 Zestawienia Wprowadził/Zatwierdził/Wystawił - możliwość wyboru z rozwijalnej listy operatora wystawiającego, zatwierdzającego i wprowadzającego dokument Za pomocą grup elementów Nabywca oraz Odbiorca/Płatnik można wybrać grupy nabywców dla których drukowane będą dokumenty. Wybór pozycji z listy Rodzaj decyduje o tym z jakiej grupy nabywców operator może wybrać pojedynczego nabywcę dla którego będzie drukowane zestawienie, przy czym można wybrać np. nabywców wszystkich a Odbiorcę/Płatnika zawęzić do wybranego z listy. Wybór z listy: Pracownika umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Kontrahenta umożliwia wybór dowolnego nabywcy z katalogu kontrahentów, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Inni umożliwia wybór dowolnego nabywcy kontrahenta gotówkowego nie ewidencjonowanego w katalogu kontrahentów i pracowników, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży, Wszyscy umożliwia wybór dowolnego nabywcy należącego do wymienionych wcześniej grup, dla którego został wystawiony dokument sprzedaży. Zapis zdefiniowanego zestawienia Zdefiniowane zestawienie można zapisać a następnie wielokrotnie wykorzystywać. Sposób zapamiętania definicji zestawienia jest następujący: po zdefiniowaniu zestawienia należy kliknąć przycisk Dodaj a następnie do pola Nazwa zestawu wpisać nazwę zestawienia. Kolejną czynnością jest kliknięcie przycisku Zatwierdź, który spowoduje zapisanie definicji zestawienia pod wpisaną nazwą zestawu. Z definicji zestawienia zapamiętywane są następujące ustawienia: dla grupy elementów Data wystawienia/sprzedaży/płatności zapamiętywane są wartości pól Od: i Do:, dla grupy Dokumenty zapamiętywane są wartości wszystkich pól i wybranych pozycji z list, dla grupy Nabywca zapamiętywane są wartości wybranych pozycji z list. Naciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie standardowego dialogu wydruku raportu (patrz rozdział Komunikacja z użytkownikiem 12 ) 7.2 Faktury RR Menu udostępnia dostęp do następujących zestawień dotyczących faktur RR: Obsługa pozycji menu jest analogiczna jak w przypadku zestawień dokumentów zakupu

81 Zestawienia 7.3 Wykaz czasu oraz średnigo czasu wypożyczania faktur Funkcja Czas wypożyczania faktur oraz Średni czas wypożyczenia służy do tworzenia wykazu dotyczącego czasu, w jakim dokumenty zostały wypożyczone, jakie to były dokumenty oraz przez kogo zostały wypożyczone. Możliwość ta istnieje dzięki formatkom widocznym poniżej. Po wyborze Rodzaju dokumentu, podaniu Daty wpływu (podanie właściwego roku oraz dat od/do) oraz zaznaczeniu właściwych osób odpowiedzialnych należy użyć przycisku Drukuj. Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie dialogu wyboru urządzenia, na które ma zostać wysłany raport (sposób obsługi dialogu został opisany w rozdziale Komunikacja z użytkownikiem 13 ) i wydruk raportu. 7-78

82 Pomoc Rozdział 8 Pomoc 8.1 Spis treści Wyświetlenie okna pomocy dla modułu. Sposób obsługi pomocy jest identyczny jak w systemie Windows. 8-79

83 Pomoc 8.2 O programie Wyświetlenie informacji o systemie, module oraz licencji. Przycisk Informacje o systemie pozwala wyświetlić informacje techniczne: ustawienie zmiennych środowiskowych oraz wykorzystywanych modułów przez program. 8-80

84 Pomoc 8.3 Licencja Wyświetlenie informacji o aktualnie zarejestrowanych kluczach licencyjnych. Opcja pozwala aktywować załadowane klucze oraz załadować nowe klucze licencyjne do bazy. 8.4 Zmiana hasła Opcja umożliwia zmianę hasła dla zalogowanego użytkownika. Wybranie opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym użytkownik musi podać bieżące hasło (konieczność podania bieżącego hasła podyktowana jest względami bezpieczeństwa. Zabezpieczenie przez możliwością zmiany hasła przez inną osobę) Podanie prawidłowego hasła powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego podanie nowego hasła. 8-81

85 Pomoc Poprawna zmiana hasła sygnalizowana jest wyświetleniem komunikatu: 8-82