ZARZĄDZENIE NR 381/2014 WÓJTA GMINY KURYŁÓWKA. z dnia 12 maja 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 381/2014 WÓJTA GMINY KURYŁÓWKA z dnia 12 maja 2014 r. w sprawie: zasad realizacji Projektu pt. Klub Muchomorka - utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka" w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz w sprawie trybu przekazywania i rozliczania środków finansowych na realizację projektu. Działając na podstawie: art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.) oraz umowy Nr UDA POKL /12-00 z dnia 18 marca 2013r. z Województwem Podkarpackim Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie, zarządzam, co następuje 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają: 1) Program oznacza to Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 28 września 2007 r. nr K (2007) 4547 zmieniony decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607 i decyzją z dnia 5 grudnia 2011 roku nr K (2011) ) Projekt - oznacza to Projekt pt. Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka realizowany w ramach Działania 9.1 określony we wniosku o dofinansowanie Projektu nr WND-POKL /12 zwanym dalej wnioskiem. 3) Wydatek kwalifikowalny - oznacza wydatek kwalifikowalny zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które zamieszczone są na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej: 4) Instytucja Zarządzająca - oznacza to Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. 5) Instytucja Pośrednicząca zwana dalej IP - oznacza Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie 6) Beneficjent - oznacza Gmina Kuryłówka/Zespół Szkół w Kuryłówce. 7) GZOS oznacza Gminny Zespół Obsługi Szkół w Kuryłówce. 8) Koordynator Projektu osoba wchodząca w skład Zespołu d/s Projektu,,Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka 9) Księgowy projektu osoba wchodząca w skład Zespołu d/s Projektu,,Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka 10) Zespół d/s Projektu osoby wymienione w pkt. 8 i Celem Projektu jest zapewnienie 20 dzieciom zamieszkującym Gminę Kuryłówka w wieku 3-5 lat wychowania przedszkolnego. 2. Okres realizacji projektu od r. do r. Zakres odpowiedzialności i zadań Beneficjenta realizowany poprzez,,zespół d/s Projektu 3. Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za całość Projektu wobec IP, w szczególności do jego obowiązków należy: 1) koordynowanie, administrowanie i nadzorowanie Projektu, 2) zarządzanie budżetem Projektu, 3) prowadzenie procedur zamówień publicznych Projektu, 4) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz rozliczeń finansowych Projektu. 5) nadzorowanie i kontrolowanie rozliczeń finansowych Projektu. 6) prowadzenie rozliczeń finansowych i merytorycznych z IP, sporządzanie wniosków o płatność oraz sprawozdań finansowych i merytorycznych Projektu. Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 1

2 7) prowadzenie działań informacyjno promocyjnych oraz upowszechniających osiągnięcia Projektu, 8) organizacja konferencji w ramach Projektu, 9) prowadzenie monitoringu Projektu, 10) organizacja i udział w spotkaniach roboczych w ramach Projektu, 11) prowadzenie obsługi prawnej, księgowej oraz płacowo-kadrowej Projektu, 12) gromadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z realizacją Projektu, 13) umieszczanie obowiązujących logotypów na dokumentach Projektu w szczególności na materiałach promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych, szkoleniowych, administracyjnych oraz sprzęcie, 14) oznaczanie pomieszczeń, w których są prowadzone zadania w ramach Projektu, 15) informowanie uczestników Projektu o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS. 16) rekrutacja uczestników Projektu, 17) organizacja i nadzór merytoryczny procesu dydaktycznego dla uczestników Projektu, 18) wykorzystanie środków finansowych wyłącznie na realizację zadań projektowych, z zachowaniem zasad konkurencyjności, 19) wykorzystywanie materiałów informacyjnych, promocyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez UG Kuryłówka oraz GZOS, 21) oznaczanie budynków i pomieszczeń, w których są prowadzone zadania w ramach Projektu, 22) informowanie uczestników Projektu o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, 23) dokumentowanie wykorzystania pomieszczeń jako wkładu własnego niefinansowego. Zarządzanie finansowe Projektem Podział środków finansowych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu z dnia 18 marca 2013r. nr UDA POKL /12-00 na realizację projektu w łącznej kwocie ,00zł ( w tym wkład własny w wysokości ,00 zł) 2. Okres kwalifikowalności wydatków projektu od r. do r. 3. Tryb, warunki i podstawa dokonywania rozliczeń finansowych: a) Realizacja wydatków następuje zgodnie ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu, podpisaną umową i harmonogramem projektu, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów finansowo księgowych. b) środki finansowe otrzymane na podstawie umowy o dofinansowanie realizacji Projektu przechowywane są na wydzielonym rachunku bankowych Beneficjenta Nr c) Beneficjent, po otrzymaniu transz - transzy, środki finansowe uruchomi na realizację zadania d) rozliczenie środków na wydatki w ramach Projektu przez zespół d/s Projektu oraz wkładu własnego finansowego będzie składane bezpośrednio w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Rzeszowie. 4. Rozliczenie środków finansowych obejmuje zestawienie wydatków poniesionych na realizację Projektu. podpisane przez dyrektora Zespołu Szkół w Kuryłówce i koordynatora projektu. 5. Każda faktura, listy płac lub inne dokumenty finansowe dotyczące wydatków dokonanych w ramach Projektu winny być szczegółowo opisane poprzez umieszczenie na jego odwrocie opisu zgodnie z Załącznikiem nr Warunkiem przekazania środków jest ich dostępność na wyodrębnionym rachunku Projektu. W przypadku braku środków otrzymanych w ramach umowy o dofinansowanie Projektu UG Kuryłówka dokona prefinansowania wydatków, zgodnie ze złożonym elektronicznym zapotrzebowaniem przez zespół ds. Projektu, co najmniej w dniu poprzedzającym wydatek. Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 2

3 7. Przekazane środki finansowe mogą być wykorzystane wyłącznie na sfinansowanie zadań w ramach realizacji Projektu, w oparciu o budżet Projektu oraz aktualny podręcznik kwalifikowalności wydatków Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. 8. Odsetki bankowe na wyodrębnionym rachunku Projektu, stanowią dochód jednostki samorządu terytorialnego. Odsetki te podlegają zwrotowi na rachunek Urzędu Gminy Kuryłówka o numerze Po zakończeniu realizacji zadań z otrzymanych w ramach Projektu środków finansowych Zespół ds. Projektu, zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu niewykorzystanych środków na rachunek bankowy Urzędu Gminy Kuryłówka o numerze Zespół Szkół w Kuryłówce w ramach prowadzenia ewidencji księgowej i przechowywania dokumentacji zobowiązany jest do: a) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zmianami) tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych, powiązana z księgą główną prowadzoną przez GZOS na postawie transferu i scalenia danych, b) ewidencja księgowo - rachunkowa winna być prowadzona przy użyciu komputera w / g programu Vulcan Wrocław. Opis systemu informacyjnego znajduje się w załączniku do polityki rachunkowości Zespołu Szkół w Kuryłówce. c) W celu wyodrębnienia operacji księgowych w zakresie realizacji projektu,,zespół d/ s Projektu winien stosować konta księgowe określone w polityce rachunkowości Zespołu Szkół w Kuryłówce. d) sporządzania planu finansowego oraz prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z właściwą klasyfikacją budżetową oraz zadaniami wynikającymi z budżetu Projektu.` e) w trakcie tworzenia procesu realizacyjnego kontrola finansowa bieżąca winna być prowadzona przez Skarbnika Gminy Kuryłówka lub inną osobę wyznaczoną przez Wójta Gminy Kuryłówka odrębnym zarządzeniem. Z kontroli nie sporządza się odrębnej dokumentacji, prawidłowość realizacji w zakresie finansowym jest udokumentowana podpisem na sprawozdaniach finansowych. Kontrola dokumentacji finansowej winna być prowadzona na bieżąco. f) przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, g) prowadzenia innych czynności wynikających z wniosków i umów w sprawie realizacji Projektu, Zasady komunikacji i przepływu informacji w Projekcie 5. W celu efektywnego zrealizowania Projektu zobowiązuję Zespół d/s Projektu, dyrektora ZS Kuryłówka, dyrektora GZOS Kuryłówka oraz Skarbnika Gminy Kuryłówka do zapewnienia konstruktywnej współpracy i komunikacji we wszystkich kierunkach, w tym z uczestnikami Projektu i instytucjami współpracującymi wspierającymi proces realizacji Projektu, w szczególności poprzez: a) utrzymywanie stałego kontaktu telefonicznego i za pośrednictwem poczty papierowej - elektronicznej, b) udział w cyklicznych spotkaniach i konferencjach organizowanych w ramach Projektu, c) przygotowywanie okresowych sprawozdań merytorycznych z przebiegu realizacji Projektu, d) bieżące reagowanie na pojawiające się problemy związane z realizacją Projektu. Ewaluacja, monitoring i kontrola Projektu Proces ewaluacji i monitoringu dotyczy wszystkich zadań podejmowanych w ramach realizacji Projektu, a w szczególności dotyczy oceny efektywności, skuteczności, trwałości i zgodności poszczególnych zadań w kontekście założonych celów Projektu. 2. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania wewnętrznego systemu kontroli finansowej obowiązującego w jednostce oraz poddania się kontroli prowadzonej przez uprawnione podmioty. 3. Zespół d/s Projektu, jest zobowiązany do opracowania sprawozdań z realizacji Projektu oraz przekazania ich według określonego wzoru, terminu i formy Beneficjentowi. Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 3

4 Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Beneficjent przekaże do Zespołu d/s Projektu, wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Oświadczenia są przechowywane w siedzibie Beneficjenta, odpowiednio do zakresu działań w ramach realizacji Projektu. 2. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy i zleceniobiorcy Beneficjenta, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Beneficjent przekaże wzór w/w upoważnienia. 3. Przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent i Zespół d/s projektu przestrzegają zasady wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych oraz z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz niniejszego zarządzenia Odpowiedzialność za realizację zadań i obowiązków Projektu ponosi Beneficjent. 2. Gminny Zespół Obsługi Szkół w Kuryłówce zobowiązany jest do stosowania wytycznych Beneficjenta. 3. Zobowiązuję dyrektora Zespołu Szkół w Kuryłówce do racjonalnego gospodarowania środkami pieniężnymi zgodnie z zasadami ustalonymi niniejszym zarządzeniem oraz zgodnie z zasadą kwalifikowalności wydatków. 4. Za prawidłowe wykorzystanie i rozliczenie otrzymanych środków finansowych odpowiada dyrektor Zespołu Szkół w Kuryłówce. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od r. Wójt inż. Tadeusz Halesiak Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 4

5 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 381/2014 Wójta Gminy Kuryłówka z dnia12 maja 2014 r. Wzór opisu listy płac Lista plac Nr za m-c.. Wydatek finansowany z projektu Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka, który jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /12-00 realizowanego przez Zespół Szkół w Kuryłówce. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Działania 9.1/Poddziałania PO KL Kwota dokumentu..pln w tym: 1. wydatek kwalifikowalny w kwocie. PLN poniesiony w związku z realizacją zadania Nr 1 Uruchomienie i prowadzenie przedszkola zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: wkład własny ( JST) w kwocie.. PLN, 2. wydatek kwalifikowalny w kwocie.. PLN poniesiony w związku z realizacją zadania Nr 3 Zarządzanie projektem zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: wkład własny (JST) w kwocie...pln, 3. wydatek kwalifikowalny w kwocie. PLN poniesiony w ramach kosztów pośrednich zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: dofinansowanie w kwocie.pln, wkład własny (JST) w kwocie.. PLN, Sprawdzono pod względem formalno rachunkowym.... Wydatek został poniesiony zgodnie z art Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz z późn. zm.).. Sprawdzono pod względem merytorycznym.. Zapłacono dnia... PRZELEW / GOTÓWKA / KARTA Nr dokumentu.... Sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych (dekret) Wzór opis dokumentu finansowo - księgowego Wydatek finansowany z projektu Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka, który jest 1. realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /12-00 realizowanego przez Zespół Szkół w Kuryłówce. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Działania 9.1/Poddziałania PO KL 2. Kategoria zgodna z budżetem projektu Nazwa i Nr zadania 3. Opis merytoryczny wydatku kwota na fakturze dotyczy: Koszt bezpośredni Koszt pośredni 4 Sprawdzone pod względem merytorycznym, pod względem gospodarności, legalności i celowości operacji gospodarczej, sprawdzono zgodność z procedurami wynikającymi z Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Wydatek został poniesiony zgodnie z art... pkt Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia Dz. U.z., Nr.., poz. Data, podpis i pieczęć funkcyjna Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 1

6 z późn. zm. lub sprawdzono zgodność z zastosowaniem zasady konkurencyjności. 5. Kwota kwalifikowalna: 6. Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym Data, podpis i pieczęć funkcyjna 7. Zatwierdzone przez kierownika jednostki Data, podpis i pieczęć funkcyjna. Wzór opisu miesięcznej deklaracji ZUS DRA ZUS DRA.. Wydatek finansowany z projektu Klub Muchomorka utworzenie przedszkola w Gminie Kuryłówka, który jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /12-00 realizowanego przez Zespół Szkół w Kuryłówce. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Działania 9.1/Poddziałania PO KL Kwota dokumentu..pln w tym: 1. wydatek kwalifikowalny w kwocie. PLN poniesiony w związku z realizacją zadania Nr 1 Uruchomienie i prowadzenie przedszkola zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: wkład własny ( JST) w kwocie.. PLN, 2. wydatek kwalifikowalny w kwocie.. PLN poniesiony w związku z realizacją zadania Nr 3 Zarządzanie projektem zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: wkład własny (JST) w kwocie...pln, 3. wydatek kwalifikowalny w kwocie. PLN poniesiony w ramach kosztów pośrednich zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: dofinansowanie w kwocie.pln, wkład własny (JST) w kwocie.. PLN, Sprawdzono pod względem formalno rachunkowym.... Wydatek został poniesiony zgodnie z art Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz z późn. zm.).. Sprawdzono pod względem merytorycznym.. Zapłacono dnia... PRZELEW / GOTÓWKA / KARTA Nr dokumentu.... Sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych (dekret) Id: 7D3AF20F-F693-4ED6-A6AB B253D. Podpisany Strona 2