Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim

Transkrypt

1 Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów poniesionych w ramach projektu. Agnieszka Glaza Samodzielny Specjalista Sekcja Kontroli Gdańsk, Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim Jednym z podstawowych przepisów unijnych jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 1

2 Zgodnie z art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucje Zarządzające odpowiadają za realizację programu operacyjnego zgodnie z zasadą naleŝytego zarządzania finansami, w tym m.in. za zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Umowa o dofinansowanie W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w paragrafie, które cytujemy poniŝej: 10 pkt. 3.: Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób przejrzysty, umoŝliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu. 2

3 Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia teŝ kontrolę prawidłowości ich wykorzystania. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą naleŝy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach juŝ prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości Beneficjenta. Do zakładowego planu kont naleŝy natomiast wprowadzić odrębne konta syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe w takim układzie, aby moŝliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli wykorzystania tych środków. 3

4 Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej Zasady tworzenia i zakres tych dokumentów są takie same dla wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe 1. Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych, 2. Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.) Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla celów realizowanych projektów finansowanych dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych). 4

5 Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim aktem prawnym funkcjonującym u Beneficjenta (np. zarządzenie, uchwała). Takim samym aktem prawnym powinny być wprowadzane zmiany do polityki rachunkowości. Wyodrębniona ewidencja księgowa moŝe być zdefiniowana poprzez: 1. Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych 2. Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki 3. Metody mieszanej częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne 4. Wprowadzenie kont pozabilansowych. 5. Wprowadzenie kodu księgowego. 5

6 Kod księgowy Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten moŝe przyjmować dwie postacie: - kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego - kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym Kod księgowy w ramach systemu księgowego Programy finansowo-księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. JeŜeli program księgowy daje moŝliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu. 6

7 UŜywanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt, taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być jednak odpowiednio skonfigurowany, Ŝeby zapewnić uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki udzielające dotacji. Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp. W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia Ŝadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych. PoniewaŜ jednak metoda ta jest stosowana w ramach funkcjonującego systemu księgowego, wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe opisanie jej w polityce rachunkowości. 7

8 Przykład W związku z otrzymaniem dotacji z Agencji Rozwoju Pomorza na realizację projektu XYZ wprowadza się aneks do polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XYZ o następującej treści: Dla wszystkich operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XYZ stosuje się oznaczenie tych operacji w systemie finansowo-księgowym literą A. Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg wyodrębnienia operacji zaznacza, Ŝe ma to dotyczyć wszystkich operacji związanych z projektem, ale jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. 8

9 Nie mogąc dokonywać przeksięgowań na konto projektu, Beneficjent moŝe zastosować odpowiedni kod księgowy. Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i/lub kodu księgowego Jest jednym z obowiązkowych elementów kontroli podczas której ustala się czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu. 9

10 Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont. Podczas kontroli porównywane są numery kont, na których dokonywane są księgowania z wykazem kont określonym w zakładowym planie kont. Nieprawidłowości naleŝy usunąć poprzez aktualizację planu kont. Przykład Podczas kontroli stwierdzono, Ŝe wydatki związane z realizacją inwestycji (środki trwałe w budowie) były ewidencjonowane na koncie Kontrolujący stwierdził, Ŝe w zakładowym planie kont takie konto nie występuje. Wydane zostanie zalecenie aktualizacji zapisów w zakładowym planie kont. 10

11 2. Nie wyodrębnianie zakupionych środków trwałych w prowadzonej przez Beneficjenta ewidencji środków trwałych. W przypadku braku takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to uzupełnić. W tym przypadku nie ma Ŝadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych. 3. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku kosztów ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Braki te moŝna naprawić poprzez nadanie kodu księgowego. Nie ma w tym zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych 11

12 NaleŜy uczulić osoby zajmujące się księgowością w firmie na fakt, Ŝe wyodrębniona ewidencja księgowa powinna funkcjonować w systemie księgowym juŝ od dnia podpisania umowy. Rachunkowość uproszczona Wyodrębniona ewidencja dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować. Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje powiązane z realizowanym projektem. I tak: 12

13 Beneficjenci prowadzący uproszczoną ewidencję księgową - podatkową księgę przychodów i rozchodów; ewidencję środków trwałych, powinni w kolumnie Uwagi lub Adnotacje, dokonywać dodatkowego, odpowiedniego oznaczenia (symbol, numer, wyróŝnik) operacji realizowanej w ramach projektu. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta ( np. numer umowy o dofinansowanie/kolejny numer porządkowy). PowyŜsza regułę naleŝy stosować odpowiednio w prowadzonej ewidencji środków trwałych. Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej, zobowiązani są do prowadzenia zestawienia zawierającego wykaz dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu, w formie zestawienia tabelarycznego wzór dokumentu dostępny jest na stronie (Załącznik nr 1 - Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu (faktur i innych dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej) 13

14 Dziękuję za uwagę Agnieszka Glaza Samodzielny Specjalista Sekcja Kontroli Tel Adres 14