Specyfikacja Istotnych Warunkow Zamowienia

Transkrypt

1 Specyfikacja Istotnych Warunkow Zamowienia (SIWZ) Nazwa zamowienia: Swiadczenie ustug zwiqzanych z przygotowaniem i organizacja. III Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow 2013 PostQpowanie /13 ul S/c/epamka Krak6m 1 -*8 1? *0 ( MS UuroMratyUkiiuU.pl NIP PL MOON ^ instyiutk&iazki.pl

2 I. Informacje o Zamawiajqcym. Instytut Ksia.zki w Krakowie ul. Szczepariska 1, II pie.tro Krakow j.michalski@instytutksiazki.pl II. Tryb udzielenia zamowienia. Poste.powanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawa. z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamowieri publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 z pozn. zm.) zwana. dalej ustawa. Pzp oraz wydane do niej rozporza.dzenia wykonawcze. Oznaczenie poste.powania: /13 III. Opis przedmiotu zamowienia. 1. Przedmiotem zamowienia jest swiadczenie ustug polegaja^cych na przygotowaniu i organizacji na rzecz Zamawiajqcego III wiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow 2013, ktory jest zaplanowany na dni r., w tym mie_dzy innymi: 1) prowadzenie korespondencji z uczestnikami, w tym ustaleri zwiqzanych z podrozami i zwrotem kosztow podrozy, 2) koordynacja zakwaterowania - w zakresie noclegow zapewnianych przez Zamawiaja.cego, 3) zapewnienie zakwaterowania - w zakresie noclegow zapewnianych przez Wykonawce., 4) zapewnienie transferow, 5) zapewnienie positkow (lunche, przerwy kawowe, dodatkowe napoje), 6) wynajqcie, wyposazenie i obstuga sal na Kongres, 7) zapewnienie Recepcji i Hostow/Hostess, 8) przygotowanie i rozdawanie materiatow konferencyjnych, 9) zapewnienie zwiedzania Krakowa i Wieliczki (Kopalni Soli}. Oznaczenie CPV: Uslugi w zakresie organizacji imprez kulturalnych Uslugi w zakresie organizowania wystaw, targow i kongresow 2. Szczegotowy opis przedmiotu zamowienia stanowi zatqcznik nr 7 do SIWZ. Gdziekolwiek w niniejszej SIWZ znajduje si^ odniesienie do znakow towarowych, patentow lub pochodzenia materiatow, nalezy przez to rozumiec takze materiaty rownowazne. 3. Zamawiajqcy przewiduje mozliwosc udzielania zamowieri uzupetniaja.cych, o ktorych mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, stanowia.cych nie wi^cej niz 50% wartosci zamowienia podstawowego i polegajqcych na powtorzeniu tego samego rodzaju zamowieri. IV. Termin wykonania zamowienia Wykonawca jest zobowi^zany wykonac zamowienie w czasie od podpisania umowy do zakoriczenia organizacji Kongresu tj. do ok r. V. Warunki udziatu w post^powaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spetniania tych warunkow. 1. O udzielenie zamowienia moga. ubiegac sie. Wykonawcy, ktorzy nie podlegajq wykluczeniu z poste.powania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Pzp oraz spetniaja, warunki okreslone na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, ktorych opis sposobu spetniania zostat okreslony w pkt O udzielenie zamowienia moga. ubiegac siq Wykonawcy, ktorzy spetniaja. warunki dotycza.ce: 1) posiadania uprawnieh do wykonywania okreslonej dziatalnosci lub czynnosci, jezeli przepisy prawa naktadajq obowiqzek ich posiadania: Zamawiaja,cy nie precyzuje w tym zakresie zadnych wymagari, ktorych spetnianie Wykonawca zobowiqzany jest wykazac w sposob szczegolny.

3 2) posiadania wiedzy i doswiadczenia: Wykonawca musi wykazac, ze w okresie ostatnich 3 lat przed uptywem terminu sktadania ofert a jezel, okres prowadzenia dziatalnosci jest krotszy - w tym okresie, zrealizowat co najmniej tr'zy zadania polegaja.ce na zorganizowaniu i przeprowadzeniu imprezy takiej, jak kongres konferencja, sympozjum, festiwal. Kazde z zadari o wartosci nie mniejszej niz ztotych brutto, w tym przynajmniej jedno o wartosci nie mniejszej nizloo.ooo ztotych brutto. 3) dysponowania odpowiednim potencjatem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamdwienia: a) potencjal techniczny: Zamawiaja.cy nie precyzuje w tym zakresie zadnych wymagah, ktorych spetnianie Wykonawca zobowia,zany jest wykazac w sposob szczegolny. b) osoby zdolne do wykonania zamowienia: Wykonawca musi wykazac, ze dysponuje tub be.dzie dysponowac co najmniej jedna. osoba. zdolna. do wykonania zamowienia, ktora posiada doswiadczenie w petnieniu funkcji kierowniczej przy realizacji ustug zorganizowania i przeprowadzenia co najmniej dwdch imprez takich, jak kongres, konferencja, sympozjum, festiwal. Kazda z tych imprez przeznaczona dla co najmniej 100 uczestnikow. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Wykonawca musi posiadac srodki finansowe lub zdolnosc kredytowa. w wysokosci co najmniej ,00 ztotych. 3. Ocena spetnienia warunkdw udziatu w poste.powaniu dokonywana be.dzie w formule spetnia/nie spetnia, w oparciu o dokumenty zata.czone do oferty, a ktorych wykaz zawiera pkt. VI niniejszej SIWZ. 4. Wykonawcy moga. wspolnte ubiegac sie. o udzielenie zamowienia, na zasadach okreslonych w art. 23 i 141 ustawy Pzp, ustanawiajqc petnomocnika do reprezentowania ich w postepowaniu albo reprezentowania w poste.powaniu i zawarcia umowy w sprawie zamowienia publicznego. W takim przypadku zaden z wykonawcow nie moze podlegac wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, natomiast warunki okreslone w punkcie V.2 SIWZ musza^ speiniac ta.cznie. VI. Oswiadczenia i dokumenty jakie maja. dostarczyc wykonawcy w celu potwierdzenia spetniania warunkow udziatu w post^powaniu. 1. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z poste.powania o udzielenie zamowienia wykonawcy w okolicznosciach, o ktorych mowa w art. 24 ust 1 ustawy Pzp, nalezy do oferty zata,czyc naste.puja.ce oswiadczenie: 1.1. Oswiadczenie o braku podstaw do wykluczenia z poste_powania zgodnie z zata.cznikiem nr 2 do SIWZ. 2. Na potwierdzenie spetniania warunkow okreslonych w pkt V.2. nalezy do oferty za^czyc naste.puja.ce oswiadczenia i dokumenty: 2.1. Oswiadczenie o spetnianiu warunkow udziatu w poste.powaniu zgodnie z zata,cznikiem nr 3 do SIWZ Wykaz ustug zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed uptywem terminu sktadania ofert, a jezeli okres prowadzenia dziatalnosci jest krotszy - w tym okresie, z podaniem ich wartosci, przedmiotu, dat wykonania i odbiorc6w, na formularzu zgodnym z trescia. zata,cznika nr 4 (,,Doswiadczenie"). Wykaz musi potwierdzac spetnienie warunku, o ktorym mowa w pkt V.2.2. SIWZ. Do wykazu nalezy zat^czyt dokumenty potwierdzaja.ee, ze wskazane w wykazie ustugi zostaty wykonane nalezycie. Wartosci podane w w/w dokumentach w walutach innych niz wskazana przez Zamawiajgcego Wykonawca przeliczy wg sredniego kursu NBP na dzieh ukazania sie. ogtoszenia o niniejszym zamowieniu Wykaz osob, ktorymi dysponuje Wykonawca i ktore be.da. uczestniczyc w wykonywaniu zamowienia, z podaniem dla kazdej osoby naste.puja.cych informacji: imi^ i nazwisko, doswiadczenie zawodowe, podstawa do dysponowania dana. osoba. - w zakresie potwierdzaja.cym spetnienie warunku

4 opisanego w pkt V.2.3.b, na formularzu wykazu osob i oswiadczenia zgodnym z trescia. zata.cznika nr 5 doslwz Informacje. banku lub spotdzielczej kasy oszcze.dnosciowo-kredytowej, w ktorych Wykonawca posiada rachunek, potwierdzaja_cej wysokosc posiadanych srodkow finansowych lub zdolnosc kredytowa. wykonawcy na poziomie nie nizszym, niz w pkt V.2.4. SIWZ, wystawiona. nie wczesniej niz 3 miesia.ce przed uptywem terminu sktadania ofert. 3. W sytuacji, gdy Wykonawca polega na zasobach innych podmiotow, na zasadach okreslonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zobowiqzany jest udowodnic, iz be^dzie dysponowat zasobami niezbe.dnymi do realizacji zamowienia, w szczegolnosci przedstawiaja.c w tym celu pisemne zobowia.zanie tych podmiotow do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbe.dnych zasobow na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamowienia. Jezeli Wykonawca, wykazuja.c spetnianie warunku, o ktorym mowa w pkt V.2.4. SIWZ, polega na zdolnosciach finansowych innych podmiotow na zasadach okreslonych w art. 26 ust. 2b ustawy, wymaga sie_ przedtozenia informacji, o ktorej mowa w pkt VI.2.4. SIWZ, dotycza_cej tych podmiotow. 4. W przypadku sktadania oferty przez wykonawcow wspolnie ubiegaja.cych si$ o zamowienie: 4.1 Oswiadczenia okreslone w punkcie VI.1.1 oraz VI.2.1. musza. bye ztozone w imieniu wszystkich wykonawcow. 4.2 Dokumenty okreslone w pkt VI lub VI.3. moga_ bye ztozone przez kazdego z Wykonawcow. 5. Jezeli wykonawca ma siedzibe. lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, stosuje sie_ do 4 Rozporza.dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajow dokumentow, jakich moze zqdac zamawiajqcy od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogq bycsktadane (Dz. U. z 2009 r., Nr 226, poz. 1817). 6. Dokumenty moga. bye sktadane w formie oryginatow lub kserokopii poswiadczonych za zgodnosc z oryginatem przez wykonawcy (za wyj^tkiem oswiadczenia, o ktorym mowa w pkt VI.2.1, ktore powinno bye sktadane w formie pisemnej). 7. Dokumenty sporza.dzone wj^zyku obcym sa. sktadane wraz z ttumaczeniem na je.zyk polski. VII. Sposob porozumiewania si^ zamawiajqcego z wykonawcami 1. Wyjasnienia tresci i ewentualne zmiany SIWZ b^da. dokonywane zgodnie z trescia, art. 38 ustawy Pzp. 2. W niniejszym poste_powaniu wszelkie oswiadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiajqcy i Wykonawcy przekazuja. pisemnie lub drogq elektronicznq (adres Zamawiaja.cego: j.michalski@instytutksiazki.pl). Zamawiaja.cy wymaga niezwtocznego potwierdzenia otrzymania informacji przestanej w formie innej niz pisemna. 3. Dokumenty lub informacje przekazywane Wykonawcy droga. elektroniczn^ be,dg przesytane na adres poczty elektronicznej wskazany przez WykonawcQ w ofercie lub we wczesniejszej korespondencji, a Jezeli Wykonawca nie wskaze zadnego adresu - na gtowny adres Wykonawcy podany w jego dokumentach firmowych lub na jego stronie internetowej. 4. Osoba. upowaznionq do kontaktu z wykonawcami w sprawie zamowienia jest Jakub Michalski. VIII. Wymagania dotycza.ce wadium. 1. Wykonawca jest zobowia.zany do wniesienia wadium w wysokosci: 3.000,00 ztotych (stownie: trzy tysia.ce ztotych 00/100) 2. Wadium musi bye wniesione przed uptywem terminu sktadania ofert w jednej lub kilku naste.puja.cych formach, w zaleznosci od wyboru Wykonawcy: a. pienia.dzu, przelewem na rachunek bankowy w Banku Millenium SA, nr , b. pore.czeniach bankowych; c. por^czeniach pienie.znych spotdzielczych kas oszcz^dnosciowo-kredytowych; d. gwarancjach bankowych; e. gwarancjach ubezpieczeniowych;

5 f. pore_czeniach udzielanych przez podmioty, o ktorych mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsi^biorczosci (t. jedn. Dz. U. z 2007 r. Mr 42, poz. ;/Sze?m.}. 3. Wadium wnoszone w formie pore.czeri lub gwarancji powinno bye ztozone w oryginale i musi obejmowac caty okres zwia_zania oferta,. 4. Wadium wniesione w pienia.dzu przelewem na rachunek bankowy musi wptyn^c na wskazany w pkt. VIII.1.2.a) rachunek bankowy Zamawiaja,cego najpozniej przed uptywem terminu sktadania ofert. 5. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub pore,czenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub pore.czenie obejmowaty odpowiedzialnos'c za wszystkie przypadki powoduj^ce utrate wadium przez Wykonawce,, okreslone w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Pzp. IX. Termin zwiazania oferta.. 1. Sktadajacy ofert^ pozostaje nia. zwia.zany przez okres 30 dni, liczac od uptywu terminu sktadania ofert. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiajqcego moze przedtuzyc termin zwi^zania oferta,, z tym ze zamawiajqcy moze tylko raz, co najmniej na 3 dni przed uptywem terminu zwiazania oferta., zwrocic si$ do wykonawcow o wyrazenie zgody na przedtuzenie tego terminu o oznaczony okres, nie dtuzszy jednak niz 60 dni. 3. Jezeli w poste.powaniu przewidziane jest wadium, przedtuzenie okresu zwia.zania ofertq jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedtuzeniem okresu waznosci wadium albo, jezeli nie jest to mozliwie, z wniesieniem nowego wadium na przedtuzony okres zwiazania ofert^. 4. W przypadku wniesienia odwotania po uptywie terminu sktadania ofert bieg terminu zwia.zania oferta. ulegnie zawieszeniu do czasu ogtoszenia przez Krajowa, Izbe. Odwotawcza orzeczenia. X. Opis sposobu przygotowvwania oferty: 1. Wykonawca moze ztozyc tylko jednq oferty. 2. Zamawiajqcy nie dopuszcza sktadania ofert cz^sciowych. 3. Zamawiajqcy nie dopuszcza sktadania ofert wariantowych. 4. Oferta musi bye sporz^dzona w formie pisemnej pod rygorem niewaznosci. Tresc oferty oraz sktadanych wraz z ni^ dokumentow i os'wiadczeh musi bye sporza.dzona zgodnie z wymaganiami SIWZ i powinna bye podpisana przez osoby upowaznione do reprezentowania wykonawcy. 5. Cena oferty musi bye podana w ztotych (PLN) i tylko w takiej walucie be_da_ prowadzone wszelkie rozliczenia zwia,zane z realizacja. niniejszego zamowienia. 6. Oferta musi bye sporz^dzona zgodnie z wzorem, okreslonym w zat^czniku nr 1 do SIWZ. 7. Wraz z oferty powinny bye ztozone: 7.1 Dokument lub dokumenty wykazujqce upowaznienie do reprezentacji Wykonawcy, w szczegolnosci do podpisania oferty (np. odpis z wtas'ciwego rejestru lub ewidencji, petnomocnictwo - jezeli upowaznienie do reprezentacji nie wynika ze z przedtozonego odpisu). Petnomocnictwo powinno bye ztozone w formie pisemnej lub kopii potwierdzonej za zgodnosc z oryginatem przez notariusza. 7.2 W przypadku wykonawcow wspolnie ubiegaj^cych si$ o udzielenie zamowienia, dokument ustanawiaj^cy petnomocnika do reprezentowania ich w post^powaniu o udzielenie zamowienia albo reprezentowania w postqpowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zarnowienia publicznego (oryginat lub kopia potwierdzona za zgodnosc z oryginatem przez notariusza). 7.3 Dokumenty i oswiadczenia okreslone w pkt VI SIWZ. 7.4 Qryginat^warancji lub poreczenia. iezeli wadium jest wnoszone w innei formie niz w pieniadzu. 8. Jezeli wykonawca sktadajqc oferty, zastrzega sobie prawo do nie udostepnienia innym uczestnikom poste.powania informacji stanowia.cych tajemnic^ przedsi^biorstwa, w rozumieniu przepisow o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi to wyraznie wskazac w ofercie, poprzez ztozenie stosownego oswiadczenia zawierajqcego wykaz zastrzezonych dokumentow. Dokumenty opatrzone klauzulaj,,dokument zastrzezony" powinny bye umieszczone w odr^bnym wewne.trznym

6 opakowaniu, trwale ze soba^ potqczone i ponumerowane. Wykonawca nie moze zastrzec informacji, o ktorych mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. 9. Forma oferty winna spetniac naste_puja_ce wymagania: a) wszystkie strony oferty oraz oswiadczenia i dokumenty potwierdzaja.ce spetnianie warunkow udziatu w poste.powaniu, nalezy spiqc lub zeszyc, w sposob uniemozliwiaja.cy przypadkowe ich rozpie.cie, b} oferta oraz zata.czniki musza. bye podpisane przez upowaznionego przedstawiciela wykonawcy, c) poprawki musza. bye naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisami upowaznionego przedstawiciela wykonawcy, d) wszystkie strony zawieraja.ce tresc nalezy kolejno ponumerowac, e) oferte. nalezy sktadac w jednym egzemplarzu, w opakowaniu lub kopercie nieprzezroczystej. Na kopercie lub opakowaniu nalezy zamiescic informacje: Nazwa i adres wykonawcy Nazwa i adres zamawiajqcego, na ktory nalezy sktadac oferty Oferta na: Nie otwierac przed dniem r. godz 10. Wszystkie koszty zwiqzane ze ztozeniem oferty ponosi wykonawca niezaleznie od wyniku poste.powania przetargowego. 11. Wykonawca, przed uptywem terminu sktadania ofert moze wprowadzic zmiany do ztozonej oferty lub wycofac oferte.. Oswiadczenie o zmianach lub wycofaniu oferty powinno bye dorexzone Zamawiaja.cemu w formie pisemnej pod rygorem niewaznosci, przed uptywem terminu sktadania ofert. Oswiadczenia takie powinny dodatkowo wyrazem,,zmiana" lub,,wycofanie". bye opakowane tak jak oferta i powinny bye oznaczone XI. Miejsce oraz termin sktadania Jotwarcia ofert 1. Oferty nalezy sktadac w siedzibie zamawiajqcego, w sekretariacie, do dnia r. do godz. 15: Otwarcie ofert odbe.dzie sie. w obecnosci wykonawcow w siedzibie zamawiaja.cego, w terminie sktadania ofert o godz. 16: Przebieg otwarcia ofert odb^dzie sie. na zasadach okreslonych w art. 86 ustawy Pzp. XII. Sposob obliczenia ceny. 1. Cena oferty zostanie obliczona zgodnie z warunkami okreslonymi w niniejszej SIWZ w formularzu oferty, stanowi^cym zata.cznik nr 1 do SIWZ. 2. Cena oferty powinna obejmowac catkowity koszt wykonania zamowienia, w tym koszty wynikajqce z Opisu przedmiotu zamowienia i wzoru umowy oraz wszelkie koszty zwia^ane ^ prawidtowa. organizacja. i przebiegiem Kongresu. Wykonawcy zobowi^zani sq do starannego zapoznania siq z przedmiotem zamowienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mog^cymi miec wptyw na certq zamowienia. 3. Cena oferty powinna bye wyrazona w ztotych (PLN), z doktadnosciq do dwoch miejsc po przecinku. XIII. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposob oceny ofert. 1. Zamawiaja.cy dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o jedno kryterium - ceny. 2. Sposob obliczenia punktow w kryterium - Cena brutto - 100% Pc= ( Cmin/ Cbad)xlOO% przy czym 1% = 1 pkt edzie :

7 Cmin - najnizsza cena brutto za wykonanie przedmiotu zamowienia sposrod ztozonych ofert niepodlegaja_cych odrzuceniu Cbad - zaoferowana cena brutto Pc - ilosc punktow przyznanych ofercie badanej w kryterium ceny, Maksymalna, ilosc punktow otrzyma oferta z najnizszq oferowana, cenq brutto za wykonanie przedmiotu zamowienia, 3. Jezeli zostanie ztozona oferta, ktorej wybor prowadzitby do powstania obowia_zku podatkowego zamawiajqcego zgodnie z przepisami o podatku od towarow i ustug w zakresie dotyczqcym wewna^trz wspolnotowego nabycia towarow, zamawiaja.cy w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarow i ustug, ktory miatby obowia.zek wptacic zgodnie z obowia.zujqcymi przepisami. XIV. Informacje o formalnosciach, jakie powinny zostac dopetnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamowienia publicznego wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiaj^cy zawiadomi niezwtocznie wykonawcow, ktorzy ztozyli oferty, na zasadach okreslonych w art. 92 ustawy Pzp. 2. Wybrany wykonawca zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy. Nasta.pi to w terminie zgodnym z terminami okreslonymi w art. 94 ustawy Pzp. 3. W przypadku gdy wybrana zostanie oferta Wykonawcow wspolnie ubiegaja.cych sitj o udzielenie zamowienia przed podpisaniem umowy Wykonawcy przedstawiq Zamawiajqcemu umowe. stwierdzaja.ca_ solidarna, odpowiedzialnosc wszystkich Wykonawcow za wykonanie zamowienia oraz zawieraja.ca, upowaznienie jednego sposrod Wykonawcow do sktadania i przyjmowania os'wiadczeri wobec Zamawiaja.cego w imieniu wszystkich Wykonawcow, a takze do otrzymania naleznych ptatnosci. XV. Zabezpieczenie nalezytego wykonania umowy. W post$powaniu nie jest przewidziane zabezpieczenie nalezytego wykonania umowy. XVI. Istotne dla stron postanowienia tresci umowy. Z wybranym wykonawc^ zamawiaja.cy podpisze umowq na wykonanie przedmiotu warunkach okreslonych we wzorze umowy, ktory stanowi zata.cznik nr 6 do SIWZ. zamowienia na XVII. Pouczenie o srodkach ochrony prawnej 1. Wykonawcy, a takze innemu podmiotowi, jezeli ma lub miat interes w uzyskaniu zamowienia oraz poniost lub moze poniesc szkod^ w wyniku naruszenia przez Zamawiaj^cego przepisow ustawy Pzp, przystugujq srodki ochrony prawnej okreslone w Dziale VI ustawy Pzp. ^rodki ochrony prawnej wobec ogtoszenia o zamowieniu oraz specyfikacji istotnych warunkow zamowienia przystuguja. rowniez organizacjom wpisanym na list^, o ktorej mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp. 2. Odwotanie przystuguje wyt^cznie wobec czynnosci: a) opisu sposobu dokonywania oceny spetniania warunkow udziatu w post^powaniu; b) wykluczenia odwotuja.cego z poste_powania o udzielenie zamowienia; c) odrzucenia oferty odwotuja.cego. 3. Odwotanie powinno wskazywac czynnosc lub zaniechanie czynnosci Zamawiaja.cego, ktorej zarzuca sie. niezgodnosc z przepisami ustawy Pzp, zawierac zwie.zte przedstawienie zarzutow, okreslac zqdanie oraz wskazywac okolicznosci faktyczne i prawne uzasadniaja.ce wniesienie odwotania. 4. Odwotanie wnosi si^ do Prezesa Krajowej Izby Odwotawczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocg waznego kwalifikowanego certyfikatu, przesytaja.c kopie_ odwotania Zamawiajqcemu przed uptywem terminu do wniesienia odwotania w taki sposob, aby mogt on zapoznac sie, z jego trescia. przed uptywem tego terminu.

8 5. Wykonawca moze w terminie przewidzianym do wniesienia odwotania poinformowac zamawiajscego o niezgodnej z przepisami ustawy czynnosci podje.tej przez niego lub zaniechaniu czynnosci, do ktorej jest on zobowia.zany na podstawie ustawy, na ktore nie przystuguje odwotanie na podstawie art. 180 ust. 2 ustawy Pzp. 6. Szczegotowe zasady dotycz^ce odwotania i postqpowania po wniesieniu odwotania, okreslaj^ stosowne przepisy Dziatu VI ustawy Pzp. XVIII. Zatqczniki 1. Formularz oferty - zata_cznik nr 1, 2. Oswiadczenie o braku podstaw do wykluczenia - zatacznik nr 2, 3. Oswiadczenie o spetnianiu warunkow udziatu w post^powaniu - zata.cznik nr 3, 4. Wzor wykazu doswiadczenia - zata.cznik nr 4, 5. Wzor wykazu osob - zatqcznik nr 5, 6. Wzor umowy - zata.cznik nr 6, 7. Opis przedmiotu zamowienia - zatqcznik nr 7. Warszawa; r. /GrzegorzGauden Dyrektor Instytutu Ksiqzki

9 Zata.cznik Nr 1 (piecze.c Wykonawcy/Wykonawcow) Oferta na: Swiadczenie uslug zwiazanych z przygotowaniem i organizacja. III Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow Zamawiajqcy: Instytut Ksiqzki ul. Szczepahska 1, Krakow j.michalski@instytutksiazki.pl 2. Wykona wca/wykonawcy*: Nazwa Wykonawcy: Adres Wykonawcy: Lp , W przypadku wyboru naszej oferty zobowia.zujemy sie, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszq oferty, na warunkach okreslonych w SIWZ, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiaja.cego. 4. OFERUJEMY wykonanie przedmiotu zamowienia na naste.puja,cych warunkach za... ztotych brutto (stownie: w tym podatek VAT wedtug obowiqzuja^cej stawki, zgodnie z ponizsza. tabelq: Opis danego elementu (w nawiasie odniesienie do opisu przedmiotu zamowienia) 2 Korespondencja z uczestnikami, obstuga podrozy/noclegow (pkt 1 Opz) Zakwaterowanie dla 50 osob (pkt II Opz) Transfery (pkt III Opz) Lunch w dniu (pkt IV.2.A Opz) Lunch w dniu (pkt IV.2.A Opz) Lunch w dniu (pkt IV.2.A Opz) Przerwa kawowa w dniu Collegium Maius UJ (pkt IV.2.B Opz} Przerwa kawowa w dniu Patac Pod Baranami (Restauracja,,U Zbojcow") (pkt IV.2.B Opz} Przerwa kawowa w dniu (pkt IV.2.BOpz) Przerwa kawowa w dniu (pkt IV.2.BOpz) Dodatkowe napoje (pkt IV. 2. C Opz) Wynaje.cie, wyposazenie i obstuga Auli Collegium Novum UJ (pkt V Opz) Jednostka rozliczeniowa 3 Miesiqc Os/dobs Km Zaktadana ilosc jednostek rozliczeniowych , ^-^^ _^ ^^^ _^- ^ ^^^ / ^^-^ ^^ ^^ -^ ^^ ^^ Cena brutto za jednostk^ rozliczeniowa. (zt) 5 ^^ ^^ _^^^^ ^^ ~" ^^ ^^ _^~ ^ ^-^ cene. Wartosc pozycji brutto (zt) (kol.4xkot.5) 6

10 Wynaje_cie i wyposazenie sail w 13 Mie.dzynarodowym Centrum Kultury w Krakowie(pktVOpz) Wynajexie i wyposazenie sail w Patacu Pod Baranami (pkt V Opz) Wynaj^cie, wyposazenie i obstuga Sali w Matopolskim Ogrodzie Sztuki (pkt V Opz) Zapewnienie recepcji i hostow/hostess (pkt VI Opz) Przygotowanie i rozdawanie pakietow materiatow konferencyjnych (pkt VII Opz} Wycieczka do Wieliczki dla grupy do 40 osob (pkt VIII Opz) Szt Zwiedzanie Krakowa piesze dla grupy do Szt 10 osob (pkt VIII Opz) ta,czna cena oferty brutto (zt) 5. JESTESMY zwiqzani niniejsza. oferty przez czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunkow Zamowienia. 6. ZAM6WIENIE ZREALIZUJEMY sami*/przy udziale podwykonawcow w naste.puja.cym zakresie*: (zakres powierzonych prac) 7. 0$WIADCZAMY, iz informacje i dokumenty zawarte na stronach nr od do - stanowia. tajemnice, przedsi^biorstwa w rozumieniu przepisow o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i zastrzegamy, ze nie mogg bye one udost^pniane. 8. WSZELKA. KORESPONDENCJE, w sprawie niniejszego postepowania nalezy kierowac na ponizszy adres: Nazwafirmy: Adres: Telefon, 9. OFERTE. niniejsza. sktadamy na stronach. dnia roku (podpis Wykonawcy/Wykonawcbw)

11 Zata.czniknr 2 (pieczqc Wykonawcy/Wykonawcow) Oswiadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia w zakresie okreslonym w art. 24 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowien publicznych Nazwa firmy: Ad res: Sktadaj^c oferte. w przetargu nieograniczonym na Swiadczenie ustug zwia.zanych z przygotowaniem i organizacjq III Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow 2013, postqpowanie /13, oswiadczam, ze Wykonawca nie podlega wykluczeniu na podst. art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamdwieri publicznych. dnia roku (podpis Wykonawcy/Wykonawcow)

12 Zata.cznik nr 3 (piecz^c Wykonawcy/Wykonawcdw) Oswiadczenie Wykonawcy o spetnianiu warunkow w zakresie okreslonym w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowieri publicznych Nazwa firmy: Ad res: Sktadaja,c oferte. w przetargu nieograniczonym na Swiadaenie ustug zwiqzanych z przygotowaniem i organizacja. III Swiatowego Kongresu Ttumaay Literatury Polskiej Krakow 2013, poste.powanie , oswiadczam, ze Wykonawca spetnia warunki udziatu w post^powaniu. dnia roku (podpis Wykonawcy/Wykonawcow)

13 Zatqcznik nr 4 (piecze,c Wykonawcy/Wykonawcow) Swiadczenie ustug zwiqzanych z przygotowaniem i organizacja. III Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow Post^powanie /13 Wykaz usfug Dziataja.c w imieniu i na rzecz: stosownie do wymogow ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamowieri publicznych oraz Specyfikacji Istotnych Warunkow Zamowienia oswiadczam, iz zrealizowalismy i/lub realizujemy nast^puja^ce umowy odpowiadaj^ce wymogom Zamawiaja.cego postawionym w pkt V.2.2. SIWZ: Lp. Zamawiaja.cy Podmiot realizujqcy umow^ Przedmiot umowy, odpowiadajqcy wymaganiom pkt V.2.2. SIWZ Wartosc dostarczonych urz^dzeri (ztbrutto) Okres realizacji umowy (dd.mm.rrrrdd.mm.rrrr) 1 2 Oswiadczam, ze: 1. Umowy wskazane w poz zostaty zrealizowane przez Wykonawce,/Wykonawc6w, 2. Umowy wskazane w poz zostaty wykonane przez inne podmioty i Wykonawca polega na nim zgodniezpkt.vi.3. SIWZ. dnia 20 roku (podpis Wykonawcy/Wykonawcow)

14 Zata.cznik nr 5 Swiadczenie ustug zwiazanych z przygotowaniem i organizacja. Ill Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow Post^powanie /13 Wykaz osob Dziatajaj; w imieniu i na rzecz: stosownie do wymogow ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zambwieri publicznych oraz Specyfikacji Istotnych Warunkow Zamowienia oswiadczam, iz przedktadamy wykaz osob, ktore be^da. uczestniczyc w wykonywaniu zamowienia, odpowiadajqcych wymogom Zamawiajqcego postawionym w pkt V.2.3.b SIWZ: Lp. 1 Imitj i nazwisko osoby 2 DoSwiadczenie (zgodnie z pkt V.2.3.b) 4 Podstawa dysponowania osoba. inp. Wykonawca osobiicie, umowa o prace, umowo o dzieio, zlecenie, wspdtpraca Qospodarcza, inne) Oswiadczam, ze: 1. Osoby wskazane w poz znajduj^ si^ w dyspozycji Wykonawcy, 2. Osoby wskazane w poz zostanq Wykonawcy udost^pnione przez inne podmioty zgodnie z pkt. VI.3. SIWZ. dnia 20 roku (podpis Wykonawcy/Wykonawcow)

15 Wzor umowy Zatgcznik nr Zamawiajqcy zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania ustugi zwigzane z przygotowaniem i organizacj^ III Swiatowego Kongresu Ttumaczy Literatury Polskiej Krakow 2013 na rzecz Zamawiajgcego, zgodnie z SIWZ i opisem przedmiotu zamowienia. Wykonawca be.dzie petnit funkcj? Operatora Kongresu. 2. Kongres zaplanowany jest na dni od 19 do r. 3. Integralna. cze,scia. niniejszej umowy 53: a) SIWZ z dnia 2012 r., w tym Opis przedmiotu zamowienia, wraz z ich wyjasnieniami i modyfikacjami, stanowiqce zatqcznik nr 1 do niniejszej umowy oraz b) oferta Wykonawcy stanowia,ca zatqcznik nr 2 do niniejszej umowy. 4. Wykonawca oswiadcza, ze posiada wszelkie uprawnienia do wykonania przedmiotu umowy oraz ze posiada wiedze,, doswiadczenie i kwalifikacje niezbe_dne do nalezytego wykonania przedmiotu umowy W ramach przygotowania i organizacji Kongresu Wykonawca zapewni kompleksowa, pomoc organizacyjna. dla Zamawiajqcego. Wykonawca zapewni w szczegolnosci naste.pujsce swiadczenia: a) prowadzenie korespondencji z uczestnikami, w tym ustaleh zwiqzanych z podrozami i zwrotem kosztow podrozy, b) koordynacja podrozy uczestnikow na Kongres i z powrotem, c) koordynacja zakwaterowania - w zakresie noclegow zapewnianych przez Zamawiajgcego, d) zapewnienie zakwaterowania - w zakresie noclegow zapewnianych przez Wykonawce., e) zapewnienie transferow, f) zapewnienie positkow (lunche, przerwy kawowe, dodatkowe napoje), g) wynaj^cie, wyposazenie i obstuga sal na Kongres, h) zapewnienie Recepcji i Hostow/Hostess, i) przygotowanie i rozdawanie materiatow konferencyjnych, j) zapewnienie zwiedzania Krakowa i Wieliczki (Kopalni Soli), oraz wykona wszelkie inne niezbe_dne czynnosci konieczne do zapewnienia prawidtowej organizacji i przebiegu Kongresu, w szczegolnosci wszelkie czynnosci wskazane w Opisie przedmiotu zamowienia (zatqcznik nr 1 do umowy). 2. Umowa be_dzie realizowana od dnia podpisania do zakoriczenia Kongresu tj. ok r., z zastrzezeniem 10 ust. 2 lit a) umowy. 3. Kongres powinien zostac przygotowany i zorganizowany zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiaja.cego programem. Wykonawca be.dzie zobowia.zany do uzgadniania z Zamawiajqcym wszelkich biez^cych spraw zwia.zanych z organizacja, Kongresu (w tym menu) oraz do zgtaszania na bieza.co uwag mogqcych poprawic organizacyjnq strong Kongresu. 4. Wykonawca jest zobowia.zany sporzqdzic i przedstawic Zamawiajqcemu do zaakceptowania projekty materiatow graficznych, ktore b^d^ wykorzystywane podczas Kongresu w szczegolnosci w materiatach konferencyjnych, do oznakowania sal i planow dojscia do nich. 5. Zamawiaja,cy ma prawo wniesc uwagi do projektow. Wykonawca ma obowia.zek uwzgl^dnic uwagi

16 Zamawiajqcego i przedstawic mu do zaakceptowania poprawione projekty niezwtocznie, nie pozniej niz w terminie 3 dni od dnia otrzymania uwag Zamawiajqcego. 6. Na kazdym etapie realizacji Wykonawca be.dzie zobowia.zany do udzielania Zamawiajqcemu wyjasnieh dotyczgcych sposobu realizacji zamowienia oraz -- na za.danie Zamawiaja.cego - udoste_pnienia wglqdu do wszelkich dokumentow be.da.cych w dyspozycji Wykonawcy, a zwia.zanych z realizacjq zamowienia. 7. Wykonawca be.dzie zobowia.zany do uwzgl^dniania uwag i zqdah Zamawiajqcego, dotycza.cych sposobu realizacji obowia.zkow wynikajqcych z niniejszej umowy Za nalezyte wykonanie caiosci przedmiotu umowy zgodnie z 2 Wykonawcy przystuguje wst^pne wynagrodzenie brutto w wysokosci: zt (stownie: ztotych), zgodnie z oferta, Wykonawcy. 2. Wyptata wynagrodzenia, o ktorym mowa w ust. 1, be.dzie nast^powala w nast^pujqcych cz^sciach: a) Wykonawca be.dzie uprawniony do wystawiania faktur cz^sciowych na nast^puja,cych zasadach: w przypadku pozycji ryczattowych - po zakohczeniu realizacji wszystkich swiadczeh obj^tych ta. pozycja. kosztorysu zawartego w ofercie; w przypadku pozycji rozliczanych wedtug faktycznego wykonania - na biezqco po realizacji tego rodzaju swiadczeh na kwot^ odpowiadaja.ca iloczynowi cen jednostkowych brutto wskazanych w kosztorysie zawartym w ofercie i rzeczywiscie wykonanej ilosci. Wykonawca be.dzie rowniez zobowia.zany do zata^czenia do faktury dokumentow wykazujqcych faktyczne wykonanie zafakturowanych ilosci swiadczen; b) po zakohczeniu Kongresu i zatwierdzeniu przez Zamawiaja.cego raportu kohcowego - petna wartosc wynagrodzenia, o ktorym mowa w ust. 1, uwzgle.dniaja.ca rzeczywiscie wykonane ilosci swiadczeh w ramach pozycji rozliczanych wg faktycznego wykonania, pomniejszona o kwoty zafakturowane zgodnie z ust. 2 lit a). 3. Wynagrodzenie be.dzie ptatne przelewem na rachunek bankowy w cia.gu 14 dni od wystawienia przez Wykonawce. faktur VAT, zgodnie z ust. 2 lit a) i b) powyzej. 4. Wynagrodzenie, o ktorym mowa w ust. 1 zawiera wszelkie niezbe_dne koszty poniesione przez Wykonawce. zwia.zane z nalezytym wykonaniem przedmiotu niniejszej umowy. 4 Wykonawca zobowia,zuje sie. dochowac nalezytej starannosci przy wykonywaniu przedmiotu niniejszej umowy. Wykonawca zobowia.zany jest do naprawienia wszelkiej szkody wyniktej z niewykonania lub nienalezytego wykonania umowy, chyba, ze szkoda jest wynikiem okolicznosci, za ktore Wykonawca nie ponosi winy Zamawiaja,cy ma prawo odstqpic od umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadkach raza.cego naruszania warunkow niniejszej umowy, a w szczegolnosci w przypadku: a) wykonywania przedmiotu umowny w sposob niezgodny z postanowieniami niniejszej umowy oraz zata.cznikow, o ktorych stanowi 1 ust. 3 niniejszej umowy oraz b) niestosowania sie. przez Wykonawce, do poleceh lub wytycznych Zamawiajgcego zwia.zanych ze sposobem wykonania niniejszego zamowienia, po dore.czeniu Wykonawcy wezwania do zaprzestania naruszania umowy i bezskutecznym uptywie terminu wyznaczonego Wykonawcy do zaprzestania naruszania umowy.

17 2. W przypadku odstqpienia od umowy, rozwiqzania umowy lub uptywu terminu na jaki niniejsza umowa zostata zawarta Wykonawca zobowia.zany jest do przekazania wszystkich dokumentow zwiqzanych z przedmiotem umowy Zamawiaja.cemu w stosownym terminie. Odbior dokumentow potwierdza sie. sporza^dzonym protokotem Strony ustanawiaja. odpowiedzialnosc za niewykonanie lub nienalezyte wykonanie umowy w formie kar umownych. 2. Wykonawca zaptaci Zamawiaja.cemu nastqpuja.ce kary umowne: a) w przypadku rozwia^zania umowy z przyczyn leza.cych po stronie Wykonawcy, w szczegolnosci w wyniku odstqpienia w sytuacjach okreslonych w 5 ust. 1 umowy - w wysokosci 10% wartosci wynagrodzenia brutto okres'lonego w 3 ust. 1 niniejszej umowy, b) w przypadku opoznienia w realizacji obowi^zkow Wykonawcy, w szczegolnosci opoznienia w zapewnieniu positkow (przerwy kawowe, lunche) - w wysokosci 1000 ztotych za kazda. rozpocze,ta. godzine^ opoznienia w stosunku do czasu ustalonego w programie, c) w przypadku niewykonania przez Wykonawce. wydawanych przez Zamawiaja_cego poleceri lub wytycznych zwia.zanych ze sposobem wykonania niniejszego zamowienia, w tym w przypadku nieuwzgl^dnienia uwag zamawiaja.cego do projektow dokumentow - w wysokosci 100 zfotych za kazde stwierdzone naruszenie. 3. Zamawiaja.cy ma prawo potra.cania kar umownych z naleznego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Kary umowne be.da. nakiadane w formie noty obcigzeniowej. 5. Zamawiaja^cy moze dochodzic na zasadach og6lnych odszkodowania przewyzszaj^cego wartosc naleznych kar umownych Zamawiaja^cy na podstawie niniejszej umowie powierza, a Wykonawca przyjmuje przetwarzanie danych osobowych zwia.zanych z realizacjq Kongresu. Wykonawca be.dzie zobowia.zany przetwarzania danych osobowych powierzonych mu w ramach realizacji niniejszej umowy zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 2. Wykonawca w zwiqzku z wykonywaniem postanowieh umowy moze przetwarzac dane osobowe uczestnikow Kongresu wytqcznie na podstawie upowaznienia wydanego przez Zamawiaja.cego lub osob^ upowazniona.. Warunkiem udzielenia upowaznienia jest ztozenie przez osobe. uprawnionq do przetwarzania danych osobowych oswiadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych, do ktorych osoba ta uzyska dost^p w zwia.zku z wykonywaniem postanowieh umowy. 3. Wykonawca zapewni pozyskanie od uczestnikow niezbe.dnych pisemnych zgod na przetwarzanie przez Zamawiaja.cego ich danych osobowych w zwia,zku z ich uczestnictwem w Kongresie. 4. Na podstawie umowy Wykonawca nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych uczestnikow Kongresu, w szczegolnosci do udost^pniania tych danych komukolwiek, w innym celu niz wykonywanie postanowieh umowy. 5. W przypadku udost^pnienia danych osobowych Wykonawca zobowigzuje sie, zabezpieczyc dane osobowe przed dost^pem osob nieuprawnionych. 6. Wykonawca zobowia^zuje sie. do zachowania w tajemnicy w trakcie realizacji umowy i po jej zakoriczeniu: do

18 1) wszelkich materiatow, dokumentow czy informacji otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiajqcego w jakikolwiek sposob lub jaka,kolwiek droga, w zwiqzku z zawarciem lub realizacja, postanowieri umowy; 2) danych osobowych, do ktorych uzyskat doste.p w zwia.zku z wykonywaniem postanowieri umowy, 3) wszelkich informacji, materiatow i dokumentow dotyczqcych Zamawiaja.cego a uzyskanych w inny sposob niz przewidziany w ppkt. 1 i Obowia.zek, o ktorym mowa powyzej nie dotyczy informacji, dokumentow i materiatow dotyczqcych Zamawiaja.cego podanych przez niego do publicznej wiadomosci oraz takich, ktore nie podlegaja, ochronie na mocy przepisow szczegolnych, w tym ustawy o dost^pie do informacji publicznej Wykonawca przenosi na Zamawiaja,cego petni^ przystugujqcych mu autorskich praw majatkowych do sporza.dzanych w toku realizacji umowy projektow materiatow graficznych i dokumentow, ktore stanowia. utwor w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pozn. zm.}, co uprawnia Zamawiajqcego do wytqcznego i niczym nie ograniczonego korzystania i rozporza.dzania tymi projektami bez ograniczeri czasowych i terytorialnych. Przeniesienie autorskich praw majatkowych do ww. utworow naste.puje kazdorazowo z dniem przekazania utworow Zamawiaja.cemu. 2. Przeniesienie praw, o ktorych mowa w ust. I nast^puje na wszelkich znanych w dniu przeniesienia polach eksploatacji, a w szczegolnosci: 1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworow: trwate lub czasowe utrwalanie, zwielokrotnianie w catosci lub cz^sci jakimikolwiek srodkami i w jakiejkolwiek formie, w tym wprowadzanie do pamie.ci komputerow oraz serwerow, kopiowanie na inne nosniki danych w catosci lub cze^sci, wytwarzanie dowolna. technika egzemplarzy, w tym technika. drukarska, reprograficzna,, zapisu magnetycznego oraz technika cyfrowaj 2) w zakresie rozpowszechniania utworow - publiczne wykonanie, wystawienie, wyswietlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie, a takze publiczne udost^pnianie w taki sposob, aby kazdy mogt miec do nich doste.p w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, a w szczegolnosci wykorzy sty wane w mediach (radio, telewizja. Internet, prasa) na wszystkich nosnikach elektronicznych, w serwisach internetowych oraz materiatach i wydawnictwach promocyjnych i okolicznosciowych oraz utworach zbiorowych. 3. Wykonawca udziela Zamawiaja.cemu zgody na wykonywanie praw zaleznych do utworow lub ich cz^sci w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w tym do dokonywania i publikowania wszelkich modyfikacji i adaptacji utworow. 4. Wykonawcy nie przystuguje odre.bne wynagrodzenie za przeniesienie na Zamawiajqcego praw na kazdym odre.bnym polu eksploatacji. 5. Wykonawca pokryje wszelkie uzasadnione szkody i koszty poniesione przez Zamawiajqcego w zwiqzku z uzasadnionymi roszczeniami osob trzecich z tytutu naruszenia praw majgtkowych lub osobistych do utworow. 6. Wykonawca zobowia.zuje sie, nie wykonywac osobistych praw autorskich do utworow w sposob naruszaja.cy interesy Zamawiaja.cego. 7. Wynagrodzenie okreslone w 3 ust. 1 obejmuje rowniez wszelkie naleznosci z tytutu przeniesienia praw, o ktorych mowa w ust. 1 w zakresie wszystkich pol eksploatacji wskazanych w ust. 2 i 3 oraz upowaznienie do wykonywania osobistych praw autorskich i praw zaleznych do opracowah. 9

19 1. Osoba, odpowiedzialn^ ze strony Zamawiajqcego za realizacje, niniejszej umowy jest: (Koordynator Zamawiaja_cego). 2. Osoba. odpowiedzialna. ze strony Wykonawcy za realizacje niniejszej umowy jest: (Koordynator Wykonawcy). Ponadto Wykonawca kieruje do realizacji niniejszej umowy i 3. Wyznaczenie osob do realizacji zamowienia, o ktorych mowa w ust. 2, musi bye zgodne z oferta. Wykonawcy z dnia r. Wykonawca moze, w uzasadnionych przypadkach i po uzyskaniu pisemnej akceptacji Zamawiajqcego, powierzyc realizacje, zamowienia innej osobie lub innym osobom, niz wskazane w ofercie, pod warunkiem ze osoba lub osoby te be.dq posiadac kwalifikacje i doswiadczenie nie gorsze, niz okreslone w SIWZ. 4. Koordynator Zamawiajqcego uprawniony jest do uzgadniania form i metod wykonywania przedmiotu umowy, udzielania koniecznych poleceri, wytycznych, uwag, wyjasnieri i informacji, podejmowania innych niezbe.dnych dziatari koniecznych do prawidtowego wykonywania przedmiotu umowy. 5. Koordynator Wykonawcy btjdzie uprawniony do uzgadniania form i metod wykonywania przedmiotu umowy, oraz be.dzie zobowia.zany do wykonywania koniecznych poleceh, wytycznych, uwag, udzielania wyjasnieri i informacji, podejmowania innych niezbe^dnych dziatari koniecznych do prawidtowego wykonania przedmiotu umowy. 6. Bieza.ce ustalenia zwiqzane z realizacje umowy mogq bye przez strony dokonywane za posrednictwem faksu lub poczty elektronicznej. 1. Kazda zmiana postanowien niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaznosci Strony dopuszczaj^ naste.pujsce zmiany istotnych postanowien umowy w stosunku do tresci oferty, na podstawie ktorej dokonano wyboru wykonawcy: a) zmiana hotelu lub hoteli - pod warunkiem spetniania przez nowy hotel lub hotele wszystkich wymagari Zamawiaja^cego okreslonych w SIWZ, b) zmiany lokalizacji sal dla Kongresu - w przypadku niedoste^pnosci sal wskazanych w SIWZ i pod warunkiem zapewniania co najmniej takich samych warunkow technicznych i komfortu, potozonych w podobnej lokalizacji. 3. Bieza.ce ustalenia dotycza.ee realizacji umowy dokonywane pomiedzy stronami nie stanowia. zmian umowy w rozumieniu ust. 2. W szczegolnosci nie be.da. traktowane jako zmiany umowy ustalenia zwiqzane z programem Kongresu, lokalizacjami hoteli i miejsc Kongresu Ewentualne spory moga.ce wyniknqc z niniejszej umowy be.da. rozstrzygane przez s^d powszechny wtasciwy miejscowo dla siedziby Zamawiajqcego. 2. W sprawach nieuregulowanych do postanowien niniejszej umowy zastosowanie mice be^da. przepisy prawa zamowieh publicznych i kodeksu cywilnego. 3. Umow^ sporza.dzono w dwoch jednobtzmiqcych egzemplarzach, po jednym dla kazdej ze stron.

20 Zatqcznik nr 7 do SIWZ Opis przedmiotu zamowienia -_zakres dziajania Operatora: Obowiazki Operatora (zwanego takze dale!: Wykonawca lub Firma) beda, polegat^na zapewnieniu wszelkich niezbednyc_h ustue or^anizacvinvch I logistycznych, JconiecznychLJo organizacji ^wlatowego Kongresu Ttumaczv Literatury Polskiei. zaplanowanego na czerwca 2013 roku. we wspotpjacv z Zamawiajacym. Do obowiazkow tych bedg nalezaty w szczerolnosci nastepuiace zaradnienia: I. Korespondencja z uczestnikami: 1. Operator be^dzie zobowi^zany do prowadzenia korespondencji z uczestnikami w celu ustalenia wszelkich spraw organizacyjnych zwia.zanych 2 ich udziatem w Kongresie, w szczegolnosci dotyczqcych: a) terminow ich przyjazdu i wyjazdu, b) zakwaterowania, c) zwrotow kosztow podrozy oraz d) wyboru warsztatow w ramach Kongresu, w ktorych zamierzajq oni brae udziat. 2. Uczestnikow wytypuje Zamawiaj^cy i przekaze Operatorowi ich dane (imiona i nazwiska, adresy , ewentualnie numery telefonow). 3. Operator b^dzie zobowiqzany do prowadzenia rejestracji internetowo (w oparciu o internetowy system rejestracji uczestnikow, np. Coffee lub inny rownowazny, speiniajqcy podobne funkcje program), ewentualnie dopisuj^c ich r^cznie na podstawie przestanych przez nich forrnularzy zgtoszeniowych. W momencie gdy Zamawiaj^cy poinformuje Operatora, ze dana osoba potwierdzita swoj udziat w Kongresie, Operator przesle do niej z adresem, loginem do strony internetowej, za posrednictwem ktorej uczestnicy maj^ si^ zgtaszac. Operator umozliwi IK staty, biezqcy wglqd w t^ strong internetowy. 4. Na tej stronie www przeznaczonej do rejestracji uczestnicy be_dq wpisywac swoje dane osobowe {imiq, nazwisko, , adres) oraz informacje niezb^dne do organizacji ich obecnosci na Kongresie (daty i godziny przyjazdu i wyjazdu, potrzeby w zakresie zakwaterowania, transferu oraz nr konta do zwrotu kosztow podrozy). Operator b^dzie zobowiqzany do pomocy uczestnikom w prawidtowym wypetnianiu forrnularzy rejestracyjnych, w szczegolnosci udzielajqc im informacji telefonicznie i mailowo. 5. Operator b^dzie zobowiqzany do zbierania od uczestnikow oraz weryfikacji wszystkich informacji (faktury, bilety elektroniczne, dane kont bankowych - w tym numery iban, swift) pozwalaja.ce na dokonanie przez IK zwrotu poniesionych przez uczestnikow kosztow zakupu biletu do Krakowa przelewem na ich konta bankowe. Operator b^dzie przekazywat je nie czqsciej niz raz w tygodniu ksiejjjowosci IK (w formie pisemnej na wskazany adres). Operator b^dzie odpowiedzialny za uzyskanie wtasciwych informacji od uczestnikow.

21 II. Zakwaterowanie 1. Operator be.dzie zobowia.zany do koordynacji zakwaterowania uczestnikow, na biezqco informuj^c o noclegach hotele wskazane przez IK. 2. Zakwaterowanie 150 uczestnikow oraz 50 prowadz^cych be.dzie zapewnione poza niniejsza^ umowa. przez Zamawiajqcego i na jego koszt na podstawie naste_puja_cych umow zawartych w postqpowaniach o udzielenie zamowienia publicznego: a) Umowa z zawarta z Hotel GE Krakow Sp. z o.o. - Hotel Campanille, ul. S"w. Tomasza 34, Krakow (50 prowadza,cych), b) Umowa z Hekon - Hotele Ekonomiczne S.A. - Hotel Novotel Krakow Centrum, ul. Tadeusza Kosciuszki 5, Krakow (50 uczestnikow), c) Umowa z Centrum Aspel Sp. z o.o. - Hotel Aspel, ul. Bratystawska 2, Krakow (50 i.! S I uczestnikow), d} Umowa z Hekon - Hotele Ekonomiczne S.A. - Hotel Ibis Krakow Centrum, Ul. Syrokomli 2, Krakow (50 uczestnikow). 3. Operator be.dzie zobowi^zany takze do zapewnienia noclegow dla pozostatych 50 uczestnikow Kongresu w dniach r. w hotelu lub maksymalnie dwoch hotelach w standardzie co najmniej trzygwiazdkowym zgodnie z obowia.zujaxymi przepisami, w tym ustawq o ustugach turystycznych \m Ministra Gospodarki i Pracy z dnia r. w sprawie obiektow hotelarskich i innych obiektow, w ktorych sq swiadczone ustugi hotelarskie, lub spetniaja_cym warunki okreslone w zatqczniku nr 1 do tego rozporz^dzenia dotyczgce hoteli w standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, ale posiadajqcym decyzj^ o zaszeregowaniu do hoteli w standardzie dwugwiazdkowym - potozonych nie dalej niz 3,0 ktlometra licz^c od Rynku Gtownego 1 w Krakowie (odlegtosc obliczana za pomoca_ narz^dzia maps.google.pl, jako najkrotsza trasa piesza od adresu Rynek Gtowny 1, Krakow do adresu hotelu). 4. Na poczet zapewnienia noclegu dla osob, o ktorych mowa w pkt 3 Zamawiaj^cy dokonat wste.pnej rezerwacji dla 35 osob w Hotelu Kossak, Plac Kossaka 1, Krakow powadzonym przez firms Osti-Hotele Zbigniew Ostachowski. Wykonawca moze wykorzystac ta_ rezerwacj^ i zaproponowac noclegi dla pozostatych 15 osob w innym hotelu, spetniajqcym warunki okreslone w pkt 3. Wykonawca moze tez zaproponowac Zamawiajqcemu zapewnienie noclegow, o ktorych mowa w pkt 3 w innych hotelach (nie wie^cej niz dwoch}, spetniajqcych warunki okreslone w pkt 3. Wybor hotelu lub hoteli musi bye zatwierdzony przez Zamawiajgcego. 5. Uczestnicy be.da. mieszkac w pokojach jednoosobowych (chyba ze poproszq o dwojki). Firma ustala tez z hotelami i uczestnikami kwestie indywidualnych doptat uczestnikow (np. za pobyt wspotmatzonka w dwojce, wydtuzenie pobytu, itd.). Firma zadba tez o sprawne Zakwaterowanie uczestnikow w hotelach. Ml. Transfery A. Hotel - lotnisko - hotel 1. Wykonawca zapewni transfer uczestnikow z lotniska/dworca PKP do hoteli (oraz powrotny z hoteli na lotnisko/dworzec PKP) wszystkim uczestnikom, ktorzy sobie tego zazyczg. Transfery odbywac

22 be.da_co do zasady w dniach i Wykonawca be.dzie zobowia,zany do zapewnienia transferow z /na lotnisko/dworzec PKP takze w inne dni, na zqdanie przekazane przez Zamawiaja.cego. 2. Transfery mogq odbywac sie. samochodami osobowymi albo busami. B. Transfery na miejscu Wykonawca zapewni uczestnikom mozliwosc przejazdu z kazdego z hotel! do poszczegolnych punktow, w ktorych odbywac sie. be.da. poszczegolne wydarzenia wymienione w programie. IV. Positki W ramach wszystkich ponizszych rodzajow positkow (pkt A,B,C) Wykonawca zapewni stoty, obrusy, zastawe,, sztucce i inne niezbe_dne urz^dzenia oraz profesjonalna. obstuge. (kelnerzy, barisci, personel sprza.taja.cy). A. Lunche 1. Operator zapewni w toku Kongresu ustugi cateringowe: lunche (w dniach 20, 21 i 22 czerwca) oraz przerwy kawowe (dwie w dniu 20.06, jedna. w dniu 21 i jedna. w dniu 22} dla 220 osob w miejscach okreslonych pontzej, zgodnie z programem. 2. Miejsca lunchy: w dn powinien odbyc sie. w poblizu Collegium Maius UJ, MCK, Patacu pod Baranami, w dn w Patacu Pod Baranami (Restauracja»U Zbojcow"}, w dn, w poblizu Matopolskiego Ogrodu Sztuk. 3. Lunche mogq odbywac sie. na stojqco (slot szwedzki), ale nalezy przewidziec stoliki i miejsca siedza^e dla osob starszych, w miare. doste.pnego miejsca dla wszystkich. 4. Najpozniej na 14 dni przed rozpocze.ciem Kongresu Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiajscego menu. B^dzie ono musiato uwzgle.dniac: wybor zimnych przystawek, cieptych dari gtownych (co najmniej dwa}, deserow, wode., soki, kaw^, herbate. (bez alkoholu). Przystawki i dania gtdwne takze bezmie.sne. B. Przerwy kawowe: 1. Miejsca przerw kawowych: w dn jedna w Collegium Maius UJ, druga w Patacu Pod Baranami (Restauracja,,U Zbojcow"), w dn w Patacu Pod Baranami (Restauracja,,U Zbojcow"), w dn w Matopolskim Ogrodzie Sztuk. 2. Najpozniej na 14 dni przed rozpocze.ciem Kongresu Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiajqcego menu. W ramach przerw kawowych be_dzie ono musiato uwzgle.dniac: kawe., herbate., wode., soki owocowe 100%, ciasteczka lub drozdzowki (np. min. po 2 rodzaje, na kazda, przerwe. inne). C. Napoje dodatkowe

23 1. Niezaleznie od przerw Wykonawca zapewni kazdego dnia Kongresu (w lokalizacjach: MCK, Patac Pod Baranami) od pierwszej przerwy kawowej do kohca dnia, we wszystkich lokalizacjach,) swieza^ kawe^, herbatq, wod? dla uczestnikow (z obstuga, kelnerska., ktora be.dzie na bieza.co sprzatac}, 2. Operator zapewni wods i szklanki dla prowadza,cych na wszystkich stotach, we wszystkich salach, w ktorych odbywac si be.dzie Kongres. V. Wynajtjcie i wyposazenie sal 1. Operator zapewni na wtasny koszt wynaje.de sal na potrzeby Kongresu: aula Collegium Novum UJ (na r.j, Mie.dzynarodowe Centrum Kultury w Krakowie (na r. po lunchu i r. caty dzieri) - 3 sale, w Patacu Pod Baranami (na r. po lunchu i r. caty dzieh) - 5 sal, Matopolski Ogrod Sztuki (na r.). Zamawiajqcy dokonat rezerwacji sal w tych lokalizacjach.. 2. Przed budynkami, w ktorych odbywac sie. bedzie kongres, Operator zapewni informacje. o kongresie z logiem IK oraz oznakuje drogq do sal. W MCK i Patacu pod Baranami Operator wyeksponuje plany, pozwalaja.ce uczestnikom odnalezc wtasciwa, sal$ w obu budynkach. Na wszystkich salach, w ktorych odbywac si^ b^dq warsztaty wywiesi ich harmonogram. 3. Operator wykona materiaty informacyjne, o ktorych mowa wyzej, zgodnie z projektem, ktory przedstawi IK do akceptacji. 4. We wszystkich salach (8 warsztatowych + plenarne) zarezerwowanych przez IK zgodnie z programem Operator umiesd tablice z kartkami i pisaki. W razie potrzeby zapewni sprze.t umozliwiajqcy prezentacje power point albo filmow wraz z obstuga. techniczn^. Operator wgra i przetestuje wszystkie prezentacje przed Kongresem. 5. Operator zapewni odpowiednia. ilosc krzeset i stotow w poszczegolnych salach, a w razie potrzeby takze nagtosnienie (z mikrofonami). VI. Recepcja / Hostessy 1. Operator bedzie zobowiazany do organizacji recepcji we wszystkich punktach, w ktorych be.dzie sie. odbywac kongres oraz zapewni obstug^ recepcji. Na recepcji be,da. wydawane badze i materiaty uczestnikom, ktorzy nie be.dq mieszkac w hotelach. 2. Operator zapewni osoby, ktore b^d^ towarzyszyc uczestnikom przez caty czas trwania Kongresu (Host/Hostessa). Do ich obowiqzkdw be.dzie nalezato m. in. doprowadzenie gosci z hoteli do poszczegolnych miejsc przewidzianych w programie oraz odpowiadanie na ich pytania Jogistyczne". VII. Materiaty konferencyjne Firma przygotuje zestawy konferencyjne dla uczestnikow i dostarczy je do hoteli w dniu Materiaty do zestawow zostanq przekazane operatorowi przez IK. VIII. Zwiedzanie miasta