W ORGANIZACJI. Strategiczne ujęcie zasobów ludzkich w procesach organizacyjnych

Transkrypt

1 ZASTOSOWANIE TECHNOLOGII INFORMATYCZNYCH DO WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W ORGANIZACJI Streszczenie Gracja Wydmuch Akademia Ekonomiczna im. Oskara Lange go we Wrocławiu gracjaw@hotmail.com Celem niniejszego artykułu jest zaprezentowanie propozycji usprawnienia organizacji w zakresie procesów zarządzania zasobami ludzkimi w ujęciu strategicznym. Technologiczne rozwiązanie wspomagające wykorzystanie wiedzy w procesach decyzyjnych dotyczących personelu stanowią systemy ekspertowe. Dzięki nim kierownictwo i menedŝerowie personalni uzyskują ekspertyzy dotyczące sposobów podniesienia efektywności czynnika ludzkiego, a dzięki temu zwiększenia sprawności całej organizacji. Słowa kluczowe: zasoby ludzkie, wiedza, systemy, strategia Strategiczne ujęcie zasobów ludzkich w procesach organizacyjnych Zarządzanie organizacją wiąŝe się nierozerwalnie z procesami decyzyjnymi. W kaŝdym jego obszarze właściwe decyzje pełnią kluczowa rolę w funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstwa. Mogą one powstawać na róŝnych płaszczyznach: operacyjnej, taktycznej, strategicznej. Decyzje operacyjne podejmowane są w warunkach pewności i są charakterystyczne dla krótkich okresów. Czas realizacji dla decyzji taktycznych jest nieco dłuŝszy i warunki zewnętrzne generują pewne aspekty ryzyka. Decyzje strategiczne natomiast odnoszą się do skutków długofalowych i podejmowane są najczęściej w warunkach niepewności. W dzisiejszych czasach te właśnie decyzje są najbardziej istotnymi i stanowią o konkurencyjności danego przedsiębiorstwa na rynku. Dlatego teŝ tak waŝne jest zarządzanie strategiczne, które bezpośrednio dotyka kaŝdej funkcji w organizacji. U jego podstaw leŝy załoŝenie, iŝ kaŝda komórka organizacyjna wpływa swoimi działaniami na realizację celów przedsiębiorstwa. Za tym idzie konieczność wprowadzania strategii juŝ na tym najniŝszym poziomie, korespondującej

2 626 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania ze strategią ustaloną dla całej organizacji. Plany strategiczne z kolei powinny być spójne z misją przedsiębiorstwa. Tym bardziej, Ŝe współczesne większe organizacje charakteryzują się duŝym spłaszczeniem strukturalnym i decyzyjną decentralizacją. Czynnik ludzki w organizacji stanowi jeden z najbardziej dynamicznych zasobów, tak więc opracowanie strategii personalnej odgrywa tutaj szczególnie waŝną rolę. Jedynie strategiczne podejście jest w stanie zapewnić wzrost efektywności pracy w cyklu długofalowym, a dobrze wykorzystany potencjał ludzki przekłada się na zwiększenie skuteczności realizacji planów całej organizacji. Odpowiedzialność za realizowanie funkcji personalnej na poziomie strategicznym ponosi kadra zarządzająca. T. Listwan [List00, s.14] proponuje w tym celu uznanie czynnika ludzkiego za jeden z aktywów stanowiący podstawowy kapitał przedsiębiorstwa oraz analizę jego moŝliwości pod kątem wpływów zarówno z zewnątrz jak i wewnątrz. Efekty zewnętrzne wpływające na opracowanie strategii personalnej są generowane przez otoczenie, najczęściej wysoce turbulentne. Wewnętrzne natomiast dotyczą zmian zachodzących w samej organizacji a takŝe jej potrzeb rozwojowych. Wszystko jednak sprowadza się do funkcji wspomagania realizacji strategii całej organizacji. W kaŝdym obszarze zarządzania zasobami ludzkimi powinna być opracowywana strategia korespondująca ze strategią przedsiębiorstwa oraz jego misją. Rys.1 przedstawia model strategicznego zarządzania ludźmi w organizacji na poziomie komórki. Wyszczególnione obszary funkcji personalnej są ze sobą ściśle powiązane zaleŝnościowo. Widać wyraźnie iŝ na cały proces zarządzania ma wpływ strategia oraz misja. Dodatkowym elementem nie wyszczególnionym na schemacie jest kultura organizacyjna, która bezpośrednio wynika z relacji towarzyszących realizacji funkcji personalnej w całej organizacji. Istotnym czynnikiem wspomagającym zarządzanie strategiczne jest kontrola i ocena, które dają informacje zwrotne dotyczące stanu realizacji ustanowionych celów komórki a przez to i całego przedsiębiorstwa. Uzyskiwane, gromadzone i przetwarzane informacje budują pewną bazę wiedzy, która pozwala w przyszłości na oszacowanie powodzenia realizacji planów oraz na podejmowanie działań korygujących.

3 Zastosowanie technologii informatycznych do wspomagania 627 Rys 1. Model strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi Źródło: opracowanie własne 1 Wiedza w organizacji i jej zastosowanie w zarządzaniu zasobami ludzkimi Pojęcie wiedzy w organizacji jest terminem stosunkowo młodym, tak więc nie istnieje w dalszym ciągu spójna i jednoznaczna definicja. Potocznie łączona jest z inteligencją i nieraz stosowana zamiennie. Aby uściślić problem spróbujmy zdefiniować kaŝde z pojęć. Wiedzą będziemy nazywać uporządkowany zbiór informacji z danej, wąsko określonej dziedziny słuŝący rozwiązywaniu problemów w jej zakresie. Informacja stanowi tutaj zbiór danych dotyczących określonego zjawiska. Inteligencja natomiast to zdolność do przeprowadzania wnioskowania na podstawie posiadanych informacji. Dość modnym pojęciem ostatnio stało się zarządzanie wiedzą, czy teŝ zarządzanie informacją. JeŜeli przyjmiemy iŝ zarządzanie to zespół czynności i procesów związanych z wykorzystywaniem danego zasobu w celu osiągnięcia po- Ŝądanych przez zarządzającego rezultatów, wówczas informacja staje się zasobem strategicznym wykorzystywanym w procesach decyzyjnych. Informacja jest uwaŝana współcześnie za czwarty lecz zarazem najwaŝniejszy zasób przedsiębiorstwa obok ziemi, pracy i kapitału. Zdaje się mieć szerszy zakres oddziaływania od pozostałych, gdyŝ moŝemy uzyskiwać niezbędne dla nas wiadomo- 1 Nowicki A., Wydmuch G. : Nowe podejście do zarządzania informacją kadrową [Stab02, s.531]

4 628 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania ści na ich temat właśnie dzięki informacji. Dlatego teŝ stanowi ona najbardziej strategiczny z zasobów. Dzięki rzetelnym informacjom decydent jest w stanie podejmować działania słuŝące podnoszeniu sprawności realizowanych procesów. M. Strojny [Stro2001] zebrał niektóre definicje dotyczące zarządzania wiedzą sformułowane przez praktyków. Cranfield School of Management traktuje je jako ogół procesów umoŝliwiających tworzenie, upowszechnianie i wykorzystanie wiedzy do realizacji celów organizacji. David Smith z Unilever uwaŝa, iŝ zarządzanie wiedzą to strategia i procesy umoŝliwiające tworzenie i obieg wiedzy w organizacji, poprzez które kreuje ona wartość słuŝącą samej organizacji i jej klientom. Definicja ta podkreśla strategiczne znaczenie wiedzy i informacji słuŝącym realizacji celów organizacji. Charles Handy z London Business School mówi o nim jako inteligentnym wykorzystaniu nowej technologii zrównowaŝonym docenieniem wartości twórców i powierników wiedzy ludzi PowyŜsze sformułowanie dotyka kolejnego obszaru zarządzania wiedzą, mianowicie sfery personalnej przedsiębiorstwa. To ludzie są pierwotnymi nośnikami informacji i oni stanowią kapitał intelektualny organizacji. W ramach zarządzania zasobami ludzkimi zarządzanie wiedzą odbywać się będzie na poziomie wiedzy menedŝerów personalnych. Z istotności informacji w procesach podejmowania decyzji wynika fakt iŝ im więcej kluczowych i rzetelnych informacji posiadać będzie menedŝer, tym właściwsze będą podejmowane przez niego działania. Szczegółowe dane dotyczące pracownika pozwolą na bardziej dogłębna analizę jego zachowań w sferze personalnej jak i na dobór odpowiednich metod motywacyjnych. Zbyt duŝa jednak ilość danych przy większej liczbie pracowników wymaga stworzenia odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego procesy decyzyjne w tym zakresie. Systemy ekspertowe jako narzędzie zarządzania wiedzą menedŝerów personalnych Istotnym elementem ujęcia systemowego zarządzania wiedzą jest stworzenie odpowiedniego modelu opisującego wszelkie procesy z nim związane. Do komputerowej reprezentacji wiedzy słuŝą systemy ekspertowe. Zadaniem ich jest gromadzenie i przetwarzanie danych dotyczących interesującej nas dziedziny oraz generowanie potrzebnych rozwiązań. Systemy ekspertowe powstają w oparciu o technologie sztucznej inteligencji, będące symulacją procesów wnioskowania na wzór pracy ludzkiego mózgu.

5 Zastosowanie technologii informatycznych do wspomagania 629 Główne elementy systemu ekspertowego: baza wiedzy ( stanowiąca źródło informacji w wąskim zakresie dziedzinowym zaimplementowana wiedza jednego bądź grupy ekspertów), podsystem wnioskujący ( dzięki któremu na podstawie dostarczanych przez uŝytkownika danych wejściowych formułowanych w postaci zapytania, zostaje wygenerowane rozwiązanie problemu lub lista dopuszczalnych rozwiązań). WaŜną rolę przy tworzeniu systemów ekspertowych stanowi szczegółowe określenie dziedziny. W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi będzie to wiedza menedŝerów personalnych zgromadzona w jednej bazie. Tu występuje pewna niedogodność, gdyŝ w przypadku zachowań czynnika ludzkiego mamy do czynienia ze zjawiskami rozmytymi, których nie da się opisać w sposób jednoznaczny. Jesteśmy zatem zmuszeni do stosowania pewnych uproszczeń. Zastosowanie systemów ekspertowych daje jednak moŝliwości rozwiązywania nawet skomplikowanych problemów. Szczegółowe informacje na temat kaŝdego z pracowników, jak i cała zaimplementowana wiedza ekspertów z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi, dzięki odpowiednio sformułowanym regułom dają systemowi moŝliwość wygenerowanie propozycji rozwiązań, których wybór naleŝałby do decydenta. Istotnym jest fakt, Ŝe przy implementacji jednolitego systemu wspomagania decyzji dotyczących zarządzania personelem we wszystkich komórkach organizacji jest ono realizowane na tym samym poziomie, a nie jedynie determinowane indywidualnymi predyspozycjami interpersonalnymi menedŝerów. Dodatkowo zmniejsza się ryzyko podjęcia niewłaściwej decyzji, gdyŝ zaimplementowana specjalistyczna wiedza z dziedziny psychologii, zarządzania personelem, czy socjologii daje duŝo większe moŝliwości, niŝ miałoby to w przypadku pojedynczego menedŝera personalnego. Zakończenie Dzięki zastosowaniu technologii komputerowych moŝna znacznie usprawnić przebieg procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dostarczają one decydentom niezbędnych informacji słuŝących usprawnieniu realizacji celów zarówno samej komórki jak i całej organizacji. Ułatwia to w znacznej mierze synchronizację z ogólną strategią przedsiębiorstwa i pozwala na szybką i skuteczną wymianę pozyskiwanych kluczowych informacji.

6 630 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania Literatura [Babo94] Baborski A red..: Efektywne zarządzanie a sztuczna inteligencja, AE Wrocław, [List00] Listwan T. red.: Zarządzanie kadrami, AE Wrocław [LuCo00] Lundy O., Cowling A.: Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Wydawnicza Kraków, [Stab02] Stabryła A. red.: Zarządzanie firmą w społeczeństwie informacyjnym, EJB Kraków, [Stro01] Strojny M. Personel i zarządzanie I Infor, 2001 [Ziel00] Zieliński J. red.: Inteligentne systemy zarządzania. Teoria i praktyka, PWN Warszawa, IMPLEMENTATION OF COMPUTER SCIENCE TECHNOLOGIES IN ORGANIZATIONAL HUMAN RESOURCES MANAGEMENT The aim of this paper is to present the aspects of organizational improvement in the field of human resources management processes in strategic perspective. Expert systems are the technological solution supporting knowledge usage in human resources decision processes. All managers get the expertises about improving effectiveness of human element, and increasing proficiency of whole organization. Key words: human resources, strategic management, knowledge management, expert systems