IDEALNY ZESPÓŁ WEDŁUG BELBINA

Transkrypt

1 IDEALNY ZESPÓŁ WEDŁUG BELBINA Jest niemal niemożliwe, by jeden człowiek łączył w sobie wszystkie cechy i umiejętności idealnego' menadżera, natomiast jest możliwe stworzenie idealnego zespołu. Tezę tę sformułował angielski badacz procesów zarządzania Meredith Belbin, który przez siedem lat obserwował pracę różnych grup zadaniowych wyodrębniając wkład poszczególnych osób. Wyniki badań Belbina i jego współpracowników przyniosły potwierdzenie powyższej tezy i w konsekwencji możliwość przewidywania efektywności działań różnych zespołów na podstawie obserwacji zachowań ich członków. Podczas, gdy większość kierowników chętnie widziałaby w swoim zespole samych najbardziej błyskotliwych i utalentowanych ludzi, są to jedne z najmniej efektywnie, zdaniem Belbina, działających grup. Belbin wyróżnił osiem ról, z których każda stanowi równie ważny element w pracy zespołu. Dopiero te zespoły, w których funkcjonują reprezentanci wszystkich ról, mają wyraźną tendencję do osiągania sukcesu. Oto cztery główne wymiary opisujące wyodrębnione role: Inteligencja Dominacja Otwartość (ekstrawersja) / Zamknięcie (introwersja) Równowaga / pobudzenie ROLE WYRÓŻNIONE PRZEZ BELBINA Koordynator Osoba zrównoważona, otwarta, silnie dominująca. Ma wyraźne predyspozycje do bycia liderem, choć nie zawsze pełni tę rolę. Ustala cele i plany Ich realizacji oraz koordynuje wysiłki wszystkich członków zespołu. Nie wymaga bezwzględnego posłuszeństwa, lecz dominuje poprzez swój prestiż i szacunek, jaki budzi. Preferuje zindywidualizowane podejście do pracy i ludzi. W związku z tym przywiązuje dużą wagę do komunikowania się ze współpracownikami i uważnie słucha ich opinii. Nie nakazuje, lecz wyjaśnia i proponuje. Interweniuje tylko w sytuacjach krytycznych. Podczas dyskusji częściej zadaje pytania niż wysuwa własne propozycje. Słucha, podsumowuje pomysły zespołu i jeżeli jest to konieczne, po wysłuchaniu opinii wszystkich członków zespołu, podejmuje stanowcze decyzje. Koordynator nie jest osobą wybitnie inteligentną czy twórczy natomiast myśli pozytywnie i wie, jak w optymalny sposób wykorzystać potencjał zespołu. Lokomotywa Osoba dominująca, otwarta, o wysokim stopniu pobudzenia. Pierwszoplanową rolą Lokomotywy jest inspirowanie działania i zagrzewanie zespołu do boju'. Lokomotywa nadaje kształt wysiłkom zespołu. Ujednolica idee, cele i plany w taki sposób, by powstał spójny, wykonalny projekt, możliwy do szybkiego wdrożenia. Posiada bardzo wysoką motywacje, potrzebę osiągnięć I równie wysoki poziom energii. Jest nastawiona na osiągnięcie celu i czasami 1

2 dąży do niego nie przebierają w środkach. Jej osobiste zaangażowanie i wkład w pracę zespołu są bardzo duże. Prezentuje dyrektywne podejście do pracowników. Jest mało zdolna do rozumienia ludzi i okazywania im ciepła. Nietolerancyjna dla ludzi niezdecydowanych, wolniej myślących. Raczej prostolinijna i krytyczna, nie wstydzi się okazywania silnych reakcji. Łatwo sprowokować jej wybuch. Zgodnie z obserwacjami niektórych badaczy sprawnym zespołem mogą kierować dwaj liderzy. Za aspekt społeczny bierze wtedy odpowiedzialność Koordynator, natomiast realizacją zadań kieruje Lokomotywa. W zależności od tego, co w danym momencie jest priorytetem, zespół jako grupa ludzi, czy też stojące przed nimi zadanie, dominująca pozycja będzie zajmowała jedna z wymienionych osób. Ze względu na silne nastawienie na rywalizację i zwycięstwo, kilka osób o cechach Lokomotywy może uczynić zespół nieproduktywnym. Myśliciel Osoba dominująca, zamknięta, o bardzo wysokiej inteligencji. Jest źródłem oryginalnych rozwiązań i pomysłowych strategii, osobą niezwykle kreatywna, błyskotliwą i innowacyjna. Nieodzowny w sytuacji, gdy pozostali członkowie zespołu mają wrażenie, że zabrnęli w ślepą uliczkę. Ma jednak tendencje do pomijania detali i praktycznej strony swoich projektów. Istnieje też niebezpieczeństwo, że wciągnie go idea, która wyda mu się pasjonująca, ale nie jest bezpośrednio związana z priorytetami zespołu. Lubi pracować samodzielnie, kieruje się własnymi zasadami. Jest introwertykiem, a sposób, w jaki traktują go inni członkowie zespołu jest dla niego niezwykle ważny. Jest czuły na roztropne pochwały, podczas gdy sam potrafi być uszczypliwy i bezceremonialny, szczególnie dla tych, którzy odnoszą się krytycznie do jego pomysłów. Obecność więcej niż jednego Myśliciela w zespole nie jest korzystna ze względu na konflikty, jakie mogą między nimi zaistnieć. Poszukiwacz Źródeł Osoba zrównoważona, dominująca, otwarta. Jest bardzo uzdolniony interpersonalnie, towarzyski, przyjaźnie nastawiony do otoczenia i jednocześnie dobrze odbierany przez innych. Szuka nowych idei, pomysłów i rozwiązań poza zespołem. Rzadko można go spotkać przy jego stanowisku pracy, a jeżeli już tam jest, to zapewne rozmawia przez telefon. Stanowi doskonałe uzupełnienie Myśliciela. Potrafi trafnie oceniać pomysły warte realizacji, stymulować i zachęcać zespół do pracy nad nimi. To nie on jednak, jak się z pozoru wydaje, jest źródłem pomysłów. Praca w zespole wyzwala w nim energię i chęć do działania. Pozostawiony bez kontaktu z innymi, dosyć szybko traci zapał i zaczyna się nudzić. Łatwo też odwrócić jego uwagę ku sprawom niezwiązanym z zespołem. Jest jednak niezastąpiony w momentach stagnacji, gdy konieczne jest pobudzenie współpracowników do działania. Krytyk wartościujący Osoba wysoce inteligentna, zrównoważona, zamknięta. Człowiek o wysokiej inteligencji i wnikliwości, nieoceniony w analizie faktów, rozważaniu plusów i minusów każdej propozycji i w końcu dochodzeniu do optymalnego rozwiązania. Mało kreatywny, natomiast krytyczny w stosunku do pomysłów innych. Jednak zdecydowanie nie jest oportunistą, lecz zadaje trudne pytania i wyraża wątpliwość tylko w stosunku do propozycji, co, do których ma uzasadnione podejrzenie, że są błędne. 2

3 Nie okazuje wielkiego entuzjazmu i zaangażowania w pracę zespołu. Pozwala mu to spojrzeć z dystansem na współpracowników i spokojnie, obiektywnie ocenić ich działania. Posiada umiejętność przyswajania i analizy dużej ilości informacji oraz wybierania tych najistotniejszych z punktu widzenia zespołu. Jego krytycyzm działa niekiedy na innych pracowników przygnębiająco. Ale chociaż może brakować mu radości, ciepła, wyobraźni i spontaniczności, jest solidny i niezależny w swoich opiniach. Posiada też zaletę, która sprawia, że dzięki niemu zespół działa zdecydowanie efektywniej - rzadko, kiedy myli się w swoich sądach. Realizator Osoba zrównoważona poddająca się kontroli. Przekształca idee i cele grupy na praktyczny język poszczególnych zadań. Jako doskonały wykonawca projektów, które wymyślili inni, jest jednym z podstawowych ogniw zespołu. Dobrze zorganizowany, sumienny, skoncentrowany na szczegółach. Trudno go zniechęcić. Tylko duże, niezapowiedziane zmiany planu mogą zachwiać jego równowagę. Preferuje porządek i jasno określone struktury, co sprawia, że bywa mało elastyczny, szczególnie w stosunku do spektakularnych idei, które nie od razu przekładają się na spektakularne działania. Jednocześnie jest w stanie dostosować swoje plany i cele do kierunku ustalonego przez zespół. Jest nieodzowny, gdy trzeba stawić czoła tym aspektom pracy, które innym wydają się trudne lub mało interesujące. Jeżeli któryś ze współpracowników nie wie, co postanowiono na ostatnim zebraniu i co w związku z tym ma robić, Realizator jest tą osobą, do której może zwrócić się po wskazówki. Dusza Zespołu Osoba zrównoważona, otwarta, mało dominująca. Jej główna rolą jest neutralizowanie osobistych problemów i konfliktów, a tym samym doprowadzenie do jak najlepszej współpracy wewnątrz zespołu. Cele te przedkłada nad swoje osobiste ambicje. Łatwo nawiązuje kontakty. Charakteryzuje się wysokim poziomem inteligencji emocjonalnej. Jest dobrym słuchaczem i zachęca innych do wypowiadania swoich opinii. Jednoczy i harmonizuje grupę, równoważy tarcia wywołane przez Lokomotywę, Myśliciela i Krytyka Wartościującego. Jest wrażliwa, opiekuńcza, świadoma indywidualnych potrzeb i obaw swoich kolegów oraz nieformalnych związków, jakie ich łączą. Lubiana, popularna, lojalna wobec całego zespołu, (co nie oznacza, że nie potrafi zająć określonego stanowiska w sytuacji konfliktowej). Jej niechęć do rywalizacji i otwartego konfliktu sprawia, że ma czasem trudności w podejmowaniu szybkich, jednoznacznych decyzji. Wkład Duszy Zespołu w działania zespołu nie jest tak bezpośrednio widoczny jak pozostałych jego członków, jednak w dłuższej perspektywie czasowej ma olbrzymie znaczenie. Jej rola jest szczególnie cenna podczas pracy w sytuacji silnej presji lub, gdy zespół boryka się z trudnym dla siebie problemem. Skrupulatny Wykonawca Osoba o wysokim stopniu pobudzenia, zamknięta. Pracuje ciężko i sumiennie przywiązując szczególną wagę do detali. Nie spocznie dopóki osobiście nie sprawdzi, że zadanie zostało w całości wykonane i żaden ze szczegółów nie został pominięty. A ponieważ jest to niemal niewykonalne ma skłonności do nadmiernego zamartwiania się. Skupiony na detalach, traci nieraz z oczu cel główny, któremu one służą. Niechętnie zleca swoje obowiązki 3

4 innym, lecz nie po to, by sobie przypisać cały sukces, ale dlatego, że tylko osobiście wykonując pracę ma pewność, że przyniesie ona oczekiwane efekty. Charakteryzuje się wytrwałością, wysokim poziomem wewnętrznej motywacji i samokontroli. Jednocześnie jest mało tolerancyjny dla mniej sumiennych i niedbałych pracowników. Jest koniecznym uzupełnieniem każdego zespołu, szczególnie w fazie, gdy pierwszy entuzjazm związany z nowym projektem już minął i zaczynają się rutynowe działania związane z jego wdrażaniem. W zależności od etapu rozwoju zespołu i realizacji zadania, poszczególne role zyskują swoją istotność. I tak, na przykład na etapie: FAZA ZADANIA DECYDUJĄCA ROLA Budowanie zespołu Koordynator i Lokomotywa Kreowanie pomysłów Planowania, wyboru celów i metod postępowania Krytyk Wartościujący Nawiązywania kontaktów z otoczeniem firmy Poszukiwacz Źródeł i Dusza Zespołu Organizacja pracy, sprawdzania i nadzorowania Koordynator i Realizator Realizowania zadań Realizator i Skrupulatny Wykonawca Każdy z nas może wyróżnić swoją rolę dominującą, którą najchętniej przyjmuje, dobrze się w niej czuje i działa najefektywniej. Oczywiście większość ludzi potrafi się dostosować i gdy istnieje taka potrzeba (np. zespół liczy mniej niż osiem osób i wyraźnie brakuje w nim którejś z ról), może grać rolę odmienną od preferowanej. Jeżeli jednak jesteśmy zmuszeni do działania całkowicie sprzecznego z nasza dominującą rolą (np. gdy Lokomotywa ma rzetelnie i skrupulatnie wykonywać rutynowe zadania, a Myśliciel harmonizować pracę zespołu), to nieuchronnie doprowadzi to do frustracji i spadku efektywności. Warto podkreślić, że przestrzeganie zasady ośmiu ról Belbina jest szczególnie istotne w przypadku tworzenia zespołu, który będzie działał w szybko zmieniających się warunkach, gdzie jest nieodzowna umiejętność szybkiego i skutecznego radzenia sobie z coraz to nowymi problemami. 4

5 PIĘĆ OBSZARÓW DECYDUJĄCYCH O SKUTECZNOŚCI ZESPOŁU Przywództwo Przywództwo w zespole jest zwykle pełnione przez osoby, które pełnią rolę Koordynatora lub Lokomotywy. Obecność takich osób decyduje o efektywności pracy zespołu. Opisywany jako dojrzały i budzący zaufanie innych, Koordynator, wyjaśnia cele, przewodniczy procesowi podejmowania decyzji i określa zadania odpowiednio do kompetencji innych członków zespołu. Lokomotywa jest pełna energii i gotowa podjąć się kolejnego wyzwania. Jej dynamizm i odwaga, a czasami presja na innych członków zespołu, pomaga im w przekraczaniu napotykanych trudności. Kreatywność Największy wpływ na przejawianą przez zespół kreatywność mają członkowie zespołu pełniący role Myśliciela i Poszukiwacza źródeł. Myśliciel nastawiony jest na twórcze rozwiązywanie problemów i wprowadzanie różnych Innowacji. Dostarcza on zespołowi świeżych pomysłów oraz skłania do zmian. Nie boi się podejmowania ryzyka związanego z innowacjami. Poszukiwacz źródeł trafnie ocenia pomysły do realizacji i dzięki przyjaznym kontaktom z innymi zachęca zespół do pracy nad nimi. Lubi pracę w zespole i często ją stymuluje. Zorientowanie na działanie W doprowadzaniu pracy zespołu do końca niezastąpione w zespole są osoby pełniące role Realizatora i Skrupulatnego wykonawcy. Realizator, dzięki swojemu zdyscyplinowaniu, sumienności i skoncentrowaniu na szczegółach, przekształca idee i cele grupy na praktyczne zadania do realizacji. Dzięki Skrupulatnemu wykonawcy wszystko jest wykonane zgodnie ze standardami. Dba on o to, żeby zadanie zostało w całości wykonane i żaden ze szczegółów nie został pominięty. Analiza problemów i podejmowanie decyzji Z perspektywy podejmowania decyzji przez grupę, niezwykle użyteczną jest członek zespołu, pełniący rolę Krytyka wartościującego. Dzięki swojej inteligencji i zrównoważeniu potrafi on zobaczyć problem z różnych punktów widzenia. Jest nieoceniony w analizie faktów, rozważaniu plusów i minusów każdej propozycji oraz wyborze optymalnego rozwiązania. Atmosfera - relacja w zespole Z perspektywy ról zespołowych, na atmosferę w zespole, mają wpływ przede wszystkim dwa czynniki. Pierwszy dotyczy stopnia, w jakim w zachowaniu członków zespołu przejawia się rola Duszy zespołu, czy też obecności takiej osoby w grupie. Tacy członkowie zespołu harmonizują jego prace i równoważą tarcia wywołane przez innych członków. Drugi czynnik związany jest z odpowiednim rozkładem ról w zespole. Źródło: M. Belbin: Twoja rola w zespole. GWP. Gdańsk 2003 M. Gellert, C. Nowak: Zespół. GWP. Gdańsk