Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi

Transkrypt

1 Beata Jońska Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi Praktyczny poradnik dla zarządców budynków biurowych

2 NIERUCHOMOŚCI Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi

3 Polecamy nasze publikacje z zakresu prawa nieruchomości: Jacek Jaworski REGLAMENTACJA ZAWODÓW RYNKU NIERUCHOMOŚCI Maciej Bielecki WYBRANE ASPEKTY PROCESU INWESTYCYJNO-BUDOWLANEGO Joseph Karp, Maciej Tertelis, Simon Vieyra ZARZĄDZANIE WARTOŚCIĄ NIERUCHOMOŚCI MIESZKANIOWYCH Katarzyna Królikowska ZASADA ZAWIĄZANIA PRAW DO LOKALU Z CZŁONKOSTWEM W SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ Jan Konowalczuk WYCENA NIERUCHOMOŚCI PRZEDSIĘBIORSTW Wojciech Karpiński POŚREDNICTWO W OBROCIE NIERUCHOMOŚCIAMI TWORZENIE I DOSKONALENIE WARSZTATU PRACY Aleksander Hetko DEKRET WARSZAWSKI POSTĘPUJĄCE WYWŁASZCZENIE NIERUCHOMOŚCI Lesław Myczkowski WŁASNOŚĆ BUDYNKÓW I LOKALI ORAZ INNE PRAWA RZECZOWE W PRAKTYCE

4 Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi Beata Jońska WYDAWNICTWO C. H. BECK WARSZAWA 2011

5 Redakcja: Izabela Sachajdakiewicz Wydawnictwo C. H. Beck 2011 Wydawnictwo C. H. Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, Warszawa Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H. Beck Druk i oprawa: Totem, Inowrocław ISBN

6 Spis treści Wykaz skrótów... Bibliograia... Wykaz aktów prawnych... XIII Od Autora... Wprowadzenie... XVII 1. Podmiot i przedmiot zarządzania nieruchomościami Deinicja zarządzania nieruchomościami Wymogi formalne Portret psychologiczny zarządcy nieruchomości Cechy osobowościowe Umiejętności Przeciwwskazania do wykonywania zawodu Deinicja i podział nieruchomości komercyjnych Budynki biurowe Budynek biurowy klasy A Budynek biurowy klasy B Budynek biurowy klasy B Budynek biurowy klasy C Znaczenie informacji o klasie budynku Nieruchomości handlowe Centra logistyczne i magazyny Inne Zarządca a właściciel nieruchomości komercyjnej Kim jest właściciel nieruchomości komercyjnej Zakres odpowiedzialności Umowa o zarządzanie Zakres umowy Reprezentacja właściciela pełnomocnictwo Raporty i sprawozdania IX XI XV

7 VI Spis treści Sprawozdanie z zarządzania nieruchomością Raporty inansowe Budżety operacyjne, inwestycyjne, marketingowe Zestawienia z umów najmu Zarządca a najemca Monitoring bieżących potrzeb Umowa najmu Postanowienia wstępne i strony umowy najmu Przedmiot najmu i okres trwania Czynsz, koszty eksploatacyjne katalog i sposoby rozliczania, inne świadczenia Indeksacja Okresy wolne od czynszu, opcja wcześniejszego rozwiązania umowy, zakaz konkurencji Obowiązki i prawa właściciela i najemcy Obowiązki i prawa właściciela Obowiązki i prawa najemcy Zabezpieczenie wykonania umowy Ubezpieczenia Warunki rozwiązania umowy Przedłużanie i renegocjowanie warunków umów najmu Przedłużenie lub skrócenie czasu najmu Zmniejszenie lub rozszerzenie powierzchni najmu Stawki za czynsz renegocjowanie stawek na wyższe lub niższe Koszty eksploatacyjne sposób rozliczania Zabezpieczenie umowy najmu sposób i naliczanie Standard wykończenia remont i modernizacja powierzchni najmu Sposób i częstotliwość indeksacji Zmiana wzoru umowy najmu W jaki sposób zachęcić najemcę do pozostania w budynku Zarządca a budynek Przejęcie nieruchomości w zarządzanie Harmonogram przejęcia nieruchomości Lista wymaganych dokumentów Umowy Dokumentacja nieruchomości

8 Spis treści VII Dokumentacja związana z bezpieczeństwem budynku i dokumentacja techniczna Dokumentacja inansowa Procedury i dokumenty obowiązujące w budynku Regulamin budynku Plan ochrony Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego i plan ewakuacji Zasady przeprowadzania prac remontowych i aranżacyjnych Instalacje i urządzenia Harmonogram przeglądów Książka obiektu budowlanego Sposób wypełniania KOB System zarządzania budynkiem BMS Awarie i katastrofy Zalania Awarie systemów Przerwy w dostawie mediów Inne awarie Katastrofa budowlana Archiwizacja dokumentacji Sposób i miejsce przechowywania dokumentacji nieruchomości Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej i wykorzystanie systemów informatycznych w procesie zarządzania Oprogramowanie irmy conject AG opis, wdrożenie i użytkowanie Korzyści zastosowania systemu informatycznego do archiwizacji dokumentów Zarządca a podwykonawcy i dostawcy mediów Dobór irm podwykonawczych Organizacja przetargów i konkursów ofert Kryteria wyboru Zawieranie umów z podwykonawcami Budowanie relacji z pracownikami obsługi Organizacja prac remontowych i modernizacyjnych w nieruchomości Faza projektowania i uzgodnień

9 VIII Spis treści Faza doboru wykonawców Faza wykonania i nadzór nad pracami Odbiór wykonanych robót Relacja zarządcy nieruchomości z dostawcami mediów Różne role zarządcy nieruchomości komercyjnych Rola zarządcy nieruchomości w fazie projektowania budynku Rola zarządcy w procesie sprzedaży lub zakupu budynku Doradztwo oraz analiza sposobu zarządzania (raporty due diligence) Zarządzanie spółką i aktywami właściciela Zarządzanie portfelem nieruchomości Rola zarządcy w kreowaniu wizerunku budynku Zarządzanie budynkiem zielonym (green building) Certyikat LEED Program BREAM Certyikat BEPAC Program Green Building Zarządzanie zielonymi budynkami Załączniki Umowa o zarządzanie nieruchomością Budżet kosztów operacyjnych (opex) dla budynku biurowego wzór Budżet kosztów inwestycyjnych (capex) dla budynku biurowego - wzór Umowa najmu wzór Harmonogram przejęcia budynku biurowego (po sprzedaży) wzór Lista dokumentacji budynku biurowego wzór Regulamin budynku biurowego - wzór Roczny harmonogram przeglądów urządzeń i instalacji w obiekcie wzór

10 Wykaz skrótów 1. Źródła prawa GospNierU... ustawa z r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) KC... ustawa z r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) KOBR... rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) KSH... ustawa z r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz ze zm.) DoskonalZawR... rozporządzenie Ministra Infastruktury z r. w sprawie nadawania uprawnień i licencji zawodowych (Dz.U. Nr 31, poz. 189 ze zm.) OchrPpożR... rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. Nr 109, poz. 719) PlokU... ustawa z r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84) PrBudU... ustawa z r. Prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz ze zm.) 2. Instytucje GUS... Główny Urząd Statystyczny KRS... Krajowy Rejestr Sądowy MinInf... Minister Infrastruktury ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych

11 X Wykaz skrótów 3. Inne skróty BHP... bezpieczeństwo i higiena pracy BMS... system zarządzania budynkiem CO... centralne ogrzewanie CW... ciepła woda DSO... dźwiękowy system ostrzegawczy DTR... dokumentacja techniczno-ruchowa KOB... książka obiektu budowlanego NIP... numer identyikacji podatkowej OC... odpowiedzialność cywilna ppoż.... przeciwpożarowy REGON... numer statystyczny ROP... ręczny ostrzegacz pożarowy UPS... system podtrzymywania zasilania w energię elektryczną

12 Bibliograia Foryś I. (red.), Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi, Wyd. II, Warszawa 2008 Kalinowska B. (red.), Deweloperzy często zawyżają klasę biurowców, Rzeczpospolita z r. Kamionka L., Inteligentna synergia Programy certyikujące a rozwój zrównoważony, Facility Manager Nr 2/2010 Mazan W., Książka Obiektu Budowlanego (KOB) zasady prowadzenia książki obiektu budowlanego, materiały szkoleniowe Konferencji Budownictwa i Nieruchomości, Warszawa 2009 Raport o rynku nieruchomości biurowych Wiosna 2010, opracowanie: Cushman & Wakeield Tertelis M., Umowa o zarządzanie nieruchomością, Warszawa 2003 Wiśniakowska L., Słownik wyrazów obcych, Warszawa 2004 Zrównoważony wg BREEAM raport Watermann International, Inwestycje budowlane Murator 2010

13

14 Wykaz aktów prawnych Rozporządzenie Ministra Środowiska z r. w sprawie warunków, jakie należy spełnić przy wprowadzaniu ścieków do wód lub do ziemi, oraz w sprawie substancji szczególnie szkodliwych dla środowiska wodnego (Dz.U. Nr 137, poz. 984) Rozporządzenie Ministra Finansów z r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości (Dz.U. Nr 207, poz. 2114) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie nadawania uprawnień i licencji zawodowych w dziedzinie gospodarowania nieruchomościami (Dz.U. Nr 31, poz. 189 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie stałego doskonalenia zawodowego przez rzeczoznawców majątkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami oraz zarządców nieruchomości (Dz.U. Nr 140, poz. 945 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. Nr 109, poz. 719) Rozporządzenie Ministra Środowiska z r. w sprawie warunków, jakie należy spełnić przy wprowadzaniu ścieków do wód lub do ziemi, oraz w sprawie substancji szczególnie szkodliwych dla środowiska wodnego (Dz.U. Nr 137, poz. 984 ze zm.) Ustawa z r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) Ustawa z r. Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) Ustawa z r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613) Ustawa z r Prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz ze zm.)

15 XIV Wykaz aktów prawnych Ustawa z r. o ochronie osób i mienia (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221) Ustawa z r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) Ustawa z r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz ze zm.) Ustawa z r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz ze zm.) Ustawa z r. o odpadach (tekst jedn. Dz.U. z 2007 r. Nr 39, poz. 251 ze zm.) Ustawa z r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759)

16 Od Autora Szanowni Państwo, oddaję w Wasze ręce opracowanie, które jest wynikiem mojego 10-letniego doświadczenia w wykonywaniu zawodu zarządcy nieruchomości. Mam nadzieję, że opracowanie to będzie pomocne zarówno dla kandydatów na zarządców nieruchomości, jak i Koleżanek i Kolegów wykonujących ten zawód. Jednocześnie zaznaczam, że jest to moje osobiste podejście do problemu zarządzania nieruchomościami. Są to sprawdzone w praktyce rozwiązania, dzięki którym mogę odnosić sukcesy i czerpię wiele przyjemności oraz satysfakcji z wykonywanej pracy, czego życzę każdemu, kto zdecydował się lub zdecyduje na wykonywanie zawodu zarządcy nieruchomości W tym miejscu chciałabym złożyć podziękowania irmie conject AG z Monachium, z którą mam przyjemność współpracować, za pozwolenie opublikowania informacji na temat systemu informatycznego, który znajduje się w ofercie irmy. Chcę podziękować irmie Explo Sp. z o.o. z Warszawy za udostępnienie Harmonogramu Przeglądów Obiektu. Dziękuję mojej siostrze Ani, która była moją pierwszą korektorką i czytelniczką. Wspierała mnie swoją pomocą i wiedzą z zakresu języka polskiego. Dziękuję wszystkim moim współpracownikom, przedstawicielom właścicieli nieruchomości, irm podwykonawczych i najemców za wiedzę i doświadczenie, które dzięki nim zdobyłam i które pozwoliły mi na napisanie niniejszego poradnika. Warszawa, r. Beata Jońska

17

18 Wprowadzenie Poradnik jest zbiorem praktycznych informacji na temat zarządzania nieruchomościami komercyjnymi ze szczególnym uwzględnieniem budynków biurowych. Z uwagi na to, że na rynku jest niewiele opracowań w tym temacie, autorka zdecydowała się na zebranie swojej wiedzy i doświadczenia oraz na podzielenie się nimi z Czytelnikami. Porównując spis treści niniejszego opracowania z innymi tego typu pozycjami dostępnymi na rynku, z pewnością można zauważyć, że niektóre zagadnienia i tematy powtarzają się. To, co wyróżnia opracowanie, to praktyczne ujęcie tych samych zagadnień. W poradniku starano się ograniczyć do minimum teoretyczne rozważania, a szczególnie zwrócić uwagę na sprawdzone rozwiązania lub wskazówki. Książka przedstawia rady wynikające z 10-letniego doświadczenia autorki. Podaje przykłady i propozycje zapisów w umowach. Wiedza, jaką zarządca nieruchomości musi posiadać, jest szeroka i wymaga ciągłego doskonalenia. Dlatego w niniejszej książce zwraca się uwagę na elementy najistotniejsze, które dotyczą każdego tematu, a także na wielopłaszczyznowość zagadnienia zarządzania nieruchomościami komercyjnymi ze szczególnym uwzględnieniem budynku biurowego. Publikacja pokazuje płaszczyzny, na których działa zarządca nieruchomości, takie jak: Zarządca właściciel Zarządca najemcy Zarządca budynek Zarządca podwykonawcy Autorka obrazuje zadania, jakie czekają zarządcę na każdej z tych płaszczyzn. Głównym celem tej książki jest pokazanie zawodu zarządcy nieruchomości z punktu widzenia osoby i praktyki, a nie teorii. Poradnik został podzielony na 6 rozdziałów. Pierwszy przedstawia deinicję zarządzania nieruchomościami oraz wymogi formalne związane z uzyskaniem licencji na wykonywanie tego zawodu. Następne podrozdziały pokazują portret psychologiczny zarządcy nieruchomości z podziałem na cechy i umiejętności oraz przeciwwskazania do wykonywania zawodu. Wskazówki te, zdaniem autorki, mogą być szczególnie pomocne dla studentów, którzy będą chcieli wykonywać ten zawód, lub kandydatów na

19 XVIII Wprowadzenie zarządców nieruchomości. W dalszej części pierwszego rozdziału jest przedstawiona deinicja i podział nieruchomości komercyjnej. Znajduje się tam kilka informacji teoretycznych, które na pewno przydadzą się zarządcy nieruchomości w jego pracy. Rozdział drugi poświęcony jest relacji pomiędzy zarządcą nieruchomości i jej właścicielem. W jego pierwszej części został zdeiniowany podmiot właściciel oraz wymienione zostały przykłady właścicieli nieruchomości komercyjnych. Autorka wyjaśniła także, w jaki sposób struktura czy osobowość prawna właściciela nieruchomości może mieć wpływ na współpracę z zarządcą oraz stawiane mu wymagania i oczekiwania. Następnie pokazany został zakres odpowiedzialności zarządcy nieruchomości wobec właściciela. Kolejne punkty rozdziału poruszają temat umowy o zarządzanie nieruchomością i pokazują, na jakie jej elementy należy zwrócić szczególną uwagę. Nie jest to jednak opracowanie prawne. Autorka podaje praktyczne wskazówki wynikające z jej wieloletniego doświadczenia. Kolejnym ważnym zagadnieniem poruszonym w tym rozdziale jest opis raportów i sprawozdań przygotowywanych przez zarządcę dla właściciela budynku. W tekście Autorka wskazała elementy, jakie może zawierać sprawozdanie z zarządzania nieruchomością, a które mogą być ważne dla właściciela. Następnie zdeiniowała budżety, jakie przygotowuje zarządca nieruchomości (budżet operacyjny, inwestycyjny i marketingowy), oraz pokazała, jakie pozycje może zawierać dany budżet. Przykładowe budżety operacyjne i inwestycyjne stanowią załączniki do niniejszego opracowania. Następnym opisanym zagadnieniem jest zestawienie z umów najmu (ang. rent roll) ze wskazaniem, na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania takiego zestawienia oraz jaki jest jego cel i zastosowanie. Rozdział trzeci pokazuje relację między zarządcą nieruchomości a najemcą. Autorka przede wszystkim wskazuje sposoby budowania zaufania oraz rolę właściwej komunikacji. Następne podrozdziały dotyczą umowy najmu. Przedstawiają jej najważniejsze zapisy z uwzględnieniem punktów, które mogą sprawiać problemy lub są dyskusyjne. Autorka uzasadnia, dlaczego warto zadbać o jasne i klarowne sprecyzowanie tych punktów oraz podaje przykładowe zapisy w umowie najmu. Podobnie jak w przypadku umowy o zarządzanie nie są to opracowania prawne, jedynie wskazówki. Ostatni podrozdział poświęcony jest zagadnieniu renegocjowania umów najmu, ponieważ z tym zadaniem zarządca często ma do czynienia w swojej pracy zawodowej. Właściciele często zlecają zarządcy, żeby reprezentował ich w trakcie negocjacji z najemcami. W książce zostały wskazane elementy umowy najmu, które mogą być negocjowane i w jakich przypadkach (na przykład wynikających z zapisów w umowie najmu, tj. przedłużenie umowy,

20 Wprowadzenie XIX opcja rozszerzenia powierzchni czy wykorzystanie opcji wcześniejszego rozwiązania umowy). Ostatni podrozdział pokazuje, w jaki sposób zachęcić najemcę do pozostania w budynku, czyli jaka jest rola zarządcy nieruchomości, żeby najemca przedłużył umowę najmu na kolejny okres. Rozdział czwarty, najbardziej rozbudowany, prezentuje płaszczyznę zarządca budynek. Rozpoczyna się od opisu sposobu przejęcia nieruchomości w zarządzanie. Zawiera harmonogram przejęcia budynku oraz istotne punkty i zagadnienia z tym związane. Następnie opisane zostały dokumenty, jakie powinny być na liście dokumentacji w trakcie przejęcia budynku. Kolejne punkty rozdziału poświęcone są procedurom i dokumentom związanym z bezpieczeństwem budynku. Autorka opisuje regulamin budynku, wyszczególniając elementy, jakie powinien zawierać. Przykładowy harmonogram przejęcia i lista dokumentacji oraz regulamin budynku biurowego są załączone do niniejszego opracowania. Autorka następnie zwraca uwagę na plan ochrony, a także instrukcję bezpieczeństwa pożarowego oraz plan ewakuacji. Przedstawia również propozycje stworzenia dokumentu regulującego zasady prowadzenia prac remontowych i aranżacyjnych w budynku. Charakteryzuje również budynek od strony technicznej, wskazując przy tym przykładowe instalacje i urządzenia, które mogą być zainstalowane w budynku oraz harmonogram przeglądów z podziałem na przeglądy wymagane przepisami prawnymi oraz przeglądy techniczne wynikające z eksploatacji obiektu i poszczególnych instalacji. Kolejny rozdział poświęcony jest zasadom prowadzenia książki obiektu budowlanego. Autorka przedstawia instrukcje i sposób wypełnienia poszczególnych stron i tablic zgodnie z przepisami prawa. W następnych częściach znajdują się: opis BMS i korzyści z zastosowania systemu w budynku, sposoby wykorzystania go przez zarządcę oraz sposoby postępowania w sytuacji awarii i katastrof. Autorka opisuje kilka sytuacji awaryjnych i schemat postępowania w trakcie awarii. Ostatnia część to propozycja sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentacji budynku, oznakowania segregatorów. Część ta ilustruje wykorzystanie systemów informatycznych w procesie zarządzania na konkretnym przykładzie oprogramowania irmy conject AG. Rozdział piąty w całości poświęcony jest relacji zarządca nieruchomości a podwykonawcy i dostawcy mediów. Autorka opisuje metody doboru irm podwykonawczych oraz określa kryteria, jakimi należy się kierować w trakcie wyboru tych irm. W szczególności pokazuje zasady formułowania zapytania ofertowego oraz wagę poszczególnych kryteriów w ocenie ofert oraz sposób porównywania ofert, tak by wybrać najbardziej korzystną. Kolejny podrozdział przedstawia budowanie relacji z pracownikami irm podwykonawczych, sposoby współpracy i motywowania pracow-