Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi

Transkrypt

1 Beata Jońska Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi 2. wydanie Praktyczny poradnik dla zarządców budynków biurowych

2 NIERUCHOMOŚCI Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi

3 Polecamy nasze publikacje z zakresu prawa nieruchomości: Jacek Jaworski REGLAMENTACJA ZAWODÓW RYNKU NIERUCHOMOŚCI Maciej Bielecki WYBRANE ASPEKTY PROCESU INWESTYCYJNO-BUDOWLANEGO Joseph Karp, Maciej Tertelis, Simon Vieyra ZARZĄDZANIE WARTOŚCIĄ NIERUCHOMOŚCI MIESZKANIOWYCH Katarzyna Królikowska ZASADA ZAWIĄZANIA PRAW DO LOKALU Z CZŁONKOSTWEM W SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ Jan Konowalczuk WYCENA NIERUCHOMOŚCI PRZEDSIĘBIORSTW Wojciech Karpiński POŚREDNICTWO W OBROCIE NIERUCHOMOŚCIAMI TWORZENIE I DOSKONALENIE WARSZTATU PRACY Aleksander Hetko DEKRET WARSZAWSKI POSTĘPUJĄCE WYWŁASZCZENIE NIERUCHOMOŚCI Lesław Myczkowski WŁASNOŚĆ BUDYNKÓW I LOKALI ORAZ INNE PRAWA RZECZOWE W PRAKTYCE

4 Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi Beata Jońska 2. wydanie WYDAWNICTWO C.H.BECK WARSZAWA 2014

5 Wydawca: Wioleta Beczek Redakcja: Aleksandra Dróżdż Wydawnictwo C.H.Beck 2014 Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, Warszawa Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H.Beck Druk i oprawa: Totem, Inowrocław ISBN ISBN e-book

6 Spis treści Przedmowa... Wykaz skrótów... XIII Wprowadzenie... Rozdział I. Podmiot i przedmiot zarządzania nieruchomościami Definicja zarządzania nieruchomościami Wymogi formalne Portret psychologiczny zarządcy nieruchomości Cechy osobowościowe Umiejętności Przeciwwskazania do wykonywania zawodu Definicja i podział nieruchomości komercyjnych Uwagi wstępne Budynki biurowe Uwagi wstępne Budynek biurowy klasy A Budynek biurowy klasy B Budynek biurowy klasy B Budynek biurowy klasy C Znaczenie informacji o klasie budynku Nieruchomości handlowe Centra logistyczne i magazyny Inne nieruchomości komercyjne Rozdział II. Zarządca a właściciel nieruchomości komercyjnej Kim jest właściciel nieruchomości komercyjnej Zakres odpowiedzialności Umowa o zarządzanie Uwagi wstępne Zakres umowy XI XV

7 VI Spis treści 3.3. Reprezentacja właściciela pełnomocnictwo Raporty i sprawozdania Uwagi wstępne Sprawozdanie z zarządzania nieruchomością Raporty finansowe Budżety operacyjne, inwestycyjne, marketingowe Zestawienia z umów najmu Rozdział III. Zarządca a najemca Monitoring bieżących potrzeb Umowa najmu Uwagi wstępne Postanowienia wstępne i strony umowy najmu Przedmiot najmu i okres trwania Czynsz, koszty eksploatacyjne katalog i sposoby rozliczania, inne świadczenia Indeksacja Okresy wolne od czynszu, opcja wcześniejszego rozwiązania umowy, zakaz konkurencji Obowiązki i prawa właściciela i najemcy Uwagi wstępne Obowiązki i prawa właściciela Obowiązki i prawa najemcy Zabezpieczenie wykonania umowy Ubezpieczenia Warunki rozwiązania umowy Przedłużanie i renegocjowanie warunków umów najmu Uwagi wstępne Przedłużenie lub skrócenie czasu najmu Zmniejszenie lub rozszerzenie powierzchni najmu Stawki za czynsz renegocjowanie stawek na wyższe lub niższe Koszty eksploatacyjne sposób rozliczania Zabezpieczenie umowy najmu sposób i naliczanie Standard wykończenia remont i modernizacja powierzchni najmu Sposób i częstotliwość indeksacji Zmiana wzoru umowy najmu W jaki sposób zachęcić najemcę do pozostania w budynku... 99

8 Spis treści VII Rozdział IV. Zarządca a budynek Uwagi wstępne Przejęcie nieruchomości w zarządzanie Uwagi wstępne Harmonogram przejęcia nieruchomości Lista wymaganych dokumentów Uwagi wstępne Umowy Dokumentacja nieruchomości Dokumentacja związana z bezpieczeństwem budynku i dokumentacja techniczna Dokumentacja finansowa Procedury i dokumenty obowiązujące w budynku Uwagi wstępne Regulamin budynku Plan ochrony Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego i plan ewakuacji Zasady przeprowadzania prac remontowych i aranżacyjnych Instalacje i urządzenia Uwagi wstępne Harmonogram przeglądów Książka obiektu budowlanego Uwagi wstępne Sposób wypełniania KOB System zarządzania budynkiem BMS Awarie i katastrofy Uwagi wstępne Zalania Awarie systemów Przerwy w dostawie mediów Inne awarie Katastrofa budowlana Archiwizacja dokumentacji Uwagi wstępne Sposób i miejsce przechowywania dokumentacji nieruchomości Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej i wykorzystanie systemów informatycznych w procesie zarządzania

9 VIII Spis treści Uwagi wstępne Oprogramowanie firmy conject AG opis, wdrożenie i użytkowanie Korzyści z zastosowania systemu informatycznego conject do archiwizacji dokumentów Rozdział V. Zarządca a podwykonawcy i dostawcy mediów Uwagi wstępne Dobór firm podwykonawczych Uwagi wstępne Organizacja przetargów i konkursów ofert Kryteria wyboru Zawieranie umów z podwykonawcami Budowanie relacji z pracownikami obsługi Organizacja prac remontowych i modernizacyjnych w nieruchomości Uwagi wstępne Faza projektowania i uzgodnień Faza doboru wykonawców Faza wykonania i nadzór nad pracami Odbiór wykonanych robót Relacja zarządcy nieruchomości z dostawcami mediów Rozdział VI. Różne role zarządcy nieruchomości komercyjnych Uwagi wstępne Rola zarządcy nieruchomości w fazie projektowania budynku Rola zarządcy w procesie sprzedaży lub zakupu budynku Uwagi wstępne Doradztwo oraz analiza sposobu zarządzania (raporty due diligence) Zarządzanie spółką i aktywami właściciela Zarządzanie portfelem nieruchomości Rola zarządcy w kreowaniu wizerunku budynku Rozdział VII. Zarządzanie budynkiem zielonym (green building) Uwagi wstępne Certyfikat LEED Program BREAM Certyfikat BEPAC

10 Spis treści IX 5. Program Green Building Zarządzanie zielonymi budynkami Przeprowadzenie procesu certyfikacji budynku istniejącego (BREEAM In-Use) Załączniki Umowa o zarządzanie nieruchomością (wzór) Budżet kosztów operacyjnych (opex) dla budynku biurowego wzór Budżet kosztów inwestycyjnych (capex) dla budynku biurowego wzór Umowa najmu wzór Harmonogram przejęcia budynku biurowego (po sprzedaży) wzór Lista dokumentacji budynku biurowego wzór Regulamin budynku biurowego wzór Roczny harmonogram przeglądów urządzeń i instalacji w obiekcie wzór Indeks rzeczowy

11

12 Przedmowa Szanowni Państwo, ooddaję w Państwa ręce opracowanie drugie poprawione, które jest wynikiem mojego 14-letniego doświadczenia w wykonywaniu zawodu zarządcy nieruchomości. Mam nadzieję, że opracowanie to będzie pomocne zarówno dla osób rozpoczynających przygodę z zawodem zarządcy nieruchomości, jak i Koleżanek i Kolegów wykonujących ten zawód od lat. Jednocześnie zaznaczam, że jest to moje osobiste podejście do problemu zarządzania nieruchomościami. Są to sprawdzone w praktyce rozwiązania, dzięki którym mogę odnosić sukcesy i czerpię wiele przyjemności oraz satysfakcji z wykonywanej pracy, czego życzę każdemu, kto zdecydował się lub zdecyduje na wykonywanie zawodu zarządcy nieruchomości. W tym miejscu chciałabym złożyć podziękowania przedstawicielom firmy Grontmij Polska Sp. z o.o. za wsparcie i pomoc merytoryczną w opracowaniu i rozszerzeniu rozdziału 7 o zarządzaniu zielonymi budynkami. Dziękuję także firmie conject AG z Monachium, z którą mam przyjemność współpracować, za pozwolenie opublikowania informacji na temat systemu informatycznego, który znajduje się w ofercie firmy a także firmie Explo Sp. z o.o. z Warszawy za udostępnienie Harmonogramu Przeglądów Obiektu. Dziękuję mojej siostrze Ani, która była moją pierwszą korektorką i czytelniczką pierwszej edycji książki. Wspierała mnie swoją pomocą i wiedzą z zakresu języka polskiego. Dziękuję wszystkim moim współpracownikom, przedstawicielom właścicieli nieruchomości, firm podwykonawczych i najemców za wiedzę i doświadczenie, które dzięki nim zdobyłam i które pozwoliły mi na napisanie niniejszego poradnika. Warszawa, r. Beata Jońska

13

14 Wykaz skrótów 1. Źródła prawa GospNierU... ustawa z r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) KC... ustawa z r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 121) KOBR... rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) KSH... ustawa z r. Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) OchrPpożR... rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. Nr 109, poz. 719) PrBud... ustawa z r. Prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) ZmURegWNZ... ustawa z r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. z 2013 r. poz. 829) 2. Instytucje GUS... Główny Urząd Statystyczny KRS... Krajowy Rejestr Sądowy MinInf... Minister Infrastruktury ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych

15 XIV Wykaz skrótów 3. Inne skróty BHP... bezpieczeństwo i higiena pracy BMS... system zarządzania budynkiem CO... centralne ogrzewanie CW... ciepła woda DSO... dźwiękowy system ostrzegawczy DTR... dokumentacja techniczno-ruchowa KOB... książka obiektu budowlanego NIP... numer identyfikacji podatkowej OC... odpowiedzialność cywilna ppoż.... przeciwpożarowy REGON... numer statystyczny ROP... ręczny ostrzegacz pożarowy UPS... system podtrzymywania zasilania w energię elektryczną

16 Wprowadzenie Poradnik jest zbiorem praktycznych informacji na temat zarządzania nieruchomościami komercyjnymi ze szczególnym uwzględnieniem budynków biurowych. Z uwagi na to, że na rynku jest niewiele opracowań na ten temat, autorka zdecydowała się na zebranie swojej wiedzy i doświadczenia oraz na podzielenie się nimi z Czytelnikami. Porównując spis treści niniejszego opracowania z innymi tego typu pozycjami dostępnymi na rynku, z pewnością można zauważyć, że niektóre zagadnienia i tematy powtarzają się. To, co wyróżnia tę pozycję, to praktyczne ujęcie tych samych zagadnień. W poradniku starano się ograniczyć do minimum teoretyczne rozważania, a szczególnie zwrócić uwagę na sprawdzone rozwiązania oraz wskazówki. Książka przedstawia rady wynikające z 14-letniego doświadczenia autorki. Podaje przykłady i propozycje zapisów w umowach. Wiedza, jaką zarządca nieruchomości musi posiadać, jest szeroka i wymaga ciągłego doskonalenia. Dlatego w niniejszej książce zwraca się uwagę na elementy najistotniejsze, które dotyczą każdego tematu, a także na wielopłaszczyznowość zagadnienia zarządzania nieruchomościami komercyjnymi ze szczególnym uwzględnieniem budynku biurowego. Publikacja pokazuje płaszczyzny, na których działa zarządca nieruchomości, takie jak: zarządca właściciel, zarządca najemcy, zarządca budynek, zarządca podwykonawcy. Autorka obrazuje zadania, jakie czekają zarządcę na każdej z tych płaszczyzn. Głównym celem tej książki jest pokazanie zawodu zarządcy nieruchomości z punktu widzenia osoby i praktyki, a nie teorii. Poradnik został podzielony na 7 rozdziałów. Pierwszy przedstawia definicję zarządzania nieruchomościami. Następne podrozdziały pokazują portret psychologiczny zarządcy nieruchomości z podziałem na cechy i umiejętności oraz przeciwwskazania do wykonywania zawodu. Wskazówki te, zdaniem autorki, mogą być szczególnie pomocne dla studentów, którzy będą chcieli wykonywać ten zawód, lub kandydatów na zarządców nieruchomości. W dalszej części pierwszego rozdziału przedstawiona zo-

17 XVI Wprowadzenie stała definicja i podział nieruchomości komercyjnej. Znajduje się tam kilka informacji teoretycznych, które na pewno przydadzą się zarządcy nieruchomości w jego pracy. Rozdział drugi poświęcony jest relacji pomiędzy zarządcą nieruchomości i jej właścicielem. W jego pierwszej części został zdefiniowany podmiot właściciel wymieniono także przykłady właścicieli nieruchomości komercyjnych. Autorka wyjaśniła także, w jaki sposób struktura czy osobowość prawna właściciela nieruchomości może mieć wpływ na współpracę z zarządcą oraz stawiane mu wymagania i oczekiwania. Następnie pokazany został zakres odpowiedzialności zarządcy nieruchomości wobec właściciela. Kolejne punkty rozdziału poruszają temat umowy o zarządzanie nieruchomością i pokazują, na jakie jej elementy należy zwrócić szczególną uwagę. Nie jest to jednak opracowanie prawne. Autorka podaje praktyczne wskazówki wynikające z jej wieloletniego doświadczenia. Kolejnym ważnym zagadnieniem poruszonym w tym rozdziale jest opis raportów i sprawozdań przygotowywanych przez zarządcę dla właściciela budynku. W tekście Autorka wskazała elementy, jakie może zawierać sprawozdanie z zarządzania nieruchomością, a które mogą być ważne dla właściciela. Następnie zdefiniowała budżety, jakie przygotowuje zarządca nieruchomości (budżet operacyjny, inwestycyjny i marketingowy), oraz pokazała, jakie pozycje może zawierać dany budżet. Przykładowe budżety operacyjne i inwestycyjne stanowią załączniki do niniejszego opracowania. Następnym opisanym zagadnieniem jest zestawienie z umów najmu (ang. rent roll) ze wskazaniem, na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania takiego zestawienia oraz jaki jest jego cel i zastosowanie. Rozdział trzeci pokazuje relację między zarządcą nieruchomości a najemcą. Autorka przede wszystkim wskazuje sposoby budowania zaufania oraz rolę właściwej komunikacji. Następne podrozdziały dotyczą umowy najmu. Przedstawiają jej najważniejsze zapisy z uwzględnieniem punktów, które mogą sprawiać problemy lub są dyskusyjne. Autorka uzasadnia, dlaczego warto zadbać o jasne i klarowne sprecyzowanie tych punktów oraz podaje przykładowe zapisy w umowie najmu. Podobnie jak w przypadku umowy o zarządzanie nie są to opracowania prawne, jedynie wskazówki. Ostatni podrozdział poświęcony jest zagadnieniu renegocjowania umów najmu, ponieważ z tym zadaniem zarządca często ma do czynienia w swojej pracy zawodowej. Właściciele często zlecają zarządcy, żeby reprezentował ich w trakcie negocjacji z najemcami. W książce zostały wskazane elementy umowy najmu, które mogą być negocjowane i w jakich przypadkach (na przykład wynikających z zapisów w umowie najmu, tj. przedłużenie umowy, opcja rozszerzenia powierzchni czy wykorzystanie opcji wcześniejszego

18 Wprowadzenie XVII rozwiązania umowy). Ostatni podrozdział pokazuje, w jaki sposób zachęcić najemcę do pozostania w budynku, czyli jaka jest rola zarządcy nieruchomości, żeby najemca przedłużył umowę najmu na kolejny okres. Rozdział czwarty, najbardziej rozbudowany, prezentuje płaszczyznę zarządca budynek. Rozpoczyna się od opisu sposobu przejęcia nieruchomości w zarządzanie. Zawiera harmonogram przejęcia budynku oraz istotne punkty i zagadnienia z tym związane. Następnie opisane zostały dokumenty, jakie powinny być na liście dokumentacji w trakcie przejęcia budynku. Kolejne punkty rozdziału poświęcone są procedurom i dokumentom związanym z bezpieczeństwem budynku. Autorka opisuje regulamin budynku, wyszczególniając elementy, jakie powinien zawierać. Przykładowy harmonogram przejęcia i lista dokumentacji oraz regulamin budynku biurowego są załączone do niniejszego opracowania. Autorka następnie zwraca uwagę na plan ochrony, a także instrukcję bezpieczeństwa pożarowego oraz plan ewakuacji. Przedstawia również propozycje stworzenia dokumentu regulującego zasady prowadzenia prac remontowych i aranżacyjnych w nieruchomości. Charakteryzuje również budynek od strony technicznej, wskazując przy tym przykładowe instalacje i urządzenia, które mogą być zainstalowane w budynku oraz harmonogram przeglądów z podziałem na przeglądy wymagane przepisami prawnymi oraz przeglądy techniczne wynikające z eksploatacji obiektu i poszczególnych instalacji. Kolejny rozdział poświęcony jest zasadom prowadzenia książki obiektu budowlanego. Autorka przedstawia instrukcje i sposób wypełnienia poszczególnych stron i tablic zgodnie z przepisami prawa. W następnych częściach znajdują się: opis BMS i korzyści z zastosowania systemu w budynku, sposoby wykorzystania go przez zarządcę oraz sposoby postępowania w sytuacji awarii i katastrof. Autorka opisuje kilka sytuacji awaryjnych i schemat postępowania w trakcie awarii. Ostatnia część to propozycja sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentacji budynku, oznakowania segregatorów. Część ta ilustruje wykorzystanie systemów informatycznych w procesie zarządzania na konkretnym przykładzie oprogramowania firmy conject AG. Rozdział piąty w całości poświęcony jest relacji zarządca nieruchomości a podwykonawcy i dostawcy mediów. Autorka opisuje metody doboru firm podwykonawczych oraz określa kryteria, jakimi należy się kierować w trakcie wyboru tych firm. W szczególności pokazuje zasady formułowania zapytania ofertowego oraz wagę poszczególnych kryteriów w ocenie ofert oraz sposób porównywania ofert, tak by wybrać najbardziej korzystną. Kolejny podrozdział przedstawia budowanie relacji z pracownikami firm podwykonawczych, sposoby współpracy i motywowania pracowników. Te relacje służą zwiększeniu jakości wykonywanych usług przez

19 XVIII Wprowadzenie poszczególnych podwykonawców. Dalsza część książki zawiera sposób przeprowadzania prac remontowych i modernizacyjnych w budynku od fazy projektowania, poprzez dobór wykonawców, wykonanie i nadzór robót i na końcu odbiór. Ostatnia część tego rozdziału to zasygnalizowanie relacji zarządca a dostawcy mediów i określenie roli zarządcy w związku z tym zagadnieniem. Szósty rozdział pokazuje, że zarządca może pełnić różne role na rynku nieruchomości, podczas kolejnych faz powstania budynku. Autorka na początku przedstawia zarządcę w roli doradcy w czasie projektowania budynku. Następną opisaną rolą, która coraz częściej pojawia się na rynku nieruchomości, jest doradztwo w procesie sprzedaży i zakupu nieruchomości. W tej części Autorka przedstawia zadania, jakie wykonuje zarządca przy sprzedaży lub zakupie budynku, tj. obsługa doradców, przygotowanie załączników do umowy sprzedaży, przygotowanie dokumentacji i budynku do przejęcia. Rozdział opisuje rolę zarządcy przy przygotowywaniu: analiz i raportów podczas procesu due diligence, analiz struktury podwykonawców i sposobu zarządzania budynkiem, analiz SWOT. Następnie pokazuje rolę zarządcy w procesie zarządzania spółką i aktywami właściciela. Te zadania daleko wykraczają poza zakres zarządzania budynkiem i wymagają większej wiedzy. Kolejna część pokazuje zadania zarządcy i sposoby zarządzania portfelem nieruchomości. Autorka wskazuje również rolę, jaką pełni zarządca w kreowaniu wizerunku budynku. W szczególności podkreśla jego wpływ na postrzeganie budynku wraz z otoczeniem przez najemców, a także wpływ na jakość świadczonych usług na terenie nieruchomości. Rozdział siódmy pokazuje zupełnie nową rolę zarządcy w związku z rosnąca popularnością przyjaznych dla środowiska zielonych budynków. Opisuje certyfikaty budynków dotyczące ochrony środowiska i wymogi związane z ich uzyskaniem. Na końcu przedstawiono procedurę certyfikacji dla funkcjonującej nieruchomości na przykładzie certyfikacji BREEAM In-Use. Treść niniejszego opracowania ma charakter poradnikowy i nie może stanowić podstawy do podejmowania jakichkolwiek decyzji związanych z procedurą zarządzania nieruchomościami. Przedstawione przykłady i opinie są tylko wskazówkami. Teksty załączonych umów i opracowań są przykładowe. Wykorzystanie tych dokumentów w praktyce wymaga dostosowania ich do indywidualnych potrzeb zarządcy i konkretnego budynku. Zapisy w umowach i innych dokumentach wymagają konsultacji prawnej. Autorka nie ponosi zatem odpowiedzialności za wykorzystanie zapisów przykładowych umów oraz innych dokumentów lub ich części i skutków wynikających z zastosowania treści zawartych w tej książce.

20 Rozdział I. Podmiot i przedmiot zarządzania nieruchomościami 1. Definicja zarządzania nieruchomościami Definicja zarządzania nieruchomościami wprowadzona w art. 185 ustawy z r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.; dalej: GospNierU) przestała być aktualna. Zgodnie z ustawą z r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. z 2013 r. poz. 829), z dniem r. zawód zarządcy nieruchomości podlega deregulacji. Jak zatem dzisiaj zdefiniować zarządcę nieruchomości? Poprzednia definicja w rozumieniu niniejszej ustawy (art. 185) brzmiała: 1. Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu w szczególności: 1) zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości; 2) zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości; 3) zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego; 4) bieżące administrowanie nieruchomością; 5) utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem; 6) uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. 1a. Zarządca nieruchomości może wykonywać opracowania i ekspertyzy oraz doradztwo w zakresie zarządzania nieruchomościami. 1b. Zarządca nieruchomości wykonuje czynności, o których mowa w ust. 1, osobiście lub przy pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem, ponosząc za ich czynności odpowiedzialność zawodową określoną w ustawie. 1c. W przypadku zdarzeń lub zagrożeń życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, o których mowa w przepi-