Właściciel polityki: Zarząd fiskalny Data/wynik obecnego przeglądu:

Transkrypt

1 I. POLITYKA Niniejszy dokument jest polityką szpitala i ośrodka medycznego Mercy (Mercy Hospital and Medical Center, dalej Mercy ) dotyczącą wsparcia finansowego dla pacjentów kwalifikujących się do wszystkich dostępnych usług oferowanych zgodnie z właściwym prawem stanowym lub federalnym. Uprawnienie do pomocy finansowej oraz wsparcia jest określane w zależności od indywidualnego przypadku przy użyciu określonych kryteriów oraz ocenione w ramach przeglądu potrzeb opieki zdrowotnej pacjenta i/lub jego rodziny, zasobów finansowych oraz zobowiązań. Trinity Health konsekwentnie traktuje wsparcie finansowe dla pacjentów zatwierdzone na poziomie zarządzania systemowego, które obowiązuje we wszystkich placówkach służby zdrowia, w tym w szpitalu Mercy, dzięki systemowym procedurom i wytycznym stosowanym w każdej placówce zdrowia i jej filiach. Ze względu na dynamiczny charakter środowiska efekty są ściśle monitorowane i w razie konieczności sprawdzane. Z wyjątkiem przypadków regulowanych przez prawo stanowe szpital Mercy stosuje systemowe procedury i wytyczne organizacji Trinity Health w celu wdrażania niniejszej polityki. Organizacja Trinity Health przyjęła i utrzymuje procedury i wytyczne stosowane przez wszystkie placówki zdrowia dotyczące następujących sześciu wymogów, które mają na celu zapewnienie konsekwentnego stanowiska organizacji: A. Kryteria kwalifikujące do pomocy finansowej Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury i wytyczne, które określają, jacy pacjenci i jakie usługi kwalifikują się do udzielenia pomocy finansowej. Szpital Mercy ustanawia opłaty w oparciu o ogólnie pobierane kwoty zgodnie z ustaleniami centralnego biura organizacji Trinity Health. Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury i instrukcje dotyczące wymogów odnośnie miejsca zamieszkania oraz dokumentacji wymaganej w celu ustalenia dochodów. Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury określające podejście do majątku pacjenta, w tym do majątku chronionego. Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury określające pomoc przypuszczalną oraz ramy czasowe na ustalenie, czy pacjent kwalifikuje się do pomocy finansowej. Szpital Mercy oferuje różne poziomy pomocy finansowej, w tym wsparcie minimalne dla rodzin, których dochód rodziny wynosi nie więcej niż 200% federalnego progu ubóstwa (Federal Poverty Income), a dla rodzin, których dochód rodziny wynosi od 201% do 600% tej kwoty wsparcie zgodne z wytycznymi obowiązującymi w całym systemie. Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury dotyczące prowadzenia księgowości i sprawozdań z pomocy finansowej. Strona 1 z 24

2 B. Pomoc dla pacjentów, którzy mogą kwalifikować się do ubezpieczenia Szpital Mercy dokłada wszelkich starań, aby pomóc pacjentom w skłdaniu wniosków do publicznych i prywatnych programów, do których mogą się oni kwalifikować i które mogą im pomóc uzyskać i opłacić usługi z zakresu opieki zdrowotnej, oraz stosuje procedury, które pomagają pacjentom w ustaleniu, czy kwalifikują się do pomocy oferowanej zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji. Szpital Mercy stosuje procedury, które mają na celu oferowanie pacjentom pomocy w opłacaniu składek zgodnie z obowiązującą w całym systemie Trinity Health procedurą pomocy finansowej w opłacaniu składek. C. Skuteczna komunikacja Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury, które wymagają zapewnienia przez szpital doradztwa finansowego, niezwłocznego i uprzejmego odpowiadania na pytania pacjentów, stosowania przejrzystego procesu fakturowania, który jest prosty, prawidłowy i dogodny dla pacjentów, oraz będzie udostępniać określone informacje o opłatach za usługi w przystępnej formie. Szpital Mercy rozmieszcza znaki i broszury zawierające podstawowe informacje o polityce dotyczącej pomocy finansowej (Mercy s Financial Assistance Policy, FAP) w ogólnodostępnych miejscach na terenie swojego ośrodka oraz wymieni te miejsca w polityce FAP. Ponadto szpital Mercy udostępnia na prośbę pacjenta politykę FAP oraz jej streszczenie napisane prostym językiem i formularz wniosku zgodnie z obowiązującymi w całym systemie procedurami. Szpital Mercy publikuje politykę FAP, jej streszczenie napisane prostym językiem oraz formularz wniosku na swojej stronie internetowej. D. Dokładna i konsekwentna realizacja zasad Zgodnie z wymogami procedur i wytycznych obowiązujących w całym systemie szpital Mercy zapewnia szkolenia personelu w zakresie zasad fakturowania, udzielania pomocy finansowej, polityk i praktyk windykacyjnych oraz traktowania wszystkich pacjentów z godnością i szacunkiem bez względu na status ubezpieczenia oraz zdolność zapłaty za usługi. E. Uczciwe praktyki fakturowania i windykacji Szpital Mercy stosuje system fakturowania i praktyk windykacyjnych dotyczący zobowiązań płatniczych pacjentów, który jest uczciwy, spójny i zgodny z prawem stanowym i federalnym, oraz udostępnia wszystkim kwalifikującym się pacjentom krótkoterminowy plan płatności bez odsetek, definiujący ramy czasowe płatności pozostałego salda Strona 2 z 24

3 zgodnie z wymogami procedur obowiązujących w całym systemie. Szpital Mercy oferuje również program pożyczek dla kwalifikujących się pacjentów. Szpital Mercy posiada spisane procedury wskazujące organ upoważniony do zatwierdzania czynności windykacyjnych odnośnie do należności zewnętrznych. Szpital Mercy stosuje obowiązujące w całym systemie procedury określające czynności windykacyjne, które mogą zostać podjęte przez szpital Mercy lub firmę windykacyjną w imieniu tej placówki. Szpital Mercy (lub firma windykacyjna w imieniu tej placówki) NIE może podejmować wobec dłużnika działań takich jak nakaz aresztowania lub zajęcia mienia. Szpital Mercy może mieć zatwierdzone przez Trinity Health porozumienia z firmą windykacyjną, pod warunkiem, że porozumienia te spełniają kryteria określone przez Trinity Health: F. Inne rabaty Szpital Mercy koordynuje pomoc finansową dla pacjentów, niezwłoczne wypłaty, rabaty z tytułu samodzielnej płatności i inne rabaty, zgodnie z zasadami określonymi w procedurach obowiązujących w całym systemie. Prawo stanowe jest nadrzędne wobec procedur obowiązujących w organizacji, a szpital Mercy jest zobowiązany przestrzegać właściwych przepisów prawa stanowego. II. DEFINICJE Okres składania wniosków rozpoczyna się w dniu świadczenia opieki i kończy się 240 dni od pierwszego zestawienia rachunku za opiekę po wypisaniu pacjenta ze szpitala albo: A. na koniec 30 dniowego okresu, w którym pacjent uprawniony do kwoty niższej niż maksymalna dostępna pomoc w oparciu o status pomocy przypuszczalnej lub przed określeniem uprawnienia do skorzystania z polityki FAP ubiegał się o wyższą pomoc finansową. B. zgodnie z terminem podanym w pisemnym powiadomieniu, po którym można podjąć działania ECA, w zależności od tego, która data przypada później. Kwoty fakturowane ogólnie ( AGB ) oznaczają kwoty fakturowane ogólnie za opiekę w przypadku nagłym lub inną niezbędną medycznie opiekę wobec pacjentów posiadających ubezpieczenie obejmujące taką opiekę. AGB wystawiane przez szpital Mercy za opiekę intensywną oraz lekarską zostaną obliczone metodą obliczania sumy zapłaconych przez Medicare roszczeń podzielonej przez opłaty łączne lub brutto za te roszczenia przez biuro Strona 3 z 24

4 systemu lub szpitala Mercy rocznie przy uwzględnieniu dwunastu miesięcy zapłaconych roszczeń z 30 dniowym zawieszeniem od daty sporządzenia raportu do ostatniej daty wypisania ze szpitala. Opieka objęta rabatem oznacza częściowy rabat od kwoty należności pacjentów, którzy kwalifikują się do objęcia polityką FAP. Aktywa zakwalifikowane oznaczają aktywa przekraczające limit 600% aktualnego federalnego progu ubóstwa, które mogą zostać wyłączone z maksymalnej możliwej do otrzymania kwoty rocznej w wysokości 25%, z wyjątkiem aktywów, które są wyłączone zgodnie z prawem stanowym (Illinois Compiled Statutes), artykuł 210 ILCS 89/10(c)(4), takich jak główne miejsce zamieszkania uprawnionego pacjenta. Uprawniony pacjent oznacza: 1) każdego pacjenta; 2) który mieszka w stanie Illinois; 3) nie posiada ubezpieczenia zdrowotnego; oraz 4) w przypadku którego dochód rodziny nie przekracza 600% federalnego progu ubóstwa, oraz który: a) informuje szpital Mercy podczas kolejnych kontaktów, że otrzymał rabat, oraz b) spełnia wymogi dotyczące statusu ubezpieczenia i Dochodu rodziny. Zakwalifikowany okres oznacza okres 12 miesięcy rozpoczynający się pierwszego dnia, w którym uprawniony pacjent skorzystał z usług opieki zdrowotnej oferowanych przez szpital Mercy. Przypadki nagłe to usługi medyczne niezbędne w przypadku stanu zdrowia zagrażającego życiu lub będącego skutkiem poważnego obrażenia, wymagającego natychmiastowej opieki medycznej. Ten stan zdrowia jest zazwyczaj regulowany przez postanowienia ustawy o opiece medycznej w przypadkach nagłych oraz czynnej pracy zawodowej (Emergency Medical Treatment and Active Labor Act, EMTALA). Zespół kadry wykonawczej ( ELT ) oznacza grupę składającą się z kierownictwa najwyższego szczebla Trinity Health. Wyjątkowe działania windykacyjne ( ECA ) obejmują następujące działania podejmowane przez szpital Mercy (lub firmę windykacyjną w imieniu tej placówki): A. odroczenie, odmowa lub wymaganie płatności przed świadczeniem niezbędnej medycznie opieki z powodu braku płatności za co najmniej jeden rachunek za wcześniej uzyskaną opiekę objętą FAP placówki szpitalnej. Strona 4 z 24

5 Jeśli szpital Mercy wymaga płatności przed zapewnieniem opieki osobie zalegającej z płatnością za przynajmniej jeden rachunek, taki wymóg płatności zostanie uznany za spowodowany brakiem opłacenia zaległego/ ych rachunku/ ów, chyba że szpital Mercy może udowodnić, że wymagał płatności od danej osoby w oparciu o czynniki inne niż brak płatności za poprzednie rachunki oraz bez odniesienia do takiego braku płatności. B. Zgłoszenie zaległych długów do biur windykacyjnych. C. Podjęcie kroków prawnych w celu uzyskania orzeczenia (takiego jak zajęcie wynagrodzenia, przesłuchanie dłużnika). D. Ustanowienie zastawu na mienie danych osób. Rodzina (zgodnie z definicją amerykańskiego biura spisowego (U.S. Census Bureau)) to grupa dwóch lub więcej osób mieszkających ze sobą, związanych poprzez narodziny, małżeństwo lub adopcję. Jeśli pacjent zgłasza kogoś, jako osobę na utrzymaniu w aktualnej deklaracji podatkowej, zgodnie z przepisami Urzędu Skarbowego (Internal Revenue Service), może ona zostać uznana za będącą na utrzymaniu dla celów określenia uprawnienia zgodnie z polityką FAP szpitala Mercy. Dochód rodziny oznacza dochód rodziny danej osoby i obejmuje dochód wszystkich dorosłych członków rodziny w gospodarstwie domowym po odjęciu płatności alimentów na rzecz dzieci. W przypadku pacjentów poniżej 18. roku życia dochód rodziny obejmuje dochód rodziców i/lub rodziców przybranych lub dochód roczny krewnych osoby sprawującej opiekę z okresu ostatnich 12 miesięcy lub poprzedniego roku podatkowego, jak wykazano na ostatnich odcinkach wypłaty, w deklaracji podatkowej lub innych informacjach. Dowód zarobków może zostać określony poprzez roczne ujęcie dochodu rodziny z poprzedniego roku do danego dnia, biorąc pod uwagę obecną wysokość zarobków. Polityka pomocy finansowej (FAP) oznacza pisemną politykę oraz procedurę spełniającą wymagania opisane w 1.501(r) 4(b). Składanie wniosku na podstawie polityki pomocy finansowej ( FAP ) oznacza informacje oraz powiązaną dokumentację, którą pacjent składa w celu ubiegania się o pomoc finansową w ramach niniejszej procedury. Szpital Mercy może uzyskać informacje od osoby indywidualnej w formie pisemnej lub ustnej (lub obu razem). Strona 5 z 24

6 Pomoc finansowa oznacza wsparcie (pomoc oferowaną charytatywnie, rabaty itd.) świadczone na rzecz pacjentów, którym trudno byłoby pokryć pełne koszty usług niezbędnych medycznie oferowanych przez Trinity Health i spełniających kryteria uprawniające do takiej pomocy. Bezpłatna opieka oznacza całkowity rabat od kwoty należności pacjentów, którzy kwalifikują się do otrzymania pomocy zgodnie z polityką FAP. Mieszkaniec stanu Illinois oznacza osobę, która mieszka w stanie Illinois oraz która zamierza nadal mieszkać w stanie Illinois przez czas nieokreślony. Osoba, która przeprowadza się do stanu Illinois wyłącznie w celu uzyskania świadczeń zdrowotnych nie kwalifikuje się jako mieszkaniec stanu Illinois. Zob. artykuł 210 ILCS 89/5. Dochód obejmuje wynagrodzenia, pensje, dochód z własnej działalności, zasiłek dla bezrobotnych, odszkodowanie pracownicze, płatność z ubezpieczenia społecznego, pomoc publiczną, zasiłki dla weteranów, alimenty, rentę rodzinną, emeryturę, wypłaty z tytułu ubezpieczenia lub renty dożywotniej, dochód z nieruchomości i funduszy, odebrane renty, odsetki/dywidendy oraz dochód z różnych innych źródeł. Konieczność medyczna oznacza każdą usługę w ramach opieki szpitalnej bądź ambulatoryjnej, w tym środki farmaceutyczne oraz artykuły zapewnione przez szpital Mercy objęte tytułem XVIII federalnej ustawy o ubezpieczeniu społecznym dla beneficjentów o takim samym obrazie klinicznym jak u pacjenta. Termin Konieczność medyczna nie obejmuje jednak usług poza medycznych, takich jak: (1) usługi wsparcia społecznego i zawodowego; lub (2) dobrowolne operacje plastyczne, chyba że zabieg taki przeprowadzany jest w celu skorygowania zniekształcenia spowodowanego urazem, chorobą lub wadą wrodzoną bądź kalectwem. Zob. artykuł 210 ILCS 89/5. Polityka oznacza zestawienie wytycznych o wysokim priorytecie w kwestiach o strategicznym znaczeniu dla Trinity Health lub zestawienie, które stanowi dalszą interpretację dokumentów regulujących działanie Trinity Health. Polityki systemu mogą być samodzielne lub lustrzane, wskazane przez organ zatwierdzający. Uproszczone streszczenie FAP oznacza pisemne oświadczenie powiadamiające pacjenta, że placówka szpitalna oferuje pomoc finansową zgodnie z FAP i zapewniające poniższe dodatkowe informacje w języku precyzyjnym, zwięzłym i łatwym do zrozumienia: Strona 6 z 24

7 A. Skrócony opis wymagań dot. kwalifikacji oraz pomocy oferowanej w ramach FAP. B. Skrócone podsumowanie sposobu ubiegania się o pomoc w ramach FAP. C. Bezpośredni adres strony internetowej (lub URL) oraz fizyczna lokalizacja, w której pacjent może uzyskać egzemplarze polityki FAP oraz formularza wniosku FAP. D. Instrukcje dotyczące sposobu uzyskania bezpłatnego egzemplarza FAP oraz formularza wniosku FAP pocztą. E. Informacje kontaktowe, włączając nr telefonu oraz fizyczną lokalizację biura placówki szpitalnej lub działu, który może zapewnić informacje na temat FAP oraz pomoc podczas procesu składania wniosku FAP. F. Zestawienie dostępności tłumaczeń FAP, formularza wniosku FAP oraz uproszczonego streszczenia FAP w innych językach, jeśli mają zastosowanie. G. Oświadczenie, że pacjent uprawniony do skorzystania z polityki FAP nie może zostać obciążony kwotą wyższą niż AGB za pomoc w przypadkach nagłych lub niezbędną medycznie opiekę. Procedura oznacza dokument przeznaczony do wdrożenia polityki lub opis określonych wymaganych działań lub procesów. Obszar świadczenia usług to lista kodów pocztowych obejmujących obszar rynku usług szpitala Mercy tworzących społeczność w potrzebie podstawowej opieki zdrowotnej. W przypadku pacjentów nieubezpieczonych obszar świadczenia usług odnosi się do każdego Mieszkańca Illinois. Standardy lub wytyczne oznaczają dodatkowe instrukcje i wytyczne, które pomagają we wdrożeniu procedur, włączając te opracowane przez organizacje akredytacyjne lub zawodowe. Biuro systemu oznacza ogólnie główne biuro Trinity Health oraz w szczególnych przypadkach może oznaczać odpowiedni oddział, Trinity Health Revenue Excellence Department. Pacjent nieubezpieczony oznacza mieszkańca Illinois, który jest pacjentem szpitala Mercy i nie jest objęty polisą ubezpieczenia zdrowotnego oraz nie jest beneficjentem publicznego ani prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, zasiłku zdrowotnego ani innych programów zdrowotnych, odszkodowania pracowniczego, ubezpieczenia od wypadków ani innego ubezpieczenia odpowiedzialności strony trzeciej. Zob. artykuł 210 ILCS 89/5. Strona 7 z 24

8 Przypadki pilne (poziom usługi) to usługi medyczne niezbędne w przypadku stanu zdrowia niezagrażającego życiu, lecz wymagającego szybkiego udzielenia usług medycznych. III. PROCEDURA Kryteria kwalifikujące do pomocy finansowej A. Usługi dostępne w ramach pomocy finansowej: 1. Wszystkie niezbędne medycznie usługi, włączając usługi wsparcia oferowane przez szpital Mercy, będą kwalifikować się do pomocy finansowej. 2. Usługi pomocy medycznej w przypadkach nagłych będą świadczone dla wszystkich pacjentów przebywających na oddziałach ratunkowych szpitala Mercy bez względu na ich zdolność do zapłaty. Taka opieka medyczna będzie kontynuowana do czasu ustabilizowania stanu pacjenta przed określeniem jakichkolwiek warunków płatności. B. Usługi niedostępne w ramach pomocy finansowej: 1. Usługi kosmetyczne oraz inne wybrane zabiegi i usługi, które nie są niezbędne medycznie. 2. Usługi nieoferowane ani nierozliczane przez szpital Mercy (np. usługi niezależnego lekarza, prywatne usługi pielęgnacyjne, transport ambulansem itd.). 3. Zgodnie z postanowieniami części II szpital Mercy podejmie aktywne starania, aby pomóc pacjentom w składaniu wniosków do programów publicznych i prywatnych. Szpital Mercy może odmówić udzielenia pomocy finansowej osobom, które nie współpracują podczas składania wniosków do programów, z których można opłacić usługi opieki zdrowotnej. 4. Szpital Mercy może wykluczyć usługi nieobjęte programem ubezpieczeniowym w innej lokalizacji dostawcy, które nie są objęte zakresem usług szpitala Mercy, po podjęciu wysiłków zmierzających do powiadomienia pacjentów o ograniczeniach zakresu programu ubezpieczeniowego oraz pod warunkiem spełnienia zobowiązań nakładanych przez federalną ustawę o opiece medycznej w przypadkach nagłych oraz czynnej pracy zawodowej (Emergency Medical Treatment and Active Labor Act, EMTALA). C. Wymagania dotyczące miejsca zamieszkania 1. Z wyjątkiem zakresu, w którym pomoc finansowa ma być zapewniona pacjentom nieubezpieczonym, którzy są mieszkańcami stanu Illinois zgodnie z ustawą stanu Illinois w sprawie rabatów dla pacjentów Strona 8 z 24

9 nieubezpieczonych, szpital Mercy zapewnią pomoc finansową dla pacjentów mieszkających na obszarze świadczenia usług, kwalifikujących się do nich zgodnie z procedurą FAP szpitala Mercy. 2. Szpital Mercy może określić obszar świadczenia usług w FAP i uwzględnić informacje dot. obszaru świadczenia usług w projekcie procedury, a szkolenia szpitala Mercy dot. wymagań dotyczących miejsca zamieszkania w obszarze świadczenia usług rozpoczną się od listy kodów pocztowych zapewnionych przez biuro ds. planowania strategicznego systemu (System Office Strategic Planning), które określi obszary świadczenia usług przez szpital Mercy. Szpital Mercy sprawdzi obszary świadczenia usług w porozumieniu z lokalnym oddziałem ds. zasiłków społecznych (Community Benefit). Uprawnienie zostanie określone przez szpital Mercy przy użyciu kodu pocztowego głównego miejsca zamieszkania pacjenta. 3. Szpital Mercy zapewni pomoc finansową pacjentom spoza obszaru świadczenia usług, którzy kwalifikują się w ramach FAP szpitala Mercy oraz będącym w pilnej lub nagłej potrzebie bądź w stanie zagrożenia życia. 4. Szpital Mercy zapewni pomoc finansową pacjentom określonym jako potrzebujący pomocy przez programy lekarskich misji zagranicznych przeprowadzane przez aktywny personel medyczny, w przypadku których uzyskano wcześniejszą zgodę od prezesa szpitala Mercy lub osoby wyznaczonej. D. Dokumentacja w celu ustalenia dochodu 1. Wniosek o pomoc finansową szpitala Mercy będzie zgodny z minimalnymi wymaganiami ustalonymi dla wdrażania przepisów ustawy stanu Illinois w sprawie rabatów dla pacjentów nieubezpieczonych. 2. Szpital Mercy sporządzi listę dokumentacji pomocniczej, takiej jak odcinki wypłaty, deklaracja podatkowa oraz historia kredytowa wymagane w celu ubiegania się o pomoc finansową w ramach polityki FAP lub wniosku FAP. Szpital Mercy nie może odmówić pomocy finansowej w oparciu o pominięcie informacji lub brak dokumentacji, która nie jest specjalnie wymagana przez politykę FAP lub formularz wniosku FAP. 3. Szpital Mercy przekaże pacjentom, którzy przesłali niekompletny wniosek FAP, pisemne powiadomienie opisujące dodatkowe informacje i/lub dokumenty, które należy przesłać w ciągu 30 dni od daty pisemnego powiadomienia w celu uzupełnienia wniosku FAP. Powiadomienie będzie zawierać informacje kontaktowe na wypadek pojawienia się pytań dotyczących brakującej dokumentacji. Szpital Mercy może zapoczątkować Wyjątkowe działania windykacyjne (ECA), jeśli pacjent nie prześle brakujących informacji i/lub dokumentów w ciągu 30 dni na ponowne złożenie wniosku oraz w Strona 9 z 24

10 przypadku upłynięcia co najmniej 120 dni od daty podanej przez szpital Mercy w pierwszym zestawieniu rachunku za opiekę po wypisaniu pacjenta ze szpitala. Szpital Mercy musi rozpatrzyć wniosek FAP, jeśli pacjent dostarczy brakujące informacje i/lub dokumentację w ciągu 240 dniowego okresu na złożenie wniosku (lub, jeśli pacjent złoży wniosek później, w ciągu 30 dni na ponowne złożenie wniosku). E. Uwzględnienie aktywów pacjenta 1. Szpital Mercy ustanawia poziom progowy aktywów, powyżej którego aktywa pacjenta lub rodziny zostaną użyte do płatności za wydatki i należności medyczne w celu uwzględnienia ich podczas oceny zasobów finansowych pacjenta. Polityka FAP szpitala Mercy musi zapewnić ochronę określonych rodzajów aktywów oraz ochronę określonych poziomów aktywów. Aktywa chronione: a. Kapitał zainwestowany w głównym miejscu zamieszkania do kwoty określonej przez szpital Mercy. Trinity Health zaleca zabezpieczenie 50% udziału do kwoty USD; b. pojazdy stosowane w celach biznesowych; c. narzędzia oraz sprzęt stosowane w celach biznesowych; sprzęt uzasadniony jako niezbędny w celu utrzymania działalności; d. mienie do użytku osobistego (odzież, artykuły gospodarstwa domowego, meble); e. IRA, 401K, gotówkowe plany emerytalne; f. odszkodowania finansowe otrzymane za niemedyczne wydarzenia katastrofalne; g. nieodwołane fundusze powiernicze na cele pogrzebowe, przedpłacone ubezpieczenia na wypadek pogrzebu; i/lub h. zarządzane przez władze federalne lub stanowe plany oszczędnościowe na naukę w wyższej uczelni. Wszelkie inne aktywa będą uważane za dostępne dla celów płatności za wydatki medyczne. Dostępne aktywa powyżej określonego progu mogą zostać wykorzystane w celu płatności za wydatki medyczne. Alternatywnie szpital Mercy może zaliczyć nadmiar dostępnych aktywów jako dochód za bieżący rok podczas ustalania poziomu rabatu oferowanego pacjentowi. Należy chronić minimalną wartość dostępnych aktywów. Wartość minimalna jest określana przez szpital Mercy. Trinity Health zaleca ustalenie wartości minimalnej na wysokość 5000 USD. Strona 10 z 24

11 F. Pomoc przypuszczalna 1. Szpital Mercy zdaje sobie sprawę z tego, że nie wszyscy pacjenci są w stanie zapewnić kompletne informacje finansowe. Z tego względu zgoda na pomoc finansową może być określona w oparciu o ograniczone dostępne informacje. W przypadku przyznania takiej zgody jest ona klasyfikowana jako przypuszczalna wysokość pomocy. 2. Model przewidywania to jeden z uzasadnionych wysiłków podjętych przez szpital Mercy w celu wskazania pacjentów, którzy mogą kwalifikować się do uzyskania pomocy finansowej przed zapoczątkowaniem działań windykacyjnych, tj. umorzeniem salda pacjenta na rzecz wierzytelności nieściągalnych i przekazaniem sprawy agencji windykacyjnej. Model przewidywania umożliwia szpitalowi Mercy Trinity Health systematyczną identyfikację pacjentów w potrzebie finansowej. 3. Przykłady przypadków domniemanych obejmują: a. pacjentów zmarłych bez znanego majątku, b. pacjentów bezdomnych, c. pacjentów bezrobotnych, d. pacjentów bankrutów, e. członków organizacji religijnych, którzy złożyli śluby ubóstwa i nie posiadają żadnych zasobów prywatnych ani dostępnych ze środków ich wspólnoty. f. Rekrutacja do jednego lub wielu spośród następujących programów pomocy publicznej: i. Program pomocy żywnościowej dla kobiet, niemowląt i dzieci (Women, Infants and Children Nutrition Program, WIC ); ii. Program dodatkowej pomocy żywnościowej (Supplemental Nutrition Assistance Program, SNAP); iii. Program bezpłatnych lunchów i śniadań stanu Illinois (Illinois Free Lunch and Breakfast Program); lub iv. Program pomocy w zapewnieniu energii do mieszkań dla osób o niskich dochodach (Low Income Home Energy Assistance Program, LIHEAP,). v. Zapisanie do zorganizowanych programów społecznych zapewniających dostęp do opieki medycznej, który przeprowadza ocenę i dokumentuje status niskich dochodów jako kryterium członkostwa. vi. Odbieranie pomocy w postaci grantów na usługi medyczne Strona 11 z 24

12 W przypadku pacjentów, którzy nie współpracują w procedurze składania wniosku FAP, należy użyć innych źródeł informacji, jeśli są dostępne w celu przeprowadzenia indywidualnej oceny potrzeb finansowych. Informacje te umożliwią szpitalowi Mercy podjęcie świadomej decyzji dot. potrzeb finansowych niewspółpracujących pacjentów. 4. W celu zapewnienia pomocy pacjentom w potrzebie finansowej można zaangażować stronę trzecią do przeprowadzenia przeglądu informacji dot. pacjenta oceniającego potrzeby finansowe. Przegląd ten stosuje uznany w branży opieki zdrowotnej model przewidywania oparty na bazach danych zawierających dokumentację publiczną. Dokumentacja publiczna umożliwia szpitalowi Mercy ocenę, czy pacjent posiada cechy charakterystyczne dla innych pacjentów, którzy w przeszłości kwalifikowali się do pomocy finansowej w ramach tradycyjnego procesu składania wniosków. W przypadku braku informacji dostarczanych bezpośrednio przez pacjenta i wyczerpania wysiłków potwierdzających dostępność ubezpieczenia model przewidywania zapewnia systematyczną metodę przyznania przypuszczalnego uprawnienia pacjentom w potrzebie finansowej. 5. Jeśli pacjent nie kwalifikuje się do modelu przewidywania, może nadal dostarczyć informacje pomocnicze w ciągu ustalonych ram czasowych i zostać uwzględnionym w ramach tradycyjnego procesu składania wniosków o pomoc finansową. 6. Należności pacjentów, którym przyznano status pomocy przypuszczalnej, zostaną skorygowane przy użyciu kodów transakcji przypuszczalnego wsparcia finansowego (Presumptive Financial Support) w czasie, gdy należność zostanie uznana za niemożliwą do odzyskania oraz przed skierowaniem do firmy windykacyjnej lub umorzeniem na rzecz wierzytelności nieściągalnych. Przyznany rabat zostanie zakwalifikowany jako pomoc finansowa; należność pacjenta nie zostanie przesłana do windykacji i nie będzie uwzględniona w kosztach związanych z nieściągalnymi wierzytelnościami szpitala Mercy. 7. Szpital Mercy powiadomi pacjentów określonych jako uprawnionych do kwoty niższej niż maksymalna pomoc dostępna zgodnie z polityką FAP, że mogą oni ubiegać się o pomoc dostępną zgodnie z FAP w wyższej kwocie w ciągu 30 dni od otrzymania powiadomienia. Wskazanie pacjenta uprawnionego do kwoty niższej niż maksymalna pomoc opiera się na statusie pomocy przypuszczalnej lub statusie przed określeniem uprawnienia do skorzystania z polityki FAP. Ponadto szpital Mercy może zapoczątkować lub wznowić ECA, jeśli pacjent nie ubiega się o pomoc w wyższej kwocie w ciągu 30 dni od powiadomienia oraz w przypadku upłynięcia co najmniej 120 dni od daty podanej przez szpital Mercy w pierwszym zestawieniu rachunku za opiekę po wypisaniu pacjenta ze szpitala. Szpital Mercy rozpatrzy nowe wnioski FAP złożone przez pacjenta przed zakończeniem 240 dniowego okresu składania wniosku lub, Strona 12 z 24

13 jeśli później, do końca 30 dniowego okresu przyznanego w celu ubiegania się o pomoc w wyższej kwocie. G. Termin ustalenia uprawnienia finansowego 1. Należy dołożyć wszelkich starań w celu określenia uprawnienia pacjenta do pomocy finansowej przed lub w momencie przyznania usług. Wnioski FAP muszą być przyjmowane w każdym momencie podczas okresu na składanie wniosków. Okres składania wniosków rozpoczyna się w dniu świadczenia opieki i kończy się 240 dni od pierwszego zestawienia rachunku za opiekę po wypisaniu pacjenta ze szpitala albo: a. na koniec okresu, w którym pacjent uprawniony do kwoty niższej niż maksymalna dostępna pomoc w oparciu o status pomocy przypuszczalnej lub przed określeniem uprawnienia do FAP ubiegał się o bardziej hojną pomoc finansową; lub b. zgodnie z terminem podanym w pisemnym powiadomieniu, po którym można podjąć działania ECA, w zależności od tego, która data przypada później. Szpital Mercy może przyjąć i rozpatrzyć wniosek FAP osoby indywidualnej przesłany poza okresem składania wniosków w zależności od przypadku, zgodnie z ustalonymi przez szpital Mercy poziomami zatwierdzania. 2. Szpital Mercy (lub inna upoważniona strona) zwrócą dowolną kwotę, którą pacjent poniósł za opiekę, przekraczającą sumę, za opłacenie której pacjent jest osobiście odpowiedzialny jako pacjent uprawniony do FAP, chyba że taka przekraczająca suma jest mniejsza niż 5 USD (lub inna kwota ustalona przez powiadomienie lub inne wytyczne opublikowane w Biuletynie Urzędu Skarbowego (Internal Revenue Bulletin)). Zwrot płatności jest wymagany wyłącznie za przypadki opieki, do której odnosi się wniosek FAP. 3. Rozstrzygnięcie dotyczące przyznania pomocy finansowej zostanie dokonane po podjęciu wszystkich wysiłków do zakwalifikowania pacjenta do pomocy finansowej lub innych programów. 4. Szpital Mercy podejmie wszelkie starania w celu dokonania terminowego rozstrzygnięcia dotyczącego pomocy finansowej. W przypadku podjęcia innych sposobów udzielenia pomocy finansowej szpital Mercy powiadomi pacjenta o procesie i oczekiwanym terminie rozstrzygnięcia i nie będzie podejmować działań windykacyjnych w czasie dokonywania takiego rozstrzygnięcia. 5. Po rozstrzygnięciu sprawy przyznania pomocy finansowej należy przeprowadzić kolejne przeglądy pod kątem dalszego uprawnienia do kolejnych usług po upłynięciu uzasadnionego czasu określonego przez szpital Mercy. Strona 13 z 24

14 H. Poziom wsparcia finansowego 1. Ogólna zasada przewiduje, że intencją szpitala Mercy jest oferowanie pomocy finansowej w sposób zgodny z artykułem 501 (r) Kodeksu Urzędu Skarbowego )Internal Revenue Code), z ustawą stanu Illinois w sprawie rabatów dla pacjentów nieubezpieczonych (Illinois Uninsured Discount Act) oraz z polityką Trinity Health. W związku z tym szpital Mercy zastosuje najwyższy rabat dostępny zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami lub politykami. 2. Dochód rodziny nieprzekraczający 200% federalnego progu ubóstwa: 3. rabat w wysokości 100% kosztów na wszystkie opłaty zostanie przyznany nieubezpieczonym pacjentom, których dochód rodziny wynosi nie więcej niż 200% najbardziej aktualnego federalnego progu ubóstwa. 4. Dochód rodziny pomiędzy 201% a 600% federalnego progu ubóstwa: a. w przypadku pacjentów, których dochód rodziny wynosi % federalnego progu ubóstwa, zastosowanie ma rabat w wysokości wyższej z następujących wartości: 1) średniej kontraktowej korekty dla Medicare za opiekę w sytuacji nagłej lub 2) opłat przekraczających 300 USD za leczenie ambulatoryjne lub hospitalizację, 135% kosztów poniesionych przez szpital Mercy w celu zapewnienia opieki lub stopniowany rabat wynikający z polityki Trinity Health. b. Kwoty korekty szpitala Mercy za opiekę intensywną oraz lekarską dla Medicare zostaną obliczone przy użyciu wstecznego obliczania sumy zapłaconych roszczeń podzielonej przez opłaty łączne lub brutto za te roszczenia przez biuro systemu lub szpital Mercy rocznie przy uwzględnieniu dwunastu miesięcy zapłaconych roszczeń z 30 dniowym zawieszeniem od daty sporządzenia raportu do ostatniej daty wypisania ze szpitala. c. Niezależnie od rabatów wymienionych powyżej, jeśli pacjent pozostaje uprawnionym pacjentem w zakwalifikowanym okresie, szpital Mercy nie będzie się starać podczas tego okresu kwalifikowanego do pobrania od uprawnionego pacjenta środków za opiekę zdrowotną zapewnioną przez szpital Mercy przekraczających 25% dochodu rodziny uprawnionego pacjenta, chyba że uprawniony pacjent posiada aktywa zakwalifikowane przekraczające 600% federalnego progu ubóstwa. Zob. artykuł 210 ILCS 89 i nast. 5. Pacjenci o dochodzie rodziny nie przekraczającym 200% federalnego progu ubóstwa będą uprawnieni do składania wniosku o pomoc finansową w celu opłcenia współpłatności, opłty redukcyjnej oraz do pomniejszenia o rabat kosztów opieki pod warunkiem, że postanowienia umowne z ubezpieczycielem pacjenta nie zabraniają takiej pomocy. Strona 14 z 24

15 6. Pomoc dla pacjentów niezamożnych z powodu wydatków medycznych lub okoliczności katastroficznych: Pomoc finansowa jest również świadczona pacjentom niezamożnym z powodu wydatków medycznych. Ubóstwo z powodu wydatków medycznych ma miejsce, gdy osoba nie jest w stanie opłacić części lub wszystkich rachunków medycznych, ponieważ wydatki na leczenie przekraczają określoną wartość procentową dochodu rodziny lub gospodarstwa domowego (na przykład z powodu kosztów związanych z wydatkami lub okolicznościami katastroficznymi) bez względu na to, czy posiadają dochód lub zasoby, które w przeciwnym razie przekroczyłyby wymagania uprawnienia finansowego do bezpłatnej opieki lub rabatu zgodnie z niniejszą procedurą. Koszty lub warunki katastroficzne mają miejsce, gdy dochodzi do utraty zatrudnienia, śmierci głównego żywiciela, nadmiernych wydatków medycznych lub innych niepomyślnych zdarzeń. Ubóstwo z powodu wydatków medycznych lub okoliczności katastroficznych zostaną ocenione w każdym przypadku indywidualnie z zastosowaniem przeglądu dochodu pacjenta, jego wydatków i zasobów finansowych. Jeśli ubezpieczony pacjent zgłasza okoliczności katastroficzne i ubiega się o pomoc finansową, wydatki medyczne za przypadki opieki przekraczające 20% dochodu będą kwalifikować się do opłcenia współpłatności i opłaty redukcyjnej w ramach darmowej opieki zdrowotnej z powodu okoliczności katastroficznych. Rabaty na opiekę dla nieubezpieczonych pacjentów niezamożnych z powodu wydatków medycznych nie będą mniejsze niż średnia umowna kwota korekty szpitala Mercy dla Medicare za świadczone usługi lub kwotę podnoszącą katastroficzne wydatki medyczne pacjenta do wskaźnika dochodu wynoszącego 20%. Pomoc finansowa dla pacjentów niezamożnych z powodu wydatków medycznych lub okoliczności katastroficznych zostanie zatwierdzona przez wiceprezesa ds. finansowych szpitala Mercy i zgłoszona dyrektorowi ds. finansowych biura systemu. 7. Pomimo że pomoc finansowa powinna być udzielana zgodnie z ustalonymi przez szpital Mercy pisemnymi kryteriami, uznaje się, że może zaistnieć okazjonalna potrzeba przyznania pomocy finansowej pacjentom w oparciu o indywidualne względy. Takie indywidualne względy zostaną zatwierdzone przez wiceprezesa ds. finansowych szpitala Mercy i zgłoszone dyrektorowi ds. finansowych biura systemu. I. Księgowość i zgłaszanie pomocy finansowej 1. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości pomoc finansowa oferowana przez Trinity Health jest systematycznie i rzetelnie księgowana w sprawozdaniach finansowych, jako odliczenie od dochodu w kategorii bezpłatna opieka. Dla celów księgowania zasiłków społecznych opieka bezpłatna jest księgowana, jako szacunkowy koszt powiązany ze świadczeniem usług bezpłatnej opieki zgodnie z zasadami Katolickiego Stowarzyszenia Opieki Zdrowotnej (Catholic Health Association). Strona 15 z 24

16 2. Poniższe wytyczne dotyczą sporządzania sprawozdań finansowych w odniesieniu do pomocy finansowej: a. Pomoc finansowa oferowana pacjentom zgodnie z postanowieniami Programu pomocy finansowej, włączając korektę kwot akceptowanych ogólnie jako płatności za pacjentów posiadających ubezpieczenie będzie księgowana jako odpis z tytułu bezpłatnej opieki (Charity Care Allowance). b. Umorzenie opłat pacjentów, którzy nie zakwalifikowali się do pomocy finansowej zgodnie z niniejszą procedurą i nie zapłacili za otrzymane usługi, będzie księgowane jako wierzytelności nieściągalne (Bad Debt). c. Rabaty z tytułu natychmiastowej płatności będą księgowane jako odpis umowny (Contractual Allowance). d. Należności początkowo umorzone jako wierzytelności nieściągalne i następnie przekazane od agencji windykacyjnych, w przypadku których pacjent został określony jako spełniający kryteria pomocy finansowej w oparciu o informacje uzyskane przez agencję windykacyjną, zostaną ponownie przesunięte z wierzytelności nieściągalnych do odpisu z tytułu bezpłatnej opieki. J. Pomoc dla pacjentów, którzy mogą kwalifikować się do ubezpieczenia 1. Szpital Mercy podejmuje pozytywne starania, aby pomóc pacjentom złożyć wnioski do programów publicznych i prywatnych, do których mogą się kwalifikować i które mogą zapewnić pomoc w uzyskiwaniu i opłacaniu usług opieki zdrowotnej. Na podstawie wyłącznej decyzji własnej, może zostać również przyznana opłata składki, zgodnie z procedurą Trinity Health Płatność składek QHP oraz zobowiązań pacjentów (Payment of QHP Premium and Patient Payables) (). 2. Szpital Mercy posiada zrozumiałe, pisemne procedury pomagające pacjentom określić, czy kwalifikują się do programów pomocy publicznej lub do procedury FAP szpitala Mercy. K. Skuteczna komunikacja 1. Szpital Mercy zapewnia doradztwo finansowe dla pacjentów w zakresie rachunków za opiekę zdrowotną dotyczących usług otrzymanych w szpitalu Mercy i informuje o dostępności takiego doradztwa. 2. Szpital Mercy szybko i uprzejmie odpowiada na pytania pacjentów dotyczące rachunków oraz wniosków o pomoc finansową. 3. Szpital Mercy stosuje proces fakturowania, który jest jasny, precyzyjny, prawidłowy i przyjazny dla pacjenta. 4. Szpital Mercy udostępnia informacje na temat opłat za świadczone usługi w zrozumiałej formie. Strona 16 z 24

17 5. Szpital Mercy rozmieszcza znaki oraz broszury, które zawierają podstawowe informacje o polityce FAP w miejscach publicznych (przynajmniej w rejestracji, w miejscach przyjęć oraz na oddziale przypadków nagłych, jeśli istnieje) na terenie szpitala Mercy i wymienia te lokalizacje w swojej polityce FAP. Tego rodzaju znaki zawierają przynajmniej informację następującej treści: Możesz być uprawniony do pomocy finansowej zgodnie z warunkami, jakie szpital oferuje uprawnionym pacjentom. W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt z naszym biurem doradztwa finansowego pod numerem telefonu Znak ten jest w jęz. angielskim oraz w każdym innym języku, który jest pierwszym językiem przynajmniej 5% pacjentów obsługiwanych w ciągu roku przez szpital Mercy. Zob. artykuł 210 ILCS 88/15(a). 6. Dostawcy spoza sieci. Podczas przyjmowania pacjenta lub wkrótce potem szpital Mercy dostarcza ubezpieczonemu pacjentowi pisemne powiadomienie o tym, że: a. pacjent może otrzymać osobne rachunki za usługi dostarczone przez pracowników służby zdrowia związanych ze szpitalem Mercy; b. w pewnych przypadkach niektórzy członkowie personelu medycznego w szpitalu mogą nie być dostawcami usług uczestniczącymi w tych samych planach i sieciach ubezpieczenia zdrowotnego, w których uczestniczy szpital; c. w niektórych przypadkach pacjent może ponosić większą odpowiedzialność finansową za usługi oferowane przez pracowników służby zdrowia w szpitalu Mercy, którzy nie są związani kontraktem z planem opieki zdrowotnej pacjenta; oraz d. pytania dotyczące poziomów ubezpieczenia lub świadczeń należy kierować do podmiotów obsługujących plan opieki zdrowotnej pacjenta, zaś część odpowiedzi można znaleźć w dokumentach potwierdzających ubezpieczenie pacjenta. Zob. artykuł 210 ILCS 88/ Szpital Mercy udostępnia papierowy egzemplarz uproszczonego streszczenia FAP pacjentom w ramach procedury przyjęcia lub wypisania ze szpitala. Odmowa odbioru uproszczonego streszczenia FAP oferowanego podczas przyjęcia lub przed wypisaniem ze szpitala lub wybranie otrzymania wersji elektronicznej uproszczonego streszczenia nie oznacza, że szpital Mercy nie opublikował i nie zapewnił powszechnego dostępu do niniejszej polityki FAP. 8. Szpital Mercy udostępni pacjentom FAP uproszczone streszczenie FAP oraz wniosek FAP na ich prośbę, w miejscach publicznych (przynajmniej na oddziale nagłych wypadków (jeśli istnieje) i w miejscach przyjęć) na terenie szpitala Mercy oraz na stronie internetowej szpitala Mercy. Każda osoba z dostępem do Internetu musi być w stanie wyświetlić, pobrać lub wydrukować egzemplarz tych dokumentów. Strona 17 z 24

18 Każdej osobie, która pyta o dostęp za pośrednictwem Internetu do egzemplarza FAP, formularza wniosku FAP lub streszczenia FAP napisanego językiem uproszczonym, szpital Mercy musi podać bezpośredni adres strony internetowej lub URL, na której są zamieszczone te dokumenty. 9. Szpital Mercy sporządzi listę indywidualnych lekarzy, grup lekarzy oraz wszelkich innych podmiotów, które oferują pomoc w przypadkach nagłych lub opiekę niezbędną medycznie w szpitalu Mercy wg nazwisk stosowanych w celu zawarcia umów ze szpitalem lub fakturowania pacjentów za świadczoną opiekę. W przeciwnym razie, szpital Mercy może określić dostawców poprzez odniesienie do oddziału lub rodzaju usługi, jeśli odniesienie wyraźnie określa, które usługi i którzy dostawcy są objęci polityką FAP szpitala Mercy. 10. Dokumenty te będą dostępne w języku angielskim i w głównym języku dowolnej grupy społecznej o ograniczonej znajomości języka angielskiego, która stanowi mniejszość liczącą 1000 osób lub 5 procent społeczności obsługiwanej przez szpital Mercy. 11. Szpital Mercy podejmie kroki w celu powiadomienia członków społeczności obsługiwanej przez szpital Mercy o polityce FAP. Takie kroki mogą obejmować np. rozpowszechnienie ulotek informacyjnych podsumowujących politykę FAP w lokalnych publicznych urzędach oraz organizacjach non profit, które zajmują się potrzebami zdrowotnymi osób o niższych dochodach w danej społeczności. 12. Szpital Mercy udostępni w widocznym miejscu pisemne powiadomienie o zestawieniu rachunków, które informuje odbiorców o dostępności pomocy finansowej w ramach polityki FAP szpitala Mercy i uwzględnia numer telefonu działu szpitala Mercy oferującego informacje o polityce FAP, procesie składania wniosku FAP oraz bezpośrednią stronę internetową (lub adres URL), na której można uzyskać egzemplarz polityki FAP, formularza wniosku FAP oraz uproszczone streszczenie FAP. 13. Szpital Mercy powstrzyma się od wszczęcia ECA przez 120 dni od przekazania pacjentom pierwszego zestawienia rachunków uwzględniających zaległe rachunki za opiekę epizodyczną po wypisaniu pacjenta ze szpitala, włączając ostatni przypadek opieki, które zostały zebrane w celu zafakturowania kosztów pacjenta. Szpital Mercy zapewnia również, że wszystkie umowy z dostawcą dot. pracowników biznesowych wykonujących czynności windykacyjne będą zawierały klauzulę zabraniającą wszczęcie ECA przez 120 dni od przekazania pacjentom pierwszego zestawienia rachunków uwzględniających zaległe rachunki za przypadki opieki po wypisaniu pacjenta ze szpitala, włączając ostatni przypadek opieki, które zostały zebrane w celu zafakturowania kosztów pacjenta. 14. Szpital Mercy przekaże pacjentom pisemne powiadomienie określające dostępność pomocy finansowej dla uprawnionych pacjentów, wskazujące działania ECA, które szpital Mercy (lub inna upoważniona Strona 18 z 24

19 strona) zamierza podjąć w celu uzyskania płatności za opiekę oraz określające termin, po którym działania ECA mogą zostać podjęte, który nie przypada wcześniej niż 30 dni po dacie przekazania wspomnianego pisemnego powiadomienia. Szpital Mercy załączy uproszczone streszczenie FAP do pisemnego powiadomienia i podejmie uzasadnione starania w celu ustnego powiadomienia pacjenta o polityce FAP szpitala Mercy oraz sposobach uzyskania pomocy w ramach procesu składania wniosków FAP. 15. W przypadku odroczenia, odmowy lub wymagania płatności za świadczenie niezbędnej medycznie opieki z powodu braku płatności za co najmniej jeden rachunek za wcześniej uzyskaną opiekę objętą polityką FAP szpitala Mercy, szpital Mercy może poinformować daną osobę o polityce FAP na mniej niż 30 dni przez podjęciem działań ECA. Jednakże, aby skorzystać z tego wyjątku, szpital Mercy musi spełnić kilka warunków. a. Zapewnić pacjentowi formularz wniosku FAP (w celu zapewnienia pacjentowi możliwości złożenia wniosku natychmiast w razie konieczności) oraz powiadomić pacjenta na piśmie o dostępności pomocy finansowej dla uprawnionych osób oraz terminie, po upłynięciu którego placówka szpitala nie przyjmie ani nie przetworzy wniosku FAP złożonego przez pacjenta za wcześniej zapewnioną opiekę. Termin nie może być krótszy niż 30 dni po dacie przekazania pisemnego powiadomienia lub 240 dni po dacie przekazania pierwszego zestawienia rachunku za opiekę po wypisaniu ze szpitala, w zależności od tego, która data nastąpi później. Z tego względu, pomimo że działania ECA obejmujące odroczenie lub odmowę opieki mogą zostać podjęte natychmiast po przekazaniu wymaganego pisemnego (i ustnego) powiadomienia, pacjent musi zostać zapewniona możliwość złożenia wniosku FAP za wcześniej otrzymaną opiekę w ciągu przynajmniej 30 dni po powiadomieniu. b. Powiadomić pacjenta o FAP poprzez dostarczenie streszczenia polityki FAP napisanego językiem uproszczonym oraz ustne powiadomienie pacjenta o polityce FAP szpitala Mercy, a także o sposobie, w jaki pacjent może uzyskać pomoc w ramach procesu składania wniosków FAP. c. Przetwarzać wniosek w trybie przyspieszonym w celu zapewnienia, że niezbędna medycznie opieka nie jest niepotrzebnie opóźniania w przypadku złożenia wniosku. 16. Zmienione uzasadnione wysiłki omówione powyżej nie są niezbędne w następujących przypadkach: a. Upłynęło 120 dni od pierwszego zestawienia rachunku za opiekę świadczoną wcześniej po wypisaniu ze szpitala i szpital Mercy powiadomił już pacjenta o planowanych działaniach ECA. Strona 19 z 24

20 b. Szpital Mercy określił już, czy pacjent był uprawniony do skorzystania z polityki FAP za wcześniej otrzymaną opiekę w oparciu o wypełniony wniosek FAP lub wstępnie określił, że pacjent był uprawniony do skorzystania z polityki FAP za wcześniej otrzymaną opiekę. 17. Szpital Mercy dostarczy pisemne powiadomienie o braku należności, jeśli pacjent zostanie określony jako uprawniony do bezpłatnej opieki. 18. Szpital Mercy dostarczy pacjentom, którzy zostaną określeni jako uprawnieni do pomocy innej niż opieka bezpłatna, zestawienie rachunku określające kwotę należną od pacjenta uprawnionego do FAP za opiekę. Zestawienie będzie również opisywać sposób określenia tej kwoty lub sposób, w jaki pacjent może uzyskać informacje na temat sposobu określenia tej kwoty. L. Uczciwe praktyki fakturowania i windykacji 1. Szpital Mercy stosuje praktyki fakturowania i windykacji w odniesieniu do zobowiązań płatniczych pacjentów, które są uczciwe, spójne i zgodne z przepisami stanowymi i federalnymi. 2. Szpital Mercy udostępnia wszystkim kwalifikującym się pacjentom krótkoterminowy plan płatności bez odsetek definiujący ramy czasowe płatności pozostałego salda. Szpital Mercy oferuje również program pożyczek dla kwalifikujących się pacjentów. 3. Szpital Mercy posiada pisemne procedury określające, kiedy oraz według czyjego uznania dług pacjenta zostaje przekazany w celu przeprowadzenia zewnętrznych czynności windykacyjnych, zgodnych z niniejszą procedurą. 4. Poniższe czynności windykacyjne mogą zostać podjęte przez szpital Mercy lub firmę windykacyjną w imieniu tej placówki: a. Komunikacja z pacjentem (rozmowa telefoniczna, pisemna korespondencja, faks, wiadomość tekstowa, e mail itd.) oraz jego przedstawicielami zgodnie z ustawą o uczciwej windykacji długów (Fair Debt Collections Act) przy wyraźnym wskazaniu szpitala Mercy. Komunikacja z pacjentami będzie również zgodna z przepisami dotyczącymi prywatności HIPAA. b. Zwrócenie się z prośbą o płatność oszacowanej części zobowiązań płatniczych pacjenta w czasie świadczenia usługi zgodnie z przepisami EMTALA oraz prawami stanowymi. c. Zaoferowanie nisko oprocentowanego programu pożyczek w celu opłacenia zaległych długów pacjentów zdolnych do uiszczenia opłaty, jednak niespełniających wymagań płatności krótkoterminowej. Strona 20 z 24

21 d. Zgłaszanie zaległych płatności do Biura kredytowego wyłącznie po zastosowaniu wszystkich aspektów niniejszej procedury oraz po podjęciu uzasadnionych wysiłków windykacyjnych zgodnie z polityką FAP szpitala Mercy. e. Podjęcie kroków prawnych wobec osób, które posiadają środki, aby zapłacić, lecz tego nie robią lub nie są skłonne zapłacić. Kroki prawne mogą również zostać podjęte wobec części niezapłaconej kwoty po zastosowaniu polityki FAP szpitala Mercy. Należy uzyskać zgodę prezesa lub wiceprezesa ds. finansowych Trinity Health lub szpitala Mercy, bądź w stosownych przypadkach kierownika ds. usług finansowych dla pacjentów przed podjęciem postępowania prawnego lub przeprowadzeniem kroków prawnych w celu egzekucji orzeczenia (tj. zajęcie wynagrodzenia, przesłuchanie dłużnika). f. Ustanowienie zastawu na mienie osób, które posiadają środki, aby zapłacić, lecz tego nie robią lub nie są skłonne zapłacić. Zastaw może zostać ustanowiony w związku z częścią niezapłaconej kwoty po zastosowaniu polityki FAP szpitala Mercy. Ustanowienie zastawu wymaga zgody prezesa lub wiceprezesa ds. finansowych Trinity Health lub szpitala Mercy, bądź kierownika ds. usług finansowych dla pacjentów w przypadku szpitala Mercy korzystających ze wspólnego centrum usług Trinity Health. Zastaw na głównym miejscu zamieszkania może zostać wykonany wyłącznie po sprzedaży własności i zabezpieczy określoną wartość zasobu zgodnie z dokumentacją w niniejszej procedurze. Trinity Health zaleca zabezpieczenie 50% udziału, do kwoty USD. 5. Szpital Mercy (lub firma windykacyjna w imieniu tej placówki) nie może podejmować wobec osoby dłużnika działań takich jak nakaz aresztowania lub zajęcie mienia. Biuro systemu rozumie, że sąd może wydać nakaz aresztowania lub podjąć podobne działania wobec pozwanego za niezastosowanie się do nakazu sądu lub inne naruszenia prawa dotyczące działań windykacyjnych. W skrajnych przypadkach celowego unikania i niepłacenia należnej kwoty w przypadku posiadania odpowiednich zasobów może zostać wydany nakaz sądowy; jednak szpital Mercy najpierw podejmie własne starania w celu przekonania władz publicznych do niepodejmowania takich działań, a w przypadku braku powodzenia rozważy stosowność przerwania działań windykacyjnych w celu uniknięcia działań przeciwko dłużnikowi. 6. Szpital Mercy (lub firma windykacyjna działająca w imieniu tej placówki) podejmą wszelkie uzasadnione, dostępne środki w celu cofnięcia działań ECA związanych z kwotami niebędącymi już własnością pacjentów uprawnionych do objęcia polityką FAP. 7. Szpital Mercy może posiadać zatwierdzone przez biuro systemu porozumienia z firmą windykacyjną, pod warunkiem, że porozumienia te spełniają następujące kryteria: Strona 21 z 24