PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY NADZORCZEJ S.M. "METALURG" Z POSIEDZENIA ODBYTEGO W DNIU 21 MARCA 2018 ROKU

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY NADZORCZEJ S.M. "METALURG" Z POSIEDZENIA ODBYTEGO W DNIU 21 MARCA 2018 ROKU Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej w składzie: 1. Mirosław Janicki 2. Jan Borowski 3. Jan Gaertner Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Członek Komisji Członek Komisji zgodnie z ustaleniami podjętymi przez Radę Nadzorczą na posiedzeniu, które odbyło się 21 lutego 2018 r. przeprowadziła czynności w zakresie kontroli i analizy dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawowy materiał do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2017 rok. W posiedzeniu uczestniczył Zarząd oraz Główna księgowa S.M. Metalurg". Przewodniczący Komisji - Pan Mirosław Janicki w dniu 7 marca br. przed posiedzeniem Komisji Rewizyjnej, zalecił przygotowanie przez Zarząd Spółdzielni dokumentów jn: 1. dokumentacji inwentaryzacyjnej, 2. wykazu zaległości w opłatach za lokale według stanu na dzień 31 grudnia 2017, 2016 oraz 2015 roku, w celu porównania wysokości zadłużenia, 3. materiałów do rozliczenia kosztów zużycia wody, 4. materiałów do rozliczenia kosztów dostawy ciepła do centralnego ogrzewania do budynków SM Metalurg" za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2017r. 5. analizy porównawczej kosztów energii elektrycznej dla budynku przy ul. Augustynika 15A, w którym stwierdzono nielegalny pobór energii elektrycznej z części wspólnych budynku, 6. analizy zużycia zimnej wody w wybranych budynkach w 2017 roku, w których dokonano wymiany głównych liczników zimnej wody. 7. dokumentów związanych z przeprowadzonymi w 2017 roku pracami remontowymi, 8. dodatkowych informacji, zgodnie z pismem Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, które stanowi załącznik do niniejszego protokołu. Po rozpoczęciu posiedzenia przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Pana Mirosława Janickiego, Główna księgowa zaprezentowała na pokazie slajdów najistotniejsze elementy sprawozdania finansowego, w tym: sumę aktywów i pasywów, nadwyżkę bilansową, propozycję podziału nadwyżki bilansowej, przychody z tyt. sprzedaży lokali i nieruchomości gruntowych, zobowiązania długoterminowe, zobowiązania kredytowe dla porównania od 2013 roku. Ponadto Główna księgowa omówiła zaległości w opłatach za mieszkania na dzień r. z wyszczególnieniem budynków z najniższymi i najwyższymi zaległościami oraz wskazała budynki, w których prowadzone są licytacje komornicze. W części dotyczącej funduszu remontowego Główna księgowa przedstawiła najważniejsze prace remontowe wykonane w 2017 roku, a następnie najważniejsze zadania do realizacji w najbliższym okresie. Prezes Zarządu przekazał Komisji Rewizyjnej informację o poniesionych kosztach oraz o działaniach mieszkańców Osiedla Robotniczego 7A, które miały miejsce przed podjęciem przez Walne Zgromadzenie uchwały o zaniechaniu inwestycji mieszkaniowej na Osiedlu Robotniczym.

2 Ad 1. Komisja Rewizyjna rozpoczęła pracę od zapoznania się z protokołem i dokumentami z inwentaryzacji rocznej przeprowadzonej w drodze spisu z natury oraz uzgodnień sald z bankami i kontrahentami. Komisja stwierdziła, że inwentaryzacja składników majątkowych została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia Prezesa Zarządu S.M. Metalurg" z dnia 12 września 2017r. Przeprowadzona inwentaryzacja stanu składników majątkowych Spółdzielni dotyczyła: rzeczowego i finansowego majątku trwałego według stanu na r. potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami według stanu na dzień r, potwierdzenia sald środków pieniężnych na rachunkach bankowych według stanu na dzień roku, funduszy Spółdzielni według stanu na dzień roku. Komisja Rewizyjna zapoznała się z protokołem Przewodniczącej Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji, w którym nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych i niezgodności. Weryfikacja arkuszy spisowych, polegająca na porównaniu stanów rzeczywistych ze stanem w księgach rachunkowych została przedstawiona w sprawozdaniu końcowym z inwentaryzacji rocznej sporządzonym przez Główną Księgową. Ad 2. Następnie Komisja Rewizyjna zapoznała się ze stanem zaległości w opłatach za lokale mieszkalne i lokale o innym przeznaczeniu oraz z informacją o podejmowanych przez Zarząd Spółdzielni działaniach windykacyjnych. Dokonana przez Komisję Rewizyjną analiza dokumentów wykazała, że najwyższe kwoty zadłużenia występują na budynkach przy ul. Augustynika 13A, 17, 11A oraz 17A. Porównanie stanu zadłużenia na wyżej wymienionych budynkach za 2015, 2016 oraz 2017 rok, wskazuje na wzrost zadłużenia, co spowodowane jest przyrastaniem od dłuższego czasu zaległości na tych samych lokalach mieszkalnych. Główna księgowa poinformowała, że w przypadku zadłużeń wielomiesięcznych, do podejmowanych przez Zarząd działań, w celu odzyskania należności, należy sukcesywne kierowanie spraw na drogę sądową. Wobec dłużników jw., Spółdzielnia prowadzi po kilka lub kilkanaście spraw sądowych. Po uzyskaniu prawomocnych nakazów zapłaty, sprawa zaległości przekazywana jest do komornika w celu skutecznej egzekucji z wynagrodzeń, świadczeń emerytalnych czy rachunków bankowych. Wobec tej grupy dłużników prowadzone są ponadto egzekucje z nieruchomości, w ramach których organy egzekucyjne przygotowują procedury sądowe związane z licytacją lokali mieszkalnych. W dalszej części analiz, Komisja Rewizyjna stwierdziła, że wskaźnik zaległości na koniec 2015, 2016 oraz 2017 roku, utrzymuje się na podobnym poziomie. Na utrzymanie poziomu wskaźnika miały wpływ prowadzone przez Zarząd działania windykacyjne oraz bieżące przekazywanie spraw do sądu dla uzyskania nakazów zapłaty. Po dokonaniu sprawdzeń i analizie dokumentów księgowych Komisji Rewizyjna stwierdziła, że wskaźnik zadłużenia dla lokali mieszkalnych liczony do rocznego wymiaru opłat na koniec 2015, 2016 oraz 2017 roku wynosił odpowiednio 3,63 %, 4,01 % oraz 4,69 %. Ad 3. Komisja Rewizyjna przeanalizowała dokumenty związane z rozliczeniem kosztów zużycia wody za II półrocze 2017r. Komisja dokonała przeglądu losowo wybranych 2

3 dokumentów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia kosztów. Kontroli podlegały następujące dokumenty źródłowe: Faktury na dostawę wody i odprowadzanie ścieków za okres od stycznia do czerwca 2017 roku. Dokumenty rozliczeniowe zużycia wody za II półrocze 2017 roku, według wskazań wodomierzy w lokalach oraz wskazań wodomierzy zbiorczych dla budynków przy ul. Osiedle Robotnicze 3A oraz przy ul. Augustynika 15A. Dla celów porównawczych zostały przedłożone Komisji dokumenty rozliczeniowe zużycia wody dotyczące w/w budynków za II półrocze 2016 roku. Z przedłożonych dokumentów wynika, że różnice pomiędzy zużyciem wynikającym ze wskazań wodomierza głównego, a sumą zużycia wody wyliczoną ze wskazań wodomierzy zamontowanych w lokalach czyli tzw. różnice bilansowe, w analizowanych okresach kształtowały się na poziomie niższym niż 5%. Ad 4. W dalszej kolejności Komisja Rewizyjna przeanalizowała dokumenty dotyczące rozliczenia kosztów ciepła do centralnego ogrzewania za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 roku. Zgodnie z procedurą, Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej dokonała przeglądu losowo wybranych dokumentów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia kosztów ciepła. Sprawdzeniu podlegały dokumenty źródłowe dotyczące materiałów przygotowanych przez Spółdzielnię i przekazane w styczniu 2018 roku do firmy rozliczającej koszty centralnego ogrzewania, w tym m.in. faktury od dostawcy ciepła tj. Tauron Ciepło za miesiące styczeń, luty, marzec i listopad 2017 roku zestawienie kosztów za 2017 rok dla budynków w poszczególnych nieruchomościach, zestawienie naliczonych w 2017 roku zaliczek na poczet kosztów centralnego ogrzewania, wykaz ilości zużytego ciepła w poszczególnych budynkach w 2017 roku oraz wykaz współczynników energochłonności (GJ/m2) dla poszczególnych budynków. Komisja analizując przedłożone materiały zwróciła uwagę na wielkości wskaźników (GJ/m2) wyliczonych dla poszczególnych budynków. Komisja zaleciła uzupełnienie analizy o wskazanie budynków, w których przeprowadzono prace termomodernizacyjne. Komisja rozważała w jakim stopniu wykonanie prac ociepleniowych ma wpływ na obniżenie zużycia ciepła przez budynki. Dodatkowo Komisja Rewizyjna zaleciła Zarządowi wystąpienie do Tauron CIEPŁO o możliwość zasilania w ciepło budynków przy ul. Osiedle Robotnicze pochodzące z sieci ciepłowniczej Tauron CIEPŁO. Ad 5. Następnie Komisja Rewizyjna zapoznała się z przygotowaną przez Zarząd informacją dotyczącą analizy porównawczej dla budynku przy ul. Augustynika 15A, w którym stwierdzono nielegalny pobór energii elektrycznej części wspólnych. Dane zawarte w informacji pokazują, że analiza kosztów wykazała zwiększony pobór energii elektrycznej dla w/w budynku od miesiąca października 2017r. Zarząd w informacji przedstawił wyniki dokonanych sprawdzeń i podjęte działania mające na celu eliminację nielegalnego poboru energii, jaki miał miejsce w piwnicy jednego z lokatorów z obwodów administracyjnych. Użytkownik piwnicy został obciążony naliczoną karą, którą uregulował w całości. 3

4 Ad 6. W dalszej części przedmiotem prac Komisji było omówienie analizy zużycia zimnej wody za II półrocze 2017 roku i dla porównania za II półrocze 2016 roku, w wybranych budynkach, w których dokonano wymiany głównych liczników zimnej wody. Sprawdzeniu podlegały budynki przy ul. Augustynika 17 oraz 17A. Z dokumentów wynika, że po wymianie wodomierzy głównych zmniejszeniu uległy tzw. różnice bilansowe". Ad 7. W ramach swoich czynności Komisja Rewizyjna sprawdzała dokumentację związaną z przeprowadzonymi w 2017 roku pracami remontowymi. Dokonała przeglądu dokumentów źródłowych, a w szczególności kontroli podlegały dokumenty związane z pracami dotyczącymi: Kompleksowego remontu kominów wynikającego z przeglądów i zaleceń kominiarskich w budynku przy ul. Konopnickiej 30, Ocieplenia ścian szczytowych budynku przy ul. Augustynika 17, Remontu schodów wejściowych do budynku przy ul. Augustynika 15 kl. II i III, Remontu części konstrukcyjnych balkonów wraz z malowaniem elewacji w budynku przy ul. Augustynika 17A. Kontroli podlegały zawarte umowy z wyłonionymi w drodze przetargów wykonawcami, ponadto dokumenty związane z procedurą przetargową oraz faktury. Dokonano sprawdzeń wartości prac remontowych określonych w zawartych umowach z dokumentami księgowymi oraz porównano z kwotami przyjętymi w planie remontów na 2017r. Sprawdzeniu podlegały dokumenty księgowe jak niżej: 1) Faktura za wykonanie kompleksowego remontu kominów w budynku przy ul. Konopnickiej 30 w Dąbrowie Górniczej nr 197/M08/06/2017 na kwotę ,90zł. 2) Faktura nr 52/07/2017 na kwotę ,94zł za wykonanie ocieplenia ścian szczytowych w budynku przy ul. Augustynika 17, 3) Faktura 43/2017 na kwotę ,41zł za remont schodów wejściowych do budynku przy ul. Augustynika 15 4) Faktura za wykonanie remontu części konstrukcyjnych balkonów wraz z malowaniem elewacji w budynku przy ul. Augustynika 17A nr 72/2017 na kwotę ,15zł. Przy kontroli dokumentów Komisja Rewizyjna została poinformowana, że kwoty prac określone w ofertach składanych do przetargów każdorazowo porównywane są z kwotami zatwierdzonymi w przyjętych Planach Remontowych. Po sprawdzeniu dokumentów z prac remontowych Komisja Rewizyjna zaleciła, aby w dokumentach przetargowych dot. poszczególnych zadań, w przypadku złożenia jednej oferty na dane zadania wprowadzić stosowną informację w tym zakresie. Ad 8. Przedmiotem pracy Komisji było ponadto omówienie dodatkowych kwestii zawartych w przedłożonych przez Zarząd informacjach, w sprawach jak niżej: a) zobowiązań długoterminowych dotyczących zatrzymanych kwot zabezpieczających należyte wykonanie robót remontowych tzw. kaucji gwarancyjnych, 4

5 b) uzyskiwania przychodów z tytułu zarządzania nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych, c) uzyskiwania dodatkowych przychodów w zakresie sprzedaży lokali i nieruchomości gruntowych. Informacje jw. zostały przez Komisję Rewizyjną przyjęte bez uwag, a w trakcie omawiania powyższych dokumentów, Członkowie Komisji Rewizyjnej zwrócili szczególną uwagę na wykaz zatrzymanych kaucji gwarancyjnych od 17 wykonawców prac remontowych w wysokości ogółem ,64zł. W nioski Kom isji Rew izyjnej Rady N adzorczej dotyczące kontroli m ateriałów źródłow ych i oceny spraw ozdania finansow ego S.M. M etalurg" w D ąbrow ie G órniczej za 2017 rok Komisja Rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli losowo wybranych materiałów źródłowych i ich analizie stwierdza, że sprawozdanie finansowe za 2017 rok zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. W sprawozdaniu została zachowana zasada kontynuacji i ciągłości, a prezentacja danych w nim zawartych umożliwia porównanie z okresem poprzednim. Komisja Rewizyjna pozytywnie ocenia sprawozdanie finansowe Spółdzielni Mieszkaniowej Metalurg za 2017 rok wraz ze sprawozdaniem Zarządu oraz informacjami dodatkowymi. Komisja Rewizyjna rekomenduje przyjęcie przez Radę Nadzorczą i skierowanie sprawozdania finansowego do Walnego Zgromadzenia Członków S.M. Metalurg w celu podjęcia stosownych uchwał zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na tym posiedzenie zakończono i protokół podpisano. Przewodniczący Komisji: Członkow ie Komisji: Pan Mirosław Janicki / / / 5