PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY NADZORCZEJ S.M. "METALURG" Z POSIEDZENIA ODBYTEGO W DNIU 22 MARCA 2017 ROKU

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY NADZORCZEJ S.M. "METALURG" Z POSIEDZENIA ODBYTEGO W DNIU 22 MARCA 2017 ROKU Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej w składzie: 1. Mirosław Janicki 2. Ryszard Murzyński 3. Jan Gaertner Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Członek Komisji Rewizyjnej Członek Komisji Rewizyjnej zgodnie z ustaleniami podjętymi przez Radę Nadzorczą na posiedzeniu, które odbyło się 15 lutego 2017 r. przeprowadziła czynności w zakresie kontroli i analizy dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawowy materiał do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2016 rok. W posiedzeniu uczestniczyła również Główna księgowa - Mirosława Bonczar. Przewodniczący Komisji - Pan Mirosław Janicki w dniu 10 marca br. przed posiedzeniem Komisji Rewizyjnej, zalecił przygotowanie przez Zarząd Spółdzielni dokumentów jn: 1. dokumentacji inwentaryzacyjnej, 2. zaległości w opłatach za lokale według stanu na dzień 31 grudnia 2016, 2015 oraz 2014 roku, w celu porównania wysokości zadłużenia, 3. materiałów do rozliczenia kosztów zużycia wody, 4. materiałów do rozliczenia kosztów z tytułu dostawy ciepła do centralnego ogrzewania do budynków SM Metalurg" za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2016r. 5. analizy porównawczej kosztów energii elektrycznej dla poszczególnych budynków za 2016 oraz 2015 rok, 6. zestawienie wyników odczytów stanów wodomierzy sporządzonych przez firmę ISTA i przekazanych przez użytkowników lokali mieszkalnych, 7. dokumentów związanych z przeprowadzonymi w 2016 roku pracami remontowymi, 8. dokumentów dotyczących funduszu świadczeń socjalnych, oraz 9. dodatkowych informacji, zgodnie z pismem Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej z dnia r., które stanowi załącznik do niniejszego protokołu. Ad 1. Komisja Rewizyjna rozpoczęła pracę od zapoznania się z protokołem i dokumentami z inwentaryzacji rocznej przeprowadzonej w drodze spisu z natury oraz uzgodnień sald z bankami i kontrahentami. Komisja stwierdziła, że inwentaryzacja składników majątkowych została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia Prezesa Zarządu S.M. Metalurg" z dnia 29 września 2016r. Przeprowadzona inwentaryzacja stanu składników majątkowych Spółdzielni dotyczyła: rzeczowego i finansowego majątku trwałego według stanu na r. potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami według stanu na dzień r, potwierdzenia sald środków pieniężnych na rachunkach bankowych według stanu na dzień roku, funduszy Spółdzielni według stanu na dzień roku. Komisja Rewizyjna zapoznała się z protokołem z przeprowadzonej inwentaryzacji, w którym nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych i niezgodności.

2 Weryfikacja arkuszy spisowych, polegająca na porównaniu stanów rzeczywistych ze stanem w księgach rachunkowych została przedstawiona w sprawozdaniu końcowym z inwentaryzacji rocznej sporządzonym przez Główną Księgową. Ad 2. Następnie Komisja Rewizyjna zapoznała się ze stanem zaległości w opłatach za lokale mieszkalne i lokale o innym przeznaczeniu oraz z informacją o podejmowanych przez Zarząd Spółdzielni działaniach windykacyjnych. Dokonana przez Komisję Rewizyjną analiza dokumentów wykazała, że najwyższe kwoty zadłużenia występują na budynkach przy ul. Augustynika 13A, 11A oraz 17A. Porównanie stanu zadłużenia na wyżej wymienionych budynkach za 2014, 2015 oraz 2016 rok, wskazuje na wzrost zadłużenia, co spowodowane jest przyrastaniem od dłuższego czasu zaległości na tych samych lokalach mieszkalnych. Główna księgowa poinformowała, że w przypadku zadłużeń wielomiesięcznych, do podejmowanych przez Zarząd działań, w celu odzyskania należności, należy sukcesywne kierowanie spraw na drogę sądową. Ponadto Zarząd w przypadkach jw. składa wnioski do Rady Nadzorczej w sprawie wykreślenia z członkostwa w Spółdzielni osób, które w sposób uporczywy zaniedbują obowiązek regulowania opłat za mieszkanie. Wobec dłużników jw., Spółdzielnia prowadzi po kilka lub kilkanaście spraw sądowych. Po uzyskaniu prawomocnych nakazów zapłaty, sprawa zaległości przekazywana jest do komornika w celu skutecznej egzekucji z wynagrodzeń, świadczeń emerytalnych czy rachunków bankowych. Wobec tej grupy dłużników prowadzone są ponadto egzekucje z nieruchomości, w ramach których organy egzekucyjne przygotowują procedury sądowe związane z licytacją lokali mieszkalnych. Na dzień 29 marca br. została wyznaczona licytacja lokalu mieszkalnego przy ul. Augustynika 13A. W dalszej części analiz, Komisja Rewizyjna stwierdziła, że wskaźnik zaległości na koniec 2014, 2015 oraz 2016 roku, utrzymuje się na podobnym poziomie. Na utrzymanie poziomu wskaźnika miały wpływ prowadzone przez Zarząd działania windykacyjne oraz bieżące przekazywanie spraw do sądu dla uzyskania nakazów zapłaty. Po dokonaniu sprawdzeń i analizie dokumentów księgowych Komisji Rewizyjna stwierdziła, że wskaźnik zadłużenia za używanie lokali mieszkalnych liczony do rocznego wymiaru opłat wynosił na koniec 2014, 2015 oraz 2016 roku wynosił odpowiednio 3,9 %, 3,63 % oraz 4,01 %. Ad 3. Komisja Rewizyjna przeanalizowała dokumenty związane z rozliczeniem kosztów zużycia wody za II półrocze 2016r. Komisja dokonała przeglądu losowo wybranych dokumentów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia kosztów. Kontroli podlegały następujące dokumenty źródłowe: Faktury na dostawę wody i odprowadzanie ścieków za okres od stycznia do czerwca 2016 roku. Dokumenty rozliczeniowe zużycia wody za II półrocze 2016 roku, według wskazań wodomierzy w lokalach oraz wskazań wodomierzy zbiorczych dla budynków przy ul. Osiedle Robotnicze 8A oraz przy ul. Kopernika 24. Dla celów porównawczych zostały przedłożone Komisji dokumenty rozliczeniowe zużycia wody dotyczące w/w budynków za II półrocze 2015 roku. Z przedłożonych dokumentów wynika, że różnice pomiędzy zużyciem wynikającym ze wskazań wodomierza głównego, a sumą zużycia wody

3 wyliczoną ze wskazań wodomierzy zamontowanych w lokalach czyli tzw. różnice bilansowe, w analizowanych okresach kształtowały się na poziomie niższym niż 5%. Ad 4. W dalszej kolejności Komisja Rewizyjna przeanalizowała dokumenty dotyczące rozliczenia kosztów ciepła do centralnego ogrzewania za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 roku. Zgodnie z procedurą, Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej dokonała przeglądu losowo wybranych dokumentów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia kosztów ciepła. Sprawdzeniu podlegały dokumenty źródłowe dotyczące materiałów przygotowanych przez Spółdzielnię i przekazane w styczniu 2017 roku do firmy rozliczającej koszty centralnego ogrzewania, w tym m.in. zestawienie kosztów za 2016 rok dla poszczególnych budynków, zestawienie naliczonych w 2016 roku zaliczek na poczet kosztów centralnego ogrzewania, * wykaz ilości zużytego ciepła w poszczególnych budynkach w 2016 roku wykaz współczynników energochłonności (GJ/m2) dla poszczególnych budynków. W zakresie ponoszonych przez Spółdzielnię kosztów, sprawdzeniu podlegały również faktury za dostawę ciepła do centralnego ogrzewania i podgrzania wody wystawione przez TAURON CIEPŁO w Dąbrowie Górniczej za miesiąc styczeń, luty, marzec i listopad 2016r. Komisja analizując przedłożone materiały zwróciła uwagę na wielkości maksymalnych wskaźników. Z zestawienia wynika, że niektóre budynki mieszkalne wyraźnie wykazują odstępstwa od pozostałych w zakresie efektywności energetycznej, w szczególności przy ul. Augustynika 11A. Po wyjaśnieniu udzielonym przez Główną księgową w zakresie przyczyn powstania zróżnicowania w wielkości wskaźników, Komisja rozważała wpływ wykonania uszczelnienia dylatacji ścian frontowych, na obniżenie zużycia ciepła. Ponadto Komisja wskazała na zasadność zlecenia firmie zewnętrznej wykonania audytu energetycznego w/w budynku, w celu ustalenia przyczyn mających wpływ na większe zużycie ciepła. W dalszej dyskusji Komisja zwróciła uwagę na wielkość wskaźnika energochłonności oraz wielkość zużytego ciepła przez budynek przy ul. Os. Robotnicze 4A przed i po ociepleniu ścian zewnętrznych, które miało miejsce w 2015 roku. Komisja zaleciła wykonanie podobnej analizy za 2017 rok dla budynków przy ul. Augustynika 9 oraz Tierieszkowej 5, wraz z wnioskami dotyczącymi wpływu wykonania prac termoizolacyjnych na uzyskane wskaźniki. Ad 5. Następnie Komisja Rewizyjna zapoznała się z przygotowaną przez Zarząd informacją dotyczącą porównania kosztów energii elektrycznej części wspólnych nieruchomości za 2015 oraz 2016 rok. Dane zawarte w informacji pokazują, że wymiana lamp oświetleniowych na ledowe z mikrofalowymi czujnikami ruchu w budynkach przy ul. Osiedle Robotnicze oraz Augustynika 17A i Kopernika 24 miała wymierny wpływ na wysokość ponoszonych kosztów. Średnio dla w/w budynków odnotowany w 2016 roku spadek kosztów to kwota zł. W ujęciu procentowym spadek kosztów dla w/w budynków stanowi średnio 19 %. Analiza kosztów energii elektrycznej pokazuje, że sukcesywna wymiana lamp w pozostałych budynkach S.M. Metalurg" jest jak najbardziej zasadna. W Planie Remontów na 2017 rok przyjęto realizację wymiany lamp oświetleniowych w budynku przy ul. Konopnickiej 30. Ad 6. Przedmiotem prac Komisji w dalszej części było omówienie informacji dotyczącej analizy odczytów stanów wskazań wodomierzy na dzień r. sporządzonych przez 3

4 firmę rozliczającą ISTA i odczytów przekazanych przez użytkowników lokali mieszkalnych. Z informacji wynika, że stwierdzone po analizie uwagi zostały przekazane firmie rozliczającej do sprawdzenia, która wykonała kontrolę i weryfikację wszystkich zgłoszonych przez Spółdzielnię wodomierzy. Ad 7. W ramach swoich czynności Komisja Rewizyjna sprawdzała dokumentację związaną z przeprowadzonymi w 2016 roku pracami remontowymi. Dokonała przeglądu dokumentów źródłowych, a w szczególności kontroli podlegały dokumenty związane z pracami dotyczącymi: Docieplenia ścian zewnętrznych budynku przy ul. Tierieszkowej 5 i prac remontowych na podstawie projektu budowlanego i audytu energetycznego, Remontu kominów ponad dachem, czap kominowych, obróbek blacharskich budynku przy ul. Augustynika 11 w Dąbrowie Górniczej. Kontroli podlegały zawarte umowy z wyłonionymi w drodze przetargów wykonawcami, ponadto dokumenty związane z procedurą przetargową oraz faktury. Dokonano sprawdzeń wartości prac remontowych określonych w zawartych umowach z dokumentami księgowymi oraz porównano z kwotami przyjętymi w planie remontów na 2016r. Sprawdzeniu podlegały dokumenty księgowe jak niżej: 1) Faktury za wykonanie prac dociepleniowych i remontowych w budynku przy ul. Tierieszkowej 5 w Dąbrowie Górniczej o numerach FV40/06/16, FV/48/07/16, FV/51/07/16 oraz FV/64/09/16 na łączną kwotę ,20zł. 2) Faktura nr 50/2016 na kwotę ,87zł za wykonanie remontu kominów ponad dachem, czap kominowych i obróbek blacharskich w budynku przy ul. Augustynika 11. Przy kontroli dokumentów Komisja Rewizyjna została poinformowana, że kwoty prac określone w ofertach składanych do przetargów każdorazowo porównywane są z kwotami zatwierdzonymi w przyjętych Planach Remontów. Po sprawdzeniu dokumentów w zakresie prac remontowych Komisja Rewizyjna zaleciła, aby w protokołach końcowych odbioru prac remontowych w punkcie 17 - przy podanych wskazaniach urządzeń pomiarowych zużycia wody i energii elektrycznej dopisywać, że wykonawca prac zostanie obciążony kosztami zużytych mediów". Ad 8. Komisja zapoznała się z dokumentami dotyczącymi funduszu świadczeń socjalnych oraz z dodatkowymi informacjami przekazanymi przez Główną księgową, która omówiła kwestie poruszone na posiedzeniu przez Członków Komisji, w szczególności w sprawie pożyczek udzielanych pracownikom ze środków funduszu świadczeń socjalnych na cele mieszkaniowe oraz przedstawiła kwoty, jakie zostały wydatkowane w 2016 roku, w rozbiciu na poszczególne tytuły wydatków funduszu. Z informacji wynika, że z ogólnej kwoty wydatków tj ,00zł na dofinansowanie do wypoczynku pracowników, organizowanego we własnym zakresie, przeznaczona została kwota 9 594,00 zł, a na zakup biletów na imprezy sportowo-kulturalne kwota 1 800,00zł. Ponadto Główna księgowa poinformowała, że w 2016 roku pracownicy nie składali wniosków o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe. 4

5 Ad 9. Przedmiotem pracy Komisji było ponadto omówienie dodatkowych kwestii zawartych w przedłożonych przez Zarząd informacjach, w tym w sprawach: a) prac remontowych przyjętych do wykonania w bieżącym roku zgodnie z Planem Remontów na 2017 rok, b) realizacji uchwały Walnego Zgromadzenia Członków SM Metalurg" z dnia 27 kwietnia 2016 roku, dotyczącej zbycia prawa własności lokalu mieszkalnego nr 34 przy ul. Augustynika 11A, c) wysokości zobowiązań długoterminowych dotyczących zatrzymanych kwot zabezpieczających należyte wykonanie robót remontowych tzw. kaucji gwarancyjnych, d) przychodów i kosztów z tytułu zarządzania przez S.M. Metalurg" nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowymi. W trakcie omawiania powyższych informacji, Członkowie Komisji Rewizyjnej złożyli propozycję w sprawie przeznaczenia części nadwyżki bilansowej za 2016 rok tj. kwotę 2 400,00zł na działalność socjalną Spółdzielni w 2017 roku. Pozostałe informacje jw. zostały przez Komisję Rewizyjną przyjęte bez uwag. Wnioski Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej dotyczące kontroli materiałów źródłowych i oceny sprawozdania finansowego S.M. Metalurg" w Dobrowie Górniczej za 2016 rok Komisja Rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli losowo wybranych materiałów źródłowych i ich analizie stwierdza, że sprawozdanie finansowe za 2016 rok zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. W sprawozdaniu została zachowana zasada kontynuacji i ciągłości, a prezentacja danych w nim zawartych umożliwia porównanie z okresem poprzednim. Komisja Rewizyjna pozytywnie ocenia sprawozdanie finansowe Spółdzielni Mieszkaniowej Metalurg" za 2016 rok wraz ze sprawozdaniem Zarządu oraz informacjami dodatkowymi. Komisja Rewizyjna rekomenduje przyjęcie przez Radę Nadzorczą i skierowanie sprawozdania finansowego do Walnego Zgromadzenia Członków S.M. Metalurg" w celu podjęcia stosownych uchwał zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na tym posiedzenie zakończono i protokół podpisano. Przewodniczący Komisji: Członkowie Komisji: Pan Mirosław Janicki