Samoocena Kontroli Zarządczej jako narzędzie służące poprawie funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego m.st. Warszawy

Transkrypt

1 Samoocena Kontroli Zarządczej jako narzędzie służące poprawie funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego m.st. Warszawy Biuro Audytu Wewnętrznego Urzędu m.st. Warszawy

2 Podstawy prawne funkcjonowania kontroli zarządczej Art. 68 i 69 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (z późn. zmianami), Zarządzenie nr 1613/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z 11 października 2011 r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w mieście stołecznym Warszawie (z późn. zmianami). 2

3 Samoocena kontroli zarządczej w Mieście Stołecznym Warszawie Od 2010 r. w m.st. Warszawie przeprowadza się samoocenę kontroli zarządczej na dwóch poziomach: Poziom I Urząd m.st. Warszawy oraz każda jednostka organizacyjna i nadzorowana, Poziom II Miasto Stołeczne Warszawa jako jednostka samorządu terytorialnego. 3

4 Uczestnicy samooceny w m.st. Warszawie Łącznie 1071 jednostek, w tym: 88 jednostek nadzorowanych, w tym: - 68 instytucji kultury - 20 zakładów opieki zdrowotnej 36 biur 18 urzędów dzielnic 929 jednostek organizacyjnych, w tym: jednostek edukacji, - 63 jednostki pomocy społecznej, - 17 jednostek sportu i rekreacji - 15 jednostek gospodarowania nieruchomościami - 19 pozostałych jednostek 4

5 Procesy strategiczne Zidentyfikowano 16 procesów strategicznych, w tym: 1 sterujący, 2 zasobowe i 13 realizacyjnych Grupa procesów / obszar Funkcjonowanie gminy Infrastruktura społeczna Infrastruktura technicznośrodowiskowa Nazwa procesu Proces sterujący zasobowy realizacyjny 1. Funkcjonowanie organów władzy X 2. Finanse publiczne X 3. Funkcjonowanie jednostki komunalnej X 4. Aktywność obywatelska X 5. Edukacja X 6. Kultura X 7. Ochrona zdrowia X 8. Pomoc społeczna X 9. Sport i rekreacja X 10. Bezpieczeństwo i porządek publiczny X 11. Geodezja, kartografia i kataster X 12. Gospodarowanie nieruchomościami Miasta X 13. Gospodarowanie środowiskiem X 14. Usługi komunalne X 15. Architektura i urbanistyka X 16. Transport, komunikacja i drogownictwo X 5

6 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej Podstawowy warunek adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej to monitorowanie i ocena jej funkcjonowania Ocena taka jest dokonywana w jednostce samorządu terytorialnego m.st. Warszawy w drodze samooceny kontroli zarządczej. Komórką odpowiedzialną za przebieg samooceny i opracowanie jej wyników jest Biuro Audytu Wewnętrznego Urzędu m.st. Warszawy. 6

7 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej W latach 2010 i 2011 samoocenę przeprowadzono w oparciu o wzór kwestionariusza kontroli zarządczej przygotowanego przez Biuro Audytu Wewnętrznego. 7

8 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej Od 2012 r. samoocena kontroli zarządczej przygotowywana jest przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego ułatwiającego przepływ informacji we wszystkich jednostkach m.st. Warszawy. 8

9 Przepływ informacji w procesie samooceny kontroli zarządczej w m.st. Warszawie Zadania i terminy dla uczestników samooceny w ramach poszczególnych jej etapów zostały określone w załączniku do zarządzenia 1613/2011 w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w m.st. Warszawie. 9

10 Schemat przepływu informacji w procesie samooceny kontroli zarządczej w m.st. Warszawie Zgodnie z załącznikiem nr 2 do Zarządzenia nr 1613/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 11 października 2011 r. (z późn. zmianami) 10

11 Skala oceny poziomu kontroli zarządczej Do oceny stanu kontroli zarządczej przyjęto trzystopniową skalę wyrażoną w wartościach procentowych oznaczających poziom prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej i tak: Ocena Wartość oceny Treść oceny Pozytywna Równa lub wyższa 75% System kontroli zarządczej jest adekwatny, skuteczny i efektywny. Pozytywna z zastrzeżeniami Równa 50% < 75% System kontroli zarządczej funkcjonuje w jednostce, jednak jego poszczególne elementy wymagają uzupełnienia lub poprawy. Negatywna < 50% Brak adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej. Ze względu na występowanie istotnych słabości nie można przyjąć, że poszczególne elementy systemu funkcjonują poprawnie. 11

12 Dokumentowanie wyników kontroli zarządczej w m.st. Warszawie Dokumentacja funkcjonująca w trakcie dokonywania samooceny: Kwestionariusz samooceny Raport wg struktury organizacyjnej Raport wg nadzoru Informacja o stanie kontroli zarządczej Dokumentacja kończąca / podsumowująca proces samooceny: Diagnoza stanu kontroli zarządczej w Mieście Stołecznym Warszawie Raporty o stanie kontroli zarządczej wg 16 procesów strategicznych Raport o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie m.st. Warszawy 12

13 Dokumentacja w trakcie dokonywania samooceny Kwestionariusz samooceny opracowany przez Biuro Audytu Wewnętrznego zawiera pytania pogrupowane wg standardów kontroli zarządczej w ramach 5 elementów. Kwestionariusze wypełniane są w wewnętrznych komórkach organizacyjnych biur i urzędów dzielnic oraz w jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych. Wyniki uzyskane na podstawie udzielonych odpowiedzi przenoszone są do Informacji o stanie kontroli zarządczej i do odpowiednich raportów. W zależności od pytania kwestionariusz zawiera możliwy katalog odpowiedzi w formie: tak, nie, nie dotyczy, suwaka dającego możliwość oceny procentowej, pól tekstowych na uzasadnienie odpowiedzi. 13

14 Dokumentacja w trakcie dokonywania samooceny W procesie samooceny analizowane są również słabości identyfikowane przez biura i urzędy dzielnic sprawujące nadzór nad jednostkami oraz słabości wskazane w ramach audytów przeprowadzonych przez Biuro Audytu Wewnętrznego, kontroli i auditów przeprowadzonych przez Biuro Kontroli Urzędu m.st. Warszawy oraz kontroli organów zewnętrznych. 14

15 Dokumentacja w trakcie dokonywania samooceny Informacja o stanie kontroli zarządczej jest formą oświadczenia osoby odpowiedzialnej dyrektora biura, burmistrza dzielnicy, kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej za dany rok na podstawie przeprowadzonej samooceny. W dokumencie tym zamieszcza się zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej wraz z opisem działań naprawczych służących ich wyeliminowaniu. 15

16 Dokumentacja w trakcie dokonywania samooceny Do Informacji o stanie kontroli zarządczej przewidziano również możliwość wnoszenia przez nadzorujące biura i urzędy dzielnic uwag dotyczących słabości kontroli zarządczej. Biuro Audytu Wewnętrznego i Biuro Kontroli wnoszą uwagi dotyczące słabości objętych rekomendacjami i zaleceniami pokontrolnymi, które nie zostały wdrożone. Na podstawie zgłoszonych uwag i słabości przeprowadzana jest weryfikacja wyników samooceny. Jest to czas na zajęcie stanowiska w odniesieniu do zgłoszonych uwag i ostateczne zatwierdzenie wyników samooceny przez dyrektorów biur, burmistrzów dzielnic kierowników jednostek organizacyjnych i nadzorowanych. 16

17 Dokumentacja w trakcie dokonywania samooceny Raporty wg struktury organizacyjnej przedstawiają wyniki stanu kontroli zarządczej danego biura, urzędu dzielnicy i każdej jednostki. Raporty wg nadzoru przedstawiają łączne wyniki: danego biura oraz jednostek nadzorowanych przez biuro danego wydziału urzędu dzielnicy oraz jednostek nadzorowanych przez dany wydział urzędu dzielnicy Wyniki w Raportach przedstawione są wg standardów kontroli zarządczej w ramach 5 elementów. Począwszy od samooceny za rok 2014 w Raportach zamieszczane są informacje o wynikach za rok poprzedni. 17

18 Dokumentacja kończąca / podsumowująca proces samooceny Raport o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie m.st. Warszawy prezentuje wyniki stanu kontroli zarządczej Urzędu w ujęciu zbiorczym oraz w podziale na biura i urzędy dzielnic wg standardów kontroli zarządczej w ramach 5 elementów. Raport zawiera również informacje o wynikach za rok poprzedni. Raporty o stanie kontroli zarządczej wg 16 procesów strategicznych przedstawiają wyniki samooceny kontroli zarządczej biur i wydziałów urzędów dzielnic oraz jednostek realizujących zadania w ramach danego procesu strategicznego wg standardów kontroli zarządczej w ramach 5 elementów. Raport zawiera również informacje o wynikach za rok poprzedni. Diagnoza stanu kontroli zarządczej w Mieście Stołecznym Warszawie przedstawia ocenę stanu kontroli zarządczej w podziale na wyniki kontroli zarządczej w Urzędzie m.st. Warszawy oraz w jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych. Wyniki porównuje się do roku poprzedniego. Raporty dla Urzędu m.st. Warszawy, dla 16 procesów strategicznych i Diagnoza przygotowywane są w Biurze Audytu Wewnętrznego. 18

19 Dokumentacja kończąca / podsumowująca proces samooceny w m.st. Warszawie W Raportach i w Diagnozie stanu kontroli zarządczej rekomenduje się podjęcie działań mających na celu usprawnienie kontroli zarządczej w tych standardach, których dotyczą wskazane słabości. Po zatwierdzeniu ww. dokumentów przez Prezydenta m.st. Warszawy są one przekazywane do Zastępców Prezydenta m.st. Warszawy, Sekretarza m.st. Warszawy, Skarbnika m.st. Warszawy oraz Dyrektorów biur i Burmistrzów dzielnic, a za ich pośrednictwem do Kierowników / Dyrektorów wszystkich jednostek organizacyjnych i nadzorowanych. Informacje zawarte ww. dokumentach są również wykorzystywane przez audytorów wewnętrznych przy realizacji zadań audytowych. 19

20 Wykorzystanie wyników samooceny kontroli zarządczej Wyniki samooceny kontroli zarządczej, a w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli mają swoje przełożenie na poprawę funkcjonowania/zarządzania w całej JST. Są one źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej zarówno na I jak i II poziomie jej funkcjonowania. Proces kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych. Kluczowym elementem systemu kontroli zarządczej jest proces wyznaczania celów i zadań m.st. Warszawy oraz zarządzanie ryzykiem związanym z ich realizacją. 20

21 Wybrane przykłady poprawy funkcjonowania jst m.st. Warszawy po ocenie kontroli zarządczej przyjęcie ujednoliconych działań w zakresie zapewnienia i koniecznej dbałości o bezpieczeństwo informacji w systemach informatycznych zwiększenie bezpieczeństwa informacji i danych osobowych poprzez zamieszczenie klauzul bezpieczeństwa, w umowach dotyczących usług serwisowych, aplikacji, programów, systemów a także urządzeń zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzanych danych w systemie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami

22 Wybrane przykłady poprawy funkcjonowania jst m.st. Warszawy po ocenie kontroli zarządczej opracowano i wdrożono nowy Program poprawy skuteczności działań windykacyjno-egzekucyjnych w zakresie należności podatkowych m.st. Warszawy dostosowany do aktualnej liczby przyjętych do realizacji tytułów wykonawczych przy jednoczesnym uwzględnieniu posiadanych zasobów kadrowych opracowano i wdrożono pisemne, szczegółowe procedury dotyczące prowadzenia egzekucji administracyjnej należności pieniężnych w Urzędzie m.st. Warszawy zmodyfikowano system opłat za komunikację publiczną w m.st. Warszawie, uszczelniono system biletowy (efektywniejsze zabezpieczenia biletów), zwiększyły się wpływy z tytułu prowadzonej windykacji zaległych kar dla gapowiczów, poprawił się wizerunek funkcjonującego w m.st. Warszawie transportu komunikacji publicznej 22

23 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej W zakresie korzystania z przygotowanego narzędzia przeszkolono przyszłych administratorów / koordynatorów. Corocznie, proces samooceny poprzedzają szkolenia obejmujące przede wszystkim wprowadzone modyfikacje narzędzia informatycznego. Samoocena w każdym roku w okresie poprzedzana była pilotażową samooceną kontroli zarządczej przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego dla zainteresowanych biur, urzędów dzielnic i jednostek. 23

24 Podnoszenie wiedzy dot. kontroli zarządczej - szkolenia Z inicjatywy Biura Audytu Wewnętrznego podjęto działania dot. szkolenia pracowników jst m. st. Warszawy z kontroli zarządczej w ramach projektu Samokształcenie Dotychczas, od 2010 r. do połowy 2015 roku, Biuro Audytu Wewnętrznego przeszkoliło ok pracowników 24

25 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej - szkolenia Każdego roku proces samooceny poprzedzony jest cyklem szkoleń przygotowywanych przez Biuro Audytu Wewnętrznego, których celem jest zapewnienie jej sprawnego przebiegu. Szkolenie obejmuje również zapoznanie uczestników z wprowadzonymi zmianami na rzecz usprawnienia przeprowadzenia tego procesu. W szkoleniach uczestniczy rocznie ok. 500 osób spośród pracowników biur, urzędów dzielnic oraz wybranych jednostek organizacyjnych i nadzorowanych. 25

26 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej pilotaż Od 2012 roku w związku z wprowadzeniem na potrzeby samooceny narzędzia informatycznego każdy proces samooceny poprzedzany jest pilotażem umożliwiającym zapoznanie się z aplikacją i przeprowadzenie próbnej samooceny. Uczestnictwo w pilotażu jest dobrowolne możliwość taką wykorzystuje każdego roku średnio 20 biur (55%) oraz 16 urzędów dzielnic (88%) wraz z nadzorowanymi jednostkami. 26

27 Organizacja procesu samooceny kontroli zarządczej materiały pomocnicze W celu ułatwienia pracy z aplikacją przygotowano Podręcznik użytkownika systemu oceny kontroli zarządczej w Mieście Stołecznym Warszawie. Podręcznik zawiera: opis podstawowych operacji w systemie, tworzenie poszczególnych dokumentów, ćwiczenia sprawdzające przepisy prawa wyciąg z ustawy o finansach publicznych, standardy kontroli zarządczej oraz zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w m.st. Warszawie. zestaw pytań zawartych w kwestionariuszu samooceny na dany rok. Podręcznik jest aktualizowany każdego roku. Do bieżącego wykorzystywania przez pracowników jest również stworzona zakładka dot. kontroli zarządczej w sieci Intranet. 27

28 Dziękuję Bożena Stoma Audytor Generalny m.st. Warszawy 28