Poprawa płynności finansowej dzięki optymalizacji podatkowej 9. KWIETNIA 2015 KONFERENCJA TWOJA INICJATYWA AIP BUSINESS LINK TRÓJMIASTO
Optymalizacja Optymalizować? zmniejszać łączne obciążenia podatkowe, na podstawie i w granicach obowiązującego prawa.
Czym są koszty? Koszt uzyskania przychodu to wydatek związany z działalnością gospodarcząsłużący uzyskaniu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Przedsiębiorca każdorazowo zaliczając do kosztów jakiś wydatek musi być w stanie udowodnić, że spełnia przywołane kryterium. Urzędnicy nie muszą jednak podzielać jego zdania dlatego warto znać praktykę rozliczania kosztów.
Koszt można dokumentować nie tylko fakturą Aby zaliczyć wydatek do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać dokument potwierdzający transakcję. Może to być np. faktura, rachunek, dowód poniesienia opłaty pocztowej, czy dowód zapłaty za przejazd autostradą. Dowodem poniesienia kosztu jest także bilet, o ile na bilecie jest podana odległość (nie mniejsza niż 50 km), nazwa i NIP sprzedawcy oraz kwoty netto i brutto.
Koszt można dokumentować nie tylko fakturą Istnieje także grupa wydatków, które przedsiębiorca zalicza do kosztów bez dokumentów potwierdzających wydatek. Przykład -wyjazd służbowy przedsiębiorcy, który pozwala rozliczać w kosztach kwoty diet. Przedsiębiorca informuje księgowych o czasie trwania delegacji, a księgowi sporządzają dowód wewnętrzny dokumentujący taki koszt.
Sprzęt elektroniczny Jednym z pierwszych wydatków jest zakup sprzętu komputerowego. Komputer i monitor, laptop, telefon, myszka, drukarka czy skaner nie wzbudzają zastrzeżeń podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Mniej oczywisty sprzęt, jak np. aparat fotograficzny lub GPS, wymaga udowodnienia, że jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Wyposażenie biura W kosztach można ująć wydatki na biurko, fotel, stół, czy szafkę na dokumenty. Kanapa w kosztach firmowych przyjmowanie klientów w biurze lub gabinecie. Urzędnicy zwykle kwestionują wydatki szczególnie drogie, które wykraczają poza ogólnie przyjęte zwyczaje. Uznają je bowiem za tzw. reprezentację, która nie stanowi KUP (m.in. dzieła sztuki).
Dekoracje biura Urzędnicy zaprotestują widząc wśród kosztów obraz za kilka tysięcy złotych, ale niezbyt drogie akwarium, plakaty, kwiaty czy szereg ozdób nie stanowią problemu. Kwalifikujemy je w KUP.
Środki czystości Niezależnie od tego, gdzie prowadzisz firmę w mieszkaniu, czy w wynajętym biurze, w kosztach można zapisać wydatki na: detergenty, mydło, ręczniki.
Bilet okresowy na komunikację miejską Przedsiębiorca może zaliczyć w koszty bilet okresowy na komunikację miejską. Trzeba uzyskać na niego fakturę. Następnie, aby uniknąć nadmiernych wyjaśnień, należy oszacować w jakiej części bilet wykorzystywany jest do celów firmowych, a w jakiej do celów prywatnych.
Rower Rower to mądry koszt firmowy: nie wymaga benzyny (a zatem znika problem możliwości lub jej braku odliczania VAT-u od benzyny), kupno roweru można ująć w KUP i odliczyć 100% VAT-u. Rower w firmie -przedsiębiorca na rowerze dojeżdża do biura lub gabinetu, do klienta, ewentualnie po towar na drugi koniec miasta.
Motorower lub skuter Zakup pojazdu, który dysponuje silnikiem do 50 cm3 i rozpędza się do prędkości 45 km/h, sprawia, że nawet w urzędniczych oczach zaczyna on różnić się od samochodu. Przedsiębiorca może zaliczyć motorower lub skuter w koszty i odliczyć VAT od zakupu, a w trakcie eksploatacji odliczać VAT od paliwa. Warto pamiętać raczej nikt nie uwierzy, że nasz skuter pali 8 litrów na setkę
Ubezpieczenia Wydatki na polisy ubezpieczeniowe można z powodzeniem zapisywać w kosztach, gdyż w oczach urzędników służą zabezpieczeniu źródła przychodu. Zarówno obowiązkowe polisy (np. OC na samochód), jak i dobrowolne, w tym AC na samochód czy ubezpieczenie majątku firmowego lub wykorzystywanego do celów firmowych.
Usługi outsourcingowe Bardzo szeroką i powszechną kategorią kosztów uzyskania przychodu są różnego rodzaju usługi od księgowości, przez reklamę, po kuriera i transport. Przedsiębiorca, który decyduje się na korzystanie z usług biura rachunkowego, może rozliczyć związane z tym opłaty.
Usługi outsourcingowe Podobnie jest w przypadku wydatków na: stronę internetową, utrzymanie domeny i serwer, wsparcie techniczne, pozycjonowanie i usługi reklamowe (AdWords, Facebook). Inne rodzaje usług, które można zaliczyć do kosztów, to m.in. usługi transportowe i obsługa prawna.
Delegacja pracownika Wydatki związane z podróżą służbową księgowane są poprzez dowód wewnętrzny jakim jest rozliczenie delegacji. Dowód wewnętrzny powinien zawierać: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, stawkę i wartość przysługujących diet.
Delegacja przedsiębiorcy W przypadku właściciela firmy delegacja ewidencjonowana jest podstawie faktur, rachunków i innych standardowych dokumentów tak jak koszty bieżącej działalności. Nie ma możliwości rozliczenia tych wydatków dowodem wewnętrznym.
Delegacja przedsiębiorcy-dieta Dieta-występują ograniczenia zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT. Do kosztów można zaliczyć diety na wyżywienia w takiej wysokości, w jakiej przysługują one pracownikom w delegacjach. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dobowa wysokość takiej diety wynosi 30 zł.
Delegacja przedsiębiorcy-dieta Dieta a długość podróży, od 8 do 12 godzin -połowa diety; powyżej 12 godzin -dieta w pełnej wysokości; za każdą pełną dobę -dieta w pełnej wysokości; za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości; za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.
Delegacja przedsiębiorcy-nocleg Wydatki poniesione na hotel, motel itp., w których przedsiębiorca nocuje w czasie podróży służbowejzaliczamy do KUP w całej kwocie. Nie ma przeszkód, aby wybrać nocleg w kwaterze prywatnej -uzyskanie rachunku od osoby świadczącej takie usługi. Nie ma możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Kiedy przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.
Polecenie wyjazdu służbowego Rozliczenie kosztów podróży służbowej może nastąpić również na podstawie rozliczenia podróży służbowej. Na podstawie tego dokumentu, po rozliczeniu na nim kosztów delegacji można dokonać zapisów w KPiR. W rozliczeniu tym ujmuje się wszystkie koszty związane z delegacją (diety, noclegi itd.) na podstawie przedstawionych faktur, rachunków i innych dowodów księgowych.
Wydatki na edukację Wydatki na edukację: studia podyplomowe, szkolenia, warsztaty, kursy, ale tylko wówczas, gdy są związane z obecnie prowadzoną działalnością (tzn. nie może to być edukacja na przyszłość ), książki i czasopisma branżowe.
Kurs językowy Obecność opłaty za kurs językowy wśród kosztów to sprawa niepewna. Trzeba mieć dowody na współpracę z kontrahentem, który posługuje się danym językiem. Zapewne najlepsza w tym celu jest faktura dla zagranicznego klienta.
Kradzież Skradziony majątek firmowy(zarówno towary i materiały, wyposażenie, jak i środki trwałe) może stać się kosztem. Trzeba jednak sprawę zgłosić na policję i mieć odpowiedni protokół. Wówczas można już poprosić księgową o dopisanie kolejnego kosztu w KPiR.
Reklama Przedsiębiorca z pewnością może zaliczyć na poczet kosztów następujące działania związane z reklamą: zaprojektowanie logo, zaprojektowanie i druk wizytówek, broszur, plakatów itp., reklamę zewnętrzną (szyldy, bannery, billboardy itp.), reklamę w Internecie, sponsoring, udział w targach branżowych.
Koszty reprezentacji Reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003) Według urzędów skarbowych reprezentacja to okazałość i wykwintność.
Świąteczne upominki O reklamie firmy możemy mówić, jeżeli kartki są opatrzone logofirmy. Podobna zasada dotyczy kalendarzy, ale również drobnych upominków. Uznanie, że opisane wydatki są reklamąjest istotne o tyle, że wydatków na reklamęnie znajdziemy pośród kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, a więc każdy wydatek na reklamę firma uzna za koszt podatkowy. Do kosztów w żadnym wypadku nie zaliczymy kosza z alkoholem i ekskluzywną żywnością.
Świąteczne upominki Jeżeli obdarowanym jest pracownik kontrahenta, wówczas wartość prezentu, jako świadczenia nieodpłatnego, będzie stanowić dla niego przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. Przychód ten może jednak korzystać ze zwolnienia od opodatkowania. Prezenty, które zostają wręczone w związku z promocją lub reklamą przedsiębiorcy, ich jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 200 zł, są zwolnione od opodatkowania.
Ekspres do kawy Wydatki z tego tytułu mogą więc zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Natomiast jeżeli ekspres do kawy faktycznie jest wykorzystywany jedynie w działalności gospodarczej podatnika (i nie służy jego celom osobistym), to wydatki na jego zakup (kawa, cukier, mleko) również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Czy lunch z klientem jest reprezentacją? Nie powinno być problemu z włączeniem do kosztów drobnego poczęstunku z napojami bądź obiadu, zarówno w siedzibie firmy, jak i poza nią (np. w restauracji). Od 1 stycznia 2007 r. obowiązują przepisy zabraniające zaliczenia do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej tzw. wydatków reprezentacyjnych. Do tej kategorii zalicza się wydatki związane z zakupem usług gastronomicznych, żywności, napojów, w tym alkoholowych, przeznaczonych dla gości firmy, jej kontrahentów, klientów, czyli generalnie osób z otoczenia. Nie ma znaczenia czy wspomniane produkty zakupiono, by podać je w biurze czy zostały spożyte w restauracji (np. lunch, kolacja).
Żywność dla pracowników Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, wówczas włączenie do kosztów firmy wydatków na catering jest możliwe. Podobnie jest z wydatkami na zakup posiłków podczas spotkania integracyjnego pracowników (np. Wigilii firmowej). Dopuszczalne jest też zaliczenie w koszty prowadzonej działalności wydatków na artykuły spożywcze dla pracowników, takie jak kawa, herbata i śmietanka do kawy, czy też kanapki dla osób pracujących w godzinach nadliczbowych.
Catering a usługi gastronomiczne Usługi cateringowe obejmują przygotowanie posiłku i podanie go w miejscu wskazanym przez zamawiającego (np. w siedzibie firmy, w miejscu szkolenia itp.). Natomiast usługi gastronomiczne polegają na podaniu posiłku w miejscu jego wytworzenia, np. w restauracji, czy kawiarni. Urzędnicy nie kwestionują tej różnicy. Ten sam posiłek zakupiony dla pracowników i podany im w restauracji jest usługą gastronomiczną (bez prawa do odliczenia VAT-u), ale już dostarczony do siedziby firmy i podany w niej, staje się wg przepisów usługą cateringową (z możliwością odliczenia VAT-u).
Garnitur dla właściciela nie może być kosztem Kosztem, który nie budzi wątpliwości i nie można go zakwalifikować do KUP jest zakup garnituru (kostiumu) i obuwia. Wydatek wydaje się uzasadniony dla właściciela firmy, jednak nie można go zaliczyć do kosztów firmy. Jedynym wyjątkiem jest odzież robocza, niezbędna do wykonywania danej działalności np. ze względów ochronnych.
Koszty a kontrola US Na podatniku ciąży obowiązek należytego udokumentowania wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy podatnik musi dysponować dowodami: umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Wioleta Cieniewicz 785-932- 377 wioleta.cieniewicz@taxcare.pl