E-PORADNIK PODRÓŻE SŁUŻBOWE 2013

E-PORADNIK PODRÓŻE SŁUŻBOWE 2013

Stan prawny na 1 marca 2013 r. Autorzy Część I: Jarosław Masłowski Część II: Paweł Ziółkowski Redaktor merytoryczny Sylwia Gołaś-Olszak Ta książka jest wspólnym dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, byś przestrzegał przysługujących im praw. Książkę możesz udostępnić osobom bliskim lub osobiście znanym, ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A jeśli musisz skopiować część, rób to jedynie na użytek osobisty. Szanujmy prawo i cudzą własność. Więcej na www.legalnakultura.pl Polska Izba Książki Copyright by Wolters Kluwer Polska SA, 2013 ISBN (e-book PDF): 978-83-264-4305-3 Wydane przez: Wolters Kluwer Polska SA 01-231 Warszawa, ul. Płocka 5a tel. 22 535 82 00, fax 22 535 81 35 e-mail: ksiazki@wolterskluwer.pl www.wolterskluwer.pl księgarnia internetowa www.profinfo.pl

SPIS TREŚCI Wykaz skrótów... 5 Część I Podróże służbowe 2013... 7 1. Wstęp... 7 2. Jeden akt prawny... 8 3. Regulacje wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych... 9 3.1. Dokumentowanie kosztów przejazdu... 9 3.2. Inne niezbędne wydatki... 10 3.3. Diety i inne wydatki związane z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju w czasie zagranicznej podróży służbowej... 10 3.4. Zasady rozliczania kosztów podróży... 11 4. Regulacje dotyczące podróży krajowych... 12 4.1. Diety... 12 4.2. Ryczałt... 13 4.3. Udokumentowane koszty noclegu... 13 5. Regulacje dotyczące podróży zagranicznych... 14 5.1. Wysokość diet oraz limitów noclegowych... 14 5.2. Państwo docelowe podróży służbowej... 15 5.3. Koszty leczenia za granicą... 16 5.2. Zaliczki... 16 6. Podsumowanie... 17 Część II Podróże służbowe 2013 w pytaniach i odpowiedziach... 18 1. Jak prawidłowo rozliczyć diety z tytułu podróży służbowych?... 18 2. Jak prawidłowo rozliczyć zaliczki pobrane z tytułu podróży służbowej?... 19

4 SPIS TREŚCI Część III Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)... 21

WYKAZ SKRÓTÓW k.p. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) r.p.s. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 167) r.p.s.k. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) r.p.s.z. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących kowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). r.u.p.w.s. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) u.p.d.o.f. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) u.s.o.z. ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Część I PODRÓŻE SŁUŻBOWE 2013 Od 1 marca 2013 r. mamy nowe rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które zastąpiło dwa rozporządzenia dotychczas obowiązujące. Rozporządzenie w głównej mierze wprowadza zmiany dostosowujące do panujących obecnie realiów i konstytuujące wykształcony dotychczas sposób postępowania pracodawców. Spośród zmian największe znaczenie mają: zmiana wysokości diet skutkująca także zmianą wysokości ryczałtów, wprowadzenie możliwości rozliczenia poniesionych przez pracownika kosztów na podstawie oświadczenia pracownika, w sytuacji, gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, uregulowanie problematyki zapewnienia częściowego bezpłatnego wyżywienia, wprowadzenie ograniczenia kwotowego kosztów noclegu, możliwość określenia więcej niż jednego państwa docelowego podróży. 1. Wstęp Zgodnie z postanowieniami art. 77 5 1 k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Co do zasady sposób rozliczania należności z tytułu podróży służbowych (w tym zagranicznych) powinien być określony w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy lub w umowach o pracę (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu wynagradzania albo nie obowiązuje go układ zbiorowy pracy). Jeżeli jednak pracodawca nie stworzył tego typu regulacji, to w odniesieniu do jego pracowników odbywających podróże

8 CZĘŚĆ I służbowe znajdują odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej, czyli r.p.s. Akt ten zastąpił dotychczas obowiązujące przepisy zawarte w r.p.s.k. oraz r.p.s.z. Rozporządzenie to reguluje zasady przyznawania pracownikom zatrudnionym w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sfery budżetowej diet oraz zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków. Regulują one także zasady udzielania pracownikom zaliczek na przewidywane wydatki oraz termin, w jakim pracownik powinien rozliczyć się z pobranych środków pieniężnych. Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy, o których mowa, choć w założeniu dotyczą jedynie pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sfery budżetowej, mają znacznie szersze zastosowanie i ogromne znaczenie praktyczne. Do zawartych w nich regulacji odwołuje się szereg innego rodzaju regulacji branżowych. Jak już wspomniałem, regulacje te mogą znaleźć zastosowanie także u pracodawców spoza sfery budżetowej, jeśli nie ustalą oni we własnym zakresie warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Co istotne, nawet jeśli pracodawca ureguluje problematykę należności za podróże służbowe, to regulacje te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta określona w powyższych regulacjach dotyczących pracowników sfery budżetowej. 2. Jeden akt prawny Jedną ze zmian, która zostaje wprowadzona od 1 marca 2013 r. jest ujęcie całości problematyki podróży służbowych w jednym akcie prawnym. Ma to zapewnić większą przejrzystość regulacji, pozwoli uniknąć powtarzania zbieżnych przepisów w dwóch rozporządzeniach i jednocześnie umożliwi zaakcentowanie regulacji odmiennych dla podróży krajowych i zagranicznych. Rozporządzenie zawiera cztery rozdziały regulujące kompleksowo problematykę podróży służbowych. W pierwszym z nich zamieszczono przepisy wspólne dla podróży krajowej i zagranicznej, w drugim przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe, w trzecim przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne, a w czwartym przepisy końcowe.

PODRÓŻE SŁUŻBOWE 2013 9 3. Regulacje wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych 3.1. Dokumentowanie kosztów przejazdu Jedną z najczęściej postulowanych zmian była zmiana dotychczasowego sposobu dokumentowania kosztów przejazdów publicznymi środkami transportu. Proponowano m.in. rezygnację z obowiązku załączania do rozliczenia biletów, uzasadniając to problemami praktycznymi, które powstają w sytuacji zagubienia lub zniszczenia biletu. Problematyka ta została uregulowana w 3 r.p.s. Przepis ten w przeważającej większości nie uległ żadnej istotnej zmianie. Nadal środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) określa pracodawca. Wbrew postulatom nie zrezygnowano z zasady dokumentowania przejazdów biletami i nadal zwrotu kosztów przejazdu dokonuje się w wysokości udokumentowanej biletami lub rachunkami obejmującymi cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Uwaga zmiana! Nowością jest jednak 5 ust. 2 r.p.s., zgodnie z którym w przypadku, gdy przedstawienie przez pracownika dokumentów nie jest możliwe, składa on pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Przepisy w takiej sytuacji nie zawierają odmiennych regulacji co do wysokości rozliczenia kosztów. Takie uregulowanie przedmiotowej problematyki stworzyło podstawę prawną dla sposobu postępowania, który pracodawcy stosowali w praktyce także dotychczas, gdy pracownicy nie byli w stanie przedstawić biletu dokumentującego koszty przejazdu środkami transportu publicznego. Nie uległy istotnej zmianie postanowienia dotyczące zwrotu kosztów przejazdu w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem. Uwaga zmiana! Warto jednak zwrócić uwagę na to, że w przypadku podróży zagranicznej dodano możliwość skorzystania oprócz samochodu także z motocykla.