ROZDZIAŁ 9 RAKSSQL Kadry i Płace
Spis treści Kadry 9-1 Umowy o pracę... 9-1 Dane podstawowe 9-3 Składniki wynagrodzenia dla umowy 9-5 Bilans otwarcia dla umowy 9-8 Umowy cywilnoprawne... 9-9 Kalendarz... 9-12 Kalendarz definicje... 9-12 Dodawanie wielu kalendarzy 9-16 Kalendarz widok dzienny, tygodniowy, miesięczny 9-17 Kalendarz modyfikacja definicji 9-18 Kalendarz usuwanie definicji 9-19 Kalendarz rejestracja zdarzeń... 9-19 Kalendarz modyfikacja zdarzeń 9-23 Kalendarz usuwanie zdarzeń 9-24 RCP... 9-24 Rejestr identyfikatorów 9-24 Rejestr przejść 9-25 Rozliczenia dni 9-26 Rozliczenia nieobecności 9-28 Płace 9-31 Listy płatnicze... 9-31 Listy dla umów o pracę... 9-32 Dodanie listy płatniczej 9-32 Realizacja listy płatniczej 9-35 Listy dla umów cywilnoprawnych... 9-39 Listy typu bilans otwarcia... 9-40 Harmonogram list płatniczych... 9-42 Płatnik 9-45 Import dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA... 9-45 Import dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZZA... 9-47 Raport miesięczny składek ZUS RCA... 9-47 Raport o składkach ZUS RZA... 9-48 Raport o przerwach i świadczeniach ZUS RSA... 9-48 Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA... 9-48 Eksport do ZUA i ZZA... 9-49 Raport zbiorczy RSA, RZA, RCA, DRA... 9-49 Wyrejestrowanie z ubezpieczeń / Eksport do ZWUA... 9-50 Eksport do pliku NFZ SKO... 9-50 Kartoteki 9-53 Pracownicy... 9-53 Kartoteka pracowników 9-53 Grupy 9-55 Struktura organizacyjna i ich składniki wynagrodzenia 9-55 Składniki wynagrodzenia dla firmy 9-57 Pracownicy 9-60 Identyfikacyjne 9-62 Służbowe i Osobiste 9-63 Kadrowe i Płacowe 9-63 Finansowo Księgowe 9-65 Umowy o pracę 9-65 Umowy cywilnoprawne 9-66 Składniki wynagrodzenia pracownika 9-66 Kalendarz 9-67 Dodawanie zdarzenia 9-70 Bilanse otwarcia 9-72 Ochrona danych osobowych 9-77 Uwagi 9-78 Załączniki 9-78 Alarmy 9-79 Kasy... 9-79 Rachunki bankowe... 9-81 Właściciele... 9-83 Składki ZUS właścicieli 9-84 Profile umów... 9-85 Słowniki 9-87 Kody dokumentów... 9-87 Kadry i Płace 9-89 Kasa i Bank 9-89 Kod dokumentu 9-90 Schematy... 9-93 Schemat składników wynagrodzenia 9-93 Opis składników schematu wynagrodzenia 9-94 Przykład dodawania składnika inicjowanego 9-97 Przykład dodawania składnika wyliczanego 9-98 Schemat obliczeń płacowych 9-100 Składnik 9-100 Znacznik 9-102 Dane stałe... 9-103 Wskaźniki i stawki 9-103 Koszty uzyskania 9-104 Zaliczka na PDOF 9-104 Składki ZUS 9-105 Koszty podróży służbowej 9-106 Zasiłki 9-106 Czas pracy 9-107 Progi podatkowe 9-107 Definicje zdarzeń... 9-107 Wzorce kalendarzy... 9-110 Dni świąteczne... 9-112 Państwa... 9-113 Zestawienia 9-115 Specyfikacja wydruków... 9-115 Wydruki... 9-117 Projektant menu... 9-119 Lista kategorii menu 9-121 Lista menu 9-122 Pozycje menu 9-122 Wybór elementu podpinanego do menu 9-124 Budowa własnego menu 9-124 Deklaracje... 9-125 Oświadczenie PIT-2 9-126 Oświadczenie PIT-12 9-126 Deklaracja PIT-8A 9-127 Deklaracja PIT-4 9-127 Deklaracja PIT-40 9-127 Deklaracja PIT-11/ 8B 9-128 Deklaracja PIT-8S 9-128 Karta urlopowa... 9-128
Kadry System RAKSSQL Kadry i Płace umożliwia gromadzenie informacji dotyczących umów o prace, umów cywilnoprawnych, aneksów do umowy a także wypowiedzenia warunków umowy i wypowiedzenia umowy. Pozwala na definiowanie dowolnych kalendarzy nie tylko dla umów z pracownikiem, również dla działu i firmy. Wszystkie wymienione funkcje omówione zostały w niniejszym rozdziale. Umowy o pracę Aby stworzyć umowę o pracę należy otworzyć menu Kadry/Umowy o pracę lub wcisnąć kombinację klawiszy [Ctrl+F2]. Nastepnie nacisnąć przycisk [DODAJ]/Dodaj umowę o pracę lub wcisnąć klawisz [Insert]. Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno: Naciśnij ikonkę aby odblokować i poprawić dane Po wybraniu profilu pola umowy wypełniane są automatycznie na podstawie szablonu z profilu Naciskając na ten przycisk można wybrać pracownika, z którym ma zostać podpisana umowa Na umowie określamy dział, do którego przypisany będzie pracownik Wybierz czas trwania umowy. W tym okresie pojawiać się będzie na liście płac do rozliczenia Kadry i Płace 9-1
Aby dodać do umowy aneks należy wybrać z listy pracowników w oknie podstawowym osobę, z którą dana umowa była podpisana, następnie wcisnąć przycisk i z menu wybrać opcję Dodaj aneks, lub wcisnąć skrót klawiszowy [Shift+Ins]. Podobnie dodaje się Wypowiedzenie warunków pracy oraz Rozwiązanie umowy o pracę. Zatwierdzone umowy o pracę zapisywane są w głównym oknie przeglądowym Umowy o pracę. Jeśli do podświetlonej umowy były wystawione inne dokumenty np. aneks do umowy, wypowiedzenie warunków umowy, można je przejrzeć w dolnej części okna. Jeśli pracownik posiada dwie umowy, na liście umów znajdzie się dwa razy. Dodając aneks do umowy ważne jest, aby wskazać właściwą umowę do której aneks ma być dołączony. Podobnie wygląda wystawienie dokumentu Wypowiedzenia warunków pracy jak i Wypowiedzenia umowy. Przeglądanie załączników do podświetlonej umowy. Po wciśnięciu przycisku w dolnej części okna, można rozpocząć dodawanie nowej umowy, aneksu, wypowiedzenie warunków umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o pracę. 9-2 Kadry i Płace
Dane podstawowe Tabela 1 Nazwa Nazwa profilu: Pracownik: Pracownik Ulica, dom, lokal Kod pocztowy, Miejscowość Informacje o umowie: Data zawarcia, Data wystawienia Miejscowość Osoba zawierająca Ustalenia stron: Dział/ Jednostka organizacyjna Stanowisko Informacje na zakładce Dane podstawowe Umowy o pracę: Znaczenie Istnieje możliwość zdefiniowania wielu profili ("Kartoteki/Profile umów").można dodać profile do umowy o prace, aneksu do umowy o pracę, wypowiedzenia warunków umowy o prace, rozwiązanie umowy o pracę.po wybraniu profilu pola umowy wypełniane są automatycznie na podstawie szablonu z profilu. Imię i nazwisko pracownika pobierane z listy pracowników znajdującej się w Słownikach. Po uruchomieniu przycisku program umożliwia wybór pracownika z listy kontaktów. Adres zaliczkobiorcy pobrany z kartoteki. Kod pocztowy oraz Miejscowość zamieszkania pobrana z kartoteki. Dwie możliwe daty: data zawarcia oraz wystawienia umowy. Miejscowość, w której zawarta została umowa. Osoba, która podpisywała umowę z pracownikiem w imieniu firmy. Dział, w którym dany pracownik został zatrudniony. Na podstawie tej informacji pracownik zostanie przypisany do działu w strukturze kadrowej. Jest to ważna informacja, którą należy uzupełnić od razu podczas wystawiania umowy. Po wystawieniu listy płatniczej dla tej umowy lub aneksu do umowy, informacje te zostana zablokowane. Umowę o pracę można odblokować naciskając na ikonę w prawym górnym rogu okna. Stanowisko, na którym dany pracownik pracuje. Miejsce wykonywania Wymiar pracy Wynagrodzenie Miejsce, w którym dany pracownik wykonuje swoją pracę. Wymiar pracy należy wybrać z menu wybieralnego, z możliwych opcji. Naciskając klawisz można przejść do słowników i zdefiniować własny wymiar pracy np. pełny etat 1/1, pół etatu 1/2. Informacje te nie mają wpływu na wartość składników wynagrodzenia. Tutaj pracodawca może zanotować wynagrodzenie pracownika. Jednak by zostało ono uwzględnione w systemie KP należy otworzyć zakładkę Dane Płacowe i tam dodać odpowiedni składnik wynagrodzenia. Kadry i Płace 9-3
Tabela 1 Nazwa Informacje na zakładce Dane podstawowe Umowy o pracę (ciąg dalszy): Znaczenie Sposób obliczania wynagrodzenia: Nazwa Użytkownik domyślnie ma do wyboru dwie opcje tzn. Ryczałt miesięczny oraz Stawka za godzinę. Po wciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowych rodzajów obliczania wynagrodzenia Sposób obliczania wynagrodzenia związany jest z algorytmem naliczania płacy podstawowej. Zdefiniowany tu sposób wynagrodzenia nie zwalnia użytkownika z konieczności przypisania składników wynagrodzenia do umowy (zakładka Dane płacowe ). W składnikach wynagrodzenia należy określić: dla ryczałtu składnik Wynagrodzenie zasadnicze dla stawki za godzinę składnik Stawka za godzinę Sposób wypłaty wynagrodzenia: Wypłata Jeśli wypłata ma być przekazywana przelewem, należy zaznaczyć to pole. przelewem Kwota przelewu Należy podać odpowiednią kwotę z części wynagrodzenia jaka będzie przekazywana na konto pracownika. Urlop wypoczynkowy: Średnia do urlopu liczona z 12 miesięcy Dzień rozpoczęcia pracy: Data Należy zaznaczyć to pole jeśli średnia ma być liczona w ten sposób. Należy podać datę rozpoczęcia pracy. Dodatek za nadgodziny (limit do przekroczenia): Limit godzin Limit godzin określający próg powyżej którego liczone są nadgodziny. Czas trwania: Czas wykonywania Obowiązuje od/do Warunki wynagrodzenia: Inne warunki : Tutaj określa się rodzaj umowy pod względem jej obowiązywania. Z menu wybieralnego, wciskając przycisk, należy wybrać jedną z możliwych opcji np. okres próbny, czas określony, czas nieokreślony. Należy podać terminy obowiązującej umowy. W tym okresie umowa o pracę będzie pojawiała się domyślnie na listach płatniczych do realizacji. Tu użytkownik może zanotować warunki wynagrodzenia, na których podpisana została umowa. Tu użytkownik może zanotować inne warunki, na których podpisana została umowa. 9-4 Kadry i Płace
Po wprowadzeniu danych do umowy i wystawieniu realizacji listy płatniczej - umowy nie da się poprawić. Umowa będzie nieaktywna, a w główce dokumentu widoczny będzie napis [TYLKO PODGLĄD]. Aby uaktywnić umowę należy uruchomić przycisk w górnej części okna. Jeśli w umowie poprawiane były np. składniki wynagrodzenia - to każdą wystawioną realizacje listy płatniczej należy przeliczyć. W tym celu pojawia sie stosowny komunikat. Składniki wynagrodzenia dla umowy Na zakładce Składniki wynagrodzenia umowy należy dodać odpowiednie składniki wynagrodzenia pracownika. Składniki wynagrodzenia dotyczą konkretnej umowy z pracownikiem tzn. powinny określać jego płacę zasadniczą lub umowną stawkę za godzinę, przysługujące mu dodatki, premie, potrącenia itp. Składniki wynagrodzenia są przepisem na wynagrodzenie pracownika gdyż określają z jakich elementów składa się jego wynagrodzenie. Na podstawie przypisanych do umowy składników naliczana jest lista płatnicza. Użytkownik który nie przypisze żadnych składników do umowy pracownika będzie ostrzegany odpowiednim komunikatem. Składniki wynagrodzenia wskazane na umowie mogą pojawiać na różnych listach płatniczych pracownika (lista podstawowa, lista dodatkowa, itp.) ale tylko w okresie obowiązywania umowy. Składnik przypisany do umowy może obowiązywać w krótszym okresie niż cała umowa np. premia kwartalna raz na kwartał, trzynastka w styczniu. Jeśli pracownik posiada kilka umów na każdej umowie powinny być szczegółowo określone składniki wynagrodzenia. Jeśli do umowy wystawiony jest aneks, to w okresie jego obowiązywania składniki pobierane są z aneksu. W części Składniki wynagrodzenia i bilans otwarcia umowy znajdują się: 1. Składniki inicjowane składniki, którym możemy od razu przypisywać wartości kwotowe w różnych okresach czasowych. 2. Składniki wyliczane składniki, którym możemy przypisać formułę określającą sposób ich wyliczenia, obowiązujący w różnych okresach czasowych. Za ich pomocą możemy wyliczyć dodatkową wartość na liście płatniczej pracownika (np. premie z obrotu firmy, dodatek za każdy sprzedany produkt) Kadry i Płace 9-5
3. Bilans otwarcia opcja służy do wprowadzania składników naliczonych już w poprzednich miesiącach, na podstawie danych z innych systemów płacowych lub z ewidencji papierowej. Dodaj składniki wynagrodzenia którym można wpisać wartość np. płaca podstawowa, premia miesięczna Dodaj składniki wynagrodzenia którym można przypisać algorytm określający sposób ich wyliczenia np. prowizja ze sprzedaży Wprowadź składniki naliczone w poprzednich miesiącach których nie ma w systemie Tutaj możemy dodać składniki wynagrodzenia z listy dostępnych składników Funkcja znacznie ułatwia pracę użytkownikom. Program zapamiętuje z umowy poszczególne kwoty wynagrodzenia. Na podstawie składników wyliczanych obliczane mogą być różnego rodzaju dodatki, premie lub potrącenia. Składniki wynagrodzenia podpowiadane są w odpowiedniej wysokości określonej na umowie i obowiązują w odpowiednim okresie czasowym. Mogą być rozliczane raz w miesiącu lub na każdej wystawionej liście płatniczej. Wartość składnika inicjowanego powinna być podawana w takiej wysokości jaka musi się znaleźć na liście płatniczej np. jeśli pracownik pracuje 1/2 etatu to podajemy tu wartość za pół etatu. 9-6 Kadry i Płace
Składnik inicjowany powinien mieć wpisaną wartość Lista płatnicza na której ma się pojawić dany składnik Wybierz listę płatniczą Wybierz składnik który ma się pojawić na liście płatniczej pracownika Wybierz okres obowiązywania składnika Składnik inicjowany musi posiadać wpisaną wartość. Kwota ta pojawi się na liście płatniczej. Składnik wyliczany nie ma pozycji wartość, jego kwota obliczana jest na podstawie formuły przypisanej do tego składnika. Formuła tego składnika dostępna jest do podglądu w opcji Słowniki/Schemat składników wynagrodzenia. Pozycja Rozliczaj raz w miesiącu dotyczy tych składników wynagrodzenia, które powinny pojawić się na liście płatniczej w tym samym okresie tylko jeden raz (np. płaca podstawowa, premia uznaniowa, potrącenie pożyczki itp.). Składniki, które nie mają zaznaczonej tej pozycji będą domyślnie pojawiały się na każdej liście płatniczej. Jeśli zostanie wskazany okres obowiązywania składnika, to tylko w tym okresie składnik będzie dodawany do listy płatniczej. Jeśli okres obowiązywania nie zostanie wybrany, składnik ten będzie podpowiadany zawsze, chyba że zostanie usunięty z listy lub zostanie wskazana data ograniczająca zakres obowiązywania. Po uruchomieniu przycisku [DODAJ DO LISTY] można wybrać listę płatniczą na której będzie pojawiał się dany składnik. Jeśli zostanie wybranych kilka list, składnik ten pojawi się na wszystkich wybranych listach płatniczych. Przycisk [USUŃ Z LISTY] pozwala usunąć wybór listy płatniczej na której ma się pojawiać składnik. Kadry i Płace 9-7
W tej części programu użytkownik przypisuje składniki dotyczące pracownika i jego umowy. Na liście płatniczej pracownika mogą również pojawić się inne składniki wynagrodzenia: składniki wynagrodzenia dla firmy, składniki wynagrodzenia dla działu, grupy płacowej lub dowolne składniki dopisane indywidualnie na listach płatniczych. Więcej informacji... Składniki wynagrodzenia dla firmy oraz składniki dla działu, grupy płacowej i pracownika zostały opisane w rozdziale Kartoteki. Dodawanie składników do umowy zostało opisane w rozdziale Płace/Listy płatnicze... Bilans otwarcia dla umowy Bilans otwarcia dla umowy można wprowadzić na zakładce Dane Płacowe. Opcja ta służy do wprowadzania składników naliczonych już w poprzednich miesiącach, na podstawie danych z innych systemów płacowych lub z ewidencji papierowej. Więcej informacji... Dodawanie bilansu otwarcia dla umów zostało omówione w rozdziale Kartoteki/ Pracownicy. 9-8 Kadry i Płace
Umowy cywilnoprawne Aby dodać umowę cywilnoprawną należy ją wybrać z menu Kadry/Umowy Cywilnoprawne lub wcisnąć kombinację klawiszy [Ctrl+F3]. Wyświetlone okno zawiera listę umów oraz drzewo struktury kadrowej: Drzewo struktury kadrowej - zdefiniowane w kartotece pracownika Klliknij przycisk aby dodać nową umowę lub aneks Aby dodać nową umowę cywilnoprawną należy nacisnąć przycisk wciśnięciu tego przycisku pojawi się okno:. Po Po wybraniu profilu pola umowy wypełniane są automatycznie na podstawie szablonu z profilu Dział do którego należy pracownik wybiera się z listy wcześniej przygotowanej w słowniku. Kadry i Płace 9-9
Tabela 1 Umowa cywilnoprawna. Nazwa Nazwa profilu: Znaczenie Istnieje możliwość zdefiniowania wielu profili ("Kartoteki/Profile umów").można dodać profile do umowy cywilnoprawnej oraz aneksu do tej umowy. Po wybraniu profilu pola umowy wypełniane są automatycznie na podstawie szablonu z profilu. Pracownik: Pracownik Imię i nazwisko pracownika pobierane z listy pracowników znajdującej się w Słownikach. Po uruchomieniu przycisku program umożliwia wybór pracownika z listy kontaktów. Ulica, dom, lokal Adres zaliczkobiorcy pobrany kartoteki. Kod pocz, Miejsc Kod pocztowy oraz Miejscowość zamieszkania pobrana z kartoteki. Informacje o umowie: Dział/ Jednostka organizacyjna Kod dokumentu Numer umowy Numer kolejny Dział, w którym dany pracownik został zatrudniony. Przypisany dział decyduje o miejscu pracownika w strukturze kadrowej. Jest to jedyne miejsce gdzie dokonuje się przypisania, dlatego należy wskazać dział od razu przy wystawianiu umowy. Jeśli zostanie wystawiony rachunek do umowy informacje te zostaną zablokowane. Aby je uaktywnić należy nacisnąć przycisk. Użytkownik może wybrać rodzaj dokumentu z menu wybieralnego. Może także dodać w Słownikach nowy rodzaj umowy. Numer umowy nadawany automatycznie, lecz może być także zmieniony przez użytkownika. Numer kolejny umowy niezależny od numeru umowy. Może być zmieniony przez użytkownika. Data zawarcia, Dwie możliwe daty zawarcia oraz wystawienia umowy. Data wystawienia Miejscowość Miejscowość, w której zawarta została umowa. Typ umowy Rodzaj umowy wybierany z menu wybieralnego. Wartość umowy Wartość finansowa umowy. Rachunek cyklicz Tutaj można zaznaczyć czy rachunek ma być płacony cyklicznie (regularnie). Osoby reprezentujące zleceniodawcę: Osoby reprez. zleceniodawcę Czas trwania: Rozpoczęcie Zakończenie Tu użytkownik może wpisać kto reprezentuje zleceniodawcę. Określenie czasu rozpoczęcia umowy. Od tej daty umowy cywilnoprawne będą domyślnie pojawiały się na listach płatniczych. Określenie czasu zakończenia umowy. Do tej daty umowy cywilnoprawne będą domyślnie pojawiały się na listach płatniczych. 9-10 Kadry i Płace
Tabela 1 Umowa cywilnoprawna cd. Nazwa Znaczenie Sposób wynagrodzenia: Wypłata przelew. Należy zaznaczyć to pole jeśli kwota ma być przelewana na konto. Kwota przelewu Tu należy podać kwotę jaka ma być przekazana na konto. Dokumenty rozliczeniowe: Rodzaj Przedmiot umowy: Przedmiot umowy Tutaj użytkownik może wybrać z menu jaki rodzaj dokumentów będzie dołączany do umowy (dokumenty wymagane przez ZUS). Pole, w którym użytkownik może zanotować co jest przedmiotem umowy. Na zakładce Warunki umowy znajduja się Składki wynagrodzenia gdzie należy określić składnik, który będzie podstawą do wynagrodzenia lub/i dowolne wynagrodzenia dodatkowe (premie, zasiłki itp.). W tym miejscu użytkownik określa jakie kwoty zostają przypisane do umowy. Przypisanie składnika w tym miejscu jest konieczne z uwagi iż są z niego pobierane dane do przeprowadzania obliczeń. Jeśli użytkownik pozostawi puste miejsce zostanie o tym powiadomiony odpowiednim komunikatem. Dodaj składniki wynagrodzenia którym można wpisać wartość np..kwota rachunku Dodaj składniki wynagrodzenia którym można przypisać formułę określającą sposób ich wyliczenia np. dodatek za wypieczone bułki Uruchom przycisk aby dodać składnik z listy składników Kadry i Płace 9-11
Do umowy cywilnoprawnej można wystawić aneks. Aneks do umowy cywilnoprawnej jest dodawany wtedy, gdy chcemy zmienić dane w umowie podstawowej, np. zmiana nazwiska, zmiana wartości i przedmiotu umowy. Aby dodać do umowy aneks należy wybrać z listy pracowników w oknie podstawowym osobę, z którą dana umowa była podpisana, następnie wcisnąć przycisk [DODAJ] i z menu wybrać opcję Dodaj aneks do umowy cywilnoprawnej, lub wcisnąć skrót klawiszowy [Shift+Inst]. Kalendarz Więcej informacji... Informacje na temat składników wynagrodzeniowych znajdują się w rozdziale Umowa o prace. Kalendarz jest istotnym elementem programu. Spełnia on dwie funkcje: 1. Służy przede wszystkim do definiowania zaplanowanego czasu pracy. 2. Na kalendarzu odnotowywane są zdarzenia typu choroba, urlopy, zasiłki itp. Dane te są wykorzystywane w procesie naliczania list płac. Zgodnie z pełnionymi funkcjami w programie znajdują się dwie opcje: Opcja Kadry/ Kalendarz definicje przechowuje informacje o tym, które dni w roku są robocze, a które wolne od pracy Opcja Kadry/ Kalendarz rejestracja zdarzeń przechowuje informacje o wszystkich zdarzeniach (chorobach, urlopach, zasiłkach i innych nieobecnościach) Wymienione funkcje zostały omówione poniżej. Kalendarz definicje W programie może istnieć wiele kalendarzy: kalendarze wzorcowe: kalendarze firmowe, kalendarze dla działu kalendarze pracownicze: kalendarze dla pracownika. Te dwa rodzaje kalendarzy zostały ulokowane specjalnie na oddzielnych zakładkach. Zaletą programu jest możliwość tworzenia dowolnej ilości kalendarzy wzorcowych na podstawie, których czerpane są informacje dla kalendarzy pracowniczych. Przykładowo, jeśli w firmie są pracownicy, którzy pracują dwuzmianowo, na cały etat lub na pół etatu, dla nich tworzymy oddzielne kalendarze. Te kalendarze będą służyły w efekcie do tworzenia kalendarza pracownika, który będzie mógł dziedziczyć informacje o dniach właśnie z tych kalendarzy. 9-12 Kadry i Płace
Kalendarz służy do definiowania zaplanowanego czasu pracy. Kalendarz przechowuje informacje o tym, które dni w roku są robocze, a które wolne od pracy. Dni świąteczne są przechowywane w osobnej kartotece. Jeśli czas pracy nie został określony na kalendarzu, to normatywny czas pracy pobierany jest z danych stałych. Do zdefiniowania kalendarza mogą być pomocne wzorce kalendarzy omówione w rozdziale Słowniki. Wzorzec jest szablonem, w którym jest zapisana informacja o dniu czy jest to dzień pracy, czy dzień wolny od pracy. Dla dni pracy mogą być szczegółowo określone godziny pracy oraz liczba godzin do przepracowania. Kalendarz może być generowany za pomocą wzorca lub ręcznie. Na kalendarzu zaplanowany jest szczegółowo czas pracy. Jeśli nie korzystamy z żadnego wzorca czas pracy może być definiowany ręcznie przez użytkownika na każdym dniu pracy. Podwójne kliknięcie na dowolnym dniu w kalendarzu (po jego utworzeniu) pozwala zmienić rodzaj dnia, liczbę godzin pracy lub określić czas pracy. Pierwszym kalendarzem, który powinien być utworzony jest kalendarz firmowy. Kalendarzami firmowymi mogą być kalendarze, w których zapisany jest system pracy np: kalendarz na pół etatu kalendarz na pełny etat kalendarze w których zapisany jest czas pracy np.: kalendarz od 07:00 15:00 kalendarz od 11:00 19:00 lub inne dowolnie definiowane przez użytkownika kalendarze. Można również utworzyć tylko jeden kalendarz - firmowy, który będzie kalendarzem wzorcowym dla wszystkich działów i pracowników. Na podstawie kalendarzy firmowych mogą zostać utworzone kalendarze dla działów. Jeśli mamy jeden kalendarz firmowy, w którym zapisane są informacje o dniach pracy i dniach wolnych, można utworzyć kalendarz dla działów, w których wpisane zostaną informacje o godzinach pracy. Każdy dział może pracować w innych godzinach, ale informacje będą dziedziczone z jednego kalendarza - firmowego. W kalendarzach, użytkownik może indywidualnie określić dni wolne, dodatkowe dni pracy, zmienić godziny pracy w jednym lub kilku miesiącach itp. Do tego celu służy opcja Generacja kalendarza na której zaznaczamy zakres dat, w którym wybrany wzorzec (szablon) naniesie na kalendarzu odpowiednie zmiany. Opcja ta dostępna jest podczas tworzenia każdego kalendarza, również firmowego i pracownika. Kalendarze utworzone na podstawie innych kalendarzy (przez operację dziedziczenia), będą miały dni w kolorach przyciemnionych. Kalendarze, w których Kadry i Płace 9-13
Uwaga bezpośrednio zostały wygenerowane dni, nie będą już przyciemnione. Dni pracy oznaczone są na żółto, dni wolne od pracy/święta - na niebiesko. Kalendarz, w którym nie zostaną wygenerowane dni pracy, będzie oznaczony na szaro. Jeśli podczas generowania dni w kalendarzu została zaznaczona opcja Oznacz święta jako dni wolne to program automatycznie pobierze ze słownika dni świątecznie i w kalendarzu zaznaczy je jako wolne od pracy (nawet wtedy, gdy były to dni pracy). Kalendarz pracownika jest najważniejszym i docelowym kalendarzem w programie. Może on być wygenerowany na podstawie kalendarza dla działu lub bezpośrednio kalendarza firmowego. Pracownik może mieć wiele kalendarzy. Kalendarz pracownika tworzy się do umowy o pracę. Pracownikom można indywidualnie generować dni pracy w kalendarzu albo pojedynczo klikając na każdym dniu w kalendarzu definiować jego czas pracy. Operacja ta jest jednak bardzo pracochłonna, dlatego zalecane jest utworzenie wzorcowych kalendarzy firmowych lub kalendarza dla działu z którego mogą być dziedziczone wszystkie te informacje. Wówczas, zmiana danych w kalendarzu głównym np. w kalendarzu dla działu, spowoduje że zmiany te zostaną naniesione automatycznie na wszystkich kalendarzach odziedziczonych czyli dla każdego pracownika który dziedziczy informacje z kalendarza działu. Wyjątek stanowi ten okres, w którym kalendarz został predefiniowany nowym wzorcem (opcja Generacja kalendarza ). Kalendarze mogą być tworzone za dowolny okres może to być miesiąc, rok, dwa lata lub na czas trwania umowy. Zakres kalendarza może być dowolnie rozszerzany. Aby to zrobić należy nacisnąć przycisk [EDYTU] na kalendarzu i w pozycji Zakres obowiązywania kalendarza zmienić datę końca. Aby utworzyć kalendarz należy: 1. Uruchomić opcję Kadry/ Kalendarz-definicje lub nacisnąć [Ctrl+Alt+F7] 2. Zostanie otwarte okno Kalendarze 3. Okno Kalendarze składa się z dwóch zakładek (wzorcowe oraz pracownicze). Na zakładce wzorcowe znajdują się kalendarze dla firmy oraz działu. Na zakładce pracownicze kalendarze dla pracowników. Każda z tych kategorii do momentu, gdy nie zostanie utworzony kalendarz będzie pusta. 4. Dla każdej kategorii można zdefiniować kalendarz, posługując się wzorcem za pomocą którego można łatwo zdefiniować dni w kalendarzu. Podstawowym kalendarzem jest kalendarz Firmowy i powinien on być utworzony jako pierwszy. 5. Aby zdefiniować kalendarz firmowy należy ustawić się na kategorii Firmowy. 6. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 9-14 Kadry i Płace
7. Pojawi się okno: Kalendarz wzorcowy nie może dziedziczyć dni jest podstawowym kalendarzem Data poczatku i końca kalendarza podpowiada się na podstawie okresu obowiązywania umowy i daty początku naliczeń w systemie. Dni kalendarza mogą być generowane wg wzorca 8. Należy wpisać nazwę kalendarza oraz ustawić jego zakres obowiązywania (domyślnie - początek i koniec obowiązywania kalendarza podpowiada się na podstawie okresu obowiązywania umowy i daty początku naliczeń w systemie). 9. Kalendarz Firmowy jest podstawowym kalendarzem. Nie dziedziczy danych z innego kalendarza. Powinien to być kalendarz, który będzie zawierać jedynie oznaczone dni miesiąca: 01.01.2006, 02.01.2006,... itd. Kalendarze działu bądź pracownika będą mogły dziedziczyć z niego informacje. Użytkownik jednak, może utworzyć dowolny kalendarz firmowy -wszystko zależy od inwencji i jego potrzeb. Kalendarz firmowy może posiadać informację o dniu pracy, godzinach i czasie pracy. Możemy skorzystać ze wzorca, który będzie generował wszystkie jego dni kalendarza (patrz Słowniki/ Wzorce kalendarzy ). 10. Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] można wybrać wzorzec z którego będą generowane wskazane dni kalendarza. Ze wzorca mogą być generowane wszystkie dni kalendarza lub wybrany zakres dni, tygodni, miesięcy. Jeśli nie zostanie wskazany wzorzec, kalendarz będzie zaznaczony na szaro. Wskaż zakres generowania wybranym wzorcem Program pobiera ze słownika dni świąteczne i zaznaczy je w kalendarzu jako dni wolne Wybierz lub utwórz wzorzec, z którego będzie generowany kalendarz 11. W programie istnieje wzorzec podstawowy, w którym zapisany jest wzorcowy tydzień pracy. Jeśli wskażemy ten wzorzec jako generujący dni w kalendarzu np. od dnia 01.09.2006 do 30.11.2006, to tylko w tym okresie będą Kadry i Płace 9-15
zdefiniowane dni pracy oraz dni wolne od pracy. W pozostałym okresie będzie jedynie informacja o dacie (dla poszczególnych dni). Jeśli zamiast wzorca podstawowego wybrany zostanie inny wzorzec np. taki w którym oznaczymy dni pracy np. od 08.00 do 16.00, czas pracy 8:00 godzin, to wg tego wzorca będą generowane dni w kalendarzu. Kalendarz można poprawiać tzn. można wiele razy modyfikować jego dni w kalendarzu. Modyfikacja tych dni odbywa się przez ponowne generowanie za pomocą wzorca wybranego okresu kalendarza. W tym celu należy nacisnąć [EDYTUJ] aby poprawić kalendarz oraz klawisz [OPERACJE] i następnie [GENERACJA KALENDARZA...] (Patrz punkt 9.). Jeśli generowane będą te same dni, aktualny będzie jedynie ten ostatni wzorzec. 12. Aby zapisały się generowane wg wzorca dni, należy nacisnąć [ZATWIERDŹ], aby zapisać kalendarz należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Zakładanie kalendarza dla firmy i działu wygląda dokładnie tak samo. Kalendarz działu może dziedziczyć dni z kalendarza firmy. Uwaga Kalendarz pracownika zakładany jest do umowy o pracę. Jeśli jest kilka oddzielnych umów z pracownikiem to dla każdej umowy powinien być utworzony osobny kalendarz.. Tworzenie kalendarza dla pracownika wygląda tak jak tworzenie innych kalendarzy. Kalendarz pracownika może zostać utworzony dla dni na które została zawarta umowa lub dla całego roku kalendarzowego. Kalendarz może dziedziczyć informacje z kalendarza innej kategorii np. z kalendarza firmy lub działu. Może dziedziczyć informacje tylko z kalendarza firmowego jeśli jest on jedyny utworzony. Może inicjować dni wg. wzorca np. 3 dni pracy, 2 dni wolne, trzy dni pracy,... itd. Wzorzec kalendarza może być dowolnie definiowany przez użytkownika i oznacza cykliczność powtarzających się dni. Jeśli wzorzec pracy pracownika się zmieni należy: podczas edycji kalendarza pracownika nacisnąć klawisz i [GENERACJA KALENDARZA... ]. Kalendarz nie zawiera informacji o dniach świątecznych. Dni świąteczne definiowane są w Słowniku dni świątecznych. Dodawanie wielu kalendarzy Istnieje możliwość dodawania kalendarzy wielu umowom na raz. Odbywa się to po uruchomieniu opcji "Kadry/Kalendarz-definicje". Należy uruchomić przycisk [OPERACJE]. W oknie należy wskazać kalendarz po którym mają dziedziczyć dane nowo utworzone kalendarze. Wpisać datę początku i datę końca utworzonego kalendarza. Zaznaczyć umowy, które mają być brane do tworzenia kalendarza. 9-16 Kadry i Płace
Aby utworzyły się kalendarze do zaznaczonych umów należy nacisnąć przycisk [WYKONAJ]. Poprawianie zbiorczo utworzonych kalendarzy odbywa się po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] i wybraniu opcji "Edycja wielu kalendarzy". W oknie pojawią się utworzone wcześniej kalendarze pracowników. Można zmienić datę początku oraz końca kalendarzy. Można również zaznaczyć opcje: Nie pozwalaj rozszerzyć kalendarza poza okres obowiązywania umowy - jeśli opcja będzie zaznaczona kalendarz wygeneruje się tylko w okresie obowiązywania umowy nawet wówczas gdy żądana data początku i końca kalendarza będzie dłuższa. Nie skracaj kalendarzy - jeśli opcja będzie zaznaczona, a użytkownik zaznaczy datę końca kalendarza krótszą niż obowiązująca umowa, program nie pozwoli skrócić kalendarza Kalendarz wygeneruje się do końca trwania umowy. Tylko zaznaczony kalendarz zostanie poprawiony. Kalendarz widok dzienny, tygodniowy, miesięczny Panel kalendarza można oglądać w różnych widokach. Po uruchomieniu programu kalendarz przeglądany jest widoku rocznym. Na pasku narzędziowym kalendarza znajduje się możliwość przełączenia widoku dzisiaj dzień tydzień - tydzień roboczy miesiąc - rok. Kliknięcie na dowolny widok zmienia zakres przeglądania. Przełącz widok kalendarza Wybierz miesiąc - jeśli przeglądasz kalendarz w widoku miesięcznym Oznaczenie bieżącego dnia Kadry i Płace 9-17