Regulamin przeprowadzenia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2011 1 Regulamin określa zasady przeprowadzenia konkursu i wyboru oferty na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Wojskowego Centralnego Biura Konstrukcyjno Technologicznego Spółka Akcyjna w Warszawie za rok obrotowy 2011. 2 Regulamin został sporządzony zgodnie z Zarządzeniem Nr 34 Ministra Skarbu Państwa z dnia 29 września 2008 r. w sprawie zasad i trybu wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdań finansowych spółek z udziałem Skarbu Państwa oraz Zarządzeniem nr 29 z dnia 23 lipca 2009 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad i trybu wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdań finansowych spółek z udziałem Skarbu Państwa. 3 Wyboru oferty na badanie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2011 dokonuje Rada Nadzorcza po przeprowadzeniu postępowania mającego na celu zapewnienie wyboru niezależnego i bezstronnego biegłego rewidenta oraz wyboru oferty, której cena uwzględnia nakład pracy biegłego rewidenta, jego pozycję na rynku usług audytorskich oraz znajomość przez rewidenta branży, w której działa Spółka. 4 Ustala się następujące warunki i oczekiwania od biegłego rewidenta; 1) Badaniem metodą pełną należy objąć dokumenty z obszaru działalności Spółki: a) pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych, b) kosztów i przychodów finansowych, c) rezerw i odpisów aktualizacyjnych, d) poprawności wydatkowania środków pochodzących z pomocy publicznej. Wyznaczony poziom istotności kwalifikujący do badania metodą pełną dla wszystkich ww. obszarów wynosi od 2 tys. zł. 1 z 6
2) W razie konieczności biegły rewident będzie uczestniczyć w posiedzeniach Rady Nadzorczej, jak również w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe Spółki za rok obrotowy 2011 w celu złożenia stosownych wyjaśnień i informacji, jeżeli przedmiotem obrad są sprawy finansowe Spółki. 3) Biegły rewident przekaże do wiadomości Rady Nadzorczej sporządzone dla Zarządu Spółki informacje o problemach w systemie rachunkowości Spółki. 4) Biegły rewident nie może wykonywać czynności badania sprawozdania poza siedzibą Spółki, a wszystkie materiały z badania jej sprawozdania wraz z opinią i raportem biegły za pokwitowaniem przekazuje do kancelarii tajnej Spółki. 5 Do konkursu ofert mogą przystąpić podmioty, które: 1) posiadają uprawnienia do przeprowadzania badania sprawozdań finansowych; 2) posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do przeprowadzenia badania; 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie badania; 4) delegują do badania osoby upoważnione do dostępu do informacji niejawnych opatrzonych klauzulą co najmniej Poufne"; 5) złożą ofertę wraz z wymaganymi dokumentami, oświadczeniami, załącznikami oraz zaświadczeniami; 6) W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie podmioty, które spełniają wymagania określone w Ustawie z dn. 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. z dn. 22 maja 2009 r. Nr 77 poz. 649 z póź. zm.). 7) posiadają polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej o wartości nie niższej od określonej w 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2003r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. Nr 211 poz. 2062); 6 1) Ogłoszenie o konkursie winno zostać zamieszczone w dzienniku "Rzeczpospolita" najpóźniej do dnia 22.09 2011 r. 2) Oferty należy składać w terminie do 14 dni od daty ogłoszenia w prasie. 3) Termin otwarcia ofert wyznacza się na dzień 06.10.2011 r. 2 z 6
4) Planowany termin opracowania sprawozdania finansowego Spółki wyznacza się na dzień 31.03.2012 r. 5) Termin przekazania opinii i raportu z badania sprawozdania finansowego Spółki ustala się najpóźniej do dnia 04.04.2012 r. 6) Ostateczny termin zakończenia pracy biegłego rewidenta ustala się na dzień odbycia Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe z działalności Spółki za rok obrotowy 2011. 7) zapłata za wykonanie usługi nastąpi w dwóch częściach. Pierwsza w wysokości 50 % ceny zostanie zapłacona w terminie 14 dni od momentu złożenia opinii wraz z raportem z badania sprawozdania finansowego za 2011, pozostałe 50 % wynagrodzenia zostanie wypłacone w terminie 14 dni od dnia odbycia Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe z działalności Spółki za rok obrotowy 2011. 8) Dodatkowe informacje, w tym informacje o ilości dokumentów w obszarach, które mają być zbadane metodą pełną zainteresowani oferenci mogą uzyskać u Członka Zarządu - Dyrektora ds. Ekonomicznych Wojskowego Centralnego Biura Konstrukcyjno Technologicznego S.A., tel. 22 683 94 91, 22 683 93 98,fax. 22 683 72 14, e-mail: poczta@wcbkt.pl, w ciągu 7 dni od ukazania się ogłoszenia. 7 1. Zobowiązuje się Zarząd do przygotowania projektu umowy na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2011, uwzględniający zapisy niniejszego regulaminu oraz ogłoszenia stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały Rady Nadzorczej w sprawie wszczęcia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2011 r. 2. Upoważnia się Członka Zarządu - Dyrektora ds. Ekonomicznych Spółki, do udzielania informacji, o których mowa w 6 ust. 8. 3. Zobowiązuje się Zarząd do zamieszczenia na stronie internetowej Spółki ogłoszenia o wszczęciu postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta oraz regulaminu przeprowadzenia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2011, a także projektu umowy w dniu ukazania się ogłoszenia w prasie. 3 z 6
8 Podmiot przystępujący do konkursu składa w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu pisemną ofertę. Oferta powinna zawierać: 1. Informację o biegłym rewidencie, formie prowadzenia działalności, doświadczeniu w badaniu sprawozdań finansowych, z uwzględnieniem jednostek branży sektora przemysłu obronnego. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 3. Dokument wydany przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. 4. Informację o osobach, które będą przeprowadzały badanie (określenie składu zespołu przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego Spółki, z wyszczególnieniem osób posiadających uprawnienia biegłego rewidenta). 5. Poświadczenia bezpieczeństwa osobowego osób, które będą przeprowadzały badanie, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych opatrzonych klauzulą co najmniej Poufne. 6. Polisę ubezpieczeniową OC o wartości nie niższej od określonej w 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2003 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. Nr 211 poz. 2062). 7. Oświadczenie o niezależności od badanej jednostki, zgodnie z art. 66 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. 8. Cenę (netto i brutto) za badanie sprawozdania finansowego oraz sporządzenie pisemnej opinii wraz z raportem z badania tego sprawozdania. 9. Wykaz jednostek, w których oferent przeprowadził badanie sprawozdania finansowego w ciągu ostatnich pięciu lat, ze szczególnym uwzględnieniem jednostek branży sektora przemysłu obronnego. 10. Wskazanie metod i terminów badania sprawozdania finansowego Spółki, harmonogram prac określający metody badania i terminy prac związanych z badaniem wstępnym, ostatecznym oraz udziałem w inwentaryzacji, a także termin przedstawienia opinii i raportu z badania sprawozdania finansowego Spółki. 4 z 6
9 Dopuszcza się wspólne składanie ofert na badanie sprawozdania finansowego przez biegłych rewidentów prowadzących działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek, działających jako konsorcjum na podstawie umowy regulującej ich współpracę. 10 1) Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta, zgodnie z przedłożonym aktem rejestracyjnym. 2) Wymagane dokumenty winny być przedłożone w oryginale lub w kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta. 11 1) Ofertę, w formie pisemnej, w zamkniętej kopercie z dopiskiem na kopercie Oferta na badanie sprawozdania finansowego Spółki należy przesłać na adres siedziby Spółki lub złożyć w Kancelarii Spółki mieszczącej się w jej siedzibie do godz. 15.00 14 dnia od dnia ukazania się ogłoszenia. Decyduje data wpływu oferty do siedziby Spółki. 2) Oferty złożone lub przesłane po upływie terminu określonego do ich przyjmowania nie podlegają rozpatrzeniu. 3) Spółka nie ponosi odpowiedzialności wynikającej z niedopełnienia wymogu prawidłowego oznakowania koperty. Postępowanie przeprowadza się także w przypadku złożenia jednej ważnej oferty. 12 13 1) Postępowanie konkursowe rozpoczyna się od sprawdzenia, czy oferty zostały złożone w terminie i zawierają wszystkie wskazane w ogłoszeniu o konkursie dokumenty oraz czy z dokumentów wynika, że oferent spełnia wymagania wskazane w ogłoszeniu o konkursie. 2) Oferty nie zawierające wszystkich wskazanych w ogłoszeniu o konkursie dokumentów oraz oferty, z których wynika, że oferent nie spełnia wymagań wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, podlegają odrzuceniu, a oferenci nie są dopuszczeni do postępowania konkursowego. 14 1) Rada Nadzorcza dokonuje oceny złożonych ofert oraz wybiera najkorzystniejszą z nich. 5 z 6
2) Podstawowymi kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty są: a) wysokość wynagrodzenia za przeprowadzenie badania - 80 %; b) znajomość branży przez biegłego rewidenta - 20 %. 3) Znajomość branży oceniana będzie na podstawie liczby podmiotów sektora obronnego, których badanie sprawozdań finansowych oferent przeprowadził w ciągu ostatnich pięciu lat. 15 Rada Nadzorcza zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty, bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych. 1) Oferent, którego oferta została wybrana, zostanie o tym poinformowany pisemnie. 16 2) Oferty, które nie zostały wybrane zostaną komisyjnie zniszczone. 17 Z postępowania sporządza się protokół, który podpisują wszyscy członkowie Rady Nadzorczej biorący udział w postępowaniu konkursowym. 18 Koszty przeprowadzenia konkursu ponosi Spółka. 19 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy Zarządzenia Nr 34 Ministra Skarbu Państwa z dnia 29 września 2008 r. z sprawie zasad i trybu wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdań finansowych spółek z udziałem Skarbu Państwa oraz inne obowiązujące przepisy prawa. 20 Wszystkie wątpliwości dotyczące interpretacji niniejszego regulaminu rozstrzyga Rada Nadzorcza. 6 z 6