Kontrola projektów w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Ośrodek Przetwarzania Informacji Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009 17.01.2008
Definicje Kontrola narzędzie skutecznego nadzorowania przebiegu realizacji przez Beneficjenta zapisów umowy o dofinansowanie Kontrola na miejscu kontrola na miejscu fizycznej realizacji projektu Kontrole planowe prowadzone na podstawie Rocznych Planów kontroli Kontrole doraźne przeprowadzane poza planem kontroli, gdy istnieje podejrzenie występowania nieprawidłowości
Zespół kontroli Powołanie Powoływani są przez Kierownika Działu spośród pracowników Działu WdraŜania, znajdujących się na Liście pracowników wybranych do kontroli projektu na miejscu. UpowaŜnienie Działa na podstawie upowaŝnienia przygotowanego przez Kierownika Działu i zatwierdzanego przez Dyrektora OPI/ Zastępcę Dyrektora. Skład W skład kaŝdego Zespołu powinno być powołanych co najmniej dwóch pracowników, w tym jeden pełniący funkcję Kierownika Zespołu kontroli.
Zespół kontroli c.d. Wykluczenie Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeŝeli wyniki kontroli mogą dotyczyć: jego praw lub obowiązków, praw lub obowiązków jego małŝonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym poŝyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Program Kierownik Zespołu kontroli przygotowuje Program kontroli projektu na miejscu oraz pismo przewodnie do Beneficjenta. Pismo powinno zostać dostarczone do Beneficjenta, co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem kontroli
KONTROLA Członkowie Zespołu kontroli, rozpoczynając czynności kontrolne, są zobowiązani przedstawić w jednostce kontrolowanej (u Beneficjenta): upowaŝnienia do przeprowadzenia kontroli, dowód osobisty Zespół kontroli sprawdza: Całość lub wybraną w sposób reprezentatywny próbę dokumentów świadczących o realizacji projektu i prawidłowość poniesienia wydatków oraz ocenia kompletność dokumentacji finansowej i rzeczowej zgromadzonej w trakcie realizacji projektu Zespół kontroli gromadzi w sposób rzetelny i obiektywny dowody potwierdzające stan faktyczny, np: dokumenty i inne nośniki danych, opinie biegłych, zdjęcia W przypadku wątpliwości co do treści dokumentów, Beneficjent powinien zostać poproszony o potwierdzenie zgodności odpisów W przypadku nieuzasadnionej odmowy udostępnienia kontrolującym określonych dowodów fakt ten jest odnotowywany w Informacji pokontrolnej.
Informacja pokontrolna Sporządzana w ciągu 21 dni od zakończenia kontroli w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dwóch dla Beneficjenta jednym dla OPI Podpisane przez Zespół Kontroli Zweryfikowane przez Kierownika Działu Zaakceptowane przez Dyrekcję wraz z pismem przewodnim przesyłane do podpisu do Beneficjenta Beneficjent ma prawo do zgłaszania zastrzeżeń oraz wyjaśnień do treści Informacji pokontrolnej a także prawo do odmowy podpisania Informacji pokontrolnej
Informacja pokontrolna NIE PODPISANIE INFORMACJI POKONTROLNEJ LUB ZGŁOSZENIE ZASTRZEŻEŃ NIE WSTRZYMUJE WYKONANIA ZALECEŃ POKONTROLNYCH W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZASTRZEŻEŃZ PRZEKROCZENIEM TERMINU WSKAZANEGO W PIŚMIE - IW MA PRAWO ODMÓWIĆ ICH ROZPATRZENIA
Informacja pokontrolna Informacja pokontrolna wysyłana jest do Beneficjenta w ciągu 21 dni 14 dni na podpisanie przez Beneficjenta / zgłoszenie zastrzeżeń 7 dni na przekazanie uzasadnienia w przypadku odmowy podpisania Informacji pokontrolnej
Informacja pokontrolna W przypadku zastrzeżeń w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania Zespół kontroli w porozumieniu z Kierownikiem Działu po akceptacji Dyrekcji, przesyła do Beneficjenta w dwóch egzemplarzach Informację pokontrolną i: Stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości lub uzupełnia część informacji Nie uwzględnia zastrzeżeń w całości lub w części Beneficjent ma 7 dni na przekazanie podpisanej informacji pokontrolnej lub uzasadnienie ponownej odmowy podpisania informacji
Zalecenia pokontrolne Wysyłane w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania podpisanej przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej lub odmowie jej podpisania. Beneficjent w wyznaczonym w Zaleceniach terminie informuje OPI o sposobie uwzględnienia uwag i wykonania Zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach nie podjęcia tych działań. Zespół kontroli weryfikuje czy zalecenia pokontrolne zostały wdrożone poprzez: Weryfikację dokumentów przekazanych przez Beneficjenta do siedziby OPI Poprzez kolejną kontrolę na miejscu (rekontrolę)
Obowiązki Beneficjenta: obowiązek realizacji projektu zgodnie z umową, a w szczególności zgodnie z przedstawionym harmonogramem rzeczowo-finansowym w tym przedkładania wniosków o płatność w określonych terminach obowiązek sporządzania i dostarczania instytucji zarządzającej sprawozdań, w terminach prawnie przewidzianych obowiązek osiągania zamierzonych celów i wskaźników i zapewniania trwałość projektu obowiązek informowania o zmianach w projekcie
Zaniedbania Beneficjenta częste wprowadzanie zmian do projektów, zgłaszanych z opóźnieniem w stosunku do terminów przewidzianych w umowie lub w ogóle brak informacji od beneficjentów na temat zmian wprowadzanych do projektu; lub zgłaszanie zmian na miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu realizacja projektu niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym zmiana wysokości planowanych do osiągnięcia wskaźników realizacji projektów dostarczanie sprawozdań z opóźnieniem, sporządzanie ich w sposób lakoniczny lub nieprzedstawianie faktycznego stanu realizacji projektu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
Zaniedbania Beneficjenta Nie informowanie IW o zmianie adresu, numeru r-ku bankowego, Regonu, NIPu, itp. Problemy wynikające ze stosowania procedury o udzielenie zamówienia publicznego, takie jak: zmiana wartości projektu w wyniku przeprowadzenia przez beneficjentów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zmiana terminów realizacji projektu spowodowana rozstrzygnięciami przetargowymi, redukcja kwoty dofinansowania z tytułu oszczędności poprzetargowych Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
Zaniedbania Beneficjenta wniosek o płatność nieprawidłowo opisane faktury/dokumenty księgowe załączanie do wniosków o płatność niewłaściwie wystawionych faktur VAT, co powoduje konieczność wystawiania faktur korygujących rozliczanie wynagrodzeń: brak dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek do ZUS i US, lub nieprawidłowe odprowadzenie składek ujmowanie we wniosku wydatków niekwalifikowanych ujmowanie jako kwalifikowalne wydatków nieuzasadnionych z punktu realizacji projektu nieprzestrzeganie zapisu z umowy, która uzależnia otrzymanie kolejnej transzy od rozliczenia określonej minimalnej wartości przekazanego dotychczas dofinansowania Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
CO TO JEST NIEPRAWIDŁOWOŚĆ nieprawidłowość w realizacji projektu występuje wówczas, gdy beneficjent lub inny podmiot biorący udział w realizowaniu projektu naruszy przepisy prawa wspólnotowego lub prawa krajowego Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
Brak dokumentów księgowych Dokumenty do WOP Inne Niewykonane przedsięwzięcie 3,70% 2,70% 8,90% Zamówienia 4,60% publiczne 13,80% 53,90% 12,40% Sfałszowane dokumenty Wydatki niekwalifikowane Typy nieprawidłowości zgłoszonych do KE Źródło: Ministerstwo Finansów
Najczęściej występujące nieprawidłowości Fałszowanie dokumentów działanie takie występuje w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie projektu, w przypadku których beneficjenci przedstawiają nieprawdziwe dane lub załączają podrobione dokumenty uzupełniające (różnego typu zaświadczenia, oświadczenia, itp.) Wydatki niekwalifikowalne najczęściej wykrywane są przypadki finansowania przez beneficjentów działań, które nie są związane z realizacją przedsięwzięcia oraz nie zostały określone w umowie o dofinansowanie projektu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
Najczęściej występujące nieprawidłowości Brak lub niepełna realizacja niektórych działań w ramach projektu, np. zakupu produktów lub wykonaniu robót Naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009
CO BĘDZIEMY KONTROLOWAĆ Realizowanie projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności: z prawem zamówień publicznych; sposób księgowania wydatków poniesionych w ramach projektu; kwalifikowalnośćponiesionych wydatków, sposób ich dokumentowania; wiarygodność sporządzanych przez beneficjenta sprawozdań z realizacji projektu; prawidłową archiwizację dokumentacji projektowej; Stosowania zasad dotyczących informacji i promocji projektu Ale także: wiarygodność sporządzanych przez beneficjenta sprawozdań z realizacji projektu; osiąganie celów określonych w projekcie; prawidłowość i rzetelność prowadzenia działań informujących opinię publiczną o współfinansowaniu projektu ze środków UE ; przechowywanie przez beneficjenta dokumentacji dotyczącej realizacji projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie lub w wytycznych IZ.
Kara pozbawienia wolności Skutki nieprawidłowości dla beneficjenta Zwrot wszystkich środków dofinansowania Wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości Zwrot części zrefundowanych środków w związku z uznaniem niektórych wydatków za nieprawidłowe Odmowa refundacji wydatków uznanych za nieprawidłowe Potrącenie środków uznanych za nieprawidłowe z kolejnej transzy refundacji Naprawienie szkody
Dziękuję za uwagę Ośrodek Przetwarzania Informacji Al. Niepodległości 188 B 00-608 Warszawa tel. 228251240 faks 228253319 mkasprzak@opi.org.pl Zespół ds. Kontroli Dział Wdrażania Działania 1.1 i 1.3 PO IG Tel. 225701481 poig@opi.org.pl www.opi.org.pl www.funduszeeuropejskie.gov.pl Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 18.09.2009