Procedury, rekomendacje

Podręcznik dobrych praktyk i procedur wdrażania w Dzielnicach m.st. Warszawy projektów nieinwestycyjnych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w szczególności z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Procedury, rekomendacje Czerwiec 2012

Spis treści: Część I: Procedury obowiązujące na etapie przygotowania wniosku aplikacyjnego do Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia..4 1. Przygotowanie wniosku aplikacyjnego zgodnie z wymaganiami Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia...4 2. Proces akceptacji i kontakt z odpowiednimi komórkami/jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy.4 Część II: Procedury przygotowania projektu do realizacji, po uzyskaniu rekomendacji do dofinansowania...5 1. Proces akceptacji wniosku o dofinansowanie i kontakt z odpowiednimi komórkami/jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy..5 2. Włączenie szczegółowego budżetu projektu do planu finansowego jednostki i Urzędu m.st. Warszawy.6 a. paragrafy..6 b. terminy..7 c. montaż finansowy...7 3. Przygotowanie dokumentów i załączników do podpisania umowy, wymaganych przez komórki/jednostki organizacyjne m.st. Warszawy oraz Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia.7 Część III: Procedury obowiązujące w jednostce pomocniczej Urzędu m.st. Warszawy na etapie realizacji projektu.8 1. Wyłanianie i zawieranie umów z personelem projektu.8 2. Nadawanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu...10 a. procedura Delegatury Biura Ochrony jednostki pomocniczej...10 b. rejestry i upoważnienia obowiązujące w projekcie..10 3. Rekrutacja uczestników projektu i funkcjonowanie baz danych zawierających dane osobowe uczestników 12 4. Przykłady struktury zarządzania projektem w jednostce pomocniczej Urzędu m.st. Warszawy.13 5. Dwutorowe monitorowanie budżetu pod kątem limitów wydatków ujętych w zadaniach zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie i limitów wydatków ujętych w planie finansowym jednostki. 15 a. preliminarz budżetowy.15 b. wprowadzanie zmian do budżetu we wniosku o dofinansowanie...15 c. wprowadzanie zmian w planie finansowym jednostki i miasta stołecznego Warszawy 16 d. rozliczanie dotacji celowej z BP i wkładu własnego JST...19 6. Wprowadzanie innych zmian we wniosku i umowie o dofinansowanie...19 7. Zwrot niewykorzystanych środków z dofinansowania projektu, w tym zwrot dotacji celowej z BP.19 8. Ustalenie wartości planowanych zamówień publicznych. i obowiązujące procedury...20 a. konsultacje dotyczące tego samego przedmiotu zamówienia w pozostałych wydziałach jednostki w danym roku budżetowym. 20 2

b. zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 000, w tym zamówienia o wartości powyżej 20 000 zł (w tym rozeznanie rynku) 21 c. procedura w przypadku zastosowania zapytania ofertowego...21 d. procedura w przypadku zastosowania trybów ustawy Pzp (w tym rozeznanie rynku).23 9. Przygotowanie i realizacja umów i zamówień poniżej progu ustawy Pzp podpisywanych z wykonawcami usług i dostaw..24 a. formułowanie obowiązkowych zapisów w umowach i zamówieniach..24 b. regulamin kar umownych.26 c. zapisy dotyczące ochrony danych osobowych 27 d. zaangażowanie środków.28 e. kontrasygnata, parafowanie 29 f. protokół odbioru usług/dostaw z listą kontrolną...30 g. rejestry umów i zamówień poniżej 14 000 prowadzone w jednostce 30 h. opis dokumentów finansowych...31 10. Środki trwałe..32 a. środki trwałe a cross - financing.32 b. nadawanie numeru OT w rejestrze środków trwałych jednostki...33 c. zapisy stosowane w umowach użyczenia sprzętu i protokołach przekazania sprzętu.33 11. Zakupy za gotówkę - zamówienie i rozliczenie środków (druki zaliczki zaangażowanie środków, druki rozliczenia zaliczki)...34 12. Prowadzenie księgowości projektu i zapewnienie płynności finansowej. 35 13. Sprawozdawczość w projekcie...36 a. sprawozdania na sesje Rady Dzielnicy.36 b. uzupełnianie danych na platformie monitorującej projekty realizowane w Urzędzie m. st. Warszawy (system monitoringu projektów BFE).36 c. karta projektu.36 d. półroczne i roczne sprawozdanie finansowe obowiązujące w jednostce pomocniczej...37 e. GWP i PEFS rodzaje danych, terminy rozliczeń, praktyka kontaktów z Instytucją Wdrażającą/Instytucją Pośredniczącą II stopnia 37 f. informacja do IW/IP2 nt. finansowania projektu - środki europejskie UE, dotacja celowa BP, wkład własny JST..38 14. Monitoring działań realizowanych w projekcie prowadzony przez koordynatora/kierownika projektu..38 a. karta kontroli szkolenia/praktyk/spotkania z opisem...38 b. zebrania zespołu projektowego..39 c. postęp realizacji wskaźników w GWP i realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym..39 15. Stosowanie oznaczeń dokumentów, materiałów (promocyjnych, szkoleniowych), sprzętu oraz archiwizacja dokumentów projektu...39 16. Audyt i kontrola zewnętrzna 40 a. specyfika audytu i kontroli zewnętrznej. 40 b. ścieżka działań dla zespołu kontrolującego.42 c. lista sprawdzająca dla kontroli na miejscu (IW/IP2) 42 17. Projekty realizowane w partnerstwie.48 3

Niniejszy podręcznik powstał z myślą o zespołach realizujących projekty społeczne w jednostkach pomocniczych m.st. Warszawy. W trakcie realizacji projektu członkowie zespołów projektowych, będący przeważnie nowo zatrudnionymi pracownikami jednostki, napotykają na liczne trudności związane z mnogością procedur i koniecznością spójnej realizacji projektu, zgodnej zarówno z procedurami wewnętrznymi Urzędu m.st. Warszawy, jak i wymaganiami Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Część I: Procedury obowiązujące na etapie przygotowania wniosku aplikacyjnego do Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 1. Przygotowanie wniosku aplikacyjnego zgodnie z wymaganiami Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu (eurokoordynator wyznaczony przez Burmistrza) powinien korzystać z najbardziej aktualnej wersji generatora wniosków aplikacyjnych, dostępnej na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej II stopnia lub na stronie efs.gov.pl. Projekt przygotowany w formie wniosku aplikacyjnego winien być zgodny z zapisami dokumentów programowych danego funduszu pomocowego oraz z polityką m.st. Warszawy w danej dziedzinie. W przypadku projektów nieinwestycyjnych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, podczas konstruowania budżetu projektu konieczne jest przestrzeganie zapisów aktualnych Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. W szczególności należy zwrócić uwagę na limity kosztów zarządzania zależne od ogólnej wartości projektu oraz limity wydatków przeznaczonych na cross-finanacing, pamiętając jednocześnie o wyszczególnieniu i odpowiednim zaznaczeniu we wniosku aplikacyjnym każdej pozycji kwalifikującej się jako zakup w ramach crossfinancingu, którego planowana wartość jednostkowa przekracza 350,00 zł. 2. Proces akceptacji i kontakt z odpowiednimi komórkami/jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy. Odpowiednio opracowany w jednostce pomocniczej wniosek o dofinansowanie jest przekazywany do Biura Funduszy Europejskich Urzędu m.st. Warszawy wraz z fiszką projektową, stanowiącą kompletną informację na temat zgłaszanego do dofinansowania projektu i zgodną z wzorem opracowanym przez Biuro Funduszy Europejskich. BFE analizuje propozycję projektu pod kątem możliwości otrzymania dofinansowania z odpowiedniego funduszu pomocowego i jego zgodności z polityką m.st. Warszawy w danej dziedzinie, a następnie przekazuje jednostce pomocniczej informację zwrotną wraz z wytycznymi dotyczącymi ewentualnych korekt we wniosku o dofinansowanie. Na etapie przygotowania wniosku aplikacyjnego, fiszki projektowej oraz kontaktów z BFE, za prawidłowość działań odpowiada kierownik jednostki pomocniczej, tj. 4

Burmistrz, który do odpowiedniego przygotowania wniosku wyznacza eurokoordynatora Dzielnicy. Część II: Procedury przygotowania projektu do realizacji, po uzyskaniu rekomendacji do dofinansowania 1. Proces akceptacji wniosku o dofinansowanie i kontakt z odpowiednimi komórkami/jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy Przygotowanie projektu do realizacji odbywa się zgodnie z Zarządzeniem Nr 2192/2008 Prezydenta m.st. Warszawy z dn. 17.10.2008 r. w sprawie systemu wdrażania projektów nieinwestycyjnych m.st. Warszawy zgłaszanych do dofinansowania z funduszy pomocowych, w szczególności z Europejskiego Funduszu Społecznego ( ). Po otrzymaniu rekomendacji BFE do dofinansowania projektu, należy przygotować projekt uchwały Rady m.st. Warszawy w sprawie wyrażenia zgody na realizację projektu i zabezpieczającej prawidłowe wydatkowanie środków z funduszu pomocowego. Poprawiony zgodnie z uwagami BFE wniosek o dofinansowanie projektu wraz z wymaganymi załącznikami, określonymi w wytycznych konkursowych odpowiednich dla programu, do którego aplikuje beneficjent oraz z projektem uchwały, należy złożyć ponownie do BFE w celu otrzymania ostatecznej akceptacji, najpóźniej na 2 dni robocze przed upływem terminu składania wniosków w IW/IP2. Ostateczna wersja wniosku o dofinansowanie projektu jest akceptowana przez Biuro Funduszy Europejskich, które jednocześnie przygotowuje odpowiednie pełnomocnictwo do złożenia wniosku o dofinansowanie. Kierownik jednostki pomocniczej posiadający odpowiednie pełnomocnictwo, składa wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami konkursowymi w IW/IP2, a w ciągu 5 dni roboczych przekazuje do BFE kopię złożonych dokumentów. W przypadku zwrócenia wniosku do uzupełnienia bądź odrzucenia wniosku, kierownik jednostki pomocniczej konsultuje się z BFE. W przypadku decyzji o przyjęciu wniosku do dofinansowania, kierownik jednostki przesyła do BFE kopię tej decyzji. W tej sytuacji BFE przygotowuje dla kierownika jednostki projekt pełnomocnictwa do dokonania w imieniu i na rzecz m.st. Warszawy, wszystkich działań i czynności związanych z realizacją projektu, w tym także do podpisania umowy o dofinansowanie. Pożądane jest na tym etapie powołanie przez Burmistrza zespołu konsultacyjnego, w którego skład wchodziliby pracownicy wydziałów: budżetowoksięgowego, prawnego i zamówień publicznych oraz eurokoordynator Dzielnicy, a na etapie realizacji projektu i po wyłonieniu - również koordynator projektu/kierownik. Interdyscyplinarna wiedza zespołu konsultacyjnego, znającego szczegółowe zapisy wniosku o dofinansowanie, jest bezcenna dla realizowanego projektu, pomocna w szczegółowym rozpatrywaniu kwestii prawnych i finansowych oraz uniknięciu zagrożeń z tego zakresu. Powołanie tego typu zespołu wpływa też pozytywnie na zaangażowanie pracowników poszczególnych wydziałów na różnych etapach realizacji projektu. 5

2. Włączenie szczegółowego budżetu projektu do planu finansowego jednostki i Urzędu m.st. Warszawy. a. paragrafy Po otrzymaniu decyzji IW/IP2 o przyjęciu wniosku do dofinansowania, należy niezwłocznie przygotować klasyfikację budżetową wydatków projektu. W celu wprowadzenia szczegółowego budżetu projektu do planu finansowego jednostki i Urzędu m.st. Warszawy, wydatki projektu należy podzielić na odpowiednie działy, rozdziały i paragrafy, zgodnie z aktualnym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 z 27.06.2006). Dla projektów społecznych realizowanych w jednostkach pomocniczych m.st. Warszawy nie mają zastosowania wydatki inwestycyjne z cyfrą 6 na początku ( 606 - wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych). Wszystkie stosowane paragrafy dotyczą wydatków bieżących jednostek budżetowych i są to najczęściej paragrafy opatrzone cyfrą 4 na początku. Przykłady paragrafów: 326 - inna forma pomocy dla uczniów 401 - wynagrodzenia osobowe pracowników 404 - dodatkowe wynagrodzenia roczne 411 - składki na ubezpieczenia społeczne 412 - składki na Fundusz Pracy 417 - wynagrodzenia bezosobowe 421 - zakup materiałów i wyposażenia 424 - zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 430 - zakup usług pozostałych 436 - opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej 475 - zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji Należy również dokonać podziału wydatków odpowiednio na kolejne lata, o ile realizowany projekt jest wieloletni. Wieloletni plan finansowy projektu przygotowany winien zostać w formie elektronicznej i papierowej w aktualnie obowiązujących tabelach dochodów i wydatków (w tym dodatkowo w tzw. tabeli unijnej), których wzór można uzyskać w Wydziale Budżetowo-Księgowym Dzielnicy. Po akceptacji planu przez naczelnika wydziału Dzielnicy, w którym realizowany jest projekt oraz kierownika jednostki pomocniczej, tj. Burmistrza Dzielnicy, plan w formie elektronicznej i papierowej przekazywany jest do pracownika WBK dla Dzielnicy, który jest odpowiedzialny za synchronizację planów finansowych wszystkich wydziałów Dzielnicy, a także do BFE, które przekazuje klasyfikację do Biura Planowania Budżetowego z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej na wkład własny JST i o wprowadzenie przyznanego dofinansowania do dochodów w budżecie jednostki i m.st. Warszawy. Po zweryfikowaniu klasyfikacji przez BPB, projekt zmian do budżetu m.st. Warszawy jest składany na sesji Rady m.st. Warszawy. 6

b. terminy Plan finansowy projektu na rok następny i lata kolejne powinien zostać przygotowany do końca sierpnia bieżącego roku. Jego akceptacja następuje w I kwartale następnego roku. c. montaż finansowy planu projektu Ze względu na wymagane przez Instytucję Wdrażającą/Pośredniczącą II stopnia proporcje każdorazowego rozliczania wydatków projektu w podziale: 85% środki europejskie i 15% środki krajowe (w tym wkład własny JST, jeśli występuje), zalecane jest budowanie planu finansowego w taki sposób, by kwoty na wydatki w każdym paragrafie podzielone zostały na udział 85 % środków z czwartą cyfrą 7 i 15% środków z czwartą cyfrą 9 (w tym wkład własny JST oraz dotacja celowa BP), co pozwoli na systematyczne rozliczanie wydatków projektu w wymaganym montażu i zapobiegnie zagrożeniu negatywnej weryfikacji przez IW/IP2 np. wydatków poniesionych w ramach wkładu własnego, a zgrupowanych w całości na jednym paragrafie. W przypadku braku możliwości skonstruowania budżetu w powyższy sposób, należy zadbać, by przynajmniej większość paragrafów zawierała podział na środki europejskie i krajowe (w tym na wkład własny JST). IW/IP2 zaleca, aby każde rozliczenie okresowe zawierało podział wydatków w proporcji 85/15, jeśli jednak nie jest to możliwe, podział ten powinien zostać zachowany przynajmniej na koniec roku kalendarzowego oraz na koniec realizacji projektu. 3. Przygotowanie dokumentów i załączników do podpisania umowy, wymaganych przez komórki/jednostki organizacyjne m.st. Warszawy oraz Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o przyjęciu wniosku do dofinansowania, należy otworzyć dwa wyodrębnione rachunki bankowe dla danego projektu: 1. na wniosek BFE Biuro Księgowości i Kontrasygnaty otwiera przy rachunku bankowym m.st. Warszawy wyodrębniony rachunek, na który IW/IP2 przekazywać będzie kolejne transze dofinansowania i z którego BKiK będzie przekazywać na konto IW/IP2 środki niewykorzystane w projekcie lub będące wynikiem korekt finansowych, a które zostały uprzednio przekazane na ten rachunek z rachunku utworzonego przy rachunku Dzielnicy; 2. jednostka pomocnicza otwiera przy swoim rachunku bankowym wyodrębniony rachunek dla projektu i przekazuje jego numer do BKiK - na rachunek ten BKiK przekazywać będzie transze otrzymane od IW/IP2, środki zastępcze na realizację projektu oraz środki z rezerwy celowej przeznaczone na wydatki zakwalifikowane jako wkład własny JST i uruchomione uprzednio przez BPB, a także z tego rachunku bankowego dokonywane będą wszelkie wydatki związane z realizacją umowy o dofinansowanie. Integralną częścią umowy o dofinansowanie jest wniosek o dofinansowanie wraz z harmonogramem płatności. Umowa zostaje podpisana przez kierownika jednostki pomocniczej/burmistrza, któremu zostało nadane 7

upoważnienie do dokonania czynności w związku z realizacją projektu, a także przez Głównego Księgowego dla Dzielnicy, któremu Skarbnik m.st. Warszawy, na wniosek kierownika jednostki pomocniczej, tj. Burmistrza, wydaje upoważnienie do kontrasygnowania umowy o dofinansowanie. Umowa nie zostanie kontrasygnowana, dopóki nie zostanie zatwierdzona zmiana do budżetu m.st. Warszawy, stąd jest niezwykle ważne, by projekt zmiany przygotować odpowiednio wcześnie, niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o przyjęciu wniosku do dofinansowania. W ciągu 5 dni od podpisania umowy o dofinansowanie projektu, kierownik jednostki pomocniczej przekazuje do BFE jej kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Część III: Procedury obowiązujące w jednostce pomocniczej Urzędu m.st. Warszawy na etapie realizacji projektu. 1. Wyłanianie i zawieranie umów z personelem projektu Zatrudnianie personelu projektu jest obszarem podlegającym szczególnej kontroli zarówno przez Biuro Audytu Wewnętrznego, jak i instytucje zewnętrzne uprawnione do przeprowadzania kontroli prawidłowej realizacji projektu. Należy pamiętać, że każda osoba fizyczna, z którą jednostka pomocnicza podpisuje umowę cywilnoprawną, jest kwalifikowana jako personel projektu. Zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, nie ma możliwości podpisywania tymczasowych umów cywilnoprawnych bez stosowania ustawy Pzp przez jednostki budżetowe zobowiązane do stosowania ustawy. Jeśli więc planowane jest podpisanie tego typu umowy z osobą fizyczną, należy skonsultować z Wydziałem Zamówień Publicznych dla Dzielnicy odpowiedni w tym przypadku tryb postępowania zgodny z ustawą Pzp do wyłonienia wykonawcy przedmiotu zamówienia. IW/IP2 preferuje zatrudnianie personelu projektu na umowę o pracę. W takim przypadku zastosowanie ma Kodeks pracy, a wyłonienie osoby do zatrudnienia na wolne stanowisko urzędnicze odbywa się zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych z dn. 21 listopada 2008 r. Proces naboru prowadzony jest przez Wydział Kadr dla Dzielnicy, nabór zgodnie z ww. ustawą jest otwarty i konkurencyjny, a ogłoszenie o naborze zostaje opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy. Ogłoszenie powinno zawierać informacje o wymaganiach określonych ustawą oraz wymaganiach szczegółowych związanych z danym stanowiskiem (koniecznych i pożądanych), zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku, listę wymaganych dokumentów oraz termin i miejsce składania dokumentów. Ponadto należy wskazać planowany okres zatrudnienia na danym stanowisku, zgodny z terminem realizacji projektu. Możliwe jest również stosowanie dodatku do wynagrodzenia stałych pracowników jednostki pomocniczej, jeśli forma taka została przewidziana we wniosku o dofinansowanie, a zadania związane z realizacją projektu nie będą kolidować ze stałymi obowiązkami pracownika. W takim przypadku należy aneksować umowę o pracę pracownika Dzielnicy, określając przy tym wymiar czasu pracy, jaki będzie przeznaczony do działań związanych z realizacją projektu i rozszerzyć opis stanowiska pracownika o dodatkowe zadania związane 8

z realizacją projektu. Wysokość dodatków do wynagrodzenia określa Regulamin wynagradzania pracowników Urzędu m.st. Warszawy wprowadzony Zarządzeniem Nr 972/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dn. 14.06.2011. Pracownik jednostki pomocniczej zatrudniony do wykonywania zadań w kilku projektach, a także stały pracownik, z którym jednostka podpisuje umowę cywilnoprawną na wykonywanie rodzajowo innych zadań w ramach projektu (nie związanych rodzajowo ze stale wykonywaną pracą), w celu rozliczenia czasu swojej pracy zobowiązany jest do comiesięcznego sporządzania i przekazywania koordynatorowi projektu Karty ewidencji godzinowej czasu pracy, zgodnej z poniższym wzorem. Należy przy tym pamiętać, że łączny miesięczny czas pracy osoby zaangażowanej w realizację więcej niż jednego projektu w ramach NSRO, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, nie może przekroczyć 240 godzin. 9

2. Nadawanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu. a. procedura Delegatury Biura Ochrony jednostki pomocniczej Każdy nowo zatrudniony pracownik projektu, zanim otrzyma uprawnienia do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu, zobowiązany jest zakończyć pozytywnie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych zgodne z zapisami Ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm) oraz Zarządzenia Nr 5379/2010 Prezydenta m.st. Warszawy z dn. 29.09.2010 r. w sprawie zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie m.st. Warszawy, organizowane przez Delegaturę Biura Ochrony w Dzielnicy. Po podpisaniu przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz zobowiązania do przestrzegania Ustawy o ochronie danych osobowych oraz zasad bezpieczeństwa przetwarzania i ochrony danych osobowych określonych w zarządzeniach ADO (Administratora Danych Osobowych) - Prezydenta m.st. Warszawy, pracownikowi nadaje się upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, które zostaje zarejestrowane z kolejnym numerem u ABSI/LABI. Pracownik zobowiązany jest przechowywać oryginał otrzymanego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w bezpiecznym miejscu na stanowisku pracy w celu przedłożenia go organom uprawnionym do kontroli zakresu nadanego pracownikowi upoważnienia. W następnej kolejności pracownik wypełnia aktualnie obowiązujący formularz ODO, tj. Wniosek o nadanie, zmianę lub zawieszenie uprawnień użytkownika w systemie, stanowiący załącznik do aktualnej Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, otrzymany w formie elektronicznej od bezpośredniego przełożonego, tj. od Naczelnika Wydziału dla Dzielnicy, w którym realizowany jest projekt. Wniosek należy uzupełnić o imię i nazwisko pracownika, nazwę wydziału, numer pomieszczenia i kondygnację, na której się znajduje, wykaz aplikacji i usług sieciowych przydzielanych użytkownikowi w systemie informatycznym Dzielnicy oraz datę zgłoszenia i datę ważności (do ostatniego dnia zawartej umowy o pracę). Wypełniony wniosek należy przesłać drogą elektroniczną do Naczelnika Wydziału dla Dzielnicy, który następnie przekazuje go w formie elektronicznej do ABSI (Administrator Bezpieczeństwa Systemów Informatycznych)/ LABI (Lokalny Administrator Bezpieczeństwa Informacji), który z kolei po akceptacji przesyła go do ASI (Administrator Systemów Informatycznych), potwierdzającego jego realizację. b. rejestry i upoważnienia obowiązujące w projekcie Dodatkowo kierownik jednostki pomocniczej, tj. Burmistrz uprawniony pełnomocnictwem do czynności związanych z realizacją projektu, nadaje każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi zespołu projektu realizowanego w jednostce pomocniczej kolejno numerowane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych uczestników danego projektu, zgodne z wzorem upoważnienia stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. 10

Koordynator/kierownik projektu zobowiązany jest przechowywać w oznakowanym odpowiednimi logotypami segregatorze oryginały tychże upoważnień oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie upoważnień nadanych uprzednio pracownikom przez ABSI/LABI, jeśli stanowiska ich pracy nie znajdują się w Biurze projektu, w którym przechowywana jest pełna dokumentacja projektu. Ponadto koordynator/kierownik projektu opracowuje i prowadzi w trybie bieżącym ewidencję upoważnień nadanych pracownikom projektu, zawierającą imiona i nazwiska oraz stanowiska pracowników, zakres nadanych uprawnień, numery obydwu rodzajów upoważnień, terminy ich nadania i odwołania (zgodnie z poniższym wzorem). Koordynator/kierownik projektu może pełnić w Dzielnicy funkcję ABI PEFS 2007 oraz Administratora Systemu, będąc tym samym osobą odpowiedzialną za nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta (Dzielnicy) i jednocześnie za nadawanie i usuwanie kont i haseł użytkownikom Formularza PEFS 2007. Jest to możliwe, ponieważ PEFS 2007 nie jest aplikacją sieciową, dostępną wielu użytkownikom, a jedynie aplikacją jednostanowiskową. Tym samym koordynator/kierownik projektu jest 11

zobowiązany do prowadzenia w trybie bieżącym i przechowywania wraz z ewidencją upoważnień od przetwarzania danych osobowych Rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007, stanowiącym zał. nr 5 do Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL) - wzór poniżej. 3. Rekrutacja uczestników projektu i funkcjonowanie baz danych zawierających dane osobowe uczestników. Rekrutacja uczestników projektu winna odbywać się ściśle według procedur opisanych we wniosku o dofinansowanie i być skierowana wyłącznie do opisanej w nim grupy docelowej. Jakiekolwiek odstępstwo od założonych reguł jest podstawą do podważenia podczas kontroli zewnętrznej kwalifikowalności beneficjentów ostatecznych i tym samym wszystkich wydatków poniesionych na zrealizowane dla uczestników projektu działania, wraz z odsetkami karnymi. Ogłoszenie o terminie rekrutacji, kryteriach kwalifikowalności i wymaganych dokumentach, winna zostać opublikowana na stronie internetowej jednostki pomocniczej, stronie internetowej projektu (jeśli taka istnieje), a także w siedzibie jednostki. Jeśli rekrutacją mają zostać objęci np. uczniowie jednej lub kilku szkół, ogłoszenie o rekrutacji powinno zostać wywieszone w danych szkołach. W procesie rekrutacji kandydaci wypełniają odpowiedni formularz zawierający dane osobowe, kontaktowe oraz potwierdzający kryteria kwalifikowalności. Podpisują również zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych według wzoru załączonego przez IW/IP2 do umowy o dofinansowanie, a do dokumentacji rekrutacyjnej zostaje dołączona kserokopia dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata. W przypadku możliwości zakwalifikowania do udziału uczestników niepełnoletnich, wymagana jest pisemna zgoda rodzica/opiekuna prawnego kandydata na jego udział w projekcie i na przetwarzanie danych osobowych kandydata. 12

Komisja rekrutacyjna sporządza szczegółowy protokół z prowadzonego procesu rekrutacji, zawierający uzasadnienie wyboru kandydatów do uczestnictwa w projekcie, zgodne z założonymi we wniosku kryteriami. Imiona i nazwiska uczestników projektu oraz kandydatów znajdujących się na liście rezerwowej (w przypadku rezygnacji któregokolwiek z uczestników, jego miejsce zajmuje pierwsza osoba z listy rezerwowej), ogłaszane są w ten sposób, w jaki ogłaszane były zasady rekrutacji. Z chwilą przystąpienia do projektu, a najpóźniej w pierwszym dniu pierwszego działania, beneficjenci ostateczni podpisują deklarację uczestnictwa w projekcie, zawierającą co najmniej: wyrażenie woli uczestnictwa w projekcie, potwierdzenie spełniania kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie, datę i czytelny podpis uczestnika projektu (w przypadku uczestników niepełnoletnich dodatkowo wymagany jest podpis rodzica/opiekuna prawnego) oraz pouczenie o odpowiedzialności cywilnej za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą. Dokumentacja zawierająca dane osobowe uczestników powinna być przechowywana w miejscu niedostępnym dla osób trzecich, w szafie zamykanej na bezpiecznie przechowywany klucz, w pomieszczeniu zamykanym na klucz składany po dniu pracy w komórce ochrony jednostki. Wszelkie elektroniczne bazy danych zawierające dane osobowe uczestników (PEFS 2007 oraz pliki robocze używane przez personel projektu) winny być zakładane i prowadzone przez personel do tego upoważniony na dysku lokalnym w plikach zabezpieczonych hasłem dostępu na komputerach zabezpieczonych hasłem zmienianym w odstępach 30 - dniowych. W przypadku konieczności założenia pliku z bazami danych na dysku sieciowym, zamiar taki należy zgłosić do ABSI/LABI w jednostce, w celu właściwego ich zabezpieczenia. 4. Przykłady struktury zarządzania projektem w jednostce pomocniczej Urzędu m.st. Warszawy. Niezależnie od liczby osób zatrudnionych jako personel do bezpośredniej realizacji projektu, schemat organizacyjny projektu realizowanego w jednostce pomocniczej, tj. Dzielnicy, zawsze będzie się przedstawiał podobnie. Nadzór nad całością realizacji projektu pełni kierownik jednostki pomocniczej, tj. Burmistrz posiadający pełnomocnictwo Prezydenta m.st. Warszawy do dokonania w imieniu i na rzecz m.st. Warszawy, wszystkich działań i czynności związanych z realizacją projektu. Bezpośredni nadzór nad prawidłowością wszystkich powstałych na potrzeby projektu dokumentów (wstępna weryfikacja i akceptacja) i stosowanych procedur pełni Naczelnik Wydziału dla Dzielnicy, w którym projekt jest realizowany. Koordynator/kierownik projektu przyjmuje pracę personelu projektu i współpracuje z personelem projektu oraz wydziałami: budżetowoksięgowym, prawnym i zamówień publicznych. Ponadto jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu pod względem merytorycznym, finansowym, sprawozdawczość, monitoring i promocję projektu, a także obsługę administracyjną. Przedstawione poniżej dwa schematy obrazują model zarządzania projektem na przykładzie organizacji projektu w Dzielnicy Śródmieście oraz Dzielnicy Praga-Południe. 13

Model organizacji projektowej opracowany przez Roberta Chychłowskiego na potrzeby projektów realizowanych w Wydziale Funduszy Europejskich dla Dzielnicy Śródmieście (źródło: Ł. Bojakowski, R. Chychłowski, Rozliczanie projektów europejskich w strukturach m.st. Warszawy - Centrum Doradcze EURODOTACJE, XI.2010) Schemat organizacji projektowej stosowany przez kierownika projektu unijnego w Wydziale Organizacyjnym dla Dzielnicy Praga - Południe, na potrzeby realizacji projektu Będę atrakcyjnym pracownikiem współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Kierownik jednostki pomocniczej /Burmistrz Dzielnicy Naczelnik Wydziału dla Dzielnicy WBK dla Dzielnicy Specjalista ds. rozliczeń Specjalista I kierownik projektu unijnego Specjalista II WPR dla Dzielnicy WZP dla Dzielnicy 14

5. Dwutorowe monitorowanie budżetu pod kątem limitów wydatków ujętych w zadaniach zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie i limitów wydatków ujętych w planie finansowym jednostki. a. preliminarz budżetowy Prowadzenie plików roboczych zawierających zestawienie planu i realizacji wydatków projektu jest niezwykle przydatne dla celów kontroli założonego budżetu. Dla potrzeb pełnej kontroli wydatków projektu wskazane jest prowadzenie dwóch preliminarzy budżetowych - preliminarza zawierającego odwzorowanie szczegółowego budżetu projektu z wniosku o dofinansowanie, z podziałem na zadania i pozycje oraz kolumnami poszczególnych okresów rozliczeniowych, do których będą wprowadzane na bieżąco ponoszone wydatki. Prowadzenie na bieżąco takiego preliminarza pozwala na porównanie sumy wydatków w danym okresie rozliczeniowym z sumą wydatków po wprowadzeniu do wniosku o płatność i znalezienie ewentualnych błędów, zanim wniosek o płatność zostanie złożony w IW/IP2. Analogicznie drugi preliminarz winien zawierać limity wydatków z podziałem na poszczególne paragrafy z zatwierdzonego planu finansowego Urzędu m.st. Warszawy oraz kolumny poszczególnych okresów rozliczeniowych z danymi dotyczącymi bieżących wydatków. Koordynator/kierownik projektu prowadzący oba preliminarze, nie mając bezpośredniego wglądu w dane dotyczące wykonania na paragrafach dotyczących wynagrodzeń i pochodnych, może na bieżąco konsultować wydatki z tej kategorii z pracownikiem WBK jednostki pomocniczej. Wykonanie na pozostałych paragrafach koordynator/kierownik projektu może kontrolować samodzielnie na podstawie sporządzanych na bieżąco na potrzeby umów i zamówień projektu druków zaangażowań i korekt zaangażowań środków. Rekomenduje się, by specjalista ds. rozliczeń projektu również zapoznał się z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, co pozwoli na objęcie dodatkowym nadzorem ponoszonych i rozliczanych wydatków projektu. b. wprowadzanie zmian do budżetu we wniosku o dofinansowanie Wprowadzenie niezbędnych zmian do budżetu we wniosku o dofinansowanie wymaga przedstawienia IW/IP2 solidnego uzasadnienia na piśmie. Zmiany mogą polegać na przesunięciu środków finansowych między pozycjami w zadaniu lub między zadaniami bez zmiany ogólnego kosztu projektu (co nie wymaga aneksu do umowy o dofinansowanie) bądź na zmniejszeniu budżetu projektu wynikającym z powstałych w projekcie oszczędności (co wiąże się z koniecznością aneksowania umowy). Propozycję zmian budżetowych należy przedstawić we wniosku aplikacyjnym i przygotować jednocześnie aktualny Harmonogram płatności oraz Kartę zmian we wniosku, obrazującą propozycje zmian według zestawienia było-jest. Zanim dokumentacja zostanie złożona w IW/IP2, należy przedstawić ją wraz z pismem uzasadniającym Głównemu Księgowemu jednostki, który poddaje zmiany weryfikacji i akceptacji. Po otrzymaniu akceptacji Głównego Księgowego i Burmistrza posiadającego pełnomocnictwo, wniosek z pismem, harmonogramem i Kartą zmian w formie 15

papierowej i elektronicznej jest składany w IW/IP2, gdzie czeka na weryfikację i akceptację. W przypadku przesunięć środków między pozycjami w zadaniu lub między zadaniami, należy pamiętać, by nie ponosić kosztów niezgodnych z aktualnie zatwierdzonym budżetem, dopóki zaproponowane zmiany nie zostaną zaakceptowane przez IW/IP2, co trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy. W przypadku kontroli w okresie oczekiwania na akceptację zmian, poniesienie takich wydatków zostanie uznane za niekwalifikowalne. W przypadku poniesienia takich wydatków przed otrzymaniem akceptacji IW/IP2 i brakiem kontroli w okresie oczekiwania na akceptację, wydatki takie mogą zostać zaakceptowane i zyskać status kwalifikowalności. Jest to jednak działanie podejmowane na ryzyko własne jednostki. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, przesunięcia między zadaniami do 10% wartości środków niższej alokacji, nie zwiększające kosztów wynagrodzeń, zarządzania, cross-financingu, pomocy publicznej czy wydatków rozliczanych ryczałtowo, nie wymagają pisemnego przedstawienia do akceptacji IW/IP2. W praktyce IW/IP2 ma jednak prawo podważyć zasadność takich przesunięć, dlatego też bezpieczniej jest zgłosić je do akceptacji przed poniesieniem wydatków. c. wprowadzanie zmian w planie finansowym jednostki i miasta stołecznego Warszawy Każdorazowo po zatwierdzeniu zmian w budżecie projektu przez IW/IP2 (lub przed zatwierdzeniem - w zależności od tego, kiedy wydatki po zmianach mają być poniesione) należy dokładnie przeanalizować, czy wprowadzone zmiany wpływają na przekroczenie limitów paragrafów w zatwierdzonym planie finansowym jednostki i miasta stołecznego Warszawy. Jeśli tak, konieczne jest wprowadzenie w planie finansowym odpowiednich zmian. Dodatkowo, jeśli wprowadzenie zmian w budżecie projektu skutkuje aneksem do umowy o dofinansowanie, należy wziąć pod uwagę, że aneks przygotowany przez IW/IP2 nie zostanie zatwierdzony przez Głównego Księgowego jednostki, dopóki nie zostanie złożona odpowiednia zmiana w planie finansowym jednostki i miasta stołecznego Warszawy. Dlatego należy na bieżąco monitorować u opiekuna projektu w IW/IP2 możliwość zaakceptowania proponowanych zmian, aby już w czasie weryfikacji zmian przez IW/IP2 móc przygotować odpowiednie zmiany w planie finansowym jednostki. Zatwierdzenie zmian w planie finansowym jednostki pomocniczej i miasta stołecznego Warszawy trwa od ok. dwóch tygodni do ok. półtora miesiąca, co należy brać pod uwagę, ponieważ umowy i zamówienia nie będą kontrasygnowane przez Głównego Księgowego jednostki, jeśli nie mają zabezpieczenia w aktualnie zatwierdzonym planie finansowym. Zmiany dotyczące wynagrodzeń, pochodnych oraz wysokości środków krajowych w projekcie (dotacja celowa BP i wkład własny JST) wprowadzane są ostatecznie zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy, dlatego też wymagają więcej czasu niż zmiany w pozostałych paragrafach, które po uchwaleniu przez zarząd Dzielnicy przekazywane są do Biura Planowania Budżetowego i uchwalane przez Radę Miasta. 16

Do wprowadzenia zmian w planie finansowym niezbędne są aktualne wzory tabel, dostępne u pracownika WBK jednostki, który weryfikuje zmiany i przekazuje je do BPB. W przypadku wprowadzania zwykłych przesunięć między paragrafami, bez zmian wysokości wynagrodzeń, pochodnych i środków krajowych, opracowujemy Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków bieżących, zawierający następujące dane dla każdego paragrafu, w którym zgłaszana jest zmiana: - nazwa dysponenta (wydział) i kod, - dział, rozdział, paragraf, - obszar funkcjonalny (numer SFUE), - nazwa i kod programu budżetowego, - plan wg stanu na dzień proponowanych zmian, - zaangażowanie/wykonanie wg stanu na dzień proponowanych zmian, - proponowane zmiany (zwiększenia/zmniejszenia), - plan po zmianach. Ponadto opracowujemy tzw. tabelę unijną - Wniosek w sprawie zmian w budżecie m.st. Warszawy dotyczący wydatków na programy i projekty realizowane ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł zagranicznych w roku (wzór - str. 18), która obrazuje pełny budżet projektu w planie finansowym jednostki i m.st. Warszawy oraz proponowane zmiany, a także pismo do WBK jednostki zawierające uzasadnienie proponowanych zmian. Na potrzeby wprowadzania zmian w paragrafach wynagrodzeń, pochodnych i środków krajowych, opracowujemy dodatkowo osobną tabelę Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków bieżących, ponieważ zmiany te będą zatwierdzane zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy. W przypadku wprowadzania zmian wpływających na wysokość dofinansowania projektu ze środków europejskich i tym samym proporcjonalnie wysokość środków krajowych z dotacji celowej BP, dodatkowo opracowujemy tabelę Wniosek w sprawie zmian w planie dochodów, który dla obu tych kategorii dochodów zawiera kolumny analogicznie jak we Wniosku w sprawie zmian w planie wydatków bieżących. Jeśli Umowa o dofinansowanie projektu przekracza dany rok budżetowy, winna być ujęta w Wieloletniej Prognozie Finansowej, zgodnie z Zarządzeniem nr 302/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dn. 23.02.2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dokonywania zmian w Wieloletniej Prognozie Finansowej m.st. Warszawy, w tym zmian w układzie wieloletnich przedsięwzięć bieżących i majątkowych. Każda tabela dotycząca zmian w planie finansowym oraz pismo przewodnie do WBK zawierające uzasadnienie zmian, winny zostać przedstawione do akceptacji Naczelnika Wydziału, w którym projekt jest realizowany i kierownika jednostki pomocniczej, tj. Burmistrza posiadającego odpowiednie pełnomocnictwo, a następnie złożone w WBK jednostki w formie papierowej i przesłane drogą elektroniczną. 17

18

d. rozliczanie dotacji celowej z BP i wkładu własnego JST Wydatkowanie i rozliczanie dotacji celowej BP otrzymywanej w ramach dofinansowania od IW/IP2 oraz wkładu własnego jednostki JST otrzymywanego od BKiK z rezerwy celowej m.st. Warszawy powinno podlegać szczególnemu monitorowaniu przez koordynatora/kierownika projektu, ponieważ środki te rozliczane są z IW/IP2 z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, natomiast przekroczenie limitu środków z dotacji ceowej BP jest niekwalifikowalne. Jednocześnie niewykorzystane środki z dotacji celowej BP powinny zostać zgłoszone i zwrócone do IW/IP2 w odpowiednim terminie, o czym jest mowa w punkcie 7. Zalecane jest więc bieżące prowadzenie tabeli roboczej z wydatkami krajowymi, ujętymi od początku realizacji projektu jako narastający procent ogólnego budżetu projektu, zgodnie z proporcjami przedstawionymi w umowie o dofinansowanie projektu. 6. Wprowadzanie innych zmian we wniosku i umowie o dofinansowanie. Podobnie jak zmiany w budżecie wniosku o dofinansowanie, dopuszczalne jest wprowadzanie zmian w innych obszarach wniosku, np. w harmonogramie działań, opisie grup docelowych, danych teleadresowych, okresie realizacji projektu. Zmiany dotyczące wskaźników rezultatów i produktów w zasadzie nie są przyjmowane, respektuje się je jedynie w uzasadnionych przypadkach. Procedura przebiega podobnie jak zgłaszanie zmian w budżecie wniosku, a więc propozycję zmian należy przedstawić we wniosku aplikacyjnym i przygotować jednocześnie Kartę zmian we wniosku, obrazującą propozycje zmian według zestawienia było-jest. Zanim dokumentacja zostanie złożona w IW/IP2, należy przedstawić ją wraz z pismem uzasadniającym Głównemu Księgowemu jednostki oraz kierownikowi jednostki/burmistrzowi, którzy poddają zmiany weryfikacji i akceptacji. Następnie wniosek z pismem, i Kartą zmian w formie papierowej i elektronicznej jest składany w IW/IP2, gdzie czeka na weryfikację i akceptację. Podobnie jak w przypadku zmian w budżecie wniosku, realizacja projektu wg zaproponowanych zmian przed uzyskaniem zgody IW/IP2 jest zagrożona ryzykiem podważenia kwalifikowalności wydatków związanych z podjętymi działaniami. Poza zmianami dotyczącymi okresu realizacji projektu, zmiany w pozostałych obszarach nie wymagają aneksu do umowy o dofinansowanie projektu. 7. Zwrot niewykorzystanych środków z dofinansowania projektu, w tym zwrot dotacji celowej z BP. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, niewykorzystane środki europejskie z dofinansowania projektu, należy zwrócić IW/IP2 na wskazany rachunek bankowy w nieprzekraczalnym terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu, składając uprzednio końcowy wniosek beneficjenta o płatność. Przekroczenie terminu skutkuje nałożeniem odsetek karnych na jednostkę pomocniczą. Środki niewykorzystane na koniec danego roku mogą pozostać na rachunku bankowym jednostki pomocniczej w celu 19

wydatkowania ich w następnym roku realizacji projektu, o ile tak stanowi umowa o dofinansowanie. W przypadku niewykorzystania przekazanej przez IW/IP2 dotacji celowej z budżetu państwa, informację o dokładnej kwocie, która nie zostanie wykorzystana do końca danego roku, należy przekazać w formie pisma do IW/IP2 w terminie do dnia 15 października tego roku, a zwrotu tejże kwoty dokonać na wskazany rachunek bankowy IW/IP2 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 listopada. W sytuacji uzasadnionego braku możliwości zgłoszenia i zwrócenia niewykorzystanej dotacji celowej w podanych terminie, należy to uczynić do dnia 31 grudnia danego roku. Za dzień zwrotu niewykorzystanych środków MRR uznaje dzień zaksięgowania ich na rachunku wierzyciela, toteż w celu uniknięcia odsetek karnych, przelewów należy dokonać z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. Pierwotny przelew dokonywany jest z wydatkowego konta projektu utworzonego przy rachunku bankowym jednostki pomocniczej, na wyodrębniony rachunek utworzony przy m.st. Warszawy i prowadzony przez BKiK. Przelew należy opisać zgodnie ze wskazaniami IW/IP2 (przykład poniżej), a do BKiK przekazać informację, na jaki numer rachunku i w jakim terminie winien być dokonany przelew już bezpośrednio do IW/IP2. BKiK dokonuje przelewu środków na wskazany numer konta z identycznym opisem, z którym przelew został dokonany do BKiK przez jednostkę pomocniczą. 8. Ustalenie wartości planowanych zamówień publicznych i obowiązujące procedury. a. konsultacje dotyczące tego samego przedmiotu zamówienia w pozostałych wydziałach jednostki w danym roku budżetowym Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie, a najpóźniej po jego akceptacji, należy zorientować się w zespole konsultacyjnym, w którym z wydziałów jednostki jest prowadzony (np. w WZP lub w WBK jednostki, jeśli w ogóle jest prowadzony) plan zamówień publicznych, których jednostka ma zamiar udzielić w latach realizacji projektu. Zgodnie z interpretacją UZP, przedmiotu zamówień publicznych nie wolno dzielić, niezależnie od źródła finansowania. Tak więc każdy przedmiot zamówienia w projekcie mający zbieżny kod CPV ze 20