Poprawne przygotowanie wniosku beneficjenta o płatność

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI UNIA EUROPEJSKA UNIA EUROPEJSKA Poprawne przygotowanie wniosku beneficjenta o płatność Beata Koszewska Falenty, marzec 2012 r. Narodowy Narodowy Fundusz Fundusz Ochrony Ochrony Środowiska Środowiska i Gospodarki i Gospodarki Wodnej Wodnej

Podstawowe dokumenty programowe określające funkcję, zakres i terminy składania wniosków o płatność oraz regulujące przepływy środków w ramach POIiŚ Ustawa o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009r. (Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz.1240 z późn. zm.), Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2015 Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach POIiŚ z 23.08.2011r., Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków opłatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich z 18.12.2009r. (Dz. U. z 2009r., Nr 223, poz. 1786), Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości w ramach POIiŚ z dnia 14.02.2012r., Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ z dnia 21.06.2011r. (zwane dalej Wytycznymi ), Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2015 Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ z 08.10.2010r. (zwane dalej Zaleceniami ), Dokumenty dostępne są na stronie internetowej: http://www.pois.gov.pl

Podstawowe dokumenty programowe określające funkcję, zakres i terminy składania wniosków o płatność Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ zawierają między innymi: Załącznik nr 1 - Wzór wniosku beneficjenta o płatność priorytety I-XIII POIiŚ, Załącznik nr 1a Instrukcja wypełniania załącznika nr 1 (w tym Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków), Załącznik nr 1b Zalecenia do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej w kontraktach na roboty budowlane/dostawy w projektach POIiŚ, Załącznik nr 5 przykładowy opis faktury - priorytety I-XIII POIiŚ Dokument dostępny są na stronie internetowej: http://www.pois.gov.pl/dokumenty/wzorydokumentow/strony/wzorydokumentow.asp x#zakladka=3&strona=1

Przekazywanie środków Beneficjentom Poziom dofinansowania i maksymalną kwotę dofinansowania określa umowa o dofinansowanie - 6 ust.1 Uod, Terminy, wysokość i formę wypłaty dofinansowania określa Harmonogram Projektu tj. Zał nr 3, 3a i 3b do Uod ( 8 ust. 5 Uod) oraz zapisy umowy o dofinansowanie ( 8 ust. 1 Uod), Beneficjent jest zobowiązany do dołożenia należytej staranności, aby wszystkie dane finansowe przekazywane IW były zgodne z rzeczywistym zapotrzebowaniem na dofinansowanie ( 8 ust. 8 Uod), Aktualizacja Harmonogramu Projektu - 4 ust. 6 i 7 oraz 8 ust. 7 Uod, Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej kwoty dofinansowania ( 8 ust.2 Uod).

Przekazywanie środków Beneficjentom Pozostała kwota dofinansowania tj. płatność końcowa będzie przekazana pod warunkiem ( 8 ust.14 Uod) : akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową złożonego w terminie do 30 dni po upływie okresu kwalifikowania wydatków ( 7 ust. 3), zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego Projektu, przeprowadzenia przez IW kontroli na zakończenie realizacji projektu potwierdzającej zrealizowanie Projektu zgodnie z postanowieniami Uod, rozliczenia całości uzyskanej zaliczki. IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich zaakceptowania w GWoP lub otrzymania w wersji papierowej ( 8 ust. 13 Uod), Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność ( 8 ust. 4 Uod), Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem jego dostępności ( 8 ust. 9 Uod).

Funkcja wniosku o płatność Zgodnie z Wytycznymi wniosek pełni funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta. Wniosek o płatność służy do: rozliczenia zaliczki (wypełnione wszystkie pola wniosku), wnioskowania o zaliczkę (wypełnione pola 1-6, 8 oraz 12-20), wnioskowania o refundację (wypełnione wszystkie pola), przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu funkcja sprawozdawcza (wypełnione pola 1-6 oraz 12-20), realizacji jednocześnie kilku funkcji wymienionych powyżej. Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego ( 9 ust. 3 Uod).

Terminy składania wniosku o płatność Zgodnie z Zaleceniami beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność co najmniej raz na trzy miesiące kalendarzowe, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego. Data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z datą ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za wyjątkiem przypadków: wniosku o płatność końcową, wniosku rozliczającego zaliczkę, gdyby skróceniu musiał ulec wynikający z Uod okres na jej rozliczenie, możliwości dołączenia do wniosku wydatku, dla którego data wystawienia dowodu księgowego mieści się w wymaganym okresie sprawozdawczym, ale faktycznie poniesionego do 14-go dnia kolejnego miesiąca (wówczas data końcowa okresu sprawozdawczego pokrywa się z najpóźniejszą datą zapłaty).

Liczba i forma egzemplarzy wniosku o płatność Zgodnie z Zaleceniami i Uod ( o płatność : 8 ust. 13) beneficjent składa wniosek w jednym egzemplarzu w wersji papierowej (oryginał) i elektronicznej - poprzedni wzór Uod, Wersja elektroniczna obejmuje jedynie formularz wniosku (w formacie pliku Excel) bez załączników, które mogą być przedłożone wyłącznie w wersji papierowej, lub za pomocą Generatora Wniosków o Płatność i/lub wersji papierowej - aktualnie obowiązujący wzór Uod (kwestia podpisu elektronicznego), W sytuacji chwilowego braku dostępu z przyczyn technicznych do GWoP, wniosek w pierwszej kolejności składany jest jedynie w formie papierowej (konieczne potwierdzenie braku dostępu przez NFOŚiGW).

Poprawa wniosku o płatność Zgodnie z Zaleceniami i Uod ( 8 ust. 13) w przypadku, gdy IW zgłosi (forma pisemna: poczta lub elektronicznie) uwagi do złożonego wniosku o płatność, beneficjent powinien dokonać jego poprawy lub udzielić stosownych wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. W takim przypadku termin do weryfikacji wniosku (60 dni) biegnie na nowo, licząc od dnia złożenia poprawionego lub uzupełnionego dokumentu. Po dokonaniu wymaganych poprawek, beneficjent powinien przedłożyć poprawioną wersję formularza wniosku (nie zalecane przekazywanie pojedynczych stron). Do poprawionej wersji wniosku nie należy załączać po raz kolejny załączników, do których IW nie zgłosiła uwag.

Poprawa wniosku o płatność Zgodnie z Zaleceniami IW może samodzielnie dokonać niezbędnych poprawek lub uzupełnień (poza określonymi przypadkami), przy czym w zależności od charakteru zmian może: 1. wprowadzić zmiany, a następnie poinformować o tym beneficjenta drogą elektroniczną lub pisemną, lub 2. przed samodzielnym dokonaniem poprawki/uzupełnienia, zwrócić się do beneficjenta (pisemnie lub elektronicznie) o potwierdzenie (pisemne lub elektronicznie) prawidłowości korekty. Beneficjent powinien dokonać analogicznych poprawek na swoim egzemplarzu lub IW przekazuje mu kopię skorygowanego przez siebie wniosku. Możliwe jest również wprowadzenie korekt na formularzu wniosku w siedzibie IW przez przedstawiciela beneficjenta wskazanego w Karcie wzorów podpisów. W opisanych powyżej sytuacjach korekty dokonuje się poprzez jednokrotne skreślenie treści błędnej, zapisanie obok treści właściwej oraz przystawienie parafy i daty.

Deklarowanie ponownie tych samych wydatków W związku z zakazem podwójnego finansowania, beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane. W odniesieniu jednak do wydatków, które: zostały we wcześniejszych wnioskach zadeklarowane lub uznane za niekwalifikowane, ale aktualnie możliwe jest uznanie ich za kwalifikowane beneficjent może załączyć je do kolejnego wniosku, zostały tymczasowo wyłączone przez IW na etapie weryfikacji wniosku o płatność (do czasu wyjaśnienia wątpliwości, zakończenia czynności kontrolnych itp.) beneficjent może zadeklarować je w przedmiotowym, skorygowanym wniosku jako niekwalifikowane, a następnie załączyć do kolejnego wniosku, lub IW dokonuje samodzielnego, tymczasowego wyłączenia takich wydatków, a następnie, po uzupełnieniu braków, ponownie włączyć je do przedmiotowego wniosku (poprzez moduł Korekty do wniosku o płatność w KSI).

Formularz wniosku o płatność - Dane ogólne WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1. Wniosek za okres od do Data nadania wniosku: Data wpływu wniosku: Podpis i pieczęć: Nr wniosku o płatność:

Formularz wniosku o płatność - Dane ogólne Wniosek za okres od: w przypadku pierwszego wniosku o płatność najwcześniejsza z dat: początkowa data kwalifikowalności wydatków z Uod, data zawarcia Uod lub data rozpoczęcia realizacji zadania, w przypadku kolejnych wniosków kolejny dzień kalendarzowy po dacie do z poprzedniego wniosku o płatność. Wniosek za okres do ostatni dzień okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność

Formularz wniosku o płatność - Dane ogólne 2. Dane beneficjenta Nazwa / Imię i nazwisko*: Telefon: Faks: E-mail:. Osoba wyznaczona do kontaktu: a) w części dotyczącej postępu finansowego: Imię i nazwisko:....... Telefon:. Faks: E-mail:..... b) w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu: Imię i nazwisko:....... Telefon:. Faks: E-mail:..... 3. Program Operacyjny: Infrastruktura i Środowisko 4. Priorytet : I Działanie: 1.1 Fundusz, z którego dofinansowany jest projekt: Fundusz Spójności 5. Nazwa projektu:

Formularz wniosku o płatność Wnioskowana kwota PRZYKŁAD 6. Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa)* 7. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem łącznie: 0,00 w tym rozliczających zaliczkę.. 0,00 w tym przedstawionych do refundacji 0,00 8. Wnioskowana kwota łącznie:.... 0,00 w tym zaliczka 0,00 w tym refundacja 0,00 * Niepotrzebne skreślić

Formularz wniosku o płatność Wnioskowana kwota Pkt 6 w przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę lub sprawozdawczego należy wykreślić wszystkie odpowiedzi. Pkt 7 Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem o płatność łącznie jest to suma ogółem wartości wykazanych w tabeli 9 w kolumnie 8, w rozbiciu na wydatki kwalifikowane stanowiące rozliczenie zaliczki i będące podstawą do refundacji.

Formularz wniosku o płatność Wnioskowana kwota Pkt 8 Kwota wnioskowana suma kwot: w tym zaliczka wnioskowana wartość pierwszej lub kolejnej transzy zaliczki (nie przekraczająca wielkości wynikającej z aktualnego Planu wystąpień o środki płatności), o ile beneficjent zyskał prawo do zaliczki, w tym refundacja wielkość wnioskowanej refundacji tj. iloczyn kwoty wydatków kwalifikowanych przedstawianych do refundacji (objętych wnioskiem tj. patrz pkt 7, pozycja druga ) oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie (patrz 6 ust. 1 Uod - konkretna wielkość wyrażona w procentach lub iloraz maksymalnej kwoty dofinansowania i maksymalnej kwoty wydatków kwalifikowanych wynikających z Uod). Otrzymana w wyniku tego działania kwota musi być zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku (co do zasady). Łączna kwota wnioskowana ze wszystkich wniosków o płatność nie może przekraczać kwoty dofinansowania określonej w Uod.

Formularz wniosku o płatność Zestawienie dokumentów 9. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Kategoria/ podkategoria wydatku w tym VAT Kwota wydatków kwalifikowal nych Kwota dokumentu netto Kwota dokumentu brutto Nazwa towaru lub usługi Data zapłaty Data wystawienia dokumentu Numer księgowy lub ewidencyjny Nr dokumentu Lp. data od do 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Dokumenty potwierdzające rozliczenie zaliczki 1 Dokumenty stanowiące podstawę do refundacji 3 suma wydatków rozliczających zaliczkę 0,00 0,00 0,00 0,00 suma wydatków przedstawionych do refundacji 0,00 0,00 0,00 0,00 suma ogółem w PLN 0,00 0,00 0,00 0,00

Formularz wniosku o płatność Zestawienie dokumentów Jeżeli beneficjent deklaruje ponownie te same wydatki kwalifikowane, które deklarował już wcześniej (jednak nie zostały wówczas uznane za kwalifikowane), należy wpisać je do zestawienia i opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą (w wersji papierowej) lub zaznaczyć dany wydatek we właściwej kolumnie zestawienia jako dokument załączony powtórnie (w wersji elektronicznej Generatora WoP). Zaleca się, aby kolejny numer pozycji pod którym ujęto wydatek w tabeli 9, nanieść na pierwszym dowodzie załączonym do wniosku i potwierdzającym poniesienie wydatku.

Pkt 10 - Formularz wniosku o płatność Uzyskany dochód, odsetki bankowe i finansowanie z EBI 1. Należy wykazać wyłącznie dochody od złożenia ostatniego wniosku, będące wynikiem działalności operacyjnej projektu, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania poziomu dofinansowania przed podpisaniem Uod (bez przykładowo kar umownych, dochodów incydentalnych) co do zasady wpisujemy 0. 2. Za dochody incydentalne przyjmuje się przykładowo dochody uzyskane ze sprzedaży drewna powstałego w wyniku przygotowania terenu pod inwestycję czy złomu uzyskanego w wyniku prac demontażowych. 3. Jeśli jednak dochody incydentalne (w tym również kary umowne lub środki uzyskane z realizacji gwarancji dobrego wykonania umowy) przekroczą łącznie próg 10% wydatków kwalifikowanych projektu, powinny być uwzględnione podczas obliczania luki finansowej oraz wykorzystane do sfinansowania kosztów inwestycyjnych projektu.

Formularz wniosku o płatność Postęp rzeczowy realizacji projektu Pkt 12-1. W kolumnie 1 należy wymienić wszystkie zadania założone w Harmonogramie Realizacji Projektu dołączonym do Uod. 2. W kolumnie 2 krótki opis stanu realizacji zadań na koniec okresu sprawozdawczego, w szczególności informacja o ewentualnych opóźnieniach/ przyspieszeniach/ rozbieżnościach w stosunku do HRP oraz odnieść się do informacji z pkt. 14 poprzedniego wniosku o płatność. 3. Należy odnieść się do obowiązkowych działań informacyjnopromocyjnych (np. podać liczbę i termin umieszczenia tablic informacyjnych i pamiątkowych)

Formularz wniosku o płatność Postęp finansowy realizacji projektu 13. POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Zadania / kontrakty / obiekty / elementy odrębnego odbioru / elementy rozliczenia określone założone w harmonogramie realizacji projektu dołączonym do umowy o dofinansowaniu Wydatki przypisane zadaniom ( ) określonym w aktualnym harmonogramie realizacji projektu Wydatki poniesione od początku realizacji projektu ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne % realizacji 1 2 3 4 5 6=(5/3)*100 Zadanie 1 / Kontrakt 1 0,00 0,00 OGÓŁEM 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 w tym wydatki poniesione na nabycie nieruchomości* w tym wydatki poniesione na zarządzanie projektem* 0,00 0,00 w tym wkład niepieniężny* 0,00 w tym wydatki poniesione na przygotowanie projektu** 0,00 w tym cross-financing 0,00

Formularz wniosku o płatność Postęp finansowy realizacji projektu Pkt 13-1. W kolumnie 1 należy wymienić wszystkie zadania/ pozycje założone w Harmonogramie Realizacji Projektu dołączonym do Uod. 2. W kolumnie 2 i 3 wydatki ogółem i kwalifikowane zgodnie z obowiązującym (na dzień złożenia pierwszej wersji wniosku) HRP. 3. W kolumnie 4 i 5 wydatki ogółem i kwalifikowane poniesione od początku realizacji projektu: w kolumnie 4 łącznie wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane (w tym niezałączane do wniosku), w kolumnie 5 kwoty łącznych wydatków uznanych za kwalifikowane w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność oraz wydatków wskazanych w pkt 9 wniosków będących w trakcie weryfikacji (w tym w bieżącym). w sytuacji, gdy beneficjent deklaruje ponownie te same wydatki, które nie zostały uprzednio uznane za kwalifikowane, nie należy tych wydatków ponownie ujmować w kolumnie 4. beneficjent poniósł w okresie, za który składany jest wniosek wydatki, które jako kwalifikowane zamierza przedstawić dopiero w kolejnym wniosku, to powinien je aktualnie wykazać jedynie w kolumnie 4.

Formularz wniosku o płatność Planowany postęp realizacji projektu Pkt 14 1. Należy opisać w kilku zdaniach działania, jakie beneficjent planuje podjąć w okresie do złożenia kolejnego wniosku o płatność, w stosunku do wszystkich zadań ujętych w Harmonogramie Realizacji Projektu dołączonym do Uod. 2. Jeżeli w ramach danego zadania beneficjent nie planuje żadnych działań, należy zawrzeć taką informację.

Formularz wniosku o płatność Wskaźniki realizacji projektu Pkt 15 - Powinny zostać ujęte wszystkie wskaźniki wymienione w Zestawieniu wskaźników do monitorowania Projektu załączonym do Uod ( 9 ust. 6 Uod). Tabela 15a Wskaźniki produktu wskazywane w każdym wniosku o płatność, w podziale na odpowiednie zadania/kontrakty. Tabela 15b Wskaźniki rezultatu wykazywane wyłącznie we wniosku o płatność końcową.

Formularz wniosku o płatność Wskaźniki realizacji projektu PRZYKŁAD Planowana do realizacji jest budowa 42 km sieci kanalizacji sanitarnej (odpowiedni zapis w Zał nr 8 do Uod), z czego w podziale na kontrakty: Kontrakt 1: 5 km Kontrakt 2: 37 km

PRZYKŁAD cd 15 a. wskaźniki produktu Nazwa wskaźnika Formularz wniosku o płatność Wskaźniki realizacji projektu Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika określona w Uod Wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu (narastająco) Stopień realizacji wskaźnika (%) Docelowy udział wskaźnika produktu w docelowej wartości wskaźnika produktu określonej w Uod (%) 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100 8 Udział wskaźnika produktu osiągnięty od początku realizacji projektu w docelowej wartości wskaźnika produktu określonej w Uod (%) 9=(6/ogółem(4))* 100 Kontrakt 1 Długość wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej km 0 3 5 11,90% (=5/42) 11,90% (=5/42) Kontrakt 2 Długość wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej km 0 10 27 88,10% (=37/42) 64,29% (=27/42) Wskaźniki produktu ogółem Długość wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej km 0 42 13 32 76,19% (=32/42)

Formularz wniosku o płatność Wskaźniki realizacji projektu Dopuszczalne jest, żeby osiągnięte faktycznie wskaźniki produktu we wniosku o płatność wynosiły więcej niż 100% wartości zakładanej w Uod i nie wymaga to aneksowania umowy w tym zakresie. Aneksowanie Uod jest konieczne w sytuacji nieosiągnięcia przez Projekt minimalnej i docelowej wartości wskaźników określonych w Zał. nr 5 Opis Projektu.

Formularz wniosku o płatność Wskaźniki realizacji projektu Tabela nr 15b Wskaźniki rezultatu powinna być wypełniona we wniosku o płatność końcową. Jeżeli jednak w tym momencie nie został osiągnięty ostateczny planowany w Uod efekt ekologiczny (określany np. na rok po zakończeniu realizacji projektu), wówczas we wniosku końcowym należy wpisać w kol 5 wartość planowaną realnie do osiągnięcia. Weryfikacja osiągnięcia zakładanych wskaźników prowadzona będzie na podstawie składanych później Raportów z osiągniętych efektów (wynikających z 9 ust.1 Uod).

Formularz wniosku o płatność Problemy napotkane w trakcie realizacji Pkt 16 - Należy przedstawić zwięzłą informację o: ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji, a niezrealizowanych w tym okresie (w tym wymienionych w pkt 14 poprzedniego wniosku o płatność), przyczynach uniemożliwiających realizację zakładanych działań, powodach odstąpienia od realizacji określonych działań, postępie w rozwiązywaniu problemów wskazanych w pkt 16 w poprzednich wnioskach o płatność, przyczynach rozbieżności pomiędzy danymi podawanymi w pkt 17, a aktualną Uod.

Formularz wniosku o płatność Harmonogram przyszłych wydatków Pkt 17 Przedstawić informację o wydatkach kwalifikowanych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Dane powinny wynikać z aktualnego HRP załączonego do Uod i uwzględniać odpowiednie przesunięcie czasowe pomiędzy poniesieniem wydatku, a jego ujęciem we wniosku o płatność. Zaliczka w pkt 17 ujmuje się tylko kwoty wynikające z wniosków rozliczających przekazane wcześniej zaliczki (bez kwot zaliczek wnioskowanych czy wypłaconych); wielkości te podaje się w obu kolumnach. Refundacja w pkt 17 ujmuje się wydatki kwalifikowane planowane do wykazania we wnioskach o płatność celem uzyskania refundacji; kwoty uwzględnia się tylko w kolumnie Ogółem. Co do zasady dane powinny być zgodne z Zał. 3b do Uod (po przeliczeniu na wydatki kwalifikowane zgodnie z poziomem dofinansowania). Co do zasady pierwszym kwartałem kalendarzowym prognozy jest kwartał następujący po kwartale, w którym złożony zostanie bieżący wniosek o płatność (nie kwartał, w którym kończy się okres sprawozdawczy).

Formularz wniosku o płatność Harmonogram przyszłych wydatków PRZYKŁAD 17. HARMONOGRAM WYDATKÓW, KTÓRE BENEFICJENT ZAMIERZA UJĄĆ WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ JAKIE PRZEDSTAWI W KOLEJNYCH CZTERECH KWARTAŁACH Okres (rok, kwartał) Rok Kwartał ogółem Planowane wydatki kwalifikowalne PLN w tym rozliczenie zaliczki 2012 II 500 000,00 0,00 2012 III 3 200 000,00 3 000 000,00 2012 IV 5 200 000,00 5 000 000,00 2013 I 6 200 000,00 6 000 000,00

Formularz wniosku o płatność Zgodność z polityką wspólnotową Pkt 18 Poprzez zaznaczenie pola TAK lub NIE należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w Uod. Przy wskazaniu NIE należy opisać na czym polegały nieprawidłowości, wskazać podjęte działania naprawcze oraz uwzględnić wyniki kontroli / audytów wskazujących naruszenie. W opisie należy w szczególności uwzględnić informacje odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości oraz nałożonych korekt dotyczących wydatków objętych danym wnioskiem.

Formularz wniosku o płatność Pkt 19 OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA Ja niżej podpisany... oświadczam, iż zgodnie z moją wiedzą: wydatki wskazane we wniosku jako kwalifikowalne zostały poniesione zgodnie ze wszystkim odpowiednimi zasadami kwalifikowania wydatków; informacje zawarte we wniosku o płatność rzetelnie odzwierciedlają rzeczowy i finansowy postęp realizacji projektu; we wniosku o płatność nie pominięto żadnych istotnych informacji, ani nie podano nieprawdziwych informacji, które mogłyby wpłynąć na ocenę prawidłowości realizacji projektu oraz finansowego i rzeczowego postępu w realizacji projektu. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 297 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczenia nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest... (należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji, podając adres i charakter miejsca np. siedziba firmy, przy czym wystarczy wskazać jedno miejsce tj. np. siedzibę główną)

Formularz wniosku o płatność Pkt 20 ZAŁĄCZNIKI Wymienić ogólnie dokumenty załączane do wniosku o płatność. MIEJSCOWOŚĆ, DATA, PODPIS Wniosek podpisuje i pieczętuje (pieczęć imienna) osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej ze stron. Karta wzorów podpisów składana jest wraz z pierwszym wnioskiem o płatność i ewentualnie aktualizowana wraz z kolejnymi wnioskami. Wskazuje się tam osoby upoważnione do podpisania wniosku o płatność oraz ewentualnie osoby upoważnione do potwierdzania kopii dokumentów załączanych do wniosku za zgodność z oryginałem (wówczas na potwierdzeniu nie jest już wymagana pieczęć imienna).

Główne zasady kwalifikowania wydatków 1. Poniesione wydatki nie mogą naruszać zasad polityk wspólnotowych, w tym przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, polityki równych szans oraz muszą być zgodne z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego ( 4 ust.1, 2 Uod). 2. Wydatki kwalifikowane muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub dokumentach. Zatem niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku. 3. Za kwalifikowany może być uznany jedynie wydatek efektywny, tj. zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach. Ciężar udowodnienia, iż wydatek jest efektywny spoczywa na beneficjencie. W przypadku wydatków ponoszonych na podstawie umów zawartych z zastosowaniem Pzp istnieje domniemanie, iż wymóg efektywności jest zachowany.

Główne zasady kwalifikowania wydatków 4. Tylko wydatki poniesione na rzecz beneficjenta lub inny podmiot wskazany w Uod mogą być uznane za kwalifikowane. Do podmiotu upoważnionego stosuje się odpowiednio postanowienia Wytycznych, które odnoszą się do beneficjenta. Beneficjent zawsze pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu, prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych oraz pozostaje jedynym właściwym podmiotem do kontaktów z IW i otrzymywania dofinansowania. 5. Co do zasady do oceny kwalifikowalności wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie sprawdzeniu podlega jedynie potencjalna kwalifikowalność wydatków. 6. W przypadku, gdy wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (weryfikacja wniosku o płatność lub kontrola na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta, stosuje się wytyczne obowiązujące na dzień dokonania oceny. 7. Wydatki poniżej 1.000 zł spełniające wymogi kwalifikowalności nie są deklarowane we wnioskach o płatność składanych w NFOŚiGW przez Beneficjentów I osi priorytetowej POIiŚ (dotyczy faktur wystawionych po 01.01.2011r.).

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Szczególne przypadki: 1) W przypadku, gdy beneficjent ponosi wydatki na rzecz innego podmiotu niż podmiot wskazany w umowie zawartej z beneficjentem należy przedstawić dokumenty wyjaśniające taką sytuację w kontekście zasad przedstawionych w pkt. 5.7 Wytycznych (np. dokumenty potwierdzające dokonanie cesji, tytuł wykonawczy itp). 2) W przypadku zadeklarowania płatności zaliczkowych na rzecz wykonawcy Mogą być uznane za kwalifikowane, jeśli zostały wypłacone zgodnie z: zapisami umowy z wykonawcą oraz art. 151 a ustawy Pzp (gdy ma zastosowanie). Zasada dotycząca konieczności przedstawienia przez Beneficjenta dokumentu stwierdzającego ustanowienie przez wykonawcę zabezpieczenia zaliczki wraz z kopią wniosku tego wykonawcy o udzielenie danej zaliczki (patrz Zalecenia ) powinna być stosowana tylko tam (wymóg IZ), gdzie kwestia zabezpieczenia zaliczki wypłaconej na rzecz wykonawcy wynika z powyższych zasad kwalifikowalności. Wszelkie konsekwencje oraz ryzyko z tytułu wypłaty środków zaliczkowych wykonawcy bez ustanowienia zabezpieczenia ponosi Beneficjent.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Roboty budowlane: 1) Dokument potwierdzający zakres wykonanych prac (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z kontraktem oraz zakresem rzeczowym określonym w Uod), tj.: zgodnie z prawem budowlanym: protokół odbioru częściowego, protokół odbioru końcowego, lub zgodnie z warunkami kontraktowymi FIDIC: przejściowe świadectwo płatności (PŚP), świadectwo przejęcia, ew. świadectwo wykonania. 2) W przypadku płatności kwot zatrzymanych - dokumenty poświadczające, że kwoty zatrzymane zostały zwolnione zgodnie z umową. 3) W przypadku robót dodatkowych - dokumenty określające charakter, zakres oraz wycenę tych robót, ich uzasadnienie dla realizacji projektu, jak również sposób zlecenia.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Roboty budowlane - cd: 4) W przypadku prowadzenia robót w pasie drogowym dokument potwierdzający, że odtworzenie nawierzchni przeprowadzono zgodnie z warunkami przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności określonymi w odpowiednim zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego. 5) W przypadku realizacji sieci wodociągowej lub kanalizacji sanitarnej dokument potwierdzający zgodność ze szczegółowymi zasadami określonymi w odpowiedniej wersji Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ. 6) Do wniosku o płatność końcową: dokumenty potwierdzające, że wytworzony majątek jest własnością beneficjenta (lub innych podmiotów zgodnie z opisem struktury majątku wytworzonego), ostateczne decyzje ws pozwolenia na użytkowanie i/lub zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy wraz z oświadczeniem beneficjenta o braku zgłoszenia przez organ sprzeciwu w drodze decyzji.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Kontrakty na usługi Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie wykonanych usług (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z zakresem rzeczowym określonym w Uod oraz kontraktem).

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Kontrakty na dostawy 1. Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie dostarczonych dóbr (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z zakresem rzeczowym określonym w Uod oraz kontraktem). 2. Wydatek na nabycie środków trwałych będzie kwalifikowany pod warunkiem, że będą one włączone do rejestru środków trwałych. 3. Przy zakupie sprzętu używanego: oświadczenie sprzedawcy, stwierdzające pochodzenie tego sprzętu i potwierdzające, że nie był on finansowany z publicznych środków krajowych lub współfinansowanych w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu, wycena rzeczoznawcy - cena sprzętu używanego nie może przekroczyć jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu, wykazać, że sprzęt posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy (np. oświadczenie beneficjenta).

Dokumenty załączane do wniosku o płatność 4. Do wniosku o płatność końcową: dokumenty potwierdzające, że dostarczone dobra są własnością beneficjenta (lub innych podmiotów zgodnie z opisem struktury majątku wytworzonego). Szczególny przypadek: Koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych (samochodów, komputerów, mebli, drukarek, itp.) wykorzystywanych na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu, mogą być kwalifikowane : jeżeli są niezbędne do realizacji projektu (należy wykazać), jeżeli zostały bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie i Uod, w wysokości odpowiadającej amortyzacji w okresie, w którym były wykorzystane dla realizacji projektu (należy wykazać), gdy dotyczą zarządzania projektu na zasadach wskazanych dla tej kategorii wydatków kwalifikowanych (m.in. wykorzystanie przez pracowników beneficjenta zaangażowanych do przygotowania lub realizacji projektu np. oświadczenie ws stopnia wykorzystania na cele projektu).

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Koszty ogólne związane z zarządzaniem projektem (np. czynsz, energia, ogrzewanie, wynajem) Szczególne warunki uznania za kwalifikowane: Kalkulacja opłat czynszowych powinna być należycie udokumentowana i okresowo weryfikowana, Kalkulacja tych koszów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu, lub Należycie uzasadniona, rzetelna i bezstronna metodologia, zgodnie z którą koszty te zostaną wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty amortyzacji siedziby beneficjenta lub wydatki poniesione na podatek od nieruchomości siedziby beneficjenta nie będą uznane za kwalifikowane Koszty związane z wykorzystaniem informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie Koszty związane z ww. systemami mogą być deklarowane w wysokości odpisów amortyzacyjnych (dokumenty jak dla amortyzacji) w okresie realizacji projektu.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Pozostałe wydatki związane z zarządzaniem i realizacją projektu, takie jak : Niezbędne ekspertyzy, porady prawne, doradztwo finansowe lub techniczne, Usługi obce niezbędne do realizacji projektu, Audyty związane z realizacją projektu (jeśli jest wymagany przepisami prawa bądź wymaganiami IZ, IP lub IW), Prowadzenie rachunkowości, Remont lub adaptacja powierzchni biurowej, Archiwizacja związaną z projektem, Otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego, Zakup materiałów, Usługi telekomunikacyjne, Niezbędne dokumenty: umowę zlecenie, umowę o dzieło (o ile dotyczy), faktury, wyciągi bankowe Szkolenia (przypomnienie: wymóg rozeznania rynku przy szkoleniach grupowych powyżej 5 pracowników Beneficjenta - dla potrzeb kontroli należy posiadać dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku) Niezbędne dokumenty delegacje, certyfikaty ( zaświadczenie o ukończeniu szkolenia), wyciągi bankowe Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników wskazane przedstawienie w formie zbiorczego zestawienia

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Nabycie nieruchomości Główne przypadki wydatków objętych tą kategorią wymagane co najmniej dokumenty: Przy zakupie nieruchomości operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę (lub odpowiednie strony zawierające oznaczenie działki, jej wartość oraz położenie) oraz akt notarialny; Przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego - operat szacunkowy (jw.) oraz decyzja określająca wysokość opłat za użytkowanie wieczyste; Przy przyjęciu nieruchomości za odszkodowaniem - operat szacunkowy (jw.), akt notarialny oraz dokument będący podstawą do wypłaty odszkodowania; Dla przypadków z pkt 1-3 wykazanie, w jakiej części nieruchomość jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu (wydatek poniesiony na część nie wykorzystaną bezpośrednio do realizacji projektu zostanie uznany za niekwalifikowany). Warunki kwalifikowania wydatków: Zadeklarowane wydatki kwalifikowane nie mogą przekroczyć 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu; Nabycie nieruchomości niezabudowanej lub zabudowanej, nabycie prawa użytkowania wieczystego zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i wskazane w umowie o dofinansowanie;

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Nabycie nieruchomości cd Nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości (np. użytkowanie, służebności gruntowe, najem, dzierżawa, oddanie nieruchomości w trwały zarząd) Wymagane dokumenty na wniosek IW: Dokumenty potwierdzające, że suma płatności dokonanych w okresie realizacji projektu nie przekracza rynkowej wartości nieruchomości ( np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia tego warunku), Dokumenty potwierdzające, że wydatek zadeklarowany jako kwalifikowany nie przekracza wartości rynkowej danego prawa, za okres którego dotyczy ( np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia tego warunku); Warunki kwalifikowania wydatku Nabycie określonego tytułu prawnego do nieruchomości zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i wskazane w umowie o dofinansowanie; Wydatki są zgodne z postanowieniami umowy lub decyzji stanowiącej podstawę nabycia określonego tytułu prawnego;

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Nabycie nieruchomości cd Wydatki związane z nabyciem nieruchomości : Związane ze sporządzeniem dokumentacji geodezyjno - karotgraficznej, Wynagrodzenie rzeczoznawcy, Opłaty notarialne, Związane z uzyskaniem prawa dostępu do terenu budowy, Związane z odszkodowaniami za utracone zbiory i naprawą szkód; Związane z opłatami lub odszkodowaniami za czasowe zajęcie części nieruchomości; Mogą być kwalifikowane i wymagają załączenia dokumentów: Dowody księgowe, Umowy. Warunki kwalifikowania wydatku Wykazanie, że są niezbędne do realizacji projektu

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Wkład niepieniężny (wnoszony jedynie na pokrycie wkładu własnego) Wkład niepieniężny w postaci nieodpłatnej pracy wolontariuszy 1. Porozumienie pomiędzy wolontariuszem, a korzystającym (określające zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń wolontariuszy) oraz karty prac wykonywanych przez poszczególnych wolontariuszy potwierdzone przez pracodawcę. 2. Karta pracy wolontariusza powinna zawierać co najmniej następujące informacje: 1. imię i nazwisko wolontariusza 2. datę świadczenia pracy 3. wymiar godzinowy 4. szacunkową wartość realizowanych zadań 5. zakres realizowanych zadań oraz uzasadnienia ich związku z projektem jak również uzasadnienia obliczenia ich wartości 6. podpis wolontariusza i pracodawcy

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Wkład niepieniężny - cd nieruchomości operat szacunkowy potwierdzający, iż wartość wkładu niepieniężnego nie przekracza wartości rynkowej, akt notarialny w przypadku wniesienia nieruchomości lub dokument potwierdzający dysponowanie prawem użytkowania wieczystego w przypadku wniesienia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. ekspertyzy (dokumentacja techniczna) w przypadku aportu : faktura, akt notarialny Ogólnym warunkiem niezbędnym dla uznania wkładu niepieniężnego za wydatek kwalifikowany jest bezpośrednie wskazanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji wkładu niepieniężnego w umowie o dofinansowanie oraz we wniosku o dofinansowanie.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność Dokumentowanie pozostałych wydatków pozakontraktowych, m.in.: opłaty - dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta; opłaty za usunięcie drzew i krzewów oraz zajęcie pasa drogowego - dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta (pod warunkiem, że opłata nie została poniesiona na rzecz beneficjenta lub podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków); raty leasingowe - dokumenty potwierdzające wysokość raty leasingowej oraz odpowiedni wyciąg bankowy.

Dziękuję za uwagę Beata Koszewska Doradca tel. (+48 22) 45 90 179 fax (+48 22) 45 90 150 e-mail: b.koszewska@nfosigw.gov.pl