KOWłlE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI A STCATEGIA SPÓJNOŚĆ Zarządzenie Nr Or.0050.45.2014 Wójta Gminy Kowale Oleckie z dnia 22 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty netto 30 000 euro w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanych przez Gminę Kowale Oleckie Na podstawie art. 30 ust.l w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U z 2013 r. póz. 594) przy zastosowaniu art. 44 ust. l i art. 47 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. póz. 885 ze zm.) oraz art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. póz. 907), zarządzam, co następuje: 1 W celu przestrzegania zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny przy udzielaniu zamówień podczas realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, wprowadzam regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty netto 30 000 euro w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanych przez Gminę Kowale Oleckie, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 1. Wykonanie zarządzenia powierza się osobom odpowiedzialnym merytorycznie za udzielanie zamówień w projektach. 2. Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Xrr HelenallŻukowska
KAPITAŁ LUDZKI ARODOWA STSATfC.IA Załącznik do Zarządzenia Nr Or.0050.45.2014 Wójta Gminy Kowale Oleckie z dnia 22 maja 2014 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY NETTO 30 000 EURO W PROJEKTACH WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EJ W RAMACH EGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO, REALIZOWANYCH PRZEZ GMINĘ KOWALE OLECKIE ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1-1. Niniejszy regulamin (zwany dalej Regulaminem") określa zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny przy udzielaniu zamówień o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty netto 30 000 euro w projektach współfmansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanych przez Gminę Kowale Oleckie. 2. Regulamin ma zastosowanie do udzielania zamówień w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanych przez Gminę Kowale Oleckie (zwanych dalej Projektami"). 2. 1. Wartość zamówienia i termin ustalenia wartości zamówienia ustala się zgodnie z przepisami art. 2 pkt l oraz art. 32-35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. póz. 907 ze zm.). 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej, danego rodzaju przedmiotu zamówienia, należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty w złotych netto 30 000 euro dokonuje się z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności. 4. Zamawiający może odstąpić od stosowania przepisów regulaminu w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć.
IttWUE KICKIE KAPITAŁ LUDZKI W"SJ» NAiooow*ST«ATroAsrtiNO!ci 'Sgjjjp' ROZDZIAŁ II ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 3. Zasady ogólne 1. Zamówień dokonuje się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej oraz z zachowaniem zasad: a) celowości - co oznacza, że zamówienie w danym czasie jest niezbędne, b) gospodarności - co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zapewnieniem uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów, c) legalności - co oznacza, że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa, d) wyboru najkorzystniejszej oferty - należy przez to rozumieć wybór oferty, która zapewnia najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. koszt transportu, eksploatacji w okresie użytkowania itp. 2. Dla zamówień określonych w art. 67 ust. 3 pkt l ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. póz. 907 ze zm.) - np. powszechne usługi pocztowe, których wartość nie przekracza wartości 30 000 euro, nie mają zastosowania zasady Regulaminu, zamówienia udziela się jedynemu wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę lub usługę. 3. Postępowanie w sprawie wyłonienia Wykonawcy i decyzję w sprawie zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje osoba odpowiedzialna merytorycznie za udzielanie zamówień w projekcie po konsultacji z księgową projektu. 4. Zamówienia udziela się wyłącznie Wykonawcy wybranemu zgodnie z niniejszym Regulaminem w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 5. Przepisy Regulaminu nie dotyczą kosztów personelu zatrudnionego przy realizacji zadań projektu. 4. Ustalenie wartości zamówienia 1. Przystępując do udzielenia zamówienia, należy ustalić jego wartość z należytą starannością. 2. Do określenia wartości szacunkowej zamówienia podstawę stanowi rozeznanie cen.
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI 3. Przy wycenie wartości szacunkowej usług można wykorzystać ceny jednostkowe, np. ceny roboczogodziny, ceny wozokilometra, lub porównać planowane zamówienie do wykonanych już zamówień o podobnym zakresie. 4. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. póz. 907). 5. Zamówienia, których wartość nie przekracza 10000 zł netto 1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej 10000 zł netto prowadzi osoba odpowiedzialna merytorycznie za udzielanie zamówień w projekcie, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie. 2. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery i strony internetowe. 3. Zamówienia o wartości do 10000 zł netto mogą być realizowane po negocjacjach z jednym Wykonawcą. 4. Przy zamówieniu, którego wartość nie przekracza 10000 zł netto nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura opisana przez osobę odpowiedzialną merytorycznie za udzielanie zamówień w projekcie i księgową projektu. 5. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do 10000 zł netto oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w 6. 6. Zasady udzielania zamówień od kwoty 10000 zł netto do kwoty zł netto 30 000 euro 1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówień wymagają dokumentowania przez prowadzącego postępowanie o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, z zastosowaniem wzorów formularzy stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu. 2. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu zobowiązane są zapewnić bezstronność i obiektywizm. 3. Dokumentację z przeprowadzonego postępowania przechowuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielone zamówienie na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 4. Korespondencję z Wykonawcami należy prowadzić w formie wybranej przez prowadzącego postępowanie tj.: pisemnie, faksem, telefonicznie lub drogą elektroniczną. 7.
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STRATf <T,IA SPÓJNOŚCI 1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielenie zamówienia prowadzący postępowanie, przed udzieleniem zamówienia, zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia. 2. Rozeznanie rynku polega na ustaleniu cen, u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej, z zastrzeżeniem ust. 5. 3. Czynności rozeznania rynku należy udokumentować w formie notatki służbowej. Wzór notatki służbowej z rozeznania rynku o udzielenie zamówienia od kwoty 10000 zł netto do kwoty zł netto 30000 euro określa załącznik Nr l do niniejszego Regulaminu. 4. Notatka służbowa, o której mowa w ust. 3, stanowi dla dysponenta środków budżetowych podstawę do sporządzenia zamówienia lub umowy. 5. Wymóg ustalenia cen, u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli na rynku wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniej niż 3 wykonawców lub zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania w notatce służbowej oraz we wniosku o wszczęcie postępowania. 8. 1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia obejmują w szczególności: 1) sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania, którego wzór określa załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu; 2) opracowanie i przesłanie zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, wraz z propozycją cenową. Wzory zaproszenia oraz oferty określaj ą załączniki Nr 3 i 3A do niniejszego regulaminu; 3) zebranie ofert; 4) sporządzenie protokołu z postępowania, którego wzór określa załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu; 5) dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. 2. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielenie zamówienia dokonując oceny złożonych ofert składa oświadczenie w sprawie bezstronności. Wzór oświadczenia określa załącznik Nr 5 do niniejszego Regulaminu.
KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STRATEGIA SPÓINO^O
KOWALEJLECKIE KAPITAŁ LUDZKI W%2EJ MOIWWA STRATOM SPÓJNOŚCI XSa3sH Załącznik Nr l do Regulaminu NOTATKA SŁUŻBOWA z rozeznania rynku o udzielenie zamówienia i oszacowania wartości zamówienia od kwoty 10000 zł netto do kwoty zł netto 30000 euro (określić przedmiot zamówienia) 1. Dokonałem/łam rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia u następujących wykonawców: 1), (nazwa wykonawcy, adres (siedziba) nr tel, faxu, e - maił) cena netto: zł, cena brutto: zł, 2), (nazwa wykonawcy, adres (siedziba) nr tel., faxu, e - maił) cena netto: zł, cena brutto: zł, 3), (nazwa wykonawcy, adres (siedziba) nr tel., faxu, e - maił) cena netto: zł, cena brutto: zł. 2. Cenę ustaliłem/łam ( np. podczas rozmowy tel., uzyskałem/łam cennik drogą faksową, e - maiłem/wydruk ze strony internetowej, pisemnie). 3. W związku z powyższymi ustaleniami oszacowano wartość zamówienia z należytą starannością na kwotę netto: zł, co stanowi równowartość euro (l euro = zł.) 4. Proponuję wykonanie usługi, zakupu dostawy, roboty budowlanej* u Wykonawcy: za cenę netto zł, cenę brutto zł. (należy podać uzasadnienie pominięcia procedury, o której mowa wyżej - wypełnić tylko w przypadku jednego Wykonawcy).
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI NAKODOWA STSATEulA SPÓJNOŚCI niepotrzebne skreślić (podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzone postępowanie) Załącznik Nr 2 do Regulaminu Wniosek z dnia o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej wyrażonej w złotych kwotę netto 10 000 zł, a nieprzekraczającej w złotych kwoty netto 30 000 euro 1. Nazwa przedmiotu zamówienia: 2. Przedmiot zamówienia: 1) rodzaj zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*, 2) termin realizacji zamówienia : wymagany/ pożądany*, 3) opis przedmiotu zamówienia (należy podać cechy techniczne, jakościowe przedmiotu zamówienia): a) dostawy* - np. ilość, rodzaj towaru, miejsce, warunki dostarczenia, sposób dostarczenia, (jednorazowo, sukcesywnie, wg bieżących potrzeb, określić etapy), b) usługi* - szczegółowy opis sposobu świadczenia usługi,czynności jakie mają być wykonane w ramach zamówienia, c) roboty budowlane* - rodzaj, zakres, lokalizacja, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia należy dołączyć na oddzielnej kartce ( dołączyć np. kosztorys inwestorski, przedmiar robót): 3. Osoba przygotowująca dokumentację:- Szacunkowa wartość zamówienia (netto) określona z należytą starannością: 1) należy podać całkowitą wartość uwzględniając okres umowy, a przy zamówieniach dłuższych niż jeden rok, podać wartość roczną i całej umowy: zł, (słownie: zł), 2) sposób wyceny przygotowano na podstawie : a) cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło)*,
KAPITAŁ LUDZKI BŚHJŚŚ7 uooowastiatkiasknmosci >BSHB b) analizy wydatków z ubiegłego roku*, c) wysokości wydatków planowanych w budżecie na dany cel*, d) w odniesieniu do cen dostawy/usługi świadczonej w poprzednim zamówieniu i zwiększeniu go o wskaźnik inflacji*, e) kosztorysu inwestorskiego*. Cena netto: zł, (słownie: zł), Podatek VAT... % kwota zł, ( słownie: zł), Cena brutto: zł, (słownie: zł). (data, podpis osoby dokonującej ustalenia szacunkowej wartości) 4. Imię i nazwisko osoby szacującej przedmiot zamówienia oraz data oszacowania: 5. Kryteria jakimi będzie kierował się zamawiający przy wyborze (wskazuje osoba przygotowująca wniosek) : a) cena, b) termin realizacji, c) inne. 6. Źródło finansowania zamówienia: - dział:,- rozdział:,- paragraf 7. Maksymalna kwota (brutto) jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia: zł ( słownie: ). 9. Informacje o podobnych zamówieniach udzielonych w danym roku budżetowym (jeśli były): (podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzone postępowanie)
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STĘATEGIA SPOINOSG niepotrzebne skreślić Załącznik Nr 3 do Regulaminu (nazwa podmiotu, do którego kierowane jest zaproszenie) ( pełna nazwa zamawiającego ) ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ NA ZADANIE PN. l. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: 3. Przy wyborze oferty do realizacji, zamawiający będzie kierował się kryterium: ( cena- 100% Jeżeli będą miały zastosowanie inne kryteria, to należy je podać). 4. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty: 1) formularz oferty wg załączonego wzoru - zał. nr, 2) oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki udziału w postępowaniu wg załączonego wzoru* -zał. nr, 3) zaparafowany wzór umowy* - zał. nr, 5. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie: Cena powinna zawierać: 1) wartość dostawy* /usługi*/roboty budowlanej* określoną w oparciu o przedmiot zamówienia, 2) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT.
KAPITAŁ LUDZKI KftO IPOOOWASTMTKMSPOlNtjSCI T&BHH 3) cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę, dostawę, robotę budowlaną* jest obowiązująca przez okres ważności umowy * i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. 6. Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną, oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki. 7. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Należy j ą złożyć w nieprzezroczystej i zamkniętej kopercie, 2) Cena podana w złożonej ofercie ma być podana cyfrowo i słownie. Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz należy wypełnić czytelną i trwałą techniką. 8. Miejsce i termin złożenia oferty : 1) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia, do godz w siedzibie Zamawiającego 2) Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie Wykonawcy zwrócona bez otwierania. 9. Miejsce i termin otwarcia oferty: Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu r., o godz w siedzibie Zamawiającego. 10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: 11. Informacje dotyczące zawarcia umowy. (imię i nazwisko, nr tel., e - maił) Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej propozycji cenowej.* ( data i podpis Zamawiającego)
KtWUJ HtCKIE KAPITAŁ LUDZKI IpŁjS UNIA EUROPEJSKA NARODOWA STĘATFCIA SPOJNCKCi ^GŚSilSąS^ niepotrzebne skreślić/wypełnić, jeżeli dotyczy Załącznik Nr 3A do Regulaminu (miejscowość, data) (imię i nazwisko Wykonawcy/nazwa) (adres/siedziba) (tel., fax, e - maił) OFERTA Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na zadanie pn.: 1. Oferuję wykonanie usługi/dostawy/roboty budowlanej* będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości: netto... zł, (słownie:... ), podatek VAT... %, tj... zł, (słownie:... ), brutto:... zł,(słownie:... 10,12 2. Termin realizacji... r. 3. Oświadczamy, że zawarte w Zaproszeniu do złożenia oferty cenowej" warunki umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach* (jeżeli był przygotowany był projekt umowy). 4.Załącznikami do oferty są:
KAPITAŁ LUDZKI (data i podpis Wykonawcy) niepotrzebne skreślić/jeżeli dotyczy Załącznik Nr 4 do Regulaminu Protokół z przeprowadzonych czynności postępowania dotyczący wyboru najkorzystniejszej oferty" na zadanie pn.: 1. Nazwa Zamawiającego: 2. Opis przedmiotu zamówienia: (wpisać przedmiot zamówienia) 3. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę, zł, co zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia, w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz.U z roku, Nr...,poz ) daje równowartość euro. 4. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu na podstawie : a) cen rynkowych przedmiotu zamówienia ( należy podać źródło),* b) analizy wydatków z ubiegłego roku lub poprzednich 12 miesięcy,* c) wysokość wydatków planowanych w budżecie na dany cel,* d) kosztorysu inwestorskiego.* 5. Osoba dokonująca wartości zamówienia (imię i nazwisko): 6. W dniu r. zwrócono się pisemnie/faxem/telefonicznie/drogą elektroniczną* do Wykonawców o złożenie oferty - wzór wykazu stanowi załącznik do mniejszego protokołu. 7. Wykaz Wykonawców, którzy złożyli oferty: Nr oferty Imię i nazwisko (Nazwa) Wykonawcy Adres (siedziba) Cena brutto
KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA ST*ATfG!A SPOlNOS 8. Opis kryteriów: Nr kryterium 1 9. Wskazanie wybranej oferty: Opis kryterium Cena w wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano ofertę nr: (nazwa):, adres (siedziba): Waga w % 100, imię i nazwisko za cenę netto zł, cenę brutto (w tym podatek VAT) zł. 10. Uzasadnienie wyboru i inne istotne z punktu przeprowadzonego postępowania informacje: 11.Postępowanie prowadził: (imię i nazwisko ) 12. Protokół o udzielenie zamówienia na podstawie przyjętej oferty zatwierdził (data i podpis Zamawiającego)
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STWf GIA SPOINOWI niepotrzebne skreślić Załącznik do protokołu z przeprowadzonych czynności postępowania WYKAZ wydanych / wysłanych zaproszeń do złożenia oferty cenowej* Lp. 1 2 3 4itd. Imię i nazwisko (Nazwa) Wykonawcy Adres (siedziba) Data wydania/wysłani a Potwierdzenie wydania/wysłania Uwagi (data i podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzone postępowanie)
KOWALE OLECKIE KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STRATEGIA SPOlNOŚ * niepotrzebne skreślić Załącznik Nr 5 do Regulaminu Nazwa Zamawiającego OŚWIADCZENIE w sprawie bezstronności Oświadczam, że nie pozostaję z niżej wymienionymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty cenowe do sprawy nr: na realizację zamówienia publicznego pn.:, w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności. Wykaz Wykonawców: l 2.. itd. (czytelnie imię i nazwisko, data i podpis osoby składającej oświadczenie)