System Symfonia e-dokumenty Konfiguracja Symfonia e-dokumenty Wersja 2012.1
Konfiguracja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Instalacja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Należy pamiętać, że na danym systemie operacyjnym może być zainstalowana jednocześnie tylko jedna wersja programu Symfonia e-dokumenty. UWAGA Instalacja najnowszej wersji 2012.1 spowoduje automatyczne odinstalowanie wersji poprzedniej. Utworzenie bazy Po zainstalowaniu programu należy go otworzyć wybierając przycisk Start->Programy->Sage- >Symfonia e-dokumenty. Otworzy się okno programu Symfonia e-dokumenty w stanie bezfirmowym. To okno służy dla celów administracyjnych programu. Następnym krokiem w pracy z programem jest stworzenie bazy e-dokumentów firmy. W tym celu należy utworzyć firmę. Tworzenie nowej firmę W celu rozpoczęcia tworzenia nowej firmy należy wybrać polecenie Nowa firma z menu Firma. Otworzy się okno kreatora Zakładanie firmy. Przejście do kolejnego kroku przyciskiem Dalej otwiera następną stronę kreatora. Na stronie Tryb połączenia z bazą należy wprowadzić: Tryb połączenia z bazą W tej ramce należy wybrać jedną z dostępnych opcji połączenia:
Domyślny Wybranie tej opcji spowoduje użycie do połączenia parametrów ustawionych na wartości domyślne. Zaawansowany Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie poniżej ramki Ustawienia zaawansowane parametry połączenia z MySQL, w której należy wprowadzić wartości parametrów: Serwer domyślnie localhost Port domyślnie 3330 (zakres 3330 do 3340) Na stronie Dane firmy należy wprowadzić: Skrót W tym polu należy wpisać skrót nazwy firmy. Skrót ten będzie wykorzystywany do identyfikacji bazy firmy w programie. Nazwa W tym polu należy podać pełną nazwę firmy w formie, która powinna się pojawiać na wydrukach tworzonych w programie. NIP W tym polu należy wpisać posiadany przez firmę numer identyfikacji podatkowej, nadany przez urząd skarbowy dziesięciocyfrowy kod, służący do identyfikacji podmiotów płacących podatki w Polsce. UWAGA Zawartość pól Nazwa i NIP jest również wykorzystywana podczas rejestracji i aktywacji danych firmy. Dlatego każda zmiana tych parametrów powoduje konieczność powtórzenia procesu aktywacji na zasadach zgodnych z zakupioną licencją. Tworzona firma jest firmą testową Zaznaczenie tego pola wybory powoduje wyszarzenie pól z numerem seryjnym (stają się nieedycyjne), a nowo utworzona firma będzie w wersji testowej. Numer seryjny W tym polu należy wpisać numer seryjny dostarczony razem z programem.
Na stronie Dane adresowe należy w kolejnych polach wprowadzić dane adresowe związane z zakładaną firmą. Na stronie Parametry firmy należy zaznaczyć pola wyboru przy odpowiednich parametrach, w zależności od przewidywanego sposobu wykorzystywania programu w firmie. UWAGA Ustawienia tu wprowadzane będą później dostępne w ustawieniach parametrów firmy.
Na stronie Podsumowanie widoczne są parametry tworzonej bazy danych zakładanej firmy. Jeżeli są one zgodne z planowanymi, to należy wybrać przycisk Zakończ w celu uruchomienia tworzenia bazy danych. W oknie Zakładanie firmy są w tym czasie wyświetlane informacje o postępie operacji instalacji bazy. Po zakończeniu instalacji bazy firmy w oknie Zakładanie firmy pojawi się komunikat o zakończeniu operacji zakładania bazy danych.
Wybranie przycisku Zakończ, zamyka okno. Konwersja bazy danych z poprzedniej wersji programu Jeżeli mamy bazę programu Symfonia e-dokumenty w wersji wcześniejszej (2012), należy ją skonwertować do nowo zainstalowanej wersji 2012.1. W menu Firma w trybie pracy bez firmy należy wybrać polecenie Odtwarzanie danych firmy i wykonać polecenia widoczne w kreatorze Odtwarzanie bazy firmy. Następnie należy zweryfikować prawa użytkowników, gdyż obecnie na przykład prawo do wysyłania dokumentów sprzedaży zostało zastąpione prawami szczegółowymi takimi jak: prawo do wysłania dokumentów do kontrahentów, prawo do wysyłania bo kontroli skarbowej, prawo do wysyłania faktur do biura rachunkowego. UWAGA Licencja na program EDS od wersji 2012.1 jest jednofirmowa. Jeżeli korzystamy z programu Symfonia e-dokumenty 2012 w modelu wielofirmowym bez klucza sprzętowego, po aktualizacji do wersji programu Symfonia e-dokumenty 2012.1, można wystawiać e- faktury tylko w jednej z zainstalowanych baz. Aby wystawiać e-faktury w modelu wielofirmowym należy: - dokupić klucz sprzętowy (wówczas można korzystać z jednego limitu dokumentów dla wszystkich baz) lub - dokupić odrębne licencje programu Symfonia e-dokumenty dla pozostałych baz (firm). Konfiguracja bazy Symfonia e-dokumenty W przypadku nowo założonej bazy programu Symfonia e-dokumenty należy ją odpowiednio przygotować do dalszej pracy. W tym celu po zalogowaniu się na predefiniowanego użytkownika, należy przejść do Ustawień aplikacji aby nadać użytkownikowi uprawnienia oraz wykonać operacje związane z zaewidencjonowanie e-podpisu, które będziemy później używany do podpisywania faktur elektronicznych.
Otwieranie firmy 1. Należy wybrać polecenie Zaloguj do firmy z menu Firma. 2. W oknie Otwieranie firmy przy pomocy przycisku w polu Firma wybrać z listy firmę, która ma zostać otwarta. 3. W pole Użytkownik wpisać login. 4. W pole Hasło wpisać hasło. Przy pierwszym logowaniu do firmy pole Hasło należy pozostawić puste. Po otworzeniu firmy należy zmienić hasło z pustego na swoje. 5. Wprowadzone dane zatwierdza się przyciskiem Otwórz. Po zalogowaniu do firmy pojawi się okno strony domowej firmy. Nadawanie praw użytkownikowi 1. W oknie firmy należy kliknąć przycisk. 2. W panelu Ustawienia wybrać. 3. W panelu Użytkownicy zaznaczyć na liście użytkownika, któremu mamy nadać lub zmienić prawa. 4. Poniżej listy użytkowników pojawi się panel z danymi wybranego użytkownika. Kolejno wybrać zakładkę Uprawnienia. Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno Szczegóły: Użytkownicy po dwukrotnym kliknięciu w użytkownika na liście.
5. Zaznaczyć pola wyboru przy prawach, które ma otrzymać użytkownik (dla ułatwienia można posłużyć się przyciskami na pasku narzędziowym: Wszystko, Nic, Odwróć). 6. Kliknąć przycisk.
W zależności od wybranego parametru pracy, podpisywanie e-faktur będzie wykonywane za pomocą e-podpisu bądź e-pieczęci. Kroki, które umożliwiają zarejestrowanie e-podpisu: Zarejestrowanie e-podpisu 1. Trzeba mieć nadane prawo Zarządzanie e-podpisami. 2. W oknie firmy należy kliknąć przycisk. 3. W panelu Ustawienia należy wybrać. 4. W panelu e-podpisy kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowy e-podpis (własny) panel Źródło e-podpisu wybrać pole opcji: a. Wczytaj z Pliku wczytuje podpis zapisany w pliku. b. Wczytaj z karty wczytuje podpis z karty przy użyciu czytnika kart. c. Wczytaj z magazyn certyfikatów wczytuje podpis z magazynu certyfikatów. d. Zaznaczenie pola Domyślny powoduje, że tworzony podpis będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 6. Kliknąć przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowego podpisu i rozpocząć proces generowania nowego e-podpisu. 7. Po wygenerowaniu podpisu można obejrzeć jego szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Przycisk Zakończ zamka okno. 9. Nowy e-podpis pojawi się na liście w panelu e-podpisy. Jeśli dokumenty będą podpisywane e-pieczęcią, w celu jej wygenerowania należy wykonać następujące kroki: Generowanie e-pieczęci firmy 1. Trzeba mieć nadane prawo Zarządzanie e-pieczęciami. 2. W oknie firmy kliknąć przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybrać. 4. W panelu e-pieczęcie kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowa e-pieczęć (własna) panel Źródło e-pieczęci wybrać pole opcji: a. Utwórz nową tworzy nową pieczęć (własną) firmy. Należy określić parametry generowanej e-pieczęci: nazwę, okres obowiązywania oraz adres e-mail (kontaktowy). b. Wczytaj z pliku wczytuje pieczęć zapisaną w pliku. c. Wczytaj z karty wczytuje pieczęć z karty przy użyciu czytnika kart. d. Wczytaj z magazynu certyfikatów wczytuje pieczęć z magazynu certyfikatów. e. Zaznaczenie pola Domyślna powoduje, że tworzona pieczęć będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu.
6. Kliknąć przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowej pieczęci i rozpocząć proces generowania nowej e-pieczęci. 7. Po wygenerowaniu pieczęci można obejrzeć jej szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Przycisk Zakończ zamyka okno. 9. Nowa e-pieczęć pojawi się na liście w panelu e-pieczęcie. Konfiguracja Symfonia e-dokumenty z innymi programami Symfonii Program Symfonia e-dokumenty 2012.1 współpracuje tylko z najnowszymi wersjami programów: Symfonia Handel HMP 2012.b Symfonia Faktura 2012.a Symfonia Mała Księgowość MKP 2012.1.b Symfonia Finanse i Księgowość FKP 2012.a Aby skonfigurować połączenie programu Symfonia e-dokumenty z wybranym programem linii Symfonia, należy zalogować się do bazy danego programu i przejść do Ustawień aplikacji, do części odpowiedzialnej za konfigurację z modułem Symfonia e-dokumenty. Przebiega to w sposób podobny we wszystkich programach Symfonii. Nawiązywanie współpracy z programami linii Symfonia 1. Trzeba mieć zainstalowane programy współpracujące z linii Symfonia oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty trzeba mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. 3. W obu programach należy mieć co najmniej jednego użytkownika, którego będzie można powiązać do współpracy pomiędzy aplikacjami. Dobrze jest wcześniej dodać użytkowników w programie e-dokumenty i określić ich prawa tak, aby można było ich później powiązać z użytkownikami programu współpracującego którzy będą wykonywali poszczególne operacje z e-fakturami. 4. W oknie firmy programu współpracującego z linii Symfonia kliknąć. 5. W panelu Ustawienia na drzewie Ustawienia wybrać gałąź Współpraca z Symfonia e-dokumenty. 6. W panelu Symfonia e-dokumenty kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 7. W polu Firma wybrać z rozwijanej listy firmę z którą będzie współpracować Symfonia. Będzie to jednocześnie miejsce przechowywania dokumentów. 8. W polach Powiązania użytkowników przyporządkować (wybierając z rozwijanej listy) użytkownikom programu współpracującego Symfonia odpowiadających im użytkowników w Symfonia e-dokumenty. Powiązanie użytkowników spowoduje, że ci użytkownicy uzyskają prawa do wykonywania operacji które są zdefiniowane w programie e-dokumenty.
9. Przycisk zamyka okno. 10. Kliknąć przycisk aby sprawdzić czy połączenie działa prawidłowo. W kolejnym kroku można m.in. przesłać kontrahentów ze współpracującego programu Symfonia do programu Symfonia e-dokumenty. Eksport danych kontrahentów do EDS Aby można było wysłać e-faktury z programu współpracującego linii Symfonia do programu e- Dokumenty muszą istnieć w programie e-dokumenty kontrahenci, którzy mają podpisaną umowę ze zgodą na ten sposób wymiany dokumentów. Obecne wersje programów Symfonia umożliwiają eksport wybranych kontrahentów do programu Symfonia e-dokumenty. Aby można było wystawić e-dokument umowa z kontrahentem musi być aktywna, ważna (w zakresie dat obowiązywania) i potwierdzona. Eksport wybranych kontrahentów z programu linii Symfonia do programu Symfonia e-dokumenty (na przykładzie Handlu) 1. Trzeba mieć zainstalowany program linii Symfonia oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty trzeba mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. 3. Trzeba mieć powiązane firmy; użytkownik zalogowany w programie współpracującym z linii Symfonia musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty, który ma prawo Dodawanie kontrahenta do EDS. 4. W oknie firmy programu linii Symfonia kliknąć przycisk. 5. W panelu Kontrahenci na liście zaznaczyć kontrahentów, którzy mają być wyeksportowani do Symfonia e-dokumenty. 6. Kliknąć przycisk w dolnym prawym rogu okna i wybrać z listy polecenie Eksport do EDS.
7. Pojawi się okno z informacją dotyczącą liczby eksportowanych kontrahentów: 8. Po kliknięciu OK. dane kontrahentów pojawią się w programie e-dokumenty. Wynik operacji można obejrzeć w oknie kontrahentów w programie Symfonia e-dokumenty. Można go również obejrzeć w programie współpracującym z linii Symfonia. Konfiguracja Symfonia e-dokumenty z serwisem miedzyfirmami.pl Wersja 2012.1 programu jest przystosowana do współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl. Aby nawiązać połączenie, należy nadać użytkownikowi uprawienie do korzystania z serwisu i wypełnić pola znajdujące się w części Ustawienia pracy. W zależności od tego, czy konto jest już założone w serwisie, należy wybrać pole Używaj serwisu miedzyfirmami.pl i Mam konto w serwisie lub przycisk Chcę zarejestrować się w serwisie miedzyfirmami.pl. Po zaznaczeniu pola Mam konto można wybrać opcję Jedno konto dla wszystkich użytkowników. W polach Login i Hasło należy podać login i hasło logowania używane w serwisie miedzyfirmami.pl.
Przycisk Chcę zarejestrować się w serwisie miedzyfirmami.pl otwiera przeglądarkę internetową z wypełnionymi danymi firmy koniecznymi do rejestracji w serwisie miedzyfirmami.pl. UWAGA Szczegółowe informacje i wskazówki dotyczące dalszej pracy z programem (n.p. wystawiania i wysyłania z programów linii Symfonia faktur elektronicznych i papierowych oraz duplikatów, importu e-faktur zakupu do programu e-dokumenty itp.) znajdują się w dokumentacji poszczególnych programów. Koniec dokumentu